Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Strona 2

Transkrypt

1 Strona 2

2 Strona 3 Spis treści I. OPRACOWYWANIE WNIOSKU O DOFINANSOWANIE PROGRAMU REWITALIZACJI SPOŁECZNEJ... 4 A. Kwalifikowalność wydatków w programie rewitalizacji społecznej... 4 B. Tworzenie budżetu wniosku o dofinansowanie programu rewitalizacji społecznej C. Obliczanie poziomu dofinansowania programu rewitalizacji społecznej D. Harmonogram programu II. REALIZACJA PROGRAMU A. Wnioski o płatność B. Wprowadzanie zmian w programie/umowie C. Wybór Wykonawców i Partnerów w programie rewitalizacji społecznej III. ŹRÓDŁA INFORMACJI... 27

3 I. OPRACOWYWANIE WNIOSKU O DOFINANSOWANIE PROGRAMU REWITALIZACJI SPOŁECZNEJ A. Kwalifikowalność wydatków w programie rewitalizacji społecznej Strona 4 1) Czy w programie można założyć stypendium finansowe dla uczestników programu? W ramach programu rewitalizacji społecznej dopuszcza się realizację praktyk zawodowych dla osób bezrobotnych lub nieaktywnych zawodowo. Status danego uczestnika na rynku pracy Wnioskodawca określa sam. Na koszt praktyk zawodowych mogą złożyć się: stypendium, którego kwota nie może być wyższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia przypadająca na dzień złożenia wniosku o dofinansowanie; koszty dojazdu na miejsce odbywania praktyki zawodowej; koszty zakwaterowania osoby odbywającej praktykę zawodową; koszt opieki nad dzieckiem do lat 7 lub osobą zależną; koszt badań lekarskich. Na potrzeby realizacji programu rewitalizacji społecznej powinien zostać stworzony regulamin praktyk zawodowych. W odniesieniu do opisanych kwestii obowiązuje stosowanie prawodawstwa wspólnotowego oraz krajowego, w szczególności: Ustawa o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych, Ustawa o finansach publicznych, ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych. 2) Czy w ramach programu można zakupić książki do Biblioteki Publicznej, będącej partnerem projektu? Generalnie tak, pod warunkiem, że jest to zakup uzasadniony z punktu widzenia celów projektów i planowanego wsparcia dla uczestników projektu. 3) Czy sprzęt zakupiony w ramach programu może zostać przekazany uczestnikom programu, jeśli tak, to jaką dokumentację należy zgromadzić w związku z tym?

4 Tak, sprzęt zakupiony w ramach programu można przekazać beneficjentowi programu. Należy mieć na uwadze fakt, że będzie to wydatek stanowiący cross-financing i w tym zakresie obowiązują limity. Ważne jest, by sprzęt kupiony, a następnie przekazany beneficjentowi był dla niego użyteczny, tj. posiadał np. niezbędne oprogramowanie oraz by jego zakup był uzasadniony z punktu widzenia działań podejmowanych na rzecz beneficjentów. Dokumentami, jakie m.in. należy w związku z przekazaniem sprzętu posiadać są (obligatoryjnie): protokół zdawczo-odbiorczy lub umowa przekazania sprzętu (w zależności od rozwiązań przyjętych w JST) oraz oświadczenie beneficjenta, iż w ciągu ostatnich 5 lat nie zakupił danego sprzętu z innych środków publicznych. Strona 5 4) Czy wydatki poniesione przed dniem podpisania umowy o dofinansowanie programu będą kwalifikowalne? Tak. Za okres kwalifikowalności przyjmuje się datę realizacji programu wskazaną we wniosku o dofinansowanie. W pierwszej edycji programu sugerujemy wpisywanie daty 1 września 2011 jako daty rozpoczęcia realizacji programu. 5) Czy wydatki dokonane z innego rachunku bankowego niż wyodrębniony będą kwalifikowalne? Nie. Jeśli zdarzy się, że wydatki będą ponoszone z innego rachunku bankowego niż wyodrębniony na potrzeby programu, to wtedy należy dokonać refundacji tego wydatku z rachunku wyodrębnionego na potrzeby programu. Wszystkie rozliczenia w ramach programu, w tym także rozliczenia pomiędzy Liderem i Partnerami winny odbywać się za pośrednictwem wyodrębnionego rachunku bankowego dla potrzeb programu. 6) Co można zakupić w ramach cross financingu? Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, których poniesienie wynika z potrzeby realizacji danego programu i stanowi logiczne uzupełnienie działań. Zasadniczo powinny to być wydatki związane z zakresem merytorycznym programu. Cross-financing powinien być wprost powiązany z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach danego programu. Jeśli np. chcemy zakupić laptopa, który będzie wykorzystywany na szkoleniach, to powinniśmy ten zakup wskazać w zadaniu dotyczącym tego szkolenia.

