Imprezy korporacyjne

Transkrypt

1

2 Judy ALLEN Imprezy korporacyjne Jak organizować eventy biznesowe i za ich pomocą stymulować wzrost w firmie przełożył Leszek Mokrzycki Warszawa 2013

3 THE EXECUTIVE S GUIDE TO CORPORATE EVENTS & BUSINESS ENTERTAINING. How to Choose and Use Corporate Functions to Increase Brand Awareness, Develop New Business, Nurture Customer Loyalty and Drive Growth Studio Kozak istockphoto.com/gterzieva Marta Stec Marta Stec AMGRAF Anna Milczanowska

4 Książka ta jest dedykowana pamięci Daniela (DJMatt) i Bobbie Jo (Beejay), którzy w całym swoim życiu kierowali się pasją i wyznaczonymi celami. Każdy z nich, na swój sposób, miał znaczny wpływ na życie tych, którzy ich znali i kochali, oraz na tych, z którymi na co dzień się spotykali. Znajomość z Danielem i Bobbie Jo miała bardzo pozytywny wpływ na moje życie i do dzisiaj odczuwam jej wspaniałe efekty. Zawsze będę wdzięczna za to, że spotkałam ich na swojej drodze. Bardzo się cieszę, że mogłam ich poznać. Ich nagłe odejście uświadomiło mi, jak ważne jest cieszyć się każdym dniem, czerpać radość ze swoich pasji i niczego nie zostawiać niedopowiedziane. Ważne jest, aby pamiętać, że ci, którzy pojawiają się w naszym życiu gdy spotykamy się z nimi w pracy lub na gruncie prywatnym nieoczekiwanie wpływają na nasze doświadczenia i emocje. Danielu i Bobbie Jo, wszystkim, którzy was znali, będzie was bardzo brakować i na zawsze pozostaniecie w ich pamięci.

5

6 Spis treści Podziękowania... 9 Wstęp Ewolucja imprez korporacyjnych i sposoby ich wykorzystywania w firmie Sekcja 1. Tradycyjne spotkania i imprezy biznesowe: czym są i jakie mogą przynieść korzyści Sekcja 2. Zaawansowane spotkania i imprezy biznesowe: czym są i jakie mogą przynieść korzyści Rodzaj imprezy a osiąganie celów przez firmy Wybór rodzajów imprez pod kątem osiągania celów przez firmy Sekcja 1. Tradycyjne spotkania i imprezy biznesowe Sekcja 2. Zaawansowane spotkania i imprezy biznesowe Ocena sytuacji i dalszy plan działania Przeznaczenie pieniędzy firmy na najważniejsze cele Określenie potencjalnych zagrożeń

7 8 Spis treści 7. Jak uchronić siebie i firmę przed zagrożeniami Wykorzystanie analizy działalności konkurencji Realizacja powyżej oczekiwań Kodeks postępowania i firmowe standardy Sprawdzanie i analizowanie rezultatów Podsumowanie Aneks Indeks

8 Podziękowania Napisanie, wydanie i promowanie ośmiu książek w ciągu sześciu lat dało mi zarówno na profesjonalnym rynku biznesowym, jak i masowym rynku czytelniczym możliwość poznania wszystkich aspektów tej nowej dla mnie branży i uczenia się od ekspertów w poszczególnych dziedzinach. Przy pisaniu tej książki znakomicie układała mi się współpraca z zespołami świetnych specjalistów z wydawnictwa John Wiley & Sons. W ramach podziękowań chciałabym wymienić następujące osoby: Roberta Harrisa, dyrektora generalnego wydawnictw profesjonalnych i branżowych; Karen Milner, redaktor wykonawczą; Elizabeth McCurdy, menedżerkę projektu; Pam Vokey, koordynatorkę projektu; Kimberley Rosetti, asystentkę redaktora; Erin Kelly, wydawcę; Lucasa Wilka, menedżera marketingu; Joan Trinidad, księgową; Natalię Burobinę, graficzkę zajmującą się projektowaniem tekstu wewnętrznego; Mike a Chana, grafika projektującego okładkę; Rosę Gonzalez, menedżerkę ds. kontraktów, międzynarodowy dział praw autorskich; oraz Fanga Yuana, dyrektora ds. wydań tłumaczonych, John Wiley & Sons (Azja) za szczególną rolę, jaką odegrali w tworzeniu serii książek cieszących się popularnością na całym świecie i które tłumaczone są obecnie na język chiński, koreański, rosyjski i polski. Jestem im również bardzo wdzięczna za życzliwość i współczucie w czasie choroby mojej matki i podczas bardzo trudnego roku. Chciałabym podziękować Daphne Hart, mojej agentce literackiej z Helen Heller Agency Inc., która ściśle współpracowała ze mną przy tej książce od początku do końca i pomogła mi w realizacji całego przedsięwzięcia. Raz jeszcze chciałabym podziękować Helen Heller za jej pomoc.

