Główną księgową jest Teresa Trypuć zatrudniona na czas nieokreślony od 1 września 2001r. w niepełnym wymiarze czasu pracy, tj.: ¾ etatu.

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK.2,3/0910-1/2004 -do użytku zewnętrznego- Protokół z kontroli problemowej przeprowadzonej w Przedszkolu Miejskim Nr 6 w Stargardzie Szczecińskim przy ul. Niewiadomskiego 15 w okresie od 30 stycznia 2004 r. do 10 lutego 2004r. przez Helenę M. i Lilię T. inspektorów Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego działających na podstawie upoważnienia nr 1/2004 z 20 stycznia 2004r. do przeprowadzenia kontroli. Dyrektorem przedszkola jest Halina Nowak zatrudniona od 1 września 2000r. do 31 sierpnia 2005r. na podstawie uchwały nr 322/2000 Zarządu Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 5 lipca 2000r. w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 6 w Stargardzie Szczecińskim. Główną księgową jest Teresa Trypuć zatrudniona na czas nieokreślony od 1 września 2001r. w niepełnym wymiarze czasu pracy, tj.: ¾ etatu. Zakres kontroli: 1. Wydatki rzeczowe za II półrocze 2003 roku 2. Przychody i wydatki środka specjalnego w 2003 roku W toku kontroli wyjaśnień udzielali: 1. Halina Nowak - Dyrektor 2. Teresa Trypuć - Główna księgowa 3. Anna A. - Kadrowa kasjer 4. Barbara M. - Intendentka 1. Wydatki rzeczowe za II półrocze 2003 roku Temat ten zbadano w oparciu o ewidencję syntetyczną, analityczną, plan i sprawozdania finansowe za okres od 1 lipca 2003r. do 31 grudnia 2003r., dokumenty źródłowe obce i własne, zbiorcze, korygujące poprzednie zapisy Uregulowania wewnętrzne regulujące zasady rachunkowości w okresie objętym kontrolą: 1) Instrukcja obiegu dokumentów w PM nr 6, 2) Instrukcja kasowa. 3) Zakładowy Plan Kont załącznik nr 1 Zakładowy Plan Kont ogranicza się do wykazu zespołu kont i ich opisu, nie zawiera zasad określonych w rozdziale 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153, poz. 1752).

2 Urządzenia księgowe: Przedszkole jest jednostka budżetową, w której wyodrębniono środek specjalny. W wyniku kontroli urządzeń księgowych stwierdzono, co następuje: Konta syntetyczne w księdze główna prowadzone były bez podziału na konta jednostki i środka specjalnego. Zgodnie z art. 4.ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694) jednostka obowiązana jest stosować określone ustawą zasady rachunkowości rzetelnie, jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Do ewidencji analitycznej wydatków jednostki budżetowej prowadzone były karty wydatków ostemplowane pieczęcią nagłówkową przedszkola z oznaczeniem działu, rozdziału i paragrafu. Ewidencja kosztów jednostki budżetowej prowadzona była w księdze bez podziału na jednostkę i środek specjalny. Zestawienia obrotów i sald prowadzone były zgodnie z art. 18 ustawy o rachunkowości Na wydatki rzeczowe w dziale 854, rozdział objętych kontrolą składały się: Nagrody i wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń 3020 (roczny plan zł, wykonanie zł), w tym wykorzystanie środków na wydatki za okres 6 miesięcy na kwotę 969,73 zł, co stanowi 43,48 % rocznych wydatków. Wydatki obejmowały zakup świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy: - herbaty, mydła, ręczniki - 469,91 zł, - odzieży ochronnej - 499,82 zł, Świadczenia rzeczowe wydawane były na podstawie imiennych list przydziałów sporządzonych przez osobę odpowiedzialną w ilościach zgodnie z obowiązującymi normami. Odzież ochrona ujmowana była w ewidencji pozabilansowej na imiennych kartotekach wyposażenia pracowników. Porównano zakupy z ewidencją na kartotekach Nr 158/100, Nr 8, Nr 16, Nr 164/90, bez numeru woźna, bez numeru- woźna, Nr 15, Nr 168/116, Nr 170/90, 158/60, intendent, dozorca, nie stwierdzono nieprawidłowości.

