Zasady rachunkowości i zakładowy plan kont dla budżetu powiatu i Starostwa Powiatowego w Staszowie.

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 13/09 Starosty Staszowskiego z dnia 26 marca 2009 roku. Zasady rachunkowości i zakładowy plan kont dla budżetu powiatu i Starostwa Powiatowego w Staszowie. 1 Podstawy prawne Przyjęte zasady rachunkowości i zakładowy plan kont opracowano według zasad określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości /Dz.U. z 2002 Nr 76, poz. 694 z późn. zm./, ustawie z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych /Dz.U.Nr 249, poz z późn. zm/, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej /Dz.U.Nr 115, poz. 781 z późn. zm/, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych /Dz.U.Nr 142, poz z późn zm/, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych /Dz.U.Nr 107, poz. 726 z późn. zm/ oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 października 2007 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych /Dz. U. Nr 209, poz. 1511/. 2 Przyjęte zasady rachunkowości w Starostwie Powiatowym w Staszowie. 1. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy. 2. Okresem sprawozdawczym jest miesiąc. 3. Ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki następuj e do dnia 30 kwietnia roku następnego. 4. W celu ustalenia nadwyżki lub niedoboru budżetu operacje gospodarcze dotyczące dochodów i wydatków budżetu powiatu są ujmowane w księgach rachunkowych na odrębnych kontach księgowych w zakresie faktycznych (kasowo zrealizowanych) wpływów i wydatków dokonanych na bankowych rachunkach budżetu oraz rachunkach bieżących dochodów i wydatków budżetowych jednostek budżetowych, z wyjątkiem operacji szczególnych, określonych w odrębnych przepisach. 5. Środki trwałe stanowiące własność powiatu otrzymane nieodpłatnie, na podstawie decyzji właściwego organu, wycenia się w wartości określonej w tej decyzji. 6. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje, przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych. 7. Jednorazowo, przez wpisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, umarza się: - książki i inne zbiory biblioteczne, - środki dydaktyczne, w tym także środki transportu, służące do nauczania i wychowania w szkołach i placówkach oświatowych, - odzież i umundurowanie, - meble i dywany, 1

2 - inwentarz żywy, - pozostałe środki trwałe (wyposażenie) oraz wartości niematerialne i prawne, o wartości nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania. 8. Nie umarza się gruntów i dóbr kultury. 9. Wartość początkowa środków trwałych i dotychczas dokonane odpisy umorzeniowe podlegają aktualizacji zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach, a wyniki aktualizacji są odnoszone na fundusz. 10. Dobra kultury i zapasy wojenne podlegają inwentaryzacji według zasad określonych w odrębnych przepisach. 11. Starostwo Powiatowe w Staszowie przeprowadza inwentaryzację aktywów i pasywów według następujących zasad : - grunty, budynki i budowle podlegają inwentaryzacji co najmniej raz na 4 lata. - środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych co najmniej raz na 4 lata, - środków pieniężnych na ostatni dzień każdego roku obrotowego, - środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych, należności, pożyczek i zobowiązań drogą uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów i pasywów. 12. Rzeczowe składniki majątku obrotowego wycenia się na dzień bilansowy według ich wartości wynikających z ewidencji. 13. Do przychodów Starostwa Powiatowego w Staszowie zalicza się dochody budżetu powiatu nieujęte w planach finansowych innych samorządowych jednostek budżetowych. 14. Należności realizowane na rzecz innych jednostek ujmuje się jako zobowiązania na rzecz tych jednostek. 15. Wartość należności aktualizuje się zgodnie z ustawą o rachunkowości, z zastrzeżeniem ust Odpisy aktualizujące wartość należności dotyczących rozchodów budżetu zalicza się do wyników na pozostałych operacjach niekasowych. 17. Odpisy aktualizujące wartość należności dotyczących funduszy tworzonych na podstawie ustaw obciążają fundusze. 18. Odpisy aktualizujące wartość należności realizowanych na rzecz innych jednostek obciążają zobowiązania wobec tych jednostek. 19. Odpisy aktualizujące wartości należności są dokonywane nie później niż na dzień bilansowy. 20. Odsetki od należności i zobowiązań, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału. 21. Należności i zobowiązania oraz inne składniki aktywów i pasywów wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy. 22. Środki trwałe oraz wartości niematerialni i prawne umarza się i amortyzuje jednorazowo za okres całego roku. 23. Jednostki postawione w stan likwidacji wyceniają aktywa według zasad określonych dla jednostek kontynuujących działalność chyba, że przepisy o likwidacji jednostek stanowią inaczej. 24. Dowody księgowe wpływające do jednostki do dnia 8 następnego miesiąca ujmuje się 2

3 w kosztach miesiąca, którego dotyczą. Natomiast dowody księgowe wpływające po dniu 8 następnego miesiąca ujmuje się w kosztach miesiąca, w którym wpłynęły. 25. W celu ustalenia rodzaju wydatków strukturalnych dokonywanych w jednostce, czynności polegające na wyodrębnieniu wydatków strukturalnych z ogółu wydatków budżetowych jak i pozabudżetowych (dochodów własnych, powiatowych funduszy celowych) jednostki budżetowej Starostwa Powiatowego dokonują Naczelnicy Wydziałów potwierdzający prawidłowość merytoryczną dokonanego wydatku w uzgodnieniu z Wydziałem Finansowym. 26. Przy wykazywaniu wydatków na cele strukturalne obowiązuje zasada, że do zestawienia wydatków należy przyjmować wyłącznie wydatki tego podmiotu, który poniósł ostateczny koszt realizacji zadania. 27. Wydatki strukturalne obejmują wyłącznie krajowe wydatki publiczne poniesione na cele strukturalne. Kwoty wydatków należy przyporządkować odpowiednim obszarom tematycznym oraz kodom z tematami priorytetowymi zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem oraz Instrukcją sporządzania rocznego sprawozdania Rb-WS o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostki sektora finansów publicznych i wpisać według wzoru pieczątki na dokumencie stanowiącym podstawę wypłaty wydatku. 28. W celu klasyfikowania wydatków strukturalnych ustala się następujący wzór pieczęci: Wydatek strukturalny Obszar... Kategoria... Kwota... Data...Podpis Dokument księgowy (faktura, rachunek lub inny) nieoznaczony pieczęcią wymienioną w 2 pkt 28 nie dokumentuje wydatku strukturalnego. 30. Wydział finansowy Starostwa Powiatowego dokonuje ewidencji wydatków strukturalnych według klasyfikacji wskazanej na pieczątce na koncie pozabilansowym 950 Wydatki strukturalne stosownie do przepisów zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych /Dz.U.Nr 142, poz z późn zm/. 31. Sprawozdanie zbiorcze Rb-WS roczne o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostki sektora finansów publicznych za dany okres sprawozdawczy sporządza Wydział finansowy Starostwa Powiatowego na podstawie sprawozdań jednostkowych sporządzonych w terminie do 31 marca po upływie okresu sprawozdawczego przez kierowników jednostek organizacyjnych powiatu w celu przekazania do Ministra Finansów w terminie do 30 kwietnia po upływie okresu sprawozdawczego. 32. Operacje i zdarzenia gospodarcze związane z realizacją projektów ze środków unijnych ewidencjonowane są na wydzielonych kontach, tak aby ujęcie księgowe posiadało informacje: co do daty i pozycji zapisu, stwierdzenia rodzaju dowodu księgowego oraz daty i formy płatności. 33. Wydatki poniesione w ramach projektu muszą być uzasadnione warunkami i celami pomocy, a także właściwie udokumentowane fakturami lub równorzędnymi dokumentami księgowymi. Aby wydatek został zaliczony do wydatków i kosztów kwalifikowanych musi spełniać warunki: - musi być związany a realizowanym projektem - powinien być faktycznie poniesiony i udokumentowany. 34. Dokumenty księgowe stanowiące dowody źródłowe mogą być: - zewnętrzne (obce i własne) np.: faktury, rachunki, noty, - wewnętrzne, które dokumentują operacje wewnątrz jednostki np.: polecenia 3

