PRZEWODNIK DLA AGENTA PO KODACH KRESKOWYCH

Transkrypt

1 PRZEWODNIK DLA AGENTA PO KODACH KRESKOWYCH

2 SPIS TREŚCI 1 WSTĘP KODY KRESKOWE KROK PO KROKU WARUNKI DOSTĘPNOŚCI KODÓW KRESKOWYCH DOKUMENTY PORTALOWE Gdzie znajdują się kody kreskowe?... 3 Kody kreskowe zostały dodane na wydrukach wszystkich dokumentów wystawionych w iportalu (polisy, kwitariusze, wykazy, wypowiedzenia OC, Zawiadomienia o zbyciu). Kody kreskowe drukowane są na pierwszej stronie dokumentu pod logo firmy InterRisk Jak stworzyć wykaz? Jak modyfikować wykaz? DOKUMENTY PAPIEROWE Jak stworzy kod kreskowy dla dokumentów papierowych?... 4 A) GENERATOR KODÓW DOSTĘPNYCH NA IPORTAL W ZAKŁADCE ROZLICZENIA WYKAZY GENERUJ KOD Z PORTALU... 5 B) WYKORZYSTANIE I WPISYWANIE KODU Z NAKLEJKI ZA POMOCĄ IPORTAL W ZAKŁADCE ROZLICZENIA WYKAZY GENERUJ NAKLEJKA PRZEGLĄDANIE WYKAZÓW W JAKI SPOSÓB AGENT BĘDZIE OTRZYMYWAŁ Z ODDZIAŁU LUB CR INFORMACJĘ O BRAKACH W PRODUKCJI? PODSUMOWANIE CO SIĘ ZMIENIŁO DLA AGENTA? Strona 2 z 12

3 1 Wstęp Celem wprowadzenia opisanych poniżej funkcjonalności jest zapewnienie lepszej ciągłości, płynności i terminowości w obiegu dokumentów. Niniejszy dokument opisuje narzędzie umożliwiające: tworzenie wykazów, polis i dokumentów z uwzględnieniem kodu kreskowego śledzenie obiegu dokumentów między Agent-Oddział-CR 2 Kody kreskowe krok po kroku 2.1 Warunki dostępności kodów kreskowych Użytkownik musi mieć aktywne konto w portalu 2.2 Dokumenty portalowe Gdzie znajdują się kody kreskowe? Kody kreskowe zostały dodane na wydrukach wszystkich dokumentów wystawionych w iportalu (polisy, kwitariusze, wykazy, wypowiedzenia OC, Zawiadomienia o zbyciu). Kody kreskowe drukowane są na pierwszej stronie dokumentu pod logo firmy InterRisk Jak stworzyć wykaz? Podczas tworzenia wykazu system pobierze automatycznie na wykaz wszystkie dokumenty (polisy, kwitariusze, wypowiedzenia OC/zawiadomienia) wystawione przez iportal. Wykaz automatyczne zostanie opatrzony kodem kreskowych. Umiejscowienie kodu kreskowego na wykazie ma na celu weryfikację przez Oddział/CR kompletności umieszczonych na wykazie dokumentów Strona 3 z 12

4 2.2.3 Jak modyfikować wykaz? Wszystkie dokumenty portalowe umieszczone na wykazie można usuwać za pomocą ikony do 10 dni od daty zaakceptowania/anulowania dokumentu. Usunięty z wykazu dokument portalowy przy kolejnym rozliczeniu (tworzeniu wykazu) zostaje ponownie automatycznie uwzględniony na wykazie. Poniżej screen: 2.3 Dokumenty papierowe Jak stworzy kod kreskowy dla dokumentów papierowych? Dostępne są dwa sposoby generowania kodów kreskowych dla dokumentów papierowych (Agent sam wybiera sposób, który mu najbardziej odpowiada): Strona 4 z 12

5 a) Generator kodów dostępnych na iportal w zakładce Rozliczenia Wykazy Generuj Kod z portalu Krok po kroku jak go wygenerować: W celu uwzględnienia dokumentu na wykazie należy uzupełnić wszystkie w/w pola i zaznaczyć Kod z portalu a następnie kliknąć Dodaj. Pojawi się okno: oraz dokument zostanie automatycznie przeniesiony na wykaz Następnie należy kliknąć Wydrukuj kod. Zostanie wygenerowany PDF z kodem kreskowym, który należy wydrukować i spiąć z dokumentem do którego kod jest generowany. Po kliknięciu przycisku Zakończ możliwe będzie dodawanie kolejnych pozycji dokumentów papierowych do wykazu łącznie z wygenerowaniem dla nich kodu kreskowego Strona 5 z 12

