System Analiz Samorządowych (SAS)

Transkrypt

1 dr Tomasz Potkański Z-ca Dyrektora Biura Związku Miast Polskich System Analiz Samorządowych (SAS) Wystąpienie na seminarium Techniki zarządcze w administracji publicznej zorganizowanym przez Fundację Rozwoju Lubelszczyzny w Lublinie, 3 marca 2008 Streszczenie: Niniejsze opracowanie omawia genezę powstania Systemu Analiz Samorządowych w kontekście misji Związku Miast Polskich, oraz kolejne etapy rozwojowe: siłami własnymi ZMP oraz z finansową pomocą Norweskiego Mechanizmu Finansowego. Realizowana etapami budowa Systemu Analiz Samorządowych ma służyć powstaniu systemu benchmarkingu usług publicznych dostarczanych przez jednostki samorządu terytorialnego, czyli służyć doskonaleniu zarządzania usługami w sensie skuteczności w tym w wymiarze jakościowym i ilościowym, podnoszeniu efektywności kosztowej i dostępności tych usług. Jest to instrument wdrażający w praktyce zarządzania w samorządach narzędzia typowe dla New Public Management szczególnie w sensie pomiaru kosztów i wyników dostarczanych usług. Zakładamy, że pogłębiona wiedza na ten temat pozwoli na przyśpieszenie procesu standaryzacji usług publicznych dostarczanych przez samorządy (standardy ogólnokrajowe i lokalne). W chwili obecnej analizy SAS obejmują 4 sektory usług (transport: drogownictwo i transport publiczny; oświatę, kulturę i pomoc społeczną). Od roku 2008 (dotyczy to danych za rok 2007) zakres usług objętych badaniem powiększy się o gospodarkę komunalną i gospodarkę mieszkaniową, a także o cztery dziedziny przekrojowe: demografię, finanse samorządowe, wskaźniki zrównoważonego rozwoju i wskaźniki jakości życia. Począwszy od roku 2009 system obejmie także swym zakresem gminy wiejskie oraz powiaty ziemskie, a zakres usług podlegających badaniu w ich przypadku będzie dostosowany do kompetencji tych rodzajów samorządu. Rozwój systemu SAS jest częścią szerokiego projektu budowania potencjału instytucjonalnego jednostek samorządu do lepszego zarządzania usługami publicznymi. Obok bazy danych gromadzącej pozyskiwane z samorządów i ze statystyki publicznej dane nt. kosztów i wyników w różnych sektorach usług, szeroko rozumiany system SAS obejmuje także działanie Grup Wymiany Doświadczeń w każdym z badanych sektorów usług. Bezpośredni kontakt w grupie współpracujących samorządów pozwala na rozpoznanie i przedyskutowanie sposobów organizacji dostarczania usług w samorządach które osiągają dobre i bardzo dobre wyniki, co pozwala innym na przygotowanie planów doskonalenia swoich usług. Dzięki GWD system SAS zostaje uzupełniony o takie elementy, które przy odpowiedniej powszechności jego stosowania, pozwolą go uznać za pełno-wymiarowy system benchmarkingu usług. Ważnym elementem budowy tego systemu jest promowanie w GWD prowadzenia przez samorządy badań satysfakcji odbiorców poszczególnych usług. 1

2 I. Geneza powstania Systemu SAS w kontekście misji Związku Miast Polskich: Wśród statutowych celów Związku Miast Polskich (ZMP) najważniejsze dotyczą reprezentowania na forum krajowym i międzynarodowym interesów miast polskich, w tym, m.in. poprzez uczestnictwo w procesie tworzenia prawa. Ta funkcja jest bardziej znana i oczywista. Jednakże Statut ZMP nakłada na niego także zadanie świadczenia pomocy miastom członkowskim w doskonaleniu form zarządzania w miastach. Niniejszy referat opisuje jedną z głównych form tej działalności. Jednym z podstawowych celów istnienia samorządów, obok wykonywania funkcji regulacyjnych, władczych i organizującej (np. rozwój lokalny) jest dostarczanie usług publicznych członkom wspólnoty samorządowej. Dla celów tego referatu możemy podzielić wszystkie usługi publiczne na 3 ogólne grupy1: usługi społeczne; usługi techniczne (zwane też komunalnymi); usługi administracyjne. Większość środków finansowych jakimi dysponuje jednostka samorządu jest wydatkowanych pośrednio lub bezpośrednio