ZAPYTANIE OFERTOWE PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

Transkrypt

1 Warszawa, Nr Sprawy: 01/01/PRANA/POIG/2014 ZAPYTANIE OFERTOWE PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Zakup kompleksowych usług informatycznych i technicznych, wartości niematerialnych i prawnych, nowych środków trwałych, a także zakup usług eksperckich, promocji projektu oraz szkoleń specjalistycznych dla potrzeb realizacji projektu: Budowa platformy danych B2B usprawniającej procesy biznesowe pomiędzy firma PRANA-PACK a partnerami handlowymi ZAMAWIAJĄCY: Paweł Majchrzak "PRANA-PACK" Morzywół 40, Gowarczów NIP: ZATWIERDZIŁ: Paweł Majchrzak - Właściciel

2 1. OPIS SPOSPOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY: Oferta powinna być sporządzona w języku polskim oraz podpisana (lub parafowana) przez osobę (osoby) upoważnione do występowania w imieniu wykonawcy. Oferta musi być trwale zespolona. Każdy wykonawca może złożyć wyłącznie jedną ofertę, w której musi być zaoferowana tylko jedna ostateczna cena. Ofertę należy złożyć na formularzu stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania. 2. DOKUMENTY WYMAGANE OD WYKONAWCÓW: Oświadczenie oferenta na formularzu stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania. 3. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia są następujące działania: 1) Nabycie wartości niematerialnych i prawnych: a. Zakup 2 systemów operacyjnych Linux w wariancie rocznego wsparcia technicznego b. Zakup licencji do obsługi Panelu 1 B2B (Moduł KLIENCI, Moduł PARTNERZY). PANEL 1 B2B - obszar pozwoli na zautomatyzowanie procesu biznesowego - zarządzanie relacjami z klientem. Jest to proces, który ma na celu zdobycie i utrzymanie najlepszej wiedzy o kliencie, jego oczekiwaniach i potencjale z punktu widzenia możliwości utrzymania i zwiększenia sprzedaży. Wymaga to nie tylko skutecznego pozyskania nowych klientów, ale też podtrzymania dobrych relacji z klientami istniejącymi, a także przywrócenia klientów utraconych. Jednocześnie przyjęte metody działania pozwalają obniżyć koszty marketingu i obsługi klienta. Działania te realizuje się przy użyciu technologii, które pozwalają na realizację zautomatyzowanych i zsynchronizowanych procesów sprzedażowych i marketingowych, planowania i rozliczania sprzedaży oraz działań personelu zespołów sprzedażowych. Drugim procesem, jaki zostanie objęty funkcjonalnościami modułów w obrębie Panelu 1 B2B jest proces związany z koordynacją działań partnerskich. Panel 1 B2B zawiera Moduł KLIENCI, Moduł PARTNERZY.

3 MODUŁ KLIENCI - zawiera funkcjonalność dającą możliwość przesyłania danych o klientach, dla których wspólnie z Partnerami są realizowane zamówienia. Moduł ten wyposażony jest w funkcję zarządzania informacjami o klientach. Zarówno Partner jak i Wnioskodawca będzie miał możliwość podglądu, wprowadzania i edycji danych o klientach oraz o przeprowadzonych transakcjach. Podobnie, Wnioskodawca i Partnerzy będą mieli bieżący podgląd statusu realizacji określonego zamówienia dla konkretnego klienta. Moduł dodatkowo zawiera funkcjonalność pozwalającą na pozyskanie i utrzymanie wiedzy o klientach (dane adresowe, kontakty, liczba i rodzaj złożonych zamówień, stopień realizacji, etc.), co stanowić będzie wsparcie w sprzedaży - pozwoli na generowanie dokumentów, sprawne zarządzanie cennikami, naliczanymi rabatami przy współpracy z funkcjonalnościami Modułu ZAMÓWIENIA. Ponadto będzie można dodawać różnego rodzaju notatki, określić poziom zadowolenia, a nawet informacje związane z limitami logistycznymi czy warunkami dostaw. Liczne słowniki wykorzystywane w danych klientów będą definiowane przez użytkowników systemu i dostosowane do specyfiki firmy. Moduł będzie zawierał liczne narzędzia umożliwiające zarządzanie bazą kontrahentów. Dostępne będą funkcje pozwalające na segmentację klientów wg różnych kryteriów opisujących ich specyfikę czy profil, co pomoże firmie PRANA PACK realizować w pełni wprowadzoną politykę CMR. Ponadto możliwe będzie tworzenie grup osób kontaktowych kontrahentów, które mogą być następnie wykorzystywane w różnego rodzaju akcjach reklamowych, korespondencji, mailingach - w funkcjonalnościach związanych z obsługą Panelu 3 B2B, zawierającego m. in. Moduł ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ O PRODUKCIE I PROMOCJA. Moduł wspomoże funkcje drukowania etykiet adresowych. W ramach tego Modułu powstanie funkcjonalność importowania danych o klientach, pozwalającą pobierać dane z zewnętrznych źródeł danych, takich jak baza danych programu MS Outlook lub MS Outlook Express. Dane będą też importowane z plików o ustalonym formacie CSV. MODUŁ PARTNERZY - Moduł ten pozwala na zarządzanie bazą partnerów i na definiowanie uprawnień dla każdego z nich w systemie B2B CRM. Moduł pozwala także na definiowanie rabatów na całe gałęzie produktów dla dowolnych grup partnerów, co jest szczególnie istotne, zważywszy na planowane rozszerzenie systemu B2B o kolejnych kluczowych Partnerów w miarę rozwoju firmy PRANA PACK. Podstawowe wstępnie zidentyfikowane funkcjonalności modułu, skupiające się na opcjach dostępu bądź limitowania tego dostępu do wybranych funkcjonalności - części projektowanego systemu B2B: limitowanie dostępu do systemy B2B - dostęp do wybranych części systemu, ustawienia dot. autoryzacji, limitowanie dostępu do galerii produktów - dostęp do wybranych grup produktów,

