JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do uchwały Zarządu nr... z dnia... JEDNOLITY RZECZOWY WYKZ KT TYTUŁY KLS PIERWSZEGO I DRUGIEGO RZĘDU 0 - Zarządzanie Organy Organizacja Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna 03 - Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy Informatyzacja Skargi, wnioski, petycje, postulaty, inicjatywy i interpelacje Reprezentacja i promowanie wydawnictwa, upowszechnianie informacji o działalności. informowanie o edukacji ekologicznej Współpraca z innymi instytucjami Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej Kontrole, audyt, szacowanie ryzyka. 1 - Sprawy kadrowe Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych Nawiązywania, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych for zatrudnienia Ewidencja osobowa Bezpieczeństwo i higiena pracy Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych Dyscyplina pracy Sprawy socjalno-bytowe Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna. 2 - dministrowanie środkami rzeczowymi 20 - Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych Inwestycje i remonty dministrowanie i eksploatowanie obiektów Gospodarka materiałowa Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna 25 - Ochrona obiektów i mienia oraz sprawy obronne 26 - Zamówienia publiczne 3 - Finanse i obsługa finansowo księgowa 30 - Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw finansowo księgowych Planowanie i realizacja planu finansowego (budżetu) 32 - Rachunkowość, księgowość i obsługa kasowa.

2 33 - Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych Inwentaryzacja 35 - Dyscyplina finansowa 4 - Gospodarowanie środkami 40 - Przepisy dotyczące dofinansowania przez przedsięwzięć ekologicznych Nadzór nad realizacją wpływów do z tytułu opłat i kar określonych w ustawie Prawo ochrony środowiska Przygotowanie przedsięwzięć ubiegających się o dofinansowanie przez, ze środków Przedsięwzięcia objęte dofinansowaniem ze środków Nadzór nad realizacją przedsięwzięć finansowanych w formie pożyczek, kredytów i dotacji oraz częściowego umorzenia pożyczek ze środków Udziały w spółkach Lokaty środków finansowych Dokumentacja przetargowa postępowań finansowanych wyłącznie ze środków 5 - Środki zagraniczne obsługiwane przez 50 - Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu przyznawania dofinansowania ze środków zagranicznych Ocena wniosków o dofinansowanie przedsięwzięć finansowanych ze środków zagranicznych 52 - Dokumentacja przetargowa finansowana ze środków zagranicznych 53 - Kontrole Projektów finansowanych ze środków zagranicznych 54 - Przygotowanie i realizacja przedsięwzięć ze środków zagranicznych 55 - Raporty z obsługi środków zagranicznych 56 - Nieprawidłowości w obsłudze środków zagranicznych. 6 - Pomoc techniczna w ramach środków zagranicznych 60 - Dokumentacja związana z realizacją projektów Pomocy Technicznej Strona 2 z 20

3 w komórce merytorycznej Uwagi Symbole Klasyfikacji Dziesiętnej Hasła klasyfikacyjne ZRZĄDZNIE 00 Organy 000 Rada Nadzorcza. Regulaminy Rady, wykazy imienne członków Rady, zawiadomienia, zaproszenia, materiały, harmonogramy, porządki i protokoły obrad, uchwały i postanowienia, materiały merytoryczne na obrady, relacje z realizacji uchwał. 001 Zarząd. Jak w klasie Własne Komisje i zespoły (stałe i doraźne) Udział w obcych gremiach kolegialnych. Narady, odprawy Zarządu i 004 Pracowników Biura. 01 Organizacja Organizacja organów i jednostek nadrzędnych oraz współdziałających. Organizacja (Rady Nadzorczej, Zarządu, Biura ). Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów i podpisy elektroniczne Ochrona i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej Wyjaśnienia, interpretacja, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu ochrony i udostępniania informacji ustawowo chronionych oraz informacji publicznej BE25 Jak w klasie 000. Dla każdej komisji (zespołu) zakłada się odrębną teczkę. Do kategorii należy zaliczyć materiały w tej jednostce organizacyjnej, przy której działa sekretariat komisji, w pozostałych jednostkach tylko własne teksty wystąpień na posiedzeniach, sprawozdania z przebiegu prac komisji i inne kategoria B2. Protokoły z posiedzeń, notatki, postanowienia. m.in. statuty, regulaminy, schematy organizacyjne jednostek nadrzędnych oraz organizacja np. spółek z udziałem (dokumentacja przystąpienia do spółek, dokumentacja prawna spółek, okres przechowywania liczy się od daty zakończenia działalności spółki.) Regulaminy i schematy organizacyjne, podział zadań w Zarządzie. Uchwały Zarządu. Zarządzenia Prezesa Zarządu. Decyzje Prezesa Zarządu. Projekty regulaminów i inne materiały robocze kategoria. Ustawy i akty wykonawcze do ustaw, rozporządzenia, zarządzenia Ministra Środowiska, Statut, nadanie numeru NIP, REGON, itp., oraz wszelka korespondencja w ww, sprawach. w tym ich rejestry, bankowe karty wzoru podpisu Strona 3 z 20