5 Rodzaje wydatków kwalifikowalnych w ramach wsparcia objętego cross-financingiem dotyczą przede wszystkim: zakupu oraz leasingu (finansowy i zwrotny) pojazdów oraz mebli (bez względu na ich wartość); zakupu oraz leasingu (finansowego i zwrotnego) sprzętu; dostosowywania, adaptacji budynków, pomieszczeń i miejsc pracy. Strona 6 W ramach zakupu oraz leasingu sprzętu beneficjent może pozyskać sprzęt na potrzeby realizacji zadań w ramach projektu, przy czym przez pojęcie sprzęt należy rozumieć środki trwałe (z wyłączeniem pojazdów i mebli), których wartość początkowa jest wyższa od 10% kwoty określonej w przepisach podatkowych, uprawniającej do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego. Poniżej tej kwoty zakup tak rozumianego sprzętu nie jest traktowany jako cross-financing. Jest to kwota 350 zł. W przypadku programu rewitalizacji społecznej wartość wydatków w ramach crossfinancingu nie może stanowić więcej niż 10% wszystkich wydatków kwalifikowalnych stanowiących budżet programu. Poziom cross-financingu weryfikowany jest na etapie oceny wniosku o dofinansowanie programu. Wnioskodawca jest zobowiązany do oszacowania kosztów cross-financingu w ramach programu i wskazania ich w części wniosku o dofinansowanie dotyczącej budżetu programu. Cross-financing w ramach programu nie obejmuje budowy nowych budynków, dużych prac budowlanych, remontów budynków a jedynie wyposażenie i niewielkie prace dostosowawcze związane z realizowanym programem. Wydatki związane z amortyzacją sprzętu nie są traktowane jako cross-financing, bez względu na to, czy Wnioskodawca dokonuje jednorazowego odpisu amortyzacyjnego czy rozkłada odpisy amortyzacyjne zgodnie ze stawkami amortyzacyjnymi określonymi w przepisach krajowych. W związku z powyższym, o przyporządkowaniu wydatku do crossfinaningu decydować będzie to, czy Wnioskodawca kwalifikuje w ramach programu koszty amortyzacji czy koszty zakupu sprzętu. Należy jednak zaznaczyć, że w przypadku kwalifikowania amortyzacji sprzętu w ramach programu, jego zakup nie może zostać sfinansowany ze środków otrzymanych na realizację programu. 7) Co oznacza podwójne finansowanie? Podwójne finansowanie oznacza niedozwolone zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych - wspólnotowych lub krajowych.

6 Podwójnym finansowaniem jest w szczególności: zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych programów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności; zrefundowanie kosztów podatku VAT ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa zgodnie z Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004r. z późniejszymi zmianami; zakupienie środka trwałego z udziałem środków dotacji krajowej, a następnie zrefundowanie kosztów amortyzacji tego środka trwałego w ramach funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności; otrzymanie refundacji ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności na wydatek, który wcześniej został sfinansowany z preferencyjnej pożyczki ze środków publicznych oraz niedokonanie niezwłocznego zwrotu refundowanej części tej pożyczki. Strona 7 8) Jak interpretować zasadę konkurencyjności i przejrzystości wydatków? Celem zasady konkurencyjności jest zapewnienie przejrzystości w zakresie ponoszenia wydatków współfinansowanych ze środków EFS oraz publicznego dostępu do ofert, jak również wybór oferty najkorzystniejszej, zwłaszcza cenowo. 9) Czy działania w ramach projektu można kierować do otoczenia osób biorących udział w programie (których nie da się zidentyfikować ze względu na miejsce zamieszkania) i czy wydatki poniesione na ten cel zostaną uznane za kwalifikowalne (zakup gadżetów dla uczestników działań kierowanych do społeczności lokalnej)? Wszystko zależy od zdefiniowania otoczenia osób biorących udział w programie oraz tego, jak one przyczyniają się do realizacji celów programu rewitalizacji społecznej. Należy także mieć na uwadze m.in. zapisy LPR i wskazane tam działania o charakterze społecznym w zakresie rewitalizacji. Program rewitalizacji społecznej winien wynikać m.in. z LPR, a co za tym idzie grupa docelowa programu także. 10) Czy program rewitalizacji społecznej musi być spójny z LPR? Tak. Spójność programu rewitalizacji społecznej z LPR (lub innym dokumentem równoważnym w przypadku braku LPR) jest warunkiem koniecznym. 11) Czy Partnerem w programie może być dowolna jednostka/organizacja?

7 Nie. Partnerem w programie może być podmiot, którego działalność statutowa prowadzona jest w obszarze przeciwdziałania wykluczeniu społecznemu, integracji społecznej, pomocy społecznej lub polityki społecznej. Musi on posiadać doświadczenie w prowadzeniu takiej działalności. Strona 8 12) Czy jest możliwe przyznanie beneficjentom projektu (rewitalizacja społeczna) zasiłków w ramach kontraktu socjalnego? Wszystko zależy od tego, jakiego rodzaju jest to zasiłek i z czego on wynika. Przy tworzeniu kontraktów socjalnych należy mieć na uwadze to, że mają to być kontrakty, które przyniosą wymierny efekt, które przyczynią się do zmniejszenia wykluczenia społecznego danej grupy docelowej. Zasiłki te mają być narzędziem wspomagającym, a nie tylko świadczeniem finansowym nie powodującym żadnych wymiernych efektów. Przy konstruowaniu kontraktów socjalnych obowiązują zapisy art. 6 pkt. 6 oraz art. 108 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej z późn. zm. 13) Czy koszty obsługi księgowej (Partnera), która również zajmuje się realizacją/rozliczeniem merytorycznej części zadania związanej z kosztami bezpośrednimi, zaliczyć należy do kosztów bezpośrednich czy pośrednich? (u Partnera i Lidera). W kosztach bezpośrednich ujmujemy wydatki związane z realizacją konkretnych zadań merytorycznych. W momencie, gdy nie można przypisać wydatków do konkretnego zadania należy ująć je w kosztach bezpośrednich w zadaniu dotyczącym zarządzania programem. Jeśli osoba zajmująca się sprawami księgowymi odpowiada za rozliczenie zadań po stronie Partnera czy też Lidera, to jej koszty należy ująć w kosztach bezpośrednich. Jeśli natomiast zadania tej osoby sprowadzają się tylko do samej obsługi księgowej bez rozliczania całego programu, to wtedy są to koszty pośrednie. 14) Czy jest możliwe udzielenie grantu dla spółdzielni socjalnej działającej na terenie rewitalizowanym, kreującej nowy produkt lokalny? Nie jest możliwe dofinansowanie grantu na stworzenie nowego produktu regionalnego. Zakup materiałów niezbędnych do zrealizowania tej czynności byłby kwalifikowalny w sytuacji, gdy tworzyliby go uczestnicy programu w ramach formy aktywizacji zawodowej lub społecznej.

