Aby uniknąć wpadki str. 12

Transkrypt

1 Inspiracja dla event managera nr 5 PAŹDZIERNIK 2013 Okiem event managera Punkty krytyczne imprezy masowej str. 4 Okiem technika Aby uniknąć wpadki str. 12 CASE Study Strefa Play na Woodstock str. 22

2

3 Organizacja imprez masowych 3 nr 5 PAŹDZIERNIK mail: redakcja@eventmanagernews.pl tel.: (+48) tel. kom.: (+48) Adres korespondencyjny: Kasprowicza 95, Warszawa Event Manager Training Group EMTG NIP: REGON: Autorzy artykułów: Katarzyna Pacholak Vision House Marcin Nowakowski RAJT Krzysztof Miodek ScanMe Agnieszka Komosa MAKonLINE Sp. z o.o. Michał Sałajczyk firma prawnicza LSW SKŁAD I ŁAMANIE: Robert Stolarek Dorota RogoZińska Redakcja Event Manager News Choć nigdy nie byłam zagorzałą fanką dużych imprez, muszę jednak przyznać, że koncerty plenerowe na otwartej przestrzeni stwarzają niepotwarzalny klimat, pozwalając delektować się towarzystwem i muzyką, o ile tylko obywają się bez przepychanek, omdleń i innych niebezpiecznych sytuacji. Bezpieczeństwo jest bowiem najważniejszym elementem układanki zwanej imprezą masową. Przepisy i wymogi, jakie musi spełniać impreza masowa, są precyzyjnie określone w ustawie, jednak nadal pojawia się wiele pytań i wątpliwości. Jaki jest zakres odpowiedzialności agencji? Jak uniknąć chaosu? Na jakie sytuacje warto się ubezpieczyć? W tym numerze porozmawiamy zarówno o bezpieczeństwie uczestników, jak i o zapewnieniu spokoju samym organizatorom. Spojrzymy na prawne aspekty takich wydarzeń, omówimy podstawy organizacyjne oraz sposoby przygotowania się na sytuacje kryzysowe. Zaplanowana na bazie kreatywnego konceptu i prawidłowo przeprowadzona impreza masowa często sama w sobie staje się marką. To już nie jest zwykły event - teraz tworzymy legendę. ZnajdZ nas na: Facebook: facebook.com/eventmanagernews Twitter: twitter.com/eventmanagernew Pinterest: pinterest.com/eventmanagernew W tym numerze: Okiem event managera Punkty krytyczne imprezy masowej str. 4 Hala namiotowa jako niezbędny element imprez plenerowych... str. 7 Okiem technika Aby uniknąć wpadki... str. 12 Okiem podwykonawcy Okiem prawnika Kiedy event artystyczno-rozrywkowy staje się imprezą masową... str. 18 CASE Study Strefa Play na Woodstock... str. 22 inspiracje... Systemy rejestracji... str. 24 Cena oszczędności... str. 16

4 4 Organizacja imprez masowych Okiem event managera Punkty krytyczne imprezy masowej Głównym punktem krytycznym imprezy masowej jest jej skala. Prawa i obowiązki organizatorów imprez masowych są ściśle regulowane przez Ustawę z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych oraz dokumenty ją uzupełniające. Impreza masowa to wydarzenie o charakterze artystyczno-rozrywkowym bądź sportowym, gdzie liczba uczestników jest nie mniejsza niż 1000 osób w przypadku pleneru oraz 500 w przypadku obiektu zamkniętego (poza imprezami sportowymi). Można więc wnioskować, iż impreza masowa, jako taka, właściwie nie różni się od innych eventów niczym poza wielkością, rozumianą jako liczba uczestników. Jednocześnie ta właśnie zmienna stanowi oś, wokół której koncentrują się przygotowania wydarzeń masowych. Liczba uczestników determinuje inne znaczące ilości, jak na przykład ochrony, służb medycznych, wyjść ewakuacyjnych, etc. Rozpoczynając przygotowania do imprezy masowej należy zdać sobie sprawę ze skali przedsięwzięcia. W pierwszej kolejności chodzi o wielkość zamówienia na poszczególne elementy infrastruktury, a w drugiej o czas potrzebny między innymi na ich montaż. Zawsze należy zapewnić sobie odpowiedni zapas czasowy, który pozwoli spokojnie niwelować ewentualne błędy. Każdy był choć raz w życiu na imprezie masowej, na której chciał kupić coś do jedzenia lub picia, albo skorzystać z toalety. Oczywiście żaden organizator nie jest w stanie stworzyć takiego zaplecza, aby każdego uczestnika obsłużyć bez kolejki - chodzi jednak o minimalizowanie czasu oczekiwania. Są dwie drogi do osiągnięcia tego celu: pierwsza to odpowiednia liczba punktów użytkowych, druga to stosowanie rozwiązań usprawniających. Organizatorzy Mistrzostw Europy w Piłce Nożnej zakładają, iż średni czas oczekiwania na kupienie piwa nie może przekraczać 10 min, w tym celu między innymi zastosowali uchwyty umożliwiające kupienie zapasu piwa, aby nie tworzyć dodatkowych kolejek. Planując infrastrukturę imprezy masowej należy pamiętać o tym, aby zachować logikę rozmieszczenia poszczególnych punktów. Bez tego może się okazać, że niektóre punkty gastronomiczne nie wyrabiają się z obsługą uczestników, a inne nie mają pracy w ogóle. Ważną rolę w tej kwestii odgrywa także oznakowanie terenu. Duże i czytelne piktogramy pozwolą uczestnikom na komfortowe przemieszczanie się po terenie imprezy, jak i na zewnątrz. Krytycznym punktem większości imprez masowych jest wejście i wyjście z terenu imprezy. Nie od dziś wiadomo, że większość uczestników przychodzi na ostatnią chwilę i chce wyjść zaraz po zakończeniu wydarzenia. Oznacza to, że na godzinę przed jego rozpoczęciem i zaraz po jego zakończeniu możemy się spodziewać natłoku ludzi w okolicach bramek. Planując wejścia na teren imprezy należy pamiętać o głównych kierunkach dojścia publiczności. Największe z nich powinny być usytuowane najbliżej dużych punktów komunikacyjnych. Właściwie przemyślane oznakowanie terenu zewnętrznego oraz wsparcie służb informacyjnych

