PROGRAM OBSŁUGI WYPOŻYCZALNI

Transkrypt

1 Poznań, ul.mołdawska 18 tel adres do korespondencji: os. Stefana Batorego 13/ POZNAŃ 60, skr. 40 Leszek Masadyński Marek Wesołowski PROGRAM OBSŁUGI WYPOŻYCZALNI Klient TCP/IP Instrukcja Obsługi Poznań, kwiecień 2005

2 Spis treści 1. Wstęp Przeznaczenie programu Przygotowanie do wdrożenia programu Podstawowe okno programu Kartoteka czytelników Wprowadzanie i modyfikowanie danych czytelnika Przygotowanie legitymacji bibliotecznej Usuwanie danych czytelnika Wyszukiwanie danych czytelnika Blokowanie konta czytelnika Katalog zbiorów Reprezentacja zasobów biblioteki Fazy dostępności egzemplarza Wyszukiwanie danych egzemplarza Obsługa podstawowych zadań wypożyczalni Udostępnienie egzemplarza Zarejestrowanie wypożyczenia egzemplarza Zarejestrowanie zwrotu egzemplarza Zwrot pozycji zamawianej Przedłużenie okresu wypożyczenia Zgłoszenie zagubienia lub zniszczenia Zarezerwowanie egzemplarza Zamówienie wydania Rejestracja wpłat Rejestracja wizyty Monitowanie przetrzymanych pozycji Realizacja wydruków Drukowanie stanu konta czytelnika, historii wypożyczeń Zestawienia statystyczne Inne zestawienia Inne funkcje programu

3 1. Wstęp 1.1. Przeznaczenie programu Program Obsługi Wypożyczalni umożliwia pełną automatyzację tego działu biblioteki. Program współpracuje z serwerem aplikacji SOWA, z którym komunikuje się protokołem TCP/IP. Dzięki temu program Obsługi Wypożyczalni może być eksploatowany zdalnie, np. przez odległe filie biblioteczne, pracujące na katalogu centralnym zasobów. Obsługę programu znacznie ułatwia czytnik kodów kreskowych, bowiem wszystkie czynności związane z rejestracją wypożyczeń i zwrotów są realizowane przez odczytywanie kodów kreskowych znajdujących się na legitymacjach czytelników i egzemplarzach wypożyczanych książek. Z klawiatury komputera korzysta się jedynie w celu potwierdzenia niektórych operacji oraz przy wpisywaniu danych czytelników. Z programu można także korzystać bez czytnika, co jednak spowalnia pracę wszelkie dane trzeba wpisywać wówczas na klawiaturze. Do podstawowych funkcji programu zaliczyć możemy: rejestrowanie wypożyczeń i zwrotów, przedłużanie okresu wypożyczenia, zgłaszanie zagubienia lub zniszczenia egzemplarza, rezerwowanie i zamawianie pozycji dla wskazanego czytelnika, informowanie o stanie konta czytelnika, przygotowanie upomnień (monitów), naliczanie opłat za monity i przetrzymywane pozycje, Program Obsługi Wypożyczalni umożliwia tworzenie i utrzymywanie kartoteki danych osobowych czytelników biblioteki. W ramach niej możliwe jest zapisywanie nowych czytelników, modyfikowanie danych osobowych (np. adresu), przygotowanie legitymacji bibliotecznych z kodami kreskowymi oraz usuwanie danych czytelnika. Program Obsługi Wypożyczalni korzysta z danych inwentarzowych reprezentujących zasoby biblioteki. Przygotowanie katalogu zbiorów odbywa się poprzez oddzielny program katalogowania. W ramach obsługi wypożyczalni można wyszukiwać dane inwentarzowe posługując się wszystkimi indeksami (autorskim, tytułowym, przedmiotowym) udostępnionymi w danym katalogu, ale w praktyce najczęściej wykorzystuje się odczyt kodu kreskowego z naklejki związanej z wypożyczaną książką. Dane o wypożyczeniach i zwrotach przechowywane są narastająco, dzięki czemu możliwe jest uzyskiwanie zestawień statystycznych za dowolny okres czasu. Przygotowane zostały zestawienia czytelników, odwiedzin i wypożyczeń odpowiadające zawartości typowego dziennika wypożyczalni. Przy równoczesnym wykorzystywaniu programu przez wiele placówek można uzyskać zestawienia dla wskazanej placówki lub łączne obejmujące całość danych. Specjalne zestawienie historia pozwala na zaprezentowanie listy egzemplarzy wypożyczanych przez czytelnika we wskazanym okresie czasu. Dla wskazanego egzemplarza można przejrzeć na ekranie listę czytelników, którzy wypożyczali ten egzemplarz. Program umożliwia zarejestrowanie przypadku zagubienie egzemplarza oraz wpłat kar pieniężnych wynikających z przetrzymania, zgubienia lub zniszczenia pozycji. Na życzenie operatora program wykonuje zestawienia przeterminowanych wypożyczeń oraz drukuje upomnienia (monity). Specjalną usługą jest rezerwowanie i zamawianie. Operacja zamówienia dotyczy pozycji katalogowej w danej chwili niedostępnej. Dane czytelnika zostają wówczas umieszczone w kolejce osób oczekujących na tę pozycję. Po zarejestrowaniu zwrotu tej pozycji (dowolnego egzemplarza) pracownik biblioteki jest informowany o możliwości zrealizowania 2