9 10 Imprezy korporacyjne Bardzo miło wspominam pracę z Michelle Bullard nad redakcją i korektą moich książek. Cenię współpracę z Michelle za wkład, jaki wnosi do każdej książki, przy której miałam przyjemność z nią współpracować. I, jak zawsze, chciałabym podziękować swojej rodzinie rodzicom, Walterowi i Ruth; siostrze Marilyn i jej narzeczonemu, Hansowi; siostrzenicom Nataszy i Jasmine oraz moim przyjaciołom za ich niesłabnące wsparcie i życzliwość. Szczególnie chciałabym podziękować Joemu Shane owi, u którego bardzo cenię przedsiębiorczość i zmysł biznesowy, za jego profesjonalne uwagi i porady, oraz tym, którzy poświęcili swój cenny czas na przeczytanie pierwszej wersji tej książki i podzielili się ze mną swoimi uwagami. Bardzo wam dziękuję za wszelkie opinie przekazane czytelnikom Imprez korporacyjnych.

10 Wstęp Załóżmy, że zlecono ci organizację dużej imprezy z okazji wprowadzenia nowego produktu na rynek i musisz zaplanować przyjęcie, które ma przyciągnąć nowych klientów, albo poproszono cię o zaprezentowanie strategii i uważasz, że najlepszym sposobem, aby to zrobić, będzie zorganizowanie dużego wydarzenia z tej okazji. Co teraz? Przygotowanie i realizacja takiego eventu sama w sobie jest wystarczająco trudna. Jak zatem można mieć pewność, że dzięki imprezie zostaną osiągnięte cele korporacji zgodnie z przyjętą strategią oraz, co nie mniej ważne, jak się zabezpieczyć, żeby niczego nie przeoczyć? Większość moich książek napisałam dla profesjonalnych organizatorów imprez. Ta książka jest trochę inna jest adresowana do ciebie, menedżera, który ma zaplanować udaną imprezę po raz pierwszy. Jest poświęcona właśnie tym wszystkim zagadnieniom, które decydują o powodzeniu i opłacalności organizacji imprezy biznesowej. Przemysł spotkań i wydarzeń specjalnych ma wartość około 96,4 miliarda dolarów rocznie i cały czas szybko rośnie. Coraz więcej firm zarówno małych, jak i dużych odnosi sukcesy, wykorzystując imprezy korporacyjne jako sprawdzone narzędzie marketingowe. Pomyślna realizacja korporacyjnych imprez wymaga doskonałego opanowania etapu planowania i realizacji imprezy oraz odpowiedniej strategii marketingowej wszystkie te tematy zostaną omówione bardzo szczegółowo w niniejszej książce (nie zapomnij zapoznać się z materiałem w Załączniku!). Zanim zaczniesz planować całą imprezę, istotne jest, abyś zrozumiał rolę, jaką odgrywa każdy z tych elementów, i co nie mniej ważne kiedy się pojawia, oraz abyś odpowiedział na pytania typu jak, kiedy, gdzie, dlaczego zorganizować imprezę i jakie ma to znaczenie dla strategii marketingowej korporacji. Chodzi