4 limitowanie dostępu do dokumentacji - dostęp do dokumentacji technicznych, cenników - będzie wymagać autoryzacji od Użytkowników systemu B2B, możliwość definiowania dowolnej polityki cenowej - funkcjonalność umożliwia definicję dowolnych rabatów na wybrane grupy asortymentowe dla określonych Partnerów (a w przyszłości grup c. Zakup licencji do obsługi Panelu 2 B2B (Moduł ZAMÓWIENIA, Moduł DOKUMENTACJA, Moduł MOBILNI HANDLOWCY). PANEL 2 B2B obszar dający bieżący podgląd realizacji zamówienia. Zarówno Wnioskodawca, jak i jego Partnerzy będą mieli dostęp do aktualnego stanu realizacji poszczególnych zamówień, co pozwoli na śledzenie pełnego procesu zamówienia i prowadzenie kwestii rozliczeniowych między partnerami biznesowymi, a także na monitoring jego prawidłowości. Na podstawie danych zawartych w tym obszarze możliwe będzie wygenerowanie pełnej dokumentacji poszczególnych zamówień bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. Panel jest obsługiwany przez dwa Moduły funkcjonalne: Moduł ZAMÓWIENIA oraz Moduł DOKUMENTACJA, które realizują proces biznesowy sprzedaży. Panel 2 będzie integralnie związany z funkcjonalnościami Modułu MAGAZYN (Panel 4 B2B). Panel 2 B2B zawiera Moduł ZAMÓWIENIA, Moduł DOKUMENTACJA, Moduł MOBILNI HANDLOWCY. MODUŁ ZAMÓWIENIA - Moduł Zamówienia, to element systemu B2B, który służy do obsługi zamówień internetowych, jak i tych składanych przez użytkowników systemu. Odpowiada za organizowanie koszyka zamówień, potwierdzenia przyjęcia zamówienia oraz we współpracy z innymi modułami systemu - za dalszą obsługę zamówień elektronicznych w ramach systemu handlu elektronicznego. Moduł zamówienia będzie posiadał system informowania klientów o bieżącym statusie zamówienia, jego realizacji, drogą teleelektroniczną jaka wcześniej zostanie ustalona ( , link, sms, inne dostępne), redukując dzięki temu ruch telefoniczny z działem obsługi klienta i stworzeniu profesjonalnej realizacji zamówienia. Moduł będzie zawierał import zewnętrznych zamówień w formacie EDI o wcześniej ustalonej strukturze i formacie, co pozwoli na sprawną wymianę danych pomiędzy systemami Partnerów i Wnioskodawcy. Po każdym imporcie danych, zamówienia zostaną wprowadzone automatycznie do systemu, a dalszy proces realizacji będzie uwzględniał zamówienia wcześniej złożone przez innych użytkowników systemu. Moduł ZAMÓWIENIA, będzie miał możliwość wystawienia wirtualnych zamówień na podstawie zapytań ofertowych, czekających na akceptację unikniemy dzięki temu niepotrzebnej wymiany informacji o wysłanej ofercie klientowi pomiędzy pracownikami. Zaakceptowane zamówienia, nie będą wymagały wprowadzania ich ponownie, zostaną przeniesione z bufora jako złożone zamówienie. Wnioskodawca wstępnie przewiduje uruchomienie kilku możliwości złożenia zamówienia za pomocą wnioskowanego systemu B2B:

5 zamówienie internetowe, pochodzące ze sklepu internetowego, zintegrowanego z systemem CRM PRANA PACK zamówienie handlowca mobilnego z systemu CRM PRANA PACK Mobile Edition, składane bezpośrednio do bazy systemu CRM PRANA PACK w czasie rzeczywistym zamówienie pochodzące z modułu telemarketing, składane podczas rozmowy, składanej oferty potencjalnemu klientowi/lub klientowi zamówienie ręczne, pochodzące z kontaktu z klientem bezpośrednim lub telefonicznym, mailowym automatyczne, na podstawie rezerwacji automatyczne, na podstawie wystawionej wcześniej oferty MODUŁ DOKUMENTACJA - Moduł pozwala na zarządzanie dokumentami i przeznaczony jest do gromadzenia, indeksowania, udostępniania i wyszukiwania różnego rodzaju dokumentów powstających w firmie lub też przychodzących do niej z zewnątrz. Opracowanie wielu dokumentów, ofert czy projektów wymaga współpracy kilku osób. W takim przypadku występują kłopoty z przekazywaniem sobie pracy czy edycją różnych wersji dokumentu. Problemem jest również składowanie plików, na których pracuje zespół, szczególnie w przypadku, kiedy ważne jest przechowywanie kolejnych wersji dokumentów. Głównym celem wdrożenia funkcjonalności Modułu DOKUMENTACJA jest integracja całości dokumentacji Wnioskodawcy za pomocą repozytorium danych (zaopatrzonych w kompletne meta informacje - meta dane, mechanizm wersjonowania oraz oznaczonych jednoznacznym statusem). Moduł Dokumentacja dostarcza funkcji pozwalających realizować wiele działań, począwszy od rejestrowania dokumentów, przez ich porządkowanie, klasyfikację, wersjonowanie, udostępnianie, archiwizację aż do zarządzania ich obiegami. Zawiera możliwość precyzyjnego wyszukiwania dokumentów wg różnych kryteriów. Moduł umożliwia zdefiniowanie i obsługę procesów przepływu dokumentów. Dokumenty przechowywane w module organizowane są w strukturę drzewiastą i przedstawiane w postaci drzewa. Funkcje uporządkowane są w klasycznym, rozwijanym menu. Umożliwia to wygodne ustalenie hierarchicznego układu dokumentów dla każdego poziomu, czy też działu Wnioskodawcy lub partnera. Zawartość dokumentów może być wyświetlana bezpośrednio w oknie Modułu. Istnieje szereg mechanizmów ułatwiających pracę z dokumentami oraz ich wyszukiwanie. Każdy dokument posiada metrykę określającą informacje ogólne dokumentu. Dane znajdujące się w metryce mogą być rozszerzone o nowe pozycje przez użytkownika systemu. Dokumenty mogą być również ze sobą powiązane tworząc komplety niezależnie od miejsca w drzewie w którym zostały zapisane. Moduł DOKUMENTACJA, pozwala również na wymianę dokumentów z określonymi partnerami, przypisując odpowiednie uprawnienia w systemie, dzięki czemu pozwoli to na utrzymaniu stanu bieżących

