ADMINISTRATOR DANYCH I INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Transkrypt

1 Zasady przetwarzania danych osobowych w Spółdzielni Mieszkaniowej Bieńczyce od r. Niniejsze zasady służą poinformowaniu Państwa o celu, zakresie i kategoriach przetwarzania ich danych osobowych, czasie przetwarzania danych oraz o przysługujących im prawach, zgodnie z obowiązującą od 25 maja 2018r. ustawą z dnia r. o ochronie danych osobowych wprowadzającej przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwany RODO/GDPR). Bezpieczeństwo i poufność Państwa danych jest dla nas priorytetem. Zapewniamy, że zawsze dokładaliśmy i będziemy dokładać wszelkich starań, aby zapewnić Państwu ochronę Waszych danych, poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, w tym stosowanie odpowiedniej ochrony podczas projektowania nowych usług i rozwiązań. ADMINISTRATOR DANYCH I INSPEKTOR OCHRONY DANYCH Administratorem Państwa Danych jest Spółdzielnia Mieszkaniowa Bieńczyce z siedzibą w Krakowie w osiedlu Kombatantów 1 ( Jako Administrator Danych, jesteśmy odpowiedzialni za zapewnienie bezpieczeństwa Państwa danych osobowych, sposób ich wykorzystywania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wszelkich dodatkowych informacji możecie Państwo zasięgnąć u Inspektora Ochrony Danych pod adresem rodo@bienczyce.pl lub listownie na adres siedziby Spółdzielni. Ponadto informujemy, że Inspektorem Danych Osobowych (IDO) jest Przedstawiciel firmy N-Serwis.pl Pani Katarzyna Wieczorkiewicz- kontakt: - biuro@n-serwis.pl - telefon / 8

2 - strona BEZPIECZEŃSTWO DANYCH W celu zagwarantowania bezpieczeństwa Państwa danych, przeprowadziliśmy Ocenę Skutków Przetwarzania danych osobowych uwzględniając ryzyka związane z ich przetwarzaniem oraz analizę ryzyka dla stosowanych przez nas zabezpieczeń. Aktualnie stosujemy wysokiej klasy, sprawdzone zabezpieczenia prewencyjne oraz mechanizmy monitorujące sposoby przetwarzania, przepływy oraz dostępu do posiadanych informacji, tak, aby móc zagwarantować, że przetwarzanie danych odbywa się nie tylko zgodnie z prawem, ale również zgodnie z najlepszymi praktykami w dziedzinie zabezpieczania danych i systemów informatycznych. Obecnie Państwa dane pozostające w naszych zasobach nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (UE). Jeżeli dojdzie do takiego przekazania, niezwłocznie poinformujemy o tym fakcie i zamieścimy informacje na ten temat na stronie internetowej. KATEGORIE ZBIERANYCH DANYCH OSOBOWYCH Aktualnie, w związku z prowadzoną przez nas działalnością informujemy, że przetwarzanym (lub możemy przetwarzać) dane osobowe w następujących procesach: Dane osobowe członków spółdzielni Dane zarejestrowanych członków Spółdzielni przetwarzamy w celu realizacji celów statutowych. Dane te przetwarzamy na podstawie przepisów Ustawy z dnia 16 września 1983 r. Prawo spółdzielcze oraz Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych. Dane osobowe mieszkańców Dane właścicieli lokali nie będących członkami oraz osób zajmujących lokale bez tytułu prawnego przetwarzamy celem obsługi nieruchomości. Dane mieszkańców przetwarzamy na podstawie przepisów Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych oraz 2 / 8

3 Ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali. Dane osobowe dłużników Dane osób zalegających z opłatami wobec Spółdzielni przetwarzamy w celu windykacji należności. Dane te przetwarzamy realizując prawnie uzasadniony cel administratora danych oraz w oparciu o przepisy Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych. Dane te przetwarzamy do momentu przedawnienia roszczeń. Dane osobowe najemców Dane osób wynajmujących lokale, które znajdują się w zasobach spółdzielni przetwarzamy celem realizacji umowy najmu. Dane te podlegają utylizacji po przedawnieniu roszczeń z tytułu umowy najmu. W przypadku braku roszczeń po 5 latach od wygaśnięcia umowy. Dane osób biorących udział w postępowaniu przetargowym i w realizacji umów Dane przetwarzamy w celu przeprowadzenia postępowania przetargowego dotyczącego np. sprzedaży mieszkania lub złożenia zamówienia na wykonanie określonych robót remontowo-budowlanych. Wszystkie informacje dotyczące osób/podmiotów, z którymi spółdzielnia na podstawie przeprowadzonego postępowania przetargowego spółdzielnia podpisze umowę przetwarzamy do momentu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy oraz zgodnie z przepisami podatkowymi. Natomiast dane zawarte w ofertach, które nie zostały wyłonione w drodze przetargu niszczymy po 3 latach. Identyfikator parkingowy Identyfikatory parkingowe są wydawane na pisemny wniosek mieszkańca. Dane podane we wniosku przetwarzamy za zgodą wnioskodawcy celem wydania identyfikatora. Wszelkie informacje związane z realizacją tego zadania będą przetwarzane przez okres posiadania identyfikatora. Informacje o naszych pracownikach oraz kandydatach do pracy Dane te przetwarzamy w celu wywiązania się z obowiązków prawnych, takich jak np. ustawa kodeks pracy i to te przepisy stanowią podstawę do przetwarzania przez nas danych przez okres wymagany prawem. Dane dotyczące kandydatów do pracy posiadamy na podstawie wyrażonych zgód i przetwarzamy je przez czas prowadzenia rekrutacji. Niemniej w sytuacji, kiedy wyrażono zgodę na potrzeby przyszłych rekrutacji możemy je zatrzymać na okres jednego roku. 3 / 8

