WSPOMAGANIE PODEJMOWANIA DECYZJI W ZAKRESIE WYBORU SYSTEMU ZARZ DZANIA DOKUMENTAMI (CMS/DMS) TOMASZ KOMOROWSKI

Transkrypt

1 WSPOMAGANIE PODEJMOWANIA DECYZJI W ZAKRESIE WYBORU SYSTEMU ZARZ DZANIA DOKUMENTAMI TOMASZ KOMOROWSKI Streszczenie W niniejszej pracy poruszono problem wyboru systemu do zarz dzania dokumentami elektronicznymi na przykładzie zadania realizowanego w projekcie BalticMuseums 2.0 Plus. Omówiono zagadnienia zwi zane z procesem podejmowania decyzji, a tak e klasyfikacj systemów zarz dzania tre ci. Przedstawiono skrócon specyfikacj wymaga i kryteriów wyboru oraz dwie metody wyboru systemów CMS/DMS: opart o porównywark CMSmatrix.org oraz diagram Hassego. Słowa kluczowe: wspomaganie decyzji, systemy zarz dzania dokumentami, diagram Hassego 1. Wprowadzenie Problem wyboru odpowiedniego narz dzia wspomagaj cego organizacj w zarz dzaniu dokumentami cyfrowymi jest niezwykle zło onym zagadnieniem. Oferta ponad dwóch tysi cy gotowych rozwi za komercyjnych lub open source'owych systemów CMS (ang. Content Management System) nie jest mo liwa do szybkiego zweryfikowania, a ró norodno funkcji, rozszerze i modułów nie ułatwia ich porównania. Literuatura po wi cona zagadnieniom wspomagania decyzji [8, 9] wskazuje szereg metod o ró nym stopiu zło ono ci, mog cych mie zastosowanie w rozwi zywaniu podobnych problemów. Wiele z nich opiera si na agregacji ocen ekspertów, o których czasem trudno z uwagi na ilo implementacji danego rozwi zania lub ograniczone rodki finansowe zabud etowane na zadania wyboru systemu. Systemy zarz dzania tre ci i dokumentami elektronicznymi przez lata ewaluowały, wzbogacane o nowe cechy i funkcjonalno ci. W niektórych przypadkach trudno zaklasyfikowa dane rozwi zanie i jednoznacznie wskaza przeznaczenie systemu. Wiele z nich aspiruje do rozwi za kompleksowych wspomagaj cych (poprzez liczne moduły i rozszerzenia) niemal ka dy aspekt zarz dzania tzw. kontentem. W niniejszym artykule uwag skupiono na elementach procesu wspomagania decyzji w zakresie wyboru alternatywy decyzyjnej (systemu CMS/DMS). Ze wzgl dów ekonomicznych wykorzystano do tego celu proste metody lub ogólnodost pne narz dzia. 2. Proces podejmowania decyzji Problem decyzyjny i alternatywy Decyzja to " wiadomy wybór jednego spo ród rozpatrywanych i uznanych za mo liwe wariantów przyszłego działania" [3, s. 101]. Procesem podejmowania decyzji mo na nazwa zatem cykl działa zmierzaj cych do rozwi zania problemu wyboru wariantu (alternatywy). Koncentracja aspekcie decyzyjnym, zło ono problemów oraz warunki podejmowania decyzji determinuj zastosowanie jednej lub kilku spo ród kilkuset metod, których wybór sam w sobie jest skomplikowanym zagadnieniem wielokryterialnym. Podejmowanie decyzji implikuje wybór jednej ze

