REGULAMIN PRACY W STUDENCKIEJ PORADNI PRAWNEJ. działającej w Akademii Leona Koźmińskiego T E K S T J E D N O L I T Y DZIAŁ I. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Transkrypt

1 REGULAMIN PRACY W STUDENCKIEJ PORADNI PRAWNEJ NUMER działającej w Akademii Leona Koźmińskiego przyjęty w dniu 26 października 2011 r. przez Zarząd Studenckiej Poradni Prawnej zmieniony: 1) uchwałą Zarządu Studenckiej Poradni Prawnej nr z dnia 21 marca 2012 r.: 2) uchwałą Zarządu Studenckiej Poradni Prawnej z nr z dnia 12 października 2012 r. T E K S T J E D N O L I T Y DZIAŁ I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Regulamin Pracy, zwany dalej Regulaminem, jest uchwałą regulującą organizację pracy w Studenckiej Poradni Prawnej działającej przy Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie. 2 O ile w Regulaminie mowa jest o: 1) Ustawie o ochronie danych osobowych rozumie się przez to ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U r. Nr 133, poz. 883, z póź. zm.); 2) Statucie SPP rozumie się przez to Statut Studenckiej Poradni Prawnej przyjęty w dniu 18 stycznia 2005 r. przez Walne Zgromadzenie Członków Studenckiej Poradni Prawnej. 1

2 3 Regulamin ten dotyczy Studentów i Absolwentów ALK będących Członkami SPP i obowiązuje z upływem 14 dni od podania go do wiadomości Członków SPP. 4 Postanowienia Regulaminu dotyczą: 1) Warunków świadczenia pomocy prawnej; 2) Przydziału spraw wpływających; 3) Ochrony danych osobowych Klientów; 4) Warunków pracy; 5) Praw i obowiązków Członków SPP; DZIAŁ II. WARUNKI ŚWIADCZENIA POMOCY PRAWNEJ 5 Pomoc prawna udzielana jest przez Studentów-Członków SPP pod nadzorem Opiekuna Naukowego Sekcji. 6 Przed przyjęciem sprawy należy poinformować Klienta o zasadach świadczenia pomocy prawnej, a w szczególności o tym, że: 1) sprawę będzie prowadził Student; 2) Poradnia nie reprezentuje Klientów w sądzie; 3) Student oraz Pracownik Poradni nie może odmówić złożenia zeznań oraz odpowiedzi na pytanie sądu, prokuratury lub innego uprawnionego organu, dotyczącego tej konkretnej sprawy; 4) Poradnia nie prowadzi spraw, w których działał bądź działa adwokat lub radca prawna; 5) SPP prowadzi wyłącznie sprawy osób, których sytuacja materialna nie pozwala na pokrycie kosztów profesjonalnej pomocy prawnej; 2

3 6) Klient może poinformować o udzielonej mu pomocy prawnej Zarząd Fundacji Uniwersyteckich Poradni Prawnych Upoważnionym do przyjęcia od Klienta formularza zgłoszenia sprawy jest wyłącznie Sekretarz Poradni. 2. Przyjmując sprawę, od osoby zgłaszającej się do SPP należy uzyskać: wypełniony formularz zgłoszenia sprawy. 3. Przyjmując formularz zgłoszenia sprawy należy wydać Klientowi pisemną informację o warunkach świadczenia pomocy prawnej przez Poradnię Prowadząc sprawę można przyjmować wyłącznie kopie dokumentów. 2. W przypadku dostarczenia przez Klienta oryginałów dokumentów należy je skserować i niezwłocznie zwrócić Klientowi O przyjęciu sprawy do rozpatrzenia decyduje Opiekun Sekcji w terminie 7 dni od daty wpływu formularza zgłoszenia sprawy do Poradni, a w przypadku gdy ze zgłoszonej sprawy wynika termin na dokonanie określonej czynności nieprzekraczający 14 dni decyzję o przyjęciu sprawy Opiekun Sekcji podejmuje niezwłocznie. 2. Podstawą decyzji o nieprzyjęciu sprawy do rozpatrzenia może być: 1) charakter sprawy; 2) zachowanie Klienta; 3) krótki okres na rozpatrzenie sprawy ze względu na bieg terminów; 4) zbyt duża ilość spraw do rozpatrzenia w danej Sekcji; 5) konflikt interesów; 6) okres trwania przerwy wakacyjnej, o którym mowa w 15a. 3

