Jak sprawnie wdrażać projekt i rozliczyć dotację w ramach Działania 2.3 schemat A SPO RZL

Transkrypt

1 Jak sprawnie wdrażać projekt i rozliczyć dotację w ramach Działania 2.3 schemat A SPO RZL poradnik Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości WYDANIE II

2 Sektorowy Program Operacyjny Rozwój Zasobów Ludzkich (SPO RZL) Priorytet 2 Rozwój społeczeństwa opartego na wiedzy Działanie 2.3 Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki Schemat A : Doskonalenie umiejętności i kwalifikacji kadr Redakcja: Daria Sowińska-Milewska Mirosława Płyta Zespół autorski: Justyna Osuch Przemysław Pawlak Daria Sowińska-Milewska Sławomir Wysocki Treść publikacji została skonsultowana przez ekspertów PARP Aleksandra Berg-Koza Beata Cywińska Mariola Jechna Beata Lech Mirosława Płyta Wioletta Skrzypczyńska Aleksandra Sztetyłło Korekta wydania I: Jadwiga Popławska-Mszyca Wydawca: Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości (PARP) Copyright by Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Poradnik opisuje stan prawny na 28 lutego 2007 r. Projekt graficzny okładki: Media-art Opracowanie graficzne: Tomasz Witczak

3 SPIS TREŚCI WSTĘP Sławomir Wysocki 1. Czym jest Działanie 2.3 schemat A?... 4 Część 1. Umowa o dofinansowanie, czyli zanim otworzymy szampana Justyna Osuch 1.1. Wzór umowy o dofinansowanie projektu Ochrona danych osobowych Wizualizacja projektu Dokumentacja w projekcie szkoleniowym Część 2: W trakcie realizacji projektu, czyli wszystko płynie Daria Sowińska-Milewska, Sławomir Wysocki 2.1. Zmiany w projekcie Wzór umowy wg Rozporządzenia MRR z dnia 21 czerwca 2006 r Część 3. Środki publiczne w projekcie, czyli nie moje i nie twoje, tylko wspólne Justyna Osuch, Przemysław Pawlak 3.1. Zamówienia publiczne Pomoc publiczna Część 4. Pieniądze w projekcie, czyli co zrobić, aby ich nie stracić Justyna Osuch, Przemysław Pawlak 4.1. Regulacje prawne dotyczące kwalifikowalności kosztów Kwalifikowalność kosztów w SPO RZL 2.3 schemat A Dokumentowanie wydatków Zasady opisywania dokumentów księgowych Obowiązek wydzielonego konta projektu Wniosek o płatność wprowadzenie Podstawowe zasady przygotowywania wniosku o płatność Przykłady wypełniania Wniosku o płatność Część 5. Monitorowanie i sprawozdawczość, czyli jak pokonać tor przeszkód Justyna Osuch, Sławomir Wysocki 5.1. Sprawozdania: terminy, procedury i zawartość System Informacji, Monitorowania i Kontroli Finansowej (SIMIK) Kontrola projektów Przykład sprawozdania z realizacji projektu Część 6. Droga do sukcesu, czyli ku pokrzepieniu serc Projektodawców Daria Sowińska-Milewska 6.1. Jak osiągnąć sukces? W trakcie realizacji projektu Słowniczek podstawowych pojęć Nota od Autorów... 40

4 WSTĘP O sile polskiej gospodarki w coraz większym stopniu decyduje i decydować będzie zdolność adaptacji potencjału kadrowego przedsiębiorstw do zmieniających się warunków gospodarczych. W celu zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstw niezbędne jest zapewnienie wysoko wykwalifikowanych kadr, w tym kadr zarządzających, jak również promowanie współpracy przedsiębiorstw z sektorem nauki. Te dwa zdania to fragment opisu Działania 2.3 schemat A Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich 1 (SPO RZL) zawierający w sobie cel ogólny i główne narzędzie służące jego realizacji szkolenia zmierzające do podniesienia kwalifikacji pracowników. Gdy wiosną i latem 2004 r. kończono prace nad dokumentami programowymi z zakresu rozwoju zasobów ludzkich, przedstawiciele branży szkoleniowej oraz pracownicy przedsiębiorstw bacznie obserwowali przygotowania do uruchomienia konkursów w ramach Działania 2.3 schemat A. Oczekiwaniom towarzyszył zarówno sceptycyzm (doświadczenia różnego typu programów finansowanych ze środków Phare i trudności z nimi związane, jak