ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

Transkrypt

1 DROZDA TRANSPORT Sp. z o.o. Spółka komandytowa Nowiny Wielkie, ul. Kolejowa 24, Nowiny Wielkie Witnica ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT Firma DROZDA TRANSPORT Sp. z o.o. Spółka komandytowa, zwana dalej Zamawiającym, w związku z przystąpieniem do realizacji projektu pn. Automatyzacja usług transportowych firmy DROZDA TRANSPORT poprzez wprowadzenie systemów informatycznych i telemetrycznych., w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka , Działanie 8.2. Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B, zaprasza do złożenia oferty cenowej na dostarczenie systemu TMS opisanego w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. Oferty należy składać do dnia 21 marca 2014r. Otwarcie ofert nastąpi dnia 24 marca 2014r. Szczegóły dotyczące zamówienia znajdują się w dołączonym do niniejszego zaproszenia Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia. Z poważaniem Adrian Drozda Prezes Zarządu

2 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1) ZAMAWIAJĄCY ORAZ OSOBA DO KONTAKTU DROZDA TRANSPORT Sp. z o.o. Spółka komandytowa ul. Kolejowa 24, Nowiny Wielkie Witnica Osoba do kontaktu: Anna Wołoch Tel Fax : anna@drozda-transport.pl 2) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W niniejszym zamówieniu nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zamówienie udzielone zostanie w trybie zapytania o cenę (konkurs ofert). 3) OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie systemu TMS. Szczegółowa specyfikacja przedmiotu zamówienia, stanowiąca Załącznik numer 2 do Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia, zawiera nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarcze stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa zgodnie z art. 1 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003r. nr 153, poz z późn. zm.). W związku z tym jakiekolwiek użycie informacji tam zawartych ponad niezbędne do przygotowania Oferty jest przestępstwem. 4) MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT Termin składania ofert upływa z dniem 21 marca 2014r, do godziny (decyduje data wpływu do siedziby firmy Zamawiającego, również w wypadku wysyłki pocztą czy kurierem). Otwarcie ofert nastąpi 24 marca 2014r. Oferty należy złożyć w siedzibie Zamawiającego, tj. (dane podano w pkt. 1) Oferta złożona po terminie nie zostanie dopuszczona do konkursu ofert, zostanie zniszczona bez jej otwarcia.

3 5) TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Oferent, który złoży ofertę, pozostaje nią związany przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert. 6) SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim, mieć formę pisemną oraz powinna zostać złożona w 1 egzemplarzu w wersji papierowej. Oferta powinna być sporządzona zgodnie z załączonym do niniejszego pisma wzorem formularza oferty (Załącznik nr 1) oraz dostarczona wraz z wymaganymi załącznikami. Oferta musi zostać podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta i do zaciągania w jego imieniu zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie Oferty. Oferta musi zostać złożona w zamkniętej kopercie. Koperta musi zostać opatrzona danymi Oferenta. Każda Oferta która nie będzie złożona w zamkniętej kopercie, zostanie odrzucona z przyczyn formalnych. Na kopercie musi zostać umieszczona adnotacja system TMS - oferta. Każda koperta (z wymaganą adnotacją) która wpłynie do Zamawiającego zostanie oznaczona Otrzymano dnia DD MM RRRR. 7) TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin na realizację zamówienia został określony w Szczegółowej specyfikacja przedmiotu zamówienia, stanowiącej Załącznik numer 2 do Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia. 8) PODPISANIE UMOWY I ZAKRES UMOWY Umowa na realizację przedmiotowego zamówienia musi zostać zawarta najpóźniej w ciągu 30 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert. 9) KRYTERIUM WYBORY OFERT Kryterium wyboru oferty jest 60% cena oraz 40% doświadczenie Oferenta wyrażone w następujących trzech parametrach: - ilość lat działalności firmy na rynku (czym więcej tym lepiej) - ilość zakończonych sukcesem wdrożeń systemu TMS* w ramach których system ten stanowił nie mniej niż 50% wartości zlecenia (był to system dominujący wartościowo we wdrożeniu) oraz w trakcie tego wdrożenia nastąpiła integracja z systemem telematycznym firmy TRIMBLE a wdrożenie miało miejsce w firmie zlokalizowanej w Polsce. (czy więcej tym lepiej) - ilość zakończonych sukcesem wdrożeń systemu TMS* ogółem, w ramach których ten system stanowił nie mniej niż 50% wartości zlecenia (był to system dominujący wartościowo we wdrożeniu), niezależne od lokalizacji wdrożenia i integracji z pozostałymi systemami (czy więcej tym lepiej) * Jako system TMS rozumiemy system Oferowany nam w ramach tego konkurs ofert. Jeżeli zatem firma np. kilka lat temu wprowadziła nowy system TMS przez wzgląd np. na zmiany technologiczne to interesuje nas ilość wdrożeń obecnego systemu TMS, a nie wszystkich systemów TMS posiadanych przez daną firmę.

