ELSE Systemy Informatyczne Zarządzania

Transkrypt

1 ELSE Systemy Informatyczne Zarządzania Plan przedmiotu z wykorzystania systemu informatycznego ELSE.ERP dla studentów uczelni wyższych ĆWICZENIA I WPROWADZENIE DO PRACY W SYSTEMIE ELSE.ERP Instrukcja autorstwa ELSE Sp. j. stworzona we współpracy z kadrą wykładowców Katedry Logistyki Uniwersytetu Gdańskiego

2 Cel zajęć i poruszane zagadnienia: Celem ćwiczenia jest poznanie architektury i sposobu działania systemu ELSE.ERP oraz sposobu poruszania się (nawigowania) po aplikacji. Dodatkowo wyjaśniona zostanie terminologia używana w systemie ELSE.ERP Terminologia / słownictwo ELSE.ERP zintegrowany system informatyczny, obejmujący swym zakresem pełną rzeczywistość gospodarczą przedsiębiorstwa, ELSE.WMS moduł magazynu wysokiego składowania z funkcjonalnością zarządzania magazynowaniem i obsługą terminali przenośnych dla magazynierów (palmtopów), Belka listwa z dostępnymi modułami ELSE.ERP (uprawnienia użytkownika decydują o tym, jakie moduły są dla niego widoczne), TM Terminale Magazynowe, aplikacja do zarządzania pracą w module ELSE.WMS, OM Obrót Magazynowy, aplikacja w palmtopach magazynierów do realizacji zadań wykonywanych w ELSE.WMS, Funkcjonalność fragment aplikacji spełniający pewną funkcję informatyczną, Parametr informacja wymagana przez system, do wyznaczenia oczekiwanego wyniku (podawany najczęściej przy zestawieniach i raportach np. zakres dat), Palmtop urządzenie przenośnie działające w sieci radiowej, umożliwiające magazynierom ewidencję w systemie wykonywanych operacji magazynowych, Lokalizacja gniazdo, miejsce w magazynie posiadające określony adres w systemie WMS, Kolorystyka: Towary na listach towarowych (np. podczas dodawania towarów do dokumentów) asortyment może być oznaczony różnym kolorem czcionki w zależności od cechy jaka jest mu w systemie nadana: Czarny cecha: zwykły Różowy cecha: wyprzedaż Niebieski cecha: promocja Zielony cecha: nowość 2

3 Architektura systemu i przetwarzanie danych: Powyższy rysunek jest funkcjonalnym szkicem systemu. System został pomyślany tak, żeby odrębna baza danych trzymała informacje o transakcjach takich jak zakupy i sprzedaż, a odrębna o operacjach w magazynie wysokiego składowania. Bazy te są ściśle ze sobą spięte co powoduje, że dla użytkowników jest nieodczuwalna ich rozdzielność (serwery z bazami danych zawsze umieszczane są w specjalnie przeznaczonym do tego miejscu w przedsiębiorstwie). W komputerze każdego pracownika mającego dostęp do systemu, uruchamiana jest aplikacja, w której rejestrowane są transakcje (np. pracownik działu sprzedaży wprowadza do systemu zamówienie od odbiorcy). Efekty tych transakcji (dane) zapisywane są w odpowiednich miejscach w bazie danych. W zależności od tego jakie dane i przez kogo są wprowadzane, mogą być zapisane w bazie ELSE.ERP lub ELSE.WMS. Podobnie gdy np. pracownik działu analiz będzie miał za zadanie przygotowanie raportu korzystającego z danych z obu baz, to pomimo tego, że na co dzień pracuje w ELSE.ERP, będzie miał dostęp o danych z bazy ELSE.WMS. 3

