UMOWA W SPRAWIE PRZYZNANIA GRANTU 7PR ZAŁĄCZNIK VII FORMULARZ E - ZAKRES WYMAGAŃ I OBOWIĄZKÓW W ODNIESIENIU DO ŚWIADECTWA KONTROLI METODYKI

Transkrypt

1 Umowa w sprawie przyznania grantu 7PR- Załącznik VII - Formularz E Wersja 3, UMOWA W SPRAWIE PRZYZNANIA GRANTU 7PR ZAŁĄCZNIK VII FORMULARZ E - ZAKRES WYMAGAŃ I OBOWIĄZKÓW W ODNIESIENIU DO ŚWIADECTWA KONTROLI METODYKI SPIS TREŚCI ZAKRES WYMAGAŃ I OBOWIĄZKÓW W ODNIESIENIU DO NIEZALEŻNEGO SPRAWOZDANIA Z FAKTYCZNYCH USTALEŃ W SPRAWIE METODYKI W RAMACH UMOWY W SPRAWIE PRZYZNANIA GRANTU FINANSOWANEJ ZE ŚRODKÓW SIÓDMEGO PROGRAMU RAMOWEGO NA RZECZ BADAŃ NAUKOWYCH (7PR) NIEZALEŻNE SPRAWOZDANIE Z FAKTYCZNYCH USTALEŃ W SPRAWIE METODYKI DOTYCZĄCEJ UMOWY W SPRAWIE PRZYZNANIA GRANTU FINANSOWANEJ ZE ŚRODKÓW SIÓDMEGO PROGRAMU RAMOWEGO NA RZECZ BADAŃ NAUKOWYCH (7PR)... 4 Formularz zawierający zakres wymagań i obowiązków powinien być wypełniany przez Beneficjenta i uzgadniany z Audytorem Audytor powinien przedstawić niezależne sprawozdanie z ustaleń faktycznych w sprawie metodyki

2 Zakres wymagań i obowiązków w odniesieniu do niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń w sprawie metodyki w ramach umowy w sprawie przyznania grantu finansowanej ze środków siódmego programu ramowego na rzecz badań naukowych (7PR). Poniżej przedstawiono zakres wymagań i obowiązków ( ZWO ), na podstawie którego <nazwa Beneficjenta> Beneficjent zgadza się zlecić <nazwa firmy audytowej> Audytorowi dostarczenie sprawozdania z faktycznych ustaleń w związku z umowami w sprawie przyznania grantu w ramach siódmego programu ramowego na rzecz badań naukowych (7PR) finansowanymi ze środków Unii Europejskiej/Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej <tytuł i numer umów w sprawie przyznania grantu> ( umowy w sprawie przyznania grantu ), dotyczący metodyki Beneficjenta stosowanej do obliczania kosztów osobowych oraz kosztów ogólnych (kosztów pośrednich). W przypadku gdy w niniejszym ZWO mowa jest o Komisji Europejskiej, oznacza to jej kompetencje w zakresie umów w sprawie przyznania grantu zawartych z Beneficjentem. Unia Europejska/Euratom nie jest stroną niniejszego zlecenia. 1.1 Zakres odpowiedzialności stron zlecenia Beneficjent oznacza podmiot prawny otrzymujący grant, który podpisał umowy w sprawie przyznania grantu z Komisją Europejską 1. Beneficjent jest odpowiedzialny za sporządzenie sprawozdania finansowego 2 w odniesieniu do działania finansowanego w ramach umów w sprawie przyznania grantu, zgodnie z ich postanowieniami, oraz za jego przekazanie Audytorowi oraz zapewnienie możliwości odpowiedniego uzgodnienia wspomnianego sprawozdania finansowego z systemami rachunkowymi i księgowymi Beneficjenta oraz stosowną dokumentacją i zapisami. Sprawozdanie finansowe nie zostanie wykorzystane jako podstawa dla procedur, które Audytor przeprowadzi w ramach niniejszej umowy zlecenia. Niezależnie od przewidzianych procedur, Beneficjent w każdym momencie ponosi odpowiedzialność za stosowaną przez siebie metodykę oraz dokładność sprawozdania finansowego. Beneficjent ponosi odpowiedzialność za oświadczenia w zakresie okoliczności faktycznych, które mają umożliwić Audytorowi przeprowadzenie wymaganych procedur, i jest zobowiązany przekazać Audytorowi pismo, w którym deklaruje on prawdziwość tych oświadczeń, opatrzone datą i wskazujące okres objęty oświadczeniami. Beneficjent uznaje, że zdolność Audytora do skutecznego przeprowadzenia procedur wymaganych niniejszym zleceniem zależy od zapewnienia przez Beneficjenta pełnego i swobodnego dostępu do personelu Beneficjenta i jego ksiąg rachunkowych oraz innych odpowiednich zapisów. Audytor oznacza audytora odpowiedzialnego za realizację uzgodnionych procedur, zgodnie z ZWO, oraz za przedłożenie Beneficjentowi niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń. Audytor musi być niezależny od Beneficjenta. [Opcja 1: niepotrzebne skreślić] Audytor jest uprawniony do wykonywania ustawowych badań dokumentów rachunkowych zgodnie z dyrektywą 2006/43/WE Rady i Parlamentu Europejskiego z dnia 17 maja 2006 r. w sprawie ustawowych badań rocznych sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych, zmieniającą dyrektywy Rady 78/660/EWG oraz 83/349/EWG i uchylającą dyrektywę Rady 84/253/EWG lub podobnymi przepisami krajowymi. 