właśnie na dostarczanie usług publicznych. Biorąc pod uwagę skalę środków publicznych jaka jest dostępna samorządom - stanowiącą równowartość ponad 10% PKB - koniecznym jest stworzenie metod oceny efektywności, gospodarności i skuteczności wydatkowania tych środków. System Analiz Samorządowych, którego początki sięgają roku i ma na celu pomiar kosztów i wyników dostarczanych usług w usługach społecznych i technicznych. Jest także podstawą do stworzenia systemu benchmarkingu w zakresie dostarczania usług publicznych a więc w zamierzeniach powinien pozwolić na dokonanie czterech kroków z jakich składa się każdy system benchmarkingu: (1) na zmierzenie podstawowych parametrów usług w miastach, które w nim uczestniczą, (2) na porównanie się tych miast w sposób ścisły, (3) na dokonanie analizy sposobu dostarczania usług w miastach które uczestniczą w systemie, oraz powinien pozwolić miastom na (4) udoskonalenie swoje własnych metod dostarczania usług z korzyścią dla własnych mieszkańców. Nie wszystkie z tych czterech kroków były w pełni możliwe do tej pory w oparciu o SAS. 1 Patrz: Zarządzanie w samorządzie terytorialnym. Najlepsze praktyki, (red) M. Zawicki, St. Mazur, J. Bober, Małopolska Szkoła Administracji Publicznej AE, Kraków 2004, s Metodologię pomiaru podstawowych parametrów usług w ramach SAS rozpoczęto przygotowywać w roku 1997, korzystając z grantu USAID w ramach projektu Democratic Governance and Public Administration. Pierwsze badania wykonano w roku 1999 na próbie 10 miast, w oparciu o autorską metodologię przygotowaną przez ekspertów Związku. Od roku 2000 system jest rozwijany i finansowany ze środków własnych ZMP i bierze w nim udział corocznie miast na zasadzie wolontariatu. W roku 2007 badania SAS włączone zostały w realizację projektu Budowanie potencjału instytucjonalnego samorządów dla lepszego dostarczania usług publicznych i są współfinansowane ze środków Rządu Norweskiego. Partnerami w ramach realizacji projektu są: Związek Gmin Wiejskich, Związek Powiatów Polskich, oraz Norweski Związek Władz Lokalnych i Regionalnych 2

3 II. Etapy rozwoju SAS: (a) Etap : W latach jedynie dwa pierwsze kroki składające się na system benchmarkingu były w pełni wspomagane przez SAS. Pozostałe dwa kroki zainteresowani samorządowcy mogli wykonywać samodzielnie, w oparciu o prezentacje dostępne na strona internetowych SAS. Było to zatem możliwe ale wymagało wysokich kwalifikacji analitycznych i nie przyczyniło się do powszechności stosowania systemu. System Analiz Samorządowych w latach stanowił przedsięwzięcie organizacyjne polegające na: gromadzeniu danych nt. 4 sektorów usług (pomoc społeczna, kultura, oświata i transport dot. nakładów, kosztów i wyników) w bazie danych na serwerze ZMP, w oparciu o coroczne ankiety wypełniane internetowo przez uczestniczące miasta; analizowaniu tych danych w wymiarze porównawczym, wg. wskaźników i ich grup, prezentacji wskaźników obrazujących różne wymiary usług świadczonych przez samorządy (uczestniczące w badaniu) na stronie internetowej ZMP; ( z możliwością różnych samodzielnych analiz porównawczych wg. kryteriów zadanych przez użytkownika; przygotowaniu raportów zbiorczych (sektorowych) o stanie danego sektora usług w miastach - publikowanych na stronie ZMP oraz rozsyłanych do miast uczestniczących w badaniu. Udział w badaniach SAS w latach brało corocznie średnio ok. 70 miast (liczba się zmieniała), wypełniając ankiety na serwerze ZMP odnośnie 4 wspomnianych sektorów usług: transportu (drogownictwa i transportu publicznego), kultury, pomocy społecznej oraz oświaty. W przypadku tego ostatniego sektora usług - ankiety były zbierane jedynie do roku Od 2005 rozpoczął działanie obowiązkowy System Informacji Oświatowej i ZMP chcąc odciążyć miasta w zakresie wypełniania ankiet postanowił czerpać dane pierwotne z tego właśnie systemu. Niestety Ministerstwo Edukacji Narodowej