5 Organizacja imprez masowych 5 Żaden organizator nie jest w stanie stworzyć takiego zaplecza, aby każdego uczestnika obsłużyć bez kolejki - chodzi jednak o minimalizowanie czasu oczekiwania. da organizatorom możliwość sterowania tłumem. Jeżeli chodzi o kwestie wychodzenia po imprezie, nie jest tajemnicą, że każdy chciałby wyjść jak najszybciej. Ponadto udowodniono naukowo, iż w celu opuszczenia terenu imprezy uczestnicy kierują się w stronę, z której przyszli. W związku z tym, należy tak przygotować bramy wejściowe, aby na czas wychodzenia publiczności można było zmaksymalizować ich przepustowość. W miarę możliwości warto w ich sąsiedztwie umieścić wyjścia ewakuacyjne, które zostaną otwarte w newralgicznym momencie. Drugim istotnym punktem krytycznym imprezy masowej jest różnorodność uczestników. Im więcej osób na imprezie, tym większa gama oczekiwań do spełnienia. W pierwszej kolejności można by się odnieść chociażby do programu. Inne atrakcje zainteresują nastolatki, rodziny z dziećmi, a inne osoby w średnim czy podeszłym wieku. Planując wydarzenie otwarte dla każdego, trzeba połączyć potrzeby wszystkich stron. Podobnie jest w kwestii infrastruktury podczas wydarzenia. W dzisiejszych czasach nie można już zapomnieć o udogodnieniach dla niepełnosprawnych, którzy coraz częściej są uczestnikami imprez masowych. Standardowo wyznaczane dziś platformy dla wózków muszą mieć między innymi odpowiedni dojazd. Coraz częściej na eventach pojawia się również system audiodeskrypcji, który pozwala na udział w wydarzeniach osobom niewidomym. Kolejną grupą pojawiającą się na terenach imprez masowych są rodzice z małymi dziećmi. W tym przypadku temat należy rozpatrywać dwutorowo. Z jednej strony chodzi o rozwiązania funkcjonalne, takie jak na przykład miejsce do przewinięcia czy nakarmienia malucha, a z drugiej, te związane z bezpieczeństwem dzieci. Niestety częstym przypadkiem jest zgubienie dziecka podczas imprezy. Ważne jest, aby

6 6 Organizacja imprez masowych Okiem event managera organizator miał przygotowaną procedurę działania w takiej sytuacji, ale może też się przed nią zabezpieczyć. W tym celu można wykorzystać m.in. nalepki bezpieczeństwa. Pomysł zaczerpnięty z amerykańskiego parku rozrywki, gdzie każde dziecko otrzymuje naklejkę ze swoim imieniem i telefonem do opiekuna, pozwala na skrócenie czasu poszukiwań, a tym samym zaoszczędza stresu dziecku i rodzicom. Od pewnego czasu obserwuje się wzrost udziału w imprezach osób starszych. Jest to bardzo pozytywny trend, który jednak wymaga odpowiedniego przygotowania terenu. Należy pamiętać o tym, że nasi dziadkowie są mniej wytrzymali i prawdopodobnie będą potrzebowali miejsca do chwilowego odpoczynku, takiego jak ławki bądź parasole zacieniające w przypadku słońca. Przez wzgląd na uczestników w podeszłym wieku organizatorzy powinni pamiętać o tym, aby oznakowanie terenu było czytelne, logiczne i zrozumiałe. Udowodniono naukowo, iż w celu opuszczenia terenu imprezy uczestnicy kierują się w stronę, z której przyszli. W związku z tym, należy tak przygotować bramy wejściowe, aby na czas wychodzenia publiczności można było zmaksymalizować ich przepustowość. Temat oznakowania terenu jest niezwykle istotny. Dobrze przygotowane oznakowanie pozwala uczestnikom na komfortowe poruszanie się po terenie, ale także ułatwia nawigowanie służb w razie wystąpienia niebezpieczeństwa. Należy zwrócić uwagę, iż jest to środowisko, w którym może wystąpić znacznie więcej potencjalnych ryzyk niż w jakimkolwiek innym. W czasie zamkniętej kolacji dla pracowników firmy X jest mniejsze prawdopodobieństwo wystąpienia na przykład ataku bombowego niż w czasie masowego koncertu w centrum miasta. Biorąc pod uwagę anonimowość uczestników wydarzenia, organizatorzy imprez masowych powinni szeroko wyznaczyć granicę potencjalnych zagrożeń. Oczywiście nie chodzi o sianie paniki, ale warto nawet najmniej prawdopodobne scenariusze skonsultować ze służbami ratowniczymi. Istotne jest przygotowanie się na różnorodne sytuacje kryzysowe, ponieważ przy dużej liczbie uczestników zawsze występują mechanizmy tłumu. Właściwie niemożliwe jest werbalne zarządzanie tłumem i jedyną możliwością sterowania nim jest właściwe rozplanowanie infrastruktury. Jak już wspominano, badania dowodzą, że w przypadku ewakuacji ludzie kierują się w stronę, z której przyszli, gdyż jest to znany im teren. Dlatego też wyjścia ewakuacyjne powinny być zlokalizowane możliwie jak najbliżej wejść. W czasie koncertów przestrzeń przed sceną jest często dzielona za pomocą wygrodzeń. Celem zastosowania przegród jest rozbicie struktury tłumu. Nietrudno przewidzieć, że w tłoku łatwiej o zasłabnięcia i omdlenia, a trudniej o prowadzenie skutecznej akcji ratowniczej. Wszelkie sytuacje zagrożenia są powodem stresu osób zajmujących się bezpieczeństwem imprez masowych. W zestawieniu z liczbą uczestników, za których bierze się odpowiedzialność, może to być czynnik paraliżujący. Stres wśród producentów to najgorsza sytuacja, która może się przydarzyć. W każdym newralgicznym momencie należy zachować zimną krew, żeby móc podejmować przemyślane i logiczne decyzje. W sztabie, obok organizatorów są również służby ratownicze dysponujące niejednokrotnie większym doświadczeniem, dlatego warto korzystać z ich wskazówek. Ponadto dla zapewnienia sobie spokoju należy przygotować procedury działania w sytuacjach kryzysowych, a w miarę możliwości przeprowadzić szkolenia z zatrudnionym personelem. Imprezy masowe są uważane na najtrudniejsze produkcje. Liczba zmiennych wpływających na proces planowania jest znacznie większa niż w przypadku innych eventów. Istnieje konieczność współpracy z podmiotami zewnętrznymi, które nie zawsze są otwarte na dialog. Niemniej jednak, chcąc podać jedną wskazówkę, jaką należy się kierować, trzeba odnieść się do czasu na przemyślenie Im więcej czasu organizatorzy dadzą sobie na przemyślenie każdego najdrobniejszego elementu imprezy, tym mniej niespodzianek spotka ich na etapie realizacji. W przypadku dużych wydarzeń masowych warto ściśle współpracować ze służbami ratowniczymi, a także otoczyć się sprawdzonymi i zaufanymi podwykonawcami. Na zakończenie należy dodać, że imprezy masowe może i są najbardziej stresującymi wydarzeniami, ale jednocześnie przynoszą najwięcej satysfakcji. A uśmiech na twarzach uczestników i ich pozytywne opinie są bezcenne dla organizatorów. Katarzyna Pacholak Vision House

