Instrukcja stosowania optymalnego modelu oraz informatycznych narzędzi komunikacji wewnętrznej

Transkrypt

1 Tytuł dokumentu: Instrukcja stosowania optymalnego modelu oraz informatycznych narzędzi komunikacji wewnętrznej Metryka dokumentu: Data Autor zmiany Wersja Opis zmiany / Status SputnikSoftware 0.1 Udostępnienie dokumentu Robocza SputnikSoftware 1.0 Modyfikacja dokumentu na podstawie przesłanych uwag. Dokument przeznaczony do opublikowania Opublikowana Przeznaczenie: Urząd Miasta Nazwa jednostki: Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle ul. Piramowicza Kędzierzyn-Koźle 1

2 Spis treści 1. Wstęp Kontekst projektu i definicja celów [3.4] Przeznaczenie dokumentu Adresaci i strony zainteresowane Opis zawartości dokumentu streszczenie Słownik wyrazów branżowych i skrótów Rozdział I Użytkownik systemu komunikacji wewnętrznej Dobre praktyki związane z komunikacją wewnętrzną w urzędach [3.6] Informacja w komunikacji wewnętrznej Wybór formy komunikacji pisemna czy słowna? Jak mówić, aby być zrozumiałym? Prowadzenie rozmowy telefonicznej Jak zredagować dobry tekst? Korespondencja wewnętrzna Memo Listy i wiadomości elektroniczne Opracowanie Instrukcji i procedur operacyjnych Tworzenie raportów Organizacja pracy w grupie Wyznaczanie wspólnych zadań Umawianie spotkań Książka teleadresowa Organizowanie i moderowanie dyskusji elektronicznych Zbiór zasad właściwego zachowania przy korzystaniu z komunikacji elektronicznej (wytyczne etykiety) [3.7] Kontakty służbowe poprzez elektroniczne narzędzia komunikacji Korespondencja elektroniczna Publikowanie informacji dla szerszego grona odbiorców Informatyczne narzędzia komunikacji wewnętrznej [3.2] Graficzny interfejs użytkownika (GUI) serwisu Intranetowego [3.1] Podstawowe funkcjonalności Komunikaty systemowe i ich znaczenie Funkcje przyporządkowane poszczególnym pozycjom Menu Zbiór możliwych do wykonania czynności Rekomendowane procedury komunikacji wewnętrznej [3.3] Przekazywanie komunikatu lub informacji o treści poleceń Elektroniczny komunikator głosowy Tele-Wideokonferencje Publikacja komunikatów oraz informacji o treści poleceń i dokumentów w sieci Intranet Opis procedury wykonywania podstawowych czynności [3.8] Czynność przekazywania informacji w komunikacji pionowej o zakresie wykraczającym poza obszar działania komórki organizacyjnej Czynność przekazywania informacji wewnątrz komórek organizacyjnych

3 3.6.3 Czynność Otwarcia i zamknięcie grupy roboczej Czynności pracy z Bibliotekami Kalendarz Listy zadań Funkcja współdzielenia informacji pomiędzy użytkownikami w wydzielonych wirtualnych miejscach pracy grupowej Funkcja tworzenia i aktualizowania wewnętrznych baz danych i aplikacji bazodanowych opartych na formularzach wypełnianych przez użytkowników zgodnie z ich uprawnieniami Tworzenie dokumentów Dodawanie dokumentów Przeglądanie dokumentów Edycja dokumentów udostępnionych Przeglądanie historii dokumentów Funkcja rezerwacji sal i innych zasobów (laptopy, wyświetlacze multimedialne itd.) Funkcja zgłaszania zapotrzebowania na materiały Zapewnienie bezpieczeństwa informacji w sieci Intranet Zapraszanie współpracowników na spotkania Akceptowanie, odrzucanie zaproszeń Sprawdzanie wolnych terminów dla osób, grupy osób Rozwiązywanie konfliktów z kolidującymi spotkaniami Listy zadań do wykonania, obsługa zrealizowanych zadań Funkcja delegowania zadań i otrzymywania informacji o stopniu zaawansowania ich realizacji Planowanie całodniowych i wielodniowych spotkań Procedury ochrony danych osobowych i ochrony informacji niejawnych w stosowaniu optymalnego modelu, procedur i metod oraz informatycznych narzędzi komunikacji wewnętrznej [3.5] Akty prawne związane z ochroną informacji w systemach teleinformatycznych Ochrona danych osobowych Optymalny model komunikacji wewnętrznej [3.4] Rekomendacje dla komunikacji wewnętrznej Specyfika modelu komunikacji wewnętrznej urzędu Rozdział II Kierownik Zarządzanie uprawnieniami w Serwisie Intranetowym Nadawanie praw dostępu do witryn [4.3] Logowanie i ograniczenie dostępu Kontrola dostępu do publikowanych dokumentów Nadawanie i zmiana uprawnień dla grup [4.1] Zarządzanie komunikacją pomiędzy poszczególnymi grupami [4.2] Współdzielenie informacji w postaci List Dyskusyjnych Dobre praktyki związane z komunikacją wewnętrzną w urzędach [3.6] Informacja w komunikacji wewnętrznej Wybór formy komunikacji pisemna czy słowna? Jak mówić, aby być zrozumiałym?

4 4.7.4 Prowadzenie rozmowy telefonicznej Jak zredagować dobry tekst? Korespondencja wewnętrzna Memo Listy i wiadomości elektroniczne Opracowanie Instrukcji i procedur operacyjnych Tworzenie raportów Organizacja pracy w grupie Wyznaczanie wspólnych zadań Umawianie spotkań Książka teleadresowa Organizowanie i moderowanie dyskusji elektronicznych Zbiór zasad właściwego zachowania przy korzystaniu z komunikacji elektronicznej (wytyczne etykiety) [3.7] Kontakty służbowe poprzez elektroniczne narzędzia komunikacji Korespondencja elektroniczna Publikowanie informacji dla szerszego grona odbiorców Informatyczne narzędzia komunikacji wewnętrznej [3.2] Graficzny interfejs użytkownika (GUI) serwisu Intranetowego [3.1] Podstawowe funkcjonalności Komunikaty systemowe i ich znaczenie Funkcje przyporządkowane poszczególnym pozycjom Menu Zbiór możliwych do wykonania czynności Rekomendowane procedury komunikacji wewnętrznej [3.3] Przekazywanie komunikatu lub informacji o treści poleceń Elektroniczny komunikator głosowy Tele-Wideokonferencje Publikacja komunikatów oraz informacji o treści poleceń i dokumentów w sieci Intranet Opis procedury wykonywania podstawowych [3.8] Czynność przekazywania informacji w komunikacji pionowej o zakresie wykraczającym poza obszar działania komórki organizacyjnej Czynność przekazywania informacji wewnątrz komórek organizacyjnych Czynność Otwarcia i zamknięcie grupy roboczej Czynności pracy z Bibliotekami Kalendarz Listy zadań Funkcja współdzielenia informacji pomiędzy użytkownikami w wydzielonych wirtualnych miejscach pracy grupowej Funkcja tworzenia i aktualizowania wewnętrznych baz danych i aplikacji bazodanowych opartych na formularzach wypełnianych przez użytkowników zgodnie z ich uprawnieniami Tworzenie dokumentów Dodawanie dokumentów Przeglądanie dokumentów Edycja dokumentów udostępnionych Przeglądanie historii dokumentów

5 Funkcja rezerwacji sal i innych zasobów (laptopy, wyświetlacze multimedialne itd.) Funkcja zgłaszania zapotrzebowania na materiały Zapewnienie bezpieczeństwa informacji w sieci Intranet Zapraszanie współpracowników na spotkania Akceptowanie, odrzucanie zaproszeń Sprawdzanie wolnych terminów dla osób, grupy osób Rozwiązywanie konfliktów z kolidującymi spotkaniami Listy zadań do wykonania, obsługa zrealizowanych zadań Funkcja delegowania zadań i otrzymywania informacji o stopniu zaawansowania ich realizacji Planowanie całodniowych i wielodniowych spotkań Procedury ochrony danych osobowych i ochrony informacji niejawnych w stosowaniu optymalnego modelu, procedur i metod oraz informatycznych narzędzi komunikacji wewnętrznej [3.5] Akty prawne związane z ochroną informacji w systemach teleinformatycznych Ochrona danych osobowych Optymalny model komunikacji wewnętrznej [3.4] Rekomendacje dla komunikacji wewnętrznej Specyfika modelu komunikacji wewnętrznej urzędu Rozdział III Administrator systemu komunikacji wewnętrznej Administrowanie systemem Wykonywanie kopii zapasowych oraz przywracanie systemu [2.4] Instalacja aktualizacji w Windows 2008 R2 [2.3] [6.2.2] Serwer wideokonferencji EJabberd instalacja [2.3] [2.6] [6.2.2] Klient wideokonferencji Jitsi [2.6] Korzystanie z komunikatora [2.6] Rozwój i integracja systemu [2.5] [2.2] [2.1] WebService w Sharepoint 2010 Foundation Struktura bazy danych w Sharepoint 2010 Foundation Informatyczne narzędzia komunikacji wewnętrznej, zgodnie z zakresem wdrożenia zdefiniowanym w opisie przedmiotu zamówienia na dostawę i instalację oraz na wdrożenie informatycznych narzędzi komunikacji wewnętrzne (sieć Intranet, elektroniczne komunikatory głosowe z urządzeniami do zestawiania wideokonferencji w postaci słuchawek stereo z mikrofonem i kamerą USB) [2.6] Rekomendowane procedury komunikacji wewnętrznej i sposoby korzystania z narzędzi komunikacji wewnętrznej [2.7] Przekazywanie komunikatu lub informacji o treści poleceń Elektroniczny komunikator głosowy Tele-Wideokonferencje Publikacja komunikatów oraz informacji o treści poleceń i dokumentów w sieci Intranet Definicja celów, jakie mają służyć wdrożeniu optymalnego modelu komunikacji wewnętrznej w ramach zainstalowanego systemu komunikacji wewnętrznej [2.8]

6 5.6 Procedury ochrony danych osobowych i ochrony informacji niejawnych w stosowaniu optymalnego modelu, procedur i metod oraz informatycznych narzędzi komunikacji wewnętrznej [2.9] Akty prawne związane z ochroną informacji w systemach teleinformatycznych Ochrona danych osobowych Dobre praktyki związane z komunikacją wewnętrzną w urzędach [2.10] Informacja w komunikacji wewnętrznej Wybór formy komunikacji pisemna czy słowna? Jak mówić, aby być zrozumiałym? Prowadzenie rozmowy telefonicznej Jak zredagować dobry tekst? Korespondencja wewnętrzna Memo Listy i wiadomości elektroniczne Opracowanie Instrukcji i procedur operacyjnych Tworzenie raportów Organizacja pracy w grupie Wyznaczanie wspólnych zadań Umawianie spotkań Książka teleadresowa Zbiór zasad właściwego zachowania przy korzystaniu z komunikacji elektronicznej (wytyczne etykiety) [2.11] Kontakty służbowe poprzez elektroniczne narzędzia komunikacji Korespondencja elektroniczna Publikowanie informacji dla szerszego grona odbiorców Wykaz najczęściej występujących problemów

7 1. Wstęp 1.1 Kontekst projektu i definicja celów [3.4] Dostarczenie oraz wdrożenie systemów komunikacji wewnętrznej w postaci sieci intranet i elektronicznych komunikatorów głosowych w 12 urzędach beneficjentów wraz z Obsługą gwarancyjna systemów komunikacji wewnętrznej. Elementem prac jest opracowanie i publikacja instrukcji (3 rodzaje: dla gminy, powiatu i miasta) stosowania optymalnych systemów komunikacji wewnętrznej w 12 urzędach beneficjentów. Wskazane w SIWZ Zadanie3 Projektu obejmuje również szkolenia w zakresie stosowania optymalnych modeli, procedur i metod komunikacji wewnętrznej oraz informatycznych narzędzi wchodzących w skład systemu komunikacji wewnętrznej w postaci sieci intranet i elektronicznych komunikatorów głosowych. Definicja celów Według SIWZ -Zadanie 3 Projektu cele projektu obejmują wdrożenie optymalnego modelu, procedur i metod organizacji pracy urzędów beneficjentów w procesie stosowania zainstalowanych w urzędzie beneficjenta informatycznych narzędzi komunikacji wewnętrznej w postaci sieci intranet i komunikatorów głosowych z możliwością zestawiania wideokonferencji. Podstawowym celem projektu jest optymalizacja i usprawnienia organizacji pracy oraz komunikacji wewnątrz jednostek administracyjnych: urzędów, powiatów i gmin. W szczególności cele projektu obejmują osiągnięcie następujących parametrów dla każdego komunikatu wewnętrznego oraz informacji o treści poleceń i dokumentów: o najkrótszego możliwego czasu otrzymywania przez odbiorcę wysłanych przez nadawcę komunikatów wewnętrznych oraz informacji o treści poleceń i dokumentów. o identyczności założonych przez nadawcę i osiągniętych każdorazowo: liczby oraz rodzaju odbiorców komunikatu wewnętrznego lub informacji o treści poleceń i dokumentów. o zgodności zastosowanych procedur i metod wykorzystania informatycznych narzędzi komunikacji wewnętrznej z obowiązującymi przepisami prawa. podniesienie wiedzy i umiejętności pracowników urzędów beneficjentów w stosowaniu optymalnego modelu, procedur i metod organizacji pracy urzędów beneficjentów w procesie stosowania zainstalowanych w urzędzie beneficjenta informatycznych narzędzi komunikacji wewnętrznej w postaci sieci intranet i komunikatorów głosowych z możliwością zestawiania wideokonferencji), w perspektywie całości Zadania 3 określony jest w opisie Etapu II OPZ. 7

8 Celem projektu jest również osiągniecie następujących wskaźników realizacji projektu: zwiększenie o co najmniej 20 % liczby stanowisk pracy, które otrzymują w krótszym czasie komunikaty wewnętrzne oraz informacje o treści dokumentów i poleceń, zwiększenie o co najmniej 20 % liczby kierowników wskazujących na usprawnienie komunikacji wewnętrznej, podniesienie wiedzy i umiejętności pracowników urzędów beneficjentów w stosowaniu optymalnego modelu, procedur i metod organizacji pracy urzędów beneficjentów w procesie stosowania zainstalowanych w urzędzie beneficjenta informatycznych narzędzi komunikacji wewnętrznej w postaci sieci intranet i komunikatorów głosowych z możliwością zestawiania wideokonferencji, mierzone pozytywnym wynikiem w sprawdzianie przeprowadzonym po zakończeniu szkoleń uzyskanym przez co najmniej 70 % pracowników na stanowiskach urzędniczych i pomocniczych. Cel dokumentu Opis procedur oraz udzielenie instrukcji w zakresie korzystania z systemu komunikacji wewnętrznej: serwis intranet oraz komunikator wewnętrzny. 1.2 Przeznaczenie dokumentu Dokument dostarczony w ramach projektu według przedmiotu zamówienia na: dostawę oraz instalację oprogramowania i sprzętu obsługującego informatyczne narzędzia komunikacji wewnętrznej, wdrożenie optymalnego modelu, procedur i metod organizacji pracy. W stosowaniu informatycznych narzędzi komunikacji wewnętrznej, opracowanie i publikację instrukcji, szkolenie. Dokumenty związane: 1. UMOWA NR 227/9/2011 na dokonanie dostaw i wykonanie usług z przedmiotem zamówienia: Dostawa oraz instalacja oprogramowania i sprzętu obsługującego informatyczne narzędzia komunikacji wewnętrznej, wdrożenie optymalnego modelu, procedur i metod organizacji pracy w stosowaniu informatycznych narzędzi komunikacji wewnętrznej, opracowanie i publikacja instrukcji oraz szkolenie w w/w zakresie. (Zadanie 3 podzadanie III Projektu częśća) 2. OPZ ZADANIA 3 III cz. A (uzgodniony ) z przedmiotem zamówienia j.w. 8

9 1.3 Adresaci i strony zainteresowane Wykaz nazw oraz kodów/symboli jednostek w strukturze organizacyjnej dla urzędu miasta: Adresaci dokumentu są umiejscowieni w kilku lokalizacjach Kędzierzyn-Koźle, ul. Piramowicza 32 Gabinet Prezydenta Miasta, w skład którego wchodzą : Doradca Szef Gabinetu Prezydenta ( symbol DGP), Doradca Prezydenta Miasta ds. rozwoju gospodarczego Gminy (symbol DPR), Asystent Prezydenta Miasta ds. informacji publicznej (symbol API), Asystent Prezydenta Miasta ds. planowania i analiz ( symbol APA), Specjalista - koordynator współpracy Gminy z organizacjami pozarządowymi ( symbol KOP), Specjalista ds. kontroli zarządczej (symbol KZ), Stanowisko ds. obsługi inwestorów( symbol OI). Wydziały: o Wydział Działalności Gospodarczej (symbol DG), o Wydział Finansowy (symbol Fn), w ramach którego działają stanowiące jego integralne części: Referat Budżetu i Księgowości (symbol Fn. I), Referat Wymiaru Podatków i Opłat Lokalnych (symbol Fn. II), Referat Obsługi Finansowej Urzędu Miasta (symbol Fn. III), Referat Windykacji (symbol Fn. IV), o Wydział Inżynierii Miejskiej (symbol IM), w ramach którego działają stanowiące jego integralne części: Referat inwestycji i remontów ( symbol IM-IR), Referat infrastruktury technicznej ( symbol IM - IT ); o Wydział Ochrony Środowiska i Rolnictwa ( symbol OSR), o Wydział Organizacyjny (symbol Or), w ramach którego działa stanowiący jego integralną część Referat Administracyjno-Gospodarczy (symbol Or-AG), o Wydział Polityki Mieszkaniowej, Spraw Socjalnych i Zdrowia (symbol PMS), o Wydział Promocji Miasta, Kultury i Sportu ( symbol PMKS), o Wydział Rozwoju i Środków Pomocowych (symbol RSP), o Wydział Zamówień Publicznych (symbol ZP), o Wydział Zarządzania Drogami (symbol ZD), o Wydział Zarządzania Kryzysowego (symbol ZK), Autonomiczne referaty i biura: o Biuro Informatyki i Ochrony Informacji (symbol BIO), o Biuro Rady Miasta (symbol BRM). Samodzielne stanowiska: o Główny Specjalista - Architekt Miejski ( symbol AM), o Radca Prawny I (symbol RP I), o Radca Prawny II ( symbol RP II), o Radca Prawny III ( symbol RP III), 9

10 o Audytor wewnętrzny( symbol AW), o Stanowisko ds. bezpieczeństwa i higieny pracy (symbol BHP). Kędzierzyn-Koźle, ul. Piramowicza (budynek w podwórzu) Straż Miejska (symbol SM); Kędzierzyn-Koźle, ul. Piramowicza 22 (budynek w podwórzu) Wydział Spraw Obywatelskich (symbol SO), w ramach którego działają stanowiące jego integralne części: o Urząd Stanu Cywilnego (symbol SO-USC), o Referat Ewidencji Ludności i Spraw Wojskowych (symbol SO-EL), Kędzierzyn-Koźle, ul. Piastowska 17 Wydział Gospodarki Nieruchomościami i Planowania Przestrzennego (symbol GNP), w ramach którego działają stanowiące jego integralne części: o Referat Gospodarki Nieruchomościami ( symbol GNP- GN), o Referat Planowania Przestrzennego i ochrony zabytków( symbol GNP- PZ); Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, Kędzierzyn-Koźle, ul. Reja 2a Wydział Świadczeń Rodzinnych i Pomocy Alimentacyjnej (symbol RA), Miejski Zarząd Oświaty i Wychowania, Kędzierzyn-Koźle, ul. Reja 2 Wydział Oświaty i Wychowania (symbol OW), 1.4 Opis zawartości dokumentu streszczenie Dokument zawiera szeroki opis funkcji i właściwości systemu komunikacji wewnętrznej, w szczególności Rozdział I informacje potrzebne dla Użytkownika (Pracownika) Rozdział II informacje potrzebne dla Kierownika Rozdział III informacje potrzebne dla Administratora serwisu intranetowego Dodatkowym elementem dokumentu jest wykaz dobrych praktyk związanych z komunikacją w organizacji oraz w zakresie prowadzenia kontaktów służbowych. 10

11 2. Słownik wyrazów branżowych i skrótów Informatyczne narzędzia komunikacji wewnętrznej Sieć Intranet (z możliwością obsługi transferu plików i pracy grupowej na plikach) oraz elektroniczne komunikatory głosowe z urządzeniami do zestawiania wideokonferencji (słuchawki stereo z mikrofonem, kamera USB). System komunikacji wewnętrznej Intranet i elektroniczne komunikatory głosowe z możliwością zestawiania wideokonferencji, skonfigurowane w system, łączący te narzędzia i umożliwiający korzystanie z nich przez każdego użytkownika za pomocą jednego głównego interfejsu użytkownika opartego o otwarte technologicznie interfejsy komunikacji (protokoły, standardy, zakres wymienianych danych i dokumentów elektronicznych). Komunikacja pionowa Sformalizowany przepływ komunikatów wewnętrznych oraz informacji o treści poleceń i dokumentów pomiędzy przełożonymi i podwładnymi. Komunikacja pozioma Przepływ komunikatów wewnętrznych oraz informacji o treści dokumentów między równorzędnymi komórkami Urzędu lub pracownikami danej komórki Urzędu, niezbędnych do wzajemnego zaspokajania potrzeb informacyjnych kierowników i pracowników. Użytkownik systemu komunikacji wewnętrznej - osoba fizyczna upoważniona do pracy i korzystania z Serwisu Intranetowego w ściśle określonym zakresie uprawnień i obowiązków. W systemie informatycznym osoba ta ma indywidualny identyfikator i hasło. Kierownik systemu komunikacji wewnętrznej - osoba fizyczna upoważniona do organizowania i nadzorowania pracy grupy pracowników, posiadająca specjalny zakres uprawnień w Serwisie Intranetowym, m.in. związany z organizowaniem i przydzielaniem pracy grupie nadawania uprawnień dla grup i pracowników Administrator systemu komunikacji wewnętrznej funkcja przypisana osobie odpowiedzialnej za prawidłowe funkcjonowanie sprzętu, oprogramowania i ich konserwację oraz upoważniona do ustalania identyfikatorów i pierwszych haseł dostępu dla użytkowników Serwisu Internetowego Kalendarz elektroniczny funkcja Serwisu Intranetowego pozwalająca na organizowanie i przydzielanie i planowanie pracy według dat i terminów Książka teleadresowa funkcja Serwisu Intranetowego pozwalająca na gromadzenie i przechowywanie kontaktów do pracowników i kontrahentów 11

12 Logowanie do sytemu czynność wprowadzania nazwy i hasła, pozwalająca na uzyskanie dostępu do Serwisu Intranetowego Serwis WWW system informatyczny pozwalający na udostępnianie danych w postaci stron internetowych w technologii WWW Intranet system informatyczny pozwalający na udostępnianie danych w postaci stron internetowych w technologii WWW w sieci wewnętrznej organizacji Komórka organizacyjna każda komórka, wydzielona organizacyjnie i funkcjonalnie, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym jednostki administracyjnej Sieć teleinformatyczna organizacyjne i techniczne połączenie systemów teleinformatycznych wraz z łączącymi je urządzeniami i liniami telekomunikacyjnymi, System informatyczny zestaw urządzeń, narzędzi, linii komunikacyjnych, sposobów organizacji, metod postępowania i procedur stosowanych w celu wytwarzania, przechowywania, przetwarzania lub przekazywania informacji, Interfejs okno wyświetlane dla użytkownika lub inny rodzaj styku poprzez który komunikują się dwa programy (systemy teleinformatyczne) Uprawnienia dostępu sposób ustawienia systemu w taki sposób, aby przydzielić i udostępnić pewne, ściśle określone elementy systemu oraz czynności dla grup lub poszczególnych użytkowników. Baza danych system informatyczny pozwalający na gromadzenie i udostępnianie danych w sposób zorganizowany według określonej technologii 12

13 3. Rozdział I Użytkownik systemu komunikacji wewnętrznej 3.1 Dobre praktyki związane z komunikacją wewnętrzną w urzędach [3.6] Informacja w komunikacji wewnętrznej Umiejętność mądrego zarządzania informacją i odpowiedniego jej redagowania jest podstawową umiejętnością, którą powinien posiadać każdy pracownik jednostki administracji publicznej. O atrakcyjności informacji decyduje jej przydatność aktualność forma Przed przystąpieniem do redagowania widomości lub komunikatu należy odpowiedzieć sobie na kilka pytań: komu lub czemu ma służyć informacja? jaki efekt ma osiągnąć? do kogo ją skierujemy? kiedy adresaci powinni ją otrzymać i jak długo będzie aktualna? co chcemy powiedzieć, a czego mamy nie mówić? jaka forma komunikacji będzie najbardziej odpowiednia? Komu lub czemu ma służyć informacja? Jaki efekt ma osiągnąć? Planując rozmowę, spotkanie, dyskusję czy przygotowanie informacji do opublikowania w intranecie powinniśmy dokładnie zdawać sobie sprawę z tego, co chcemy osiągnąć jako efekt naszych działań. Warto odpowiedzieć sobie na pytanie jaki charakter ma nasza informacja? czysto informacyjny powinna nakłonić kogoś do podjęcia działań powinna doprowadzić do podjęcia decyzji powinna doprowadzić do osiągnięcia porozumienia Wybór formy komunikacji pisemna czy słowna? Umiejętność skutecznego komunikowania się pozwala wyrażanie naszych potrzeb i zamierzeń w sposób zrozumiały dla drugiej strony. Umiejętność słuchania zapewnia zrozumienie potrzeb drugiej osoby. Porozumienie następuje wtedy, gdy obydwie strony mają jasność co do prowadzonej rozmowy, jej przedmiotu i celu oraz uzyskują kompromis odnośnie dalszego postępowania. Brak umiejętności skutecznego porozumiewania się prowadzi do nieporozumień i obniża efektywność pracy. 13

14 Istotnym czynnikiem wpływającym na skuteczność w porozumiewaniu się jest wybór formy komunikacji: pisemna czy słowna? Komunikacja pisemna Do form komunikacji pisemnej należą: 1. Komunikaty publikowane w serwisie intranetowym 2. Dokumenty publikowane w serwisie intranetowym 3. Wiadomości elektroniczne i listy Zaletą tej formy komunikacji jest możliwość skierowania jej do szerszego grona odbiorców jasne określenie daty obowiązywania informacji (aktualności) możliwość otrzymania potwierdzenia otrzymania informacji jednoznaczna forma zapis pisemny, na który można powołać się w późniejszym czasie Jest to raczej jednostronna forma komunikacji posiadająca pewne ograniczenia wydłużony czas uzyskiwania porozumienia w zakresie uzgadniania treści brak bezpośredniego kontaktu z rozmówcą ograniczona forma percepcji, związana z odczytywaniem reakcji emocjonalnych oraz mowy ciała zarówno odbiorcy i słuchacza Komunikacja słowna lub wizualna Do form komunikacji słownej należą: 1. Rozmowy telefoniczne 2. Spotkania konferencyjne 3. Spotkania informacyjne Zaletą tej formy komunikacji jest: Bezpośredni kontakt z rozmówcą Lepsze efekty w prowadzeniu wyjaśnień, oraz uzyskiwaniu zrozumienia odnośnie treści Łatwiejsze uzyskiwanie informacji zwrotnych, śledzenie reakcji na informację Wzmocnienie relacji interpersonalnych Formę pośrednią mają rozmowy i dyskusje prowadzone poprzez komunikatory elektroniczne. Wybór formy komunikacji W zależności od konkretnej sytuacji i potrzeb osób zainteresowanych oraz warunków jakimi dysponujemy istotne jest, aby wybrać najbardziej odpowiednia formę komunikacji, a przypadku komunikacji elektronicznej zdecydować o wyborze odpowiednich funkcji dostępnych narzędzi. Warto zastanowić się czy: Potrzebna będzie dokumentacja (zapis) tego, co zostanie omówione bądź ustalone Czy praca będzie przebiegała równolegle czy wymaga przetwarzania poszczególnych informacji kolejno (przez kolejne osoby po sobie) 14

15 Czy potrzebujemy powiadomień, monitów, alertów, a zadania sa rozłożone w skali czasowej i wymagają specjalnego planowania Jak mówić, aby być zrozumiałym? Formułowanie jasnych wypowiedzi Planując formę komunikacji w serwisie szczególna uwagą należy poświęcić temu, aby wybrana prze nas forma wypowiedzi była zrozumiała dla odbiorcy oraz spełniała swoją, zaplanowana przez nas rolę. Na tym etapie istotne jest: Dobór języka (słownictwa) ewentualne przygotowanie słownika dla terminów branżowych i nietypowych Klarowna, zwięzła forma wypowiedzi lub tekstu Przejrzystość dokumentu, uzyskana np. poprzez stosowanie: spisów treści, punktowanie rozdziałów i akapitów Format dokumentu (tekst elektroniczny w odpowiednim formacie lub serwisie), który jest dostępny dla odbiorcy (przy publikowaniu dokumentów w serwisie intranetowym, należy zastanowić się czy odbiorca posiada odpowiednie oprogramowanie uprawnienia potrzebne do przeczytania dokumentu) Umiejętność słuchania Umiejętność uważnego słuchania jest sztuką, która pozwala na uzyskanie pełnego zrozumienia w rozmowie. Uważne słuchanie to również okazanie naszemu rozmówcy szacunku. Umiejętności opisane poniżej (nazywane często mianem słuchania aktywnego) podnoszą jakość dialogu: 1. Reagowanie na treść można robić to m.in. poprzez parafrazowanie treści. Skoncentruj się na zasadniczym wątku wypowiedzi i przekaż go z powrotem rozmówcy. Na przykład ktoś mówi: Atmosfera w pracy polepsza się z każdym dniem. Twoja parafraza może brzmieć następująco: Tak więc sytuacja staje się coraz lepsza. Parafraza potwierdza zrozumienie komunikatu przez obie strony uświadamia rozmówcy, że pojąłeś sens jego wypowiedzi. (nie chodzi tu o wydanie oceny, ani Twoją zgodę z wypowiadaną racją). 2. Dostrzeganie uczuć koncentracja na uczuciach kryjących się za słowami rozmówcy: Mam wrażenie, że opisana sytuacja budzi Pańską niechęć. Podkreślenie emocjonalnej treści wypowiedzi - nawet jeśli niechęć nie do końca określa stan ducha rozmówcy - świadczy o tym, że jego uczucia są istotne oraz że zostały właściwie odczytane i zrozumiane. 3. Okazanie zrozumienia uznanie słuszności owych uczuć, nawet jeśli nie do końca się z nimi zgadzasz: Widzę, jak bardzo nie lubi Pan tej sytuacji ze względu na panujące tam napięcie. 15

