Standardy. formalno-organizacyjne w zakresie zarządzania organizacją. wersja na dzień

Transkrypt

1 Standardy formalno-organizacyjne w zakresie zarządzania organizacją wersja na dzień I. Postanowienia wstępne: 1.1. Wstęp 1.2. Misja/tożsamość organizacji pozarządowych 1.3. Zasady/wartości regulujące pracę organizacji pozarządowych 1.4. Cele i zadania standardów 1.5. Metody/harmonogram opracowania 1.6. Przeznaczenie i zasięg obowiązywania 1.7. Odbiorcy II. Obszary standaryzacji w zakresie zarządzania organizacją: 2.1. OBSZAR STANDARYZACJI: Planowanie działań w organizacji, wytyczanie celów i sposobów ich realizacji ANALIZA POTRZEB : Każda organizacja powinna prowadzić systematyczną analizę potrzeb otoczenia, środowiska w którym działa. Analiza potrzeb powinna stanowić punkt wyjścia planowania działań organizacji Wyjaśnienie: Prowadzenie systematycznej analizy potrzeb umożliwia zebranie i zhierarchizowanie informacji niezbędnych w procesie planowania i realizowania przyszłych działań w organizacji. Rzetelna diagnoza daje możliwość poznania potrzeb grupy docelowej

2 i na tym można bazować prowadząc działania w organizacji. Ponadto systematyczna analiza potrzeb umożliwia racjonalne działanie pod kątem planowanych projektów, stwarza możliwość przewidywania zjawisk społecznych, w perspektywie trendów światowych, budowania strategii organizacji, co w dłuższej perspektywie może przyczynić się do zwiększenia efektywności działań organizacji Realizacja standardu/potrzebne narzędzia: Pomysły organizacji weryfikujemy przez pryzmat potrzeb społecznych. Sprawdzamy czy nasza organizacja ma opracowany zestaw narzędzi badawczych, które umożliwiają prowadzenie badań ilościowych i jakościowych (narzędzia badawcze dobieramy po określeniu grupy docelowej). W obszarze tego standardu będzie przygotowany spis podstawowych narzędzi badawczych, jako propozycji do zastosowania Odpowiedzialności: Zarząd Kryterium realizacji standardu: Minimum: o Przeprowadzona analiza potrzeb społecznych mini raz na 2 lata Rekomendujemy: o Raz w roku Korzyści/ cel realizacji standardu: Systematyczna analiza potrzeb zapewnia podejmowanie właściwych decyzji zarządczych w dłuższej perspektywie czasowej Zapisy/obowiązujące dokumenty: Przygotowanie analizy w formie dokumentu Pytania sprawdzające/weryfikujące wdrażanie standardu: Czy organizacja prowadzi systematyczną analizę potrzeb?

3 Jak często przeprowadzana jest diagnoza? W jaki sposób przeprowadzane są badania? MISJA ORGANIZACJI: Zarządzanie i planowanie działań w organizacji powinno mieć na celu realizacje misji organizacji, misja powinna być celem nadrzędnym, nadającym kierunek działaniom organizacji Wyjaśnienie: Misja to przekaz, myśl zawierająca główny powód i cel istnienia stowarzyszenia lub fundacji. Misja określa wartości, którymi kieruje się organizacja. Jest zatem nie tylko informacją o tym, czym ma się zajmować organizacja, ale również ważnym elementem kreowania jej tożsamości Realizacja standardu/potrzebne narzędzia: Należy określić cel główny, nadrzędny, nadający kierunek działaniom organizacji. Cel ten można zapisać w formie misji np. w strategii organizacji/ statucie. Misja powinna być podawana okresowej weryfikacji np. podczas przygotowania sprawozdania rocznego i planowania działań na kolejny rok: sprawdzamy czy dotychczasowe działania wpisywały się w misję, czy planowane wpisują się i czy misja nie wymaga zmiany Odpowiedzialności: Zarząd (osoba wyznaczona przez zarząd), Kryteria realizacji standardu: Minimum: o misja jest weryfikowana raz do roku, Rekomendujemy: o za każdym razem planując nowe działania sprawdzamy, czy są zgodne z misją organizacji.

4 Korzyści/cel realizacji standardu: Misja stanowi swego rodzaju wizytówkę organizacji. Dzięki niej osoby z zewnątrz mogą dowiedzieć się o tym czym i w jaki sposób zajmuje się organizacja, ale także jej członkowie i współpracownicy mogą odnajdywać w misji wartości, które integrują ich ze sobą oraz motywują do zaangażowania Zapisy/obowiązujące dokumenty: Zgodny z misją aktualny statut, strategia, plany działania Pytania sprawdzające/weryfikujące wdrażanie standardu: Czy organizacja ma wypracowany dokument określający jej misje? Czy cele statutowe organizacji zostały opracowane adekwatnie do misji? Czy wszystkie osoby związane z organizacją znają misję, cele, wartości i zasady według których działa organizacja? Czy organizacja realizuje wyłącznie zadania mające odniesienie do jej misji i celów? STRATEGIA/ PLANY DZIAŁANIA: Planowanie strategiczne powinno powstawać w odniesieniu do identyfikowanych przez organizację potrzeb społecznych, a ich zaspokajanie powinno mieścić się w misji organizacji. (misja-strategia- plany działania- projekty- harmonogramy) Wyjaśnienie: Strategia jest przygotowywana w celu skonkretyzowania tego, co organizacja nakreśliła w swojej misji. Planowanie strategiczne pomaga określić, jak za kilka lat powinna wyglądać organizacja, jej beneficjenci, otoczenie oraz to, w jaki sposób zakładane cele zostaną osiągnięte i jakie zasoby organizacji i otoczenia mogą zostać do tego wykorzystane.