4 zamówienia. Operacja rezerwowania używana jest w sytuacji, gdy jest dostępny egzemplarz, natomiast bibliotekarz przeznacza go dla wskazanego czytelnika (np. na telefoniczną prośbę czytelnika) Przygotowanie do wdrożenia programu Jak wspomniano, Program Obsługi Wypożyczalni korzysta z katalogu zasobów biblioteki. Należy go przygotować przed rozpoczęciem wdrażania wypożyczalni, przynajmniej w zakresie zasobów, z których czytelnicy korzystają najczęściej. Przyjęliśmy, że wypożyczenia rejestrowane są dla jednostek inwentarzowych, nazywanych dalej egzemplarzami. Każda jednostka inwentarzowa ma w ramach katalogu unikalny, zazwyczaj dwunastocyfrowy identyfikator, który jest uwidoczniony w postaci kodu kreskowego na naklejce umieszczonej na okładce książki lub w innym dobrze widocznym miejscu. Przygotowanie naklejek z kodami odbywa się w ramach procesu katalogowania, po wprowadzeniu opisu bibliograficznego wskazanej pozycji. Możliwe jest również drukowanie kodu kreskowego z programu wypożyczalni. Zwracamy uwagę, że proces przygotowania katalogu i naklejek jest czasochłonny, a wdrożenie wypożyczalni jest możliwe, dopiero gdy do systemu komputerowego wprowadzone jest co najmniej 75% katalogu księgozbioru. Kolejną ważną decyzją jest budowa legitymacji bibliotecznych. Ze względu na zasadę działania programu legitymacja powinna zawierać kod kreskowy identyfikujący czytelnika. Sposób nadawania numeru identyfikacyjnego zależy od ustawienia systemu w bibliotece. Możliwe są następujące warianty: numery identyfikacyjne są nadawane automatycznie przez system. W tym przypadku mamy możliwość drukowania legitymacji czytelników z programu (tj. samodzielnie w bibliotece). Legitymacje drukowane należy laminować ponieważ szybko ulegają zniszczeniu, system pobiera numer czytelnika (kod kreskowy) z gotowej, wcześniej zakupionej legitymacji (np. wykonanej z plastiku). Legitymacje gotowe są droższe od wykonywanych samodzielnie, ale znacznie trwalsze. Bez względu na wybór wariantu systemu legitymacji przed wdrożeniem programu należy zaprojektować ich szatę graficzną. Program przygotowuje zestawienia statystyczne w oparciu o zaprogramowany podział zbiorów i czytelników, dlatego przed wprowadzeniem danych pierwszego czytelnika należy ustawić odpowiednie słowniki (administrator systemu). Z podziałem czytelników można związać elementy regulaminu bibliotecznego takie jak: proponowane okresy wypożyczeń i prolongat, wielkości naliczanych opłat itp. Program Obsługi Wypożyczalni jest dostępny dla wskazanych pracowników biblioteki. Listę użytkowników przygotowuje administrator systemu, nadając każdemu z nich nazwę logowania oraz stosowne uprawnienia. Hasła nadają użytkownicy samodzielnie, po pierwszym zalogowaniu z pustym hasłem. W przypadku wykorzystywania programu przez oddzielne placówki z każdym użytkownikiem wiązana jest informacja o placówce, którą on reprezentuje. 3

5 1.3. Podstawowe okno programu Program uruchamiamy naciskając dwukrotnie lewym klawiszem myszki, ikonę Wypożyczalnia znajdującą się na pulpicie. Następnie należy wpisać nazwę użytkownika i hasło w oknie logowania. Rys.1.1. Okno logowania Po wpisaniu właściwych danych znajdujemy się już w podstawowym stanie pracy programu. Na ekranie powinien pojawić się obraz jak na rys Rys.1.2. Podstawowe okno programu Okno to jest wyraźnie podzielone na strefę egzemplarza, zawierającą opis bieżącego egzemplarza i przyciski z dostępnymi operacjami, oraz strefę czytelnika prezentującą dane czytelnika, stan jego konta i dostępne operacje. 4

6 W zależności od tego jaką operację chcemy wykonać, naciskamy odpowiedni przycisk. Aktywne w danym momencie są tylko te, których użycie jest sensowne. Stan aktywności przycisków zmienia się zależnie od bieżącego stanu egzemplarza bądź czytelnika. Przycisk najczęściej wykorzystywany w bieżącym stanie programu jest przypisany do klawisza Enter, co bardzo ułatwia obsługę programu. Jest on wyróżniony ramką wokół nazwy przypisanej operacji. Rys.1.3. Przykładowy domyślny przycisk Poszczególne funkcje programu zostaną omówione szczegółowo w dalszych rozdziałach niniejszej instrukcji. Zakończyć pracę programu można klikając myszką symbol krzyżyka w prawym górnym rogu okna. 5

7 2. Kartoteka czytelników 2.1. Wprowadzanie i modyfikowanie danych czytelnika Rozpoczęcie obsługi czytelników z wykorzystaniem programu obsługi wypożyczalni jest możliwe dopiero po wprowadzeniu przynajmniej tych czytelników, którzy najczęściej korzystają z biblioteki. Jest to uzasadnione czasem rejestracji czytelnika w systemie Sowa i zablokowaniem obsługi innych czytelników przy tym stanowisku. W celu zarejestrowania nowego czytelnika, kliknięciem myszy wybieramy przycisk Dodaj w grupie Czytelnik i wybieramy rodzaj formularza danych - pusty lub częściowo wypełniony według jednego z wcześniej zdefiniowanych wzorów. Rys.2.1. Przykładowa lista wyboru rodzaju formularza Następnie na ekranie pojawia się okno Dane Czytelnika, jak na rys.2.2. Rys.2.2. Formularz danych czytelnika 6