16 4. Zachęta do dalszej dyskusji zachęcenie rozmówcy do uzupełnienia swojej wypowiedzi poprzez zadawanie otwartych pytań Czy mógłby pan opowiedzieć mi, o co dokładnie chodzi? Twoim obecnym celem jest poznanie szczegółów. Posługiwanie się głosem Głos jest głównym kapitałem w wypowiedziach zarówno bezpośrednich jak i rozmowach przez telefon. Sposób mówienia i ton głosu mogą wiele powiedzieć na temat osoby, tematu jak i otoczenia które reprezentuje. Elementy, na które powinniśmy zwrócić uwagę wypowiadając się lub prowadząc rozmowy telefoniczne: różnorodność i głośność zachowaj je zarówno w barwie jak i tonie głosu dzięki tym cechom wypowiedzi nie są nudne i monotonne, wzbudzają zainteresowanie słuchaczy. tempo wypowiedzi o ważnych sprawach mów wolniej i z naciskiem, rób przerwy, aby słuchacz miał czas na przyswojenie treści, zrozumienie oraz analizę, szczególnie w przypadku, gdy chcesz zadać mu pytanie i uzyskać jego opinię. optymizm ton głosu wyraża twoje nastawienie, odnoś się z optymizmem do słuchaczy, ich spraw, ich potrzeb i organizacji; staraj się, aby Twój głos był swobodny i otwarty wyraźna wymowa / pewność siebie wymawiaj wyraźnie każde słowo, nie załamuj głosu kończąc zdanie, staraj się brzmieć pewnie, unikaj zwrotów typu: hm, ee. entuzjazm wzbudzaj entuzjazm u rozmówcy poprzez okazywanie go samemu. uśmiech - rozmawiaj z uśmiechem na ustach Stosowanie języka pozytywów Dobrą praktyką w prowadzeniu rozmów jest nadawanie negatywnym treściom wydźwięku pozytywnego lub neutralnego. Zamiast mówić: Niestety w dniu dzisiejszym nie otrzymaliśmy jeszcze tych dokumentów - możemy powiedzieć: Chcę Pana poinformować, iż brakujące dokumenty są dzisiaj w drodze do nas. Chodzi tu o nieużywanie, zwłaszcza na początku zdania, określeń negatywnych typu: niestety, przykro mi. Słuchacz zdecydowanie wolałby usłyszeć, co możemy dla niego zrobić, a nie to, czego nie możemy wykonać. Umiejętność zadawania pytań (prowadzenia dyskusji) Sposób formułowania pytań podtrzymujących rozmowę ma znaczenie przy kierowaniu jej przebiegiem oraz osiąganiu przyjętych przez nas zamierzeń. I tak mamy dwa rodzaje pytań: zamknięte i otwarte: Pytanie zamknięte Czy? np. Czy jest pani zainteresowana wymienioną usługą? : Krótka odpowiedź (TAK lub NIE ) Dobre, aby uzyskać potwierdzenie, zgodę Ich ilość powinna być ograniczona długa lista pytań zadawanych jedno po drugim może zmęczyć słuchacza, powodując niechęć do kontynuowania rozmowy 16

17 Pytanie otwarte Kto?, Co?, Gdzie?, Kiedy?, Dlaczego?, Jak? np. Jak pilna jest Państwa sprawa? Szersza wypowiedź klienta Pozwala wybrać odpowiedź Dobre, aby odkryć prawdziwe potrzeby słuchacza Umiejętność argumentowania Skuteczność prowadzenia rozmowy często związane jest z umiejętnością wyszukiwania i prezentowania trafnych argumentów. Przygotowując argumenty możemy posługiwać się następującymi schematami rozumowania: Rozumowanie przez analogię Uogólnienie szczegółowych przypadków opisując zdarzenia i obserwacje poszukujemy wspólnego mianownika dla tych zagadnień, próbując wyciągnąć uogólnione wnioski. Klaryfikacja (uszczegółowienie) informacji Rozumowanie przyczynowo skutkowe Rozumowanie normatywne Rozumowanie skojarzeniowe Etyka perswazji Przekonywanie przekonanych lub zachęcanie ludzi do rzeczy, na które mają ochotę prezentując istotę rzeczy lub wyjaśniając szczegóły oraz umacniając słuchaczy w posiadanych przekonaniach Prezentowanie wachlarza możliwości, wzbudzanie zainteresowania lub zapraszanie wtedy, gdy słuchacze nie mieli jeszcze kontaktu z prezentowanym tematem Prowadzenie rozmowy telefonicznej Prowadzenie rozmowy służbowej w środowisku służbowym podlega pewnym podstawowym zasadom: 1. Przedstawienie się osoba, która dzwoni z telefonu służbowego (w sprawie służbowej) powinna przedstawić się używając pełnego nazwiska i imienia oraz w zależności czy jest to rozmowa zewnętrzna: nazwy instytucji czy wewnętrzna: nazwy zajmowanego stanowiska. 2. Podanie celu rozmowy cel rozmowy powinien być zrozumiały dla rozmówcy. Powinniśmy powiedzieć o nim na początku używając precyzyjnej ale prostej formy wypowiedzi. Na przykład Dzień dobry, nazywam się Anna Kowalska, reprezentuję wydział ABC. Chciałabym porozmawiać o możliwości współpracy przy rozwiązaniu problemu XYZ. 3. Rekomendacje Jeżeli telefonujesz do osoby, do której dostałeś kontakt od osoby trzeciej, należy powołać się na tę osobę. Na przykład Dzień dobry, nazywam się 17

18 Anna Kowalska, reprezentuję wydział ABC. Dzwonię, ponieważ Pan X poinformował mnie, że może być Pan zainteresowany spotkaniem w sprawie projektu Y. 4. Pora telefonowania telefony powinno wykonywać się w godzinach urzędowania osoby, do której wykonujemy telefon (chyba, że sytuacja wymaga szybkiego kontaktu, a osoba do której dzwonimy jest szczególnie zainteresowana sprawą, w jakiej dzwonimy). Porę dzwonienia wybieramy również w taki sposób, aby rozmówca miała czas na podjęcie działań: zebranie materiałów, przygotowanie informacji, jeżeli są takie potrzebne a zatem odpowiednio wcześniej, przed zakończeniem godzin pracy. 5. Uprzejmość podczas rozmowy telefonicznej ważny jest pełen życzliwości i szacunku stosunek do rozmówcy. Osoby z która rozmawiamy nie powinniśmy oceniać ani krytykować czy ponaglać. Istotne jest używanie zwrotów grzecznościowych dziękuję, proszę. Nawet jeżeli mamy doczynienia z aroganckim rozmówcą, zachowujemy spokój i rzeczowy ton. 6. Rezygnowanie z dzwonienia i ponowne telefonowanie jeżeli nasz rozmówca nie ma ochoty rozmawiać, rezygnujemy z dzwonienia po 5 nieodebranych sygnałach. Dalsze dzwonienie uważne jest za natarczywe. Ponownie możemy wybrać numer po upływie 15 minut. 7. Zakończenie rozmowy rozmowę telefoniczną kończy ta osoba która ja zaczęła. Przed zakończeniem rozmowy dobrze jest powtórzyć wzajemne ustalenia, uzyskując pewność, że rozmówca nas zrozumiał i osiągnęliśmy to co zamierzaliśmy. 8. Odbieranie telefonu gdy dzwoni Twój telefon, nie zwlekaj z podniesieniem słuchawki. Jeżeli wiesz, że za chwile nie będziesz mógł rozmawiać wyłącz telefon wcześniej. Zawsze przedstawiaj się odbierając telefon służbowy najczęściej używana forma to: wydział X urzędu miasta Z, Jan Kowalski, dzień dobry. Przygotowanie i planowanie rozmowy telefonicznej Planując rozmowę telefoniczną po pierwsze zastanów się z kim zamierzasz się kontaktować stanowisko, rola, czy ta osoba orientuje się w sprawie w jakiej dzwonisz, czy jest laikiem. Jak bardzo szczegółowe informacje potrzebne są do uzyskania pełnego zrozumienia. Po drugie przemyśl co zamierzasz powiedzieć i jak chcesz to zrobić. Zastanów się również jak może zachować się osoba po usłyszeniu twojej widomości. Możesz również przemyśleć różne warianty rozmowy. Przed rozpoczęciem rozmowy zadbaj o to, aby mieć potrzebne ci materiały: notes, długopis, kalendarz oraz inne materiały i informacje, które mogą być potrzebne przy rozmowie. Dodatkowo: Zapisz pytania które chcesz zadać Zanotuj główne punkty rozmowy informacje które chcesz przekazać w rozmowie Po zakończeniu rozmowy - zapisz główne ustalenia (działania, decyzje, terminy itp.) Dobre praktyki prowadzenia rozmowy: 18

19 Bądź uprzejmy, ale staraj się kierować rozmową pytaj o powody, przyczyny, stosuj parafrazę. Unikaj trudnych słów i zwrotów, żargonu zawodowego nie ma pewności co do tego, że zostaną zrozumiane. Unikaj zdań przeczących, nie neguj bezpośrednio wypowiedzi rozmówcy - stosuj formuły tak ale, tak i.... Używaj języka pozytywów. Pochwały i pozytywy przypisuj rozmówcy, a winy i negatywy okolicznościom tj. sytuacji, procedurom, systemom lub postaciom bezosobowym Jak zredagować dobry tekst? Przygotowanie tekstu z odpowiedniego formą i przekazem do zamierzonego efektu jest prawdziwą sztuką. Pracę nad tekstem rozpoczynamy od etapu przygotowania. Etap I. Przygotowanie Zastanawiając się nad tekstem należy wziąć pod uwagę: Wszystkie cele, jakie zamierzasz osiągnąć Wnioski i propozycje jakie chcesz przedstawiać Główne argumenty, jakich chcesz użyć Styl argumentacji, najbardziej odpowiedni do formy i treści Źródła, z jakich zamierzasz korzystać Warto również odpowiedzieć sobie na pytania: Jaki jest krąg odbiorców tekstu, kim są czytelnicy tekstu? Jakie są i oczekiwania potrzeby? Jaka jest ich znajomość przedmiotu? Jak dalece trwałe znaczenie będzie miał tekst? Jeżeli tekst będzie publikowany w Intranecie warto zaplanować również: Jak długo będzie aktualny? Jak długo powinien być dostępny? Kto powinien mieć uprawnienia do jego zmiany? Kto będzie dbał o aktualność zawartych w nim informacji? Czyjej zgody wymaga udostępnienie tekstu czytelnikom? Etap II. Tworzenie tekstu Rozpoczynamy od napisania szkicu, niekiedy zawierającego tylko punkty, które zamierzasz poruszyć. Następnie przechodzimy do pisania właściwego tekstu, dobierając zdania i łącząc je w akapity. Przy obszernych tekstach możemy zaprojektować strukturę układając tekst w poszczególne rozdziały. W następnej kolejności planujemy materiały ilustracyjne, wykresy, tablice i rysunki. W ten sposób powstaje pierwsza wersja tekstu. Niekiedy będzie to wersja ostateczna i pójdą za nią kolejne. W elektronicznych narzędziach komunikacji, szczególnie przy wspólnych pracach nad tekstem, planujemy oznaczanie wersji: robocza / ostateczna / oficjalna 19

20 Etap III. Korekta i publikacja Jest to sprawdzanie tekstu pod kątem dostosowania do zamierzonych celów, logiki, spójności, poprawności ortograficznej i gramatycznej. Na tym etapie możemy również sprawdzać zrozumienie tekstu posiłkując się opinią wybranych czytelników. Przed przystąpieniem do publikacji, dbamy o to aby mieć wszystkie wymagane zgody i decyzje dopuszczające tekst do opublikowani w Intranecie. Taki tekst oznaczamy wersją: oficjalny najczęściej podlega on archiwizacji, stanowiąc trwały zapis w tej formie Korespondencja wewnętrzna Memo Korespondencje wewnętrzną, nie wychodzącą ca poza mury instytucji nazywa się często Memo (od słowa memorandum ). Jest to korespondencja, najczęściej elektroniczna, pomiędzy poszczególnymi pracownikami bądź wydziałami. Jej treść dotyczy codziennych spraw i działań, prowadzonych rutynowo w organizacji. Z tego tez powodu posiada uproszczoną, powszechna formę przypominającą, wiadomości poczty elektronicznej . Celem takich wiadomości najczęściej jest: Przekazywanie próśb, poleceń lub sugestii Zapytania Uzyskanie lub udzielenie informacji Pozostawienie pisemnego śladu danej sytuacji Memo to najczęściej krótkie teksty, rzadko przekraczające jedna stronę. Wyróżniają się zwięzłością wypowiedzi, klarownym przedstawieniem tematu oraz rezygnacją ze wszystkich ozdobników, przypominając bardziej zwięzła notatkę niż formalny list. Sporządzamy ją według trzech typów układu: 1. Układ bezpośredni, o następującej kolejności a. Przedstawienie głównej myśli w zdaniach otwierających b. Opis uzasadniający dalsze propozycje c. Zakończenie prezentujące potrzebę tych czy innych działań 2. Układ pośredniego wyrażania myśli a. Szczegółowy opis faktów, stanu rzeczy, zdarzeń b. Wnioski zawierające zalecenia, propozycje lub rozporządzenia 3. Układ perswazyjny, stosowany przy przedstawianiu propozycji a. Zdania otwierające, które skupiają uwagę czytelnika b. Przedstawienie istoty propozycji i korzyści, które z niej wynikają c. Logiczne uzasadnienie propozycji d. Sformułowanie oczekiwań pod adresem czytelnika Struktura Memo może być następującą: Do: imię i nazwisko odbiorcy, stanowisko Od: imię i nazwisko autora, stanowisko Dotyczy: tematyka listu 20

21 Data: dzień, miesiąc rok Otrzymują: lista odbiorców i zainteresowanych stron Załączniki: spis złączników, jeżeli istnieją Dokumenty związane: jeżeli istniała nie załączone, istotne dokumenty Treść w jednym z opisanych powyżej układów. Niekiedy, chociaż nie zawsze na końcu umieszcza się imię i nazwisko autora lub jedynie jego inicjały Listy i wiadomości elektroniczne List elektroniczny w odróżnieniu od Memo powinien mieć bardziej oficjalna formę. List taki, kierowany do osób na wyższych stanowiskach oraz osób spoza naszej organizacji może przyjąć strukturę odpowiednią do form przyjętych dla oficjalnej korespondencji papierowej. Przykładowa struktura listu pisanego w imieniu instytucji: Nazwa instytucji, adres, telefon Miejscowość, data Identyfikator listu Adresat Nazwa instytucji, tytuły, imię i nazwisko adres: Grzecznościowy zwrot otwierający Określenie czego list dotyczy TREŚC LISTU Grzecznościowy zwrot zamykający Imię, nazwisko, stanowisko autora Opracowanie Instrukcji i procedur operacyjnych Instrukcje i procedury to dokumenty, które objaśniają jak należy wykonać określone zadanie. W instrukcja i procedurach najważniejsze są dwie rzeczy: Lokalizacja i rozmieszczenie przestrzenne elementów do wykonania pracy Sekwencja kolejność wykonywania poszczególnych czynności Opcjonalnie: aktorzy osoby wykonujące poszczególne czynności z opisem wymaganych umiejętności i kompetencji lub wskazaniem na konkretne stanowiska Instrukcje i procedury powinny być napisane konkretnym, zwięzłym językiem, dobrze rozumianym przez czytelnika. Istotą tego rodzaju dokumentów jest ich użyteczność oraz łatwość i szybkość w przeczytaniu, zrozumieniu i zastosowaniu w praktyce. Instrukcje i procedury mogą zawierać dodatkowo następujące informacje: 21

22 Niezbędne elementy i składniki potrzebne do wykonania czynności Narzędzia i materiały, jakie będą potrzebne Liczebność i kwalifikacje personelu Warunki, jakim powinno odpowiadać miejsce wykonania (pracy) Czas potrzebny na realizację Lista (numerowana) kroków Zestaw czynności z opisem (instrukcjami) Zestaw czynności sprawdzających (testy) Sposób zakończenia procesu Zagrożenia dla procesu wykonywania Zestawienie możliwych niesprawności i działania, jakie powinny zostać podjęte w takich przypadkach Tworzenie raportów Pod ogólną nazwą Raportu rozumie się zwyczajowo dłuższe teksty (zazwyczaj więcej niż trzy strony), do których zaliczamy: Ekspertyzy Sprawozdania Opracowani analityczne i koncepcyjne Opracowani programowe Oferty i propozycje techniczne Raporty sporządzane są na polecenie lub z własnej inicjatywy. Mogą mieć formę formalną lub nieformalną. Przygotowanie raportu najlepiej jest rozpocząć od przemyślenia merytorycznego poruszanych zagadnień, w tym analizy celów jakie będziesz sobie stawiał przy pisaniu. Kolejnym etapem jest zbieranie informacji i materiałów. Przygotowanie raportu często wymaga wykonania własnych badań, symulacji i analiz. Prace nad raportem rozpoczynamy od przygotowania szkicu merytorycznego. Standardowy układ szkicu raportu może zawierać Fakty i dane liczbowe Wnioski i zalecenia wynikające z danych i faktów Tekst raportu powinien być konkretny, zwięzły, kompletny, jasny, wzbudzający zainteresowanie. Struktura formalnego raportu może przyjąć następującą formę: Strona tytułowa zawierająca tytuł, charakter raportu, autorzy, instytucje zlecające, data, oznaczenie wersji, klauzula poufności Streszczenie dla kierownictwa powinien oddawać treści raportu maksymalnie na 1-2 stronach w układzie: przyczyna sporządzenia raportu, najważniejsze fakty i ustalenia, kluczowe zalecenia i wnioski. Spis treści Wstęp powinien zorientować czytelnika czego dotyczy raport oraz wprowadzić go w temat 22

23 Część właściwa (podzielona na rozdziały) Wnioski końcowe podsumowanie treści zawartych w raporcie, ze szczególnym uwzględnieniem zaleceń i ustaleń Bibliografa Rozdzielnik Spis tablic i rysunków Spis załączników, załączniki Organizacja pracy w grupie Praca w grupie jest jedną z bardziej popularnych obecnie form pracy w organizacji, która powoduje podniesienie efektywności wykonywanych zadań poprzez wzajemne motywowanie się oraz uzupełnianie kompetencji i umiejętności przez członków grupy. Prawidłowe zorganizowanie i przygotowanie grupy do pracy wymaga wysokich kwalifikacji menedżerskich oraz umiejętności interpersonalnych. Aby zorganizować pracę grupy należy rozważyć i przygotować następujące elementy: zaplanować i opisać efekt, czyli to, co powinno zostać wykonane: o w ogólnym zarysie, jeżeli chcemy wzmocnić kreatywność osób zaangażowanych, o szczegółowo, jeżeli chcemy udzielić instrukcji np. wtedy, gdy pracownicy nie zostali jeszcze przygotowani do pracy zaplanować zadania zaplanować terminy realizacji poszczególnych elementów dobrać osoby do pracy w grupie przydzielić role zapewnić potrzebne warunki i zasoby: materiały, narzędzia, pomieszczenia, pozwolenia Wyznaczanie wspólnych zadań Przy definiowaniu wspólnych zadań należy zadbać o to, aby Lista zadań była kompletna (wykonane prace powinny zapewnić przewidziany efekt) Ustalić logiczny ciąg prac (określić w jakiej kolejności czynności powinny być wykonywane) Określić zakres prac oraz przygotować szczegółowe opisy (specyfikacje) jeżeli praca ma być planowana przez elektroniczne narzędzia komunikacji osoby którym zadania zostaną przydzielone powinny wiedzieć co mają dostarczyć Zaplanować które elementy i zadania maja być wykonywane w grupach, a które samodzielnie. Przed wyznaczeniem zadań zapytać o opinię osoby zainteresowane w celu potwierdzenia umiejętności, kompetencji, terminów oraz innych elementów Przydzielić uzgodnione zadania pracownikom rozsyłając o Powiadomienia o spotkaniach (w kalendarzu) o Przypisując w serwisie poszczególne zadania 23

24 o Dostarczając materiały: plan całości, materiały informacyjne, wzorce dokumentów, kolejne wersje itp. o Zapytać o potrzeby przez terminem rozpoczęcia wykonywania prac Przechowywanie i współdzielenie dokumentów oraz informacji elektronicznej uwarunkowane jest przez zasady korzystania z serwisu Intranetowego, którego podstawowym zadaniem jest organizowanie czasowe i porządkowanie pod względem informacji i dostępu Umawianie spotkań Planowanie spotkania służbowego Przed przystąpieniem do organizowania spotkania służbowego należy dokładnie je zaplanować zastanawiając się: Co ma być przedmiotem spotkania Jaki efekt powinien zostać osiągnięty (cel spotkania) Kto powinien zostać zaproszony Jakie informacje są potrzebne osobom, aby mogły one należycie przygotować się do spotkania w zakresie poruszanych tematów Jak powinien wyglądać przebieg spotkania głównych nurt według którego należy przygotować Agendę spotkania Jakie będą dogodne terminy w pierwszej propozycji możemy zaproponować kilka terminy do decyzji członów spotkania Zaproszenie na spotkanie służbowe W zaproszeniu na spotkanie w serwisie intranetowym (kalendarzu) powinny znaleźć się następujące informacje: Temat spotkania Czas trwania, data oraz godzina rozpoczęcia (w systemie elektronicznym możemy ustawić opcję spotkań cyklicznych np. raz w tygodniu) Wprowadzenie wyjaśniające cel oraz przedmiot spotkania Załączona agenda spotkania Załączone materiały informacyjne Osoby zaproszone (również zaproszone jako goście /z opcjonalna obecnością) Ustawienie powiadomień i alertów Pamiętajmy o odpowiedniej formie grzecznościowej i odpowiednio wcześniejszym powiadaniu o terminie spotkania (np. z wyprzedzeniem dwóch tygodni) Zaproszenia na spotkania służbowe tworzymy i rozsyłamy za pośrednictwem kalendarza elektronicznego dostępnego w Serwisie Intranetowym opisy procedur tworzenia zaproszenia i wpisów w kalendarzu znajdują się w kolejnych rozdziałach dokumentu Książka teleadresowa 24

25 Książka adresowa jest sposobem przechowywania oraz udostępnianie kontaktów służbowych do współpracowników lub osób i firm zewnętrznych t.j. dostawcy, partnerzy, podwykonawcy. Przechowywanie danych teleadresowych w jednej bazie danych zapewnia ich spójność w przypadku nanoszenia zmian. Zaletą tej formy usprawniania pracy jest łatwość w udostępnianiu danych innym pracownikom. Książka adresowa powinna zawierać podstawowe informacje takie jak: Imię nazwisko, stanowisko Nazwę instytucji Telefon kontaktowy Faks, Adres do korespondencji Organizowanie i moderowanie dyskusji elektronicznych Jedna z dogodnych form wymiany informacji oraz pracy w grupie jest prowadzenie dyskusji elektronicznej. Ta forma pracy wymaga ustalenia i przestrzegania pewnych zasad: Dyskusje prowadzi się na wyznaczony temat (według ustalonych wątków) Dyskusje nadzoruje moderator Dyskusję prowadzimy w zdefiniowanym zakresie powinna ona mieć określony cel, aby zapewnić oczekiwane efekty: wymiana poglądów, podjęcie decyzji, poszerzenia wiedzy itp. Unikamy rozmów i wtrącenia nie związanych z tematem, chyba że mają one a celu pobudzenie kreatywności grupy oraz inspirowanie do nowych pomysłów 3.2 Zbiór zasad właściwego zachowania przy korzystaniu z komunikacji elektronicznej (wytyczne etykiety) [3.7] Kontakty służbowe poprzez elektroniczne narzędzia komunikacji Zaproszenia na spotkania służbowe Jak zwracamy się do rozmówcy jeżeli kontakty są sporadyczne lub jest to pierwsza rozmowa obowiązuje forma Pan/Pani, niezależnie od przyjętych w organizacji form po imieniu na zewnątrz oraz przy spotkaniach oficjalnych zachowujemy tradycyjne formy obowiązujące w naszym kręgu kulturowym. Jak się przedstawić jeżeli inicjujemy rozmowę przedstawiamy się podając: imię nazwisko, nazwa instytucji. Jeżeli odbieramy telefon lub widomość: przedstawimy się odwrotnie podając najpierw nazwę instytucji, wydział, stanowisku lub funkcję. Nie zawsze istnieje konieczność podawania imienia i nazwiska. Umawianie spotkania. Uprzejmość wymaga, aby przy pierwszym spotkaniu w danej sprawie, powiadomić uczestnika telefoniczne, wyjaśniając cel spotkania, ewentualne wątpliwości, pytając o zgodę oraz wstępnie ustalając termin. Dopiero później wysyłamy wiadomość elektroniczną (rezerwację w kalendarzu ) 25

26 Do wiadomości dołączamy podstawowe informację: temat spotkania, agendę, materiały informacyjne, informujemy o dacie, czasie trwania i miejscu. Zaproszenia na okolicznościowe oficjalne spotkania zewnętrzne wysyłamy najczęściej (lub równorzędnie) w formie tradycyjnych listów z zachowaniem obowiązujących norm kulturowych. Prezentacja i przedstawienie osób Spotkania w wykorzystaniem elektronicznych narzędzi komunikacji (wideokonferencje, telekonferencje, dyskusje przez komunikatory) rozpoczynamy od przedstawienia wszystkich uczestników spotkania. I tak: Popularnym zwyczajem jest samodzielne przedstawianie się uczestników. Prośbę o przedstawienie się kieruje osoba prowadząca spotkane do osoby z najwyższym prestiżem, stanowiskiem lub najstarszej zaawansowanej wiekiem. Pierwsza osoba, która przedstawia się nadaje formę prezentacji. Pozostałe osoby najczęściej automatycznie prezentują się w podobny sposób. Co wypada powiedzieć? W zależności od charakteru spotkania, najczęściej podajemy: o imię, nazwisko, stanowisko, o jednostkę organizacyjną, o kilka słów o swojej roli, zaangażowaniu w sprawy dotyczące spotkania. Inną formą jest tradycyjne przedstawienie uczestników przez osobę prowadzącą spotkanie. W tej sytuacji rozpoczynamy od: o Poproszenia osoby zajmującej najwyższe stanowisko o zgodę na dokonanie prezentacji Pozwoli Pan, Panie Prezesie, że przedstawię Pana/Panią... o Uczestników prezentujemy kolejno. Chyba, że wśród osób jest osoba wyraźnie wyróżniona rangą (np. osoby publiczne), prestiżem, stanowiskiem wtedy rozpoczynamy od niej. o Unikamy niepotrzebnej gestykulacji o W relacjach urząd-klient lub urząd-gość ten drugi ma pierwszeństwo przy prezentacji o Zachowujemy również formy zwyczajowe kobiecie przedstawiamy mężczyznę, osobie starszej młodszą wiekiem. o Podczas oficjalnych prezentacji nie zdrabniamy imion, nie podajemy również informacji wskazujących na prywatną zażyłość z którymkolwiek z uczestników spotkania. o Nie przejmujemy się, gdy w wyniku zaistniałej sytuacji (podczas prezentacji uczestników), nie dotrzymamy któregoś z punktów powyżej. W przypadku prezentacji oraz prowadzenia rozmowy przez elektroniczne narzędzia komunikacji zwracamy szczególna uwagę na: Mówimy głośno i wyraźnie ze względu na możliwe opóźnienia i zakłócenia związane z transmisją danych (głosu, obrazu, tekstu) Ustalamy porządek zabierania głosu i wyrażania swojego stanowiska przy tych formach komunikacji nie ma możliwości mówienia wszyscy na raz. Należy uważać również na dźwięki niezamierzone: szuranie, stukanie, kaszel tak aby nie odłączać mikrofonu i nie wyciszać aktualnego rozmówcy. 26

27 Dogodną funkcją tej formy komunikacji jest możliwość przesyłania i zapisu różnych form komunikacji jednocześnie: obrazu, dźwięku oraz tekstów lub widoku prezentacji bez konieczności dodatkowego utrwalania przebiegu spotkania. Ograniczeniem jest bark bezpośredniego kontaktu z rozmówcą, ograniczone możliwości korzystania z tablic, filpchartów oraz innych materiałów pomocniczych nie elektronicznych Korespondencja elektroniczna Korespondencja elektroniczna to szybki i precyzyjny sposób komunikowania się na odległość. Podstawową zasadą przy stosowaniu tej formy komunikacji jest dbałość o język, którym posługujemy się redagując treść w zakresie stosowania składni, ortografii i interpunkcji, a także dbałości o adekwatne słownictwo i odpowiednią formę grzecznościową, którą przyjmiemy. Nie ulegajmy pokusie zbytniego spoufalania się, której sprzyja elektroniczna forma komunikacji jaką są komunikatory elektroniczne i Intranet. Zasady savoir-vivre w korespondencji elektronicznej Zawsze wpisujemy odpowiedni nagłówek, aby osoba która otrzyma naszą widomość od razu mogła zorientować się czego ona dotyczy. Nagłówek (tytuł) powinien krótko informować o treści i celu wiadomość. Unikamy nagłówków ogólnych i nic nie mówiących odbiorcy. Jeżeli wysyłamy dokument jako załącznik dopisujemy kilka słów od siebie, to rodzaj wizytówki dołączone do tradycyjnej przesyłki. Stosujemy zwroty grzecznościowe. Wobec osób, z którymi nie łączy nas osobista zażyłość, jest to zawsze właściwe Szanowna Pani lub Szanowny Panie. W przypadku bliższych współpracowników wystarczy imię w wołaczu: Tereso lub Robercie nie używamy zdrobnień, chyba że z odbiorcą łączy nas bliższa zażyłość. Dopuszczalna jest forma bezosobowa Witam mniej oficjalna niż Szanowny Panie/Pani. Dla podkreślenia pozytywnego stosunku do adresata możemy użyć zwrotów wskazujących na nasze emocje lub nastawienie: Witam serdecznie lub dla zakończenia wiadomości Pozdrawiam serdecznie. Inny sposób kończenia widomości to oficjalne Z wyrazami szacunku lub bardzo popularne Pozdrawiam. Wszystkie buziaczki i pa rezerwujemy dla prywatnej korespondencji. Podobnie, w oficjalnej korespondencji nie stosujemy emotikonów. Dużych i małych liter używamy według zasad ortografii, unikamy również języka programisty tzn. piszemy, jeżeli jest to możliwe, w polskimi (regionalnymi) znakami. Pisanie kapitalikami (wielkimi literami) użyteczne jest na flipcharcie lub w prezentacjach w korespondencji elektronicznej, Intranecie oraz w komunikatorach męczy wzrok. W sposób ograniczony stosujemy funkcję odpowiedz (replay) chyba, że nadawca wyraźnie poprosił o potwierdzenie otrzymania wiadomości lub wynika to z charakteru korespondencji. Należy szczególnie uważać na tę funkcje oraz rozsyłanie 27