4 Monitoring Dane pochodzące z monitoringu wizyjnego przetwarzamy w celu ochrony osób i mienia, uważając to za swój usprawiedliwiony cel. Wszystkie zbierane w ten sposób dane przechowywane są przez okres maksymalnie jednego miesiąca. Gwarantujemy Państwu, że nagrania te nie będą przekazywane żadnym innym odbiorcom oraz nie są dostępne dla pracowników, za wyjątkiem organów państwowych i samorządowych, w tym w szczególności Policji, Prokuratury, Sądów, Straży Miejskiej. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: - podmiotom świadczącym administratorowi usługi niezbędne do realizacji wyżej wskazanych celów, w tym partnerom IT, - podmiotom realizującym wsparcie techniczne lub organizacyjne, - podmiotom uprawionym na podstawie przepisów prawa. W każdym z wymienionych przypadków staramy się, aby posiadane przez nas dane były aktualne i poprawne, a mając na uwadze Państwa prywatność wszystkie informacje stanowiące dane osobowe minimalizujemy w stopniu umożliwiającym nam ich prawidłowe przetwarzanie. PRAWA OSÓB W ZAKRESIE DANYCH OSOBOWYCH Na każdym etapie przetwarzania przez nas danych, mają Państwo prawo do: - dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych oraz uzyskania kopii tych danych, - modyfikacji i poprawienia swoich danych, w tym, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwwskazania do ograniczenia ich zakresu przetwarzania; - całkowitego usunięcia swoich danych (,,prawo do bycia zapomnianym ), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwwskazania prawne, - niepodlegania automatycznym decyzjom opartym na profilowaniu; - wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzanych danych osobowych (w tym wycofania zgody); - przeniesienia danych do innego Administratora Danych, jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową. 4 / 8

5 W celu zapewnienia prawidłowej obsługi Państwa zapytań oraz zachowania należytej staranności podczas ich obsługi ustandaryzowaliśmy formularz, za pomocą, którego możecie Państwo wystąpić z wnioskiem o realizację swoich praw. Wniosek możecie Państwo pobrać klikając na napis POBIERZ WNIOSEK. Zachęcamy do zapoznania się z instrukcją wypełniania wniosku. Jego prawidłowe uzupełnienie umożliwi nam szybką realizację zapytania. Uzupełnione wnioski możecie Państwo składać osobiście lub za pomocą poczty na podany przez nas adres siedziby, lub pocztą elektroniczną na adres: rodo@bienczyce.pl przesyłając podpisany elektronicznie wniosek. Podpis elektroniczny musi spełniać wymogi Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym. Każdy złożony przez Państwa wniosek rozpatrywany jest indywidualnie i w stosunku do obowiązujących przepisów prawa. Przypominamy, że możliwość skorzystania z konkretnego uprawnienia może zależeć od podstawy prawnej, wykorzystywanej w ściśle określonym celu przetwarzania Państwa danych oraz, np. czy przetwarzanie danych nie jest uzależnione od wykonania umowy lub usługi. Dlatego we wnioskach należy podawać dokładnie podstawę prawną. Państwa wnioski będą realizowane bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w terminie miesiąca od ich otrzymania, niemniej możliwe jest, że z uwagi na charakter wniosku nie będziemy w stanie dotrzymać tego terminu, w takiej sytuacji zostaną Państwo powiadomieni o zaistniałym opóźnieniu oraz jego przyczynach. Analogicznie, gdyby zaszły takie okoliczności poinformujemy Państwa o powodach odmowy przyjęcia i realizacji wniosku. Informujemy, że pierwszy wniosek jest realizowany bez opłat, niemniej w sytuacji, kiedy Państwa wnioski byłyby nieuzasadnione lub nadmierne zastrzegamy sobie prawo do pobierania opłaty za ponowne udzielenie informacji. O wysokości opłaty, lub jakichkolwiek innych przyczynach przez wzgląd, na które nie będziemy w stanie zrealizować Państwa wniosku zostaniecie bezzwłocznie poinformowani. 5 / 8

