Umowa nr. o świadczenie usług przez HOTEL na rzecz PROFES

Transkrypt

1 zawarta w dniu we Wrocławiu Umowa nr o świadczenie usług przez HOTEL na rzecz PROFES pomiędzy:. z siedzibą w ul., wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem przez Sąd Rejonowy w, NIP, REGON reprezentowaną przez zwaną dalej HOTELEM a PROFES Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa, z siedzibą we Wrocławiu ul. Koreańska 13, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców pod numerem KRS , przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia Fabrycznej we Wrocławiu VI Wydział Gospodarczy, NIP , reprezentowaną przez Martę Dziadkiewicz, upoważnioną do reprezentowania Spółki, zwaną dalej PROFES. 1 Przedmiot umowy 1. PROFES zleca, a HOTEL przyjmuje zamówienie na usługi obejmujące: wynajęcie sali szkoleniowej i wyżywienie świadczone na rzecz grup szkoleniowych w ramach projektu Wygrywam dzięki EKO! Logicznie! (nr projektu WND-POKL /13) współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Poddziałania PO KL 2. Czas trwania umowy: od 1 marca 2014 do 30 czerwca Hotel zobowiązuje się do świadczenia usług według następujących standardów: a. harmonogramu sesji szkoleniowych realizowanych w, ul., zgodnie z Harmonogramem usług hotelowych i gastronomicznych stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy, b. sala szkoleniowa - sale muszą spełniać wymogi bezpieczeństwa, akustyczne, oświetleniowe, muszą być ogrzewane (w okresie zimowym), klimatyzowane/ wentylowane o powierzchni minimalnej 35 m2; sale muszą posiadać zaplecze sanitarne bądź też toalety powinny znajdować się w pobliżu sal szkoleniowych, w salach musi się znajdować odpowiednia liczba stołów i krzeseł ustawionych w kształcie podkowy, z krzesłami po zewnętrznej stronie stołu;w salach musi znajdować się ekran, flipchart, listwa do podłączenia sprzętu audio video, kosz na śmieci, stolik na sprzęt audio-video. c. usługa cateringowa (wyżywienie) polegające na zorganizowaniu podczas każdego 1 dnia szkolenia: Całodziennej przerwy kawowej (kawa i herbata, woda mineralna, drobne ciasteczka) Obiadu (jedno danie) d. Usługa noclegowa 1

2 Noclegi w pokojach 1 osobowych z pełnym węzłem sanitarnym, śniadaniem i kolacją 4. Grupę szkoleniową stanowi maksymalnie 14 osób (w tym uczestnicy szkolenia i trenerzy) uważanych przez HOTEL jak i PROFES za zorganizowaną całość. 2 Zasady współpracy 1. Podstawą realizacji przez HOTEL świadczeń w zakresie usług noclegowych, gastronomicznych, wynajmu sali szkoleniowych i innych będą szczegółowe pisemne zlecenia - Zamówienie usług hotelarskich i gastronomicznych - którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do Umowy, składane przez PROFES w terminie 3 dni przed rozpoczęciem usługi, zgodnie z harmonogramem usług hotelowych i gastronomicznych. 2. Po dokonaniu przez PROFES rezerwacji na podstawie zamówienia, o którym mowa 2 pkt. 1 Umowy, HOTEL potwierdza tę rezerwację na piśmie (fax lub ) 3. HOTEL nie może odmówić przyjęcia rezerwacji, jeżeli jest ona dokonana zgodnie z 2 pkt. 1 Umowy. 4. Po dokonaniu przez PROFES rezerwacji zgodnie z 2 pkt. 1 Umowy, w razie braku informacji ze strony HOTELU uznaje się rezerwację za potwierdzoną przez HOTEL. 5. PROFES może anulować zamówienie bez konieczności uiszczania wobec HOTELU jakichkolwiek opłat w tym odszkodowania, pod warunkiem zachowania terminów uzgodnionych z HOTELEM, to jest najpóźniej na 3 dni przed pierwszym dniem szkolenia, którego ta rezerwacja dotyczy. 6. Wszelkie anulacje będą dokonywane faxem lub em, przy czym decyduje data otrzymania przez Hotel a lub faxu z informacją o anulowaniu zamówienia. Hotel potwierdza otrzymaną anulację w terminie nie dłuższym niż 24 godziny. 7. PROFES może ograniczyć zamówienie w zakresie usług gastronomicznych bez konieczności uiszczania odszkodowania najpóźniej do godziny każdego dnia szkolenia. Zmiany w zamówieniu będą składane przez PROFES mailem bądź osobiście w recepcji przez trenera prowadzącego szkolenie zgodnie z formularzem Zmiany w zamówieniu dotyczącym obsługi szkolenia, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do Umowy. 8. Za współpracę z Hotelem w związku z realizacją niniejszej umowy ze strony PROFES odpowiada.., Tel... lub.. ekologicznie@profes.com.pl. Osoba ta odpowiada w szczególności za współpracę ze służbami hotelowymi, gastronomicznymi, recepcją i innymi w celu zapewnienia realizacji przedmiotu Umowy i świadczeń dla grupy. 9. Do reprezentowania Hotelu podczas realizowanego szkolenia upoważniony/a jest Pan(i), , tel, która odpowiada za sprawną realizację zamówionej usługi, kontakty i rozliczenia z PROFES. Osoba ta będzie dyspozycyjna podczas realizacji szkoleń lub też w przypadku pracy zmianowej poinformuje zmiennika o realizowanych świadczeniach. 2

