PL Dent 7.0. Instrukcja obsługi systemu komputerowego

Transkrypt

1 STERN WEBER POLSKA Ul. Wiktorska Warszawa PL Dent 7.0 Instrukcja obsługi systemu komputerowego STERN WEBER POLSKA Ul. Wiktorska 18, Warszawa telefony: (22) , (22) , (22) ,

2 1. Podstawowe informacje dotyczące systemu PL Dent - System PL Dent został stworzony do pracy w środowisku Windows. - PL Dent jest systemem komputerowym do obsługi gabinetów i klinik stomatologicznych. - PL Dent umożliwia pracę jednostanowiskową i wielostanowiskową (praca w sieci). - PL Dent umożliwia współpracę z dowolnym systemem radiografii cyfrowej oferowanym na rynku. - PL Dent umożliwia obsługę dowolnej kamery wewnątrzustnej (archiwizacja zdjęć, efekt stop-klatki...) - Budowa modułowa oprogramowania PL Dent umożliwia personalizację działania systemu. 1.1 Informacja techniczna - Ustawienia Windows i zalecana konfiguracja sprzętowa komputera: a) Rozdzielczość ekranu: 1024x778 b) Jakość kolorów: 32-bit c) Rozmiar czcionki: Normalny 97dpi (domyślny) d) Procesor: 2.0 GHz e) Pamięć operacyjna 512 MB f) Dysk twardy 70 GB (minimum 40 MB wolnego miejsca na dysku). g) System operacyny: Windows XP/Windows 2000 h) Karta graficzna Gforce vivo* * dotyczy tylko modułu do obsługi kamery wewnątrzustnej 1.2 Instalacja oprogramowania Proces instalacji programu jest zautomatyzowany i wymaga od użytkownika jedynie potwierdzenia zapytań instalatora na kolejnych etapach instalacji programu. Program PL Dent Gabinet można uruchomić skrótem do programu znajdującym się na pulpicie. Wszystkie moduły programu po zakończonym procesie instalacji znajdują się w: Start -> PL Dent 7.0 -> aplikacja gdzie aplikacja to: Administracja, Baza Danych, Gabinet Stomatologiczny, Konfiguracja, Recepcja. Po procesie instalacji oprogramowania PL Dent, podczas uruchamiania nie zarejestrowanego programu, pojawia się okno z czerwonym 4-znakowym kodem użytkownika, aby uruchomić program należy kliknąć przycisk Uruchom Demo, w celu rejestracji programu należy skontaktować się z firmą Stern Weber Polska i poprosić o klucz rejestracyjny.

3 2. Specyfikacja oraz funkcje modułów systemu komputerowego PL Dent Moduł BAZA DANYCH: Określenie lokalizacji Bazy Danych (dane lokalne, pracy w sieci komputerowej). Archiwizacja i odtwarzanie danych. Konserwacja danych. Moduł ADMINISTRACJA: Raport wpływów finansowych Lekarza, Gabinetu, wg Grup Zabiegów... Ustalanie, obliczenia prowizji dla lekarzy za wykonane zabiegi... Raport dłużników... Rozliczenia z pracowniami protetycznymi... Raport Leków, Zwolnień... Zestawienia wizyt pacjentów... Funkcja grupowania pacjentów... (z określoną liczbą wizyt itp.) Raport dotyczący zaplanowanych zabiegów... Zestawienie kosztów, bilans działalności... Rozliczanie czasu pracy asystentek... Zestawienie wykonanych zabiegów... Magazyn, rozliczanie materiałów... Podgląd wystawionych dokumentów KP, KW oraz Rachunków... Funkcja usuwania, ukrywania pacjentów... Funkcja eksportu dowolnych danych z programu do MS Excel Moduł RECEPCJA: Funkcja umożliwiająca odnotowanie pacjentów znajdujących się w poczekalni... Funkcja automatycznego rozliczania dzisiejszych wizyt... Podgląd rozliczeń z pacjentami, rejestrowanie wpłat, wystawianie rachunków... Funkcja umożliwiająca sporządzanie raportów kasowych, podsumowanie wpływów... Podgląd i edycja cennika zabiegów... Opcje umożliwiające rejestrację, edycję danych personalnych pacjentów (kartoteka pacjentów) Podgląd listy dłużników... Podgląd zaplanowanych zabiegów... Podgląd historii wizyt pacjentów... Terminarz z możliwością oglądania grafiku pracy w kilku widokach: dziennym, tygodniowym... Możliwość zapisania kilku pacjentów na tę samą godzinę... Graficzne oznaczenia rodzajów wizyt np. pierwsza, wizyta kontrolna...