konsekwentnie odmawiało dostęp do tych danych aż do roku 2007, tłumacząc to względami technicznymi a następnie potencjalną ochroną danych osobowych. Dane te zostały ostatecznie udostępnione w 2007 najpierw przez uczestniczące w SAS miasta (oraz powiaty), a ostatecznie również przez Ministerstwo Edukacji Narodowej dla wszystkich jednostek samorządu w ramach projektu badawczego. Mamy nadzieję, że będą one jako informacja publiczna udostępniane przez MEN także w kolejnych latach. Na przykładzie oświaty widać jak powinien ewoluować SAS. Informacje, które mają znaczenie zarządcze, powinny być pozyskiwane przez system statystyki publicznej bezpośrednio z gmin i powiatów tylko jeden raz w ramach realizacji ustawy o statystyce publicznej. Zbierane dane powinny być tak dobrane, aby po przetworzeniu przez SAS, dały odpowiedź na podstawowe pytania badawcze, takie jak: Jaka jest kondycja danego sektora usług w Polsce? Jaka jest skuteczność (relacja nakładów/kosztów do wyniku) dostarczania usług w miastach, w tym wymiarze ilościowym i jakościowym? Jaki jest poziom zabezpieczenia potrzeb na usługi w tych samorządach? 3

4 Jaka jest dostępność usług w miastach (wymiar geograficzny i finansowy)? Jaka jest efektywność dostarczania danej usługi (relacja między kosztem, a wynikiem)? Które z jednostek samorządu bardziej skutecznie i efektywnie realizują daną usługę? jako punkt wyjścia do benchmarkingu usług w poszczególnych sektorach. Trzeba przyznać, że dane jakimi dotąd dysponowaliśmy (tymi zbieranymi przez statystykę publiczną oraz tymi, które miasta potrafią już zgromadzić na prośbę ZMP) nie zawsze pozwalały na udzielenie odpowiedzi na wszystkie z tych pytań. Jest to raczej docelowy zestaw pytań badawczych. Tak należy rozwijać zestawy danych i wskaźników, aby wszystkie te analizy były możliwe we wszystkich badanych sektorach usług. Dodatkowym frustrującym problemem jest to, że z wyjątkiem wspomnianej oświaty miasta dwukrotnie raportują dane. Raz do GUS zgodnie z wymogiem ustawowym, oraz drugi raz do ZMP poprzez kwestionariusze badawcze SAS. W tym drugim przypadku zakres danych jest znacznie szerszy, a ponieważ wewnętrzne systemy sprawozdawcze w miastach także nie są dostosowane do ich zbierania stanowi to obiektywną trudność i wysiłek dla naszych partnerów w miastach. Dlatego docelowo powinniśmy dążyć do tego aby GUS, także wzorem doświadczeń międzynarodowych (np. ogólnokrajowy system statystyki miejskiej KOSTRA w Norwegii realizowany od 2002) gromadził tylko takie dane, które są w pełni użyteczne w procesie zarządzania w samorządach i aby nie było już potrzeby wypełniania przez miasta dodatkowych ankiet dla ZMP, chyba że będą one dotyczyły danych pozyskiwanych jednorazowo w specjalnych celach np. w związku o potrzebą oceny konsekwencji planowanych zmian ustawowych, itp. Analizy w oparciu o dane gromadzone i przetwarzane w SAS powinny pozwalać na wyciąganie wniosków na dwu poziomach lokalnym i krajowym: Na poziomie każdej jednostki samorządu analiza prowadzona przez władze (burmistrza i jego zastępców, naczelników wydziałów, radnych z kierunkowych komisji) powinna pozwalać na określenie dynamiki zjawisk w każdym z sektorów usług (wg. pytań zarysowanych powyżej). To z kolei powinno pozwolić władzom tej jednostki odpowiedzieć sobie na pytanie - na ile cele stawiane przed daną usługą (w ramach prowadzonej polityki i możliwości finansowych) są realizowane w danej jednostce samorządu? Na poziomie ogólnokrajowym system SAS powinien pozwolić na określenie - jakie są przeciętne i minimalne standardy dostarczania danego typu usług w sensie jakościowym i kosztowym? Niektóre ze standardów powinny mieć charakter ogólnokrajowy, bowiem ich poziom/jakość powinny być w całym kraju takie same i najczęściej są one finansowane lub współfinansowane przez państwo. Dla innej grupy usług świadczonych lokalnie jako zadania własne jednostek