5 Realizacja standardu/potrzebne narzędzia: W strategii należy określić rodzaje działań, następnie powinny być przygotowywane konkretne działania na poziomie planów operacyjnych - projektów. To projekty pozwalają na realizację strategii, ich wybór i formę należy dostosować do celów strategicznych organizacji. Rekomendujemy pracę zespołową nad strategiami i planami co daje możliwość: wykorzystania potencjału zespołu, budowania więzi pomiędzy współpracownikami i wzmacnianie ich więzi z organizacją. W przypadku braku możliwości wspólnej pracy nad planami, warto strategie przygotowywane przez wąską grupę poddawać konsultacjom z innymi osobami bądź działami dużej organizacji. Należy pamiętać o dokumentowaniu wszystkich strategicznych działań realizowanych przez organizacje. Przygotowanie procesu wypracowania strategii może posłużyć jako elementu budowania zespołu. W tym przypadku w ramach standardów można pokazać przykładowe metody konsultacji oraz standardy dobrej konsultacji Odpowiedzialności: Zarząd Kryteria realizacji standardu: Spisana strategia i opracowane plany działania. Strategiczne działania realizowane przez organizację są dokumentowane. Minimum: Rekomendacje: o roczne plany pracy (plan minimum na rok) i budżetów (dla małych organizacji tylko budżetu), o harmonogramy pracy zarządu, upublicznianie go i tworzenie agendy każdego spotkania, o kalendarz działań organizacji, (by uniknąć kumulacji zadań symetryczne rozłożenie zadań, o prowadzenie okresowej weryfikacji planów,

6 Korzyści/cel realizacji standardu: Warto zadbać o to, żeby poszczególne plany, na różnym poziomie planowania, były zapisywane, a nie pozostawały tylko w głowie autorów lub nie funkcjonowały w formie luźnych zdań, które padły podczas rozmów. Zapisywanie planów zapewnia ich większą trwałość, pozwala na ich dystrybuowanie pomiędzy osobami zaangażowanymi w ich realizację, daje szansę na rzetelną ewaluację oraz ulepszanie. Spisany plan pozwala uniknąć jego zbyt swobodnych interpretacji przez poszczególnych członków zespołu realizującego. W ślad za spisywanymi planami, powinno iść spisywanie sprawozdań z ich realizacji oraz wniosków na przyszłość Zapisy/obowiązujące dokumenty: Statut, strategia, roczne plany pracy, harmonogramy pracy (w tym zarządu), kalendarz działań organizacji Pytania sprawdzające/weryfikujące wdrażanie standardu: Czy organizacja ma opracowaną strategie działania? Kiedy ostatnio zarząd przejrzał zapisy strategii? Czy działania realizowane przez organizacje są zgodne z działaniami planowanymi w strategii? Czy dokumenty w oparciu o które działa organizacja są weryfikowane i w razie potrzeb aktualizowane? EWALUACJA/REFLEKSJA ZE ZREALIZOWANYCH DZIAŁAŃ: Każda organizacja powinna prowadzić ewaluacje swoich działań, czyli ocenę stopnia skuteczności ich realizacji Wyjaśnienie: Ważne znaczenie w planowaniu działań organizacji ma nie tylko tworzenie planów, ale także ich ewaluacja, czyli ocena skuteczności ich realizacji. Często zdarza się, że ewaluacja projektów dokonywana jest pobieżnie i tylko wtedy, kiedy wymaga tego

7 instytucja przyznająca środki na ich realizację. Rzetelna ewaluacja pozwala uniknąć popełniania tych samych błędów i daje szansę na usprawnienie kolejnych działań organizacji Realizacja standardu/potrzebne narzędzia: Bieżący monitoring realizowanych działań, weryfikacja budżetów i prognoz rocznych, harmonogramów/ kalendarza działań,,administracyjnych organizacji np. harmonogramu pracy zarządu. Organizacja regularnych spotkań zespołu (należy dostosować do potrzeb organizacji), zaplanowane tematy/tematyka spotkań (wiemy po co). Opracowany terminarz spotkań, agendy spotkań. Jako pomoc w dążeniu do podniesienia jakości działań organizacji można podać zestawienie metod ewaluacji Odpowiedzialności: Zarząd Kryteria realizacji standardu: Rekomendacje: Każdy realizowany projekt jest poddawany ewaluacji wewnętrznej (przy realizacji każdego projektu) Roczny plan pracy jest poddawany ewaluacji wewnętrznej;( raz na rok) Przeprowadzenie ewaluacji procedur wewnętrznych stosowanych przez organizację; (raz na dwa lata) ewaluacja zewnętrzna (przynajmniej raz na kilka lat np. w odniesieniu do kilkuletniej strategii); Korzyści/cel realizacji standardu: Ewaluacja zwiększa efektywność działań, członkowie organizacji rozumieją, w jakim celu i na jakich zasadach realizowane są poszczególne działania, mają wpływu na ich kształt. Daje możliwość refleksji nad działaniami zrealizowanymi. Ułatwia

8 planowanie przyszłych działań, niejednokrotnie sami liderzy odczuwają frustrację popełniając przy realizacji działań wielokrotnie te same błędy Zapisy/obowiązujące dokumenty: Raporty z ewaluacji działań Pytania sprawdzające/weryfikujące wdrażanie standardu: Czy organizacja ma opracowany plan ewaluacji? Czy istnieje wewnętrzna kontrola realizowanych działań umożliwiająca wychwycenie ewentualnych błędów? Czy przeprowadzana dotychczas ewaluacja zapewnia właściwą ocenę realizowanych działań? Czy w organizacji przeprowadzana jest ewaluacja zewnętrzna? 2.2. OBSZAR STANDARYZACJI Struktura zarządzania w organizacji, wybrane elementy niezbędne z prawnego i organizacyjnego punktu widzenia STRUKTURA W ASPEKCIE PRAWNYM 1 : Każda organizacja powinna zapoznać się i przestrzegać obowiązujących regulacji prawnych w aspekcie struktury zarządzania i władzy w organizacji Wyjaśnienie: Osoby pełniące w organizacji funkcje, których zakres odpowiedzialności określony jest w przepisach prawa lub statucie organizacji (np. członkowie zarządu czy komisji rewizyjnej) przyjmują na siebie odpowiedzialność, także odpowiedzialność prawną, nawet jeśli pracują społecznie jako członkowie lub wolontariusze Realizacja standardu/potrzebne narzędzia: 1 Więcej o zarządzaniu w kontekście struktury organizacji oraz odpowiedzialności z tym związanej w standardach zarządzania finansami w organizacji- Obszar: odpowiedzialność prawna i statutowa zarządu, wybrane odpowiedzialności organów organizacji pozarządowej.

