ZAPYTANIE OFERTOWE NA: Nocleg, wyżywienie oraz wynajem sali konferencyjnej

Transkrypt

1 Warszawa, dn ZAPYTANIE OFERTOWE NA: Nocleg, wyżywienie oraz wynajem sali konferencyjnej W ramach projektu Gminy Brochów, Czosnów, Iłów, Sochaczew, Teresin dobrze rządzone nr POKL /11-00 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej Poddziałanie Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej zapytania ofertowe nr 1/POKL / Nazwa i adres Zamawiającego. FUNDACJA CIVIS POLONUS Ul. Bellottiego 5/ Warszawa 2. Opis przedmiotu zamówienia. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest zakwaterowanie i wyżywienie uczestników oraz wynajem sal konferencyjnych na szkolenie dla Kadry Zarządzającej w hotelu. 2.1 Od Wykonawcy oczekujemy: - zapewnienia noclegu dla 15 osób (pokoje dwuosobowe z toaletą, łóżka pojedyncze) -zapewnienia wyżywienia ( 2 obiady, śniadanie, kolacja) - sali konferencyjnej z pełnym wyposażeniem (rzutnik, ekran, flipchart, itp.), dla 20 osób, 16 lutego 2012 cały dzień; 17 lutego 2012 pół dnia - 3 serwisów kawowych - lokalizacji hotelu maksymalnie 20 km od ul. Marsz. Józefa Piłsudskiego 41 w Legionowie, hotel musi znajdować się poza granicami miastem Warszawa. Odległość liczona na podstawie danych z strony (trasa optymalna)

2 2.2. Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie bazy noclegowo-szkoleniowej dla uczestników szkolenia oraz wyżywienia na podstawie menu zaakceptowanego przez Zamawiającego. Wykonawca zapewni serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, zastawa). W terminie uzgodnionym z wybranym Wykonawcą. W terminie uzgodnionym z wybranym Wykonawcą Zamawiający przekaże Wykonawcy ostateczną liczbę uczestników szkolenia. 2.3 Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 1) usługi hotelarskie 2) Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 3. Termin wykonania zamówienia. 16 lutego 2012 roku dzień zakwaterowania, 17 lutego 2012 roku dzień wykwaterowania. 1 nocleg. 4. Warunki udziału w postępowaniu. 4.1 O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: -posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, -posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, - znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, - spełniają wszystkie oczekiwania wymienione w pkt.2.1 opisu przedmiotu zamówienia, Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą Zamawiający nie może udzielić zamówienia Wykonawcom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązanie kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: -uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

3 -posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; -pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą. 5. Kryteria oceny warunków udziału w postępowaniu 5.1 Zamawiający oceni, czy Wykonawca spełnia warunki, o których mowa w pkt 4.1 i w pkt 4. 2 na podstawie złożonego wraz z ofertą oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, którego wzór stanowi załącznik nr 2 oraz oświadczenia o braku powiązania osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego oraz na podstawie złożonych wraz z ofertą dokumentów Żądanych przez Zamawiającego, o których mowa w pkt 6, potwierdzających spełnianie tych warunków. 5.2 Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na zasadzie: spełnia - nie spełnia 6. Wymagane dokumenty -Wypełniony Formularz ofertowy (załącznik nr 1). -Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w punkcie 4.1 wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania ofertowego - podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. -Oświadczenie o braku powiązania osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym podpisane przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. - Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej. - Pełnomocnictwo do działania w imieniu Wykonawcy, o ile prawo do reprezentowania Wykonawcy w powyższym zakresie nie wynika wprost z dokumentu rejestrowego. Dokumenty powinny zostać złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za

