Pozyskiwanie funduszy z Unii Europejskiej w tym polityki horyzontalne

Transkrypt

1 Pozyskiwanie funduszy z Unii Europejskiej w tym polityki horyzontalne Materiały szkoleniowe Przygotowanie: Magdalena Bergmann Łódź, kwietnia 2012 r. 1

2 I. WPROWADZENIE Poniższy materiał stanowi praktyczny przewodnik po możliwościach, jakie stwarzają fundusze Unii Europejskiej przedsiębiorcom, instytucjom publicznym, szkołom i uczelniom, organizacjom pozarządowym a w konsekwencji także osobom prywatnym. Dzięki zgromadzonym tutaj informacjom dowiemy się, gdzie poszukiwać informacji o dostępnych źródłach finansowania projektów oraz jak przygotować wniosek o jego dofinansowanie. Jako przykład, na którym bazuje niniejszy materiał, wykorzystano projekty Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - jednak warto pamiętać, iż metody przygotowywania, realizacji i zarządzania projektami różnych programów Unii Europejskiej posiadają wiele elementów wspólnych, a wiedza i umiejętności zdobyte w zakresie jednego programu mogą być bardzo przydatne przy innych. 1. CZYM JEST PROGRAM OPERACYJNY KAPITAŁ LUDZKI? Zaczynamy! Program Operacyjny Kapitał Ludzki (dalej PO KL ) jest jednym z siedmiu programów operacyjnych, składających się na większą całość Narodową Strategię Spójności , będącą długofalowym i wszechstronnym planem rozwoju Polski w oparciu o wykorzystanie środków Unii Europejskiej. Inne programy operacyjne, składające się na NSS to: Infrastruktura i Środowisko Innowacyjna Gospodarka Rozwój Polski Wschodniej Europejska Współpraca Terytorialna Regionalne Programy Operacyjne (16 programów) Pomoc Techniczna Kapitał Ludzki jest tym programem, który zgodnie ze swoją nazwą koncentruje się na wsparciu potencjału społecznego, intelektualnego, zawodowego i ekonomicznego mieszkańców Polski, niezbędnego do pełnego i efektywnego uczestnictwa jednostek i grup w edukacji, rynku pracy oraz życiu publicznym. Celem głównym PO KL jest wzrost zatrudnienia i spójności społecznej, którego osiągnięciu służy sześć celów strategicznych: podniesienie poziomu aktywności zawodowej i zdolności do zatrudnienia zmniejszenie obszarów wykluczenia społecznego poprawa zdolności adaptacyjnych pracowników i przedsiębiorstw do zmian gospodarczych upowszechnienie edukacji społeczeństwa na każdym etapie kształcenia oraz zwiększenie jakości usług edukacyjnych i ich silniejsze powiązanie z potrzebami gospodarki opartej na wiedzy zwiększenie potencjału administracji publicznej wzrost spójności terytorialnej PO KL zawiera całość środków Europejskiego Funduszu Społecznego głównego narzędzia polityki społecznej i zatrudnieniowej UE - przeznaczonych dla Polski na lata , czyli ok. 9,7 mld euro. Z tego właśnie względu projekty realizowane w ramach PO KL często nazywane są, oznaczane i promowane jako projekty dofinansowane ze środków EFS. Wkład EFS stanowi 85% wartości programu. Pozostałe 15%, czyli ok. 1,7 euro to wkład budżetu państwa. Łączna wartość PO KL wynosi zatem 11,4 mld zł. Warto wspomnieć o ramach 2