4 3. W toku prowadzenia sprawy, w razie zaistnienia okoliczności, o których mowa w punkcie 2 niniejszego paragrafu może zostać podjęta decyzja o odmowie sporządzenia opinii prawnej. Decyzję podejmuje Opiekun Sekcji i nie wymaga ona uzasadnienia Gdy okaże się, że Klient chce skorzystać z pomocy prawnej w sposób niezgodny z jej celami lub zasadami, Opiekun Sekcji nakazuje zawieszenie sprawy. 2. Zawieszenie sprawy następuje również w przypadku: 1) gdy Klient utrudnia postępowanie prowadzącemu sprawę, w szczególności odmawia udzielenia informacji niezbędnych do rzetelnego rozwiązania sprawy; 2) gdy nie można ustalić stanu faktycznego; 3) braku kontaktu z Klientem; 4) ujawnieniu okoliczności świadczących o tym, że Klient korzysta lub korzystał z pomocy adwokata lub radcy prawnego bądź może skorzystać z odpłatnej pomocy prawnej; 3. O zawieszeniu sprawy i jej przesłankach Student prowadzący sprawę informuje Klienta Student, któremu dana sprawa została przydzielona, niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 3 dni od dnia przydzielenia, informuje Klienta, że jego sprawa została mu przydzielona. 2. Informując Klienta, należy podać sygnaturę, pod którą sprawa została zarejestrowana. 3. Student prowadzący sprawę jest w stałym kontakcie z Klientami, informując go na jakim etapie jest sprawa. 4. Nie wolno przekazywać Klientowi żadnych danych Członków SPP, w szczególności nazwisk i numerów prywatnych telefonów. 4

5 5. Student prowadzący sprawę powinien poinformować Klienta o dniach i godzinach pełnienia swojego dyżuru w siedzibie Poradni. 12 Student prowadzący sprawę informuje Opiekuna Sekcji bądź Kierownika o trudnościach występujących w toku prowadzenia sprawy Opinia prawna udzielana jest wyłącznie na piśmie. SPP nie udziela porad prawnych ustnie, nawet w sprawach błahych i nie cierpiących zwłoki. 2. Każda sporządzona opinia lub pismo procesowe musi być zatwierdzone przez Opiekuna Naukowego Sekcji. 3. Opiekun Sekcji zatwierdza sporządzoną opinię lub pismo procesowe bądź zwraca do uzupełnienia prowadzącemu sprawę niezwłocznie po otrzymaniu, a w sytuacjach szczególnych w terminie nie dłuższym niż 14 dni Opinia prawna powinna być wydana Klientowi w terminie do 21 dni liczonego od dnia, w którym Opiekun Sekcji podjął decyzję o przyjęciu sprawy. 2. W szczególnych przypadkach termin ten może ulec wydłużeniu, o czym niezwłocznie Student prowadzący sprawę powinien poinformować Klienta. 3. W przypadku, gdy dostarczone przez Klienta informacje nie są wystarczające dla sporządzenia opinii w sprawie, należy wyznaczyć kolejny termin spotkania, bądź w drodze korespondencyjnej lub telefonicznej zwrócić się do Klienta z prośbą o uzupełnienie niezbędnych informacji. 5

6 15 1. Opinie prawne i pisma procesowe sporządzane są w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Egzemplarz zatwierdzony przez Opiekuna Sekcji umieszcza się w aktach sprawy, drugi zaś doręcza się Klientowi. 2. Doręczając Klientowi opinię prawną bądź pismo procesowe osobiście, Klient składa na egzemplarzu zatwierdzonym przez Opiekuna Sekcji oświadczenie, że otrzymał kopię tej samej treści. Egzemplarz ten pozostaje w aktach sprawy wraz z pozostałymi dokumentami. 3. Opinię prawną i wszelkie pisma doręczane Klientowi pocztą wysyła się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z prośbą o podpisanie jednego z nich i dostarczenie na adres Poradni. 4. W przypadku przewidzianym w ustępie powyższym nie należy wysyłać Klientowi opinii lub pism, na których widnieje podpis Opiekuna Sekcji potwierdzający ich zatwierdzenie. 5. Dokumenty, o których mowa w ustępie powyższym należy wysłać za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. 15a 1. Okres przerwy wakacyjnej w pracy Poradni trwa od 15 czerwca do 15 października każdego roku; w tym okresie Poradnia nie przyjmuje do rozpoznania żadnych nowych spraw. 2. Kierownik Poradni może postanowić o innym terminie przerwy wakacyjnej. 3. W wyjątkowych wypadkach Opiekun Sekcji, za zgodą studenta, któremu sprawa ma zostać przydzielona, może postanowić o przyjęciu nowej sprawy do rozpoznania w okresie wakacyjnym. DZIAŁ III. 6