samorządu bardziej właściwe są standardy lokalne, które są ustalane w drodze konsensusu jako kompromis między oczekiwaniami odbiorców/mieszkańców a możliwościami ich sfinansowania. W obu przypadkach potrzebna jest wiedza o kosztach wykonywania takiej usługi w innych samorządach oraz we własnym samorządzie z roku na rok. Te same dane są potrzebne w celu przyjęcia długofalowej polityki rozwoju danego sektora usług w jednostce samorządu. Odrębnym problemem jest to, czy osoby zarządzające w jednostkach samorządu potrafią w pełni wykorzystywać już posiadane dane i czy będą potrafiły wykorzystywać szerszy ich zakres? Ten dość powszechny (są jednak w Polsce znaczące wyjątki!) brak świadomości potrzeby wykorzystywania analiz kosztowych jest częścią większego problemu 4

5 niewystarczających umiejętności w zakresie zarządzania zintegrowanego / strategicznego jednostką samorządu. Ten opór świadomościowy i niewystarczające umiejętności części personelu zarządzającego jest odrębnym problemem jaki podejmuje w swój działalności Związek Miast Polskich, wraz ze Związkiem Gmin Wiejskich RP i Związkiem Powiatów. Poświęcone są temu inne komponenty aktualnie realizowanego projektu Budowanie potencjału instytucjonalnego jednostek samorządu do lepszego dostarczania usług publicznych, wspieranego w latach grantem ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego. W podsumowaniu tego okresu rozwoju SAS trzeba wyraźnie stwierdzić, że SAS mimo swych słabości rozwojowych jest trwałym, oddolnym wkładem ZMP i uczestniczących w nim miast do rozwoju nowoczesnych technik zarządczych co powoduje, że zasady New Public Management, w tym mierzenia kosztów i wyników działalności są w polskich samorządach realizowane w praktyce. W żadnym innym kraju Europy Środkowej i Wschodniej taki system nie powstał co dodatkowo pokazuje jego wartość i unikalność. Fakt, że takie samokształceniowe i rozwojowe działanie powstało z inicjatywy nie rządu ale organizacji samorządowych daje mocniejszy mandat tym ostatnim do wypowiadania się na forum ogólnokrajowym w tym w Komisji Wspólnej rządu i samorządu terytorialnego oraz regionalnego. (b) Etap Wspomniany już projekt współfinansowany ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego pozwala na dalszą rozbudowę Systemu Analiz Samorządowych. W I kwartale 2007 roku zmieniono interfejs użytkownika na portalu SAS ( dostępnym na stronie internetowej ZMP. Jego wygląd przedstawia poniższa ilustracja (nr 1): 5

6 Dopracowano także moduł pozwalający na graficzne zobrazowanie wyników analiz tzn. wykresów i tabel. Obecnie użytkownik na jednym ekranie wybiera rok, usługę i konkretny wskaźnik, a dla jego zobrazowania dobiera wszystkie parametry grupy jednostek samorządu, dla której wskaźnik będzie prezentowany. Można też ręcznie dobierać grupę porównawczą (listę miast dla których prezentowane są wartości). Poniżej wykresu znajduje się tabela z wartościami wskaźnika dla miast. Odrębnie w sąsiedniej zakładce pokazuje się tzw. statystyka danego wskaźnika (wartości min., maks., średnia i mediana) w badanej populacji gmin. Poniżej (ilustracja nr 2) zamieszczono aktualny widok ekranu użytkownika SAS: Kolejna ilustracja (nr 3) przedstawia wykres wartości przykładowego wskaźnika: SAS widok ekranu uzytkownika: 6

7 Począwszy od roku 2008 (tzn. od zbioru danych za rok 2007) SAS będzie obejmował 6 głównych sektorów usług społecznych i technicznych (dodajemy gospodarkę komunalną i gospodarkę mieszkaniową), a także będzie obejmował 4 zagadnienia przekrojowe (finanse samorządowe, demografię, wskaźniki zrównoważonego rozwoju i wskaźniki jakości życia). Opisywany zakres zacznie funkcjonować w IV kw Od 2009 rozszerzymy badania SAS na zainteresowane gminy wiejskie i powiaty. To planowane rozszerzenie zakresu analiz obrazuje następująca ilustracja (nr 4): System Analiz Samorządowych: i od 2007 MIASTA GMINY WIEJSKIE POWIATY Usługi