Poradnik współpracy z Centrum Kancelarii Rektora (CKR) UEK

Transkrypt

1 Poradnik współpracy z Centrum Kancelarii Rektora (CKR) UEK Szanowni Państwo, Z dumą i bez uprzedzeń oddajemy w Państwa ręce praktyczny poradnik współpracy z Sekcją Promocji Centrum Kancelarii Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie. Opracowanie go podyktowane zostało względami natury praktycznej jest faktem, iż wiekszość zaangażowanych we współpracę z Sekcją Promocji CKR UEK osób nie ma rozeznania w podziale kompetencji jej pracowników, co wielokrotnie utrudnia, a często uniemożliwia realizację zamierzeń, związanych z realizacją działań o charakterze promocyjnym. Niniejsza publikacja w przemyślany sposób kataloguje najczęstsze przypadki takiej wspópracy, odsyłając do opisanych skrótowo procedur i do osób, które pomogą te procedury wdrożyć. Mamy nadzieję, że będziecie Państwo usatysfakcjonowani treścią niniejszej publikacji. Ma ona za zadanie, podobnie jak sama Sekcja Promocji CKR UEK, służyć pomocą i radą, aby umożliwić wspólną realizację najbardziej nawet złożonych przedsięwzięć. WAŻNE! Wszelkie materiały prezentowane na terenie UEK nie mogą zawierać treści promujących wyroby alkoholowe, tytoniowe lub treści pornograficznych, obrażających uczucia religijne, polityczne, dobra osobiste lub godzących w dobre imię UEK. Projektując wszelkie materiały promocyjne należy pamiętać o obowiązku zamieszczenia prostokątnego logo Uczelni w kolorze zielonym, zgodnie z zasadami i regułami Księgi Identyfikacji Wizualnej UEK (KIW). Logo oraz KIW dostępne są na stronie głównej Uczelni w zakładce media tj. pod adresem: -uek.html Zorganizować w UEK WYDARZENIE/EVENT a. Aby zorganizować na terenie UEK wydarzenie/event (konferencję, debatę, wykład, panel dyskusyjny, prezentację, stoisko promocyjne, happening, akcję promocyjną) należy wypełnić stosowny formularz dostępny na stronie głównej UEK w pionowym menu po prawej stronie (przedostatnia pozycja) w zakładce wydarzenia uczelniane a następnie kliknąć w link Elektroniczny wniosek rejestracji wydarzenia ( zgloszenie01.php ) b. Następnie konieczne jest uzyskanie zgody Dyrektora CKR UEK na rezerwację danego miejsca pod wydarzenie/event, którą złożyć należy na ręce P. Anety Nagraby (mailowo lub tel.) c. Po uzyskaniu ww. zgody zapis dot. wydarzenia/eventu pojawi się w kalendarzu wydarzeń uczelnianych: embed?src=uek.wydarzenia%40gmail.com&ctz=europe/warsaw Współpracować z UEK na zasadzie AKADEMII BIZNESOWEJ a. Istnieje możliwość współpracy z Uczelnią na zasadzie Akademii Biznesowych. W tym celu należy skontaktować się z P. Katarzyną Czeremańską. b. Lista firm i instytucji współpracujących w ten sposób z Uczelnią dostępna jest na stronie: c. Program akademii, opracowywany wspólnie przez ekspertów z poszczególnych firm i wybrane uczelniane katedry bądź koła naukowe, zawiera cykl szkoleń, prezentacji i warsztatów skonstruowanych tak, by uczestnicy projektu zdobyli jak najwięcej użytecznych umiejętności i poznali praktyczne aspekty pracy w konkretnym zawodzie. Dlatego też część zajęć akademii skupia się na studium przypadku odzwierciedlającym rzeczywiste warunki i problemy, z którymi pracownicy firm muszą radzić sobie na co dzień. Co ważne, zajęcia nie odbywają się tylko na Uczelni, lecz także w siedzibach partnerskich firm. Pojedyncza edycja Akademii Biznesowej danej firmy sprowadza się zazwyczaj do 5-8 spotkań w tym jednego poświęconego rekrutacji uczestników. tel

