ZAPYTANIE OFERTOWE 2/POKL/SGM/2012 PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Wykonanie usługi wynajmu powierzchni reklamowej w mediach elektronicznych.

Transkrypt

1 Projekt Tata jak Mama ogólnopolska kampania informacyjna ZAPYTANIE OFERTOWE 2/POKL/SGM/2012 PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Wykonanie usługi wynajmu powierzchni reklamowej w mediach elektronicznych Oznaczenie CPV: (Usługi reklamowe i marketingowe) w ramach projektu Tata jak Mama ogólnopolska kampania informacyjna na rzecz godzenia życia zawodowego i rodzinnego ZAMAWIAJĄCY: Sopocka Grupa Marketingowa Sp. z o.o. Ul. Armii Krajowej 116/ Sopot ZATWIERDZIŁ r. Aniela Łajkowska członek zarządu Koncept Dorota Sarlej Sopocka Grupa Marketingowa Sp. z o. o. Habitat Sp. z o. o. Stowarzyszenie WAGA

2 1. Opis sposobu przygotowania oferty. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz podpisana i parafowana na każdej stronie przez osobę składającą ofertę. Oferta musi być złożona na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. Oferta musi być trwale zespolona. Każdy wykonawca może złożyć wyłącznie jedną ofertę, w której musi być zaoferowana tylko jedna ostateczna cena. 2. Dokumenty wymagane od wykonawców. Potwierdzony za zgodność z oryginałem aktualny odpis z KRS lub innego właściwego rejestru, lub potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Jeżeli upoważnienie do podpisania oferty nie wynika z załączonego dokumentu rejestrowego do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo osoby podpisującej ofertę. Oferta na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 (w części A formularza załącznika 1) do niniejszego zapytania, wraz z oświadczeniami Oferenta o spełnianiu kryteriów uczestnictwa w postępowaniu (część B załącznika 1) oraz braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym (część C załącznika 1). Zamawiający nie dopuszcza możliwości wymienionych powyżej. załączania do oferty dodatkowych załączników nie 3. Podmioty uprawnione do udziału w postępowaniu W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu: Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym do wykonania zamówienia. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Nie zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.

3 Nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. Wobec których, sąd nie orzekł zakazu ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. Nie są podmiotami powiązanymi osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym, osobą upoważnioną do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego, osobami wykonującymi czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy oraz wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub osobowej; posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego, zarządczego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 4. Przedmiot zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest realizacja następujących Zadań w czasie trwania realizacji Projektu, w okresie luty wrzesień 2013 r.: ZADANIE 1: Wykonanie usługi wynajmu powierzchni reklamowej w mediach elektronicznych na potrzeby przeprowadzenia ogólnopolskiej kampanii informacyjnej na rzecz godzenia życia rodzinnego i zawodowego w ramach projektu Tata jak Mama ogólnopolska kampania informacyjna na rzecz godzenia życia zawodowego i rodzinnego, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Szczegółowy przedmiot zamówienia obejmuje: Wykupienie i przeprowadzenie kampanii promocyjnej dla Projektu według media planu dla działań typu interactive dostarczonego przez Zamawiającego oferentowi w ciągu 14 dni od momentu wyboru

4 Projekt Tata jak Mama ogólnopolska kampania informacyjna Oferty. Na potrzeby zapytania ofertowego przyjmuje się wymienione niżej wstępne założenia cenowe jako wytyczne do sporządzenia ostatecznej wyceny i pomocne w wyborze Oferenta. Formaty zawarte w ofercie mogą się różnić od formatów ostatecznie zamówionych przez Zamawiającego do realizacji kampanii po wyborze Oferenta i będą zależeć od rodzaju witryn ostatecznie wybranych do skutecznego przeprowadzenia kampanii. Planowany Przedmiot zamówienia termin Zadanie 1 - Wynajem powierzchni reklamowej w mediach elektronicznych 1. luty wrzesień 2013 Banner typu rectangle r. Banner typu billboard Banner typu double billboard 4. Banner typu box 5. Mailing typu html do grupy docelowej 4.2. Grupy docelowe projektu: Grupa I: osoby czynne zawodowo, których partnerzy zajmują się opieką nad dzieckiem, a które postrzegają swoją rolę przez pryzmat działalności zawodowej; przeważnie mężczyźni w wieku lat, mieszkańcy dużych aglomeracji, wykonujący pracę umysłową, często na stanowiskach kierowniczych. Koncept Dorota Sarlej Sopocka Grupa Marketingowa Sp. z o. o. Habitat Sp. z o. o. Stowarzyszenie WAGA