3 czasowych realizacji programu w myśl obowiązującej w funduszach unijnych zasady n+2, środki powinny zostać rozdysponowane i zakontraktowane do końca 2013 r., zaś ich faktyczne wydatkowanie będzie mogło trwać jeszcze przez dwa następne lata, czyli do końca 2015 r. W chwili przygotowywania tego materiału (początek II kwartału 2012 r.) w skali całego kraju do dyspozycji pozostało jeszcze ok. 30% środków na realizację projektów jest więc po co zdobywać wiedzę, jak można z nich korzystać! 2. JAK ZORGANIZOWANY JEST PO KL? PO KL podzielony został na dziesięć priorytetów obszarów tematycznych, odpowiadających celom strategicznym programu. Oto ich kolejność i nazwy zgodnie z brzmieniem zapisów programu: Priorytet I. Zatrudnienie i integracja społeczna Priorytet II. Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących Priorytet III. Wysoka jakość systemu oświaty Priorytet IV. Szkolnictwo wyższe i nauka Priorytet V. Dobre rządzenie Priorytet VI. Rynek pracy otwarty dla wszystkich Priorytet VII. Promocja integracji społecznej Priorytet VIII. Regionalne kadry gospodarki Priorytet IX. Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Priorytet X. Pomoc techniczna (obsługa, wdrażanie i kontrola realizacji PO KL) Dodatkowo, każdy z priorytetów PO KL podzielony jest wewnętrznie na bardziej szczegółowe obszary, dotyczące konkretnych problemów, form bądź odbiorców wsparcia działania oraz poddziałania. Przyjrzyjmy się temu podziałowi na przykładzie poświęconemu oświacie w regionach Priorytetu IX. Składa się on z pięciu działań, z których w pierwszym wyszczególniono dodatkowo trzy poddziałania: Działanie 9.1. Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty Poddziałanie Zmniejszanie nierówności w stopniu upowszechnienia edukacji przedszkolnej 3 Poddziałanie Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych Poddziałanie Pomoc stypendialna dla uczniów szczególnie uzdolnionych Działanie 9.2. Podniesienie atrakcyjności i jakości szkolnictwa zawodowego Działanie 9.3. Upowszechnienie formalnego kształcenia ustawicznego w formach szkolnych Działanie 9.4. Wysoko wykwalifikowane kadry systemu oświaty Działanie 9.5. Oddolne inicjatywy edukacyjne na obszarach wiejskich Priorytety I-V mają charakter centralny wdrażane są z poziomu resortów (np. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, Ministerstwo Edukacji Narodowej), a zasięg ich wsparcia jest ogólnopolski bądź międzyregionalny. Pozostałe priorytety (VI-IX), nazywane regionalnymi wdrażane są przez samorządy terytorialne wszystkich województw i ich instytucje, a wsparcie w ich ramach kierowane jest wyłącznie do mieszkańców i instytucji danych regionów. W tak ustalonym podziale około 40% środków PO KL przeznaczonych jest na realizację priorytetów 3

4 centralnych, zaś 60% - regionalnych, dzięki czemu samorządy mają bardzo znaczący wpływ na sposób i tempo wydatkowania środków i realizacji poszczególnych projektów. 3. KTO I W JAKI SPOSÓB MOŻE KORZYSTAĆ ZE WSPARCIA PO KL? Lista instytucji i grup społecznych, które mogą korzystać ze wsparcia programu, jest bardzo szeroka. Wyróżniamy wśród nich beneficjentów podmioty, którym przyznawane jest wsparcie na realizację projektów oraz uczestników osoby bądź instytucje, które otrzymują w ramach tychże projektów konkretne wsparcie. Do beneficjentów PO KL należeć mogą m.in. szkoły, uczelnie wyższe, fundacje i stowarzyszenia, przedsiębiorstwa, jednostki szkoleniowe. Uczestnikami prowadzonych przez nich projektów, w zależności od ich specyfiki mogą być uczniowie, studenci, personel instytucji, osoby bezrobotne i nieaktywne zawodowo, osoby zatrudnione, klienci pomocy społecznej, osoby niepełnosprawne, itd. Filozofia PO KL zakłada, iż działania programu powinny koncentrować się na tych grupach uczestników, których sytuacja na rynku pracy, w sferze edukacji czy w życiu społecznym jest trudniejsza i które zmagają się z ograniczeniami bądź dyskryminacją stąd też przykłada się szczególną wagę do wsparcia np. kobiet po okresie wychowania dzieci, osób w wieku zarówno pracujących, jak i nieaktywnych zawodowo, mieszkańców obszarów wiejskich i małych miast. Należy zwrócić uwagę, że wsparcie PO KL przyznawane jest w dwóch trybach: konkursowym i systemowym. Tryb konkursowy oznacza konieczność ubiegania się podmiotu o środki w drodze ogłoszonego publicznie konkursu, w którym złożone wnioski są oceniane według określonych kryteriów, zaś dofinansowanie przyznawane jest najlepszym aplikacjom. W trybie systemowym środki dostępne są wyłącznie dla ściśle zdefiniowanego kręgu określonych typów instytucji publicznych (np. kuratoria oświaty, zakłady karne, urzędy pracy) i niejako z góry zakontraktowane do wykorzystania oraz dysponowania przez te podmioty. Przykładowo, w ramach wspomnianego Priorytetu IX charakter systemowy ma Poddziałanie 9.1.3, w którym środkami na wsparcie stypendialne dla uzdolnionych, lecz będących w trudnej sytuacji uczniów dysponują bezpośrednio instytucje samorządów województw (Urzędy Marszałkowskie). 4. KTO O TYM WSZYSTKIM DECYDUJE? Struktura zarządzania Programem jest dość skomplikowana, dlatego skupimy się jedynie na najważniejszych pojęciach i instytucjach. Z pewnością najważniejszym i głównym odpowiedzialnym za realizację programu w całym kraju podmiotem jest Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, pełniące rolę Instytucji Zarządzającej PO KL. Właśnie tenże resort stworzył założenia programu, negocjował je z Komisją Europejską, a po ich zatwierdzeniu opracował system reguł i procedur wdrażania, wydatkowania środków, kontroli i oceny realizacji PO KL. Drugi poziom zarządzania Kapitałem Ludzkim tworzą Instytucje Pośredniczące podmioty odpowiedzialne za wdrażanie konkretnych priorytetów oraz koordynujące realizację programu w regionach. Dla wspomnianych wcześniej priorytetów centralnych są nimi odpowiednie ministerstwa, zaś dla regionalnych Urzędy Marszałkowskie jako instytucje samorządów województw (rolę wspierającą, jako tzw. Instytucje Pośredniczące II stopnia pełnią także Wojewódzkie Urzędy Pracy). To właśnie Instytucje Pośredniczące ogłaszają konkursy naboru projektów, dokonują ich oceny, zawierają umowy z autorami najlepszych pomysłów, a następnie monitorują i kontrolują oraz dokonują rozliczeń finansowych projektów realizowanych przez beneficjentów PO KL. 4

