Archiwa i i ich wyzwania w pocz. XXI w.

Transkrypt

1 Archiwa i i ich wyzwania w pocz. XXI w. III Spotkania archiwów instytucji Polskiej Akademii Nauk. ORGANIZACJA, ZARZĄDZANIE I UDOSTĘPNIANIE W ŚWIETLE PRAKTYKI I ZMIAN PRAWNYCH. 16 grudnia 2011, Warszawa, Pałac Staszica Andrzej Biernat

2 Wyznaczniki rzeczywistości XXI w.w kontekście działalności archiwów. 1-Techniki informatyczne jak narzędzie tworzenia informacji 2-Internet jako podstawowe medium komunikacji 3-Społeczeństwo informacyjne jako odbiorca i twórca informacji 4-Instytucje publiczne jako dostarczyciel usług dla obywateli 5-Globalizacja jako włącznie w sieć powiązań światowych

3 Techniki informatyczne jak narzędzie tworzenia informacji- skutki dla archiwów/1 -Coraz szerszy zakres stosowania dokumentu elektronicznego od okresu pionierskiego do okresu dominacji -Systemy EZD (jako uporządkowany i bezpieczny system tworzenia, gromadzenia, przechowywania i zarządzania dokumentacją elektroniczną w różnych ich formach) ; faza przejściowa -współistnienie z dokumentacją w postaci tradycyjnej (na nośnikach analogowych, co oznacza papierowa) - zmniejszanie się roli tradycyjnego sposobu tworzenia i gromadzenia informacji na rzecz baz danych czerpiących informacje z różnych źródeł-innych baz danych (np. Geoportal, system informacji o ochronie zdrowia, obok np. PESEL, CEPiK i inne) -troska o zachowanie danych historycznych

4 Techniki informatyczne jak narzędzie tworzenia informacji- skutki dla archiwów/2 -zanikająca granica między cyklami życia dokumentacji czyli między bieżącą użytecznością a zarchiwalizowaniem na poziomie jednostki organizacyjnej -rosnąca rola standaryzacji kluczowa rola archiwów (standardy metadanych, standardy systemów teleinformatycznych, wymagania techniczne formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych, instrukcja kancelaryjna dla systemów EZD) -współudział archiwów w tworzeniu instrumenatrium prawnego i dobrych praktyk zapewniających tworzenie zestandaryzowanych dokumentów elektronicznych i zapewniających uporządkowanie zarządzanie dokumentami elektronicznymi z uwzględnieniem perspektywy archiwalnej. -Archiwum Dokumentu Elektronicznego nowe wyzwanie, nowa rola archiwów

5 Techniki informatyczne jak narzędzie tworzenia informacji- skutki dla archiwów/3 nowe zdefiniowanie relacji: aktotwórca- archiwum państwowerepozytorium wieczyste -problemy przechowywania długim czasie tylko współpraca z wysoko rozwiniętym sektorem IT -archiwa jako instytucje wiary publicznej wzmocnienie funkcji (niezastępowalna- bo dwa wymiary m.a informacyjny i dowodowy) -informatyzacja informacji i cyfryzacja (digitalizacja) materiałów archiwalnych- zintegrowany system obejmujący podstawowe, tradycyjne funkcje połączone z prezentacją skanów- z interaktywną funkcją dla użytkowników podobnie jak w rozwiniętych wyszukiwarkach (komercyjnych) uwzględniający profil użytkownika. -jak zachować wytwory sektora prywatnego (w szczególności spuścizny czyli wytwory osób prywatnych), jak włączyć ich do systemu zachowywania materiałów archiwalnych

6 Internet jako podstawowe medium komunikacji/1 Internet jako podstawowe źródło zdobywania wiedzy zwłaszcza dla młodszego pokolenia Nie ma informacji w Internecie, tzn. nie istnieje (Białoruś) Nie ma więc archiwów bez obecności w Internecie to oczywistość Sposób prezentacji nie może być stabilny, musi ulegać ciągłym przemianom. Internet jako źródło usług dla użytkowników Internet jako forma komunikacji z użytkownikami (Newsletter)

7 Internet jako podstawowe medium komunikacji/2 Internet jako forma zachęty dla użytkowników i platforma komunikacji z nimi (portale społecznościowe: Twitter, Facebook)- za i przeciw (krytyka promowania prywatnych, nie podlegających kontroli przedsięwzięć) Archiwa w znacznej części przestaną być jedynymi dysponentami przechowywanych u siebie informacji (materiałów archiwalnych) Ograniczania: prawo autorskie, ochrona tajemnic (rola archiwów w reglamentacji udostępniania ale w stosunku do informacji retrospektywnej)

8 Społeczeństwo informacyjne jako odbiorca i twórca informacji/1 Społeczeństwo informacyjne - to społeczeństwo, w którym towarem staje się informacja traktowana jako szczególne dobro niematerialne, równoważne lub cenniejsze nawet od dóbr materialnych. Przewiduje się rozwój usług związanych z 3P (przesyłanie, przetwarzanie, przechowywanie informacji).