11 12 Imprezy korporacyjne o to, żeby zwrot z inwestycji w imprezę przyniósł maksymalne korzyści zawodowe i korporacyjne zarówno tobie i twojej firmie, jak i twoim gościom. Dotyczy to sytuacji, gdy impreza przygotowywana jest przez twoją firmę (in-house) lub jest zlecona profesjonalnej firmie zewnętrznej. W każdym przypadku, kiedy zaczynasz współpracować z dostawcami usług związanymi z organizacją imprezy, fachowa wiedza i zrozumienie języka tej branży jest ogromnym ułatwieniem. Strategia marketingowa imprezy znacznie różni się od tradycyjnego marketingu. Obejmuje ona elementy psychologii i wymaga umiejętności planowania imprez. Istnieje ogromna różnica między planowaniem przyjęć (wesela, przyjęcia urodzinowe i inne prywatne okazje) a profesjonalnym planowaniem imprez korporacyjnych mających na celu osiągnięcie konkretnych wyników. Imprezy korporacyjne mogą zawierać elementy uroczystości osobistych np. ceremonia wręczania nagród lub osobisty jubileusz są jednak tak zaplanowane, że pełnią przede wszystkim funkcję biznesową. Ta książka pozwoli ci opanować złożone i szczegółowe aspekty wykorzystania imprez w ramach biznesowej strategii marketingowej oraz nauczy cię dokonywania wyboru rodzaju imprezy odpowiedniej dla twoich potrzeb i wykorzystania w pełni jej potencjału. Imprezy korporacyjne, biznesowe i towarzyskie mogą być wykorzystywane do zwiększania zysków firmy, podwyższania efektywności sprzedaży, rozwijania świadomości i rozpoznawalności marki, szkolenia pracowników lub stymulowania sprzedaży przez motywację. A to zaledwie kilka przykładów wykorzystania imprez do promocji rozwoju biznesu i realizacji celów firmy. Różnorodność rodzajów imprez i celów z nimi związanych jest ogromna. Należy wiedzieć, jaki rodzaj imprezy wybrać i kiedy powinna mieć miejsce, jakich elementów będzie wymagała, aby osiągnąć rezultat x, oraz jak ją zaplanować, aby przyniosła odpowiednie efekty, spełniła oczekiwania firmy oraz żeby stała się punktem odniesienia dla podobnych wydarzeń w przyszłości. Wszystkie te bardzo ważne zagadnienia są szczegółowo omówione w dalszej części książki. Książka Imprezy korporacyjne zawiera również wiele praktycznych wskazówek dotyczących planowania i realizacji imprez oraz sugestie i rady ekspertów ze świata biznesu. Opisano w niej także elementy, przy których warto zachować ostrożność, i wskazano, na co należy uważać w każdym aspekcie osobistym, zawodowym i korporacyjnym. Publikacja skupia się przede wszystkim na strategicznym marketingu imprez oraz na tym, jak wybierać i wykorzystywać imprezy do osiągania celów firmy i zwrotu z zainwestowanego w nie czasu i pieniędzy. Gdybyś chciał poznać wię-

