z dnia 10 czerwca 2005 r.

Transkrypt

1 Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 41 MINISTRA ŚRODOWISKA z dnia 10 czerwca 2005 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego w Ministerstwie Środowiska Na podstawie art. 6 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r., Nr 171, poz. 1396, z póżn. zm.) zarządza się, co następuje: W Ministerstwie Środowiska, zwanym dalej Ministerstwem, wprowadza się: 1) instrukcję kancelaryjną Ministerstwa, która jest określona w załączniku nr 1 do zarządzenia; 2) rzeczowy wykaz akt dla Ministerstwa, który jest określony w załączniku nr 2 do zarządzenia; 3) instrukcję o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Ministerstwa, która jest określona w załączniku nr 3 do zarządzenia. 2. Przez rzeczowy wykaz akt dla Ministerstwa, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, należy rozumieć tematyczny podział akt powstających w czasie działalności Ministerstwa stanowiący jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej Ministerstwa, klasyfikację archiwalną akt, oznaczony w poszczególnych pozycjach symbolem klasyfikacyjnym, hasłem klasyfikacyjnym i kategorią archiwalną. 2. Informacji w zakresie stosowania: 1) instrukcji kancelaryjnej, o której mowa w 1 pkt 1 - udziela komórka organizacyjna Ministerstwa, obsługująca Dyrektora Generalnego Ministerstwa; 2) instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego Ministerstwa, o której mowa w 1 pkt 3 - udziela komórka organizacyjna prowadząca archiwum zakładowe Ministerstwa.

2 3. Traci moc zarządzenie nr 189 Ministra Ochrony Środowiska, Zasobów Naturalnych i Leśnictwa z dnia 29 grudnia 1997 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego. 1) 4. Zarządzenie wchodzi w życie w terminie 30 dni od dnia podpisania. W porozumieniu: M I N I S T E R ŚRODOWISKA Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych 1) Zmienione zarządzeniem Nr 57 Ministra Środowiska z dnia 27 listopada 2000 r. zmieniającym zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego.

3 Załączniki do zarządzenia Nr 41 Ministra Środowiska z dnia 10 czerwca 2005 roku 1 Załącznik nr 1 I N S T R U K C J A K A N C E L A R Y J N A MINISTERSTWA ŚRODOWISKA Rozdział I Postanowienia ogólne Instrukcja kancelaryjna Ministerstwa, zwana dalej instrukcją kancelaryjną, określa jednolite zasady postępowania zapewniające sprawne wykonywanie prac kancelaryjnych, metody pracy biurowej oraz tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych związanych z obiegiem akt jawnych i akt obejmujących informacje stanowiące tajemnicę służbową, licząc od dnia ich wpływu do Ministerstwa lub sporządzenia w komórce organizacyjnej Ministerstwa, do dnia ich przyjęcia i przekazania do archiwum zakładowego, wraz z określeniem trybu i sposobu archiwizowania. 2. Określenie tryb i zasad wykonywania czynności kancelaryjnych, o których mowa w ust. 1, ma na celu zapewnienie jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów. 3. Postępowanie z aktami obejmującymi informacje stanowiące tajemnicę państwową określają odrębne przepisy. 2. Użyte w instrukcji kancelaryjnej określenia oznaczają: 1) akta sprawy całość dokumentacji (w szczególności pisma, dokumenty, formularze) zawierającej dane, informacje i wnioski, istotnej przy rozpatrywaniu danej sprawy; 2) kontrolka korespondencji kontrolę wysyłanej i wpływającej do Ministerstwa korespondencji pomoce kancelaryjne w formie ksiąg, kart lub dzienników korespondencyjnych, służące do ewidencjonowania wpływów lub wysyłanej korespondencji w celu kontroli obiegu pism w Ministerstwie; 3) punkt zatrzymania każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z załatwieniem sprawy; 4) spis spraw formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw, do których nie zalicza się pojedynczych pism dotyczących danej sprawy objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym z wykazu akt; 5) znak sprawy zespół symboli oznaczających przynależność sprawy do zakresu właściwości określonej komórki organizacyjnej Ministerstwa oraz do określonej grupy spraw według rzeczowego wykazu akt dla Ministerstwa, w tym kolejność sprawy w tej grupie; 6) teczka aktowa teczkę (skoroszyt, segregator) służącą do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym z wykazu akt; 7) wpływ każdą przesyłkę (w szczególności pismo, nota, telegram, poczta elektroniczna) otrzymane przez Ministerstwo; 8) kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa dyrektora departamentu lub biura; 9) referent pracownika prowadzącego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej prowadzenia; 10) sekretariaty stanowiska pracy zapewniające obsługę sekretarską danej komórki organizacyjnej Ministerstwa, polegającą na przyjmowaniu i przekazywaniu korespondencji