4 Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania, na dowolnym etapie konkursu ofert, dokumentów potwierdzających deklarowane wartości. Oferent będzie zobowiązany do okazania tych dokumentów nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od wezwania. Jeżeli w tym czasie dokumenty nie zostaną okazane, Oferta będzie odrzucana z przyczyn formalnych. Sposób obliczenia punktów. Maksymalnie można uzyskać 100 punktów, z czego 60 punktów za cenę, 40 punktów za doświadczenie. W przypadku ceny, oferta o cenie najniższej otrzymuje 60 punktów, oferta o cenie najwyższej otrzymuje 0 punktów, oferty pośrednie ilość punktów proporcjonalną do różnicy miedzy ceną Oferowaną a ceną najniższą i najwyższą. Przykład: Oferta 1 najniższa -> 100 tyś zł -> 60 punktów Oferta 2 najwyższa -> 150 tyś zł -> 0 punktów Oferta 3 pośrednia -> 125 tyś zł -> 30 punktów W przypadku doświadczenia, każdy z parametrów doświadczenia punktujemy oddzielnie, za każdy z nich można uzyskać: - ilość lat działalności firmy na rynku : 10 punktów - Ilość wdrożeń TMS wraz z integracją z TRIMBLE w Polsce : 20 punktów - Ilość wdrożeń TMS ogółem : 10 punktów Oferta z parametrem o wartości najwyższej otrzymuje 10 (lub 20) punktów, Oferta najniższa 0 punktów, Oferta pośrednia liczymy analogicznie jak przy punkach za cenę. Oferta która zgromadzi najwięcej punktów (suma punktów za cenę i doświadczenie) jest ofertą wygrywającą konkurs ofert. 10) UDZIELENIE ZAMÓWIENIA Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi (w postaci Umowy), którego oferta: 1. Została przygotowana i dostarczona zgodnie z wymogami zawartymi w tym dokumencie (spełnia formalne wymogi) 2. Jest najkorzystniejsza, w myśl ustalonych kryteriów wyboru. Zamawiający w szczególnych przypadkach może dopuścić Oferty niepełne bądź posiadające pewne wady formalne. Każdorazowo w takim wypadku fakt ten zostanie szczegółowo opisany w protokole wyboru ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia Ofert o rażąco niskiej cenie, przy czym za taką uważa się: - zaoferowana cena jest o 50% niższa od drugiej w kolejności ceny. - zaoferowana cena jest o 50% niższa od średniej ze wszystkich cen. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje Oferenta o wyborze oferty celem podpisania Umowy.

5 11) PROCES WYBORU OFERTY 1. Sprawdzenie, czy koperta w której złożono ofertę jest przygotowana zgodnie z wymaganiami oraz jest w stanie nienaruszonym, jeżeli tak przechodzi do dalszego etapu, jeżeli nie jest odrzucana bez otwierania. 2. Otwarcie kopert. 3. Weryfikacja, czy oferty przygotowano zgodnie z wymaganiami i na odpowiednim szablonie. Oferty przygotowane wadliwie są odrzucane lub dopuszczane warunkowo, przy odpowiedniej adnotacji w protokole wyboru. 4. Wybór oferty zgodnie z kryteriami wyboru. 12) POSTANOWIENIA KOŃCOWE Zamawiający zastrzega sobie prawo do uznania, że konkurs ofert nie dał rezultatu lub też do unieważnienia konkursu ofert bez podania przyczyn. Z tytułu odrzucenia oferty Oferentom nie przysługuje żadne roszczenie przeciwko Zamawiającemu.

