Dokumentacja Użytkownika Końcowego Aplikacja AS-SAP

Transkrypt

1 Końcowego Aplikacja AS-SAP Strona: 1 / 48

2 Metryka Nazwa dokumentu Końcowego Aplikacja AS-SAP Symbol dokumentu Właściciel projektu Ministerstwo Sprawiedliwości Autor dokumentu Wersja dokumentu Status dokumentu Strona: 2 / 48

3 Spis Treści 1. DEFINICJE, AKRONIMY I SKRÓTY WSTĘP LOGOWANIE DO APLIKACJI STATYSTYKA Wprowadzanie hasła indywidualnego LISTA FORMULARZY PRZYKŁADY LISTY FORMULARZY Obsługa listy formularzy WPROWADZANIE DANYCH DO FORMULARZA ZATWIERDZANIE WPROWADZONYCH DANYCH Proces zatwierdzania danych Obsługa procesu zatwierdzania danych FORMULARZE POWIĄZANE - ETATYZACJA AGREGACJA DANYCH W FORMULARZACH Wprowadzanie danych Sporządzanie zestawień LISTA UWAG DO DZIAŁÓW FORMULARZA ORAZ WZORU SPRAWOZDANIA FUNKCJE ADMINISTRACYJNE Dane użytkownika Reguły walidacji formularza Proces kontroli danych Edycja reguł walidacji Testowanie reguł walidacji Reguły sumowania formularza REPOZYTORIUM FORMULARZY Obsługa repozytorium Eksport danych do Excela Wydruk sprawozdania zbiorczego Eksport zestawienia zbiorczego do Excela Blokowanie / odblokowywanie danych IMPORT/EXPORT DANYCH DO MS STAT ODPOWIEDZI NA CZĘSTO ZADAWANE PYTANIA Dlaczego po zalogowaniu do systemu nie widać żadnych formularzy na liście bądź lista formularzy jest niepełna?...43 Strona: 3 / 48

4 14.2 Dlaczego podczas edycji danych formularza wszystkie lub niektóre pola edycyjne są zablokowane do wpisu? Jakich przeglądarek internetowych można używać do uruchamiania aplikacji Statystyki Sądowej SAP? W jaki sposób odbywa się wydruk sprawozdania z poziomu Aplikacji Statystyki Sądowej SAP? Dlaczego po zalogowaniu nie widzę sprawozdań dotyczących zespołów kuratorskich? W jaki sposób zatwierdzić wprowadzone w formularzu dane? W jaki sposób sporządzić zestawienie zbiorcze sprawozdań ( zbiorówkę )?...49 Spis tabel Tabela 1 Definicje, skróty i akronimy... 6 Spis Rysunków Rys. 1 Ekran logowania... 7 Rys. 2 Ekran zmiany hasła... 8 Rys. 3 Lista formularzy SR wydział cywilny, Kierownik Sekretariatu Wydziału SR...10 Rys. 4 Lista formularzy SR wydział karny, Kierownik Sekretariatu Wydziału SR...10 Rys. 5 Lista formularzy SR wydział karny, Prezes SR...10 Rys. 6 Lista formularzy SO, Kierownik Oddziału Administracyjnego SO...11 Rys. 7 Okno z listą formularzy...12 Rys. 8 Lista formularzy...13 Rys. 9 Okno wprowadzania danych sprawozdania...14 Rys. 10 Rezultat kontroli poprawności danych sprawozdania...15 Rys. 11 Edycja wiersza formularza...16 Rys. 12 Wydruk formularza...16 Rys. 13 Objaśnienia formularza...18 Rys. 14 Uwagi do działu formularza...18 Rys. 15 Schemat zatwierdzania danych dla formularza S11R...19 Rys. 16 Okno z listą przetwarzanych formularzy...19 Rys. 17 Lista formularzy...20 Rys. 18 Okno zatwierdzania danych status niezatwierdzone...20 Rys. 19 Okno zatwierdzania danych status zatwierdzone...21 Rys. 20 Okno zatwierdzania danych kilka poziomów...21 Strona: 4 / 48

5 Rys. 21 Formularze powiązane...21 Rys. 22 Ręczna edycja sum wydziałów w sądzie rejonowym...23 Rys. 23 Ręczna edycja sum sądów rejonowych na poziomie sądu okręgowego...23 Rys. 24 Okno z listą uwag...25 Rys. 25 Edycja danych pracownika...27 Rys. 26 Wybór profilu po zalogowaniu się do systemu...28 Rys. 27 Okno edycji reguł walidacji...32 Rys. 28 Informacja o statusie wykonanej operacji zapisu...33 Rys. 29 Informacja o błędnych regułach walidacji...33 Rys. 30 Eksport reguł do pliku...34 Rys. 31 Import reguł z pliku...35 Rys. 32 Testowanie reguł walidacji...35 Rys. 33 Edycja reguł sumowania dla wierszy formularza...36 Rys. 34 Edycja reguł sumowania dla kolumn formularza...37 Rys. 35 Okno z repozytorium formularzy...38 Rys. 36 Wybór sprawozdań do sporządzania zestawień zbiorczych...39 Rys. 37 Zestawienie komunikatów kontroli poprawności sprawozdań...39 Rys. 38 Zestawienie zbiorcze w formie dokumentu Word...40 Rys. 39 Wydruk zestawienia zbiorczego dla wydziałów...41 Rys. 40 Wydruk zestawienia zbiorczego dla sądów...42 Rys. 41 Zestawienie zbiorcze w formie dokumentu Excel...42 Rys. 42 Informacja o blokadzie...43 Rys. 43 Przyciski wymiany danych z MS Stat...43 Rys. 44 Dane zalogowanego użytkownika...44 Rys. 45 Lista formularzy...44 Rys. 46 Konfiguracja...45 Rys. 47 Edycja danych zablokowana możliwość wprowadzania wpisów...45 Rys. 48 Edycja danych dozwolona możliwość wprowadzania wpisów...46 Rys. 49 Oznakowanie formularzy...46 Rys. 50 Schemat zatwierdzania danych dla zespołów kuratorskich Rys. 51 Przypisywanie zespołu kuratorskiego...48 Rys. 52 Sprawozdanie S40R...48 Rys. 53 Pomoc dotycząca procesu zatwierdzania danych...49 Rys. 54 Repozytorium formularzy...49 Strona: 5 / 48

6 Spis załączników Lp. Identyfikator Nazwa Wersja 1. Definicje, akronimy i skróty Tabela 1 Definicje, skróty i akronimy Definicje, akronimy i skróty Aplikacja Statystyka Sądowa SAP Formularz statystyczny Rodzaj formularza Schemat zatwierdzania Instancja formularza Publikacja formularza Rozwinięcie / wyjaśnienie Program do wprowadzania danych statystycznych poprzez formularze elektroniczne wykonany w środowisku SAP Sprawozdanie, którego układ oraz sposób wprowadzania danych regulowany jest ustawowo. Formularz przechowuje dane w sposób strukturalny w podziale na działy, wiersze oraz kolumny (rubryki). Wyróżnia się dwa rodzaje formularzy jednostkowe zawierające dane bezpośrednio wprowadzone przez upoważnionego pracownika oraz zbiorcze (sumaryczne) zawierające dane zsumowane z kilku formularzy tego samego typu z różnych jednostek organizacyjnych Rodzaj określa typ sprawozdania statystycznego, którego dotyczy formularza. Przykładowe rodzaje formularzy: s1r, s5o Schemat opisuje kolejne etapy zatwierdzania danych w formularzu. Dane są zatwierdzane na każdym z etapów poprzez osobę na odpowiednim stanowisku, należącą do odpowiedniej jednostki organizacyjnej Dany rodzaj formularza w powiązaniu z okresem statystycznym stanowi instancję formularza. Poszczególne instancje tego samego rodzaju mogą mieć różny układ działów, wierszy i kolumn Centralnie ustalany termin przez administratora aplikacji Statystyka Sądowa SAP, od którego możliwa jest edycja danych dla określonej instancji formularza Strona: 6 / 48

