Vademecum Wystawcy. 1. Jaki jest twój cel targowy? Spis treści: 1. Jaki jest twój cel targowy?

Transkrypt

1 Vademecum Wystawcy 1. Jaki jest twój cel targowy? Wystawco! Serdecznie zachęcamy do zapoznania się z Vademecum Wystawcy. To krótki przewodnik, który został stworzony z myślą o uczestnikach Targów, dla których uczestnictwo w Targach nie jest codziennością. Udział w Targach przynosi wymierne efekty zwłaszcza kiedy zaplanują Państwo działania przed targami, w ich trakcie i po. Targi pozwalają na jedoczesną realizację wielu zamierzonych celów, pomagają w tworzeniu i pielęgnowaniu kontaktów osobisto-biznesowych- które są tak ważnym czynnikiem sukcesu w dzisiejszej, konkurencyjnej rzeczywistości. Dlatego tak wiele wiodących firm uznaje Targi za ważny element strategii marketingowej. Zwięzłe wskazówki pomogą jeszcze lepiej przygotować się do Targów Warmia-Mazury EXPO. Spis treści: Powodzenia! - Organizatorzy. 1. Jaki jest twój cel targowy? 2. Z kim chcemy się spotkać na targach? 3. Prezentacja stoiska oraz firmy. 4. Materiały promocyjne. 5. Co robić po targach? 6. Powinności wystawcy. Przygotowując się, trzeba jasno sobie postawić pytanie w jakim celu wystawiamy się na targach i przygotować się do udziału w tym wydarzeniu pod kątem założonych celów (jasno określone cele pomogą nam zweryfikować potem sens naszych działań). W innym razie z góry zakładamy, że jest to impreza turystyczno-towarzyska. Możliwe cele naszego uczestnictwa to m.in.: 1. Nawiązywanie relacji z potencjalnymi klientami oraz innymi przedstawicielami tej samej branży 2. Sprzedaż, podpisanie kontraktów 3. Badanie rynku, przegląd osiągnięć i planów rozwojowych konkurencji 4. Prezentacja oferty, pozyskanie opinii klientów na temat naszych produktów (zebranie opinii i uwag klientów, co trzeba zmienić, jakie mają oczekiwania) 5. Budowanie wizerunku firmy wśród obecnych bądź utraconych klientów, prezentacja na arenie międzynarodowej lub krajowej (co o nas wiedzą i mówią klienci, media, konkurencja ) Wyżej wymienione cele determinują, kto będzie nas reprezentował na targach (handlowcy, pracownicy działu obsługi klienta, technicy, specjaliści ds. marketingu?), jak przygotować stoisko, jakie materiały informacyjne będą potrzebne, jakie produkty zabrać i jak je zaprezentować. Czy potrzebne będą jakieś atrakcje dodatkowe? Przede wszystkim należy pamiętać, że nawet jeśli dla nas jest to kolejna i nie ostatnia impreza w tym roku, to dla odwiedzających jest to czasem

2 pierwsze bezpośrednie zetknięcie z naszą firmą. Również dla tych, którzy znają już nasze produkty. Mówiąc wprost jeśli zaniedbamy cokolwiek, to odwiedzający wpisze każde niedociągnięcie w obraz naszej firmy. Mamy tylko jedną szansę by zrobić dobre pierwsze wrażenie. bieżąco. Podczas targów mamy okazję zaprezentować się również mediom, z którymi można nawiązać kontakt już wcześniej. Być może mamy w naszej ofercie coś co będzie na tyle atrakcyjne, że nasza firma znajdzie się w materiałach prasowych, telewizyjnych? Warto wyjść z inicjatywą, która nam nie zaszkodzi, a może być skuteczną formą reklamy. 2. Z kim chcemy się spotkać na targach? Koniecznie pamiętajmy o efektywnym dostarczeniu naszym klientom (obecnym i potencjalnym) zaproszenia z informacją gdzie nas znajdą. Poruszanie się na targach jest zawsze wystarczająco skomplikowane żeby kogoś nie zauważyć i pominąć. Na zaproszeniu można zamieścić zdjęcie lub reklamę spójną z naszym stoiskiem to również ułatwi wzrokowe odnalezienie naszej firmy. Przed wyjazdem, nie zapomnijmy również zapoznać się z listą wystawców i ewentualnie prelegentów. Może się okazać, że wśród nich są również nasi potencjalni klienci lub dostawcy. Bywa, że targi będą jedynym momentem, żebyśmy umówili się z dyrektorem handlowym danej firmy, do którego usiłujemy się dostać od tygodni (przez sztab sekretarek). Jeśli umówimy się na takie spotkania, nie zapomnijmy o niezbędnych materiałach umawiając się z anglojęzycznym partnerem przygotujmy ofertę w języku angielskim zamiast wręczać mu pakiet broszur w języku polskim czy rosyjskim bo akurat takie mamy. Wystawiając się musimy mieć jasno sprecyzowane, kto stanowi naszą grupę docelową, ale też weryfikujemy na bieżąco, kto faktycznie odwiedza nasze stoisko. Przed decyzją o udziale w targach należy oczywiście pozyskać wszystkie tego typu informacje od organizatora i jednocześnie samemu weryfikować ruch na naszym konkretnie stoisku. Zwróćcie uwagę o jakich godzinach jest większe/mniejsze natężenie ruchu, od której strony jest większy napływ odwiedzających, jakie są ścieżki poruszanie się po stoisku, czy czegoś nie powinniśmy zmienić, przestawić, usunąć itp. Pewne poprawki można jeszcze wprowadzać na 3. Prezentacja stoiska oraz firmy Jednym z niezbędnych elementów składowych promocji firmy jest wizerunek jej pracowników. Osoby obsługujące stoisko powinny oczywiście wyglądać profesjonalnie ale też adekwatnie do okoliczności. Zbyt formalny strój typu czarne garnitury i szare garsonki u pań mogą stważać dystans w stosunku do odwiedzających i zniechęcać do