społeczne: Pomoc Społeczna Finanse JST Demografia (ruchy ludnościowe) Kultura Oświata Usługi techniczne: Transport (drogi, komunikacja publiczna) Komunalna gospodarka mieszkaniowa Gospodarka komunalna (wod-kan, odpady stałe) Wskaźniki zrównoważonego rozwoju oraz wskaźniki jakości życia Decyzja o rozszerzeniu analiz 6 sektorów usług o 4 dziedziny przekrojowe wynika z chęci udostępnienia osobom zarządzającym w jednostkach samorządowych dodatkowych informacji o zjawiskach, które współkształtują warunki dostarczania usług i zapotrzebowanie na nie jak demografia (m.in. ruchy ludnościowe i migracyjne, struktura wiekowa i ekonomiczna, oczekiwana dzietność), oraz finanse samorządowe. W każdej z tych dziedzin dany samorząd będzie mógł porównać się do swojej grupy porównawczej czyli grupy kilkudziesięciu samorządów na terenie kraju, które mają podobny charakter pod względem warunków realizacji zadań, liczby ludności oraz dochodów na 1 mieszkańca. Jednocześnie świadczenie różnorodnych usług publicznych jest wkładem samorządu w rozwój społeczności lokalnej. Samorząd poprzez realizację swoich zdań (wszystkie one są usługami np. przyjmowanie planów zagospodarowania, doprowadzanie dróg i wody, budowa i prowadzenie szkół i przedszkoli, przyjmowanie stawek podatków lokalnych, utrzymanie zieleni, itd.) tworzy warunki instytucjonalne dla rozwoju społecznego, gospodarczego i utrzymania równowagi środowiskowej. Oczywiście jest wiele innych czynników wpływających na rozwój i warunki życia (np. ogólna sytuacja gospodarcza, w tym globalizacja gospodarki i kultury, warunki środowiska naturalnego, czy sytuacja polityczna w kraju) ale te znajdują się poza kontrolą władz samorządowych, więc uznano, że nie ma sensu ani możliwości aby SAS je dokumentował dla każdego samorządu oddzielnie. 7

8 Efektem końcowym życia wspólnoty samorządowej jest stan jej rozwoju w wymiarze społecznym, gospodarczym lub środowiskowym. Sumuje on wysiłki władz samorządowych oraz ich mieszkańców, podmiotów gospodarczych i wspomniane wcześniej wpływy zewnętrzne. Na wyniki rozwoju jednostki samorządu wpływ mają fundusze strukturalne Unii Europejskiej i inwestycje prywatne dokonywane na terenie jednostki samorządu lub w jej pobliżu. Z sumy tych wyników mieszkańcy rozliczają władze samorządowe, dlatego wiedza o szczegółowych parametrach rozwoju w wymiarze społecznym, gospodarczym i środowiskowym powinna mieć dla nich znaczenie czysto zarządcze. Przyjęliśmy, że właściwą miarą w tym zakresie będzie zestaw Wskaźników zrównoważonego rozwoju. Paradygmat zrównoważonego rozwoju (samopodtrzymującego, trwałego w którym wszystkie trzy wymiary są utrzymane w stałej równowadze) jest modelem idealnym, do realizacji którego należy dążyć ale na danym etapie rozwoju jednostki samorządu jej władze mogą świadomie wybrać prymat jednego z tych trzech wymiarów nad innymi. W każdym jednak przypadku powinny znać i potrafić ocenić aktualny stan rozwoju z punktu widzenia Wskaźników zrównoważonego rozwoju. Jednakże końcową miarą rozwoju jednostki samorządu jest wzrastająca Jakość Życia mieszkańców. Należy ją mierzyć dwoma typami wskaźników: danymi obiektywnymi, które często pokrywają się z zestawem wskaźników zrównoważonego rozwoju i danymi subiektywnymi pochodzącymi z badań opinii mieszkańców. SAS będzie udostępniał i pomagał w analizie danych obiektywnych (liczbowych), bowiem one będą pochodzić ze statystyki publicznej. Badania opinii mieszkańców nt. jakości życia każdy samorząd będzie musiał przeprowadzać sam i to cyklicznie, a pomoc ZMP może polegać na udostępnieniu kilku przetestowanych i zestandaryzowanych zestawów ankiet badania opinii, które będą dostosowane do wielkości, a poprzez to charakteru samorządu, oraz na upowszechnianiu wiedzy o minimalnych założeniach metodologicznych dla przeprowadzenia badań. Liczymy, że obniży to koszty prowadzenia lub zlecania takich badań przez samorządy