6 dokumentów w jednym miejscu, o zawsze aktualnej zawartości zachowując przy tym standardy bezpieczeństwa określone za pomocą Modułu zarządzającego m. in. nadawaniem uprawnień (Moduł PARTNERZY), przykładowo dokument nie widoczny dla innych partnerów biznesowych. Moduł DOKUMENTACJA podnosi bezpieczeństwo, skraca czas dostępu do informacji, co w efekcie przyspiesza i wspomaga procesy biznesowe. Moduł DOKUMENTACJA będzie obsługiwany poprzez wdrożony kwalifikowany bezpieczny podpis elektroniczny, co ma prowadzić do eliminacji papierowego obiegu dokumentacji, do której ważności niezbędny jest podpis odręczny lub równoznaczny z nim e-podpis certyfikowany. MODUŁ MOBILNI HANDLOWCY - Moduł MOBILNI HANDLOWCY to idealne rozwiązanie dla firmy, która posiada rozproszony terytorialnie dział sprzedaży lub jej przedstawiciele pracują poza siedzibą przedsiębiorstwa. Jest to aplikacja, która będzie globalnie wspierać proces sprzedaży realizowany przez handlowców pracujących poza siedzibą firmy. Specyfiką pracy handlowca jest konieczność stałego kontaktu z klientami, co często wiąże się z podróżami. W tych kontaktach niezbędne są informacje o historii transakcji, tego, co się znajduje aktualnie w magazynie, składanie zamówień czy na temat danych finansowych. Z drugiej strony firma chce mieć możliwości monitorowania aktywności pracownika. Sprzedawca, znajdujący się w dowolnym punkcie w kraju przy wykorzystaniu łącza internetowego, może pracować zdalnie z systemem. Ponadto wprowadzanie wszystkich zamówień w czasie rzeczywistym daje szerokie możliwości optymalizacji zarządzania zapasami, a z drugiej strony umożliwia menadżerom odpowiedzialnym za sprzedaż na bieżącą kontrolę wyników poszczególnych handlowców. Zastosowanie modułu Mobilni Handlowcy przynosi wymierne korzyści: skrócenie czasu oczekiwania przez klienta na towar, usprawnienie pracy w magazynach poprzez rozłożenie realizacji i obsługi zamówień w czasie, poprawę obiegu dokumentów w firmie i przyspieszenie przepływu informacji, poprawę wizerunku firmy wśród kontrahentów, poprawę jakości obsługi klientów, wzrost sprzedaży dzięki informacji o aktualnym asortymencie towarowym. Moduł umożliwia wykonanie następujących transakcji: składanie zamówień w imieniu klienta, przeglądanie rozrachunków klientów, przeglądanie zamówień klientów, przeglądanie faktur klientów, wybór docelowego magazynu dla zamówień, przeglądanie aktualnych stanów magazynowych.

7 Program zapewnia pełną współpracę i jest w pełni zintegrowany z pozostałymi częściami systemu B2B. Wszystkie transakcje są rejestrowane bezpośrednio w systemie i dostępne natychmiast po ich wprowadzeniu dla innych użytkowników programu. Każda transakcja jest oznaczona wyróżnikiem danego handlowca, co umożliwia proste rozliczenie sprzedawcy z wykonanej pracy. Dodatkowo w celu organizacji jak najlepszych materiałów i dokumentów przedstawianych klientom, zostanie stworzony dodatkowy system ulotek/materiałów reklamowych, dzięki któremu, niezależnie gdzie znajduję się sprzedawca będzie miał dostęp to materiałów z poziomu aplikacji mobilnej, pozwoli to na ominięcie niepotrzebnej wizyty w siedzibie firmy w celu przygotowania materiałów. Dążąc do najlepszego rozplanowania czasu handlowców mobilnych, system (aplikacja desktopowa) będzie pozwalała na sprawdzenie dostępności lub określenie lokalizacji danego sprzedawcy poprzez system GPS znajdujący się w urządzeniu mobilnym, który będzie wysyłał dane o położeniu danego pracownika w terenie. Podsumowując, najważniejszą cechą Modułu MOBILNI HANDLOWCY jest to, by umożliwić Wnioskodawcy oraz Partnerom objętym wnioskowanym systemem B2B zmierzenie sprzedaży, jej kosztów, zysków oraz w konsekwencji optymalizacja kosztów operacyjnych i osobowych. d. Zakup licencji do obsługi Panelu 3 B2B (Moduł ZARZĄDZANIE INFORMACJA O PRODUKCIE I PROMOCJA, Moduł TELEMARKETING). PANEL 3 B2B - w obrębie tego obszaru nastąpi automatyzacja realizacji dwóch procesów biznesowych, jakim są - zarządzanie informacją o produkcie oraz marketing. Wyodrębnione dwa Moduły, będą posiadały funkcjonalności pozwalające na optymalizacje, zwiększenie efektywności oraz obniżenie progu rentowności działań przeprowadzanych w ramach w/w procesów. Moduł TELEMARKETING dodatkowo będzie wspomagał proces biznesowy jakim jest Zarządzanie relacjami z Klientem. Panel 3 B2B zawiera Moduł ZARZĄDZANIE INFORMACJA O PRODUKCIE I PROMOCJA, Moduł TELEMARKETING. MODUŁ ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ O PRODUKCIE I PROMOCJA Celem stworzenia Modułu jest realizacja dwóch procesów biznesowych: 1. zarządzanie informacją o produkcie, 2. marketing. Cele biznesowe wymienionych procesów skupiają się na udostępnianiu informacji podstawowych (master data) o produktach oferowanych przez dostawcę za pomocą elektronicznego katalogu produktów, zawierających szczegółowe dane opisujące produkt, przygotowane w formie elektronicznej, udostępniane Partnerom biznesowym oraz w dalszej kolejności klientom, w ramach e-