8 W poszczególnych polach należy wpisać wszystkie niezbędne dane bieżącego czytelnika. W polu Legitymacja należy wprowadzić numer czytelnika. Zależnie od ustawienia w administratorze systemu parametru CFG_NR_CZY numer ten może być nadawany ręcznie (wartość parametru R) lub automatycznie (parametr ustawiony na A). Ustawienie ręczne stosuje się, gdy biblioteka używa gotowe legitymacje biblioteczne i w tym polu należy wpisać numer z legitymacji (można odczytać go również czytnikiem). Jeżeli program ustawiono na automatyczne numerowanie czytelników (biblioteka samodzielnie drukuje legitymacje, bądź nie wydaje ich wcale) to pole nie jest aktywne i program nadaje czytelnikowi kolejny numer w danym roku. Składa się on zazwyczaj z dziesięciu cyfr pierwsze trzy są identyfikatorem stałym w ramach danej biblioteki. Identyfikator biblioteki ustawia się w administratorze w parametrze CFG_NR_BIB. Wartości tej nie wolno zmieniać w trakcie pracy wypożyczalni, ponieważ powoduje to unieważnienie wszystkich legitymacji czytelnika. Jeżeli numery są nadawane automatycznie kolejne dwie cyfry oznaczają rok, a pozostałe numer czytelnika. W każdym roku numery nowym czytelnikom nadawane są od 1. Uwaga! System Sowa nie przewiduje corocznego przerejestrowania (renumeracji) czytelników. Informacje konieczne do statystyk program rejestruje przy pierwszej wizycie w placówce w danym roku. W następnym polu wpisujemy nazwisko i imię bądź imiona czytelnika. W przypadku osób o tym samym imieniu i nazwisku należy dodatkowo wypełnić pole Dodatkowe dane. Służy ono rozróżnieniu takich czytelników i można tam wpisać np. imię ojca lub inne identyfikujące dane. Pole Hasło powinno zawierać hasło identyfikujące czytelnika w systemie zdalnego zamawiania i rezerwowania książek. Jest to osobny moduł systemu SOWA związany najczęściej z modułem udostępniania danych w internecie. Wypełnienie tego pola jest wymagane tylko wtedy, gdy taki moduł jest zakupiony przez bibliotekę. Pole Kategoria zawodowa zawiera dane potrzebne do tworzenia statystyk. Wypełniamy je przez wybór ze słownika kategorii zawodowych. W bibliotekach publicznych jest on przygotowany na podstawie dziennika GUS. Inne biblioteki mogą zdefiniować go dowolnie np. według kierunków studiów czy klas w szkole. Następne pole Płeć również zawiera informacje statystyczne i jego wartość musi być określona. Pola Data zapisu i Ostatnia wizyta są wypełniane automatycznie i nie można ich modyfikować. Zawierają datę pierwszej i ostatniej (dotychczas) wizyty czytelnika w bibliotece. Data ważności to data, po której legitymacja czytelnika będzie uznawana za nieważną. W bibliotekach publicznych najczęściej jest ona ustawiana na koniec roku kalendarzowego, co wymusza sprawdzenie i aktualizacje danych czytelnika w momencie pierwszej wizyty w nowym roku. Biblioteki szkolne i uczelniane ustawiają tę datę na koniec roku szkolnego lub semestru. Limit konta pozwala określić maksymalną liczbę jednocześnie wypożyczonych książek na jednym koncie czytelnika. Zmiana tego limitu może być wykorzystana jako forma nagrody lub kary dla czytelnika. Ustawienie parametru CFG_ZAM_LI w administratorze pozwala na objęcie tym limitem również książek zarezerwowanych. Pole z datą ważności karty oraz limit konta są polami obowiązkowymi. Dla bibliotek publicznych obowiązkowo należy wypełnić pole Data urodzenia, ponieważ jest ono niezbędne do zestawień statystycznych z podziałem czytelników wg kategorii wiekowych. 7

9 Pozostałe dane należy traktować jako dodatkowe informacje o czytelniku. Pole Rodzaj dokumentu należy wypełnić wybierając wpis ze słownika. Może to być nazwa dowolnego dokumentu potwierdzającego tożsamość czytelnika. W praktyce w bibliotekach publicznych najczęściej stosuje się nr PESEL ze względu na jego niezmienność, a w bibliotekach uczelnianych numer albumu. Słownik rodzajów dokumentów można modyfikować w administratorze systemu SOWA (słownik DOC). Pola Adresu powinny być wypełnione kodem pocztowym, nazwą miasta i nazwą ulicy z numerem Program wykorzystuje pole adresu korespondencji do adresowania upomnień. Szczególną rolę pełni pole Uwaga blokująca konto. Wypełnienie tego pola (co najmniej jeden widoczny znak) skutkuje zablokowaniem możliwości wypożyczania. Treść uwagi będzie również wyświetlona w oknie z danymi czytelnika. Wpisanie informacji w polu Inne uwagi powoduje tylko wyświetlenie informacji przy danych czytelnika. W polu Poprzedni wpis pojawia się informacja o użytkowniku systemu, który wprowadził lub zmodyfikował dane czytelnika. Wprowadzanie danych czytelnika kończy zapisanie danych przez kliknięcie przycisku z obrazkiem dyskietki, w lewym górnym rogu okna. Rys.2.3. Ikony zapisu danych Zamknij i Zapisz Edycję można także zakończyć wybierając ikonę zamknij. Jeżeli dane były modyfikowane pojawi się wtedy następujące okienko Rys.2.4. Komunikat przy zamykaniu formularza danych czytelnika Jeżeli chcemy poprawić wcześniej wpisane dane czytelnika najpierw należy go odszukać (np. poprzez odczyt kodu z legitymacji). Następnie należy użyć przycisku Popraw w grupie Czytelnik. Na ekranie pojawi się formularz danych jak na rys. 2.2, ale zapełniony aktualnymi danymi czytelnika. Uwaga! Wprowadzać i modyfikować dane czytelnika mogą wyłącznie osoby uprawnione w bibliotece do przetwarzania danych osobowych. 8

10 2.2. Przygotowanie legitymacji bibliotecznej Sprawna obsługa czytelników opiera się na pracy z czytnikiem kodów kreskowych i wymaga wyposażenia ich w legitymacje z kodem kreskowym. Jeżeli biblioteka nie zdecydowała się na karty plastikowe może każdemu czytelnikowi wydrukować legitymację z programu po wybraniu przycisku Karta z grupy Wydruki. Rys Grupa przycisków Wydruki Jest ona zawsze drukowana dla bieżącego czytelnika. Przykład drukowanej legitymacji pokazano na rysunku 2.6: Rys Przykład wydrukowanej legitymacji bibliotecznej Zmianę wyglądu legitymacji może wykonać administrator systemu. Polega to na przygotowaniu innego pliku skryptowego (typu rep) oraz zmianie pliku konfiguracyjnego wypozyczalnia.ini. W przypadku zaginięcia legitymacji możemy wydrukować jej duplikat (nacisnąć ponownie Karta) lub przydzielić czytelnikowi nowy numer, aby unieważnić starą legitymację. W tym celu należy wybrać polecenie Zmień w grupie Czytelnik. Jeżeli system nadaje numery identyfikacyjne automatycznie opcja ta zmienia numer czytelnika na kolejny w bibliotece i przepisuje na nowe konto całą historię wypożyczeń. W przypadku gdy wprowadzamy numer czytelnika ręcznie, pojawi się okienko z prośba o wprowadzenie nowego numeru czytelnika np. przez odczytanie go czytnikiem z nowej karty. Rys Okno z pytaniem o nowy numer czytelnika Operacja ta jest także wykorzystywana przy wydawaniu kart plastikowych wcześniej wprowadzonym czytelnikom. Przed uruchomieniem wypożyczalni komputerowej należy wprowadzić czytelników nadając im dowolne numery (numeracja automatyczna). Następnie w momencie rozpoczęcia pracy z wypożyczalnią zmienia się ustawienie na numerację ręczną. Wydając czytelnikowi kartę plastikową naciskamy Zmień i odczytujemy z niej kod kreskowy czytnikiem. 9