1 W przypadku zastosowania specjalnej klauzuli 10 wzoru umowy w sprawie przyznania grantu 7PR lub specjalnej klauzuli 10bis umowy w sprawie przyznania grantu Marie Curie 7PR, niniejszy formularz wypełniają również osoby trzecie związane z beneficjentem. W takim przypadku przez termin beneficjent rozumie się osobę trzecią. 2 Termin sprawozdania finansowe oznacza w tym kontekście wyłącznie formularz C załącznik VI, przy pomocy którego Beneficjent zgłasza koszty w ramach umowy w sprawie przyznania grantu. 2

3 [Opcja 2: niepotrzebne skreślić] Audytor jest upoważnionym urzędnikiem państwowym, któremu właściwe organy państwowe nadały zdolność prawną do prowadzenia audytu Beneficjenta i który nie jest zaangażowany w sporządzanie sprawozdań finansowych. Procedury, które Audytor jest zobowiązany przeprowadzić, są określane przez Komisję Europejską, a Audytor nie jest odpowiedzialny za odpowiedniość oraz stosowność tych procedur. 1.2 Przedmiot zlecenia Przedmiotem niniejszego zlecenia jest metodyka wdrażana i stosowana przez Beneficjenta w celu zgłaszania kosztów osobowych oraz kosztów ogólnych (kosztów pośrednich). 1.3 Uzasadnienie zlecenia Beneficjent jest zobowiązany przedstawić Komisji Europejskiej świadectwo kontroli metodyki w formie niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń w sprawie metodyki sporządzonego przez zewnętrznego audytora, zgodnie z art. II.4 umowy w sprawie przyznania grantu. Upoważniony urzędnik Komisji wymaga tego sprawozdania przy dokonywaniu zwrotu kosztów, o który występuje Beneficjent, uzależnionego od faktycznych ustaleń zawartych w sprawozdaniu. 1.4 Rodzaj i cel zlecenia Przedmiotem niniejszego zlecenia jest wykonanie określonych uzgodnionych procedur dotyczących niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń w sprawie metodyki stosowanej do umów w sprawie przyznania grantu. Celem tego sprawozdania jest przedstawienie przez Audytora faktycznych ustaleń w sprawie metodyki zastosowanej przez Beneficjenta do obliczania kosztów w swoim sprawozdaniu finansowym dotyczącym działań finansowanych na podstawie umów w sprawie przyznania grantu. Przewidziane do przeprowadzenia procedury umożliwią Komisji stwierdzenie istnienia stosownej metodyki, a także czy jest ona odpowiednia do zapewnienia, aby rozliczane koszty były zgodne z warunkami umów w sprawie przyznania grantu. Ponieważ niniejsze zlecenie nie stanowi zlecenia w zakresie poświadczania wiarygodności, Audytor nie przedstawia opinii biegłego rewidenta i nie poświadcza wiarygodności. Komisja Europejska stwierdza wiarygodność na podstawie własnych konkluzji opartych na faktycznych stwierdzeniach Audytora dotyczących metodyki Beneficjenta. Audytor jest zobowiązany oświadczyć w swoim sprawozdaniu, że nie istnieje konflikt interesów pomiędzy nim a Beneficjentem w związku ze sporządzaniem niniejszego sprawozdania, oraz podać wysokość wynagrodzenia wypłacanego na rzecz Audytora tytułem dostarczenia sprawozdania. 1.5 Zakres prac Audytor podejmuje się wykonania niniejszego zlecenia zgodnie z niniejszym ZWO oraz: - zgodnie z międzynarodową normą w zakresie usług pokrewnych (MNUP) 4400 Zlecenia dotyczące realizacji uzgodnionych procedur w zakresie informacji finansowych opublikowaną przez IFAC; - zgodnie z Kodeksem Etyki Biegłych Księgowych opublikowanym przez IFAC. Chociaż ISRS 4400 stanowi, że na potrzeby realizacji zleceń dotyczących uzgodnionych procedur nie jest wymagana niezależność, Komisja Europejska wymaga, aby Audytor spełniał również wymogi niezależności określone w Kodeksie Etyki Biegłych Księgowych Planowanie, procedury, dokumentacja i dowody Audytor powinien zaplanować swoją pracę w sposób zapewniający możliwość przeprowadzenia skutecznej analizy metodyki. W tym celu przeprowadza on procedury określone w pkt. 1.9 niniejszego ZWO ( Zakres prac obowiązkowy format sprawozdania oraz przewidziane procedury ) oraz 3