4 zgodność z oryginałem przez osobę/osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy. 7. Opis sposobu przygotowania oferty 7.1 Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do zapytania ofertowego (jako załącznik nr 1). Oferta powinna: zawierać pełną nazwę oferenta, zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, adres , NIP, numer KRS lub numer innego właściwego dla Wykonawcy rejestru, być sporządzona w języku polskim, treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego, inaczej oferta zostanie odrzucona, zawierać cenę oferty przedstawionej jako cena brutto, która zawiera podatek VAT obliczony przez oferenta zgodnie z obowiązującymi przepisami. Cena uwzględnia wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawiera wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia świadczonego przez okres i na warunkach określonych w złożonej ofercie. Cena jest wyrażona w PLN tj. z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Określone jest: łączna kwota brutto oferty wraz ze szczegółową kalkulacją (cena noclegu z osobę, cena wyżywienia na osobę wraz z poczęstunkiem kawowym, cena wynajmu sali konferencyjnej). 8. Forma oferty 8.1 Oferta może być złożona w formie pisemnej lub elektronicznej (scan). 8.2 Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawiane w formie oryginałów lub poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii w formacie PDF. 8.3 Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości 8.4 Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 9.Osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami. Osobami(ą) upoważnionymi(ą) przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami są: 1) Karolina Pucek: tel , fax karolina.pucek@civispolonus.org.pl

5 10. Miejsce, termin i sposób złożenia oferty. Ofertę należy złożyć w formie papierowej na adres ul. Warecka 8/85, Warszawa, bądź w formie elektronicznej (scan) na adres karolina.pucek@civispolonus.org.pl w nieprzekraczalnym terminie: do dnia 31 stycznia 2012 roku do godz Kryteria oceny ofert Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Kryterium Znaczenie procentowe kryterium Cena 50% 50 punktów standard 30% 30 punktów Usługi dodatkowe hotelu 20% Maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za dane kryterium 20 punktow Zasady oceny kryterium "Cena"(C). W przypadku kryterium "Cena" oferta otrzyma zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku ilość punktów wynikającą z działania: C min Pi (C) = Max (C) Ci gdzie: Pi(C) Cmin ilość punktów jakie otrzyma oferta "i" za kryterium "Cena"; najniższa cena spośród wszystkich ważnych i nieodrzuconych ofert; Ci cena oferty "i"; Max (C) maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za kryterium "Cena". Zasady oceny kryterium "standard". W kryterium standard określa się poprzez liczbę gwiazdek obiektu: ***** -30pkt, **** -25pkt,

6 ***lub mniej gwiazdek 0 pkt Zasady oceny kryterium usługi dodatkowe : SPA, -10 pkt Basen-6 pkt Siłownia-2pkt Jacuzzi-2pkt 11.3 Ostateczna ocena punktowa oferty Ocena punktowa oferty "i" będzie zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku. Wykonawca maksymalnie może zdobyć 100 pkt 11.4 Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, nie podlegająca odrzuceniu, która po zsumowaniu punktów przyznanych w poszczególnych podkryteriach otrzyma największą liczbę punktów. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z ceną niższą. 12. Tryb oceny ofert i ogłoszenia wyników 12.1 Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postepowania w formie elektronicznej na adres wskazany w ofercie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia upływu terminu składania ofert. Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana na stronie interenetowej Zamawiającego: Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami. W niniejszym postępowaniu oferty, oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie, poprzez , oraz telefonicznie. 14. Unieważnienie postępowania Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

7 15. Pozostałe informacje Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego, przed upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści Zapytania Ofertowego zostanie przekazana Wykonawcom niezwłocznie w formie pisemnej ( ), jak również zostanie opublikowana na stronie Zamawiającego: Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w ofercie. 16. Finansowanie Zamówienie jest finansowane ze środków Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w ramach projektu Gminy Brochów, Czosnów, Iłów, Sochaczew, Teresin dobrze rządzone nr POKL /11-00 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 17.Płatnikiem będzie: Fundacja Civis Polonus Ul. Bellottiego 5 m 47, Warszawa NIP REGON: KRS: Załączniki 1. Formularz ofertowy. 2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. 3. Oświadczenie o braku powiązania osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. 4. Wzór umowy.