4 Struktura bazy danych Baza danych zintegrowanego systemu informatycznego to zbiór informacji zapisanych w ściśle określony sposób w strukturach odpowiadających założonemu modelowi danych. Modelem przyjętym przez ELSE jest zbiór tabel związanych z określonymi procesami przedsiębiorstwa jak i elementami tych procesów (np. towary czy kontrahenci). Tabele te składają się z kolumn i rekordów, których wypadkową jest pole trzymające faktyczną informację np. w tabeli z towarami jest kolumna nazwa. Rekordem tej tabeli jest wprowadzony do bazy towar. W związku z tym dla tego towaru, w kolumnie nazwa znajduje się informacja o tym, jak ten towar się nazywa. Baza, na której pracuje system ELSE.ERP jest bazą relacyjną, czyli taką, w której wiele tablic może współpracować ze sobą (są ze sobą powiązane). Posiada wewnętrzne języki danych, wykorzystujące SQL (Structured Query Language) do operowania na danych. Jedną z cech tej bazy danych jest możliwość porównywania ze sobą wartości z różnych kolumn czy nawet tabel i scalanie wierszy gdy pochodzące z nich wartości są zgodne. Umożliwia to wiązanie informacji i wykonywania złożonych operacji w granicach bazy danych. 4

5 Integracja W dzisiejszych czasach system klasy ERP jest w pewnym zakresie zintegrowany z innymi systemami informatycznymi. Dzieje się tak przede wszystkim aby usprawnić przepływ informacji i zniwelować ryzyko błędów. System ELSE.ERP nie jest tu wyjątkiem. Są w nim zaszyte procedury obsługujące wymianę danych w różnych procesach biznesowych przedsiębiorstwa. Integratory te transmitują dane z bazy ELSE.ERP do innego systemu ERP przesyłając informacje np. o kwocie nieuregulowanych płatności do wystawionych dokumentów handlowych. Inne mogą dotyczyć np. transmisji danych o sprzedaży z punktu sprzedaży do ELSE.ERP jako głównego systemu informatycznego. Jeszcze inne integratory odpowiadają np. za automatyczne pobieranie zamówień od odbiorców utworzonych przez przedstawicieli handlowych wyposażonych w tzw. palmtopy handlowców. Sytuacji, w których system informatyczny wymienia się danymi z innymi systemami jest bardzo wiele, wszystkie one jednak wymagają ustalenia odpowiedniego formatu wymiany danych. BYSTRZAK Czy wiesz, że system ELSE.ERP obsługuje bardzo szeroki wachlarz form wymiany danych EDI, poczynając od standardowych plików XML i EDIFACT, przez czytanie danych bezpośrednio z , widoki bazodanowe, service brokery, aż po elastyczne usługi sieciowe (ang. Web service) oraz procedury składowane. 5

6 Przyjętym ogólnoświatowym sposobem jest EDI (Electronic Data Interchange). Jest to niezwykle szeroki temat, z którego najbardziej popularną formą są pliki XML lub EDIFACT. Logowanie do aplikacji Aby rozpocząć prace w systemie ELSE.ERP, uruchom komputer i zaloguj się do stacji roboczej. Następnie na pulpicie odszukaj ikony ELSE.ERP i kliknij na nią dwukrotnie. Zostanie wyświetlony ekran logowania, na którym podaj swój unikalny login i hasło (wprowadź login ELSEWita i hasło else123 ) a następnie użyj przycisku [Zatwierdź]. Logowanie do aplikacji ELSE.ERP może odbywać się w dwojaki sposób. Pierwszym jest klasyczny login i hasło użytkownika, a drugim jest kod kreskowy. Tryb logowania do aplikacji zmienia się poprzez przycisk [Tryb]. Logowanie przez kod kreskowy jest szczególnie wykorzystywane przez pracowników magazynów oraz kasjerów i kasjerek. Po zalogowaniu się do systemu, pokazana Ci zostanie belka z dostępnymi modułami. System został tu tak skonfigurowany, że po kliknięciu na moduł zostanie uruchomiony tylko taki, do którego masz dostęp. Nawigacja po aplikacji: moduły System podzielony został na szereg części związanych z jednej strony z jego funkcjami, a z drugiej z określonymi obszarami biznesowymi przedsiębiorstwa. Możliwe jest wielokrotne uruchomienie tego samego modułu przez jednego użytkownika. I tak w poszczególnych modułach można przykładowo znaleźć następujące informacje: to konfiguracja i dane słownikowe systemu. Definiowane są tu takie parametry jak grupy towarów czy kontrahentów. Dodaje się tu użytkowników systemu i konfiguruje ich uprawnienia. Ponadto określane jest tu szereg 6