2 Podpisać UMOWĘ ZE SPONSOREM dla organizowanego wydarzenia lub działalności organizacji studenckiej a. Wyceniając usługi reklamowe świadczone na rzecz potencjalnego sponsora należy skorzystać z cennika dostępnego pod adresem: krakow.pl/files/common/uczelnia/cennnik-a.pdf b. Deklarując wykonanie na rzecz partnera poszczególnych świadczeń promocyjnych należy pamiętać, że dotyczyć one mogą tylko i wyłącznie konkretnych organizowanych przez Cebie wydarzeń lub Organizacji, którą reprezentujesz, a nie całego Uniwersytetu. c.projekt umowy przed jej podpisaniem należy zawsze wysłać do akceptacji do działu prawnego na adres mailowy: dzorgpr@uek.krakow.pl d. Kopię umowy należy dostarczyć do Sekcji Promocji 2 tel Należy pamiętać, iż jako instytucja podlegająca obowiązkowi stosowania zapisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych, większe zakupy należy zaplanować i ująć w rocznym zapotrzebowaniu, składanym do Sekcji Promocji. Wiedza ta przydaje się zwłaszcza w sytuacjach, w których ku zrozpaczeniu wnioskodawcy okazuje się, że zakupu 200 koszulek nie można dokonać ad hoc, w środku roku, bo akurat teraz jest to potrzebne. Zostać SPONSOREM/PARTNEREM UEK a. stnieje możliwość współpracy z Uczelnią na zasadzie partnera lub sponsora. Uczelnia oferuje szeroki zakres usług promocyjnych, których adresatem jest grupa ponad studentów i ponad 1500 pracowników. b. Dostępne oferty promocji sponsora/partnera oraz zasady 2takiej współpracy dostępne są u P. Katarzyny Czeremańskiej. c. Osoba kontaktowa: Zamieścić TEKST/REKLAMĘ w czasopiśmie Kurier UEK a. Skontaktuj się z Piotrem Czarnieckim red. Naczelnym Kuriera UEK w sprawie: I. daty publikacji najbliższego/interesującego Cię numeru, II. terminu przesyłania informacji do publikacji w czasopiśmie, II. objętości i formatu tekstu oraz zdjęć do publikacji w czasopiśmie, 3iśmie, Piotr Czarniecki Redaktor Naczelny Kuriera UEK gazeta@uek.krakow.pl piotr.czarniecki@uek.krakow.pl tel Zamieścić informację/reklamę na ekranach 16 TELEWIZORÓW UEK a. Aby zamieścić informację lub reklamę na ekranach 16 telewizorów UEK: I. uzyskaj stosowną zgodę na publikację materiału na telewizorach UEK, składając podanie, adresowane do dr Janusza Fudalińskiego, Dyrektora CKR UEK, na ręce P. Anety Nagraby II. przygotuj treść w odpowiednim formacie: 1. prezentacja format 16:9, możliwe rozszerzenia: pps, ppsx, ppt, pptx, 2. grafika format 16:9 (1920x1080 pix), możliwe rozszerzenia: jpg, png, bmp, tiff, 3. video możliwe rozszerzenia avi, mpeg, mpeg4, III. po uzyskaniu ww. zgody skontaktuj się mailowo z P. 4ofem Krzysztofem Bielem w celu uzgodnienia przesłania materiału. Bud. Główny, 3 piętro, pok. 326 Zamieścić grafikę na pulpitach około 200 komputerów UEK