6 Załącznik nr 1... Pieczęć firmowa oferenta Miejscowość..data OFERTA Oferent: (dane teleadresowe Oferenta) W odpowiedzi na zapytanie ofertowe z dnia 12 marca 2014r składam ofertę na realizację przedmiotowego zapytania (dostarczenie systemu TMS). Jednocześnie, w myśl zapisów zawartych w zapytaniu ofertowym, deklarujemy iż spełniamy wszystkie postawione wymagania określone w Załączniku numer 2 do Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia. Doświadczenie Oferenta: - Rok rozpoczęcia działalności gospodarczej :.. - Ilość wdrożeń TMS wraz z integracją z TRIMBLE w Polsce : - Ilość wdrożeń TMS ogółem :. Załączamy listę, opis szczegółowy oraz ilość licencji dla oferowanego oprogramowania (obligatoryjnie). Dodatkowo załączam listę i cennik oprogramowania dodatkowego, niezbędnego do funkcjonowania systemu TMS*. Cena za realizację całego zamówienia wynosi:.. PLN netto, (w tym. PLN netto za oprogramowanie dodatkowe**). Oświadczenie Oferenta Niniejszym oświadczam, że: - Zapoznaliśmy się z warunkami niniejszego zamówienia i przyjmujemy je bez zastrzeżeń oraz zdobyliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty. - Oferujemy dostarczenie / wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z warunkami zawartymi w zaproszeniu do złożenia oferty i szczegółowym opisie przedmioty zamówienia i nie wnosimy do nich zastrzeżeń. - Zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy na warunkach, w miejscu i terminie określonych w szczegółowym opisie przedmioty zamówienia. - Nie pozostajemy w związku z Zamawiającym, w sposób mogący utrudniać uczciwą konkurencję.

7 - Nie posiadamy wiedzy na temat innych Oferentów, nie pozostając z nimi w związku w sposób mogący utrudniać uczciwą konkurencję. - W szczególności nie jesteśmy powiązani z Zamawiającym w sposób polegający na: a) Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) Posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji; c) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) Pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli..... (podpisy, pieczątki osób upoważnionych) *jeżeli oprogramowanie TMS wymaga do działania np. silnika bazy danych, specjalistycznego oprogramowania raportowego czy oprogramowania typu MAP/GPS, należy listę tego oprogramowania załączyć wraz z cennikiem (uwaga, nie należy uwzględniać wymagań odnośnie systemów operacyjnych, które nie są przedmiotem tego konkursu ofert). Jeżeli takie oprogramowanie nie jest wymagane, należy zapis ten wykreślić.

8 Załącznik nr 2 Szczegółowa specyfikacja przedmiotu zamówienia Specyfikacja oprogramowania TMS Specjalistyczne oprogramowanie dedykowane zarządzaniu procesami transportowymi i flotą transportową Integracja z oprogramowaniem F-K (Symfonia) wycena musi uwzględniać koszt wdrożenia tej integracji. Integracja z giełdą frachtów (giełda Timocom, Teleroute lub podobna) Udostępnianie zewnętrznym podmiotom szczegółowych raportów stanów zleceń transportowych, faktur, danych lokalizacyjnych poprzez serwis WWW dla nieograniczonej ilości użytkowników (dodatkowy moduł Klienta widoku webowego uproszczonego, opisany szczegółowo w dalszej części) Przedstawiona oferta musi również uwzględniać koszty zakupu ewentualnego oprogramowania dodatkowego (np. silniki baz danych, narzędzia raportowania, licencje na mapy etc.) za wyjątkiem systemów operacyjnych, które nie są przedmiotem tego zamówienia. Oprogramowanie takie, jeżeli jest wymagane, musi zostać wyszczególnione w załączniku do oferty wraz z przedstawieniem ceny. System TMS i wliczone w ofertę licencje muszą umożliwić obsługę 120 pojazdów własnych ciągników siodłowych Integracja z systemem telematycznym firmy TRIMBLE. Termin dostawy i wdrożenia systemu TMS w ciągu 3 miesięcy od udzielenia zamówienia / podpisania umowy dostarczenie licencji na oprogramowanie, w ciągu kolejnych 3 miesięcy wdrożenie oprogramowania i integracja z pozostałymi systemami. Licencje własne systemu TMS opisane przy funkcjonalnościach poniżej (nie dotyczy np. licencji na mapy czy oprogramowanie dodatkowe) nabywane są na czas bezterminowy brak opłat okresowych/czasowych za korzystanie z systemu TMS. System winien dostarczyć następujące funkcjonalności: 1. Rejestracja i Obsługa Zleceń Transportowych i Spedycyjnych - całopojazdowych oraz częściowych wraz z funkcją tworzenia Ofert 10 użytkowników/stanowisk Obejmować powinna wszystkie zlecenia transportowe i spedycyjne oraz zlecenia wstępne.