7 definicji jak np. dokumentów, magazynów, rejestrów, strategii sprzedaży, jednostek miary, tabel kursowych itp. to dokumenty i raporty magazynowe. Pracuje się tu na takich dokumentach jak WZ, PZ, PW, RW, przesunięcia między magazynowe, przesunięcia między oddziałowe, rozliczenia opakowań czy kompensaty towarowe. Dostępne są raporty informujące między innymi o: ruchu asortymentu, wydajności magazynierów, towarach przeterminowanych, zapasie magazynowym w różnym podziale itp. to dokumenty i raporty handlowe oraz warunki handlowe z kontrahentami. W module tym ewidencjonuje się operacje handlowe poprzez faktury sprzedaży czy zakupu z podmiotami krajowymi, z UE oraz spoza UE. Ewidencjonuje się reklamacje i korekty do dokumentów handlowych. Definiuje się warunki handlowe z kontrahentami poprzez umowy handlowe i ustala się ceny dla handlowanych towarów. W module tym też tworzy się i zarządza obszerną funkcjonalnością promocji. Dostępne są tu raporty analiz sprzedaży według różnych kryteriów, obrotu opakowaniami, analizy promocji i inne. wspiera zarządzanie przepływami pieniężnymi i wspomaga zarządzanie płynnością finansową przedsiębiorstwa. Operuje się tu na wyciągach bankowych, raportach kasowy, ale również tworzy się kompensaty płatności, czy różnego rodzaju noty. Rozwinięte są tu również funkcjonalności związane z harmonogramowaniem przyszłych zobowiązań i należności. Umożliwia komunikację z systemami homebankingowymi. to zarządzanie zamówieniami do dostawców i od odbiorców. Moduł umożliwia składanie zamówień zarówno do dostawców jak i odbieranie ich od odbiorców oraz tworzenie list pobrań dla magazynu. Dostępnych jest tu wiele narzędzi wspomagających zarządzanie płynnością w magazynie oraz optymalizujących proces zamawiania towaru. Dzięki wykorzystaniu takich parametrów jak płynność, rotacja, stan minimalny, maksymalny i narzędzi jak Plan Zamówień, Plan Dostaw czy Raport Realizacji Dostaw, moduł pozwala na optymalizację zarządzania magazynem i procesów logistycznych firmy. Elementem tego modułu jest również panel zarządzania transportem. to prowadzenie ewidencji kadrowej i rozliczanie płac. W oparciu o informacje systemowe (obecności, umowy o pracę, zlecenia, nadgodziny itp.) aplikacja automatycznie nalicza listę płac i wykonuje przelewy na konta pracowników, rozlicza PITy, przygotowuje i transferuje dokumenty do ZUSu (do programu Płatnik). Moduł prowadzi pełną ewidencję różnego typu nieobecności w pracy, szkoleń, rozlicza delegacje, obsługuje wszystkie rodzaje dokumentów kadrowych (umowy o pracę, świadectwa pracy), 7