8 15) Czy jest możliwe w ramach programu rewitalizacji społecznej przeznaczenie części środków na granty dla grup nieformalnych (np. graficiarze, breakdance owcy, muzycy, itp.) z terenu rewitalizowanego, uczestników warsztatów w ramach realizowanych działań? Strona 9 Jeśli jest to grupa docelowa wymagająca wsparcia w zakresie o jakim mowa w wytycznych w zakresie konstruowania LPR, to tak. Budżet winien być spójny z planowanymi działaniami na rzecz grupy docelowej. Wszystkie wydatki są kwalifikowane, o ile są zasadne z punktu widzenia celów programu. Jeśli grant (domniemywam, że chodzi tu o nagrodę) jest powiązany z działaniami przyczyniającymi się do aktywizacji społecznej i zawodowej, i wynikiem tych działań ma być wymierny efekt, za który zostanie przyznana nagroda za najlepsze np. osiągnięcia, to generalnie tak. Natomiast jeśli nagroda ma być nagrodą za udział w programie, to nie jest to działanie uzasadnione z punktu widzenia realizacji celów programu i jako takie nie jest kwalifikowane. Wszystkie punkty wniosku o dofinansowanie muszą być ze sobą spójne i stanowić odpowiedź na zdiagnozowane problemy w danym środowisku społecznym. 16) Czy można w ramach programu pewne działania zlecać wykonawcom? Zlecanie dostaw towarów lub usług podmiotom podwykonawcom nie będącym stroną umowy partnerstwa, może dotyczyć jedynie tej części zadania powierzonego partnerowi, która nie może być wykonana bezpośrednio przez niego lub w ramach współpracy między partnerami. W takim przypadku projektodawca powinien podać we wniosku o dofinansowanie dokładne informacje o powodach i zakresie zleceń podwykonawczych, kryteriach wyboru podwykonawców oraz przedstawić rzetelną i wiarygodną rynkowo kalkulację przewidywanych kosztów. Wydatki związane ze zleceniem usług mogą stanowić wydatki kwalifikowalne pod warunkiem, że projektodawca wskaże we wniosku o dofinansowanie programu (przy odpowiednich pozycjach budżetowych) usługi, które zamierza zlecać innym podmiotom a wniosek o dofinansowanie.

9 B. Tworzenie budżetu wniosku o dofinansowanie programu rewitalizacji społecznej 1) Od jakiej kwoty należy liczyć cross financing? Cross-financing liczony jest od wartości całego budżetu programu. Strona 10 2) Czy podatek VAT jest kwalifikowany? Tak, pod warunkiem, że nie możemy go w żaden sposób odzyskać. W momencie podpisywania umowy o dofinansowanie Beneficjent przedstawia oświadczenie o kwalifikowalności VAT. W przypadku partnerstw, takiego oświadczenia winien wymagać Lider programu. W momencie, gdy partner programu będzie mógł odzyskać VAT, koszty przypisane dla tego partnera winny być wskazane z budżecie programu jako koszty netto. 3) Co może stanowić wkład własny rzeczowy do programu, jeżeli będą to pomieszczenia (obiekty) to w jaki sposób wyliczyć ich koszt? W ramach programu może być rozliczany wkład niepieniężny, który polega na wniesieniu do programu określonych składników majątku beneficjenta tj. nieruchomości w rozumieniu art kodeksu cywilnego, urządzeń lub materiałów, badań lub świadczeń wykonywanych przez wolontariuszy. Wycena wkładu niepieniężnego, powinna być dokonywana według wartości rynkowej, za którą przyjmuje się przeciętną cenę stosowaną w danej miejscowości w obrocie tytułami tego samego rodzaju i gatunku, lub jeżeli nie można ustalić wartości rynkowej według wartości godziwej, za którą zgodnie z art. 28 ust. 6 ustawy o rachunkowości przyjmuje się kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej, pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami. Oznacza to, że wkład własny niepieniężny, w tym wnoszone do programu pomieszczenia, którymi dysponuje beneficjent (np. sale szkoleniowe, biuro programu itp.) może być kwalifikowany według stawek rynkowych (np. średnia cena wynajmu 1m² powierzchni biurowej o określonych parametrach w danej miejscowości), przy czym wyceny wartości wkładu dokonuje się przy wykorzystaniu wyników różnego rodzaju ekspertyz, w tym np. wykazów cen rynkowych uzyskiwanych z różnych źródeł lub rynków. Jednocześnie w/w wkład własny niepieniężny można kwalifikować według kosztów ponoszonych przez beneficjenta (np. czynsz, opłaty za