4 Moduł GABINET: Archiwizacja danych z wizyt pacjentów (3 metody: graficzna, opisowa, z predefiniowanych słowników)... Podgląd rozliczeń z pacjentami, rejestrowanie wpłat, wystawianie rachunków... Funkcje umożliwiające tworzenie kosztorysów leczenia... Podgląd historii leczenia... Archiwizacja zdjęć z aparatu, skanera, systemu radiografii cyfrowej oraz kamery wewnątrzustnej... Terminarz z możliwością oglądania grafiku pracy w kilku widokach: dziennym, tygodniowym... Możliwość odnotowania w karcie pacjenta informacji dotyczących wypisanych recept, zwolnień... Ankieta medyczna (wywiad)... Archiwizacja inforamcji dotyczących prac protetycznych... Moduł WSPÓŁPRACY Z SYSTEMAMI WIZYJNYMI: Moduł umożliwia pełną integrację oprogramowania PL Dent z systemami wizyjnymi (radiografie, kamery) producentów: Cygnus Media, Digora, Gendex, Planmeca, Satelec, Schick Technologies, Trophy. Moduł DENTAL KAMERA: Obsługa wszystkich kamer wewnątrzustnych z wyjściem Video (S-Video, Composit-Video) Achiwizacja zdjęć... Efekt stop-klatki, zamrażanie obrazu... Możliwość powiększania i obrotu zdjęć... Możliwość podglądu jednocześnie kilku zdjęć... Sterowanie kamerą za pomocą sterownika nożnego... (zamrażanie obrazu, archiwizacja zdjęć)

5 3. Uruchamianie modułów programu PL Dent Podczas uruchamiania modułów programu PL Dent w oknie logowania należy wpisać nazwę użytkownika i hasło, a następnie nacisnąć przycisk Uruchom Program. UWAGA! Jeżeli w programie nie utworzono własnego użytkownika (patrz Konfiguracja Oprogramowania...) lub program uruchamiany jest po raz pierwszy, pola: Nazwa użytkownika i Hasło należy pozostawić puste. Naciśniecie przycisku Uruchom Program spowoduje zalogowanie domyślnego użytkownika Administrator. 4. Opis modułu Konfiguracja Po zalogowaniu użytkownika do modułu Konfiguracja w oknie głównym widoczne są opcje umożliwiające: - Konfigurację kont użytkowników programu PL dent - Konfigurację połączenia systemu radiografii cyfrowej z programem PL Dent - Odnotowanie informacji o gabinecie stomatologicznym Po wyborze odpowiedniej opcji kreator programu PL Dent umożliwia w szybki sposób skonfigurować podstawowe elementy programu. (szczegółowy opis w dokumencie Konfiguracja Oprogramowania PL Dent) 5. Opis modułu Gabinet Stomatologiczny Po (uruchomieniu) zalogowaniu użytkownika do modułu Gabinet Stomatologiczny w oknie głównym widoczne są opcje wyboru zadań oraz informacji o wizytach pacjentów. Opis dostępnych zadań: Karta Pacjenta - Opcja umożliwia wybór z kartoteki dowolnej Karty Pacjenta. Nowa Wizyta - Opcja umożliwia wybór z kartoteki Karty Pacjenta i rozpoczęcie zapisu informacji z wizyty. Terminarz - Opcja umożliwia otworzenie okna terminarza. Konfiguracja Słowników - Opcja umożliwia konfigurację słowników: zabiegów, rozpoznań, chorób, leków, pytań wywiadu medycznego, oznaczeń diagramu... Wyloguj - Opcja umożliwia powrót do okna logowania. Koniec Programu - Opcja umożliwia zakończenie pracy z programem. 5.1 Opis okna Kartoteki Pacjentów Po wybraniu opcji Karta Pacjenta lub Nowa Wizyta program otwiera okno umożliwiające wybór pacjenta z kartoteki. W celu znalezienia pacjenta w kartotece należy w polu Wyszukaj Pacjenta według Nazwiska wpisać nazwisko pacjenta i nacisnąć klawisz ENTER. - Jeżeli pacjent zostanie znaleziony w kartotece program podświetli na liście informacje o pacjencie. - Jeżeli pacjent nie zostanie znaleziony program otworzy okno rejestracji nowego pacjenta umożliwiające dopisanie pacjenta do kartoteki.