7 2. Wstęp Aplikacja Statystyka Sądowa SAP umożliwia wprowadzanie danych statystycznych. Program jest aplikacją uruchamianą w środowisku przeglądarki Internetowej. Zalecane jest używanie przeglądarki Internet Explorer w wersji 7.0 lub nowszej. Przetwarzanie danych odbywa się w kilku etapach: Wybór formularza z listy dostępnych zalogowanemu użytkownikowi i edycja danych, Weryfikacja poprawności wprowadzonych danych, Wydruk sprawozdania, Zatwierdzenie wprowadzonych danych na wszystkich zdefiniowanych w systemie poziomach. Poszczególne etapy pracy z formularzami zostały opisane w kolejnych rozdziałach. 3. Logowanie do aplikacji statystyka W celu zalogowania się do aplikacji należy w Internet Explorer wpisać adres: Rys. 1 Ekran logowania W polu użytkownik należy podać swoją nazwę użytkownika (uzyskaną od użytkownika kluczowego) Strona: 7 / 48

8 W polu hasło należy podać hasło początkowe przekazana przez użytkownika kluczowego. 3.1 Wprowadzanie hasła indywidualnego W przypadku pierwszego logowania i podaniu hasła początkowego system poprosi o wprowadzenie hasła indywidualnego. Rys. 2 Ekran zmiany hasła Wprowadzając hasło indywidualne należy pamiętać, że hasło musi spełniać określone kryteria: Składać się z co najmniej 10 znaków, a w tym: Zawierać co najmniej 1 cyfrę Zawierać co najmniej 1 wielką literę Zawierać co najmniej 1 małą literę Liczba znaków o jakie muszą różnić się kolejne hasła: 3 Liczba pamiętanych haseł przez system: 8 Strona: 8 / 48

9 4. Lista formularzy Lista formularzy jest głównym oknem aplikacji Statystyka Sądowa SAP. Z jego poziomu udostępniane są wszystkie formularze, których wypełnienie bądź zatwierdzenie leży w kompetencjach zalogowanego do systemu pracownika. O tym jakie formularze będą udostępnione danemu użytkownikowi decydują przypisanie organizacyjne oraz rola pełniona w statystyce. Przypisanie organizacyjne może dotyczyć sądu powszechnego i jego wydziału bądź innej jednostki takiej jak RODK, zakład poprawczy czy też sąd wojskowy. Rola w systemie określa w jakim etapie przetwarzania danych statystycznych bierze udział określony pracownik. Przykładowo osoba pełniąca rolę Kierownika Sekretariatu Wydziału SR jest odpowiedzialna za wprowadzanie danych w sprawozdaniu dotyczącym spraw cywilnych natomiast osoba z przypisaną rolą Przewodniczącego Wydziału SR odpowiada za jeden z etapów zatwierdzania danych. 5. Przykłady listy formularzy Przykładowo na Rys. 3 przedstawiono listę formularzy widocznych dla pracownika sądu rejonowego, wydziału cywilnego, który pełni rolę Kierownika Sekretariatu Wydziału SR. Na tym etapie pracownik ma uprawnienia do wprowadzania danych w formularzu jednostkowym. Formularz jest oznaczony odpowiednią ikoną zaznaczoną na rysunku czerwoną ramką. Strona: 9 / 48

10 Rys. 3 Lista formularzy SR wydział cywilny, Kierownik Sekretariatu Wydziału SR Na Rys. 4 uwidoczniona została lista formularzy widoczna dla pracownika sądu rejonowego, wydziału karnego, pełniącego rolę Kierownika Sekretariatu Wydziału SR. W tym przypadku lista zwiera trzy formularze. Pracownik ma uprawnienia do edycji danych formularzy. Rys. 4 Lista formularzy SR wydział karny, Kierownik Sekretariatu Wydziału SR Na Rys. 5 przedstawiona została lista formularzy, które dostępne są dla Prezesa SR. Wszystkie formularze dostępne są w formie zagregowanej (sumy z poszczególnych wydziałów) co zostało zobrazowane odpowiednią ikoną oznaczoną na rysunku czerwoną ramką. Dane nie są możliwe do edycji. Użytkownik ma możliwość zatwierdzania danych. Rys. 5 Lista formularzy SR wydział karny, Prezes SR Strona: 10 / 48

11 Rys. 6 przedstawia listę formularzy dla pracownika sądu okręgowego pełniącego rolę Kierownika Administracyjnego SO. Wszystkie dostępne formularze prezentowane są w formie zagregowanej stanowią sumę danych z wszystkich podległych sądów rejonowych. Dane nie są na tym etapie możliwe do edycji. Użytkownik może jedynie je przeglądać oraz zatwierdzać. Rys. 6 Lista formularzy SO, Kierownik Oddziału Administracyjnego SO 5.1 Obsługa listy formularzy Okno listy formularzy składa się z czterech głównych elementów: 1. Nagłówka zawierającego dane zalogowanego użytkownika oraz przycisk pozwalający na wylogowanie z systemu przykładowy nagłówek został zaznaczony czerwoną ramką z numerem 1 na Rys. 7, 2. Komunikatów systemowych utworzonych przez Wydział Statystyki, 3. Paska narzędziowego z przyciskami umożliwiającymi przejście do innych okien aplikacji, 4. Listy formularzy. Strona: 11 / 48

12 Rys. 7 Okno z listą formularzy Tabela zawiera szereg kolumn opisowych oraz kolumny z ikonami, których kliknięcie powoduje wykonanie określonych operacji na danych wybranego formularza. W poszczególnych kolumnach tabeli zamieszczone są dane dotyczące każdego z przetwarzanych formularzy. Przykładowa lista formularzy z dwiema pozycjami została przedstawiona na Rys. 8 każda kolumna została oznaczona czerwoną ramką z numerem, znaczenie poszczególnych kolumn jest następujące: 1. Rodzaj formularza - typ sprawozdania np. S05R sprawozdanie w sprawach karnych i wykroczeniowych, 2. Wersja wprowadzonych danych dane mogą być edytowane i modyfikowane tylko do momentu zatwierdzenia na najwyższym poziomie. Jeżeli zachodzi potrzeba poprawienia wcześniej zatwierdzonych danych w systemie tworzona jest nowa wersja sprawozdania, 3. Informacja o tym czy formularz zawiera dane jednostkowe czy też zbiorcze (sumaryczne), 4. Okres za, który zostały wprowadzone dane, 5. Tytuł formularza, 6. Sąd, którego dotyczą dane, 7. Wydział sądu, którego dotyczą dane, 8. Ikona statusu zatwierdzania formularza kliknięcie na niej powoduje przejście do okna umożliwiającego przeglądanie oraz zmianę statusów zatwierdzania, 9. Ikona szczegółów kliknięcie na niej powoduje przejście do okna prezentującego szczegółowy wgląd w dane formularza oraz ich edycję, 10. Ikona komentarzy umożliwia zbiorcze wyświetlane wszystkich wprowadzonych w formularzu komentarzy do danych, Ikona uwag pozwala na wyświetlenie wszystkich wprowadzonych w formularzu uwag. Strona: 12 / 48

13 11. Ikona Blokady SA/SO praz Blokady SR informacja czy dane sprawozdanie jest zablokowane na poziomie SA/SO i SR Rys. 8 Lista formularzy Nad listą formularzy znajdują się przyciski i pola: Okres, Odśwież listę, Repozytorium formularzy Komornicy / notariusze Uwagi Komentarze, Funkcje administracyjne, Strona: 13 / 48

14 6. Wprowadzanie danych do formularza Każde sprawozdanie statystyczne zawiera dane pogrupowane w dział, wiersze i kolumny. Okno edycji danych formularza, którego przykład został przedstawiony na Rys. 9 umożliwia wprowadzanie danych do pojedynczego wiersza formularza. Okno składa się z następujących elementów (oznaczonych czerwoną ramką oraz ponumerowanych na Rys. 9) Rys. 9 Okno wprowadzania danych sprawozdania 4 Pasek przycisków nawigacyjnych, umożliwiających przejście do innych okien aplikacji: Przycisk Lista formularzy umożliwia powrót do głównego okna aplikacji, czyli listy wszystkich dostępnych dla użytkownika formularzy, Przycisk Powrót pozwala na przejście do okna, z którego zostało wywołane okno edycji danych, Przycisk Pomoc powoduje wyświetlenie kontekstowej dokumentacji aplikacji. Pasek przycisków obsługi procesu wprowadzania danych: Przycisk Przelicz sumy wierszy i kolumn powoduje przeliczenie sum na podstawie wprowadzonych danych w oknie edycji. Dane są zapisywane automatycznie podczas przechodzenia pomiędzy wierszami formularza czyli każdorazowa zmiana wyświetlanego działu bądź wiersza powoduje automatyczny zapis wcześniej wprowadzonych danych. UWAGA! Zalecane jest wciśnięcie Przelicz sumy wierszy i kolumn po wprowadzeniu wszystkich danych do formularza. Strona: 14 / 48

