Zalety wdrożenia i korzystania z nowoczesnego systemu IT w logistyce

Transkrypt

1 Zalety wdrożenia i korzystania z nowoczesnego systemu IT w logistyce Case Study na przykładzie oprogramowania TWINE 1 Przesyłki Paletowe

2 Branża TSL się zmienia. Wielkie firmy dysponują nowoczesnym sprzętem i zaawansowanymi systemami informatycznymi, usprawniającymi ich pracę. Mniejsze szukają tańszej alternatywy dla tych rozwiązań. Czy system TWINE, oferowany w ramach sieci Pall-Ex, ma szanse pogodzić niskie koszty z wysoką jakością? O szczegółach działania systemu opowiedział nam Manager IT Pall-Ex Polska Tomasz Maj, człowiek, który o TWINE wie niemalże wszystko. Spis treści 1. Kontrola biznesu w czasie rzeczywistym 2. Nowoczesny sprzęt 3. Nie tylko Pall-Ex 4. Bezpieczeństwo 5. Standaryzacja i elastyczność 2 Przesyłki Paletowe

3 Kontrola biznesu w czasie rzeczywistym System informatyczny pozwala nam na bieżąco kontrolować procesy biznesowe zachodzące w naszym przedsiębiorstwie. Dzięki temu możemy od razu reagować na to, co się dzieje w firmie. Powinien on też umożliwić nam analizę tego, co działo się w naszym przedsiębiorstwie w ostatnim czasie i dać nam w ten sposób szansę stworzenia mających mocne oparcie w faktach planów na przyszłość. Kompletny system informatyczny powinien przynosić wartość dodaną nie tylko nam, ale i naszym klientom. Kiedy pojawiają się opóźnienia i niespodziewane trudności z dostarczeniem ładunku, każdy z nas chce wiedzieć, co dzieje się z jego przesyłką. Czasem szybka informacja wystarczy, by ograniczyć niepotrzebne emocje. Dlatego warto dać klientom możliwość monitorowania na bieżąco, co dzieje się z dobrami, które nadali. Dostarczany swoim partnerom przez Pall-Ex system TWINE sprawdza się zarówno z punktu widzenia przedsiębiorcy, jak i klienta. Szczegóły przesyłki Tworzenie przesyłki TMS Jaką drogę przebywa przesyłka w systemie? Najpierw musi zostać do niego wprowadzona, nazywamy to zamanifestowaniem jej w TWINE. Może dokonać tego Partner Regionalny Pall-Exu wykorzystując system, lub sam klient przy pomocy rozwiązania Solitaire. Oba narzędzia dostępne są z poziomu przeglądarki internetowej. Dostęp do systemu możemy uzyskać praktycznie na każdym urządzeniu z dostępem do Internetu. Autorskie oprogramowanie dostarczane przez Pall-Ex, pozwala też na bieżąco (on-line) odzwierciedlać status przesyłki w danej chwili. Od momentu manifestu, do dostarczenia przesyłki czeka ją jeszcze siedmiokrotne skanowanie. Po raz pierwszy w momencie przyjęcia do magazynu Partnera Regionalnego Pall-Ex. Drugi raz, gdy go opuszcza. Kolejne skanowania odbywają się na etapie wejścia i wyjścia z Hubu (Magazynu Centralnego) oraz wejścia i wyjścia z magazynu Partnera Regionalnego, który dostarczy przesyłkę odbiorcy. W momencie kiedy jest mu ona przekazywana, następuje ostatnie skanowanie. Klient składa wtedy elektroniczny podpis (epod) oraz podpisuje Dowód Dostawy (POD). Po ich wprowadzeniu do systemu proces realizacji przesyłki uznajemy za zakończony. 3 Przesyłki Paletowe