i optymizm (kwota 260 mln euro, która czeka na tych, którzy przygotują projekty i złożą wnioski). Dyskutowano o roli jaką to Działanie odegra we wsparciu przedsiębiorstw, a nade wszystko jak wpłynie na tzw. rynek szkoleniowy. Wszyscy autorzy Poradnika mieli możliwość od samego początku obserwować proces wdrażania Działania 2.3 A, jego kolejne rundy aplikacyjne (sami także z powodzeniem biorąc w nich udział). I tura konkursowa (wnioski składane do ) skończyła się powodzeniem tylko dla 7,6 % wnioskodawców. Na początku główne problemy miały charakter formalny (w I turze prawie 2/3 wniosków odrzucono na etapie formalnym). Później proces wzajemnej edukacji obu stron postępowania konkursowego (Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości PARP, Regionalne Instytucje Finansujące RIF 2 oraz wnioskodawców) pozwolił wielu podmiotom pokonać etap formalnej oceny, ale już z oceną merytoryczną było gorzej. Łącznie, w ośmiu turach konkursu na dofinasowanie projektu, odrzucono na etapie oceny 82 % złożonych wniosków. Do podpisania umów rekomendowano 740 projektów na łączną kwotę przeszło 920 mln zł, co na obecną chwilę wyczerpuje budżet schematu. Oznacza to, że nie brakuje dobrych pomysłów na wykorzystanie unijnych pieniędzy. Jednak dla wielu instytucji szkoleniowych, które otrzymały dotację na realizację projektów szkoleniowych trudności zaczęły się, gdy przystąpiły one do rozliczania poniesionych wydatków. Gdy już wydawało się, że powoli zaczynamy pokonywać główne przeszkody związane z umiejętnością aplikowania w ramach działania, wyrosła przed wszystkimi, a zwłaszcza zwycięzcami, nowa góra. Góra... rozliczeń i dokumentacji związanej z realizacją projektu dofinansowywanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Działania 2.3 schemat A SPO RZL. Autorzy Poradnika postawili sobie za zadanie wskazanie szlaków, jakimi warto pójść, by zdobyć szczyt tej góry. Nie jest tak, że każdy projekt jaki jest i będzie realizowany w ramach Działania 2.3 A poprowadzony według wskazówek i reguł z tego Poradnika będzie mógł być zakończony trzecim korkiem szampana, czyli rozliczeniem z sukcesem otrzymanych środków EFS (po dwóch pierwszych korkach z okazji znalezienia się na liście zwycięzców i zrealizowaniu zaplanowanych działań). Ale wierzymy, że większość tak! Podczas opracowywania Poradnika przyjęto zasadę unikania w miarę możliwości powtarzania informacji powszechnie dostępnych w innych opracowaniach lub poprzez sieć internetową. Chcemy, aby nasz Podręcznik był jak najbardziej praktyczny, a informacje w nim zawarte były różne od już powszechnie dostępnych w innych opracowaniach. Z tego powodu przedstawione zostały np. przykłady wypełnionych formularzy, czy case study. Autorzy mają nadzieję, że zamieszczenie w jednym miejscu informacji o całym procesie, od podpisywania umowy o dofinansowanie projektu, aż po jej kolejne etapy realizacji, dokumentowania i rozliczania, pozwoli wielu projektodawcom zmniejszyć straty sił i środków w drodze na szczyt góry. Powodzenia! 1. Czym jest Działanie 2.3 schemat A? Sławomir Wysocki Kilka informacji i uwag z punktu widzenia tworzenia i rozliczania projektu. W ramach schematu (zgodnie z zapisami Uzupełnienia SPO RZL) pomoc finansowa Unii Europejskiej jest przeznaczona na: szkolenia i pomoc doradczą dla kadr zarządzających i pracowników przedsiębiorstw (podwyższenie kwalifikacji, nabycie nowych kwalifikacji i umiejętności), studia podyplomowe dla pracowników przedsiębiorstw i kadry zarządzającej, praktyczne szkolenia i staże dla pracowników przedsiębiorstw odbywane w jednostkach naukowych, podwyższanie umiejętności i kwalifikacji pracowników o niskim poziomie przygotowania do pracy (np. o niskich kwalifikacjach). Ostatecznymi Odbiorcami zwanymi w Wytycznych beneficjentami, a w