15 Jednocześnie wywołuje procedurę automatycznego przeliczenia zdefiniowanych dla danego formularza reguł sumowania. W każdym formularzu znajdują się wiersze, bądź kolumny, których zawartość jest sumą innych wierszy / kolumn. Użytkownik nie może wprowadzać danych w polach automatycznie sumowanych pola w takim przypadku oznaczone są na niebiesko tak jak to widać na Rys. 9 w kolumnie Liczba. Na Rys. 11 natomiast przedstawiono sytuację, w której dane mogą być ręcznie wprowadzane przez użytkownika wszystkie pola w kolumnie Liczba są koloru białego poza kolumną ZAŁATWIONO razem, która sumą innych kolumn i wyliczana jest automatycznie. Przycisk Zweryfikuj dane umożliwia kontrolę poprawności wprowadzonych przez użytkownika danych. Każdy rodzaj sprawozdania może mieć przypisanych szereg reguł walidacji np. wartość wprowadzona w wybranym polu musi być równa sumie wartości innych pól. Przykładowy rezultat kontroli został przedstawiony na Rys. 10. W systemie wyróżniane są trzy typy komunikatów: Błąd wymaga korekty wprowadzonych danych, w przeciwnym razie nie będzie możliwe ich zatwierdzenie (ikona ), Ostrzeżenie komunikat ma na celu zwrócić uwagę użytkownika na potencjalnie problematyczne dane (ikona ), Informacja dodatkowa informacja / wskazówka pomagająca we wprowadzaniu danych. Rys. 10 Rezultat kontroli poprawności danych sprawozdania Strona: 15 / 48

16 Rys. 11 Edycja wiersza formularza Przycisk Wydruk formularza pozwala na sporządzenie formularza w takim układzie jaki został przewidziany w odpowiednim rozporządzeniu. Naciśnięcie przycisku powoduje wywołanie standardowego zapytania przeglądarki, pokazanego na Rys. 12 umożliwiającego otwarcie sprawozdania bądź jego zapis w lokalnym folderze komputera. Wypełnione danymi sprawozdanie prezentowane jest za pomocą programu Word. Rys. 12 Wydruk formularza Przyciski Eksport w formacie MS Stat oraz Import w formacie MS Stat umożliwiają transfer danych pojedynczego formularza do i z aplikacji MS Stat. Nagłówek formularza składa się z pól tekstowych opisujących formularz: Okres okres sprawozdawczy, Wersja aktualna wersja danych, Sąd / Wydział informacja o jednostce organizacyjnej, której dotyczą prezentowane dane. Dodatkowo w nagłówku znajdują się dwie listy wyboru: Dział umożliwia wybór dowolnego działu z listy dostępnych dla danego formularza, Wiersz pozwala na wybranie dowolnego wiersza z listy dostępnych wierszy dla wybranego działu danego formularza. Zmiana działu bądź wiersza powoduje odpowiednią zmianę zawartości danych w tabeli zawierającej listę pól poszczególnych kolumn formularza (tabela oznaczona jest czerwoną ramką z numerem cztery na Rys. 9. Strona: 16 / 48

17 Tabela pól danych formularza prezentuje dane dla jednego wybranego wiersza formularza. Tabela została zaznaczona ramką numer cztery na Rys. 9. Na ekranie widoczne są dane dla wszystkich zdefiniowanych w wybranym wierszu kolumn. Pola mogą być dostępne do edycji bądź tylko do wyświetlania. Jest to uzależnione od konfiguracji formularza część pól może być oznaczona jako automatycznie sumowane wtedy nie można w nich wprowadzać danych ręcznie. Dla takich pól dane będą automatycznie wyliczane przez aplikację. Przyciski nawigacyjne Home oraz End pozwalają na przechodzenie pomiędzy wierszami formularza. Po wprowadzeniu danych dla wybranego wiersza można przejść do następnego w kolejności naciskając przycisk End (bądź wybierając z klawiatury przycisk End ) lub do poprzedniego wiersza naciskając przycisk Home (bądź wybierając z klawiatury przycisk Home ). Uwaga przejście do kolejnego wiersza powoduje automatyczny zapis wprowadzonych danych. Nawigacja pomiędzy wierszami formularza możliwa jest także za pomocą list wyboru działu i wiersza omówionych w pkt. 3. Edycja komentarzy użytkownik ma opcjonalną możliwość wprowadzenia dowolnego tekstu opisowego do pola formularza. Celem tej funkcjonalności jest umożliwienie użytkownikowi skomentowania wprowadzonych liczb jeżeli mogą być w jakikolwiek sposób kontrowersyjne. W celu wprowadzenia komentarza należy wybrać odpowiednią kolumnę w tabeli z danymi naciskając znajdującą się w tabeli ikonę, następnie należy nacisnąć ikonę edycji i w polu zaznaczonym ramką numer sześć wprowadzić treść. Po zakończeniu edycji dane należy zapisać korzystając z ikony. Obok listy wyboru działu znajdują się diw ikony oznaczone ramką z numerem 7 na Rys. 9: ikona pozwala na wyświetlanie objaśnień do formularza przykładowe objaśnienia do formularzy zostały zamieszczone na Rys. 13. Ponowne naciśnięcie ikony powoduje ukrycie objaśnień. Strona: 17 / 48

18 Rys. 13 Objaśnienia formularza ikona pozwala na dodawanie uwag do poszczególnych działów formularza. Uwagi powinny dotyczyć merytorycznej zawartości sprawozdania. Przykładowe okno edycji uwag został przedstawione na Rys 14. Po zakończeniu edycji treści uwagi należy ją zapisać korzystając z ikony. Rys. 14 Uwagi do działu formularza 7. Zatwierdzanie wprowadzonych danych Dane wprowadzone w formularzu zanim zostaną przekazane do Wydziału Statystyki w celu dalszego przetwarzania muszą zostać zatwierdzone na wszystkich wymaganych szczeblach struktury organizacyjnej. 7.1 Proces zatwierdzania danych Hierarchię zatwierdzania dla każdego rodzaju formularza można zobaczyć korzystając z przycisku Informacja o konfiguracji znajdującego się w głównym oknie aplikacji. Przykładowe etapy zatwierdzania danych dla formularza S11R przedstawiono na Rys. 15. Strona: 18 / 48

19 Rys. 15 Schemat zatwierdzania danych dla formularza S11R Dla podanego przykładu dane mogą być edytowane tylko na pierwszych dwóch etapach na poziomie wydziałów SR przez osoby pełniące role Kierownik Sekretariatu Wydziału SR oraz Przewodniczący Wydziału SR. Dla tych ról bowiem w kolumnie dane przewidziano formularze jednostkowe. Pozostałe cztery etapy zatwierdzania dotyczą danych zagregowanych, zatem na tym poziomie danych nie można już edytować. Dla ról: Kierownik Oddziału Administracyjnego SR oraz Prezes SR dane prezentowane są w sposób sumaryczny suma wydziałów SR. Natomiast dla ról Kierownik Oddziału Administracyjnego SO oraz Prezes SO dane prezentowane są sumarycznie dla wszystkich podległych sądów rejonowych. Dane po wprowadzeniu muszą być zatwierdzone na każdym z etapów przedstawionych na Rys. 15 przez użytkowników o wymaganych rolach. Dane w formularzach zatwierdza się z poziomu głównego okna aplikacji (listy przetwarzanych formularzy) przykładowy wygląd okna został przedstawiony na Rys. 16. Ramką z kolorem czerwonym oznaczono ikony umożliwiające przejście do okna zatwierdzania danych poszczególnych formularzy. Rys. 16 Okno z listą przetwarzanych formularzy Strona: 19 / 48

20 7.2 Obsługa procesu zatwierdzania danych Dane wprowadzone w każdym z formularzy znajdujących się na liście sprawozdań zalogowanego w systemie pracownika muszą po wprowadzeniu zostać zatwierdzone. W tym celu w głównym oknie aplikacji należy wybrać ikonę oznaczoną czerwoną ramką na Rys. 17. Rys. 17 Lista formularzy Naciśnięcie ikony spowoduje wyświetlenie okna zatwierdzania danych wybranego formularza. Przykładowe okno zostało przedstawione na Rys. 18. W oknie prezentowany jest aktualny status zatwierdzania danych. Zatwierdzanie może być wieloetapowe zalogowany użytkownik widzi tylko te statusy, których zatwierdzanie leży w jego kompetencjach oraz dodatkowo statusy jednostek mu podległych. W podanym przykładzie na Rys. 18 zalogowana osoba znajduje się na najniższym szczeblu zatwierdzania może zatem zmieniać status tylko na pierwszym poziomie. Poziom zatwierdzania widoczny jest nad listą statusów na Rys. 18 oznaczony został czerwoną ramką. Rys. 18 Okno zatwierdzania danych status niezatwierdzone W celu zmiany statusu należy nacisnąć ikonę co spowoduje zmianę statusu z niezatwierdzonego na zatwierdzony. Wygląd ikony zmieni się tak jak to zostało przedstawione na Rys. 19 ikona oznaczona została czerwoną ramką. Strona: 20 / 48