9 Statut, jest podstawowym aktem prawnym, w którym należy określić strukturę zarządzania i odpowiedzialności poszczególnych organów za działania związane z funkcjonowaniem organizacji. Stowarzyszenie: musi posiadać zarząd i organ kontroli wewnętrznej, np. komisję rewizyjną (art. 11 ust. 3 ustawy Prawo o stowarzyszeniach ), najwyższą władzą w stowarzyszeniu jest walne zebranie członków (art. 11 ust. 1 ustawy Prawo o stowarzyszeniach ). W statucie stowarzyszenia należy określić kompetencje jego władz oraz zasady ich wyboru i uzupełniania (art. 10 ust. 1 pkt 5). Jeżeli stowarzyszenie zamierza budować swoją strukturę w oparciu o jednostki terenowe (np. koła lub oddziały), to w statucie powinno określić strukturę i zasady tworzenia tych jednostek (art. 10 ust. 2). Fundacje: zgodnie z Ustawą o fundacjach istnieje obowiązek posiadania przez fundację zarządu, którego sposób powoływania, obowiązki, uprawnienia i organizację należy określić w statucie (art. 5 ust. 1). Rekomendujemy, aby powoływać dodatkowo organ kontroli wewnętrznej fundacji, np. w postaci rady fundacji, Organizacje pożytku publicznego: każda uprawniona do tego organizacja, niezależnie od jej formy prawnej, musi posiadać kolegialny organ kontroli lub nadzoru (Ustawa OPP art. 20, ust. 1 pkt 4) Odpowiedzialności: Zarząd Kryteria realizacji standardu: Rekomendacje: o Władze statutowe w organizacji dwudzielność władzy (zarząd i organ nadzoru) Również w przypadku fundacji rekomendowane jest posiadanie wewnętrznego organu weryfikującego działania zarządu. o Osoby, które podejmują się pełnienia funkcji członka zarządu są świadome obowiązków i konsekwencji jakie wiążą się z pełnioną przez nich funkcją.

10 o Przy wyborze osób do organów zarządczych organizacja dba o skład, który razem jest w stanie zapewnić bezpieczeństwo na różnych poziomach funkcjonowania organizacji, w tym jej rozwój Korzyści/cel realizacji standardu: Struktura w organizacji z zachowaniem zasad dwudzielności władzy oraz zgodna z obowiązującymi przepisami prawa zapewnia podejmowanie właściwych decyzji zarządczych. Organ nadzoru zapewnia wewnętrzną kontrolę organizacji. Podnosi to bezpieczeństwo funkcjonowania organizacji oraz daje gwarancję większej przejrzystości działań zarządu Zapisy/obowiązujące dokumenty: Statut Pytania sprawdzające/weryfikujące wdrażanie standardu: Czy organy statutowe organizacji działają zgodnie z zapisami w statucie? Czy w statucie Twojej organizacji rozróżnia się podział na funkcje zarządzające i nadzorcze? Czy wewnętrzny organ nadzoru sprawuje rzeczywistą kontrolę? Czy praca organu kontroli przyczynia się do zarządzania organizacją??? STRUKTURA W ASPEKCIE ORGANIZACYJNYM: Każda organizacja powinna mieć jasno określoną strukturę zarządzania, która pozwoli jej osiągać zaplanowane cele. Organizacja powinna opracować zakres odpowiedzialności poszczególnych członków zarządu, z podstawowymi zasadami podejmowania decyzji i delegowania uprawnień Wyjaśnienie: 2 Dwudzielność władzy jest również zalecana w Karcie zasad działania organizacji pozarządowych.

11 Każda organizacja ma jakąś strukturę oraz mechanizmy, które nią rządzą. Nie ma organizacji bez struktury! Wybrana w sposób świadomy sprzyja realizacji celów, ułatwia funkcjonowanie organizacji i jej rozwój Realizacja standardu/potrzebne narzędzia: Zgodnie z przyjętą kulturą w organizacji określenie, spisanie i upowszechnienie informacji o odpowiedzialności poszczególnych osób w strukturze organizacyjnej. Spisane istniejące w organizacji ścieżki reagowania na pojawiające się trudności. Rekomendujemy jak największe angażowanie członków zespołu w planowanie i podejmowanie decyzji dotyczących działalności organizacji. Dbałość o tworzenie narzędzi wsparcia: forum wymiany doświadczeń, spotkań, szkoleń itp.) dla członków zarządu i pozostałych organów zarządczych. Jeśli jest taka potrzeba, to organizacja powinna zadbać o odpowiednie oznakowanie miejsca działalności oraz osób (wizytówki, tablice informacyjne, identyfikatory). W sytuacji kiedy w organizacji istnieją szczeble zarządzania pośrednie między zarządem a pracownikami (np. dyrektor/kierownicy komórek organizacyjnych, koordynatorzy), jeżeli zostały wydzielone, to powinny być spisane również zadania poszczególnych komórek organizacyjnych Odpowiedzialności: Zarząd Kryteria realizacji standardu: Rekomendacje: o Jasno określony/przejrzysty i spisany podział odpowiedzialności poszczególnych osób. o Jasno określona i spisana ścieżka interwencji, zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych (podczas spotkań wnoszoną, o wyartykułowanie na zewnątrz, aby były znane klientom organizacji (np. komu się poskarżyć lub przed kim kogoś pochwalić). o W zarządzie organizacji zasiadają osoby związane z misją organizacji, jak i posiadające umiejętności menedżerskie (zarządcze).

12 Korzyści/cel realizacji standardu: Wysoka motywacja członków zespołu, ponieważ mają oni realny wpływ na podejmowane decyzje oraz kształt działań, wysoka jakość podejmowanych działań, włączając zespół w planowanie i podejmowanie decyzji, sprawiamy, że ludzie odpowiedzialni za ich realizację traktują zadania jako swoje własne, a nie zlecone odgórnie, ludzie uczą się od siebie nawzajem oraz odkrywają nowe inspiracje i obszary do rozwoju Zapisy/obowiązujące dokumenty: Regulaminy organizacyjne zawierające: opis struktury, schemat organizacyjny, podział odpowiedzialności i zadania zarządu/osób wyznaczonych przez zarząd Pytania sprawdzające/weryfikujące wdrażanie standardu: Czy w organizacji jest określony i spisany schemat organizacyjny? Czy istnieje spisana i czy jest upowszechniona informacja o odpowiedzialności poszczególnych osób w strukturze organizacyjnej? Czy członkowie zespołu są angażowani w podejmowanie decyzji dotyczących działalności organizacji? PROCEDURY KONTROLI I NADZORU: W każdej organizacji powinny być opracowane i stosowane mechanizmy kontrolne oraz procedury nadzoru z realizowanych zadań. Osoby z organizacji powinny mieć możliwość realnej oceny swojej pracy, w tym wyników pracy Wyjaśnienie: Mechanizmy kontrolne i procedury nadzoru związane z monitoringiem i ewaluacją zadań pomagają m.in. w kwestiach związanych z ponoszeniem odpowiedzialności