7 Organizacja imprez masowych 7 Hala namiotowa jako niezbędny element imprez plenerowych Imprezy masowe w Polsce obwarowane są koniecznością spełnienia szczególnych wymogów bezpieczeństwa dotyczących organizacji eventów dla szerokiej publiczności. To właśnie bezpieczeństwo jest brane pod uwagę, jako czynnik główny powodzenia takiego eventu. Dlatego też wszyscy, którzy biorą udział w przygotowaniach i wykonaniu imprezy masowej nie powinni być przypadkowymi elementami, tylko solidnymi i sprawdzonymi podwykonawcami, gdyż tylko właściwe i dobrze poskładane puzzle stworzą spójną i bezpieczną całość. Okiem event managera Podczas organizacji eventów masowych nie ma miejsca na błędy, a zwłaszcza takie, które mogłyby zagrażać bezpieczeństwu uczestników. Jednym z nieodłącznych partnerów imprez masowych, które na to bezpieczeństwo mają duży wpływ są dostawcy hal namiotowych. Po wpisaniu w wyszukiwarkę internetową hasła hale namiotowe otrzymamy wiele wyników firm oferujących te konstrukcje. Trzeba jednak wykazać się dużą ostrożnością przy porównywaniu ofert, ponieważ bardzo łatwo natrafić na nieodpowiednią firmę, która w efekcie końcowym nie spełni założonych oczekiwań i, co gorsza, dostarczy sprzęt niespełniający wymogów bezpieczeństwa. Profesjonalne agencje eventowe, które miały już możliwość organizacji niejednej imprezy masowej, wiedzą na co zwracać uwagę, często też współpracują ze sprawdzonym podwykonawcą. Co jednak, gdy firmę, która dostarczy nam namioty na event wybieramy po raz pierwszy lub mieliśmy tę SS Hala namiotowa TYP 10 z transparentymi ścianami oraz kwadratowym namiotem wejściowym 5m/5m zastosowana jako hala bankietowa

8 8 Organizacja imprez masowych Okiem event managera nieprzyjemność korzystania z usług nierzetelnego partnera? Przy wyborze solidnej firmy namiotowej warto zwrócić uwagę na kilka kwestii: Po pierwsze - zanim przejdziemy do omawiania szczegółów eventu warto zweryfikować portfolio firmy, dzięki któremu można dostrzec jakość i ilość oferowanych usług, a także zapoznać się z poprzednimi realizacjami. Po drugie - warto sprawdzić czy firma jest producentem czy tylko wynajmującym hale i namioty. Producent oferuje szeroki wachlarz propozycji (rodzaje i rozmiary namiotów), natomiast wynajmujący najczęściej ma w ofercie jeden rodzaj namiotu, na który za wszelką cenę będzie się starał namówić klienta, zamiast stworzyć projekt spełniający jego oczekiwania. Po trzecie - bezpieczeństwo konstrukcji. Na rynku roi się od namiotów bez atestów i certyfikatów, które tylko przypominają halę namiotową z zewnątrz, natomiast ich konstrukcja pozostawia wiele do życzenia. Często firmy przedstawiają jedynie certyfikat na niepalność poszycia - a nie jest to jedyny dokument, o którym należy pamiętać. W Polsce nie ma tego typu regulacji prawnych, ale warto przed wybraniem firmy namiotowej upewnić się, czy ta posiada projekty budowlane oferowanych konstrukcji. Na takich projektach widoczne jest m.in czy konstrukcja namiotu zbudowana jest z aluminiowych elementów o odpowiednim przekroju czy np. z plastikowych rurek. Ta ostatnia konstrukcja na pewno nie zagwarantuje bezpieczeństwa imprezy, a przy lekkim podmuchu wiatru z pewnością zmieni też swoje położenie i będziemy mieli do czynienia z katastrofą eventową. Dlatego też w trosce o bezpieczeństwo imprezy należy unikać namiotów tzw. szybkorozkładanych. Po czwarte - ubezpieczenie - każda profesjonalna firma świadcząca usługi wynajmu namiotów i hal namiotowych posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Po piąte - wizja lokalna. Kupić kota w worku to nie problem, ale co potem z tym kotem zrobić? Przed każdym eventem niezbędne jest wykonanie przez przedstawiciela firmy namiotowej wizji lokalnej, podczas której oceni on m.in.: położenie terenu, jego kąt nachylenia (często niewidoczny gołym okiem, a mający niezwykłe znaczenie przy montażu hali) oraz warunki, jakie panują dookoła miejsca. Bardzo ważne jest również szczegółowe zmierzenie planowanej lokalizacji hali namiotowej. Krzewy, pomniki czy inne ciekawe eksponaty nie stanowią ograniczenia do postawienia hali, gdyż mogą zostać wkomponowane i obudowane. Tu wszystko jest możliwe a wiele ciekawych rozwiązań rodzi się właśnie podczas wizji lokalnych. Zapytanie ofertowe do firmy wynajmującej hale namiotowe - niezbędne pytania Przygotowując zapytanie do firmy wynajmującej namioty i hale namiotowe warto pamiętać o kilku kwestiach. Przede wszystkim w zapytaniu powinny się pojawić takie informacje jak miejsce wynajmu (dokładna lokalizacja) czy czas przewidzianej imprezy (z uwzględnieniem czasu na montaż i demontaż sprzętu). Warto też, aby organizator wcześniej upewnił się, czy do danego miejsca można podjechać samochodem ciężarowym. Należy pamiętać, że solidne konstrukcje hal namiotowych nie należą do najlżejszych i każde ich przenoszenie generuje zatrudnienie dodatkowych ekip montażowych, a co za tym idzie zwiększenie kosztów wynajmu sprzętu. Wiele miejsc nie zgadza się też na wjazd sprzętu ciężkiego, a jego ewentualny montaż możliwy jest tylko w godzinach nocnych. Organizując imprezę w centrum miasta, należy zwrócić uwagę na specjalne strefy, które wymagają pozwoleń na wjazd samochodów ciężarowych. Za zdobycie takich pozwoleń odpowiedzialny jest organizator, po wcześniejszym uzyskaniu od podwykonawcy numerów rejestracyjnych aut. Przygotowując event warto również pomyśleć o zapleczu sanitarnym dla ekip montażowych. Coś, co na zachodzie jest sprawą naturalną, w naszym kraju wciąż wywołuje uśmiech na ustach niektórych organizatorów. Warto jednak pamiętać, że montaż hali namiotowej nie trwa godzinę, a często, gdy teren nie należy do najłatwiejszych, może zająć nawet kilka dni. A pamiętajmy, że na imprezę Hala namiotowa TYP 20 i hala namiotowa TYP 10 podczas imprezy motoryzacyjnej w Warszawie, fot.rajt