5 Podsumowując strukturę zarządzania programem - droga, jaką muszą przebyć środki PO KL, aby można było dzięki nim udzielić konkretnego wsparcia osobie uczestniczącej w projekcie, składa się z omówionych powyżej czterech etapów: Instytucja Zarządzająca -> Instytucje Pośredniczące -> Beneficjent -> Uczestnik projektu II. ZANIM POWSTANIE WNIOSEK: POSZUKIWANIE MOŻLIWOŚCI DOFINANSOWANIA PROJEKTU. Zanim rozważymy możliwości poszukiwania dofinansowania pomysłu, który ma stać się kanwą projektu, należy zwrócić uwagę na bardzo istotne zagadnienie: czy ważniejszy jest pomysł, który posiada wnioskodawca, czy też to, na jakie działania aktualnie przyznawane są środki PO KL? Kolejność pytań postawionych w poprzednim zdaniu nie jest przypadkowa. Eksperci w zakresie funduszy unijnych często zdecydowanie odradzają i przestrzegają potencjalnych beneficjentów przed przysłowiowym skokiem na realizację projektów z danego działania tylko dlatego, iż obecnie ogłoszony jest w jego ramach konkurs. Oczywiście, trwający aktualnie nabór projektów w konkursie to bezpośredni i najważniejszy impuls do złożenia wniosku jednak gdy nie towarzyszy mu przemyślana wizja działań, w zakresie których twórca posiada niezbędną wiedzę czy doświadczenie, trudno wyobrazić sobie pomyślną ocenę wniosku, nie mówiąc o prawidłowej i efektywnej realizacji projektu. Podobnie, jak trudno byłoby wyobrazić sobie szkolenia dla menedżerów organizowane przez publiczne gimnazjum lub warsztaty podnoszące kompetencje uczniów w zakresie nauk ścisłych realizowane przez producenta bombek choinkowych. Dlatego też, posługując się powszechną w metodach zarządzania przedsięwzięciami społecznymi koncepcją od pomysłu do projektu, rekomendujemy zasadę pierwszeństwa pomysłu na wniosek przed próbami wstrzelenia się w trwający konkurs bez rozważenia, czy jesteśmy w stanie zaproponować projekt wartościowy, wynikający z realnych potrzeb określonej grupy, proponujący pożyteczne wsparcie, a także ukazujący nasz potencjał. 1. JAK SPRAWDZIĆ, CZY MÓJ POMYSŁ WPISUJE SIĘ W ZAŁOŻENIA PO KL? Pierwszym ważnym przystankiem na drodze potencjalnego wnioskodawcy od pomysłu do projektu będzie bez wątpienia Szczegółowy Opis Priorytetów PO KL, często nazywany w żargonie realizatorów projektów SZOPem. Ten ponad 300-stronicowy, przygotowany przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego dokument zawiera rozwinięcie celów programu dokładne opisy każdego z priorytetów, działań i poddziałań. Opisy te zawierają wiele przydatnych informacji, które pozwolą ocenić, czy i w jakim stopniu pomysł wnioskodawcy mieści się w danym obszarze wsparcia PO KL, m.in.: instytucje odpowiedzialne za wdrażanie (Zarządzająca, Pośrednicząca) cel działania uzasadnienie potrzeby realizacji działania wysokość alokacji finansowej działania (środków unijnych i krajowych przeznaczonych na jego realizację w skali kraju) minimalną i/lub maksymalną wartość jednego realizowanego projektu typy realizowanych projektów (kategorie działań, jakie wnioskodawca może podjąć w ramach realizacji projektu) typ beneficjentów (kategorie podmiotów mogących ubiegać się o dofinansowanie projektu) 5