28 wiadomości, gdy zawiera ona załączniki o dużych rozmiarach. Podobnie unikamy przesyłania dalej wiadomości, których nie przeczytaliśmy do końca. Nie zaśmiecamy cudzych skrzynek dowcipami, apelami, łańcuszkami. Wysyłając wiadomość do kilku adresatów ukryjmy adresy odbiorców Publikowanie informacji dla szerszego grona odbiorców Publikowanie informacji dla szerszego grona odbiorców na charakter tablicy informacyjnej, na której znajdują się materiały, informacje i dokumenty przeznaczone dla określonych grup pracowników. Publikacje takie możemy organizować poprzez biblioteki w Serwisie Intranetowym sterujące dostępem uprawnień według określonych potrzeb. Pamiętajmy, że dokumenty publikowane dla szerszego grona odbiorców powinny mieć oficjalny charakter oraz zawierać notę z informacja kto sporządził i autoryzuje informacje zawarte w publikowanym dokumencie. Dokument powinien również zawierać informacje o statusie (aktualny/ archiwalny) oraz o etapie życia dokumentu (roboczy/ostateczny/ oficjalny) 3.3 Informatyczne narzędzia komunikacji wewnętrznej [3.2] Serwis intranetowy oparty jest na technologii, która umożliwia współpracę za pośrednictwem stron sieci Web. Poprzez szybkie tworzenia wielu typów witryn ułatwia pracę oraz porządkuje dane t.j. dokumenty, listy, kalendarze oraz inne publikacje. Jednym z elementów Intranetu jest Biblioteka elektroniczna specjalna funkcja serwisu, która umożliwia przechowywanie plików i związanych z nimi informacji. W bibliotekach można sterować sposobem tworzenia, wyświetlania i śledzenia dokumentów. Dokumenty w łatwy sposób dają się organizować, przechowywać i udostępniać. Komunikator elektroniczny to narzędzie informatyczne (aplikacja ) pozwalające na prowadzenie rozmów on-line w grupie lub parach. W zależności od potrzeby zapewnia możliwość prowadzenia rozmów różnego typu: tekstowych (chat), audio (t.j. rozmowa telefoniczna przez sieć intranetową) lub zestawianie wideokonferencji. 28

29 3.4 Graficzny interfejs użytkownika (GUI) serwisu Intranetowego [3.1] Podstawowe funkcjonalności STANDARDOWE OPCJE Witryny Witryna to zbiór powiązanych stron sieci Web umożliwiających zespołowi pracę nad projektami, organizowanie spotkań i udostępnianie informacji. Zespół może mieć własną witrynę służącą do przechowywania harmonogramów, plików i procedur. Wszystkie witryny mają wspólne elementy, takie jak listy, biblioteki, składniki Web Part i widoki. Lista Listy to składnik witryny sieci Web, który umożliwia organizację przechowywanie i udostępnianie informacji oraz zarządzanie nimi. Szczególnym przypadkiem list jest Lista Zadań Lista - Kalendarz Program zapewnia możliwość tworzenia List Zadań przeznaczonych do śledzenia przydziałów pracy. Listę Kalendarz umożliwia śledzenie wydarzeń związanych terminami i pracą zespołu. Z wykorzystaniem list można przeprowadzać ankiety i obsługiwać dyskusje (tablica dyskusyjna). Biblioteka Biblioteka to specjalny element serwisu, który umożliwia przechowywanie plików i związanych z nimi informacji. W bibliotekach można sterować sposobem tworzenia, wyświetlania i śledzenia dokumentów oraz zarządzać nimi wspólnie z członkami zespołu. Dla każdej biblioteki wyświetlana jest lista plików (dokumentów) i kluczowe informacje o nich.. Plik można dodać do biblioteki, przekazując go za pomocą przeglądarki sieci Web. Po dodaniu pliku do biblioteki staje się on widoczny dla osób mających odpowiednie uprawnienie. W bibliotekach istnieje możliwość zapisania plików za pomocą innego programu, takiego jak SharePoint Workspace lub Microsoft Word. Dyskusje Są typem listy, który umożliwia prowadzenie, moderowania i śledzenie w grupie rozmów i dyskusji z uporządkowaniem według dat, zagadnień tematycznych i wątków. Jest jedną z podstawowych form komunikacji w grupie poprzez sieć Intranetową Widoki 29

30 Widoki umożliwiają wyświetlanie tych elementów listy lub biblioteki, które są najważniejsze lub najbardziej przydatne w określonej sytuacji. System umożliwia wyróżnienie wybranych elementów biblioteki albo utworzenie widoku wszystkich elementów listy, które dotyczą określonego działu. Możliwe jest utworzenie wielu widoków listy lub biblioteki, które będą dostępne do wyboru dla użytkowników. Ponadto można wyświetlić listę lub bibliotekę na osobnej stronie witryny, używając składnika Web Part. Zarządzanie przepływem pracy Przepływy pracy ułatwiają wspólną pracę nad dokumentami i zarządzanie zadaniami projektu dzięki implementacji określonych procesów przepływu informacji dla dokumentów i elementów w witrynie. Przepływy pracy pomagają utrzymywać spójne procesy i procedury, a także zwiększają efektywność i produktywność. Pozwala to osobom wykonującym te zadania skoncentrować się na pracy zamiast na zarządzaniu jej przepływem. Koszt i czas wymagany do koordynacji typowych procesów komunikacyjnych, takich jak zatwierdzanie projektu lub recenzowanie dokumentu, można ograniczyć przy użyciu przepływów pracy, zarządzając zadaniami osób zaangażowanych w te procesy i śledząc te zadania. Organizacja może na przykład utworzyć i wdrożyć podstawowy niestandardowy przepływ pracy, aby zarządzać procesem zatwierdzania wersji roboczych dokumentów w bibliotece dokumentów. Współpraca przy tworzeniu dokumentów Funkcjonalność serwisu pozwala na współprace przy tworzeniu dokumentów np. dokument programu Word lub prezentację programu PowerPoint może edytować dwóch lub więcej użytkowników jednocześnie. Funkcja ta pozwala odczytywać i zapisywać fragmenty plików przechowywanych w bibliotekach. Do blokowania dokumentów podczas pracy nad nimi służy opcja Ewidencjuj plik. Uprawnienia System zapewnia hierarchiczna i zarządzaną strukturę uprawnień do poszczególnych witryn, widoków i elementów systemu. Użytkownik z poziomem uprawnień Pełna kontrola może korzystać ze wszystkich opcji służących do zarządzania witryną. Opcje dostępu do zawartości witryny są bardziej ograniczone w przypadku poziomu uprawnień Współtworzenie lub Odczyt. Uprawnienia Odczyt, umożliwiają czytanie zawartości bez prawa do wprowadzania zmian. Uprawnienia są elastyczne i dostosowywane. Dostosowanie do indywidualnych potrzeb Poprzez element Organizacja istnieje możliwość dostosowania uprawnień oraz wyglądu witryny, a nawet zmianę nawigacji w witrynie (wyglądu menu) dla poszczególnych grup użytkowników. Funkcjonalność ta pozwala na przeniesienie akcji witryny w inne miejsce na stronach serwisu. 30

31 OPCJE INDYWIDUALNE 1) Strona główna Strona startowa zawiera dwa rodzaje komunikatów: o Komunikaty Intranetowe Tablica ogłoszeń - informacje które mogą być wprowadzane przez każdego użytkownika i wyświetlane każdemu użytkownikowi. o Komunikaty wewnętrzne informacje wprowadzane przez uprawnionych użytkowników i wyświetlane każdemu użytkownikowi Na stronie głównej w menu po lewej stronie zostały umieszczone następujące elementy: Sprawy Kadrowe: o Regulamin Pracy odnośnik do aktualnej wersji regulaminu pracy. o Regulamin Wynagrodzenia odnośnik do aktualnej wersji regulaminu wynagrodzenia. 31

32 o Adaptacja pracowników odnośnik do aktualnego opracowania na temat adaptacji pracowników. Sprawy Organizacyjne o Statut Miasta odnośnik do aktualnej wersji statutu miasta. o Statut Urzędu Miasta odnośnik do aktualnej wersji statutu urzędu miasta. o Regulamin Organizacyjny odnośnik do aktualnej wersji regulaminu organizacyjnego. Instrukcja Kancelaryjna o Rzeczowy Wykaz Akt odnośnik do aktualnej listy RWA z opisami. o Instrukcja Kancelaryjna odnośnik do aktualnej instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w urzędzie. E-Urząd o Skrzynka Podawcza odnośnik do ESP o Zasady Postępowania odnośnik do dokumentu opisującego zasady podstępowania w przypadku komunikacji elektronicznej z Interesantem. Dokumenty wydziałowe Strona startowa zawiera listę zadań o statusie do realizacji przypisanych dla zalogowanego użytkownika. Moje zadania dynamicznie generowana lista zadań dla użytkownika (zadania dotyczą Dokumentów Wydziałowych). Na stronie głównej w menu po lewej stronie zostały umieszczone następujące elementy: 32

33 Dokumenty: o Nazwa wydziału np. Wydział Finansowy odnośnik do biblioteki dokumentów umożliwiającej zarządzanie dokumentami (praca grupowa/wersjonowanie/powiadamianie o nowych wersjach/zadania zapoznania się z treścią/możliwość określenia uprawnień do pojedynczych dokumentów) Niezbędnik pracownika Strona startowa zawiera informacje na temat wszystkich zadań do realizacji dla pracownika, który jest aktualnie zalogowany. Na stronie głównej w menu w lewej kolumnie zostały umieszczone następujące elementy: Biblioteka dokumentów (wszystkie biblioteki zapewniają pełną obsługę i zarządzanie cyklem wytwórczym dokumentów): o Sprawy Organizacyjne odnośnik do biblioteki dokumentów z wszystkimi opracowaniami z obszary Spraw Organizacyjnych o Sprawy Kadrowe - odnośnik do biblioteki dokumentów z wszystkimi opracowaniami z obszaru Spraw Kadrowych 33

34 o Procedury Wewnętrzne - odnośnik do biblioteki dokumentów z wszystkimi opracowaniami z obszaru Procedur Wewnętrznych o Procedury Zewnętrzne - odnośnik do biblioteki dokumentów z wszystkimi opracowaniami z obszaru Procedur Zewnętrznych o Instrukcje - odnośnik do biblioteki dokumentów z wszystkimi instrukcjami o Druki - odnośnik do biblioteki dokumentów zarządzającej szablonami oraz drukami dokumentów o Dystrybucja dokumentów odnośnik do biblioteki przeznaczonej do dystrybucji dokumentów z potwierdzeniem przeczytania oraz raportowaniem. o Dystrybucja komunikatów - odnośnik do listy komunikatów przeznaczonej do dystrybucji komunikatów z potwierdzeniem przeczytania oraz raportowaniem. Moje sprawy o Kalendarz odnośnik do narzędzia zarządzania kalendarzami o Zadania odnośnik do listy zadań o Narzędzia odnośnik do listy przydatnych narzędzi dostępnych dla pracowników urzędu Dyskusje o Dyskusja zespołu Panel dyskusyjny Komunikaty systemowe i ich znaczenie Komunikaty systemowe zawarte zostały w tekście rozdziału przeznaczonego dla Administratora: patrz Rozdział III Administrator 34

35 3.4.3 Funkcje przyporządkowane poszczególnym pozycjom Menu OPCJE STANDARDOWE Opcje Menu są widoczne po zalogowaniu do Intranetu i mogą być widoczne lub nie w zależności od uprawnień i ustawień indywidualnych użytkownika. Opcje z uprawnieniami public są widoczne bez zalogowania dla wszystkich osób przeglądających strony Intranetu. Menu systemowe: WITRYNY służy do zakładani i organizowania witryn i obszarów roboczych, wyświetla obecnie zdefiniowane witryny Menu systemowe: BIBLIOTEKI służy do definiowania nowych bibliotek oraz organizowania pracy wewnątrz nich, wyświetla obecnie definiowane w systemie biblioteki Menu systemowe LISTY służy do tworzenia nowych list oraz definiowania ich typu, funkcjonalności oraz wyglądu, wyświetla obecnie definiowane w systemie listy Menu systemowe DYSKUSJA opcja służy dyskusji oraz definiowania wyglądu, wyświetla obecnie definiowane w systemie dyskusje w tablicach dyskusji Opcje Menu Serwisu BIBLIOTEKI: Dokumenty udostępnione opcja służy do udostępniania dokumentów w serwisie poprzez a) utworzenie nowego dokumentu b) pobranie dokumentu z dysku komputera Opcja ta zawiera szereg poleceń pozwalających na nadawanie parametrów związanych z publikowaniem, wyświetlaniem, przechowywaniem oraz edycją dokumentów zgromadzonych w bibliotece BIBLIOTEKI: Publikacje publikowanie oficjalnych dokumentów i ogłoszeń urzędu BIBLIOTEKI: Publikacje publikowanie dokumentów przez dział kadr dla pracowników obsługa spraw pracowniczych LISTY: Kalendarz opcja służy do wprowadzania wpisów związanych z wyznaczaniem wydarzeń t.j. spotkania i terminy oraz planowaniem czasu ich realizacji. Informacje te widoczne są w postaci kalendarza elektronicznego 35

36 LISTY: Zadania opcja służy do wprowadzania wpisów związanych z wyznaczaniem i przydzielaniem zadań i prac. Informacja widoczna jest w układzie tabelarycznym w postaci tablic zadań (listy). Elementem tej opcji jest folder Zapotrzebowanie na materiały, pozwalający na zgłaszanie potrzeb związanych z zapotrzebowaniem na materiały w postaci wewnętrznej listy. Folder Potwierdzenia odbioru, pozwalający uzyskać pewność, że pracownik lub grupa pracowników otrzymała dokument i zapoznała się z jego treścią LISTY: Książka Adresowa opcja służy do wprowadzania wpisów stanowiących dane kontaktowe (listy). Informacja widoczna jest w układzie tabelarycznym z możliwością zapisania w pliku zewnętrznym.. LISTY: Rezerwacja Zasobów opcja służy do wprowadzania wpisów związanych rezerwacją zasobów t.j. sale, rzutniki, laptopy itp. Informacje te widoczne są w postaci kalendarza elektronicznego LISTY: Nota Rozmowy Telefonicznej opcja pozwala na rejestr przychodzących rozmów telefonicznych DYSKUSJA: Dyskusja Zespołu opcja pozwala na zakładanie, moderowanie śledzenie dyskusja według zagadnień tematycznych (watków) z udziałem grup pracowników. Menu systemowe KOSZ jest miejscem przechowywania skasowanych elementów tj. zadania, wpisy w kalendarzu itp. Pozwala uniknąć pomyłek przy usuwaniu elementów oraz na odtworzenie skasowanych elementów Górne menu systemowe MOJA STRONA / PROFIL pozwala na dostosowanie widoku osobistego witryny oraz na ustawienie i zmianę własnych parametrów dostępu / wyświetlania do strony. Opcje indywidualne Menu opisane zostały w poprzednim rozdziale Graficzny Interfejs Użytkownika 36

37 3.4.4 Zbiór możliwych do wykonania czynności WYKAZ CZYNNOŚCI STANDARDOWYCH SYSTEMU Uwaga: opis czynności niestandardowych związanych bezpośrednio z obsługą rekomendowanych procedur znajduje się w rozdziale Opis procedur. Grupa czynności związana z pracą z wykorzystaniem Kalendarza. Czynności te służą do organizowania i planowania pracy samodzielnej oraz pracy grupy, planowania spotkań, rezerwowana terminów, planowania pracy tygodniowo lub miesięcznie. Zbiór czynności zawiera: 1. Dodawane nowego wydarzenia w kalendarzu 2. Zarządzanie wydarzeniem w kalendarzu: edycja, powiadomienia 3. Usuwanie wydarzenia w kalendarzu 4. Rezerwowanie zasobów 5. Zgłaszanie zapotrzebowania na materiały Grupa czynności związana z pracą przydzielaniem Zadań. Czynności te służą do delegowania i planowania prac dla innych osób oraz zespołów. Czynności wspierają organizowanie pracy grupowej oraz zarządzane zespołem pracowników. Zbiór czynności zawiera: 1. Definiowanie nowego zadania 2. Usuwanie zadania 3. Przeglądanie zadania 4. Edytowanie zadania 5. Zakładanie grupy zadań 6. Sortowanie zadań Grupa czynności związana z Książką Adresową. Czynności te służą do definiowania, przechowywania i wyszukiwania kontaktów do współpracowników, partnerów oraz firm (np. dostawców, wykonawców, klientów). Zbiór czynności zwiera: 1. Definiowanie nowego kontaktu 2. Wprowadzanie zmian w Książce adresowej 3. Sortowanie i filtrowanie listy kontaktów 4. Zakładanie grup w książce adresowej 5. Udostępnianie Książki adresowej 37

38 Grupa czynności związana z publikowaniem dokumentów w Intranecie Czynności te służą do publikowania, rozpowszechniania i udostępniania dokumentów, publikacji i komunikatów urzędu dla szerszego grona odbiorców poprzez serwis Intranetowy w sposób zorganizowany. Zbiór czynności zwiera: 1. Udostępnianie dokumentu w serwisie intranetowym 2. Usuwanie dokumentu 3. Importowane puli dokumentów 38

39 3.5 Rekomendowane procedury komunikacji wewnętrznej [3.3] W ramach dostarczonych narzędzi komunikacji wewnętrznej rekomendowanymi procedurami komunikacji są następujące cztery procedury: Przekazywanie komunikatu lub informacji o treści poleceń Elektroniczny komunikator głosowy (rozmowa telefoniczna) Tele-Wideokonferencje Publikacja komunikatów oraz informacji o treści poleceń i dokumentów w sieci Intranet Przekazywanie komunikatu lub informacji o treści poleceń W celu przekazania komunikatu lub treści polecenia zalogowany użytkownik wybiera z memu Niezbędnik Pracownika/ Biblioteka dokumentów/ Dystrybucja komunikatów. W celu stworzenia komunikatu należy wybrać Dodaj nowy element po czym wprowadzić Tytuł i Treść Komunikatu. Na liście użytkownik widzi jedynie swoje komunikaty. W celu wysłania komunikatu, z menu elementu wybiera opcję Zapoznanie się z treścią. To uruchomi procedurę dystrybucji komunikatu z potwierdzeniem zapoznania. Użytkownik może wskazać inną osobę do określenia odbiorców komunikatu. W kolejnym kroku użytkownik wprowadza osoby lub grupy osób (lub osoby i grupy), do których zostanie przesłane zadanie zapoznania się z treścią komunikatu. 39

40 Użytkownik może wesprzeć się wyszukiwarką klikając na książkę otworzy ekran, na którym będzie mógł: wyszukać osobę lub grupę wprowadzając fragment jej nazwy, a następnie dodać osobę lub grupę jako odbiorcę komunikatu. Po określeniu odbiorców zostają przypisane zadania dla poszczególnych osób. Zadania wyświetlają się poszczególnym osobom na stronie głównej Niezbędnik Pracownika. Użytkownik może zapoznać się z treścią, a następnie potwierdza ten fakt klikając na Zakończ zadanie. Osoba wysyłająca komunikat może w każdej chwili zweryfikować status zadań Zapoznania się z treścią. W celu zweryfikowania statusu dystrybucji komunikatu lub treści polecenia zalogowany użytkownik wybiera z memu Niezbędnik Pracownika/ Biblioteka dokumentów/ Dystrybucja komunikatów. 40

41 Następnie klika na aktualny status dystrybucji Zapoznanie się z treścią - w przykładzie powyżej W toku. Użytkownik widzi listę osób, do których komunikat został wysłany oraz status zadań, jakie zostały wysłane do tych osób. W przykładzie poniżej widać, że Użytkownik1 nie zapoznał się z treścią komunikatu, ponieważ status zdania ustawiony jest na Nierozpoczęte. Po zapoznaniu się wszystkich użytkowników z komunikatem, osoba wysyłająca otrzymuje informacje o tym, że wszyscy adresaci zapoznali się z treścią komunikatu Elektroniczny komunikator głosowy W celu przeprowadzenia rozmowy za pomocą elektronicznego komunikatora, użytkownik uaktywnia komunikator z poziomu paska zadań przez dwukrotne kliknięcie myszką lub wybierając opcję wyświetl pod prawym klawiszem myszy, będąc na ikonie komunikatora w pasku zadań. Inicjowanie rozmowy Mając innych użytkowników na liście, można rozpocząć rozmowę z nimi poprzez zaznaczenie ich pojedynczym kliknięciem myszy, a następnie wybraniem typu rozmowy. 41

42 Pierwsza ikona (od lewej) uruchomi czat w trybie tekstowym z wybranym użytkownikiem. Druga (od lewej) ikona uruchomi rozmowę głosową. Trzecia (od lewej) ikona uruchomi wideo-rozmowę z użytkownikiem. Pierwsza (z prawej) ikona uruchomi tryb współdzielenia ekranu z użytkownikiem. W zależności od tego, czy dany użytkownik po drugiej stronie ma możliwość wideorozmowy, czy też rozmowy audio przedstawione ikony będą się pojawiały lub chowały. W naszej procedurze wybieramy drugą ikonę (zielona słuchawka) i czekamy na odebranie połączenia przez osobę, z którą chcemy nawiązać połączenie Tele-Wideokonferencje W celu przeprowadzenia rozmowy za pomocą elektronicznego komunikatora użytkownik uaktywnia komunikator z poziomu paska zadań przez dwukrotne kliknięcie myszą lub wybierając opcje wyświetl pod prawym klawiszem myszy będąc na ikonie komunikatora w pasku zadań Inicjowanie połączenia Tele-Wideokonferencyjnego Aby rozpocząć rozmowę z wieloma użytkownikami na raz, należy wybrać opcję telekonferencji z menu kontekstowego: Plik -> Utwórz telekonferencję. 42

43 W oknie, które się pojawi należy do listy dodać użytkowników, z którymi telekonferencję użytkownik chce przeprowadzić, a następnie zatwierdzić swój wybór. Po krótkiej chwili pojawi się okno ze statusem połączenia i interfejs rozmowy w zależności od wybranego jej typu. Następnie wyświetla się status połączenie z dostępnymi opcjami. Użytkownik może udostępnić innym użytkownikom obraz ze swojej kamery lub widok swojego pulpitu. W telekonferencji z kilkoma osobami na ekranie głównym jedna osoba udostępnia obraz z kamery lub widok swojego ekranu (udostępnianie pulpitu), podczas gdy reszta widzi ten widok i może prowadzić rozmowę audio lub tekstową w ramach tej telekonferencji Publikacja komunikatów oraz informacji o treści poleceń i dokumentów w sieci Intranet Scenariusz 1 dane ogólnego przeznaczenia (możliwość odczytania przez wszystkich użytkowników Intranetu) 43

44 W celu publikacji komunikatu, informacji o treści polecenia i dokumentów zalogowany użytkownik wybiera z memu Strona Główna, a następnie w Komunikaty wewnętrzne klika Dodaj nowy element. Komunikat może zawierać jedynie treść lub może zawierać dodatkowo załączniki (w celu dodania załącznika użytkownik klika na Dołącz plik ) Po wprowadzeniu danych komunikat jest wyświetlany dla wszystkich pracowników na stronie głównej Intranetu. Kolejność wyświetlania komunikatów jest chronologiczna. Scenariusz 2 dane przeznaczone do konkretnych odbiorców (możliwość odczytania przez użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami). 44

45 W celu publikacji komunikatu, informacji o treści polecenia i dokumentów zalogowany użytkownik wybiera z menu Dokumenty Wydziałowe a następnie nazwę Wydziału, do którego chce opublikować komunikat/dokument na przykładzie poniżej Wydział Finansowy. Po wybraniu grupy odbiorców klika na Dodaj dokument wskazuje plik i uzupełnia informację o tym, że jest to opublikowany komunikat. Jeżeli użytkownik chce zawęzić grono osób mających dostęp do dokumentu może to zrobić przez ograniczenie uprawnień dla tego konkretnego dokumentu (opcja uprawnień dostępna z poziomu menu kontekstowego) 3.6 Opis procedury wykonywania podstawowych czynności [3.8] Czynność przekazywania informacji w komunikacji pionowej o zakresie wykraczającym poza obszar działania komórki organizacyjnej 45

46 Procedura przekazywania informacji w komunikacji pionowej realizowana jest w Serwisie Intranetowym przez następujące funkcjonalności: Bibliotekę Dystrybucja Dokumentów w zakładce Niezbędnik Pracownika służącą do zamieszczania dokumentów, komunikatów tekstowych oraz poleceń dla zdefiniowanej grupy odbiorców oraz Folder w bibliotece Ogólne w zakładce Dokumenty Wydziałowe służący do publikowania komunikatów ze specjalnym wymogiem uprawnień oraz uzyskiwania potwierdzeń otrzymania i zapoznania się z ich treścią Czynność przekazywania informacji wewnątrz komórek organizacyjnych. Procedura przekazywania informacji wewnątrz komórek organizacyjnych realizowana jest w Serwisie Intranetowym przez następujące funkcjonalności: Folder w zakładce Zadania do przydzielania zadań i poleceń oraz organizacji pracy pracowników komórki organizacyjnej Funkcjonalność Dyskusja zespołu do prowadzenia uzgodnień na zadany temat Funkcjonalność Komunikaty na stronie głównej do publikowania szybkich bieżących komunikatów Komunikator elektroniczny do prowadzenia rozmów i dyskusji tekstowych/głosowych/wideo Czynność Otwarcia i zamknięcie grupy roboczej Procedura otwarcia i zamknięcia grupy roboczej obsługiwana jest w Serwisie Intranet poprzez funkcjonalność Zakładanie Witryny dla Grupy Roboczej W momencie uruchomienia nowej grupy Kierownik definiuje specjalną stronę (podstronę w Serwisie Intranetowym) dedykowaną do pracy grupy i przeznaczoną do współdzielenia informacji. Funkcjonalność ta pozwala na określenie typu grupy: Witryna zespołu Witryna pracy grupy Obszar roboczy dokumentu W zakresie rodzaju współpracy może być to: obszar spotkania obszar roboczy podejmowania decyzji obszar roboczy spotkania socjalnego Witrynie pracy grupowej można udostępnić standardowe funkcjonalności sytemu. Standardowo witryna zawiera: Funkcjonalność Anonse do publikowani komunikatów bieżących Zadania pozwalającą na organizację pracy zespołu przydzielanie zadań i poleceń Udostępnione Dokumenty miejsce współdzielenia dokumentów roboczych 46

47 Wspólny Kalendarz Opis procedury otwierania grupy: 1. Z Menu głównego wybierz zakładkę Akcje witryny 2. Wybierz opcję Nowa witryna Utwórz witrynę dla zespołu lub na potrzeby projektu 3. Wprowadź tytuł unikalną nazwę grupy roboczej 4. Zdefiniuj tryb pracy opcja Wybierz szablon 5. Przydziel członków grupy, wybierając z listy użytkowników i nadaj im uprawnienia 6. Wybierz opcje wyświetlania w Menu głównym Witryna będzie widoczna pod specjalnym adresem URL wyłącznie dla członków grupy. Opis procedury zamykania grupy: 1. Przenieś dokumenty do Archiwum z wykorzystaniem opcji systemu Zmień lokalizację w zależności od rangi grupy Usuń witrynę zostaną utracone wszystkie informacje zapisane w tym obszarze roboczym grupy lub Ukryj witrynę Zablokuj prawa dostępu dla użytkowników w tym przypadku zostanie zachowana historia pracy grupy Czynności pracy z Bibliotekami Biblioteka to lokalizacja w witrynie, w której można tworzyć, gromadzić i aktualizować pliki oraz zarządzać nimi wspólnie z członkami zespołu. Dla każdej biblioteki wyświetlana jest lista plików i kluczowe informacje o plikach, które pomagają korzystać z plików w ramach współpracy. Tworzenie biblioteki dokumentów 1. Aby utworzyć bibliotekę dokumentów, kliknij menu Akcje witryny, a następnie kliknij polecenie Nowa biblioteka dokumentów. UWAGA: Jeśli menu Akcje witryny lub opcja tworzenia nie są wyświetlane, być może nie masz uprawnień do tworzenia listy. 2. Wpisz nazwę biblioteki w polu Nazwa, wypełnij inne pola stosownie do potrzeb, a następnie kliknij przycisk Utwórz. UWAGA: Aby wyświetlić inne typy bibliotek, które można utworzyć, należy kliknąć menu Akcje witryny, a następnie kliknąć polecenie Więcej opcji tworzenia. Wskazanie opcji biblioteki powoduje wyświetlenie jej opisu. 47

48 3.6.5 Kalendarz Aby zobaczyć kalendarz, należy z zakładki w menu górnym wybrać Niezbędnik Pracownika, a następnie wejść w listę Kalendarz (1). 1 Otworzy się wówczas widok kalendarza, z naniesionymi nań wydarzeniami (o ile zostały one wcześniej dodane) (2). Standardowo wyświetlany jest widok całego miesiąca, można go jednak zmienić na tydzień lub dzień (3) poprzez wybór zakładki Narzędzia kalendarza, następnie Kalendarz. 2 48