9 Organizacja imprez masowych 9 masową często wybieramy teren lotniska lub tzw. szczere pole. Imprezy plenerowe Imprezy plenerowe cieszą się dużą popularnością wśród mieszkańców miast, którzy traktują dany event jak rozrywkę i możliwość spędzenia czasu z rodziną na świeżym powietrzu. Coraz większą popularnością cieszą się również tzw. pikniki korporacyjne, na które pracownicy firmy są zapraszani z całymi rodzinami. Podczas takiego pikniku niezbędne jest zamówienie przez organizatora hal namiotowych i namiotów. Polska, to kraj gdzie z pogodą jest różnie - w lipcu może nam się trafić trwające nawet pół dnia oberwanie chmury i wichura, a w październiku temperatura 20 o C, bezwietrzny dzień i piękne słońce. Warunki pogodowe są momentami nieprzewidywalne, dlatego odpowiednie przygotowanie i wcześniejsza rezerwacja sprzętu uchronią organizatora przed niepotrzebnym stresem i niezadowoleniem uczestników. Wciąż jednak większość organizatorów pikników zamawia hale namiotowe na ostatnią chwilę sądząc, że jako zadaszenie wystarczą parasole udostępniane przez dostawców cateringu. Niestety zapominają, że podczas silnego wiatru parasole, aby nie stanowiły niebezpieczeństwa dla uczestników, muszą być zwinięte, gdyż nie są wystarczająco stabilne. To sprzęt, który głównie chroni przed promieniami słonecznymi i ewentualną mżawką. Biorąc zatem pod uwagę głównie bezpieczeństwo uczestników i ich zadowolenie oraz dbanie o ich wygodę - profesjonalne hale namiotowe są tu niezbędne. Na piknikach namioty są najczęściej wykorzystywane, jako miejsca WW Hala namiotowa TYP 5 jako hala wystawiennicza podczas Warsaw Fashion Street na Krakowskim Przedmieściu, fot.rajt zadaszenia strefy gastronomicznej oraz atrakcji dodatkowych. Często też, są to konstrukcje bez podłogi i bez wyposażenia dodatkowego w postaci draperii czy podsufitki, a oświetlenie w takim namiocie stanowią lampy halogenowe. Wystawy, targi i prezentacje Wielokrotnie przy imprezach masowych odbywają się również targi czy prezentacje ekspozycji i sprzętu. Taką imprezą jest chociażby AIR SHOW w Radomiu, gdzie podczas pokazów lotniczych prezentuje się również wiele firm z przemysłu lotniczego, które swoje stoiska organizują właśnie w halach namiotowych. Niejednokrotnie, podczas imprez masowych, pojawiają się również stoiska promocyjne nowych modeli samochodów. Tu należy szczególną uwagę zwrócić na rodzaj podłogi oferowany przez firmę namiotową. Jak wiadomo, samochody to średnio ciężar około 2-3 ton, a czasem i więcej, ważne jest zatem, aby podłoga hali namiotowej była odpowiednio wzmocniona tak, aby utrzymała taki nacisk. Najczęściej jednak, jako wystawiennicze hale namiotowe organizatorzy wybierają zamkniętą przestrzeń, czyli namiot, który posiada ściany umożliwiające zarówno zewnętrzne SS Strefa VIP na Torze Wyścigów Konnych Służewiec - hala namiotowa TYP 20 częściowo transparentna + TYP 10 całkowicie transparentna, fot.rajt

10 10 Organizacja imprez masowych Okiem event managera WW Hala namiotowa TYP 15 z przeźroczystej plexi jako namiot wystawowy firmy Castrol podczas targów InterCars 2013, fot.rajt SS Wnętrze hali namiotowej TYP 15 ze wzmocnioną podłogą, jako namiot wystawowy firmy Castrol podczas targów InterCars 2013, fot.rajt SS Namiot łukowy 5m/10m, jako namiot wystawowy podczas AIR SHOW 2013 w Radomiu, fot.rajt jak i wewnętrzne obradowanie miejsca, co zwiększa przestrzeń reklamową i widoczność marki podczas imprezy. W celu uatrakcyjnienia miejsca i zachęcenia uczestników do zwiedzania, organizatorzy często wymagają, aby jedna ze ścian była przeźroczysta. Wejście do takiej hali odbywa się przez specjalne aluminiowe drzwi. Mniejsze namioty i hale namiotowe wykorzystywane są natomiast, jako tradycyjne stoiska prezentacyjne. Bankiety, gale Każda impreza masowa po części głównej kończy się bankietem dla specjalnie zaproszonych gości. Aby nie generować dodatkowego transportu i uniknąć rozproszenia się uczestników, często bankiet odbywa się w miejscu imprezy, a dokładnie w specjalnie do tego przygotowanej eleganckiej hali namiotowej. Przy organizacji bankietów warto też pamiętać o, wydawałoby się prozaicznych elementach, jak parkiet i podłoga. Tylko nieliczne firmy namiotowe oferują parkiet taneczny z prawdziwego zdarzenia. Często pod pojęciem parkiet kryje się mało elegancka podłoga hali namiotowej lub płyta meblowa czy, co gorsza, linoleum. Prawdziwym parkietem tanecznym, gwarantującym odpowiednią estetykę i jakość, powinien być parkiet modułowy, rozkładany jako oddzielna konstrukcja na podłodze hali namiotowej. Pięknym wykończeniem namiotu jest oświetlenie pod postacią kryształowych żyrandoli nadające wyjątkowy klimat, którego nie są w stanie zapewnić zwykłe lampy halogenowe lub metalowe kinkiety (element wyposażenia niektórych hal namiotowych). Aby efekt końcowy powalał i zachwycał, warto zwrócić również uwagę na takie elementy wyposażenia namiotu jak: elegancka draperia, podsufitka czy wykładzina. Strefy VIP Na każdym evencie są ludzie ważni i ważniejsi. Są miejsca gdzie wstęp mają wszyscy i są te, gdzie pojawić się mogą tylko zaproszeni specjalnie goście. Wśród tych drugich często spotkamy celebrytów, osoby ze świata polityki czy najwyższe rangą osoby w danej korporacji i zaproszonych przez nich gości. Wydzielenie takiej strefy barierkami, postawienie

11 Organizacja imprez masowych 11 Strefa VIP zorganizowana w hali namiotowej TYP 15, fot.rajt kilku stolików na tzw. widoku nie jest rozwiązaniem wybieranym przez profesjonalistów. W miejscach eventów masowych zazwyczaj brak jest infrastruktury konferencyjnej czy hotelowej, która mogłaby stanowić strefę VIP, co powoduje, że taka przestrzeń jest aranżowana w specjalnych halach namiotowych. Stabilna i czysta konstrukcja, eleganckie wyposażenie, kryształowe żyrandole oraz kładziona specjalnie na event nowa wykładzina w dowolnie wybranym przez klienta kolorze - to tylko niektóre elementy, które charakteryzują namioty VIP. Tu nie ma miejsca na halę bez podłogi czy konstrukcje szybko-rozkładalne (nazwijmy je bazarowymi ). Hala namiotowa VIP, jako miejsce rozmów i konsumpcji, musi być elegancka. Często, jako strefa chill-out u, wyposażona jest dodatkowo w kanapy, pufy i podświetlane qubiki. Stworzenie takiej przestrzeni daje zaproszonym gościom poczucie odosobnienia od pozostałych, nie zamykając jednocześnie możliwości uczestniczenia w głównych elementach eventu. Marcin Nowakowski Dyrektor Zarządzający w firmie RAJT SS Bankiet i strefa VIP - transparentna hala namiotowa TYP 15, fot.rajt SS Uroczysta kolacja i bankiet w hali namiotowej TYP 15 oraz namiot taneczny TYP 10 wraz z parkietem modułowym, fot.rajt