4 wykorzystuje dowody otrzymane w wyniku realizacji tych procedur do sporządzenia sprawozdania z faktycznych ustaleń. 1.6 Sprawozdawczość Sprawozdanie z ustaleń faktycznych w sprawie metodyki, którego przykład jest załączony do niniejszego ZWO, powinno odpowiednio szczegółowo opisywać cel oraz uzgodnione procedury realizowane w ramach zlecenia, tak aby umożliwić Beneficjentowi i Komisji Europejskiej zrozumienie charakteru oraz zakresu procedur realizowanych przez Audytora. Korzystanie z formatu sprawozdania przedstawionego w załączniku VII do Warunków Ogólnych jest obowiązkowe. Sprawozdanie powinno być sporządzone w języku wskazanym w art. 4 umowy w sprawie przyznania grantu. Zgodnie z art. II.22 umowy w sprawie przyznanie grantu, Komisja Europejska i Europejski Trybunał Obrachunkowy mają prawo do przeprowadzenia audytu prac przeprowadzonych w ramach projektu, w odniesieniu do których zgłaszane są koszty do zwrotu przez Unię lub Euratom. Audyt może obejmować prace związane z niniejszym zleceniem. 1.7 Termin Sprawozdanie powinno zostać dostarczone do dnia [DATA]. 1.8 Pozostałe zasady i warunki [Beneficjent i Audytor mogą wykorzystywać postanowienia niniejszego rozdziału do uzgadniania szczegółowych zasad i warunków dotyczących, między innymi, honorarium Audytora, jego bieżących wydatków, odpowiedzialności, obowiązujących przepisów prawa itp.] 1.9 Zakres prac Obowiązkowy format sprawozdania i przewidziane procedury Niezależne sprawozdanie z faktycznych ustaleń w sprawie metodyki dotyczącej umowy w sprawie przyznania grantu finansowanej ze środków siódmego programu ramowego na rzecz badań naukowych (7PR) Wydrukowane na papierze firmowym Audytora <Nazwisko osoby wyznaczonej do kontaktów>, <Stanowisko> <Nazwa Beneficjenta> <Adres> <dd miesiąc rrrr> Szanowni Państwo, Zgodnie z naszym kontraktem zawartym dnia <dd miesiąc rrrr> z <nazwa Beneficjenta> Beneficjentem oraz z zakresem wymagań i obowiązków załączonym do kontraktu (załącznik do niniejszego sprawozdania), przedkładamy sporządzone przez nas niezależne sprawozdanie z faktycznych ustaleń ( Sprawozdanie ) w odniesieniu do metodyki stosowanej do obliczania kosztów osobowych oraz kosztów ogólnych (kosztów pośrednich). Poprosiliście Państwo o przeprowadzenie określonych procedur w związku z grantem dotyczącym [nazwa i numer umowy], zwaną dalej umową w sprawie przyznania grantu. Sprawozdanie obejmuje metodykę stosowaną w okresie [data]. W przypadku gdy Beneficjent zmieni metodykę, sprawozdanie nie będzie obejmowało sprawozdań finansowych 3 przedstawionych po tej dacie. 3 Termin sprawozdania finansowe oznacza w tym kontekście wyłącznie formularz C załącznik VI, przy pomocy którego Beneficjent zgłasza koszty w ramach umowy w sprawie przyznania grantu. 4

5 Cel Umowa w sprawie przyznania grantu 7PR Załącznik VII Formularz E Nasze zlecenie obejmowało realizację uzgodnionych procedur w odniesieniu do metodyki zastosowanej do obliczania kosztów osobowych i kosztów ogólnych (kosztów pośrednich) w kontekście umów w sprawie przyznania grantu między Państwem a Komisją Europejską w ramach siódmego programu ramowego na rzecz badań naukowych (7PR). Obejmowało ono realizację określonych procedur mających na celu potwierdzenie podstawy faktycznej odpowiedzi i opisów przedstawionych przez Beneficjenta, której wyniki są wykorzystywane przez Komisję Europejską do wyciągnięcia wniosków z procedur przeprowadzonych przez nas. Celem tego sprawozdania jest przedstawienie przez Audytora faktycznych ustaleń w sprawie metodyki zastosowanej przez Beneficjenta do zgłaszania kosztów w swoim sprawozdaniu finansowym dotyczącym działań finansowanych na podstawie umów w sprawie przyznania grantu. Zakres prac Podjęliśmy się naszego zlecenia zgodnie z: - zakresem wymagań i obowiązków załączonym do niniejszego sprawozdania oraz: - międzynarodową normą w zakresie usług pokrewnych (MNUP) 4400 Zlecenia dotyczące realizacji uzgodnionych procedur w zakresie informacji finansowych opublikowaną przez Międzynarodową Federację Księgowych ( IFAC ); - Kodeksem