49 Listy zadań W celu obejrzenia listy swoich zadań, na stronie Niezbędnik Pracownika należy z Listy wybrać pozycję Zadania (1). 1 Otworzy się wówczas lista dotychczas dodanych zadań. Można otworzyć widok szczegółowy danego zadania po kliknięciu w jego tytuł (2) 2 Aby dodać nowe zadanie, należy wybrać jeden z dwóch dostępnych Dodaj nowy element Otworzy się wówczas formularz dodawania nowego zadania. 49

50 4 Należy w nim podać tytuł, ewentualne poprzedniki zadania (o ile takie istnieją), priorytet, stan, opis, daty rozpoczęcia i zakończenia. Można również przydzielić zadanie do innego pracownika. Aby zapisać podane w formularzu informacje i utworzyć zadanie, należy wybrać przycisk Zapisz (4). Nowo utworzone zadanie wyświetli się na liście Funkcja współdzielenia informacji pomiędzy użytkownikami w wydzielonych wirtualnych miejscach pracy grupowej. Do współdzielenia informacji w systemie służy funkcja Dyskusji zespołu. Aby do niej przejść, należy na stronie głównej wybrać link Dyskusje zespołu (1). 1 50

51 Wyświetli się wówczas lista aktualnie prowadzonych dyskusji w zespole, do którego należy dany użytkownik. 2 Aby przeglądać interesujący nas wątek i zamieszczone w nim wypowiedzi, należy wybrać jego temat (2). 3 Wyświetli się wówczas cała dyskusja; przy każdej zamieszczonej wypowiedzi znajduje się informacja kto jest jej autorem. Aby odpowiedzieć w wątku na wybrany post, wybieramy przycisk Odpowiedz (3). 51

52 4 5 6 Otworzy się okno tworzenia odpowiedzi, które daje nam dużo możliwości przy jej tworzeniuod dowolnego formatowania tekstu w zakładce Formatowanie tekstu (4), po dodawanie załączników czy linków w zakładce Wstawianie (5). W celu zamieszczenia odpowiedzi w dyskusji wybieramy przycisk Zapisz (6). W przypadku, gdy chcemy założyć nową dyskusję, na stronie głównej Dyskusji zespołu wybieramy przycisk Dodaj nową dyskusję (7). 7 Otwiera się wówczas okno, w którym możemy stworzyć pierwszy post otwierający dyskusję. Możliwe jest załączenie do niego pliku (8). Aby zamieścić dyskusję w zespole, wybieramy przycisk Zapisz (9). 52

53 Funkcja tworzenia i aktualizowania wewnętrznych baz danych i aplikacji bazodanowych opartych na formularzach wypełnianych przez użytkowników zgodnie z ich uprawnieniami Do tworzenia, przechowywania dokumentów, dzielenia się nimi i wersjonowania pomiędzy wybranymi użytkownikami, służy Biblioteka dokumentów. Każda z komórek organizacyjnych posiada własną przestrzeń. Otwiera się ją poprzez wybór biblioteki z nazwą Wydziału - w naszym przypadku Wydział Edukacji, Kultury(1). 1 Otworzy się wówczas biblioteka, zawierająca dokumenty i/lub foldery. To w jakim stopniu użytkownik może korzystać z biblioteki zależy od przyznanych mu uprawnień Tworzenie dokumentów 53

54 Dokumenty w bibliotece umieszczamy poprzez ich utworzenie (nowy dokument) lub dodanie z dysku (pliku, który istnieje). Aby utworzyć dokument, wybieramy ikonę Nowy dokument (2). Rozpocznie się wówczas otwieranie programu MS Word, która zażąda od nas podania loginu i hasła, używanego w MS Sharepoint. Po zalogowaniu się możemy utworzyć dokument. Aby znalazł się on w bibliotece dokumentów Sharepoint, wystarczy go w tradycyjny sposób zapisać w sugerowanym folderze Dodawanie dokumentów 3 Aby dodać dokument do biblioteki dokumentów, należy wybrać opcję Przekaż dokument (3). Możemy wybrać czy chcemy dodać jeden, czy też więcej dokumentów. Po wyborze opcji Przekazania pojedynczego dokumentu wyświetli się okno dodawania dokumentu, w którym możemy wybrać interesujący nas do przekazania dokument lub folder, jak również komentarze. Następnie wybieramy przycisk OK (4). 54

55 4 W przypadku dodawania więcej niż jednego dokumentu okno wygląda nieco inaczej. Można ręcznie przeciągnąć do okna wszystkie foldery, co do których chcemy, żeby znalazły się w naszej bibliotece. Następnie wybieramy OK (5). 5 55

56 Przeglądanie dokumentów W celu przeczytania interesującego nas dokumentu, bez potrzeby jego edycji, należy kliknąć na jego nazwę (6). Otworzy się okno, w którym należy zaznaczyć opcję Tylko do odczytu. 6 MS Word zażąda od nas podania danych do logowania, używanych w MS Sharepoint. Po zalogowaniu się możemy oglądać dokument Edycja dokumentów udostępnionych Aby dokonywać zmian w dokumencie zamieszczonym w bibliotece dokumentów udostępnionych, należy kliknąć na nazwę pliku, który chcemy edytować (7), a następnie wybrać opcję Edytuj (8). 7 8 MS Word zażąda od nas danych do zalogowania do Sharepoint. Po zalogowaniu się możemy dokonywać zmian w dokumencie oraz zapisywać je w tradycyjny sposób. Po zapisaniu zmiany są publikowane w Sharepoint. 56

57 Przeglądanie historii dokumentów Aby przeglądać historię zmian dokonywanych w danym dokumencie (o ile rejestrowanie historii jest włączone), należy zaznaczyć interesujący nas dokument (9), a następnie wybrać ikonę historii (10) Otworzy się wówczas okno z listą poprzednich wersji dokumentu. Wyświetlają się szczegóły takie jak osoba dokonująca zmian i dodane komentarze. Aby zobaczyć wybraną poprzednią wersję dokumentu, klikamy na wybraną datę z kolumny Zmodyfikowany. Otworzy się ona w dokumencie dostępnym po zalogowaniu za pomocą danych do Sharepointa Funkcja rezerwacji sal i innych zasobów (laptopy, wyświetlacze multimedialne itd.). Aby zarezerwować interesujący nas zasób (salę, rzutnik, itp.), należy w odpowiedniej zakładce wybrać listę Narzędzia a następnie kalendarz grupy(1). Wyświetli się wówczas widok kalendarza. 57

58 1 Jeśli chcemy oglądać planowane spotkania i rezerwacje zasobów dla całej grupy, musimy się upewnić, że wyświetla się nam właściwy widok. W tym celu należy zaznaczyć Kalendarz (2), następnie wybrać zakładkę Kalendarz z Narzędzi kalendarza (3), aż wreszcie rozwinąć ikonę Osoby (4) i wybrać grupę, której wspólny kalendarz chcemy zobaczyć. Wówczas w kalendarzu w różnych wierszach wyświetlą się wszelkie rezerwacje lub też spotkania dla danych osób z tej grupy. 58

59 3 4 2 Aby zarezerwować zasób (rzutnik, salę, itp.), należy w kalendarzu w dniu, na który chcemy dokonać rezerwacji, wybrać przycisk Dodaj (5). 5 Otworzy się wówczas formularz rejestracji zasobów. Należy w nim podać tytuł, czas rezerwacji, uczestników, oraz dodać do prawego pola potrzebne zasoby. Można sprawdzić czy rezerwacja nie koliduje z inną rezerwacją. Do zaznaczenia jest też możliwa kategoria spotkania czy okazji, na którą rezerwuje się sprzęt, zaznaczenie, że jest to wydarzenie całodzienne, powtarzalność spotkania, jak również użycie obszaru roboczego spotkania. 59

60 Funkcja zgłaszania zapotrzebowania na materiały. Zapotrzebowanie na materiały zgłaszane jest poprzez odpowiedni folder w zadaniach. Aby do niego wejść, należy wejść w listę Zadania (1), a następnie w folder Zapotrzebowanie na materiały (2). 60

61 2 1 Następnie w tym folderze należy wybrać opcję Dodaj nowy element (3). 3 Otworzy się formularz tworzenia nowego zadania zapotrzebowania. Należy w nim przede wszystkim podać, na które z zasobów zgłaszamy zapotrzebowanie (w tytule i opisie), w jakim czasie oraz w jakiej ilości, oraz przydzielić zadanie właściwej osobie (4) - tzn. tej, która za dany zasób odpowiada. Aby zapisać zgłoszenie zapotrzebowania wybieramy Zapisz (5). Osoba wpisana jako przydzielona do zadania zostanie poinformowana mailowo o zgłoszeniu. 61

62 Zapewnienie bezpieczeństwa informacji w sieci Intranet Informacje w sieci Intranet są bezpieczne dzięki możliwości zarządzania uprawnieniami użytkowników. Administrator przyznaje poszczególnym użytkownikom uprawnienia do oglądania różnych treści na stronie w zależności od tego co powinni oni móc oglądać, a co powinno pozostać poza ich zasięgiem. Dzięki temu, że dostęp zarówno do serwisu internetowego jak i zamieszczonych w Intranecie dokumentów jest możliwy tylko po zalogowaniu się, treści mogą być odpowiednio chronione Zapraszanie współpracowników na spotkania Zaproszenie współpracowników na spotkanie odbywa się poprzez kalendarz grupowy dostępny z Niezbędniku Pracownika/ Narzędzia. Aby zaplanować spotkanie, należy w kalendarzu w dniu, na który chcemy zaplanować spotkanie, wybrać przycisk Dodaj (1. ) 62

63 1 Otworzy się wówczas formularz planowania spotkania (łącznie z planowaniem rezerwacji zasobów na to spotkanie). Należy w nim podać tytuł, czas rezerwacji, uczestników, oraz dodać do prawego pola potrzebne zasoby. Podając uczestników spotkania, których chcemy na nie zaprosić, można wpisać nazwy uczestników lub nazwę grupy (w przypadku gdy spotkanie ma dotyczyć całej grupy). Można sprawdzić czy rezerwacja nie koliduje z inną rezerwacją. Do zaznaczenia jest też możliwa kategoria spotkania czy okazji, zaznaczenie, że jest to wydarzenie całodzienne, powtarzalność spotkania, jak również użycie obszaru roboczego spotkania. Spotkanie zostaje zaplanowane poprzez wybór przycisku Zapisz (2). Od tego momentu zaplanowane przez nas spotkanie będzie się wyświetlać w kalendarzu wszystkich zaproszonych na nie osób. 63

64 Akceptowanie, odrzucanie zaproszeń. Użytkownik, oglądający kalendarz grupowy, widzi wszystkie wydarzenia dla danej grupy, odbywające się w danym tygodniu. Jeśli stwierdzi, że na spotkaniu, na które został zaproszony przez inną osobę nie może być obecny, powinien skasować swoje nazwisko z listy uczestników spotkania, i w ten sposób odrzucić zaproszenie. Aby skasować swoje nazwisko z listy uczestników, należy kliknąć na dane spotkanie w kalendarzu (1). 64

65 1 Wówczas otworzy się okno ze szczegółami dotyczącymi danego spotkania. Należy wybrać ikonę Edytuj element (2). 2 Otworzy się w trybie edycji. W selektorze osób (3) należy usunąć swoje nazwisko z listy uczestników spotkania. Organizator spotkania otrzyma powiadomienie em. 65

66 Sprawdzanie wolnych terminów dla osób, grupy osób. Wolne terminy danego pracownika lub całej grupy najłatwiej jest sprawdzić wyświetlając grupowy kalendarz. Patrząc na kalendarz grupowy, dzięki kolorowym oznaczeniom z łatwością można zauważyć który z pracowników w jakim dniu ma wolny czas. 66

67 Rozwiązywanie konfliktów z kolidującymi spotkaniami. Planowanie spotkań umożliwia natychmiastowe zauważenie potencjalnej kolizji spotkań. Podczas wypełniania okna planowania spotkania widoczny jest niewielki kalendarz, w którym widoczne są ewentualne inne zaplanowane na dany dzień spotkania pracowników, którzy maja być na spotkanie zaproszeni (1). 1 67

68 Listy zadań do wykonania, obsługa zrealizowanych zadań. Lista Zadania (1) znajduje się w zakładkach po lewej stronie w Niezbędniku Pracownika. Należy w nią kliknąć. 4 1 Wyświetli się lista zadań całego zespołu. Można je sortować wg poszczególnych kolumn. Aby oglądać jedynie swoje zadania, należy otworzyć zakładkę Lista (2), a następnie z listy rozwijanej Widoków wybrać Moje zadania (3). 2 3 W tym także miejscu możemy zaznaczyć widok listy, który nas interesuje: przykładowo, zaznaczenie grupy Ukończono wyświetli nam tylko zadania, które zostały ukończone. 68

69 Zarządzanie zadaniami wymaga od nas, aby na bieżąco i poprawnie oznaczać ich statusy. Dokonujemy tego poprzez kliknięcie na interesujące nas zadanie (4) - wyświetlą się wówczas jego szczegóły. Wybieramy Edytuj element (5). 5 W trybie edycji, w zależności od zapotrzebowania, zmieniamy status zadania (6) lub procent jego ukończenia (7). Po dokonanych zmianach wybieramy Zapisz (8). Bieżące uzupełnianie statusu zadań pozwoli nam oraz całej grupie lepiej zarządzać czasem

70 Funkcja delegowania zadań i otrzymywania informacji o stopniu zaawansowania ich realizacji. Aby delegować zadanie, należy je najpierw otworzyć poprzez kliknięcie na nie na liście zadań (lub też utworzenie nowego zadania). W obu przypadkach otworzy się edytowalny formularz zadania. W rubryce Przydzielone do (1) należy podać osobę, osoby lub grupę którym chcemy delegować zadanie. Zostaną one o tym zadaniu powiadomione mailem. Podczas wykonywania zadania, delegowani do jego wykonania będą mieć możliwość zmieniania jego statusu oraz procenta realizacji. Po wpisaniu osób, którym chcemy delegować zadanie, wybieramy Zapisz (2). O ukończeniu zadania powiadomiony zostanie jego twórca

71 Planowanie całodniowych i wielodniowych spotkań. Aby zaplanować spotkanie, należy z listy kalendarza wybrać jeden z dwóch przycisków: - Nowe wydarzenie ze zdarzeń w narzędziach kalendarza, - Dodaj pojawiające się po zaznaczeniu jednego lub więcej dni w samym kalendarzu. Otworzy się wówczas formularz dodawania wydarzenia, w którym należy podać co najmniej Tytuł, czas rozpoczęcia oraz czas zakończenia. Czas rozpoczęcia i zakończenia ustawiany jest w zależności od tego, które dni zostały zaznaczone w kalendarzu, jednak można je w każdym momencie zmienić. 71

72 3.7 Procedury ochrony danych osobowych i ochrony informacji niejawnych w stosowaniu optymalnego modelu, procedur i metod oraz informatycznych narzędzi komunikacji wewnętrznej [3.5] Akty prawne związane z ochroną informacji w systemach teleinformatycznych Najistotniejszym aktem określającym wymagania dla wdrażanych systemów jest Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Konstrukcja systemu teleinformatycznego, przy przetwarzaniu dokumentów elektronicznych oraz komunikatów powinna zapewniać między innymi następujące cechy: zabezpieczać przed wprowadzaniem zmian do dokumentów, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur, zabezpieczać przed usunięciem dokumentów z systemu, z wyjątkiem udokumentowanych czynności dokonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów, stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz ich wyszukiwanie, możliwość odczytania metadanych dla każdego dokumentu, identyfikować użytkowników i dokumentować dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych, zapewniać kontrolę dostępu poszczególnych użytkowników do dokumentów i metadanych, umożliwiać odczytanie bez zniekształceń treści dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym działa system, zachowywać dokumenty i metadane w strukturze określonej, łącznie z możliwością prezentacji tej struktury, Ochrona danych osobowych Istotnym z punktu widzenia systemu informatycznego jest również Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926) wyciąg najważniejszych zapisów wraz ze sposobem ich implementacji. Niezależnie od technicznych i organizacyjnych uwarunkować i regulacji, wszyscy użytkownicy wdrożonego systemu powinni przestrzegać następujących zasady. W trakcie rozmowy głosowej, tekstowej lub wideo należy unikać podawania danych osobowych bez uzasadnionej potrzeby 72

73 Nie należy przetwarzać w systemie informacji niejawnych objętych właściwą klauzulą. Wprowadzając do systemu nowy rejestr który zawiera dane osobowe należy to skonsultować z osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych w urzędzie (dopiero po uzyskaniu zgody można taki rejestr założyć) Pracując na danych osobowych należy stosować wewnętrzne regulacje obowiązujące w urzędzie. Obszar definicji danych osobowych Realizacja Art W rozumieniu ustawy za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. 2. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. 3. Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań. Art Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy: 1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych, 2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, 3) jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, 4) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego, 5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. 2. Zgoda, o której mowa w ust. 1 pkt 1, może obejmować również przetwarzanie danych w przyszłości, jeżeli nie zmienia się cel przetwarzania. 3. Jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne dla ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, a spełnienie warunku określonego w ust. 1 pkt 1 jest niemożliwe, można przetwarzać dane bez zgody tej osoby, do czasu, gdy uzyskanie zgody będzie możliwe. 4. Za prawnie usprawiedliwiony cel, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, uważa się w szczególności: 1) marketing bezpośredni własnych produktów lub usług administratora danych, 2) dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Dane osobowe jeżeli wystąpią będą przetwarzane wyłącznie z celach określonych przez ust. 1. pkt 4 i pkt 5, oraz zgodnie z ust. 4. Dodatkowe Brak 73

74 uwagi Obszar administrowania zbiorem danych Realizacja Dodatkowe uwagi Art Administrator danych jest obowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 2. Administrator danych prowadzi dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych oraz środki, o których mowa w ust Administrator danych wyznacza administratora bezpieczeństwa informacji, nadzorującego przestrzeganie zasad ochrony, o których mowa w ust. 1, chyba że sam wykonuje te czynności. Art. 38. Administrator danych jest obowiązany zapewnić kontrolę nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane. Art. 39a. Minister właściwy do spraw administracji publicznej w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia, sposób prowadzenia i zakres dokumentacji, o której mowa w art. 36 ust. 2, oraz podstawowe warunki techniczne i organizacyjne, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, uwzględniając zapewnienie ochrony przetwarzanych danych osobowych odpowiedniej do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a także wymagania w zakresie odnotowywania udostępniania danych osobowych i bezpieczeństwa przetwarzanych danych. Dostęp do danych będących danymi osobowych jest realizowany poprzez ograniczenie dostępu zgodnie z modelem uprawnień. Wszelkie operacje na danych osobowych są zapisywane w historii obiektu na którym nastąpiła operacja. System realizuje aktualnie obowiązującą politykę bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych. Brak Obszar udostępnianie danych osobowych Art. 38. Administrator danych jest obowiązany zapewnić kontrolę nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane. Realizacja Dodatkowe uwagi Udostępnianie obszarów roboczych z danymi osobowymi na podstawie udzielonych uprawnień. Brak 74

75 Uzupełnieniem do ustawy o ochronie danych osobowych jest rozporządzenie MSWiA z dnia 29 kwietnia 2004 w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U Nr 100 poz.1024, ze zm.) Obszar klasyfikacji wymaganego poziomu bezpieczeństwa Uwzględniając kategorie przetwarzanych danych oraz zagrożenia wprowadza się poziomy bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym: 1) podstawowy; 2) podwyższony; 3) wysoki. 2. Poziom co najmniej podstawowy stosuje się, gdy: 1) w systemie informatycznym nie są przetwarzane dane, o których mowa w art. 27 ustawy, oraz 2) żadne z urządzeń systemu informatycznego, służącego do przetwarzania danych osobowych nie jest połączone z siecią publiczną. 3. Poziom co najmniej podwyższony stosuje się, gdy: 1) w systemie informatycznym przetwarzane są dane osobowe, o których mowa w art. 27 ustawy, oraz 2) żadne z urządzeń systemu informatycznego, służącego do przetwarzania danych osobowych nie jest połączone z siecią publiczną. 4. Poziom wysoki stosuje się, gdy przynajmniej jedno urządzenie systemu informatycznego, służącego do przetwarzania danych osobowych, połączone jest z siecią publiczną. 5. Opis środków bezpieczeństwa stosowany na poziomach, o których mowa w ust. 1, określa załącznik do rozporządzenia. ZAŁĄCZNIK do rozporządzenia: A. Środki bezpieczeństwa na poziomie podstawowym I 1. Obszar, o którym mowa w 4 pkt 1 rozporządzenia, zabezpiecza się przed dostępem osób nieuprawnionych na czas nieobecności w nim osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. 2. Przebywanie osób nieuprawnionych w obszarze, o którym mowa w 4 pkt 1 rozporządzenia, jest dopuszczalne za zgodą administratora danych lub w obecności osoby upoważnionej do przetwarzania danych osobowych. II 1. W systemie informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych stosuje się mechanizmy kontroli dostępu do tych danych. 2. Jeżeli dostęp do danych przetwarzanych w systemie informatycznym posiadają co najmniej dwie osoby, wówczas zapewnia się, aby: a) w systemie tym rejestrowany był dla każdego użytkownika odrębny identyfikator; b) dostęp do danych był możliwy wyłącznie po wprowadzeniu 75

76 identyfikatora i dokonaniu uwierzytelnienia. III System informatyczny służący do przetwarzania danych osobowych zabezpiecza się, w szczególności przed: 1) działaniem oprogramowania, którego celem jest uzyskanie nieuprawnionego dostępu do systemu informatycznego; 2) utratą danych spowodowaną awarią zasilania lub zakłóceniami w sieci zasilającej. IV 1. Identyfikator użytkownika, który utracił uprawnienia do przetwarzania danych, nie może być przydzielony innej osobie. 2. W przypadku gdy do uwierzytelniania użytkowników używa się hasła, jego zmiana następuje nie rzadziej niż co 30 dni. Hasło składa się co najmniej z 6 znaków. 3. Dane osobowe przetwarzane w systemie informatycznym zabezpiecza się przez wykonywanie kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów służących do przetwarzania danych. 4. Kopie zapasowe: a) przechowuje się w miejscach zabezpieczających je przed nieuprawnionym przejęciem, modyfikacją, uszkodzeniem lub zniszczeniem; b) usuwa się niezwłocznie po ustaniu ich użyteczności. V Osoba użytkująca komputer przenośny zawierający dane osobowe zachowuje szczególną ostrożność podczas jego transportu, przechowywania i użytkowania poza obszarem, o którym mowa w 4 pkt 1 rozporządzenia, w tym stosuje środki ochrony kryptograficznej wobec przetwarzanych danych osobowych. VI Urządzenia, dyski lub inne elektroniczne nośniki informacji, zawierające dane osobowe, przeznaczone do: 1) likwidacji - pozbawia się wcześniej zapisu tych danych, a w przypadku gdy nie jest to możliwe, uszkadza się w sposób uniemożliwiający ich odczytanie; 2) przekazania podmiotowi nieuprawnionemu do przetwarzania danych - pozbawia się wcześniej zapisu tych danych, w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie; 3) naprawy - pozbawia się wcześniej zapisu tych danych w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie albo naprawia się je pod nadzorem osoby upoważnionej przez administratora danych. VII Administrator danych monitoruje wdrożone zabezpieczenia systemu informatycznego. B. Środki bezpieczeństwa na poziomie podwyższonym VIII W przypadku gdy do uwierzytelniania użytkowników używa się hasła, składa się ono co najmniej z 8 znaków, zawiera małe i wielkie litery oraz cyfry lub znaki specjalne. 76

77 IX Urządzenia i nośniki zawierające dane osobowe, o których mowa w art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, przekazywane poza obszar, o którym mowa w 4 pkt 1 rozporządzenia, zabezpiecza się w sposób zapewniający poufność i integralność tych danych. X Instrukcja zarządzania systemem informatycznym, o której mowa w 5 rozporządzenia, rozszerza się o sposób stosowania środków, o których mowa w pkt IX załącznika. XI Administrator danych stosuje na poziomie podwyższonym środki bezpieczeństwa określone w części A załącznika, o ile zasady zawarte w części B nie stanowią inaczej. C. Środki bezpieczeństwa na poziomie wysokim XII 1. System informatyczny służący do przetwarzania danych osobowych chroni się przed zagrożeniami pochodzącymi z sieci publicznej poprzez wdrożenie fizycznych lub logicznych zabezpieczeń chroniących przed nieuprawnionym dostępem. 2. W przypadku zastosowania logicznych zabezpieczeń, o których mowa w ust. 1, obejmują one: a) kontrolę przepływu informacji pomiędzy systemem informatycznym administratora danych a siecią publiczną; b) kontrolę działań inicjowanych z sieci publicznej i systemu informatycznego administratora danych. XIII Administrator danych stosuje środki kryptograficznej ochrony wobec danych wykorzystywanych do uwierzytelnienia, które są przesyłane w sieci publicznej. XIV Administrator danych stosuje na poziomie wysokim środki bezpieczeństwa, określone w części A i B załącznika, o ile zasady zawarte w części C nie stanowią inaczej. Realizacja System spełnia wymagania poziomu ochrony podstawowy, podwyższony oraz "wysoki". W zależności od klasyfikacji danych jakie będą przetwarzane w systemie zaleca się stosowanie odpowiedniej polityki bezpieczeństwa. Podstawowe cechy konfiguracji dla poziomu wysoki Autoryzacja użytkowników na podstawie identyfikatora i hasła. Wymuszenie złożonej struktury haseł zgodnie z wymaganą polityką. Wykorzystanie kryptografię w przypadku dostępu z sieci publicznej (aktualnie dostęp jest realizowany jedynie z sieci wewnętrznej). Dodatkowe uwagi Brak 77

78 3.8 Optymalny model komunikacji wewnętrznej [3.4] Według dokumentu EKSPERTYZA PT OPTYMALNE MODELE, PROCEDURY, METODY ORAZ INFORMATYCZNE NARZĘDZIA KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ W 12 URZĘDACH BENEFICJENTÓW Rekomendacje dla komunikacji wewnętrznej Istotę struktury organizacyjnej urzędów gmin wiejskich, urzędów miast lub starostw powiatowych można określić, jako ogół zależności funkcjonalnych oraz hierarchicznych pomiędzy poszczególnymi jej elementami (jednostkami organizacyjnymi- wydziałami, referatami, biurami), które umożliwiają funkcjonowanie urzędów gmin wiejskich, urzędów miast lub starostw powiatowych w pożądany sposób oraz podejmowanie działań kierowniczych. Komunikacja wewnętrzna powinna podlegać procesowi usprawnień we wszystkich komórkach organizacyjnych. Priorytetowo należy potraktować komórki organizacyjne uczestniczące w większości procesów oraz wymieniające najwięcej informacji z innymi komórkami organizacyjnymi. W większości urzędów są to referat organizacyjny, referat finansowy, kancelaria W kwestii komunikacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi rekomenduje się w pierwszej kolejności wdrożyć narzędzia komunikacji pomiędzy poszczególnymi komórkami. Najważniejszym narzędziem wykorzystywanym przez komórki organizacyjne jest sieć intranet, wspomaga proces przekazywania informacji do danego pracownika lub grupy pracowników, oraz umożliwia pracę grupową Specyfika modelu komunikacji wewnętrznej urzędu Komunikacja pionowa W każdym z urzędów, rekomenduje się wykorzystywanie sieci intranet jako narzędzia komunikacji pionowej (w kontekście wewnętrznej wymiany informacji), szczególnie w procesach informacyjnych o charakterze rozgłoszeniowym (okólniki, zmiany regulaminu pracy, informacje okolicznościowe, etc.) Funkcje Serwisu Intranetowego realizujące model w tym zakresie: Publikowanie dokumentów w bibliotekach elektronicznych Publikowanie dokumentów na tablicach dokumentów udostępnionych Przydzielanie uprawnień do poszczególnych witryn i widoków serwisu Komunikacja pozioma W komunikacji poziomej pomiędzy kierownikami komórek organizacyjnych główną rolę mogą odgrywać komunikatory zarówno głosowe jak i tekstowe. Rekomenduje się także, 78

79 wykorzystanie rozwiązań typu sieć intranet do komunikacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi. Funkcje Serwisu Intranetowego realizujące model w tym zakresie: Rozmowy on-line: audio, telekonferencje, rozmowy tekstowe Użytkowanie kalendarza Listy dyskusyjne Definiowanie pracy w grupach Komunikacja pionowa i pozioma wewnątrz komórki organizacyjnej Wykorzystanie rozwiązań typu sieć intranet wydaje się być uzasadnione w szczególności w związku z narzędziami umożliwiającymi wspólną pracę nad dokumentem i kontrolę wersji. Funkcje Serwisu Intranetowego realizujące model w tym zakresie: Definiowanie i przydzielanie zadań Biblioteki elektroniczne (współtworzenie dokumentów) 79

80 4. Rozdział II Kierownik CZĘŚĆ DOTYCZĄCA ROLI KIEROWNIKA W KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ 4.1 Zarządzanie uprawnieniami w Serwisie Intranetowym Rozszerzeniem Instrukcji w zakresie wykorzystania jej przez Kierownika jest odzwierciedleniem jego roli w zakresie organizowania i przydzielania pracy dla grupy oraz nadawania uprawnień grupie i poszczególnym pracownikom do systemu (zarządzanie uprawnieniami). Serwis Intranetowy posiada wewnętrzny integralny moduł pozwalający na udzielanie praw dostępu na poziomie elementów witryny poszczególnym użytkownikom według prezentowanej w serwisie treści. 4.2 Nadawanie praw dostępu do witryn [4.3] Kierownik z uprawnieniami administratora systemu może nadawać i odbierać użytkownikom uprawnienia do oglądania różnych elementów strony. Odbywa się to poprzez moduł Uprawnienia witryny (1), które otwiera się z menu rozwijanego Akcji witryny 80

81 1 Witryny zazwyczaj dziedziczą uprawnienia po stronach, pod którymi się znajdują. Aby zlikwidować dziedziczenie i dodać inne uprawnienia dla użytkowników, należy wybrać opcję Zatrzymaj dziedziczenie uprawnień (2) 2 Następnie, aby udzielić wybranych uprawnień danemu użytkownikowi, zaznaczamy interesującego nas użytkownika lub grupę i wybieramy opcję Edytuj uprawnienia 81