2 62 Wspomaganie podejmowania decyzji w zakresie wyboru systemu zarz dzania dokumentami zbioru alternatyw. Słowo "alternatywa" i "wariant" s w tym przypadku bardzo cz sto stosowane zamiennie. Ich znaczenie nie jest jednak dokładnie takie samo. Słownik j zyka polskiego definiuje "wariant" jako: "inne opracowanie tego samego tekstu lub inne rozwi zanie jakiego problemu" 1. "Alternatywa" z kolei koncentruje si na aspekcie wyboru, co w tym samym ródle opisane jest jako: "dwie wykluczaj ce si mo liwo ci; lub te : "konieczno wyboru mi dzy dwiema wykluczaj cymi si mo liwo ciami". Z logicznego punktu widzenia istniej dwa rodzaje alternatyw. Alternatywy zwykłe i alternatywy wykluczaj ce [1, 2]: Alternatywa zwykła (nierozł czna, niewykluczaj ca) zachodzi wówczas, kiedy mamy do czynienia z co najmniej dwoma wariantami, których wybór jest prawdopodobny i istnieje mo liwo wyboru jednego (lub wi cej ni jednego wariantu) stosowany spójnik "lub". Mo na j przedstawi za pomoc wzoru: p q, która jest prawdziwa wtedy i tylko wtedy, gdy co najmniej jeden z elementów jest prawdziwy: p q= (p q) ( p q) (p q). Alternatywa wykluczaj ca (ekskluzja, kontrawalencja, alternatywa rozł czna, ró nica symetryczna, suma poprzeczna, suma modulo 2, XOR, exclusive or, EOR) kiedy wybór jednego wariantu wyklucza wybór innego wariantu (ze zbioru wariantów nale y wybra tylko jeden) stosowany spójnik "albo"; Alternatyw wykluczaj c mo na przedstawi w postaci ró nicy symetrycznej p q, która jest prawdziwa wtedy i tylko wtedy, gdy p q=(p q) ( p q), czyli tylko jeden z elementów jest prawdziwy. Podejmowanie decyzji najcz ciej sprowadza si do wyboru alternatywy wykluczaj cej. Wybór wi cej ni jednego wariantu bardzo cz sto ze wzgl dów ekonomicznych nie mo e by optymalny. W tym artykule skoncentrowano si na ocenie alternatyw wykluczaj cych, b d cych jednym z niezb dnych etapów podejmowania decyzji. 2. Etapy podejmowania decyzji Proces podejmowania decyzji jest zło on procedur, któr mo na podzieli na nast puj ce, cyklicznie wyst puj ce, etapy: zdefiniowanie celu, zbieranie informacji, rozpoznanie dost pnych opcji, ocena i podj cie decyzji, wprowadzenie decyzji w ycie, monitorowanie i predykcja skutków decyzji. Realizacja ka dego z tych etapów wymaga zastosowania wła ciwych technik, metod i narz dzi, a tak e odpowiedniej wiedzy i do wiadczenia. Dobór wymienionych składników musi by adekwatny do rodzaju i skali problemu decyzyjnego, a tak e wielko ci zasobów mo liwych do zaanga owania w procesie decyzyjnym b d cych w dyspozycji decydenta [7, 8, 9]. Decyzja b d ca wynikiem procesu opiniuj cego realizowanego przez zespół ekspertów jest efektem wielu opinii cz stkowych. Wg Formana i Peniwatiego [6, s ] sposób agregacji eksperckich ocen rozpatrywanych kryteriów jest zale ny od sposobu nadawania przez nich ocen. Wyró niaj oni dwa zasadnicze modele organizacji prac zespołu ekspertów. Jednym z nich jest współpraca przy ocenie relacji mi dzy atrybutami rozpatrywanej grupy, a drugim autonomiczne dokonywanie ocen poszczególnych ekspertów [5, s ]. W dalszej cz ci pracy, po wi conej zagadnieniom wyboru systemu CMS/DMS, przedstawiono zało enia i metody wykorzystane podczas realizacji czterech pierwszych etapów procesu podejmowania decyzji. Kolejne etapy: wprowadzenie decyzji w ycie, monitorowanie i predykcja skut- 1 Słownik J zyka Polskiego. PWN, Waraszwa hasło "alternatywa", "wariant".