Etyki Biegłych Księgowych opublikowanym przez IFAC. Chociaż ISRS 4400 stanowi, że na potrzeby realizacji zleceń dotyczących uzgodnionych procedur nie jest wymagana niezależność, Komisja Europejska wymaga, aby Audytor spełniał również wymogi niezależności określone w Kodeksie Etyki Biegłych Księgowych; Zgodnie ze zleceniem przeprowadziliśmy wyłącznie procedury określone w zakresie wymagań i obowiązków niniejszego zlecenia i przedstawiliśmy faktyczne ustalenia w odniesieniu do tych procedur w tabeli załączonej do niniejszego sprawozdania. Zakres tych uzgodnionych procedur został ustalony wyłącznie przez Komisję Europejską, natomiast same procedury zostały przeprowadzone wyłącznie w celu zapewnienia Komisji Europejskiej pomocy w ocenie, czy metodyka przygotowywania zgłoszeń kosztów stosowana przez Beneficjenta jest zgodna z odnośną umową w sprawie przyznania grantu ze środków UE/Euratom. Audytor nie ponosi odpowiedzialności za odpowiedniość i stosowność tych procedur. Ponieważ przeprowadzone przez nas procedury nie stanowiły ani audytu, ani kontroli przeprowadzanej zgodnie z międzynarodowymi normami w zakresie audytu lub międzynarodowymi normami w zakresie zleceń kontroli, nie poświadczamy wiarygodności sprawozdań finansowych sporządzonych z wykorzystaniem metodyki objętej sprawozdaniem. W przypadku przeprowadzenia przez naszą firmę dodatkowych procedur lub audytu albo kontroli sprawozdań finansowych Beneficjenta zgodnie z międzynarodowymi normami w zakresie audytu, moglibyśmy zdobyć wiedzę na temat innych kwestii, które zgłosilibyśmy Państwu. Źródła informacji Sprawozdanie zawiera informacje przedstawione nam przez zarząd Beneficjenta w odpowiedzi na konkretne pytania albo informacje otrzymane lub pozyskane z systemów informatycznych lub rachunkowych Beneficjenta. Faktyczne ustalenia Faktyczne ustalenia Audytora uzyskane w oparciu o przeprowadzone procedury są przedstawione w tabeli załączonej do niniejszego sprawozdania. 5

6 Odstępstwa Umowa w sprawie przyznania grantu 7PR Załącznik VII Formularz E W niektórych przypadkach Audytor nie był w stanie skutecznie przeprowadzić przewidzianych procedur. Odstępstwa te przedstawiono poniżej: W tym miejscu należy przedstawić wykaz odstępstw, takich jak niemożność uzgodnienia kluczowych informacji, brak dostępnych danych, które uniemożliwiły audytorowi przeprowadzenie procedur itp. Wykorzystanie niniejszego sprawozdania Niniejsze sprawozdanie może być wykorzystywane wyłącznie do wyżej wymienionych celów. Niniejsze sprawozdanie zostało sporządzone wyłącznie w celu jego poufnego wykorzystania przez Beneficjenta i Komisję Europejską i wyłącznie w celu jego przedłożenia Komisji Europejskiej w związku z wymaganiami określonymi w art. II.4.4 umowy w sprawie przyznania grantu. Niniejsze sprawozdanie nie może być uznawane przez Beneficjenta lub Komisję Europejską za wiarygodne w żadnym innymi celu i nie może być przekazywane żadnej innej stronie. Komisja Europejska może ujawniać treść sprawozdania wyłącznie tym stronom, które posiadają prawo dostępu do niego z mocy prawa, w szczególności Europejskiemu Urzędowi ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych i Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu. Niniejsze sprawozdanie dotyczy wyłącznie wyżej wspomnianej metodyki i nie stanowi sprawozdania z kontroli sprawozdań finansowych Beneficjenta. Nie istnieje konflikt interesów 4 pomiędzy Audytorem a Beneficjentem w związku ze sporządzaniem niniejszego sprawozdania. Honorarium wypłacone na rzecz Audytora z tytułu dostarczenia niniejszego sprawozdania wyniosło EUR. Jesteśmy do Państwa dyspozycji w razie konieczności omówienia naszego sprawozdania i jesteśmy gotowi przedstawić wszelkie dodatkowe informacje lub zapewnić konieczną pomoc. Z poważaniem, [prawnie zarejestrowana nazwa firmy audytorskiej] [nazwisko i stanowisko upoważnionego przedstawiciela] <dd miesiąc rrrr>,<podpis audytora> 4 Konflikt interesów powstaje, gdy obiektywizm Audytora w wystawianiu świadectwa zostanie faktycznie lub pozornie zagrożony, jeżeli Audytor na przykład: - był zaangażowany w przygotowanie sprawozdań finansowych (formularze C); - odniesie bezpośrednie korzyści w przypadku przyjęcia świadectwa; - jest blisko związany z osobą reprezentującą beneficjenta; - jest dyrektorem, powiernikiem lub partnerem beneficjenta; - znajduje się w innej sytuacji, która zagraża jego niezależności lub zdolności do bezstronnego wystawienia świadectwa 6