21 Rys. 19 Okno zatwierdzania danych status zatwierdzone Ponowne naciśnięcie ikony powoduje zmianę statusu z zatwierdzonego na niezatwierdzony. Uwaga taka zmiana jest możliwa tylko wtedy, gdy dane nie zostały jeszcze zatwierdzone na poziomie wyższym. Na Rys. 20 przedstawiona została przykładowa lista statusów zatwierdzania dla formularza S05A w momencie, gdy do systemu zalogowany jest użytkownik pełniący rolę Prezesa SA. Tak jak widać na rysunku w takim przypadku lista zawiera przegląd wszystkich kolejnych etapów zatwierdzania, z których tylko pierwszy na poziomie Kierownika Sekretariatu Wydziału SA został zatwierdzony. Rys. 20 Okno zatwierdzania danych kilka poziomów 8. Formularze powiązane - etatyzacja Niektóre działy wybranych formularzy mogą być ze sobą powiązane. Dane wprowadzone w formularzu źródłowym automatycznie zapisywane są w formularzu docelowym. Przykładem tego typu formularzy są sprawozdania dotyczące etatyzacji wypełniane przez wydziały cywilne Rys. 21. Rys. 21 Formularze powiązane Strona: 21 / 48

22 Danych w dziale 5.1 Limity etatów i obsada Sądu (Wydziału). sprawozdania S01R nie wprowadza się bezpośrednio w tym formularzu ale w specjalnie do tego przeznaczonym formularzu S00WS01R. Dane kopiowane są z formularza źródłowego do docelowego w momencie: Naciśnięcia przycisku Przelicz sumy wierszy i kolumn z poziomu okna szczegółów formularza S00WS01R, Zatwierdzania danych w formularzu S00WS01R. Dane kopiowane są pomiędzy odpowiadającymi sobie sądami oraz ich wydziałami. Działy formularza, które podlegają automatycznemu kopiowaniu są zablokowane do edycji w formularzach docelowych. 9. Agregacja danych w formularzach 9.1 Wprowadzanie danych W aplikacji Statystyka SAP występują trzy rodzaje sprawozdań: Sprawozdania jednostkowe dane wprowadzane są ręcznie, Sprawozdania sumowane automatycznie zestawienia zbiorcze, które pozwalają zsumować dla wybranych sądów/wydziałów odpowiadające sobie działy, wiersze, kolumny określonego rodzaju formularza, Sprawozdania z ręcznie wprowadzanymi sumowaniami w niektórych przypadkach automatyczne zsumowanie wartości nie jest wskazane np. w przypadku formularzy dotyczących etatyzacji. W takim przypadku przewidziana została możliwość edycji danych na poziomie sum. Przykładowo na Rys. 20 przedstawiono możliwość edycji danych na poziomie sumy wydziałów cywilnych sądu rejonowego w formularzu S00WS01R. Strona: 22 / 48

23 Rys. 22 Ręczna edycja sum wydziałów w sądzie rejonowym W sposób analogiczny można edytować dane formularza S00WS00R na poziomie sumy sądów rejonowych z poziomu sądu okręgowego tak jak pokazane to zostało na Rys. 23. Rys. 23 Ręczna edycja sum sądów rejonowych na poziomie sądu okręgowego Strona: 23 / 48

24 Poprawność agregacji danych na wyższym poziomie organizacyjnym leży w gestii wprowadzającego. System automatycznie nie dodaje wartości z poziomów niższych. W przypadku agregacji ręcznej dane można edytować bez względu na to, czy zostały zatwierdzone na wyższych poziomach czy też nie. 9.2 Sporządzanie zestawień Zestawienia zbiorcze czyli tzw. zbiorówki sumujące dane z poszczególnych wydziałów sądów bądź całościowo z poszczególnych sądów wykonuje się z poziomu repozytorium formularzy. Zasady sporządzania zestawień zostały opisane w rozdziale Lista uwag do działów formularza oraz wzoru sprawozdania Okno umożliwia przeglądanie oraz edycję merytorycznych uwag zgłoszonych przez użytkowników aplikacji odnoszących się do poszczególnych działów formularza oraz wzoru sprawozdania. W celu wyświetlenia uwag zgłoszonych do określonego rodzaju formularza w wybranym okresie sprawozdawczym należy wybrać właściwy rodzaj za pomocą listy wyboru oznaczonej ramką z nr 1 na Rys. 24 oraz wprowadzić okres w polu edycyjnym. Pola wyboru oznaczone Zgłoszone uwagi oraz Odpowiedzi umożliwiają filtrowanie danych znajdujących się na liście uwag. Pierwsze pole umożliwia włączanie/wyłączanie wyświetlania zgłoszonych uwag, drugie pola pozwala na włączenie/wyłączenie wyświetlania odpowiedzi opracowanych przez Wydział Statystyki MS. Odpowiedzi wyróżnione są na liście kolorem zielonym. W danej chwili możliwe jest wyświetlanie uwag tylko dla jednego wybranego za pomocą listy działu formularza. Strona: 24 / 48

25 Rys. 24 Okno z listą uwag Strona: 25 / 48

26 11. Funkcje administracyjne Funkcje administracyjne dostępne są tylko dla tych osób, które mają przypisane odpowiednie uprawnienia w systemie. Funkcje podzielone zostały na trzy kategorie (odrębne zakładki na ekranie): Dane użytkownika, Reguły walidacji poprawności danych, Reguły sumowania danych. Każdy rodzaj formularza ma własną strukturę (układ działów, wierszy i kolumn), która może ulegać zmianie w poszczególnych okresach sprawozdawczych. Strukturę formularza w danym okresie określamy mianem układu formularza. Układ formularza składa się z następujących elementów: Struktury działów, wierszy i kolumn, Objaśnień przypisanych do działów, Szablonu wydruku umożliwiającego wygenerowanie dokumentu w formacie Word zawierającego wprowadzone w formularzu dane, Reguł walidacji poprawności danych formularza, Reguł automatycznego sumowania danych dla wierszy, Reguł automatycznego sumowania danych dla kolumn. Za pomocą funkcji administracyjnych można edytować trzy ostatnie elementy układu formularza. Strona: 26 / 48

27 11.1 Dane użytkownika Zakładka Dane użytkownika umożliwia zmianę przypisania pracownika do jednostki organizacyjnej, stanowiska oraz roli w statystyce. W przypadku jednostki organizacyjnej w większości przypadków będą to sądy oraz ich wydziały. Pole Stanowisko pełni tylko funkcję opisową i przestawia rzeczywiste stanowisko na jakim znajduje się wybrany pracownik. Natomiast pole Rola w statystyce jest z punktu widzenia aplikacji bardzo istotne. Rola jaką pełni użytkownik w powiązaniu z przypisaniem organizacyjnym określa jakie formularze pojawią się na liście dostępnych formularzy do edycji bądź zatwierdzania. Przykładowy wygląd okna edycji danych został przedstawiony na Rys. 25. Po wprowadzeniu identyfikatora logowania użytkownika i naciśnięciu przycisku Pobierz dane użytkownika obok identyfikatora pojawi się imię i nazwisko oraz poniżej dane dotyczące aktualnych przypisań. Zmiany danych dokonuje się poprzez wskazanie wymaganych pozycji z odpowiednich list wyboru. Wprowadzone modyfikacje należy zatwierdzić naciskając przycisk Zapisz dane. Rys. 25 Edycja danych pracownika Ze względu na to, że niektórzy pracownicy mogą być zatrudnieni w kilku jednostkach oranizacyjnych możliwe jest przypisanie kilku oddzielnych zestawów definiujących przypisanie organizacyjne i rolę w statystyce do jednej osoby. W tym celu wykorzystywane są profile organizacyjne. Jeden użytownik może mieć dowolną liczbę profili. Każdy profil precyzuje jakie stanowisko oraz rolę w statystyce pełni użytkownik. Profile oznaczne są kolejnymi numerami. Domyślnie każda osoba logująca się do systemu ma tylko jeden profil. Jeżeli użytkownik posiada więcej niż jeden profil to po zalogowaniu do systemu ma możliwośc wyboru profilu, w kontekście którego zamierza pracować. Edycja przypisań do jednostek organizacyjnych likwidowanych jednostek, która powinna być następująca: w przypadku użytkowników z 1. Stare przypisanie powinno pozostać i znajdować się na profilu 1 (lub wyższym) konieczne żeby użytkownicy mogli zajrzeć do swoich starych danych (ze zlikwidowanego sądu). Strona: 27 / 48