innych dokumentach dot. SPO RZL też projektodawcami), czyli tymi, którzy są uprawnieni do składania wniosków są: instytucje szkoleniowe, szkoły ich organy założycielskie oraz szkoły wyższe, jednostki naukowe, organizacje pracodawców i przedsiębiorców, związki zawodowe, Regionalne Instytucje Finansujące (RIF) zmiana wprowadzona nowelizacją Uzupełnienia SPO RZL z Od tego miejsca, gdy w Poradniku pojawi się w odpowiedniej formie słowo Działanie 2.3 A, chodzić będzie o Działanie 2.3 schemat A SPO RZL 2 W procedurze wdrażania Działania 2.3 A wnioskodawca składał wniosek o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami do pełnomocnika PARP (czyli Regionalnej Instytucji Finansującej) właściwego ze względu na siedzibę wnioskodawcy. RIF-y to instytucje, wybrane przez PARP zgodnie z ustawą o utworzeniu PARP (Ustawa z 9 listopada 2000 r. Dz. U. 2000,109,1158). Podział zadań w ramach tej procedury wdrażania jest następujący: RIF-y odpowiadają za weryfikację formalną składanych wniosków, wniosków o płatność i sprawozdań merytorycznych, a PARP za stronę merytoryczną, czyli ocenę przez Komisje Oceny Projektów wniosków o dofinansowanie projektu, wniosków o płatność oraz sprawozdań z realizacji projektu.

5 WSTĘP Ostateczni beneficjenci, czyli ci, którzy korzystają bezpośrednio ze szkoleń to przedsiębiorstwa i ich pracownicy. Według Uzupełnienia SPO RZL 3 wprowadzonego rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z 22 lutego 2006 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie przyjęcia Uzupełnienia SPO RZL (Dz.U. nr 40, poz. 382) na całe Działanie przeznaczone mają być następujące kwoty: Wsparcie finansowe ogółem dla Działania euro Wsparcie finansowe UE Wsparcie finansowe krajowe euro euro 80% z kwoty 253 mln euro zakłada się przeznaczyć na schemat a). Warto jeszcze przypomnieć jakie założono wskaźniki opisujące efekty Działania 2.3: Rodzaj wskaźnika Wskaźnik Definicja Produkt Produkt Rezultat Rezultat Wpływ Liczba pracowników (M/K), którzy rozpoczęli szkolenie Liczba pracowników służby zdrowia (M/K), którzy rozpoczęli szkolenie Liczba pracowników (M/K),którzy ukończyli szkolenie (w tym pracownicy MSP) Liczba pracowników służby zdrowia (M/K), którzy ukończyli szkolenie Liczba przedsiębiorstw odczuwających poprawę w swoim funkcjonowaniu w okresie 6 miesięcy od zakończenia wsparcia Liczba ostatecznych beneficjentów (M/K), którzy rozpoczęli udział w projektach realizowanych w ramach Działania Liczba ostatecznych beneficjentów (M/K), którzy rozpoczęli udział w projektach realizowanych w ramach Działania Liczba pracowników firm (M/K), którzy po ukończeniu szkolenia, realizowanego w ramach Działania, uzyskali świadectwa nabytych nowych kwalifikacji (zdobycie uznawanego świadectwa, dyplomu kwalifikacyjnego np. biegłego rewidenta) i umiejętności (zdobycie dodatkowych wiadomości w danej dziedzinie, które to zdolności przyczynią się do lepszego wykonywania zadań) Liczba pracowników służby zdrowia (M/K), którzy po ukończeniu szkolenia, realizowanego w ramach Działania, uzyskali świadectwa nabytych nowych kwalifikacji i umiejętności Liczba przedsiębiorstw, które skorzystały ze wsparcia i odczuwają poprawę w swoim funkcjonowaniu w okresie 6 miesięcy od zakończenia wsparcia Z informacji zawartych w tabeli warto zwrócić uwagę na kilka elementów. Po pierwsze, możliwe do sfinansowania działania szkoleniowe dotyczą zarówno zwykłych szkoleń podnoszących kwalifikacje pracowników, jak i obszarów, w których szkolenia i pomoc doradcza wspomagać mają organizację pracy i zarządzania w przedsiębiorstwach. Po drugie, przeglądając listy tematów szkoleń, wnioskodawców oraz przedsiębiorstw, którym ma być udzielona pomoc (z edycji konkursowych od listopada 2004 r. do lipca 2006 r.) widać zmiany zachodzące w strukturze udzielanej