11 2.3. Usuwanie danych czytelnika Dane czytelnika mogą zostać usunięte z ewidencji poprzez wybranie opcji Usuń w grupie Czytelnik. Operacja ta jest jednak możliwa tylko wówczas, gdy konto czytelnika jest puste. W przeciwnym przypadku system wyświetli komunikat jak na rysunku 2.8 Rys Komunikat błędu Ze względów statystycznych konieczne jest zachowanie informacji o numerze karty, dacie urodzenia i kategorii zawodowej czytelnika. Dane osobowe stają się jednak niedostępne Wyszukiwanie danych czytelnika Najprostszą metodą odszukania danych czytelnika jest odczytanie kodu kreskowego z legitymacji bibliotecznej. Wymaga to przyzwyczajenia czytelników do obowiązku noszenia legitymacji. W sytuacji, gdy nie możemy odszukać czytelnika wg kodu identyfikacyjnego program umożliwia przeglądanie listy czytelników zapisanych w bibliotece. Po naciśnięciu przycisku Wyszukaj (w grupie Czytelnik) na ekranie pojawia się okno jak na rys Rys.2.9. Okno listy czytelników Dane czytelników możemy wyświetlać w różnym porządku. Można uporządkować je alfabetycznie wg nazwiska i imienia, wg numerów legitymacji bibliotecznych, lub wg kodów 10

12 kategorii zawodowych. Zmiana następuje przez wybór odpowiedniej zakładki. Pole szukaj pozwala na wpisanie danych szukanej osoby. Rodzaj wprowadzanych danych zależy od bieżącego uporządkowania listy czytelników. Przykładowo w układzie nazwisko i imię należy wpisać początek nazwiska poszukiwanej osoby. Odszukanie danych następuje po naciśnięciu przycisku Szukaj lub klawisza Enter. Dwukrotne kliknięcie w polu z danymi czytelnika powoduje wskazanie tego czytelnika jako bieżącego oraz zamknięcie okna listy czytelników. Jednokrotne kliknięcie wskazuje czytelnika, ale nie zamyka okna Konta czytelnika Dla każdego czytelnika tworzone jest automatycznie pięć tzw. kont, reprezentujących następujące informacje: konto wypożyczeń jest listą egzemplarzy aktualnie wypożyczonych przez czytelnika, konto rezerwacji jest listą egzemplarzy aktualnie zarezerwowanych dla czytelnika, konto zamówień jest listą pozycji katalogowych (nie egzemplarzy) aktualnie zamówionych przez czytelnika, konto opłat - jest listą zawierająca informacje o opłatach naliczonych oraz rozliczonych (wpłaconych) przez czytelnika. konto monitów jest listą monitowanych pozycji wypożyczonych przez czytelnika Po wskazaniu czytelnika na ekranie pojawia się obraz jego kont jak na rys Rys Obraz konta bieżącego czytelnika Obraz konta czytelnika składa się z dwóch części: opisu czytelnika i stanu kont. W części opisu czytelnika jest wyświetlany numer karty, nazwisko i imię, kategoria czytelnika, stan wypożyczeń i limit konta. Niebieski napis Rezerwacje oznacza, że czytelnik rezerwował książki, a zielony Zamówienia oznacza, że zamawiał. W kolorze czerwonym prezentowane są przyczyny blokady konta, w brązowym uwagi. 11

13 W części dotyczącej stanu kont prezentowane są na odrębnych zakładkach poszczególne konta. Przeglądane konto zmieniamy klikając odpowiednią zakładkę. Każda pozycja konta Wypożyczenia zawiera numer identyfikacyjny danej pozycji, sygnaturę, tytuł, autora, datę wypożyczenia, przewidywany termin zwrotu (w kolorze zielonym, jeśli jest to data przyszła lub czerwonym, jeśli jest to data miniona). Pozycje tego konta wyświetlone są w kolejności przewidywanej daty zwrotu (pierwsza pozycja powinna zostać zwrócona najwcześniej). Rys Obraz konta wypożyczeń Konto Rezerwacje zawiera dodatkowo informację o tym czy dany egzemplarz jest już do odbioru (wypożyczenia) czy też jedynie zgłoszono rezerwację w magazynie biblioteki. Naciśnięcie ikony z krzyżykiem pozwala na usunięcie rezerwacji. Rys Obraz konta rezerwacji 12

14 Konto Zamówienia nie zawiera danych o egzemplarzu, a jedynie opis bibliograficzny zamówionego wydania książki. Prezentowana jest informacja o miejscu czytelnika w kolejce osób oczekujących i data zamówienia. Naciśnięcie ikony z żółtym trójkątem ( ) powoduje wyświetlenie listy osób oczekujących na daną pozycję. Naciśnięcie ikony z krzyżykiem pozwala na usunięcie zamówienia. Rys Obraz konta zamówień Konto Rozliczenia prezentuje chronologicznie opłaty naliczone automatycznie przez program. Widoczna jest kwota, powód i data naliczenia (kary za przetrzymanie, za wysłanie upomnień, kaucje) oraz datę i numer dokumentu wpłaty. Naciśnięcie ikony z krzyżykiem pozwala na usunięcie niezapłaconej kwoty. Rys Obraz konta rozliczeń 13