3 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 56, ków decyzji, w momencie pisania artykułu nie zostały zako czone. Wszystkie oceny eksperckie zostały dokonywane w sposób autonomiczny, tzn. eksperci ne współpracowali ze sob w trakcie oceniania. Z powodu ogranicze edytorskich nie przedstawiono mechanizmu doboru ekspertów, ani sposobu agregacji ocen i weryfikacji ich zgodno ci. Analiza w tym zakresie b dzie przedmiotem osobnego opracowania. 3. Klasyfikacja systemów CMS Systemy zarz dzania zawarto ci (ang. Content Management Systems CMS) s rozwi zaniami, które maj wspiera u ytkowników w zarz dzaniu wszelkiego rodzaju dokumentami elektronicznymi i/lub ich zawarto ci. Dokument elektroniczny (zawarto content) w tym wypadku nale y rozumie jako wszelka forma danych przyjmuj ca posta zarówno dokumentu okre lonego typu: obraz, dokument tekstowy, plik audio czy wideo, strona internetowa, jak i wpis na blogu, komunikat, czy strona wiki. W zale no ci od przeznaczenia systemu CMS, rodzaju zarz dzanej zawarto- ci oraz wbudowanych narz dzi i funkcji systemu CMSy mo na podzieli na nast puj ce podklasy: WCMS Web Content Management System (Systemy Zarz dzania Zawarto ci Stron Internetowych), DMS Document Management System (Systemy Zarz dzania Dokumentami), DAMS Digital Asset Management System (Systemy Zarz dzania Cyfrowymi Zasobami), KMS Knowledge Management System (Systemy Zarz dzania Wiedz ), ECMS Enterprise Content Management System (Systemy Zarz dzania Kontentem Przedsi biorstwa).. Podział na podklasy systemów CMS został dokonany ze wzgl du na rodzaj zarz dzanej zawarto ci (contentu) i narz dzia oraz funkcje, w jakie te systemy zostały wyposa one. WCMS jest systemem wykorzystywanym najcz ciej do tworzenia i zarz dzania serwisami stron internetowych. Ich przeznaczenie i wbudowane narz dzia s dedykowane tworzeniu dokumentów HTML (stron WWW) i wszelkich elementów osadzonych na tych stronach (galerie zdj, kalendarze, galerie filmów lub innych zasobów multimedialnych, fora dyskusyjne itp.). Głównym celem stosowania tego typu systemów jest umo liwienie u ytkownikom nieposiadaj cym umiej tno ci programistycznych na wspólne tworzenie i publikowanie stron internetowych oraz zarz dzanie zasobami serwisu. DMS'ami nazywane s systemy komputerowe (lub zbiory programów komputerowych) u ywane do składowania i " ledzenie losów" dowolnego typu dokumentu elektronicznego. DMS charakteryzuj si mi dzy innymi nast puj cymi funkcjami: składowanie plików, wysyłanie, ci ganie (ang. storing, upload, download), kontrola dost pu (ang. access controll), ledzenie losów pilku (ang. tracking), wersjonowanie (ang. versioning), współpraca pomi dzy u ytkownikami serwisu (ang. collaborating), zarz dzanie przepływami pracy (ang. workflow management). DMS w przeciwie stwie do WCMS nie traktuje kontentu jako zasób publikowalny, którego zawarto (tre ) powinna by dost pna dla u ytkowników. Z tego punktu widzenia w DMS'ach ka dy plik traktowany jest jak zarz dzalny obiekt, a nie jak np. element strony internetowej. DAMS jest systemem wyposa onym w mechanizmy i narz dzia dedykowane dla zasobów multimedialnych. Głównym zadaniem tej grupy systemów jest składowanie, katalogowanie, dystrybu-

4 64 Wspomaganie podejmowania decyzji w zakresie wyboru systemu zarz dzania dokumentami cja (kontrolowane udost pnianie), opisywanie i przeszukiwanie wszelkich cyfrowych multimediów takich jak: obrazy, filmy, muzyka oraz dokumenty tekstowe. Funkcjami wyró niaj cymi systemy DAMS s : sczytywanie metatagów (informacji) z uploadowanych zasobów multimedialnych, silnik wyszukiwania zoptymalizowany pod k tem przeszukiwania cyfrowych multimediów, atrybuty zasobów adekwatne dla cyfrowych multimediów (np. prawa autorskie), narz dzia podgl du multimediów, narz dzia edycji multimediów, zadania i przepływy pracy ukierunkowane na zarz dzanie cyfrowymi multimediami. Dla uproszczenia mo na zało y, e DAMS s systemami DMS wyposa onymi w narz dzia dedykowanymi dla