6 Przyciski znajdujące się w oknie Kartoteka Pacjentów umożliwiają: Nowy Pacjent... otwiera okno rejestracji nowego pacjenta Wybierz Pacjenta... otwiera kartę wybranego pacjenta Powrót do Menu... zamyka okno Kartoteki Pacjentów 5.2 Opis okna Karty Pacjenta Po wybraniu opcji Karta Pacjenta z okna głównego, a następnie pacjenta z kartoteki program otwiera okno Karty Pacjenta w którym znajdują się: - podstawowe informacje o karcie pacjenta (nazwisko, wiek, nr karty, saldo) - opcje umożliwiające wybór zadań (rozpoczęcie/korekta zapisu z wizyty) - pasek informacji o pacjencie (z lewej strony ekranu, Dane Personalne, Finanse, Zdjęcia...) 5.2 Opis okna Wizyty Po wybraniu opcji umożliwiającej zapis info. z wizyty pacjenta program otwiera okno Wizyty w którym znajdują się: - pasek informacyjny wizyty (nazwisko i imię pacjenta, nazwisko i imię lekarza, data wizyty, data planowanej wizyty, ewentualne alarmy pacjenta - okno informacji z wizyty (diagram, możliwość zapisu wykonywanych zabiegów) - pasek informacji o pacjencie (z lewej strony ekranu, Dane Personalne, Finanse, Zdjęcia...) 5.3 Opis paska Informacji o Pacjencie (Dane Personalne, Finanse, Zdjęcia, Radiografia...) Na pasku informacji o pacjencie znajdują się przyciski umożliwiające podgląd/edycję informacji: - Dane Personalne (adres, telefony, alarmy, rabaty, wywiad medyczny...) - Finanse (rozliczenie wizyt, wpłaty, rachunki) - Zdjęcia (zdjęcia z kamery wewnątrzustnej, skanera) - Radiografia (zdjęcia z systemu radiografii cyfrowej) - Historia Leczenia (podgląd/wydruk historii wizyt, zabiegów...) - Plan Leczenia (podgląd/wydruk planowanych kosztorysów leczenia pacjenta) - Protetyka (historia prac protetycznych pacjenta) - Leki / Zwolnienia (podgląd/edycja wypisanych leków i zwolnień)

7 5.4 Opis okna Terminarza - menu (konfiguracja słowników rodzajów wizyt, ustalanie godzin pracy...) - podgląd grafiku pracy / wizyt dzienny / tygodniowy - opcje widoku terminarza opis opcji widoku terminarza - kalendarz służy do ustawienia podglądu grafiku pracy / wizyt w danym dniu / tygodniu - pola wyboru zmiany widoku służą do ustalania godzin pracy lekarza / podglądu wizyt wybranego / wszystkich lekarzy w wybranym tygodniu / dniu - zmiana widoku terminarza - godziny określające widok początku i końca podglądu grafiku pracy / umówionych wizyt modyfikuje się przez wpisanie odpowiednich danych do pól: początek i koniec. Pole skala umożliwia podgląd terminarza w określonej dokładności tzn. co 5,10,... minut. Po zmianie parametrów widoku terminarza należy nacisnąć przycisk zastosuj aby odświeżyć widok terminarza PIERWSZA CZYNNOŚĆ! - ustalanie godzin pracy lekarza Aby posiadać możliwość zapisywania pacjentów w terminarzu najpierw należy ustalić szablon pracy lekarza tzn.godziny pracy lekarza w tygodniu Aby ustalić szablon pracy lekarza należy: wybrać z listy (tzn. rozwinąć listę i kliknąć) odpowiedniego lekarza wybrać z menu (kliknąć) USTALANIE GODZIN PRACY konfiguracja grafiku... zaznaczyć na grafiku, w wybranym dniu, odpowiednie pola (zaznaczenie kilku pól - przytrzymanie lewego klawisza myszy) dodać nowe godziny pracy (na zaznaczonych polach, kliknąć prawym klawiszem myszy wybrać Nowa godzina pracy lekarza... ) nacisnąć (kliknąć) przycisk kliknij aby dodać godzinę pracy... - w oknie Lista godzin pracy lekarza powtórzyć operację dla innych dni tygodnia wypełnić (wpisać odpowiednie daty) w polach Zastosuj grafik w okresie od do potwierdzić modyfikacje grafiku pracy naciskając (klikając) przycisk Zapisz umawianie pacjentów na wizyty - aby umówić pacjenta na wizytę należy przełączyć odpowiednio widok terminatza tzn. widok dzienny, tygodniowy, wybranego lekarza... - najechać kursorem myszy na odpowiednie pole terminarza (pola oznaczające godziny pracy), nacisnąć prawy klawisz myszy wybrać opcję nowa wizyta i uzupełnić brakujące informacje o wizycie - aby dokonać modyfikacji danych o wizycie (np. usunąć) należy wybrać kliknąć lewym klawiszem myszy na wybranej kratce wizyty następnie prawym klawiszem myszy wybrać opcję edycja informacji... i zmieniając odpowiednie pola potwierdzić zmiany