28 2. Nowe przypisanie powinno być zapisane na profilu 0 chodzi o to, żeby użytkownik po zalogowaniu miał od razu dostęp do danych z aktualnie przypisanego sądu. Wybór profilu z listy dostępnych pozycji możliwy jest z poziomu głównego okna aplikacji listy formularzy. Przykładowa lista profili została przedstawiona na Rys Rys. 26 Wybór profilu po zalogowaniu się do systemu W oknie edycji danych użytkownika przedstawionym na Rys. 25 przypisania zawsze są definiowane w kontekście wybranego proflu. Tworzenie nowych profili oraz usuwanie już istniejących odbywa się odpowiednio za pomocą przycisków Utwórz profil i Usuń profil. Funkcja edycji danych pracowników dostępna jest tylko dla osób, które mają nadane odpowiednie uprawnienia w systemie Reguły walidacji formularza Proces kontroli danych Reguły walidacji formularza umożliwiają automatyczną kontrolę danych wprowadzonych przez użytkownika aplikacji. Ze względu na to, że układ sprawozdań ulega częstym zmianom dodawane bądź usuwane są poszczególne działy, wiersze czy też kolumny w aplikacji Statystyka Sądowa SAP dodano możliwość konfiguracji reguł weryfikujących poprawność danych. Dzięki temu zmiany w strukturze sprawozdania nie powodują konieczności modyfikacji kodu programu. Dla każdego rodzaju formularza możliwe jest zdefiniowanie dowolnej liczby reguł kontroli poprawności. Reguła przypisana jest do jednego pola formularza identyfikowanego poprzez numer działu, wiersza oraz kolumny. Identyfikator pola w regułach zapisujemy w następujący sposób: (S/D/W/K), gdzie S oznacza przesunięcie okresu względem aktualnie przetwarzanego formularza; Strona: 28 / 48

29 D jest symbolem działu. Uwaga wszystkie oznaczenia literowe w symbolach działów należy wprowadzać dużymi literami. Na końcu numeru działu nie powinno być kropki; W oznacza numer wiersza, K oznacza numer kolumny. Przykładowo zapis (0/1.1/3/1) można odczytać jako aktualny formularz dział 1.1, wiersz 3, kolumna 1. Natomiast zapis (1/1.1/3/1) oznacza dział 1.1, wiersz 3, kolumna 1 ale z formularza z okresu poprzedniego. Jeżeli dane w formularzu wprowadzane są w ujęciu kwartalnym zapis z wartością 1 na pierwszej pozycji oznacza odniesienie do formularza z poprzedniego kwartału, zapis z wartością 2 oznacza odniesienie do formularza sprzed dwóch kwartałów itd. W numerach wierszy oraz kolumn dozwolone jest użycie zakresów, pozwalających za pomocą jednej reguły zapisać więcej niż jedną kontrolę jeżeli wykonywane są one w sposób analogiczny. Przykładowo: (0/2.2/1:3/5:7)>=(1/2.2/1:3/5:7) zastępuje formuły (0/2.2/1/5)>=(1/2.2/1/5) (0/2.2/1/6)>=(1/2.2/1/6) (0/2.2/1/7)>=(1/2.2/1/7) (0/2.2/2/5)>=(1/2.2/2/5) (0/2.2/2/6)>=(1/2.2/2/6) (0/2.2/2/7)>=(1/2.2/2/7) (0/2.2/3/5)>=(1/2.2/3/5) (0/2.2/3/6)>=(1/2.2/3/6) (0/2.2/3/7)>=(1/2.2/3/7) (0/2.2/1:3/1)>=(1/2.2/1:3/1) zastępuje formuły (0/2.2/1/1)>=(1/2.2/1/1) (0/2.2/2/1)>=(1/2.2/2/1) (0/2.2/3/1)>=(1/2.2/3/1) (0/2.2/1/5:7)>=(1/2.2/1/5:7) zastępuje formuły (0/2.2/1/5)>=(1/2.2/1/5) (0/2.2/1/6)>=(1/2.2/1/6) Strona: 29 / 48

30 (0/2.2/1/7)>=(1/2.2/1/7) Zakresy we wszystkich składnikach formuły muszą definiować dokładnie tyle samo pozycji w odniesieniu do wierszy oraz do kolumn. Możliwe jest zatem zdefiniowanie reguły: (0/1.1/1/1:2)=(0/1.2.1/1/3:4), która po rozwinięciu odpowiada regułom: (0/1.11//1)=(0/1.2.1/1/3), (0/1.1/1/2)=(0/1.2.1/1/4). Natomiast reguła: (0/1.1/1/1:2)=(0/1.2.1/1/3:5) jest niepoprawna ponieważ w składniku po lewej stronie zakres dotyczy dwóch kolumn (1 i 2) a po prawej stronie trzech (3, 4 i 5). Reguła składa się z trzech części: pola bądź sumy pól referencyjnych, operatora (określającego rodzaj reguły), pola bądź sumy pól referencyjnych. Możliwe do zdefiniowania są następujące rodzaje reguł poprawności: Porównanie wartość pola musi spełniać podany warunek logiczny w odniesieniu do sumy innych pól formularza, np. (0/1.1/1/1) = (0/1.1/95/1)+(0/1.1/102/1) czyli wartość z działu 1.1, wiersza 1, kolumny 1 musi być równa sumie wartości z działu 1.1, wiersza 95, kolumny 1, oraz działu 1.1, wiersza 102, kolumny 1, (0/1.1/2/2) = (0/2.1/3/1), czyli wartość z działu 1.1, wiersza 2, kolumny 2 musi być równa wartości z działu 2.1, wiersza 3, kolumny 1, (0/3.1/1/2) <= (0/1.1/2/2), czyli wartość z działu 3.1, wiersza 1, kolumny 2 musi być mniejsza lub równa wartości z działu 1.1, wiersza 2, kolumny 2, Strona: 30 / 48

31 (0/1.1/1/1)+ (0/1.1/3/1) = (0/1.1/95/1)+(0/1.1/102/1) czyli suma wartości z działu 1.1 wiersze 1 i 3 kolumna 1 musi być równa sumie wartości z działu 1.1, wiersza 95, kolumny 1 oraz działu 1.1, wiersza 102, kolumny 1. Dozwolone operatory logiczne: Równy =, Większy lub równy >=, Mniejszy lub równy <=, Mniejszy <, Większy >. Wymagalność wartość pola musi zostać wprowadzona, np. (0/1.1/001/01)!, Odchylenie wartość pola nie może różnić się od innego pola więcej niż o wybrany procent, np. (0/1.1/1/1) %20 (2/1.1/1/1) co oznacza, że wartość pola opisanego przez dział 1.1, wiersz 1, kolumnę 1 aktualnego formularza nie może różnić się o więcej niż 20% od pola opisanego przez dział 1.1, wiersz 1, kolumnę 1 formularza dwa okresy sprawozdawcze wstecz. Do reguły przypisany jest komunikat tekstowy, który jest wyświetlany użytkownikowi jeżeli reguła nie jest spełniona. Komunikat powinien umożliwić użytkownikowi programu szybkie odnalezienie niepoprawnych danych. Ze względu na to, że w formułach można stosować operator grupowania : dla wierszy i kolumn system umożliwia wstawienie w treści komunikatu ciągu znaków &FORMULA&. Ciąg ten będzie zastępowany informacją opisującą kontekst w jakim wystąpił błąd. Przykładowo jeżeli dla formuły: (0/2.2/2/1:9)<(0/2.2/1/1:9) problem pojawi się w kolumnie 3 to w zamiast ciągu znaków &FORMULA& w treści komunikatu zostanie wstawiona informacja: (0/2.2/2/3)[150]<(0/2.2/1/3)[100]. W nawiasach kwadratowych zostanie umieszczona liczba pobrana z pola formularza podczas analizy danych. Zakładając, że w regule walidacji wpisana została formuła: (0/1.2/1:79/1)=(2/1.2/1:79/14) oraz komunikat o treści: Podana wartość nie jest zgodna ze stanem pozostałości na koniec ubiegłego roku: &FORMULA&. Rezultatem kontroli poprawności w przypadku, gdy wystąpią błędy w wierszach 10 i 15 będą dwa komunikaty: Podana wartość nie jest zgodna ze stanem pozostałości na koniec ubiegłego roku: (0/1.2/10/1)[150]=(2/1.2/10/14)[200] Strona: 31 / 48