multimediów. KMS to systemy zoptymalizowane pod k tem dzielenia si wiedz w organizacji. W tego rodzaju systemach główny nacisk poło ony jest na zawarto przetwarzanych dokumentów i informacji. Poni szy rysunek prezentuje ramy procesu, w oparciu o które budowane s systemy informatyczne maj ce wspiera zarz dzanie wiedz. Przechwytywanie Dost p do Baza Tworzenie Aplikacja Nabycie Dzielenie si Wiedz Transfer Sieci Rysunek 1. Proces zarz dzania wiedz famework ródło: Opracowanie własne na podstawie: ECMS to systemy przeznaczone do organizowania i składowania dokumentów danej organizacji (firmy) lub innych "tre ci" zwi zanych z procesami danej organizacji. Systemy takie s wyposa- one w funkcje charakterystyczne dla biznesowego uj cia obiegu informacji/dokumentów, do których nale e mog : informacje o klientach i relacjach z klientami (Customer Relationship Management), informacje o transakcjach, raporty, zestawienia generowane dynamicznie, dodatkowe moduły typu: zarz dzanie dokumentami projektów, zarz dzanie dokumentami kadrowymi itp.

5 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 56, Wybór systemu CMS/DMS Definicja celu i wymaga Analiza i wybór systemu informatycznego klasy CMS/DMS do celów mi dzynarodowego projektu BalticMuseums 2.0 Plus podporz dkowane były głównemu celowi. Tym celem było umo liwienie zdalnej współpracy nad cyfrowymi materiałami multimedialnymi grupie osób zaanga owanych w realizacj tego projektu. W przedsi wzi ciu udział bierze sze ciu partnerów: dwie instytucje naukowe Uniwersytet Nauk Stosowanych w Stralsundzie i Uniwersytet Szczeci ski oraz cztery muzea oceanograficzne Niemieckie Muzeum Oceanograficzne w Stralsundzie, Akwarium Gdy skie, Litewskie Muzeum Morskie w Kłajpedzie i Muzeum Oceanu wiatowego w Kaliningradzie. Projekt Baltic Museums 2.0 realizowany jest w ramach South Baltic Cross-border Cooperation Programme i współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Europejskiej Polityki Spójno ci. Głównym celem projektu BalticMuseums 2.0 jest promocja i efektywne wykorzystanie dziedzictwa zgromadzonego w muzeach oceanograficznych poprzez ponadgraniczne o rodki informacji turystycznej, tak by zwi kszy ich atrakcyjno i konkurencyjno, szczególnie dla turystów zagranicznych [11]. Cyfrowe materiały multimedialne gromadzone i przetwarzane w systemie CMS/DMS maj by wykorzystane do tworzenia e- przewodników (ang. e-guide). Wymagania dotycz ce wybieranego systemu były determinowane przez: cel nadrz dny: budowa kolekcji materiałów przeznaczonych do e-przewodników, udział w projekcie kilkudziesi ciu osób z 4 pa stw nadbałtyckich i konieczno zdalnej współpracy przez Internet; specyfika prac nad cyfrowymi multimediami. Specyfikacja opracowana podczas spotka zespołów projektowych zakładała podział wymaga na cztery kategorie: Podstawowa funkcjonalno systemu (ang. basic system features), Edycja zawarto ci (ang. content editing), Interfejs u ytkownika (ang. user-interface related), Wymagania niefunkcjonalne (Non-functional requirements). Opracowano równie szereg wymaga szczegółowych dot. systemu CMS/DMS, które zostały uj te w czterech kategoriach: podstawowe funkcjonalno ci systemu (ang. basic system features), edycja zawarto ci (ang. content editing), dotycz ce interfejsu u ytkownika (ang. user-interface related) oraz wymagania niefunkcjonalne (ang. Non-functional requirements). Ł cznie wyspecyfikowano 24 kryteria. Podczas weryfikacji systemów CMS stwierdzono, i zdefiniowane kryteria s zbyt ogólne i nie daj mo liwo ci porównania systemów (kryteria były nieporównywalne), dlatego zdecydowano o rozszerzeniu kryteriów na podkryteria i kryteria uzupełniaj ce. Z 24 pierwotnych kryteriów i 4 kategorii (wymienionych w powy szej tabeli, po rozszerzeniu powstało 6 kategorii (dwie dodatkowe: Hosting technologies & requirements oraz pomini ty we wcze niejszych wymaganiach Workflow) i ł cznie 56 kryteriów i subkryteriów. Pozwoliło to na bardziej rzeteln ocen analizowanych systemów.

