LKR /2012 P/12/019 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 LKR /2012 P/12/019 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

2 I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli Jednostka przeprowadzająca kontrolę Kontroler P/12/019 - Upraszczanie zasad wdrażania funduszy strukturalnych Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Krakowie Monika Gruszeczka-Jasińska, specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr z dnia 18 września 2012 r. (dowód: akta kontroli str. 1-2) Jednostka kontrolowana Małopolskie Centrum Edukacji, ul. Kliszczaków 1, Rabka-Zdrój Kierownik jednostki kontrolowanej Rafał Leśniak, dyrektor Małopolskiego Centrum Edukacji (dowód: akta kontroli str. 85)) II. Ocena kontrolowanej działalności Ocena ogólna Uzasadnienie oceny ogólnej Opis stanu faktycznego Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie 1 działalność kontrolowanej jednostki w zakresie realizacji projektu Mały może więcej upowszechnienie edukacji przedszkolnej na terenie Gminy Ochotnica Dolna, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Przedstawioną wyżej ocenę ogólną uzasadnia osiągnięcie założonych rezultatów projektu oraz realizowanie projektu przez beneficjenta w sposób zgodny z umową o dofinansowanie. III. Opis ustalonego stanu faktycznego 1. Prawidłowość realizacji przez beneficjenta zadań dotyczących realizacji projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, w tym prawidłowość ryczałtowego rozliczania wydatków 1.1. Przedmiot umowy Małopolskie Centrum Edukacji, zwane dalej MCE, Centrum, beneficjentem lub liderem projektu, zawarło w dniu 23 czerwca 2010 r. z Wojewódzkim Urzędem Pracy w Krakowie (Instytucją Pośredniczącą II stopnia, zwaną dalej IP II ) umowę o dofinansowanie projektu 2 w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki nr UDA-POKL / Przedmiotem umowy było przyznanie MCE dofinansowania na realizację projektu Mały może więcej upowszechnienie edukacji przedszkolnej w Gminie Ochotnica Dolna, w łącznej kwocie zł i stanowiącej nie więcej niż 100% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu. Wydatki kwalifikowalne określone zostały w wysokości równej całkowitej wartości projektu i wynosiły zł. Umowa o dofinansowanie nie przewidywała wkładu własnego ani beneficjenta, ani partnera. 1 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 2 Zwanej w dalszym ciągu umową o dofinansowanie. 2

3 W ramach projektu zaplanowano objęcie bezpłatną edukacją przedszkolną 51 dzieci (dziewczynek i chłopców) w wieku 3-5 lat mieszkających na terenie gminy Ochotnica Dolna. Gmina charakteryzowała się niskim wskaźnikiem upowszechnienia edukacji przedszkolnej (według danych GUS w 2008 r. do przedszkola uczęszczało 20 z 317 dzieci w wieku 3-5 lat zamieszkałych na terenie tej gminy, tj. 6,31%). Projekt podzielono na cztery zadania: 1) zarządzanie projektem (prowadzenie biura projektu w siedzibie MCE z pełną dokumentacją projektową oraz kadrą zarządzającą), 2) modernizacja, dostosowanie i wyposażenie pomieszczeń przedszkolnych (dostosowanie pomieszczeń przedszkoli w celu spełnienia norm przeciwpożarowych, sanepidu, bhp), 3) organizacja przedszkola w Tylmanowej (otwarcie nowego niepublicznego przedszkola, prowadzonego przez MCE lidera projektu) 4) organizacja przedszkola w Ochotnicy Dolnej, tj. wsparcie istniejącego przedszkola prowadzonego przez Stowarzyszenie Inicjatyw Edukacyjnych i Kulturalnych w Ochotnicy Dolnej Młynne partnera projektu (dowód: akta kontroli str. 3-62, 66-90, 290). W dniu 25 listopada 2010 r. podpisano aneks nr UDA-POKL /10-01 do ww. umowy o dofinansowanie, wynikający ze zmiany kwoty środków na wydatki inwestycyjne (z zł na zł) oraz zmiany terminu składania wniosków o płatność z ośmiu na dziesięć dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego (dowód: akta kontroli str , 290). W trakcie realizacji projekt był