8 handlu. Dane w postaci elektronicznej, pochodzące od dostawcy, będącym ich właścicielem stanowią dane o najwyższej wiarygodności oraz aktualności. Zawierają informacje o cechach użytkowych, logistycznych, handlowych i inne, niezbędne do utrzymania wiedzy o produkcie u wszystkich uczestników handlu. Kluczową role w realizacji procesów synchronizacji danych o produkcie pełnią standardy opisu tych informacji oraz standardy wymiany danych. Poprawne funkcjonowanie tego procesu leży w interesie zarówno dostawców, jak i odbiorców. Realizacja elementów procesu biznesowego jakim jest marketing będzie się odbywać poprzez typowe narzędzia: spersonalizowane akcje reklamowe prowadzone różnymi kanałami przekazu i w różnych formach oraz akcje informacyjne kierowane do różnych grup odbiorców. Eliminacja kosztów pośrednictwa w modelu dystrybucji treści reklamowych jest dużą szansą dla przedsiębiorstw pokroju Wnioskodawcy. Przy zastosowaniu technik informatycznych można optymalizować koszty nie tylko samej reklamy sensu stricte, ale także innych kanałów dystrybucji. Organizacja kampanii reklamowych - definiowanie grupy docelowej, dobór odpowiednich mediów reklamowych, bazują w dużej mierze na czynniku ludzkim, który jest kosztowny, dlatego też uzasadniona jest budowa systemu, automatyzującego tego typu działania, co umożliwi obniżenie ich progu rentowności. Moduł ten odpowiedzialny jest za automatyczną wysyłkę ofert w postaci spersonalizowanych kampanii oraz kampanii faksowych do potencjalnych klientów. Moduł wyposażony będzie w intuicyjny kreator, który w kilku krokach pozwoli przygotować kampanię lową lub faksową do wysyłki. Kreator kampanii zawierać będzie internetowy interfejs użytkownika ułatwiający szybkie wprowadzanie danych o produkcie - edytor WYSWIG (What You See Is What You Get) pozwalający na tworzenie rozbudowanych kreacji w formacie HTML. Podobieństwo edytora do popularnych i powszechnie używanych programów biurowych sprawi, że nawet bez znajomości zasad programowania niemal każdy będzie mógł stworzyć odpowiedni ing. Kreator ten umożliwi również import szablonów, edycję tematu, nadawcy oraz dowolną personalizacje wg danych z bazy. Po zakończonej wysyłce ingu będzie można sprawdzić raport prezentujący ilość wysłanych maili, ilość otwarć maila, ilość kliknięć. W przypadku kampanii faksowych kreator umożliwi import formularza faksowego w formacie doc (docx), PDF i wysłanie go do określonej grupy klientów. Wyniki kampanii można sprawdzić w raporcie, który prezentuje wyniki w postaci ilości skutecznie dostarczonych faksów, błędnych lub zajętych numerów. Najważniejsze wstępnie zidentyfikowane innowacyjne funkcjonalności modułu to: dowolna personalizacja wysyłanych maili i faksów, intuicyjna obsługa na każdym poziomie pracy, wysyłki testowe oraz podgląd dokumentów, archiwum plików, prezentacja wyników czasie rzeczywistym, rozbudowane raporty dotyczące wyników kampanii promocyjnych,