3 3 Odpowiedzialność HOTELU 1. HOTEL oświadcza, że posiada wszelkie niezbędne kwalifikacje i doświadczenie, gwarantujące prawidłowe wykonanie przedmiotu Umowy. 2. PROFES ma prawo do oceny i kontroli świadczenia usług objętych niniejszą Umową na każdym etapie jej realizacji 3. HOTEL zobowiązuje się do nieprzekazywania i nieudostępniania osobom trzecim dokumentów związanych z realizacją niniejszej Umowy 4. Hotelowi nie wolno, bez uprzedniej pisemnej zgody PROFES, wykorzystywać jakichkolwiek dokumentów lub informacji w innych celach niż wykonywanie przedmiotu Umowy 5. Jeżeli HOTEL nie zapewni PROFES usług cateringowych, wynajęcia Sali i noclegu - zgodnie z dokonaną i potwierdzoną rezerwacją, zobowiązany jest na własny koszt zapewnić wymienione powyżej usługi w najbliższym hotelu tej samej kategorii lub wyższej, na warunkach niniejszej umowy i pokryć różnicę w cenie oraz zapłacić wszelkie ewentualne inne koszty związane ze zmianą. 6. Sytuacja opisana w 3 pkt.5 Umowy jest dopuszczalna pod warunkiem, że PROFES zostanie przez HOTEL poinformowany, pod rygorem nieważności w formie pisemnej, a PROFES wyrazi na nią zgodę. 4 Obowiązek wizualizacji oraz promocji projektu 1. HOTEL zobowiązany jest do umożliwienia promowania i wizualizacji przez PROFES projektu Wygrywam dzięki EKO! Logicznie! (nr projektu WND-POKL /13) zgodnie z zasadami promocji projektu współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Przez promocję i wizualizację projektu strony umowy określają umieszczenie przez Trenerów PROFES, za wiedzą HOTELU lub pracowników Hotelu plakatów na temat projektu w ściśle określonych miejscach tj. w holu HOTELU, na drzwiach zewnętrznych sal szkoleniowych oraz w salach szkoleniowych, w których realizowane są szkolenia. 3. Plakaty będą powieszone w dniu rozpoczęcia szkolenia o godz rano i powinny zostać w miejscach ekspozycji do godz. 17:00 ostatniego dnia szkolenia. 5 Wynagrodzenie HOTELU 1. HOTEL wystawia Faktury VAT po każdym terminie, w trakcie którego realizowane było zamówienie, zgodnie z faktycznie wykonanymi świadczeniami, z uwzględnieniem zmian w Zamówieniu oraz cenami uzgodnionymi w Załączniku nr Hotel wystawia faktury dla PROFES wyłącznie za zrealizowane usługi objęte zamówieniem PROFES. Inne opłaty związane z pobytem w hotelu (np. opłaty za parking, napoje) uczestnicy szkoleń lub trenerzy pokrywają we własnym zakresie. 3. Za zrealizowane usługi podczas jednego terminu będzie wystawiana jedna faktura wyszczególniająca pozycje dotyczące: 3