8 Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr 1/POKL /11-00 (Pieczęć oferenta) Fundacja Civis Polonus Ul. Bellottiego 5 m 47, Warszawa NIP REGON: KRS: OFERTA W ODPOWIEDZI NA ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/POKL /11-00 Nazwa oferenta Adres oferenta, tel, fax, NIP: Nr KRS lub numer innego właściwego dla oferenta rejestru Całkowity koszt zamówienia brutto Standard hotelu-liczba gwiazdek Usługi dodatkowe: SPA, basen, siłownia, jacuzzi Proszę wymienić, które z powyższych Osoba odpowiedzialna za wykonanie zamówienia z ramienia Cyfrowo: Słownie:

9 wykonawcy (tel., e- mail) Nazwa i numer konta bankowego oferenta Szczegółowa kalkulacja kosztów kategoria Koszt brutto Koszt brutto noclegu/ osobę Koszt brutto wyżywienia/ osobę wraz z przerwami kawowymi Koszt brutto wynajmu Sali konferencyjnej 1. Oświadczam/y, iż powyższe ceny zawierają wszelkie koszty, jakie poniesie Zamawiający z tytułu realizacji umowy. 2. Oświadczam/y, że zapoznaliśmy się z zapytaniem ofertowym nr nr 1/POKL /11-00 i uznajemy się za związanych z zawartymi w niej postanowieniami. 3. Oświadczam/y, że zapoznaliśmy się ze wzorem umowy, który stanowi załącznik nr 4 do zapytania ofertowego nr nr 1/POKL /11-00 i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy z Zamawiającym na warunkach tam zawartych, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 4. Wszelką korespondencję w sprawie niniejszego postępowania należy kierować na adres: Fundacja Civis Polonus, ul. Warecka 8/85, Warszawa Miejscowość i data Podpis i pieczęć osoby uprawnionej do reprezentowania oferenta

10 Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr 1/POKL / dnia.. (pieczęć firmowa Wykonawcy) OŚWIADCZENIE O SPEŁNIANIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU* Ja/ My niżej podpisany/i (imiona i nazwiska osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy) działając w imieniu i na rzecz:.. oświadczam/y że: (nazwa Wykonawcy) 1) posiadam/y uprawnienia do wykonywania zamówienia 2) posiadam/y niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuję/emy potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia 3) znajduję/emy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 4) spełniam/y wszystkie oczekiwania wymienione w pkt.2.1 opisu przedmiotu zamówienia.dnia.. (podpis i pieczęć Wykonawcy) *Niepotrzebne skreślić

11 Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego nr 1/POKL /11-00 (pieczęć firmowa Wykonawcy). dnia.. Dotyczy zapytania ofertowego nr nr 1/POKL /11-00 w ramach projektu Gminy Brochów, Czosnów, Iłów, Sochaczew, Teresin dobrze rządzone nr POKL /11-00 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej Poddziałanie Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZANIA OSOBOWO LUB KAPITAŁOWOW Z ZAMAWIAJĄCYM Ja/ My niżej podpisany/i (imiona i nazwiska osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy) działając w imieniu i na rzecz:.. (nazwa Wykonawcy) oświadczam/y, że nie jesteśmy powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Powiązanie to polega w szczególności na: 1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; 3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 4) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli..dnia.. (podpis i pieczęć Wykonawcy) *Niepotrzebne skreślić

12 Załącznik nr 4 do zapytania ofertowego nr 1/POKL /11-00 Umowa - wzór Dotyczy zapytania ofertowego nr 1/POKL /11-00 w ramach projektu Gminy Brochów, Czosnów, Iłów, Sochaczew, Teresin dobrze rządzone nr POKL /11-00 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej Poddziałanie Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej zawarta w dniu lutego 2012 r. w Warszawie pomiędzy Fundacją Civis Polonus z siedzibą w Warszawa, NIP: , REGON: KRS: reprezentowaną przez Olgę Napiontek Prezeskę Zarządu Fundacji Civis Polonus oraz Joannę Pietrasik Wiceprezeskę zarządu Fundacji Civis Polonus zwanym dalej Zamawiającym, a.. z siedzibą ul.,.., posiadający wpis.. pod numerem., NIP:.. REGON:.. zwanym w dalszej treści umowy Wykonawcą, reprezentowanym przez.. o następującej treści: 1.1. Przedmiotem umowy jest: 1 -zapewnienia noclegu dla 15 osób (pokoje dwuosobowe z toaletą, łóżka pojedyncze) -zapewnienia wyżywienia ( 2 obiady, śniadanie, kolacja) - zapewnienie sali konferencyjnej z pełnym wyposażeniem (rzutnik, ekran, flipchart, itp.), dla 20 osób, 16 lutego 2012 cały dzień oraz 17 lutego 2012 pół dnia - 3 serwisów kawowych 1.2. Najpóźniej na 3 dni przed terminem szkolenia Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji projekt menu. Zamawiający w terminie 1 dnia dokona akceptacji menu lub zgłosi uwagi, które Wykonawca ma obowiązek uwzględnić.