7 OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH 16 SPP jest obszarem przetwarzania danych osobowych. W jej siedzibie mogą przebywać tylko osoby upoważnione przez administratora danych osobowych. 17 Poradnia zapewnia niezbędną poufność w ramach świadczonej pomocy prawnej. W trakcie seminariów klinicznych nie ujawnia się nazwisk Klientów, chyba że jest to konieczne. 18 Przed przystąpieniem do pracy w SPP każdy Członek zobowiązany jest do zapoznania się z treścią ustawy o ochronie danych osobowych Wszelkie dokumenty i pisemne oświadczenia składane przez Klientów przechowywane są w odpowiedni sposób, zabezpieczający przed ich zgubieniem, zniszczeniem lub ujawnieniem osobom nieuprawnionym. 2. Dokumentacja prowadzonych spraw przechowywana jest w miejscu dostępnym wyłącznie dla Członków Poradni i Opiekunów Sekcji. 3. Z Poradni nie wolno wynosić oryginałów akt sprawy. W uzasadnionych wypadkach Student może wynieść z Poradni powielone kopie akt sprawy pod warunkiem wcześniejszego usunięcia z nich danych osobowych Klienta i innych osób trzecich. 20 Poradnia prowadzi system informacji o Klientach, zapewniający zminimalizowanie ryzyka konfliktu interesów. 7

8 21 Każdy Członek Poradni zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy danych osobowych Klientów SPP Sekretarz Poradni lub Kierownik Poradni tworzy, administruje i zarządza bazą danych osobowych Klientów SPP. 2. Zarząd SPP dokonuje zgłoszenia zbioru danych osobowych Klientów SPP w trybie art. 40 ustawy o ochronie danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, zwanemu dalej GIODO. 3. Administrator danych osobowych Klientów SPP prowadzi stały nadzór nad przestrzeganiem norm o ochronie danych osobowych, także poprzez współpracę z GIODO. DZIAŁ IV. PRZYDZIAŁ SPRAW WPŁYWAJĄCYCH 23 Przydział spraw do rozpatrzenia przez SPP odbywa się zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym Regulaminie Każdej nowo przyjętej sprawie zakłada się teczkę i nadaje sygnaturę sprawy. 2. Sygnaturę sprawy nadaje się według wzoru: numer bieżący sprawy/numer miesiąca, w którym sprawa wpłynęła/rok, w którym sprawa wpłynęła/litera, która jest pierwszą literą nazwy sekcji, do której sprawa wpłynęła. 8

9 3. Sekretarz Poradni wpisuje sprawę do właściwej ewidencji, w szczególności rejestruje sprawę w systemie internetowym erepertorium. 4. Przydziału spraw poszczególnym Członkom lub Zespołom dokonuje Sekretarz Poradni oraz Opiekunowie Sekcji, a w szczególnych przypadkach Kierownik Poradni Student prowadzący sprawę wpisuje ją na kartę przebiegu sprawy. 2. Student zobowiązany jest do rzetelnego prowadzania tej karty, odnotowując na bieżąco informację przewidziane w karcie. 3. Karty przebiegu spraw Studentów dostępne są w siedzibie Poradni Członek lub Zespół otrzymuje do bieżącej obsługi nie więcej niż trzy sprawy. 2. W szczególnych przypadkach, Sekretarz Poradni lub Opiekun Sekcji po uzyskaniu zgody Członków lub Zespołów może przydzielić inną liczbę spraw Przydział spraw następuje kolejno po jednej dla każdego Członka lub Zespołu, aż każdy będzie posiadał do obsługi jedną czynną sprawę. 2. W szczególnych przypadkach można odstąpić od reguły zapisanej w pkt. 1 niniejszego paragrafu. 9

10 DZIAŁ V. PRACA W SIEDZIBIE PORADNI 28 Poradnia zapewnia rzetelność świadczonych usług. 29 Pomoc prawna świadczona w ramach SPP udzielana jest nieodpłatnie SPP prowadzi sekretariat w zakresie odpowiadającym rozmiarowi i charakterowi jej działalności. 2. Poradnia prowadzi sekretariat czynny w stałe dni tygodnia w regularnie wyznaczonych porach, w którym Klient może uzyskać o stanie jego sprawy prowadzonej przez Poradnię W pomieszczeniu, w którym przyjmowany jest Klient podczas spotkania mogą przebywać osoby prowadzące sprawę Klienta, Sekretarz Poradni SPP oraz Opiekun Naukowy. W uzasadnionych wypadkach na prośbę Klienta na czas spotkania w pomieszczeniu pozostają tylko osoby prowadzące jego sprawę. 2. Podczas spotkania z nowym Klientem w pomieszczeniu może przebywać wyłącznie Sekretarz Poradni lub Opiekun Naukowy Z pomieszczenia i sprzętu należącego do SPP mogą korzystać wyłącznie osoby uczestniczące w pracach SPP. 2. Sprzęt i inne materiały SPP przeznaczone są dla jej działalności i nie mogą być wykorzystywane dla calców z nią niezwiązanych. 10