modyfikowany pięć razy. Jedna zmiana dotyczyła zwiększenia kosztów personelu poprzez utworzenie dodatkowego stanowiska specjalisty ds. finansów u partnera projektu. Zmiana została zgłoszona do IP II w dniu 10 sierpnia 2010 r. Pozostałe cztery modyfikacje dotyczyły następujących zmian w harmonogramie realizacji projektu: przesunięcie terminu wycieczek na grudzień 2010 r. i styczeń 2011 r., przeprowadzenie dodatkowej rekrutacji do przedszkoli na rok 2011/2012, przesunięcie środków cross-financingu oraz zakup sprzętu multimedialnego z 2010 na 2011 r., wydłużenie prac obu przedszkoli o jeden miesiąc i zwiększenie wskaźników o liczbę godzin zrealizowanych w dodatkowym miesiącu. Zmiany we wniosku zostały zaakceptowane przez IP II. Wprowadzone zmiany w projekcie nie dotyczyły obniżenia poziomu produktów i rezultatów (dowód: akta kontroli str. 291). Projekt realizowany był w okresie zgodnym z określonym we wniosku o dofinansowanie, tj. od dnia 1 sierpnia 2010 r. do dnia 31 lipca 2012 r. (dowód: akta kontroli str. 3, , , 268) Rozliczanie kosztów pośrednich ryczałtem Zgodnie z 4 ust. 2 umowy o dofinansowanie, koszty pośrednie projektu rozliczane ryczałtem miały stanowić 4,21% poniesionych, udokumentowanych i zatwierdzonych w ramach projektu bezpośrednich wydatków, pomniejszonych o kwotę wydatków w ramach cross-financingu. Beneficjent zgodnie z umową o dofinansowanie rozliczył koszty pośrednie ryczałtem, które wyniosły zł, tj. 4,21% poniesionych wydatków bezpośrednich, pomniejszonych o kwotę wydatków w ramach cross-financingu. Koszty projektu ogółem (faktycznie poniesionych i rozliczonych wydatków kwalifikowalnych) wyniosły zł, w tym zł stanowiły środki pochodzące z cross-financingu. Metodologia wyliczenia kosztów pośrednich, obejmująca zarówno koszty partnera jak i lidera projektu, została zastosowana prawidłowo (dowód: akta kontroli, str , 291) Dokonywanie zakupów towarów i usług Badaniem objęto 30 pozycji największych kwotowo wydatków kwalifikowalnych z różnych grup wydatków, wykazanych we wnioskach o płatność, na łączną kwotę zł, które stanowiły 10,2 % ogółem wydatków kwalifikowalnych ( zł). Wysokość i zakres tych wydatków były zgodne z umową o dofinansowanie projektu (dowód: akta kontroli str , , , ). Beneficjent nie był zobowiązany do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), za wyjątkiem 3

4 zasady ustalenia wartości zamówienia, do której odnosi się art. 35 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z 20 ust. 1 umowy o dofinansowanie, beneficjent był zobowiązany do stosowania zasady konkurencyjności, w przypadku realizacji zamówień przekraczających wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 tys. euro netto (dowód: akta kontroli str. 55, 292). W okresie realizacji projektu, beneficjent był dwukrotnie zobowiązany do wyłonienia wykonawcy w drodze zapytania ofertowego. Były to zamówienia dotyczące zapewnienia wyżywienia dla dzieci i nauczycieli z przedszkoli objętych projektem (Niepublicznego Przedszkola Słoneczko w Ochotnicy Dolnej Młynne i Niepublicznego Przedszkola Kraina Marzeń z Tylmanowej). W dniu 24 sierpnia 2010 r. beneficjent wysłał zapytania ofertowe do trzech potencjalnych wykonawców zamówienia dla przedszkola w Ochotnicy Dolnej i, 25 sierpnia 2010 r., do trzech potencjalnych wykonawców zamówienia dla przedszkola w Tylmanowej. Termin złożenia oferty wyznaczono na 27 sierpnia 2010 r. Jako kryteria oceny oferty określono cenę jednostkową za całodzienne wyżywienie oraz warunki zapewnienia wyżywienia, bez określenia wagi dla każdego z kryteriów. Jeden potencjalny wykonawca zamówienia dla przedszkola w Ochotnicy Dolnej, w tym samym dniu, w którym skierowano do niego zapytanie ofertowe, odpowiedział, że nie jest zainteresowany złożeniem oferty. Beneficjent zamieścił zapytanie ofertowe na swojej stronie internetowej pod adresem W przedstawionej do kontroli dokumentacji