9 Nowe zlecenia mogą być wpisywane do systemu ręcznie, tworzone na podstawie przygotowanych wcześniej ofert, kopiowane ze zleceń wcześniejszych lub pobierane z wzorców (szablonów) zleceń cyklicznie się powtarzających. Dodatkowym przyspieszeniem pracy spedytora powinna być możliwość korzystania z dostępnych słowników np. przewoźników, zleceniodawców, płatników, taboru obcego lub własnego, stałych miejsc załadunku i wyładunku dla zleceniodawcy, opisu ładunku i innych oraz funkcja planowania przewozów (przydział ładunków do transportów). 2. Zarządzanie terminami Terminarz/Kalendarz 20 użytkowników/stanowisk Opcja ta ma za zadanie informowanie użytkownika z wyprzedzeniem o konieczności wykonania niezbędnych działań dotyczących pojazdów (np. przeglądy okresowe, badania techniczne, wymiany opon, oleju, płynów, odnowienie umowy ubezpieczenia OC, AC, NW, zamówienia itp.), kierowcami (badania lekarskie, szkolenia BHP, ADR, urlopy itp.) oraz inne generowane przez system automatycznie lub dodatkowo wprowadzane przez operatora. Przypominanie o ważnych terminach może być również powiązane z przebiegiem pojazdu liczonym w km lub rg. 3. Zarządzanie Finansami 4 użytkowników/stanowiska Automatyczna emisja faktur/faktury, faktury zbiorcze ze specyfikacją i bez, wezwania do zapłaty, noty, rezerwy i inne. Dla każdego zlecenia można automatycznie utworzyć fakturę: VAT, wewnętrzną lub proforma, alternatywnie rezerwę w dowolnym języku, wg standardowego wzoru programu lub własnego wzoru. Wartości na dokumentach mogą być wyrażone i przeliczone na dowolną walutę. Istnieje możliwość wystawianie faktur zbiorczych dla zleceń za dany okres. Kontrola płatności na poziomie spedytora. Blokady zleceń przy zaległościach w zapłacie itp. Aktualizacja kursów walut, Możliwość tworzenia analityki dla kosztów i przychodów. Automatyczna rejestracja przychodów na podstawie wystawionych faktur oraz kosztów na podstawie faktur obcych. Rejestracja innych kosztów poza fakturami wprowadzanych ręcznie lub elektronicznie z kart paliwowych, systemu obsługi stacji paliw etc. Analityka kosztów i przychodów według rodzaju i miejsc powstawania. Pełen kontroling operacyjny od poziomu zlecenia, przez polecenia wyjazdu, trasy, klientów, pojazdy, kierowców, aż do całego przedsiębiorstwa. 4. Zarządzanie Poleceniem Wyjazdu/Kartą Drogową 4 użytkowników/stanowiska Tworzenie i zarządzanie poleceniami wyjazdu w odniesieniu do danego pojazdu. Kompleksowe rozliczanie kierowców w transporcie krajowym i zagranicznym w zakresie delegacji z podziałem na część krajową i zagraniczną, przydzielonych zaliczek i przysługujących diet. Drukowanie delegacji krajowej, rachunki kosztów dla podróży zagranicznej, karty delegacji, rozliczanie podróży służbowej. Dla polecenia wyjazdu system powinien pozwalać na rozliczenie kosztów rzeczywistego zużycia paliwa podczas jego realizacji. Zbiornik paliwa w pojeździe traktowany jest jak magazyn. Na postawie danych spływających z urządzenia telematycznego lub na podstawie danych od kierowcy mamy określone zużycie rzeczywiste. Następnie System wylicza średnią cenę litra paliwa w baku, po czym wylicza koszt zużytego paliwa odpowiednio dzieląc go na poszczególne zlecenia. 