32 Podana wartość nie jest zgodna ze stanem pozostałości na koniec ubiegłego roku: (0/1.2/15/1)[85]=(2/1.2/15/14)[95] W nawiasach kwadratowych program sam wstawi liczby, znajdujące się w formularzu. Czyli zapis (0/1.2/15/1)[85] oznacza, że w sprawozdaniu w dziale 1.2, w wierszu 15, kolumnie 1 podczas sprawdzania danych była wpisana wartość 85. Dodatkowo dla każdej reguły należy określić sposób reakcji w przypadku, gdy warunek opisany w regule nie zostanie zachowany. Możliwe są trzy rodzaje komunikatów przekazywanych użytkownikowi aplikacji: Błąd problem musi być naprawiony w przeciwnym razie danych nie można zatwierdzić, Ostrzeżenie sygnalizacja prawdopodobnie niepoprawnej sytuacji dane mogą jednak zostać zatwierdzone, Informacja komunikat informacyjny np. wskazówka dotycząca wprowadzanych danych Edycja reguł walidacji Okno edycji reguł walidacji uruchamiane jest poprzez naciśnięcie przycisku Funkcje administracyjne na poziomie głównego okna aplikacji. Ekran funkcji administracyjnych składa się z kilku zakładek. Jedna z nich pozwala na edycję reguł. Przykładowy wygląd okna został przedstawiony na Rys Rys. 27 Okno edycji reguł walidacji 1 Funkcja edycji reguł walidacji dostępna jest tylko dla osób, które mają nadane odpowiednie uprawnienia w systemie. Strona: 32 / 48

33 Przed rozpoczęciem edycji reguł należy wybrać rodzaj formularza oraz okres sprawozdawczy, którego dotyczy. Zbiór reguł definiowany jest niezależnie dla każdego z okresów sprawozdawczych. Lista wyboru rodzaju sprawozdania oraz linia edycyjna dla okresu znajdują się w głównej części okna na Rys. 25 zaznaczone je czerwoną ramką z numerem 1. Po wybraniu rodzaju formularza oraz okresu należy pobrać z bazy danych już istniejące definicję korzystając z przycisku Pobierz reguły walidacji. Po naciśnięciu przycisku wszystkie wcześniej zdefiniowane w systemie reguły zostaną wyświetlone jako osobne wiersze w tabeli. Wybór wiersza w tabeli odbywa się poprzez naciśnięcie kwadratu zlokalizowanego w pierwszej kolumnie tabeli oznaczonej na rysunku ramką z numerem 3. Wybór wiersza umożliwia edycję definicji reguły poprzez wprowadzanie danych w liniach edycyjnych formuły i komunikatu znajdujących się poniżej tabeli. Linie edycyjne oznaczono ramką z numerem 6. Oprócz formuły oraz treści komunikatu można także zmieniać klasyfikację ważności wybierając odpowiednią pozycję z listy znajdującej się po prawej stronie linii edycyjnych. Zmiana selekcji wiersza powoduje przejście do edycji wybranej reguły z jednoczesnym zapisem zmian wprowadzonych we wcześniej edytowanej regule. Bezpośrednio pod tabelą reguł umieszczona została grupa przycisków, oznaczona na Rys. 27 ramką nr 5, pozwalająca na dodatkowe operacje: Zapis wszystkich zmian wprowadzonych w regułach w bazie danych. Informacja o statusie wykonanych operacji na regułach umieszczana jest w linii statusu. Przykładowa informacja o zakończonym sukcesem zapisie danych została przedstawiona na Rys. 28. Rys. 28 Informacja o statusie wykonanej operacji zapisu Sprawdzenie poprawności wszystkich zdefiniowanych reguł. W szczególności weryfikowana jest poprawność formuł wprowadzonych przez użytkownika. Jeżeli na liście wykryte zostaną reguły zawierające błędy to w linii statusu pojawi się odpowiedni komunikat, którego przykład zamieszczono na Rys. 28. Rys. 29 Informacja o błędnych regułach walidacji Strona: 33 / 48

34 Dodatkowo w tabeli reguł dla każdej niepoprawnej reguły w kolumnie status pojawi się dodatkowa informacja o błędzie ułatwiająca korektę definicji reguły. Przykładowo na Rys. 27 zaznaczono opis błędu reguły ramką nr 4. Utworzenie nowej reguły walidacji. Usunięcie aktualnie zaznaczonej w tabeli reguły walidacji. W celu ułatwienia edycji formuł udostępniona została w aplikacji funkcjonalność eksportu reguł do pliku tekstowego. Wyeksportowane reguły mogą być poprawiane w zewnętrznym edytorze np. programie Excel i następnie ponownie wczytane do aplikacji Statystyki Sądowej SAP. Przyciski eksportu i importu danych zostały oznaczone na Rys. 27 ramką z nr 2. W przypadku eksportu danych po naciśnięciu przycisku w przeglądarce internetowej pojawi się okno z prośbą o zezwolenie otwarcia bądź zapisania pliku tak jak to pokazano na Rys. 30. Wygląd zapytania może się różnić dla różnych wersji przeglądarek. Rys. 30 Eksport reguł do pliku Okno wyboru pliku do importu reguł przedstawione na Rys. 31 można wywołać naciskając przycisk Przeglądaj. Sam import odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku Importuj reguły z pliku. Uwaga import reguł z pliku powoduje usunięcie wszystkich wcześniej zdefiniowanych w systemie reguł walidacji dla wybranego rodzaju formularza! Strona: 34 / 48

35 Rys. 31 Import reguł z pliku Testowanie reguł walidacji Standardowo reguły walidacji uruchamiane są z poziomu okna edycji danych formularza przez osoby zajmujące się wprowadzaniem danych statystycznych. Jednakże w celu ułatwienia testowania wprowadzonych modyfikacji dodana została funkcjonalność umożliwiająca weryfikację danych wybranego formularza z poziomu okna edycji reguł poprawności. U dołu ekranu edycji reguł znajduje się pole edycyjne przedstawione na Rys. 32, oznaczone ramką 1, pozwalające na wpisanie identyfikatora wybranego użytkownika systemu. Wpisanie identyfikatora oraz naciśnięcie przycisku Sprawdź formularz spowoduje uruchomienie kontroli poprawności danych dla wybranego rodzaju formularza w wybranym okresie sprawozdawczym dla danych wprowadzonych w jednostce organizacyjnej przypisanej do wskazanego użytkownika. Na Rys. 32 wybrany został użytkownik KKONITZ obok identyfikatora znajduje się informacja o sądzie, w którym pracuje w podanym przykładzie jest to SA w Poznaniu, II Wydział Karny Rys. 32 Testowanie reguł walidacji 1 Wszystkie komunikaty, które są efektem uruchomienia funkcji sprawdzania poprawności danych formularza są wyświetlanie poniżej identyfikatora użytkownika. Przykładowa lista komunikatów została przedstawiona na Rys. 32, ramka nr 2. Każdy komunikat z listy posiada klasyfikację ważności (błąd, ostrzeżenie, informacja), która zobrazowana jest za pomocą odpowiedniej ikony. Lista zamieszczona na Rys. 32 zawiera trzy komunikaty jeden błąd, jedno ostrzeżenie oraz jedną informację oznaczone odpowiednimi ikonami. Klasyfikacja komunikatu może być zmieniana przez administratora również w trakcie trwania procesu wprowadzania danych. Strona: 35 / 48