i badania takie staną się bardziej powszechne na czym nam zależy. Relacja wynikania i wpływu pomiędzy tymi typami zjawisk i ich miarami w postaci wskaźników przedstawiona jest na poniższym diagramie (ilustracja nr 5): Uslugi publiczne jako wklad administracji samorzadowej w rozwój swego terytorium ka.:.in lity, m, po e o Inn isk w do sro Czynniki demograficzne Jakosc Zycia gos I pod nne, ark m.in a, g.: lob aliz acja Wskazniki jakosci zycia Rozwój Wskazniki zrównowazonego rozwoju Uslugi publiczne: (administracyjne, spoleczne i techniczne) Wskazniki skutecznosci, efektywnosci Finanse samorzadu 8

9 Kolejne etapy budowy systemu benchmarkingu usług Grupy Wymiany Doświadczeń: Jak wspomniano wcześniej, dotychczasowy stan rozwoju SAS pozwalał jedynie na wspomaganie dwu pierwszych etapów realizacji systemu benchmarkingu spośród czterech, tj. pomiaru kosztów i wyników oraz analizy porównawczej (m.in. w celu zidentyfikowania jednostek, które osiągają wyniki lepsze niż nasza). Zainicjowanie w roku 2007, w ramach projektu wspomaganego przez Norweski Mechanizm Finansowy, działania Grup Wymiany Doświadczeń to właśnie wspomniany trzeci i czwarty etap realizacji benchmarkingu czyli analiza wyników i sposobów dostarczania usług w gminach, które są członkami Grupy i na tej podstawie przygotowanie planów doskonalenia własnych usług w sektorze, który jest przedmiotem pracy Grupy. Grupy Wymiany Doświadczeń zorganizowano korzystając z doświadczeń Norweskiego Związku Władz Lokalnych z organizacji podobnych grup ( Municipality networks for innovation and efficiency, w skrócie Efficiency Networks sieci efektywności ) 3, 4 które działając od 2002 roku (5 lat) włączyły już blisko 220 samorządów, a więc połowę wszystkich w Norwegii. Wzorem Norwegów w jednej sieci (grupie) pracuje nie więcej niż 6-7 jednostek samorządu w Grupie (każda reprezentowana przez 2-3 osoby (łącznie jest zatem ok osób), w tym koniecznie osoby zarządzające daną usługą i zarządzające pracą jednostki samorządu aby wyniki prac grupy przebiły się i zostały rzeczywiście zastosowane w praktyce w tym samorządzie. W warunkach polskich jeden cykl pracy trwa ok. 8 miesięcy (6 spotkań grupy, po 1-2 dni każde, organizowanych kolejno u wszystkich członków grupy). Koszty dojazdu i noclegu pokrywają delegujące samorządy a obiad i kolację funduje goszczący grupę samorząd. W pierwszym pilotażowym cyklu 2007/2008 pracowało 11 grup (6 dla samorządów miejskich, 2 dla samorządów z gmin wiejskich i 3 dla samorządów powiatowych). Tematyka pracy grup to te same sektory usług jak SAS, co powoduje w sensie metodologicznym wzajemny przepływ informacji między obydwoma komponentami, a w sensie praktycznym pozwala na wykonanie wspomnianego wcześniej kroku nr 3 i 4 w systemie benchmarkingu. W kolejnych latach nowe samorządy będą brać udział w GWD, chociaż nie można wykluczyć, że te które zakończyły pracę w grupie poświęconej konkretnemu sektorowi będą chciały kontynuować pracę w grupie pracującej nad innym sektorem usług. Na obecnym etapie (przed zakończeniem cyklu pilotażowego 2007/2008) trudno przesądzić, czy samorządy będą kontynuowały spotkania po formalnym zakończeniu pracy Grupy w ramach projektu, ale byłoby to z pożytkiem dla trwałości rezultatów i sprzyjałoby kontynuacji procesu uczenia się. Podstawą analizy w czasie prac w Grupie są (a) dane nt kosztów i wyników usług zebrane w trakcie prac SAS, lub uzupełnione jeśli jakiś samorząd nie uczestniczył wcześniej w SAS lub dany wskaźnik nie był liczony, (b) wyniki ankiet satysfakcji klientów usług, nad którymi 3 Jostein Askim, Explaining Organizational Learning from Benchmarking in Networks: Experiences from Norwegian Local Government, Paper presented for: A performing public sector, the second transatlantic dialogue, June 1 3, 2006, Leuven 4 Jostein Askim, Inter-Organisational Benchmarking as a Driver for Improvement in Local Government Service Delivery: Evidence from a Norwegian Case, , Chapter in: S. Kuhlmann, J. Bogumil and H. Wollmann (eds.): Leistungsmessung und vergleich in Politikk und Verwaltung (2004?) 9