8 5.5 Opis konfiguracji Słowników (Zabiegów, Rozpoznań,...)...aby dodać, zmodyfikować, usunąć zabieg należy: - Otworzyć Okno Konfiguracji Słowników (wybrać opcję z menu lub okna głównego) - Otworzyć zakładkę Cennik Zabiegów - Aby dodać nową pozycję należy: nacisnąć przycisk Nowa Pozycja, następnie należy uzupełnić odpowiednie pola edycji słownika (wymagane: Nazwa Zabiegu, Cena, St. VAT, Grupa Zabiegów) i nacisnąć przycisk Zapisz Zmiany. - Aby zmodyfikować pozycję należy: wybrać odpowiednią pozycję z listy (kliknąć na liście odpowiednią nazwę zabiegu), następnie wprowadzić zmiany w odpowiednich polach edycji słownika i nacisnąć przycisk Zapisz Zmiany. - Aby usunąć pozycję z listy należy: wybrać odpowiednią pozycję z listy (kliknąć na liście odpowiednią nazwę zabiegu), następnie nacisnąć przycisk Usuń z Listy. W oknie znajdują się opcje dodatkowo umożliwiające: - Ustawienie rodzaju Cennika tworzenie cennika Ogólnego, dostępnego dla wszystkich użytkowników lub cennika Indywidualnego, dostępnego tylko dla wybranego użytkownika. - Definiowanie Grup Zabiegów tworzenie słownika grup zabiegów, umożliwia podział zabiegów na grupy np. protetyka, zachowawcza... - Przelicznik za 1 punkt zmiana przelicznika powoduje zmianę cen wszystkich zabiegów - Drukuj Cennik umożliwia wydruk cennika zabiegów Słownik Rozpoznań, Chorób, Leków...aby dodać, zmodyfikować, usunąć rozpoznanie/chorobę/lek należy: - Przejść na odpowiednią zakładkę - Aby dodać nową pozycję należy: nacisnąć przycisk Nowa Pozycja, następnie należy uzupełnić odpowiednie pola edycji i nacisnąć przycisk Zapisz Zmiany. - Aby zmodyfikować pozycję należy: wybrać odpowiednią pozycję z listy (kliknąć na liście odpowiednią nazwę zabiegu), następnie wprowadzić zmiany w odpowiednich polach edycji słownika i nacisnąć przycisk Zapisz Zmiany. - Aby usunąć pozycję z listy należy: wybrać odpowiednią pozycję z listy (kliknąć na liście odpowiednią nazwę zabiegu), następnie nacisnąć przycisk Usuń z Listy.

9 5.6 Odnotowywanie informacji z wizyty Informacje o stanie uzębienia......aby odnotować aktualny stan uzębienia należy nacisnąć odpowiednie oznaczenie z listy i zaznaczyć wybrany stan na odpowiednim zębie (kliknąć ząb na diagramie) Diagram Zębów Mlecznych/Stałych można wybrać przez naciśnięcie prawego klawisza myszy na liście oznaczeń Wykonywane zabiegi......aby zapisać zabieg należy kliknąć Wykonaj zabieg, odnotuj informacje o wykonywanym zabiegu, a następnie w oknie Informacji o wykonywanym zabiegu uzupełnić odpowiednie pola i nacisnąć przycisk Zapisz Opis wizyty......aby zapisać dowolne informacje z przebiegu wizyty należy wpisać dane/wypełnić pole opis Wizyty 5.7 Odnotowanie informacji finansowych (Finanse) Okno Finanse zawiera trzy zakładki: - Rozliczenie Wizyt (umożliwia podgląd rozliczeń z pacjentem) - Wpłaty (umożliwia przyjmowanie, podgląd na wpłaty pacjenta) - Rachunki (umożliwia wystawianie, podgląd rachunków pacjenta) Rozliczenie Wizyt - Lista wizyt umożliwia podgląd wizyt. - Lista zabiegów z wizyty, po wyborze (kliknięciu) wizyty z Listy wizyt, umozliwia podgląd szczegółowych informacji o wykonanym zabiegu Wpłaty Program umożliwia odnotowane informacji o wpłacie w zależności od jej rodzaju: a) częściowa za usługę/zabieg (pacjent płaci tylko część należności za wybrany zabieg) b) za wybrane usługi/zabiegi (pacjent płaci za wybrane zabiegi) c) za wizytę/wybrane wizyty (pacjent płaci za wybrane wizyty) d) za wszystkie zaległe wizyty/usługi (pacjent reguluje wszystkie swoje należności) e) dowolna kwota/przedpłata (przyjmujemy od pacjenta dowolną kwotę i rozliczamy nieuregulowane płatności pacjenta, w przypadku gdy kwota jest większa od zadłużenia pacjenta zapisujemy ją jako przedpłatę) Program umożliwia wydruk dokumentu Potwierdzenia Wpłaty: a) tytułem: Usługa Stomatologiczna,... itp. b) sposobem Płatności: Gotówka, Przelew, Karta, Czek c) uwzględniając osobę dokonującą wpłaty: Pacjent, Płatnik, Firma d) z możliwością podania dowolnej Daty przyjęcia wpłaty