13 przez poszczególne osoby z organizacji, dają poczucie bezpieczeństwa i pozwalają zareagować w sytuacjach kryzysowych Realizacja standardu/potrzebne narzędzia: Autorefleksja i uczciwa weryfikacja własnych działań; Regulaminy i procedury: określające standardy realizacji poszczególnych zadań lub sposoby ich przeprowadzania; Rekomenduje się prowadzenie systematycznej oceny efektywności pracowników, jasne kryteria oceny, udzielanie informacji zwrotnej, docenianie osób za wykonaną pracę Odpowiedzialności: Zarząd Kryteria realizacji standardu: Opracowany system oceny z realizacji zadań np. regularne spotkania zespołów, podczas których składane są krótkie sprawozdania z zadań realizowanych przez poszczególne osoby lub działy; rozmowy ewaluacyjne Korzyści/cel realizacji standardu: Są źródłem niezbędnych informacji, na podstawie których mogą być podejmowane odpowiednie decyzje. Jasny i jednakowe dla wszystkich kryteria oceny za wykonaną prace. Łatwiej jest ocenić realizowane zadania oraz reagować w sytuacji, kiedy coś nie idzie zgodnie z planem Zapisy/obowiązujące dokumenty: Regulaminy i procedury określające standardy realizacji poszczególnych zadań Pytania sprawdzające/weryfikujące wdrażanie standardu: Czy w organizacji istnieje jasny system oceny za wykonaną pracę? Czy są opracowane regulaminy i procedury określające standardy realizacji poszczególnych zadań i usług?

14 2.3. OBSZAR STANDARYZACJI: Wewnętrzne zasady i reguły angażowania ludzi do współpracy ELEMENTY ZARZĄDZANIA/ BUDOWANIA ZESPOŁU: Każda organizacja powinna w sposób świadomy angażować ludzi, którzy w ramach jej struktury będą gotowi podejmować wysiłek na rzecz osiągania jej celów. Organizacja powinna w sposób świadomy budować swój zespół dbając przy tym o zachowanie właściwej proporcji pomiędzy kompetencjami a zaangażowaniem swoich współpracowników Wyjaśnienie: Do realizacji celów organizacji nie wystarczy plan, struktura zarządzania i zasoby materialne. Potrzebni są ludzie, którzy będą współtworzyć plany, wypełnią sobą elementy struktury i wykorzystując różne zasoby będą wykonywać działania, które pozwolą realizować misję i cele, które stawia sobie organizacja Realizacja standardu/potrzebne narzędzia: Należy określić potrzeby kadrowe organizacji, które oczywiście wynikają z planowanych przez organizację działań. Potrzeby te należy skonfrontować z możliwościami organizacji (finansowymi, organizacyjnymi, lokalowymi itp.): Od czego zacząć: o opisać zadania, jakie są do wykonania i czynności, które się z nimi wiążą; o określić kwalifikacje (umiejętności, wiedzę, wykształcenie, uprawnienia) potrzebne przy realizacji tych zadań); o zastanowić się, czy zestaw tych zadań może wykonać jedna osoba, czy potrzebnych jest ich więcej; o określić, jakie są pożądane motywacje i wartości osób, które miałyby realizować zadania. Kolejny krok, to określenie: o możliwości finansowe, od których zależy forma zatrudnienia;

15 o warunki lokalowe, jakie jest w stanie zapewnić organizacja na czas wykonywania pracy. o zasoby sprzętowe potrzebne do realizacji zadań; o istniejące zasoby kadrowe organizacji, a w szczególności dotyczące prowadzenia spraw formalnych związanych z zatrudnieniem (księgowość, kadry) oraz sprawowaniem nadzoru nad pracownikami (zarząd, koordynator wolontariatu, koordynatorzy poszczególnych działań, projektów itp.) Przygotowanie profilu pracownika, rekrutacja kandydatów: o Opis stanowiska, o przygotowany profil pracownika i opis warunków pracy, o na ich podstawie oferta pracy. o określona forma składania aplikacji oraz proces naboru. o rekomendujemy procedurę dwuetapową?: składanie i analiza dokumentów (CV, listy motywacyjne, zaświadczenia o kwalifikacjach, referencje itp.) oraz rozmowy rekrutacyjne z wybranymi kandydatami. Wprowadzenie nowej osoby do organizacji i jej zespołu, a w szczególności: o Zapoznać z misją, działaniami organizacji, strukturą organizacyjną. o zapoznać ją z zakresem uprawnień i obowiązków oraz możliwościami i ograniczeniami co do korzystania z zasobów organizacji przy realizacji zadań itp.; o zapoznać ją z zespołem, przynajmniej z osobami, którym będzie podlegać i z którymi będzie bezpośrednio współpracować, choć zalecane jest także przedstawienie innym członkom zespołu, o ile jest to możliwe; o poinformować ją o zwyczajach panujących w organizacji i zespole, z którym będzie współpracować. Należy zadbać o rozwój osób zaangażowanych w działalność organizacji m.in.: o szkolenia wewnętrzne (przygotowywane przez samą organizację), o szkolenia zewnętrze realizowane przez inne organizacje, instytucje, firmy.