9 możliwość planowania i uruchamiania kampanii w czasie. MODUŁ TELEMARKETING. Rozwiązania w zakresie telemarketingu oraz systemów do zarządzania relacjami z klientami CRM, to jedne z najbardziej efektywnych form dotarcia do nowych kontrahentów, a także utrzymania i zachowania poprawnych relacji z bieżącymi klientami. Poprawiają one także w znacznym poziom obsługi firmy. Funkcjonalności Modułu będą się skupiać na wspomaganiu procesu biznesowego, jakim jest Marketing. Celem tego procesu w sensie largo jest badanie, identyfikacja i kreowanie potrzeb na produkty przedsiębiorstwa oraz określenie i przeprowadzenie działań mających na celu jak najlepsze spełnienie oczekiwań odbiorców produktów. Proces jest skierowany przede wszystkim na otoczenie biznesowe przedsiębiorstwa, głównie na odbiorców produktów - klientów. Moduł TELEMARKETING będzie odpowiedzialny natomiast za automatyzację elementu procesu marketingu, jakim jest gromadzenie i analiza wiedzy o danych sprzedażowych posiadanych w przedsiębiorstwie w różnych okresach czasowych i w różnych perspektywach informacyjnych. Oto główne projektowane na dzień składania wniosku główne możliwości omawianego Modułu: zarządzanie bazami klientów / kontrahentów zarządzanie bazami informacji (produkty/usługi/inne zdarzenia) zarządzanie baza telemarketerów prowadzenie historii zdarzeń (kontrahent produkt/usługa) historia kontaktów z kontrahentami możliwość komunikacji SMS/ Moduł Telemarketing w systemie zostanie zaprojektowany z myślą o zespołach sprzedawców lub grupach pracowników działu telemarketingu i może być używany do wielu różnych działań, w tym również do wyszukiwania potencjalnych klientów, przeprowadzania ankiet wśród klientów i prowadzenia bezpośrednich kampanii marketingowych. Efektywność telemarketingu zależy w dużej mierze od jakości potencjalnych klientów wybranych do kampanii. System będzie pozwalał utworzyć listę rozmów do przeprowadzenia na podstawie informacji o klientach przechowywanych w systemie. Klientów i potencjalnych klientów można wybierać na podstawie informacji uzupełniających lub dotyczących relacji z klientami, na przykład okręgów sprzedaży, przychodów, typu relacji, segmentu i dotychczasowych zachowań związanych ze sprzedażą. Personel działu telemarketingu mogą korzystać z tych informacji uzupełniających w celu bardziej efektywnego identyfikowania potrzeb klientów. Każda rozmowa przeprowadzona za pomocą modułu Telemarketing może zostać zarejestrowana w celu późniejszego wykorzystania w procesie sprzedaży. Na podstawie tych informacji będzie można generować raporty

10 podsumowujące wyniki kampanii telemarketingowych. Te dane mogą też służyć do generowania nowych list rozmów na potrzeby śledzenia określonych typów rozmów, na przykład wymagających oddzwonienia do klienta. Moduł telemarketingu będzie wyposażony dodatkowo w panel supervisora, który będzie: przydzielał bazę klientów wg zadanego filtra do poszczególnych telemarketerów/pracowników, tworzył skrypty rozmów telefoniczny, aby ułatwić telemarketerowi rozmowę telefoniczną, analizować efektywność każdego telemarketera. e. Zakup licencji do obsługi Panelu 4 B2B (Moduł ZARZĄDZANIE MAGAZYNEM). PANEL 4 B2B - w obrębie obszaru nastąpi automatyzacja procesu zarządzania gospodarką materiałową i procesu magazynowania Wnioskodawcy poprzez rejestrację wszelkich zdarzeń i operacji dokonywanych na magazynie. Dostarcza informacji o aktualnym stanie, wartości i lokalizacji zapasów i materiałów, rejestrując transakcje magazynowe i emisje związanych z nim dokumentów. System będzie obsługiwać dowolną liczbę magazynów, także wirtualnych. Celem biznesowym procesu magazynowania jest natomiast zarządzanie magazynowaniem z wykorzystaniem technik komunikacji internetowych. MODUŁ MAGAZYN. Moduł jako jeden z łańcuchów łączących wnioskodawcę z partnerami, poprzez dostęp do globalnego stanu magazynowego, pozawala na łatwiejsze zarządzanie produkcją jak i jej planowanie. Jako integralna część wdrażanego systemu B2B jest w naturalny sposób wpleciony w obsługę łańcucha logistycznego przedsiębiorstwa i odzwierciedla hierarchiczną strukturę magazynu z dowolną ilością poziomów hierarchii, co jest szczególnie ważne dla Wnioskodawcy przy zarządzaniu hala magazynową o powierzchni około 1000 m2. Moduł MAGAZYN będzie realizować proces biznesowy Magazynowania. Wnioskodawca planuje wykorzystać możliwości jakie daje metoda elektronicznej wymiany danych EDI, która posłuży do przekazywania danych logistycznych między nim a Partnerami biznesowymi we współpracy handlowej. Funkcjonalności Modułu pozwolą na sprawną organizację fizycznego przechowywania zaplanowanych w procesach planowania zapasów materiałów, niezbędnych do działalności przedsiębiorstwa w określonym czasie, z zachowaniem ekonomicznych reguł dostaw, rozchodów i wielkości zapasów. Artykuły kojarzone z ich nośnikami magazynowymi mogą być łatwo identyfikowane z dokładnością do partii towaru, dat produkcji, dat ważności, numerów seryjnych, itp. Parametry miejsc magazynowych informują m. in. o preferowanych i niedopuszczalnych artykułach dla danej lokalizacji. Moduł będzie pozwalał na efektywną realizację działań, czynności i procedur związanych z organizowaniem, przyjmowaniem, składowaniem i wydawaniem produktów zgodnie z harmonogramem wyznaczonym dla poszczególnych partii. Moduł będzie przede wszystkim zarządzał pełną obsługa przyjęć, przesunięć magazynowych, inwentaryzacji, dostarczy informacji o bieżących