a. Aby zamieścić grafikę na pulpitach około 200 komputerów UEK należy od P. Anety Nagraby uzyskać informację na temat bieżącej/przyszłej dostępności pulpitów. b. Przygotuj grafikę o wymiarach 1024x768, w formacie 4Jedna jpg. trzecia ekranu z lewej strony musi zostać w jednolitym ciemnym kolorze. orze c. Dostarcz grafikę do P. Anety Nagraby. Powiesić BANER na kampusie UEK a. Na kampusie Uczelni istnieje możliwość rozwieszenia baneru reklamowego tylko w następujących lokalizacjach: i. pod paw. C, ii. na południowej ścianie Pawilonu Ustronie (od strony ul. A. Lubomirskiego), iii. na południwoej ściance stacji transformatorowej, zlokalizowanej przy Pawilonie S, iv. na ogrodzeniu asfaltowego boiska od strony paw. C, v. na ogrodzeniu UEK od strony ul. Rakowickiej. b. Aby powiesić baner należy skontaktować się z P. Anetą Nagrabą w celu uzyskania zgody i rezerwacji miejsca na powieszenie baneru. c. Po uzyskaniu zgody i dokonaniu rezerwacji miejsca baner należy dostarczyć do P. Marka Frankiewicza, Kierownika Działu Administracyjno- Gospodarczego d. Baner powinien mieć rozmiar 2x5m lub zbliżony. 4 e. Osoby kontaktowe: Marek Frankiewicz frankiem@uek.krakow.pl tel paw. H, 1 piętro

3 Powiesić PLAKAT na terenie kampusu UEK na wyznaczonych do tego celu powierzchniach reklamowych a. Projekt plakatu należy przesłać do akceptacji na adres: krakow.pl b. Po uzyskaniu mailowej akceptacji projektu możliwy jest odbiór 10 sztuk plakatów wydrukowanych w formacie A3 w paw. Księżówka w pok. K3 (parter). Każdy druk powinien zostać zaplanowany w rocznym zapotrzebowaniu danej jednostki. W przypadku zapotrzebowania na inny format plakatów prosimy o wcześniejszy kontakt pod adresem: kowalika@ uek.krakow.pl c. Aby rozwiesić plakat na terenie kampusu UEK należy: I. podbić każdą sztukę (max. 10) pieczątką CKR dostępną u P. Anety Nagraby II. rozwiesić plakaty w miejscach ściśle do tego przeznaczonych: 1. Bud. Główny w witrynach na parterze tylko i wyłącznie za zgodą danego dziekanatu, 2. Paw. Biblioteki przy wejściu po lewej i prawej stronie na tablicach korkowych, 3. Paw. C oraz paw. F na ściankach promocyjnych na parterze, 4. Paw. D na tablicach korkowych po lewej stronie tylko i wyłącznie za zgodą Biura ds. Osób Niepełnosprawnych, 5. paw. Sportowy na tablicy korkowej na parterze, 6. paw. Ustronie na tablicach korkowych przy schodach, 7. W pozostałych gablotach/witrynach tylko i wyłącznie za zgodą sąsiadujących katedr i jednostek Uczelni. III. słupy ogłoszeniowe: 1. Zewnętrzna firma wiesza materiały promocyjne na słupach ogłoszeniowych znajdujących się na kampusie UEK we wtorki i piątki w nocy, 2. Aby uzgodnić możliwość skorzystania promocji na 3 słupach ogłoszeniowych (paw. Księżówka, paw. B, paw. Finansów) skontaktuj się mailowo z P. Anetą Nagrabą. 