82 użytkownika (5); albo też udzielamy uprawnień nowemu użytkownikowi opcją Udziel uprawnień. 4.3 Logowanie i ograniczenie dostępu Dostęp do Serwisu Intranetowego możliwy jest jedynie po zalogowaniu. Logowanie odbywa się poprzez podanie w oknie logowania nazwy użytkownika oraz hasła. Zależnie od tego jakie uprawnienia posiadamy jako dany użytkownik, będziemy widzieć całość lub część zawartości strony. 4.4 Kontrola dostępu do publikowanych dokumentów Dostęp do publikowanych dokumentów kontroluje się poprzez zarządzanie uprawnieniami do dokumentu z poziomu administratora. 82

83 Aby dodać lub odebrać użytkownikowi uprawnienia do oglądania/współtworzenia wybranego dokumentu, należy w bibliotece dokumentów udostępnionych ten dokument zaznaczyć (1), a następnie przejść do opcji Uprawnienia dokumentu (2). 2 1 Jeśli chcemy ustawić niestandardowe uprawnienia do danego dokumentu, w pierwszej kolejności należy Zatrzymać dziedziczenie uprawnień używając tej opcji (2). 2 83

84 Następnie, w przypadku, gdy chcemy, aby użytkownik nie miał dostępu do dokumentu, usuwamy jego uprawnienia używając opcji Usuń uprawnienia (3), jak również usuwamy go ze wszystkich grup, które mają uprawnienia do danego dokumentu. Jeśli chcemy udzielić uprawnień użytkownikowi, który na razie ich nie posiada, wybieramy opcję Udziel uprawnień (4). Możemy również sprawdzić, jakie uprawnienia do dokumentu ma interesujący nas użytkownik używając opcji Sprawdź uprawnienia (5) Nadawanie i zmiana uprawnień dla grup [4.1] Nadawanie uprawnień dla grupy użytkowników można wykonać w Serwisie Intranetowym przez dedykowany moduł systemu przeznaczony do zarządzania uprawnieniami. Poniżej znajduje się procedura dla tej czynności: 1. Z Menu górnego witryny rozwiń listę Akcje witryny 2. Wybierz opcję Uprawnienia witryny 3. W otwartym oknie z Menu górnego wybierz opcje Dodaj grupę 4. W otwartym oknie wypełnij kolejno pola: Nazwa i opis z informacjami o autorze Wprowadź nazwę i opis dla tej grupy Właściciel Właściciel może wprowadzać dowolne zmiany w grupie, na przykład dodawać i usuwać członków lub usuwać grupę. Właścicielem może być tylko użytkownik lub grupa. Ustawienia grupy Określ uprawnienia do oglądania listy członków grupy oraz do dodawania i usuwania członków grupy. 84

85 Żądania członkostwa Określ, czy użytkownicy mogą żądać członkostwa w tej grupie i czy mogą żądać jej opuszczenia. Wszystkie żądania zostaną wysłane na określony adres . Jeśli funkcja automatycznego akceptowania będzie włączona, użytkownicy zostaną automatycznie dodani lub usunięci po wysłaniu żądania. Nadawanie grupie uprawnień dla tej witryny Wybierz poziom uprawnień, który otrzymują członkowie grupy uzyskujący dostęp do danej witryny spośród dostępnych opcji: Pełna kontrola - Ma pełną kontrolę. Projektowanie - Może przeglądać, dodawać, aktualizować, usuwać, zatwierdzać i dostosowywać. Współtworzenie - Może przeglądać, dodawać, aktualizować i usuwać elementy listy i dokumenty. Czytanie - Może wyświetlać strony i elementy list oraz pobierać dokumenty. Tylko przeglądanie - Może wyświetlać strony, elementy list oraz dokumenty. Typy dokumentów z dostępnymi programami obsługi plików na serwerze mogą być wyświetlane w przeglądarce, ale nie mogą być pobierane. 5. Zatwierdź decyzje przyciskiem Utwórz Do tak utworzonej grupy można dodawać użytkowników systemu, przydzielając im uprawnienia zdefiniowane dla grupy. 4.6 Zarządzanie komunikacją pomiędzy poszczególnymi grupami [4.2] Komunikacja pomiędzy grupami oraz wewnątrz grup roboczych realizowana jest przez Serwis Intranetowy przez następujące funkcje systemu: Współdzielenia informacji w zakresie kalendarza Współdzielenia informacji zakresie zadań dla grupy Współdzielenia informacji poprzez prowadzenie dyskusji Współdzielenie informacji poprzez pracę grupy przy tworzeniu dokumentu 85

86 4.6.1 Współdzielenie informacji w postaci List Dyskusyjnych Do współdzielenia informacji w systemie służy funkcja Dyskusji zespołu. Aby do niej przejść, należy na stronie głównej z Menu w lewej kolumnie wybrać opcję Dyskusje zespołu. Wyświetli się wówczas tablica z listą aktualnie prowadzonych w grupie dyskusji, do których przydzielony został zalogowany użytkownik. 2 Aby przeglądać interesujący nas wątek i zamieszczone w nim wypowiedzi, należy wybrać jego Temat (2). 1 3 Wyświetli się wówczas cała dyskusja. Przy każdej zamieszczonej wypowiedzi znajduje się informacja kto jest jej autorem. Aby odpowiedzieć w wątku na wybrany post, wybieramy przycisk Odpowiedz (3). 86

87 4 5 6 Otworzy się okno tworzenia odpowiedzi, które daje nam dużo możliwość tworzenia wypowiedzi - od dowolnego formatowania tekstu w zakładce Formatowanie tekstu (4), po dodawanie załączników czy linków w zakładce Wstawianie (5). W celu zamieszczenia odpowiedzi w dyskusji wybieramy przycisk Zapisz (6). W przypadku, gdy chcemy założyć nową dyskusję, na stronie głównej Dyskusji zespołu wybieramy przycisk +Dodaj nową dyskusję (7). Otwiera się wówczas okno, w którym możemy stworzyć pierwszy post otwierający dyskusję. Możliwe jest tu załączenie pliku (dokumentu) (8). Aby zamieścić dyskusję w zespole, wybieramy przycisk Zapisz (9). 87

88 8 9 88

89 CZĘŚĆ OGÓLNA INSTRUKCJI KIEROWNIKA 4.7 Dobre praktyki związane z komunikacją wewnętrzną w urzędach [3.6] Informacja w komunikacji wewnętrznej Umiejętność mądrego zarządzania informacją i odpowiedniego jej redagowania jest podstawową umiejętnością, którą powinien posiadać każdy pracownik jednostki administracji publicznej. O atrakcyjności informacji decyduje jej przydatność aktualność forma Przed przystąpieniem do redagowania widomości lub komunikatu należy odpowiedzieć sobie na kilka pytań: komu lub czemu ma służyć informacja? jaki efekt ma osiągnąć? do kogo ją skierujemy? kiedy adresaci powinni ją otrzymać i jak długo będzie aktualna? co chcemy powiedzieć, a czego mamy nie mówić? jaka forma komunikacji będzie najbardziej odpowiednia? Komu lub czemu ma służyć informacja? Jaki efekt ma osiągnąć? Planując rozmowę, spotkanie, dyskusję czy przygotowanie informacji do opublikowania w intranecie powinniśmy dokładnie zdawać sobie sprawę z tego, co chcemy osiągnąć jako efekt naszych działań. Warto odpowiedzieć sobie na pytanie jaki charakter ma nasza informacja? czysto informacyjny powinna nakłonić kogoś do podjęcia działań powinna doprowadzić do podjęcia decyzji powinna doprowadzić do osiągnięcia porozumienia Wybór formy komunikacji pisemna czy słowna? Umiejętność skutecznego komunikowania się pozwala wyrażanie naszych potrzeb i zamierzeń w sposób zrozumiały dla drugiej strony. Umiejętność słuchania zapewnia zrozumienie potrzeb drugiej osoby. Porozumienie następuje wtedy, gdy obydwie strony mają jasność co do prowadzonej rozmowy, jej przedmiotu i celu oraz uzyskują kompromis odnośnie dalszego postępowania. Brak umiejętności skutecznego porozumiewania się prowadzi do nieporozumień i obniża efektywność pracy. Istotnym czynnikiem wpływającym na skuteczność w porozumiewaniu się jest wybór formy komunikacji: pisemna czy słowna? 89

90 Komunikacja pisemna Do form komunikacji pisemnej należą: 4. Komunikaty publikowane w serwisie intranetowym 5. Dokumenty publikowane w serwisie intranetowym 6. Wiadomości elektroniczne i listy Zaletą tej formy komunikacji jest możliwość skierowania jej do szerszego grona odbiorców jasne określenie daty obowiązywania informacji (aktualności) możliwość otrzymania potwierdzenia otrzymania informacji jednoznaczna forma zapis pisemny, na który można powołać się w późniejszym czasie Jest to raczej jednostronna forma komunikacji posiadająca pewne ograniczenia wydłużony czas uzyskiwania porozumienia w zakresie uzgadniania treści brak bezpośredniego kontaktu z rozmówcą ograniczona forma percepcji, związana z odczytywaniem reakcji emocjonalnych oraz mowy ciała zarówno odbiorcy i słuchacza Komunikacja słowna lub wizualna Do form komunikacji słownej należą: 4. Rozmowy telefoniczne 5. Spotkania konferencyjne 6. Spotkania informacyjne Zaletą tej formy komunikacji jest: Bezpośredni kontakt z rozmówcą Lepsze efekty w prowadzeniu wyjaśnień, oraz uzyskiwaniu zrozumienia odnośnie treści Łatwiejsze uzyskiwanie informacji zwrotnych, śledzenie reakcji na informację Wzmocnienie relacji interpersonalnych Formę pośrednią mają rozmowy i dyskusje prowadzone poprzez komunikatory elektroniczne. Wybór formy komunikacji W zależności od konkretnej sytuacji i potrzeb osób zainteresowanych oraz warunków jakimi dysponujemy istotne jest, aby wybrać najbardziej odpowiednia formę komunikacji, a przypadku komunikacji elektronicznej zdecydować o wyborze odpowiednich funkcji dostępnych narzędzi. Warto zastanowić się czy: Potrzebna będzie dokumentacja (zapis) tego, co zostanie omówione bądź ustalone Czy praca będzie przebiegała równolegle czy wymaga przetwarzania poszczególnych informacji kolejno (przez kolejne osoby po sobie) Czy potrzebujemy powiadomień, monitów, alertów, a zadania sa rozłożone w skali czasowej i wymagają specjalnego planowania 90

91 4.7.3 Jak mówić, aby być zrozumiałym? Formułowanie jasnych wypowiedzi Planując formę komunikacji w serwisie szczególna uwagą należy poświęcić temu, aby wybrana prze nas forma wypowiedzi była zrozumiała dla odbiorcy oraz spełniała swoją, zaplanowana przez nas rolę. Na tym etapie istotne jest: Dobór języka (słownictwa) ewentualne przygotowanie słownika dla terminów branżowych i nietypowych Klarowna, zwięzła forma wypowiedzi lub tekstu Przejrzystość dokumentu, uzyskana np. poprzez stosowanie: spisów treści, punktowanie rozdziałów i akapitów Format dokumentu (tekst elektroniczny w odpowiednim formacie lub serwisie), który jest dostępny dla odbiorcy (przy publikowaniu dokumentów w serwisie intranetowym, należy zastanowić się czy odbiorca posiada odpowiednie oprogramowanie uprawnienia potrzebne do przeczytania dokumentu) Umiejętność słuchania Umiejętność uważnego słuchania jest sztuką, która pozwala na uzyskanie pełnego zrozumienia w rozmowie. Uważne słuchanie to również okazanie naszemu rozmówcy szacunku. Umiejętności opisane poniżej (nazywane często mianem słuchania aktywnego) podnoszą jakość dialogu: 5. Reagowanie na treść można robić to m.in. poprzez parafrazowanie treści. Skoncentruj się na zasadniczym wątku wypowiedzi i przekaż go z powrotem rozmówcy. Na przykład ktoś mówi: Atmosfera w pracy polepsza się z każdym dniem. Twoja parafraza może brzmieć następująco: Tak więc sytuacja staje się coraz lepsza. Parafraza potwierdza zrozumienie komunikatu przez obie strony uświadamia rozmówcy, że pojąłeś sens jego wypowiedzi. (nie chodzi tu o wydanie oceny, ani Twoją zgodę z wypowiadaną racją). 6. Dostrzeganie uczuć koncentracja na uczuciach kryjących się za słowami rozmówcy: Mam wrażenie, że opisana sytuacja budzi Pańską niechęć. Podkreślenie emocjonalnej treści wypowiedzi - nawet jeśli niechęć nie do końca określa stan ducha rozmówcy - świadczy o tym, że jego uczucia są istotne oraz że zostały właściwie odczytane i zrozumiane. 7. Okazanie zrozumienia uznanie słuszności owych uczuć, nawet jeśli nie do końca się z nimi zgadzasz: Widzę, jak bardzo nie lubi Pan tej sytuacji ze względu na panujące tam napięcie. 8. Zachęta do dalszej dyskusji zachęcenie rozmówcy do uzupełnienia swojej wypowiedzi poprzez zadawanie otwartych pytań Czy mógłby pan opowiedzieć mi, o co dokładnie chodzi? Twoim obecnym celem jest poznanie szczegółów. 91

92 Posługiwanie się głosem Głos jest głównym kapitałem w wypowiedziach zarówno bezpośrednich jak i rozmowach przez telefon. Sposób mówienia i ton głosu mogą wiele powiedzieć na temat osoby, tematu jak i otoczenia które reprezentuje. Elementy, na które powinniśmy zwrócić uwagę wypowiadając się lub prowadząc rozmowy telefoniczne: różnorodność i głośność zachowaj je zarówno w barwie jak i tonie głosu dzięki tym cechom wypowiedzi nie są nudne i monotonne, wzbudzają zainteresowanie słuchaczy. tempo wypowiedzi o ważnych sprawach mów wolniej i z naciskiem, rób przerwy, aby słuchacz miał czas na przyswojenie treści, zrozumienie oraz analizę, szczególnie w przypadku, gdy chcesz zadać mu pytanie i uzyskać jego opinię. optymizm ton głosu wyraża twoje nastawienie, odnoś się z optymizmem do słuchaczy, ich spraw, ich potrzeb i organizacji; staraj się, aby Twój głos był swobodny i otwarty wyraźna wymowa / pewność siebie wymawiaj wyraźnie każde słowo, nie załamuj głosu kończąc zdanie, staraj się brzmieć pewnie, unikaj zwrotów typu: hm, ee. entuzjazm wzbudzaj entuzjazm u rozmówcy poprzez okazywanie go samemu. uśmiech - rozmawiaj z uśmiechem na ustach Stosowanie języka pozytywów Dobrą praktyką w prowadzeniu rozmów jest nadawanie negatywnym treściom wydźwięku pozytywnego lub neutralnego. Zamiast mówić: Niestety w dniu dzisiejszym nie otrzymaliśmy jeszcze tych dokumentów - możemy powiedzieć: Chcę Pana poinformować, iż brakujące dokumenty są dzisiaj w drodze do nas. Chodzi tu o nieużywanie, zwłaszcza na początku zdania, określeń negatywnych typu: niestety, przykro mi. Słuchacz zdecydowanie wolałby usłyszeć, co możemy dla niego zrobić, a nie to, czego nie możemy wykonać. Umiejętność zadawania pytań (prowadzenia dyskusji) Sposób formułowania pytań podtrzymujących rozmowę ma znaczenie przy kierowaniu jej przebiegiem oraz osiąganiu przyjętych przez nas zamierzeń. I tak mamy dwa rodzaje pytań: zamknięte i otwarte: Pytanie zamknięte Czy? np. Czy jest pani zainteresowana wymienioną usługą? : Krótka odpowiedź (TAK lub NIE ) Dobre, aby uzyskać potwierdzenie, zgodę Ich ilość powinna być ograniczona długa lista pytań zadawanych jedno po drugim może zmęczyć słuchacza, powodując niechęć do kontynuowania rozmowy Pytanie otwarte Kto?, Co?, Gdzie?, Kiedy?, Dlaczego?, Jak? np. Jak pilna jest Państwa sprawa? Szersza wypowiedź klienta 92

93 Pozwala wybrać odpowiedź Dobre, aby odkryć prawdziwe potrzeby słuchacza Umiejętność argumentowania Skuteczność prowadzenia rozmowy często związane jest z umiejętnością wyszukiwania i prezentowania trafnych argumentów. Przygotowując argumenty możemy posługiwać się następującymi schematami rozumowania: Rozumowanie przez analogię Uogólnienie szczegółowych przypadków opisując zdarzenia i obserwacje poszukujemy wspólnego mianownika dla tych zagadnień, próbując wyciągnąć uogólnione wnioski. Klaryfikacja (uszczegółowienie) informacji Rozumowanie przyczynowo skutkowe Rozumowanie normatywne Rozumowanie skojarzeniowe Etyka perswazji Przekonywanie przekonanych lub zachęcanie ludzi do rzeczy, na które mają ochotę prezentując istotę rzeczy lub wyjaśniając szczegóły oraz umacniając słuchaczy w posiadanych przekonaniach Prezentowanie wachlarza możliwości, wzbudzanie zainteresowania lub zapraszanie wtedy, gdy słuchacze nie mieli jeszcze kontaktu z prezentowanym tematem Prowadzenie rozmowy telefonicznej Prowadzenie rozmowy służbowej w środowisku służbowym podlega pewnym podstawowym zasadom: 9. Przedstawienie się osoba, która dzwoni z telefonu służbowego (w sprawie służbowej) powinna przedstawić się używając pełnego nazwiska i imienia oraz w zależności czy jest to rozmowa zewnętrzna: nazwy instytucji czy wewnętrzna: nazwy zajmowanego stanowiska. 10. Podanie celu rozmowy cel rozmowy powinien być zrozumiały dla rozmówcy. Powinniśmy powiedzieć o nim na początku używając precyzyjnej ale prostej formy wypowiedzi. Na przykład Dzień dobry, nazywam się Anna Kowalska, reprezentuję wydział ABC. Chciałabym porozmawiać o możliwości współpracy przy rozwiązaniu problemu XYZ. 11. Rekomendacje Jeżeli telefonujesz do osoby, do której dostałeś kontakt od osoby trzeciej, należy powołać się na tę osobę. Na przykład Dzień dobry, nazywam się Anna Kowalska, reprezentuję wydział ABC. Dzwonię, ponieważ Pan X poinformował mnie, że może być Pan zainteresowany spotkaniem w sprawie projektu Y. 12. Pora telefonowania telefony powinno wykonywać się w godzinach urzędowania osoby, do której wykonujemy telefon (chyba, że sytuacja wymaga szybkiego 93

94 kontaktu, a osoba do której dzwonimy jest szczególnie zainteresowana sprawą, w jakiej dzwonimy). Porę dzwonienia wybieramy również w taki sposób, aby rozmówca miała czas na podjęcie działań: zebranie materiałów, przygotowanie informacji, jeżeli są takie potrzebne a zatem odpowiednio wcześniej, przed zakończeniem godzin pracy. 13. Uprzejmość podczas rozmowy telefonicznej ważny jest pełen życzliwości i szacunku stosunek do rozmówcy. Osoby z która rozmawiamy nie powinniśmy oceniać ani krytykować czy ponaglać. Istotne jest używanie zwrotów grzecznościowych dziękuję, proszę. Nawet jeżeli mamy doczynienia z aroganckim rozmówcą, zachowujemy spokój i rzeczowy ton. 14. Rezygnowanie z dzwonienia i ponowne telefonowanie jeżeli nasz rozmówca nie ma ochoty rozmawiać, rezygnujemy z dzwonienia po 5 nieodebranych sygnałach. Dalsze dzwonienie uważne jest za natarczywe. Ponownie możemy wybrać numer po upływie 15 minut. 15. Zakończenie rozmowy rozmowę telefoniczną kończy ta osoba która ja zaczęła. Przed zakończeniem rozmowy dobrze jest powtórzyć wzajemne ustalenia, uzyskując pewność, że rozmówca nas zrozumiał i osiągnęliśmy to co zamierzaliśmy. 16. Odbieranie telefonu gdy dzwoni Twój telefon, nie zwlekaj z podniesieniem słuchawki. Jeżeli wiesz, że za chwile nie będziesz mógł rozmawiać wyłącz telefon wcześniej. Zawsze przedstawiaj się odbierając telefon służbowy najczęściej używana forma to: wydział X urzędu miasta Z, Jan Kowalski, dzień dobry. Przygotowanie i planowanie rozmowy telefonicznej Planując rozmowę telefoniczną po pierwsze zastanów się z kim zamierzasz się kontaktować stanowisko, rola, czy ta osoba orientuje się w sprawie w jakiej dzwonisz, czy jest laikiem. Jak bardzo szczegółowe informacje potrzebne są do uzyskania pełnego zrozumienia. Po drugie przemyśl co zamierzasz powiedzieć i jak chcesz to zrobić. Zastanów się również jak może zachować się osoba po usłyszeniu twojej widomości. Możesz również przemyśleć różne warianty rozmowy. Przed rozpoczęciem rozmowy zadbaj o to, aby mieć potrzebne ci materiały: notes, długopis, kalendarz oraz inne materiały i informacje, które mogą być potrzebne przy rozmowie. Dodatkowo: Zapisz pytania które chcesz zadać Zanotuj główne punkty rozmowy informacje które chcesz przekazać w rozmowie Po zakończeniu rozmowy - zapisz główne ustalenia (działania, decyzje, terminy itp.) Dobre praktyki prowadzenia rozmowy: Bądź uprzejmy, ale staraj się kierować rozmową pytaj o powody, przyczyny, stosuj parafrazę. Unikaj trudnych słów i zwrotów, żargonu zawodowego nie ma pewności co do tego, że zostaną zrozumiane. Unikaj zdań przeczących, nie neguj bezpośrednio wypowiedzi rozmówcy - stosuj formuły tak ale, tak i

95 Używaj języka pozytywów. Pochwały i pozytywy przypisuj rozmówcy, a winy i negatywy okolicznościom tj. sytuacji, procedurom, systemom lub postaciom bezosobowym Jak zredagować dobry tekst? Przygotowanie tekstu z odpowiedniego formą i przekazem do zamierzonego efektu jest prawdziwą sztuką. Pracę nad tekstem rozpoczynamy od etapu przygotowania. Etap I. Przygotowanie Zastanawiając się nad tekstem należy wziąć pod uwagę: Wszystkie cele, jakie zamierzasz osiągnąć Wnioski i propozycje jakie chcesz przedstawiać Główne argumenty, jakich chcesz użyć Styl argumentacji, najbardziej odpowiedni do formy i treści Źródła, z jakich zamierzasz korzystać Warto również odpowiedzieć sobie na pytania: Jaki jest krąg odbiorców tekstu, kim są czytelnicy tekstu? Jakie są i oczekiwania potrzeby? Jaka jest ich znajomość przedmiotu? Jak dalece trwałe znaczenie będzie miał tekst? Jeżeli tekst będzie publikowany w Intranecie warto zaplanować również: Jak długo będzie aktualny? Jak długo powinien być dostępny? Kto powinien mieć uprawnienia do jego zmiany? Kto będzie dbał o aktualność zawartych w nim informacji? Czyjej zgody wymaga udostępnienie tekstu czytelnikom? Etap II. Tworzenie tekstu Rozpoczynamy od napisania szkicu, niekiedy zawierającego tylko punkty, które zamierzasz poruszyć. Następnie przechodzimy do pisania właściwego tekstu, dobierając zdania i łącząc je w akapity. Przy obszernych tekstach możemy zaprojektować strukturę układając tekst w poszczególne rozdziały. W następnej kolejności planujemy materiały ilustracyjne, wykresy, tablice i rysunki. W ten sposób powstaje pierwsza wersja tekstu. Niekiedy będzie to wersja ostateczna i pójdą za nią kolejne. W elektronicznych narzędziach komunikacji, szczególnie przy wspólnych pracach nad tekstem, planujemy oznaczanie wersji: robocza / ostateczna / oficjalna Etap III. Korekta i publikacja Jest to sprawdzanie tekstu pod kątem dostosowania do zamierzonych celów, logiki, spójności, poprawności ortograficznej i gramatycznej. Na tym etapie możemy również sprawdzać zrozumienie tekstu posiłkując się opinią wybranych czytelników. Przed przystąpieniem do publikacji, dbamy o to aby mieć wszystkie wymagane zgody i decyzje 95

96 dopuszczające tekst do opublikowani w Intranecie. Taki tekst oznaczamy wersją: oficjalny najczęściej podlega on archiwizacji, stanowiąc trwały zapis w tej formie Korespondencja wewnętrzna Memo Korespondencje wewnętrzną, nie wychodzącą ca poza mury instytucji nazywa się często Memo (od słowa memorandum ). Jest to korespondencja, najczęściej elektroniczna, pomiędzy poszczególnymi pracownikami bądź wydziałami. Jej treść dotyczy codziennych spraw i działań, prowadzonych rutynowo w organizacji. Z tego tez powodu posiada uproszczoną, powszechna formę przypominającą, wiadomości poczty elektronicznej . Celem takich wiadomości najczęściej jest: Przekazywanie próśb, poleceń lub sugestii Zapytania Uzyskanie lub udzielenie informacji Pozostawienie pisemnego śladu danej sytuacji Memo to najczęściej krótkie teksty, rzadko przekraczające jedna stronę. Wyróżniają się zwięzłością wypowiedzi, klarownym przedstawieniem tematu oraz rezygnacją ze wszystkich ozdobników, przypominając bardziej zwięzła notatkę niż formalny list. Sporządzamy ją według trzech typów układu: 4. Układ bezpośredni, o następującej kolejności a. Przedstawienie głównej myśli w zdaniach otwierających b. Opis uzasadniający dalsze propozycje c. Zakończenie prezentujące potrzebę tych czy innych działań 5. Układ pośredniego wyrażania myśli a. Szczegółowy opis faktów, stanu rzeczy, zdarzeń b. Wnioski zawierające zalecenia, propozycje lub rozporządzenia 6. Układ perswazyjny, stosowany przy przedstawianiu propozycji a. Zdania otwierające, które skupiają uwagę czytelnika b. Przedstawienie istoty propozycji i korzyści, które z niej wynikają c. Logiczne uzasadnienie propozycji d. Sformułowanie oczekiwań pod adresem czytelnika Struktura Memo może być następującą: Do: imię i nazwisko odbiorcy, stanowisko Od: imię i nazwisko autora, stanowisko Dotyczy: tematyka listu Data: dzień, miesiąc rok Otrzymują: lista odbiorców i zainteresowanych stron Załączniki: spis złączników, jeżeli istnieją Dokumenty związane: jeżeli istniała nie załączone, istotne dokumenty 96

97 Treść w jednym z opisanych powyżej układów. Niekiedy, chociaż nie zawsze na końcu umieszcza się imię i nazwisko autora lub jedynie jego inicjały Listy i wiadomości elektroniczne List elektroniczny w odróżnieniu od Memo powinien mieć bardziej oficjalna formę. List taki, kierowany do osób na wyższych stanowiskach oraz osób spoza naszej organizacji może przyjąć strukturę odpowiednią do form przyjętych dla oficjalnej korespondencji papierowej. Przykładowa struktura listu pisanego w imieniu instytucji: Nazwa instytucji, adres, telefon Miejscowość, data Identyfikator listu Adresat Nazwa instytucji, tytuły, imię i nazwisko adres: Grzecznościowy zwrot otwierający Określenie czego list dotyczy TREŚC LISTU Grzecznościowy zwrot zamykający Imię, nazwisko, stanowisko autora Opracowanie Instrukcji i procedur operacyjnych Instrukcje i procedury to dokumenty, które objaśniają jak należy wykonać określone zadanie. W instrukcja i procedurach najważniejsze są dwie rzeczy: Lokalizacja i rozmieszczenie przestrzenne elementów do wykonania pracy Sekwencja kolejność wykonywania poszczególnych czynności Opcjonalnie: aktorzy osoby wykonujące poszczególne czynności z opisem wymaganych umiejętności i kompetencji lub wskazaniem na konkretne stanowiska Instrukcje i procedury powinny być napisane konkretnym, zwięzłym językiem, dobrze rozumianym przez czytelnika. Istotą tego rodzaju dokumentów jest ich użyteczność oraz łatwość i szybkość w przeczytaniu, zrozumieniu i zastosowaniu w praktyce. Instrukcje i procedury mogą zawierać dodatkowo następujące informacje: Niezbędne elementy i składniki potrzebne do wykonania czynności Narzędzia i materiały, jakie będą potrzebne Liczebność i kwalifikacje personelu Warunki, jakim powinno odpowiadać miejsce wykonania (pracy) Czas potrzebny na realizację 97

98 Lista (numerowana) kroków Zestaw czynności z opisem (instrukcjami) Zestaw czynności sprawdzających (testy) Sposób zakończenia procesu Zagrożenia dla procesu wykonywania Zestawienie możliwych niesprawności i działania, jakie powinny zostać podjęte w takich przypadkach Tworzenie raportów Pod ogólną nazwą Raportu rozumie się zwyczajowo dłuższe teksty (zazwyczaj więcej niż trzy strony), do których zaliczamy: Ekspertyzy Sprawozdania Opracowani analityczne i koncepcyjne Opracowani programowe Oferty i propozycje techniczne Raporty sporządzane są na polecenie lub z własnej inicjatywy. Mogą mieć formę formalną lub nieformalną. Przygotowanie raportu najlepiej jest rozpocząć od przemyślenia merytorycznego poruszanych zagadnień, w tym analizy celów jakie będziesz sobie stawiał przy pisaniu. Kolejnym etapem jest zbieranie informacji i materiałów. Przygotowanie raportu często wymaga wykonania własnych badań, symulacji i analiz. Prace nad raportem rozpoczynamy od przygotowania szkicu merytorycznego. Standardowy układ szkicu raportu może zawierać Fakty i dane liczbowe Wnioski i zalecenia wynikające z danych i faktów Tekst raportu powinien być konkretny, zwięzły, kompletny, jasny, wzbudzający zainteresowanie. Struktura formalnego raportu może przyjąć następującą formę: Strona tytułowa zawierająca tytuł, charakter raportu, autorzy, instytucje zlecające, data, oznaczenie wersji, klauzula poufności Streszczenie dla kierownictwa powinien oddawać treści raportu maksymalnie na 1-2 stronach w układzie: przyczyna sporządzenia raportu, najważniejsze fakty i ustalenia, kluczowe zalecenia i wnioski. Spis treści Wstęp powinien zorientować czytelnika czego dotyczy raport oraz wprowadzić go w temat Część właściwa (podzielona na rozdziały) Wnioski końcowe podsumowanie treści zawartych w raporcie, ze szczególnym uwzględnieniem zaleceń i ustaleń Bibliografa Rozdzielnik 98