6 W celu ponownego pobrania wygenerowanego kodu kreskowego dla dokumentów papierowych należy wejść w zakładkę Rozliczenia Dokumenty papierowe. b) Wykorzystanie i wpisywanie kodu z naklejki za pomocą iportal w zakładce Rozliczenia Wykazy Generuj Naklejka Krok po kroku jak uzupełnić kod z naklejki: W celu uwzględnienia dokumentu na wykazie należy uzupełnić wszystkie w/w pola i zaznaczyć Naklejka oraz wpisać numer naklejki otrzymany wcześniej z Oddziału a następnie kliknąć Dodaj. Po kliknięciu Dodaj kod z naklejki zostanie przydzielony do dokumentu którego dane zostały uzupełnione przez użytkownika oraz dokument zostanie z automatu przeniesiony na wykaz. UWAGA!!!! Kod z naklejki może być wykorzystany tylko raz i tylko dla jednego dokumentu. Screen po wprowadzeniu prawidłowego kodu Strona 6 z 12

7 3 Przeglądanie wykazów Aby przeglądać Wykazy należy wejść z poziomu MENU głównego ROZLICZENIA WYKAZY PRZEGLĄDAJ Na poziomie przeglądania wykazów wprowadzone zostały dodatkowe kryteria wyszukiwania wykazów: Strona 7 z 12

8 Użytkownik będzie mógł wyszukać wykazy w zależności od tego czy zostały już przekazane do Oddziału lub CR i informowały będą o tym statusy ( ) w odpowiednich kolumnach Oddział/CR Po przekazaniu dokumentów przez Agenta do Oddziału i zeskanowaniu kodów kreskowych przez Oddział w iportalu po wyszukaniu konkretnego wykazu pojawi się u Agenta w kolumnie Oddział ikona, natomiast w kolumnie CR będzie ikona. Po przesłaniu dokumentów przez Oddział do CR i zeskanowaniu kodów kreskowych przez CR, u Agenta w kolumnie CR zamiast ikony pojawi się ikona, co świadczy o tym, że dokumenty są kompletne i proces ich obiegu dobiegł końca Strona 8 z 12

9 Jeżeli Agent prześle swoją produkcję z wykazem bezpośrednio do CR to u niego w iportalu w kolumnie Oddział pojawi się ikona. Natomiast po otrzymaniu dokumentów przez CR i zeskanowaniu kodów kreskowych w kolumnie CR pojawi się ikona. UWAGA!!! Dla wykazów i innych dokumentów wystawionych przed 10 marca 2014 roku w kolumnach Oddział/CR/Info widoczny będzie status. W przypadku, gdy podczas przyjmowania dokumentów przez Oddział lub CR zostaną ujawnione braki/rozbieżności pomiędzy dokumentami ujętymi na wykazie a faktycznie dostarczonymi, w iportalu u Agenta w kolumnie Oddział lub CR pojawi się ikona. Po wejściu w Szczegóły wykazu Agent widzi, którego konkretnego dokumentu brakuje: 4 W jaki sposób Agent będzie otrzymywał z Oddziału lub CR informację o brakach w produkcji? Wprowadzona została nowa funkcjonalność - komunikator Agent-Oddział-CR-Agent. Funkcjonalność ta jest dostępna w iportalu w zakładce Rozliczenia Wykazy Przeglądaj, w kolumnie INFO. Kolumnie tej widoczne są ikony kopert w różnych kolorach: Kolory kopert oznaczają: Strona 9 z 12

10 Przypadku, gdy Agent chce przesłać wiadomość do konkretnego wykazu lub konkretnego dokumentu (po wejściu w Szczegóły ) do Oddziału/CR musi kliknąć i ikonę koperty. Po kliknięciu w ikonę koperty pojawi się okno modalne, w którym Agent będzie mógł wpisać wiadomość do Oddziału/CR dotyczącą wybranej pozycji: Po wpisaniu wiadomości należy kliknąć Wyślij, po czym kolor ikony koperty zmieni się z szarej na niebieski. W przypadku, gdy Agent otrzyma z Oddziału/CR wiadomość ikona koperty w kolumnie Info przy danym wykazie będzie koloru czerwonego. Aby przeczytać treść wiadomości należy kliknąć w ikonę. Wiadomość uznana jest za przeczytaną w momencie kliknięcia ikonę koperty. Portal zmieni kolor ikony z czerwonego na szary. Dodatkowo Agent na stronie startowej otrzyma powiadomienia o nowych wiadomościach. Po kliknięciu ikony Agent zostanie przekierowany do strony wyszukiwania wykazów z wybranymi tylko tymi wykazami do których wysłana została wiadomość Strona 10 z 12

11 Wyszukanie wykazów do których została przesłana wiadomość jest również możliwe z poziomu Wykazy Przeglądaj Strona 11 z 12

12 5 Podsumowanie co się zmieniło dla Agenta? Kod kreskowy na wszystkich dokumentach portalowych (polisy, kwitariusze, wykaz, wypowiedzenia OC/zawiadomienia) Generator kodów kreskowych dla dokumentów papierowych (poza portalowych) kod z portalu i naklejka Monitoring obiegu dokumentów między Agentem, Oddziałem i CR pojawiły się nowe piktogramy przy przeglądaniu wykazów Komunikator wiadomości jako forma przesyłania informacji o brakach w produkcji między Agentem-Oddziałem-CR pojawiły się piktogramy koperty przy przeglądaniu wykazów oraz na stronie startowej Strona 12 z 12