9 Społeczeństwo informacyjne jako odbiorca i twórca informacji/2 Cechy charakterystyczne takiego społeczeństwa to m.in.: wysoko rozwinięty sektor usług, przede wszystkim sektor usług nowoczesnych (bankowość, finanse, telekomunikacja, informatyka, badania i rozwój oraz zarządzanie), gospodarka oparta na wiedzy wysoki poziom skolaryzacji społeczeństwa wysoki poziom alfabetyzmu funkcjonalnego w społeczeństwie czyli umiejętności posługiwania się informacją i wiedzą w celu rozwiązywania i interpretowania problemow postępujący proces decentralizacji społeczeństwa renesans społeczności lokalnej urozmaicanie życia społecznego.

10 Społeczeństwo informacyjne jako odbiorca i twórca informacji/3 Cyfryzacja zmienia wszystko: sposób twórczości, odbioru, realizacji. Każdy może być i odbiorca i stać się twórcą, którego twórczość jest powszechnie dostępna

11 Instytucje publiczne jako dostarczyciel usług dla obywateli/1 Nowe zdefiniowanie roli archiwów Archiwa jako instytucja usługowa- dostawca usług dla obywatela, nowe relacje: dostawca klient. Funkcje społeczne: Archiwista jako strażnik pamięci społeczeństwa Archiwista jako osoba dostarczająca autentycznych informacji i jego relacja do społeczeństwa : więcej demokracji, przejrzystości i dobrego zarządzania

12 Instytucje publiczne jako dostarczyciel usług dla obywateli/2 Jakie usługi? Czy gromadzenie, przechowywanie i opracowanie jest postrzegane jako usługa? raczej nie jest to wewnętrzna sprawa archiwum, - od funkcji pasywnej do aktywnej -nie tylko udostępniać ale pomagać w odnalezieniu, objaśniać, ukazać kontekst i jego znacznie, pomagać w odczytywaniu a nawet zrozumieniu materiałów archiwalnych Zachęcać do korzystania ukazując nowe lub nieznane obszary wiedzy

13 Globalizacja jako włącznie w sieć powiązań światowych Globalizacja rozumiana nie w sensie ekonomicznym ale jako sieć powiązań informacji rozproszonych w różnych archiwach, problem dostępu do materiałów archiwalnych rozproszonych, budowanie wspólnej platformy dostępu (próba europejska APENET z udziałem Polski) i wyszukiwanie informacji w językach narodowych (automatyczne słowniki) Współpraca interdyscyplinarna w dziedzinie dokumentów i archiwów elektronicznych, a szczególności kwestii ich autentyczności, długotrwałego przechowywania i dostępu czyli unikanie wymyślania prochu Tworzenie nowych platform współpracy z instytucjami pamięci społecznej (biblioteki i muzea) scalenie platformy dostępu do wiedzy (problem standardów i platformy technologicznej).

14 Nowe zdefiniowanie użytkownika Nowe zdefiniowanie użytkowników archiwów czyli jaki target Dawniej: administracja, później otwarcie na badaczy czyli użytkowników kwalifikownych przygotowanych do samodzielnej pracy w archiwum (wyszukiwanie i odczytywanie) Obecnie archiwa dla wszystkich bez względu na przygotowanie, nie do końca zdefiniowane zainteresowania (dla każdego coś miłego), wiek, wykształcenie czyli archiwa dla ludzi, dla prostego człowieka, dla tego który mieszka tu ale i wszędzie

15 Zadania archiwisty w archiwach historycznych gromadzenie poprzez kształtowanie zasobu choć z zastosowaniem zmodernizowanych kryteriów, troska o zachowanie kontekstu opracowywanie wzrastająca rola z pogłębionym i usystematyzowanym opisem na poziomie dokumentu, łączeniem informacji, umiejętność współpracy z użytkownikami, wykorzystywanie ich wiedzy i potencjału udostępnianie malejąca rola archiwisty w ramach bezpośredniego oddziaływania, potrzeba doskonalenia systemów, raczej wzrastająca rola w definiowaniu funkcjonalności (choć tutaj nie będzie raczej specyfiki wynikającej z materiałów archiwalnych); udostępnianie to dostarczanie informacji ale nie jako produktu ale jako procesu (dopasowanie do indywidualnych potrzeb użytkownika); umiejętność współpracy z użytkownikiem rozproszonym jako pomocnikiem opisu;

16 Zadania archiwisty w archiwach historycznych Przechowywanie (zabezpieczanie), ewidencjonowanie nie będą traktowane jako usługi to wewnętrzna praca archiwum, która nie może być eksponowana- funkcje przechowywania i zarządzania nimi od strony technicznej przejmą wyspecjalizowane jednostki, niekoniecznie archiwalne

17 Przestroga Archiwa nie koniecznie musi być postrzegana, jako wartość sama w sobie- muszą udowadniać swoją przydatność jako dostawca usług i to po kosztach konkurencyjnych Mówienie, że nic nie zastąpi muzeum jest oczywiście słuszne, ale pytanie brzmi, do ilu ludzi dotrze informacja o zasobach, które tam się znajdują. Droga tradycyjna jest niestety nieefektywna, dlatego tylko wirtualne muzeum, będące jednocześnie atrakcyjne, edukacyjne i upowszechniające nasz wielowiekowy dorobek jest drogą skuteczną. Dlatego uważam, że opór ludzi kultury broniących instytucji, a nie misji nie ma sensu (Prof. Wojciech Cellary -2011)

18 Dziekuję za uwagę