10 media, koszty ochrony itp.), przy czym wyboru metody kwalifikowania wkładu (według stawek rynkowych lub według ponoszonych kosztów) dokonuje beneficjent. 4) Czy jest limit finansowy na uczestnika programu? Strona 11 Nie, nie ma takiego limitu. 5) Gdzie wykazujemy koszty zarządzania? Koszty zarządzania są jednym z zadań programu. Koszty zarządzania po stronie Lidera jak i Partnerów można wykazać w jednym zadaniu wskazując, które kogo dotyczą. 6) Od jakiej kwoty należy liczyć limit dotyczący kosztów zarządzania programem wartości programu, czy kwoty dofinansowania? Limit dotyczący kosztów zarządzania liczymy od wartości programu. 7) Czy zadanie promocja programu ma być odrębne, czy ma stanowić część zadania zarządzania programem? Koszty promocji generalnie odnoszą się do zadania - zarządzanie programem, o ile nie stanowią osobnego działania w projekcie np. nie są ukierunkowane na przeprowadzenie kampanii promocyjnych. 8) Jak należy rozumieć pojęcie komplementarności międzyfunduszowej? W ramach niniejszego programu zasada komplementarności międzyfunduszowej to połączenie działań programu rewitalizacji społecznej przy współfinansowaniu ze środków EFS z działaniami Lokalnych Programów Rewitalizacji przy współfinansowaniu ze środków EFRR. Wnioskodawca aplikujący o dofinansowanie programu rewitalizacji społecznej obowiązany jest wskazać we wniosku o dofinansowanie główne działania Lokalnego Programu Rewitalizacji, wskazać zakres działań rewitalizacji wymagających uzupełnienia działaniami społecznymi oraz udokumentować (w załączniku do wniosku) zakres i wartość działań przewidzianych do sfinansowania (lub sfinansowanych) ze środków EFRR w ramach Lokalnego Programu Rewitalizacji. Wartość poniesionych lub planowanych z EFRR

11 wydatków na realizację zadań inwestycyjnych nie może być niższa od wartości wydatków planowanych w ramach współfinansowania środkami EFS. 9) Czy istnieją zadania przewidziane tylko dla lidera programu? Strona 12 Tak. Takie podstawowe funkcje jak np. rozliczanie programu, obowiązki w zakresie sprawozdawczości czy kontroli nie mogą być realizowane przez Partnera. Zaleca się, by Lider był odpowiedzialny m. in. za: koordynację programu, rekrutację ostatecznych odbiorców działań, objęcie wsparciem osób zagrożonych wykluczeniem społecznym poprzez realizację indywidualnych kontraktów socjalnych w ramach pracy socjalnej prowadzonej metodą indywidualnego przypadku lub metodą grupową (dot. rodzin), koordynowanie projektów socjalnych, programów integracji oraz innych działań w ramach środowiskowej metody pracy socjalnej, ewaluację programu. 10) W jaki sposób można rozliczyć koszty pośrednie w ramach programu? Istnieją dwa sposoby rozliczania kosztów pośrednich w programie: ryczałtem lub na podstawie faktycznie poniesionych kosztów. W momencie przygotowania wniosku o dofinansowanie należy wskazać i uzasadnić wybrany sposób rozliczania kosztów. Nie ma możliwości zmiany sposobu rozliczania kosztów w trakcie realizacji programu. Ponadto należy mieć na uwadze, iż: W przypadku programów partnerskich wszyscy rozliczają się jednakowo z kosztów pośrednich. Nie może być tak, że Lider rozlicza się na podstawie faktycznie poniesionych wydatków, a Partner ryczałtem; W przypadku jednostek sektora finansów publicznych istnieje ograniczenie co do sposobu rozliczania kosztów pośrednich jednostki te są zobowiązane rozliczać się na podstawie rzeczywiście poniesionych kosztów. Oznacza to, ze w przypadku programu rewitalizacji społecznej, rozliczanie kosztów pośrednich metodą ryczałtową będzie możliwe tylko wtedy, gdy Lider oraz partnerzy z sektora finansów publicznych nie będą rozliczać kosztów pośrednich w ramach programu. 11) Czy można część kosztów pośrednich rozliczyć jednym sposobem, a część drugim? Nie. W ramach danego programu koszty pośrednie musza być rozliczane jednym sposobem przez wszystkich Partnerów programu.

12 12) Czy kalkulację dla kosztów pośrednich przedstawiamy w budżecie czy w uzasadnieniu budżetu? W uzasadnieniu budżetu. W budżecie podajemy tylko łączną kwotę kosztów pośrednich na dany rok. Strona 13 13) Czy w budżecie przedstawiamy wydatki w kwotach netto czy w kwotach brutto (z VAT)? Jednostki finansów publicznych oraz partnerzy, którzy nie mogą odzyskać podatku VAT, budżet programu kalkulują w oparciu o kwoty brutto. Jeśli jednak partner spoza sektora finansów publicznych, bo tylko taki podmiot ma możliwość odzyskania podatku VAT, złoży oświadczenie, że będzie mógł ten podatek odzyskać, to wtedy budżet/zadania przypisane jemu winny być skalkulowano w kwotach netto podatek VAT w takiej sytuacji jest niekwalifikowany. 14) Czy należy wskazywać formę zatrudnienia personelu programu? Tak. We wniosku o dofinansowanie programu należy wskazać, czy zatrudnienie będzie na umowę o pracę i w jakim wymiarze, czy na zlecenie, dzieło, fakturę. Zlecenie zadania na zewnątrz należy zapisać w budżecie przy konkretnych zadaniach/podzadaniach. 15) Jak w programie wskazujemy koszty wynagrodzeń? Wynagrodzenia w programie wskazujemy z pełnym obciążeniem, czyli kwota wynagrodzenia brutto plus koszty pracodawcy. 16) W jaki sposób można uwzględnić koszty amortyzacji w programie? Odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości aktywów podlegających amortyzacji, stanowią wydatek kwalifikowalny, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki: odpisy amortyzacyjne dotyczą aktywów, które są niezbędne do prawidłowej realizacji programu i bezpośrednio wykorzystywane do jego wdrażania; zakup aktywów nie był wcześniej finansowany ze środków dotacji wspólnotowej lub dotacji krajowej wykorzystanej na współfinansowanie programu finansowanego ze środków wspólnotowych (wymagane jest złożenie odpowiedniego oświadczenia na etapie rozliczania programu);