6 66 Wspomaganie podejmowania decyzji w zakresie wyboru systemu zarz dzania dokumentami Wybór systemu CMS przy u yciu cmsmatrix.org Obecnie ilo systemów klasy CMS szacuje si na ponad dwa tysi ce. Wybór odpowiedniego rozwi zania spo ród tak du ej ilo ci propozycji nie jest spraw łatw. Od kilku lat pojawiaj si narz dzia, które maj wspomóc decydenta w podj ciu tej decyzji. Jedn z najbardziej popularnych porównywarek (ang. compare tool) systemów CMS jest [4]. CMSmatrix pozwala na wyszukanie i porównanie ponad 1200 systemów do zarz dzania zawarto- ci (contentem) według kryteriów z nast puj cych dziesi ciu kategorii: 1. Wymagania systemowe (ang. System Requirements), 2. Bezpiecze stwo (Security), 3. Wsparcie (ang. Support), 4. Prostota u ytkowania (ang. Easy of use), 5. Wydajno (ang. Performance), 6. Zarz dzanie (ang. Management), 7. Interoperacyjno (ang. Interoperability), 8. Elastyczno (ang. Flexibility), 9. Aplikacje wbudowane (ang. Built-in Applications), 10. Handel (ang. Commerce). Ł cznie w 10 kategoriach znajduje si 145 kryteriów. Dla wi kszo ci z kategorii mo na wybra jedn z pi ciu opcji: No (Nie dana funkcja/cecha nie jest dost pna), Limited (Wyst puje w ograniczonej formie), Costs extra (Funkcja dost pna za dodatkow opłat ), Free Add On (Funkcja dost pna jako bezpłatny dodatek), Yes (Tak funkcja wyst puje). Poniewa specyfikacja wymaga systemu CMS dla projektu BalticMuseums nie była przygotowana zgodnie z kryteriami porównywarki niezb dne było dokonanie odpowiedniego ich odwzorowania. Kryteria specyfikacji odwzorowano na kryteria uj te w narz dziu dost pnym w CMSmatrix.org. Wyniki takiego odwzorowania przedstawia poni sza tabela 1. Z uwagi na angloj zyczno obu specyfikacji kryteriów pozostawiono oryginalny zapis wszystkich pozycji. Tabela 1. Odwzorowanie kryteriów specyfikacji wymaga na kryteria wyboru CMSmatrix.org No. BalticMuseums Criterion 1 Basic system features CMSmatrix.org Criterion (Category Criterion = Value) 1.1 Content preview no equivalent 1.2 Searching (any) Built-in Applications Search Engine = Yes 1.3 Uploading content (any) Easy of Use Mass Upload = Yes 1.4 Downloading content no equivalent 1.5 Grouping/ungrouping content Management Asset Management = Yes 1.6 Deleting content Management Asset Management = Yes;

7 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 56, No. BalticMuseums Criterion CMSmatrix.org Criterion (Category Criterion = Value) 1.7 Preserving content state from before edit/delete operation Management Asset Management = Yes 1.8 Viewing and setting content metadata, including descriptive labels Easy of Use Prototyping = Yes 1.9 Viewing and setting content access rights Easy of Use Prototyping = Yes 2 Content editing 2.1 Editing plain text Easy of Use WYSIWYG Editor = Yes 2.2 Editing rich formatted text Easy of Use WYSIWYG Editor = Yes 2.3 Resizing images Easy of Use Image resizing = Yes 2.4 Cropping images no equivalent 3 User-interface related 3.1 Support for drag&drop