16 o Rekomendujemy przygotowywanie planów szkoleń/indywidualnych planów rozwoju (Podczas spotkań akcentowaną również): potrzebę otwartości organizacji na ludzi z pomysłami - nie tylko dobieranie osób do zadań, ale też stwarzanie przestrzeni dla osób z nowymi ideami. Ważna jest para: człowiek i pomysł, niezależnie czy pomysł ma organizacja, czy przychodzący do niej człowiek. Ważne, aby pamiętać, że angażując nowe osoby komunikujemy otwarcie i rzetelnie co mamy do zaproponowania. kontrola efektywności działań poszczególnych osób oraz udzielanie informacji zwrotnej o jasne obiektywne kryteria oceny, które nie muszą być określane przez szefa, mogą być wyznaczane przez samego realizującego zadanie, ale powinny być jasno sformułowane. o Rekomenduje się: prowadzenie systematycznej oceny efektywności pracowników, ewaluacja, jasne kryteria oceny, udzielanie informacji zwrotnej. Dowartościowanie osób za wykonaną pracę. Jasne kryteria oceny metody dostosowane do potrzeb organizacji Odpowiedzialności: Zarząd Kryteria realizacji standardu: o Świadomość potrzeb kadrowych organizacji (np. plany odnośnie prognozowanej ilości zatrudnianych pracowników). o Określenie wymagań kwalifikacyjnych stawianych nowym pracownikom o Określone zasady i procedura rekrutacji pracowników (umieszczanie informacji o naborze, formę składania dokumentów, zasady prowadzenia rozmów, decyzja o wyborze i zasady ogłaszania decyzji/informowania) o Procedura wprowadzenia nowej osoby do organizacji o Opracowane kryteria oceny pracowników ( min. raz na dwa lata, rekomendowane: raz do roku ) o Pracownicy mają możliwość rozwoju i podnoszenia swoich kwalifikacji (

17 Korzyści/cel realizacji standardu: Kompetentny zespół, realizujący zadania na których się zna i które sprawiają mu przyjemność. Dobra atmosfera w zespole, sprzyjająca realizacji celów, które stawia sobie organizacja Zapisy/obowiązujące dokumenty: Określona polityka personalna: planowanie, rekrutacja, zatrudnienie, adaptacja (procedury wprowadzające nowych ludzi do organizacji),możliwości rozwoju (plany rozwoju), ocena (kontrola efektywności pracowników), sposoby nagradzania współpracowników/ zasady zwalniania Pytania sprawdzające/weryfikujące wdrażanie standardu. Czy organizacja dokonuje analizy potrzeb kadrowych? Czy organizacja ma opracowane procedury rekrutacji? Czy organizacja ma opracowane procedury wprowadzania nowych osób do organizacji? ASPEKT PRAWNY ZARZĄDZANIA/ ZATRUDNIANIA OSÓB: Każda Organizacja ma obowiązek zapoznać się i przestrzegać regulacji prawnych dotyczących angażowania ludzi do współpracy. Organizacja powinna zapoznać się z podstawowymi obowiązkami dotyczącymi m.in. zawierania umów o pracę i konsekwencjami z nich wynikającymi Wyjaśnienie: W obszarze angażowania ludzi toczyła się szeroka i otwarta dyskusja. W zakresie form angażowania zdecydowano pozostać przy standardach wyznaczonych ramami prawnymi (głównie kodeksem pracy, kodeksem cywilnym, ustawą OPP).

18 Warto jest dokładnie zapoznać się z możliwościami i warunkami i przestrzegać zasad jakie przewidują przepisy prawa w zakresie współpracy organizacji pozarządowych z osobami fizycznymi. Odpowiedzialne działania w tym zakresie sprzyjają budowaniu silnej i wiarygodnej opinii o swojej organizacji Realizacja standardu/potrzebne narzędzia: Należy przede wszystkim sprawdzić, jakie zobowiązania formalne wynikają z różnych form współpracy. Zatrudnianie osób wykonujących pracę na rzecz stowarzyszenia lub fundacji może odbywać się na podstawie różnych umów zawartych pomiędzy organizacją a zatrudnioną osobą. umowy cywilnoprawne: umowa zlecenia i umowa o dzieło (podlegają przepisom kodeksu cywilnego) umowy o pracę: umowa na czas określony, w tym tzw. umowa na zastępstwo zawierana na okres nieobecności zastępowanego pracownika; umowa na czas nieokreślony; umowa na czas wykonywania określonej pracy; umowa na czas próby zawierana na okres nie dłuższy niż 3 miesiące (podlegają przepisom kodeksu pracy) Jeśli pracodawca dwukrotnie zawarł z danym pracownikiem umowę na czas określony, a przerwa pomiędzy tymi umowami nie była dłuższa niż miesiąc, to każda kolejna umowa będzie umową na czas nieokreślony (art par. 1). Umowa o pracę powinna mieć formę pisemną i zawierać kilka podstawowych elementów (art. 29 par. 1-2): strony zawierające umowę; rodzaj umowy i datę jej zawarcia; warunki pracy i płacy, w tym szczególnie (rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie i jego składniki, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy). Przed podpisaniem umowy pracownik zobowiązany jest dostarczyć pracodawcy kwestionariusz osobowy zawierający dane osobowe pracownika, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, dokumenty potwierdzające jego wykształcenie i kwalifikacje (art par 1-4). Potrzebne jest także orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwskazań do pracy na

19 danym stanowisku, bez którego nie wolno dopuścić pracownika do pracy (art. 229 par. 4). Pracownicy przechodzą wstępne, okresowe oraz kontrolne badania lekarskie, których koszty ponosi pracodawca (art. 229 par. 1,2, 5 i 6). Pracodawca w ciągu 7 dni od zawarcia umowy musi pisemnie poinformować pracownika o dodatkowych warunkach zatrudnienia, m.in. o dobowej i tygodniowej normie pracy, przysługującym mu urlopie, częstotliwości wypłacania wynagrodzenia, długości okresu wypowiedzenia umowy, sposobie potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 par.3). Przed przystąpieniem pracownika do pracy pracodawca jest zobowiązany przeszkolić go w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy na danym stanowisku oraz powtarzać to szkolenie okresowo (art par. 1 i 2). Obowiązkiem pracodawcy jest także zaznajomienie pracownika z zakresem jego obowiązków, sposobem wykonywania pracy i uprawnieniami wynikającymi z zajmowanego stanowiska (art. 94 pkt. 1). Zakres obowiązków powinien być przekazany pracownikowi w formie pisemnej. Przy zatrudnianiu 20 lub więcej pracowników należy stworzyć regulamin pracy (art ) oraz regulamin wynagradzania (art ). Czasami potrzebne są inne akty regulujące zasady świadczenia pracy (np. określające zakres informacji objętych tajemnicą, wewnętrzne regulaminy poszczególnych działów). Akta osobowe pracownika powinny być podzielone na części A, B i C. W części A przechowywane są dokumenty związane z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie; w części B dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia, zaś w części C dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Szczegóły dotyczące prowadzenia dokumentacji związanej z zatrudnieniem określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U nr 62 poz. 286).