7 Umowa w sprawie przyznania grantu 7PR- Załącznik VII - Formularz E Wersja 3, Oświadczenia, które jest zobowiązany złożyć Beneficjent oraz stosowne procedury przeprowadzane przez Audytora. Audytor planuje i przeprowadza swoje prace zgodnie z celem oraz zakresem niniejszego zlecenia oraz zgodnie z przewidzianymi do realizacji procedurami określonymi poniżej. W trakcie przeprowadzania tych procedur Audytor może stosować takie techniki jak badania i analizy, obliczenia (przeliczenia), zestawienia, inne rodzaje badań dokładności zapisów księgowych, badanie ksiąg i dokumentów, kontrola aktywów i uzyskiwanie potwierdzeń, a także inne techniki, które uzna za konieczne w ramach tych procedur. Komisja Europejska zastrzega sobie prawo do udzielania wskazówek, wraz z przykładami definicji i ustaleń, mających na celu zapewnić Audytorowi pomoc w zrozumieniu charakteru i prezentacji okoliczności faktycznych, które są przedmiotem ustaleń. Komisja Europejska zastrzega sobie prawo do zmiany procedur w drodze powiadomienia Beneficjenta na piśmie. Poniżej przedstawiono procedury, które Audytor jest zobowiązany przeprowadzić: Oświadczenia, które składa Beneficjent oraz odpowiednie procedury przeprowadzane przez Audytora, wraz z przykładami faktycznych ustaleń. Aby metodyka mogła być uznana za zgodną z wymaganiami umowy w sprawie przyznania grantu, Audytor powinien uzyskać odpowiedzi twierdzące w stosunku do wszystkich poniższych oświadczeń Beneficjenta dotyczących metodyki. Wszelkie odstępstwa należy przedstawić w głównym streszczeniu sprawozdania. Oświadczenie Beneficjenta Niżej przedstawiona metodyka jest stosowana od [data]. Kolejna planowana zmiana metodyki stosowanej przez Beneficjenta zacznie obowiązywać od dnia [data] Koszty osobowe 1. Prowadzony jest rejestr czasu pracy, obejmujący system zatwierdzeń, który umożliwia przypisanie wszystkich godzin pracy personelu do prac w ramach projektu, czasu poświęconego na zarządzanie i czynności administracyjne, urlopy itp. Rejestr czasu pracy umożliwia przypisanie czasu pracy pracowników pracujących nad kilkoma projektami do poszczególnych projektów i obejmuje kontrole zapobiegające podwójnemu naliczaniu czasu. Efektywnie przepracowane godziny oznaczają (przeciętną) liczbę godzin oddanych do dyspozycji przez pracownika w roku, po odjęciu urlopów wypoczynkowych, urlopów chorobowych i innych uprawnień pracowniczych. Obliczenia te powinny zostać przedstawione przez Beneficjenta w oparciu o okres odpowiadający sprawozdaniu finansowemu lub ostatniemu zamkniętemu rokowi obrotowemu (w zależności od tego, co stosuje Beneficjent). Procedura przeprowadzana przez Audytora oraz faktyczne ustalenia Audytor zbadał zapisy i dokumenty przedłożone przez Beneficjenta na potwierdzenie przedstawionej daty. Daty podane przez Beneficjenta są zgodne z informacjami dotyczącymi zarządzania przedstawionymi przez Beneficjenta. W odniesieniu do 10 losowo wybranych pracowników Audytor stwierdził: że pracownik rejestrował zadania w zakresie zarządzania i administracyjne oddzielnie od czasu poświęconego projektowi; że w ramach systemu zatwierdzania prowadzona jest kontrola, między innymi, pod kątem podwójnego naliczania czasu; W odniesieniu do skontrolowanych pozycji, rejestr czasu pracy uwzględnia oddzielenie czasu pracy, o którym mowa powyżej, oraz system zatwierdzania, obejmujący kontrolę podwójnego naliczania czasu pracy. Dla ostatniego pełnego roku kalendarzowego: Przeciętna liczna efektywnie przepracowanych godzin dla dziesięciu losowo wybranych pracowników wyniosła.... Przeciętna liczna efektywnie przepracowanych godzin na jednego pracownika dla całej organizacji, zarejestrowana przez Beneficjenta wyniosła....