13 kwalifikowalna wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego programu; wartość odpisów amortyzacyjnych została obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Należy pamiętać, że w ramach programu nie jest możliwe kwalifikowanie odpisów amortyzacyjnych aktywów zakupionych ze środków, które beneficjent otrzymał na realizację programu. Możliwe jest kwalifikowanie jednorazowego odpisu amortyzacyjnego aktywów zakupionych wyłącznie ze środków własnych beneficjenta. W przypadku, gdy aktywa wykorzystywane są także w innych celach niż realizacja programu, kwalifikowana jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania tych aktywów w ramach realizacji programu. Strona 14 17) Jak duże powinny być koszty zarządzania programem? Nie ma odgórnie ustalonych kosztów zarządzania programem. Nie mniej jednak nie mogą one stanowić więcej niż: 30% wartości projektu dla projektów o wartości <500 tys. Zł 25% wartości projektu dla projektów o wartości 500 tys. 1 mln zł 20% wartości projektu dla projektów o wartości 1 mln 2 mln zł 15% wartości projektu dla projektów o wartości 2 mln 5 mln zł 10% wartości projektu dla projektów o wartości > 5 mln zł W przypadku partnerstw limity mogą ulec zwiększeniu o 2 pkt. % dla każdego partnera, jednak nie więcej niż 10 pkt. % w ramach projektu. Ważne jest natomiast, aby były one na racjonalnym poziomie. Koszty zarządzania programem powinny być adekwatne do całkowitych kosztów programu. Dla sprawnej realizacji programu ważne jest, aby przewidzieć koszty zatrudnienia np.: koordynatora programu oraz osoby ds. rozliczeń finansowych. Poziom kosztów zarządzania programu podlega weryfikacji podczas oceny merytorycznej programu, a zawyżone pozycje budżetowe mogą przełożyć się na niższą punktację. 18) Rozumiem, że kwota ,00 to kwota dofinansowania, czyli gdybyśmy zdecydowali się np. na 215 tys. wkładu własnego wartość programu wyniosłaby ,00? Jeśli tak, to czy w tej sytuacji 15% na zarządzanie programem mam policzyć od kwoty ,00 zł?

14 Tak. Koszty zarządzania liczymy od wartości programu. Jako wartość programu należy rozumieć łącznie wartość dofinansowania i wkład własny. 19) Jak duże powinny być koszty pośrednie rozliczone ryczałtem? Wysokość ryczałtu powinna wynikać z metodologii (indywidualnej kalkulacji kosztów) przedstawianej przez beneficjenta na etapie wnioskowania o środki w ramach PO KL. Beneficjent jest ograniczony w zależności od wartości projektu następującymi limitami: do 20% bezpośrednich kosztów projektu w przypadku projektów o wartości do 2 mln PLN; do 15% bezpośrednich kosztów projektu w przypadku projektów o wartości od 2 do 5 mln PLN włącznie; do 10% bezpośrednich kosztów projektu w przypadku projektów o wartości powyżej 5 mln PLN, przy czym właściwy limit procentowy wynika ze wskazanej przez beneficjenta na etapie konstruowania budżetu projektu metodologii wyliczania kosztów pośrednich. W przypadku rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem, procentowy limit kosztów pośrednich jest wskazany w umowie o dofinansowanie projektu. Limit ten jest podstawą do rozliczania kosztów pośrednich we wnioskach o płatność w zależności od wysokości przedstawianych do rozliczenia wydatków bezpośrednich, zgodnych z budżetem projektu i zasadami kwalifikowalności w ramach programu. Strona 15 20) Kto może wnieść wkład własny i czy może on pochodzić ze środków przedsiębiorstwa prywatnego, które przekazało te środki Partnerowi nie będącymi jednostką sektora finansów publicznych? Nie ma znaczenia skąd będzie pochodził wkład własny, czy od Lidera czy od Partnera. Ważne, by środki finansowe były własnością podmiotu je wnoszącego oraz były udokumentowane w księgach rachunkowych podmiotu. 21) Według dokumentacji, premię punktową może otrzymać wnioskodawca. Czy musi to być to lider, czy też dopuszczają Państwo, że wkład własny zostanie wniesiony przez partnera programu? Wkład własny do programu może wnieść zarówno i Lider jak i partner. Jednak zawsze za jego rozliczenie/wykazanie we wnioskach o płatność odpowiedzialny będzie Lider

15 programu. Lider w imieniu partnerstwa odpowiada za realizację całego programu w tym także za rozliczenie wkładu własnego w zadeklarowanej wysokości. 22) Czy wkład własny do programu stanowić mogą zasiłki wypłacane przez MOPS dla beneficjentów programu? Generalnie tak. Przewiduje się, że wkładem własnym mogą być zasiłki wypłacane przez gminę i finansowane ze środków gminy. Wkładem własnym nie mogą być środki finansowane ze źródeł budżetu państwa. Jednak wtedy należy pamiętać m. in. o tym, że w okresie realizacji programu dla takich wydatków należy stosować czwartą cyfrę paragrafu 7 (środki europejskie) lub 9 (współfinansowanie z budżetu państwa). Strona 16