20 Zawarcie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej wiąże się z powstaniem zobowiązań wobec ZUS i urzędu skarbowego. W momencie zatrudnienia pierwszego pracownika lub powstania konieczności opłacenia składek np. z tytułu umowy zlecenia, organizacja musi zgłosić się jako płatnik składek w ZUS. Zatrudniając pracownika na umowę o pracę należy zgłosić go do ZUS jako ubezpieczonego. Również osoby, z którymi zawierane są umowy cywilnoprawne należy zgłosić do ZUS jako ubezpieczone, jednak tylko wtedy, kiedy zachodzi obowiązek opłacenia za nich składek, ale taki obowiązek nie występuje przy każdej umowie. Na każde zgłoszenie organizacja ma 7 dni od momentu powstania zobowiązania, czyli rozpoczęcia umowy. W trakcie okresu zatrudnienia na umowę o pracę należy składać do ZUS deklaracje miesięczne oraz każdorazowo zgłaszać zmiany danych ubezpieczonych. Po zakończeniu umowy o pracę lub cywilnoprawnej należy zgłosić do ZUS wyrejestrowanie pracownika lub zleceniobiorcy, za którego opłacano składki. Do przekazywania zgłoszeń do ZUS służą specjalne formularze dostępne w oddziałach ZUS i na stronach internetowych. Pomocny jest również program Płatnik. Z tytułu umowy o pracę do ZUS opłacane są tzw. pełne składki, czyli na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne, oraz w niektórych przypadkach na Fundusz Pracy i na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. W przypadku umów cywilnoprawnych zakres opłacanych składek jest różny w zależności od rodzaju umowy i sytuacji zawodowej zatrudnianej osoby. Zwolnione z opłacania składek do ZUS są umowy o dzieło (z wyjątkiem sytuacji, kiedy zawarta jest z własnym pracownikiem lub pracuje na rzecz swojego pracodawcy poprzez zatrudnienie w innej firmie). Nie płacimy składek także od umowy zlecenia zawieranej z uczniem lub studentem, który nie ukończył 26 roku życia. Nie trzeba również odprowadzać składek, jeśli zawieramy umowę cywilnoprawną z osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, jeśli wynagrodzenie z tytułu tej umowy zaliczy ona do przychodu z tej działalności.

21 Od pozostałych umów zlecenia najczęściej należy zapłacić do ZUS składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Od wynagrodzenia z tytułu umów o pracę i umów cywilnoprawnych należy zapłacić podatek dochodowy. Zaliczkę na podatek odprowadza zleceniodawca (np. organizacja). Podstawę do obliczenia podatku stanowi kwota wynagrodzenia pomniejszona o koszty uzyskania przychodu. Wysokość podatku wynika ze skali podatkowej określanej w drodze ustawy. Zaliczka na podatek, to wskazany w skali podatkowej procent wynagrodzenia pomniejszonego o koszty uzyskania przychodu (ustalana dla danego roku kwota) oraz o koszty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe płacona do ZUS. W umowach cywilnoprawnych zazwyczaj stosuje się zryczałtowane koszty uzyskania przychodu w wysokości 20% wynagrodzenia brutto. W przypadku zastosowania przepisów o przeniesieniu praw autorskich do dzieła i zapisania tego w umowie, koszty uzyskania przychodu można podwyższyć do 50%, co obniży wysokość należnego podatku i zwiększy kwotę netto wypłaconego wynagrodzenia. Od pomniejszonych o te koszty wynagrodzeń nalicza się odpowiedni podatek zgodnie ze skalą podatkową. Jeżeli kwota wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej nie przekracza 200 zł, wówczas nie przysługuje odliczenie kosztów uzyskania przychodu, należy zaś od niej zapłacić zryczałtowany podatek w wysokości 18% wynagrodzenia. Umowy cywilnoprawne można zawierać także z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą. Jeśli przedmiot umowy, czyli rodzaj dzieła lub charakter zlecenia, nie mieszczą się w zakresie przedmiotu działalności gospodarczej, to należy zastosować zasady zawierania umów jak z każdą osobą prywatną. Jeśli zaś zakres umowy mieści się w zakresie prowadzonej przez tę osobę działalności gospodarczej, to wówczas zleceniodawca nie musi za taką osobę odprowadzać żadnych składek ani zaliczek na podatek dochodowy. Wypłaca zleceniobiorcy kwotę brutto (całą przewidzianą umową), a ten ma obowiązek wliczyć ją do przychodu

22 w ramach swojej działalności gospodarczej, od którego później odlicza faktycznie poniesione koszty, opłaca podatki i składki, do których jest zobowiązany Przed podpisaniem umowy cywilnoprawnej należy zadbać o zebranie informacji, które pozwolą ustalić, jakim ubezpieczeniom będzie podlegał przyszły zleceniobiorca. Z takiego oświadczenia powinno wynikać m.in. czy jest on uczniem lub studentem poniżej 26 roku życia, czy odprowadzane są za niego składki na ubezpieczenie do ZUS w wysokości naliczanej od podstawy równej lub wyższej najniższemu wynagrodzeniu, czy jest osobą prowadzącą działalność gospodarczą i odprowadza z tego tytułu należne składki. Te informacje są niezbędne do prawidłowego rozliczenia umów cywilnoprawnych. Warto pamiętać o ograniczeniach w wysokości wynagrodzenia z tytułu wykonywania statutowej odpłatnej działalności pożytku publicznego bez względu na rodzaj umowy. Wynagrodzenie takie nie może przekroczyć 3- ktrotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw. W przeciwnym razie działalność taka staje się automatycznie działalnością gospodarczą (Ustawa OPP art. 9 ust. 1 pkt 2) Odpowiedzialności: Zarząd Kryteria realizacji standardu: Znajomość zasad jakie przewidują przepisy prawa w zakresie współpracy organizacji pozarządowych z osobami fizycznymi Korzyści/cel realizacji standardu: Wiedza dotyczącą regulacji prawnych jest niezbędna w bieżących działaniach związanych z zarządzaniem ludźmi w organizacji 3. 3 Takie zalecenia znajdują się również w Karcie Zasad Działania Organizacji Pozarządowych gdzie wskazana jest zasada legalizmu organizacje pozarządowe działają w ramach obowiązującego w demokratycznym państwie prawa.

