Opis Przedmiotu Zamówienia. Obsługa kancelaryjno- sekretarska (administracyjna) Oddziałów Gospodarowania Nieruchomościami oraz Centrali PKP S.A.

Transkrypt

1 Celem dialogu technicznego jest uzyskanie doradztwa oraz informacji w zakresie niezbędnym do precyzyjnego przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz warunków umowy w postępowaniu na zapewnienie kompleksowej usługi kancelaryjno- sekretarskiej (administracyjnej) Opis Przedmiotu Zamówienia Obsługa kancelaryjno- sekretarska (administracyjna) Oddziałów Gospodarowania Nieruchomościami oraz Centrali PKP S.A. I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie kompleksowej usługi kancelaryjno-sekretarskiej (administracyjnej) wraz z obsługą w lokalizacjach zamawiającego zgodnie z poniższymi warunkami Słowniczek: Instrukcja Kancelaryjna A1- obowiązująca u Zamawiającego regulacja Instrukcja Archiwalna A2- obowiązująca u Zamawiającego regulacja KPDA Departament Zakupów i Administracji PP Poczta Polska SEOD System Elektronicznego Obiegu Dokumentów Składy chronologiczne uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu SEOD Szczegółowe Zasady Obiegu Korespondencji obowiązująca u Zamawiającego regulacja Wykaz wyjątków JRWA obowiązująca u Zamawiającego regulacja II. OPIS SZCZCZEGÓŁOWY WARUNKÓW PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1) Usługa świadczona będzie w dni robocze oraz dni wskazane przez Zamawiającego jako pracujące/robocze na podstawie aktualnego Regulaminu Pracy w PKP S.A. 2) Usługa świadczona będzie w placówkach Zamawiającego wskazanych w Załączniku nr 1 do OPZ, w godzinach

2 3) Liczbę pracowników niezbędną do realizacji kompleksowej usługi do każdej placówki Wykonawca zaproponuje w ramach własnego doświadczenia i informacji powziętej od Zamawiającego nt. zakresu usługi. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji proponowanej liczby pracowników. 4) Wykonawca będzie świadczyć usługi w zgodzie i z zastosowaniem regulacji obowiązujących u Zamawiającego tj. Instrukcja kancelaryjna A1, Wykaz wyjątków JRWA, Szczegółowe zasady obsługi korespondencji oraz innych przepisów obowiązujących u Zamawiającego. Wykonawca gwarantuje, że na podstawie dokumentów charakteryzujących spółkę Zamawiającego (Statut spółki, Regulamin organizacyjny, Polityka Bezpieczeństwa itp.) dokona identyfikacji stałych potrzeb Zamawiającego oraz uwzględni w trakcie świadczenia usługi wszelkie uwagi oraz specyficzne potrzeby Zamawiającego i zapewni ich obsługę. 5) Wykonawca wykaże się niezbędnym doświadczeniem poprzez przedstawienie Zamawiającemu: a. wykazu co najmniej 3 usług polegających na wdrożeniu kompleksowej obsługi kancelaryjno-sekretarskiej (administracyjnej) w jednostkach organizacyjnych obsługujących w skali roku minimum 120 tys. pism wraz z dokumentami referencyjnymi potwierdzającymi należyte wykonanie usługi, b. wdrożonych zasad działania (np. w oparciu o normy ISO 9001, 27001), c. programu zapewnienia ciągłości działania kancelarii Zamawiającego w sytuacjach zwiększonej ilości korespondencji przychodzącej i wychodzącej. 6) W ramach obsługi kancelaryjnej: a. Wykonawca zapewni obsługę korespondencji w oparciu o obowiązujące w PKP S.A. procedury: Instrukcję kancelaryjną dla spółki Polskie Koleje Państwowe Spółka Akcyjna" - A1, Instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego dla spółki Polskie, Koleje Państwowe Spółka Akcyjna" - A2, Szczegółowe zasady obsługi korespondencji w PKP S.A. b. Wykonawca będzie realizować codzienną obsługę korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej polegającą na odbiorze korespondencji z placówek pocztowych, odbiorze korespondencji od listonoszy, kurierów, gońców, osób fizycznych, pracowników zamawiającego oraz przekazywanie listonoszom, kurierom korespondencji wychodzącej oraz będzie nadawać korespondencję bezpośrednio w placówkach PP, jeśli będą ku temu przesłanki. c. Korespondencja trafiająca do kancelarii Zamawiającego będzie przez Wykonawcę przyjmowana, selekcjonowana, liczona, otwierana, pieczętowana, rejestrowana zgodnie z zasadami opisanymi m.in. w Instrukcji Kancelaryjnej A1 oraz Szczegółowych zasadach obsługi korespondencji.

3 d. Wykonawca zobowiązuje się do skanowania wszystkich dokumentów wraz z kopertami oraz rejestracji i indeksacji korespondencji w systemie SEOD (System Elektronicznego Obiegu Dokumentów) Zamawiającego, a następnie do dekretacji pism do właściwego departamentu w strukturach Zamawiającego zgodnie z podziałem zadań pomiędzy komórkami organizacyjnymi z zachowaniem najlepszych praktyk Zamawiającego. e. Wykonawca zobowiązuje się do wprowadzenia wszystkich dostarczonych w danym dniu listów i paczek do systemu SEOD oraz ich dekretacji do właściwych komórek organizacyjnych do godziny 9 rano następnego dnia roboczego, poza korespondencją zawierającą dokumentację przetargową, dokumenty terminowe oraz finansowe, które powinny trafić do właściwych komórek niezwłocznie od momentu ich odbioru. f. Zamawiający udostępni Wykonawcy ogólne skrzynki (tzw. sekretariat), faksy oraz telefony stacjonarne do udzielania informacji na temat obsługiwanych przesyłek, do przyjmowania maili oraz faksów w celu ich rejestracji w systemie SEOD jako korespondencji przychodzącej i dalszego ich traktowania w sposób opisany w Instrukcji Kancelaryjnej A1. g. Wykonawca prowadzić będzie w ramach kompleksowej obsługi składów chronologicznych polegającej na przyjmowaniu pism do właściwych składów chronologicznych, wyjmowania pism ze składów, wypożyczania pism ze składów, wydawania oryginałów pism osobom merytorycznie odpowiedzialnym. h. Składy chronologiczne zgodnie z regulacjami Instrukcji Kancelaryjnej A1 Wykonawca prowadzi, nadzoruje i w oparciu o Instrukcję A1 i A2 oraz w porozumieniu z Zamawiającym przekazuje do Archiwum Zakładowego. i. Dokumentację przetargową dostarczoną do kancelarii Wykonawca będzie obsługiwać w trybie pilnym ze skutecznym zawiadomieniem o otrzymanej ofercie osoby merytorycznie odpowiedzialnej za przebieg postępowania z zachowaniem dbałości o dotrzymanie terminu doręczenia wynikającego z ogłoszonego/prowadzonego postępowania. j. Wykonawca będzie świadczyć usługę rejestracji i wysyłki korespondencji w dniu jej doręczenia do kancelarii do godziny 14 lub w innym terminie określonym przez Zleceniodawcę np. w systemie SEOD, tak aby data nadania w placówce operatora była tożsama z datą ekspedycji w systemie SEOD. k. W sytuacjach wymagających osobistego uczestnictwa w procesie nadawania przesyłek w placówkach operatora, odbioru książek nadawczych z placówek operatora oraz innych czynności Wykonawca realizuje te czynności bez dodatkowych opłat i uzgodnień. l. Wszystkie elementy korespondencji wychodzącej (listy, paczki, przesyłki masowe, reklamowe) Wykonawca rejestruje we właściwy sposób i zgodnie z obowiązującymi regulacjami (np. listy przewozowe, książki nadawcze, Zwrotne

4 Potwierdzenia Odbioru, rejestry wewnętrzne odnoszące się do ilości obsłużonych elementów). m. Wykonawca będzie aktywnie uczestniczył we wszelkich działaniach podjętych przez Zamawiającego zmierzających do modyfikacji, aktualizacji oraz ew. integracji systemu SEOD z innymi (np. nowymi) wdrażanymi rozwiązaniami informatycznymi oraz technologicznymi w zakresie dotyczącym prac kancelaryjnych. n. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za ew. uszkodzenie, zagubienie, zniszczenie powierzonych do obsługi dokumentów, sprzętów i wyposażenia oraz następstwa prawne i finansowe wynikające z ew. zaniedbań pracowników Wykonawcy, w tym szczególnie niedotrzymanie terminów przekazania korespondencji komórkom organizacyjnym (w formie papierowej i/ lub elektronicznej), zniszczenie, zagubienie. o. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania świadczenia Zamawiający ma prawo wniesienia reklamacji. p. Wykonawca będzie prowadził wszelkie określone na początku współpracy i w trakcie jej trwania raporty, rejestry, weryfikacje danych, będzie również weryfikował, pod kątem wykonanych usług, w tym zleconych w ciągu miesiąca wysyłek, faktury od operatorów, następnie będzie opisywał merytorycznie dokumenty finansowe dotyczące prac kancelaryjnych zgodnie z wymogami finansowymi Zamawiającego i we wskazanych systemach informatycznych, q. Wykonawca będzie prowadził wszelkie reklamacje dotyczące spraw związanych z przedmiotem zamówienia (zagubione, niedostarczone, spóźnione przesyłki, błędne faktury, noty odsetkowe, korygujące) wraz ze skutecznym informowaniem zainteresowanych komórek organizacyjnych Zamawiającego. 7) W ramach obsługi sekretarskiej i administracyjnej Wykonawca zapewnia: a. prowadzenie kalendarzy dyrektorów obsługiwanych we wskazanej jednostce organizacyjnej Zamawiającego, b. organizację i prowadzenie sekretariatu jednostki organizacyjnej (nadawanie faksów i skanowanie dokumentacji, łączenie rozmów telefonicznych, przyjmowanie poczty elektronicznej, umawianie spotkań, obsługa spotkań, sporządzanie pism), c. wprowadzanie/uzupełnianie danych w zestawieniach prowadzonych przez KPDA, d. obsługę zapotrzebowań na usługi i towary niezbędne do prawidłowego funkcjonowania jednostki organizacyjnej, e. tworzenie zamówień na potrzeby sekretariatu zgodnie z zasadami aktualnie obowiązującymi u Zamawiającego i w dedykowanych do tego celu systemach teleinformatycznych Zamawiającego, f. realizację zakupów na potrzeby sekretariatu lub administracyjne, potwierdzanie dostaw, rozliczanie faktur oraz prowadzenie działań reklamacyjnych, g. gromadzenie danych dotyczących realizowanych zamówień, prowadzenie ewidencji wydatków, czynny udział w opracowywaniu założeń do budżetu,

5 h. przygotowywanie spotkań oraz prowadzenie kalendarza rezerwacji sal konferencyjnych w jednostce organizacyjnej, obsługa sal konferencyjnych w trakcie spotkań, realizacja zakupów niezbędnych dla zapewnienia obsługi spotkań, i. udzielanie aktywnego wsparcia pracownikom jednostki organizacyjnej oraz współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie realizowanym przez KPDA 8) Wykonawca zapewni sprzęt skanujący, kopiujący oraz drukujący kompatybilny z systemami Zamawiającego oraz inny niezbędny do prawidłowego wykonywania pracy. 9) Zamawiający udostępni Wykonawcy pomieszczenia wraz z wyposażeniem meblowym (zgodnie z wykazem stanowiącym Załącznik nr 2 do OPZ) dostęp dla wskazanych pracowników Wykonawcy do odpowiednich systemów informatycznych Zamawiającego, zgodnie z przepisami wewnętrznymi regulującymi kwestie bezpieczeństwa w PKP S.A. 10) Wykonawca i Zamawiający wyznaczą, każdy po swojej stronie, osoby odpowiedzialne za koordynowanie wszystkich działań wynikających z łączącej strony umowy. 11) Wykonawca gwarantuje realizację zadań wynikających z umowy poprzez zapewnienie doświadczonych pracowników biegle obsługujących urządzenia biurowe i obsługujących komputer klasy PC, pakiet MS Office i systemy informatyczne Zamawiającego. 12) Zamawiający zapewni szkolenia z systemów teleinformatycznych obowiązujących u Zamawiającego, ponadto gwarantuje szkolenia pracowników w odniesieniu do zmian następujących u Zamawiającego w zakresie wdrażania nowych regulacji, zmian oraz wdrażaniu nowych systemów teleinformatycznych. 13) Wykonawca przed złożeniem oferty wykona audyt procesów objętych przedmiotowym postępowaniem na podstawie którego opracuje i przedstawi Zamawiającemu kompleksową koncepcję realizacji obsługi kancelaryjnej i sekretarsko-kancelaryjnej. 14) Zamawiający dopuszcza możliwość integracji systemu teleinformatycznego SEOD z systemami teleinformatycznymi Wykonawcy przy założeniu, że jedynym systemem obsługującym korespondencję po stronie PKP S.A. będzie SEOD.

6 Załącznik nr 1 do OPZ WYKAZ PLACÓWEK ZAMAWIAJĄCEGO, w których świadczona będzie obsługa kancelaryjno- sekretarska (administracyjna) ODDZIAŁ (OGN) MIASTO ADRES MIASTO KOD POCZTOWY CENTRALA Warszawa ul. Szczęśliwicka 62 Warszawa WARSZAWA Warszawa ul. Armatnia 14 Warszawa GDAŃSK Gdańsk ul. Dyrekcyjna 2-4 Gdańsk POZNAŃ Poznań Al. Niepodległości 8 Poznań WROCŁAW Wrocław ul. Joannitów 13 Wrocław KATOWICE Katowice ul. Dworcowa 3 Katowice KRAKÓW Kraków Rondo Mogilskie 1 Kraków

7 Załącznik nr 2 do OPZ WYKAZ WYPOSAŻENIA STANOWISKA PRACY Centrala/Oddział Adres miejsca pracy Nr pokoju Inne dane DANE ODDZIAŁU Wykaz wyposażenia Komputer stacjonarny Komputer mobilny Telefon stacjonarny Skaner Biurko Krzesło Inne...