pomocy. Przybyło szkoleń otwartych i studiów podyplomowych dofinansowywanych w ramach Działania 4. Oferowane są szkolenia z zakresu finansów (w tym zarządzanie finansami), organizacji i zarządzania zagadnień ogólnych, organizacji i techniki sprzedaży, podatków i prawa podatkowego, zarządzania jakością, zarządzania zasobami ludzkimi, rachunkowości, szkoleń informatycznych (IT), prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Pracownicy przedsiębiorstw mogą również uczestniczyć w szkoleniach językowych, podnoszących ich umiejętności zawodowe. Lista dofinansowanych szkoleń otwartych i studiów podyplomowych jest dostępna na stronach internetowych pod adresem Po trzecie, wartość finansowa składanych projektów jest skrajnie różna 5. Od kilkudziesięciu MILIONÓW złotych (a były też o wartości stu kilkudziesięciu), do kilkudziesięciu TYSIĘCY złotych. Analizując powyższe informacje oraz szczegółowo zapoznając się z listami udzielonego wsparcia można stwierdzić: WSZYSCY mieli SZANSĘ. NIEKTÓRZY wykorzystali stworzone możliwości w dużym stopniu (jest kilka instytucji szkoleniowych, które otrzymały wsparcie na cztery i więcej projektów), INNI w takim, w jakim uznali za stosowane lub adekwatnie do swoich możliwości. Wszyscy wygrani stanęli przed kolejnym wyzwaniem. ZAKOŃCZYĆ projekt i otrzymać zakładane dofinansowanie. To głównie dla nich jest ten Poradnik. Na teraz i... na przyszłość. 3 Komitet Monitorujący SPO RZL na posiedzeniu w dniu 5-6 września 2006 r. przyjął propozycje zmian w Uzupełnieniu. Nie są to jednak zmiany wpływające na istotę zasad aplikowania o środki EFS w ramach działania 2.3 SPO RZL. 4 Dane w tej części Poradnika podano na podstawie informacji z PARP (dzięki pomocy Zespołu Komunikacji Wewnętrznej i Promocji). 5 Dane jw.

6 Część 1. Umowa o dofinansowanie, czyli zanim otworzymy szampana 1.1. Wzór umowy o dofinansowanie projektu Umowa o dofinansowanie projektu jest podstawowym dokumentem regulującym realizację projektu w ramach Działania 2.3. SPO RZL schemat A. Określa ona prawa i obowiązku obu stron podpisujących umowę (instytucji szkoleniowej beneficjenta i Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości instytucji wdrażającej). Określone zostały w niej takie kwestie jak przedmiot i wartość umowy wraz z poziomem dofinansowania, termin realizacji projektu, a także warunki płatności, zasady sprawozdawczości i kontroli czy sankcje za nienależyte wykonanie postanowień umowy. Umowa o dofinansowanie projektu ma także niezwykle ważne znaczenie z punktu widzenia rozpoczęcia realizacji projektu. Tylko wydatki zapisane w budżecie projektu i poniesione po podpisaniu umowy z PARP są wydatkami kwalifikowanymi projektu. 5 lipca 2006 r. weszło w życie Rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego z dnia 21 czerwca 2006 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie trybu składania i wzoru wniosku o dofinansowanie realizacji projektu oraz wzoru umowy o dofinansowanie projektu w ramach Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich (Dz.U. nr 119, poz. 816), które spowodowało podpisanie aneksów do dotychczasowych umów o dofinasowanie. Instytucja szkoleniowa składająca wniosek do działania 2.3. SPO RZL może i powinna zapoznać się ze wzorem umowy już na etapie przygotowywania projektu szkoleniowego. Pomaga to w poprawny sposób przygotować m.in. budżet projektu szkoleniowego. Należyte rozumienie poszczególnych zapisów umowy o dofinansowanie pozwala na prawidłową i skuteczną realizację projektu szkoleniowego. Zapisy umowy o dofinansowanie stanowią podstawę realizacji projektu szkoleniowego. Należy jednak pamiętać, że równie ważną częścią umowy są jej załączniki, a wśród nich wniosek o dofinansowanie projektu wraz z kosztorysem i harmonogramem projektu. Oznacza to, że to, co zapisaliśmy na etapie przygotowania i aplikowania o środki EFS obowiązuje nas także w trakcie realizacji dofinansowanego projektu. Niżej omówiono wybrane zapisy umowy o dofinansowanie pomagające zrozumieć zasady realizacji projektu w ramach Działania 2.3. A SPO RZL. Pamiętajmy jednak, że wszystkie zapisy umowy są równie ważne i każdy beneficjent powinien bardzo uważnie przeczytać umowę o dofinansowanie projektu przed jej podpisaniem!!! 