Zarządzenie Nr 120/2010 Burmistrza Radzymina z dnia r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 120/2010 Burmistrza Radzymina z dnia r. w sprawie ustalenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych obowiązującej w Urzędzie Miasta i Gminy Radzymin Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 Nr152, poz.1223 z późn.zm.), zarządza się, co następuje: 1 Ustala się Instrukcję obejmującą zasady sporządzania, obiegu, kontroli dowodów finansowo księgowych obowiązującą w Urzędzie, zwaną dalej instrukcją, w brzmieniu określonym w załączniku do niniejszego zarządzenia Za prawidłowe stosowanie niniejszej instrukcji odpowiadają wszyscy pracownicy zatrudnieni w Urzędzie. 2. Zobowiązuje się kierowników referatów do zapoznania podległych pracowników z treścią instrukcji. 3. Pracownicy Urzędu z tytułu powierzonych im obowiązków służbowych winni zapoznać się z treścią instrukcji i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień. 4. Fakt zapoznania się z przepisami zawartymi w instrukcji winien być potwierdzony w specjalnym oświadczeniu. 3 Wykonanie zarządzenia powierza się skarbnikowi gminy. Traci moc Zarządzenie Nr 22/2009 Burmistrza Radzymina z dnia r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Urzędzie Miasta i Gminy Radzymin. 4 5 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Burmistrz /-/ Zbigniew Piotrowski

2 1 Załącznik do Zarządzenia Nr 120/2010 Burmistrza Radzymina z dnia r. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy Radzymin. Część I - Ogólna Podstawa prawna: Ustawa o rachunkowości (Dz.U.z 2009r. Nr152,poz z późn. zmianami), Ustawa o finansach publicznych (Dz.U.z 2009r. Nr 157, poz.1240 z późn. zmianami), Ustawa prawo zamówień publicznych (t.j.dz.u. z 2010r.Nr 113, poz 759 z późn. zmianami) Ustawa o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2020r. Nr 57 poz.357 z późn. zmianami) Inne akty prawne, na które powołuje się instrukcja w zakresie omawianych zagadnień. Pracownicy Urzędu Miasta i Gminy w Radzyminie z tytułu powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z treścią instrukcji i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień. Fakt zapoznania się z przepisami zawartymi w instrukcji winien być potwierdzony na oświadczeniu: O ś w i a d c z e n i e o przyjęciu do wiadomości i stosowania zasad przyjętych w Instrukcji... Niniejszym oświadczam, że przyjąłem do wiadomości i ścisłego przestrzegania zasady, określone w Instrukcji oraz zobowiązuję się w zakresie obiegu dokumentów postępować zgodnie z zawartymi w niej ustaleniami. Jednocześnie zobowiązuję się do zapoznania z niniejszą Instrukcją podległych mi pracowników. Wykaz stanowisk organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy którym przekazano egzemplarze Instrukcji... Lp Imię i nazwisko Stanowisko podpis Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi, jak: a) Zasady (polityka) rachunkowości, b) Instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, c) Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej, d) Instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem trwałym gminy, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie, e) Instrukcja ewidencji i poboru podatków i opłat, f) Instrukcja w sprawie ulg w spłacie zobowiązań i umarzania zaległości podatkowych, g) Regulamin zamówień publicznych, 1

3 2 h) Regulamin kontroli zarządczej i kontroli wewnętrznej (finansowej), i) Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzenia do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz finansowaniu terroryzmu. Ilekroć jest mowa o: Jednostce- oznacza to Urząd Miasta i Gminy w Radzyminie, Kierowniku jednostki oznacza to Burmistrza Radzymina, Księgowym oznacza to Skarbnika Gminy Radzymin. Część II Dowody księgowe Wszystkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. 1.Podstawę do zaksięgowania stanowi prawidłowo wystawiony dowód księgowy. 2. Wystawienie dowodu księgowego związane jest z zaistnieniem operacji: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zużycia, zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowych gotówkowych lub bezgotówkowych, w pieniądzu lub w papierach wartościowych, realnych lub szacunkowych w postaci: wpłat, wypłat, przedpłat, regulowania należności lub zobowiązania naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych i różnych rozliczeń wartościowych. 3.Dowodami księgowymi dokonuje się korekty. 4.Cechy dowodu księgowego: - Dokumentalność - dokumentuje zdarzenia lub stany w danym miejscu lub czasie, - Trwałość - zapobiega usunięciu, wymazaniu, poprawieniu lub wyblaknięciu z upływem czasu, - Rzetelność zawarte dane muszą odzwierciedlać stan faktyczny, - Kompletność dane muszą być kompletne, zawierające co najmniej te wymienione w art. 21 ustawy o rachunkowości, - Jednorodność na jednym dokumencie można dokumentować operacje tego samego rodzaju lub jednorodne, - Chronologiczność kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym, nie wolno antydatować dowodów księgowych, - Systematyczność dowody tego samego rodzaju muszą posiadać numerację kolejną od początku roku, - Identyfikacyjność dowody podłączone pod wyciąg bankowy, raport kasowy winny mieć numer zgodny z wyciągiem, raportem kasowym, - Poprawność formalna dowód księgowy powinien być zgodny z przepisami prawa i instrukcją, - Poprawność merytoryczna dowód księgowy zgodny przedmiotowo, cenowo, podatkowo, odpowiednie zastosowanie miar, - Poprawność rachunkowa obliczenia na dowodzie księgowym zgodne ze stanem faktycznym i zasadami matematyki, - Podmiotowość każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie uczestniczącym w operacji gospodarczej lub finansowej. Egzemplarz oryginalny dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy. Schemat ogólny dowodu księgowego: Nazwa dowodu księgowego Numer Miejscowość wystawienia dowodu 2

4 3 Oznaczenie (oryginał lub kopia) Kolejny dowód Data wystawienia dowodu PEŁNA NAZWA I ADRES PODMIOTU WYSTAWIAJĄCEGO PEŁNA NAZWA I ADRES PODMIOTU OTRZYMUJĄCEGO OPIS OPERACJI GOSPODARCZEJ LUB FINANSOWEJ Data zdarzenia sposób zapłaty termin zapłaty inne informacje o płatności Numer banku (nazwa banku) Adnotacje Adnotacje Podpis odbiorcy Wykaz Podpis techniczne, podatkowe, celne, ( załączników do wystawiającego przewozowe, inne finansowe dowodu (w razie dowód (jeśli występują) (jeśli występują) potrzeby) 5.Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody źródłowe 1. zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, 2. zewnętrzne własne przekazane w oryginale kontrahentom, 3. wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki, oraz dowody sporządzone przez jednostkę: 1. zbiorcze służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, 2. korygujące noty księgowe służące sprostowania zapisów i stornowań, 3. zastępcze wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (pro forma), 4. rozliczeniowe polecenie księgowania ujmujące dokonane już zapisy (dotyczące wszelkich przeksięgowań, stornowań błędnego zapisu, otwarcie ksiąg, rozliczenie kosztów itp.) 6. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, operacja gospodarcza może być udokumentowana za pomocą dowodów zastępczych, z wyłączeniem faktur opodatkowanych podatkiem od towarów i usług VAT. 7. W zapisie komputerowym operacji gospodarczych dozwolone jest korzystanie z dowodów księgowych sporządzonych ręcznie, maszynowo i komputerowo. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapisy mogą nastąpić również za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych pod warunkiem, że uzyskają trwale czytelną postać, odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe będzie stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu. Rodzaje dowodów księgowych; 1. Dowody bankowe: a) bankowe dowody wpłaty i wypłaty wypełnione przez kasjera w odpowiedniej ilości egzemplarzy i ujmowane w raporcie kasowym. b) polecenie przelewu stanowiące udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika obciążenia jego rachunku, zgodnie z umową rachunku bankowego Polecenia przelewu dokonywane są w systemie informatycznym np.: BIZNES NET. Po zrealizowaniu przelewu jednostka drukuje z systemu informatycznego przelew, wyciąg bankowy i zestawienie potwierdzenia przelewów. c) wyciąg bankowy z rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych wydrukowane lub (otrzymane) z banku wyciągi rachunków bankowych jako wydruk komputerowy ( lub sporządzonym na odpowiednim bankowym druku). W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości należy pisemnie uzgodnić z bankiem. d) czek gotówkowy wystawia kasjer lub pracownik referatu finansowego, podpisują osoby upoważnione odpowiednimi pełnomocnictwami złożonymi w banku. e) wyciąg bankowy z rachunku lokaty oryginał sporządzony przez bank (lub wydruk komputerowy). 2. Dowody kasowe: 3

5 4 a) dowód wpłaty, wydruki komputerowe, (mogą być dowody wpłaty) b) dowód wypłaty, (faktury, rachunki) c) raport kasowy, d) wniosek o zaliczkę i rozliczenie zaliczki, e) rozliczenie wyjazdy służbowego (delegacja), f) czek gotówkowy, g) bankowy dowód wpłaty, h) kwitariusze przychodowe (K103) i) lista płac, j) rachunki za wykonaną pracę zleconą, o dzieło (oryginał) k) nota księgowa wewnętrzna (oryginał), l) polecenie księgowania PK (oryginał), m) rachunki zewnętrzne (oryginał), n) faktury zewnętrzne (oryginał). 3. Dowody księgowe: - dotyczące wypłat wynagrodzeń: a) lista płac pracowników (oryginał), b) lista zasiłków z ubezpieczenia społecznego (oryginał), c) lista wypłat wynagrodzeń prowizyjnych ( oryginał), d) lista dodatkowych wynagrodzeń osobowych (oryginał), e) rachunek zlecenia, o dzieło (oryginał), f) zlecenie wypłaty zaliczkowej (oryginał). - dotyczące rozliczeń: a) nota księgowa zewnętrzna (kopia), b) nota księgowa wewnętrzna (oryginał), c) polecenie księgowania (oryginał), d) wewnętrzny rachunek na przekazaną darowiznę (oryginał), e) faktury zewnętrzne VAT ( oryginał), f) rachunki zewnętrzne (oryginał), g) faktury, noty korygujące (oryginał), h) wyjazd służbowy krajowy (delegacja) i) skierowanie na szkolenia, umowy dot. zwrotu za studia - dotyczące majątku trwałego: a) przyjęcie środka trwałego OT (oryginał), b) zmiana miejsca użytkowania środka trwałego MT (oryginał), c) protokół przekazania-przyjęcia (kopia), załącznik d) aktualizacja wyceny środka trwałego AT (oryginał), e) likwidacja środka trwałego LT (oryginał), f) przewartościowanie środka trwałego po jego ulepszeniu (oryginał protokołu), g) protokół likwidacji środka trwałego (oryginał), h) nota umorzeń i amortyzacji środków trwałych, wartości niematerialnych oraz innych składników majątku trwałego (oryginał), i) protokół szkodowy (oryginał), j) obcy środek trwały w użytkowaniu (oryginał), k) inne dokumenty dotyczące majątku trwałego (OW,LW). 4. Druki ścisłego zarachowania: a) książeczki czeków gotówkowych ( rozliczeniowych), b) kwitariusze K103, c) kwitariusze zobowiązania pieniężnego wsi, (wydruki komputerowe), d) bilety opłaty targowej ( lub inne), e) świadectwa miejsca pochodzenia zwierząt, Ewidencja druków ścisłego zarachowania od a e prowadzona jest przez upoważnionych pracowników pionu finansowego, 4

6 5 f) karty drogowe ewidencja prowadzona przez pracowników upoważnionych przez Burmistrza, g) arkusze spisu z natury, - ewidencja prowadzona jest przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej. Inwentaryzację druków należy przeprowadzać na koniec każdego roku. Część III Dokumentowanie operacji księgowych Zasady obiegu dowodów księgowych: Obieg dokumentu winien odbywać się najkrótszą drogą, w tym celu należy stosować następujące zasady: - terminowości skrócenie do minimum czasu przetwarzania dokumentów, - systematyczności nie doprowadzać do spiętrzenia prac, dokumenty przekazywać systematycznie i ciągle, - odpowiedzialności indywidualnej wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przynależne czynności, - samokontroli obiegu poszczególne ogniwa kontrolują się nawzajem. Terminarz obiegu dokumentów księgowych, stanowi załącznik Nr 1 1. Dokumentowanie wypłaty wynagrodzeń: - lista płac pracowników, - lista płac zasiłków z ubezpieczenia społecznego, - lista dodatkowych wynagrodzeń osobowych, - lista nagród, - lista wypłat dla osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia, o dzieło, agencyjnej ( lub rachunki). Listy płac sporządza pracownik finansowy w jednym egzemplarzu, na podstawie odpowiednich dokumentów źródłowych otrzymanych od kierownika referatu ogólno organizacyjnego. Pracownik referatu finansowego prowadzi ewidencję list płac i nadaje kolejne numery. Numery list płac nie mogą się powtarzać. Listy płac powinny zawierać następujące dane: - okres za jaki zostały naliczone, - nazwisko i imię pracownika, - sumę wynagrodzenia brutto z rozbiciem na poszczególne składniki płac, - sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły, - sumę zasiłku rodzinnego, kwotę netto do wypłaty, - pokwitowanie pracownika, a gdy wynagrodzenie przekazywane jest na konto, potwierdzenie bankowe, wypłaty na wyciągu bankowym. Dowodami źródłowymi do sporządzenia listy płac są: - akty powołania, wyboru, umowa o pracę lub zmiana umowy, - wnioski premiowe, pisma określające wysokość nagród, dodatków służbowych i innych, - umowa za wykonaną pracę, - inne dokumenty mające wpływ na wysokość wynagrodzenia (zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy). Ewidencję dowodów źródłowych w/w prowadzi kierownik referatu ogólno organizacyjnego lub osoba upoważniona Dopuszcza się następujące tytuły potrąceń z listy płac: - kwoty na podstawie tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych lub innych tytułów wykonawczych, - pobranych zaliczek, - kwoty kar pieniężnych, - innych potrąceń, na które jest pisemna zgoda pracownika, Lista płac powinna być podpisana przez: - osobę sporządzającą listę, 5

7 6 - pod względem merytorycznym (pracownika referatu ogólno organizacyjnego) - zatwierdzona do wypłaty przez Burmistrza i Skarbnika Gminy Umowę o pracę zleconą, dzieło sporządza kierownik referatu ogólno organizacyjnego w co najmniej trzech egzemplarzach (oryginał otrzymuje wykonawca, 1 kopię otrzymuje referat finansowy, kolejną kopię pozostawia się w aktach sprawy odpowiedniego referatu). Umowę o pracę zleconą (dzieło) podpisuje Burmistrz lub osoba upoważniona przez Burmistrza, Skarbnik (główny księgowy) składa kontrasygnatę. Umowę o pracę zleconą, dzieło ewidencjonuje pracownik wyznaczony przez Kierownika referatu Ogólno organizacyjnego. Rachunki za zleconą i wykonaną pracę wystawia osoba wykonująca pracę, nadaje numer rachunku potwierdza kierownik zlecający pracę a do wypłaty zatwierdza Burmistrz i skarbnik. Dokumenty źródłowe do sporządzenia miesięcznie listy płac przekazuje Kierownik referatu ogólno organizacyjnego w terminie do dnia 25 każdego miesiąca. 2. Dokumenty wypłaty zaliczek: - w Urzędzie występują zaliczki stałe zatwierdzone przez Burmistrza dla pracowników zatrudnionych na stałe, rozliczane w terminach do 30 grudnia danego roku. Wypłacane są na dokonywanie bieżących zakupów. - jednorazowe wypłacane pracownikom zatrudnionym na stałe w Urzędzie. Wypłacane są na poczet delegacji, zakupów bieżących materiałów i usług. Zaliczki te podlegają rozliczeniu najpóźniej w terminie 14 dni od daty pobrania. Pobrana zaliczka a nie rozliczona podlega rozliczeniu przy wypłacie z najbliższych wynagrodzeń. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Burmistrz może wyrazić zgodę na dłuższy termin rozliczenia się z pobranej zaliczki, Do czasu rozliczenia się z poprzedniej zaliczki nie mogą być wypłacane następne zaliczki. - wypłata zaliczki na poczet wyjazdu służbowego w dniu sporządzenia, rozliczenie delegacji do 7 dni od daty powrotu. 3. Dokumenty zakupu i sprzedaży towarów, materiałów i usług: Dokumentami zakupu: - sprzedaży: - faktura VAT (oryginał) - faktura VAT (kopia), - faktura korygująca (oryginał), - faktura korygująca (kopia) - rachunek (oryginał), - nota korygująca (kopia) - nota korygująca (oryginał) - akt notarialny - protokół reklamacyjny, dowód zwrotu (kopia), - pro forma dowodu zakupu (oryginał) - wezwanie do zapłaty, DOKUMENTY POPRZEDZAJĄCE PROCEDURĘ ZAKUPU i ZAKOŃCZENIE PROCEDURY Zlecenie, zamówienie na usługi, zakup materiałów, wyposażenia, środków trwałych, robót inwestycyjnych wraz przygotowaniem dokumentacji należy do upoważnionego pracownika przez Kierownika odpowiedniego referatu. Pracownik dokonuje zamówienia zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych i działa w porozumieniu z Burmistrzem i Skarbnikiem lub z osobami upoważnionymi przez Burmistrza. Rejestr udzielonych zamówień prowadzi pracownik wyznaczony przez Burmistrza. Rejestr zawiera: nazwę zadania, tryb udzielonego zamówienia, wybranego wykonawcę (inne informacje). Pracownik wyznaczony przez Kierownika sporządza roczne sprawozdanie z udzielonych zamówień. Zakupu dokonuje się po wyborze wykonawcy, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Wybór wykonawcy poprzedzony jest procedurą przetargową (zgodnie z ustawą). Z wybranym dostawcą sporządza się umowę w co najmniej trzech egzemplarzach, 6

8 7 którą podpisuje wykonawca, Burmistrz i kontrasygnuje Skarbnik Gminy. Oryginał umowy dostarcza się referatowi finansowemu, kopia dla wykonawcy i dla referatu, który prowadzi sprawę. Wykonawca po zakończeniu robót obciąża Gminę Fakturą VAT zgodnie z zawartą umową. Mogą być faktury przejściowe z dołączonym protokółem odbioru wykonanych robót podpisany przez inspektora nadzoru z wyszczególnieniem robót od początku budowy, wartości robót wykonanych wg poprzednich protokółów oraz wartości robót wykonanych w okresie rozliczeniowym. Przyjęcie roboty w całości dokumentuje faktura VAT końcowa i protokół zakończenia robót i oddania do użytku. W terminie 30 dni od przyjęcia wykonanych robót i oddania ich do użytkowania sporządza się - Dowód przyjęcia OT. OT (przyjęcie inwestycji, środka trwałego) sporządza pracownik wyznaczony przez Kierownika odpowiedniego referatu, który prowadzi zadanie w dwóch egzemplarzach, w terminie 30 dni od daty przyjęcia do użytkowania. Oryginał przekazuje do referatu finansowego najpóźniej w terminie 14 dni od sporządzenia, a kopia pozostawia w aktach sprawy. PT (przekazanie środka trwałego) jednostce budżetowej w terminie 14 dni od daty przyjęcia na stan majątku gminy, a pozostałym podmiotom wg odrębnych przepisów ustawy. Dokument pod nazwą zlecenie, zamówienie sporządza pracownik upoważniony przez Kierownika odpowiedniego referatu, każdorazowo jeżeli zakup lub usługa dotyczy robót budowlano remontowych. Zlecenie, zamówienie podpisuje Burmistrz lub osoba upoważniona przy kontrasygnacie Skarbnika, Zlecenie, zamówienie jest ewidencjonowane w rejestrze przez pracownika upoważnionego. Dokument pod nazwą umowa porozumienie sporządza Kierownik odpowiedniego referatu, zgodnie z przeprowadzoną procedurą. Umowę sprawdza pod względem podstawy prawnej prawnik, pod względem zgodności z planem finansowym skarbnik, zatwierdza Burmistrz lub osoba upoważniona. Umowy są ewidencjonowane w rejestrze przez pracownika upoważnionego i on nadaje numer umowie. Wykonawca wystawia faktury, w terminie zgodnym z przepisami rozporządzenia MF w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług do których mają zastosowanie zwolnienia od podatku od towarów i usług lub w terminie ustalonym w umowie. 4. Dokumentowanie inwentaryzacji: W Urzędzie obowiązują następujące dowody inwentaryzacyjne: - Zarządzenie Burmistrza w sprawie przeprowadzenia spisu z natury, - Protokół likwidacji, - Arkusz spisu z natury oryginał, (ponumerowane i ujęte w ewidencji druków ścisłego zarachowania przez Przewodniczącego Komisji, który prowadzi rejestr arkuszy), po zakończeniu spisu oddaje do referatu finansowego, - Protokół zdawczo odbiorczy (sporządzany w przypadku zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone mienie) - Oświadczenia osoby materialnie odpowiedzialnej przed i po inwentaryzacji, - Sprawozdanie z przebiegu spisu z natury, - Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych, - Rozliczenia końcowe ilościowo-wartościowe, - Protokół rozliczenia wyników inwentaryzacyjnych oryginał, - Decyzja w sprawie różnic inwentaryzacyjnych. Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji reguluje odrębna instrukcja inwentaryzacyjna. 4. Pozostałe dokumenty księgowe ( tzw. delegacje, zwrot za studia, skierowania na szkolenia) Dokument wyjazdu służbowego krajowego tzw delegacja - sporządza Kierownik referatu Ogólno organizacyjnego na wniosek pracownika, zatwierdzony przez Burmistrza lub osobę upoważnioną. Rejestr tzw delegacji prowadzony jest w referacie OGO 7

9 8 Rozliczenie delegacji potwierdza Kierownik referatu Ogólno organizacyjnego, zwrot dokumentu rozliczonego następuje w terminie do 7 dni od daty zrealizowania wyjazdu. Jeżeli wyjazd nie doszedł do skutku, dokument nie podlega rozliczeniu. Do dokumentu delegacji dołącza się potwierdzenie przejazdu ((bilety), rachunki. Skierowanie na szkolenie, zawarcie umowy o dofinansowanie studiów procedura j.w. Skierowanie na szkolenie i umowy o dofinansowanie studiów zawiera się z pracownikami Urzędu, w ramach istniejących środków w planie finansowym, umowy kontrasygnuje Skarbnik. Dział IV Kontrola dowodów księgowych Dowody księgowe winny być sprawdzone pod względem: Merytorycznym polegającym na ustaleniu rzetelności danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach oraz stwierdzeniu, że wystawione zostały przez właściwe jednostki. Formalno rachunkowym polegającym na ustaleniu, że wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu, że ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Dekretacja dokumentów księgowych: Dowód księgowy podlega zaksięgowaniu po dokonaniu dekretacji, czyli czynności związanych z przygotowaniem dokumentu do księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej wykonania. Dekretacja obejmuje następujące etapy: Segregacja dokumentów,(wybranie dokumentów, które podlegają zaksięgowaniu) Sprawdzenie prawidłowości dokumentów, (ustalenie czy są podpisane przez osoby odpowiedzialne. W wyniku braku podpisu należy zwrócić dokument do właściwego referatu) Oznaczenie sposobu księgowania (nadanie numerów, pod którymi zostaną zaewidencjonowane, wskazanie kont syntetycznych do księgowania, klasyfikacji budżetowej, określenie daty pod którą dokument ma być zaksięgowany, podpisy osoby dekretującej). Dla usprawnienia można stosować pieczątkę z odpowiednimi rubrykami i treścią. Dział V Ochrona danych Ochrona danych w stosowanych systemach komputerowych: Dane przetwarzane w systemie informatycznym chronione są poprzez: System identyfikatorów, odrębnych dla każdego pracownika, Hasła dostępu, Hasła na wygaszaczu. Pracownicy posiadający upoważnienie do przetwarzania danych, winni posiadać stosowne przeszkolenie zgodne z wymogami prawa o ochronie danych. Dowody księgowe, po wpłynięciu do księgowości i zaksięgowaniu nie mogą być wydawane z komórki organizacyjnej, która przechowuje dowody. W przypadku zaistnienia konieczności sprawdzenia dokumentu przez pracownika innej komórki organizacyjnej, dokument można udostępnić na miejscu w tej komórce organizacyjnej w której są przechowywane dowody. Wydanie dokumentów księgowych na zewnątrz (sądy, policja itp.)może nastąpić w oparciu o upoważnienie organu żądającego na podstawie pisemnej zgody Burmistrza, za pokwitowaniem. Wszystkie dowody księgowe należy przechowywać w segregatorach, ułożone w porządku chronologicznym. Burmistrz /-/ Zbigniew Piotrowski 8