brakowało zapisów potwierdzających fakt wywieszenia zapytań ofertowych w siedzibie beneficjenta oraz w siedzibie partnera projektu. Zobowiązanie takie wynikało z 20 ust. 1 pkt 5 (w związku z treścią 20 ust. 1 pkt 1 i 20 ust. 4) umowy o dofinansowanie, zgodnie z którym beneficjent i partner projektu byli zobowiązani do zachowania formy pisemnej wszelkich czynności związanych z realizacją zamówienia (dowód: akta kontroli str , , , 287, 292). W terminie określonym w zapytaniu ofertowym wpłynęła jedna oferta od potencjalnego wykonawcy zamówienia dla przedszkola w Tylmanowej oraz jedna oferta od potencjalnego wykonawcy zamówienia dla przedszkola w Ochotnicy Dolnej, z którymi 30 sierpnia 2010 r. podpisano umowy na realizację zamówienia (dowód: akta kontroli str. 151, , ). Beneficjent udokumentował w formie pisemnej wszelkie czynności związane z realizacją zamówień, za wyjątkiem faktu potwierdzającego wywieszenie zapytań ofertowych w swojej siedzibie i w siedzibie partnera. Wybór ofert na zapewnienie wyżywienia dla przedszkoli został udokumentowany protokołem, do którego załączono oferty (dowód: akta kontroli, str. 151, 153, 158, 163, 293) Zatrudnianie personelu Przy realizacji projektu zatrudniono łącznie 36 osób (w tym 20 osób zostało zatrudnionych przez MCE, a 16 przez partnera projektu). Beneficjent posiadał dokumentację uzasadniającą wybór osób wchodzących w skład personelu projektu. Cztery osoby zatrudnione przez MCE i jedna osoba zatrudniona przez partnera projektu, wykonywało także zadania w ramach innych projektów (kierownik i asystent projektu w ramach trzech innych projektów, specjalista ds. monitoringu oraz specjalista ds. finansów w MCE w ramach dwóch innych projektów, a specjalista ds. finansów u partnera w ramach jednego projektu). Osoby zatrudnione w więcej niż jednym projekcie prowadziły ewidencję godzin i zadań w ramach realizowanych w ramach wszystkich projektów PO KL. W ocenie NIK, zakres zadań osób zatrudnionych w więcej niż jednym projekcie umożliwiał ich prawidłowe i efektywne wykonywanie. Łączne zaangażowanie danej osoby w realizację zadań nie przekraczało wymiaru godzin określonych w rozdziale 4 podrozdział 5 Koszty związane z angażowaniem personelu, o których mowa w wytycznych z dnia 15 grudnia 2011 r. Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL (MRR/KL/1(7)/12/11). Beneficjent posiadał dokumentację potwierdzającą prawidłowość zatrudnienia personelu projektu na umowę o pracę, w tym opis stanowisk pracy oraz zakresy obowiązków służbowych pracowników. Personel projektu był zatrudniony na podstawie umów-zlecenia (kadra zarządzająca oraz nauczyciele przedmiotów dodatkowych w przedszkolach). Na podstawie stosunku pracy zatrudniono nauczycieli i pomoce przedszkolne 4

5 w przedszkolu w Tylmanowej (lider projektu) i w Ochotnicy Dolnej Młynne (partner projektu). Jedna osoba była zatrudniona przez partnera projektu na 3/5 etatu jako nauczyciel przedszkolny (zastępstwo za inną osobę od 1 września 2011 r. do 31 lipca 2012 r.) oraz na umowę-zlecenie jako nauczyciel przedmiotu dodatkowego (muzyki). Wysokość wynagrodzeń personelu odpowiadała stawkom stosowanym u beneficjenta. Dla stanowisk pracy w realizowanym projekcie nie przewidziano ani nie wypłacano nagród ani premii. Wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu były zgodne z wytycznymi określonymi w podrozdziale 5 - wynagrodzenie personelu, opublikowanymi w wytycznych z 28 grudnia 2009 r. Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL (MRR/KL/1(5)/12/09 ze zm.)