12 12 Organizacja imprez masowych Okiem TECHNIKA Aby uniknąć wpadki Każdy organizator eventów ma pod ręką listę rzeczy, których trzeba dopilnować, żeby wydarzenie się udało. Każdy, kto chociaż raz organizował imprezę wie także, jak nieprzewidywalne mogą być czynniki zewnętrzne. Warto więc, zanim popełni się typowe błędy i zapomni o najbardziej oczywistych sprawach, jeszcze raz zastanowić się, jak uniknąć najczęstszych pomyłek i niedociągnięć. Czasami najdrobniejsze szczegóły mogą mieć wielki wpływ na przebieg imprezy. Ciężko oczywiście podać jedną receptę na dobry event i jego organizację. Przed każdą imprezą szykujemy scenariusz i plan działania, ale im bliżej daty, tym bardziej rośnie poziom adrenaliny i zaczyna na wszystko brakować czasu, a już kilka dni przed, zaczynamy wpadać w panikę, myśląc co tu jeszcze?. Trudnym momentem jest również wielki start i przybycie gości, a potem już tylko niecierpliwe oczekujemy na ostatnią atrakcję z agendy... Postanowiłem podzielić ten artykuł na kilka, według mnie, ważniejszych punktów i pominąć kwestie istotne tylko z punktu widzenia niektórych wydarzeń (jak na przykład moment otwarcia open baru). 1 Ustalenie daty Zdarza sie, że na datę imprezy wpływ mają takie czynniki, jak kalendarz gwiazdy wieczoru, dostępność obiektu lub cel strategiczny wewnątrz firmy (np. IV kwartał w sprzedaży). Impreza wówczas musi się odbyć konkretnego dnia, w konkretnym miesiącu. Jeśli jednak nie mamy takiego ograniczenia, to pamiętajmy o tym, żeby unikać wszelkiego rodzaju okresów przedświątecznych oraz urlopowych tj. wakacji i ferii (tu miejmy na uwadze, że każde województwo rządzi się w tej kwestii innymi prawami). Unikajmy także nakładania wydarzeń konkurencyjnych tematycznie w jednym terminie oraz organizowania eventu w czasie, gdy odbywają się ważne wydarzenia na skalę krajową, jak chociażby finał Mistrzostw Świata w piłce nożnej na Stadionie Narodowym. Jeśli dojdzie do takiej sytuacji, to frekwencja może okazać się znacznie niższa niż zakładaliśmy. 2 Wybranie miejsca Ze znalezieniem dobrego miejsca pod wydarzenie w Polsce może być problem, szczególnie, jeśli mamy bardzo sprecyzowane wymagania. Mało jest hal targowych, miejsc noclegowych mogących pomieścić duże grupy (szczególnie tych klimatycznych, z wyjątkowym charakterem, jak np. zamek), zaplecze sal konferencyjnych pozostawia wiele do życzenia (małe sale lub kilka średnich z brakiem możliwości ich połączenia), brak wysokiej klasy sprzętu, czy wyłączności w danym miejscu, za którą często musimy słono dopłacać. Z roku na rok sytuacja oczywiście się poprawia. To, co warto podkreślić, to konieczność wybrania obiektu w centralnej Polsce, jeśli organizujemy spotkanie ogólnopolskie o charakterze branżowym wówczas każdy uczestnik ma porównywalną drogę do pokonania. Organizując spotkanie zewnętrzne np. kongres czy seminarium, gdzie zakładamy, że odwiedzi nas wielu gości z innych miejscowości, pamiętajmy o poinformowaniu ich na zaproszeniach o zapleczu, czyli o hotelach położonych blisko, restauracjach, jakie warto odwiedzić, numerach taksówek czy lokalach, do

13 Organizacja imprez masowych 13 których można się udać po zakończeniu oficjalnych spotkań. Stworzenie i podanie takich informacji potrwa kilka minut, a osobom przyjezdnym ułatwi życie i zaoszczędzi wiele godzin. Jeśli znajdziemy jeszcze czas, to warto dogadać się z różnymi miejscami i zaoferować rabaty uczestnikom naszego eventu. Z pewnością to docenią! 3 Poznanie grupy Na pewno zgodzicie się ze mną, że zawsze organizujemy wydarzenie dla danej grupy odbiorców, niezależnie od tego, czy są to imprezy sportowe, naukowe czy firmowe. Dobrze jest przed stworzeniem agendy, a nawet w ogóle przed organizacją, zastanowić się nad naszą grupą docelową. To nam pomoże m.in.: w wyborze obiektu, stworzeniu ciekawego programu i dopasowaniu atrakcji do tej, konkretnej grupy. Ta zasada dotyczy szczególnie dużych spotkań firmowych. Warto pamiętać o newralgicznych punktach, takich jak np. przypisanie gości do pokoi. Wówczas znaczenie mają stanowiska, działy lub podział na regiony, często ze sobą rywalizujące. Unikajmy nakładania wydarzeń konkurencyjnych tematycznie w jednym terminie oraz organizowania eventu w czasie, gdy odbywają się ważne wydarzenia na skalę krajową Promocja wydarzenia 4 i sponsorzy Wypromowanie naszego wydarzenia to jedna z ważniejszych kwestii. Musimy powiedzieć światu, że odbędzie się coś ważnego, na czym warto się pojawić. Pamiętajmy oczywiście o umiarze przy spotach, BTL`u czy mailingach. Informowanie - tak, spamowanie - nie. Reguła umiaru dotyczy także doboru sponsorów i patronów wydarzenia. Pamiętajmy, że dobrze jest zebrać sponsorów, których działalność wkomponuje się w tematykę imprezy i zainteresowania grupy odbiorców. 5 Prowadzący Niemal na każdym wydarzeniu mamy tzw. gospodarza - osobę prowadzącą, która wita gości i informuje o kolejnych punktach z agendy. Jeśli taką osobą nie jest Prezes lub jakakolwiek inna ważna osoba z firmy i myślimy o wynajęciu prowadzącego, to weźmy pod uwagę jego zdolności, charyzmę, poczucie humoru i prezencję. Nawet ważny i interesujący tematycznie wieczór może położyć nudny prowadzący, jego słabe żarty i brak siły przebicia. Podobnie jest w przypadku prelegentów na kongresach czy seminariach. Ważna jest poruszana przez nich tematyka - musi być spójna z programem i z tym, co goście chcą usłyszeć. Warto zadbać o to, by prezentacje nie były nudne, przeładowane wykresami i cyframi oraz by nie przeważały w nich elementy sprzedażowe. Dlatego dobrze jest zbriefować osoby prezentujące, wysyłając im wytyczne do tego jak, oprócz aspektów merytorycznych, powinny wyglądać ich wystąpienia.

14 14 Organizacja imprez masowych Okiem TECHNIKA Pozwolenia na organizację 6 i bezpieczeństwo Każde wydarzenie, jakie organizujemy musi być przeprowadzone zgodnie z procedurami bezpieczeństwa - pamiętajcie o pozwoleniach czy poinformowaniu służb. To powinna być jedna z pierwszych czynności organizacyjnych. Bez tego nawet najlepszy event może się położyć, bo dzień przed rozpoczęciem pojawi się kontrola i bezwzględny zakaz startu. Wtedy najlepiej spakować się i uciec z kraju przed wściekłym organizatorem, sponsorami, gwiazdami wieczoru i tysiącami ludzi, którzy po zakupie biletu odliczali czas do przyjścia. 7 Traffic Wspomniałem już, że niektóre obiekty nie są do końca przygotowane pod duże eventy - nie mają choćby odpowiedniej przepustowości przy wejściu i wyjściu. Jeśli znajdziemy już nasze upatrzone miejsce i spodziewamy się, że takie problemy mogą się pojawić, to pamiętajmy o uwzględnieniu tego w agendzie. Nie otwieramy wówczas imprezy/rejestracji 15 minut przed startem, bo spowoduje to zator, pośpiech wśród uczestników i, co za tym idzie, nagromadzenie negatywnych emocji jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia. Zróbcie research dostępnych narzędzi na rynku, które usprawniają rejestrację, zastępują tradycyjne metody odznaczania uczestników na liście i po prostu zaoszczędzają czas, pieniądze i nerwy, poprawiając przebieg całego procesu. Po wydarzeniu 8 Ok., organizacja wyszła super, wszystkie strony powiązane z wydarzeniem są zadowolone - Wy jednak nie osiadajcie na laurach. Spotkajcie się z teamem i przeanalizujcie wszystko, wyciągnijcie wnioski z Waszego działania i wykorzystanych narzędzi. Według mnie zawsze można zrobić coś lepiej, Nawet ważny i interesujący tematycznie wieczór może położyć nudny prowadzący, jego słabe żarty i brak siły przebicia. coś usprawnić. Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie eventmanuala, w którym rozpiszecie całą strategię organizatora. Dzięki takiemu rozwiązaniu o niczym nie zapomnicie i sprawnie podzielicie obowiązki. Największymi przyjaciółmi błędów są przecież nerwy i rutyna. Krzysztof Miodek ScanMe REKLAMA