4 0131 Ochrona informacji niejawnych Ochrona danych osobowych 0133 Udostępnianie informacji Obsługa kancelaryjna Biura. Przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i poradnictwo Środki do rejstrowania i kontroli obiegu akt w Biurze. Opracowanie oraz wdrażanie wzorów formularzy oraz ich wykazy BE25 w tym informacji publicznej oraz obsługa merytoryczna Biuletynu Informacji Publicznej w tym instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego oraz korespondencja w ww. sprawach Kontrolki wpływów i wysyłanej korespondencji (dzienniki korespondencyjne, skorowidze), dowody doręczeń i opłat pocztowych, rozdzielniki, terminarze, w tym również pomocniczy rejestr korespondencji, ksiązka pocztowa, rejestry przesyłek, itp Ewidencja druków szkolnych (ścisłego zarachowania) przy czym zamówienia realizacja zamówień przy klasie Ewidencja pieczęci i pieczątek oraz ich wzory odciskowe rchiwum zakładowe Ewidencja dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym Przekazywanie dokumentacji do archiwum państwowego Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej Udostępnianie i wypożyczanie 0153 dokumentacji w archiwum zakładowym Profilaktyka i konserwacja 0154 dokumentacji w archiwum zakładowym 016 Biblioteka i czytelnia Przepisy ogólne dot. zbiorów bibliotecznych i czytelni Gromadzenie zasobu bibliotecznego Ewidencja zasobu bibliotecznego Udostępnianie zasobu bibliotecznego. BE50 B2 przy czym zamówienia realizacja zamówień przy klasie 230 Przy czym przepisy kancelaryjne i archiwalne klasyfikowane są przy klasie 0140 przy czym sposób prowadzenia ewidencji uregulowano w instrukcji w sprawie organizacji i działania archiwum zakładowego w tym korespondencja, protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej, spisy dokumentacji przekazywanej na makulaturę, protokoły potwierdzające zniszczenie dokumentacji w tym zezwolenia, karty lub księgi (rejestry) udostępniania i wypożyczania akt. Zamówienia książek, prenumerata czasopism. Księgi inwentarzowe, katalogi. Kartoteki wypożyczeń. Strona 4 z 20

5 Zbiory aktów normatywnych, legislacja i obsługa prawna Zbiór aktów normatywnych władz i organów nadrzędnych i innych. Zbiór własnych aktów prawnych, wydanych przez. 022 Zbiory umów Udział w przygotowywaniu projektów aktów prawnych Opinie prawne na potrzeby własnej jednostki Sprawy sądowe i sprawy w postępowaniu administracyjnym 0250 Sprawy karne. Jak w klasie 025. okres przechowywania liczy się od daty utraty mocy prawnej aktu. Komplet podpisanych uchwał, decyzji, zarządzeń Rady Nadzorczej, Zarządu, Prezesa Zarządu, instrukcji, procedur itp. Każdy rodzaj aktów normatywnych można grupować oddzielnie na każdy rok kalendarzowy. Założenie i prowadzenie sprawy w związku z przygotowywaniem danego aktu następuje we właściwych klasach wykazu akt odpowiadających merytorycznie zakresowi danego aktu. jeżeli jest potrzeba jego prowadzenia; komplet podpisanych umów wraz z ich rejestrami. Materiały źródłowe wraz z jednym egzemplarzem umowy przechowuje się i rejestruje w odpowiedniej klasie zgodnie z wykazem akt w komórce organizacyjnej, która umowę przygotowała. w tym opiniowanie projektów uchwał czy zarządzeń organów nadrzędnych Opiniowanie projektów aktów prawnych i projektów umów zawieranych przez własną jednostkę. Drugie egzemplarze odkłada się do akt sprawy, której dotyczą. Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy Sprawy administracyjne. Jak w klasie Sprawy z powództwa cywilnego. Strategie, programy, planowanie, sprawozdawczość i analizy Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące sposobu opracowania strategii, programów, planów, sprawozdań i analiz Strategie, programy, plany i sprawozdania z innych podmiotów Strategie, programy, plany i sprawozdania Jak w klasie 025. BE25 Z wyjątkiem tych dotyczących zagadnień ujętych w klasie 3 i 4 przesyłane do wiadomości lub do wykorzystania jeżeli dokumenty mają charakter cząstkowy i mieszczą się co do zakresu i rodzaju danych w danych zawartych w dokumentach o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie opracowania tych dokumentów o charakterze cząstkowym zakwalifikować do kategorii, Strona 5 z 20