4 księgowania, listy płac. Dokumenty winny zawierać opis podziału środków na część pochodzącą ze środków unijnych i część ze środków krajowych. Podział ten winien być dokonany w oparciu o umowę lub inne dokumenty, z których wynika ten podział. Kryteria dowodów księgowych: - numer umowy o dofinansowanie projektu, - nazwę projektu, - odniesienie do pozycji w harmonogramie rzeczowym wniosku o dofinansowanie opisać w sposób nie budzący wątpliwości związek wydatku z projektem, zaznaczyć w opisie faktury, do której kategorii wydatku przedstawionego we wniosku aplikacyjnym odnosi się wydatek opisany w fakturą, - potwierdzenie realizacji prac ujętych w dokumencie przez Kierownika Projektu lub Wykonawcę, - informacja o poprawności formalnej i merytorycznej, - podstawę prawną zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Za zgodność z oryginałem kopia dokumentu powinna zostać poświadczona przez uprawnioną osobę do reprezentowania beneficjenta poprzez umieszczenie słów za zgodność z oryginałem oraz daty i odręcznego podpisu osoby, wraz z podaniem pełnionej funkcji w jednostce (może być pieczątka). Zasada dotyczy wszystkich stron dokumentu. Wszystkie dowody księgowe powinny być oznaczone na pierwszej stronie oryginału adnotacją: Projekt jest współfinansowany ze środków oraz ze środków. (budżetu państwa lub własnych). Opis kserokopii faktury powinien zawierać: - czego dotyczy faktura, - jaka kwota kwalifikowana, w ramach jakiego projektu, - jaki jest sposób wyliczenia kosztów, - z jakich środków zostanie zapłacona, - data, podpis, pieczątka osoby upoważnionej do podpisywania, - data, podpis, pieczątka osoby potwierdzającej zgodność kserokopii faktury z oryginałem. Opis merytoryczny wydatku winien zawierać: kategorie wydatku, czego kwota na fakturze dotyczy (np.: wynagrodzenia, wydatki rzeczowe, inne), kwotę wydatku kwalifikowanego, datę i sposób płatności. 35. Jednostki budżetowe sporządzają sprawozdanie finansowe obejmujące bilans, rachunek zysków i strat jednostki (wariant porównawczy) oraz zestawienie zmian w funduszu jednostki na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (dzień bilansowy), to jest na dzień 31 grudnia. 36. Jednostka samorządu terytorialnego sporządza sprawozdanie finansowe obejmujące bilans na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych (dzień bilansowy), to jest na dzień 31 grudnia oraz skonsolidowany bilans jednostki samorządu terytorialnego. 37. Sprawozdanie finansowe sporządzane na podstawie własnych ksiąg rachunkowych jednostki jest sprawozdaniem finansowym jednostkowym. 38. Sprawozdanie finansowe sporządzane na podstawie sprawozdań finansowych jednostkowych lub jednostkowych i łącznych jest sprawozdaniem finansowym łącznym. 39. Sprawozdania finansowe łączne są sumą sprawozdań finansowych jednostkowych lub jednostkowych i łącznych i sporządza się je w złotych i groszach. 40. Zarząd Powiatu w Staszowie sporządza sprawozdanie finansowe łączne dla jednostek budżetowych i przekazuje je do regionalnej izby obrachunkowej w terminie do dnia 30 kwietnia roku następnego. 4

5 41. Zarząd Powiatu w Staszowie przekazuje bilans z wykonania budżetu powiatu do regionalnej izby obrachunkowej w terminie do dnia 30 kwietnia roku następnego. 42. Skonsolidowany bilans jednostki samorządu terytorialnego jest sporządzany w złotych i groszach i przekazywany do regionalnej izby obrachunkowej w formie dokumentu oraz w formie elektronicznej w terminie 3 miesięcy od dnia otrzymania ostatniego sprawozdania podlegającego konsolidacji. 43. Sprawozdanie finansowe jednostki podpisuje kierownik jednostki i główny księgowy. 44. Bilans z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego podpisują członkowie zarządu i skarbnik. 45. Sprawozdania finansowe łączne i skonsolidowany bilans jednostki samorządu terytorialnego podpisuje przewodniczący zarządu i skarbnik. Programy komputerowe: 3 1. System ewidencji księgowej pod nazwą Finansowo-Księgowego WFK, którego autorem jest Biuro Usług Informatycznych T-SOFT, Kraków ul. Romanowicza 17 spełnia wymogi art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. System ten zapewnia kompleksową obsługę w zakresie rachunkowości jednostki umożliwiając między innymi: - prowadzenie kartoteki dowodów księgowych z możliwością jej przeglądania, - przeglądanie i drukowanie obrotów na wybranym z planu kont koncie analitycznym lub syntetycznym w podanym okresie sprawozdawczym, - przeglądanie i drukowanie stanów kont w zadanym okresie sprawozdawczym w ujęciu analitycznym lub syntetycznym, - prowadzenie kartoteki planów finansowych z możliwością sporządzania wykazów zawierających stopień wykonania planu w dowolnym okresie sprawozdawczym, - wykonanie analizy rozrachunkowej kont. W księgowości budżetowej ewidencja operacji gospodarczych odbywa się na najniższym poziomie analityki dla danego konta syntetycznego w planie kont. Konta analityczne zapewniają między innymi: - ujecie operacji gospodarczych wg działów, rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej, - ujęcie operacji gospodarczych wg rodzaju wydatków i przyczyn, - dostarczenie niezbędnych danych dla obowiązującej sprawozdawczości. Podstawą zapisów księgowych są dokumenty wymienione w Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych. Dowody będące podstawą dokonywania zapisów księgowych przechowywane są w siedzibie Starostwa przez okres zgodny z kategorią archiwalną. 2. Autorskie prawa majątkowe do dokumentacji oraz programu Płatnik przysługują PROKOM Software S.A. z siedzibą w Warszawie. Dokumentacja jest rozpowszechniona wraz z programem komputerowym na podstawie udzielonej przez ZUS licencji. Celem programu jest ułatwienie płatnikom współpracy z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. program pozwala na przygotowanie i wydruk dokumentów ubezpieczeniowych, które w postaci papierowej mogą być dostarczone do ZUS. Rozszerzenie Programu Płatnik Teletransmisja umożliwia emisję dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej, co pozwala przekazywać je do ZUS drogą teletransmisji. 3. Program Bestia jest rozpowszechniany przez RIO w celu ułatwienia j.s.t. współpracy z Regionalną Izbą Obrachunkową w zakresie sprawozdawczości budżetowej. Program pozwala na przygotowanie i wydruk obowiązujących sprawozdań w zakresie sprawozdawczości budżetowej, które w postaci papierowej mogą być dostarczone do 5