4 Nowoczesny sprzęt Na nic zdałby się nawet najnowocześniejszy system, gdybyśmy nie posiadali sprzętu, który umożliwi wygodną jego obsługę w miejscu pracy. Postęp w branży TSL zależy jednak nie tylko od liczby tranzystorów przypadających na metr kwadratowy magazynu czy jednego kierowcę. To także drobne, proste usprawnienia, których wpływ na efektywność jest często niedoceniany. Takim prostym wydawałoby się rozwiązaniem jest system znakowania przesyłek stosowany przez Pall-Ex. Charakterystyczne etykiety, zawierają nie tylko dobrze widoczny komplet danych wraz z kodami kreskowymi, ale i kolorowe elementy, które pozwalają już na pierwszy rzut oka dowiedzieć się wiele o ładunku. Etykiety zawierają też mniejsze, odklejane etykietki, które można wykorzystać do oznakowania dokumentów wędrujących razem z przesyłką. Dzięki ujednoliconym kodom kreskowym, tak oklejone dokumenty można zawsze odpowiednio powiązać z konkretną przesyłką. Utrudnia to wkradnięcie się w poczynania pracowników magazynu bałaganu, który jest jednym z największych wrogów branży logistycznej. Partnerzy Regionalni Pall-Ex-u otrzymują na starcie potrzebne do pracy urządzenia wraz z autorskim oprogramowaniem, co nazywamy Zestawem startowym Pall-Ex. Znajdziemy tam wysokiej klasy skaner dokumentów Fujitsu z dedykowanym oprogramowaniem TDSS (TWINE Document Scanning System), skaner kodów kreskowych Motorola MC 3190, drukarkę termiczną etykiet Zebra lub Intermec oraz PDA Motorola ES400 z oprogramowaniem TWINE Domino. O ile pierwsze trzy urządzenia stanowią wyposażenie magazynu Partnera Regionalnego, o tyle PDA przeznaczony jest dla kierowcy samochodu dostarczającego przesyłki do końcowego obiorcy. Przystępując do sieci Partner otrzymuje dostęp zarówno do oprogramowania pisanego i na bieżąco rozwijanego specjalnie dla tej działalności, jak i sprawdzonego sprzętu, pozwalającego wykorzystać pełnię możliwości systemu. Wykorzystywane etykiety są zaprojektowane specjalnie dla rozwiązań sieci Pall-Ex. Dzięki wykorzystaniu drukarek termicznych uzyskano bardzo dużą wydajność druku. Takie rozwiązanie pozwala zarówno oszczędzić na częstych zakupach tuszy czy tonerów do tradycyjnych drukarek, jak i przyczynia się do ograniczenia produkcji szkodliwych odpadów. Urządzaenia Pall-EX 4 Przesyłki Paletowe

5 Nie tylko Pall-Ex Niezaprzeczalnym atutem systemu TWINE jest to, że możemy z niego korzystać obsługując cały nasz biznes. Nie musimy obawiać się tego, że w nasze ręce trafi narzędzie, które co prawda ułatwi nam życie, ale tylko w tej części działalności, która będzie realizowana w ramach sieci dystrybucji. Pall-Ex nie ma ambicji zmonopolizowania transportów przewożonych przez swoich partnerów. Kiedy rozpoczynamy własną działalność gospodarczą, chcemy być niezależni. Kiedy prowadzimy już działalność, ale nasza firma jest jeszcze stosunkowo niewielka w porównaniu z konkurencją, chcemy wykorzystywać atuty z tego rozmiaru płynące elastyczność, możliwość podejmowania szybkich decyzji, brak rozbudowanej biurokracji wewnątrz firmy. Wchodząc do sieci dystrybucji chcemy te zalety zachować. Oczywiście wspólne działanie wymaga koordynacji i wprowadzenia odpowiednich mechanizmów. Koordynacja i sprawne mechanizmy, a nie podporządkowywanie sobie Partnerów takie podejście widoczne jest w proponowanym przez Pall-Ex rozwiązaniu TWINE. System może obsługiwać całość biznesu firmy, nie tylko jego część realizowaną w ramach sieci. Istnieje możliwość wprowadzania do niego zleceń własnych i korzystania z tych samych funkcjonalności, które przypisane są do pozostałych transportów. Oczywiście, mamy różnicę na poziomie przekazywania tych informacji dalej. Zlecenia własne nie są manifestowane w sieci, a co za tym idzie nie są widoczne w systemie dla innych Partnerów Regionalnych, pracowników administracyjnych HUB-u czy centrali Pall-Ex. Dostęp do nich ma tylko konkretny Partner Regionalny, który może korzystać z systemu tak, jak ze stacjonarnego, własnego rozwiązania informatycznego. Można powiedzieć, że Partner Regionalny otrzymuje rozwiązanie dwa w jednym. 5 Przesyłki Paletowe