15 Konto Monity prezentuje wykryte lub wysłane do czytelnika upomnienia za przetrzymanie książek. Widoczny jest identyfikator książki, data wykrycia (aktualizacji monitów) w kolorze czarnym lub data wysłania monitu w kolorze czerwonym, oraz skrócony opis książki. Rys Obraz konta monitów Rys Opis egzemplarza monitowanego 2.6. Blokowanie konta czytelnika Program Obsługi Wypożyczalni wykrywa automatycznie następujące przypadki naruszenia obowiązującego regulaminu: - utrata ważności legitymacji, przekroczenie limitu wypożyczeń, przetrzymanie książki przez czytelnika, nie uregulowanie naliczonych opłat. Naruszenie regulaminu sygnalizowane jest pojawieniem się przy danych czytelnika odpowiednich komunikatów, które wyświetlane są w kolorze czerwonym. Zależnie od ustawienia w programie administratora parametru Interpretacja blokady (CFG_SETBLO) w przypadku naruszenia regulaminu program będzie tylko wyświetlał informację przy danych czytelnika (wartość parametru 0), wyświetlał komunikat o blokadzie pozostawiając decyzję co do dalszej pracy bibliotekarzowi (wartość 1) lub całkowicie blokował konto (wartość 2). Pracownik biblioteki może także zablokować konto czytelnika wpisując na karcie czytelnika informację w polu Uwaga blokująca konto. 14

16 3. Katalog zbiorów Informacja o zbiorach bibliotecznych przygotowywana jest za pomocą odrębnego programu katalogowania. W niniejszej dokumentacji omówione są jedynie możliwości wyszukiwania dostępne w Programie Obsługi Wypożyczalni Reprezentacja zasobów biblioteki W systemach SOWA każda jednostka inwentarzowa jest reprezentowana przez dwunastocyfrowy identyfikator. Składa się on najczęściej z trzycyfrowego identyfikatora księgi inwentarzowej, sześciocyfrowego numeru kolejnego odpowiadającego numerowi inwentarzowemu w bibliotece oraz trzech cyfr dodatkowych najczęściej zer. Sekcje te na wydrukach są rozdzielone znakiem '-'. Długość (liczba znaków) każdej sekcji może być zdefiniowana inaczej, ale jest to możliwe wyłącznie w momencie instalacji systemu SOWA. Identyfikator jest widoczny w postaci kodu kreskowego na naklejce umieszczonej na okładce książki lub w innym dobrze widocznym miejscu. Przygotowanie naklejek z kodami odbywa się w ramach programu katalogowania, po wprowadzeniu opisu bibliograficznego wskazanej pozycji. System kontroluje unikalność identyfikatorów w ramach jednego katalogu, należy jednak zadbać o to, by był on unikalny w ramach całej lokalnej sieci bibliotek (filie, oddziały) i różnych typów zbiorów (zbiory specjalne, muzyczne itp.) Fazy dostępności egzemplarza Każdy egzemplarz wprowadzony do systemu SOWA ma przypisany status oznaczający aktualny stan egzemplarza, nazywany czasami fazą dostępności. Zmiana statusu następuje automatycznie, w wyniku niektórych operacji programu wypożyczalni. Przewidziano następujące statusy egzemplarzy, odpowiadające fazom dostępności egzemplarza w bibliotece: w opracowaniu status taki otrzymuje początkowo każdy nowo wprowadzony egzemplarz identyfikator jest prezentowany w kolorze czarnym, dostępny status oznacza, że egzemplarz znajduje się aktualnie w bibliotece kolor zielony, wypożyczony status oznacza, że egzemplarz jest aktualnie wypożyczony kolor pomarańczowy, zarezerwowany status oznacza, że egzemplarz został zarezerwowany dla konkretnego czytelnika kolor niebieski, niedostępny (czasowo) oznacza, że egzemplarza nie można wypożyczyć, ponieważ został zgłoszony do wycofania lub do oprawienia albo zablokowano możliwość wypożyczania tego egzemplarza kolor czerwony, wycofany (ubytkowany) oznacza, że egzemplarz został wycofany ze zbiorów biblioteki (system komputerowy przechowuje informację o wycofanych egzemplarzach) również kolor czerwony 15

17 3.3. Wyszukiwanie danych egzemplarza Podstawowe operacje programu odnoszą się zawsze do konkretnego egzemplarza, który trzeba wskazać przed rozpoczęciem operacji. Tak wskazany egzemplarz nazywany jest dalej bieżącym. Najszybszym sposobem odszukania danych egzemplarza jest odczytanie kodu kreskowego znajdującego się na naklejce. W wyniku tej operacji w polu egzemplarz pojawi się opis bibliograficzny egzemplarza wraz z identyfikatorem, sygnaturą i ceną, oraz stanem i miejscem dostępności. Rys Okno katalogu zbiorów. Wybranie bieżącego egzemplarza jest możliwe też po naciśnięciu przycisku Wyszukaj w grupie Egzemplarz na ekranie pojawia się okno jak na rys Rys Okno katalogu zbiorów. 16

18 Aby dotrzeć do poszukiwanej pozycji należy najpierw wybrać indeks do przeglądania, reprezentowany jedną z zakładek. Lista indeksów zależy od zaprojektowania katalogu. Za pomocą polecenia format można dostosować sposób prezentacji opisów bibliograficznych. Polecenie szukaj pozwala szybko odnaleźć w indeksie odpowiedni dokument. Po kliknięciu w obrębie wskazanej klatki zmienia ona kolor na seledynowy, a w dolnej części okna pojawia się informacja o egzemplarzach związanych ze wskazaną pozycją. W nawiasach kwadratowych prezentowane jest miejsce przechowywania i status egzemplarza. Aby wskazać konkretny egzemplarz należy dwukrotnie kliknąć w wierszu z jego identyfikatorem. Wówczas wskazany egzemplarz staje się bieżącym a okno katalogu zostaje zamknięte. Pojedyncze kliknięcie wybiera bieżący egzemplarz, ale nie zamyka okna wyboru należy je zamknąć przez naciśnięcie krzyżyka w prawym górnym narożniku okna. Status bieżącego egzemplarza reprezentowany jest kolorem identyfikatora. Kolor czarny oznacza w opracowaniu, zielony - dostępny, pomarańczowy - wypożyczony, niebieski zarezerwowany, natomiast czerwony - niedostępny lub wycofany. Jest on również wyświetlony słownie po informacji o miejscu jego przechowywania. Ikona oznacza, że wskazany egzemplarz związany jest z wydaniem, które zostało zamówione przez czytelnika. 17