12 Wstęp 13 cej szczegółów na temat organizacji imprez krok po kroku, na przykład w sytuacji gdyby twoja firma zdecydowała się na organizację imprezy samodzielnie od początku do końca, lub gdybyś chciał dokładnie poznać, co oznacza nadzór nad organizacją imprezy korporacyjnej, wówczas polecam zapoznanie się z innymi książkami podejmującymi temat organizacji imprez, napisanymi z myślą o profesjonalistach z branży planowania imprez i turystyki. Książki te stanowić będą znakomite uzupełnienie dla Imprez korporacyjnych. Przez całą książkę będę się na nie powoływać i rekomendować te, które warto przeczytać, aby uzupełnić wiedzę na temat logistyki planowania imprez, zapoznać się z przykładowymi formularzami, lepiej zrozumieć warunki kontraktowe, dowiedzieć się, na które kwestie należy zwrócić szczególną uwagę ze względu na zagrożenia, jakie mogą stwarzać dla powodzenia imprezy itp. czyli te wszystkie sprawy, o których trzeba wiedzieć bez względu na to, czy będziesz współpracować bezpośrednio z obiektami i dostawcami usług, czy zlecisz organizację profesjonalnym organizatorom. A jeśli twoja firma korzysta z usług profesjonalnych organizatorów imprez i spotkań, wiedza zawarta we wspomnianych książkach pomoże ci w ocenie ofert składanych podczas przetargów oraz dostarczy ci wnikliwych informacji, jak oceniać możliwości usługodawców i wybrać takiego, który najlepiej wie, jak połączyć ze sobą wszystkie istotne elementy. Umiejętność doboru właściwej imprezy i wykorzystania odpowiednich elementów do osiągnięcia założonych celów jest bardzo poszukiwana na współczesnym, konkurencyjnym rynku marketingu biznesowego. Ta książka pomoże ci zrozumieć zagadnienia związane z organizacją imprez korporacyjnych oraz dostarczy ci wskazówek i technik potrzebnych przy podejmowaniu przemyślanych decyzji. W miarę rozwoju firmy i planowania coraz bardziej złożonych i skomplikowanych przedsięwzięć książka Imprezy korporacyjne będzie z pewnością pomocna i dlatego zawsze warto mieć ją pod ręką. Poniżej przedstawiam krótki opis wspomnianych książek na temat planowania imprez, które są znakomitym źródłem wiedzy z zakresu planowania logistycznego imprez: Organizacja imprez: najlepszy przewodnik dla organizatorów udanych spotkań, imprez firmowych, balów dobroczynnych, konferencji, konwencji, imprez motywacyjnych i innych wydarzeń specjalnych, IPS Wydawnictwo, Warszawa Organizacja imprez: najlepszy przewodnik zawiera podstawowe zasady organizacji imprez i stanowi znakomite źródło wiedzy dla osób podejmujących się

13 14 Imprezy korporacyjne tego zadania. Ta publikacja zawiera wszelkie szczegóły związane z planowaniem i realizacją wydarzeń specjalnych bez żadnych niespodzianek i nadprogramowych wydatków. Organizacja imprez: najlepszy przewodnik zawiera praktyczne wskazówki dotyczące każdego aspektu organizacji zarządzania wydarzeniami specjalnymi, na przykład: jak wybrać najlepszy obiekt, przygotować i zarządzać budżetem, określać ukryte koszty, przygotować harmonogram, koordynować sprawy związane z jedzeniem i napojami, wybrać dekorację, główne tematy i rozrywkę, współpracować z mediami, wybrać personel. Książka zawiera też wiele formularzy, listy kontrolne i wskazówki dotyczące planowania i zarządzania imprezami. Przedstawia również przykłady imprez, na których wszystko poszło zgodnie z planem, oraz takie, na których były wpadki. Prezentuje także techniki maksymalizowania oszczędności i unikania niespodzianek. The Business of Event Planning: Behind-the-Scenes Secrets of Successful Special Events, Wiley, Nowy Jork Ta publikacja podnosi planowanie imprez na wyższy poziom. Szczegółowy opis tematu obejmuje: strategiczne planowanie wydarzenia; jak przygotować przekonujące projekty i jak je rozumieć z punktu widzenia klienta, jak określić wysokość kosztów zarządzania projektem i negocjować kontrakty; bezpieczeństwo gości i związane z tym kwestie, jakie należy wziąć pod uwagę; planowanie wydarzeń w środowisku wielokulturowym; nowe technologie usprawniające organizacje imprez; narzędzia praktyczne, czyli wzory umów, przykładowe oferty, formularze, wskazówki i listy kontrolne dla klienta; szczegółowe studium przypadku omawiane w całej książce jedna firma, która organizuje dwie bardzo różne imprezy. Event Planning Ethics and Etiquette: A Principled Approach to the Business of Special Event Management, Wiley, Nowy Jork Harvard uznał tę książkę za podstawową lekturę dla profesjonalistów branży organizacji imprez i w biznesie. W książce opisano planowanie imprez w aspekcie etyki, etykiety, rozrywki, właściwych zachowań oraz standardów w branży. Organizatorzy imprez mogą dowiedzieć się z książki, jak unikać problemów, co robić, aby relacje zawodowe były zdrowe i opłacalne, jak unikać ryzykownych pokus związanych z branżą