11 stanach magazynowych, lokalizacjach zapasu w miejscach ich fizycznego składowania. Funkcjonalności Modułu będą współpracować z Modułem odpowiedzialnym za proces biznesowy Sprzedaży (Moduł ZAMÓWIENIA, Panel 2 B2B) - system będzie posiadał możliwość rezerwacji produktu w przypadku braku na stanie magazynowym. Rezerwacja w systemie, będzie rozumiana jako zamówienie o statusie oczekującym na uzupełnienie braków magazynowych, jednocześnie blokując wyznaczoną ilość na stanie magazynowym w przypadku zmiany stanu magazynowego. Rezerwacja będzie określona przedziałem czasowym, co pozwoli na uniknięcie realizacji zamówień w przypadku dłuższego braku towaru w hurtowniach/fabrykach. Wstępnie zidentyfikowane na dzień składania wniosku funkcjonalności Modułu MAGAZYN to: tworzenie nieograniczonej ilości magazynów stany magazynowe w wielu jednostkach możliwość tworzenia dodatkowych atrybutów dla każdego produktu, takich jak kolor, rozmiar itp. transferowanie produktów między magazynami raporty stanów magazynowych automatyczne informowanie o wyczerpaniu górnej granicy limitu stanu magazynowego (via , SMS, inne doprecyzowane po przeprowadzeniu analiz przedwdrożeniowych), dzięki czemu łatwo będzie uzupełnić stan magazynowy danego produktu Wprowadzenie systemu siatki magazynu, ułatwi w łatwy sposób znaleźć w wielkich magazynach towar. Każdy magazyn będzie mógł zawierać unikalną siatkę w zależności od jego struktury. W zależności od sposobu definiowania siatki, będzie można utworzyć unikalny i łatwy do zastosowania system definiowania pól siatki, przykładowo: regał - sektor - pole pomieszczenie Wprowadzenie takiego systemu pozwoli uniknąć niepotrzebnej utraty czasu pracownika na zidentyfikowanie miejsca towaru. W przypadku reorganizacji, rozbudowy magazynu, system będzie pozwalał w prosty sposób rejestrować zmiany położenia towaru. W celu zachowania jak najlepszej informacji o stanach magazynowych, zostanie utworzony specjalny moduł w systemie CRM Prana Pack Mobile Edition, umożliwiający mobilną bieżącą inwentaryzację/przegląd stanu magazynowego. Poprzez system mobilny, pracownik będzie mógł w czasie rzeczywistym bez zbędnych papierowych dokumentów i ręcznego zapisywania: uzupełnić rzeczywiste stany towarów w magazynie skorygować stany magazynowe

12 Aplikacja zarejestruje wszystkie zdarzenia i operacje dokonywane na materiałach. Dostarcza informacji o aktualnym stanie, wartości i lokalizacji zapasów i towarów, rejestrując transakcje magazynowe i emisje związanych z nimi dokumentów. Pozwala identyfikować osoby wystawiające dokumenty, przyjmujące i wydające pozycje z magazynów. Moduł automatyzuje proces biznesowy - Zarządzanie Gospodarką Materiałową. Pełna integracja Modułu MAGAZYN z pozostałymi aplikacjami systemu pozwala na automatyczne tworzenie dokumentów magazynowych w oparciu o dokumenty powstające w powiązanych modułach. System pozwala na dostosowanie dokumentów do indywidualnych potrzeb użytkownika. Maksymalne bezpieczeństwo zapewnia rozbudowany system przydzielania uprawnień do obsługi dokumentów. f. Zakup licencji do obsługi Panelu 5 B2B (Moduł ANALITYCZNY, Moduł WYMIANA DANYCH). PANEL 5 B2B - obszar, którego główna funkcjonalność pozwala na globalną kontrolę i diagnozę stanu przedsiębiorstwa w kontekście zachodzących w jego obrębie zdarzeń biznesowych. MODUŁ ANALITYCZNY. Celem funkcjonalności jest kontrola procesów przedsiębiorstwa z punktu widzenia realizacji założonych celów za pomocą funkcjonalności do dynamicznego monitorowania i raportowania kluczowych wskaźników realizowanych procesów biznesowych. Funkcjonalność obejmuje raportowanie stanu procesów oraz tworzenie analiz kosztów i przebiegu procesów poprzez planowanie i ewidencjonowanie wszelkich zdarzeń gospodarczych. Generowane przez system zestawienia przydatne będą m.in. do: planowania kierunku przyszłych działań planowania budżetu planowania sprzedaży planowania lepszego doboru i zawężenia grupy potencjalnych klientów planowania zarządzania zasobami magazynowymi Moduł analityczny będzie podzielony na sekcję analiz i raportów, dotyczących: raporty dla klientów statystyki klientów raporty należności raporty pracowników raporty magazynu raporty kampanii reklamowych. Każdy z raportów będzie można zapisać w formacie PDF, co umożliwi przesłanie go pracownikowi lub umieszczenie wyników w formie prezentacji graficznej. MODUŁ WYMIANA DANYCH. Jego zadaniem jest integracja platformy z systemami partnerów oraz standaryzacja danych Dzięki modułowi jest możliwe przekazywanie danych z i do platformy z dowolnego systemu, dzięki