4 - wynajmu sal szkoleniowych - wyżywienia serwowanego podczas szkoleń - noclegu podczas (ewentualnie przed) szkoleniem ze śniadaniem i kolacją 4. Przed wystawieniem Faktur VAT, HOTEL przesyła PROFES szczegółową specyfikację zrealizowanych usług, która wymaga akceptacji PROFES. 5. Za świadczone usługi HOTEL pobiera ceny stałe określone w Załączniku nr Płatność zostanie dokonana przez PROFES na podstawie prawidłowo (zgodnie z zaakceptowaną wcześniej specyfikacją) wystawionej faktury VAT w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury. 7. Strony Umowy oświadczają, iż są płatnikami podatku VAT: NIP HOTELU:, NIP PROFES : Wypowiedzenie umowy 4 z PROFES będzie upoważniony do wypowiedzenia umowy z pisemnym uzasadnieniem, ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli: a) HOTEL zaprzestał prowadzenia działalności, wszczęte zostało wobec niego postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe. b) HOTEL zleca wykonanie zadań będących przedmiotem niniejszej umowy osobie trzeciej nie przestrzegając postanowień zapisu 3 pkt. 5 i 6 Umowy c) HOTEL nie świadczy lub nienależycie świadczy usługi (np. brak jest wcześniej ustalonego sprzętu, nie przestrzega się harmonogramu podania posiłków, podano zimne posiłki) objęte niniejszą umową, w szczególności nie przestrzega postanowień szczegółowego harmonogramu świadczenia usług lub nie stosuje się do uwag PROFES w zakresie jakości świadczonych usług. d) HOTEL nie przestrzega, pomimo zgłaszanych uwag i upomnień, postanowień niniejszej umowy dotyczących zasad wizualizacji i promocji projektu opisanych w 4 Umowy. 2. PROFES zastrzega sobie prawo do wypowiedzenia umowy w trybie natychmiastowym, z podaniem pisemnego uzasadnienia, w razie rozwiązania umowy PROFES z Instytucją Pośredniczącą. 3. Wypowiedzenie umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności i zawiera uzasadnienie. 7 Postanowienia końcowe 1. W przypadku nie wywiązania się przez HOTEL z przyjętego w danym terminie zamówienia zgodnie z 2 i niezrealizowaniu postanowień 3 pkt. 6 Umowy, z przyczyn leżących po stronie HOTELU, zapłaci on karę umowną na rzecz PROFES w wysokości 100% wartości niezrealizowanej usługi. 2. W przypadku, gdy HOTEL nie jest w stanie wywiązać się ze zobowiązań z przyczyn, o których mowa w 7 pkt. 1 Umowy, natychmiast powiadomi o tym drugą stronę wszelkimi dostępnymi sposobami w celu zminimalizowania potencjalnych szkód 3. PROFES przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wartość kary umownej. 4

5 4. Jeżeli którakolwiek ze stron umowy nie jest w stanie wywiązać się z przyjętych zobowiązań ze względu na przeszkody będące wynikiem działania siły wyższej, tj. zjawisk zewnętrznych, nadzwyczajnych, których skutkom nie można było zapobiec, wówczas odpowiedzialność strony za szkodę jest wyłączona. 5. PROFES zastrzega sobie prawo wglądu do dokumentów HOTELu, związanych z realizacją przedmiotu umowy, w tym dokumentów finansowych 6. HOTEL zobowiązuje się do udostępnienia PROFES na każdą jego prośbę wszelkich dokumentów związanych z realizacją przedmiotu umowy, a w szczególności w sytuacji dokonywania kontroli przez Instytucję Wdrażającą oraz inne uprawnione podmioty w zakresie prawidłowości realizacji Projektu. 7. HOTEL jest zobowiązany do prowadzenia rzetelnej ewidencji księgowej związanej z realizacją przedmiotu umowy. 8. Wszelkie zmiany i uzupełnienia umowy mogą być dokonane wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności, za wyjątkiem zmian teleadresowych.. 9. W sprawach nie unormowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego. 10. Sprawy sporne będą rozstrzygane polubownie, a w razie nie dojścia do porozumienia podlegają rozpatrzeniu przez sądy powszechne. Właściwym miejscowo sądem będzie sąd właściwy dla strony powodowej. 11. Umowa niniejsza została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. 12. Umowa wchodzi w życie z dniem jej podpisania przez obydwie ze stron. PROFES... HOTEL... Załączniki do umowy: Załącznik nr 1 Harmonogram usług hotelowych i gastronomicznych. Załącznik nr 2 WZÓR: Zamówienie usług hotelarskich i gastronomicznych. Załącznik nr 3 Cennik usług hotelarskich i gastronomicznych Załącznik nr 4 WZÓR: Zmiany w zamówieniu dotyczącym obsługi szkolenia 5

6 Załącznik nr 1 do Umowy nr z dnia Harmonogram usług hotelowych i gastronomicznych Termin szkoleń Maksymalna liczba całodziennych przerw kawowych i obiadów pierwszego dnia szkoleń / drugiego dnia szkoleń Liczba wynajmowanych sal pierwszego dnia szkoleń / drugiego dnia szkoleń Liczba noclegów/data noclegu PROFES... HOTEL... 6