14 Wstęp 15 i zdobywać klientów na bardzo konkurencyjnym rynku, stosując praktyki etycznego biznesu. Harvard Business School napisała, że książka ta jest obowiązkową lekturą nie tylko dla profesjonalistów z branży, lecz również dla osób prowadzących małe firmy, wprowadzających swoje produkty na rynek i uczestniczących w konferencjach. Marketing Your Event Planning Business: A Creative Approach to Gaining the Competitive Edge, Wiley, Nowy Jork Książka nawiązuje do możliwości sprzedaży usług organizacji imprez, rozwijania rynku odbiorców oraz wysiłków marketingowych (korporacyjnych i osobistych). Poruszone tu tematy obejmują dywersyfikację bazy klientów, rozwój rynków niszowych oraz specjalizację w określonych obszarach, tworzenie planów alternatywnych do wykorzystania w sytuacjach osłabienia rynku oraz innowacyjne sposoby pozyskiwania nowych klientów. Time Management for Event Planners: Expert Techniques and Time-Saving Tips for Organizing Your Workload, Prioritizing Your Day, and Taking Control of Your Schedule, Wiley, Nowy Jork Publikacja przedstawia profesjonalną wiedzę na temat zarządzania czasem w sferze organizacji imprez i branży hospitality. Organizacja imprez oznacza pracę niemal na okrągło i często pod dużą presją. Organizatorzy muszą sobie radzić z wieloma zadaniami, realizować je w różnych strefach czasowych, pilnować uzgodnionych terminów i przezwyciężać wiele przeszkód. Aby impreza mogła być pomyślnie zrealizowana, organizatorzy muszą zarządzać swoim czasem tak samo profesjonalnie, jak robią to w wypadku samej imprezy. Książka ta pokaże ci, jak to robić. * * * Bezproblemowa realizacja imprezy wcale nie oznacza, że cele korporacyjne zostały osiągnięte. Niniejsza książka pokaże ci nie tylko, jak zaplanować i zrealizować idealną imprezę, ale również jak powiązać ją ze strategią firmy i osiągnąć założone cele. Książka porusza m.in. tematy: jak określić i ustalić jasne cele danej imprezy; jaki rodzaj imprezy najbardziej sprzyja osiągnięciu wyznaczonych celów; co należy zrobić, zanim zostaną powołane komitety organizacyjne i przygotowane oferty;

15 16 Imprezy korporacyjne jak przygotować realistyczny budżet i w jakich sytuacjach kwestionować wydatki zaproponowane przez personel lub profesjonalnych organizatorów imprez; jakie znaczenie ma akceptacja wykonanych zadań; jak zidentyfikować kontrowersyjne wydatki i obszary, w których pojawiają się problemy, mogące poważnie zaszkodzić reputacji firmy, a nawet nieść ze sobą ryzyko finansowe lub prawne; jak ustalić zasady wydawania pieniędzy i zachowania pracowników na imprezach korporacyjnych; jak zmierzyć sukces i efekty imprez korporacyjnych.

