Pozycjonowanie Fleet Managera względem zarządu i użytkowników aut służbowych 8 maja 2013, Ożarów Mazowiecki

Transkrypt

1 Pozycjonowanie Fleet Managera względem zarządu i użytkowników aut służbowych 8 maja 2013, Ożarów Mazowiecki

2 Agenda 1. Rola samochodu w organizacji. Co to jest zarządzanie flotą? 2. Rola Fleet Managera 3. Oczekiwania Zarządu 4. Oczekiwania użytkowników 5. Jak to wszystko pogodzić?

3 Rola samochodu w organizacji

4 Samochód służbowy jako: Narzędzie pracy Narzędzie do wykonywania przez pracownika powierzonych mu zadań Element wynagrodzenia Dodatkowe świadczenie na rzecz pracownika Narzędzie PR Wpływ na wizerunek firmy w oczach klientów, dostawców i konkurencji

5 Rola Fleet Managera w organizacji

6 Zarządzanie Flotą zarządzanie samochodami firmowymi Zarządzanie flotą może zawierać zakres funkcji takich jak: finansowanie, serwisowanie (utrzymanie), komunikację z użytkownikami, zarządzanie kartami paliwowymi, zarządzanie bezpieczeństwem użytkowników. Zarządzanie flotą to funkcja, która pozwala firmom poprawić efektywność, produktywność oraz redukcję kosztów ich transportu, zapewniając 100% zgodności z zasadami prawa oraz legislacji. Funkcje te mogą być rozwiązane dzięki współpracy z zewnętrznym dostawcą usług zarządzania flotą.

7 Definicja zarządzania flotą pojazdów Wyróżniamy następujące funkcje zarządzania: Planowanie polegające na przewidywaniu przyszłego układu warunków i formułowaniu celów działania dostosowanych do tego układu Organizowanie polegające na wykonywaniu czynności mających na celu powiązanie działań członków organizacji w bardziej trwałe zespoły działań Motywowanie polegające na wywoływaniu u podwładnych właściwego stosunku do powierzonych im zadań Kontroli polegającej na porównywaniu przebiegu lub wyników pewnych działań z planowanym celem.

8 Zarząd Użytkownik Fleet Manager Pozostałe działy w firmie Dostawcy

9 Fleet Manager

10 Fleet Manager jako administrator floty Administrator floty jest odpowiedzialny za zarządzanie przydzieloną flotą samochodów, a w szczególności za: call center oraz help desk dla użytkowników, umawianie aut na serwis, wysyłanie zleceń naprawy do serwisów, autoryzowanie kosztów napraw, kontrola zgodności faktur z akceptowanym kosztorysem, przekazywanie faktur do akceptacji Fleet Managera, współpraca ze specjalistą ds. likwidacji szkód w zakresie likwidowania szkód komunikacyjnych, współpraca z siecią serwisów wulkanizacyjnych.

11 Fleet Manager jako kierownik floty: 1. Organizacja pracy zespołu 2. Rozwój umiejętności zespołu oraz dostępnych narzędzi 3. Rozwój sieci wyselekcjonowanych dostawców 4. Ustalanie warunków z dostawcami 5. Tworzenie budżetów serwisowych dla poszczególnych modeli samochodów 6. Kontrola kosztów serwisowych 7. Remarketing pojazdów 8. Monitorowanie rynku usług związanych z zarządzaniem flotą

12 Oczekiwania Zarządu

13 Perspektywa Zarządu często jest ograniczona

14 Rolą Fleet Managera jest rekomendacja tego, co najlepsze z istniejących podejść i narzędzi Analiza zewnętrzna DECYZJE STRATEGICZNE Analiza wewnętrzna

15 Struktura floty podział samochodów w zależności od funkcji Podział samochodów powinien być dokonany zgodnie z funkcją, jaką dany pojazd ma pełnić. Pojazdy na wyłączność użytkownika Pojazdy przypisane do danej jednostki organizacyjnej Pojazdy dyspozycyjne (tzw. pool cars) Pojazdy specjalistyczne Samochód służbowy jest przypisany do danego stanowiska i stanowi element wynagrodzenia. Samochody są przypisane do danej jednostki organizacyjnej, gdzie osoba nadzorująca daną jednostkę decyduje, kto korzysta z samochodu. Pojazdy przypisane do Działu Floty, z których mogą korzystać pracownicy firmy w celu wykonania konkretnych zadań i projektów. Niektóre firmy posiadają też pojazdy specjalistyczne, które pełnią funkcje specjalne takie jak przewóz większej liczby osób bądź też różne funkcje serwisowe.

16 Struktura floty zasady przydziału pojazdu Wartość pojazdu lub segment pojazdu powinien być przypisany do poziomu danego stanowiska oraz funkcji jaką dany pracownik pełni w strukturze firmy. Polityka przydzielania samochodu służbowego powinna korelować z polityką wyposażenia poszczególnych stanowisk, jeżeli takowa jest określona w firmie. Poziom stanowiska Budżet w PLN lub EUR Producent pojazdu bądź segment Top Management zł Volvo Kadra kierownicza zł C

17 Struktura floty polityka flotowa

18 Współpraca z działem finansowym Współpraca z działem finansów, controllingu: Analizy i symulacje TCO

19 Analiza SWOT strategiczne podejście do zarządzania flotą STRENGHTS (Mocne strony) atuty, przewagi, kluczowe kompetencje, posiadane zasoby, umiejętności WEAKNESSES (Słabe strony) słabości, ograniczenia, braki, niedostatki FIRMA OPPORTUNITIES (Szanse) okoliczności stanowiące szansę do wykorzystania, pozytywne zmiany, sprzyjające trendy, popyt na produkty, usługi THREATS (Zagrożenia) okoliczności stanowiące zagrożenie, negatywne zmiany, regulacje, trendy OTO- CZENIE