15 Organizacja imprez masowych 15 inspiracja dla event managera!

16 16 Organizacja imprez masowych Okiem podwykonawcy Cena oszczędności O ubezpieczaniu eventów rozmawiamy z Agnieszką Komosą z firmy brokerskiej MAKonLINE Sp. z o.o. 1 Jakie czynniki mają wpływ na ryzyko związane z organizacją wydarzeń? Przede wszystkim, w kontekście ubezpieczenia, mówimy tylko o czynnikach, na które organizator nie ma wpływu, czyli od niego niezależnych. Takie czynniki możemy podzielić na dwie główne grupy, czyli te, które podlegają ubezpieczeniu OC - odpowiedzialności organizatora wobec uczestników i osób trzecich oraz odwołania bądź przesunięcia imprezy z różnych powodów: złej pogody, decyzji administracyjnej bądź niepojawienia się kluczowej osoby. To wszystko są ryzyka, które mogą pociągać za sobą bardzo wysokie koszty bądź wypłaty odszkodowań. Dlatego nie wspominam o ubezpieczeniach majątkowych w odniesieniu do sprzętu, wybudowanej sceny czy instrumentów muzycznych. Te mogą być dodatkiem do polisy głównej. 2 Z jakimi stratami i kosztami muszą się liczyć podmioty, które zapomną o ubezpieczeniu? Moim zdaniem nie ma możliwości, aby zapomnieć o ubezpieczeniu. Jest to jedna z podstawowych czynności, jakie musi wykonać organizator imprezy. Przede wszystkim powinien zabezpieczyć interes uczestników wykupując polisę OC organizatora imprezy z odpowiednim limitem. Limit powinien być zawsze adekwatny do liczby uczestników. Należy pamiętać, że przy szkodzie katastroficznej np. takiej, jaka miała miejsce w Katowicach w hali, która się zawaliła, ten limit trzeba będzie podzielić na wszystkich poszkodowanych. Dlatego limit zł przy udziale 3000 osób daje średnio 65 zł odszkodowania na osobę Drugim elementem jest zadbanie o bezpieczeństwo własnych finansów organizatora, czyli ubezpieczenie odwołania imprezy z powodów, o których już wspominałam. Są to przeważnie straty o wartości budżetu tego przedsięwzięcia np. w przypadku odwołania koncertu z powodu ogłoszenia żałoby narodowej. 3 Który podmiot odpowiada za ubezpieczenie: zleceniodawca np. korporacja czy organizator, w tym wypadku agencja eventowa? Zawsze za szkody wyrządzone uczestnikom imprezy oraz osobom trzecim odpowiada organizator. Dalsza odpowiedzialność może zależeć od umów podpisanych ze zleceniodawcami. Jeżeli umowy mówią o tym, kto zawiera ubezpieczenie to później strony wzajemnie mogą rościć do siebie pretensje za brak bądź luki w polisie. Jednak za szkody wobec uczestników odpowiada zawsze organizator. Za swoich podwykonawców również. 4 Na jaki rodzaj ubezpieczenia najczęściej decydują się organizatorzy eventów, jakie wydarzenia są najczęściej ubezpieczane? Przeważnie wykupują OC organizatora imprezy. Jednak ważne też jest, jaki limit ma to ubezpieczenie oraz jaki jest jego zakres np. czy włączone jest OC za podwykonawców lub za powierzone mienie. Przeważnie jednak te limity są niewielkie, bo od nich zależy cena ubezpieczenia. Ubezpieczenie odwołania eventu organizatorzy kupują zazwyczaj, jeżeli żądają od nich takiej polisy zleceniodawcy bądź agenci gwiazdy. Bardzo rzadko organizatorzy decydują się na to ubezpieczenie z potrzeby własnej lub zrozumienia ryzyka. Oczywiście jest to związane z ceną za każdą taką polisę. Ubezpieczenie odwołania to koszt ± 1% od budżetu eventu, więc znacznie więcej niż polisa wyłącznie OC organizatora imprezy. 5 Poza standardowymi ubezpieczeniami istnieją również inne, nietypowe rozwiązania, jakie? Przyjmujemy, że standardowe ubezpieczenie to jest OC organizatora imprezy. MAKonLINE należąc do sieci CIRCLES GROUP ma doświadczenie międzynarodowe w zakresie takich ubezpieczeń i stąd wiemy, że w tzw. Europie Zachodniej odwołanie imprezy (szczególnie koncertów) to też standard. Żeby