6 RIO. Program umożliwia emisję sprawozdań i innych dokumentów w formie elektronicznej. Dokumentacja eksploatacyjna wymienionych wyżej programów jest dostępna w Wydziale Finansowym Starostwa Księgi rachunkowe Starostwa Powiatowego w Staszowie prowadzone komputerowo obejmują: - Dziennik główna organu SP Staszów ORGAN, - Dziennik główna jednostki SP Staszów Jednostka, - Dziennik główna Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych SP Staszów PFRON, - Dziennik główna Powiatowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej SP Staszów Ochrona Środowiska - Dziennik główna Powiatowego Funduszu Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym SP Staszów Geodezja, - Dziennik główna Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych SP Staszów ZFŚS, - Dziennik główna sum depozytowych, sum na zlecenie SP Staszów sumy depozytowe, - Dziennik główna dochodów własnych, - Dziennik główna grupująca operacje gospodarcze projektu Matematyka Pierwsza Klasa realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Dziennik główna grupuje operacje gospodarcze na kontach syntetycznych. Do kont syntetycznych, zgodnie z zakładowym planem kont prowadzona jest ewidencja analityczna, służąca uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont syntetycznych. 2. Księgi rachunkowe są: - trwale oznaczone nazwą jednostki, - wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, - przechowywane starannie w ustalonej kolejności. Zapisy w księgach rachunkowych prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej, w sposób trwały, ręcznie lub maszynowo, bez pozostawienia miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Wydruki komputerowe składają się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz są sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym i oznaczone nazwą programu. Zapisy księgowe zawierają co najmniej: - datę dokonania operacji, - określenie rodzaju i numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego, stanowiącego podstawę zapisu księgowego oraz jego datę, - zapisy syntetyczne dokonywane w księgach rachunkowych są powiązane z zapisami chronologicznymi, w sposób wynikający ze stosowanej techniki prowadzenia ksiąg rachunkowych, - zapisy w dziennikach dokonywane są w porządku chronologicznym, dzień po dniu sukcesywnie. Zbiór danych z dziennika jest sprawdzeniem kompletności ujęcia w księgach rachunkowych zdarzeń gospodarczych w poszczególnych miesiącach i w całym roku obrotowym. 6

7 Dziennik zawiera: - kolejną numerację dziennika, - obroty dziennika miesięczne oraz narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Zbiór danych kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej) stanowi zbiór zapisów w porządku systematycznym z zachowaniem chronologii, na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont. Zestawienie obrotów i sald księgi głównej sporządzane są nie później niż do 15 dnia następnego miesiąca, za ostatni miesiąc roku obrotowego nie później niż do 85 dnia po dniu bilansu. Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) są prowadzone, co najmniej dla: - środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych, których ewidencja prowadzona jest w księdze inwentarzowej, - rozrachunków z kontrahentami, - rozrachunków z pracownikami, - kosztów, dochodów i innych istotnych dla jednostki składników majątku. Sumy sald kont pomocniczych winny być zgodne z saldami właściwych kont księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych, służące uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów księgi głównej, prowadzi się w porządku chronologicznym, jako wyodrębnione zbiory danych w ramach kont księgi głównej, wówczas suma sald początkowych i obrotów na kontach ksiąg pomocniczych stanowi saldo początkowe i obroty odpowiedniego konta księgi głównej. Przy prowadzeniu księgi systemem komputerowym, wydruki komputerowe są: - trwale oznakowane nazwą jednostki, której dotyczą i zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej, - wyraźnie oznakowane co do roku obrotowego, co do miesiąca i daty sporządzenia, - mają automatyczne strony z oznaczeniem pierwszej i ostatniej (koniec wydruku) oraz sumowane są w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym, oznaczone nazwą programu przetwarzania. 4. Na koniec każdego miesiąca sporządza się wydruki: a) zbiorów księga główna miesięczna, która powinna zawierać: - sumę księga główna miesięczna za miesiąc oraz narastająco od początku roku, - kolejną numerację stron i poszczególnych pozycji, - miesiąc, którego operacje dotyczą i datę sporządzenia wydruku, - symbol osoby odpowiedzialnej za wprowadzenia danych do dziennika. b) zestawienie obrotów i sald sporządzone na podstawie zbiorów danych kont księgi głównej, które powinno zawierać: - symbole lub nazwy poszczególnych kont, - salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych i sumę sald, - obroty Wn i Ma miesięczne oraz sumę obrotów, - obroty Wn i Ma narastająco od początku roku obrotowego oraz ich sumę, - salda kont na koniec miesiąca i łączną sumę sald. Obroty ww. zestawienia (narastająco od początku roku), powinny być zgodne z narastającymi od początku roku obrotowego obrotami księgi głównej. Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się wydruki: 7

8 - kont rocznej księgi głównej - sald kont oraz ich łączne sumy. Na dzień inwentaryzacji sporządza się zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników. 5. Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych w przypadku automatycznego przenoszenia sald bilansu zamknięcia i otwarcia: a) przenoszenie takie musi być udokumentowane wydrukiem zawierającym zestawienie obrotów i sald bilansu otwarcia, które jednocześnie spełnia rolę sprawdzianu poprawności, ciągłości i kompletności zapisów obrotów i sald bilansu zamknięcia z zestawieniem obrotów i sald bilansu otwarcia, b) wprowadzenie bilansu otwarcia w pierwszym roku zastosowania komputera następuje wyłącznie ręcznie przy takich samych wymaganiach jak w pkt a), c) rozpoczęcie ewidencji komputerowej w trakcie roku jest możliwe pod warunkiem: - wprowadzenia bilansu otwarcia na poszczególne konta, - wprowadzenie obrotów kont bilansowych i wynikowych za okres od początku roku do dnia wprowadzenia ewidencji (dla ustalenia obrotów rocznych), - uzgodnienia zestawień obrotów i sald prowadzonych ręcznie z zapisami zestawienia obrotów i sald wprowadzonych do komputera za okres od początku roku, do dnia przejścia na ewidencję komputerową. W celu zapewnienia sprawdzalności ksiąg prowadzonych przy użyciu systemu komputerowego oraz dokonywania niezbędnych analiz i wydruków w latach późniejszych, a także w celu zapobiegnięcia uszkodzenia baz danych w systemie komputerowym przez wirusy lub na wypadek innych nie przewidzianych zdarzeń kopiuje się bazy zbiorów na CD-ROM oraz archiwizuje przez okres 5 lat. System ochrony danych i ich zbiorów Dostęp do zasobów systemów odbywać się może tylko w oparciu o system haseł przydzielonych indywidualnie dla pracowników oraz użytkowników systemu. 2. Użytkownik nie może udostępnić swojego hasła innym osobom. Przekazanie haseł odbywa się w sposób poufny i nie może ono być zapisywane w miejscu pozwalającym na dostęp dla osób nieupoważnionych. 3. Podstawą do zarejestrowania użytkownika do danego systemu przetwarzania danych jest zakres czynności pracownika, natomiast podstawą do wyrejestrowania użytkownika z danego systemu przetwarzania danych jest nowy zakres czynności pracownika lub jego zwolnienie. 4. Osoby dopuszczone do przetwarzania danych zobowiązane są do zachowania tajemnicy (dostępu do danych i ich merytorycznych treści). Obowiązek istnieje również po ustaniu zatrudnienia. 5. Użytkownik ma obowiązek zamykania systemu, programu komputerowego po zakończeniu pracy. Stanowisko komputerowe z uruchomionym systemem, programem nie może pozostać bez kontroli pracującego na nim użytkownika. 6. Instalacja oprogramowania może odbywać się tylko przez administratora lub pod jego nadzorem. 7. Obowiązki administratora bezpieczeństwa informacji w systemie informatycznym pełni informatyk Starostwa Powiatowego w Staszowie. 8. W celu ochrony przed wirusami komputerowymi, używanie nośników danych (np. dyskietki, dyski optyczne, itp.) spoza jednostki jest dopuszczalne po uprzednim sprawdzeniu ich przez administratora i upewnieniu się, że nośniki nie są zarażone wirusem. 8