5. Zarządzanie delegacjami, dietami, zaliczkami 4 użytkowników/stanowiska Kompleksowe rozliczanie kierowców w transporcie krajowym i zagranicznym w zakresie delegacji z podziałem na część krajową i zagraniczną, przydzielonych zaliczek i przysługujących diet. 6. Zarządzanie Kartami Bezgotówkowymi 4 użytkowników/stanowiska Opcja umożliwiająca import danych z plików rozliczeń zakupów eksploatacyjnych (np. paliwa, oleju) i usług serwisowych dla bezgotówkowych kart płatniczych różnych firm np. Shell, Orlen, DKV i inni 7. Zarządzanie rozliczaniem paliwa 1 użytkownik/stanowisko Funkcja powinna pozwalać na rozbijanie kosztów paliwa (oraz adblue) zarejestrowanych z poziomu polecenia wyjazdu na poszczególne zlecenia. Mechanizm ten powinien działać wg następujących założeń:

10 - zapis kosztu paliwa na każdym Zleceniu powiązanym z Poleceniem Wyjazdu wg wzoru: spalanie wyliczone z Polecenia Wyjazdu * ilość km ze zlecenia * średnia cena litra dla danego Polecenia Wyjazdu - zapis kosztu paliwa na Poleceniu Wyjazdu wg liczby km wynikających z liczników na Poleceniu Wyjazdu * średnia cena litra dla danego Polecenia Wyjazdu. Uruchomienie nowego mechanizm jest ściśle związane z określeniem Polecenia Wyjazdu, od którego ma on działać. Funkcja musi pozwalać na urealnienie ponoszonych kosztów paliwa na Poleceniu Wyjazdu jak i Zleceniu. 8. Zarządzanie Taborem własnym i obcym oraz kierowcami 2 użytkowników/stanowiska Musi obsługiwać i zawierać listę taboru własnego i obcego. Oprócz podstawowych informacji takich jak dane pojazdu (np. nr rejestracyjny, silnika, nadwozia, inwentarzowy), dane techniczne (np. moc, wymiary, ładowność, masę własną, rodzaj paliwa itp.), zawierać też musi dane eksploatacyjne (np. normy zużycia paliwa z naczepą i bez, normy spalania podstawowe i dodatkowe np. obciążeniowe, miejskie dla agregatów). Dodatkowo z każdym pojazdem musi się dać związać informacje uzupełniające takie jak: ubezpieczenia, posiadane certyfikaty, wyposażenie np. opony ze specyfikacją wytrzymałości, moduł GPS, akumulator, czy nawet mapy (do rozliczenia przez kierowcę) oraz wyposażenie specjalne np. dla ADR. Uzupełniająco powinien umożliwiać rejestrację ważnych dat np. terminy przeglądów gaśnic, wyposażenia ADR etc., o których system będzie pamiętał i przypominał w terminarzu/kalendarzu zdarzeń (patrz Zarządzanie terminami Terminarz/Kalendarz) Musi umożliwiać zakładanie rezerwacji i przeglądów. Lista zatrudnionych kierowców lub operatorów. Oprócz podstawowych informacji osobowych (imię, nazwisko, adres, telefon, pesel, dowód, NIP, data zatrudnienia, zwolnienia) zawierać też musi dowolne dane dodatkowe jak terminy badań, posiadane kwalifikacje, przebyte szkolenia i ich ważność np. ADR, BHP generujące również zapisy w terminarzu. Rejestr może być też wykorzystany do zapisu uwag np. informacji o spóźnieniach, chorobach etc. Dodatkowo rejestr kierowców służyć ma jako podstawa do rejestracji informacji powiązanych z kierowcą ułatwiając dostęp do nich np. informacje o delegacjach, zaliczkach, dokumentach dodatkowych, pobranym wyposażeniu, odbytych urlopach, wykroczeniach i in. Musi mieć możliwość rejestracji Mandatów, Oceny i Uwag dla kierowców. 9. Zarządzanie Urlopami/dniami wolnymi - 4 użytkowników/stanowiska Funkcja musi obsługiwać i pozwalać zarządzać urlopami/ dniami wolnymi Pracowników. 