20 Współpraca z użytkownikami

21 Priorytety pracowników w polskich firmach samochód służbowy 39% ciekawy program emerytalny opłacona opieka zdorowtna 22% 27% wysoki dodatek mieszkaniowy 12% 0% 10% 20% 30% 40% 50% Badania wykazują, że pojazd służbowy jest uznawany za najważniejsze dodatkowe świadczenie poza wynagrodzeniem. Trend ten jest widoczny szczególnie pośród młodych pracowników w wieku lat. Źródło: SKFS

22 Zasady używania pojazdu Zasady użytkowania samochodu służbowego przez użytkownika powinny opisywać: sposób przekazania oraz zwrotu pojazdu, ograniczenia w użytkowaniu samochodu służbowego, użytkowanie samochodu w celach prywatnych, użytkowanie samochodu poza granicami Polski, obowiązki użytkownika w przypadku konieczności wykonania przeglądu, naprawy bądź zaistnienia szkody, obowiązki Działu Floty, odpowiedzialność finansowa użytkownika w przypadku szkody lub niedbalstwa, zasady użytkowania kart paliwowych.

23 Możliwości wyboru przez pracownika Możliwości dowolności wyboru pojazdu przez pracownika powinny być zdefiniowane tak, aby nie budzić emocji w przypadku zakupu pojazdów do floty. Szczególnie powinny zostać zdefiniowane: marka oraz model pojazdu, limit kwotowy na zakup pojazdu, rodzaj oraz pojemność silnika, wyposażenie opcjonalne, rodzaj nadwozia, kolor, wyposażenie dodatkowe (typu podręczny GPS).

24 Użytkowanie samochodów do celów prywatnych Co rozumiemy przez wyjazd służbowy, a co jest zakwalifikowane jako wyjazd do celów prywatnych? Wyjazd służbowy wyjazd wyłącznie w celach związanych z prowadzoną działalnością firmy (w celu osiągnięcia przychodu) Wyjazd prywatny wyjazd niezwiązany z prowadzoną działalnością firmy

25 Odpowiedzialność użytkownika Odpowiedzialność finansowa użytkownika opisuje w jakich przypadkach użytkownik pokrywa koszty napraw bądź płaci zryczałtowaną karę. Wyróżniamy 5 głównych grup kosztów, w przypadku których użytkownik jest zobowiązany do odpowiedzialności finansowej: 1. Przekroczenie limitu na paliwo bądź inne koszty związane z użytkowaniem samochodu 2. Udział własny w szkodzie z AC 3. Naprawy wynikające z niewłaściwej eksploatacji 4. Zniszczenie samochodu 5. Odmowa wypłaty odszkodowania przez ubezpieczyciela

26 Jak to wszystko pogodzić?

27 1. Wprowadź zasady i instrukcje, które będą wspierane przez Zarząd. 2. Ustal w jakiej kulturze organizacyjnej pracujesz i postaraj się dostosować do tej kultury.

28 Procedury dyktują co ludzie mają robić Typ przywódcy: Koordynator, Obserwator, Organizator Kryteria efektywności: sprawność, terminowość, praca bez zakłóceń Reguła zarządzania: Kontrola sprzyja efektywności Najważniejszy czynnik decydujący o efektywności to koszty transakcyjne Podstawowe wartości: konkurencyjność i wydajność Typ przywódcy: Nadzorca, Konkurent, Producent Kryteria efektywności: udział w rynku, osiąganie celów, pokonywanie konkurencji Reguła zarządzania: Konkurencja sprzyja efektywności Hierarchia Rynek Praca zespołowa, dążenia do zwiększania zaangażowania pracowników, poczucie odpowiedzialności za losy firmy Klan Adhokracja Sukces zapewniają innowacje Typ przywódcy: Innowator, Przedsiębiorca, Wizjoner Typ przywódcy: Doradca, Mentor, Ojciec Kryteria efektywności: nowatorski produkt, kreatywność, wzrost Kryteria efektywności: Spójność, morale, rozwój zasobów ludzkich Reguła zarządzania: Innowacyjność sprzyja pozyskiwaniu zasobów Reguła zarządzania: Uczestnictwo sprzyja zaangażowaniu

29 1. Wprowadź zasady i instrukcje, które będą wspierane przez Zarząd. 2. Ustal w jakiej kulturze organizacyjnej pracujesz i postaraj się dostosować do tej kultury. 3. Zwracaj uwagę na swoją postawę i staraj się podchodzić do zarządzania flotą, jak najbardziej strategicznie. 4. Staraj się być postrzegany przez Zarząd, jako wiarygodny partner. Staraj się dużo prezentować.

30 Niepowodzenie w przygotowaniu to przygotowanie niepowodzenia Mówią nie tylko Twoje słowa. Twoje ciało również mówi. Powiedz audytorium to, co jest jedynie potrzebne. NIE MÓW wszystkiego co wiesz! Profesjonalista zawsze wie co mówi, amator mówi jedynie co wie.

31 Geniusz to 10% polotu i 90% potu T. Edison

32 Daniel Trzaskowski Dyrektor sprzedaży flotowej Tel. kom.: Volkswagen Leasing Polska Sp. z o.o. Rondo ONZ Warszawa 32