13 możliwości konfigurowania zależności między nimi. Wymiana danych będzie odbywała się w synchronicznie w obu kierunkach (z i do platformy), w sposób w pełni zautomatyzowany, nie wymagający po okresie integracji ingerencji człowieka. W wyniku prac zaplanowanych w ramach projektu zostanie określony wspólny standard wymiany danych w formacie zgodnym z xml poprzez odpowiedni bezpieczny kanał komunikacyjny. System wymiany danych B2B musi być stworzony w taki sposób, aby obsługiwał i generował komunikaty w w/w standardzie. Kanał komunikacyjny musi zapewniać: bezpieczeństwo - aby uniemożliwić nieuprawnione próby dostępu, odporność na błędy - musi kontrolować poprawność komunikacji, a także w razie wystąpienia problemów gromadzić komunikaty, wznawiać komunikację, informować o nieprawidłowościach, otwartość - system musi być otwarty na kolejne integracje, wiarygodność - system musi nie tylko wysyłać komunikaty, ale także przetwarzać potwierdzenia ich realizacji. g. Zakup licencji do obsługi Panelu 6 B2B (Moduł E-LEARNING). PANEL 6 B2B - obszar odpowiedzialny za podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników za pomocą szkoleń przeprowadzanych drogą e-learningową, obsługiwany przez Moduł E-LEARNING. MODUŁ E-LEARNING. Główną funkcjonalnością tego Modułu jest kreator szkoleń pozwalający na szybkie tworzenie i edytowanie szkoleń e- learningowych oraz ich automatyczne przydzielanie pracownikom Wnioskodawcy oraz Partnerów objętych projektowanym systemem B2B. Moduł stanowi doskonałe wsparcie tradycyjnych szkoleń stacjonarnych. Jest to wygodne narzędzie, które pozwala podnosić kwalifikacje pracowników. Każdy pracownik może wziąć udział w szkoleniu o dowolnej godzinie z dowolnego miejsca na świecie. Dzięki multimedialnym oraz interaktywnym rozwiązaniom może aktualizować swoją wiedzę w sposób ciekawy i przyjemny. Moduł ten pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. Pracodawca nie musi zawsze korzystać z bardzo drogich szkoleń stacjonarnych. Przygotowanie szkolenia e-learningowego wiąże się z poniesieniem tylko jednorazowego kosztu utworzenia materiałów i uruchomienia szkolenia. Można przeszkolić dowolną ilość osób bez ponoszenia znaczących kosztów. Jest to szczególnie istotne w kontekście rozwoju firmy oraz zacieśniania współpracy z Partnerami biznesowymi. Podnoszenie kwalifikacji pracowników - inwestowanie w kapitał ludzki jest dla firmy PRANA-PACK sposobem na zwiększenie przywiązania i zaangażowanie pracowników, stanowi dla nich motywacje i jest czynnikiem zwiększającym ich lojalność w stosunku do firmy, co stanowi również nieocenioną wartość dodaną całego projektu. Wszystkie materiały edukacyjne są umieszczone na w systemie B2B. Szkoleniowiec i pracodawca nadzorujący szkolenie może w dowolnym momencie dokonać ich aktualizacji lub utworzyć nowe. Jest to szczególnie

14 istotne przy prowadzeniu instruktaży, które wymagają odświeżania wiedzy, np. szkolenia sprzedażowe w firmie, gdzie często zmienia się oferta produktowa, a handlowców i konsultantów należy instruować w możliwie najkrótszym czasie. Kreator szkoleń e-learningowych umożliwia wykorzystanie grafik, zdjęć, dźwięków i filmów oraz różnorodnych testów sprawdzających zdobytą widzę. Dzięki rozbudowanej funkcji raportowania możliwe jest śledzenie wyników oglądalności szkolenia oraz wyników testów dla poszczególnych pracowników. Jeśli wyniki testów nie są zadowalające dla szkoleniowca (pracodawcy) w każdej chwili może on ponownie skierować uczestnika na powtórzenia e-szkolenia oraz rozwiązanie testu. 2) Zakup nowych środków trwałych: a. Zakup serwera aplikacji - dla platformy B2B - 1 szt. Nie gorszy niż: Dell PowerEdge R620, 2xIntel Xeon 2,5GHz, 4x16GB RAM, RAID 10 - PERC 1GB, 4x300GB HDD 15K, b. Zakup serwera bazy danych - dla platformy B2B - 1 szt. Nie gorszy niż: Dell PowerEdge R620, 2xIntel Xeon 3,30Ghz, 4x16GB RAM, RAID 10 - PERC 1GB, 6x300GB HDD 15K, c. Szafa do serwera z osprzętem (switch + UPS) - 1 szt. Nie gorszy niż: Szafa serwerowa 19 : głębokość 1000; szerokość 800; 42U, szyny do poprowadzenia kabli napięciowych; szyby do poprowadzenia kabli sieciowych; maskownice do przewodów; dwie listwy napięciowe; drzwi; lewa, prawa, tylna ściana, Przełącznik z serii Dell PowerConnect 3500, UPS z zewnętrznymi ogniwami, montaż w szafie serwerowej. Moc ok. 2kWat, producent APC, Ever, Eaton, Fideltronik, Lestar, Mustek, Orvaldi. d. Zakup laptopów z oprogramowaniem dla potrzeb systemu B2B (2 szt.). Nie gorszy niż: Dell Latitude E5430, 4GB RAM, 320 GB HDD, Windows 7 (64 bit). e. Zakup 2 zestawów do kwalifikowanego podpisu elektronicznego z czytnikami w wersji na 2 lata. 3) Zakup usług doradczych i eksperckich: a. Analiza Analiza wstępna rozwiązań informatycznych dla celów wdrożenia dedykowanej platformy B2B b. Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Panelu 1 B2B (Moduł KLIENCI, Moduł PARTNERZY) c. Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Panelu 2 B2B (Moduł ZAMÓWIENIA, Moduł DOKUMENTACJA, Moduł MOBILNI HANDLOWCY) d. Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Panelu 3 B2B (Moduł ZARZĄDZANIE INFORMACJA O PRODUKCIE I PROMOCJA, Moduł TELEMARKETING)