3 nawiązywania kontaktu. Tak samo, jeśli pracownicy będą ubrani w dżinsy i koszulki. Stroje pracowników powinny stanowić spójną całość. Różne odcienie garniturów w zbliżonych barwach, a do tego jasne koszule z krawatem z akcentem albo kolorem firmowym. Dla kobiet klasyczne spodnie, sukienka itp., również z akcentem firmowym (apaszką w kolorze firmowym itp). Odwiedzający powinien łatwo rozpoznać kto tu obsługuje stoisko, a kto jest kolejnym odwiedzającym. Trzeba pamiętać, że 85% konsumentów w pierwszej kolejności kojarzy markę z kolorami (np.: żółty i niebieski Ikea, pomarańczowy i granat Lufthansa itd.). Obsługa stoiska targowego to kolejna kluczowa kwestia. Nie ulegajmy pokusie, że zatrudnienie hostess rozwiąże nam ten problem i to w dobrej cenie przy okazji. Ulotki ze stojaka może każdy wziąć sam, a zatrudnianie osoby, która nie jest w stanie powiedzieć nic więcej na temat naszej firmy poza tym że jest, wywołuje u odwiedzającego poczucie, że jako klient jest on nieważny. Pamiętajmy, że na targi przychodzą nasi potencjalni klienci i że nie jesteśmy sami. Klient ma do wyboru kilkadziesiąt lub klikaset stoisk do wyboru. Jeśli wybrał nasze, to nie po to by usłyszeć: momencik, już do Pana ktoś podejdzie lecz dzień dobry, widzę, że jest Pan zainteresowany XX. Chętnie Panu o tym opowiem.odwiedzający daje statystycznie jedną minutę na nawiązanie z nim kontaktu. Po minucie odejdzie. W zależności od targów, jeśli musisz wspomóc się personelem zewnętrznym, to niech to będą na przykład studenci, którzy są pasjonatami twoich urządzeń. Osoby, które mają wiedzę na temat twoich produktów i z pasją będą je prezentować odwiedzającym. Dobierając zespół na targi tworzymy drużynę, która ma grać przez pełen czas targów do tej samej bramki. Niech to będą osoby, które potrafią ze sobą współpracować i szybko się komunikować. Na stoisku jest stały przepływ osób i informacji. Zgrany zespół obsłuży odwiedzających, zadba o sporządzenie notatek i będzie czuł się odpowiedzialny za to, co się dzieje na bieżąco na stoisku. Ważne by odwiedzający opuszczali nasze stoisko w co najmniej tym samym nastroju w jakim do nas podeszli. Niezależnie czy nasz produkt spełnia ich oczekiwania czy nie, pamiętajmy, że jest to osoba, którą interesują nasze produkty inaczej by do nas nie trafiła. Marketing szeptany, reklama z polecenia są niezmiennie cennym kanałem dotarcia do kolejnych potencjalnych klientów. Zdanie: wiesz, nie znalazłem u nich tego co chciałem, ale ty zapytaj bo mieli dużo różnych produktów i świetną obsługę działa na wszystkich. 4. Materiały promocyjne Na targi zabieramy zasadniczo dwa rodzaje materiałów informacyjne i marketingowe i oba rodzaje muszą być dostosowane na potrzeby targów. Jeśli nasi handlowcy na co dzień posługują się grubym katalogiem produktów firmy, to nie jest automatycznie oczywiste, że te właśnie katalogi zabieramy na targi. Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie (krótkich!) broszur i folderów do każdego produktu. Dzięki temu klient bierze tylko to co go interesuje co dla nas jest również informacją