10 pracuje grupa. Badania odbywają się wg. kwestionariuszy wspólnie wypracowywanych na spotkaniach i są wykonywane na koszt a często siłami uczestniczących samorządów. Wszystkie ponad 60 samorządów uczestniczących w pilotażowym cyklu 2007/2008 przeprowadzi aktualnie badania ankietowe w dziedzinie będącej tematem pracy Grupy, co uznajemy za duże osiągnięcie. Zmiany dotyczące możliwości prezentacji wyników analiz SAS na stronie internetowej główne założenia: Począwszy do IV kwartału 2008 interface strony SAS ulegnie dalszemu przekształceniu aby umożliwić realizowanie zaplanowanych funkcji. Przede wszystkim wyodrębniona zostanie zakładka (1) dla miast (t.j. gmin miejskich i miejsko-wiejskich oraz miast na prawach powiatu (aktualni i potencjalni członkowie ZMP), zakładka (2) dla gmin wiejskich (j.w. dla Związku Gmin Wiejskich RP) i zakładka (3) dla powiatów ziemskich (j.w. dla Związku Powiatów Polskich). Każda organizacja będzie administrować swoją częścią systemu SAS. Poniżej (ilustracja nr 6) zaprezentuję projekt układu strony SAS w wersji dla miast: SYSTEM ANALIZ SAMORZĄDOWYCH Monitoring rozwoju jednostek samorządu terytorialnego Gminy miejskie i miejsko-wiejskie Co to jest System Analiz Samorządowych więcej Monitorowanie usług publicznych w miastach Monitorowanie usług publicznych (wprowadzanie danych) więcej Gminy wiejskie Obraz mojego miasta (moje miasto wg lat, Powiaty AKTUALNOŚCI: Prezentacja wskaźników wg dziedzin moje miasto na tle innych) Analizy w oparciu o statystykę publiczną więcej Jak przystąpić do badań SAS więcej Grupy Wymiany Doświadczeń Badania ankietowe mieszkańców (jakość usług, jakość życia) Baza dobrych praktyk w zarządzaniu Nowy cykl badań SAS 2007 Warsztaty 19 maja 2008, Warszawa Więcej informacji nt. projektu: Link do BDR GUS Link do MF sas@zmp.poznan.pl W roku 2007 badania SAS włączone zostały w realizację projektu Budowanie potencjału instytucjonalnego samorządów dla lepszego dostarczania usług publicznych i są współfinansowane ze środków Rządu Norweskiego. Partnerami są: Związek Gmin Wiejskich, Związek Powiatów Polskich, Norweski Związek Władz Lokalnych i Regionalnych Analiza planowanej zawartości poszczególnych 6 modułów ( puzzli ) pozwoli na krótki opis możliwości jakie dawać będzie użytkownikowi samorządowemu udoskonalona strona SAS: Moduł nr 1 Monitorowanie usług publicznych (wprowadzanie danych) będzie służył tak jak do tej pory wprowadzaniu danych i jest to tym samym panel administracyjny, dzięki któremu miasta uczestniczące w corocznym badaniu usług w ramach SAS logują się do systemu i wprowadzają lub poprawiają swoje dane w danym roku, lub drukują dane z lat ubiegłych. Tutaj również znajdują się formularze do wprowadzania danych i instrukcje ich wypełniania. 10

11 Moduł nr 2 Obraz mojego miasta (moje miast według lat, moje miasto na tle innych) będzie pozwalał na wyświetlenie wartości i ich graficznej prezentacji dla interesującego nas miasta (w innych zakładkach odpowiednio gminy wiejskiej lub powiatu) w następującym układzie porównawczym dla 6 sektorów usług i 4 dziedzin przekrojowych: wartości wybranego wskaźnika dla mojego miasta wg. lat (np. 2004, 2005, 2006 i 2007) tabela. moje miasto na tle innych wartość wybranego wskaźnika dla mojego miasta, na tle wartości tego wskaźnika w grupie porównawczej, na tle średniej wartości tego wskaźnika dla gmin w powiecie, w województwie i w Polsce tabela i zobrazowanie graficzne. Oczywiście grupa porównawcza dla 6 sektorów usług będzie ograniczona tych samorządów, które w danym momencie uczestniczą w SAS i wkładają do niego swoje dane, zaś wskaźniki oparte na danych ze statystyki publicznej (dla 4 dziedzin przekrojowych) będzie można odczytywać dla