świadczeń socjalnych z komentarzem tworzenie, administrowanie, dokumentowanie, konsekwencje podatkowe

Transkrypt

1 Magdalena Sobczak BiBlioteka Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych z komentarzem tworzenie, administrowanie, dokumentowanie, konsekwencje podatkowe Jednolity tekst ustawy o ZFŚS ogłoszony 28 maja 2012 r.

2 Autor Magdalena Sobczak Redaktor prowadzący Renata Krasowska-Kłos Redaktor Urszula Wróblewska Projekt graficzny Kinga Pisarczyk Korekta Mirosława Jasińska-Nowacka Skład i łamanie Joanna Archacka Copyright by INFOR Biznes Sp. z o.o. Wydanie I/2012, czerwiec 2012 r. ISBN Adres redakcji: Warszawa, ul. Okopowa 58/72, Adres redakcji: Warszawa, ul. Okopowa 58/72 Redaktor prowadzący: Piotr Wickowski Redaktor Biuro Obsługi merytoryczny: Klienta: Marek Siudaj Marki, ul. Okólna 40 Autorzy: Beata Lisowska, Radosław Bentkowski tel , , bok@infor.pl DTP: Agnieszka Borek Biuro Obsługi Klienta: Marki, ul. Okólna 40, Druk: Totem tel , , bok@infor.pl Druk: Drukarnia Bałtycka 2 Copyright by INFOR Biznes Sp. z.o.o. Wydanie I/2012, styczeń 2012 r.

3 BIBLIOTEKA Spis treści Wstęp Działalność socjalna Zaspokajanie potrzeb socjalnych jako jedna z zasad prawa pracy Definicje zawarte w ustawie Działalność socjalna Zakładowe obiekty socjalne Osoby uprawnione Przedsiębiorca Odpis podstawowy Zasady tworzenia ZFŚS przez pracodawców Sfera budżetowa Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników Pracodawcy zatrudniający mniej niż 20 pracowników Zmiany stanu zatrudnienia a tworzenie ZFŚS Rozpoczęcie działalności w trakcie roku Modyfikacja obowiązków socjalnych Tryb wprowadzenia zmian w zakresie ZFŚS Świadczenie urlopowe Wysokość świadczenia urlopowego w 2012 r Niewypłacanie świadczenia Zasady wypłacania świadczenia urlopowego Naliczanie Termin wypłaty Roszczeniowość i uznaniowość świadczenia urlopowego Porównanie z dopłatami do wypoczynku Świadczenie urlopowe w kosztach podatkowych ZFŚS tworzony na szczególnych zasadach Szkoły i placówki objęte systemem oświaty i podlegające przepisom Karty Nauczyciela

4 4.2. Szkoły wyższe działające na podstawie przepisów o szkolnictwie wyższym Pracownicy cywilni służb mundurowych Jednostki sfery budżetowej podległe ministrowi spraw wewnętrznych i administracji oraz obrony narodowej Wojsko Więziennictwo Finansowanie ZFŚS Odpis podstawowy Zmiana zasad naliczania odpisów w 2012 roku Ustawowe wskaźniki odpisu na ZFŚS Wysokość odpisów podstawowych w 2012 r Odpis na jednego zatrudnionego Prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze Młodociani Dobrowolne odpisy dodatkowe Osoba ze stopniem niepełnosprawności Emeryt i rencista Żłobki i kluby dziecięce Zwiększenia nieobowiązujące Porównanie odpisów na ZFŚS w poszczególnych latach Zwiększenia ZFŚS Zasady wprowadzania zmian odpisów w trakcie roku kalendarzowego Łączenie spółek a korekta Upadłość likwidacyjna a odpis Odpisy na fundusz a koszty uzyskania przychodu Naliczanie odpisu socjalnego w 2012 r Zasady naliczania odpisu na ZFŚS Metodologia liczenia przeciętnej liczby zatrudnionych dla potrzeb ZFŚS Ustalanie liczby zatrudnionych Osoby uwzględniane i nieuwzględniane do naliczenia odpisu na ZFŚS Planowana liczba zatrudnionych Metody statystyczne Metoda uproszczona Metoda średniej chronologicznej Metoda średniej arytmetycznej Na co należy uważać Korekta rocznego odpisu na ZFŚS Odpisy na ZFŚS w szkołach i placówkach objętych systemem oświaty i podlegającym przepisom Karty Nauczyciela Organizacja obiegu dokumentów księgowych związanych z naliczaniem odpisu Skutki podatkowe korekty rocznej Pomyłka w odpisie a podatki Wspólna działalność socjalna Procedura uzgodnień Umowa o wspólnej działalności socjalnej Podmioty ze sfery budżetowej