36 11.3 Reguły sumowania formularza Zakładka umożliwiająca edycję reguł sumowania zawiera dwie tabele - tabelę zawierającą listę wierszy wraz z przypisanymi do nich formułami sumowania oraz analogiczną tabelę kolumn. Przykładowy wygląd tabeli dla wierszy został przedstawiony na Rys. 33, natomiast przykład wyglądu tabeli dla kolumn został zamieszczony na Rys. 34. Rys. 33 Edycja reguł sumowania dla wierszy formularza Formuły sumowania dla wierszy wprowadza się bezpośrednio w tabeli w kolumnie zatytułowanej Formuła. Przed przejściem do nowej strony należy każdorazowo zapisać wprowadzone zmiany korzystając z przycisku Zapisz sumowania dla wierszy. W przeciwnym razie wprowadzone zmiany zostaną stracone. Definicja sumowania dla wierszy może być definiowana na trzy sposoby: za pomocą operatora +, np co oznacza sumę wierszy 2, 4 oraz 10, za pomocą operatora :, np. 3:10 co oznacza sumę wierszy z zakresu od 3 do 10, za pomocą kombinacji operatorów + oraz :, np. 3: :16 co oznacza sumę wierszy z zakresu od 3 do 10 plus wartość z wiersza 12 oraz dodatkowo wartość z zakresu wierszy od 14 do 16. Podczas edycji danych formularza wiersze, do których przypisane są formuły sumowania nie są dostepne do edycji ich wartości są automatycznie wyliczane przez program. Sumowanie odbywa się począwszy od formuł przypisanych do wierszy o najwyższym numerze. Strona: 36 / 48

37 Każda formuła sumowania dotyczy tylko jednego działu formularza. Rys. 34 Edycja reguł sumowania dla kolumn formularza Formuły sumowania dla kolumn wprowadza się bezpośrednio w tabeli w kolumnie zatytułowanej Formuła. Przed przejściem do nowej strony należy każdorazowo zapisać wprowadzone zmiany korzystając z przycisku Zapisz sumowania dla kolumn. W przeciwnym razie wprowadzone zmiany zostaną stracone. Definicja sumowania dla wierszy może być definiowana na trzy sposoby: za pomocą operatora +, np co oznacza sumę kolumn 2, 4 oraz 10, za pomocą operatora :, np. 3:10 co oznacza sumę kolumn z zakresu od 3 do 10, za pomocą kombinacji operatorów + oraz :, np. 3: :16 co oznacza sumę kolumn z zakresu od 3 do 10 plus wartość z kolumny 12 oraz dodatkowo wartość z zakresu kolumn od 14 do 16. Podczas edycji danych formularza kolumny, do których przypisane są formuły sumowania nie są dostepne do edycji ich wartości są automatycznie wyliczane przez program. Sumowanie odbywa się począwszy od formuł przypisanych do kolumn o najwyższym numerze. Każda formuła sumowania dotyczy tylko jednego działu formularza. Funkcja edycji reguł sumowania dostępna jest tylko dla osób, które mają nadane odpowiednie uprawnienia w systemie. Strona: 37 / 48

38 12. Repozytorium formularzy 12.1 Obsługa repozytorium Z poziomu repozytorium formularzy można przeglądać wszystkie sprawozdania znajdujące się w systemie SAP. Również te, które zostały pierwotnie utworzone w systemie Lotan. Przykładowy wygląd okna został przedstawiony na Rys Rys. 35 Okno z repozytorium formularzy Okno składa się z trzech części: 1. Lista formularzy oznaczona na Rys. 35 czerwoną ramką z numerem 1, która zawiera następujące kolumny dla każdego formularza: Zaznaczenie kliknięcie na tej kolumnie powoduje oznaczenie wiersza, Sąd jakiego dotyczą dane sprawozdania, Apelacja, do której należy sąd, Okręg, do którego należy sąd, Wydział, którego dotyczą dane sprawozdania, Jednostka organizacyjna kolumna wypełniania dla pozostałych jednostek takich jak np. RODK, zespoły kuratorskie, Ikona szczegółów umożliwiająca przejście do wglądu szczegółów sprawozdania, Ikona zatwierdzania pozwalająca na przejście do okna z informacją o statusie zatwierdzania danych sprawozdania, Ikona blokowania umożliwiająca zablokowanie edycji danych sprawozdania wykorzystywana np. w celu uniemożliwienia modyfikacji wprowadzonych danych podczas ich analizy na wyższych poziomach zatwierdzania. 2. Elementy sterujące umożliwiające selekcję formularzy: Rodzaj formularza np. S01O, Strona: 38 / 48

39 Okres pozwala na wybór dowolnego okresu sprawozdawczego. Domyślnie po wybraniu rodzaju sprawozdania ustawiany jest aktualny okres sprawozdawczy, Apelacja wybór formularzy z jednej, określonej apelacji, Okręg wybór formularzy z jednego, określonego okręgu, Sąd wybór formularzy z jednego, określonego sądu. 3. Przyciski umożliwiające sporządzenie zestawień zbiorczych oraz blokowanie / odblokowywanie danych. Wszystkie przyciski operują tylko na danych pochodzących z zaznaczonych przez użytkownika sprawozdań. Sprawozdania można zaznaczać pojedynczo na liście klikając w niebieski kwadrat znajdujący się w pierwszej od lewej kolumnie tabeli przykładowy wybrany wiersz został przedstawiony na Rys. 36 ramka w kolorze czerwonym nr 1. Możliwe jest też jednorazowe zaznaczenie wszystkich sprawozdań poprzez kliknięcie w pozycję menu, które rozwija się po naciśnięciu myszką na ikonę znajdującą się w lewym górnym rogu tabeli. Przykład rozwiniętego menu został pokazany na Rys. 36 menu oznaczono ramką nr Rys. 36 Wybór sprawozdań do sporządzania zestawień zbiorczych 4. Lista komunikatów będących rezultatem sprawdzenia poprawności formularzy. Po naciśnięciu przycisku Pobierz dane na liście zostaną zbiorczo przedstawione wszystkie komunikaty dotyczące zaznaczonych sprawozdań tak jak to pokazano na Rys. 37. Rys. 37 Zestawienie komunikatów kontroli poprawności sprawozdań Strona: 39 / 48

40 12.2 Eksport danych do Excela Eksport do Excela zapis danych w formacie arkusza Excel wszystkie dane dotyczące pojedynczego pola sprawozdania zapisywane są w jednym wierszu. Arkusz zawiera kolumny z informacjami o rodzaju formularza, działach, wierszach, kolumnach (każda kolumna w osobnym wierszu). Format ten jest wygodny w przypadku stosowania filtrów arkusza Excel do analizy danych. Funkcja eksportu w przypadku formularzy, w których możliwe jest ręczne wprowadzanie danych także na poziomie sum np. dotyczących etatyzacji dodatkowo zapisuje w pliku dane dotyczące zestawienia zbiorczego. I tak w przypadku zaznaczenia na liście sądów rejonowych dodatkowo oprócz danych z każdego z wydziałów dodawane są dane wprowadzone na poziomie sumy wydziałów. Analogicznie eksportowane są dane w przypadku sądów okręgowych i apelacyjnych Wydruk sprawozdania zbiorczego Wydruk zestawienia zbiorczego sporządzenie zestawienia w formacie odpowiadającym aktualnie obowiązującemu układowi sprawozdania. Dokument sporządzany jest w formacie możliwym do otarcie przez program Word. Przykład zestawienia został przedstawiony na Rys. 38. Rys. 38 Zestawienie zbiorcze w formie dokumentu Word Strona: 40 / 48

41 Aplikacja w przypadku zestawień zbiorczych sumuje wszystkie dane z zaznaczonych formularzy i sumaryczne dane prezentuje w formie dokumentu akceptowanego przez program Word. Jeżeli wybrany rodzaj sprawozdania powiązany jest z innym formularzem np. w przypadku etatyzacji formularz S01R powiązany jest z formularzem S00WS01R odpowiednie dane pobierane są z formularza nadrzędnego. Przykładowo dla formularza S01R w zestawieniu zbiorczym dla wydziałów SR dział 1.1 będzie zawierał sumy wszystkich danych z wybranych wydziałów, natomiast dział 5.1 będzie zawierał dane ręcznie wprowadzone w dziale 5.1 formularza S00WS01R. Zestawienia zbiorcze z uwzględnieniem formularzy powiązanych wykonywane są w następujący sposób: Jeżeli w oknie wyboru danych przedstawionym na Rys. 39 z listy wyboru wybrany zostanie jeden sąd (oznaczony na rysunku ramką z nr 1) to generowane jest zestawienie zbiorcze dla zaznaczonych wydziałów (oznaczonych na rysunku ramką nr 2). Działy formularza stanowią sumę zaznaczonych formularzy. Dane z działów powiązanych z innymi formularzami (np. dotyczące etatyzacji) pobierane są z odpowiednich działów formularza powiązanego. Czyli dla formularza S01R dział 1.1 jest sumą danych z działów 1.1 wprowadzonych w poszczególnych wydziałach. Dział 5.1 zawiera dane wprowadzone na poziomie sumy wydziałów w formularzu S00WS01R. 1 2 Rys. 39 Wydruk zestawienia zbiorczego dla wydziałów Jeżeli w oknie wyboru danych przedstawionym na Rys. 40 z listy wyboru nie zostanie wybrany konkretny sąd (co oznaczono na rysunku ramką z nr 1) to generowane jest zestawienie zbiorcze dla zaznaczonych sądów (oznaczonych na rysunku ramką nr 2). Działy formularza stanowią sumę zaznaczonych formularzy. Dane z działów powiązanych z innymi formularzami (np. dotyczące etatyzacji) pobierane są z odpowiednich działów formularza powiązanego. Czyli dla formularza S01R dział 1.1 jest sumą danych z działów 1.1 wprowadzonych w poszczególnych wydziałach. Dział 5.1 zawiera dane wprowadzone na poziomie sumy sądów rejonowych w formularzu S00WS01R. Strona: 41 / 48