8 umożliwia rozliczanie pożyczek oraz automatycznie przygotowuje zaświadczenia o zarobkach. Jednocześnie moduł został wyposażony w szereg analiz i raportów wspomagających pracę osób odpowiedzialnych za ten dział w przedsiębiorstwie. Moduł został zaprojektowany na podstawie kodeksu pracy, jest zgodny z obowiązującymi przepisami i jest na bieżąco aktualizowany. to zadania odpowiadające za komunikację z urządzeniami mobilnymi do sprzedaży obwoźnej. Dodatkowo zawiera specyficzne dla poszczególnych firm interfejsy jak np. pobieranie informacji o osobie, samochodzie i ilości pobranego paliwa z dystrybutorów własnych przedsiębiorstwa. to zarządzanie i konfiguracja raportów w systemie. W module tym administratorzy systemu otrzymują narzędzia umożliwiające zmianę procedur i zapytań poszczególnych raportów dostępnych w ELSE.ERP. moduł rejestrujący i pokazujący dane finansowe przedsiębiorstwa według określonych założeń. Pozwala na uzyskanie informacji jakie koszty i przychody generuje każdy dział przedsiębiorstwa, analizuje zyskowność poszczególnych rodzajów działalności, pokazuje rentowność poszczególnych klientów, prezentuje koszty i zyski w podziale na projekty, wspomaga kontrolę kosztów od ogólnych do poziomu pojedynczej operacji, zestawia efekty pracy przedstawicieli handlowych, czy też umożliwia wprowadzenie skutecznego systemu motywowania kierownictwa. to obsługa procesów związanych z produkcją. Ewidencja przyjmowanych materiałów oraz powstających w procesie produkcyjnych półproduktów i produktów gotowych. Tworzenie receptur oraz raporty produkcyjne. to zarządzanie środkami trwałymi, wartościami niematerialnymi i prawnymi oraz wyposażeniem, od ich zakupu przez co miesięczną amortyzację do sprzedaży czy też likwidacji środka. Proces ten jest zautomatyzowany. Udostępniono tu wiele metod amortyzacji m.in.: liniową, preferencyjną, degresywną, czy zróżnicowanego odpisu. Moduł umożliwia jest wydruk wszystkich wymaganych zestawień m.in.: tabeli amortyzacyjnej, kartoteki środka trwałego czy odpisów planowych. Obsługuje także automatyczną dekretację do Księgi Głównej. Istotną funkcjonalnością rozwiązania jest wspomaganie procesu inwentaryzacji środków trwałych. to dedykowane rozwiązanie dla obsługi sprzedaży detalicznej oraz Cash&Carry. Pozwala na szybkie zidentyfikowanie wskazanego towaru i 8

9 wystawienie dla niego dokumentu sprzedaży (faktury, paragonu fiskalnego), zarówno poprzez wprowadzenie nazwy, jak i poprzez odczytanie kodu kreskowego znajdującego się na towarze. Ponadto w module tym możliwe jest wystawienie faktur sprzedaży na podstawie wcześniej wystawionych paragonów fiskalnych czy tworzenie korekt. menu w module Każdy moduł ma zbliżoną budowę w zakresie skrótów i menu. Pierwszym jest pasek tytułu.. Niesie on ze sobą informacje o tym jaki moduł jest aktualnie otwarty oraz dla jakiego przedsiębiorstwa jest przeznaczony. Kolejnym elementem jest pasek menu modułu. W każdym module dostępne są następujące opcje menu: - Plik z wyborem: Zamknij, Stany magazynowe, Odśwież bufory - Zestawienia dostępne są tu zestawienia i raporty związane z danym modułem - Administracja opcje administracyjne wybrane dla szybkiego dostępu z danego modułu, Oprócz powyższych, moduły posiadają charakterystyczne dla siebie opcje menu. Po kliknięciu w menu rozwijana jest lista z dostępnymi tam wyborami. To co użytkownik widzi na takiej liście jest ściśle związane z uprawnieniami jakie posiada. Udostępniony użytkownikowi w każdym module jest również pasek skrótów. Zawsze dostępne są skróty: Zakończenie pracy, Stany magazynowe oraz Wybór kontrahenta do analiz. Dodatkowo każdy moduł ma swoje indywidualne skróty np. w module Magazyn udostępnione są PZ, WZ oraz zestawienia do tych dokumentów (zależne od uprawnień użytkownika). formatki i ich elementy Formatki dokumentów, zestawień czy raportów pokazywane są w systemie jako okna modułu, w którym zostały uruchomione. Każdy użytkownik może otworzyć sobie jednoczenie kilka zestawień i ułożyć je w wygodny dla siebie sposób na ekranie. Nowo tworzone dokumenty w systemie składają się przynajmniej z dwóch zakładek (w zależności od uprawnień i konfiguracji systemu, zakładek może być więcej). W zakładce ogólne umieszczane są podstawowe informacje związane z otwartym dokumentem, a w 9