2 ust. 3 Całkowite wydatki Projektu nie przekraczają... PLN, w tym: Justyna Osuch 1) przyznana kwota dofinansowania nieprzekraczająca:... PLN i stanowiąca nie więcej niż [Procent] całkowitych wydatków kwalifikowalnych Projektu, 2) wkład własny nieprzekraczający:... PLN. 2 ust. 4 Dla wydatków kwalifikowanych objętych regułami pomocy publicznej przyznana kwota dofinansowania nie przekracza. PLN i stanowi nie więcej niż (tu procent zależy od rodzaju szkolenia i rodzaju przedsiębiorstwa przyp. aut.) wydatków kwalifikowanych objętych regułami pomocy publicznej, natomiast dla wydatków kwalifikowanych objętych pomocą pozostałą przyznana kwota dofinansowania nie przekracza. PLN i stanowi 100% wydatków kwalifikowanych objętych pomocą pozostałą. W umowie zapisane zostały wszystkie najważniejsze dane finansowe związane z realizacją projektu szkoleniowego. Znajduje się w niej zarówno kwota, jak i poziom dofinansowania, a także wysokość wnoszonego przez beneficjenta wkładu własnego. Taki zapis umowy oznacza, że tak naprawdę rzeczywista wysokość dofinansowania znana jest beneficjentowi dopiero na zakończenie projektu. W zależności od poniesionych przez instytucję szkoleniową wydatków może ulec zmianie kwota lub poziom dofinansowania. Przykład Całkowite wydatki projektu wg zapisów umowy mają wynieść 1 mln PLN, z czego 900 tys. PLN stanowi kwotę dofinansowania, co stanowi 90% całkowitych wydatków kwalifikowanych projektu, zaś 100 tys. PLN jest wkładem wnoszonym przez przedsiębiorców, co stanowi 10% całkowitych wydatków kwalifikowanych projektu. Sytuacja 1. Instytucja szkoleniowa wydała na realizację projektu zamiast planowanego 1 mln PLN tylko 900 tys. PLN. Stąd też w ostatecznym rozliczeniu otrzyma ona dofinansowanie w wysokości 90% całości wydatków kwalifikowanych czyli 810 tys. PLN, a nie 900 tys. Wkład własny wyniesie zaś 90 tys. PLN. Sytuacja 2. Instytucja szkoleniowa wydała na realizację projektu zamiast planowanego 1 mln PLN aż 1,5 mln PLN. Stąd też w ostatecznym rozliczeniu otrzyma ona dofinansowanie w kwocie określonej w umowie czyli 900 tys. PLN, a nie w wysokości 90% wydatków (w tym przypadku byłoby to 1,35 mln PLN). Wkład własny wniesiony przez przedsiębiorców uczestniczących w szkoleniu wyniesie zaś 100 tys. PLN. Resztę wydatków instytucja szkoleniowa będzie musiała pokryć z własnych środków. Instytucja szkoleniowa może także odpowiednio wcześniej (jeżeli pojawia się niebezpieczeństwo wzrostu wydatków) wystąpić do instytucji wdrażającej o podniesienie poziomu dofinansowania. Jeżeli instytucja udzieli zgody, wówczas beneficjent (instytucja szkoleniowa) podpisze aneks do umowy o dofinansowanie (o czym szerzej w dalszej części poradnika). 5 ust. 6 Transze środków na finansowanie Projektu/dotacji/grantu są przekazywane na następujące wyodrębnione rachunki bankowe Ostatecznego Odbiorcy (beneficjenta): Kwota tożsama z pkt wniosku o dofinansowanie realizacji Projektu. 7 Niepotrzebne skreślić 8 Należy wstawić odpowiedni numer rachunku bankowego wyodrębnionego dla danego Projektu; w przypadku gdy wyodrębniono więcej niż jeden rachunek bankowy