3 Zakup materiałów i wyposażenia 4210 roczny plan zł, wykonanie zł, w tym wykorzystanie środków na wydatki za okres 6 miesięcy na kwotę 3.063,74 zł, co stanowi 29,83 %, które obejmowały: - prenumerata, czasopism, przepisów prawnych, książek - 288,44 zł (Głos szczeciński, Wychowywanie w przedszkolu, Dziennik Ustaw, Kadry serwis spraw pracowniczych) - opłata pocztowa ( ochrona danych ) - 9,00 zł (opłata pocztowa winna być zaewidencjonowana na 4300, podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów ( Dz.U. Nr 68, poz. 634 i Nr 137, poz. 1307)), - środki chemiczne do bieżącego utrzymania czystości - 923,00 zł (mydło, mleczko, pasta, domestos, kostki zapachowe do wc, papier toaletowy), - zakup programu komputerowego Płace, Kadry, Przelewy ,00 zł - materiały biurowe (papier ksero, druki, wycinanki A5, serwetki) - 94,09 zł - farba, klej, folia malarska do bieżącego remontu - 164,61 zł - maść z witaminą A dla pracowników, sprzątaczek i intendentki (maść winna być zaewidencjonowana w 3020) - 33,60 zł - zegar i pierścień porcelanowy - 51,00 zł Zakup energii roczny plan ,00 zł, wykonanie ,74 zł, w tym wykorzystanie środków na wydatki za okres 6 miesięcy na kwotę ,19 zł, co stanowi 36,44 %, które obejmowały: - energia cieplna ,95 zł - energia elektryczna ,90 zł - woda - 604,34 zł Zakup usług zdrowotnych 4280 roczny plan 400,00 zł, wykonanie 400,00 zł, w tym wykorzystanie środków na wydatki za okres 6 miesięcy na kwotę 380 zł, co stanowi 95 % i obejmowały: Opłaty za badanie lekarskie pracowników wynikające z Kodeksu pracy oraz rozporządzenia wykonawczego Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U.

4 -4- Nr 69, poz. 332, zm. z 1997 r. Nr 60, poz.375, z 1998r. Nr 159, poz.1057, z 2001r. Nr 37, poz.457,nr 128, poz. 1405) Zakup usług pozostałych 4300 roczny plan zł, wykonanie zł, w tym wykorzystanie środków na wydatki za okres 6 miesięcy na kwotę 2.750,67 zł, co stanowi 42,30 %, które obejmowały: szkolenia na kwotę ( Opracowanie ryzyka zawodowego i szkolenia ) opłaty i prowizje bankowe za usługi telekomunikacyjne zakup znaczków (pracownicy pobierają bilety za pokwitowaniem odbioru, które ewidencjonowane są w zeszycie) opłata pocztowa transport gotówki z banku do kasy ( przejazdy TAXI) (korzystanie z TAXI jest spowodowane zabezpieczeniem przewozu gotówki z banku do przedszkola) 450,00 zł 919,96 zł 804,62 zł 49,70 zł 3,40 zł 162,50 zł ZU11/ SERWIS SPRAW PRACOWNICZYCH listopad 2003 F-ra Nr F /S/03 z dnia r. ( ochrona danych ) 39,90 zł Poniesiony wydatek za serwis w kwocie 39,90 zł winien być ujęty w 4210 opłata pocztowa zakup artykułów biurowych (zeszytów, druków, list płac, wkładów, dyskietek - F-ra VAT Nr F /S/03 z dnia r. na kwotę zakup na kwotę 54,37 zł winien być zaewidencjonowany w ,00 zł 54,37 zł zakup biletów MZK (F-ra Nr z r.) 88,00 zł zakup biletów w kwocie 88 zł winien być zaewidencjonowany w 4410 odprowadzenie dochodów z tytułu ZUS i z tytułu refundacji pozostałe usługi (pranie dywanu, naprawa drukarki, usługi kartograficzne) 8,42 zł 166,80 zł 1.4. Dział 854 rozdział Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli

5 -5- Zakup usług pozostałych 4300 roczny plan 1.930,00 zł, wykonanie 1.930,00 zł, w tym wykonanie za 6 miesięcy wynosi 474,50 zł, co stanowi 24,58 %. Wydatki obejmowały opłaty poniesione na : 1) na wniosek nauczycielki dyrektor dokonał dofinansowania semestru na rok 2003/2004 studentki II roku studiów na kierunku Pedagogika w zakresie wychowania przedszkolnego i nauczania początkowego w kwocie 400 zł, 2) opłatę za przelewy na kwotę 14,50 zł 3) dofinansowanie warsztatów metodycznych Planowanie pracy opiekuńczo wychowawczo-dydaktycznej (dyrektora i nauczycielki) (2 x30) = 60 zł. 2. Przychody i wydatki środka specjalnego w 2003 roku Źródła przychodów środka specjalnego i cel na jaki środki specjalne powinny być przeznaczone zostały określone w uchwale Nr XVII/175/99 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z 28 grudnia 1999r. w sprawie utworzenia środków specjalnych przy jednostkach budżetowych w Stargardzie Szczecińskim i uchwale Nr XXIII/230/2000 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 30 maja 2000r. zmieniającej uchwałę w sprawie utworzenia środków specjalnych przy jednostkach budżetowych w Stargardzie Szczecińskim Przychody środka specjalnego Uchwałą Nr XL/420/2001 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 21 grudnia 2001r. zmieniającą uchwałę w sprawie odpłatności za przedszkole miejskie określiła, że wysokość miesięcznej odpłatności na pokrycie części kosztów przyrządzania posiłków od 1 stycznia 2002r. będzie wynosiła 16% najniższego wynagrodzenia za pracę ustalonego przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej obowiązującego w dniu 31 grudnia roku poprzedzającego rok, na który ustalona jest odpłatność Zarządzeniem Nr 16/2001r. w sprawie określenia sposobu wykonania uchwały Nr/420/2001 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 21 grudnia 2001r. zmieniającej uchwałę w sprawie odpłatności za przedszkole miejskie dyrektor wprowadziła opłatę stałą w wysokości 121,60 zł W dniu 10 września 2001 roku na zebraniu dyrektora z rodzicami ustalona została stawka dzienna za wyżywienie w wysokości 3,60 zł. W oparciu o powyższe uregulowania pobierana była odpłatność za przedszkole Przychody ogółem ,58 zł Na przychody środka specjalnego składały się:

6 Konto 700 Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia w tym: ,60 zł Odpłatność za przedszkole pobierana od dzieci ,10 zł ( ,30 pomniejszono o dodatkowe odpisy 945,20 zł) Odpłatność za wyżywienie od pracowników ,50 zł Wynajem pomieszczenia na referendum - 350,00 zł Na każdy miesiąc zgodnie z ustalonymi stawkami sporządzane były imienne wykazy odpłatności za przedszkole zatwierdzane przez dyrektora. Zestawienie przypisów sporządzone na podstawie miesięcznych wykazów stanowi załącznik nr 2 Na podstawie wyżej wymienionych wykazów kasjer pobierał wpłaty od rodziców i pracowników. Zestawienie wpłat stanowi załącznik nr 3 i Rozliczenie odpłatności za rok 2003 Stan należności na r. wynosił ,60 zł Stan zobowiązań na r. wynosił ,94 zł Wpłaty od rodziców pomniejszone o odpisy z tytułu nieobecności dziecka w przedszkolu - 945,20 zł Stan należności na r. wynosił ,30 zł Stan zobowiązań na r. wynosił ,40 zł Imienne zestawienie należności i zobowiązań z tytułu odpłatności na dzień r. stanowi załącznik nr 5 W związku z powstałymi zaległościami i nadpłatami poproszono osobę odpowiedzialna o złożenie wyjaśnienia, które stanowi załącznik nr Konto 750 Przychody i koszty finansowe - 3,98 zł na które składały się odsetki bankowe Konto 760 Pozostałe przychody i koszty - 80,00 zł na które składały się wpłaty z tytułu sprzedaży zlewek Nieprawidłowo na koncie 760 Pozostałe przychody i koszty księgowano wpłaty z tytułu sprzedaży zlewek, winny być ujęte na koncie 700 Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr153, poz.1752) oraz Zakładowym Planem Kont.

7 Wydatki środka specjalnego Nagrody i wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 3020 (plan zł, wykonanie 646,35 zł), na które składały się: zakup herbaty, mydła i ręczników dla pracowników - 43,62 zł zakup odzieży ochronnej - 602,73 zł Sposób wydawania i ewidencjonowania omówiono w pkt protokołu Zakup materiałów i wyposażenia 4210 (plan zł, wykonanie 4.428,57 zł), na które składały się: zakup sprzętu kuchennego (suszarka, garnki, stolnica, zmywaki, talerze, termometr lodówkowy) ,40 zł serwis spraw pracowniczych (Kadry..., wkładki edukacyjne)- 246,84 zł uzupełnienie wkładu do apteczek - 87,38 zł pozostałe materiały (wkładki do zamków, kratka wentylacyjna,) - zakup materiałów biurowych (zszywacze, ołówki, papier, ksero, bloki, zeszyty, kleje) środki czystości 92,60 zł 376,78 zł 2.590,57 zł Zakup środków żywności 4220 (plan ,00 zł, wykonanie ,96 zł) Paragraf obejmuje zakup środków żywności na wyżywienie dzieci i pracowników, które przyjmowane są na magazyn. Do każdej faktury dołączony jest dowód przyjęcia MP. Rozchody produktów żywnościowych dokonywane są w oparciu o uprzednio sporządzone zapotrzebowanie przez szefa kuchni, na podstawie magazynu wyda, które stanowią załączniki do miesięcznego zestawienia artykułów żywnościowych Zakup energii 4260 (plan ,00 zł, wykonanie ,43 zł) energia elektryczna ,41 zł energia cieplna ,86 zł woda ,79 zł gaz - 955,37 zł