8 Oświadczenia, które składa Beneficjent oraz odpowiednie procedury przeprowadzane przez Audytora, wraz z przykładami faktycznych ustaleń. Aby metodyka mogła być uznana za zgodną z wymaganiami umowy w sprawie przyznania grantu, Audytor powinien uzyskać odpowiedzi twierdzące w stosunku do wszystkich poniższych oświadczeń Beneficjenta dotyczących metodyki. Wszelkie odstępstwa należy przedstawić w głównym streszczeniu sprawozdania. Oświadczenie Beneficjenta 2. Koszty osobowe pracowników obejmują jedynie wynagrodzenie zasadnicze, koszty zatrudnienia itp. a wobec pracowników zatrudnionych przy projektach Unii Europejskiej lub Euratom nie stosowane są żadne szczególne warunki, chyba że przewidują je wprost postanowienia umowy w sprawie przyznania grantu. Procedura przeprowadzana przez Audytora oraz faktyczne ustalenia Audytor uzgodnił koszty osobowe zastosowane do obliczania kosztów osobowych z informacjami pochodzącymi z systemu płacowego oraz księgami rachunkowymi. Kwoty zastosowane do obliczenia kosztów oraz kwoty zarejestrowane w księgach rachunkowych zgadzają się. Koszty składały się z zasadniczego wynagrodzenia oraz ustawowych kosztów zatrudnienia i nie obejmowały premii, przy czym uzyskano zapewnienie Beneficjenta, że wobec pracowników zatrudnionych przy projektach Unii 8

9 Oświadczenia, które składa Beneficjent oraz odpowiednie procedury przeprowadzane przez Audytora, wraz z przykładami faktycznych ustaleń. Aby metodyka mogła być uznana za zgodną z wymaganiami umowy w sprawie przyznania grantu, Audytor powinien uzyskać odpowiedzi twierdzące w stosunku do wszystkich poniższych oświadczeń Beneficjenta dotyczących metodyki. Wszelkie odstępstwa należy przedstawić w głównym streszczeniu sprawozdania. Oświadczenie Beneficjenta Procedura przeprowadzana przez Audytora oraz faktyczne ustalenia 3. Stawki godzinowe zostały prawidłowo obliczone przy pomocy jednej z następujących metod [wybrać jedną z metod]: Rzeczywiste koszty osobowe na osobę podzielone przez rzeczywiście przepracowane godziny na osobę; Rzeczywiste koszty osobowe na osobę podzielone przez przeciętne/znormalizowane efektywnie przepracowane godziny; Przeciętne koszty osobowe na osobę podzielone przez przeciętne/znormalizowane efektywnie przepracowane godziny; W przypadku metody uwzględniającej przeciętne koszty 5 Beneficjent powinien przedstawić następujące informacje: Sposób grupowania pracowników w kategorie (ile kategorii, według jakich kryteriów); zakres płac w każdej kategorii, od najniższej do najwyższej, średnia i mediana; górna i dolna procentowa różnica w każdej kategorii w stosunku do przeciętnej; górna i dolna procentowa różnica w stosunku do przeciętnej (o ile jest znana) w odniesieniu do efektywnie przepracowanych godzin; Wykaz przeciętnych stawek rozliczanych w każdej kategorii za lata ubiegłe (wyłącznie indykatywna wartość oczekiwanego zakresu stawek na okres obowiązywania umowy). Koszty ogólne/ Koszty pośrednie 4. Beneficjent potwierdza co następuje: Koszty pośrednie obejmują wyłącznie te koszty, które nie mogą zostać przypisane do określonych projektów i służą finansowaniu ogólnej działalności organizacji. Koszty pośrednie nie obejmują kosztów, które są związane z czysto pozabadawczą działalnością organizacji. Europejskiej lub Euratom nie stosuje się szczególnych warunków. Audytor zweryfikował obliczenia i potwierdził, że stawki godzinowe są obliczane zgodnie z metodą przedstawioną przez Beneficjenta. W przypadku gdy rozliczane są przeciętne koszty, Audytor porównał następujące informacje z informacjami pochodzącymi z systemu rachunkowego Beneficjenta: Liczba kategorii; Zakres płac, mediana i