19 4.Obsługa podstawowych zadań wypożyczalni Podstawowym zadaniem wypożyczalni jest udostępnianie czytelnikowi materiałów bibliotecznych i rejestracja ich ruchu wśród czytelników. Czytelnicy mogą z nich korzystać na miejscu (w czytelni) lub wypożyczać na określony czas. Program Obsługi Wypożyczalni zajmuje się wyłącznie wypożyczeniami i wszystkimi procesami z nimi związanymi Udostępnienie egzemplarza Wypożyczyć można jedynie egzemplarze dostępne. Ponieważ początkowo każdy egzemplarz ma status w opracowaniu w Programie Obsługi Wypożyczalni, należy dla każdego nowego egzemplarza wykonać operację udostępnienia. Również egzemplarze niedostępne można przywrócić do wypożyczania. Po wskazaniu egzemplarza (odczyt kodu kreskowego) należy nacisnąć klawisz Udostępnij lub Enter (udostępnienie jest operacją domyślną, jeżeli bieżący egzemplarz jest w opracowaniu lub niedostępny ). Nie można udostępnić egzemplarza, jeśli przypisano mu lokalizację dla której nie przewidziano wypożyczeń (np. czytelnia). Lokalizacje dostępne do wypożyczania określa parametr Miejsca dostępne w wypożyczalni ( CFG_DOSTEP ), który można ustawić programem Administrator_TCP. Rys Strefa Egzemplarz dla stanu w opracowaniu Zarejestrowanie wypożyczenia egzemplarza Aby zarejestrować wypożyczenie należy wskazać czytelnika i egzemplarz. Czytelnika można wskazać przez odczytanie kodu z legitymacji bibliotecznej lub poprzez wyszukanie w liście czytelników. Egzemplarz wskazujemy poprzez odczytanie kodu kreskowego z naklejki lub poprzez wyszukanie egzemplarza w katalogu zbiorów. Rys Okno programu w momencie wypożyczania. 18

20 Po naciśnięciu przycisku Wypożycz lub klawisza Enter (wypożyczenie jest domyślną operacją dla egzemplarza dostępnego) na ekranie pojawia się okno proponowanego okresu wypożyczenia jak na rys Rys Okno daty zwrotu Po ewentualnym zmodyfikowaniu daty i zaakceptowaniu (przycisk OK.), konto czytelnika powiększa się o nową pozycję. Proponowany czas wypożyczenia w dniach jest przypisany do kategorii czytelnika i można go ustawić w programie Administrator_TCP w słowniku Proponowane okresy wypożyczeń (OKR), lub w pliku regulamin.vpr Zarejestrowanie zwrotu egzemplarza Aby zarejestrować zwrot należy wskazać egzemplarz: albo poprzez odczyt kodu kreskowego z naklejki, albo poprzez wyszukanie w katalogu zbiorów albo poprzez kliknięcie na odpowiedniej pozycji konta czytelnika. Okno programu w momencie zwrotu wygląda jak na rys Rys Okno programu w momencie zwrotu. Po naciśnięciu klawisza Enter, lub przycisku Zwrot pojawia się okno z możliwością wyboru stanu fizycznego książki jak na rys Wybierając jeden z przycisków możemy zaznaczyć czy oddany egzemplarz jest w dobrym stanie, czy wymaga oprawy lub wycofania. Jeśli jakość oddanej książki określimy jako złą, to program zaproponuje naliczenie czytelnikowi kary, a egzemplarz przejdzie do odpowiedniej fazy dostępności (stanu). 19

21 Rys Pytanie przy zwrocie egzemplarza Kara proponowana jest także w przypadku zwrotu po terminie. Nalicza się ją wówczas wg wzoru zaprogramowanego dla danej biblioteki. Naliczenie kary nie jest równoważne z przyjęciem odpowiedniej wpłaty. Umożliwia to skumulowanie naliczonych kar i przyjęcie wpłaty później. Rys Określenie wysokości kary. Zarejestrowanie zwrotu skutkuje usunięciem odpowiedniej pozycji z konta czytelnika. Egzemplarz ten pozostaje nadal egzemplarzem bieżącym Zwrot pozycji zamawianej Operacja zarejestrowania zwrotu przebiega nieco inaczej w sytuacji, gdy zwracany tytuł jest zamówiony przez innego czytelnika. Przyjęty egzemplarz staje się automatycznie zarezerwowany, o czym program informuje wyświetlając na ekranie rewers jak na rys Rys Obraz rewersu po zarezerwowaniu egzemplarza 20

22 Egzemplarza tego nie odkładamy na półkę w magazynie, ale pozostawiamy w wypożyczalni na specjalnej półce (regale) pozycji zarezerwowanych. Można go wypożyczyć jedynie czytelnikowi dla którego wykonano rezerwację. Informacja o tym czytelniku jest wyświetlana pod przyciskami w części Czytelnik, a naciśnięcie domyślnego przycisku Inny powoduje zmianę czytelnika bieżącego Informacja o czytelniku rezerwującym zwracaną książkę 4.5. Przedłużenie okresu wypożyczenia Aby przedłużyć okres wypożyczenia należy wskazać egzemplarz albo poprzez odczyt kodu kreskowego z naklejki, albo poprzez wyszukanie w katalogu zbiorów, albo poprzez kliknięcie na odpowiedniej pozycji konta czytelnika i nacisnąć przycisk Prolongata (w grupie Egzemplarz). Po zmianie daty zwrotu i zaakceptowaniu (przycisk OK.), okres wypożyczenia zostaje zmieniony. W przypadku przedłużenia po terminie planowanego zwrotu pozycji program nalicza odpowiednią opłatę karną. Należy pamiętać, że prolongowana pozycja może być zamówiona przez innego czytelnika (ikona ostrzegawcza). Zależnie od ustawienia parametru CFG_PRL (Sposób realizacji prolongaty) będzie ona niewidoczna w statystyce, bądź zarejestrowana jako zwrot i wypożyczenie Zgłoszenie zagubienia lub zniszczenia Jeżeli czytelnik zagubi wypożyczoną książkę, to najpierw wybieramy egzemplarz poprzez kliknięcie na odpowiedniej pozycji konta czytelnika albo poprzez wyszukanie go w katalogu zbiorów. Następnie naciskamy klawisz Zagubienie (w grupie Egzemplarz). Na ekranie pojawia się menu, z którego można wybrać przyczynę zagubienia i określić sposób rekompensaty za utraconą książkę Menu wyboru przyczyny zagubienia. Jeżeli wybierzemy Opłatę za zagubienie pojawi się okienko kwoty, która zostaje naliczona czytelnikowi. Nie przewiduje się możliwości zrezygnowania z naliczenia tej kwoty Okienko opłaty za zagubienie. 21