8 Zakup usług remontowych 4270 ( plan 800,00 zł, wykonanie 170,80 zł), obejmował naprawę centrali telefonicznej Zakup usług zdrowotnych 4280 ( plan 300,00 zł, wykonanie 178,60 zł), który obejmował badania okresowe pracowników Zakup usług pozostałych 4300 ( plan 6.000,00 zł, wykonanie 5.171,64 zł), w tym: wywóz nieczystości ,84 zł usługi telefoniczne ,32 zł opłaty i prowizje bankowe ,25 zł usługi kominiarskie - 317,79 zł naprawa zmywarki - 147, 38 zł naprawa zamrażarki i urządzeń kuchennych - 223,06 zł Naprawa zmywarki i zamrażarki winna być ujęta w 4270 zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 68, poz. 634 i Nr 137, poz szkolenie pracowników kuchni - 540,00 zł (minimum sanitarne) zakup biletów MZK - 240,00 zł ( zakup biletów winien być ujęty na 4410, zgodnie z ww. rozporządzeniem) W toku kontroli dokumentów źródłowych stwierdzono następujące uchybienia: 1. Oryginały list płac załączone były do raportów kasowych. Zgodnie z wyjaśnieniami ustnymi głównej księgowej na koniec roku nie dokonuje się archiwizacji zgodnie z załącznikiem Nr 4 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych ( Dz.U. Nr 112, poz. 1319) oraz załącznika Nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 kwietnia 2003r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 69, poz. 636), w którym okres przechowywania list płac wynosi 50 lat. Natomiast okres przechowywania dokumentów księgowych, w tym raportów kasowych wynosi 5 lat. 2. Dokonywano poprawek i używano korektora: 1) w urządzeniach do ewidencji dokumentów źródłowych: księdza główna na stronach od nr 18 do nr 21, kartotekach rozrachunkowych,

9 -9- Kartoteka oznaczona symbolem 201/2 ( ochrona danych )dokonano poprawki numeru konta oraz dokonano poprawki w podsumowaniu przy kwocie 211,79, Kartoteka oznaczona symbolem 201/4 ( ochrona danych )w podsumowaniu miesiąca 2003r. przez użycie korektora oraz w obrotach miesięcznych po stronie Wn poprawiono numer konta przeciwstawnego. 2) dowodach źródłowych: listach płac, które stanowią załącznik nr 7 Poprawki dokonywane były niezgodnie z wymogami art. 22 ust 1 i 3 ustawy o rachunkowości. 3. Wykazano w sprawozdaniu rocznym RB 32 za okres od r. do r. po stronie dochodów łącznej kwoty z tytułu odpłatności za przedszkole i odsetek bankowych na paragrafie 083, co jest niezgodne z 10 ust.1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 24, poz. 279, z 2003 r. Nr 125, poz.1160). Wnioski: Integralną część stanowi protokół z kasy - załącznik nr 8. W wyniku przeprowadzonych czynności kontrolnych stwierdzono następujące nieprawidłowości : 1. Zakładowy Plan Kont ogranicza się do wykazu zespołu kont i ich opisu, nie zawiera zasad określonych w rozdziale 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153, poz. 1752). 2. Błędne księgowanie wydatków na 4210, 4300, jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68 poz. 634 i Nr 137 poz. 1307), 3. Błędne księgowanie przychodu ze sprzedaży zlewek na koncie 760 Pozostałe przychody i koszty co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( Dz.U. Nr153, poz.1752). 4. Dotychczasowy sposób archiwizowania list płac jest niezgodny z załącznikiem Nr 4 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U.

10 -10- Nr 112, poz. 1319) oraz załącznikiem Nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 kwietnia 2003r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 69, poz. 636), w którym okres przechowywania list płac wynosi 50 lat. Natomiast okres przechowywania dokumentów księgowych, w tym raportów kasowych wynosi 5 lat. 5. Dokonywanie poprawek i używanie korektora w urządzeniach do ewidencji dokumentów źródłowych, dowodach źródłowych dokonywane były niezgodnie z wymogami art. 22 ust 1 i 3 ustawy z dnia 24 września 1994r. o rachunkowości. 6. Łączne wykazanie przychodów z usług oraz odsetek w 083 w sprawozdaniu rocznym RB- 32 jest niezgodne 10 ust.1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 24, poz., 279 z 2003 r. Nr 125, poz.1160). Dyrektor jednostki Halina Nowak została poinformowana o przysługującym jej na podstawie zarządzenia Nr 335/2003 z dnia 22 maja 2003r. Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeżeń/ z zastrzeżeniami co do:... z zastrzeżeniami na piśmie, które załączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz.... Stargard Szczeciński,