99 Spis tablic i rysunków Spis załączników, załączniki Organizacja pracy w grupie Praca w grupie jest jedną z bardziej popularnych obecnie form pracy w organizacji, która powoduje podniesienie efektywności wykonywanych zadań poprzez wzajemne motywowanie się oraz uzupełnianie kompetencji i umiejętności przez członków grupy. Prawidłowe zorganizowanie i przygotowanie grupy do pracy wymaga wysokich kwalifikacji menedżerskich oraz umiejętności interpersonalnych. Aby zorganizować pracę grupy należy rozważyć i przygotować następujące elementy: zaplanować i opisać efekt, czyli to, co powinno zostać wykonane: o w ogólnym zarysie, jeżeli chcemy wzmocnić kreatywność osób zaangażowanych, o szczegółowo, jeżeli chcemy udzielić instrukcji np. wtedy, gdy pracownicy nie zostali jeszcze przygotowani do pracy zaplanować zadania zaplanować terminy realizacji poszczególnych elementów dobrać osoby do pracy w grupie przydzielić role zapewnić potrzebne warunki i zasoby: materiały, narzędzia, pomieszczenia, pozwolenia Wyznaczanie wspólnych zadań Przy definiowaniu wspólnych zadań należy zadbać o to, aby Lista zadań była kompletna (wykonane prace powinny zapewnić przewidziany efekt) Ustalić logiczny ciąg prac (określić w jakiej kolejności czynności powinny być wykonywane) Określić zakres prac oraz przygotować szczegółowe opisy (specyfikacje) jeżeli praca ma być planowana przez elektroniczne narzędzia komunikacji osoby którym zadania zostaną przydzielone powinny wiedzieć co mają dostarczyć Zaplanować które elementy i zadania maja być wykonywane w grupach, a które samodzielnie. Przed wyznaczeniem zadań zapytać o opinię osoby zainteresowane w celu potwierdzenia umiejętności, kompetencji, terminów oraz innych elementów Przydzielić uzgodnione zadania pracownikom rozsyłając o Powiadomienia o spotkaniach (w kalendarzu) o Przypisując w serwisie poszczególne zadania o Dostarczając materiały: plan całości, materiały informacyjne, wzorce dokumentów, kolejne wersje itp. o Zapytać o potrzeby przez terminem rozpoczęcia wykonywania prac 99

100 Przechowywanie i współdzielenie dokumentów oraz informacji elektronicznej uwarunkowane jest przez zasady korzystania z serwisu Intranetowego, którego podstawowym zadaniem jest organizowanie czasowe i porządkowanie pod względem informacji i dostępu Umawianie spotkań Planowanie spotkania służbowego Przed przystąpieniem do organizowania spotkania służbowego należy dokładnie je zaplanować zastanawiając się: Co ma być przedmiotem spotkania Jaki efekt powinien zostać osiągnięty (cel spotkania) Kto powinien zostać zaproszony Jakie informacje są potrzebne osobom, aby mogły one należycie przygotować się do spotkania w zakresie poruszanych tematów Jak powinien wyglądać przebieg spotkania głównych nurt według którego należy przygotować Agendę spotkania Jakie będą dogodne terminy w pierwszej propozycji możemy zaproponować kilka terminy do decyzji członów spotkania Zaproszenie na spotkanie służbowe W zaproszeniu na spotkanie w serwisie intranetowym (kalendarzu) powinny znaleźć się następujące informacje: Temat spotkania Czas trwania, data oraz godzina rozpoczęcia (w systemie elektronicznym możemy ustawić opcję spotkań cyklicznych np. raz w tygodniu) Wprowadzenie wyjaśniające cel oraz przedmiot spotkania Załączona agenda spotkania Załączone materiały informacyjne Osoby zaproszone (również zaproszone jako goście /z opcjonalna obecnością) Ustawienie powiadomień i alertów Pamiętajmy o odpowiedniej formie grzecznościowej i odpowiednio wcześniejszym powiadaniu o terminie spotkania (np. z wyprzedzeniem dwóch tygodni) Zaproszenia na spotkania służbowe tworzymy i rozsyłamy za pośrednictwem kalendarza elektronicznego dostępnego w Serwisie Intranetowym opisy procedur tworzenia zaproszenia i wpisów w kalendarzu znajdują się w kolejnych rozdziałach dokumentu Książka teleadresowa Książka adresowa jest sposobem przechowywania oraz udostępnianie kontaktów służbowych do współpracowników lub osób i firm zewnętrznych t.j. dostawcy, partnerzy, podwykonawcy. Przechowywanie danych teleadresowych w jednej bazie danych zapewnia ich spójność w przypadku nanoszenia zmian. Zaletą tej formy usprawniania pracy jest łatwość w 100

101 udostępnianiu danych innym pracownikom. Książka adresowa powinna zawierać podstawowe informacje takie jak: Imię nazwisko, stanowisko Nazwę instytucji Telefon kontaktowy Faks, Adres do korespondencji Organizowanie i moderowanie dyskusji elektronicznych Jedna z dogodnych form wymiany informacji oraz pracy w grupie jest prowadzenie dyskusji elektronicznej. Ta forma pracy wymaga ustalenia i przestrzegania pewnych zasad: Dyskusje prowadzi się na wyznaczony temat (według ustalonych wątków) Dyskusje nadzoruje moderator Dyskusję prowadzimy w zdefiniowanym zakresie powinna ona mieć określony cel, aby zapewnić oczekiwane efekty: wymiana poglądów, podjęcie decyzji, poszerzenia wiedzy itp. Unikamy rozmów i wtrącenia nie związanych z tematem, chyba że mają one a celu pobudzenie kreatywności grupy oraz inspirowanie do nowych pomysłów 4.8 Zbiór zasad właściwego zachowania przy korzystaniu z komunikacji elektronicznej (wytyczne etykiety) [3.7] Kontakty służbowe poprzez elektroniczne narzędzia komunikacji Zaproszenia na spotkania służbowe Jak zwracamy się do rozmówcy jeżeli kontakty są sporadyczne lub jest to pierwsza rozmowa obowiązuje forma Pan/Pani, niezależnie od przyjętych w organizacji form po imieniu na zewnątrz oraz przy spotkaniach oficjalnych zachowujemy tradycyjne formy obowiązujące w naszym kręgu kulturowym. Jak się przedstawić jeżeli inicjujemy rozmowę przedstawiamy się podając: imię nazwisko, nazwa instytucji. Jeżeli odbieramy telefon lub widomość: przedstawimy się odwrotnie podając najpierw nazwę instytucji, wydział, stanowisku lub funkcję. Nie zawsze istnieje konieczność podawania imienia i nazwiska. Umawianie spotkania. Uprzejmość wymaga, aby przy pierwszym spotkaniu w danej sprawie, powiadomić uczestnika telefoniczne, wyjaśniając cel spotkania, ewentualne wątpliwości, pytając o zgodę oraz wstępnie ustalając termin. Dopiero później wysyłamy wiadomość elektroniczną (rezerwację w kalendarzu ) Do wiadomości dołączamy podstawowe informację: temat spotkania, agendę, materiały informacyjne, informujemy o dacie, czasie trwania i miejscu. 101

102 Zaproszenia na okolicznościowe oficjalne spotkania zewnętrzne wysyłamy najczęściej (lub równorzędnie) w formie tradycyjnych listów z zachowaniem obowiązujących norm kulturowych. Prezentacja i przedstawienie osób Spotkania w wykorzystaniem elektronicznych narzędzi komunikacji (wideokonferencje, telekonferencje, dyskusje przez komunikatory) rozpoczynamy od przedstawienia wszystkich uczestników spotkania. I tak: Popularnym zwyczajem jest samodzielne przedstawianie się uczestników. Prośbę o przedstawienie się kieruje osoba prowadząca spotkane do osoby z najwyższym prestiżem, stanowiskiem lub najstarszej zaawansowanej wiekiem. Pierwsza osoba, która przedstawia się nadaje formę prezentacji. Pozostałe osoby najczęściej automatycznie prezentują się w podobny sposób. Co wypada powiedzieć? W zależności od charakteru spotkania, najczęściej podajemy: o imię, nazwisko, stanowisko, o jednostkę organizacyjną, o kilka słów o swojej roli, zaangażowaniu w sprawy dotyczące spotkania. Inną formą jest tradycyjne przedstawienie uczestników przez osobę prowadzącą spotkanie. W tej sytuacji rozpoczynamy od: o Poproszenia osoby zajmującej najwyższe stanowisko o zgodę na dokonanie prezentacji Pozwoli Pan, Panie Prezesie, że przedstawię Pana/Panią... o Uczestników prezentujemy kolejno. Chyba, że wśród osób jest osoba wyraźnie wyróżniona rangą (np. osoby publiczne), prestiżem, stanowiskiem wtedy rozpoczynamy od niej. o Unikamy niepotrzebnej gestykulacji o W relacjach urząd-klient lub urząd-gość ten drugi ma pierwszeństwo przy prezentacji o Zachowujemy również formy zwyczajowe kobiecie przedstawiamy mężczyznę, osobie starszej młodszą wiekiem. o Podczas oficjalnych prezentacji nie zdrabniamy imion, nie podajemy również informacji wskazujących na prywatną zażyłość z którymkolwiek z uczestników spotkania. o Nie przejmujemy się, gdy w wyniku zaistniałej sytuacji (podczas prezentacji uczestników), nie dotrzymamy któregoś z punktów powyżej. W przypadku prezentacji oraz prowadzenia rozmowy przez elektroniczne narzędzia komunikacji zwracamy szczególna uwagę na: Mówimy głośno i wyraźnie ze względu na możliwe opóźnienia i zakłócenia związane z transmisją danych (głosu, obrazu, tekstu) Ustalamy porządek zabierania głosu i wyrażania swojego stanowiska przy tych formach komunikacji nie ma możliwości mówienia wszyscy na raz. Należy uważać również na dźwięki niezamierzone: szuranie, stukanie, kaszel tak aby nie odłączać mikrofonu i nie wyciszać aktualnego rozmówcy. Dogodną funkcją tej formy komunikacji jest możliwość przesyłania i zapisu różnych form komunikacji jednocześnie: obrazu, dźwięku oraz tekstów lub widoku prezentacji bez konieczności dodatkowego utrwalania przebiegu spotkania. 102

103 Ograniczeniem jest bark bezpośredniego kontaktu z rozmówcą, ograniczone możliwości korzystania z tablic, filpchartów oraz innych materiałów pomocniczych nie elektronicznych Korespondencja elektroniczna Korespondencja elektroniczna to szybki i precyzyjny sposób komunikowania się na odległość. Podstawową zasadą przy stosowaniu tej formy komunikacji jest dbałość o język, którym posługujemy się redagując treść w zakresie stosowania składni, ortografii i interpunkcji, a także dbałości o adekwatne słownictwo i odpowiednią formę grzecznościową, którą przyjmiemy. Nie ulegajmy pokusie zbytniego spoufalania się, której sprzyja elektroniczna forma komunikacji jaką są komunikatory elektroniczne i Intranet. Zasady savoir-vivre w korespondencji elektronicznej Zawsze wpisujemy odpowiedni nagłówek, aby osoba która otrzyma naszą widomość od razu mogła zorientować się czego ona dotyczy. Nagłówek (tytuł) powinien krótko informować o treści i celu wiadomość. Unikamy nagłówków ogólnych i nic nie mówiących odbiorcy. Jeżeli wysyłamy dokument jako załącznik dopisujemy kilka słów od siebie, to rodzaj wizytówki dołączone do tradycyjnej przesyłki. Stosujemy zwroty grzecznościowe. Wobec osób, z którymi nie łączy nas osobista zażyłość, jest to zawsze właściwe Szanowna Pani lub Szanowny Panie. W przypadku bliższych współpracowników wystarczy imię w wołaczu: Tereso lub Robercie nie używamy zdrobnień, chyba że z odbiorcą łączy nas bliższa zażyłość. Dopuszczalna jest forma bezosobowa Witam mniej oficjalna niż Szanowny Panie/Pani. Dla podkreślenia pozytywnego stosunku do adresata możemy użyć zwrotów wskazujących na nasze emocje lub nastawienie: Witam serdecznie lub dla zakończenia wiadomości Pozdrawiam serdecznie. Inny sposób kończenia widomości to oficjalne Z wyrazami szacunku lub bardzo popularne Pozdrawiam. Wszystkie buziaczki i pa rezerwujemy dla prywatnej korespondencji. Podobnie, w oficjalnej korespondencji nie stosujemy emotikonów. Dużych i małych liter używamy według zasad ortografii, unikamy również języka programisty tzn. piszemy, jeżeli jest to możliwe, w polskimi (regionalnymi) znakami. Pisanie kapitalikami (wielkimi literami) użyteczne jest na flipcharcie lub w prezentacjach w korespondencji elektronicznej, Intranecie oraz w komunikatorach męczy wzrok. W sposób ograniczony stosujemy funkcję odpowiedz (replay) chyba, że nadawca wyraźnie poprosił o potwierdzenie otrzymania wiadomości lub wynika to z charakteru korespondencji. Należy szczególnie uważać na tę funkcje oraz rozsyłanie wiadomości, gdy zawiera ona załączniki o dużych rozmiarach. Podobnie unikamy przesyłania dalej wiadomości, których nie przeczytaliśmy do końca. Nie zaśmiecamy cudzych skrzynek dowcipami, apelami, łańcuszkami. Wysyłając wiadomość do kilku adresatów ukryjmy adresy odbiorców. 103

104 4.8.3 Publikowanie informacji dla szerszego grona odbiorców Publikowanie informacji dla szerszego grona odbiorców na charakter tablicy informacyjnej, na której znajdują się materiały, informacje i dokumenty przeznaczone dla określonych grup pracowników. Publikacje takie możemy organizować poprzez biblioteki w Serwisie Intranetowym sterujące dostępem uprawnień według określonych potrzeb. Pamiętajmy, że dokumenty publikowane dla szerszego grona odbiorców powinny mieć oficjalny charakter oraz zawierać notę z informacja kto sporządził i autoryzuje informacje zawarte w publikowanym dokumencie. Dokument powinien również zawierać informacje o statusie (aktualny/ archiwalny) oraz o etapie życia dokumentu (roboczy/ostateczny/ oficjalny) 4.9 Informatyczne narzędzia komunikacji wewnętrznej [3.2] Serwis intranetowy oparty jest na technologii, która umożliwia współpracę za pośrednictwem stron sieci Web. Poprzez szybkie tworzenia wielu typów witryn ułatwia pracę oraz porządkuje dane t.j. dokumenty, listy, kalendarze oraz inne publikacje. Jednym z elementów Intranetu jest Biblioteka elektroniczna specjalna funkcja serwisu, która umożliwia przechowywanie plików i związanych z nimi informacji. W bibliotekach można sterować sposobem tworzenia, wyświetlania i śledzenia dokumentów. Dokumenty w łatwy sposób dają się organizować, przechowywać i udostępniać. Komunikator elektroniczny to narzędzie informatyczne (aplikacja ) pozwalające na prowadzenie rozmów on-line w grupie lub parach. W zależności od potrzeby zapewnia możliwość prowadzenia rozmów różnego typu: tekstowych (chat), audio (t.j. rozmowa telefoniczna przez sieć intranetową) lub zestawianie wideokonferencji. 104

105 4.10 Graficzny interfejs użytkownika (GUI) serwisu Intranetowego [3.1] Podstawowe funkcjonalności STANDARDOWE OPCJE Witryny Witryna to zbiór powiązanych stron sieci Web umożliwiających zespołowi pracę nad projektami, organizowanie spotkań i udostępnianie informacji. Zespół może mieć własną witrynę służącą do przechowywania harmonogramów, plików i procedur. Wszystkie witryny mają wspólne elementy, takie jak listy, biblioteki, składniki Web Part i widoki. Lista Listy to składnik witryny sieci Web, który umożliwia organizację przechowywanie i udostępnianie informacji oraz zarządzanie nimi. Szczególnym przypadkiem list jest Lista Zadań Lista - Kalendarz Program zapewnia możliwość tworzenia List Zadań przeznaczonych do śledzenia przydziałów pracy. Listę Kalendarz umożliwia śledzenie wydarzeń związanych terminami i pracą zespołu. Z wykorzystaniem list można przeprowadzać ankiety i obsługiwać dyskusje (tablica dyskusyjna). Biblioteka Biblioteka to specjalny element serwisu, który umożliwia przechowywanie plików i związanych z nimi informacji. W bibliotekach można sterować sposobem tworzenia, wyświetlania i śledzenia dokumentów oraz zarządzać nimi wspólnie z członkami zespołu. Dla każdej biblioteki wyświetlana jest lista plików (dokumentów) i kluczowe informacje o nich.. Plik można dodać do biblioteki, przekazując go za pomocą przeglądarki sieci Web. Po dodaniu pliku do biblioteki staje się on widoczny dla osób mających odpowiednie uprawnienie. W bibliotekach istnieje możliwość zapisania plików za pomocą innego programu, takiego jak SharePoint Workspace lub Microsoft Word. Dyskusje Są typem listy, który umożliwia prowadzenie, moderowania i śledzenie w grupie rozmów i dyskusji z uporządkowaniem według dat, zagadnień tematycznych i wątków. Jest jedną z podstawowych form komunikacji w grupie poprzez sieć Intranetową Widoki 105

106 Widoki umożliwiają wyświetlanie tych elementów listy lub biblioteki, które są najważniejsze lub najbardziej przydatne w określonej sytuacji. System umożliwia wyróżnienie wybranych elementów biblioteki albo utworzenie widoku wszystkich elementów listy, które dotyczą określonego działu. Możliwe jest utworzenie wielu widoków listy lub biblioteki, które będą dostępne do wyboru dla użytkowników. Ponadto można wyświetlić listę lub bibliotekę na osobnej stronie witryny, używając składnika Web Part. Zarządzanie przepływem pracy Przepływy pracy ułatwiają wspólną pracę nad dokumentami i zarządzanie zadaniami projektu dzięki implementacji określonych procesów przepływu informacji dla dokumentów i elementów w witrynie. Przepływy pracy pomagają utrzymywać spójne procesy i procedury, a także zwiększają efektywność i produktywność. Pozwala to osobom wykonującym te zadania skoncentrować się na pracy zamiast na zarządzaniu jej przepływem. Koszt i czas wymagany do koordynacji typowych procesów komunikacyjnych, takich jak zatwierdzanie projektu lub recenzowanie dokumentu, można ograniczyć przy użyciu przepływów pracy, zarządzając zadaniami osób zaangażowanych w te procesy i śledząc te zadania. Organizacja może na przykład utworzyć i wdrożyć podstawowy niestandardowy przepływ pracy, aby zarządzać procesem zatwierdzania wersji roboczych dokumentów w bibliotece dokumentów. Współpraca przy tworzeniu dokumentów Funkcjonalność serwisu pozwala na współprace przy tworzeniu dokumentów np. dokument programu Word lub prezentację programu PowerPoint może edytować dwóch lub więcej użytkowników jednocześnie. Funkcja ta pozwala odczytywać i zapisywać fragmenty plików przechowywanych w bibliotekach. Do blokowania dokumentów podczas pracy nad nimi służy opcja Ewidencjuj plik. Uprawnienia System zapewnia hierarchiczna i zarządzaną strukturę uprawnień do poszczególnych witryn, widoków i elementów systemu. Użytkownik z poziomem uprawnień Pełna kontrola może korzystać ze wszystkich opcji służących do zarządzania witryną. Opcje dostępu do zawartości witryny są bardziej ograniczone w przypadku poziomu uprawnień Współtworzenie lub Odczyt. Uprawnienia Odczyt, umożliwiają czytanie zawartości bez prawa do wprowadzania zmian. Uprawnienia są elastyczne i dostosowywane. Dostosowanie do indywidualnych potrzeb Poprzez element Organizacja istnieje możliwość dostosowania uprawnień oraz wyglądu witryny, a nawet zmianę nawigacji w witrynie (wyglądu menu) dla poszczególnych grup użytkowników. Funkcjonalność ta pozwala na przeniesienie akcji witryny w inne miejsce na stronach serwisu. 106

107 OPCJE INDYWIDUALNE Strona główna Strona startowa zawiera dwa rodzaje komunikatów: o Komunikaty Intranetowe Tablica ogłoszeń - informacje które mogą być wprowadzane przez każdego użytkownika i wyświetlane każdemu użytkownikowi. o Komunikaty wewnętrzne informacje wprowadzane przez uprawnionych użytkowników i wyświetlane każdemu użytkownikowi Na stronie głównej w menu po lewej stronie zostały umieszczone następujące elementy: Sprawy Kadrowe: o Regulamin Pracy odnośnik do aktualnej wersji regulaminu pracy. o Regulamin Wynagrodzenia odnośnik do aktualnej wersji regulaminu wynagrodzenia. 107

108 o Adaptacja pracowników odnośnik do aktualnego opracowania na temat adaptacji pracowników. Sprawy Organizacyjne o Statut Miasta odnośnik do aktualnej wersji statutu miasta. o Statut Urzędu Miasta odnośnik do aktualnej wersji statutu urzędu miasta. o Regulamin Organizacyjny odnośnik do aktualnej wersji regulaminu organizacyjnego. Instrukcja Kancelaryjna E-Urząd o Rzeczowy Wykaz Akt odnośnik do aktualnej listy RWA z opisami. o Instrukcja Kancelaryjna odnośnik do aktualnej instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w urzędzie. o Skrzynka Podawcza odnośnik do ESP o Zasady Postępowania odnośnik do dokumentu opisującego zasady podstępowania w przypadku komunikacji elektronicznej z Interesantem. Dokumenty wydziałowe 108

109 Strona startowa zawiera listę zadań o statusie do realizacji przypisanych dla zalogowanego użytkownika. Moje zadania dynamicznie generowana lista zadań dla użytkownika (zadania dotyczą Dokumentów Wydziałowych). Na stronie głównej w menu po lewej stronie zostały umieszczone następujące elementy: Dokumenty: o Nazwa wydziału np. Wydział Finansowy odnośnik do biblioteki dokumentów umożliwiającej zarządzanie dokumentami (praca grupowa/wersjonowanie/powiadamianie o nowych wersjach/zadania zapoznania się z treścią/możliwość określenia uprawnień do pojedynczych dokumentów) Niezbędnik pracownika Strona startowa zawiera informacje na temat wszystkich zadań do realizacji dla pracownika, który jest aktualnie zalogowany. Na stronie głównej w menu w lewej kolumnie zostały umieszczone następujące elementy: Biblioteka dokumentów (wszystkie biblioteki zapewniają pełną obsługę i zarządzanie cyklem wytwórczym dokumentów): 109

110 o Sprawy Organizacyjne odnośnik do biblioteki dokumentów z wszystkimi opracowaniami z obszary Spraw Organizacyjnych o Sprawy Kadrowe - odnośnik do biblioteki dokumentów z wszystkimi opracowaniami z obszaru Spraw Kadrowych o Procedury Wewnętrzne - odnośnik do biblioteki dokumentów z wszystkimi opracowaniami z obszaru Procedur Wewnętrznych o Procedury Zewnętrzne - odnośnik do biblioteki dokumentów z wszystkimi opracowaniami z obszaru Procedur Zewnętrznych o Instrukcje - odnośnik do biblioteki dokumentów z wszystkimi instrukcjami o Druki - odnośnik do biblioteki dokumentów zarządzającej szablonami oraz drukami dokumentów o Dystrybucja dokumentów odnośnik do biblioteki przeznaczonej do dystrybucji dokumentów z potwierdzeniem przeczytania oraz raportowaniem. o Dystrybucja komunikatów - odnośnik do listy komunikatów przeznaczonej do dystrybucji komunikatów z potwierdzeniem przeczytania oraz raportowaniem. Moje sprawy o Kalendarz odnośnik do narzędzia zarządzania kalendarzami o Zadania odnośnik do listy zadań o Narzędzia odnośnik do listy przydatnych narzędzi dostępnych dla pracowników urzędu Dyskusje o Dyskusja zespołu Panel dyskusyjny Komunikaty systemowe i ich znaczenie Komunikaty systemowe zawarte zostały w tekście rozdziału przeznaczonego dla Administratora: patrz Rozdział III Administrator 110

111 Funkcje przyporządkowane poszczególnym pozycjom Menu OPCJE STANDARDOWE Opcje Menu są widoczne po zalogowaniu do Intranetu i mogą być widoczne lub nie w zależności od uprawnień i ustawień indywidualnych użytkownika. Opcje z uprawnieniami public są widoczne bez zalogowania dla wszystkich osób przeglądających strony Intranetu. Menu systemowe: WITRYNY służy do zakładani i organizowania witryn i obszarów roboczych, wyświetla obecnie zdefiniowane witryny Menu systemowe: BIBLIOTEKI służy do definiowania nowych bibliotek oraz organizowania pracy wewnątrz nich, wyświetla obecnie definiowane w systemie biblioteki Menu systemowe LISTY służy do tworzenia nowych list oraz definiowania ich typu, funkcjonalności oraz wyglądu, wyświetla obecnie definiowane w systemie listy Menu systemowe DYSKUSJA opcja służy dyskusji oraz definiowania wyglądu, wyświetla obecnie definiowane w systemie dyskusje w tablicach dyskusji Opcje Menu Serwisu BIBLIOTEKI: Dokumenty udostępnione opcja służy do udostępniania dokumentów w serwisie poprzez a) utworzenie nowego dokumentu b) pobranie dokumentu z dysku komputera Opcja ta zawiera szereg poleceń pozwalających na nadawanie parametrów związanych z publikowaniem, wyświetlaniem, przechowywaniem oraz edycją dokumentów zgromadzonych w bibliotece BIBLIOTEKI: Publikacje publikowanie oficjalnych dokumentów i ogłoszeń urzędu BIBLIOTEKI: Publikacje publikowanie dokumentów przez dział kadr dla pracowników obsługa spraw pracowniczych LISTY: Kalendarz opcja służy do wprowadzania wpisów związanych z wyznaczaniem wydarzeń t.j. spotkania i terminy oraz planowaniem czasu ich realizacji. Informacje te widoczne są w postaci kalendarza elektronicznego 111

112 LISTY: Zadania opcja służy do wprowadzania wpisów związanych z wyznaczaniem i przydzielaniem zadań i prac. Informacja widoczna jest w układzie tabelarycznym w postaci tablic zadań (listy). Elementem tej opcji jest folder Zapotrzebowanie na materiały, pozwalający na zgłaszanie potrzeb związanych z zapotrzebowaniem na materiały w postaci wewnętrznej listy. Folder Potwierdzenia odbioru, pozwalający uzyskać pewność, że pracownik lub grupa pracowników otrzymała dokument i zapoznała się z jego treścią LISTY: Książka Adresowa opcja służy do wprowadzania wpisów stanowiących dane kontaktowe (listy). Informacja widoczna jest w układzie tabelarycznym z możliwością zapisania w pliku zewnętrznym.. LISTY: Rezerwacja Zasobów opcja służy do wprowadzania wpisów związanych rezerwacją zasobów t.j. sale, rzutniki, laptopy itp. Informacje te widoczne są w postaci kalendarza elektronicznego LISTY: Nota Rozmowy Telefonicznej opcja pozwala na rejestr przychodzących rozmów telefonicznych DYSKUSJA: Dyskusja Zespołu opcja pozwala na zakładanie, moderowanie śledzenie dyskusja według zagadnień tematycznych (watków) z udziałem grup pracowników. Menu systemowe KOSZ jest miejscem przechowywania skasowanych elementów tj. zadania, wpisy w kalendarzu itp. Pozwala uniknąć pomyłek przy usuwaniu elementów oraz na odtworzenie skasowanych elementów Górne menu systemowe MOJA STRONA / PROFIL pozwala na dostosowanie widoku osobistego witryny oraz na ustawienie i zmianę własnych parametrów dostępu / wyświetlania do strony. Opcje indywidualne Menu opisane zostały w poprzednim rozdziale Graficzny Interfejs Użytkownika 112

113 Zbiór możliwych do wykonania czynności WYKAZ CZYNNOŚCI STANDARDOWYCH SYSTEMU Uwaga: opis czynności niestandardowych związanych bezpośrednio z obsługą rekomendowanych procedur znajduje się w rozdziale Opis procedur. Grupa czynności związana z pracą z wykorzystaniem Kalendarza. Czynności te służą do organizowania i planowania pracy samodzielnej oraz pracy grupy, planowania spotkań, rezerwowana terminów, planowania pracy tygodniowo lub miesięcznie. Zbiór czynności zawiera: 1. Dodawane nowego wydarzenia w kalendarzu 2. Zarządzanie wydarzeniem w kalendarzu: edycja, powiadomienia 3. Usuwanie wydarzenia w kalendarzu 4. Rezerwowanie zasobów 5. Zgłaszanie zapotrzebowania na materiały Grupa czynności związana z pracą przydzielaniem Zadań. Czynności te służą do delegowania i planowania prac dla innych osób oraz zespołów. Czynności wspierają organizowanie pracy grupowej oraz zarządzane zespołem pracowników. Zbiór czynności zawiera: 1. Definiowanie nowego zadania 2. Usuwanie zadania 3. Przeglądanie zadania 4. Edytowanie zadania 5. Zakładanie grupy zadań 6. Sortowanie zadań Grupa czynności związana z Książką Adresową. Czynności te służą do definiowania, przechowywania i wyszukiwania kontaktów do współpracowników, partnerów oraz firm (np. dostawców, wykonawców, klientów). Zbiór czynności zwiera: 1. Definiowanie nowego kontaktu 2. Wprowadzanie zmian w Książce adresowej 3. Sortowanie i filtrowanie listy kontaktów 4. Zakładanie grup w książce adresowej 5. Udostępnianie Książki adresowej 113

114 Grupa czynności związana z publikowaniem dokumentów w Intranecie Czynności te służą do publikowania, rozpowszechniania i udostępniania dokumentów, publikacji i komunikatów urzędu dla szerszego grona odbiorców poprzez serwis Intranetowy w sposób zorganizowany. Zbiór czynności zwiera: 1. Udostępnianie dokumentu w serwisie intranetowym 2. Usuwanie dokumentu 3. Importowane puli dokumentów 114

