str Instrukcia sporzadzania wnioskow o platnosc IP

Transkrypt

1 0 lub Z-ca a opiekun wiodacy. Weryfikacja dokumentow.. Przekazanie uwag lub informacji o braku uwag do informacji o wyniku weryfikacji wniosku o plainest opiekunowi wiodacemu.. W przypadku wnicsienia uwag do informacji o wyniku weryfikacji wniosku o platnosc przez a lub z-ce a, uwzglcdnienie uwag w informacji o wyniku weryfikacji wniosku o platnosc. Nalezy powtorzyc czynnosc opisanjj od pkt W przypadku braku uwag do informacji o wyniku weryfikacji wniosku o platnosc przez a lub z-ce a, przygotowanie informacji o wyniku weryfikacji wniosku o platnosc do podpisu. Infonnacja o wyniku weryfikacji wniosku o platnosc podpisywana jest przez opiekuna wiod^cego a nastepnie przekazywana jest do akceptacji owi lub z-cy a, a docelowo zatwierdzana jest przez Wicedyrektora lub Dyrektora WUP.. Po uzyskaniu podpisu Wicedyrektora lub innej osoby zastepujacej wprowadzenie niezbednych informacji w SL 0 oraz przekazanie za jego posrednictwem dokumentow do Beneficjenta.. Przekazanie kserokopii wniosku o platnosc, wraz z lista kontrolnq oraz informacja o wyniku weryfikacji wniosku o platnosc do Wydzialu EK oraz Glownemu Ksiegowemu WUP. w dniu otrzymania dokumentow lub w dniu nastepnym Wydziatu ER lub Z-ca a Wicedyrektor lub inna osoba zastepujqca Beneficjent Wydzial EK Glowny Ksiegowy WUP 6.. Instrukcia sporzadzania wnioskow o platnosc IP wykonujgca Wydzialu EW Sporzadzenie wniosku o platnosc IP za posrednictwem SL 0 w ramach projektu wlasnego WUP na podstawie: - dokumentow finansowych przekazanych przez Wydzial NF, - dokumentow merytorycznych dostepnych w Wydziale EW, - w przypadku zadari merytorycznych wykonywanych przez inne wydziahy WUP w ramach danego projektu - dokumentow, informacji przekazanych przez te wydzialy, - w przypadku projektow partnerskich - dokumentow, informacji przekazanych przez partnerow wterminach okreslonych w umowie partnerskiej. Tcrmin zgodnie z harnionogram ha projektu leunostki NF, inne wydziaty, jednostki wsp6realizuj ace projekt Sekretariat WUP Wniosek o platnosc IP przekazywany jest do akceptacji owi Wydzialu EW lub z-cy a Wydzialu EW, a docelowo zatwicrdzany jest przez Wiccdyrektora/inna osobe zastepujaca. Wplyw informacji o zatwierdzeniu lub braku zatwierdzenia wniosku o platnosc. Wydzialu EW, lub Z- W sekretariacie WUP informacje o wyniku weryfikacji wniosku o platnosc IP podlegaj^ identyflkacji, poprzez okreslenie daty ich wptywu do sekretariatu oraz nadanie im kolejnego numeru kancelaryjnego z prowadzonej ksi^zki ewidencyjnej.. Odbior z sekretariatu WUP informacji o zatwierdzeniu lub braku zatwierdzenia wniosku o ptatno^d.. Przekazanie dokumentow wyznaczonemu owi Wydzialu EW. str. 55

2 ca a Wydzialu EW Wydzialu EW. Rejestracja dokumentow w wewnelrznej ksiazce korespondency j nej. Sytuacja I W przypadku zatwierdzenia wniosku o platnosc IP: przekazanie informacji w formic e - mail do NF o wyniku weryfikacji wniosku o platnosc IP, przekazanie stanu wydatkowania srodkow finansovvych przez partnera (jesli dotyczy), - przekazanie infonnacji w formic c - mail o wyniku weryfikacji wniosku o platnosc IP do innych wydzialow wykonujacych zadania merytoryczne w ramach projektu (jesli dotyczy), - w przypadku projektow partnerskich - przekazanie partnerowi(om) informacji w formic e mail o wyniku weryfikacji wniosku o platnosc (jesli dotyczy). NF, inne wydzialy, jednostki wspolrealizuj ace projekt Sytuacja II W przypadku braku zatwierdzenia wniosku o platnosc IP, obowiazuje procedura opisana w pkt Instrukcja dotvczaca dokonauia platnosci na rzccz Beneficjenta.. wykoimjijca opiekun wiodacy opiekun wiodacy lub Z-ca a Pierwsza transza dqfinansowania. Przygotowanie pisma do Glownego Ksiegowego WUP z prosba o uruchomienie srodkow pierwszej transzy zaliczkowej na rzecz Beneficjenta.. Przekazanie pisma do akceptacji owi lub z-cy a. Kolejna transza dofinan.sowania. Przygotowanie pisma do Glownego Ksiegowego WUP z prosba o uruchomienie srodkow kolejnej transzy zaliczkowej na rzecz Beneficjenta.. Przekazanie pisma do akceptacji owi lub z-cy a.. Weryfikacja pisma do Glownego Ksiegowego WUP z prosba o uruchomienie srodkow pierwszej lub kolejnej transzy zaliczkowej na rzecz Beneficjenla.. Przekazanie uwag lub infonnacji o braku uwag do pisma opiekunowi wiodacemu. Niezwlocznie po zlozeniu przcz Beneficjenta pierwszego wniosku o pialnosc i jego zatwierdzeni u przez IP po zweryfikowa niu wniosku o platnosc, ktory stanowi podstawe do wyplaty srodkow zaliczki na rzecz Beneficjenta, po spemieniu przez Beneficjenta warunkow okreslonych w umowic o dofinansowa nie projektu w dniu otrzymania dokumentow lub w dniu nastepnym powiqzane str. 56

3 opiekun wiodqcy W przypadku wniesienia uwag do pisma do Glownego Ksiegowego WUP z prosb^ o uruchomienie srodkow pierwszej lub kolejnej transzy zaliczkowej na rzecz Beneficjenta przez a lub z-ce a, uwzglednienie uwag tym pis"mie. Nalezy powtorzyc czynnosc opisanq od pkt. lub.. W przypadku braku uwag do pisma do Glownego Ksiegowego WUP z prosbq o uruchomicnie srodkow pierwszej lub kolejnej transzy zaliczkowej na rzecz Beneficjenta a lub z-c? a Wydziahi ER, przekazanie pisma Glowncmu Ksiegowemu WUP. Pismo zatwierdzane jest przez a lub Z-ce a Wydzialu ER. lub Z-ca a Wydziaiu ER Glowny Ksiegowy WUP 6.5. Instrukcia rozliczania koucowego projcktu dziatanie Beneficjent IP / Wydziat ER Wydzial EK Wydzial ER ZJozenie wniosku o ptatnosc koiicow 5 do IP za posrednictwem syslemu SL0, zgodnie z procedura.. Wstepna weryfikacja wniosku o platnost koricowq, pod wzgledem spemienia przez Beneficjentow okreslonych dla projektu kryteriow oraz osiqgniecia w projekcie cei6w.. W sytuacji, gdy kontrola na dokumentach nie daje wystarczaj^cego zapewnienia, ze cele projektu zostaly osiqgniete oraz, ze dokumentacja projeklowa jest dostepna i kompletna, przekazanie kserokopii wniosku o platnosc do Wydzialu EK celem przeprowadzenia kontroli.. W sytuacji, gdy kontrola na dokumentach nie daje wystarczajacego zapewnienia, e cele projektu zostaly osiggniete oraz, ze dokumentacja projektowa jest dostepna i kompletna, przeprowadzenie czynnosci kontrolnych realizacji projektu.. W przypadku realizacji kontroli, termin weryfikacji wniosku koiicowego ulega wstrzymaniu zgodnie z zapisami umowy o doflnansowanie projektu.. Przekazanie informacji o wynikach kontroli zgodnie z procedure opisana w rozdz. 7 Instrukcji Wykonawczej. Przeprowadzenie procedury weryfikacji i zalwierdzenia wniosku o ptatnosc, zgodnie z procedurq opisana. w rozdz. 6. Instrukcji Wykonawczej. zgodnie z terminem okreslonym w umowie o dofinansowa nie zgodnie z trybem postepowania w odniesieniu do kontroli IP Wydzial EK Wydzial ER 6.6. Instrukcia sporzadzania dekiaracii wvdatkow od IP do wykonujjjca dziatanie lub Z-ca a Dziatanie. Przygotowanic deklaracji wydatkow wsl0. Nalezy uwzglednic wynik przeprowadzenia procedury opisanej w pkt Instrukcji wykonawczej.. Przekazanie deklaracji wydatkow w SL0 do akceptacji powiazane Wicedyrektor lub inna osoba zatwierdzajaca W przypadku braku mozliwosci przekazania informacji za posrednictwem SL 0 dopuszcza sie zastosowanie innego kanalu przekazywania dokument6w.tj. za posrednictwem systemu epuap lub w formic papierowej str. 57

4 Wicedyrektor lub lub Z-ca a Wiccdyrcktorowi lub innej osobie zatwierdzajqcej.. Akceptacja deklaracji wydatkow.. Wprowadzenie niezbednych informacji w SL0.. Przekazanie deklaracji wydatkow do RPO. do 5 dnia miesiaca po zakonczeniu okresu, ktorego dotyczy ZRPO IP/ WydzialER. Udzielenie niezbednych informacji w zakresie dot. ewentualnych watpliwosci oraz pytan ze slrony powstalych na etapie weryfikacji deklaracji wydatkow.. W przypadku otrzymania infonnacji o stwierdzonycli btedach w przekazancj deklaracji wydatkow, nalezy powtorzyc procedur9 okreslona w pkt - do momenta otrzymania informacji z RPO o akceptacji dokumentu. w terminie okrcslonym przez RPO Iitstntkcja wylqczania wydatkow z deklaracji wydatkow od IP do w sytuacji podejrzenia wystqpienia nieprawidlowosci w projekcie (w wyniku kontroli i audytow Hpowaznionych organow kontrolnych) dziatanic opiekun wiodacy projektu lub Z-ca a Dziatanie. Identyfikacja sytuacji, z ktorej wynika koniecznosc wylqczenia okreslonych wydatkow z deklaracji wydatkow.. Poinformowanie a lub z-ce a Wydziatu o powyzszej sytuacji pisemnie, wraz z uzasadnieniem.. Analiza zgloszenia informacji o koniecznosc wyf^czenia okreslonych wydatk6w z deklaracji wydatkow.. Podj^cie decyzji o wykluczeniu okreslonych wydatkow z deklaracji wydatkow. na biez^co na biezaco powiazaiie 6.7. Instrukcja przygotowania prognozy wnioskow o platnosc wykonujaca Wydziatu ER lub Z-ca a Wicedyrektor lub lub Z-ca a Dziatanie. Informacja o potrzebie sporzadzenia prognozy wnioskow o platnosc.. Na podstawie analizy dokumentow - sporzqdzenie prognozy wnioskow o ptatnosc.. Akceptacja prognozy wnioskow o platnosc. Przekazanie prognozy wnioskow o platnosc do w terminie przez w terminie przez powiijzanc pracownicy Wydziatu ER str. 58

5 6.8 Sporzqdzenie zestawienia wnioskow o platnosc, ktore nalezy wylqczyc z Rocznego zestawienia wydatkow od C do KE wykonujaca lub Z-ca a Wicedyrektor lub lub Z-ca a. Informacja o potrzebie sporz^dzenia zestawienia wnioskow o platnosc, ktore nalezy wylaczyc z Rocznego zestawienia wydatkow od C do KE.. Na podstawie informacji zebranych od opiekunow wiodacych projektow Sporzqdzenie zestawienia wnioskow o platnosc, ktdre nalezy wylaczyc z Rocznego zestawienia wydatkow od C do KE.. Akceptacja zestawienia wnioskow o platnosc, ktore nalezy wylaczyc z Rocznego zestawienia wydatkow od C do KE. Przekazanie zestawienia wnioskow o platnosc., ktore nalezy wylaczyc z Rocznego zestawienia wydatkow od TC do KE do. W terminie przez W terminie przez powiazane 6.9 Rozliczenie i sprawozdanie z wykorzystania srodkow dotacji celowej budzetu paristwa '.. wykonujfgca Wydziatu ER lub Z-ca a Wicedyrektor lub. Na podstawie informacji zebranych od opiekun6w wiodjjcych projektow dokonuje sporzadzenia sprawozdania z wykorzystania srodkow dotacji celowej budzetu paristwa.. Weryfikacja sprawozdania z wykorzystania srodkow dotacji celowej budzetu paristwa.. Akceptacja sprawozdania z wykorzystania srodkow dotacji celowej budzetu paristwa.. Przekazanie sprawozdania z wykorzystania srodkbw dotacji celowej budzetu paristwa do do 5 dnia kalendarzow ego, po zakoriczeniu miesi^ca, ktorego dotyczy powiazane Glowny Ksiegowy 6.0 Wnioskowanie o przyznanie srodkow Unii Europejskiej oraz Budzetu Panstwa wykonujaca lub Z-ca a. Na podstawie informacji z realizowanych Dzialan 6. i 6. RPO Sporzqdzenie Wniosku o przyznanie srodkow z UE (zgodnie z Kontraktem Terytorialnym).. Weryfikacja Wniosku o przyznanie Srodkow z UE. W terminie przez / na biezaco powiazane str. 59

6 5 Wicedyrcktor lub. Akceptacja Wniosku o przyznanie srodkow z UE.. Przekazanie Wniosku o przyznanie srodkow z UE Rozliczenie srodkow dotacji celowej budzctu paristwa wykonujijca Wydziatu ER lub Z-ca a WJcedyrektor lub Informacja o potrzebie sporzadzenia rozliczenia wykorzystania Srodkow dotacji celowej budzetu paiistwa (zgodnie z Kontraktem Terytorialnym). Na podstawie informacji zebranych od opiekunow wiodacych projektow dokonuje sporzadzenia rozliczenia wykorzystania srodkow dotacji celowej budzetu paristwa. Weryfikacja rozliczenia wykorzystania srodkow dotacji celowej budzetu paiistwa. Akceptacja rozliczenia wykorzystania srodk6w dotacji celowej budzetu paristwa. Przekazanie rozliczeniawykorzystania srodkow dotacji celowej budzetu paiislwa do W tcrminie przez Glowny Ksiegowy 6. Zgloszenie srodkow, ktore nie wygasaja z uplywem roku budzetowego lub Z-ca a Wicedyrektor lub lub Z-ca a Wydziaiu ER Informacja o potrzebie sporzadzenia zgloszenia srodkow, ktore nie wygasajq z uplywem roku budzetowego (zgodnie z Kontraktem Terytorialnym) Na podstawie informacji zebranych od opiekunow wiodacych projektow sporzadzenie zgloszenia srodkow, ktore nie wygasaja z uprywem roku budzeowego Akceptacja zgloszenia srodkow, ktore nie wygasaja z uplywem roku budzeowego Przekazanie zgloszenia Srodkow, ktore nie wygasajq z uplywem roku budzeowego do W tcrminie przez 6. Wnioskowanie o srodki, ktore nie wygasajq z uplywem roku budzelowego lub Z-ca a Informacja o potrzebie sporzadzenia wniosku o srodki, ktore nie wygasaja z uplywem roku budzetowego (zgodnie Kontraktem Terytorialnym) Na podstawie informacji zebranych od opiekunow wiodqcych projektow sporzadzenie wniosku o srodki, ktore nie wygasaja z uptywcm roku budzetowego str. 60

7 Wydziahi ER Wicedyrektor lub lub Z-ca a Akceptacja wniosku o srodki, ktore nie wygasaja z upiywem roku budzetowego Przekazanie wniosku o srodki, ktore nie wygasaja^ z upiywem roku budzetowego do W terminie przez 6. Rozliczenie srodkow, ktore nie wygasajq z uptywem roku bud/etowcgo 5 wykonuj^ca dziatanie lub Z-ca a Wicedyrektor lub Dziatanie Informacja o potrzebie sporza.dzenia wniosku o rozliczenie srodkow, ktore nie wygasajg z upiywem roku budzetowego (zgodnie z Kontraktem Terytorialnym). Na podstawie informacji zebranych od opiekunow wiodqcych projektow dokonuje sporzadzenia wniosku o rozliczenie srodkow, kt6re nie wygasaja z upiywem roku budzetowego. Weryflkacja wniosku o rozliczenie srodkow, ktore nie wygasajq z upiywem roku budzetowego Akceptacja wniosku o rozliczenie srodkow, ktore nie wygasajq z upiywem roku budzetowego Przekazanie wniosku o rozliczenie srodkow, ktore nie wygasajtj z upiywem roku budzetowego do Terrain W terminie przez Glowny Ksiegowy str. 6

8 7. PROCESY DQTYCZACE KQNTROLI 7. Instrukcja sporz^dzania rocznego planu kontroli ICierownik KK/ Wydziam EK Dyrekior WUP Wydzialu EK / KK lub Wydzialy EK / KK lub Dziatanie Sporzadzenie Rocznego Planu Kontroli (RPK) do 5 maja roku, w ktorym rozpoczyna si? rok obrachunkowy, tj. od lipca do 0 czerwca, zgodnie z zapisami Wylycznych w zakresie kontroli reaizacji programow operacyjnych na fata 0-00 z uwzglednieniem metodologii wyboru projektow do kontroli poddawanej corocznej aktualizacji. Akceptacja i zatwierdzcnie RPK IP RPO. Przekazanie RPK IP RPO w formic elektronicznej do RPO, a po akceptacji w formic papierowcj do zatwierdzenia. W przypadku wystapienia zmian w RPK IP RPO istniejc koniecznosc jego aktualizacji. Zmiany (w zaleznosci od moment u ich wystapienia) sa uwzgledniane w kwartalnych planach kontroli i/lub miesiecznych planach kontroli. Dotaczenie RPK IP RPO do akt sprawy. "Na kazdym szczeblu weryfikacji, akceptacji i zatwierdzania, w przypadku zgloszonych uwag, nalezy powtorzyc czynnosci poprzedzajaee poziom kontroli. lub w terminie przez RPO lub w terminie przez RPO (nie pozniej niz w terminie m przez RPO) RPO 7.. Instrukcja sporzqdzania analizy ryzyka i wyboru projektow do kontroli A Przcprowadzenie analizy ryzyka projektow - wybor projcktow do kontroli nzst^puje zgodnie z zalozeniami Rocznego Planu Kontroli Wydzial ER Wydzialu EK / KK Wyznaczony KK KK / Po podpisaniu umowy o dofmansowanie, przekazanie kopii umowy oraz kopii wniosku o dofmansowanie, potwierdzonych za zgodnosc z oryginatem do Wydzialu EK. Przekazanie umowy wraz z wnioskiem o dofmansowanie wyznaczonemu owi Zespohi KK (opiekunowi projektu) w celu zato^enia akt sprawy, nadania numeru oraz przekazanie mu dyspozycji przeprowadzenia analizy ryzyka. Zalozenie akt sprawy. Zapoznanie sie z ww. dokumentacj^. Przeprowadzenic analizy ryzyka projektu nowo wybranego do dofmansowania. Zatwierdzenie Karty analizy ryzyka. Dolaczenie zatwierdzonej Karty analizy ryzyka projektu do akt niezwiocznie powitgzane Wydzial EK str. 6

9 B 5 C Wydzialu EK / Naczclnik Wydzialy EK / KK lub Wydzialu EK / Wydzialy EK / KK lub Wydziary EK / KK lub sprawy. Kwartalny plan kontroli KK / Wydziaiu EK KK / Wydzialu EK Wydzialu EK / KK lub Wydzialu EK lub KK Miesifczny plan kontroli KK / Wydzialu EK lub KK KK / Wydziatu EK lub KK Sporz^dzenie zestawienia i aktualizacji wynikow analizy ryzyka projektow do kontroli Zatwierdzenie zestawienia wynikow analizy ryzyka. Przekazanie wynikow analizy ryzyka projektow do kontroli na miejscu do. Dolgczenie zatwierdzonego zestawienia wynikow analizy ryzyka do akt sprawy. Po polrocznej aktualizacji przekazanie wynikow analizy ryzyka projektow do kontroli wraz ze stopniem RPK do. Na podstawie wynikow analizy ryzyka oraz projektow nowo wybranych do dofmansowania, sporz^dzenie zestawienia zawierajejcego, co najmniej nazwy Beneficjentow, z ktorymi podpisano umowy o dofinansowanie projektow, wyniki analiz ryzyka projektow, okresy realizacji projektow. Po rozpalrzeniu wynikow analizy ryzyka oraz danych zawartych w ww. zestawieniu. Sporzqdzenie kwartalnego planu kontroli (z uwzglednieniem RPK, metodologii wyboru projektow do kontroli poddawanej corocznej aktualizacji oraz ewentualnycli zmian niezaleznych od Wydzialu EK). Przekazanie do zatwierdzenia przez Dyrektora WUP. Akceptacja i zatwierdzenie kwartalnego planu kontroli. Przekazanie kwartalnego planu kontroli do z prosba. o zglaszanie ewentualnych uwag, co do uchybien, nieprawidlowosci w realizacji projektow zaplanowanych do kontroli na dany kwartat (celem ich weryfikacji podczas kontroli ). Dolqczenie zatwierdzonego planu kontroli i ww. pism do akt sprawy. Sporzaxlzenie miesiecznego planu kontroli (z uwzglednieniem RPK, kwartalnego planu kontroli oraz ewentualnych zmian niezaleznych od Wydzialu EK), w ktorym zostaje imiennie sklad kontroluja^cego oraz podane zostaja^ terminy i miejsca przeprowadzcnia kontroli. Przekazanie projektu miesiecznego planu kontroli do akceptacji. Weryfikacja i zatwierdzenie miesiecznego planu kontroli. Przekazanie ww. informacji do Wydzialu NZ (w celu wystawienia polecenia wyjazdu sluzbowego oraz celem ewentualnego zabezpieczenia samochodu sluzbowego /dokonania rezerwacji noclegow). do dnia 0 czerwca danego roku obrachunkowe go do dnia 0 czerwca danego roku obrachunkowe go do dnia 0 stycznia przed zakonczeniem kazdego miesiaca poprzedzajgce go miesiac, na ktory sporz^dzany jest plan Wydzial ER Wydzial NZ str. 6

10 K-ierownik KK / Wydzialu EK lub KK Dolqczenie zatwierdzonego planu kontroli i ww. pism do akt sprawy. Na kazdym szczeblu weryfikacji, akceptacji i zatwierdzania, w przypadku zgloszonych uwag, nalezy powtorzyc czynnosci poprzedzajace poziom kontroli. 7.. Instrukcja przygotowania. przeprowadzania kontroli projcktow iia miejscu. opracowywania informacji pokontrolnei oraz monitorowania wdrozenia zaleceri Kontrola planowa w trakcie realizacji projektu obejmuje przeprowadzenie zarowno wizyty monitoringowej, jak i kontroli w siedzibie beneficjenta Instrukcja przygotowania kontroli A B C Wyznaczenie Zapoznanie sie z miesii?cznyin planem kontroli IP /Wyznaczenie konrrolujgcego (skladajacego sie, z co najmniej dwoch osob, z ktorych jedna jest kierownikiem ) poprzez akceptacj? miesiecznego planu kontroli. Zalozenie akt kontroli Zalozenie akt kontroli, ktore obejmuja m.in. zespotu upowaznienie, konlrolujacego zawiadomienie o planowanej kontroli, /Wyznaczony program kontroli, czlonek inna dokumentacj? zwiazana z kontrola, kontrolujgcego informacje pokontroln^ wraz z listg sprawdzajacq, pozoslale dokuraenty pokontrolne. Oswiadczenic o bezstronno&ci kontrolerow /Wyznaczony czlonek Wydziahi EK Przygotowanie i podpisanie imiennycli oswiadczeri o bezstronno^ci osob ch. Zapoznanie sie z podpisanymi oswiadczeniami o bezstronnosci. W przypadku, gdy przynajmniej jeden czlonek podlega wylqczeniu - powrot do pkt.. wraz z akceptacjg miesi^cznego planu kontroli przez Dyrektora WUP powiijzane /Wyznaczony czlonek zespotu DoJijczenie oswiadczen do akt kontroli. D Zaplanowanie czynno&ci kontrolnych Zebranic niezbednych do przeprowadzenia kontroli dokumentow i informacji, dotyczacych konlrolowanej jednostki, z Wydzial ER str. 6

11 E F G konlrolujacy Upowaznienie Kierowiiik zespohj /Wyznaczony czlonek KK/ Wydzialu EK/ /czlonek Program kontroli /czlonek KK/ Wydziatu EK/ Czlonek Opracowanie listy sprawdzajacej /czlonek oraz wynikow kontroli/audytow przeprowadzonych przez inne organy kontrolne; zapoznanie si? z ww. wynikami. Opracowanie dla Beneficjenta Os\viadczenia na lemat realizacji projektu; w przypadku wizyty monitoringowej Opracowanie ankiet dla uczestnikow projektu. Analiza uwag z pozostalych komorek; zapoznanie sie ze zgromadzona dokumentacjij i informacjami na temat projektu i Beneficjenta. Ustalenie szczegotowych zagadnieri, ktorych bedzie dotyczyc kontrofa. Okreslenie problemow zwiazanych z realizacja projektu, ktore tworza podstawe do jego oceny. Zestawienie zagadnien budzacych watpliwosci i przygotowanie ewentualnych uwag dolyczacych kontroli. Przygotowanie upowaznienia do przeprowadzenia kontroli na miejscu dla calego - w dwoch egzemplarzach. Upowaznienie do przeprowadzenia wizyty monitoringowej moze stanowic odr^bny dokument. Weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie upowaznienia. Dolijczenie jednego upowaznienia do rejestru upowaznieii, prowadzonego przez Wydzial EK. Dolaczenie drugiego upowaznienia do akt kontroli. Opracowanie programu kontroli z wykorzystaniem informacji dotyczacych kontrolowanej jednostki uzyskanych z pozostalych komorek zajmujacych sic wdrazaniem. Weryfikacja, akceptacja i zatwierdzenie programu. Dolqczenie programu do akt kontroli. Opracowanie listy sprawdzajacej, uwzgledniajacej zakres kontroli zgodny z planem i programem kontroli. Lista sprawdzajaca powinna zawierac minimalny zakres okreslony w wytycznych dotyczacych kontroli., do 5 dni roboczych przed planowana kontrola (nie dotyczy to kontroli doraznych oraz wizyt monitoringow ych) do 5 dni roboczych przed planowan^ kontrola (wyjatek stanowi^ kontrole dorazne i wizyty monitoringow e) Wydzial ER str. 65

12 H. I /czlonek zespohi Powiadomienie o kontroli /czlonek KK7 Wydzialu EK/ /czlonek Czlonek Dobor proby zespohi /czlonek KK / Wydzialu EK konlroluj^cego /czlonek Opracowanie wywiadu z Beneficjentem; w przypadku wizyty monitoringowej Opracowanie ankiel dla uczestnikow projcktu. Przygotowanie powiadomienia do Bencficjcnta o planowanej kontroli infonnujacego o zakresie i terminie kontroli. Weryfikacja i podpisanic powiadomienia o kontroli. Wyslanic powiadomienia o kontroli do jednostki kontrofowanej. Pismo przesylane jest do Beneficjenta drogq pocztowa (mozliwe jest tez wystanie powiadomienia dodatkowo droga elektroniczna). Dolaczenie zawiadomienia o kontroli do akt kontroli. Dokonanie doboru proby dokumentacji finansowej i merytorycznej, zgodnie z metodologii zawarta w RPK. Wypelnienie Karty doboru proby z uwzglednieniem zapis6w w RPK dotyczacych metodologii wyboru projektow do kontroli. Metoda doboru proby projektow do kontroli poddawana jest corocznej aktualizacji podczas sporzadzania RPK na dany rok. Weryfikacja i akceptacja i zatwierdzenie Karty Doboru Proby. Wlaczenie Karty Doboru Proby do akt kontroli. Na kazdyni szczeblu weryfikacji, akceptacji i zatwicrdzania, w przypadku zgloszonych uwag, nalezy powtbrzyti czynnosci poprzedzaja.ce poziom kontroli. niezvvlocznie do 5 dni roboczych przed planowana, konti'ola (wyjatek stanowiq kontrole dorazne) do 5 dni roboczych przed planowana kontrolq (wyjatek stanowia. kontrole dorazne) przynajmniej dzieii przed piano wanym terminem kontroli (wyjatek stanowi^ kontrole dorazne) 7... Instrukcjaprzeprowadzania kontroli 7... Instrukcja przeprowadzania wizyty monitoringowej str. 66

13 5 6 0 wykonujaca dziatanie Zesp6J kontrolujqcy kontrolujifcy kontrolujjjcy Zespdl kontrolujqcego /cztonek zespofu Kicrownik /czlonek Zespdl Czlonek Dziatanie Przeprowadzcnie czynnosci kontrolnych na podstawie dokumentow dostarczonych/przedlozonych przez Beneficjenta oraz informacji udostepnianych przez Beneficjenta na stronie intemelowej projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie. W przypadku uzasadnionych w^tpliwosci ch, co do tresci przedstawionych im w loku kontroli dokumentow, sporzadzenie kopii dokumentow, w ramach ktorych stwierdzone zostaly bledy/uchybienia/nieprawidlowos'ci, i potwierdzenie ich zgodnosci z oryginatem i/lub sfotografowanie /zebranie innych dowodow itp. W razie koniecznosci potwierdzenia kwalifikowalnosci wydatkow ponoszonych w ramach realizacji projektu, przeprowadzenie dodatkowych ogledzin w pomieszczeniach i na tcrenic realizacji projektu. Sporzqdzenie protokolu z czynnosci kontrolnej polegaj^cej na ogledzinach oraz na przyjeciu ustnych wyjasnieii lub oswiadczeri. Podpisanie protokolu przez czlonkdw i pozostale osoby uczestniczace w tej czynnosci. Dohjczenie protokolu do akt kontroli. W przypadku innych czynnosci, nie wymienionych powyzej, sporzadzenie notatki podpisanej przez osob? kontrolujqca. Dolqczenie notatki do akt kontroli. W przypadku nieuzasadnionej odinowy dokonania powyzszych czynnosci, sporz^dzenie notatki i/lub adnotacji w tym zakresie, ktora zostaje nastepnie umieszczona w informacji pokontrolnej. Wypelnienie listy sprawdzajqcej. Lista sprawdzajaca zawiera rzetelny opis zastanego stanu faktycznego podczas przeprowadzania czynnosci kontrolnych. Podpisanie listy sprawdzajacej przez wszystkich czlonkow kontrolujgcego. Dol^czenie listy sprawdzajqcej i ew. zalacznikow do akt kontroli. Na kazdym szczeblu weryfikacji, akceptacji i zatwierdzania, w przypadku zgloszonych uwag, nalezy powtorzyc czynnosci poprzedzajace poziom kontroli. zgodnie z programem kontroli w trakcie kontroli w trakcie kontroli w trakcie kontroli w trakcie kontroli zakonczeniu czynnosci kontrolnych zakonczeniu czynnosci kontrolnych zakonczeniu czynnosci kontrolnych po po po powiazane jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upowazniona 7... Instrukcja przeprowadzania kontroli w siedzibie bencficjenta kontrolujqcy «-»,. Odnotowanie faktu przeprowadzenia kontroli wjednostce kontrolowanej w rejestrze kontroli prowadzonym przez dana jednostki? (jesli jednostkataki przedlozy). Przeprowadzenie wywiadu przez czlonkow niezwiocznie str. 67

14 Zespo! Zesp6 z przedstawicielem podmiotu kontrolowanego. Zlozenie przez przedstawiciela podmiotu kontrolowanego podpisanego Oswiadczenia na temat realizacji projektu wraz z niezb dny:ni zalacznikami. Dolaczenie ww. Oswiadczenia do akt kontroli. Przeprowadzenie czynnosci kontrolnych na podstawie dokumentow, dostarczonych/przedlozonych przez Beneficjenta oraz informacji udost^pnianych przez Beneficjenta na stronie internetowej projeklu zgodnie z zapisami umowy o do finanso wanie. Jezeli jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalnosci wydatkow ponoszonych w ramach realizacji projektu, przeprowadzenie czynnosci kontrolnych rowniez na podstawie dokumentow niezwiazanych bezposrednio zjego realizacja. Ustalenie stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodow. W przypadku uzasadnionych watpliwosci kontrolujqcych, co do tresci przedstawionych im w toku kontroli dokumentow, sporzadzenie kopii dokumentow, w ramach klorych slwierdzone zostaly btedy/uchybienia/nieprawidfowosci, i potwierdzenie ich zgodnosci z oryginalcm. W przypadku kontroli prawidlowosci stosowania przez Beneficjentow ustawy PZP sporzadzenie kopii podstawowej dokumentacji przetargowej, ktora zostata poddana kontroli (ogloszenie, SIWZ, protokol z postepowania, umowa z wykonawca) - zarowno w przypadku slwierdzenia nieprawidlowos'ci oraz jako potwierdzenie prawidtowosci stosowania przez Beneficjenta przepisow ustawy PZP. Dofaczenie potwierdzonych za zgodnosc z oryginalern kopii do akt kontroli. W razie koniecznosci potwierdzenia kwalifikowalnosci wydatkow ponoszonych w ramach realizacji projektu, przeprowadzenie ogledzin w pomieszczeniacli i na terenie realizacji projektu i/lub przeprowadzenie ogledzin systemow teleinformalycznych (w obecno^ci Beneficjenta, tj. kierownika jednostki kontrolowanej, odpowiedzialnego za obiekt lub skladniki majatkowc poddane ogledzinom, a w razie jego nieobecnosci - osoby wyznaczonej przez kierownika jednostki kontrolowanej). ^ ^_ Sporzadzenie protokolu z czynnosci kontrolnej polegajacej na ogl^dzinach oraz na przyj^ciu ustnych wyjasnieii lub oswiadczeii. Podpisanie protokolu przez czlonkow kontroluj^cego i pozostale osoby uczestniczace w tej czynnosci. Dolaczenie protokolu do akt kontroli. ^^_^_ W przypadku innych czynnosci, nie wymienionych powyzej, sporzadzenie notatki podpisanej przez osobe kontrolujaca. Dolaczenie notatki do akt kontroli. W przypadku wystapienia na oryginafach i duplikalach faktur (lub dokumentow o rownowaznej wartosci dowodowej) adnotacji, kt6re wskazywalby na wystapienie podwojnego finansowania wydatkow, ustalenie czy i kiedy wydatki zostaly zrefundowane, poprzez skierowanie zapytania do RPO. W j^rzypadku, gdy z dokumenl6w ksiegowych nie wynika zgodnie z programem kontroli (zespo! zobowiazany jest do przcprowadzenia kontroli projektu, w czasie pracy obowiazujacyin jednostke kontrolowana oraz. w termini e okreslonym w upowaznieniu do przeprowadzenia kontroli) w trakcie kontroli w trakcie kontroli w trakcie konlroli w trakcie kontroli jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upowazniona RPO, inne podmioty realizuj^ce projekty str. 68

15 9 0 /czlonek /czlonek Zesp6l Czlonek wprost, iz zostaly rozliczone w ramach innych programow, wystapienie do wlasciwego podmiotu z wnioskiem o przekazanie kopii dokumentow. W przypadku nieuzasadnionej odmowy dokonania powyzszych czynnosci, sporzadzenie notatki i/iub adnotacji w tym zakresie, ktora zostaje nastepnie umieszczona w informacji pokontrolnej. Wypelnienie listy sprawdzajacej. W przypadku, gdyjedna kontrola obejinuje kontrole w siedzibie Beneficjenta i wizyte monitoringowa wystarczajace jest wypelnienie jednej listy sprawdsajacej odnoszacej si? do catosci kontroli. Lista sprawdzajaca zawiera rzetelny opis zastanego stanu faktycznego podczas przeprowadzania czynnosci kontrolnych. Podpisanie listy sprawdzajacej przez wszystkich czlonkow. Dolaczenie listy sprawdzaj^cej i ew. zalacznikow do akt kontroli. Na kazdyni szczeblu weryfikacji, akceptacji i zatwierdzania, w przypadku zgloszonych uwag, nalezy powtorzyc czynnosci poprzedzajace poziom kontroli. zakoriczeniu czynnosci kontrolnych zakoticzeniu czynnosci kontrolnych zakoiiczeniu czynnosci kontrolnych po po po konlrolowany 7... Instrukcja opracowania informacji pokontrolnej A 5 6 Informacja pokontrolna Sporzadzenie informacji pokontrolnej. kontrolujqcego /cztonek zespotu /czlonek /czlonek kontrolujqcego /czlonek kontrolujqcy Sporzqdzenie pisma informujacego o mozliwosci wniesienia pisemnych zastrzezeri w terminie dni od dnia jej otrzymania. W szczegolnych sytuacjach, gdy wymagana jest opinia, np. prawna istnieje mozliwosc wydhizenia terminu przekazania infonnacji pokontrolnej zawierajacej zalccenia. W takim przypadku podmiot powinien zostac kazdorazowo o tym fakcie pisemnie poinformowany.. W przypadku wystapienia uchybien /korekt finansowych /nieprawidlowosci, przekazanie do u KN celem analizy dokumentow pod katem uchybien /korekt finansowych /nieprawidlowosci w rozumieniu rozporzadzenia 0/0. Podpisanie informacji pokontrolnej przez wszystkich cztonkow kontrolujqcego. Zaparafowanie (na kazdej stronie) infonnacji pokontrolnej przez przynajmniej jednego czlonka i/lub a KK lub a Wydzialu EK. W przypadku, gdy w dniu wysylania informacji pokontrolnej, /Radca prawny/ Zesp6 KN str. 69