9 9. W przypadku stwierdzenia obecności wirusów komputerowych w systemie lub o zaistnieniu każdej odbiegającej od normy a w szczególności o przesłankach naruszenia zasad ochrony danych w systemie informatycznym należy postępować zgodnie z Instrukcją postępowania w sytuacji naruszenia ochrony danych osobowych. Aby zabezpieczyć bazy danych ksiąg rachunkowych przed ich utratą dokonuje się archiwizacji: - dziennej na dyskach lokalnych, - miesięcznej pełna kopia bazy danych i oprogramowania na nośniki danych (np. dyskietka), - rocznej pełna kopia zawartości dysku na nośnikach CD- ROM. Plan kont dla budżetu powiatu obejmuje następujące konta: Konta bilansowe 6 Konto 133 Rachunek bieżący budżetu służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na bankowym rachunku bieżącym budżetu powiatu. Zapisy na koncie 133 dokonywane są wyłącznie na podstawie dowodów bankowych i muszą być zgodne z zapisami w księgowości banku. W razie stwierdzenia błędu w dowodzie bankowym księguje się sumy zgodnie z wyciągiem, natomiast różnicę wynikająca z błędu odnosi się na konto 240, jako sumy do wyjaśnienia. Różnicę tę wyksięgowuje się na podstawie dokumentu bankowego zawierającego sprostowanie błędu. Na stronie Wn konta 133 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunek budżetu, w tym również spłaty dotyczące kredytu udzielonego powiatowi przez bank na rachunek bieżący budżetu powiatu oraz wpływy kredytów przelanych powiatowi przez bank na rachunek budżetu powiatu, w korespondencji z kontem 134. Na stronie Ma konta 133 ujmuje się wypłaty z rachunku budżetu, w tym również wypłaty dokonane w ramach kredytu udzielonego przez bank na rachunku budżetu (saldo kredytowe konta 133) oraz wypłaty z tytułu spłaty kredytu przelanego powiatowi przez bank na rachunek budżetu powiatu, w korespondencji z kontem 134. Na koncie 133 ujmuje się również lokaty dokonywane ze środków rachunku budżetu powiatu. Konto 133 może wykazywać saldo Wn lub saldo Ma. Saldo Wn konta 133 oznacz stan środków pieniężnych na rachunku budżetu, a saldo Ma konta 133 kwotę wykorzystanego kredytu bankowego udzielonego przez bank na rachunku budżetu. Konto 133/WN Rachunek bieżący budżetu służy do ewidencji środków na niewygasające wydatki. Na stronie Wn konta 133/WN ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunek. Na stronie Ma konta 133/WN ujmuje się wypłaty z rachunku. Konto 134 Kredyty bankowe służy do ewidencji kredytów bankowych zaciągniętych na finansowanie budżetu. Na stronie Wn konta 134 ujmuje się spłatę lub umorzenie kredytu. Na stronie Ma konta 134 ujmuje się kredyt bankowy przelany na finansowanie budżetu, oraz odsetki od kredytu bankowego. Konto 134 może wykazywać saldo Ma oznaczające stan kredytu przeznaczonego na finansowanie budżetu. Konto Rachunki środków funduszy pomocowych 9

10 Konto 137 służy do ewidencji środków pieniężnych otrzymanych w ramach realizacji zadań z funduszy pomocowych, w zakresie których umowa lub przepis określają konieczność wydzielenia środków pomocowych na odrębnym rachunku bankowym. Na stronie Wn konta 137 ujmuje się wpływy środków, a na stronie Ma - wypłaty środków. Ewidencja szczegółowa do konta 137 powinna umożliwić ustalenie stanu środków każdego wyodrębnionego funduszu pomocowego, z ewentualnym dalszym podziałem wpływów i wydatków oraz stanów środków według zasad wynikających dla danego funduszu pomocowego. Konto 137 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pochodzących z funduszy pomocowych na rachunkach bankowych. Konto 140 Inne środki pieniężne służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze, w tym: 1) środków otrzymanych z innych budżetów w przypadku, gdy środki te zostały przekazane w poprzednim okresie sprawozdawczym i są objęte wyciągiem bankowym z datą następnego okresu sprawozdawczego, 2) kwot wpłacanych przez inkasentów za pośrednictwem poczty lub bezpośrednio do banku z tytułu dochodów budżetowych, w wypadku potwierdzenia wpłaty przez bank w następnym okresie sprawozdawczym, 3) przelewów dochodów budżetowych zrealizowanych przez bank płatnika w okresie sprawozdawczym i objętych wyciągami bankowymi z rachunku bieżącego budżetu w następnym okresie sprawozdawczym. Stosownie do przyjętej techniki księgowania środki pieniężne w drodze mogą być ewidencjonowane bieżąco lub tylko na przełomie okresów sprawozdawczych. Na stronie Wn konta 140 ujmuje się kwoty środków pieniężnych w drodze, a na stronie Ma - wpływ środków pieniężnych w drodze na rachunek budżetu. Saldo Wn konta 140 oznacza stan środków pieniężnych w drodze. Konto 222 Rozliczenie dochodów budżetowych służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych. Na stronie Wn konta 222 ujmuje się dochody budżetowe zrealizowane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań jednostek budżetowych, w korespondencji z kontem 901. Na stronie Ma konta 222 ujmuje się przelewy dochodów budżetowych na rachunek budżetu powiatu, dokonane przez jednostki budżetowe, w korespondencji z kontem 133. Ewidencję szczegółową do konta 222 prowadzi się w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez nie dochodów budżetowych. Konto 222 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn konta 222 oznacza stan zrealizowanych dochodów budżetowych objętych okresowymi sprawozdaniami, lecz nie przekazanych na rachunek budżetu. Saldo Ma konta 222 oznacza stan dochodów budżetowych przekazanych przez jednostki budżetowe na rachunek budżetu, lecz nieobjętych okresowymi sprawozdaniami. Konto 223 Rozliczenie wydatków budżetowych służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu dokonywanych przez te jednostki wydatków budżetowych. Na stronie Wn konta 223 ujmuje się środki przelane z rachunku budżetu na pokrycie wydatków jednostek budżetowych, w korespondencji z kontem 133. Na stronie Ma konta 223 ujmuje się wydatki dokonane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek, w korespondencji z kontem 10