6 033 Sprawozdawczość statystyczna jeżeli sprawozdania cząstkowe w danym roku są zgodne co do zakresu i rodzaju danych ze sprawozdaniami o większym zakresie czasowym, to można akta spraw w zakresie sprawozdawczości cząstkowej zakwalifikować do (zwyczajowo kat. dotyczy wyłącznie sprawozdań komórek merytorycznych. Kat. sprawozdania komórek administracyjnych.) 034 nalizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja BE25 własne oraz sporządzane jako odpowiedzi na ankiety 035 Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym 04 Informatyzacja Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu informatyzacji Projektowanie, homologacje, wdrażanie i eksploatacja oprogramowania i systemów teleinformatycznych. Licencje na oprogramowanie i systemy teleinformatyczne Ustalanie uprawnień dostępu do danych i systemów Projektowanie i eksploatacja stron internetowych Skargi, wnioski, petycje, postulaty, inicjatywy i interpelacje Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące skarg, wniosków, petycji, postulatów, inicjatyw i interpelacji. Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio. Skargi i wnioski przekazywane do załatwienia wg właściwości. Petycje, postulaty i inicjatywy obywatelskie. BE25 BE25 inne niż w klasie 034; np. dla organu nadrzędnego. zakup i eksploatacja komputerów i infrastruktury w klasie 230 Okres przechowywania liczy się od roku, w którym zaprzestano eksploatacji programu, w tym Polityka Bezpieczeństwa Informatycznego w tym sprawy bezpieczeństwa systemów; przy czym akta spraw dotyczących wszelkiego rodzaju instrukcji kwalifikowane są do kat BE25 i mogą być wyodrębnione do osobnej teczki Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia umowy licencyjnej w tym ich rejestr 054 Interpelacje i zapytania BE25 w tym posłów, senatorów, radnych Sprawy do odesłania do załatwienia innym podmiotom Reprezentacja i promowanie wydawnictwa, upowszechnianie informacji o działalności. informowanie o edukacji ekologicznej. B2 dotyczy spraw, które nie mieszczą się w zadaniach własnej jednostki, a zostały do niej skierowane przez pomyłkę lub ze względu na brak wiedzy wnioskodawcy Strona 6 z 20

7 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne w zakresie reprezentacji i promowania działalności 061 Patronaty BE Kontakty ze środkami publicznego przekazu Informacje własne dla środków 0620 publicznego przekazu, odpowiedzi na informacje i wywiady 0621 Monitoring środków publicznego przekazu 063 Promocja i reklama działalności Własne wydawnictwa oraz 064 udział w obcych wydawnictwach Techniczne wykonanie 065 materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie 066 Zbiór zaproszeń, życzeń, podziękowań, kondolencji 067 Badanie satysfakcji Beneficjentów Współpraca z innymi instytucjami Wyjaśnienia, interpretacje, 070 opinie oraz akty prawne dotyczące współdziałania z innymi podmiotami Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu 071 współdziałania z innymi podmiotami na gruncie krajowym 072 Kontakty z podmiotami zagranicznymi Nawiązywanie kontaktów i 0720 określanie zakresu współdziałania z innymi podmiotami zagranicznymi 0721 Wyjazdy zagraniczne przedstawicieli 0722 Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy Umowy i porozumienia z innymi podmiotami dotyczące zakresu i sposobu współdziałania Konferencje, zjazdy, sympozja, sesje, fora krajowe zagraniczne Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej w tym tzw. wycinki prasowe w tym udział w targach, wystawach oraz materiały promocyjne i reklamowe w kraju i zagranicą Korespondencja merytoryczna i własne opracowania dla tych organów - kategoria, pozostałe kategoria. przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 073 przy czym zbiór umów i porozumień przy klasie 073 okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy lub jej aneksów w tym organizacja własnych, jak i udział w obcych sprawy finansowe przy klasie 33 Strona 7 z 20

8 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programowania i realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych oraz ich realizacja w tym przygotowanie i składanie wniosków 09 Kontrole, audyt, szacowanie ryzyka planowanie i sprawozdawczość przy klasie Wyjaśnienia, interpretacje, opinie oraz akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu kontroli, audytu, szacowania ryzyka 091 Kontrole Kontrole zewnętrzne w Kontrole wewnętrzne w 0912 Kontrole u Beneficjentów 0913 Książka kontroli 092 udyt udyt zewnętrzny w udyt wewnętrzny w Szacowanie ryzyka dla realizacji zadań 1 SPRWY KDROWE Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty 10 prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, 100 opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych Otrzymane od organów i jednostek zewnętrznych regulacje, ich projekty oraz 101 wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw kadrowych m.in. regulamin pracy, wykazy etatów, umowy zbiorowe, zasady wynagradzania i premiowania, analizy zatrudnienia jeżeli regulacje dotyczą bezpośrednio pracowników Strona 8 z 20