15 e. Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Panelu 4 B2B (Moduł ZARZADZANIE MAGAZYNEM) f. Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Panelu 5 B2B (Moduł ANALITYCZNY, Moduł WYMIANA DANYCH) g. Analiza przedwdrożeniowa w zakresie Panelu 6 B2B (Moduł ELEARNING) h. Raport powdrożeniowy w zakresie dedykowanego systemu B2B 4) Szkolenia specjalistyczne: a. Przeszkolenie 5 prac. Wnioskodawcy, tematy: 1. instalacja i obsługa dedykowanego systemu B2B, 2. Bezpiecz. w proc. wymiany danych, 3. Funkcje sys. B2B w kontekście obsługi planowanych proc. współpracy Partnerów, 4. Interfejsy współpracy (wymiany danych) z aplikacjami Partnerów. L. dni 8dni * 8h b. Zakup usług szkoleniowych - objecie 2 pracowników szkoleniami dla administratorów systemu - 2 dni szkoleniowe * 6h 5) Nabycie usług informatycznych i technicznych a. Instalacja systemu operacyjnego i konfiguracja serwerów b. Prace wdrożeniowe związane z dostosowaniem systemów wewnętrznych ERP do potrzeb platformy B2B w zakresie Panel 2 (Moduł ZAMÓWIENIA, Moduł DOKUMENTACJA, Moduł MOBILNI HANDLOWCY) c. Prace wdrożeniowe związane z dostosowaniem systemów wewnętrznych ERP do potrzeb platformy B2B w zakresie Panel 4 B2B (Moduł ZARZADZANIE MAGAZYNEM) d. Prace wdrożeniowe związane z dostosowaniem systemów wewnętrznych ERP do potrzeb platformy B2B w zakresie Panel 5 B2B (Moduł ANALITYCZNY, Moduł WYMIANA DANYCH) e. Prace wdrożeniowe związane z dostosowaniem systemów wewnętrznych ERP do potrzeb platformy B2B w zakresie Panel 6 B2B (Moduł E-LEARNING) f. Naniesienie poprawek w systemie B2B g. Prace wdrożeniowe - uruchomienie platformy B2B wraz z implementacja podpisu elektronicznego h. Testowanie aplikacji B2B i. Prace wdrożeniowe związane z dostosowaniem systemów wewnętrznych ERP do potrzeb platformy B2B w zakresie Panel 1 B2B (Moduł KLIENCI, Moduł PARTNERZY) j. Prace wdrożeniowe związane z dostosowaniem systemów wewnętrznych ERP do potrzeb platformy B2B w zakresie Panel 3 B2B (Moduł ZARZĄDZANIE INFORMACJA O PRODUKCIE I PROMOCJA, Moduł TELEMARKETING) 6) Promocja projektu:

16 a. Informacja o współfinansowaniu z funduszy UE nabycie tablicy informacyjnej oraz umieszczenie na stronie internetowej odpowiedniej grafiki i informacji o realizowanym projekcie. 4. TERMIN ZWIĄZANY Z OFERTĄ: Minimalny termin związania ofertą wynosi 60 dni od daty złożenia oferty. 5. WYMAGANY TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA: Od dnia zawarcia umowy do końca trwania Projektu (tj. do dnia ). 6. KRYTERIA OCENY OFERT: Końcowa ocena oferty zostanie złożona z następujących kryteriów: a. Cena netto za realizację nabycia wartości niematerialnych i prawnych: - 20 % b. Cena netto za realizację zakupu nowych środków trwałych - 20 % c. Cena netto za realizację usług doradczych i eksperckich 20 % d. Cena netto za realizację szkoleń specjalistycznych - 10 % e. Cena netto za realizację usług informatycznych i technicznych -20 % f. Cena netto za realizację promocji projektu -10 % Obliczenie ceny oferty w ramach niniejszego kryterium nastąpi zgodnie z następującym wzorem: a. Kryterium pkt. 6 a): najniższa oferowana cena / oferowana cena 1 x 20 b. Kryterium pkt. 6 b): najniższa oferowana cena / oferowana cena 1 x 20 c. Kryterium pkt. 6 c): najniższa oferowana cena / oferowana cena 1 x 20 d. Kryterium pkt. 6 d): najniższa oferowana cena / oferowana cena 1 x 10 e. Kryterium pkt. 6 e): najniższa oferowana cena / oferowana cena 1 x 20 f. Kryterium pkt. 6 f): najniższa oferowana cena / oferowana cena 1 x OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY: Oferowaną cenę brutto należy podać w rozbiciu na poszczególne działania. Cena (brutto) = Cena netto + podatek VAT Cena oferty powinna być podana cyfrowo i słownie. 8. POSTANOWIENIA ISTOTNE DLA ZAMWIAJĄCEGO, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO UMOWY:

17 Z uwagi na fakt, iż projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w umowie zawarte zostaną następujące uwarunkowania: obowiązek udostępnienia na każde żądanie dokumentacji, w tym dokumentacji finansowej, związanej z realizacją zamówienia; możliwość zmiany szczegółowego zakresu zamówienia w wyniku zmiany wymogów formalnych związanych z realizacją projektu. 9. OFERTY CZĘŚCIOWE I WARIANTOWE Nie dopuszcza się w niniejszym zapytaniu możliwości składania ofert częściowych, tzn. oferujących realizację jedynie części przedmiotu zamówienia. Nie dopuszcza się w niniejszym zapytaniu możliwości składania ofert wariantowych. 10. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT: Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego nie później niż do dnia r. do godziny drogą pocztową, osobiście, lub mailem (skan podpisanej oferty wraz z wymaganymi załącznikami). Za datę złożenia oferty uznana zostanie data wpływu oferty do Zamawiającego. 11. TRYB UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ: Wykonawca może zwrócić się na piśmie do Zamawiającego o wyjaśnienie dotyczące zamówienia, a zamawiający udzieli niezwłocznie wyjaśnień Wykonawcy. Zamawiający dopuszcza wszelkie formy składania zapytań, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej. 12. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTOWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI: Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami są: Paweł Majchrzak, nr tel.: , pranapack@gmail.com 13. INNE: Zamawiający zastrzega sobie prawo do podjęcia negocjacji z wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana oraz prawo do odstąpienia od udzielenia zamówienia w wypadku nieuzyskania porozumienia w toku prowadzonych negocjacji. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego zapytania.

18 Zamawiający zastrzega sobie prawo do odmowy udzielenia informacji o złożonych ofertach, jeżeli oferent zastrzegł ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa (w rozumieniu Art. 11 ust. 4 Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) w stosunku do całości lub części oferty. 14. ZAŁĄCZNIKI: Załącznikiem do niniejszej specyfikacji jest formularz ofertowy oraz oświadczenie oferenta o spełnianiu kryteriów uczestnictwa w postępowaniu.