16 C. Obliczanie poziomu dofinansowania programu rewitalizacji społecznej 1) Czy wkład własny pomniejsza kwotę dofinansowania? Tak, wkład własny pomniejsza kwotę dofinansowania, jeśli budżet całkowity programu opiewa na wartość równą lub niższą niż planowana kwota dofinansowania. Jeśli natomiast wartość całkowita budżetu jest wyższa od kwoty dofinansowania, to wtedy wkład własny nie pomniejsza kwoty dofinansowania. Należy przy tym pamiętać, iż nie jest możliwe przekroczenie wskazanych limitów kwotowych dofinansowań dla poszczególnych gmin. Strona 17 2) Czy należy wykazywać przychód programu, i czy pomniejsza on kwotę dofinansowania? Tak. Jeśli zakładamy, iż w ramach programu będzie osiągany przychód to należy go uwzględnić na etapie przygotowywania wniosku od finansowanie. Przychód ten pomniejsza kwotę dofinansowania. 3) Jak należy liczyć kwotę dofinansowania? Kwota dofinansowania = wartość programu (wkład własny + przychód programu).

17 D. Harmonogram programu 1) Czy liczba uczestników ujęta w harmonogramie powinna być tożsama z liczbą osób wskazaną w punkcie 3.2 wniosku? Strona 18 Nie, ponieważ uczestnik to nie jest to samo, co osoba objęta wsparciem w ramach programu. Jedna osoba może być objęta różnymi formami wsparcia w różnym okresie realizacji programu i wtedy w harmonogramie będzie wykazywana dwa razy. 2) Jak szczegółowy powinien być harmonogram? Harmonogram stanowi integralną część wniosku o dofinansowanie programu. Racjonalność harmonogramu realizacji programu oceniana jest z uwzględnieniem opisu działań w programie. Zadania, etapy zadań w harmonogramie powinny być tożsame z przedstawionymi w opisie programu. Przejrzysty harmonogram programu umożliwi łatwą identyfikację zadań i poszczególnych etapów tych zadań w czasie, ich chronologicznie ułożenie. 3) Z czym wiąże się nieosiągnięcie zakładanych wskaźników programu? Nieosiągnięcie zakładanych we wniosku o dofinansowanie rezultatów Programu Rewitalizacji Społecznej jest podstawą do rozliczenia projektu w maksymalnej kwocie wyliczonej proporcjonalnie do zrealizowanych rezultatów powiększonych o 25%.

18 II. REALIZACJA PROGRAMU A. Wnioski o płatność Strona 19 1) Jak często należy składać wnioski o płatność? Zgodnie z harmonogramem zawartym w umowie, jednak nie rzadziej niż co trzy miesiące. 2) Jaki jest warunek uzyskania kolejnej transzy środków? Warunkiem otrzymania kolejnej transzy środków jest rozliczenie 70% dotychczas otrzymanych transz. 3) W jakim terminie od złożenia wniosku o wypłatę zostanie przekazana I transza środków? Środki zostaną przekazane w terminach wskazanych w harmonogramie płatności. Wypłata I transzy nastąpi w terminie 21 dni od daty wpływu do CRZL poprawnie wypełnionego wniosku o wypłatę transzy. 4) Czy JST musi wyodrębnić rachunek bankowy na potrzeby obsługi programu? Tak, jest to obligatoryjne. W ramach programu wszystkie rozliczenia i płatności winny być dokonywane za pośrednictwem wyodrębnionego rachunku bankowego na potrzeby programu. Tylko takie wydatki podlegają rozliczeniu we wniosku o płatność. 5) Kiedy należy otworzyć rachunek bankowy dla potrzeb realizacji programu? Co do zasady wszystkie wydatki są kwalifikowane od daty wskazanej we wniosku o dofinansowanie, w tym także wydatki związane z prowadzeniem wyodrębnionego rachunku bankowego. Najpóźniej rachunek powinien być otwarty w momencie przystąpienia do podpisywania umowy o dofinansowanie programu. 6) Jak rozliczyć zbiorczą fakturę za media obejmującą wydatki całego OPS? Należy przyjąć taki sposób wyliczenia kosztów, poprzez który zostanie udowodnione, ze taka a nie inna część np. energii elektrycznej została zużyta na potrzeby tego, a nie innego

19 programu. Ten sposób winien być załącznikiem do danej faktury lub znajdować się na jej opisie. 7) Ile czasu trwa weryfikacja wniosku o płatność? Strona 20 Weryfikacji formalno-rachunkowa i merytoryczna wniosku o płatność trwa do 20 dni roboczych od daty jego otrzymania, przy czym termin ten dotyczy każdej złożonej przez beneficjenta wersji wniosku o płatność. 8) Czy uczestnicy mają obowiązek przechowywania dokumentacji związanej z realizacją programu do dnia roku? Zapisy umowy ramowej projektu systemowego obliguje CRZL do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu do 31 grudnia 2020r. Taki sam zapis znajduje się we wzorze umowy o dofinansowanie programu rewitalizacji społecznej. Brak w tym przypadku odniesienia do podmiotów realizujących zadania na zlecenia beneficjenta. Okresy przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu przez inne osoby fizyczne i prawne określone są w aktach wykonawczych do ustaw regulujących zasady udzielania wsparcia finansowego osobom lub podmiotom uczestniczącym w projektach/programach (np. w przypadku otrzymania pomocy publicznej lub pomocy de minimis). Nie dotyczą one jednak wykonawców. Ponieważ obowiązek nałożony na beneficjenta wiąże się z możliwością przeprowadzenia przez uprawnione organy kontroli realizacji projektu w ramach PO KL po zakończeniu realizacji projektu. 9) Jak należy opisywać dokumenty finansowe? Zgodnie z dokumentem "Zasady finansowania PO KL", wszystkie dokumenty księgowe dotyczące programu (oryginały) muszą być prawidłowo opisane, tak aby widoczny był ich związek z programem. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: numer umowy o dofinansowanie programu; informację, że program współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego; nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie programu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony; kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań- kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania.