11 902. Ewidencję szczegółową do konta 223 prowadzi się w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu przelanych na ich rachunki środków budżetowych przeznaczonych na pokrycie realizowanych przez nie wydatków budżetowych. Saldo Wn konta 223 oznacza stan przelanych środków na rachunki bieżące jednostek budżetowych, lecz nie wykorzystanych na pokrycie wydatków budżetowych. Konto 224 Rozrachunki budżetu służy do ewidencji rozrachunków z innymi budżetami, a w szczególności: - rozliczeń dochodów budżetowych realizowanych przez urzędy skarbowe na rzecz budżetu powiatu; - rozrachunków z tytułu udziałów w dochodach innych budżetów; - rozrachunków z tytułu dotacji i subwencji; - rozrachunków z tytułu dochodów pobranych na rzecz budżetu państwa. Ewidencja szczegółowa do konta 224 powinna umożliwić ustalenie stanu należności i zobowiązań według poszczególnych tytułów oraz według poszczególnych budżetów. Konto 224 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn konta 224 oznacza stan należności, a saldo Ma konta 224 stan zobowiązań budżetu powiatu z tytułu pozostałych rozrachunków. Konto 225 Rozliczenie niewygasających wydatków służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu zrealizowanych przez te jednostki niewygasających wydatków. Na stronie Wn konta 225 ujmuje się środki przelane z rachunku budżetu na pokrycie niewygasających wydatków jednostek budżetowych. Na stronie Ma konta 225 ujmuje się wydatki zrealizowane przez jednostki budżetowe oraz przelewy środków niewygasających. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 225 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi tytułu przekazanych im środków na realizację niewygasających wydatków. Konto 225 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan nierozliczonych środków przekazanych jednostkom budżetowym na realizację niewygasających wydatków. Konto Rozliczenie dochodów ze środków funduszy pomocowych Konto 227 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami z tytułu zrealizowanych dochodów dotyczących funduszy pomocowych. Na stronie Wn konta 227 ujmuje się dochody zrealizowane przez jednostkę w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań jednostek, w korespondencji z kontem 907. Na stronie Ma konta 227 ujmuje się przelewy dochodów na rachunek środków funduszy pomocowych, dokonane przez jednostki, które zrealizowały dochody, w korespondencji z kontem 137. Ewidencję szczegółowa do konta 227 prowadzi się w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami z tytułu zrealizowanych przez nie dochodów. Konto 227 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn konta 227 oznacza stan dochodów zrealizowanych przez jednostki i objętych okresowymi sprawozdaniami, lecz nieprzekazanych na rachunek środków funduszy pomocowych. Saldo Ma konta 227 oznacza stan dochodów przekazanych przez jednostki na rachunek środków funduszy pomocowych, lecz nieobjętych okresowymi sprawozdaniami. Konto Rozliczenie wydatków ze 11 środków funduszy pomocowych

12 Konto 228 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami z tytułu dokonywanych przez te jednostki wydatków ze środków funduszy pomocowych. Na stronie Wn konta 228 ujmuje się środki przelane z rachunków środków funduszy pomocowych na pokrycie wydatków jednostek w korespondencji z kontem 137. Na stronie Ma konta 228 ujmuje się wydatki dokonane przez jednostki w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek, w korespondencji z kontem 908. Ewidencję szczegółową do konta 228 prowadzi się w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami z tytułu przelanych na rachunki środków przeznaczonych na pokrycie realizowanych przez nie wydatków ze środków funduszy pomocowych. Saldo Wn konta 228 oznacza stan przelanych środków funduszy pomocowych na rachunki jednostek, lecz jeszcze niewykorzystanych na pokrycie wydatków. Konto Pozostałe rozrachunki Konto 240 służy do ewidencji innych rozrachunków związanych z realizacją budżetu, z wyjątkiem rozrachunków i rozliczeń ujmowanych na kontach 222,223,224,225, 227,228. Ewidencja szczegółowa do konta 240 powinna umożliwić ustalenie stanu rozrachunków według poszczególnych tytułów oraz według kontrahentów. Konto 240 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn konta 240 oznacza stan należności, a saldo Ma konta 240 stan zobowiązań z tytułu pozostałych rozrachunków. Konto Odpisy aktualizujące należności Konto 290 Odpisy aktualizujące należności służy do ewidencji odpisów aktualizujących należności. Na stronie Wn konta 290 ujmuje się zmniejszenie wartości odpisów aktualizujących należności, a na stronie Ma wartość odpisów aktualizujących należności. Saldo konta 290 oznacza wartość odpisów aktualizujących zależności. Konto 901 Dochody budżetu służy do ewidencji osiągniętych dochodów budżetu. Na stronie Wn konta 901 ujmuje się przeniesienie, w końcu roku, sumy osiągniętych przez powiat dochodów budżetu na konto 961. Na stronie Ma konta 901 ujmuje się dochody budżetu powiatu: - na podstawie sprawozdań budżetowych jednostek budżetowych, w korespondencji z kontem 222, - na podstawie sprawozdań innych organów w zakresie dochodów budżetu powiatu, w korespondencji z kontem 224, - inne dochody budżetowe, w szczególności subwencje i dotacje, w korespondencji z kontem z tytułu rozrachunków z innymi budżetami za dany rok budżetowy, w korespondencji z kontem 224, - własne powiatu, w korespondencji z kontem 133. Ewidencja szczegółowa do konta 901 powinna umożliwić ustalenie stanu poszczególnych dochodów budżetu według podziałek klasyfikacji. Saldo Ma konta 901 oznacza sumę osiągniętych dochodów budżetu powiatu za dany rok. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 901 przenosi się na konto 961. Konto 902 Wydatki budżetu służy do ewidencji dokonanych wydatków budżetowych budżetu. 12