6 Dodatkowo, w celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazywanych informacji, w sytuacji, kiedy nie będziemy w stanie prawidłowo Państwa zidentyfikować, jako osoby upoważnione do odbioru danych zastrzegamy sobie prawo do zmiany sposobu dostarczenia informacji, o czym zostaniecie Państwo poinformowani. W przypadku realizacji prawa do przenoszenia danych, Administrator Danych dokona bezpośredniego przesłania tych danych do innego Administratora Danych, o ile będzie istniała techniczna możliwość. Osoba wnioskująca o realizację tego prawa zostanie poinformowana o decyzji, co do możliwości przeniesienia. PRZEKAZYWANIE INFORMACJI TELEFONICZNIE Spółdzielnia nie udziela telefonicznie informacji o danych osobowych instytucjom, podmiotom zewnętrznym (np. bankom) oraz osobom trzecim, za wyjątkiem udzielania informacji właścicielom lokali oraz osobom posiadającym spółdzielcze prawa do lokali w Spółdzielni Mieszkaniowej Bieńczyce. W takim przypadku stosuje się następującą procedurę weryfikacji uprawnień do otrzymywania informacji. Weryfikacji uprawnień dokonuje pracownik Spółdzielni, z którym się połączono poprzez sprawdzenie poprawności podawanych telefonicznie przez klienta danych z danymi z systemu informatycznego Spółdzielni, w tym poprawności podania: 1) nazwiska i imienia właściciela lokalu lub osoby posiadającej spółdzielcze prawo do lokalu, 2) adresu lokalu, 3) numeru ewidencyjnego lokalu LXXXX lub GXXXX. Po poprawnej weryfikacji w/w danych pracownik jest uprawniony do udzielenia informacji związanych wyłącznie z danym lokalem. W przypadku nieskutecznego zweryfikowania tożsamości pracownik nie jest uprawniony do udzielenia informacji i odmawia jej udzielania. Osoba, której odmówiono udzielenia informacji telefonicznie ma prawo do złożenia pisemnego wniosku, o którym mowa w PRAWACH OSÓB W ZAKRESIE DANYCH OSOBOWYCH. 6 / 8

7 PRZEKAZYWANIE INFORMACJI NA POCZTĘ Użytkownicy lokali lub kontrahenci Spółdzielni mogą prowadzić korespondencję ze Spółdzielnią w formie elektronicznej.korespondencja elektroniczna jest wykorzystywana w celach informacyjnych.korespondencja elektroniczna nie wywołuje skutków prawnych w sprawach, w których wymagany jest własnoręczny podpis osoby uprawnionej. Warunkiem prowadzenia korespondencji elektronicznej jest złożenie osobiście odpowiedniego pisemnego wniosku wyrażającego zgodę na taką formę korespondencji oraz podanie indywidualnego adresu poczty elektronicznej ( ), który będzie honorowany przez Spółdzielnię. W przypadku zmiany adresu poczty elektronicznej użytkownicy lokali lub kontrahenci Spółdzielni mogą jej dokonać wysyłając wniosek z dotychczasowego adresu poczty elektronicznej lub składając ponownie wniosek, o których mowa w ust. 2. Kolejny wniosek z nowym adresem poczty elektronicznej jest podstawą do wykreślenia poprzedniego adresu. Adresy poczty elektronicznej ( ) są przetwarzane w odpowiednio zabezpieczonym systemie informatycznym Spółdzielni. W przypadku wyrażenia pisemnej zgody przez użytkownika lokalu na otrzymywanie korespondencji drogą elektroniczną na wskazany adres , Spółdzielnia może wysyłać korespondencję, ze skutkiem doręczenia na wskazany adres . Użytkownik lokalu kontrahent bierze na siebie pełną odpowiedzialność za odbiór korespondencji na podany przez siebie adres poczty elektronicznej. Korespondencja elektroniczna może być archiwizowana elektronicznie lub papierowo przez Spółdzielnię. Postać papierowa lub elektroniczna dokumentów może być archiwizowana łącznie z informacją dotyczącą skrzynki nadawczej i odbiorczej, daty i godziny wysłania wiadomości. DODATKOWE INFORMACJE Ewentualne skargi dotyczące przetwarzania danych osobowych prosimy kierować na nasz adres, a niezwłocznie postaramy się sprawę wyjaśnić. Jeżeli powyższe postępowanie nie przyniesie oczekiwanego efektu, skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych można złożyć do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Niniejsza Polityka obowiązuje od dnia 25 maja 2018r. do odwołania i realizuje obowiązek prawny wynikający z art RODO. Zastrzegamy sobie prawo do zmian w niniejszej Polityce, zawsze w celu poprawy, jakości świadczonych przez nas usług oraz w poszanowaniu Państwa praw i prywatności. MATERIAŁY INFORMACYJNE Z INNYCH ŹRÓDEŁ 7 / 8

8 Strony internetowe a RODO W załączeniu : - Ustawa z dnia r. o ochronie danych osobowych - Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. (zwany RODO/GDPR) - Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) NR 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym. - wniosek osoby fizycznej o realizację prawa. 8 / 8