10 Podgląd Wpłat Pacjenta umożliwia podgląd historii dokumentów: Potwierdzenie Wpłaty. Wybór Nierozliczonych Wizyt/Zabiegów umożliwia podgląd nieuregulowanych zabiegów....aby odnotować wpłatę/przedpłatę należy: a) wybrać rodzaj wpłaty (np. za wybrane usługi zabiegi) b) wybrać (kliknąć) z Nierozliczonych Wizyt/Zabiegów odpowiednie pozycje c) uzupełnić pola: Tytułem, Sposób Płatności, Wpłacający, Data d) nacisnąć przycisk Dodaj Wpłatę Rachunki Program umożliwia wystawienie rachunku: a) za wybrane wpłaty b) za wszystkie wpłaty na podstawie których nie wystawiony został jeszcze rachunek Podgląd Rachunków Pacjenta umożliwia podgląd na historię dokumentów Wybór dostępnych wpłat umożliwia podgląd wpłat nieskojarzonych z rachunkami...aby wystawić rachunek należy: a) wybrać rodzaj rachunku (np. za wybrane wpłaty) b) wybrać (kliknąć) z Tabeli Wyboru Dostępnych Wpłat odpowiednie pozycje c) uzupełnić pola: Tytułem, Sposób Płatności, Nabywca, Data d) nacisnąć przycisk Dodaj Rachunek UWAGA Drukowanie wpłat i rachunków polega na wskazaniu odpowiedniego dokumentu z listy, kliknięciu prawego klawisza myszy (rozwinięcie menu) i wybraniu opcji Drukowanie Opis okna Historia Leczenia...aby uzyskać informacje o wizycie należy wybrać (kliknąć) odpowiednią datę wizyty z listy....aby uzyskać informacje dotyczące leczenia wybranego zęba należy wybrać (kliknąć) odpowiedni ząb na diagramie....aby zamknąć Okno Historii Leczenia należy nacisnąć przycisk Powrót 5.9 Informacje o Lekach zwolnieniach opis okna Leki/Zwolnienia...aby odnotować informacje o Lekach/Zwolnieniach, należy wypełnić odpowiednie pola, a następnie nacisnąć przycisk Dodaj...aby usunąć z listy informacje o leku/zwolnieniu, należy wybrać odpowiednią pozycję z listy, a następnie nacisnąć przycisk Usuń...aby zamknąć Okno Leki/Zwolnienia należy nacisnąć przycisk Powrót.

11 6. Opis modułu Baza Danych Okno modułu zawiera trzy zakładki - Lokalizacja Bazy Danych - Archiwizacja/Odtwarzanie Danych.cab Lokalizacja bazy danych Podanie lokalizacji bazy danych oznacza wskazanie położenia pliku pldent.dbc (bazy danych)...aby wskazać domyślne położenie bazy danych należy nacisnąć przycisk << Wskazanie domyślnej lokalizacji bazy danych >> Archiwizacja / Odtwarzanie Danych...aby zarchiwizować dane (w formacie.cab kompresja windows) należy wskazać folder archiwum i nacisnąć przycisk Archiwizuj. Naciśnięcie przycisku Przeglądaj umożliwia Wskazanie folderu archiwum....aby odtworzyć wcześniej zarchiwizowane dane należy: - zamknąć wszystkie inne moduły PL Dent - nacisnąć przycisk Odtwarzanie Danych - znaleźć plik z danymi (nazwa.cab), gdzie nazwa oznacza nazwę pliku z danymi.