4 2 według właściwości do adresata po uprzedniej dekretacji kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa; 11) bekapowanie sporządzanie kopii zapasowej danych Do czynności kancelaryjnych zalicza się: 1) przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek; 2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych; 3) wysyłanie korespondencji i przesyłek; 4) przyjmowanie i nadawanie telegramów, w szczególności obsługa poczty elektronicznej; 5) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa. 2. Czynności kancelaryjne w Ministerstwie wykonują: 1) Kancelaria Ogólna; 2) sekretariaty komórek organizacyjnych; 3) referenci odpowiedzialni za merytoryczne prowadzenie danej sprawy. Rozdział II Przyjmowanie i sprawdzanie korespondencji Korespondencję przyjmuje Kancelaria Ogólna będąca komórkę organizacyjną Biura Dyrektora Generalnego. 2. Korespondencja rejestrowana jest w rejestrze kancelaryjnym Kancelarii Ogólnej. 3. Na wpływającej korespondencji umieszcza się w widocznym miejscu, na pierwszej stronie (na korespondencji przekazywanej bez otwierania oraz ofertach pracy i dokumentach przetargowych - na przedniej stronie koperty), pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania oraz numer, pod którym korespondencja została zarejestrowana w rejestrze Kancelarii Ogólnej. 4. Pieczątki wpływu nie umieszcza się na załącznikach i wyrokach sądowych. 5. W Kancelarii Ogólnej otwierane są przesyłki adresowane imiennie do Ministra oraz do Ministerstwa, bez wyszczególnienia nazwy komórki organizacyjnej. 6. Przesyłki adresowane imiennie do poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa, jak również adresowane do pracowników Ministerstwa, po zarejestrowaniu, przekazywane są bez ich otwierania odpowiednio do sekretariatów komórek organizacyjnych Ministerstwa. 7. Po otwarciu koperty pracownik Kancelarii Ogólnej sprawdza: 1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego; 2) czy znajdują się w niej wszystkie pisma (wyliczone w piśmie przewodnim). 8. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 9. Koperty dołącza się do pism, które zostały w nich przekazane. 10. W przypadku otwarcia koperty nie oznaczonej jako tajna lub poufna, a zawierającej pisma zaliczane do kategorii tajnych lub poufnych, Kancelaria Ogólna przekazuje ją bezzwłocznie do Kancelarii Tajnej. 11. Korespondencję oznaczoną klauzulą poufne oraz tajne Kancelaria Ogólna przekazuje do Kancelarii Tajnej. 12. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany. 13. W przypadku załączonych do pisma znaczków skarbowych Kancelaria Ogólna odnotowuje w rejestrze i obok pieczęci wpływu ich wartość. 14. Na telegramach, faxach i przesyłkach kurierskich, Kancelaria Ogólna odnotowuje datę ich wpływu i godzinę przyjęcia, a w dalszej kolejności przekazuje je bezzwłocznie do adresatów.

5 3 15. Kancelaria Ogólna jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, komórki organizacyjne przekazują sobie we własnym zakresie. Rozdział III Przekazywanie korespondencji Ministrowi, Sekretarzowi Stanu, Podsekretarzom Stanu, Szefowi Gabinetu Politycznego Ministra i Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa Korespondencja adresowana imiennie do Ministra, przekazywana jest za pośrednictwem Biura Dyrektora Generalnego do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Ministerstwa, które po przygotowaniu odpowiedzi i jej parafowaniu przez właściwego wiceministra, przekazują odpowiedź za pośrednictwem Gabinetu Politycznego Ministra do Ministra. 2. Korespondencja oznaczona napisem do rąk własnych, zaproszenia oraz korespondencja oznaczona klauzulą zastrzeżona", adresowana do Ministra, przekazywana jest za pośrednictwem Gabinetu Politycznego Ministra do Ministra. 3. Dokumenty rządowe przeznaczone do rozpatrzenia przez Radę Ministrów lub jej Komitety, dokumenty Sejmu i Senatu oraz interpelacje i zapytania poselskie przekazywane są do Sekretariatu Ministra. 4. Projekty aktów normatywnych, będące przedmiotem uzgodnień międzyresortowych kierowane są bezpośrednio, za pokwitowaniem, do komórki organizacyjnej zapewniającej obsługę prawną Ministra i Ministerstwa. 5. Kancelaria Ogólna przekazuje do sekretariatów Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu, Szefa Gabinetu Politycznego Ministra i Dyrektora Generalnego Ministerstwa korespondencję adresowaną imiennie oraz korespondencję zastrzeżoną. Rozdział IV Czynności kancelaryjne sekretariatów 6. Pracownik sekretariatu komórki organizacyjnej Ministerstwa przyjmuje korespondencję i rejestruje ją zgodnie z obowiązującym w Ministerstwie systemem rejestracji. 7. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez Ministra, Sekretarza Stanu, Podsekretarzy Stanu, Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa, pracownik sekretariatu przekazuje referentowi sprawy, zgodnie z dekretacją.

6 Rozdział V Przeglądanie i przydzielanie korespondencji Minister, Sekretarz Stanu, Podsekretarze Stanu oraz Dyrektor Generalny Ministerstwa, przydzielają korespondencję właściwym komórkom organizacyjnym Ministerstwa, opierając się na merytorycznej treści zawartej w korespondencji. 2. Kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa przeglądają korespondencję adresowaną do ich komórki organizacyjnej oraz przekazują ją do załatwienia referentom. 3. Jeżeli korespondencja dotyczy sprawy zaliczanej do zakresu działania różnych komórek organizacyjnych Ministerstwa, wówczas korespondencja przekazywana jest do komórki organizacyjnej Ministerstwa wyznaczonej do załatwienia sprawy zgodnie z regulaminem organizacyjnym Ministerstwa. Rozdział VI Wewnętrzny obieg akt 9. Obieg akt pomiędzy komórkami organizacyjnymi odbywa się za pośrednictwem Kancelarii Ogólnej lub poczty elektronicznej, z zastrzeżeniem 4 ust. 15. Rozdział VII System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt Referenci w komórkach organizacyjnych Ministerstwa zobowiązani są stosować rzeczowy wykaz akt dla Ministerstwa. 2. Rzeczowy wykaz akt dla Ministerstwa obejmuje wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Ministerstwa oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Rzeczowy wykaz akt dla Ministerstwa służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 3. Rzeczowy wykaz akt dla Ministerstwa oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do W ramach klas, o których mowa w ust. 3, wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi: , a w ramach klas trzeciego rzędu podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi: Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie. 6. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych Ministerstwa będą oznaczone tym samym hasłem klasyfikacyjnym i symbolem liczbowym hasła. Akta jednolite tematycznie wyróżniać będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej. 7. Oprócz haseł, rzeczowy wykaz akt dla Ministerstwa zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt.

7 5 8. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem A zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. 9. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem B i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne. 10. Do dokumentacji oznaczonej symbolem Bc zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która może ulec w komórce organizacyjnej Ministerstwa brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum. 11. Dokumentacja zaliczana do kategorii BE, przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE5), podlega ekspertyzie dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji Komórki organizacyjne Ministerstwa mogą sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w ich działalności. 2. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej Ministerstwa w zależności od potrzeb może zawierać: 1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej; 2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych. 3. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje do archiwum zakładowego Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji rzeczowego wykazu akt dla Ministerstwa zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. 2. Spisy spraw i teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. W przypadku małej liczby korespondencji dopuszcza się prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok kalendarzowy. 3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według rzeczowego wykazu akt dla Ministerstwa, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerycznym. 4. W przypadku założenia podteczki, zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku np. BAG /04, gdzie: - BAG oznacza symbol departamentu/biura, oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z rzeczowego wykazu akt dla Ministerstwa, - 3 oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw,

8 6-2 oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw podteczki, - 04 oznacza dwie ostatnie cyfry roku. 5. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku kalendarzowego nie w teczkach, założonych według rzeczowego wykazu akt dla Ministerstwa, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej Spisy spraw do teczek symbol.... Po zakończeniu roku kalendarzowego spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według rzeczowego wykazu akt dla Ministerstwa Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z rzeczowym wykazem akt dla Ministerstwa, lub do rejestru kancelaryjnego. 2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych. Przykładowy wzór spisu spraw jest określony w załączniku nr 2 do instrukcji kancelaryjnej. 3. Sprawę rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz Ministerstwa. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. Wzór formularza spisu spraw jest określony w załączniku nr 1 do instrukcji kancelaryjnej. 4. Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, dołączając pismo do akt sprawy, czy rozpoczyna nową sprawę. Jeżeli pismo rozpoczyna nową sprawę, przed przystąpieniem do załatwienia sprawy, rejestruje się ją, jako nową sprawę. W obu przypadkach sekretariat lub referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu Znak sprawy (akt) jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 2. Znak sprawy zawiera: 1) symbol literowy komórki organizacyjnej (pisany dużymi literami) oraz skrót wydziału, zespołu (pisany małymi literami); 2) symbol liczbowy hasła według rzeczowego wykazu akt dla Ministerstwa; 3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw oraz dzienniku korespondencyjnym; 4) dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawę wszczęto; 5) inicjały autora pisma. 3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, przecinkiem, kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np.: BAGa /2863/03, gdzie: - BAGa oznacza symbol komórki organizacyjnej i wydziału (jeśli taki utworzono w danej komórce organizacyjnej) Ministerstwa, oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z rzeczowego wykazu akt, - 3 oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, oznacza liczbę kolejną z dziennika korespondencyjnego, - 03 oznacza dwie ostatnie cyfry roku. 4. Symbole komórek organizacyjnych Ministerstwa określa regulamin organizacyjny Ministerstwa. 5. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku kalendarzowego załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 6, w następnym roku kalendarzowym bez zmiany dotychczasowego ich znaku oraz bez wpisywania do nowych spisów spraw. 6. W przypadku konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w poprzednim roku kalendarzowym przenosi się do spisu spraw bieżącego roku

9 7 kalendarzowego; w spisie spraw ubiegłego roku kalendarzowego czyni się wzmiankę: przeniesiono do teczki Nie podlegają rejestracji: 1) publikacje (w szczególności gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty); 2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy. 2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt dla Ministerstwa W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających zamiast spisów spraw, o których mowa w 13, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci elektronicznej. 2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak). 3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa. 4. Rejestry prowadzą referenci spraw. 5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka, oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru. 6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej przekreślonej strony. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku kalendarzowym od nr Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze W Ministerstwie prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne: 1) rejestr skarg i wniosków; 2) rejestr aktów prawnych Ministra; 3) rejestr aktów wewnętrznych Dyrektora Generalnego Ministerstwa; 4) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw. 2. Komórki organizacyjne Ministerstwa prowadzą dziennik korespondencyjny (na nośniku papierowym lub jako rejestr informatyczny), w którym rejestrowane są wszystkie pisma kierowane do Ministerstwa, według wzoru ustalonego przez Dyrektora Generalnego Ministerstwa. 3. Prowadzenie centralnych rejestrów kancelaryjnych, nie wymienionych w ust. 1, jest dozwolone po uprzednim uzyskaniu zgody Dyrektora Generalnego Ministerstwa. Rozdział VIII Załatwianie spraw Przy załatwianiu spraw obowiązuje forma pisemna. 2. Przy załatwianiu spraw indywidualnych z zakresu administracji rządowej, pracownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa stosują przepisy kpa lub inne przepisy proceduralne, właściwe

10 8 dla załatwienia danej sprawy, oraz przepisy dotyczące organizacji, trybu postępowania i metod pracy w danej komórce organizacyjnej Ministerstwa. 3. Przy roboczym załatwianiu spraw może być stosowana forma ustna praktykowana w uzgodnieniach między komórkami organizacyjnymi. 4. W przypadku ustnego załatwiania sprawy, jeżeli zachodzi taka konieczność, sporządza się notatkę, podając sposób załatwienia sprawy oraz datę i podpis pracownika merytorycznie załatwiającego daną sprawę. 19. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia sprawy oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy odręcznym załatwianiu sprawy wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu odr. 20. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności wykonanych w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni się adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku. 2. Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada do zatwierdzenia zwierzchnikowi. Zwierzchnik referenta sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent sporządza czystopis i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego w razie potrzeby załączniki. Prawidłowo zaadresowaną kopertę z korespondencją referent przekazuje do Kancelarii Ogólnej celem wysłania adresatowi. 3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony ze zwierzchnikiem, zwierzchnikowi można przedkładać do podpisania pismo w czystopisie (z kopią) Pismo załatwiające sprawę powinno zawierać: 1) nagłówek druk lub podłużną pieczęć nagłówkową; 2) znak sprawy; 3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy; 4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną; 5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem; 6) treść pisma; 7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe). 2. Kopia pisma załatwiającego sprawę powinna poza informacjami, o których mowa w ust. 1, zawierać: 1) parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma); 2) termin wznowienia sprawy. 3. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.

11 23. 9 Jeżeli zachodzi brak możliwości załatwienia sprawy w określonym terminie sprawę załatwia się zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami określającymi terminy załatwienia spraw Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych. Jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt Ministerstwa, oraz na innych pismach wysyłanych z Ministerstwa. 2. Wzór pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1, oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy. Rozdział IX Wysyłanie i doręczanie pism Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: 1) przesyłką listową; 2) faksem; 3) na nośniku informatycznym, wysyłanym przesyłką listową; 4) pocztą elektroniczną. 2. Przesyłki listowe sekretariat zamieszcza w kopercie, na której w prawej dolnej części umieszcza się adres odbiorcy. 3. Przesyłki listowe adresowane do tego samego adresata wysyłane są w jednej kopercie. 4. Przesyłki listowe wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres). Brak dyspozycji zamieszczonej nad adresem oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła Kancelaria Ogólna rejestruje wszelkie pisma przesyłane do Ministra i Ministerstwa. Rejestracja pism odbywa się w rejestrze komputerowym. 2. Pisma z zewnątrz adresowane do Ministra i Ministerstwa, po ich uprzedniej rejestracji i dekretacji przez komórkę organizacyjną obsługującą Dyrektora Generalnego Ministerstwa, doręczane są przez gońca do właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej Ministerstwa, za potwierdzeniem odbioru w książce doręczeń. Dekretacji nie podlegają pisma adresowane bezpośrednio do właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej Ministerstwa. 3. Pisma z zewnątrz, adresowane bezpośrednio do poszczególnych komórek organizacyjnych Ministerstwa, doręczane są bezpośrednio przez gońca do tych komórek, za potwierdzeniem odbioru w książce doręczeń. 4. Pisma wewnętrzne rejestrowane są w sekretariacie komórki organizacyjnej, która pismo przygotowała, a następnie przez gońca bądź referenta doręczane są do adresata za potwierdzeniem odbioru na kopii pisma lub na rozdzielniku. 5. Pisma terminowe i inne dokumenty, w szczególności legislacje, doręczane są przez pracownika, właściwej merytorycznie komórki organizacyjnej Ministerstwa przygotowującej pismo lub prowadzącej sprawę. 6. Komórki organizacyjne Ministerstwa zobowiązane są do przekazywania dowodów związanych z zaciąganiem zobowiązań przez Ministerstwo (wraz z kopertą), do Kancelarii Ogólnej w celu uzupełnienia wyżej wymienionego dokumentu o pieczątkę z datownikiem.

12 10 7. Pracownicy resortu, otrzymujący dowody związane z zaciąganiem zobowiązań przez Ministerstwo w imiennie adresowanych kopertach, zobowiązani są do uzupełnienia faktury pieczątką z datownikiem w Kancelarii Ogólnej. Rozdział X Przechowywanie akt Akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych Ministerstwa i w archiwum zakładowym. 2. Przechowywanie akt spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego (przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego) należy do komórki organizacyjnej Ministerstwa. 3. Przykładowy opis teczki aktowej jest określony w załączniku nr 2 do instrukcji kancelaryjnej. 4. Akta spraw ostatecznie załatwionych przez Ministerstwo przechowuje się na nośnikach papierowych. 5. Przechowywanie akt spraw ostatecznie załatwionych, zakwalifikowanych do kategorii A i B należy do archiwum zakładowego. Rozdział XI Przekazywanie akt do archiwum zakładowego Akta spraw ostatecznie załatwionych, komórki organizacyjne Ministerstwa przekazują na bieżąco do archiwum zakładowego kompletnymi rocznikami. Przekazywania akt dokonują pracownicy wyznaczeni do tych spraw przez kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa. 2. Archiwum zakładowe, w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych Ministerstwa, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum. 3. Gotowość przekazania akt do archiwum przez komórkę organizacyjną Ministerstwa zgłaszana jest pisemnie do kierownika komórki organizacyjnej prowadzącej archiwum zakładowe Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się: 1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym spisem spraw (w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę); 2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc; 3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów i innej dokumentacji według haseł klasyfikacyjnych rzeczowego wykazu akt dla Ministerstwa; 4) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych; 5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie; 6) ponumerowanie poszczególnych stron w teczkach zawierających materiały archiwalne (akta kat. A). 2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Spis zdawczo-odbiorczy jest określony w załączniku nr 3 do instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa.

13 11 3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według rzeczowego wykazu akt dla Ministerstwa. 4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i kierownik komórki organizacyjnej Ministerstwa, przekazującej akta oraz pracownik prowadzący archiwum zakładowe Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki. 2. Akta spraw ostatecznie załatwionych po dokonaniu ich formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu w ewidencji archiwum zakładowego mogą być wypożyczone. Rozdział XII Powielanie i publikowanie Podstawą sporządzenia kopii dokumentu przez referenta i wykonania określonego nakładu jest polecenie kierownika komórki organizacyjnej Ministerstwa lub upoważnionej przez niego osoby. 2. Dyspozycja polecenia powinna zawierać: 1) zwięzłe oznaczenie dokumentu; 2) format; 3) nakład; 4) datę. Rozdział XIII Zbiory wspomagające W Ministerstwie mogą być prowadzone zbiory wspomagające, które służą potrzebom pracowników Ministerstwa. 2. Zbiorami wspomagającymi są wszelkie pomoce służące do wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników Ministerstwa, w szczególności mapy, kodeksy, wykresy, słowniki. 3. Zasady gromadzenia materiałów i zbiorów wspomagających, organizację i zasady prowadzenia zbiorów określają kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa W zbiorach wspomagających przechowywane są: 1) akty prawne i zbiory wydawnicze aktów prawnych; 2) publikacje (opracowania) własne i wydawnictwa obce zakwalifikowane do zbiorów. 2. Podstawą systematyki i ewidencji zbiorów wspomagających są katalogi i skorowidze prowadzone w sposób zapewniający łatwość wyszukiwania poszczególnych pozycji według hasła rzeczowego bądź tytułu pozycji.

14 Rozdział XIV Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Dopuszcza się, z zastrzeżeniem 27 ust. 4, szerokie wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, w przypadku gdy ich gromadzenie dopuszczają przepisy prawne. 35. Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu: 1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej; 2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnętrzną pocztą elektroniczną; 3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz Ministerstwa; 4) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów; 5) umieszczania na wykupionych stronach internetowych stale aktualizowanych informacji o Ministerstwie, kadrze kierowniczej Ministerstwa i jej kompetencjach; 6) informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw Bekapowane dane oraz dane przechowywane na dysku komputerowym powinny być odpowiednio chronione i zabezpieczone przez wyznaczone do tego osoby. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez uprawnienia nadawane użytkownikowi oraz poprzez system haseł identyfikujących pracownika. 3. W przypadku gromadzenia danych osobowych, do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. Rozdział XV Postępowanie z aktami zawierającymi tajemnicę państwową i służbową Ogólne zasady postępowania z informacjami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową regulują odpowiednie przepisy ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95, z późn. zm.). 2. Dokumentację zawierającą informacje niejawne, stanowiące tajemnicę państwową oznaczone klauzulami ściśle tajne i tajne oraz zawierające tajemnicę służbową, oznaczone klauzulą poufne przyjmuje, rejestruje, przechowuje, gromadzi, przekazuje i wysyła Kancelaria Tajna, zgodnie z odrębnymi przepisami. 3. Do organizacji i działania Kancelarii Tajnej stosuje się przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 lutego 1999 r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych (Dz. U. Nr 18, poz. 156, z późn. zm.) Dokumenty zawierające informacje niejawne, stanowiące tajemnicę państwową, oznaczone klauzulami ściśle tajne i tajne oraz zawierające tajemnicę służbową, oznaczone klauzulą poufne, wykonywane w formie elektronicznej, są sporządzane wyłącznie na Bezpiecznym Stanowisku Komputerowym, zainstalowanym w wyznaczonym pomieszczeniu na terenie gmachu Ministerstwa.

15 13 2. Dokumentami zawierającymi informacje niejawne, zawierające tajemnicę służbową i oznaczone klauzulą zastrzeżone mogą posługiwać się (wytwarzać, otrzymywać, przechowywać, gromadzić i wysyłać) osoby, które w trybie zwykłego postępowania sprawdzającego, zakończonego wydaniem poświadczenia bezpieczeństwa, uzyskały dostęp do takich informacji, zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych. 3. Osoby, o których mowa w ust. 2, upoważnione do podpisywania dokumentu lub innego niż dokument materiału, ponoszą odpowiedzialność za nadanie klauzuli tajności. Bez zgody osób upoważnionych do podpisywania dokumentu lub innego niż dokument materiału lub zgody ich przełożonych klauzula tajności nie może być zmieniona Dokumenty zawierające tajemnicę służbową, oznaczone klauzulą zastrzeżone, oznacza się literą Z przed numerem rejestracyjnym. Wytwarzanie takich dokumentów jest ewidencjonowane w Dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów oznaczonych klauzulą <<zastrzeżone>>. 2. Obieg dokumentów zawierających tajemnicę służbową, oznaczonych klauzulą zastrzeżone, odbywa się drogą ich przekazywania upoważnionym w rozumieniu 40 ust. 2 pracownikom za pokwitowaniem w Dzienniku korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą <<zastrzeżone>>. 3. Akta zawierające informacje niejawne, oznaczone klauzulą zastrzeżone, mogą być przechowywane w meblach biurowych zamykanych na klucz, w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z ich treścią osobom nieupoważnionym. Po zakończeniu pracy, meble biurowe powinny być zamknięte i opieczętowane Brudnopisy projektów dokumentów oznaczonych klauzulą zastrzeżone należy po ich przepisaniu zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści, w szczególności przy użyciu niszczarki dokumentów. 2. Dokumenty oznaczone klauzulą zastrzeżone, po ich wykorzystaniu, kompletuje się w teczkach tematycznych i przechowuje w prowadzącej komórce organizacyjnej Ministerstwa, a w Dzienniku korespondencji odnotowuje się numer teczki, do której dokument został włączony. Po zakończeniu roku kalendarzowego teczki winny być zszyte, opieczętowane i opisane zgodnie z rzeczowym wykazem akt dla Ministerstwa oraz nadaną właściwą kategorią przechowywania (archiwizowania). 3. Dokumenty wykorzystane, otrzymane lub wytworzone na potrzeby wewnętrzne, oznakowane klauzulą zastrzeżone, nie mające wartości archiwalnej (kategoria Bc), mogą być niszczone. Zniszczenie dokumentu należy odnotować w Dzienniku korespondencji w rubryce uwagi i potwierdzić czytelnymi podpisami wykonawcy dokumentu i pracownika prowadzącego ewidencję. 4. Przesyłki wychodzące w obrocie krajowym, zawierające informacje oznaczone klauzulą zastrzeżone przekazuje się za pośrednictwem Poczty Polskiej S. A. jako polecone lub wartościowe. Przesyłane dokumenty kopertuje się w dwa opieczętowane opakowania. Na opakowaniu zewnętrznym nie umieszcza się oznakowania klauzuli zastrzeżone oraz symbolu Z przed numerem rejestracyjnym. 41. Kierownicy komórek organizacyjnych Ministerstwa raz w roku kalendarzowym, nie później jednak niż do dnia 31 stycznia, powołują komisje, którym zlecają przeprowadzenie kontroli postępowania z dokumentami zawierającymi wiadomości stanowiące tajemnicę państwową i służbową. Protokół z przeprowadzonej kontroli, po jego zatwierdzeniu przez kierownika jednostki organizacyjnej

16 14 Ministerstwa, należy dołączyć do teczki akt zawierających sprawy z zakresu ochrony informacji niejawnych. Rozdział XVI Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej Ministerstwa W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej Ministerstwa, akta spraw zakończonych, uporządkowane zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej, należy niezwłocznie przekazać do archiwum zakładowego. 2. Akta spraw nie zakończonych należy przekazać, na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, komórce organizacyjnej Ministerstwa, która przejęła zadania zreorganizowanej lub zlikwidowanej komórki. Kopię spisu przekazuje się do archiwum zakładowego. Rozdział XVII Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Nadzór ogólny nad prawidłowym stosowaniem instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa prowadzi Dyrektor Generalny Ministerstwa. 2. Obowiązki kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa w zakresie nadzoru nad prawidłowym stosowaniem instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej Ministerstwa przez podległych pracowników i udzielaniu im w tym zakresie wskazówek, a w szczególności na sprawdzaniu: 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek; 2) prawidłowości załatwiania spraw; 3) terminowości załatwiania spraw; 4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją kancelaryjną Ministerstwa; 5) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad, o których mowa w 21; 6) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego. 3. Do obowiązków kierowników komórek organizacyjnych Ministerstwa należy zapewnienie pracownikom dostępu do ukazujących się przepisów prawnych.

17 15 Załącznik nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej Spis spraw rok /referent/ /Symbol komórki organizacyjnej Ministerstwa/ /oznaczenie teczki/ /tytuł teczki według wykazu akt/ Lp. SPRAWA OD KOGO WPŁYNĘŁA DATA UWAGI /krótka treść/ znak pisma z dnia /sposób załatwienia/ wszczę cia sprawy ostatecznego załatwienia sprawy

18 16 Załącznik nr 2 do Instrukcji Kancelaryjnej BAGa-0164 Kat. A Ministerstwo Środowiska Biuro Administracyjno-Gospodarcze Samodzielne Stanowisko ds. Archiwum Ministerstwa Kontrole działalności archiwum zakładowego dokonane przez Archiwum Akt Nowych. Protokoły wraz z zaleceniami

19 ... Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej Ministerstwa Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od-do 17 Załącznik nr 3 do Instrukcji Kancelaryjnej Kateg oria akt Spis zdawczo-odbiorczy akt nr... Liczba teczek Miejsce przechowania akt w składnicy Data zniszczenia lub przekazania do archiwum

20 18 Załącznik nr 2 R Z E C Z O W Y W Y K A Z A K T DLA MINISTERSTWA I. Tytuły klas pierwszego rzędu 0 Zarządzanie 1 Kadry 2 Środki rzeczowe 3 Ekonomika 4 Ochrona Środowiska 5 Gospodarka wodna 6 Leśnictwo 7 Integracja europejska i fundusze Unii Europejskiej II. Tytuły klas pierwszego i drugiego rzędu 0 Zarządzanie 00 Organy kolegialne Ministerstwa 01 Organizacja 02 Akty prawne. Obsługa prawna Ministerstwa 03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka 04 Informatyka 05 Skargi i wnioski 06 Prace naukowo-badawcze, studialne, ekspertyzy, wydawnictwa i popularyzacja. Upowszechnianie informacji o działalności Ministerstwa 07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi 08 Współpraca z zagranicą 09 Kontrole 1 Kadry 10 Ogólne zasady pracy i płac 11 Zatrudnienie 12 Ewidencja osobowa 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 15 Dyscyplina pracy 16 Sprawy socjalno-bytowe 17 Ubezpieczenia osobowe

21 2 Środki rzeczowe 20 Podstawowe zasady gospodarowania środkami trwałymi 21 Inwestycje i remonty (kapitalne) 22 Administracja nieruchomości 23 Gospodarka materiałowa 24 Źródła zaopatrzenia 25 Transport i łączność 26 Gospodarka energetyczna 27 Ochrona zakładu pracy 28 Sprawy z zakresu orzecznictwa administracyjnego dotyczące ochrony środowiska 19 3 Ekonomika 30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe 31 Finanse, księgowość 32 Księgowość finansowa 33 Rozliczenia płac 34 Księgowość materiałowo-towarowa 35 Budżet centralny 36 Fundusze specjalne 37 Inwentaryzacja 38 Gospodarka pozabudżetowa 4 Ochrona Środowiska 40 Strategia i polityka w zakresie ochrony środowiska 41 Formy ochrony przyrody 42 Ochrona gatunkowa fauny i flory 43 Organizmy genetycznie modyfikowane (GMO) 44 Konwencje i porozumienia międzynarodowe 45 Oceny oddziaływania na środowisko 46 Edukacja i współpraca z organizacjami ekologicznymi 47 Geologia 5 Gospodarka wodna 50 Zarządzanie zasobami wodnymi 51 Utrzymanie śródlądowych wód powierzchniowych i urządzeń wodnych 52 Ochrona przed powodzią i skutkami suszy 53 Powódź i jej skutki 54 Spółki wodne i związki wałowe 6 Leśnictwo 60 Polityka leśna i programy rządowe 61 Urządzanie lasu 62 Hodowla lasu i zadrzewienia 63 Ochrona lasu 64 Użytkowanie lasu 65 Ochrona gruntów leśnych i obrót nieruchomościami leśnymi 66 Analizy i oceny gospodarki leśnej 67 Łowiectwo 68 Orzecznictwo w zakresie leśnictwa

22 7 Integracja europejska i fundusze Unii Europejskiej 70 Proces dostosowawczy 71 Ekologiczny Fundusz Partnerski 72 ISPA-Fundusz Spójności 73 Fundusze Strukturalne 74 Fundusz Spójności i fundusze strukturalne 75 Fundusze przedakcesyjne i poakcesyjne 76 Fundusz LIFE 77 Udział w pracach instytucji Unii Europejskiej 20

23 21 Symbole klasyfikacyjne Hasła kwalifikacyjne Kategoria archiwalna Uwagi w komórce w innych merytorycznej komórkach Zarządzanie 00 Organy kolegialne Ministerstwa 000 Organy uchwałodawcze Dla każdego organu prowadzi się odrębne teczki Posiedzenia Kolegium resortu A Bc Skład, porządek obrad (posiedzenia), lista uczestników, referaty, głosy w dyskusji, inne wystąpienia, wnioski, uchwały, protokoły, sprawozdania, stenogramy i relacje z realizacji uchwał Materiały na posiedzenia Kolegium resortu A Bc Do kategorii A zalicza się opracowania problemowe sporządzone specjalnie na określone posiedzenia. 001 Organy doradcze Ministra Jak przy klasie 000. (Rady, Komisje, Zespoły) 0010 Posiedzenia A Bc Jak przy klasie Materiały na posiedzenia A Bc Jak przy klasie Komisje własne (stałe i doraźne) A Bc Jak przy klasie 000. Skład, protokoły posiedzeń, referaty, opracowania, sprawozdania, wnioski i postulaty. 003 Komisje międzyresortowe i międzyzakładowe A Bc Jak przy klasie 002. Do kategorii A kwalifikuje się materiały w tej jednostce organizacyjnej, przy której działa sekretariat danej komisji; w pozostałych jednostkach tylko własne opracowania i teksty wystąpień na posiedzeniach oraz sprawozdania i relacje z przebiegu obrad. 004 Zjazdy, konferencje, itp. A Bc Programy, referaty, wnioski, uchwały, listy uczestników, stenogramy, protokoły, sprawozdania z realizacji uchwał. 005 Udział w pracach obcych organów kolegialnych A Bc Własne wystąpienia, referaty, opracowania, notatki problemowe, sprawozdania. 006 Narady pracownicze A Bc Protokoły, sprawozdania, wnioski. 007 Rady pracownicze i inne A Bc Jak przy klasie Obsługa organizacyjnotechniczna organów kolegialnych Bc Bc Korespondencja operatywna.

24 Organizacja 010 Podstawy prawne działania Ministerstwa 011 Podstawy prawne działania jednostek podległych i nadzorowanych 012 Organizacja władz i organów 22 A Bc Przepisy ogólnopaństwowe, resortowe, branżowe, itp., dotyczące bezpośrednio działania własnej jednostki, w tym akty erekcyjne. A Bc Jak przy klasie 010. B5 Bc Statuty, schematy organizacyjne itp. nadrzędnych 013 Organizacja Ministerstwa Statuty, schematy i regulaminy organizacyjne, księgi służb, zakresy działania, rejestracja własnej jednostki itp Organizacja urzędu Ministra (ogólna) 0131 Organizacja wewnętrzna Ministerstwa (podział szczegółowy na departamenty/biura) 014 Organizacja jednostek podległych i nadzorowanych 015 Organizacja innych jednostek B3 Bc Jak przy klasie Organizacja biurowości, archiwum zakładowe, biblioteka 0160 Przepisy kancelaryjnoarchiwalne A A Bc Bc A Bc Jak przy klasie 012 oraz ewidencja tych jednostek. A Bc Instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego 0161 Formularze B5 Bc Opracowanie wzorów Wzory odciskowe pieczęci A Terminarze, dowody doręczeń, Bc Bc opłat pocztowych 0164 Ewidencja archiwum zakładowego 0165 Przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego 0166 Udostępnianie akt w archiwum Ministerstwa 0167 Gromadzenie zbioru bibliotecznego 0168 Ewidencja zbioru bibliotecznego A - Spisy zdawczo-odbiorcze oraz ich wykaz, protokoły brakowania i spisy akt wybrakowanych, spisy akt przekazanych do archiwum państwowego, kontrole działania archiwum przeprowadzone przez Archiwum Akt Nowych. B5 Bc Korespondencja bieżąca archiwum, protokoły przyjęcia na stan dokumentacji zlikwidowanych firm resortowych. B3 - Zezwolenia, karty udostępnienia. B5 - Korespondencja. BE50 - Księgi inwentarzowe, katalogi. Kwalifikacja zależna od rangi bibliotek. W bibliotekach naukowych kategoria A.

25 Pełnomocnictwa Dyrektora Generalnego Ministerstwa Udostępnianie zbioru bibliotecznego Bc Protokoły zmian na stanowiskach B5 Bc Protokoły zdawczo-odbiorcze wraz ze spisami przekazywanymi do akt. 018 Pełnomocnictwa Ministra B5 Bc Komplet podpisanych upoważnień i materiały pomocnicze. B5 Bc Jak przy klasie Akty prawne Obsługa prawna Ministerstwa 020 Zbiór aktów prawnych władz B5 Bc nadrzędnych 021 Zbiór aktów prawnych Ministra Komplet podpisanych przez Ministra rozporządzeń, zarządzeń, instrukcji, wytycznych, itp. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębne teczki. 1 egzemplarz normatywu wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się i przechowuje w odpowiednich klasach rzeczowych. Do kat. A należy zakwalifikować także rejestry aktów prawnych Ministra Zbiór aktów prawnych A B5 publikowanych 0211 Zbiór aktów prawnych A B5 niepublikowanych 022 Interpretacja przepisów prawnych 023 Opiniowanie projektów opracowań 0230 Opiniowanie opracowań własnych 0231 Opiniowanie opracowań A Bc Wykładnia własnych aktów prawnych dotyczących merytorycznej działalności. B10 B5 zewnętrznych 024 Opinie prawne BE5 - Okres przechowywania liczy się od wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy. 025 Sprawy cywilne B10 Bc Okres przechowywania liczy się od daty wykonania prawomocnego orzeczenia lub umorzenia sprawy 026 Sprawy gospodarcze B3 Bc 027 Sprawy sądowo-administracyjne B10 Bc Bc Bc

26 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka 24 Dotyczy określonej gałęzi gospodarki narodowej, branży lub problemu. Dla każdego rodzaju (tematu) planów i sprawozdań zakłada się odrębne teczki. 030 Metodyka i organizacja planowania i sprawozdawczości (opisowej i statystycznej) 0300 Opracowania zewnętrzne B5 Bc Założenia, wskaźniki, instrukcje jednostek nadrzędnych Opracowania własne Ministerstwa 031 Prognozowanie i planowanie perspektywiczne 0310 Wersja ostateczna A Bc 0311 Materiały pomocnicze B5 Bc 0312 Opracowania jednostek podległych i nadzorowanych 0313 Opracowania innych resortów B5 Bc (jednostkowe) 0314 Opracowania zbiorcze A Bc 0315 Oceny, opinie i uwagi zewnętrzne B5 Bc 032 Plany i sprawozdania wieloletnie 0320 Projekty własne planów (jednostkowe i zbiorcze) B5 Bc A Bc Do kat. A zalicza się wersje ostateczne; projekty wstępne i opracowania robocze kat. B5 B10 Bc Podlegają brakowaniu po stwierdzeniu stanu zachowania tych materiałów u twórców aktów Wersje ostateczne planów własnych A Bc 0322 Zmiany ustaleń planowych A Bc 0323 Sprawozdania wieloletnie własne A Bc 0324 Sprawozdania wieloletnie jednostek podległych i nadzorowanych B10 Bc Jak przy klasie Sprawozdania zbiorcze A Bc Opracowania etapowe i wersje ostateczne. Opracowania robocze kategoria B Materiały pomocnicze B10 Bc 033 Plany i sprawozdania roczne 0330 Projekty własne planu B5 Bc 0331 Wersje ostateczne planów własnych A Bc (jednostkowe i zbiorcze) 0332 Zmiany ustaleń planowych A Bc 0333 Plany jednostek podległych B10 Bc Jak przy klasie i nadzorowanych 0334 Plany zbiorcze i łączne A Bc 0335 Sprawozdania jednostek podległych i nadzorowanych B10 Bc Jak przy klasie 0312.