średnia w każdej kategorii; Górna i dolna procentowa różnica w stosunku do średniej (średnią stanowi mianownik); Górna i dolna procentowa różnica w stosunku do przeciętnej (o ile jest znana) w odniesieniu do efektywnie przepracowanych godzin; Wykaz przeciętnych stawek w każdej kategorii za lata ubiegłe (wyłącznie indykatywna wartość oczekiwanego zakresu stawek na okres obowiązywania umowy). Audytor przemnożył średnią stawkę dla każdej kategorii przez łączną liczbę efektywnie przepracowanych godzin dla każdej kategorii za okres sprawozdania finansowego (sprawozdań finansowych) lub za ostatni zamknięty rok obrotowy (w zależności od tego, co stosuje Beneficjent) i uzgodnił wyniki z księgami rachunkowymi ( podlegające rozliczeniu koszty osobowe). W wyniku porównania nie stwierdzono różnic. Wynik wyżej wspomnianych obliczeń ( podlegające rozliczeniu koszty osobowe) w żadnym przypadku nie przekroczył wysokości rzeczywistych kosztów ujętych w księgach rachunkowych. Audytor otrzymał wyliczenie kosztów ogólnych wg stawek godzinowych (koszty pośrednie), wraz ze szczegółowym rozbiciem kosztów pośrednich, które są przypisywane do działalności badawczej; Rozbicie to nie zawierało kosztów bezpośrednio związanych z działalnością 5 Metoda uwzględniająca przeciętne koszty dotyczy pozycji Przeciętne koszty osobowe na osobę podzielone przez przeciętne/znormalizowane efektywnie przepracowane godziny 9

10 Oświadczenia, które składa Beneficjent oraz odpowiednie procedury przeprowadzane przez Audytora, wraz z przykładami faktycznych ustaleń. Aby metodyka mogła być uznana za zgodną z wymaganiami umowy w sprawie przyznania grantu, Audytor powinien uzyskać odpowiedzi twierdzące w stosunku do wszystkich poniższych oświadczeń Beneficjenta dotyczących metodyki. Wszelkie odstępstwa należy przedstawić w głównym streszczeniu sprawozdania. Oświadczenie Beneficjenta Jeżeli organizacja prowadzi działalność pozabadawczą (np. produkcja, edukacja itp.), te koszty pośrednie są w sposób przejrzysty oddzielane w księgach rachunkowych kosztów i nie wchodzą w zakres rozliczenia. 5. System rachunkowy umożliwia stwierdzenie, że nie uwzględniono: a) dających się określić podatków pośrednich, w tym podatku od wartości dodanej, b) opłat celnych, c) należnych odsetek, d) rezerw na możliwe przyszłe straty lub obciążenia, e) strat z tytułu kursu wymiany walut, koszty związane ze zwrotem z kapitału, f) kosztów zadeklarowanych lub poniesionych lub zwróconych w związku z innym projektem Unii Europejskiej lub Euratom, g) zobowiązań i kosztów ich obsługi, wydatków nadmiernych lub lekkomyślnych 6. W odniesieniu do wydatków nadmiernych lub lekkomyślnych, Beneficjent potwierdza, że zakupy są dokonywane zgodnie z zasadami najlepszej jakości w stosunku do ceny, przejrzystości i równego traktowania umów finansowanych ze środków Unii Europejskiej lub Euratom i innych umów lub konwencji, których Beneficjent może być stroną. W przypadku gdy Beneficjent rozlicza koszty wspólne, powinien przedstawić wykaz metod dzielenia kosztów (ewidencja wykorzystania, powierzchnia, wycena w oparciu o działania, liczba personelu itp.) 6. Jeżeli organizacja stosuje uproszczoną metodę obliczania kosztów pośrednich (bądź z uwagi na brak rachunkowości analitycznej, bądź korzystanie z rachunkowości kasowej) wszelkie szacunkowe wartości są wyraźnie opisywane w oparciu o faktyczne kryteria, które mogą zostać obiektywnie potwierdzone. Beneficjent musi przedstawić wykaz alokacji kosztów, które nie opierają się na odnośnych informacjach księgowych. Procedura przeprowadzana przez Audytora oraz faktyczne ustalenia badawczą, takich jak koszty personelu badawczego, materiałów