3. Aby uzgodnić możliwość skorzystania promocji na słupie ogłoszeniowym przy paw. S (administrowany w imieniu organizacji studenckich i kół naukowych przez NZS UEK) skontaktuj się z NZS UEK pod adresem: biuro@nzsuek.pl oraz i d. Istnieje kategoryczny ZAKAZ rozwieszania plakatów na szybach, murach budynków, ogrodzeniu UEK oraz w pozostałych miejscach do tego nie przeznaczonych. e. Organizator wydarzenia zobowiązany jest do usunięcia z kampusu Uczelni wszystkich materiałów promujących dane wydarzenie (plakaty, ulotki, banery itp. ) do 3 dni od zakończenia wydarzenia. W przypadku nie wywiązania się danej jednostki z powyższego obowiązku kolejne organizowane przez nią inicjatywy nie będą promowane. Aneta Kowalik kowalika@uek.krakow.pl tel Skorzystać z usług uczelnianego GRAFIKA a. W wyjątkowych wypadkach istnieje możliwość skorzystania 5a z usług uczelnianego grafika (projekt plakatu, ulotki, banneru itp.). W celu uzyskania szczegółowych informacji należy skontaktować się z P. Kariną Przybylską Karina Przybylska karina.przybylska@uek.krakow.pl tel Zamówić obsługę FOTO na organizowane przez Ciebie wydarzenie a. Aby zamówić obsługę fotograficzną na organizowanym przez Ciebie wydarzeniu należy uzyskać zgodę Dyrektora Centrum Kancelarii Rektora. b. Następnie należy przesłać szczegółowe informacje nt. imprezy oraz skan ww. zgody na adres: z min. 7 dniowym wyprzedzeniem: c. Osoby kontaktowe: Joanna Adamczyk sekretariat dr. Janusza Fudalińskiego, Dyrektora CKR 6 Zamówić obsługę VIDEO na organizowane przez Ciebie wydarzenie a. Aby zamówić obsługę kamerzysty na organizowanym przez Ciebie wydarzeniu należy uzyskać zgodę Dyrektora Centrum Kancelarii Rektora. b. Następnie należy przesłać szczegółowe informacje nt. imprezy oraz skan ww. zgody na adres: z min. 7 dniowym wyprzedzeniem. Joanna Adamczyk sekretariat dr. Janusza Fudalińskiego, 7o, Dyrektora CKR Skorzystać z Uczelnianych gadżetów/upominków a. W grudniu danego roku należy złożyć uwzględnione w budżecie jednostki zapotrzebowanie na konkretne materiały promocyjne, z których jednostka zamierza korzystać w całym kolejnym roku kalendarzowym. Zapotrzebowanie takie składamy u P. Marty Turmińskiej-Biały. b. W przypadku zapotrzebowania na materiały promocyjne dostępne w magazynie, wynikającego z nieprzewidzianych okoliczności i nie uwzględnione w zapotrzebowaniu na dany rok, możliwe jest jednorazowe skorzystanie z gadżetów/upominków Uczelni tylko i wyłącznie za zgodą Dyrektora Centrum Kancelarii Rektora UEK. c. Materiały promocyjne można odbierać na podstawie druku RW, dostępnego u P. Marty Turmińskiej-Biały, która odpowiedzialna jest również za wydanie zamówionych materiałów. Marta Turmińska-Biały turminsm@uek.krakow.pl tel Joanna Adamczyk sekretariat dr. Janusza Fudalińskiego, 8Dyrektora CKR Bud. Główny, 1 piętro, pok. 120

4 Zamieścić GRAFICZNY lub TEKSTOWY BANER na stronie głównej Uczelni a. Reklama na banerach strony głównej UEK możliwa jest w dwóch formatach graficznym lub tekstowym: I. Przygotuj grafikę na baner: 1. Środkowy o wymiarach 460x70 pix, 2. Lewy i prawy o wymiarach 225x70 pix. II. Lub opracuj tekst na baner: 1. Środkowy max. 3 wiersze o długości max. 35 znaków ze spacjami każda, 2. Lewy i prawy max. 3 wiersze o długości max. 15 znaków ze spacjami każda. b. Przygotuj link do strony internetowej do której baner ma przekierowywać. c. Wybierz zakres dat, w których