9 Kontakty i wymiana informacji ze związkami zawodowymi w sprawach kadrowych Nawiązywania, przebieg i rozwiązywanie stosunku pracy oraz innych for zatrudnienia Zapotrzebowanie i nabór kandydatów do pracy. BE25 B2 111 Konkursy na stanowiska 112 Obsługa zatrudnienia Obsługa zatrudnienia władz Obsługa zatrudnienia pracowników Rozmieszczanie i wynagradzanie pracowników Oświadczenia majątkowe lub inne oświadczenia o osobach zatrudnionych i członkach ich rodzin Opiniowanie i ocenianie osób zatrudnionych 1125 Staże zawodowe przy czym okres przechowywania ofert kandydatów nieprzyjętych i tryb ich niszczenia wynika z odrębnych przepisów akta osób przyjętych odkłada się do akt osobowych; przy czym dokumentację posiedzeń komisji klasyfikuje się przy klasie własne komisje i zespoły (stałe i doraźne) w ramach grupy rzeczowej 00 w tym zakończenia stosunku pracy; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych m.in. delegowanie, przeniesienia, zastępstwa, awanse, podwyżki, przydział; akta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych danego pracownika czas przechowywania wynika z odrębnych przepisów prawa, przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych 1126 Wolontariat Praktyki Prace zlecone (umowy cywilno - prawne) Prace zlecone ze składką na ubezpieczenia społeczne Prace zlecone bez składki na ubezpieczenia społeczne Nagradzanie, odznaczanie i karanie 1140 Nagrody Odznaczenia państwowe, samorządowe i inne Umowy z własnymi i obcymi pracownikami, ewidencja prac zleconych - rozliczenia jako dokumenty finansowe gromadzone są w księgowości. 0 Jak w klasie 113 Jak w klasie Wyróżnienia 1143 Karanie B2 Kopie pism o przyznaniu nagród składa się do akt osobowych - klasa 120. przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika np. podziękowania, listy gratulacyjne, dyplomy, pochwały Strona 9 z 20

10 1144 Postępowanie dyscyplinarne Sprawy wojskowe osób 115 zatrudnionych. Dostęp osób zatrudnionych do 116 informacji chronionych przepisami prawa 12 Ewidencja osobowa kta osobowe osób zatrudnionych Pomoce ewidencyjne do akt osobowych. B20 BE50 BE Legitymacje służbowe Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu Bezpieczeństwo i higiena pracy Przeglądy warunków i bezpieczeństwa pracy Działania w zakresie zwalczania wypadków, chorób zawodowych, ryzyka pracy Wypadki przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy Warunki szkodliwe i choroby zawodowe BE25 BE25 posiedzenia Komisji Dyscyplinarnej klasyfikuje się przy klasie Własne komisje i zespoły (stałe i doraźne) w ramach grupy rzeczowej 00. Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą podanie, życiorys, ankiety, opinie, umowę o pracę i jej zmianę, świadectwa pracy (awanse, odznaczenia), świadectwa nauki, podnoszenia kwalifikacji sprawy te regulują odrębne przepisy. Skorowidze, wykazy imienne itp. W tym dane w systemach i bazach danych. W tym rejestr wydanych legitymacji, sprawy duplikatów, zwrócone legitymacje, karty dostępu itp. w tym ocena ryzyka zawodowego przy czym dokumentacja wypadków zbiorowych, śmiertelnych, inwalidzkich kwalifikowana jest do kat, 1330 Warunki szkodliwe 1331 Rejestr czynników szkodliwych B Choroby zawodowe Szkolenie i doskonalenie zawodowe osób zatrudnionych Zasady i programy szkolenia i doskonalenia Szkolenia organizowane we własnym zakresie 142 Dokształcanie pracowników 15 Dyscyplina pracy 150 Czas pracy 1500 Dowody obecności w pracy B3 w tym indywidualne ścieżki rozwoju w tym przy pomocy podmiotów zewnętrznych studia, szkolenia, specjalizacje organizowane przez inne podmioty dla własnych pracowników; kopie dokumentów ukończenia odkłada się do akt osobowych Strona 10 z 20

11 1501 bsencje w pracy B Rozliczenia czasu pracy Delegacje służbowe B3 w tym ich ewidencja 1504 Ustalanie i zmiany czasu pracy B Praca w godzinach nadliczbowych 151 Urlopy osób zatrudnionych Urlopy wypoczynkowe i okolicznościowe Urlopy macierzyńskie, ojcowskie, wychowawcze, dla poratowania zdrowia itp Urlopy bezpłatne Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych Sprawy socjalno-bytowe pracowników Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (pożyczki mieszkaniowe, wczasy, kolonie). Zaopatrzenie rzeczowe osób zatrudnionych Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi w tym również opieka nad dziećmi przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika przy czym akta dotyczące poszczególnych pracowników można odłożyć do akt osobowych danego pracownika kcje socjalne i imprezy kulturalne poza zakładowym funduszem świadczeń socjalnych 164 Wspieranie osób zatrudnionych w zakresie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych i ulg na przajazdy Ubezpieczenia osobowe i opieka zdrowotna 170 Zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego 171 Obsługa ubezpieczenia społecznego 172 Dowody uprawnień do zasiłków 173 Emerytury i renty 174 Ubezpieczenia zbiorowe, pracownicze itp. 175 Opieka zdrowotna 1750 Organizowanie i obsługa opieki 1751 Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy w tym deklaracje rozliczeniowe dla ZUS Strona 11 z 20