13 Na stronie Wn konta 902 ujmuje się wydatki: - jednostek budżetowych na podstawie ich sprawozdań finansowych, w korespondencji z kontem 223, - z tytułu rozrachunków z innymi budżetami, w korespondencji z kontem 224, - własne powiatu, w korespondencji z kontem 133. Na stronie Ma konta 902 ujmuje się przeniesienie, w końcu roku, sumy dokonanych wydatków budżetowych na konto 961. Ewidencja szczegółowa do konta 902 powinna umożliwić ustalenie stanu poszczególnych wydatków budżetu według podziałek klasyfikacji. Saldo Wn konta 902 oznacza sumę dokonanych wydatków budżetu powiatu za dany rok. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 902 przenosi się na konto 961. Konto Niewykonane wydatki Konto 903 służy do ewidencji niewykonanych wydatków zatwierdzonych do realizacji w latach następnych. Na stronie Wn konta 903 ujmuje się wartość niewykonanych wydatków zatwierdzonych do realizacji w latach następnych w korespondencji z kontem 904. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 903 przenosi się na konto 961. Konto Niewygasające wydatki Konto 904 służy do ewidencji niewygasających wydatków. Na stronie Wn konta 904 ujmuje się: 1) wydatki jednostek budżetowych dokonane w ciężar planu niewygasających wydatków, na podstawie ich sprawozdań budżetowych w korespondencji z kontem 225, 2) przeniesienie równowartości wydatków dokonanych z wyodrębnionych rachunków środków finansowych funduszy pomocowych objętych planem niewygasających wydatków, w korespondencji z kontem 960 3) przeniesienie niewygasających wydatków na dochody budżetowe. Na stronie Ma konta 904 ujmuje się wielkość zatwierdzonych niewygasających wydatków. Konto 904 może wykazywać saldo Ma do czasu zrealizowania planu niewygasających wydatków lub do czasu wygaśnięcia planu niewygasających wydatków. Konto Dochody z funduszy pomocowych Konto 907 służy do ewidencji osiągniętych dochodów z tytułu realizacji funduszy pomocowych. Na stronie Wn konta 907 ujmuje się przeniesienie, w końcu roku, sumy osiągniętych dochodów na konto 967. Na stronie Ma konta 907 ujmuje się dochody osiągnięte z tytułu realizacji funduszy pomocowych. Ewidencja szczegółowa do konta 907 powinna umożliwiać ustalenie stanu poszczególnych dochodów poszczególnych funduszy według ich rodzajów. Konto Wydatki z funduszy pomocowych Konto 908 służy do ewidencji dokonywanych wydatków w ciężar środków funduszy pomocowych. Na stronie Wn konta 908 ujmuje się wydatki na podstawie sprawozdań jednostek z realizacji wydatków ze środków funduszy pomocowych. Na stronie Ma konta 908 ujmuje się przeniesienie, w końcu roku, sumy dokonanych wydatków na konto 967. Ewidencja szczegółowa do konta 908 powinna umożliwiać ustalenie stanu poszczególnych 13

14 wydatków z poszczególnych funduszy pomocowych. Konto Rozliczenia międzyokresowe Konto 909 służy do ewidencji rozliczeń międzyokresowych. Ewidencja szczegółowa do konta 909 powinna umożliwiać ustalenie stanu rozliczeń międzyokresowych według ich tytułów. Konto 909 może wykazywać saldo Wn i Ma. Konto 960 Skumulowana nadwyżka lub niedobór na zasobach budżetu służy do ewidencji stanu skumulowanych niedoborów lub nadwyżek budżetów z lat ubiegłych. Wciągu roku konto 960 przeznaczone jest do ewidencji operacji dotyczących zmniejszenia lub zwiększenia skumulowanych niedoborów lub nadwyżek budżetu. W szczególności na stronie Wn lub Ma konta 960 ujmuje się, pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu, odpowiednio przeniesienie sald kont 961 i 962. Konto 960 może wykazywać saldo Wn lub saldo Ma. Saldo Wn konta 960 oznacza stan skumulowanego niedoboru budżetu, a saldo Ma konta 960 stan skumulowanej nadwyżki budżetu. Konto Niedobór lub nadwyżka budżetu Konto 961 służy do ewidencji wyniku wykonania budżetu, czyli deficytu lub nadwyżki, z wyjątkiem części dotyczącej finansowania programów ze środków pomocowych. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Wn konta 961 ujmuje się przeniesienie poniesionych w ciągu roku wydatków budżetu, w korespondencji z kontem 902 oraz niewykonanych wydatków, w korespondencji z kontem 903. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Ma konta 961 ujmuje się przeniesienie zrealizowanych w ciągu roku dochodów budżetu, w korespondencji z kontem 901. W ewidencji szczegółowej do konta 961 wyodrębnia się źródła zwiększeń i rodzaje zmniejszeń wyniku wykonania budżetu stosownie do potrzeb sprawozdawczości. Na koniec roku konto 961 może wykazywać saldo Wn lub Ma. Saldo Wn oznacza stan deficytu budżetu, a saldo Ma stan nadwyżki. W roku następnym, pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu, saldo konta 961 przenosi się na konto 960. Konto Wynik na pozostałych operacjach Konto 962 służy do ewidencji pozostałych operacji niekasowych wpływających na wynik wykonania budżetu. Na stronie Wn konta 962 ujmuje się w szczególności koszty finansowe oraz pozostałe koszty operacyjne związane z operacjami budżetowymi. Na stronie Ma konta 962 ujmuje się w szczególności przychody finansowe oraz pozostałe przychody operacyjne związane z operacjami budżetowymi. Na koniec roku konto 962 może wykazywać saldo Wn oznaczające nadwyżkę kosztów nad przychodami lub saldo Ma oznaczające nadwyżkę przychodów nad kosztami. Pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu saldo konta 962 przenosi się na konto 960. Konto Fundusze pomocowe Konto 967 służy do ewidencji stanu funduszy pomocowych. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Wn konta 967 ujmuje się saldo konta 908, a na stronie Ma - saldo konta 907. Ewidencję szczegółową do konta 967 prowadzi się dla poszczególnych funduszy pomocowych według zasad określonych w przepisach dotyczących każdego funduszu. Konto 967 może wykazywać saldo Wn lub Ma oznaczające stan zaangażowania funduszy pomocowych. 14

15 Konta pozabilansowe. Konto 991 Planowane dochody budżetu służy do ewidencji planu dochodów budżetu i jego zmian. Na stronie Wn konta 991 ujmuje się zmiany budżetu zmniejszające plan dochodów budżetu. Na stronie Ma konta 991 ujmuje się planowane dochody budżetu oraz zmiany budżetu zwiększające planowane dochody. Saldo Ma konta 991 określa w ciągu roku wysokość planowanych dochodów budżetu powiatu. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na stronie Wn konta 991. Konto 992 Planowane wydatki budżetu służy do ewidencji planu wydatków budżetu i jego zmian. Na stronie Wn konta 992 ujmuje się planowane wydatki budżetu oraz zmiany budżetu zwiększające planowane wydatki. Na stronie Ma konta 992 ujmuje się zmiany budżetu zmniejszające plan wydatków budżetu lub wydatki zablokowane. Saldo Wn konta 992 określa w ciągu roku wysokość planowanych wydatków budżetu powiatu. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na stronie Ma konta 992. Wykaz kont dla Starostwa Powiatowego oraz powiatowych funduszy celowych: Zespół O Majątek trwały 7 Konto Środki trwałe Konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej własnych środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które nie podlegają ujęciu na kontach 013, 014, 016 i 017. Na stronie Wn konta ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma wszelkie zmniejszenia stanu i wartości początkowej środków trwałych ( z wyjątkiem umorzenia środków trwałych, które ujmuje się na koncie 071 ). Na stronie Wn konta 011 ujmuje się w szczególności: - przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu gotowych środków trwałych lub inwestycji oraz wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych, - przychody środków trwałych nowo ujawnionych, - nieodpłatne przyjęcie środków trwałych, - zwiększenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny. Na stronie Ma konta 011 ujmuje się w szczególności: - wycofanie środków trwałych z używania na skutek ich likwidacji z powodu zniszczenia lub zużycia, sprzedaży oraz nieodpłatnego ich przekazania - ujawnione niedobory środków trwałych, - zmniejszenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 011 powinna umożliwić: - ustalenie wartości poszczególnych obiektów środków trwałych, - ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe, 15