16 1 Ewolucja imprez korporacyjnych i sposoby ich wykorzystywania w fi rmie Imprezy korporacyjne i rozrywka w biznesie wykorzystywane są przez korporacje w Stanach Zjednoczonych do rozwijania biznesu i stanowią ważną część korporacyjnej strategii komunikacji, sprzedaży, marketingu i public relations. Efektywnie zorganizowane imprezy mogą przynieść firmie sukces, poprawić jej pozycję i rentowność, przyczynić się do jej ekspansji mogą być skuteczne zarówno w przypadku dużych, jak i małych firm, działających lokalnie, w skali danego kraju lub globalnie. Imprezy korporacyjne mogą być wykorzystywane przez firmy każdej wielkości do pozyskania nowego biznesu, tworzenia wizerunku firmy i marki oraz do umacniania lojalności dostawców i klientów. Mogą być też efektywnie wykorzystywane do zwiększania wydajności i zacieśniania relacji w zespołach pracowników. W organizacji imprez korporacyjnych poprzeczka została ustawiona bardzo wysoko, a konkurencja w zakresie oryginalnych pomysłów na imprezę, mającą na celu wypromować daną korporację na rynku i zdobyć zainteresowanie branży i mediów, jest ogromna. Należy jednak pamiętać, że jeśli imprezy korporacyjne i rozrywka w biznesie nie będą odpowiednio zaplanowane ze szczególną dbałością o etykę i etykietę biznesową mogą poważnie nadwerężyć reputację firmy i zagrozić jej dalszej działalności. Dlatego cały proces planowania powinien być zarządzany w odpowiedni sposób profesjonalnie i z dużą ostrożnością. Członkowie zarządów i prezesi firm widzą, jak opisywane w mediach skandale w korporacjach mogą skutecznie zniechęcić klientów, spowodować spadek cen akcji i zakończyć kariery zawodowe w ciągu kilku minut. I dobrze jest wiedzieć, że wiele z tych grzechów ujawnionych w mediach miało ścisły związek z imprezami korporacyjnymi i rozrywkami biznesowymi.

17 18 Imprezy korporacyjne W przypadku pewnej firmy impreza integracyjna skończyła się procesem sądowym o napastowanie i pobicie na tle seksualnym, zakończonym przyznaniem odszkodowania w wysokości 1,7 miliona dolarów. A wszystko zaczęło się od tego, że członkowie zespołów sprzedaży, które przegrały w jednej z konkurencji, musieli jeść kaszki dla niemowląt, nosić pieluchy i pozwolić dać sobie klapsa znakami firmowymi przeciwników. W innym przypadku prezes firmy został usunięty ze stanowiska i zdegradowany do pozycji audytora wewnętrznego, gdy jego firmie został wytoczony proces o napastowanie seksualne z żądaniem odszkodowania w wysokości 190 milionów dolarów. Prezes firmy został oskarżony o niewłaściwe zachowanie w stosunku do podwładnej, zarówno w biurze, jak i podczas wyjazdów służbowych, kiedy zapraszał pracownicę do swojego pokoju hotelowego i pozwalał sobie na niewłaściwe zachowanie. Podczas konferencji pewnej firmy opowiadano między innymi sprośne dowcipy. Sprawa wyciekła do prasy i czytelnicy obecni i potencjalni klienci firmy mogli odnieść wrażenie, że firma ta reprezentuje niskie standardy etyczne i moralne. Inne zdarzenie miało miejsce, gdy do ulotek reklamowych wysyłanych z okazji imprezy golfowej dołączono puszki z gazem pieprzowym odstraszającym niedźwiedzie. Jedna z puszek otworzyła się i aktywowała alarm bezpieczeństwa. Spowodowało to zamknięcie całego budynku biurowego w środku dnia roboczego, wstrzymano ruch uliczny w samym centrum dzielnicy finansowej, przerwano pracę i przez ponad dwie godziny cały teren był zamknięty, otoczony przez dziesiątki wozów strażackich i radiowozów policyjnych. Część pracowników udała się do domów w ramach podjętych środków bezpieczeństwa. W przypadku akcji promocyjnej innej firmy oddział specjalny straży pożarnej musiał zdetonować skrzynkę na gazety, ponieważ podejrzewano, że w środku jest umieszczona bomba. Znajdowało się tam urządzenie elektroniczne zaprogramowane w taki sposób, żeby w momencie otwierania drzwiczek skrzynki zaczęła grać muzyka promująca produkt. Niestety niektóre urządzenia nie były odpowiednio przymocowane i ze skrzynek wystawały różnego rodzaju kable, co spowodowało tak zdecydowaną reakcję. Wymagania dotyczące imprez biznesowych rosną wraz z rozwojem firmy. Zakres i styl imprez oraz rodzaje towarzyszącej im rozrywki będą ulegać zmianom w miarę rozwoju firm. Imprezy i rozrywka w biznesie coraz częściej stają się wizytówką firmy i kształtują jej obraz wśród pracowników, klientów, dostawców, potencjalnych konsumentów i wysokiej klasy specjalistów podobnie jak wizytówką firmy jest starannie zaprojektowany nagłówek papieru firmowego czy