(dowód: akta kontroli, str. 8-9, 45-46, , , ) Kwalifikowalność wydatków Na podstawie 30 największych kwotowo wydatków kwalifikowalnych z różnych grup wydatków, wykazanych we wnioskach o płatność, poddanych szczegółowej kontroli, stwierdzono, że wydatki na realizację projektu zostały faktycznie poniesione przez MCE i partnera projektu. Również dowody księgowe dokumentujące wysokość sfinansowanych kosztów projektu były wystawione na beneficjenta i partnera (podmioty wskazane w umowie o dofinansowanie). Stosownie do postanowienia 5 ust. 1 umowy o dofinansowanie, wydatki te poniesione zostały w okresie kwalifikowalności określonym we wniosku o dofinansowanie, tj. od dnia 1 sierpnia 2010 r. do dnia 31 lipca 2012 r. Zapłaty za wszystkie objęte kontrolą dostawy i usługi, dokonano z rachunku bankowego beneficjenta wskazanego w 8 ust. 5 umowy o dofinansowanie projektu i za pomocą tego rachunku dokonano wszystkich płatności pomiędzy beneficjentem a partnerem (dowód: akta kontroli, str. 50, , , , , 294). Wydatki poniesione w ramach realizacji projektu, poddane szczegółowej kontroli, a wykazane w ewidencji księgowej i na rachunku bankowym projektu, zostały faktycznie poniesione przez beneficjenta i partnera projektu. W toku kontroli nie stwierdzono podwójnego finansowania wydatków w ramach innych projektów realizowanych przez beneficjenta ani sfinansowania wydatków niekwalifikowalnych ze środków przeznaczonych na realizację projektu (dowód: akta kontroli, str , , , 294) Ewidencja księgowa W dniu 1 sierpnia 2010 r. beneficjent zawarł z Biurem Rachunkowym Lider z Nowego Targu umowę, której przedmiotem była stała i kompleksowa obsługa kadrowo-księgowa projektu nr WND-POKL Mały może więcej upowszechnienie edukacji przedszkolnej w gminie Ochotnica Dolna. Wykonawca został zobowiązany m.in. do bieżącego prowadzenia ewidencji księgowej wydatków dotyczących projektu, prowadzenia dokumentacji kadrowej, sporządzania deklaracji podatkowych oraz innych oświadczeń finansowych na cele projektu, a także udzielania wszelkiej możliwej pomocy przy rozliczaniu projektu. Rachunkowość miała być prowadzona komputerowo, w oparciu o przepisy prawa dotyczące prowadzenia ksiąg handlowych (dowód: akta kontroli, str ). W dniu 1 sierpnia 2010 r. dyrektor MCE wydał zarządzenie nr 6/10/PR, którym wprowadził zmiany do zakładowego planu kont. Zmiany te polegały na utworzeniu m.in. wyodrębnionych kont analitycznych kosztów projektu oraz konta rachunku bankowego (dowód: akta kontroli, str ). Analiza 30 największych kwotowo wydatków kwalifikowalnych z różnych grup wydatków, wykazanych we wnioskach o płatność i poddanych szczegółowej kontroli, wykazała, że była możliwa identyfikacja zaksięgowanych operacji na kontach wyodrębnionych do obsługi księgowej projektu. Kwoty wydatków poniesionych na realizację projektu, wykazane w ewidencji księgowej i rachunku bankowym prowadzonym dla projektu, były ze sobą zgodne. Dokumenty księgowe potwierdzające poniesienie wydatków zostały ujęte w ewidencji księgowej w prawidłowej kwocie (dowód: akta kontroli, str , , 294). W dniu 24 października 2012 r. w ewidencji księgowej na rachunku projektu widniała kwota 97 zł, którą stanowiły odsetki dopisane do rachunku bankowego prowadzonego dla projektu 5

6 oraz różnica w refundacji kosztów pośrednich. Zgodnie z 8 ust. 8 umowy o dofinansowanie, odsetki bankowe od przekazanych beneficjentowi transz dofinansowania stanowią jego dochód (dowód: akta kontroli, str , , 233) Wnioski o płatność W okresie realizacji projektu beneficjent złożył łącznie dziesięć wniosków o płatność, na łączną kwotę ,97 zł wydatków kwalifikowalnych i w takiej wysokości IP II zatwierdziła wysokość wydatków wykazanych przez beneficjenta w zatwierdzonych wnioskach o płatność. Pierwszy wniosek został złożony 12 października 2010 r., a ostatni wniosek, który był końcowym wnioskiem o płatność, w dniu 29 sierpnia 2012 r. Przy sporządzaniu wniosków o płatność beneficjent korzystał z aktualnej wersji aplikacji Generator Wniosków Płatniczych, zamieszczonego na stronie internetowej Do wniosków załączano dokumenty zgodnie z postanowieniami 9 umowy o dofinansowanie, tj. załącznik nr 1 do wniosku o płatność (zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem o płatność) oraz informację o wszystkich uczestnikach projektu. Zgodnie z 9 ust. 5 umowy o dofinansowanie, beneficjent nie był zobowiązany do przedkładania wraz z wnioskiem o płatność poświadczonych za zgodność z oryginałem kserokopii wyciągów z rachunków bankowych potwierdzających poniesione wydatki, a w przypadku płatności gotówkowych poświadczonych za zgodność z oryginałem kserokopii raportów kasowych (bez załączników) lub podpisanych przez beneficjanta zestawień płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność. Jednocześnie, zgodnie z 9 ust. 6 ww. umowy o dofinansowanie, IP II mogła wezwać beneficjenta do dostarczenia wraz z wnioskiem o płatność dokumentów, wymienionych w 9 ust. 5 umowy o dofinansowanie (dowód: akta kontroli, str , , 295). Beneficjent składał wnioski o płatność zgodnie z harmonogramem płatności i postanowieniem 10 umowy o dofinansowanie oraz aneksu do tej umowy, tj. w terminie do ósmego (dla pierwszego wniosku o płatność) i dziesiątego dnia roboczego (dla wniosków od nr 2 do nr 9) od zakończenia okresu rozliczeniowego. Wniosek końcowy (nr 10) również został złożony w terminie przewidzianym umową o dofinansowanie, tj. do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu (dowód: akta kontroli, str. 51, 63-65, , 295). IP II zgłosiła łącznie 44 uwagi do wniosków o płatność (do wniosków nr 7, 8 i 9 IP II nie zgłosiła żadnych uwag). Uwagi IP II dotyczyły głównie postępu finansowego oraz rzeczowego realizacji projektu, korekt błędnie wykazanych kwot cross-financingu, korekt harmonogramu płatności, złożenia wyjaśnień odnośnie regulowania składek dot. pochodnych od wynagrodzeń, weryfikacji poprawności kwoty podatku VAT, korekt dot. kwalifikowalności wydatków na wynagrodzenia dla personelu projektu. Do końcowego wniosku o płatność IP II zgłosiła 13 uwag, które dotyczyły głównie wskazania, w jaki sposób i w jakim stopniu działania zrealizowane w projekcie przyczyniły się do osiągnięcia celu projektu, uzupełnienia dokumentacji (m.in. o informację o wykonaniu zaleceń audytu) i jej korektę (m.in. o osiągnięte wartości wskaźników) (dowód: akta kontroli, str , 295). W wyniku weryfikacji wniosków o płatność IP II zakwestionowała kwotę 974 zł (we wniosku o płatność nr 6), dotyczącą wynagrodzenia dla osoby zastępującej inną osobę przebywającą na urlopie macierzyńskim oraz 41 zł (część kosztów pośrednich pomniejszonych w wyniku stwierdzenia wydatków niekwalifikowalnych we wniosku o płatność). W przypadku każdego z siedmiu wniosków o płatność, do których IP II zgłosiła uwagi, beneficjent przekazywał korekty wniosku jeden raz, w terminie od 5 do 8 dni kalendarzowych. Od dnia złożenia przez beneficjenta pierwszej wersji poszczególnych wniosków o płatność do dnia ich zatwierdzenia przez IP II upłynęło od 8 do 54 dni. Od dnia zatwierdzenia poszczególnych wniosków o płatność do dnia przekazania refundacji na rachunek beneficjenta upłynęło od 15 do 99 dni (dowód: akta kontroli, str , 296). Beneficjent został poddany kontroli przez IP II w trakcie realizacji projektu (w dniach od 21 do 23 września 2011 r.) oraz, zgodnie z 16a umowy o dofinansowanie, poddał projekt audytowi zewnętrznemu, po przekroczeniu kwoty dofinansowania projektu w wysokości zł. Audyt zewnętrzny miał miejsce w dniach od 28 października 2011 r. do dnia 25 listopada 2011 r. Zarówno IP II jak i audytorzy nie stwierdzili nieprawidłowości przy realizacji projektu (dowód: akta kontroli, str , 296). 6