5 8. Działalność socjalna w oświacie Dokonywanie odpisu na fundusz Nauczyciele Nauczyciele emeryci Likwidacja szkoły Pracownicy administracji Zwiększenie funduszu Zmiana w ustawie Terminy przekazania Działalność socjalna pracodawcy Wydatki niepodlegające finansowaniu Kto ma prawo do korzystania ze świadczeń Możliwość otrzymania innych świadczeń z ZFŚS Zgodnie z sytuacją materialną i życiową Świadczenia urlopowe nauczycieli Wysokość świadczenia Warunek otrzymania świadczenia urlopowego Kto ma prawo do świadczenia Kto nie otrzyma świadczenia Sposób ustalenia Zakończenie pracy w połowie miesiąca Zatrudnienie na podstawie kilku umów Zatrudnienie na czas zastępstwa Nauczyciel w stanie nieczynnym Zmiana wymiaru zatrudnienia Termin wypłaty Prawo do innych świadczeń Zasady korzystania ze środków funduszu Rola regulaminu Tryb podejmowania decyzji w kwestii wydatkowania środków Osoby uprawnione do pomocy z ZFŚS Pracownicy Członkowie rodziny Korzystanie z ZFŚS przez emerytów i rencistów Poszerzenie kręgu osób uprawnionych Możliwości nadawania i modyfikowania uprawnień socjalnych Zasady korzystania ze świadczeń socjalnych przez współmałżonków zatrudnionych u tego samego pracodawcy Kryteria udzielania pomocy socjalnej Ocena sytuacji Sytuacja materialna jednym z kryteriów przyznawania świadczeń Potwierdzanie dochodu pracowników Uproszczony sposób oświadczenie Wydatkowanie środków funduszu Zasady przyznawania świadczeń socjalnych Wydatki niepodlegające finansowaniu z ZFŚS Rodzaje świadczeń finansowanych z ZFŚS Dokumentacja potwierdzająca

6 10.2. Dopłaty do wypoczynku krajowego i zagranicznego Wczasy pod gruszą Wypoczynek dzieci i młodzieży Wczasy zagraniczne Działalność kulturalno-oświatowa Zakup biletów wstępu na koncerty, do kina, teatru, opery Organizowanie imprez kulturalnych w zakładzie pracy Działalność sportowo-rekreacyjna Opieka nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego Udzielanie pomocy materialnej rzeczowej lub finansowej Pomoc finansowa Pomoc rzeczowa Udzielanie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową Bony towarowe Karty przedpłacone Finansowanie z ZFŚS zakładowych żłobków i klubów dziecięcych Nowelizacje ustawy Zmiana definicji Zwiększenie odpisu na ZFŚS Dofinansowanie dla pracowników Korzyści dla pracodawców Regulamin a finansowanie żłobków Zwolnienie podatkowe Inwestycje na placówkę opieki Dla kogo żłobek Organizacyjne, techniczne i sanitarne aspekty utworzenia żłobka Rejestracja żłobka Personel żłobka Zwiększenie środków funduszu socjalnego Dofinansowanie działalności żłobka Dopłaty do opłat za żłobek Zasady gospodarowania ZFŚS, rola związków zawodowych i komisji socjalnych Rola pracodawcy Administrowanie funduszem Związki zawodowe Kompetencje związków zawodowych i przedstawiciela załogi w zakresie działalności socjalnej Kontrola przez związki Rezygnacja z ZFŚS a akceptacja związków Przekazywanie danych Komisja socjalna Zadania komisji Sposób dokonywania wyboru członków Rola i uprawnienia komisji Przyznawanie świadczeń

7 13. Dokumentacja ZFŚS Regulamin ZFŚS Uzgadnianie regulaminu Treść regulaminu Podstawy prawne Postanowienia ogólne Tworzenie funduszu Przeznaczenie środków funduszu Osoby uprawnione do korzystania z funduszu Zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych Załączniki do regulaminu Plan wydatków socjalnych Wniosek o przyznanie świadczenia z ZFŚS Pozostałe wzory załączników do regulaminu Świadczenia z ZFŚS oraz ich opodatkowanie i oskładkowanie ZFŚS a składki na ubezpieczenia Zasady opodatkowania świadczeń przyznanych z ZFŚS Zwolnienie z podatku do wysokości 380 zł rocznie Karty przedpłacone Wycieczki Paczki świąteczne Bony sfinansowane ze środków ZFŚS Żłobki i kluby dziecięce Dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do 18 lat Świadczenie pieniężne z ZFŚS dla byłych pracowników emerytów i rencistów Zapomogi losowe Pożyczki z ZFŚS Dofinansowanie do wypoczynku pracownika Świadczenia integracyjne Świadczenia socjalne a VAT Egzekucja świadczenia z ZFŚS Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 592) Rozdział 1. Przepisy ogólne Rozdział 2. Tworzenie Funduszu Rozdział 3. Zmiany w przepisach obowiązujących oraz przepisy przejściowe i końcowe Indeks Akty prawne związane z ZFŚS ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych USTAWA z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (wyciąg)