wszystkich jednostek samorządu w Polsce na tle wszystkich pozostałych lub na tle wspomnianych wcześniej grup porównawczych. Moduł nr 3 Prezentacja wskaźników wg. dziedzin i sektorów usług, będzie stanowił jedynie dopracowanie aktualnie istniejących funkcji modułu Wyniki badań (ilustracje nr 1, 2 i 3). Wykresy i tabele będą możliwe w dwu zakresach merytorycznych: wartości wybranego wskaźnika z jednego z 6 sektorów usług wg. lat (np. dla jednego roku lub kilku lat). Porównania w obrębie jednostek uczestniczących w SAS. wartości wybranego wskaźnika z zakresu jednej z 4 dziedzin przekrojowych: Finanse, demografia, Wskaźniki Zrównoważonego Rozwoju, Wskaźniki Jakości Życia (dla jednego roku lub kilku lat) w obrębie grupy porównawczej, na tle średniej wartości tego wskaźnika dla gmin w powiecie, w województwie i w Polsce tabela i zobrazowanie graficzne. Moduł nr 4 Grupy Wymiany Doświadczeń będzie służył jako skrót do szeregu informacji potrzebnych aby podjąć decyzję o aplikowaniu o udział w GWD lub po przyjęciu do nich do wymiany informacji między uczestnikami. Poniżej zamieszczamy listę zagadnień o jakich będzie można uzyskać szczegółowe informacje: - Co to są Grupy Wymiany Doświadczeń, jakie sektory usług obejmują Jak przebiega i kiedy będzie kolejna rekrutacja Lista członków GWD w roku 2007/2008 i kolejnych Sprawozdania z prac grup + informacje o kolejnych spotkaniach (miejsce, program, itd.) Materiały metodologiczne (kwestionariusze do badań) i wyniki badań. Moduł nr 5 Badania ankietowe mieszkańców (jakość usług, jakość życia) nie będzie modułem aktywnym, ale będzie raczej miejscem gdzie można pobrać formularze ankiet do badania opinii odbiorców poszczególnych usług i ankiet do badania jakości życia. Przewidywana zawartość będzie obejmowała: 1. Ankiety badania opinii mieszkańców odbiorców konkretnych usług (min 6), m.in.: Opinia dzieci i rodziców o szkole Odbiorcy usług opiekuńczych (pomoc społeczna) Opinia nt. pracy zarządców nieruchomości Opinia nt. funkcjonowania ośrodków kultury i bibliotek Opinia o systemie odbioru odpadów / jakości wody 11

12 2. Ankiety badania jakości życia (opinia reprezentatywnej grupy mieszkańców) wg. przygotowanej ankiety z odrębnymi wersjami dla dużych miast, średnich/małych, i gmin wiejskich. Moduł nr 6 Baza dobrych praktyk zarządzania w jednostkach samorządu Moduł ten będzie zawierał link do Bazy DP na stronie projektu Baza będzie zawierała: opisy praktyk z zakresu usług społecznych opisy praktyk z zakresu usług technicznych praktyki z zakresu zarządzania urzędem (rozwój instytucjonalny) kontynuacja i aktualizacja zawartości bazy prowadzonej przez ZGW RP w 2004 r. i powstałej w ramach projektu PAOW - PRI. Opisy praktyk będą sukcesywnie uzupełniane w trakcie realizacji projektu. Będą one pochodzić z konkursu Samorządowy Lider Zarządzania usługi oraz z innych konkursów samorządowych. Możliwa jest także identyfikacja dobrych praktyk wg innej procedury. Ilustracja nr 7 pokazuje interface Bazy Dobrych Praktyk: Tekst Baza dobrych praktyk jest istotnym elementem procesu benchmarkingu. W wersji idealnej i docelowej, do której będziemy się starali z czasem dążyć, pozwoli na połączenie informacji o wynikach i kosztach dostarczania usług z informacją o sposobie organizacji tych usług. Podsumowanie: Dla wszystkich ww. modułów projektu Budowanie potencjału instytucjonalnego jednostek samorządu do lepszego dostarczania usług publicznych realizowanego wspólnie przez ZMP, ZGW RP i ZPP, centralnym punktem jest baza informacji o kosztach i wynikach usług czyli jądro systemu SAS, obudowane informacjami z 4 dziedzin przekrojowych. Celem partnerów projektu jest zbudowanie tego systemu tak, aby był on w pełni użyteczny dla 12

13 jednostek samorządu w kraju przyczyniając się do podniesienia jakości i efektywności zarządzania usługami, a poprzez to, do tworzenia wyższej jakości życia mieszkańców. 13