7 Część 1. Umowa o dofinansowanie, czyli zanim otworzymy szampana Aby realizować projekt szkoleniowy w ramach Działania 2.3. A SPO RZL, beneficjent jest zobowiązany do utworzenia odrębnego konta (subkonta) bankowego. Za pomocą tego konta beneficjent będzie otrzymywał kolejne transze dotacji, a także dokonywał wydatków związanych z projektem. W przypadku projektów szkoleniowych, w których przewidziany wkład przedsiębiorców wnoszony jest w postaci gotówkowej, beneficjent jest zobowiązany do utworzenia dodatkowego, odrębnego konta bankowego. To konto bankowe służy do wpływu wkładu przedsiębiorców oraz ponoszenia wydatków związanych z projektem. Nie można dokonywać wpłat środków pieniężnych pochodzących z różnych źródeł (dotacja, wkład prywatny) na jedno konto bankowe!!! Konto bankowe utworzone dla wpływu dotacji będzie służyło także dla celów dokonywania wydatków związanych z projektem, a związanych z wydatkami objętymi pomocą publiczną (na poziomie określonym we wniosku) oraz objętych pomocą pozostałą. Natomiast za pomocą konta utworzonego dla wpływu wkładu prywatnego będą realizowane tylko wydatki objęte pomocą publiczną. Beneficjent może realizować płatności także ze swojego konta podstawowego, a następnie dokonywać ich refundacji z kont projektowych. Tak może się zdarzyć w przypadkach wydatków, które tylko w części są związane z realizacją projektu szkoleniowego (np. wydatki związane z wynagrodzeniem personelu częściowo zaangażowanego w projekt czy wydatki związane ze zużyciem energii elektrycznej, które tylko w części są wydatkami związanymi z realizacją projektu). W tym przypadku należy jednak pamiętać o zachowaniu zasady przejrzystości i możliwości zidentyfikowana ścieżki transakcji bankowych tak, aby dokonane transakcje finansowe jednoznacznie wskazywały na związek z realizowanym projektem. Tam, gdzie jest to możliwe, wskazane jest dokonywanie płatności za pomocą kont projektowych. W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie, wszelkie płatności pomiędzy liderem partnerstwa (beneficjent) a partnerami bądź pomiędzy partnerami powinny być dokonywane za pośrednictwem wyodrębnionego dla projektu rachunku bankowego. Koszty założenia i prowadzenia rachunków bankowych dla projektu są kwalifikowane tylko wówczas, gdy takie wydatki zostały przewidziane w budżecie wniosku Zabezpieczeniem prawidłowej realizacji umowy jest składany przez Ostatecznego Odbiorcę (beneficjenta) w dniu podpisania umowy weksel In blanco na kwotę wraz z wypełnioną deklaracją wystawcy weksla In blanco, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszej umowy wraz z poręczeniem wekslowym oraz Zabezpieczenia, o których mowa w ust. 1, ustanawia się do czasu zatwierdzenia wniosku beneficjenta o płatność końcową i sprawozdania końcowego. 3. Zwrot dokumentu poświadczającego ustanowienie zabezpieczenia następuje na pisemny wniosek Ostatecznego Odbiorcy (beneficjenta) po ostatecznym rozliczeniu niniejszej umowy, lecz nie wcześniej niż po zaakceptowaniu przez Instytucję Zarządzającą Poświadczenia i zestawienia wydatków oraz wniosku o refundację od Beneficjenta Końcowego (instytucji wdrażającej) do Instytucji Zarządzającej. Podstawowym rodzajem zabezpieczenia jest weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową na kwotę równą wysokości przyznanej dotacji wraz z poręczeniem wekslowym. Ustanowienie przez beneficjenta zabezpieczenia jest warunkiem zarówno podpisania umowy o dofinansowanie projektu, jak i realizacji wniosku o pierwszą transzę płatności. Przy projektach o wartości przekraczającej 4 mln PLN, PARP standardowo żąda zabezpieczenia w postaci gwarancji bankowej w wysokości 25% dotacji wraz z wekslem in blanco na kwotę dofinansowania. Koszty zabezpieczenia projektu są kwalifikowane tylko wówczas, gdy takie wydatki zostały przewidziane w budżecie wniosku. 