13 1.3. Zamawiający zobowiązuje się udzielić Wykonawcy wszelkich niezbędnych informacji dotyczących realizowanego projektu, mających wpływ na jakość świadczonych usług Wartość przedmiotu umowy w całym okresie realizacji wyniesie: 2 Koszt noclegów -.. zł. brutto (słownie:. złotych /100 brutto). koszt wyżywienia wraz z serwisem kawowym -.. zł. brutto (słownie: złotych /100 brutto). koszt wynajęcia Sali konferencyjnej -.. zł. brutto (słownie: złotych /100 brutto). Koszt łącznie..złotych /100 brutto Należność z tytułu prawidłowej realizacji przedmiotu umowy uregulowana zostanie przelewem na konto wskazane przez Wykonawcę, płatne w terminie do 30 dni od dnia przedłożenia Zamawiającemu faktury VAT lub rachunku. 3 Umowa została zawarta na czas określony tj. od dnia. lutego 2012 r. do dnia. lutego 2012 r Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy terminowo i bez usterek, z zachowaniem należytej staranności Wykonawca zobowiązuje się do zachowania tajemnicy zawodowej i nie rozpowszechniania jakichkolwiek informacji dotyczących Zamawiającego, do których będzie miał dostęp z tytułu wykonywania niniejszej umowy, tak w czasie trwania umowy, jak również po jej ustaniu Wykonawca oświadcza, iż posiada uprawnienia, umiejętności i kwalifikacje do wykonania usługi, o której mowa w 1 niniejszej umowy.

14 4.4. W przypadku nie wykonania przedmiotu umowy w terminie, wykonania go wadliwie lub w sposób nienależyty Zamawiający ma prawo do pomniejszenia wynagrodzenia lub anulowania umowy bez odszkodowania Zamawiający zastrzega sobie prawo wglądu przez Instytucję Pośredniczącą oraz inne podmioty uprawnione do kontroli, do dokumentów Wykonawcy związanych z realizowanym projektem, w tym dokumentów finansowych W przypadku wystosowania przez Instytucję Pośredniczącą lub inne podmioty uprawnione do kontroli, żądań dotyczących realizacji przedmiotu umowy, Wykonawca zobowiązuje się do wykonania określonych zadań, obligując się tym samym do przekazania Zamawiającemu informacji lub wymaganych dokumentów w terminie wskazanym przez Koordynatora Projektu Strony zobowiązują się do wzajemnego powiadamiania o każdej zmianie adresu i oświadczają, że ich aktualne adresy dla korespondencji są następujące: Zamawiający: Fundacja Civis Polonus ul. Bellottiego 5/47, Warszawa Wykonawca: Za doręczone uznaje się pismo przyjęte bezpośrednio lub listem poleconym za pośrednictwem poczty, jak i zwrócone przez pocztę po dwukrotnej awizacji listu poleconego na powyższe adresy Niedopełnienie obowiązku określonego w ust.1 powoduje ten skutek, że pismo wysłane na adres wskazany w ust.1 uznaje się za doręczone także wówczas, gdy zostanie zwrócone z powodu nieaktualnego adresu. 7 Wszelkie zmiany dotyczące niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

15 8 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 9 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. Zamawiający Wykonawca