16 - należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji. Konto 011 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków trwałych w wartości początkowej. Konto 013 Pozostałe środki trwałe Konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych, niepodlegających ujęciu na kontach 011, 014, 016 i 017, wydanych do używania na potrzeby działalności podstawowej jednostki lub działalności finansowo-wyodrębnionej, które podlegają umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania. Na stronie Wn konta 013 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma wszelkie zmniejszenia stanu i wartości początkowej pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu (z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych ). Na stronie Wn konta 013 ujmuje się w szczególności: - środki trwałe przyjęte do używania z magazynu, zakupu lub inwestycji, - nadwyżki środków trwałych w używaniu, - nieodpłatne otrzymanie środków trwałych. Na stronie Ma konta 013 ujmuje się w szczególności: - wycofanie środków trwałych z używania na skutek likwidacji, zniszczenia lub zużycia, sprzedaży, nieodpłatnego przekazania oraz zdjęcia z ewidencji syntetycznej, - ujawnione niedobory środków trwałych w używaniu. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 013 powinna umożliwić: - ustalenie wartości początkowej środków trwałych oddanych do używania, - ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, u których znajdują się środki trwałe. Konto 013 może wykazywać saldo Wn, które wyraża wartość środków trwałych znajdujących się w używaniu w wartości początkowej. Konto 020 Wartości niematerialne i prawne Konto 020 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości niematerialnych i prawnych. Na stronie Wn konta 020 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma wszelkie zmniejszenia stanu wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych lub 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 020 powinna umożliwić należyte obliczanie umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, podział według ich tytułów lub osób odpowiedzialnych. Konto 020 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan wartości niematerialnych i prawnych w wartości początkowej. Konto 030 Długoterminowe aktywa finansowe Konto 030 służy do ewidencji długotrwałych aktywów finansowych, a w szczególności: - akcji i udziałów w obcych podmiotach gospodarczych, - akcji i innych długoterminowych papierów wartościowych, traktowanych jako lokaty o terminie wykupu dłuższym niż rok - innych długoterminowych aktywów finansowych. Na stronie Wn konta 030 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma wszelkie zmniejszenia stanu długoterminowych aktywów finansowych. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 030 powinna zapewnić ustalenie wartości poszczególnych składników długoterminowych aktywów finansowych według tytułów. 16

17 Konto 030 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość długoterminowych aktywów finansowych. Konto 071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę. Odpisy umorzeniowe są dokonywane w korespondencji z kontem 401. Na stronie Ma konta 071 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Wn wszelkie zmniejszenia umorzenia wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Ewidencję szczegółową do konta 071 prowadzi się według zasad podanych w wyjaśnieniach do kont 011 i 020. Do kont 011, 020 i 071 można prowadzić wspólną ewidencję szczegółową. Konto 071 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Konto 072 Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Konto 072 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podlegających umorzeniu w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania. Umorzenie księgowane jest w korespondencji z kontem 400 Na stronie Ma konta 072 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn - zmniejszenia umorzenia wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Na stronie Wn konta 072 ujmuje się umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zlikwidowanych z powodu zużycia lub zniszczenia, sprzedanych, przekazanych nieodpłatnie oraz zdjętych z ewidencji syntetycznej, a także stanowiących niedobór lub szkodę. Na stronie Ma konta 072 ujmuje się odpisy umorzenia nowych, wydanych do używania środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych obciążające odpowiednie koszty, dotyczące nadwyżek środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych otrzymanych nieodpłatnie. Konto 072 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych umorzonych w pełnej wartości w miesiącu wydania ich do używania. Konto 073 Odpisy aktualizujące długoterminowe aktywa finansowe Konto 073 służy do ewidencji odpisów aktualizujących długoterminowe aktywa finansowe. Konto może wykazywać saldo Ma, które oznacz wartość odpisów aktualizujących długoterminowe aktywa finansowe. Konto 080 Inwestycje (środki trwałe w budowie) Konto 080 służy do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych oraz rozliczenia kosztów inwestycji na uzyskane efekty. Na stronie Wn konta 080 ujmuje się w szczególności: - poniesione koszty dotyczące inwestycji prowadzonych zarówno przez obcych wykonawców, jak i we własnym zakresie, - poniesione koszty dotyczące przekazanych do montażu, lecz jeszcze nie oddanych do używania maszyn, urządzeń oraz innych przedmiotów, zakupionych od kontrahentów oraz wytworzonych w ramach własnej działalności gospodarczej, - poniesione koszty ulepszenia środka trwałego (przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, 17

18 adaptacja lub modernizacja), które powodują zwiększenie wartości użytkowej środka trwałego, - rozliczenie nadwyżki zysków inwestycyjnych nad stratami inwestycyjnymi. Na stronie Ma konta 080 ujmuje się wartość uzyskanych efektów inwestycyjnych, a w szczególności: - środków trwałych, - wartości niematerialnych i prawnych, - wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych inwestycji, - rozliczenie nadwyżki strat inwestycyjnych nad zyskami inwestycyjnymi. Na koncie 080 można księgować również rozliczenie kosztów dotyczących zakupów gotowych środków trwałych. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 080 powinna zapewnić co najmniej wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Konto 080 może wykazywać saldo Wn, które oznacza koszty inwestycji niezakończonych. Zespół 1 Środki pieniężne i rachunki bankowe Konta zespołu 1 Środki pieniężne i rachunki bankowe służą do ewidencji: 1/ krajowych i zagranicznych środków pieniężnych, przechowywanych w kasach, 2/ krótkoterminowych papierów wartościowych, 3/ krajowych i zagranicznych środków pieniężnych, lokowanych na rachunkach w bankach, 4/ udzielanych przez banki kredytów w krajowych i zagranicznych środkach pieniężnych, 5/ innych krajowych i zagranicznych środków pieniężnych. Konta zespołu 1 mają odzwierciedlać operacje pieniężne oraz obroty i stany środków pieniężnych oraz krótkoterminowych papierów wartościowych. Konto 130 Rachunek bieżący jednostek budżetowych Konto 130 służy do ewidencji stanu środków budżetowych oraz obrotów na rachunku bankowym jednostki budżetowej z tytułu wydatków i dochodów /wpływów/ budżetowych objętych planem finansowym. Na stronie Wn konta 130 ujmuje się wpływy środków budżetowych: - z tytułu zrealizowanych przez jednostkę budżetową dochodów budżetowych (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów budżetowych) w korespondencji z kontem 221 lub innym właściwym kontem. - z tytułu zrealizowanych przez jednostkę budżetową dochodów budżetowych z realizacji zadań z zakresu administracji rządowej zgodnie z planem finansowym jednostki (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji budżetowej dochodów w korespondencji z kontem 221 ). Do ewidencji szczegółowej według podziałek klasyfikacji budżetowej po paragrafie dochodów wprowadza się symbole: RZ Dochody rządowe oznaczający dochody z realizacji zadań z zakresu administracji rządowej, W Dochody własne Na stronie Ma konta 130 ujmuje się: - zrealizowane wydatki budżetowe zgodnie z planem finansowym jednostki budżetowej, w tym również środki pobrane do kasy na realizację wydatków budżetowych (ewidencja szczegółowa według podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych), w korespondencji z właściwymi kontami zespołu 1, 2, 3, 4,7 lub 8, - wypłaty środków z rachunku bankowego /przekazanie zrealizowanych dochodów z realizacji zadań z zakresu administracji rządowej do urzędu wojewódzkiego w korespondencji z kontem 225/. Do ewidencji szczegółowej według podziałek klasyfikacji wydatków budżetowych 18

19 wprowadza się następującą symbolikę: 1/ W dziale 700, rozdziale po paragrafach wydatków wprowadza się symbol SP Skarb Państwa oznaczający wydatki z realizacji zadań z zakresu administracji rządowej. 2/ W dziale 010, rozdziale 01005; w dziale 020, rozdziale 02001; w dziale 710, rozdziale 71013; w dziale 710, rozdziale 71014; w dziale 750, rozdziale po paragrafach wydatków wprowadza się symbol RZ oznaczający wydatki z realizacji zadań z zakresu administracji rządowej. 3/ W dziale 750, rozdziale po paragrafie wydatków wprowadza się następującą symbolikę: a/ 3020 Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń - BHP zakup napoi bhp, - ODZIEŻ zakup odzieży roboczej, - OKULARY zakup okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze, b/ 4210 Zakup materiałów i wyposażenia - PW zakup druków z PWPW Warszawa dla Wydziału Komunikacji i Drogownictwa, - MB zakup materiałów biurowych, - ŚC zakup środków czystości, - P zakup paliwa i innych akcesoriów samochodowych, - M zakup mebli i innego wyposażenia (ewidencjonowane na koncie 013), - K zakup książek i innych publikacji, prasy, Dz.U, MP, Dz.Urzęd., itp., - D - zakup druków pozostałych, - PM zakup materiałów pozostałych (środków spożywczych, kalendarzy, drobnych zakupów), - ME zakup materiałów eksploatacyjnych do drukarek i nośników danych, - DB - zakup dzienników budowy, c/ 4260 Zakup energii - E zużycie energii elektrycznej, - G zużycie gazu, - KW opłaty za wodę, d/ 4270 Zakup usług remontowych - MB roboty i usługi budowlano montażowe, - KK usługi konserwacyjne i naprawcze urządzeń kserujących, - KCT usługi konserwacyjne i naprawcze centrali telefonicznej, - KW usługi konserwacyjne i naprawcze platformy pionowej, e/ 4300 Zakup usług pozostałych - T zakup tablic rejestracyjnych, - SZ - opłaty za studia w zakresie dokształcania kadr, - P zakup usług pocztowych, - PU zakup usług pozostałych (gastronomicznych, ogłoszenia prasowe, usuwanie awarii, wykonanie tablic informacyjnych, itp.), - D zakup usług drukarskich, wyrób pieczęci, - K zakup usług kominiarskich, - KB koszty i prowizje bankowe, - PS - przegląd samochodów, - KW opłaty za kanalizację, - OCHR.BUD. opłaty za ochronę i monitoring obiektów, - AKT.OPROGR. opłaty abonamentu za korzystanie z programów komputerowych, - W.NIECZ. opłaty za wywóz nieczystości stałych, - PARK. opłaty za korzystanie z płatnych parkingów, f/ 4430 Różne opłaty i składki - U.RZ. - opłaty za ubezpieczenia rzeczowe, 19

20 - SKŁADKI składki na rzecz stowarzyszeń krajowych. 4/ W dziale 758, rozdziale po paragrafie wydatków 4810 wprowadza się symbole: - R.OGÓL. rezerwa ogólna, - R.CELOWA rezerwa celowa oświatowa. Ponieważ Starostwo nie posiada w banku wyodrębnionego rachunku bieżącego jednostki budżetowej, a wydatki i dochody realizowane są bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu powiatu, to saldo konta 130 w zakresie zrealizowanych wydatków podlega okresowemu przeksięgowaniu na podstawie sprawozdań Rb na stronę Ma konta 800/2 Fundusz jednostki, a w zakresie dochodów na stronę Wn konta 800/2. Zapisów na koncie 130 dokonuje się według wyciągów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między księgowością jednostki a księgowością banku. Na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekty niewłaściwych wydatków itp. wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny. Konto 130 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków budżetowych na rachunku bieżącym jednostki budżetowej z tytułu zrealizowanych przez jednostkę budżetową dochodów budżetowych z realizacji zadań z zakresu administracji rządowej zgodnie z planem finansowym jednostki, które do końca roku nie zostały przelane na rachunek dochodów budżetowych urzędu wojewódzkiego. Saldo konta 130 ulega likwidacji przez księgowanie przelewu do budżetu państwa poprzez budżet wojewody dochodów budżetowych pobranych z realizacji zadań z zakresu administracji rządowej, lecz nie przelanych do końca roku, w korespondencji z kontem 225. Konto 130/VAT Rachunek bieżący jednostek budżetowych Konto 130/VAT służy do ewidencji stanu środków budżetowych oraz obrotów na rachunku bankowym jednostki budżetowej z tytułu wydatków i dochodów /wpływów/ budżetowych objętych planem finansowym jednostki budżetowej dotyczących należnego podatku VAT. Konto Rachunki dochodów własnych jednostek budżetowych Konto to służy do ewidencji środków pieniężnych gromadzonych na rachunkach bankowych dochodów własnych jednostek budżetowych. Na stronie Wn konta ujmuje się wpływ środków tytułem dochodów własnych na rachunek bankowy, a na stronie Ma wypłaty środków z rachunku bankowego na realizację wydatków finansowanych dochodami własnymi jednostki budżetowej. Ewidencja szczegółowa do konta 132 powinna zapewnić podział środków według rachunków bankowych oraz według pozycji klasyfikacyjnych planu finansowego każdego tytułu dochodów własnych. Konto 132 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych dochodów własnych. Konto 135 Rachunki środków funduszy specjalnego przeznaczenia Konto 135 służy do ewidencji środków funduszy specjalnego przeznaczenia, a w szczególności: - środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, - środki funduszy celowych lub innych funduszy, którymi dysponuje jednostka. Na stronie Wn konta 135 ujmuje się wpływy środków na rachunki bankowe, a na stronie Ma- wypłaty środków z rachunków bankowych. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 135 powinna umożliwić ustalenie stanu środków każdego funduszu. Konto 135 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych funduszy. 20