8 USTAWA z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (wyciąg) USTAWA z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (wyciąg) USTAWA z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (wyciąg) USTAWA z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (wyciąg) USTAWA z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (wyciąg) Podstawy prawne Literatura

9 Wstęp Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest często podstawową formą socjalnej aktywności wielu pracodawców. Zasady tworzenia oraz gospodarowania jego środkami określa ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Prawidłowa interpretacja tych przepisów pozwoli uniknąć pracodawcy (administratorowi ZFŚS) sankcji karnych nałożonych przez Państwową Inspekcję Pracy. W publikacji kompleksowo omówiono problematykę związaną z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, zaczynając od zasad związanych z jego tworzeniem, naliczaniem odpisu, gospodarowaniem, rozliczaniem, dokumentacją świadczeń socjalnych, a kończąc na jego prawidłowym wydatkowaniu. W publikacji zostały też uwzględnione zmiany zasad naliczania odpisów w 2012 roku w związku ze zmianą ustaw związanych z realizacją ustawy budżetowej na 2012 rok. Wiele miejsca poświęciliśmy również metodyce ustalania liczby zatrudnionych osób dla celów naliczania odpisu funduszu, a także korekcie dokonywanej pod koniec roku. Ponadto szczegółowo została opisana nie tylko rola i odpowiedzialność pracodawcy za gospodarowanie funduszem, lecz także związków zawodowych i komisji socjalnej (w tym sposób dokonywania wyboru jej członków, faktyczne uprawnienia i zadania). Książka jest też doskonałym kompendium wiedzy dla pracowników. Dowiedzą się oni nie tylko o ogólnych zasadach wykorzystywania środków funduszu, ale również o swoich prawach i obowiązkach. Niestety choć zakłady od lat prowadzą zakładowe fundusze świadczeń socjalnych, to nadal pojawiają się problemy z prawidłowym ustaleniem rodzajów świadczeń, które mogą być finansowane z ZFŚS, sposobem ich udokumentowania i rozliczania. Świadczą o tym liczne pozwy składane do sądów pracy, ale też wnioski do ministra finansów w sprawie wydania interpretacji podatkowych. Dlaczego zapomoga finansowa lub rzeczowa z ZFŚS może być świadczeniem nienależnym? Jakie warunki należy spełnić, by móc założyć z ZFŚS przedszkole? Czy pracodawca może żądać od pracownika danych wrażliwych? Kiedy pomoc zostanie opodatkowana? Dlaczego opłaca się przekazać pracownikom karty podarunkowe? Jakie są zasady udzielania świadczeń dla emerytów i rencistów byłych pracowników? Kiedy związki zawodowe mogą zarzucić pracodawcy, że gospodaruje funduszem niezgodnie z prawem? Jakie konsekwencje ponosi pracodawca spóźniający się z przekazaniem środków do ZFŚS? Skąd powinny pochodzić pieniądze na prowadzenie konta ZFŚS? W jaki sposób można zmienić regulamin? Staraliśmy się udzielić odpowiedzi na te wszystkie pytania. Sporo miejsca poświęciliśmy również pomocy mieszkaniowej w ramach ZFŚS (pożyczkom, spłatom, umorzeniom), a także świadczeniom urlopowym (w tym dla nauczycieli), wczasom pod gruszą etc. Książka zawiera także pełną informację o prawnych, podatkowych, i praktycznych zasadach tworzenia oraz gospodarowania ZFŚS w podmiotach gospodarczych i jednostkach sektora finansów publicznych (ze szczególnym uwzględnieniem jednostek oświatowych). Komentarz jest poparty licznymi praktycznymi przykładami, wzorami oraz podstawą prawną. Wszystkie omawiane zagadnienia są oparte na obowiązują- 9

10 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych z komentarzem cym stanie prawnym. W publikacji uwzględniono interpretację urzędów skarbowych i orzecznictwo sądów. Publikacja została uzupełniona o ujednoliconą wersję ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, a także wyciąg z przepisów związanych z tą tematyką, m.in. Kartę Nauczyciela, ustawę o PIT, ustawę o CIT, ustawę o VAT. Komentarz skierowany jest do pracodawców, pracowników, służb kadrowo-płacowych, finansowych i socjalnych, związków zawodowych, socjalnych reprezentantów pracowników, przedstawicieli firm zajmujących się kadrową obsługą firm, a także innych osób zainteresowanych tą tematyką. (...) 10