6 grupy docelowe (osoby i instytucje mogące w bezpośredni sposób skorzystać ze wsparcia projektu) 2. GDZIE POSZUKIWAĆ INFORMACJI O KONKURSIE? Informacje o naborze projektów umieszczane są z dniem ogłoszenia konkursu na stronach internetowych Instytucji Pośredniczących (nazywanych z tego względu także Instytucjami Ogłaszającymi Konkursy IOK) dla danego działania czy poddziałania. Jest to podstawowe i najpopularniejsze źródło wiedzy o tym, na jakie działania można aktualnie ubiegać się o dofinansowanie z PO KL. Instytucje te posiadają odrębne sekcje czy działy strony, a nawet całe portale internetowe poświęcone funduszom unijnym informacji należy poszukiwać przede wszystkim w takich miejscach. Przyjrzyjmy się temu na przykładzie województwa łódzkiego. Wiemy już, że Instytucją Pośredniczącą dla regionalnych priorytetów PO KL jest Urząd Marszałkowski województwa. Wszelkie informacje dotyczące PO KL, w tym ogłaszanych konkursów, publikowane są zatem na stronie prowadzonej przez Departament ds. PO KL w tymże urzędzie. Struktura menu strony jest bardzo czytelna i bez trudu możemy odnaleźć interesujący nas dział Ogłoszenia o konkursach. Po wejściu do działu wita nas informacja o harmonogramie konkursów (o którym więcej szczegółów za chwilę), a menu wyświetla także informację o priorytetach regionalnych, którymi opiekuje się Urząd i w ramach których ogłasza konkursy. Załóżmy, że interesują nas fundusze unijne na rzecz oświaty. Dzięki dotychczasowej wiedzy wiemy, iż powinniśmy szukać ich przede wszystkim w obszarze Priorytetu IX. Teraz przechodzimy do konkursów ogłaszanych w bieżącym roku, a następnie wybieramy interesujące nas działanie bądź poddziałanie będzie nim np. Poddziałanie Strona zawiera numer oraz krótką charakterystykę konkursu, pod którą znajdują się odnośniki do dalszych informacji. Informacje o trwających konkursach rozpowszechnia także Ministerstwo Rozwoju Regionalnego na oficjalnej stronie Europejskiego Funduszu Społecznego i PO KL pod adresem znaleźć tam można wiadomości dotyczące priorytetów zarówno regionalnych, jak i centralnych. Aby z nich skorzystać, wystarczy wybrać dział Nabór wniosków. Jeżeli nie mamy możliwości śledzenia na bieżąco nowości na stronie, MRR przygotowało bardzo pomocny newsletter rozsyłany em biuletyn z informacjami o konkursach. Po wybraniu działu Newsletter mamy możliwość wpisania imienia i nazwiska, adresu oraz zaznaczenia informacji o interesujących nas programach operacyjnych. W ten sposób aktualne informacje o konkursach będą docierać do naszej skrzynki owej bez konieczności monitorowania nowinek na stronie. Ogłoszenia o konkursach, zgodnie z zasadą jawności informacji o możliwościach skorzystania z funduszy UE, publikowane są często również w regionalnej prasie, choć zwykle odsyłają one na strony internetowe IOK po szczegółowe wytyczne. Może się zdarzyć, iż w ramach interesującego nas działania bądź poddziałania aktualnie nie jest ogłoszony konkurs. W tej sytuacji pomocną informacją będą harmonogramy konkursów (naborów) oraz plany działania, umieszczane na stronach IOK oraz w serwisie PO KL w podobny sposób, co ogłoszenia o konkursach. Są one dokumentami o najczęściej rocznym zakresie, dzięki którym można dowiedzieć się, w którym z miesięcy bądź kwartałów organizowany będzie nabór projektów do danego działania lub poddziałania, a także jaka pula środków finansowych przeznaczona będzie na dany konkurs. 6