10. Rozliczanie i Dekretacja Wynagrodzeń Kierowców - 2 użytkowników/stanowiska Funkcjonalność musi umożliwiać wyliczenie wynagrodzenia dla kierowców w oparciu o elementy zlecenia i polecenia wyjazdu. Możliwość definicji różnych schematów wynagrodzeń i w zależności od potrzeb powiązania ich z różnymi kierowcami np. kierowcy na umowie o pracę czy kierowcy na działalności. Na podstawie zdefiniowanych parametrów przygotowywać w okresie miesięcznym rozliczenie wynagrodzenia w oparciu o zdefiniowane schematy. Wartość wyliczonego wynagrodzenia powinno się następnie zadekretować (podzielić) na poszczególne polecenia wyjazdu czy zlecenia z tego okresu, mając w ten sposób uwzględnione elementy kosztów osobowych po stronie kosztów w rentowności. Wartość wyliczonego wynagrodzenia powinno się następnie zadekretować (podzielić) na poszczególne polecenia wyjazdu czy zlecenia z tego okresu, mając w ten sposób uwzględnione elementy kosztów osobowych po stronie kosztów w rentowności. 11. Integracja z systemem FK Symfonia 1 użytkownik/stanowisko/bez ograniczeń Integracja musi obejmować przesyłanie danych o fakturach przychodowych i kosztowych do systemu FK oraz o płatnościach za powyższe faktury zarejestrowane w systemie FK do systemu TMS. Przyjęte założenie to komunikacja z systemem FK na bazie danych dla rejestracji przychodów, kosztów, płatności, rezerw, kontrahentów z możliwością uwzględnienia planu kont obowiązującego w firmie.

11 12. Komunikacja z telemetrią 1 licencja dla całej instalacji System musi posiadać komunikację z kierowcami i pojazdami za pomocą dwóch alternatywnych rozwiązań. Pierwsze z nich wykorzystuje komunikację przez system telematyczny firmy TRIMBLE (zamontowany w pojeździe), drugi natomiast klasyczny SMS. W obu przypadkach rozwiązanie musi pozwalać na przesyłanie zleceń, dowolnych komunikatów do kierowcy oraz informacji o karcie drogowej bezpośrednio do systemu (statusy zleceń typu załadunek, rozładunek, informacja o przekroczeniu granicy do obliczenia diety, stan licznika i masa towaru na załadunku do obliczenia teoretycznego spalania i porównania go ze spalaniem rzeczywistym) Dodatkowo rozwiązanie oparte o moduł telematyczny firmy TRIMBLE w przypadku połączenia z tachografem oraz komputerem pokładowym pojazdu (tzw. szyna CAN) pozwala także na przesyłanie danych o czasie pracy kierowców czy parametrów silnika jak prędkość, spalanie na danym odcinku etc. 13. Komunikacja z telemetrią dla użytkowników systemu TMSModuł SMS/GPS 10 użytkowników/stanowisk 14. Automatyzacja rejestracji dla Transakcji GPS z systemu telemetrii 4 użytkowników/stanowiska Musi umożliwiać rejestrację kosztów od kierowców poprzez system telemetrii, ich akceptację i zamianę jednym kliknięciem na koszty rzeczywiste. 15. Funkcja podglądu do systemu i obsługi raportów 2 użytkowników/stanowiska Musi umożliwiać podgląd i edycję standardowych ustawień systemu i generowanie raportów standardowych systemowych. 