5 Projekt Tata jak Mama ogólnopolska kampania informacyjna Grupa II: osoby nieaktywne zawodowo zajmujące się opieką nad dziećmi, wyrażające chęć powrotu na rynek pracy; przede wszystkim kobiety w wieku zamieszkałe w dużych aglomeracjach. Grupa III: pracodawcy firm zlokalizowanych w dużych aglomeracjach, częściej usługowych niż produkcyjnych, często o charakterze korporacyjnym Preferowany okres realizacji usługi będącej przedmiotem zamówienia: 8 miesięcy (od lutego 2013 r. do września 2013 r.). Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany harmonogramu realizacji usługi będącej przedmiotem zamówienia. 5. Termin związania ofertą. Minimalny termin związania ofertą wynosi 60 dni od daty złożenia oferty. 6. Wymagany termin realizacji zamówienia. Od dnia zawarcia umowy do końca trwania Projektu (tj ), w zależności od ustalonego harmonogramu realizacji usługi. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wydłużenia terminu realizacji zamówienia w przypadku przedłużenia okresu realizacji projektu. 7. Kryteria oceny ofert. Końcowa ocena oferty zostanie złożona z następujących kryteriów: a) Oferowana cena według współczynnika CPC - dla formatów przyjętych do wyceny, zgodnie z pkt. 4.1: Banner typu rectangle - 10 % (maksymalnie 10 punktów) Banner typu billboard 10 % (maksymalnie 10 punktów) Banner typu double billboard 10 % (maksymalnie 10 punktów) Banner typu box 10 % (maksymalnie 10 punktów) Mailing typu html 10 % (maksymalnie 10 punktów) b) Doświadczenie Oferenta w organizacji kampanii promocyjno-informacyjnych (kampanie bannerowe) przeprowadzone za pomocą mediów elektronicznych 25 % (maksymalnie 25 punktów) Koncept Dorota Sarlej Sopocka Grupa Marketingowa Sp. z o. o. Habitat Sp. z o. o. Stowarzyszenie WAGA

6 c) Kwalifikacje zespołu pracowników Oferenta w zakresie usługi, będącej przedmiotem zamówienia 25 % (maksymalnie 25 punktów) Obliczenie oceny oferty w ramach kryterium Oferowana cena nastąpi wg następującego wzoru: najniższa oferowana cena netto za nośnik(rectangle/billboard/double billboard/box/mailing) oferowana cena netto za nośnik (rectangle/billboard/double billboard/box/mailing) Podstawą do oceny w ramach kryterium Doświadczenie Oferenta w organizacji kampanii promocyjno-informacyjnych (kampanie bannerowe) przeprowadzonych za pomocą mediów elektronicznych będą informacje przedstawione przez Oferenta w ofercie w zakresie: Wykonania co najmniej 3 kampanii promocyjno-informacyjnych (kampanie bannerowe) przeprowadzonych za pomocą mediów elektronicznych, z czego: - co najmniej jedna kampania trwała nieprzerwanie co najmniej 1 rok; - co najmniej jedna kampania miała wartość co najmniej zł brutto (jeżeli wartość usługi została wyrażona w walucie obcej wyrażona w złotych równowartość tej kwoty nie mniejszej niż złotych brutto wg średniego kursu NBP z dnia zawarcia umowy o świadczenie usług); - co najmniej jedna kampania wykorzystała narzędzia remarketingu. Podstawą do oceny w ramach kryterium Kwalifikacje zespołu pracowników Oferenta w zakresie usługi, będącej przedmiotem zamówienia będą informacje przedstawione przez Oferenta w ofercie w zakresie: x 10 dysponowaniem lub możliwością dysponowania przy projekcie zespołem wykwalifikowanych pracowników, składającym się z co najmniej 4 osób, z których jedna posiada: - co najmniej 3 lata doświadczenia w zakresie planowania i realizowania kampanii informacyjno-promocyjnych za pomocą mediów elektronicznych; - co najmniej jedna osoba posiada aktualny certyfikat Google AdWords.