17 Organizacja imprez masowych 17 jednak nie powoływać się ciągle na ten bardziej cywilizowany Zachód, możemy podać dane choćby z Litwy, gdzie ubezpieczenie odwołania jest bardziej powszechne niż w Polsce. Polscy organizatorzy natomiast, często wykupują jednocześnie polisę OC organizatora oraz NNW uczestników. Przy niewielkich imprezach, szczególnie sportowych lub sportowo podobnych to ma sens. Mija się jednak z celem przy dużych wydarzeniach, gdyż zakres ubezpieczenia obydwu polis w dużej mierze pokrywa się, a składka za osobodzień pomnożona przez liczbę uczestników daje duży koszt. Lepiej przeznaczyć ten budżet na jakieś inne, bardziej pożyteczne ubezpieczenie np. podniesienie limitu w OC. 6 Jaki jest koszt ubezpieczenia oraz czynniki, które na niego wpływają? Koszt kształtuje się zawsze w zależności od rozmiaru i charakteru imprezy oraz sum ubezpieczenia. Ubezpieczenie odwołania imprezy to zawsze wartość procentowa od kwoty budżetu imprezy. Ubezpieczenie OC organizatora to bardzo różne kwoty, ponieważ impreza imprezie nie równa. Imprezy firmowe, konferencje itp. od 500 do 2000 zł składki jednorazowej. Większe, typu koncert, zawsze wyliczane są indywidualnie. 7 Kiedy opłaca się wykupić dodatkowe, nietypowe ubezpieczenia np. na wypadek brzydkiej pogody? Zawsze dla imprez organizowanych na zewnątrz. Generalnie ubezpieczenie odwołania imprezy jest ważne dla wszystkich koncertów, pokazów mody, premier filmowych, gali itp. Odwołanie z tytułu niepojawienia się gwiazdy zawsze w przypadku koncertu tejże gwiazdy. 8 Kiedy uczestnicy imprezy mogą domagać się zwrotu kosztów czy tylko w sytuacji, gdy impreza zostanie odwołana, czy również wówczas, gdy impreza się odbędzie, ale nie wystąpi kluczowa gwiazda? To jest pytanie raczej do organizatorów i ich prawników. Kiedy my zadajemy eventowcom takie pytanie przeważnie odpowiadają, że w zasadzie takie ryzyko nie istnieje. Jeżeli chodzi natomiast o ubezpieczenie odwołania imprezy to odszkodowanie za zwrot biletów organizator dostanie w zależności od tego, jaki budżet do ubezpieczenia nam zgłosił. Jeżeli w tym budżecie będzie zawarta pozycja biletów to wówczas taki zwrot od ubezpieczyciela dostanie. Należy jednak pamiętać, że ubezpieczenie odwołania imprezy to jest bezpieczeństwo organizatora nie zaś uczestników, o czym wspomniałam wyżej. 9 Czy może Pani podać przykłady sytuacji, w których takie dodatkowe ubezpieczenia uratowały organizatorów? Odwołania spowodowane żałobą narodową lub przeniesienia imprezy z powodu gwałtownej burzy do pomieszczeń zamkniętych. Ze względu na tajemnicę zawodową mogę się na ten temat wypowiadać tylko bardzo ogólnikowo. Bardzo często jednak działa tzw. prawo Marphy ego tj. przeważnie występują szkody podczas imprez, które takiego ubezpieczenia nie wykupiły i odwrotnie: jeżeli jest polisa na odwołanie to istnieje duże prawdopodobieństwo, że szkoda nie wystąpi. 10 Czy z Pani doświadczenia wynika, że organizatorzy biorą pod uwagę ryzyko, czy też wolą oszczędzać? Stanowczo wolą oszczędzać. Nie jest to jednak przypadłość tylko organizatorów imprez. Ogólnie, jako naród przeważnie oszczędzamy na ubezpieczeniach nie wierząc w ich skuteczność. Ubezpieczamy to, co jest obowiązkowe i przeważnie kombinujemy żeby było najtaniej, a nie najlepiej. AGNIESZKA KOMOSA Broker ubezpieczeniowy. Wspólnik w firmie MAKonLINE Sp. z o.o., która specjalizuje się w ubezpieczaniu filmów, eventów i innych ryzyk specjalnych. Z wykształcenia prawnik, studia podyplomowe w Ecole National d Assuracne organizowane przez Instytut Francuski w Warszawie. Pracuje, jako broker z uprawnieniami od 1997 roku. Pierwsze doświadczenie brokerskie zdobywała w międzynarodowej firmie brokerskiej GRAS SAVOYE gdzie pierwszy raz zetknęła się ze specjalistycznym ubezpieczeniem filmów. Od 2001 roku współpracuje z międzynarodową siecią ubezpieczeniową CIRCLES GROUP. W 2009 założyła wraz z Anetą Graff-Dąbrowską spółkę brokerską głównie do obsługi ubezpieczenia klientów z branży filmowej i eventowej.

18 18 Organizacja imprez masowych Okiem PRAWNIKA Kiedy event artystyczno-rozrywkowy staje się imprezą masową? Niektóre rodzaje eventów stanowią według prawa tzw. imprezy masowe. W takich przypadkach przepisy nakładają na ich organizatorów szereg obowiązków związanych z bezpieczeństwem uczestników. Problematyka imprez masowych była głośnym tematem w czasie Euro Przepisy te, po Euro, nie przestały jednak obowiązywać i nadal trzeba o nich pamiętać. Niniejszy artykuł stanowi krótkie wprowadzenie w tę problematykę przewodnik po tym, jak poruszać się w tej materii, prezentujący podstawowe informacje na ten temat, najważniejsze od strony praktycznej. Czym jest impreza masowa? W pierwszej kolejności warto sprawdzić, czy dany event będzie stanowił imprezę masową w rozumieniu ustawy z 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (nazywanej dalej ustawą ). Impreza masowa artystyczna lub rozrywkowa (specyfikę imprez sportowych trzeba tu pominąć to materiał do omówienia w odrębnym artykule) to taka, w której może uczestniczyć nie mniej niż 500 osób jeśli odbywa się w hali sportowej lub innym budynku, lub co najmniej 1000 osób jeśli ma miejsce na stadionie lub innym obiekcie (chodzi tu głownie o tereny otwarte). Liczbę miejsc dla gości określa się według norm prawa budowlanego i przeciwpożarowych nie chodzi tu np. o przewidzianą pulę zaproszeń czy rzeczywistą liczbę uczestników, tylko o potencjalnie maksymalną, dopuszczalną przez prawo liczbę osób, jaka mogłaby się znaleźć na terenie imprezy. Dlatego imprezą masową może być także np. kameralny event, jeśli na jego potrzeby wynajęto cały stadion. Zaniżenie liczby miejsc i w konsekwencji uznanie przez organizatora, że dany event nie jest imprezą masową, potencjalnie grozi organizatorowi odpowiedzialnością za zorganizowanie imprezy masowej bez odpowiedniego zezwolenia. Jeśli event nie mieści się w opisanych powyżej ramach, według ustawy nie mamy do czynienia z imprezą masową, przez co obowiązki przewidziane w ustawie nie mają do niego zastosowania. Co ważne, ustawy nie stosuje się też do imprez organizowanych m.in.: w kinach, teatrach, domach kultury i podobnych obiektach bez względu na liczbę gości. Dotyczy to także np. dyskotek w klubach tak stwierdzono w orzecznictwie na podstawie wcześniej obowiązującej ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych, jednak pogląd ten powinien być nadal aktualny. Opisane wyłączenie powinno mieć zastosowanie także do organizacji w takich miejscach np. koncertów. Co do zasady nie można jednak z góry określić, że dany event, w danym miejscu jest albo nie jest imprezą masową każdy przypadek trzeba tu rozpatrywać indywidualnie. Fakt, że dany event nie będzie imprezą masową w rozumieniu ustawy oznacza, że organizator nie musi się stosować do wymogów ustawy. Nie oznacza to jednak całkowitej wolności dla organizatora nadal obowiązują go ogólne przepisy prawa czy np. normy przeciwpożarowe. Dlatego też, gdyby np. uczestnik eventu niebędącego imprezą masową z winy organizatora złamał rękę, organizator wciąż będzie za to odpowiedzialny.