4 zwrotną na temat potrzeb i zainteresować potencjalnych klientów. Jeśli nawiązaliśmy indywidualny kontakt z odwiedzającym, to przypnijmy do broszury naszą wizytówkę. Dzięki temu odwiedzający nie będzie miał wątpliwości skąd właściwie ma tę wizytówkę (po odwiedzeniu dziesiątego stoiska wszystkie nazwy, wizytówki i firmy zaczynają być takie same). Nie zapomnijmy również o przygotowaniu formularzy, które w krótki i jasny sposób pozwolą nam szybko wypełniać dane o kliencie. Wpisanie do zeszytu samych danych osobowych odwiedzającego powoduje, że tracimy wszystkie informacje na temat potencjalnego klienta. Formularz ma nam służyć do dalszych kontaktów z nim. Warto też (po odejściu klienta!) dopisać własne uwagi, niekoniecznie profesjonalne. W bezpośredniej rozmowie uzyskujemy dużo cennych informacji i jeśli klient używa w co drugim zdaniu, że coś jest tanie/drogie to odnotujmy tę informację w formularzu. Takie słowa-klucze są potem pomocne w przedstawianiu oferty czy negocjacjach. informowanie, że za dużo nam ich zostało i nie mamy co z nimi zrobić. Do kosza. Ale przygotowanie atrakcyjnych kalendarzy na targi odbywające się między wrześniem a grudniem się sprawdzi, albo piłka plażowa z wielkim logo, podczas targów w miesiącach letnich itp. W obecnym zalewie gadżetów w życiu warto zastanowić się nad ich funkcjonalnością. Czy to się do czegoś przyda czy zaraz dam to dziecku do zabawy i zapomnę. Do materiałów promocyjnych zaliczymy też przygotowaną dla odwiedzających jakąś atrakcję na naszym stoisku. Ale uwaga! Atrakcja powinna promować naszą firmę tematycznie (quiz, zagadki cokolwiek co zaprasza do nawiązania kontaktu z nami) lub być na tyle atrakcyjna, że obecne na targach media o niej wspomną. W trakcie targów, róbmy zdjęcia na naszym stoisku. Jeśli odwiedzają nas nasi obecni klienci, możemy zaproponować im wspólne zdjęcie. Możemy je później wykorzystać na naszej stronie internetowej itp. (upewnijmy się czy mamy na to zgodę osób na zdjęciach). Drugi rodzaj materiałów to wszystkie gadżety reklamowe. Mają przyciągać odwiedzających na nasze stoisko i docelowo wywoływać przyjemne skojarzenie z naszą firmą. Mają dbać o to by odwiedzający nas kojarzył i pamiętał o nas gdy będzie potrzebował produktów jakie dostarcza nasza firma. Gadżety te powinny być łatwo identyfikowalne z naszą firmą. Nie oznacza to, że mają mieć logo firmy centralnie na środku. O ile sprawdzi się to na kubku czy jakimś drobnym przedmiocie, o tyle mało kto będzie używał parasola czy koszulki z wielkim logo (ewentualnie jeszcze koszulkę założy po domu ). Gadżety reklamowe powinny być przemyślane. Brzmi to jak truizm, ale rozdawanie kalendarzy w lutym to 5. Co robić po targach? 1. Obiecałeś zadzwonić/wysłać/odpisać? Niezwłocznie po targach zrób to, co obiecałeś odwiedzającym. Przejrzyj zdjęcia, otrzymane wizytówki, formularze i podziękuj osobom z którymi się spotkałeś za poświęcony czas. Uaktualnij stronę firmową i załącz do podziękowań link na stronę z relacją lub zdjęciami. Ludzie chętnie zajrzą na stronę wydarzenia w którym brali udział pod warunkiem, że zrobisz to szybko. Za pół roku nie będą pamiętać nawet, że byli na takich targach.

5 2. Możliwie szybko po targach zróbcie wewnętrzne spotkanie, na którym zbierzecie wszystkie uwagi, opinie i wszelkie informacje, które będą przydatne, żeby na kolejnych targach wystawić się jeszcze lepiej. 6. Powinności Wystawcy Nie zapomnij o umieszczeniu informacji na temat uczestnictwa w targach w widocznym miejscu na swojej stronie internetowej. Prześlij organizatorowi targów informacje na temat swojej oferty, nowości, planowanych pokazów, rabatów, itp., a z pewnością zostanie ona wykorzystana w wielu materiałach skierowanych do zwiedzających. Pamiętaj o rozesłaniu odpowiednio wcześniej zaproszeń na targi do swoich klientów. Według raportu, który sporządziła firma PMR Research, aż 45% respondentów uznało, że głównym czynnikiem zachęcającym ich do przybycia na targi, jest zaproszenie otrzymane właśnie od wystawcy. Zwróć uwagę na wygląd swojego stoiska - najlepiej, aby wyróżniało się spośród innych. Postaraj się o odpowiedni personel targowy Przygotowane dzięki uprzejmości: Ewelina Słowińska POMM CO