23 Zapisy/obowiązujące dokumenty: Pytania sprawdzające/weryfikujące wdrażanie standardu: Czy organizacja ma opracowane czytelne zasady naboru pracowników? Czy wszyscy członkowie zarządu i organu nadzoru znają odpowiednio przepisy związane z: kodeksem pracy, kodeksem cywilnym, ustawą OPP? ANGAŻOWANIE WOLONTARIUSZY DO WSPÓŁPRACY 4 : Organizacja powinna mieć określoną jasną politykę angażowania wolontariuszy do współpracy opartą o obowiązujące przepisy prawa, misję organizacji i cele działania Wyjaśnienie: Wolontariusze często tworzą nową jakość w organizacji, przynoszą do niej swoje wartości i pomysły, nowe inspiracje, świeży zapał. Kluczem do stałej i efektywnej współpracy z wolontariuszem jest związanie go z misją organizacji i jej celami. Program współpracy z wolontariuszem powinien być, integralną częścią działalności organizacji, wynikającą z realizacji codziennych zadań i wypełniania celów statutowych Realizacja standardu/potrzebne narzędzia: W każdej organizacji powinien istnieć koordynator, który czuwa i opiekuje się wolontariuszami. To on powinien wprowadzać wolontariuszy do organizacji zapewniając podstawowe lub specjalistyczne szkolenie - jeśli wymaga tego charakter zajęcia. Każdy wolontariusz powinien mieć jasny i klarowny zakres obowiązków, wiedzieć dokładnie, co ma robić. Natomiast, żeby wolontariusze chcieli na długo zagościć w danej instytucji należy stworzyć sprzyjającą atmosferę. Atmosferę, którą cechuje zaufanie, partnerstwo i życzliwość. Te elementy oprócz wagi problemu - 4 Więcej na ten temat angażowania wolontariuszy do współpracy na stronie Centrum Wolontariatu w Warszawie organizacja członkowska Federacji Mazowia. W standardzie powołujemy się min. na zasady przygotowane przez Centrum Wolontariatu na potrzeby opracowania tego standardu.

24 którym organizacja się zajmuje, decydują czy będziemy potrafili zatrzymać wolontariusza na dłużej i współpracować z nim w sposób efektywny 5. Rozpoczynając współpracę z wolontariuszem trzeba zawrzeć z nim porozumienie, w którym określone zostaną m.in.: zakres i sposób świadczeń, czas ich realizacji oraz sposób rozwiązania porozumienia (art. 44 ust. 1). Nie zawsze jest to dokument w formie pisemnej. Porozumienie może być zawarte ustnie, ale obowiązek jego spisania pojawia się wówczas, gdy zażąda tego wolontariusz lub kiedy jego praca wykonywana jest dłużej niż 30 dni (art. 44 ust. 2 i 4). Inne dokumenty związane z pracą wolontariuszy, to zaświadczenia o wykonywaniu i zakresie świadczeń wolontariusza, które organizacja obowiązkowo wystawia na jego żądanie oraz opinia na temat jego pracy, którą organizacja może, ale nie musi wystawić na jego prośbę (art. 44 ust. 2 i 3). Jeśli porozumienie z wolontariuszem zawarte jest na okres krótszy niż 30 dni, to organizacja ma obowiązek wykupić mu ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków. Jeśli porozumienie zawarte jest na dłuższy okres, to wolontariusz objęty jest zaopatrzeniem z tytułu wypadku, ale tylko w zakresie czynności wskazanych w porozumieniu (art. 46 ust. 2 i 3). W razie wypadku odszkodowanie wolontariuszowi może wypłacić ZUS. Organizacja może także wykupić wolontariuszowi ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (art. 46 ust. 6), które w niektórych sytuacjach jest bardzo wskazane lub nawet obowiązkowe. Do obowiązków organizacji należy zwracanie wolontariuszowi kosztów podróży służbowych i diet na takich samych zasadach, jakie dotyczą pracowników płatnych (art. 45 ust 1 pkt. 3). Z tego obowiązku może organizację zwolnić wolontariusz, ale koniecznie na piśmie (art. 45 ust. 4). Organizacja może także pokrywać inne koszty związane niezbędne do wykonywania przez wolontariusza świadczeń na jej rzecz oraz koszty szkoleń wolontariusza, ale tylko w zakresie świadczeń objętych porozumieniem (art. 45 ust. 2 i 3) Odpowiedzialności: Zarząd Kryteria realizacji standardu:

25 Rekomendacje: o Wolontariusze znają misję, cele i działania organizacji. o W organizacji funkcjonuje koordynator przygotowany do pracy z wolontariuszami. o Opracowany jest regulamin pracy wolontariuszy, zawierający zasady funkcjonowania wolontariuszy w placówce oraz ich prawa i obowiązki. o Placówka przestrzega zasad prawnych regulujących aktywność wolontariuszy. o Każdy wolontariusz podejmujący współpracę z organizacją ma opisany indywidualny program pracy uwzględniający m.in. zakres prac, czas, sposoby i formy ich realizacji. o Wolontariusze są przygotowywani do swoich zadań. o Personel etatowy jest poinformowany o zasadach korzystania z pomocy wolontariuszy i przygotowany do współpracy z nimi o Istnieje atmosfera partnerstwa i życzliwości w pracy z wolontariuszami o Wolontariusze mają możliwość rozwoju i samorealizacji, uczestniczenia w szkoleniach, akcjach i uroczystościach organizowanych przez placówkę. o Organizacja, na co dzień dba o wolontariuszy, nagradza ich, dziękuje im za pomoc, oferuje wsparcie w trudnych chwilach Korzyści/cel realizacji standardu: Wolontariusze często tworzą nową jakość w organizacji, przynoszą do niej swoje wartości i pomysły, nowe inspiracje, świeży zapał. Często jest tak, że to oni uwiarygadniają stowarzyszenie czy fundację w jej otoczeniu Zapisy/obowiązujące dokumenty: Przepisy regulujące współpracę z wolontariuszami, wewnętrzne regulaminy, programy i zasady współpracy z wolontariuszami.