7 W wyniku powyższej oceny możliwe będzie uzyskanie maksymalnie 100 punktów w ramach Zadania Opis sposobu obliczenia ceny oferty. Oferowaną cenę należy podać, wskazując CPC: cenę netto oraz brutto za banner typu rectangle cenę netto oraz brutto banner typu billboard cenę netto oraz brutto banner typu double billboard cenę netto oraz brutto Banner typu box cenę netto oraz brutto za mailing typu html do grupy docelowej Każda cena w ramach składanej oferty powinna być podana cyfrowo i słownie. 9. Postanowienia istotne dla Zamawiającego, które zostaną wprowadzone do umowy. Z uwagi na fakt, iż projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, w umowie zawarte zostaną następujące uwarunkowania: obowiązek udostępnienia na każde żądanie dokumentacji, w tym dokumentacji finansowej, związanej z realizacją zamówienia; zakaz powierzenia realizacji przedmiotu zamówienia podwykonawcom - z wyłączeniem dostawców powierzchni reklamowych w mediach elektronicznych i dostawców baz danych oraz innych podmiotów, z którymi Oferent musi zawrzeć współpracę w ramach realizacji zadania. O współpracy z dostawcami Oferent poinformuje Zamawiającego; obowiązek oznaczenia niezbędnych materiałów zgodnie z przekazanym przez Zamawiającego wzorem; możliwość zmiany szczegółowego zakresu zamówienia w wyniku zmiany wymogów formalnych związanych z realizacją projektu. 10. Oferty częściowe i wariantowe. Nie dopuszcza się w niniejszym zapytaniu możliwość składania ofert częściowych, tzn. oferujących realizację jedynie części przedmiotu zamówienia.

8 Składając ofertę Oferent zobowiązany jest wypełnić wszystkie wiersze w tabeli Oferowana cena w formularzu ofertowym. Nie dopuszcza się w niniejszym zapytaniu możliwości składania ofert wariantowych. 11. Miejsce i termin składania ofert. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego, nie później niż do dnia 3 grudnia 2012r. do godziny drogą pocztową, osobiście na adres ul. Armii Krajowej 116/17, Sopot lub mailem na adres: karol.szukalski@sgm.pl (skan podpisanej oferty wraz z wymaganymi załącznikami). Za datę złożenia oferty uznana zostanie data wpływu oferty do Zamawiającego. 12. Wybór oferty i tryb zawarcia umowy Na podstawie złożonych ofert zostanie sporządzona lista rankingowa Wykonawców na realizację Zadania Wybór oferty i tryb zawarcia umowy na realizację Zadania 1: w ramach Zadania 1 zostanie wybrany Wykonawca, który zgodnie z listą rankingową otrzyma najwięcej punktów w ramach Zadania 1, i z którym zostanie podpisana umowa. Podpisana z Wykonawcą umowa będzie podstawą do zlecania realizacji usługi w zakresie Zadania 1, zgodnie ze złożoną ofertą. Pierwszeństwo podpisania i realizacji umowy będzie miał ten Wykonawca, który uzyskał najwięcej punktów podczas oceny i jest pierwszy na liście rankingowej. W przypadku stwierdzenia niedostępności wyżej wymienionego Wykonawcy, realizacja usługi może zostać zlecona drugiemu Wykonawcy, który jest zgodnie z listą rankingową Wykonawcą rezerwowym. W przypadku zmiany pierwotnego harmonogramu realizacji Zadania 1, nie rodzi prawa do dochodzenia roszczeń z tego tytułu przez Wykonawcę. 13. Tryb udzielania wyjaśnień. Oferent może zwrócić się na piśmie do Zamawiającego o wyjaśnienie dotyczące zamówienia, a Zamawiający udzieli niezwłocznie wyjaśnień wykonawcy. Zamawiający dopuszcza wszelkie formy składania zapytań, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej.

9 14. Osoby uprawnione do kontaktowania się z wykonawcami. Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami są: Karol Szukalski, Tel: ; karol.szukalski@sgm.pl Aniela Łajkowska, Tel ; aniela.lajkowska@sgm.pl 15. Inne. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Zamawiającego do żadnego określonego działania. Wydanie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje Zamawiającego do akceptacji oferty w całości lub części, bez względu na jej zawartość cenową i nie zobowiązuje do składania wyjaśnień czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana oraz prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia w wypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego zapytania. Zamawiający nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odmowy udzielenia informacji o złożonych ofertach, jeżeli Oferent zastrzegł ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa (w rozumieniu Art. 11 ust. 4 Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) w stosunku do całości lub części oferty. Zamawiający zobowiązuje się do podania Oferentom, którzy złożą ofertę w ramach niniejszego postępowania, wyników prowadzonego postępowania. 16. Załączniki. Załącznikiem do niniejszej specyfikacji jest formularz ofertowy z oświadczeniem Oferenta o spełnianiu kryteriów uczestnictwa w postępowaniu oraz oświadczeniem o braku powiązań z Zamawiającym.