12 2 20 DMINISTROWNIE ŚRODKMI RZECZOWYMI Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw administracyjnych 21 Inwestycje i remonty BE5 22 dokumentacja dot. przygotowania, wykonawstwa i odbioru. Okres przechowywania liczy się od moment rozliczenia inwestycji, przy czym dokumentacja techniczna obiektu przechowywana jest u użytkownika przez cały czas eksploatacji i jeszcze przez 5 lat od momentu jego utraty; jeżeli dotyczy obiektów zabytkowych i nietypowych, kwalifikuje się ją do kategorii. dministrowanie i eksploatowanie obiektów 220 Stan prawny nieruchomości w tym nabywanie i zbywanie Udostępnienie i oddawanie w najem lub w dzierżawę własnych obiektów i lokali oraz najmowanie lokali na potrzeby własne Konserwacja i eksploatacja bieżącą budynków, lokali i pomieszczeń 223 Podatki i opłaty publiczne okres przechowywania liczy się od daty utraty obiektu lub wygaśnięcia umowy najmu korespondencja dot. konserwacji, zaopatrzenia w energię elektryczną, wodę, gaz, sprawy oświetlenia i ogrzewania (umowy), utrzymanie czystości, dekorowanie, flagowanie itp. W tym przeglądy stanu technicznego itp. Gospodarowanie terenami 224 tereny zielone itp. wokół obiektów 23 Gospodarka materiałowa dotyczy środków trwałych i nietrwałych Zapotrzebowania komórek, zamówienia Zaopatrzenie w sprzęt, 230 itp. W tym zamówienia, reklamacje, materiały i pomoce biurowe. korespondencja handlowa z dostawcami Magazynowanie i użytkowanie środków trwałych i nietrwałych Ewidencja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów nietrwałych Dokumentacja techniczno eksploatacyjna środków trwałych Gospodarka odpadami i surowcami wtórnymi Transport, łączność, infrastruktura informatyczna i telekomunikacyjna Dowody przychodu i rozchodu, zestawienia ilościowo wartościowe, zestawienia wyposażenia dowody przyjęcia do eksploatacji środka, dowody zmiany miejsca użytkowania środka, kontrole techniczne, protokoły likwidacji itp. okres przechowywania liczy się od momentu upłynnienia środka opisy techniczne, instrukcje obsługi, okres przechowywania liczy się od momentu likwidacji maszyny lub urządzenia 240 Zakupy środków i usług transportowych, łączności, pocztowych i kurierskich. Strona 12 z 20

13 Eksploatacja własnych środków transportowych Użytkowanie obcych środków transportowych Eksploatacja środków łączności (telefonów, telefaksów) Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej (modemów, łączy internetowych) Ochrona obiektów i mienia oraz sprawy obronne 250 Strzeżenie mienia. 251 Ubezpieczenia majątkowe 252 Ochrona przeciwpożarowa 253 Sprawy obronne, obrony cywilnej i zarządzanie kryzysowe karty drogowe samochodów, karty eksploatacji samochodów, przeglądy techniczne, remonty bieżące i kapitalne, sprawy garaży, myjni zlecenia, umowy o wykorzystaniu prywatnych samochodów w tym dokumentacja dotycząca konserwacji i remontów środków łączności Plany ochrony, dokumentacja ochrony, karty magnetyczne, m.in. ubezpieczenia od pożaru, kradzieży nieruchomości, ruchomości, środków transportu, itp. sprawy odszkodowań; okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy 26 Zamówienia publiczne w zakresie działalności FINNSE I OBSŁUG FINNSOWO KSIĘGOW Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu spraw finansowo księgowych Planowanie i realizacja planu finansowego (budżetu) Wieloletnia prognoza finansowa Projektowanie planu finansowego 312 Realizacja planu finansowego 3120 Przekazywanie środków finansowych 3121 Rozliczanie dochodów, wydatków, opłat 3122 Ewidencjonowanie dochodów, wykorzystania środków, opłat 3123 Sprawozdania okresowe z wykonania planu finansowego 3124 Sprawozdania roczne, bilans i analizy z wykonania planu finansowego 3125 Rewizja budżetu i jego bilansu 313 Finansowanie i kredytowanie w tym polityka rachunkowości, plany kont, ich projekty i uzgodnienia 3130 Finansowanie działalności Strona 13 z 20