20 Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności merytorycznej oraz formalno-rachunkowej, a w przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego - również odniesienie do ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych. W przypadku dokumentów księgowych, które tylko w części dotyczą programu, kwoty wynikające z tych dokumentów powinny być odpowiednio dzielone na związane z realizacją programu bądź nie i poparte odpowiednią dokumentacją potwierdzającą prawidłowość podziału kwot (kalkulacje, specyfikacje do list płac etc.). Dodatkowo, mając na uwadze konieczność wskazania powiązania dowodu księgowego z wyodrębnioną ewidencją księgową programu, dowody księgowe powinny posiadać dekretację, wskazanie pozycji pod którą zostały zaksięgowane, formy i daty ich zapłaty oraz zatwierdzenie do wypłaty. Strona 21 10) Co zrobić, gdy zostaną stwierdzone błędy we wniosku o płatność? Lider może dokonać uzupełnienia lub poprawienia wniosku, o czym informuje Partnera lub wzywa go do poprawienia lub uzupełnienia wniosku lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie. 11) Co to jest wydatek faktycznie poniesiony? Pod pojęciem wydatku faktycznie poniesionego należy rozumieć wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym tj. jako rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego Beneficjenta, za wyjątkiem wkładu niepieniężnego, amortyzacji lub wkładu w postaci dodatków lub wynagrodzeń wypłacanych przez stronę trzecią. Wydatek kwalifikowalny polegający na wniesieniu wkładu niepieniężnego uważa się za poniesiony, jeśli wkład został faktycznie wniesiony. Wydatek kwalifikowalny polegający na amortyzacji środka trwałego uważa się za poniesiony jeśli został dokonany odpis amortyzacyjny. Daty poniesienia wydatków: w przypadku wydatków pieniężnych: dokonanych przelewem lub obciążeniową kartą płatniczą datę obciążenia rachunku bankowego podmiotu ponoszącego wydatek; dokonanych kartą kredytową lub podobnym instrumentem płatniczym o odroczonej płatności datę transakcji skutkującej obciążeniem rachunku karty kredytowej lub podobnego instrumentu; dokonanych gotówką datę faktycznego dokonania płatności;

21 w przypadku amortyzacji datę dokonania odpisu amortyzacyjnego; w przypadku wkładu niepieniężnego datę faktycznego wniesienia wkładu. 12) W jaki sposób będzie przekazywania dotacja na realizację programów z zakresu rewitalizacji społecznej czy środki finansowe przekazywane będą w formie zaliczki czy w formie refundacji? Środki na realizację programu będą przekazywane w formie zaliczki w dwóch kwotach jednak kwota będzie stanowić 85% wnioskowanej zaliczki (środki europejskie) i wypłacana będzie przez BGK, druga to 15% zaliczki wypłacana przez CRZL. Strona 22

22 B. Wprowadzanie zmian w programie/umowie 1) Czy po podpisaniu umowy możemy zwiększyć budżet programu? Generalnie tak, jednak to wymaga zgody i aneksowania umowy. Poza tym nie może mieć to wpływu na zwiększenie dofinansowania, co oznacza, ze ewentualne zwiększenie budżetu należy pokryć ze środków własnych. Strona 23 2) Czy wprowadzanie zmian w programie wymaga każdorazowo sporządzenia aneksu do umowy? Nie. Beneficjent może dokonywać przesunięć w budżecie Programu Rewitalizacji Społecznej określonym we wniosku stanowiącym załącznik do umowy do 10% wartości środków w odniesieniu do zadania, z którego przesuwane są środki jak i do zadania, na które przesuwane są środki w stosunku do zatwierdzonego wniosku. Przesunięcia, o których mowa nie mogą: zwiększać łącznej wysokości wydatków dotyczących cross-financingu w ramach Programu Rewitalizacji Społecznej; zwiększać łącznej wartości zadania odnoszącego się do zarządzania Programem Rewitalizacji Społecznej.