23 Jeśli wybierzemy Egzemplarz w zamian to drukowane jest odpowiednie pokwitowanie. Rys Pokwitowanie przyjęcia egzemplarza za zagubiony Po zakończeniu operacji egzemplarz przechodzi do stanu niedostępny. Równocześnie zostaje usunięty z konta czytelnika. Zgłoszone w ten sposób zagubienie jest odnotowane w specjalnej kartotece, wykorzystywanej przez program zajmujący się ubytkowaniem (Program Opracowania Inwentarza), za pomocą którego wycofuje się egzemplarz ze zbioru. Jeżeli książka była jednocześnie przetrzymana to program nalicza także karę za przetrzymanie. Możliwe jest również zgłoszenie do ubytkowania z innej przyczyny przez naciśnięcie przycisku Wycofaj i wybraniu przyczyny wycofania Zarezerwowanie egzemplarza Operacja zarezerwowania egzemplarza jest stosowana, jeśli czytelnik nie może w danym momencie dokonać wypożyczenia (np. na telefoniczną prośbę czytelnika). Egzemplarz zarezerwowany jest umieszczany na specjalnej półce (regale) dostępnej jedynie dla pracownika wypożyczalni. Operacja przebiega bardzo podobnie do rejestracji wypożyczenia. Najpierw wskazujemy czytelnika i egzemplarz, a następnie naciskamy Zarezerwuj i wskazany egzemplarz przechodzi na konto rezerwacji bieżącego czytelnika. Jeżeli konieczne jest wydrukowanie rewersu (biblioteka nie korzysta z oprogramowania dla magazynu zbiorów), to należy dwukrotnie kliknąć na pozycji konta rezerwacji Zamówienie wydania Jeżeli wszystkie egzemplarze wskazanej pozycji katalogowej są wypożyczone lub zarezerwowane, to kolejny czytelnik może jedynie zamówić tę pozycję. W systemie SOWA jedna pozycja katalogu może zawierać informację o wielu wydaniach książki, dlatego w tym przypadku zamawia się oddzielnie każde wydanie. 22

24 Aby zamówić należy najpierw wskazać czytelnika. Następnie przechodzimy do wyszukiwania w katalogu zbiorów. Okno katalogu zawiera przycisk Zamów, który aktywizuje się po kliknięciu w wierszu reprezentującym wydanie. Przycisku nie ma jeśli wcześniej nie wskazaliśmy czytelnika. Rys Zamawianie wskazanego wydania Po użyciu przycisku Zamów i zaakceptowaniu maksymalnego okresu oczekiwania wydanie zostaje zamówione. Rys Data ważności zamówienia Dla danego wydania tworzona jest kolejka osób oczekujących. Egzemplarze tego wydania zostają oznaczone ikoną, której kliknięcie powoduje wyświetlenie kolejki osób oczekujących. Książka ta jest także widoczna na koncie zamówień z informacją o miejscu w kolejce. 23

25 Rys Lista czytelników oczekujących Realizacja zamówienia dla pierwszego czytelnika z kolejki następuje, gdy zostanie zwrócony dowolny egzemplarz wydania lub zostanie anulowana rezerwacja takiego egzemplarza. Zamówienia i rezerwacje mogą być również zgłaszane przez inne programy systemu SOWA dostępne dla czytelnika np. ze strony internetowej przez moduł Sowa-WWW Rejestracja wpłat Jak wspomniano, program nalicza automatycznie kary za przetrzymane egzemplarze i za wysłane monity. Ponadto pracownik może naliczyć opłatę za zagubienie egzemplarza. Wszystkie naliczone kwoty zostają umieszczone na koncie opłat. Jeżeli czytelnik chce uregulować należność należy użyć przycisku Wpłata. Na ekranie pojawi się menu wyboru rodzaju wpłaty. Rys Menu rodzajów wpłat 24

26 Po wybraniu Zapłata kar pojawia się suma kwot, a po jej zaakceptowaniu program oznaczy opłaty jako uregulowane. Wysokość kwoty może być zmieniana jedynie przez usunięcie kary z konta rozliczeń. Rys Okno z kwotą wpłaty Okienko z pokwitowaniem otwiera się automatycznie po dokonaniu wpłaty przez użytkownika. Aby wydrukować pokwitowanie należy nacisnąć przycisk Drukuj. Przykład pokwitowania przedstawia rysunek Rys Przykład pokwitowania wpłaty Numer pokwitowania nadawany jest automatycznie. Podobne pokwitowania są drukowane do wpłaty i wypłaty kaucji. Wysokość kaucji jest wprowadzana w okienku wpłaty, proponowana jest kwota 10zł Rejestracja wizyty Dla celów statystycznych system rejestruje wizyty czytelnika w momencie wypożyczenia lub zwrotu książki, lub w momencie zmiany danych osobowych. W statystyce liczona jest tylko jedna wizyta w ciągu dnia. Jeśli chcemy zaznaczyć wizytę czytelnika, który nie wypożyczył ani nie zwrócił książki, a np. tylko długo coś wyszukiwał z pomocą bibliotekarza wystarczy nacisnąć przycisk Wizyta w grupie Czytelnik. 25