7 Warto pamiętać, iż samo ogłoszenie o konkursie czy harmonogram naborów nie stanowią jeszcze całej niezbędnej wiedzy, jaka potrzebna jest do sporządzenia wniosku i jego wysłania na konkurs. Ogłoszeniu towarzyszy szereg dodatkowych dokumentów i załączników publikowanych na stronach IOK, z których najważniejszy stanowi tzw. dokumentacja konkursowa omówimy ją poniżej. 3. DOKUMENTACJA KONKURSOWA: NA CO NALEŻY ZWRÓCIĆ SZCZEGÓLNĄ UWAGĘ PRZED ROZPOCZĘCIEM PRZYGOTOWYWANIA WNIOSKU? Potencjalny wnioskodawca, który chce ubiegać się o dofinansowanie projektu ze środków PO KL powinien rozpocząć przygotowania od lektury towarzyszącej ogłoszeniu o konkursie dokumentacji konkursowej zbiorze informacji i wytycznych niezbędnych do napisania, a także późniejszej realizacji projektu. Każdy ogłaszany w ramach PO KL konkurs posiada odrębną dokumentację konkursową dokumenty te mają pewną wspólną strukturę i treść, choć mogą różnić się szczegółami. Oto najważniejsze i uniwersalne elementy dokumentacji konkursowych wraz z wymagającymi szczególnej uwagi zagadnieniami: typy projektów i formy wsparcia o jakie działania projektu mogą (bądź nie mogą) liczyć na dofinansowanie? o jakie formy działań możemy bądź powinniśmy łączyć w projekcie? wymagane wskaźniki, rezultaty i produkty o do jakich efektów i na jaką skalę powinna doprowadzić realizacja projektu? o w jaki sposób będą mierzone i monitorowane? grupy docelowe o kogo będzie można (lub nie będzie można) objąć wsparciem w ramach projektu? o jak zdefiniowano, czy dana osoba bądź grupa kwalifikuje się do objęcia wsparciem projektowym? o dla kogo w szczególności przeznaczone jest wsparcie projektu? podmioty uprawnione do ubiegania się o dofinansowanie o jakie rodzaje podmiotów mogą (lub nie mogą) ubiegać się o środki na realizację projektu? o jak zdefiniowano, czy dany podmiot może aplikować w konkursie? o czy i w jaki sposób aplikujący podmiot musi być związany z obszarem realizacji projektu? o czy projekt może być realizowany w partnerstwie? wymagania finansowe o jaka jest minimalna, a jaka maksymalna wartość projektu? o jakie zasady obowiązują przy ponoszeniu wydatków w projekcie? o jak przekazywane będą środki na realizację projektu? o jak zabezpieczone zostanie należyte wykonanie umowy przez realizatora projektu? o jak rozliczany będzie projekt? o jak prowadzona będzie księgowość projektu? o czy i w jakiej wysokości wymagany jest wkład własny realizatora? wymagania czasowe o jaki jest minimalny, a jaki maksymalny okres realizacji projektu? o od kiedy najwcześniej i do kiedy najpóźniej powinien być zrealizowany projekt? 7

8 procedura wyboru projektów o czy konkurs ma charakter zamknięty (tj. z granicznymi datami początku i końca naboru wniosków), czy otwarty (prowadzony do wyczerpania środków)? kryteria wyboru projektów o jak zdefiniowane zostały i weryfikowane będą kryteria horyzontalne? (zgodność z prawodawstwem polskim i UE, zgodność z celami PO KL, zasada równości kobiet i mężczyzn) o jak zdefiniowane zostały i weryfikowane będą kryteria formalne? (dotyczące wniosku jako dokumentu i poprawności jego przygotowania oraz złożenia) o jak zdefiniowane zostały i weryfikowane będą kryteria dostępu? (dotyczące podstawowych wymogów czasowych, finansowych czy ilości wniosków, które złożyć może jeden podmiot) o jak zdefiniowane zostały i weryfikowane będą kryteria strategiczne? (dotyczące charakterystyki projektu form działań bądź grup docelowych opisanych w dokumentacji jako szczególnie preferowane z określonych względów) o jakie błędy i braki w zakresie ww. kryteriów będą skutkowały odrzuceniem projektu, a jakie odesłaniem do uzupełnienia? procedura odwoławcza o w jaki sposób można odwołać się od negatywnej decyzji o dofinansowanie projektu? informacje dotyczące sposobu, miejsca i terminu złożenia wniosku o gdzie i kiedy dokładnie powinien zostać złożony wniosek? o w jakim formacie (ilość egzemplarzy, wersja papierowa, CD, opis koperty) powinien zostać złożony wniosek? Warto pamiętać, iż w trakcie trwania konkursu do dokumentacji konkursowej mogą zostać wprowadzone zmiany czy poprawki. Dlatego dobrze jest śledzić stronę z treścią informacji o konkursie przez cały okres jego trwania, aby móc uwzględnić ewentualne zmiany w przygotowywanym projekcie. 8