baner prezentowany będzie na stronie internetowej. d. Ww. dane podeślij w jednym mailu na adres: 6ek.krakow Zamieścić POST w serwisie UEK na Facebook u, GoldenLine lub NK.pl a. Opracuj tekst do 800 znaków ze spacjami, b. Przygotuj osobno: I. grafikę (plakat, logo itp.) i/lub II. link do strony zawierającej więcej informacji lub do wydarzenia na FB c. Ww. dane podeślij w jednym mailu na adres: d. Jednostki takie jak PS, NZS, ESN, RKN (w tym koła naukowe), 6ndacja Fundacja GAP, AZS, ACK, ZSN (w tym BON) powinny ww. dane przesyłać do swoich administratorów profilu UEK na FB. Skorzystać z sali MUZEUM UEK a. Sala Muzeum UEK znajduje się na I piętrze w Bud. Głównym UEK i pomieści do osób. b. Aby zarezerwować salę Muzeum UEK należy wcześniej zapoznać się z jej harmonogramem dostępnym na stronie głównej UEK w pionowym menu po prawej stronie (przedostatnia pozycja) w zakładce wydarzenia uczelniane a następnie kliknąć w link Kalendarz Sali Muzeum UEK ( com&ctz=europe/warsaw ) c. W przypadku dostępności Sali Muzeum UEK w danym 9terminie należy skontaktować się z P. Natalią Ibragimową w celu rezerwacji Sali Muzeum UEK. Natallia Ibrahimava wspolpraca@uek.krakow.pl tel Zamieścić AKTUALNOŚĆ na stronie głównej Uczelni a. Opracuj sprawdzony pod względem językowym i gramatycznym opis przedsięwzięcia. b. Akceptowalne formaty tekstu: doc, docx, txt, rtf, odt c. Nie zamieszczaj w tekście jakiejkolwiek grafiki (zdjęcie, plakat, logo). Grafikę podeślij jako załącznik. d. Zaproponuj tytuł ww. aktualności, który powinien nawiązywać do tekstu jasny i czytelny. e. Wskaż zakres dat, w których informacja prezentowana 6nie będzie na stronie internetowej. f. Ww. dane podeślij w jednym mailu na adres: ek.krako g. Osoba kontaktowa: tel Reprezentować Uczelnię na TARGACH/WYJAZ- DACH PROMOCYJNYCH lub odbyć PRAKTYKĘ w Sekcji Promocji lub Sekcji Prasowej Centrum Kancelarii Rektora UEK a. Należy zgłosić się mailowo lub telefonicznie do P. Marty 8Turmińskiej- Białyb. Przygotuj grafikę o wymiarach 1024x768, w formacie jpg. Jedna trzecia ekranu z lewej strony musi zostać w jednolitym ciemnym kolorze. B. Osoby kontaktowe: Marta Turmińska-Biały turminsm@uek.krakow.pl tel Zapoznać się z DANYMI STATYSTYCZNYMI I LICZBOWYMI nt. UEK a. Jeśli potrzebujesz danych liczbowych dot. działalności Uczelni skontaktuj się mailowo lub telefonicznie z P. Grażyną Wójcik Grażyna Wójcik wojcikg@uek.krakow.pl tel Kolorowe mapki poniżej służą błyskawicznemu i bezbłędnemu namierzeniu pracowników Sekcji Promocji, zdolnych wesprzeć w realizacji konkretnych działań promocyjnych. Kolory stanowisk pracy odpowiadają barwom apli, na których opisano poszczególne rodzaje zapotrzebowań i procedury ich realizacji. Słowem w łatwy i szybki sposób możecie Państwo zorientować się w przestrzennej lokalizacji pracowników Sekcji Promocji, co jak ufamy już na dzień dobry rozwiązuje podstawowy problem rozpoznania, z kim w konkretnej sprawie należy się kontaktować. Pokój K3 parter Budynku Księżówki, na końcu korytarza, po prawej stronie Pokój K9 piętro Budynku Księżówki, na lewo od schodów

5 5 K K9 3 4