18 1. Ewolucja imprez korporacyjnych i sposoby ich wykorzystania 19 materiał promocyjny lub sposób prezentacji i pozycjonowania w biznesie. Wiele firm poświęca jednak więcej czasu i wysiłku na te szczegóły niż na planowanie imprezy korporacyjnej. Profesjonalnie zorganizowane imprezy stają się integralną częścią wizerunku firmy i kultury korporacyjnej. Istotne jest, aby firma nie dopuściła do stagnacji i powtarzalności swoich działań, jeśli chce zachować przewagę konkurencyjną osiągniętą dzięki imprezom biznesowym oraz wizerunek nowoczesnego lidera w branży. Imprezy biznesowe stają się coraz bardziej finezyjne i złożone, w miarę jak firma rozwija się i rozszerza zakres ich oddziaływania, aby zaspokajać zarówno własne, jak i ewoluujące potrzeby klientów. Możemy mówić o zwykłych spotkaniach biznesowych, których nie uważamy za wydarzenia, np. posiedzenia zarządu, lub takie, które traktujemy jak specjalne wydarzenia mające określone cele i przewidziany dalszy ciąg. Wtedy nabierają one większego znaczenia i przynoszą pozytywne rezultaty. Dyrektorzy starający się zdobyć pozycję w swojej firmie i w całej branży dążą do zajęcia miejsca w komisji planowania strategicznego firmy i aktywnie rywalizują między sobą o miejsce w zespole decyzyjnym. Jest to dla nich ważne zarówno pod względem zawodowym, jak i prywatnym, żeby być postrzeganymi jako osoby mające wpływ na plan rozwoju strategicznego firmy. Mogą to osiągnąć, między innymi pokazując, że rozumieją, jak imprezy biznesowe mogą być wykorzystane dla rozwoju firmy. Zdają sobie sprawę z tego, że odpowiednio zorganizowane spotkania i wydarzenia przyczyniają się do osiągania sukcesów przez firmę i jeśli wniosą potrzebną wiedzę i odpowiedzi na pytania typu co, kiedy, gdzie i dlaczego, pojawiające się przy organizacji imprez korporacyjnych, zapewnią sobie miejsce przy stole decyzyjnym. Posiadanie umiejętności niezbędnych do prawidłowej selekcji imprez korporacyjnych i osiągania założonych celów firmy daje przewagę nad innymi menedżerami, umożliwia dostęp do środków (budżet, personel, itp.) oraz stwarza możliwości zaplanowania efektywnych spotkań i wydarzeń w ramach danego działu i całej firmy. Umiejętność uzasadnienia proponowanych kosztów imprezy umożliwia zdobycie poparcia wyższego kierownictwa firmy. Aby można było odpowiednio zaplanować następną imprezę korporacyjną, istotne jest, aby przed zawarciem kontraktów menedżerowie dowiedzieli się, na jakie pytania muszą odpowiedzieć, żeby uniknąć sytuacji, w której mogliby narazić siebie i firmę na finansowe i prawne ryzyko. Obecnie dyrektorzy są osobiście odpowiedzialni za wszelkie wydatki związane z organizowanymi imprezami. W każdym przypadku muszą uzasadnić

19