16. System TMS musi się integrować z Mapą ( typu Map&Guide lub podobna) 1 licencja dla całej instalacji 17. Funkcja Planisty - 8 użytkowników/stanowiska: Funkcja planowania transportów dedykowany jest dyspozytorowi, który na bieżąco odpowiada za zarządzania flotą pojazdów. Dzięki komunikacji z pojazdem poprzez system telematyczny firmy TRIMBLE ma znać bieżącą sytuację pojazdu, pojawiające się problemy (np. korki, awarie, etc.) czy statusy poszczególnych frachtów. Na pierwszym planie program powinien przedstawiać planowane, realizowane i zamknięte trasy, które w zależności od statusu oznaczone są innymi kolorami. Całość odniesiona powinna być na linii czasu, co historycznie pozwalać będzie na analizę problemów z przesyłką, a na bieżąco optymalne planować wykorzystania posiadanej floty. Samo planowanie odbywać się ma z uwzględnieniem parametrów pojazdu, danych dotyczących pozycji jak i zadań przydzielonych dla danego pojazdu. Dodatkowo planowanie zlecenia musi być wzbogacone o bieżąco aktualizowane dane dotyczące czasu jazdy i odpoczynku kierowcy, co w konsekwencji pozwalać ma na weryfikację możliwości realizacji zlecenia przez danego kierowcę. Funkcjonalność powinna być przedstawiona na tzw. oknie komunikacji pomiędzy dyspozytorem, a kierowcą i jego samochodem. Poza komunikatami wysyłanymi przez kierowcę, system automatycznie musi pobierać dane z systemu telematycznego firmy TRIMBLE na temat pracy pojazdu, czy statusu podejmowanych działań (załadunek, wyładunek, tankowanie etc.). System musi być wzbogacony o mechanizmy zarządzania sytuacjami wyjątkowymi, które wykorzystują zdefiniowane przez dyspozytora zdarzenia do generowania automatycznych alarmów (np. zbyt długie tankowanie, zagrożenia terminu realizacji zlecenia, zakończenie zlecenia, przekroczenie granicy czy zbliżenie się pojazdu np. do punktu załadunku na odległość 10 km w celu wydania szczegółowych dyspozycji kierowcy). Dodatkowo funkcjonalność powinna umożliwiać wyświetlanie miejsca w pobliżu którego pojazd aktualnie się znajduje w odniesieniu do pozycji pojazdu przekazanej przez system telematyczny firmy TRIMBLE,

12 ostatnie przychodzące jak i wychodzące komunikaty, status pojazdu (np. włączona stacyjka, pojazd w ruchu, parking etc.). Funkcja planowania transportów musi być zintegrowana z mapą (mapa Map&Guide lub podobna), co pozwalać będzie na dokładne planowanie trasy z uwzględnieniem ruchu ciężarowego, na wyznaczanie korytarza przejazdu, czy w efekcie pilnowania realizacji zlecenia zgodnie z przygotowanym planem przez dyspozytora. Panel Dyspozytorski Planisty Musi zawierać podgląd grafiku zleceń i pojazdów w ujęciu dynamicznych zmian. Planowania transportów dedykowany jest dyspozytorowi/planiście, który na bieżąco odpowiada za zarządzania flotą pojazdów. Dzięki komunikacji z pojazdem poprzez system telematyczny firmy TRIMBLE musi znać bieżącą sytuację pojazdu, pojawiające się problemy (np. korki, awarie, etc.) czy statusy poszczególnych frachtów. Musi zawierać/umożliwiać przydzielanie zleceń do pojazdów i odwrotnie wg filtrów na bazie tj. adresy zleceń, uwzględnianie profilu taboru i zlecenia (np. ładowność, waga ładunku, kubatura, rodzaj przesyłki np. ADR)+ pozycji GPS pojazdu i zlecenia Musi zawierać/umożliwiać uwzględnianie w procesie planowania dodatkowo czasu pracy kierowcy (ów), CPK online z GPS lub Tacho cyfrowego) Musi zawierać/umożliwiać uwzględnianie w procesie planowania dodatkowo listy ostatnich ładunków, myjni, wymaganego wyposażenia 18. Funkcja wyposażenia pojazdu 1 licencja Musi zawierać/umożliwiać przypisanie i sprawdzanie uwzględnionego w procesie planowania dodatkowo wymaganego wyposażenia dla zlecenia z tym co jest zdefiniowane na pojeździe. 