7 Na podstawie próby 30 wydatków kwalifikowalnych poddanych szczegółowej kontroli stwierdzono, że oryginalne dokumenty księgowe były zgodne z dokumentami wskazanymi w złożonych przez beneficjenta wnioskach o płatność (dowód: akta kontroli, str , , 296) Monitorowanie projektu Beneficjent był zarejestrowany w internetowej bazie ofert szkoleniowych dostępnej na stronie internetowej: w związku z realizacją innych projektów współfinansowanych ze środków PO KL (głównie w ramach Priorytetu VIII). W ramach przedmiotowego projektu szkolenia otwartego nie organizowano, bowiem działania nim objęte były skierowane do zamkniętej grupy odbiorców (dowód: akta kontroli, str. 296) Obowiązki informacyjne Beneficjent przestrzegał reguł informowania o projekcie i oznaczania projektu. Miejsca realizacji projektu, sprzęt zakupiony w ramach projektu i dokumentacja projektu były oznaczone zgodnie z wymogami określonymi w 23 umowy o dofinansowanie (dowód: akta kontroli, str , , , , , , 229, , , 297) Realizacja celu projektu Beneficjent osiągnął zakładane wskaźniki produktu i rezultatu. W ramach projektu udzielono wsparcia 51 dzieciom (dziewczynkom i chłopcom) w wieku 3-5 lat na terenie gminy Ochotnica Dolna. Dzieci te uczęszczały do dwóch przedszkoli, które uzyskały wsparcie w ramach projektu oraz uczestniczyły w zajęciach dodatkowych, rozwijających zainteresowania. Podniesiono też wskaźnik upowszechnienia edukacji przedszkolnej w gminie. Na podstawie dzienników zajęć, listy beneficjentów ostatecznych, testów prowadzonych przez psychologa, testów skierowanych do rodziców stwierdzono, że zakładana liczba dzieci potrafiła m.in. bezkonfliktowo bawić się z innymi dziećmi (45 osób), bez obawy sygnalizować swoje potrzeby (45 osób), podporządkować się poleceniom wydawanym przez nauczycieli (45 osób), prawidłowo rozwiązywać zadania logopedyczne (40 osób). Ponadto osiągnięto zakładany wskaźnik pod względem liczby rodziców (40 osób), którzy uważają, że edukacja przedszkolna wpłynęła pozytywnie na ich dzieci (dowód: akta kontroli, str. 7-8, 267, 286, 297) Przechowywanie dokumentacji Dokumentacja związana z realizacją projektu była przechowywana w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Każdy z segregatorów, w których przechowywano dokumentację projektu, był opatrzony m.in. informacją Archiwizacja do r. zgodnie z umową o dofinansowanie projektu nr UDA-POKL /10-00 (dowód: akta kontroli, str. 229, 236, 297). Ustalone nieprawidłowości Uwagi dotyczące badanej działalności W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie (w punktach od 1.1 do 1.11) nie stwierdzono nieprawidłowości. W ocenie NIK, uchybieniem było wysłanie przez beneficjenta zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców zamówienia w dniu 24 sierpnia 2010 r. dla przedszkola w Ochotnicy Dolnej i w dniu 25 sierpnia 2010 r. dla przedszkola w Tylmanowej, przy ustaleniu terminu złożenia oferty na dzień 27 sierpnia 2010 r. do godziny 12:00. Określenie tak krótkiego okresu na przygotowanie oferty mogło uniemożliwić niektórym podmiotom złożenie właściwej oferty. W ocenie NIK uwzględniono przedstawione w tej sprawie wyjaśnienia, a także fakt nie sprecyzowania w umowie o dofinansowanie projektu (Konkurencyjność - 20 i 21 umowy) wymagalnego upływu czasu od dnia przekazania zapytań ofertowych do dnia zamknięcia przyjmowania ofert. Kontrola NIK stwierdziła, że wprawdzie dochowano zasady pisemności przy doborze dostawców i usług finansowanych w ramach kontrolowanego projektu, to jednak zwrócenia uwagi wymaga brak udokumentowania faktu wywieszenia w siedzibie beneficjenta i w siedzibie partnera projektu zapytania ofertowego dotyczącego obu przedszkoli. 7

8 W ocenie NIK, dobrą praktyką byłoby takie udokumentowanie warunków udostępnienia zapytań ofertowych, z których w sposób jednoznaczny wynikać będzie przejrzystość wszystkich procedur doboru wykonawców usług finansowanych ze środków Unii Europejskiej. Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność kontrolowanej jednostki w zbadanym zakresie. Opis stanu faktycznego 2. Uproszczenie zasad rozliczania przez beneficjenta projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki polegające na ryczałtowym rozliczaniu wydatków W opinii dyrektora MCE, możliwość rozliczania kosztów pośrednich ryczałtem przyczyniła się do zmniejszenia obciążenia administracyjnego związanego z realizacją projektu. Taki sposób pozwala bowiem na rozliczanie kosztów pośrednich bez konieczności dzielenia każdego wydatku osobno i opisywania każdego dokumentu finansowego. Obowiązkiem beneficjenta jest jedynie podział kosztów pośrednich na projektowe i pozaprojektowe, bez konieczności dokonywania takiego podziału na każdej fakturze czy rachunku. Ułatwia to pracę osób zaangażowanych w księgowanie dokumentacji projektowej. Jednocześnie, zdaniem dyrektora MCE, obciążenie finansowe związane z realizacją projektu, pozostało bez zmian. W ocenie dyrektora MCE, do pozytywnych efektów rozliczania ryczałtowego jest możliwość uniknięcia żmudnej pracy księgowej przy opisywaniu każdego dokumentu osobno. Zdaniem dyrektora MCE, wprowadzony system rozliczania kosztów pośrednich na podstawie ustalonego ryczałtu w zależności od wartości projektu jest najlepszym rozwiązaniem dla funkcjonowania projektu. W zależności od wartości projektu zmienia się wskaźnik procentowy dla kosztów pośrednich, co pozwala na opłacenie wszystkich niezbędnych kosztów dodatkowych związanych z realizacją projektu w takim zakresie, jaki obejmuje projekt. Jego zdaniem taki sposób rozliczania kosztów pośrednich jest wystarczającym ułatwieniem i nie wymaga udoskonaleń. Dyrektor MCE wyraził też stanowisko wspierające kontynuowanie uproszczonej formy rozliczania kosztów pośrednich na podstawie ryczałtu ustalonego w zależności od wartości projektu. Ze względu na wprowadzenie limitów procentowych dla czynności administracyjnych projektu, dyrektor Centrum proponowałby również wprowadzenie możliwości rozliczania ryczałtem kosztów zarządzania. Pewne wątpliwości, zdaniem dyrektora MCE, budzi też zasada konkurencyjności stosowana w przypadku personelu projektu, w tym również usług trenerskich. W jego opinii, konieczność zlecenia usług niesprawdzonym wykonawcom, niesie za sobą duże ryzyko realizacji szkoleń na znacznie niższym poziomie niż zakładany na etapie konstruowania wniosku, a w końcowym efekcie nieosiągnięcie zakładanych w nim rezultatów. Zdaniem dyrektora MCE, doświadczenia w realizowaniu projektów dofinansowanych ze środków UE pozwalają na stwierdzenie, iż na jakość projektu szkoleniowego - doradczego w 95 % wpływa trener lub wykładowca, a w zasadzie jego kompetencje, doświadczenie oraz warsztat pracy. Pozostałe 5 % stanowią inne aspekty związane z realizacją projektu. Określenie kryteriów wyboru kadry dydaktycznej powinno więc odbywać się na etapie tworzenia projektu, w którym przewidywane jest prowadzenie określonych zajęć przez konkretne osoby, co pozwala na ograniczenie ryzyka związanego z brakiem kompetencji wykonawców. Takie rozwiązanie pozwoliłoby realizatorom projektów na zapewnienie wysokiej jakości usług, poprzez ich zlecanie sprawdzonym i doświadczonym wykonawcom, a ich kompetencje mogłyby być sprawdzane już na etapie oceny projektu (dowód: akta kontroli, str ). 8

9 IV. Uwagi i wnioski Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, wobec niestwierdzenia nieprawidłowości w badanym obszarze, nie formułuje wniosków pokontrolnych o których mowa w art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli 3. Prawo zgłoszenia zastrzeżeń Obowiązek poinformowania NIK o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków V. Pozostałe informacje i pouczenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do dyrektora Delegatury NIK w Krakowie. Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli, w terminie 21 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania uwag oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego. Kraków, dnia 26 listopada 2012 r. Kontroler Monika Gruszeczka-Jasińska specjalista kontroli państwowej Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Krakowie Jan Kosiniak Wicedyrektor podpis podpis 3 Dz. U. z 2012 r., poz.82 ze zm. 9