14 Finansowanie inwestycji 3132 Finansowanie remontów 3133 Współpraca z bankami finansującymi i kredytującymi 3134 Gospodarka pozabudżetowa Rachunkowość, księgowość i obsługa kasowa Obrót gotówkowy i bezgotówkowy 3200 Obrót gotówkowy Obrót bezgotówkowy Depozyty kasowe, obsługa 3202 wadium 321 Księgowość Dowody księgowe 3211 Dokumentacja księgowa 3212 Rozliczenia 3213 Ewidencja syntetyczna i analityczna 3214 Uzgadnianie sald 3215 Kontrole i rewizje kasy 3216 Zobowiązania, poręczenia 3230 Księgowość materiałowo - towarowa Rozliczenia płac i wynagrodzeń Dokumentacja płac i potraceń z płac Listy płac Kartoteki wynagrodzeń 0 Jak w klasie Deklaracje podatkowe i rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych Rozliczenia składek ubezpieczenie społeczne. Rozliczenia bezosobowego funduszu płac. Obsługa finansowa funduszy i środków specjalnych Przepisy dotyczące gospodarowania funduszami wydzielonymi. 0 0 Gospodarowanie funduszami 331 wydzielonymi. 34 Inwentaryzacja 340 Wycena i przecena Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki). Okres przechowywania regulują przepisy ustawy o rachunkowości. Dotyczy m.in. zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Strona 14 z 20

15 4 341 Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne 35 Dyscyplina finansowa GOSPODROWNIE ŚRODKMI Przepisy dotyczące 40 dofinansowania przez przedsięwzięć ekologicznych Nadzór nad realizacją wpływów do z 41 tytułu opłat i kar określonych w ustawie Prawo ochrony środowiska Opłaty i kary z Prawa 410 geologicznego i górniczego należnych za okres do r. Opłaty z Prawa geologicznego 411 i górniczego należne za okres od r Realizacja opłat z prawa geologicznego Postępowania administracyjne w sprawach ulg, nadpłat, orzekania o odpowiedzialności podatkowej osób trzecich w zakresie prawa geologicznego Dokumentacja zwiazana z wizytacjami terenowymi na podstawie wniosków o ulgi. Zaświadczenia o niezaleganiu z opłatami/ stwierdzające istnienie zaległości w zakresie prawa geologicznego Postępowania egzekucyjne w zakresie prawa geologicznego Postępowania upadłościowe i naprawcze w zakresie prawa geologicznego Opłaty z systemu handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych Kategoria dotyczy wyłącznie własnych procedur, programów priorytetowych itd., Korespondencja, sprawozdania, dalszy podział dokumentacji wg województw. Decyzje organów koncesyjnych (koncesje geologiczne, zawiadomienia, postanowienia i decyzje, korespondencja w sprawie opłaty),. Dokumentacja wierzytelności. Okres przechowywania liczy się od momentu wygaśnięcia zobowiązania. Decyzje organów koncesyjnych (koncesje geologiczne, zawiadomienia, postanowień i decyzje ustalające lub określające opłaty), informacje przedsiębiorstw o opłatach, orzeczenia organów II instancji i sądów administracyjnych., korespondencja z przedsiębiorcami i organami w sprawie opłat,. Wnioski, pisma przedsiębiorców, zawiadomienia, protokoły, decyzje i postanowienia Prezesa Zarządu, odwołania i zażalenia przedsiębiorców, orzeczenia organu II instancji (Ministra Środowiska) i sądów administracyjnych. Protokoły i sprawozdania z wizytacji. Wnioski od przedsiębiorców, zaświadczenia Prezesa Zarządu. Ewidencja upomnień, ewidencja tytułów o zabezpieczanie wierzytelności, hipoteki, orzeczenia Prezesa Zarządu, organu II instancji (Ministra Środowiska) i sądów administracyjnych w sprawach egzekucji, korespondencja z dłużnikami i organami egzekucyjnymi. Dokumentacja postępowań upadłościowych, układowych i naprawczych (zgłoszone wierzytelności w przedmiocie zaległych opłat, korespondencja z sąd ami, syndykami i zarządcami) Strona 15 z 20