13 ust. 1 Ostateczny Odbiorca (beneficjent) zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji Projektu zgodnie z zasadą przejrzystości wynikającą z ustawy o rachunkowości z 27 marca 2002 r. (Dz.U., nr 76, poz. 694, z późn. zm.) tak, aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji księgowych. Realizacja projektu szkoleniowego korzystającego z dofinansowania wymaga od beneficjenta szczególnej przezorności, zwłaszcza w kwestii finansowej. Oznacza to, iż dla zachowania przejrzystości realizowanych operacji finansowych w ramach projektu niezbędne jest założenie odrębnych kont analitycznych służących jedynie do obsługi projektu, a także nadawanie księgowych numerów ewidencyjnych dla każdego dokumentu finansowego potwierdzającego poniesione wydatki. Beneficjenci prowadzący księgę przychodów i rozchodów powinni prowadzić dodatkową ewidencję umożliwiającą jednoznaczną identyfikację kosztów. Ewidencja taka może być prowadzona np. w arkuszu kalkulacyjnym tak, aby umożliwiała sporządzanie stosownych zestawień i sprawozdań. 13 ust. 2 W przypadku zlecania części zadań w ramach Projektu wykonawcom, beneficjent zobowiązuje się do zastrzeżenia w umowie z wykonawcą prawa wglądu do dokumentów, w tym dokumentów finansowych wykonawcy związanych z realizowanym Projektem. W wielu projektach realizowanych w ramach Działania 2.3. A SPO RZL zajdzie konieczność wyboru zewnętrznych wykonawców. Ważną kwestią jest jednakże precyzyjne określenie obowiązków spoczywających na wykonawcy. Aby beneficjent i instytucje kontrolujące projekty 9 Należy wykreślić jeżeli nie dotyczy. 10 W przypadku Projektu o wartości przekraczającej. PLN, Beneficjent Końcowy (instytucja wdrażająca) ma prawo do ustanowienia dodatkowego zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w wysokości % przyznanej kwoty dofinansowania. Może być to jedna z następujących form, wskazana przez Beneficjenta Końcowego (instytucję wdrażającą), którą należy wpisać w wykropkowane miejsce: cesja praw z polisy ubezpieczeniowej Ostatecznego Odbiorcy (beneficjenta) na Beneficjenta Końcowego (instytucję wdrażającą), notarialne oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, przewłaszczenie rzeczy ruchomych Ostatecznego Odbiorcy (beneficjenta) na zabezpieczenie, hipoteka ustanowiona na nieruchomości Ostatecznego Odbiorcy (beneficjenta), poręczenie według prawa cywilnego, gwarancja bankowa, gwarancja ubezpieczeniowa.

8 Część 1. Umowa o dofinansowanie, czyli zanim otworzymy szampana unijne mogły sprawdzić prawidłowość realizowanych umów, beneficjent powinien w umowie z wybranym wykonawcą zastrzec prawo wglądu do wszystkich dokumentów wykonawcy związanych z realizowanym zleceniem. Należy pamiętać także o obowiązku dołączenia przez wykonawcę zlecenia do faktury specyfikacji określającej rodzaje wydatków poniesionych w związku z realizowanym zleceniem. Wykonawca nie musi określać poszczególnych kwot, a jedynie wskazać kategorie wydatków, które złożyły się na wielkość całego wydatku. Pozwoli to na sprawdzenie przez instytucję wdrażającą, czy wszystkie wydatki, jakie poniósł wykonawca były wydatkami kwalifikowanymi. 13 ust Ostateczny Odbiorca (beneficjent) zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu do dnia 31 grudnia 2013 r. w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo, z zastrzeżeniem ust. 6., oraz do informowania Beneficjenta Końcowego (instytucji wdrażającej) o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym Projektem. Realizacja projektu korzystającego ze wsparcia ze środków strukturalnych nakłada na beneficjenta obowiązek przechowywania wszelkiej dokumentacji związanej z projektem przez okres 5 lat od rozliczenia przez Polskę wszystkich środków przekazanych przez Unię Europejską 11. To rozliczenie przypadnie na 2008 r., wobec czego każdy beneficjent realizujący projekt jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji projektowej do końca 2013 r. W przypadku przesunięcia rozliczenia na poziomie krajowym, zostanie także