19 Organizacja imprez masowych 19 Impreza masowa w rozumieniu ustawy może być odpłatna, biletowana lub ogólnie dostępna dla publiczności nie ma w ustawie wyłączeń w tym zakresie. Odpłatny status imprezy nakłada jednak na organizatora dodatkowe obowiązki opisane w dalszej części tekstu. Niezbędne zezwolenie Uzyskanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej jest podstawowym obowiązkiem organizatora. O zgodę należy zwrócić się do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta właściwego według miejsca przeprowadzenia imprezy. Do wniosku należy załączyć m.in.: program i regulamin imprezy, plan obiektu, a także opinie na temat bezpieczeństwa imprezy od policji, straży pożarnej i pogotowia ratunkowego. Kompletność wniosku jest istotna. Przez braki w dokumentacji nie doszło do skutku wiele imprez z tego powodu niedawno głośno było o odwołaniu festiwalu muzycznego Fugazi. Wniosek o zezwolenie należy złożyć nie później niż 30 dni przed planowanym startem eventu. Dochowanie terminu jest bardzo ważne, bo spóźniony wniosek po prostu nie jest rozpatrywany (nie można się od tego odwoływać). Właśnie ze względu na zbyt późne zgłoszenie nie odbył się w 2011 r. warszawski koncert Carlosa Santany. Najpóźniej na 7 dni przed planowanym terminem imprezy organ wydaje decyzję, w której zezwala na jej przeprowadzenie albo odmawia takiej zgody. Od decyzji takiej można się odwołać do samorządowego kolegium odwoławczego, które musi je rozpatrzyć w terminie 4 dni od wniesienia odwołania. Wydając decyzję organ może stwierdzić, że event stanowi imprezę podwyższonego ryzyka. Wówczas obowiązują wobec niej dodatkowe obostrzenia, np. zakaz sprzedaży alkoholu. Zasady bezpieczeństwa Uzyskanie zgody na organizację imprezy to jednak dopiero jeden z obowiązków organizatora. Istnieje też szereg zasad związanych z bezpieczeństwem uczestników. Organizator powinien zapewnić udział w imprezie służb porządkowych i służb informacyjnych (w odpowiedniej do skali imprezy liczbie określanej według ustawy). Członkowie służb powinni zostać odpowiednio przeszkoleni. Zadaniem tych osób jest m.in.: usuwanie uczestników zagrażających bezpieczeństwu, reagowanie na incydenty, pilnowanie przestrzegania regulaminu imprezy. W tym celu członkowie służb mają prawo sprawdzać bilety wstępu, legitymować uczestników, a także np. sprawdzać, czy w ich bagażu nie ma niebezpiecznych przedmiotów. Służby porządkowe w ograniczonym zakresie mogą stosować wobec uczestników tzw. środki przymusu bezpośredniego, np. kajdanki czy gaz obezwładniający. Każda impreza masowa musi posiadać kierownika do spraw bezpieczeństwa, który przewodzi służbom porządkowym i informacyjnym. Na organizatorze spoczywa także szereg obowiązków dotyczących odpowiedniego przystosowania terenu imprezy masowej. Musi się tam znaleźć m.in. zaplecze higieniczno-sanitarne, sprzęt ratowniczy i gaśniczy, a także powinny zostać wyznaczone drogi ewakuacyjne. Uczestnikom należy udostępnić regulamin imprezy masowej i regulamin obiektu, na którym się ona odbywa. Kolejny obowiązek organizatora to przygotowanie instrukcji na wypadek pożaru lub podobnego zagrożenia. Organizator może zostać zobowiązany do nagrywania przebiegu imprezy na potrzeby bezpieczeństwa (aby umożliwić np. późniejszą identyfikację sprawców ewentualnych incydentów). O takim obowiązku może postanowić wojewoda, jest to też obowiązkowe dla niektórych obiektów (każdy wojewoda tworzy ich wykaz). Organizator może rejestrować przebieg imprezy także bez takiego obowiązku, z własnej inicjatywy.

20 20 Organizacja imprez masowych Okiem PRAWNIKA Jeśli wstęp na imprezę masową jest odpłatny, istnieje dodatkowy obowiązek organizatora wobec uczestników musi on mianowicie posiadać ubezpieczenie OC za szkody wyrządzone uczestnikom eventu. Mimo braku obowiązku ubezpieczenia, nieodpłatność eventu nie zwalnia organizatora od odpowiedzialności wobec uczestników. Przeciwnie: nieposiadający ubezpieczenia organizator ponosi taką odpowiedzialność bezpośrednio, tzn. bierze na siebie ryzyko i koszty ewentualnych odszkodowań, co w razie posiadania ubezpieczenia OC pokrywałby ubezpieczyciel. Dlatego rozważenie wykupienia ubezpieczenia OC można polecić wszystkim organizatorom eventów, także tych nieodpłatnych. Zasady odpowiedzialności i kary Organizowanie imprezy masowej bez zezwolenia grozi surowymi konsekwencjami karą maksymalnie do 8 lat więzienia. Zabronione pod karą grzywny jest niezastosowanie się przez organizatora do wymogów bezpieczeństwa imprezy. Grzywna nie stanowi tu jednak jedynej potencjalnej dolegliwości dla organizatora bowiem jeśli zostanie stwierdzone, że organizator nie stosuje się do zasad bezpieczeństwa albo warunków określonych w zezwoleniu, impreza może zostać przerwana albo jej przeprowadzenie zabronione, o czym decyduje organ wydający zezwolenie. Z uwagi na bezpieczeństwo zakazać przeprowadzania imprezy może także wojewoda. W skrajnych przypadkach możliwe jest nawet nałożenie wobec organizatora zakazu przeprowadzania imprez masowych w danym województwie. Od decyzji w tym zakresie służy odwołanie. Jeśli event ma charakter odpłatny dla uczestników, organizator odpowiada także za szkody majątkowe poniesione przez policję, straż pożarną i inne służby w związku z imprezą np. za sprzęt zniszczony w czasie interwencji. Odpowiedzialności podlegają także uczestnicy imprezy zabronione jest m.in. wnoszenie na teren imprezy masowej alkoholu czy wyrobów pirotechnicznych, niestosowanie się do regulaminu imprezy, poleceń policji lub służb organizatora czy też zakłócanie przebiegu imprezy w sposób, który zagraża bezpieczeństwu. Bezpieczeństwo przede wszystkim Niniejszy artykuł to skondensowany, oczywiście niewyczerpujący, zbiór ważnych informacji o organizacji eventu z perspektywy ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych. W konkretnych sytuacjach kluczowe znaczenie mogą mieć także inne zasady wiadomo, że nieco inaczej organizuje się koncert na stadionie, a inaczej plenerowy pokaz filmu. Niemniej zawsze odpowiedzialność za bezpieczeństwo spoczywa na organizatorze i to on ponosi konsekwencje, gdy coś pójdzie nie tak. Zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom to kwestia kluczowa. Dlatego stosowanie się do przepisów na ten temat i wiedza o nich są dla organizatora takie ważne. Autor: Michał Sałajczyk firma prawnicza LSW Firma prawnicza LSW - od 15 lat doradza polskim i międzynarodowym korporacjom i organizacjom społecznym. Ponad 50 prawników LSW w Warszawie, Gdańsku i Katowicach dba o bezpieczeństwo prawne przedsięwzięć biznesowych, oraz doradza w kwestiach ochrony własności intelektualnej, reprezentując również klientów w sporach sądowych. LSW jest jedyną polską firmą prawniczą zrzeszoną w międzynarodowej sieci World Link For Law. Wspieramy polskie i sieciowe agencje reklamowe, domy mediowe, firmy PR-owe jak również reklamodawców oraz podmioty podejmujące kluczowe dla ich biznesów, często nieszablonowe przedsięwzięcia marketingowe. Współpracujemy również z instytucjami branżowymi, w tym Proto.pl, Krajową Izbą Producentów Audiowizualnych, MediaRun, Stowarzyszeniem Komunikacji Marketingowej SAR. Prawnicy LSW prowadzą szkolenia min. w ramach Uniwersytetu Reklamy oraz nadzorują i audytują konkursy branżowe takie jak KTR, Media Trendy, Effie czy Dyrektor Marketingu Roku.