16 4120 Realizacja opłat z systemu handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych Pozwolenia i zezwolenia organów na prowadzenie instalacji objętych systemem handlu uprawnieniami, korespondencja z KOBIZE, organami i przedsiębiorcami w sprawie opłat Postępowania administracyjne w sprawach ulg, nadpłat, orzekania o odpowiedzialności podatkowej osób trzecich w zakresie systemu handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych Dokumentacja aukcji uprawnień do emisji gazów cieplarnianych Zaświadczenia i wnioski o niezaleganiu z opłatami/stwierdzające istnienie zaległości w zakresie systemu handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych Postępowania egzekucyjne zakresie systemu handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych Postępowania upadłościowe i naprawcze w zakresie gazów cieplarnianych. Pozostałe Opłaty i kary określone w ustawie Prawo ochrony środowiska. Realizacja zobowiązań wieloletnich, opłat i kar. Wnioski i pisma przedsiębiorców, zawiadomienia, protokoły, decyzje i postanowienia Prezesa Zarządu, odwołania i zażalenia przedsiębiorców, orzeczenia organii instancji (Ministra Środowiska) i sądów administracyjnych. Ewidencja wadiów pieniężnych, wadiów niepieniężnych oraz ceny zakupu uprawnień, korespondencja z KOBIZE i Ministerstwem Środowiska. Wnioski od przedsiębiorców, zaświadczenia Prezesa Zarządu. Ewidencja upomnień, ewidencja tytułów wykonawczych, wnioski o zabezpieczenie wierzytelności, hipoteki, orzeczenia Prezesa Zarządu, organu II instancji (Ministra Środowiska) i sądów administracyjnych w sprawach egzekucji, korespondencja z dłużnikami i organami egzekucyjnymi. Dokumentacja postępowań upadłościowych, układowych i naprawczych (zgłoszone wierzytelności w przedmiocie zaległych opłat, korespondencja z sądami, syndykami i zarządcami) Wszelkie opłaty związane z prawidłową egzekucją praw i obowiązków wynikających z Ustawy prawo ochrony środowiska m.in. opłaty recyklingowe, kary za naruszenia ustawy o ochronie środowiska. Korespondencja związana z obsługą zobowiązań wieloletnich, decyzje administracyjne organów Wyciągi bankowe. Wyciągi niewymienione w poz.311. Przygotowanie przedsięwzięć ubiegających się o Dla każdego wniosku o dofinansowanie dofinansowanie przez zakłada się odrębną teczkę zawierającą, ze środków wniosek, korespondencję, decyzje itd. Przygotowanie wniosków o dofinansowanie przedsięwzięć przez. 421 Listy przedsięwzięć Oferty i informacje technicznoekonomiczne firm specjalistycznych. B2 423 Informacje o najnowszych technologiach. B2 Korespondencja z kontrahentami w sprawach warunków pozyskania pożyczek i dotacji, oferty itp. Katalogi, informacje techniczne, ślepe oferty. Katalogi, informacje techniczne. Strona 16 z 20

17 Odrzucone wnioski o pożyczki i dotacje. Ocena pod kątem dopuszczalności pomocy publicznej Przedsięwzięcia objęte dofinansowaniem ze środków Rejestr ogólny przedsięwzięć finansowanych przez. Przedsięwzięcia objęte umowami pożyczek, kredytów i dotacji. ochrony powietrza. gospodarki wodnej i ochrony wód gospodarki odpadami (w tym recykling) i ochrony powierzchni ziemi. geologii i górnictwa. ochrony przyrody i krajobrazu dostosowania przedsiębiorstw do wymogów ochrony środowiska. edukacji ekologicznej oraz ekspertyz i prac naukowo - badawczych efektywności energetycznej i odnawialnych źródeł energii zapobiegania klęskom żywiołowym. Zobowiązania wieloletnie Nadzór nad realizacją przedsięwzięć finansowanych w formie pożyczek, kredytów i dotacji oraz częściowego umorzenia pożyczek ze środków B2 Obejmuje również ewidencję odrzuconych wniosków. Korespondencja z wnioskodawcami, opinie dot. pomocy publicznej, opinie do aneksów. Dla każdego przedsięwzięcia objętego umowami dofinansowania zakłada się odrębną teczkę zawierającą np.umowę, pisma itp. Umowa, korespondencja, zmiany decyzji, rozliczenia, faktury, rachunki i inne dokumenty finansowe, pisma, sprawozdania itp. Okres przechowywania dokumentacji liczy się od roku, w którym umowa pożyczki lub dotacji została uznana za zakończoną. Jak w klasie Jak w klasie Jak w klasie Jak w klasie Jak w klasie Jak w klasie Jak w klasie Jak w klasie Przychody wynikające z ustawy Prawo Ochrony Środowiska, wpływające od interesantów/beneficjentów. Środki te następnie są przeznaczane na dofinansowanie udzielane Beneficjentom ze środków (tzw. krajowych). Strona 17 z 20