11 3. W szczególnych wypadkach członkowie SPP mogą korzystać z książek, również poza siedzibą SPP, po uprzednim wpisaniu do właściwej kartoteki. 4. Korzystanie z telefonu Poradni odbywa się poprzez wykorzystywanie indywidualnego kodu PIN oraz zarejestrowaniu połączenia w zeszycie telefonów. Za wykonanie telefonów prywatnych, nie związanych z pracą w SPP, każdy Członek będzie zobowiązany do zwrotu równowartości połączenia. 5. Rozliczenia z połączeń telefonicznych odbywają się raz w miesiącu na podstawie wydruków z centrali telefonicznej Korzystanie z pomieszczeń Poradni możliwe jest w czasie pracy sekretariatu bądź po odebraniu kluczyka z recepcji na podstawie listy Członków SPP i okazaniu legitymacji studenckiej. 2. Osoba pobierająca klucz odpowiedzialna jest za pomieszczenia Poradni i znajdujące się tam mienienie, w szczególności sprzęt, książki, dokumenty Klientów. 3. Po zakończonej pracy Członek SPP pozostawia po sobie ład i porządek, w szczególności zabezpiecza dane osobowe przetwarzane w czasie pracy oraz niszczy brudnopisy. 4. Członek opuszczający pomieszczenie Poradni zobowiązany jest oddać klucz w recepcji. Jeżeli w Poradni przebywają inne osoby, jedna z nich przejmuje odpowiedzialność za mienie i dyspozycję kluczem. W innym wypadku wszystkie osoby zobowiązane są do opuszczenia pomieszczeń wraz z osobą zdającą w recepcji klucz. 5. Osoba zdająca w recepcji klucz zobowiązana jest do sprawdzenia, czy w Poradni wyłączono sprzęt, zamknięto okna i zabezpieczono akta prowadzonych spraw. 6. Każde pobranie i zdeponowanie klucza w recepcji bądź zmiana osoby odpowiadającej za mienie i klucz odbywa się przez złożenie odpowiedniego wpisu do książki kluczy w recepcji. 11

12 34 W uzasadnionych okoliczności Członek SPP może wykonywać pracę poza siedzibą Poradni Każdy Członek SPP zobowiązany jest do odbywania w siedzibie Poradni stałych dyżurów w ustalonych godzinach. 2. Dyżur trwa 60 minut i jest pełniony raz w tygodniu. 3. Dyżury pełnione są od poniedziałku do piątku poza godzinami pracy Sekretarza Poradni, należy dążyć do tego by godziny dyżurów zapewniały dostępność Poradni dla Klienta w jak najszerszym zakresie. 4. Członek SPP, który jest absolwentem ALK i działa na zasadzie wolontariatu nie jest zobowiązany do pełnienia dyżurów. 5. Wolontariusz uczestniczący w pracach Poradni może być zwolniony przez Opiekuna Sekcji lub Kierownika Poradni z obowiązku pełnienia dyżuru. 6. W uzasadnionych wypadkach dyżur może być pełniony przez zespół Studentów, jednak nie więcej niż dwie osoby. 7. Sekretarz Poradni prowadzi grafik dyżurów, który ustalany jest na każdy semestr. Wybór godzin przez Studentów następuje w kolejności zgłoszeń. 8. W przypadku, kiedy z braku miejsc w grafiku, pozostają Studenci bez wyznaczonego dyżuru należy zezwolić na pełnienie dyżurów z mniejszą częstotliwością niż to przewidziano w ust Pełnienie przez Członka Poradni dyżurów na zasadach wyżej opisanych jest jego obowiązkiem statutowym i podlega ocenie w ramach zaliczenia programu edukacyjnego Studencka Poradnia Prawna. 10. Opiekun Sekcji zachęca Studentów do sumiennego wykonywania tego obowiązku oraz kontroluje jego przebieg. 12

13 DZIAŁ VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Pierwszeństwo przed postanowieniami Regulaminu Pracy mają standardy działalności Uniwersyteckich Poradni Prawnych oraz Statut SPP. 2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem Pracy zastosowanie mają: Statut SPP i pozostałe przepisy prawa powszechnie obowiązującego. 3. Nieprzestrzeganie wyżej opisanych reguł pracy może spowodować złożenie przez Zarząd SPP do Patrona lub Kierownika Poradni wniosku o zastosowanie środka dyscyplinującego, określonego w 20 pkt 1-3 Statutu SPP. 4. Zmiana Regulaminu Pracy może nastąpić uchwałą podjętą bezwzględną większością głosów na zebraniu Członków Zarządu SPP w obecności wszystkich Członków Zarządu. 37 Z dniem wejścia w życie powyższego Regulaminu Pracy traci moc Regulamin Pracy Studenckiej Poradni Prawnej działającej przy Akademii Leona Koźmińskiego przyjęty w dniu 7 kwietnia 2009 r. 13