6 Bezpieczeństwo Mniejsze firmy, próbujące wspomóc swoją działalność systemem IT, często muszą mierzyć się z jego zawodnością. Przeznaczamy spory budżet na zakup i wdrożenie nowego rozwiązania, czasem jednak zapominamy o pomocy technicznej, która wcześniej czy później będzie nam potrzebna. W przypadku TWINE problem ten rozwiązano organizując dostępne 7 dni w tygodniu wsparcie. Do informatyków obsługujących helpdesk można dzwonić i pisać w godzinach 7-18, choć w przypadku spraw nagłych, krytycznych z punktu widzenia funkcjonowania sieci, wyznaczane są też dyżury poza tymi godzinami. W TWINE kontakt ze specjalistami nawiążemy jednak zdecydowanie wcześniej. Wdrożeniu systemu towarzyszą szkolenia zarówno z obsługi sprzętu, jak i systemu. Co ważne, mają one bardzo praktyczny charakter. Odbywają się zazwyczaj w Magazynie Centralnym Pall- Ex-u (Hubie), gdzie uczestnicy nadają testowe przesyłki i uczą się tego, co rzeczywiście przyda się im podczas obsługi systemu. Po ukończeniu szkolenia nie są oczywiście pozostawiani ze zdobytą wiedzą samym sobie. W każdym momencie mogą liczyć na pomoc pracowników wspomnianego już wsparcia technicznego. Istotne dla bezpieczeństwa transakcji dokonywanych przez Partnerów Regionalnych Pall-Exu jest też to, że skanują oni papierowe dowody dostawy, listy przewozowe czy dokumenty własne klienta, a te od razu przesyłane są do systemu i powiązywane z konkretną przesyłką, tworząc archiwum dokumentacji. Nie muszą się oni dzięki temu martwić, gdy papierowa wersja dokumentu zaginie lub ulegnie zniszczeniu. Wszystko można odzyskać. A co z bezpieczeństwem dokumentów przesłanych do sieci? Znajdują się one w umiejscowionych w dwóch różnych lokalizacjach centrach dystrybucji danych w Wielkiej Brytanii, które łączy symetryczne łącze światłowodowe o przepustowości 100 Mb/s. Takie rozwiązanie chroni nas nie tylko przed utratą danych, ale i przed czasowymi ograniczeniami w dostępie do nich. Dodatkowo okresowo wykonywane są kopie bezpieczeństwa, przechowywane potem w przeznaczonym do tego celu sejfie w bezpiecznej lokalizacji. Prace nad poprawą bezpieczeństwa i dostępności danych oraz usług systemu TWINE prowadzone są na bieżąco cały czas zwiększana jest przepustowość łączy dostępowych, czy stosowane są najnowsze rozwiązania backupu i przechowywania danych. 6 Przesyłki Paletowe

7 Standaryzacja i elastyczność Inwestując w system informatyczny staniemy przed dylematem. Czy kupić rozwiązanie szyte na miarę, przygotowane tylko dla nas, czy też skorzystać z powszechnie dostępnych rozwiązań? TWINE w założeniach miał być rozsądnym kompromisem. Przygotowany dla małych i średnich firm transportowych i logistycznych, miał dać im jakość dostępną do tej pory tylko dla dużych przedsiębiorstw. Czy jednak łącząc zalety obu rozwiązań, nie połączył też przypadkiem ich wad? Tego problemu udało się Pall-Ex-owi uniknąć. TWINE zawiera moduły i funkcjonalności niezbędne w branży TSL: TMS (Transport Management System), możliwość tworzenia cenników, śledzenia i wyszukiwania przesyłek, komunikacji, przesyłania razem z ładunkiem elektronicznych wiadomości, rozbudowany zestaw raportów operacyjnych i finansowych,, fakturowania itp. Ważne jest, że w razie potrzeby system można zintegrować z innymi systemami i programami działającymi w przedsiębiorstwie. TWINE nie ogranicza firmy, ale oferuje jej funkcjonalności niezbędne w tym biznesie. Jeśli ktoś poszukuje gotowego, niezawodnego systemu, który na pewno sprawdzi się w przedsiębiorstwie TWINE też będzie optymalnym wyborem. Przydatną funkcją może być eksport i import danych z i do programu. Zapisywane są one w formacie CSV, co sprawia, że bez problemu możemy je przenieść np. do Excela i tam dalej nad nimi pracować. Jeśli Partner Regionalny posiada własny system i programistów, istnieje również możliwość integracji i automatyzacji zapytań pomiędzy systemami przy wykorzystaniu udostępnionych przez system TWINE usług sieciowych (tzw. WebService-ów). System TWINE jest ciągle rozwijany. Co chwila wdrażane są nowe funkcjonalności mające na celu ułatwienie, a zarazem poszerzenie możliwości wykorzystania wszystkich informacji i danych wprowadzanych podczas codziennej pracy przez Partnerów Regionalnych. Nie grozi nam więc sytuacja, w której kupiony przez nas system bardzo szybko staje się przestarzały. Funkcje operacyjne Funkcje logistyczne Funkcje finansowe Skanowanie dokumentów Identyfikacja przesyłek System fakturowania klienta Widoczność towarów w czasie Śledzenie przesyłek System rozliczania wewnątrz sieci rzeczywistym Łatwa komunikacja w całej sieci Tworzenie dokumentów przesyłki Taryfikator opłat tworzenie dedykowanych oraz indywidualnych cenników, Wykorzystanie urządzeń mobil- Baza danych o klientach rozbudowany zestaw raportów finansowych nych do współpracy z systemem 7 Przesyłki Paletowe