18 Współpraca z bankami Sprawozdania z realizacji przedsięwzięć i spłat pożyczek oraz dotacji udzielonych przez. Kontrole realizacji przedsięwzięć finansowanych ze środków. Windykacja należności z tytułu pożyczek i dotacji udzielonych przez nalizy i oceny efektywności przedsięwzięć dofinansowanych ze środków. Wnioski i umowy ustalające warunki przeznaczenia środków z częściowego umorzenia pożyczek lub odmowy umorzeń Udziały w spółkach BE5 BE5 BE5 Umowy, rozliczenia dopłat, sprawozdania z przebiegu spłacalności kredytów, korespondencja w sprawie rozliczeń dopłat. Oryginały stanowiące kategorię znajdują się w klasie 03. Protokoły, upoważnienia, korespondencja. Wnioski, uchwały Zarządu dotyczące umorzenia pożyczek, umowy ustalające warunki przeznaczenia środków z częściowego umorzenia pożyczek, odmowa umorzenia, dokumenty potwierdzające wykonanie umowy. Dla każdej spółki z udziałem osobna teczka. Okres przechowywania liczy się od daty zakończenia działalności spółki. 46 Lokaty środków finansowych BE5 Dokumentacja obrotu akcjami i bonami skarbu państwa Dokumentacja przetargowa finansowana ze środków ŚRODKI ZGRNICZNE OBSŁUGIWNE PRZEZ Regulacje oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu przyznawania dofinansowania ze środków zagranicznych BE5 Dokumentacja związana z udzielaniem zamówień publicznych finansowanych ze środków. Dokumenty związane z finansowaniem projektów ze środków UE. Dokumentacja związana z realizacją projektów współfinansowanych ze środków MF EOG/NMF przechowywana jest przez okres 10 lat od daty zatwierdzenia przez państwa darczyńców sprawozdania końcowego z realizacji projektu. Dokumentacja związana z realizacją projektów współfinansowanych ze środków MF EOG przechowywana jest przez okres 5 lat od daty zatwierdzenia przez państwa darczyńców raportu końcowego dla Programu. 51 Ocena wniosków o dofinansowanie przedsięwzięć finansowanych ze środków zagranicznych Strona 18 z 20

19 511 Ocena merytoryczna wniosków o dofinansowanie ze środków zagranicznych Powoływanie ekspertów, korespondencja z ministerstwami, powołanie składu zespołu oceniającego. 512 Wnioski ocenione negatywnie, nie przekazane do dalszej realizacji Wnioski o dofinansowanie ze środków zagranicznych niespełniających wymogów, bez skierowania do dalszej realizacji Wniosku zaopiniowane pozytywnie ale ze wzglądu na brak funduszy nie przekazane do dalszej realizacji Dokumentacja przetargowa finansowana ze środków zagranicznych Kontrole Projektów finansowanych ze środków zagranicznych Przygotowanie i realizacja przedsięwzięć ze środków zagranicznych ochrony powietrza i klimatu Umowy, które zostały pozytywnie zaopiniowane, ale nie zostały przekazane do dalszej realizacji, dokumentacja występująca zwłaszcza w związku z tzw. funduszami norweskimi. Dokumentacja związana z realizacją przetargów, m.in. Ogłoszenie o przetargu, instrukcja dla wykonawców, opis przedmiotu zamówienia oferty wykonawców, umowa z wykonawcą, arkusze ocen i inne związane. Wyniki kontroli zgodności przeprowadzanych przetargów, przedsięwzięć przez Beneficjentów wraz z dokumentacją towarzyszącą Umowy, SIWZ, rozliczenia, faktury, rachunki i inne dokumenty finansowe, raporty, studium wykonalności, pisma, wnioski o dofinansowanie, opinie, dokumentacja konkursowa, wnioski o płatność, wyciągi bankowe, itp gospodarki wodnej i ochrony wód Państwowego Monitoringu Środowiska oraz Leśnictwa gospodarki odpadami (w tym recykling) i ochrony powierzchni ziemi. geologii i górnictwa. ochrony przyrody i krajobrazu dostosowania przedsiębiorstw do wymogów ochrony środowiska. edukacji ekologicznej oraz ekspertyz i prac naukowo - badawczych efektywności energetycznej i odnawialnych źródeł energii. zapobiegania klęskom żywiołowym. Jak w klasie 540. Jak w klasie 540. Jak w klasie 540. Jak w klasie 540. Jak w klasie 540. Jak w klasie 540. Jak w klasie 540. Jak w klasie 540. Jak w klasie 540. Strona 19 z 20

20 Raporty z obsługi środków zagranicznych Nieprawidłowości w obsłudze środków zagranicznych. POMOC TECHNICZN W RMCH ŚRODKÓW ZGRNICZNYCH Raporty na Komitet Monitorujący, lub dla organów nadrzędnych.. Zawiadomienia w sprawie nieprawidłowości wraz z dokumentacją towarzyszącą. Dokumentacja związana z realizacją projektów Pomocy Technicznej Środki finansowe na obsługę procesu realizacji i zapewnienie ciągłość programowania interwencji strukturalnych oraz informację i promocję operacji funduszy zagranicznych Strona 20 z 20