zużytych w ramach projektu oraz wydatków projektu. Rozbicie nie zawiera kosztów związanych z działalnością edukacyjną lub produkcyjną, lub innego rodzaju działalnością pozabadawczą Beneficjenta; Rozbicie kosztów pośrednich wykorzystane do obliczenia kosztów ogólnych zostało uzgodnione z ewidencją księgową. Audytor zbadał księgi rachunkowe i plan kont. Audytor dokonał przeglądu rozbicia przedstawionego przez Beneficjenta w celu sprawdzenia, czy pozycje niekwalifikujące się zostały usunięte; Audytor sprawdził ponadto (o ile było to konieczne, również na podstawie pisemnej deklaracji/zapewnienia Beneficjenta), czy nie uwzględniono ukrytych odsetek, np. z tytułu leasingu finansowego lub innych umów kredytowych. Audytor zdołał potwierdzić, że nie uwzględniono ukrytych odsetek i nie stwierdził kosztów, które odpowiadałyby wprost którejkolwiek z wyszczególnionych kategorii. W odniesieniu do każdej metody alokacji kosztów stosowanej przez Beneficjenta, Audytor uzgodnił kwotę alokacji z ewidencją księgową oraz uzgodnił podstawę alokacji z odnośnymi informacjami rachunkowymi uzyskanymi od zarządu (ewidencja wykorzystania, powierzchnia biurowa, wycena w oparciu o działania, liczba personelu itp.) Należy uwzględnić wyłącznie te rodzaje wydatków nadmiernych i lekkomyślnych, które zostały wymienione w wytycznych Komisji, zatem Audytor nie jest zobowiązany do podejmowania rozstrzygnięć w charakterze biegłego lub poświadczania kosztów w tym zakresie. Audytor był w stanie przypisać wszystkie alokacje kosztów do odnośnych informacji księgowych oraz informacji od zarządu. Odniesiono szacunkowe wartości procentowe do odpowiednich kryteriów faktycznych stosowanych przez Beneficjenta i stwierdzono zgodność. 6 Nadmierne lub nierozważne wydatki zgodnie z definicją we wskazówkach wydanych przez Komisję 10

11 Oświadczenia, które składa Beneficjent oraz odpowiednie procedury przeprowadzane przez Audytora, wraz z przykładami faktycznych ustaleń. Aby metodyka mogła być uznana za zgodną z wymaganiami umowy w sprawie przyznania grantu, Audytor powinien uzyskać odpowiedzi twierdzące w stosunku do wszystkich poniższych oświadczeń Beneficjenta dotyczących metodyki. Wszelkie odstępstwa należy przedstawić w głównym streszczeniu sprawozdania. Oświadczenie Beneficjenta Zasadniczo, koszty, które nie mogą zostać określone i przypisane z wykorzystaniem możliwego do odnalezienia źródła informacji, powinny zostać włączone do obliczeń kosztów pośrednich. 7. Przypisanie kosztów pośrednich do projektu odbywa się na podstawie odsetka kosztów osobowych; zryczałtowanej stawki godzinowej personelu innego czynnika kosztotwórczego określonego przez Beneficjenta Procedura przeprowadzana przez Audytora oraz faktyczne ustalenia Audytor sprawdził, czy sposób przypisania kosztów pośrednich do projektu odpowiada metodyki przedstawionej przez Beneficjenta; Sposób przypisania kosztów pośrednich do projektu odpowiada metodyki przedstawionej przez Beneficjenta; W przypadku zastosowania wartości procentowych, Audytor stwierdził, że podlegające rozliczeniu koszty osobowe (zdefiniowane powyżej) pomnożone przez wartości procentowe kosztów ogólnych nie przekraczają całkowitych kosztów pośrednich podlegających alokacji zdefiniowanych powyżej; W przypadku zastosowania zryczałtowanej stawki godzinowej, stwierdzono, że liczby efektywnie przepracowanych godzin zastosowane do podziału kosztów pośrednich i osobowych były takie same. W przypadku zastosowania innego czynnika kosztotwórczego nieopartego na kosztach osobowych Audytor stwierdził, że wynik jego zastosowania nie przekracza całkowitej kwoty przypisanych kosztów pośrednich. 11