19. Raportowanie i Analizy 1 licencja dla całej instalacji (lub 5 użytkowników kluczowych) Dodatkowo w system TMS musi zawierać w pełni elastyczny mechanizm raportowania oparty o tabele proste i przestawne. Mechanizm ten powinien działać w oparciu o zapytania do bazy danych lub generowane na podstawie kreatora zapytań. Funkcja Raportów i Analiz musi pozwalać na pracę z wykorzystaniem procedur bazodanowych. Dla każdego z raportów powinno się umożliwić definiowanie odpowiednio prawa do oglądania jak i zmiany treści zapytania. Możliwe powinno być utworzenie raportów w formie tabeli prostej jak i przestawnej wraz z wykresami. 20. Dedykowany moduł Klienta widoku webowego uproszczonego licencja bez limitu użytkowników szczegółowy opis zamieszczono poniżej. Portal Webowy jest w swoim założeniu nakładką na system TMS, dostępną przez przeglądarkę Internetową. Portal Webowy jest KLUCZOWY do zapewnienia współpracy z naszymi Klientami strategicznymi i ma on na celu udostępnienie wybranych danych, informacji i dokumentów KLIENTOM bez dawania im dostępu do całości systemu TMS (Klienci mają mieć dostęp do efektów pracy tego systemu a nie obszarów roboczych tej pracy). Portal Webowy powinien składać się z następujących formularzy / formatek (wariant minimum): 1. FORMATKA 1: LOGOWANIE ( + hasło) a. FORMATKA 2: ZMIANA HASŁA DOSTĘPU LOGOWANIA 2. FORMATKA 3: PODGLĄD ZLECEŃ (lista) a. FORMATKA 4: POKAŻ DETALE ZLECENIA (wybranego z listy formatka 3)

13 b. FORMATKA 5: POKAŻ LOKALIZACJĘ ZLECENIA zasadniczo to przekierowanie do zewnętrznego programu z pokazaniem na mapie lokalizacji danego zlecenia czyli konkretnego pojazdu (lub kilku pojazdów) c. FORMATKA 6: ZAŁÓŻ NOWE ZLECENIE (dane zbliżone do formatka 4, min. dane to: skąd, dokąd, ilość i rodzaj towaru) 3. FORMATKA 7: PODGLĄD FAKTUR (lista) z funkcją POBIERZ FAKTURĘ W PDF Oczywiście moduł może być bardziej rozbudowany, jeżeli wymaga tego zachowanie jego funkcjonalności i konstrukcja systemu TMS. Poszczególne funkcje czy formatki modułu mogą być tylko przekierowaniem do innych modułów systemu TMS, jeżeli funkcjonalności te są tam oferowane. Doskonałym przykładem jest tutaj formatka 5. Od razu należy zaznaczyć, iż zarówno pokazywanie detali zleceń (formatka 4) jak i zakładanie nowego zlecenia (formatka 6) musi bazować na wybranych danych zlecenia, niekoniecznie kompletnych (pewne dane powtarzalne może uzupełniać automatycznie system, inne dane mogą być wypełniane dopiero w trakcie realizacji zlecenia). Generalnie w moduł nie ma żadnego złożonego systemu uprawnień, tj. każdy KLIENT ma swój login i widzi dane dotyczące tylko jego firmy. Nie ma żadnej innej struktury uprawnień. Formatki 3 i 7 (tj. listy) powinny posiadać standardowe funkcje filtrowania i sortowania po kluczowych danych (dla wygody użytkowania). Całość interfejsu powinna być w swoim założeniu funkcjonalna, ergonomiczna i czytelna (nie przeładowana informacjami), ubrana w ładną szatę graficzną. Moduł powinien pobierać wszystkie dane, informacje, dokumenty z systemu TMS w czasie zbliżonym do rzeczywistego.