42 1 2 Rys. 40 Wydruk zestawienia zbiorczego dla sądów 12.4 Eksport zestawienia zbiorczego do Excela Funkcja pozwala na utworzenie arkusza Excel, w którym poszczególne tabele sprawozdania umieszczane są jedna pod drugą. Kolumny sprawozdania umieszczane są kolejnych kolumnach arkusza. Przykład zestawienia został przedstawiony na Rys. 41. Rys. 41 Zestawienie zbiorcze w formie dokumentu Excel Zasada sumowania danych z zaznaczonych formularzy jest analogiczna jak ta opisana w rozdziale 12.3 dotyczącym wydruku zestawień zbiorczych. Strona: 42 / 48

43 12.5 Blokowanie / odblokowywanie danych Przyciski Zablokuj oraz Odblokuj umożliwiają zablokowanie edycji wybranej grupy formularzy. Blokada edycji powoduje, że nie jest możliwe wprowadzanie zmian w formularzu jednostkowym. Informacja o tym, kto zablokował dane widoczna jest podczas wyświetlania szczegółów sprawozdania - tak jak to pokazano na Rys. 42. Rys. 42 Informacja o blokadzie 13. Import/export danych do MS Stat W celu wymiany danych z aplikacją MS-Stat należy posłużyć się przyciskami Eksport w formacie MS Stat lub Import w formacie MS Stat. Klikając przycisk Eksport zostanie wygenerowany plik z danymi. Za pomocą przycisku Import zostanie otwarte okno przeglądu plików z danymi. Ważne jest aby importowany plik był przygotowany poprawnie, w innym przypadku istnieje ryzyko utraty danych bądź importu błędnych danych. Rys. 43 Przyciski wymiany danych z MS Stat 14. Odpowiedzi na często zadawane pytania 14.1 Dlaczego po zalogowaniu do systemu nie widać żadnych formularzy na liście bądź lista formularzy jest niepełna? Lista formularzy dostępnych do przetwarzania zalogowanemu użytkownikowi zależy od tego do jakiej jednostki organizacyjnej jest on przypisany oraz jaką rolę pełni w procesie zbierania danych statystycznych. Strona: 43 / 48

44 Aktualnie przypisaną jednostkę organizacyjną oraz rolę użytkownika widać po zalogowaniu się do systemu w nagłówku okna aplikacji. Przykładowy nagłówek został przedstawiony na Rys. 43. Rys. 44 Dane zalogowanego użytkownika W podanym przykładzie użytkownik Jan Kowalski został przypisany do I Wydziału Cywilnego SR w Szczecinku. W statystyce pełni rolę Kierownika Sekretariatu Wydziału. Zgodnie z aktualną konfiguracją programu upoważnia go to do edycji danych w sprawozdaniu S01R, co zostało uwidocznione na Rys. 44. Rys. 45 Lista formularzy Jeżeli dane przypisane użytkownikowi są poprawne a pomimo tego na liście brakuje formularza konieczne jest sprawdzenie jakie są dozwolone wydziały oraz role dla wymaganego rodzaju sprawozdania. W tym celu w oknie głównym należy nacisnąć przycisk Informacja o konfiguracji i w oknie, które się pojawi na ekranie wybrać odpowiedni rodzaj formularza. Po naciśnięciu przycisku Pobierz konfigurację okno zawierać będzie dwie tabele tabelę etapów zatwierdzania formularza oraz tabelę dozwolonych dla niego rodzajów wydziałów. Przykładowo tak jak to zostało przedstawione na Rys. 45, w celu edycji sprawozdania S01R wymagane jest, żeby użytkownik przypisaną miał jedną z sześciu wymienionych na liście etapów zatwierdzania ról. Dodatkowo użytkownik musi być przypisany do wydziału należącego do jednego z dozwolonych rodzajów: cywilny, cywilny odwoławczy bądź cywilny zamiejscowy. Strona: 44 / 48

45 Rys. 46 Konfiguracja 14.2 Dlaczego podczas edycji danych formularza wszystkie lub niektóre pola edycyjne są zablokowane do wpisu? Użytkownik po zalogowaniu do systemu oraz przejściu do edycji wybranego formularza nie może wprowadzać danych. Wszystkie pola są zablokowane do wpisu. Przykład takiej sytuacji został przedstawiony na Rys. 46. Rys. 47 Edycja danych zablokowana możliwość wprowadzania wpisów Przyczyn takie sytuacji może być kilka: 1. Pierwszy wyświetlany wiersz formularza jest wierszem sumarycznym. W takiej sytuacji program sam automatycznie sumuje wymagane wiersze ręczny zapis nie jest możliwy. Po przejściu do jednego z kolejnych wierszy edycja jest możliwa tak jak to przedstawiono na Rys. 47. Strona: 45 / 48

46 Rys. 48 Edycja danych dozwolona możliwość wprowadzania wpisów 2. Użytkownik ma przypisaną rolę w statystyce, która nie uprawnia do wprowadzania danych ale do ich zatwierdzania. W takim przypadku na liście dostępnych formularzy sprawozdanie oznaczone jest ikoną. Edycja jest możliwa tylko wtedy, gdy użytkownikowi zostało udostępnione sprawozdanie jednostkowe oznaczone ikoną. Przykłady oznakowania formularzy na liście zostały przedstawione na Rys. 48. Rys. 49 Oznakowanie formularzy 14.3 Jakich przeglądarek internetowych można używać do uruchamiania aplikacji Statystyki Sądowej SAP? Zgodnie z zalecenia producenta oprogramowania SAP zalecaną przeglądarką jest Internet Explorer w wersji >= 7.0. Dozwolone jest również używanie przeglądarki Firefox w wersji >= W jaki sposób odbywa się wydruk sprawozdania z poziomu Aplikacji Statystyki Sądowej SAP? Aplikacja podczas wydruku generuje plik w formacie zgodnym ze specyfikacją XML opracowaną przez Microsoft dla programu Word. Strona: 46 / 48

47 Plik utworzony w aplikacji można bezpośrednio otworzyć na komputerze, na którym uruchomiona jest Statystyka Sądowa SAP bądź zapisać go w dowolnym folderze, czy też udziale sieciowym. Do otwarcia wyświetlenia, wydrukowania utworzonego w aplikacji sprawozdania wymagany jest program Microsoft Word w wersji minimum 2003 bądź dowolny inny program akceptujący format XML w zastosowanej specyfikacji Dlaczego po zalogowaniu nie widzę sprawozdań dotyczących zespołów kuratorskich? W celu wprowadzania danych dotyczących zespołów kuratorskich użytkownik aplikacji musi mieć przypisaną odpowiednią rolę oraz sąd rejonowy zgodnie z procedurą zatwierdzania danych przedstawioną na Rys. 49. Rys. 50 Schemat zatwierdzania danych dla zespołów kuratorskich. Zatem wprowadzanie danych możliwe jest tylko wtedy, gdy osoba zalogowana do aplikacji ma przypisaną rolę Kierownik zespołu kurat. służby sąd. SR. W programie przyjęto, że zespoły przypisane są ogólnie do SR, nie do poszczególnych wydziałów dlatego też nie należy przypisywać osobie wprowadzającej dane wydziału. W celu przypisania zespołu kuratorskiego należy podczas edycji danych użytkownika z listy jednostek organizacyjnych wybrać pozycję zespół kuratorski a następnie z listy dostępnych zespołów wybrać właściwy tak jak to pokazano na Rys. 50. Strona: 47 / 48