10 zakładce pozycje podaje się towary, materiały lub też inne pozycje dokumentu. W dokumentach z kontrahentami, należy najpierw go podać, aby system pozwolił użytkownikowi przejść do zakładki pozycje. ComboBox - - inaczej lista rozwijana. Po kliknięciu w element, rozwinięta zostanie lista możliwych wyborów z combo. Wybory te są definiowane przed wdrożeniem systemu i w razie konieczności aktualizowane. Pola wypełniane wartościami - - to typ pola, które automatycznie wypełniane jest danymi. Użytkownik ma możliwość zmiany tych danych po kliknięciu w. Warunkiem zmiany jest to, że zdefiniowano dla tego pola więcej niż jeden wariant. Pole tekstowe - - pole po kliknięciu w które, użytkownik ma możliwość wprowadzenia alfanumerycznych danych. Ograniczeniem tu jest długość pola, czyli maksymalna ilość znaków jakie może przyjąć. Różne pola tekstowe mają różną długość. Pole data - - miejsce przeznaczone na datę. Po kliknięciu w, zostanie pokazany wybrany w tym polu miesiąc, rozpisany na dni. Można tu wskazać wybrany dzień, bądź przemieścić się do innego miesiąca lub roku poprzez czarne strzałki w górnej części okienka. Jest też dostępny przycisk [Dziś], który szybko wstawi w to pole datę dzisiejszą. Pole też można edytować, wpisując cyfry z klawiatury. Niektóre pola z datą umożliwiają również podanie godziny. W większości miejsc, w których występuje pole data, system domyślnie podpowiada datę bieżącą. Checkbox - - inaczej flaga. Pole, które może przyjmować dwie wartości: aktywne i nieaktywne, niezależnie od innych pól na formatkach. Stan ten zmienia się klikając w obszar kwadracika. Aktywne pole checkbox stojące przy polach z datą oznacza, że po ponownym uruchomieniu tej formaki, w to pole data zostanie wprowadzona data bieżąca. Radio button - - w skrócie radio. To zbiór elementów, z których tylko jeden może zostać wybrany. Wybranie i zaznaczenie jednego elementu automatycznie powoduje wygaszenie wcześniej aktywnego elementu. Elementy zaznacza się (aktywuje) klikają w kółeczko. Pole wyboru towaru lub kontrahenta - - to pole, w którym po użyciu ENTER rozwijana jest w nowym oknie lista dostępnych towarów lub kontrahentów. Aby zawęzić listę, można w tym polu wpisać początek frazy i użyć ENTER np. wpisując plusz system poszuka wszystkich towarów zaczynających się od palusz. Można też używać tu % jako znaku zastępującego dowolny ciąg znaków, i tak np. gdy wpiszemy %palusz% to system zawęzi naszą listę do wszystkich towarów, które w symbolu mają palusz. 10