115 4.11 Rekomendowane procedury komunikacji wewnętrznej [3.3] W ramach dostarczonych narzędzi komunikacji wewnętrznej rekomendowanymi procedurami komunikacji są następujące cztery procedury: Przekazywanie komunikatu lub informacji o treści poleceń Elektroniczny komunikator głosowy (rozmowa telefoniczna) Tele-Wideokonferencje Publikacja komunikatów oraz informacji o treści poleceń i dokumentów w sieci Intranet Przekazywanie komunikatu lub informacji o treści poleceń W celu przekazania komunikatu lub treści polecenia zalogowany użytkownik wybiera z memu Niezbędnik Pracownika/ Biblioteka dokumentów/ Dystrybucja komunikatów. W celu stworzenia komunikatu należy wybrać Dodaj nowy element po czym wprowadzić Tytuł i Treść Komunikatu. Na liście użytkownik widzi jedynie swoje komunikaty. W celu wysłania komunikatu, z menu elementu wybiera opcję Zapoznanie się z treścią. To uruchomi procedurę dystrybucji komunikatu z potwierdzeniem zapoznania. Użytkownik może wskazać inną osobę do określenia odbiorców komunikatu. W kolejnym kroku użytkownik wprowadza osoby lub grupy osób (lub osoby i grupy), do których zostanie przesłane zadanie zapoznania się z treścią komunikatu. 115

116 Użytkownik może wesprzeć się wyszukiwarką klikając na książkę otworzy ekran, na którym będzie mógł: wyszukać osobę lub grupę wprowadzając fragment jej nazwy, a następnie dodać osobę lub grupę jako odbiorcę komunikatu. Po określeniu odbiorców zostają przypisane zadania dla poszczególnych osób. Zadania wyświetlają się poszczególnym osobom na stronie głównej Niezbędnik Pracownika. Użytkownik może zapoznać się z treścią, a następnie potwierdza ten fakt klikając na Zakończ zadanie. Osoba wysyłająca komunikat może w każdej chwili zweryfikować status zadań Zapoznania się z treścią. W celu zweryfikowania statusu dystrybucji komunikatu lub treści polecenia zalogowany użytkownik wybiera z memu Niezbędnik Pracownika/ Biblioteka dokumentów/ Dystrybucja komunikatów. 116

117 Następnie klika na aktualny status dystrybucji Zapoznanie się z treścią - w przykładzie powyżej W toku. Użytkownik widzi listę osób, do których komunikat został wysłany oraz status zadań, jakie zostały wysłane do tych osób. W przykładzie poniżej widać, że Użytkownik1 nie zapoznał się z treścią komunikatu, ponieważ status zdania ustawiony jest na Nierozpoczęte. Po zapoznaniu się wszystkich użytkowników z komunikatem, osoba wysyłająca otrzymuje informacje o tym, że wszyscy adresaci zapoznali się z treścią komunikatu Elektroniczny komunikator głosowy W celu przeprowadzenia rozmowy za pomocą elektronicznego komunikatora, użytkownik uaktywnia komunikator z poziomu paska zadań przez dwukrotne kliknięcie myszką lub wybierając opcję wyświetl pod prawym klawiszem myszy, będąc na ikonie komunikatora w pasku zadań. Inicjowanie rozmowy Mając innych użytkowników na liście, można rozpocząć rozmowę z nimi poprzez zaznaczenie ich pojedynczym kliknięciem myszy, a następnie wybraniem typu rozmowy. 117

118 Pierwsza ikona (od lewej) uruchomi czat w trybie tekstowym z wybranym użytkownikiem. Druga (od lewej) ikona uruchomi rozmowę głosową. Trzecia (od lewej) ikona uruchomi wideo-rozmowę z użytkownikiem. Pierwsza (z prawej) ikona uruchomi tryb współdzielenia ekranu z użytkownikiem. W zależności od tego, czy dany użytkownik po drugiej stronie ma możliwość wideorozmowy, czy też rozmowy audio przedstawione ikony będą się pojawiały lub chowały. W naszej procedurze wybieramy drugą ikonę (zielona słuchawka) i czekamy na odebranie połączenia przez osobę, z którą chcemy nawiązać połączenie Tele-Wideokonferencje W celu przeprowadzenia rozmowy za pomocą elektronicznego komunikatora użytkownik uaktywnia komunikator z poziomu paska zadań przez dwukrotne kliknięcie myszą lub wybierając opcje wyświetl pod prawym klawiszem myszy będąc na ikonie komunikatora w pasku zadań Inicjowanie połączenia Tele-Wideokonferencyjnego Aby rozpocząć rozmowę z wieloma użytkownikami na raz, należy wybrać opcję telekonferencji z menu kontekstowego: Plik -> Utwórz telekonferencję. 118

119 W oknie, które się pojawi należy do listy dodać użytkowników, z którymi telekonferencję użytkownik chce przeprowadzić, a następnie zatwierdzić swój wybór. Po krótkiej chwili pojawi się okno ze statusem połączenia i interfejs rozmowy w zależności od wybranego jej typu. Następnie wyświetla się status połączenie z dostępnymi opcjami. Użytkownik może udostępnić innym użytkownikom obraz ze swojej kamery lub widok swojego pulpitu. W telekonferencji z kilkoma osobami na ekranie głównym jedna osoba udostępnia obraz z kamery lub widok swojego ekranu (udostępnianie pulpitu), podczas gdy reszta widzi ten widok i może prowadzić rozmowę audio lub tekstową w ramach tej telekonferencji Publikacja komunikatów oraz informacji o treści poleceń i dokumentów w sieci Intranet Scenariusz 1 dane ogólnego przeznaczenia (możliwość odczytania przez wszystkich użytkowników Intranetu) 119

120 W celu publikacji komunikatu, informacji o treści polecenia i dokumentów zalogowany użytkownik wybiera z memu Strona Główna, a następnie w Komunikaty wewnętrzne klika Dodaj nowy element. Komunikat może zawierać jedynie treść lub może zawierać dodatkowo załączniki (w celu dodania załącznika użytkownik klika na Dołącz plik ) Po wprowadzeniu danych komunikat jest wyświetlany dla wszystkich pracowników na stronie głównej Intranetu. Kolejność wyświetlania komunikatów jest chronologiczna. Scenariusz 2 dane przeznaczone do konkretnych odbiorców (możliwość odczytania przez użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami). 120

121 W celu publikacji komunikatu, informacji o treści polecenia i dokumentów zalogowany użytkownik wybiera z menu Dokumenty Wydziałowe a następnie nazwę Wydziału, do którego chce opublikować komunikat/dokument na przykładzie poniżej Wydział Finansowy. Po wybraniu grupy odbiorców klika na Dodaj dokument wskazuje plik i uzupełnia informację o tym, że jest to opublikowany komunikat. Jeżeli użytkownik chce zawęzić grono osób mających dostęp do dokumentu może to zrobić przez ograniczenie uprawnień dla tego konkretnego dokumentu (opcja uprawnień dostępna z poziomu menu kontekstowego) 4.12 Opis procedury wykonywania podstawowych [3.8] Czynność przekazywania informacji w komunikacji pionowej o zakresie wykraczającym poza obszar działania komórki organizacyjnej Procedura przekazywania informacji w komunikacji pionowej realizowana jest w Serwisie Intranetowym przez następujące funkcjonalności: 121

122 Bibliotekę Dystrybucja Dokumentów w zakładce Niezbędnik Pracownika służącą do zamieszczania dokumentów, komunikatów tekstowych oraz poleceń dla zdefiniowanej grupy odbiorców oraz Folder w bibliotece Ogólne w zakładce Dokumenty Wydziałowe służący do publikowania komunikatów ze specjalnym wymogiem uprawnień oraz uzyskiwania potwierdzeń otrzymania i zapoznania się z ich treścią Czynność przekazywania informacji wewnątrz komórek organizacyjnych. Procedura przekazywania informacji wewnątrz komórek organizacyjnych realizowana jest w Serwisie Intranetowym przez następujące funkcjonalności: Folder w zakładce Zadania do przydzielania zadań i poleceń oraz organizacji pracy pracowników komórki organizacyjnej Funkcjonalność Dyskusja zespołu do prowadzenia uzgodnień na zadany temat Funkcjonalność Komunikaty na stronie głównej do publikowania szybkich bieżących komunikatów Komunikator elektroniczny do prowadzenia rozmów i dyskusji tekstowych/głosowych/wideo Czynność Otwarcia i zamknięcie grupy roboczej Procedura otwarcia i zamknięcia grupy roboczej obsługiwana jest w Serwisie Intranet poprzez funkcjonalność Zakładanie Witryny dla Grupy Roboczej W momencie uruchomienia nowej grupy Kierownik definiuje specjalną stronę (podstronę w Serwisie Intranetowym) dedykowaną do pracy grupy i przeznaczoną do współdzielenia informacji. Funkcjonalność ta pozwala na określenie typu grupy: Witryna zespołu Witryna pracy grupy Obszar roboczy dokumentu W zakresie rodzaju współpracy może być to: obszar spotkania obszar roboczy podejmowania decyzji obszar roboczy spotkania socjalnego Witrynie pracy grupowej można udostępnić standardowe funkcjonalności sytemu. Standardowo witryna zawiera: Funkcjonalność Anonse do publikowani komunikatów bieżących Zadania pozwalającą na organizację pracy zespołu przydzielanie zadań i poleceń Udostępnione Dokumenty miejsce współdzielenia dokumentów roboczych Wspólny Kalendarz 122

123 Opis procedury otwierania grupy: 1. Z Menu głównego wybierz zakładkę Akcje witryny 2. Wybierz opcję Nowa witryna Utwórz witrynę dla zespołu lub na potrzeby projektu 3. Wprowadź tytuł unikalną nazwę grupy roboczej 4. Zdefiniuj tryb pracy opcja Wybierz szablon 5. Przydziel członków grupy, wybierając z listy użytkowników i nadaj im uprawnienia 6. Wybierz opcje wyświetlania w Menu głównym Witryna będzie widoczna pod specjalnym adresem URL wyłącznie dla członków grupy. Opis procedury zamykania grupy: 1. Przenieś dokumenty do Archiwum z wykorzystaniem opcji systemu Zmień lokalizację w zależności od rangi grupy 2. Usuń witrynę zostaną utracone wszystkie informacje zapisane w tym obszarze roboczym grupy 3. lub Ukryj witrynę 4. Zablokuj prawa dostępu dla użytkowników w tym przypadku zostanie zachowana historia pracy grupy Czynności pracy z Bibliotekami Biblioteka to lokalizacja w witrynie, w której można tworzyć, gromadzić i aktualizować pliki oraz zarządzać nimi wspólnie z członkami zespołu. Dla każdej biblioteki wyświetlana jest lista plików i kluczowe informacje o plikach, które pomagają korzystać z plików w ramach współpracy. Tworzenie biblioteki dokumentów 1. Aby utworzyć bibliotekę dokumentów, kliknij menu Akcje witryny, a następnie kliknij polecenie Nowa biblioteka dokumentów. UWAGA: Jeśli menu Akcje witryny lub opcja tworzenia nie są wyświetlane, być może nie masz uprawnień do tworzenia listy. 2. Wpisz nazwę biblioteki w polu Nazwa, wypełnij inne pola stosownie do potrzeb, a następnie kliknij przycisk Utwórz. UWAGA: Aby wyświetlić inne typy bibliotek, które można utworzyć, należy kliknąć menu Akcje witryny, a następnie kliknąć polecenie Więcej opcji tworzenia. Wskazanie opcji biblioteki powoduje wyświetlenie jej opisu. 123

124 Kalendarz Aby zobaczyć kalendarz, należy z zakładki w menu górnym wybrać Niezbędnik Pracownika, a następnie wejść w listę Kalendarz (1). 1 Otworzy się wówczas widok kalendarza, z naniesionymi nań wydarzeniami (o ile zostały one wcześniej dodane) (2). Standardowo wyświetlany jest widok całego miesiąca, można go jednak zmienić na tydzień lub dzień (3) poprzez wybór zakładki Narzędzia kalendarza, następnie Kalendarz

125 Listy zadań W celu obejrzenia listy swoich zadań, na stronie Niezbędnik Pracownika należy z Listy wybrać pozycję Zadania (1). 1 Otworzy się wówczas lista dotychczas dodanych zadań. Można otworzyć widok szczegółowy danego zadania po kliknięciu w jego tytuł (2) 2 Aby dodać nowe zadanie, należy wybrać jeden z dwóch dostępnych Dodaj nowy element Otworzy się wówczas formularz dodawania nowego zadania. 125

126 4 Należy w nim podać tytuł, ewentualne poprzedniki zadania (o ile takie istnieją), priorytet, stan, opis, daty rozpoczęcia i zakończenia. Można również przydzielić zadanie do innego pracownika. Aby zapisać podane w formularzu informacje i utworzyć zadanie, należy wybrać przycisk Zapisz (4). Nowo utworzone zadanie wyświetli się na liście Funkcja współdzielenia informacji pomiędzy użytkownikami w wydzielonych wirtualnych miejscach pracy grupowej. Do współdzielenia informacji w systemie służy funkcja Dyskusji zespołu. Aby do niej przejść, należy na stronie głównej wybrać link Dyskusje zespołu (1)

127 Wyświetli się wówczas lista aktualnie prowadzonych dyskusji w zespole, do którego należy dany użytkownik. 2 Aby przeglądać interesujący nas wątek i zamieszczone w nim wypowiedzi, należy wybrać jego temat (2). 3 Wyświetli się wówczas cała dyskusja; przy każdej zamieszczonej wypowiedzi znajduje się informacja kto jest jej autorem. Aby odpowiedzieć w wątku na wybrany post, wybieramy przycisk Odpowiedz (3). 127

128 4 5 6 Otworzy się okno tworzenia odpowiedzi, które daje nam dużo możliwości przy jej tworzeniuod dowolnego formatowania tekstu w zakładce Formatowanie tekstu (4), po dodawanie załączników czy linków w zakładce Wstawianie (5). W celu zamieszczenia odpowiedzi w dyskusji wybieramy przycisk Zapisz (6). W przypadku, gdy chcemy założyć nową dyskusję, na stronie głównej Dyskusji zespołu wybieramy przycisk Dodaj nową dyskusję (7). 7 Otwiera się wówczas okno, w którym możemy stworzyć pierwszy post otwierający dyskusję. Możliwe jest załączenie do niego pliku (8). Aby zamieścić dyskusję w zespole, wybieramy przycisk Zapisz (9). 128

129 Funkcja tworzenia i aktualizowania wewnętrznych baz danych i aplikacji bazodanowych opartych na formularzach wypełnianych przez użytkowników zgodnie z ich uprawnieniami Do tworzenia, przechowywania dokumentów, dzielenia się nimi i wersjonowania pomiędzy wybranymi użytkownikami, służy Biblioteka dokumentów. Każda z komórek organizacyjnych posiada własną przestrzeń. Otwiera się ją poprzez wybór biblioteki z nazwą Wydziału - w naszym przypadku Wydział Edukacji, Kultury(1). 1 Otworzy się wówczas biblioteka, zawierająca dokumenty i/lub foldery. To w jakim stopniu użytkownik może korzystać z biblioteki zależy od przyznanych mu uprawnień Tworzenie dokumentów 129

130 Dokumenty w bibliotece umieszczamy poprzez ich utworzenie (nowy dokument) lub dodanie z dysku (pliku, który istnieje). Aby utworzyć dokument, wybieramy ikonę Nowy dokument (2). Rozpocznie się wówczas otwieranie programu MS Word, która zażąda od nas podania loginu i hasła, używanego w MS Sharepoint. Po zalogowaniu się możemy utworzyć dokument. Aby znalazł się on w bibliotece dokumentów Sharepoint, wystarczy go w tradycyjny sposób zapisać w sugerowanym folderze Dodawanie dokumentów 3 Aby dodać dokument do biblioteki dokumentów, należy wybrać opcję Przekaż dokument (3). Możemy wybrać czy chcemy dodać jeden, czy też więcej dokumentów. Po wyborze opcji Przekazania pojedynczego dokumentu wyświetli się okno dodawania dokumentu, w którym możemy wybrać interesujący nas do przekazania dokument lub folder, jak również komentarze. Następnie wybieramy przycisk OK (4). 130

131 4 W przypadku dodawania więcej niż jednego dokumentu okno wygląda nieco inaczej. Można ręcznie przeciągnąć do okna wszystkie foldery, co do których chcemy, żeby znalazły się w naszej bibliotece. Następnie wybieramy OK (5)

132 Przeglądanie dokumentów W celu przeczytania interesującego nas dokumentu, bez potrzeby jego edycji, należy kliknąć na jego nazwę (6). Otworzy się okno, w którym należy zaznaczyć opcję Tylko do odczytu. 6 MS Word zażąda od nas podania danych do logowania, używanych w MS Sharepoint. Po zalogowaniu się możemy oglądać dokument Edycja dokumentów udostępnionych Aby dokonywać zmian w dokumencie zamieszczonym w bibliotece dokumentów udostępnionych, należy kliknąć na nazwę pliku, który chcemy edytować (7), a następnie wybrać opcję Edytuj (8). 7 8 MS Word zażąda od nas danych do zalogowania do Sharepoint. Po zalogowaniu się możemy dokonywać zmian w dokumencie oraz zapisywać je w tradycyjny sposób. Po zapisaniu zmiany są publikowane w Sharepoint. 132

133 Przeglądanie historii dokumentów Aby przeglądać historię zmian dokonywanych w danym dokumencie (o ile rejestrowanie historii jest włączone), należy zaznaczyć interesujący nas dokument (9), a następnie wybrać ikonę historii (10) Otworzy się wówczas okno z listą poprzednich wersji dokumentu. Wyświetlają się szczegóły takie jak osoba dokonująca zmian i dodane komentarze. Aby zobaczyć wybraną poprzednią wersję dokumentu, klikamy na wybraną datę z kolumny Zmodyfikowany. Otworzy się ona w dokumencie dostępnym po zalogowaniu za pomocą danych do Sharepointa Funkcja rezerwacji sal i innych zasobów (laptopy, wyświetlacze multimedialne itd.). Aby zarezerwować interesujący nas zasób (salę, rzutnik, itp.), należy w odpowiedniej zakładce wybrać listę Narzędzia a następnie kalendarz grupy(1). Wyświetli się wówczas widok kalendarza. 133

134 1 Jeśli chcemy oglądać planowane spotkania i rezerwacje zasobów dla całej grupy, musimy się upewnić, że wyświetla się nam właściwy widok. W tym celu należy zaznaczyć Kalendarz (2), następnie wybrać zakładkę Kalendarz z Narzędzi kalendarza (3), aż wreszcie rozwinąć ikonę Osoby (4) i wybrać grupę, której wspólny kalendarz chcemy zobaczyć. Wówczas w kalendarzu w różnych wierszach wyświetlą się wszelkie rezerwacje lub też spotkania dla danych osób z tej grupy. 134

135 3 4 2 Aby zarezerwować zasób (rzutnik, salę, itp.), należy w kalendarzu w dniu, na który chcemy dokonać rezerwacji, wybrać przycisk Dodaj (5). 5 Otworzy się wówczas formularz rejestracji zasobów. Należy w nim podać tytuł, czas rezerwacji, uczestników, oraz dodać do prawego pola potrzebne zasoby. Można sprawdzić czy rezerwacja nie koliduje z inną rezerwacją. Do zaznaczenia jest też możliwa kategoria spotkania czy okazji, na którą rezerwuje się sprzęt, zaznaczenie, że jest to wydarzenie całodzienne, powtarzalność spotkania, jak również użycie obszaru roboczego spotkania. 135

136 Funkcja zgłaszania zapotrzebowania na materiały. Zapotrzebowanie na materiały zgłaszane jest poprzez odpowiedni folder w zadaniach. Aby do niego wejść, należy wejść w listę Zadania (1), a następnie w folder Zapotrzebowanie na materiały (2). 136

137 2 1 Następnie w tym folderze należy wybrać opcję Dodaj nowy element (3). 3 Otworzy się formularz tworzenia nowego zadania zapotrzebowania. Należy w nim przede wszystkim podać, na które z zasobów zgłaszamy zapotrzebowanie (w tytule i opisie), w jakim czasie oraz w jakiej ilości, oraz przydzielić zadanie właściwej osobie (4) - tzn. tej, która za dany zasób odpowiada. Aby zapisać zgłoszenie zapotrzebowania wybieramy Zapisz (5). Osoba wpisana jako przydzielona do zadania zostanie poinformowana mailowo o zgłoszeniu. 137

138 Zapewnienie bezpieczeństwa informacji w sieci Intranet Informacje w sieci Intranet są bezpieczne dzięki możliwości zarządzania uprawnieniami użytkowników. Administrator przyznaje poszczególnym użytkownikom uprawnienia do oglądania różnych treści na stronie w zależności od tego co powinni oni móc oglądać, a co powinno pozostać poza ich zasięgiem. Dzięki temu, że dostęp zarówno do serwisu internetowego jak i zamieszczonych w Intranecie dokumentów jest możliwy tylko po zalogowaniu się, treści mogą być odpowiednio chronione Zapraszanie współpracowników na spotkania Zaproszenie współpracowników na spotkanie odbywa się poprzez kalendarz grupowy dostępny z Niezbędniku Pracownika/ Narzędzia. Aby zaplanować spotkanie, należy w kalendarzu w dniu, na który chcemy zaplanować spotkanie, wybrać przycisk Dodaj (1. ) 138

139 1 Otworzy się wówczas formularz planowania spotkania (łącznie z planowaniem rezerwacji zasobów na to spotkanie). Należy w nim podać tytuł, czas rezerwacji, uczestników, oraz dodać do prawego pola potrzebne zasoby. Podając uczestników spotkania, których chcemy na nie zaprosić, można wpisać nazwy uczestników lub nazwę grupy (w przypadku gdy spotkanie ma dotyczyć całej grupy). Można sprawdzić czy rezerwacja nie koliduje z inną rezerwacją. Do zaznaczenia jest też możliwa kategoria spotkania czy okazji, zaznaczenie, że jest to wydarzenie całodzienne, powtarzalność spotkania, jak również użycie obszaru roboczego spotkania. Spotkanie zostaje zaplanowane poprzez wybór przycisku Zapisz (2). Od tego momentu zaplanowane przez nas spotkanie będzie się wyświetlać w kalendarzu wszystkich zaproszonych na nie osób. 139

140 Akceptowanie, odrzucanie zaproszeń. Użytkownik, oglądający kalendarz grupowy, widzi wszystkie wydarzenia dla danej grupy, odbywające się w danym tygodniu. Jeśli stwierdzi, że na spotkaniu, na które został zaproszony przez inną osobę nie może być obecny, powinien skasować swoje nazwisko z listy uczestników spotkania, i w ten sposób odrzucić zaproszenie. Aby skasować swoje nazwisko z listy uczestników, należy kliknąć na dane spotkanie w kalendarzu (1). 140

141 1 Wówczas otworzy się okno ze szczegółami dotyczącymi danego spotkania. Należy wybrać ikonę Edytuj element (2). 2 Otworzy się w trybie edycji. W selektorze osób (3) należy usunąć swoje nazwisko z listy uczestników spotkania. Organizator spotkania otrzyma powiadomienie em. 141

142 Sprawdzanie wolnych terminów dla osób, grupy osób. Wolne terminy danego pracownika lub całej grupy najłatwiej jest sprawdzić wyświetlając grupowy kalendarz. Patrząc na kalendarz grupowy, dzięki kolorowym oznaczeniom z łatwością można zauważyć który z pracowników w jakim dniu ma wolny czas. 142

143 Rozwiązywanie konfliktów z kolidującymi spotkaniami. Planowanie spotkań umożliwia natychmiastowe zauważenie potencjalnej kolizji spotkań. Podczas wypełniania okna planowania spotkania widoczny jest niewielki kalendarz, w którym widoczne są ewentualne inne zaplanowane na dany dzień spotkania pracowników, którzy maja być na spotkanie zaproszeni (1)

144 Listy zadań do wykonania, obsługa zrealizowanych zadań. Lista Zadania (1) znajduje się w zakładkach po lewej stronie w Niezbędniku Pracownika. Należy w nią kliknąć. 4 1 Wyświetli się lista zadań całego zespołu. Można je sortować wg poszczególnych kolumn. Aby oglądać jedynie swoje zadania, należy otworzyć zakładkę Lista (2), a następnie z listy rozwijanej Widoków wybrać Moje zadania (3). 2 3 W tym także miejscu możemy zaznaczyć widok listy, który nas interesuje: przykładowo, zaznaczenie grupy Ukończono wyświetli nam tylko zadania, które zostały ukończone. 144

145 Zarządzanie zadaniami wymaga od nas, aby na bieżąco i poprawnie oznaczać ich statusy. Dokonujemy tego poprzez kliknięcie na interesujące nas zadanie (4) - wyświetlą się wówczas jego szczegóły. Wybieramy Edytuj element (5). 5 W trybie edycji, w zależności od zapotrzebowania, zmieniamy status zadania (6) lub procent jego ukończenia (7). Po dokonanych zmianach wybieramy Zapisz (8). Bieżące uzupełnianie statusu zadań pozwoli nam oraz całej grupie lepiej zarządzać czasem

146 Funkcja delegowania zadań i otrzymywania informacji o stopniu zaawansowania ich realizacji. Aby delegować zadanie, należy je najpierw otworzyć poprzez kliknięcie na nie na liście zadań (lub też utworzenie nowego zadania). W obu przypadkach otworzy się edytowalny formularz zadania. W rubryce Przydzielone do (1) należy podać osobę, osoby lub grupę którym chcemy delegować zadanie. Zostaną one o tym zadaniu powiadomione mailem. Podczas wykonywania zadania, delegowani do jego wykonania będą mieć możliwość zmieniania jego statusu oraz procenta realizacji. Po wpisaniu osób, którym chcemy delegować zadanie, wybieramy Zapisz (2). O ukończeniu zadania powiadomiony zostanie jego twórca

147 Planowanie całodniowych i wielodniowych spotkań. Aby zaplanować spotkanie, należy z listy kalendarza wybrać jeden z dwóch przycisków: - Nowe wydarzenie ze zdarzeń w narzędziach kalendarza, - Dodaj pojawiające się po zaznaczeniu jednego lub więcej dni w samym kalendarzu. Otworzy się wówczas formularz dodawania wydarzenia, w którym należy podać co najmniej Tytuł, czas rozpoczęcia oraz czas zakończenia. Czas rozpoczęcia i zakończenia ustawiany jest w zależności od tego, które dni zostały zaznaczone w kalendarzu, jednak można je w każdym momencie zmienić. 147

148 4.13 Procedury ochrony danych osobowych i ochrony informacji niejawnych w stosowaniu optymalnego modelu, procedur i metod oraz informatycznych narzędzi komunikacji wewnętrznej [3.5] Akty prawne związane z ochroną informacji w systemach teleinformatycznych Najistotniejszym aktem określającym wymagania dla wdrażanych systemów jest Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Konstrukcja systemu teleinformatycznego, przy przetwarzaniu dokumentów elektronicznych oraz komunikatów powinna zapewniać między innymi następujące cechy: zabezpieczać przed wprowadzaniem zmian do dokumentów, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur, zabezpieczać przed usunięciem dokumentów z systemu, z wyjątkiem udokumentowanych czynności dokonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów, stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz ich wyszukiwanie, możliwość odczytania metadanych dla każdego dokumentu, identyfikować użytkowników i dokumentować dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych, zapewniać kontrolę dostępu poszczególnych użytkowników do dokumentów i metadanych, umożliwiać odczytanie bez zniekształceń treści dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym działa system, zachowywać dokumenty i metadane w strukturze określonej, łącznie z możliwością prezentacji tej struktury Ochrona danych osobowych Istotnym z punktu widzenia systemu informatycznego jest również Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. Nr 101 poz. 926) wyciąg najważniejszych zapisów wraz ze sposobem ich implementacji. Niezależnie od technicznych i organizacyjnych uwarunkować i regulacji, wszyscy użytkownicy wdrożonego systemu powinni przestrzegać następujących zasady. W trakcie rozmowy głosowej, tekstowej lub wideo należy unikać podawania danych osobowych bez uzasadnionej potrzeby Nie należy przetwarzać w systemie informacji niejawnych objętych właściwą klauzulą. 148

149 Wprowadzając do systemu nowy rejestr który zawiera dane osobowe należy to skonsultować z osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych w urzędzie (dopiero po uzyskaniu zgody można taki rejestr założyć) Pracując na danych osobowych należy stosować wewnętrzne regulacje obowiązujące w urzędzie. Obszar definicji danych osobowych Realizacja Art W rozumieniu ustawy za dane osobowe uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. 2. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. 3. Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań. Art Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy: 1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych, 2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa, 3) jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, 4) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego, 5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. 2. Zgoda, o której mowa w ust. 1 pkt 1, może obejmować również przetwarzanie danych w przyszłości, jeżeli nie zmienia się cel przetwarzania. 3. Jeżeli przetwarzanie danych jest niezbędne dla ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, a spełnienie warunku określonego w ust. 1 pkt 1 jest niemożliwe, można przetwarzać dane bez zgody tej osoby, do czasu, gdy uzyskanie zgody będzie możliwe. 4. Za prawnie usprawiedliwiony cel, o którym mowa w ust. 1 pkt 5, uważa się w szczególności: 1) marketing bezpośredni własnych produktów lub usług administratora danych, 2) dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Dane osobowe jeżeli wystąpią będą przetwarzane wyłącznie z celach określonych przez ust. 1. pkt 4 i pkt 5, oraz zgodnie z ust