7 Załącznik nr 2 do Umowy nr z dnia WZÓR: Zamówienie usług hotelarskich i gastronomicznych Szanowni Państwo, Przesyłam szczegółowe informacje na temat naszej rezerwacji w zakresie świadczeń dotyczących szkoleń realizowanych u Państwa w ramach projektu Wygrywam dzięki EKO! Logicznie! w dniach. Pozdrawiam PROFES Sale szkoleniowe sala 1 sala 2 Wyposażenie Ramowy harmonogram Ustalenia dotyczące przygotowania sal szkoleniowych Szkolenie Ekran, flipchart, papier do flipchart u, kosz na śmieci, przedłużacz Pierwszy i drugi dzień szkolenia trener wchodzi na salę aby ją przygotować Ustawienie stołów hotelową przez obsługę 8:30 przerwa kawowa 9:00-10:30 zajęcia 10:30-10:45 uzupełnienie przerwy kawowej 10:45-12:15 zajęcia 12:15-13:15 przerwa obiadowa 13:15-14:45 zajęcia 14:45-15:00 uzupełnienie przerwy kawowej zajęcia (tzw. układ w podkowę; krzesła jedynie po zewnętrznej stronie stołów) do godz8:00 pierwszego dnia szkolenia Ilość krzeseł: 15 + dla trenera na środku Tablica Flipchart Papier Stolik pod rzutnik Sprawna klimatyzacja / wentylacja Ekran Tablica typu flipchart + papier Stolik pod rzutnik i laptop Ekran 7

8 Jadłospis Przerwa kawowa Obiad I dzień II dzień Ustalenia dotyczące wyżywienia Kawa, herbata, woda mineralna, drobne ciasteczka Wartość zamówienia rodzaj usługi jednostka Ilość Sala 1 dzień Cena jednostkowa brutto Łączna wartość brutto przerwy kawowe obiad nocleg Razem 1 osoba 1 dzień 1 osoba 1 dzień 1 osoba/pokój jednoosobowy ze śniadaniem i kolacją Dodatkowe ustalenia: Projekt Wygrywam dzięki EKO! Logicznie! (nr projektu WND-POKL /13) jest realizowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Na podstawie umowy o dofinansowanie tego projektu firma PROFES jest zobligowana do poinformowania społeczeństwa o finansowaniu projektu ze środków EFS. Prosimy zatem o możliwość ekspozycji plakatów dotyczących projektu w okresie realizacji szkoleń w Państwa hotelu. Do faktur VAT wystawianych przez Hotel proszę przygotować i przesłać w wersji elektronicznej (mailem) zestawienie w przesłanym w formacie Excel pliku (w 1-wszym dniu roboczym po zakończeniu szkolenia) Treść notatki na faktury: Wygrywam dzięki EKO! Logicznie! termin realizacji, temat szkolenia Np. Wygrywam dzięki EKO! Logicznie!, ,Budowanie świadomości Eko-marnotrawstwa Miejsce przesłania faktury: PROFES Sp. z o.o. Sp. k. Ul. Koreańska Wrocław 8

9 PROFES... HOTEL... 9

10 Załącznik nr 3 do Umowy nr z dnia Cennik usług hotelarskich i gastronomicznych Rodzaj usługi Cena jedn. brutto PLN 1 dzień wynajmu1 sali 1 obiad dla 1 osoby 1 całodniowa przerwa kawowa dla 1 osoby (przerwa kawowa z 2-oma uzupełnieniami) 1 doba noclegowa w pokoju 1-osobowym ze śniadaniem i kolacją 10

11 Załącznik nr 4 do Umowy nr z dnia WZÓR: Zmiany w zamówieniu dotyczącym obsługi szkolenia Temat szkolenia:... Termin szkolenia:... Miejsce szkolenia:... Szczegóły dotyczące zmian w zamówieniu Wyżywienie w 1 dniu szkolenia LICZBA uczestników Trener Obiad 1 Całodniowa przerwa kawowa 1 Wyżywienie w 2 dniu szkolenia LICZBA uczestników Trener Obiad 1 Całodniowa przerwa kawowa 1 Nocleg w trakcie szkolenia i dzień przed ILOŚĆ noclegów Trener 1 11

12 Podpis osoby zgłaszającej zmiany (czytelny) Podpis osoby przyjmującej zmiany (czytelny) PROFES... HOTEL... 12