11 Specyficznymi dokumentami do wyszukiwaniu towarów po nazwie są zamówienia od odbiorców w module Logistyka. Tam wpisując litery w pole nazwa w zakładce pozycje, system rozwinie pod polem listę z towarami, które w dowolnym miejscu nazwy mają podaną wcześniej frazę. Struktury drzewiaste - - takie elementy w systemie jak np. grupy towarowe, kontrahencie, magazyny, wyróżniki są prezentowane w strukturze drzewiastej. Wyróżnia się w nich korzeń, czyli najwyższy i pierwszy element drzewa, dalej są gałęzie, a następnie liście czyli najniższe elementy drzew. Zaznaczenie gałęzi jest tożsame z zaznaczeniem wszystkich liści znajdujących się pod tą gałęzią. Zaznaczenia dokonuje się dwukrotnym kliknięciem myszką na wybranym elemencie lub użyciem klawisza SPACJA. Są w systemie drzewa, na których można zaznaczyć wiele elementów, ale są też takie, gdzie można zaznaczyć tylko jeden element. raporty QG i filtry W parametrach niemal wszystkich zestawień i raportów w systemie jest dostępna opcja. Zaznaczenie tej flagi spowoduje uruchomienie zestawienia lub raportu w postaci Quantum Grid, czyli elastycznej formy prezentacji danych, zbliżonej możliwościami do MS Excel. Ograniczanie danych - - klikając na element, rozwinięta zostanie lista wartości jakie znajdują się w wybranym polu. Można tam zaznaczyć elementy, które powinny pozostać na zestawieniu. Sumy pośrednie - - w górnej część raportu QG jest obszar, w którym można umieścić wybraną kolumnę zestawienia, aby według niej posortować zestawienie. Należy taką kolumnę złapać (kliknąć lewym przyciskiem myszy i przytrzymać) i przenieść w obszar szarego pola w górnej części ekranu. Raport zostanie posortowany w grupy według tej kolumny. Po kliknięciu na plus +, można rozwinąć daną grupę i zobaczyć elementy jakie w niej się znajdują. Filtr - - klikając prawym klawiszem myszy w dowolnym miejscu zestawienia/raportu, rozwinięta zostanie lista dodatkowych funkcji. Jedną z nich jest Filtr. Po wybraniu tej opcji, pod nazwami kolumn zestawienia/raportu pokazana zostanie dodatkowa belka. Klikając w tą belkę pod kolumną, którą chcemy filtrować, wejdziemy w pole tekstowe gdzie będziemy mogli wpisywać frazy dynamicznie zawężające zestawienie/raport. Jeżeli zaczniemy od liter, wówczas zestawienie pokaże wartości zaczynające się od tych liter, jeżeli zaczniemy od znaku % i dalej litery, to pokazane zostaną wartości zawierające wpisaną frazę. Filtry można zakładać na wiele kolumn jednocześnie. Podgląd wydruku - - klikając prawym przyciskiem myszy na zestawieniu/raporcie, jedną z dostępnych opcji rozwijającego się menu jest Podgląd. 11

12 Pokaże on podgląd wydruku jaki uzyskany zostanie przy szybkim drukowaniu zestawienia/raportu. Skróty klawiszowe aplikacji F1...Pomoc F2...Wydruk dokumentu F2...Wstawienie bieżącej daty do pola edycji daty F3...Szukaj dalej na liście F4...Odświeżenie zawartości tabeli F5...Edycja uwag do dokumentu(lub na planie zamówień dla wielu oddziałów - przenieś do drugiej tabeli) F6...Treść dekretu F6...Jednoczesne dodawanie wielu pozycji na zamówieniach F8...Stany towarowe F9...Skopiowanie wartości kolumny z ostanio wpisanego wiersza w tabeli F10...OK F12...Transfer dokumentu do modułu FK Ctrl + D...Wywołanie okna zadłużenia kontrahenta w dokumentach zamówień Crtl + F...Wpisanie kryteriów szukania na liście Ctrl + F7...Historia sprzedaży towaru z bieżącej pozycji w tabeli Ctrl + F9...Edycja towaru z bieżącej pozycji w tabeli Ctrl + F10...Generowanie dokumentu PZ z faktury Ctrl + F11...Edycja wartości dodatkowych pól dla bieżącej pozycji w tabeli Ctrl + F12...Raport uniwersalny Ctrl + Insert...Dodanie wiersza Ctrl + Enter...Edycja wiersza Ctrl + Delete...Usunięcie wiersza Ctrl + PageUp...Przeskoczenie do następnej zakładki Ctrl + PageDown...Przeskoczenie do ostatniej zakładki Shift + F2...Podgląd dokumentu handlowego z możliwością wydruku Shift + F5...Edycja załączników Shift + F6...Wczytanie dokumentu z wzorca Shift + F7...Generowanie faktury z dokumentu PZ Shift + F11...Maksymilizacja/Powrót do normalnego rozmiaru okna Shift + Spacja...Odwrócenie zaznaczenia wszystkich elementów na liście Esc...Anuluj Spacja...Zaznaczenie elementu na liście, drzewie, itp. $...Na liście kontrahentów wywołanie podlisty urządzeń rozliczeniowych 12