150 Dodatkowe uwagi Obszar administrowani a zbiorem danych Realizacja Dodatkowe uwagi Obszar udostępnianie danych osobowych Brak Art Administrator danych jest obowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. 2. Administrator danych prowadzi dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych oraz środki, o których mowa w ust Administrator danych wyznacza administratora bezpieczeństwa informacji, nadzorującego przestrzeganie zasad ochrony, o których mowa w ust. 1, chyba że sam wykonuje te czynności. Art. 38. Administrator danych jest obowiązany zapewnić kontrolę nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane. Art. 39a. Minister właściwy do spraw administracji publicznej w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji określi, w drodze rozporządzenia, sposób prowadzenia i zakres dokumentacji, o której mowa w art. 36 ust. 2, oraz podstawowe warunki techniczne i organizacyjne, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, uwzględniając zapewnienie ochrony przetwarzanych danych osobowych odpowiedniej do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a także wymagania w zakresie odnotowywania udostępniania danych osobowych i bezpieczeństwa przetwarzanych danych. Dostęp do danych będących danymi osobowych jest realizowany poprzez ograniczenie dostępu zgodnie z modelem uprawnień. Wszelkie operacje na danych osobowych są zapisywane w historii obiektu na którym nastąpiła operacja. System realizuje aktualnie obowiązującą politykę bezpieczeństwa w zakresie przetwarzania danych osobowych. Brak Art. 38. Administrator danych jest obowiązany zapewnić kontrolę nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane. Realizacja Dodatkowe uwagi Udostępnianie obszarów roboczych z danymi osobowymi na podstawie udzielonych uprawnień. Brak 150

151 Uzupełnieniem do ustawy o ochronie danych osobowych jest rozporządzenie MSWiA z dnia 29 kwietnia 2004 w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U Nr 100 poz.1024, ze zm.) Obszar klasyfikacji wymagane go poziomu bezpieczeń stwa Uwzględniając kategorie przetwarzanych danych oraz zagrożenia wprowadza się poziomy bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym: 1) podstawowy; 2) podwyższony; 3) wysoki. 2. Poziom co najmniej podstawowy stosuje się, gdy: 1) w systemie informatycznym nie są przetwarzane dane, o których mowa w art. 27 ustawy, oraz 2) żadne z urządzeń systemu informatycznego, służącego do przetwarzania danych osobowych nie jest połączone z siecią publiczną. 3. Poziom co najmniej podwyższony stosuje się, gdy: 1) w systemie informatycznym przetwarzane są dane osobowe, o których mowa w art. 27 ustawy, oraz 2) żadne z urządzeń systemu informatycznego, służącego do przetwarzania danych osobowych nie jest połączone z siecią publiczną. 4. Poziom wysoki stosuje się, gdy przynajmniej jedno urządzenie systemu informatycznego, służącego do przetwarzania danych osobowych, połączone jest z siecią publiczną. 5. Opis środków bezpieczeństwa stosowany na poziomach, o których mowa w ust. 1, określa załącznik do rozporządzenia. ZAŁĄCZNIK do rozporządzenia: A. Środki bezpieczeństwa na poziomie podstawowym I 1. Obszar, o którym mowa w 4 pkt 1 rozporządzenia, zabezpiecza się przed dostępem osób nieuprawnionych na czas nieobecności w nim osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. 2. Przebywanie osób nieuprawnionych w obszarze, o którym mowa w 4 pkt 1 rozporządzenia, jest dopuszczalne za zgodą administratora danych lub w obecności osoby upoważnionej do przetwarzania danych osobowych. II 1. W systemie informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych stosuje się mechanizmy kontroli dostępu do tych danych. 2. Jeżeli dostęp do danych przetwarzanych w systemie informatycznym posiadają co najmniej dwie osoby, wówczas zapewnia się, aby: a) w systemie tym rejestrowany był dla każdego użytkownika odrębny identyfikator; b) dostęp do danych był możliwy wyłącznie po wprowadzeniu identyfikatora i dokonaniu uwierzytelnienia. 151

152 III System informatyczny służący do przetwarzania danych osobowych zabezpiecza się, w szczególności przed: 1) działaniem oprogramowania, którego celem jest uzyskanie nieuprawnionego dostępu do systemu informatycznego; 2) utratą danych spowodowaną awarią zasilania lub zakłóceniami w sieci zasilającej. IV 1. Identyfikator użytkownika, który utracił uprawnienia do przetwarzania danych, nie może być przydzielony innej osobie. 2. W przypadku gdy do uwierzytelniania użytkowników używa się hasła, jego zmiana następuje nie rzadziej niż co 30 dni. Hasło składa się co najmniej z 6 znaków. 3. Dane osobowe przetwarzane w systemie informatycznym zabezpiecza się przez wykonywanie kopii zapasowych zbiorów danych oraz programów służących do przetwarzania danych. 4. Kopie zapasowe: a) przechowuje się w miejscach zabezpieczających je przed nieuprawnionym przejęciem, modyfikacją, uszkodzeniem lub zniszczeniem; b) usuwa się niezwłocznie po ustaniu ich użyteczności. V Osoba użytkująca komputer przenośny zawierający dane osobowe zachowuje szczególną ostrożność podczas jego transportu, przechowywania i użytkowania poza obszarem, o którym mowa w 4 pkt 1 rozporządzenia, w tym stosuje środki ochrony kryptograficznej wobec przetwarzanych danych osobowych. VI Urządzenia, dyski lub inne elektroniczne nośniki informacji, zawierające dane osobowe, przeznaczone do: 1) likwidacji - pozbawia się wcześniej zapisu tych danych, a w przypadku gdy nie jest to możliwe, uszkadza się w sposób uniemożliwiający ich odczytanie; 2) przekazania podmiotowi nieuprawnionemu do przetwarzania danych - pozbawia się wcześniej zapisu tych danych, w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie; 3) naprawy - pozbawia się wcześniej zapisu tych danych w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie albo naprawia się je pod nadzorem osoby upoważnionej przez administratora danych. VII Administrator danych monitoruje wdrożone zabezpieczenia systemu informatycznego. B. Środki bezpieczeństwa na poziomie podwyższonym VIII W przypadku gdy do uwierzytelniania użytkowników używa się hasła, składa się ono co najmniej z 8 znaków, zawiera małe i wielkie litery oraz cyfry lub znaki specjalne. IX Urządzenia i nośniki zawierające dane osobowe, o których mowa w art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, 152

153 Realizacja Dodatkowe uwagi przekazywane poza obszar, o którym mowa w 4 pkt 1 rozporządzenia, zabezpiecza się w sposób zapewniający poufność i integralność tych danych. X Instrukcja zarządzania systemem informatycznym, o której mowa w 5 rozporządzenia, rozszerza się o sposób stosowania środków, o których mowa w pkt IX załącznika. XI Administrator danych stosuje na poziomie podwyższonym środki bezpieczeństwa określone w części A załącznika, o ile zasady zawarte w części B nie stanowią inaczej. C. Środki bezpieczeństwa na poziomie wysokim XII 1. System informatyczny służący do przetwarzania danych osobowych chroni się przed zagrożeniami pochodzącymi z sieci publicznej poprzez wdrożenie fizycznych lub logicznych zabezpieczeń chroniących przed nieuprawnionym dostępem. 2. W przypadku zastosowania logicznych zabezpieczeń, o których mowa w ust. 1, obejmują one: a) kontrolę przepływu informacji pomiędzy systemem informatycznym administratora danych a siecią publiczną; b) kontrolę działań inicjowanych z sieci publicznej i systemu informatycznego administratora danych. XIII Administrator danych stosuje środki kryptograficznej ochrony wobec danych wykorzystywanych do uwierzytelnienia, które są przesyłane w sieci publicznej. XIV Administrator danych stosuje na poziomie wysokim środki bezpieczeństwa, określone w części A i B załącznika, o ile zasady zawarte w części C nie stanowią inaczej. System spełnia wymagania poziomu ochrony podstawowy, podwyższony oraz "wysoki". W zależności od klasyfikacji danych jakie będą przetwarzane w systemie zaleca się stosowanie odpowiedniej polityki bezpieczeństwa. Podstawowe cechy konfiguracji dla poziomu wysoki Autoryzacja użytkowników na podstawie identyfikatora i hasła. Wymuszenie złożonej struktury haseł zgodnie z wymaganą polityką. Wykorzystanie kryptografię w przypadku dostępu z sieci publicznej (aktualnie dostęp jest realizowany jedynie z sieci wewnętrznej). Brak 4.14 Optymalny model komunikacji wewnętrznej [3.4] Według dokumentu 153

154 EKSPERTYZA PT OPTYMALNE MODELE, PROCEDURY, METODY ORAZ INFORMATYCZNE NARZĘDZIA KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ W 12 URZĘDACH BENEFICJENTÓW Rekomendacje dla komunikacji wewnętrznej Istotę struktury organizacyjnej urzędów gmin wiejskich, urzędów miast lub starostw powiatowych można określić, jako ogół zależności funkcjonalnych oraz hierarchicznych pomiędzy poszczególnymi jej elementami (jednostkami organizacyjnymi- wydziałami, referatami, biurami), które umożliwiają funkcjonowanie urzędów gmin wiejskich, urzędów miast lub starostw powiatowych w pożądany sposób oraz podejmowanie działań kierowniczych. Komunikacja wewnętrzna powinna podlegać procesowi usprawnień we wszystkich komórkach organizacyjnych. Priorytetowo należy potraktować komórki organizacyjne uczestniczące w większości procesów oraz wymieniające najwięcej informacji z innymi komórkami organizacyjnymi. W większości urzędów są to referat organizacyjny, referat finansowy, kancelaria W kwestii komunikacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi rekomenduje się w pierwszej kolejności wdrożyć narzędzia komunikacji pomiędzy poszczególnymi komórkami. Najważniejszym narzędziem wykorzystywanym przez komórki organizacyjne jest sieć intranet, wspomaga proces przekazywania informacji do danego pracownika lub grupy pracowników, oraz umożliwia pracę grupową Specyfika modelu komunikacji wewnętrznej urzędu Komunikacja pionowa W każdym z urzędów, rekomenduje się wykorzystywanie sieci intranet jako narzędzia komunikacji pionowej (w kontekście wewnętrznej wymiany informacji), szczególnie w procesach informacyjnych o charakterze rozgłoszeniowym (okólniki, zmiany regulaminu pracy, informacje okolicznościowe, etc.) Funkcje Serwisu Intranetowego realizujące model w tym zakresie: Publikowanie dokumentów w bibliotekach elektronicznych Publikowanie dokumentów na tablicach dokumentów udostępnionych Przydzielanie uprawnień do poszczególnych witryn i widoków serwisu Komunikacja pozioma W komunikacji poziomej pomiędzy kierownikami komórek organizacyjnych główną rolę mogą odgrywać komunikatory zarówno głosowe jak i tekstowe. Rekomenduje się także, wykorzystanie rozwiązań typu sieć intranet do komunikacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi. Funkcje Serwisu Intranetowego realizujące model w tym zakresie: Rozmowy on-line: audio, telekonferencje, rozmowy tekstowe Użytkowanie kalendarza 154

155 Listy dyskusyjne Definiowanie pracy w grupach Komunikacja pionowa i pozioma wewnątrz komórki organizacyjnej Wykorzystanie rozwiązań typu sieć intranet wydaje się być uzasadnione w szczególności w związku z narzędziami umożliwiającymi wspólną pracę nad dokumentem i kontrolę wersji. Funkcje Serwisu Intranetowego realizujące model w tym zakresie: Definiowanie i przydzielanie zadań Biblioteki elektroniczne (współtworzenie dokumentów) 155

156 5. Rozdział III Administrator systemu komunikacji wewnętrznej 5.1 Administrowanie systemem Wykonywanie kopii zapasowych oraz przywracanie systemu [2.4] Funkcja kopii zapasowych pozwala na manualne wykonanie kopii zapasowych wielu różnych składników. Wbudowane w Sharepoint 2010 rozwiązanie pozwala na tworzenie i przywracanie następujących składników: Farma pełna kopia zapasowa farmy wraz ze wszystkimi składnikami Sharepoint_Config baza danych przechowująca dane dotyczące konfiguracji farmy Usługa stanu programu SharePoint Server przechowuje informacje o stanie na potrzeby funkcji programu SharePoint Aplikacja sieci Web programu Microsoft SharePoint Foundation zbiór aplikacji sieci Web utworzonych przez administratora WSS_Administration zbiór aplikacji Siecie Web i baz danych wchodzących w skład funkcji administracji centralnej SPUserCodeV4 zawiera reguły wpływu przeszukiwarki dla farmy Usługa diagnostyczna Ustawienia wyszukiwania globalnego Usługi udostępnione zbiór aplikacji usług i serwerów Proxy usług utworzonych przez administratora Poszczególnych aplikacji sieci Web programu SharePoint Foundation Poszczególne bazy danych zawartości dla aplikacji sieci Web Poszczególne aplikacji usług i serwera Proxy aplikacji usług Procedura wykonywania kopii Aby wykonać kopię zapasową Aplikacji sieci Web programu SharePoint Foundation należy wykonać następujące kroki: 1. Otworzyć Administrację Centralną programu Sharepoint 2010 (menu start -> wszystkie programy -> Microsoft SharePoint 2010 Products -> Administracja centralna programu SharePoint 2010) a następnie zalogować się jako administrator 2. Z lewego menu wybrać Wykonywanie kopii zapasowych i ich przywracanie 3. Następnie wybrać opcję Wykonaj kopię zapasową 156

157 4. Zaznaczyć składnik Aplikacja sieci Web programu Microsoft SharePoint Foundation i nacisnąć przycisk Dalej. 5. Następnie zaznaczamy jaki typ kopii chcemy wykonać, czy ma ona zawierać także zawartość oraz miejsce, w którym kopia zostanie utworzona. Po wykonaniu tych czynności należy nacisnąć przycisk Rozpocznij tworzenie kopii zapasowej. Bardzo ważne jest, aby we wskazanej lokalizacji dany użytkownik miał prawo zapisu. Rysunek 1 Tworzenie kopii zapasowej Rysunek 2 Wybranie aplikacji sieci Web programu Microsoft Sharepoint Foundation 157

158 Rysunek 3 Typ kopii, dane oraz lokalizacja kopii zapasowej Rysunek 4 Rozpoczęcie procesu tworzenia kopii zapasowej Rysunek 5 Etap tworzenia kopii zapasowej 158

159 Jeżeli wszystko poszło pomyślnie powinniśmy zobaczyć ekran jak na poniższym rysunku. Rysunek 6 Proces tworzenia kopii zapasowej ukończony pomyślnie Procedura odtwarzani systemu Aby przywrócić wcześniej wykonaną kopię zapasową należy wykonać następujące kroki: 1. Otworzyć Administrację Centralną programu Sharepoint 2010 (menu start -> wszystkie programy -> Microsoft SharePoint 2010 Products -> Administracja centralna programu SharePoint 2010) a następnie zalogować się jako administrator 2. Z lewego menu wybrać Wykonywanie kopii zapasowych i ich przywracanie 3. Następnie wybrać opcję Przywróć z kopii zapasowej Rysunek 7 Przywracanie ustawień 4. Kolejnym krokiem jest wybranie lokalizacji, w której znajduje się kopia zapasowa oraz punktu, z którego chcemy przywrócić ustawienia. Przechodzimy dalej poprzez naciśnięcie przycisku Dalej

160 Rysunek 8 Przywracanie - wybranie punktu przywracania 6. Wybieramy składnik do przywrócenia i naciskamy przycisk Dalej Rysunek 9 Przywracanie - wybór składnika 7. Na ekranie widoczna jest konfiguracja oraz opcje przywracania. Należy określić dane do przywrócenia oraz wybrać opcję przywracania. Po ustawieniu należy nacisnąć przycisk Rozpocznij przywracanie. 160

161 Rysunek 10 Przywracanie zrzut części konfiguracji Rysunek 11 Przywracania zakończone sukcesem Instalacja aktualizacji w Windows 2008 R2 [2.3] [6.2.2] Aby ręcznie zainstalować poprawki do systemu Windows 2008 R2 należy uruchomić aplikację Windows Update (menu start -> wszystkie programy -> Windows Update). Następnie z lewego menu wybrać opcję Check for updates. System automatycznie wyszuka najnowsze poprawki i pozwoli na ich ręczną instalację. 161

162 Rysunek 12 Wyszukiwanie aktualizacji Rysunek 13 Wyszukane aktualizacje Po wyszukaniu aktualizacji można je przejrzeć oraz zainstalować poprzez naciśnięcie przycisku Install updates. NIEKTÓRE AKTUALIZACJE MOGĄ WYMAGAĆ PONOWNEGO URUCHOMIENIA KOMPUTERA. 162

163 5.1.3 Serwer wideokonferencji EJabberd instalacja [2.3] [2.6] [6.2.2] Krótki opis EJabbered jest serwerem komunikacyjnym opartym o protokół XMPP. Umożliwia on prowadzenie rozmów wideo, a także wideokonferencji o raz rozmów tekstowych, bez ograniczeń dotyczących ilości użytkowników prowadzących dyskusję. Serwer można uruchomić na systemach rodziny Microsoft Windows, oraz UNIX. Konfiguracja odbywa się przez interfejs webowy i obejmuje tworzenie wirtualnych domen, oraz kont użytkowników. Wymagania System z rodziny UNIX lub Windows Otwarty port TCP 5222 na maszynie, na której uruchomiony jest serwer dla komunikacji. Otwarty port TCP 5280 jeżeli istnieje potrzeba zarządzania zdalnego serwerem. Uprawnienia administratora (dla systemu windows) lub SuperUser (dla systemów Unix) Instalacja serwera Opisana poniżej instalacja serwera była przeprowadzona na systemie Windows 2008 Server r2. Krok 1: Po uruchomieniu instalatora dokonujemy wyboru języka 163

164 Krok 3: Następnie instalator prosi o wpisanie domyślnej domeny dla serwera. Nie musi być ona związana z faktyczną domeną komputera, na którym serwer został uruchomiony. Domeną może być nazwa firmy lub działu. Krok 4: Kolejnym krokiem jest podanie loginu, oraz hasła administratora. Dane te będą później potrzebne do zalogowania się na serwer i późniejszego skonfigurowania go. 164

165 Krok 5: Przy pytaniu o klaster rekomendowanie jest zaznaczenie opcji No. Zanzacznie tej opcji pozwala na komunikację serwera z innymi serwerami XMPP i nie jest opisane w tym dokumencie. 165

166 Krok 6: Wypełnienie powyżej opisanych formularzy i zatwierdzenie ich przeniesie użytkownika do procesu instalacji, który może potrwać do kilku minut. 166

167 Krok 10: O ukończeniu się instalacji użytkownik zostanie powiadomiony komunikatem. Konfiguracja i uruchamianie [2.3] Krok 1: Kiedy proces instalacji zostanie ukończony, na pulpicie użytkownika, który dokonał instalacji pojawią się dwie ikony. Należy uruchomić skrót Start ejabberd w celu uruchomienia usługi systemowej serwera. Krok 2: Ładowanie się usługi systemowej może potrwać nawet do kilku minut. Przez cały czas załadunku użytkownikowi towarzyszyć będzie poniższe okienko. 167

168 Krok 3: Następnie wyświetlona zostanie witryna w domyślnej przeglądarce internetowej użytkownika. Witryna informuje użytkownika o powiedzeniu się instalacji serwera ejabberd. Zaznaczony link na obrazku poniżej, jest linkiem do panelu administratora gdzie znajduje się panel administracyjny. Jeżeli pojawi się informacja informująca o błędzie uruchomienia się serwera, należy sprawdzić, czy użytkownik uruchamiający ma prawa administratora. Administrując lokalnie, adres panelu administracyjnego (Rysunek 11) jest następujący: 168

169 Krok 4: Próba uruchomienia panelu administracyjnego wyświetli monit o hasło i login administratora. Loginem jest kombinacja loginu podanego podczas instalacji (Rysunek 3) oraz domeny (Rysunek 2). login@domena Hasło również zostało ustalone podczas instalacji serwera (Rysunek 4). Krok 5: W domyślnej przeglądarce użytkownika, po zalogowaniu, powinien pojawić się panel administracji serwera ejabberd. Umożliwia on tworzenie użytkowników, oraz domen i późniejsze zarządzanie nimi. Moduł administracji między innymi zawiera w sobie statystykę połączeń, statusy dostępności użytkowników oraz logi połączeń. W niniejszym dokumencie zostanie omówiona prosta konfiguracja, która składa się na zarządzanie wirtualnymi hostami oraz użytkownikami systemu. Należy wejść w zakładkę virtual hosts zaznaczoną na Rysunku

170 Krok 6: Należy wybrać wirtualnego hosta o nazwie naszej ustalonej domeny z listy. Host 1 Krok 7: Ostatnim krokiem jest przejście do zakładki Users. Tam można dokonać zarządzania użytkownikami serwera ejabberd. Tworzeni użytkownicy za pomocą 170

171 zarejestrowanych tam danych będą w stanie zalogować się do sieci za pomocą komunikatora Jitsi. Krok 8: Po dokonaniu i zatwierdzeniu zmian można zamknąć okno przeglądarki Klient wideokonferencji Jitsi [2.6] Krótki opis Jitsi jest komunikatorem (na licencji GNU LGPL), dostępnym pod niemal każdy system operacyjny. Do jego działania niezbędne jest środowisko Java Runtime Environment. Umożliwia on rozmowy pomiędzy wieloma użytkownikami na raz za pomocą połączeń głosowych, tekstowych oraz kanału wideo. Jego dodatkowym atutem jest również opcja udostępniania swojego ekranu przy połączeniu wideo. Jedynym zaobserwowanym ograniczeniem jest to, że podczas połączeń wideo w trybie konferencyjnym dla więcej niż dwóch osób tylko jedna osoba może udostępniać obraz. Jitsi jest komunikatorem łączącym się za pomocą wielu protokołów komunikacyjnych. Przy wybranym zestawieniu używany będzie protokół XMPP/Jabber, do połączenia z ejabberd. Nowsze wersje Jitsi można pobrać ze strony: 171

172 5.1.4.R-1 Instalacja i konfiguracja [2.3] Opisana poniżej instalacja serwera była przeprowadzona na systemie Windows XP Home (Service Pack 3). Krok 1: Należy uruchomić instalator Jitsi (Rysunek 14). Jeżeli system operacyjnym, na którym instalowany jest komunikat nie ma zainstalowanego środowiska Java uprzednio prosi się o zainstalowanie go. Rysunek 14 Krok 2: Następnie użytkownik zostanie poproszony o wyrażenie zgody na wyświetlone mu warunki licencji co należy uczynić w celu przejścia do kolejnych kroków instalacji. Rysunek 15 Krok 3: Użytkownik proszony jest o podanie ścieżki instalacyjnej 172

173 Rysunek 16 Krok 4: Następnie wyświetli się widok dostosowujący komunikator do systemu operacyjnego. Jeżeli użytkownik chce, aby Jitsi uruchamiane było po uruchomieniu się systemu, to należy zaznaczyć Auto-start when computer. Ważne jest żeby zainstalować integrację z protokołem XMPP, o który oparta będzie cała komunikacja. W tym celu zaznaczamy opcję oznaczoną czerwoną elipsą na Rysunku

174 Rysunek 17 Krok 5: Po zatwierdzeniu powyższego widoku użytkownik zostanie przeniesiony na ekran postępu instalacji Jitsi. Może on potrwać do kilku minut w zależności od szybkości pracy komputera. 174

175 Rysunek 18 Krok 6: Po zakończeniu procesu instalacji należy zaznaczyć opcję Lunch Jitsi i kliknąć Finish. Rysunek

176 Krok 7: Po uruchomieniu się komunikatora po raz pierwszy wyskakuje monit o wybranie protokołu i uwierzytelnienie się. Należy wybrać przycisk anuluj. Rysunek 20 Krok 8: Na tym etapie program działa już uruchomiony w tle, aby go wywołać należy kliknąć 2x na ikonę ilustrowaną na rysunku 21, poniżej. Rysunek

177 Krok 9: Następnie w oknie głównym aplikacji wybieramy menu Plik, następnie Dodaj nowe konto. Rysunek 22 Krok 10: Z okienka, które powinno się pojawić, po wykonaniu poprzedniej operacji należy wybrać Sieć: JABBER, a następnie wybrać opcje zaawansowane. Rysunek 23 Krok 11: W zakładce Konto (Rysunek 24) wpisujemy nazwę jednego z użytkowników, który został uprzednio dodany do listy użytkowników serwera ejabberd, podczas jego konfiguracji oraz podajemy jego hasło. 177

178 Rysunek 24 Krok 12: W zakładce Połączenie, należy podać adres IP serwera ejabberd, oraz wskazać na port Rysunek 25 Krok 13: Należy zapisać wprowadzone zmiany. 178

179 Rysunek 26 Krok 14: Komunikator jest już skonfigurowany do pracy z serwerem. Należy przejść w tryb ON-LINE zmieniając satatus na Dostępny. 179

180 Rysunek 27 Uwaga! W przypadku pojawienia się komunikatu o błędzie certyfikatu, należy kliknąć Pokaż certyfikat i zatwierdzić go. Rysunek Korzystanie z komunikatora [2.6] 180

181 Dodawanie kontaktu Krok 1: Należy z menu kontekstowego wybrać Plik -> Dodaj kontakt Krok 2: Następnie wypełnić formularz dodawania użytkownika, gdzie w polu ID/Number podać login użytkownika z puli utworzonych użytkowników na serwerze. Reszta jest opcjonalna. Autoryzacja użytkownika W momencie kiedy użytkownik z zewnątrz próbuje nawiązać kontakt z użytkownikiem docelowym, to użytkownik docelowy dostanie komunikat, z prośbą o autoryzację. Zgoda oznacza automatyczne dodanie, go do listy kontaktów użytkownika docelowego. 181

182 Inicjacja rozmowy Rysunek 29 Mając innych użytkowników na liście, można rozpocząć rozmowę z nimi, poprzez zaznaczenie ich pojedynczym kliknięciem myszy, a następnie wybraniem typu rozmowy. Pierwsza ikona (od lewej) uruchomi czat w trybie tekstowym z wybranym użytkownikiem. Druga (od lewej) ikona uruchomi rozmowę głosową. Trzecia (od lewej) ikona uruchomi wideo-rozmowę z użytkownikiem. Pierwsza (z prawej) ikona uruchomi tryb współdzielenia ekranu z użytkownikiem. W zależności od tego, czy dany użytkownik po drugiej stronie ma możliwość wideo-rozmowy, czy też rozmowy audio przedstawione ikonki będą się pojawiały lub chowały. Rysunek 32 przedstawia główne okno komunikatora Jitsi, z zaznaczonym użytkownikiem. 182

183 Telekonferencja Aby rozpocząć rozmowę z wieloma użytkownikami na raz, należy wybrać opcję telekonferencji z menu kontekstowego: Plik -> Utwórz telekonferencję. W oknie, które się pojawi należy do listy dodać użytkowników, z którymi telekonferencję użytkownik chce przeprowadzić, następnie zatwierdzić swój wybór. Po krótkiej chwili pojawi się okno ze statusem połączenia i interfejs rozmowy w zależności od wybranego jej typu. 183

184 5.2 Rozwój i integracja systemu [2.5] [2.2] [2.1] WebService w Sharepoint 2010 Foundation Uruchamiając poszczególne serwisu zostanie wyświetlona pełna struktura komunikat w postaci WSDL. Udostępniony zestaw serwisów umożliwia pełną integrację z zewnętrznymi systemami niezależnie od technologii w jakiej te systemy są wykonane. Dodatkowe informacje znajdują się na stronie Poniżej znajduje się lista dostępnych WebService ów wraz z ich krótkim opisem: 1. Alerts.asmx - dostarcza metod do pracy z alertami 2. Authentication.asmx - dostarcza klas do logowania opartego o uwierzytelnianie formularzy 3. Copy.asmx - pozwala na kopiowanie elementów pomiędzy różnymi lokalizacjami 4. Diagnostics.asmx - umożliwia wgląd do błędów aplikacji, które wystąpią na komputerach klienckich 5. Dspsts.asmx dostarcza metod do wykonywania zapytań do list 6. Dws.asmx - dostarcza metod do zarządzania witrynami obszarów roboczych dokumentów i zawartymi w nich danymi 7. Forms.asmx - dostarcza metod do obsługi formularzy stosowanych w interfejsie użytkownika podczas pracy z zawartością list 8. Imaging.asmx - dostarcza metod umożliwiających tworzenie i zarządzanie bibliotekami obrazów 9. Lists.asmx - dostarcza metod do pracy z listami i ich zawartością 10. Meetings.asmx - dostarcza metod pozwalających na tworzenie i zarządzanie stronami typu Meeting Workspace 11. People.asmx - dostarcza metod do pracy z grupami zabezpieczeń 12. Permissions.asmx - dostarcza metod do pracy z uprawnieniami do witryny lub listy 13. SharedAccess.asmx udostępnia usługi SharedAccess SOAP 14. Sharepoint ws.asmx zapewnia metody do zarzadzania grup dystrybucyjnych oraz ich członkostwa w AD 15. SiteData.asmx - dostarcza metod zwracających dane lub listy danych z witryn lub list 16. Sites.asmx zapewnia metody do pracy z witrynami sieci Web 17. Spsearch.asmx dostarcza metody do wyszukiwania 18. UserGroup.asmx dostarcza metod do pracy z użytkownikami i grupami użytkowników 19. Versions.asmx dostarcza metod do zarządzania wersjami 20. Views.asmx dostarcza metod do pracy z widokami list 184

185 21. Webpartpages.asmx dostarcza metod do pracy ze składnikami Web Part 22. Webs.asmx - dostarcza metod do pracy ze stronami i podstronami Struktura bazy danych w Sharepoint 2010 Foundation 1. BDC_Service baza ta zawiera zewnętrzne typy zawartości oraz powiązane obiekty. 2. Sharepoint_AdminContent Przechowuje wszystkie treści witryny, w tym dokumenty witryny lub pliki w bibliotekach dokumentów, danych, listy i właściwości składnika Web Part, oprócz nazwy użytkownika i praw do centralnego zbioru witryn. 3. SharePoint_Config - baza konfiguracyjna. Zawiera informacje o bazach programu Sharepoint, IIS, aplikacjach, szablonach stron, przydziałach, typach blokowanych plików. 4. WSS_Content bazy danych zawartości przechowują wszystkie treści dla zbioru witryn, w tym dokumenty lub pliki w bibliotekach dokumentów, dane list, właściwości składników Web Part, logi, rozwiązania SandBox. Wszystkie dane dla konkretnej kolekcji witryny znajdują się w jednej bazie danych zawartości na jednym serwerze. Baza danych zawartości może zawierać dane z jednej lub kilku kolekcji witryny. Zawierają one także dane Microsoft Office Web Apps cache, jeżeli zostały wdrożone. Zalecane jest, aby ustawić limit wielkości tej bazy danych na 200GB, aby zapewnić sprawne działanie systemu. 5. WSS_Logging zawiera wszystkie logi. 6. WSS_Search baza wspomagająca wyszukiwanie 185