27 4.11. Monitowanie przetrzymanych pozycji Program obsługi wypożyczalni pozwala również na pełną obsługę przetrzymanych pozycji. Oprócz kar za zwrot materiałów bibliotecznych po przewidzianym terminie możliwe jest wyszukiwanie pozycji długo przetrzymywanych i przygotowanie monitów dla posiadających je czytelników. Rys Grupa Monity. Jeśli chcemy wyszukać nowe pozycje do monitowania należy nacisnąć przycisk Aktualizuj w grupie Monity. Ze względu na wielkość bazy wypożyczeń operacja ta może trwać nawet kilka minut i na ten czas praca wypożyczalni na tym stanowisku będzie wstrzymana. Program każdorazowo informuje o tym prosząc o potwierdzenie uruchomienia procesu, co zapobiega przypadkowemu wykonaniu tej operacji. Rys Potwierdzenie uruchomienia aktualizacji monitów. Operacja kończy się komunikatem o liczbie nowych pozycji do monitowania. Rys Informacja o liczbie wykrytych monitów. Zwrócenie pozycji przez czytelnika automatycznie usuwa ją z listy wykrytych do monitowania. Listę wyszukanych pozycji można przeglądać po naciśnięciu przycisku Przeglądaj w grupie Monity. Są tu widoczne tylko te pozycje, które nie zostały jeszcze przeznaczone do wysłania. Podwójne kliknięcie na opisie pozycji powoduje wyświetlenie monitu zawierającego wszystkie pozycje przetrzymane przez czytelnika, jego dane adresowe i kod kreskowy z identyfikatorem monitu. Odczytanie czytnikiem tego kodu lub wybranie monitowanej pozycji i wciśnięcie przycisku Wysyłam powoduje zarejestrowanie monitu jako wysłanego (wszystkie pozycje przechodzą do zakładki wysłane i dostają informacje o dacie monitowania), a na koncie czytelnika pojawia się informacja w danych czytelnika, w opisie wypożyczonych pozycji i na koncie monitów. Liczbę dni między przewidywaną datą zwrotu, a zakwalifikowaniem jako monitu określają parametry dostępne do ustawienia w programie Administrator_TCP (CFG_M1, CFG_M2, CFG_M3 odpowiednio dla pierwszego, drugiego i trzeciego monitu). Wartości domyślne to 30, 60 i 90 dni. 26

28 Rys Lista wykrytych monitów. Rys Przykładowy monit. 27

29 Rys Lista monitów wysłanych Rys Informacja o monitach na koncie czytelnika 28

30 5. Realizacja wydruków 5.1. Drukowanie stanu konta czytelnika, historii wypożyczeń Gdy chcemy sprawdzić jak zmieniał się stan konta czytelnika, jakie pozycje zostały wypożyczone, kiedy zostały oddane, korzystamy z przycisku Historia (w grupie Czytelnik). Na wydruku możemy znaleźć wszystkie szczegółowe informacje: nazwisko i imię czytelnika, identyfikator książki oraz jej skrócony opis katalogowy, daty wypożyczeń i zwrotów. Przykład wydruku historii wypożyczeń czytelnika pokazano na rysunku 5.1. Rys Wydruk historii wypożyczeń Podobną funkcję spełnia przycisk Konto. Po jej wybraniu wyświetla nam się informacja w formie tabelki dotycząca bieżących wypożyczeń czytelnika. Wszystkie te informacje możemy wydrukować i dostarczyć czytelnikowi, dzięki czemu wie on dokładnie ile czasu ma na oddanie pozycji. 29

31 5.2. Zestawienia statystyczne Uzyskanie zestawień statystycznych obejmujących elementy dla typowego dziennika wypożyczalni jest możliwe jeśli biblioteka posiada licencję na moduł Statystyk wypożyczalni i odpowiedniego go skonfigurowano. W szczególności należy przygotować specyficzne dla danej biblioteki informacje o: podziale placówek (zestawienie zarejestrowanych czytelników, odwiedzin), podziale zbiorów udostępnianych w poszczególnych placówkach wypożyczeń), podziale literatury (zestawienie struktury wypożyczeń), (zestawienie Każde z zestawień można uzyskać za okres jednego miesiąca (wówczas wiersze zestawienia odpowiadają poszczególnym dniom pracy biblioteki) lub za wskazany zakres miesięcy (wówczas wiersze zestawienia odpowiadają poszczególnym miesiącom pracy biblioteki). Wybranie polecenia zestawienie z menu głównego okna programu powoduje wyświetlenie listy dostępnych zestawień statystycznych Rys. 5.2 Lista dostępnych zestawień statystycznych. Po wybraniu np. Czytelnicy zarejestrowani w podanym okresie na ekranie pojawi się okno parametrów zestawienia np. takie jak na rys Rys Okno parametrów zestawienia zarejestrowanych czytelników 30

32 Po naciśnięciu Wykonaj pojawia się okno wydruku z zestawieniem dla zadanych parametrów jak na rys Rys Przykład zestawienia Zestawienie można wydrukować po naciśnięciu polecenia Drukuj Inne zestawienia. Oprócz zestawień statystycznych program ma możliwość wykonania innych pomocnych zestawień. Wybranie polecenia zestawienie z menu głównego okna programu powoduje wyświetlenie listy dostępnych zestawień Rys. 5.5 Lista dostępnych zestawień. Pierwsze trzy zestawienia dotyczą wypożyczeń i pozwalają na wykonanie listy czytelników przetrzymujących książki, przetrzymanych lub wypożyczonych książek w zadanym okresie. Wybranie jednego z tych zestawień powoduje wyświetlenie okienka z parametrami wydruku jak na rys Podanie daty początkowej i końcowej oraz naciśnięcie przycisku Wykonaj powoduje wyświetlenie wybranego zestawienia. 31

33 Rys Okno parametrów zestawienia Rys Zestawienie czytelników przetrzymujących (fragment) Rys Zestawienie książek przetrzymanych (fragment) 32

34 Rys Zestawienie wypożyczonych książek (fragment) Zestawienie Czytelnicy odwiedzający pozwala na wykonanie listy czytelników odwiedzających wybraną placówkę w wybranym dniu. Rys Okno parametrów zestawienia Czytelnicy odwiedzający Rys Zestawienie wizyt czytelników w dniu (fragment) 33

35 Zestawienie Wykaz wpłat pozwala na wykonanie listy wpłat i wypłat w wybranej placówce w wybranym okresie z uwzględnieniem rodzaju wpłaty (kara, kaucja). Rys Okno parametrów zestawienia Wykaz wpłat Rys Zestawienie opłat w zadanym okresie Zestawienie Wykaz rezerwacji pozwala na wykonanie listy książek zarezerwowanych w wybranej placówce w wybranym okresie czasu, z podziałem na rezerwacje nowe i do odbioru. Rys Okno parametrów zestawienia Wykaz rezerwacji 34

36 Rys Zestawienie rezerwacji (fragment) 6.Inne funkcje programu Z menu głównego Programu Obsługi Wypożyczalni można wybrać pozycję Opcje, która pozwala na wyłączenie funkcji rezerwowania lub zamawiania książek przez czytelników Rys Opcje programu obsługi wypożyczalni 35