26 Pytania sprawdzające/weryfikujące wdrażanie standardu: 2.4. Komunikacja w organizacji przepływ informacji WEWNĘTRZNY SYSTEM KOMUNIKOWANIA SIĘ: Każda organizacja, aby efektywnie realizować zamierzone cele powinna posiadać sprawny system wymiany informacji wewnątrz organizacji. Organizacja posiadająca wewnętrzny system komunikowania się powinna mieć opisaną strukturę, kluczowe osoby i sposób komunikacji Wyjaśnienie: Komunikacja i związany z nią przepływ informacji mają kluczowe znaczenie dla każdej organizacji. Na każdym szczeblu organizacyjnym są one bardzo ważne, choć odgrywają różne role. Dostęp do niezbędnych informacji np. finansowych lub dotyczących współpracowników, ich dyspozycyjności, potencjału itp. umożliwia zarządowi organizacji podejmowanie trafnych decyzji, natomiast członkom zespołu organizacji uzyskanie odpowiednich informacji, które pozwolą skutecznie realizować powierzone zadania Realizacja standardu/potrzebne narzędzia: Pierwszym krokiem w budowaniu systemu wewnętrznej komunikacji jest ustalenie kto i co powinien wiedzieć oraz określenie trybu przekazywania tych informacji. Należy ustalić, które informacje będą wymagały formalnej drogi przekazu a które mogą być przekazywane drogą nieformalną. Należy przyjąć zasadę, że im większa odpowiedzialność, tym bardziej formalny charakter informacji. Dotyczy to szczególnie osób nadzorujących i zarządzających organizacją, ponieważ ich odpowiedzialność ma również charakter prawny. Rekomendujemy, aby członkowie wewnętrznego organu nadzoru (komisji rewizyjnej, rady fundacji) otrzymywali informacje drogą formalną, w postaci odpowiednich dokumentów, które pozwolą im realizować zadania kontrolne wynikające ze statutu

27 organizacji lub regulaminu jego funkcjonowania. Informacje te powinny być przekazywane przez zarząd, nad którym komisja lub rada sprawuje nadzór. Przykładem takich dokumentów mogą być roczne sprawozdania, które zatwierdza organ nadzoru lub wnioski o zatwierdzenie decyzji zarządu, które wymagają zgody tego organu Odpowiedzialności: Zarząd Kryteria realizacji standardu: o Ustalony system wewnętrznej komunikacji. o Dbałość o dostęp do informacji wszystkich zainteresowanych osób. o Podejmowanie decyzji na podstawie rzetelnych danych. o Przygotowywanie sprawozdań z realizacji zadań (sprawozdania mogą mieć charakter ustny lub pisemny). Rekomendujemy: o sporządzanie ważnych sprawozdań na piśmie oraz przygotowanie jednolitego wzoru sprawozdania (pozwala, to na porównywanie danych zawartych w różnych sprawozdaniach z różnorodnych przedsięwzięć lub przygotowywanych przez różne osoby czy działy). o Spisanie wewnętrznych zasad, podstawowych kanałów i form komunikacji Korzyści/cel realizacji standardu: Przekazywanie informacji wewnątrz organizacji ma przede wszystkim na celu zapewnić jej sprawne funkcjonowanie, czyli zwiększyć możliwość skutecznego realizowania jej celów. o pozwala przydzielać zadania, monitorować stan ich realizacji oraz rozliczać osoby odpowiedzialne za ich wykonanie; o dostarcza informacji niezbędnych do podejmowania decyzji; o pomaga wzmacniać gotowość współpracowników do realizacji zadań;

28 Zapisy/obowiązujące dokumenty: Wzory sprawozdań, spisana ścieżka przekazywania informacji Pytania sprawdzające/weryfikujące wdrażanie standardu: Czy w organizacji są spisane podstawowe zasady wewnętrznej komunikacji? Jakie są podstawowe kanały i formy komunikacji? W jaki sposób informacje są przekazywane do poszczególnych osób? ZEWNĘTRZNY SYSTEM KOMUNIKOWANIA SIĘ: Każda organizacja powinna mieć określone zasady komunikacji z otoczeniem, powinna pamiętać o przekazywaniu aktualnych i rzetelnych informacji o swoich działaniach Wyjaśnienie: Organizacja nie są zawieszone w próżni, działają w określonym środowisku i powinny kontaktować się ze swoim otoczeniem w sposób świadomy. Na otoczenie to składają się m.in. bezpośredni odbiorcy działań, sponsorzy i darczyńcy, potencjalni współpracownicy i partnerzy instytucjonalni oraz społeczności, na rzecz których działają organizacje Realizacja standardu/potrzebne narzędzia: Organizacja powinna mieć określoną politykę komunikacji z otoczeniem m.in. kluczowi adresaci przekazu: administracja publiczna, sponsorzy, grantodawcy, darczyńcy, partnerzy w realizacji zadań, adresaci działań, beneficjanci, społeczność lokalna. Określone formy komunikowania się z otoczeniem (przekaz dostosowany do potencjalnego odbiorcy). Wyznaczone osoby odpowiedzialne za komunikację zewnętrzną. Spójny przekaz i otwartość na komunikaty z otoczenia. Budowanie wizerunku organizacji przejrzystej (z uwzględnieniem szczególnej roli jako odgrywa sprawozdawczość) Odpowiedzialności: Zarząd

29 Kryteria realizacji standardu: W zakresie komunikacji przyjęto rekomendację, że: o Minimum: przygotowywanie na koniec roku i upublicznianie rocznych sprawozdań merytorycznych i finansowych, niezależnie od wymogów prawnych stawianych konkretnym organizacjom. o Zakres sprawozdania powinien odpowiadać wymogom prawnym, to co wykracza poza ten obszar pozostaje w gestii organizacji. o Rekomenduje się transparentność i przejrzyści w granicach prawnych, o Rekomenduje się, że co najmniej sprawozdania są zawieszane na stronie internetowej organizacji Korzyści/cel realizacji standardu: Przekazywanie rzetelnej informacji o działaniach realizowanych przez organizacje ma wpływ na właściwe postrzeganie przez sponsorów, partnerów i społeczność lokalną. Dlatego niezależnie od obowiązku prawnego warto zadbać o przygotowanie odpowiednich sprawozdań i raportów. Mogą one posłużyć do komunikowania się nie tylko z urzędami, ale także innymi podmiotami stanowiącymi otoczenie organizacji. Sprzyja, to budowaniu wizerunku organizacji przejrzystej Zapisy/obowiązujące dokumenty: Spisana polityka komunikacji zewnętrznej, sprawozdania Pytania sprawdzające/weryfikujące wdrażanie standardu: Czy organizacja informuje swoich członków i opinie publiczną o swoich działaniach? Czy organizacja przygotowuje raporty roczne ze swoich działań i udostępnia je na życzenie? Czy organizacja informuje o swoich partnerach do współpracy i sponsorach?