23 C. Wybór Wykonawców i Partnerów w programie rewitalizacji społecznej 1) Czy istnieją jakieś ograniczenia co do liczby partnerów w programie? Nie ma ograniczeń, co do liczby i rodzaju podmiotów, z którymi można współpracować przy realizacji programu. Zawsze jednak za prawidłową realizację programu odpowiedzialny jest Wnioskodawca Lider. Istotą odróżniającą partnerstwo od przekazania Wykonawcy realizacji zadań lub zakupu usług jest wspólne zarządzanie programem. W przypadku partnerstwa, w którym jest więcej, niż trzech partnerów, obowiązkowym jest zawarcie w umowie opisu procedur, jakie powinny funkcjonować w ramach partnerstwa (m.in. odnośnie zarządzania ryzykiem, konfliktem, identyfikacja problemu) oraz sposobów rozwiązywania kwestii dotyczących podejmowania decyzji i sprawowania roli lidera w partnerstwie. Partnerstwo nie może być zawarte przez jednostki, pomiędzy którymi istnieje podległość (np. pomiędzy jednostką samorządu terytorialnego i jej własną jednostka organizacyjną) 1. Partnerstwa nie stanowią również podmioty zrzeszające instytucjonalne organizacje i instytucje (związek stowarzyszeń, stowarzyszenie - lokalna grupa działania, itp). Strona 24 2) Czy partnerowi można zlecić realizację usługi? Nie. Przystępując do pisania wniosku o dofinansowanie należy jasno wskazać, za jakie zadania odpowiedzialni są poszczególni Partnerzy i oni realizują dane zadania we wniosku od dofinansowanie. 3) W jaki sposób należy wybierać wykonawców? Przy wyborze wykonawców obowiązuje ustawa Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z nią jednostki z sektora finansów publicznych są zobowiązane zlecać realizację usług/dostaw przekraczających wartość 14 tys. euro zgodnie z ww. ustawą. W przypadku jednostek spoza sektora obowiązuje przestrzeganie zasady konkurencyjności. Wnioskodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych, zobowiązanych do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych nie dotyczy zasada konkurencyjności. 1 Nie dotyczy to jednostek nadzorowanych oraz tych jednostek podległych, które na podstawie odrębnych przepisów mają osobowość prawną.

24 4) Czy w trakcie realizacji programu, może ulec zmianie skład partnerstwa? Nie. W trakcie realizacji programu nie jest możliwe zwiększenie czy tez zmniejszenie liczby partnerów. Strona 25 5) Czy w przypadku rezygnacji jednego z Partnerów możliwe jest zastąpienie go innym Partnerem? W przypadku rezygnacji partnera/partnerów z udziału w programie lub wypowiedzenie partnerstwa Wnioskodawca może powołać w miejsce dotychczasowego/dotychczasowych nowego partnera/partnerów. Po zmianie partnera/partnerów Wnioskodawca obowiązany jest do wskazania stosownych zmian we wniosku o dofinansowanie oraz uzyskania zgody CRZL na ich wprowadzenie. Poszerzenie zawiązanego partnerstwa w trakcie trwania Programu Rewitalizacji Społecznej nie jest możliwe. 6) Czy partnerzy muszą być wybierani zgodnie z zapisami ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju? Jeśli partnerem będzie jednostka spoza sektora finansów publicznych to konieczne jest zamieszczenie ogłoszenia o naborze partnera na zasadach określonych w art. 28 a ustawy z dnia 6 grudnia 2006 roku (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712, z późn. zm.) 7) Wniosek aplikacyjny będzie składać Gmina/OPS. Jednym z zaplanowanych w projekcie działań są kampanie społeczne, które odbędą się na obszarze wsparcia. W gminie funkcjonuje jednostka budżetowa (nie posiadająca osobowości prawnej), która ma w zadaniach statutowych prowadzenie kampanii. Czy gdybyśmy zdecydowali się, żeby tego typu działanie poprowadziła właśnie ta jednostka, musimy ich koszty pośrednie, koszty zarządzania etc. wprowadzić w nasz budżet? Czy wystarczy wpisać we wniosku, że np. zostaną zrealizowane 3 kampanie społeczne i koszt będzie wynosił X? Problem polega na tym, że jednostka ta nie może wystawiać rachunków/faktur, więc współpraca z nimi odbywałaby się na podstawie podpisanego porozumienia i zobowiązani byliby do rozliczenia się z każdej wydanej złotówki, co oznacza, że widzielibyśmy kwoty idące na zarządzanie, koszty pośrednie itp.

25 Nie trzeba poszczególnych kosztów wprowadzać do budżetu programu. Można zlecić realizację zadań podmiotom niepublicznym niebędącymi partnerami stosując odpowiednią procedurę zlecania (w zależności od rodzaju zadania) określoną w: art.5 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2010 r. Nr 234, poz. 1536, z późn. zm.), Strona 26 art. 25 ustawy z dnia 2 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz.U. z 2009 r. Nr 175, poz.1362, z późn. zm.). Projektodawca może przewidzieć realizację zadań lub ich części przez podmiot wyłoniony w trybie Ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004r. (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.), w zakresie w jakim ustawa ma zastosowanie do beneficjenta. Zgodnie z dokumentacją konkursową, zlecanie dostaw towarów lub usług podmiotom podwykonawcom nie będącym stroną umowy partnerstwa, może dotyczyć jedynie tej części zadania powierzonego partnerowi, która nie może być wykonana bezpośrednio przez niego lub w ramach współpracy między partnerami. W takim przypadku projektodawca powinien podać we wniosku o dofinansowanie dokładne informacje o powodach i zakresie zleceń podwykonawczych, kryteriach wyboru podwykonawców oraz przedstawić rzetelną i wiarygodną rynkowo kalkulację przewidywanych kosztów. Wydatki związane ze zleceniem usług mogą stanowić wydatki kwalifikowalne pod warunkiem, że projektodawca wskaże we wniosku o dofinansowanie programu (przy odpowiednich pozycjach budżetowych) usługi, które zamierza zlecać innym podmiotom a wniosek o dofinansowanie.

26 III. ŹRÓDŁA INFORMACJI 1. Dokumentacja konkursowa dla konkursu zamkniętego z preselekcją nr: CRZL/1.17/P/2011 Strona Wytyczne w zakresie konstruowania lokalnych programów rewitalizacji społecznej 3. Zasady finansowania projektów w ramach PO KL 4. Ustawa o pomocy społecznej 5. Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez Instytucję Zarządzającą Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 6. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki