SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 I. ZAMAWIAJACY SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Specyfikacja zawiera 5 ponumerowanych stron. POLSKA WYTWÓRNIA PAPIERÓW WARTOŚCIOWYCH S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. R. Sanguszki 1, Warszawa, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców pod numerem KRS przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawa, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, o kapitale zakładowym w wysokości ,00 zł, kapitale wpłaconym w wysokości ,00 zł oraz posiadająca NIP II. TRYB PRZETARG NIEOGRANICZONY 1. Postępowanie zostanie przeprowadzone na podstawie Regulaminu udzielania zamówień przez PWPW S.A. w trybie przetargu nieograniczonego uzupełnionego o negocjacje handlowe. 2. Postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego obejmuje następujące etapy: a) Etap I Publiczne ogłoszenie o przetargu nieograniczonym, b) Etap II - Składanie ofert (do dnia: r. do godz ), c) Etap III - Kontrola poprawności formalnej złożonych ofert (w dniu r.), d) Etap IV Przeprowadzenie negocjacji z oferentami, których oferty spełniły warunki formalne zawarte w SIWZ. (Przewidywany termin negocjacji: II połowa marca 2015r.), e) Etap V Dokonanie wyboru najkorzystniejszej oferty z uwzględnieniem uzgodnień podjętych podczas negocjacji (w terminie związania ofertą). III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest: akredytowana re-certyfikacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych S.A. w zakresie: a) Systemu Zarządzania Jakością na zgodność z normą ISO 9001:2008, b) Systemu Zarządzania Środowiskowego na zgodność z normą ISO 14001:2004, c) Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy na zgodność z normą OHSAS 18001:2007. Planowany termin re-certyfikacji: II połowa października 2015r. (+ dwa audytu nadzoru w latach ) d) Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji na zgodność z normą ISO 27001:2013. Planowany termin re-certyfikacji: październik lub listopad 2016r. + dwa audytu nadzoru w latach Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: PWPW S.A. posiada Zintegrowany System Zarządzania zgodny z wymaganiami norm: a) ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001: ważność certyfikatów do r., systemy obejmują wszystkie procesy realizowane w firmie, b) ISO/IEC 27001: ważność certyfikatu upływa w dniu r. system wdrożony w procesach, w których bezpieczeństwo informacji jest istotne z punku widzenia realizowanych zadań - trzy obszary certyfikowane. 3. Firmy składające oferty na re-certyfikację systemów zarządzania w PWPW S.A. powinny również mieć uprawnienia do certyfikowania Systemu Zarządzania Ciągłością Działania na zgodność z normą ISO 22301: Na dzień przygotowania SIWZ PWPW S.A. zatrudnia ok osób w 4 lokalizacjach (w tym 3 lokalizacje o charakterze głównie produkcyjnym). zakres systemu siedziba główna lokalizacja 1 lokalizacja 2 lokalizacja , 14001, pracowników 106 pracowników 256 pracowników 53 pracowników pracowników 82 pracowników 18 pracowników Strona 1 z 5

2 5. Charakterystyka przedsiębiorstwa PWPW S.A. jest dostawcą produktów i usług zapewniających wiarygodność procesów transakcji i identyfikacji. Klientom oferuje nowoczesne, dobrze zabezpieczone produkty i usługi o wysokiej jakości. Najważniejsze produkty to: banknot, znaki akcyzy na wyroby spirytusowe i tytoniowe, dowody osobiste, paszporty, karty plastikowe bankowe i lojalnościowe, znaczki pocztowe, bony towarowe, dowody rejestracyjne, prawa jazdy, inne dokumenty komunikacyjne, karty do tachografów cyfrowych oraz inne papiery wartościowe. PWPW S.A. świadczy również usługi w zakresie rozwiązań informatycznych, w szczególności w odniesieniu do wdrażania i utrzymywania systemów wspomagających procesy wydawania i personalizacji dokumentów. PWPW S.A. posiada zarówno własne drukarnie jak i papiernię produkującą papier na druki specjalne, pracownie projektów i zabezpieczeń, laboratorium poligraficzne oraz papiernicze, centrum personalizacji dokumentów komunikacyjnych, podpis elektroniczny. PWPW S.A. posiada także technologię dającą możliwość aplikacji zabezpieczeń optycznych (hologramów) na swoje wyroby. W uzupełnieniu do sprzedaży krajowej PWPW S.A. prowadzi aktywną działalność na rynku międzynarodowym. IV. TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Przewidywane rozpoczęcie realizacji przedmiotu zamówienia obejmuje uzgodnione dni audytowe mieszczące się w II połowie października 2015r. + dni audytowe podczas audytu nadzoru w latach w zakresie norm ISO 9001, ISO i OHSAS oraz wybrane dni audytowe w latach w zakresie normy ISO Miejscem wykonania zamówienia będą 4 lokalizacje PWPW S.A. w Warszawie. V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA Z ubiegania się o udzielenie zamówienia wyklucza się: 1. oferentów, którzy w ciągu ostatnich trzech lat przed wszczęciem postępowania wyrządzili szkodę nie wykonując zamówienia złożonego przez PWPW S.A. lub wykonując je nienależycie, a szkoda ta nie została dobrowolnie naprawiona do dnia wszczęcia postępowania, 2. oferentów, spółki osobowe i osoby prawne, o których powzięto informację, że działają z naruszeniem prawa, są nierzetelne lub mało wiarygodne, 3. oferentów, w stosunku do których stwierdzono, że dostarczone przez nich informacje istotne w sprawie są nieprawdziwe, 4. oferentów, w tym osoby fizyczne, spółki osobowe i osoby prawne, które zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U: ), przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mającym na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego. VI. WYKAZ OŚWIADCZEŃ WYMAGANYCH OD OFERENTA Oferent przystępując do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia obowiązany jest złożyć oświadczenie, iż: 1. Jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym. 2. Jest gotowy zrealizować przedmiot oferty zgodnie z wymogami określonymi w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 3. Posiada uprawnienia do świadczenia usług w zakresie przewidzianym w postępowaniu, jak również niezbędną wiedzę, doświadczenie, potencjał ekonomiczny i techniczny, a także personel zdolny do wykonania zamówienia. 4. Aktualni członkowie władz/organów nie byli prawomocnie skazani za przestępstwo: a) popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, b) popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, c) przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, d) przeciwko obrotowi gospodarczemu lub skarbowe, e) udziału w zorganizowanej grupie albo związku mającym na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego. Strona 2 z 5

3 5. Zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji technicznych, technologicznych i organizacyjnych Zamawiającego oraz innych, które pozyska w trakcie przygotowywania oferty i pracy na rzecz Zamawiającego, a ujawnienie których bez zgody Zamawiającego mogłoby narazić go na szkody. Zobowiązanie to obejmuje również pracowników oferenta i jego ewentualnych podwykonawców, w trakcie przygotowania oferty, jak również po rozstrzygnięciu postępowania o udzielenie zamówienia. 6. W przypadku wyboru jego oferty będzie przestrzegał obowiązującej na terenie Zamawiającego Polityki Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz przepisów Zamawiającego, w szczególności z zakresu ruchu osobowego i materiałowego, bezpieczeństwa informacji oraz BHP i ochrony środowiska. VII. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z OFERENTAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA DOKUMENTÓW 1. Wszelkiego rodzaju dokumenty (oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje itp.) Zamawiający i oferenci przekazują w formie pisemnej, chyba że Zamawiający dopuści inną formę (np. ). 2. Dokument uważa się za złożony w terminie, jeżeli jego treść dotarła do Zamawiającego przed upływem wymaganego terminu. 3. Do kontaktów z oferentami upoważniony jest: Kierownik Zespołu Wsparcia Procesów ZSZ p. Marzena Kądziela, tel , m.kadziela@pwpw.pl 4. Każdy oferent może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści niniejszej specyfikacji. Pytania oferentów mogą mieć formę ową. Pytania należy kierować na adres Zamawiającego z dopiskiem: OFERTA Certyfikacja ZSZ. 5. Zamawiający będzie przekazywał ewentualne wyjaśnienia dotyczące rozumienia treści niniejszej specyfikacji do wszystkich oferentów bez ujawniania danych oferenta, który wystąpił z pytaniem. VIII. TERMIN ZWIĄZANIA Z OFERTĄ 1. Oferenci będą związani ofertą przez okres 120 dni. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. IX. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA I SKŁADANIA OFERT 1. Oferenci zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w niniejszej specyfikacji i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. 2. Zamawiający oczekuje odniesienia się przez oferentów do wszystkich wymogów zawartych w niniejszej specyfikacji, jak również żąda doprecyzowania lub uzupełnienia powyższych wymogów, w przypadku, gdy zdaniem oferenta, działającego z najwyższą starannością i fachowością, takie doprecyzowanie lub uzupełnienie jest wskazane lub konieczne. 3. Oferenci są odpowiedzialni za ustalenie zakresu ilościowego i rzeczowego prac koniecznych dla właściwego wykonania zamówienia. 4. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, trwałą i czytelną techniką. 5. Każdy z oferentów może złożyć na danym etapie postępowania tylko jedną ofertę. Oferty częściowe lub wariantowe można składać, o ile jest to wyraźnie dopuszczone przez Zamawiającego. 6. Oferta musi być podpisana przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania oferenta, zgodnie z wypisem z właściwego rejestru albo ewidencji bądź przez osobę umocowaną przez osoby uprawnione, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty. 7. Wszystkie dokumenty składane przez oferentów powinny być oryginałami. W przypadku braku oryginału dokumentu, kopia winna być potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę/osoby podpisujące ofertę. 8. Oferta winna być umieszczona w trwale zaklejonej i opieczętowanej kopercie z adresem zwrotnym, uniemożliwiającej bezśladowe otworzenie (np. podpisana na wszystkich połączeniach). Oferent poniesie wszystkie koszty związane ze sporządzeniem i przedłożeniem oferty, a Zamawiający w żadnym przypadku nie będzie zobowiązany do pokrycia lub nie będzie odpowiedzialny za te koszty, niezależnie od wyniku postępowania. 9. Wszystkie strony oferty (łącznie z załącznikami) powinny być ponumerowane i zszyte, w sposób uniemożliwiający wysunięcie się którejkolwiek ze stron; oferta powinna zawierać spis treści. 10. Ujawnienie nieprawdziwości danych dostarczonych przez oferenta lub niespełnienie któregokolwiek z Strona 3 z 5

4 warunków określonych w SIWZ może stanowić podstawę odrzucenia oferty. 11. Ryzyko uchybienia wymaganiom dotyczącym złożenia oferty ponosi wyłącznie oferent. 12. Wszystkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane i datowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. 13. Cena oferty jak i wszystkich jej składników powinna być podana w PLN netto. 14. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa oferenta powinny zostać przekazane w taki sposób, by Zamawiający mógł z łatwością określić zakres informacji objętych tajemnicą. 15. Treść oferty powinna co najmniej zawierać: a) Koszt audytu re-certyfikacyjnego i audytów nadzoru. b) Ewentualne koszty dodatkowe wynikające ze złożonej oferty np. transport, zakwaterowanie audytorów. c) Warunki przeprowadzenia audytu re-certyfikacyjnego oraz audytów nadzoru włącznie z liczbą dni audytowych oraz liczbą uczestniczących audytorów. d) Rekomendacje firm certyfikowanych przez oferenta o podobnym zakresie produkcji oraz liczbie zatrudnionych powyżej 250 pracowników. e) Potwierdzenie posiadania uprawnień do przeprowadzania certyfikacji akredytowanej (wykaz posiadanych akredytacji). f) Zapewnienie, że audytorzy dedykowani do przeprowadzenia audytu w PWPW S.A. posiadają Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnej o klauzuli poufne. 16. Do oferty oferent powinien załączyć: a) aktualny (nie starszy niż 3-miesięczny) odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do właściwej ewidencji, b) zaświadczenie o nadaniu numeru NIP oraz REGON, c) oświadczenia oferenta wskazane w pkt. VI niniejszej specyfikacji, d) informacje np. w formie dodatkowego oświadczenia załączonego do oferty na temat swego doświadczenia w zakresie certyfikacji systemów zarządzania zgodnie z kryteriami ujętymi w rozdziale XI pkt. 1.b) X. SPOSÓB,MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Ofertę wstępną należy złożyć w recepcji PWPW S.A. ( Warszawa, ul. Sanguszki 1, wejście od ul. Wójtowskiej) lub przesłać na adres Spółki. Oferta powinna być oznaczona w następujący sposób: Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A. ul. Sanguszki Warszawa z dopiskiem OFERTA RE-CERTYFIKACJA ZSZ Nie otwierać przed dniem 9 marca 2015r. 2. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za terminowość działania poczty, poczty lub innych osób pośredniczących w przekazywaniu przesyłki. 3. Termin składania ofert upływa w dniu 6 marca 2015r. o godzinie Oferty doręczone po terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone oferentom bez otwierania (decyduje data wpływu). 5. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego w dniu 9 marca 2015r. bez udziału oferentów. 6. O dalszych czynnościach w ramach postępowania, w tym o przewidywanym terminie uzgodnień i negocjacji z oferentami, Zamawiający poinformuje oferentów w formie pisemnej po otwarciu ofert. XI. KRYTERIA I WYBÓR OFERTY 1. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert spełniających wymagania formalne, kierując się następującymi kryteriami: a) cena całkowita netto oferenta, b) doświadczenie oferenta w zakresie certyfikacji systemów zarządzania ocenione na podstawie niżej wymienionych kryteriów: czas działania oferenta na rynku certyfikacji systemów zarządzania, Strona 4 z 5

5 czas posiadania akredytacji poszczególnych systemów, łączna liczba przedsiębiorstw zatrudniających powyżej 250 pracowników o profilu produkcji zbliżonym do Zamawiającego, w których oferent przeprowadził audyty systemowe, rekomendacje przedsiębiorstw audytowanych przez oferenta zatrudniających powyżej 250 pracowników o profilu produkcji zbliżonym do Zamawiającego. 2. Zamawiający wybierze ofertę przedstawiającą najkorzystniejszy bilans kryteriów wskazanych w ust. 1. przy czym kryterium ceny stanowi 70% udziału, a doświadczenie 30%. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia przed dokonaniem wyboru oferty negocjacji handlowych. XII. PRZYJĘCIE OFERTY Przyjęcie oferty przez Zamawiającego w celu zawarcia umowy następuje w formie zamówienia lub pisemnego oświadczenia złożonego wybranemu Wykonawcy przez Zamawiającego wskazującego jednoznacznie na przyjęcie jego oferty, mającego miejsce po zakończeniu wszystkich czynności prawnych i faktycznych przewidzianych w postępowaniu (w tym uzyskanie opinii lub zgód korporacyjnych wymaganych Statutem PWPW S.A.). XIII. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY 1. Zamawiający skontaktuje się z wybranym oferentem w celu uzgodnienia szczegółowych warunków zawarcia umowy dotyczącej realizacji projektu. 2. Umowa zostanie zawarta z wybranym oferentem w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, w okresie związania ofertą. XIV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Zamawiający zastrzega sobie w każdym czasie prawo do: 1) zmiany warunków postępowania o udzielenie zamówienia lub treści SIWZ, 2) zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru i przyjęcia którejkolwiek z ofert, 3) prowadzenia negocjacji tylko z wybranymi oferentami, 4) unieważnienia wyników postępowania bez podania przyczyny. 2. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej, a wniesione przez oferentów odwołania/protesty itp. Zamawiający może pozostawić bez rozpatrzenia. 3. Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U ). Strona 5 z 5