operations Easy of Use Drag-N-Drop Content = Yes 4 Non-functional requirements 4.1 Based on a license-free, open-source software System requirements License = Open 4.2 Capable of handling required amount of content and user activity no equivalent 4.3 User-friendly and simple to use by nonspecialists no equivalent 4.4 Compliant with W3C requirements and Google recommendations Interoperability XHTML Compliant = Yes 4.5 Respecting web coding standards no equivalent 4.6 Scalable (increasing amount of content and user activity) no equivalent 4.7 Extensible (possible inclusion of other museums in the system) no equivalent Other functions (not given in the specification) Easy of Use Zip Archives = Yes Management On-line administration = Yes Management Trash = Yes Management Workflow Engine = Yes Interoperability FTP Support = Yes Interoperability UTF-8 Support = Yes

8 68 Wspomaganie podejmowania decyzji w zakresie wyboru systemu zarz dzania dokumentami Wyniki wyboru systemu CMS za pomoc CMSmatrix.org Zastosowany filtr zawieraj cy kryteria z powy szej tabeli zaprezentował list nast puj cych systemów: 1. Contao (TYPOlight), 2. DotNetNuke Community Edition, 3. DotNetNuke Enterprise Edition, 4. DotNetNuke Professional Edition, 5. EnterMedia Digital Asset Management and CMS, 6. FarCry Open Source CMS, 7. Mura CMS, 8. MySource Matrix, 9. Nuts CMS for enterprise, 10. Spearhead CMS. Ka dy z wy ej wymienionych systemów został sprawdzony przez ekspertów i oceniony pod k tem przydatno ci do realizacji celów projektu. Niestety, pomimo wysokiej oceny funkcjonalnej niektórych rozwi za, aden z nich nie był odpowiedni. Głównych przyczyn takiego stanu nale ało upatrywa w nast puj cych czynnikach: brak wielu czołowych rozwi za klasy CMS w ród zbioru porównywanych systemów w CMSmatrix.org (pomimo zarejestrowanych ponad 1200 systemów), brak klasyfikacji systemów (WCMS, DMS, DAMS, KMS, ECMS) wskazuj cej na przeznaczenie systemu jako kryterium wyszukiwania, ro na interpretacja kryteriów to samo kryterium (np. multimedia management ma inne znaczenie w kontek cie systemów WCMS i inne dla DAMS), brak mechanizmów weryfikuj cych autentyczno i przydatno wpisów w bazie danych narz dzia CMSmatrix.org rejestracji systemów dokonuj producenci, brak mo liwo ci doprecyzowania kryteriów wyszukiwania sko czona lista 145 kryteriów nie zawiera wszystkich mo liwych i po danych opcji. Ocena alternatyw za pomoc diagramu Hassego Do oceny alternatyw wykorzystuje si metody porz dkowania zbiorów kryteriów. Przy ocenie wielokryterialnej najcz ciej stosowane s diagram Hassego, metody progowe (np. metoda ELECTRE), hierarchizacja kryteriów i inne [10]. Celem stosowania tych metod jest uporz dkowanie zbioru elementów według przyj tej reguły klasyfikacyjnej oraz wyró nienie mo liwie najmniejszego podzbioru stanowi cego podstaw przy dokonywaniu wyborów. Diagramem Hassego nazywa si graf zorientowany G=(W,R), gdzie W oznacza zbiór porównywanych elementów, natomiast R jest relacj cz ciowego porz dku, R W W co mo na zapisa jako [10, s. 16]: (x, y)r y "jest lepsze od" x, W naszym przypadku "lepsze" oznacza, e suma warto ci wszystkich kryteriów dla elementu y jest wi ksza ni dla elementu x, co mo na przedstawi wzorem:

9 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 56, lub z u yciem sumy wa onej: gdzie wi waga przypisana i-temu kryterium,. Takie sumowanie kryteriów powoduje utworzenie jednego metakryterium z wielu kryteriów cz stkowych. Do oceny wybrano 7 systemów CMS/DMS ró nej klasy, które (według opisów producentów i do wiadcze ekspertów wspomagaj cych wybór) miały najwi ksze mo liwo ci funkcjonalne i cechy zbli one do tych, które zostały zdefiniowane w wymaganiach. Poni sza tabela prezentuje wybrane systemy oraz ich wersje i klasyfikacj. aden z tych systemów nie wyst pował w CMSmatrix.org. Tabela 2. Oceniane systemy CMS/DMS Oznaczenie Nazwa Wersja Typ systemu N1 ResourceSpace DAMS N2 Cynapse/Plone CMS/DAMS N3 TYPO3 4.6 CMS N4 OpenKM DAMS N5 Alfresco CE 4.0 DMS N6 NotreDAM 1.08 DAM N7 EnterMedia 7.5 DAM Ka dy system został oceniony zgodnie z procedur diagramu Hassego wykorzystuj c zarówno sum wyników oceny poszczególnych kryteriów jak i sum wa on. Wszystkie kryteria zagregowano do 6 głównych kryteriów nadrz dnych i wskazano wagi, gdzie najwy ej oceniono przydatno funkcji systemu, a najmniejsz wag przypisano wymaganiom niefunkcjonalnym (tabela 3). Tabela 3. Zagregowane kryteria oceny systemów CMS/DMS Kryterium Nazwa Skrót Kierunek preferencji Wagi K1 Podstawowe funkcje systemu (Basic System Features) BSF max 0,3 K2 Edycja zawarto ci (Content Editing) CE max 0,2 K3 Funkcje powi zane z interfejsem u ytkownika (User-Interface Related) UIR max 0,1 K4 Niefunkcjonalne wymagania (Non-Functional Requirements) NFR max 0,05 K5 Technologia i wymagania hostingu (Hosting Technologies & Requirements) HTR min 0,1 K6 Przepływy pracy (Workflow) W max 0,25

10 70 Wspomaganie podejmowania decyzji w zakresie wyboru systemu zarz dzania dokumentami Wyniki oblicze zaprezentowane s w postaci rankingów w poni szych tabelach 4, 5 i 6. Tabela 4. Ranking systemów wg sumy ocen cz stkowych Kryterium Ocena Ocena Wa ona Znormalizowana Ocena Wa ona N1 32,00 9,55 0,55 N3 32,00 8,45 0,72 N4 29,50 9,95 0,83 N7 26,50 9,20 0,80 N5 23,50 8,00 0,81 N2 8,00 5,40 0,49 N6 2,00 4,60 0,24 Tabela 5. Ranking systemów wg sumy wa onych ocen cz stkowych Kryterium Ocena Ocena Wa ona Znormalizowana Ocena Wa ona N4 29,50 9,95 0,83 N1 32,00 9,55 0,55 N7 26,50 9,20 0,80 N3 32,00 8,45 0,72 N5 23,50 8,00 0,81 N2 8,00 5,40 0,49 N6 2,00 4,60 0,24 Wyniki dwóch powy szych rankingów nie dawały jednoznacznej odpowiedzi, który system nale y wybra. Równie kryteria oceny systemów miały zró nicowane skale punktowe dla ka dego z nich, st d konieczne było obliczenie znormalizowanych ocen wa onych (zaprezentowanych tak e w tabeli 5 i 6). Normalizacji dokonano wg wzorów: W tabeli 6 przedstawiono ranking systemów wg znormalizowanych ocen wa onych.

11 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 56, Tabela 6. Ranking systemów wg znormalizowanych sum wa onych ocen cz stkowych Kryterium Ocena Ocena Wa ona Znormalizowana Ocena Wa ona N4 29,50 9,95 0,83 N5 23,50 8,00 0,81 N7 26,50 9,20 0,80 N3 32,00 8,45 0,72 N1 32,00 9,55 0,55 N2 8,00 5,40 0,49 N6 2,00 4,60 0,24 W tym przypadku uzyskali my wynik wskazuj cy na rozwi zanie nr 4, czyli system OpenKM (Open Knowledge Management) w wersji Znormalizowana ocena wa ona jest w tym przypadku najodpowiedniejsz metod pomiaru. Diagram Hassego dla znormalizowanych kryteriów przedstawiono na poni szym rysunku. Rysunek 2. Diagram Hassego dla znormalizowanych kryteriów

12 72 Wspomaganie podejmowania decyzji w zakresie wyboru systemu zarz dzania dokumentami 5. Podsumowanie Zgodnie z interpretacj diagramu Hassego najlepsz alternatyw jest N4, poniewa nie ma alternatywy lepszej. W tym uj ciu alternatywa N3 jest najgorsza, natomiast N6 i N2 s wariantami gorszymi (bo wskazuje na to suma wa ona kryteriów znormalizowanych), a w poszczególnych kryteriach zdarza si, e wyst puje ocena wy sza (nie jest spełniona relacja przewy szania). Wybór systemu CMS/DMS jest zagadnieniem bardzo zło onym, a jego wynik uzale niony bezpo- rednio od sprecyzowanych wymaga i zebranych informacji (danych) o dost pnych alternatywach. Bardzo du e znaczenie ma tak e dobór ekspertów oceniaj cych systemy wg okre lonych kryteriów. Spo ród metod wielokryterialnych powszechnie stosowanych do wyboru alternatyw decyzyjnych najcz ciej wybierane s ró ne warianty metody AHP (ang. Analytic Hierarchy Process). Ta metoda mo e mie zastosowanie zarówno do wyboru wariantów decyzyjnych, jak i ewaluacji oraz badania istotno ci ocen dokonywanych przez ekspertów. Zastosowanie metody AHP do ww. problemu wyboru systemu CMS/DMS b dzie tematem osobnego opracowania. Bibliografia [1] Adair J.: Anatomia biznesu. Podejmowanie decyzji. Wydawnictwo Studio Emka. Warszawa [2] Badania Operacyjne, pod red. W. Sikory, PWE, Warszawa [3] Bolesta-Kukułka K.: Decyzje mened erskie, PWE, Warszawa [4] CMSmatrix Compare Tool: [5] Dytczak M., Ginda G., Kwiesielewicz M.: Wybrane narz dzia grupowego wspomagania decyzji w zarz dzaniu miastem, [w:] Knosala R. (red.) Komputerowo zintegrowane zarz dzanie, t. I. _Dytczak_ M.pdf. [6] Forman E., Peniwati K.: Aggregating individual judgments and priorities with the Analytic Hierarchy Process. European Journal of Operational Research, 108, [7] Griffin R.: Podstawy zarz dzania organizacjami, PWN, [8] Miller D.W., Starr M.K.: Praktyka i Teoria decyzji, PWN, [9] Robbins S.: Skuteczne podejmowanie decyzji, PWE,2005. [10] Tarapata Z.: Optymalizacja decyzji inwestycyjnych, cz.i, ródło: a_decyzji_inwestycyjnych_czi.pdf. [11] Tourism Information Products For Oceanographic Museums,

13 Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management Nr 56, DECISION SUPPROT FOR CHOOSING DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM This paper discussed problem of choosing a system for electronic document management on the example of an activity carried out in the BalticMuseums 2.0 Plus project. Also presented issues related to decision-making process, and the classification of content management systems. The author summarizes the specification of requirements and selection criteria, and presents two simple methods to choose the Content Management System based on the comparison CMSmatrix.org and Hasse diagram. Keywords: decision support, document management systems, Hasse diagram Instytut Informatyki w Zarz dzaniu Wydział Nauk Ekonomicznych i Zarz dzania Uniwersytet Szczeci ski ul. Mickiewicza 64, Szczecin tomasz.komorowski@wneiz.pl