wydłużony okres przechowywania dokumentów przez beneficjentów. O zmianie okresu archiwizacji beneficjenci zostaną poinformowani przez PARP. Obowiązkowo należy przechowywać dokumenty takie jak: oryginalny formularz zgłoszonego wniosku, pismo informujące o akceptacji wniosku i przyznaniu dofinansowania, umowę o dofinansowanie projektu, dokumenty związane z realizacją szkoleń (listy obecności, dzienniki zajęć, materiały szkoleniowe, itp.) faktury i inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, wyciągi z konta bankowego (konta projektu), sprawozdania i dokumenty potwierdzające zawarte w nich informacje, wnioski płatnicze, wszelkie istotne pisma wysyłane i otrzymywane, umowy z wykonawcami wraz z dokumentacją dot. sposobu wyłonienia wykonawcy, wykaz beneficjentów ostatecznych wraz z ich danymi. Projekty szkoleniowe to projekty związane z udzielaniem pomocy publicznej przedsiębiorcom (szerzej w części 3). Przepisy krajowe nakładają na instytucję udzielającą pomocy publicznej (w tym przypadku beneficjenta) obowiązek przechowywania dokumentów dotyczących pomocy publicznej przez okres 10 lat od dnia jej przyznania 12. Oznacza to, iż w przypadku projektu realizowanego w 2006 r., dla którego umowa szkoleniowa została zawarta w listopadzie 2006 r., dokumenty związane z tym szkoleniem instytucja szkoleniowa ma obowiązek przechowywania do listopada 2015 r. 14 ust Ostateczny Odbiorca (beneficjent) zobowiązuje się poddać kontroli i audytowi dokonywanemu przez Instytucję Wdrażającą lub wyznaczonego pełnomocnika 13 oraz inne uprawnione podmioty w zakresie prawidłowości realizacji Projektu. Ostateczny odbiorca (beneficjent) udostępnia kontrolującym wgląd w dokumenty, w tym dokumenty finansowe oraz dokumenty w formie elektronicznej związane z realizacją Projektu, w tym także dokumenty związane z częściami projektu realizowanymi bezpośrednio przez partnerów i wykonawców Projektu. Projekty szkoleniowe w ramach Działania 2.3. A SPO RZL to projekty współfinansowane ze środków publicznych, a wobec tego realizowane pod szczególną kontrolą instytucji udzielających dofinansowania. beneficjent powinien informować RIF o wszelkich problemach w realizacji projektu. Ponadto, w trakcie realizacji projektów szkoleniowych, a także po ich zakończeniu, w siedzibie beneficjenta i w miejscu realizacji projektu będą przeprowadzane kontrole i wizyty monitorujące. W przypadku kontroli obejmującej weryfikację dokumentów merytorycznych i finansowych, beneficjent jest powiadamiany o celu i zakresie kontroli na 7 dni przed jej rozpoczęciem. 15 ust. 2 Beneficjent zobowiązuje się do przeprowadzenia audytu Projektu 14 : 1) nie wcześniej niż po wykorzystaniu co najmniej połowy środków, o których mowa w 2 ust 3; 2) przez jednostki zatrudniające osoby o odpowiednich umiejętnościach w zakresie przeprowadzania audytu i wiedzy z zakresu funkcjonowania funduszy strukturalnych. Umowa nakłada obowiązek na beneficjenta przeprowadzenia audytu finansowego obejmującego sprawdzenie poprawności realizowanych operacji finansowych w ramach projektu. Obowiązek ten dotyczy instytucji szkoleniowych realizujących projekty przekraczające wartość 700 tys. PLN lub realizujących kilka projektów z tego samego programu (Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwoju Zasobów Ludzkich), w których łączna kwota jest równa bądź przekracza 1 mln PLN. 11 Rozporządzenie Rady (WE) 1260/1999 z 21 czerwca 1999 r. 12 Ustawa o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej (Dz.U. nr 123 z 2004 r., Poz. 1291) 13 Dotyczy wyłącznie Działania Dotyczy wyłącznie Projektów, w przypadku gdy: 1) kwota finansowania dla pojedynczego projektu w ramach Programu jest równa bądź przekracza PLN 2) kwota finansowania kilku Projektów w ramach Programu jest równa bądź przekracza PLN.