Instrukcja wstępna uŝytkowania Winpro/D

Transkrypt

1 Sekcja Informatyki Sokółka Okna i Drzwi S.A. Sokółka dn Instrukcja wstępna uŝytkowania Winpro/D 1. Instalacja licencji klienta Utworzenie danych dodatkowych firmy ZałoŜenie prefiksów ofert i zamówień dla kaŝdego Dealera ZałoŜenie nowych uŝytkowników Inne opcje Menu Narzędzia Waluty Klienci Oferty i zamówienia Export i import danych Wysyłka mailem PDF Jako załącznik WPX WYDANIE 1 Opracował Marek Lewosz Tel.: GSM: mlewosz@sokolkasa.pl

2 1. Instalacja licencji klienta Dla kaŝdego klienta SOiD oddzielnie generuje pliki z licencją uŝytkowania oprogramowania WINPROD z takimi danymi jak data waŝność licencji, podstawowe dane klienta oraz stały rabat.. Są to pliki, których klient we własnym zakresie nie moŝe zmieniać Następujące pliki : infocli.dat licence.ini societe.dbf specif.var jest to komplet inny dla kaŝdego klienta!! Po uruchomieniu oprogramowania WinproD program sam poprosi o wskazanie plików z licencją lub po uruchomieniu w opcji Narzędzia Dyskietka INFOCLI naleŝy wskazać plik infocli z odpowiedniego katalogu -2-

3 Po przestartowaniu programu informacja o kliencie dane klienta pojawią się na górnym pasku programu. 2. Utworzenie danych dodatkowych firmy Po uruchomieniu oprogramowania WinproD w opcji Narzędzia Dane firmy uzupełniamy poszczególne Okna prefiksów dane adresowa, nr rach. bankowego, NIP Na przykład : -3-

4 Dane te będą pojawiać się na wszystkich wydrukach, dokumentach np. do klienta 3. ZałoŜenie prefiksów ofert i zamówień dla kaŝdego Dealera Konieczne i obowiązkowe jest róŝnicowanie w centrali w Sokółce zamówień i ofert od poszczególnych dealerów. NaleŜy zastosować odpowiednie prefixy (schematy) automatycznej numeracji zamówień i ofert : Po uruchomieniu oprogramowania WinproD w opcji Narzędzia Preferencje Wybieramy zakładkę numeracja -4-

5 Tworzymy schematy numeracji : OFERTY : np. dla SSD Białystok SDB-O-06 SSD Białystok OFERTY ROK 2006 Numer oferty będzie następujący SDB-O Do SOiD wysyłamy tylko zamówienia tworzone za pomocą klawisza F7- Kopiuj z oferty Zamówienia : Numer zamówienia tworzymy w oparciu o numer kartoteki kontrahenta z SOiD i rodzaju materiału Okna NP DRE numer kontrahent z SOiD DRE Drewno PCV-wyroby PCV oaz numer automatyczny. -5-

6 4. ZałoŜenie nowych uŝytkowników WaŜne jest, aŝeby oferty czy zamówienia były podpisane identyfikatorem uŝytkownika, który wykonał daną ofertę. Po uruchomieniu oprogramowania WinproD w opcji Narzędzia UŜytkownicy TWORZENIE nowego uŝytkownika W polu Kod: wpisujemy nazwę nowego uŝytkownika klawiszem F6 tworzymy nowego uŝytkownika a następnie Następnie w polu hasło definiujemy hasło dla uŝytkownika, w polu Rabat maxi dozwolony maksymalny rabat dla danego uŝytkownika -6-

7 W zakładce prawa definiujemy do czego w programie ma mieć dostęp dany uŝytkownik MoŜna równieŝ po otworzeniu danych uŝytkownika (klawiszem F4-lista i wyboru z listy) skopiować (klawiszem F7) uŝytkownika pod inną nazwą zachowując ustawienia i hasło poprzednika. NaleŜy zaznaczyć, iŝ uŝytkownik Administrateur ma wszystkie prawa dotyczące całego programu. Wskazana jest personalizacja uŝytkowników pod kątem zakładania klientów ich marŝy itp, podpisywania własnym identyfikatorem ofert i zleceń.. -7-

8 5. Inne opcje Menu Narzędzia Opcja : hasło słuŝy do zmiany hasła dla danego uŝytkownika po podaniu starego hasła Opcja : Inny uŝytkownik słuŝy do przełączania się pomiędzy róŝnymi uŝytkownikami firmy bez konieczności zamykania programu 6. Waluty MoŜe się zdarzyć, Ŝe po instalacji lub po aktualizacji baz danych trzeba będzie uzupełnić listę walut. Po uruchomieniu oprogramowania WinproD w opcji Narzędzia Dane -8-

9 W polu KOD wpisujemy kod waluty i klawiszem F6 tworzymy nową walutę Następnie w polu wartość wpisujemy wartość do złotówki Zaznaczamy miejsca dziesiętne z listy rozwijanej. -9-

10 7. Klienci W programie WINPRO/D moŝemy wyróŝnić 2 kategorie klientów : Klienci i Potencjalni Klienci Ta pierwsza słuŝy do normalnych kontaktów z klientem, który składa zmówienia i są wystawiane oferty. Potencjalny Klient to taki o którym nie wiemy, czy będzie stałym, czy teŝ będzie jednorazowy. Na Potencjalnym Kliencie moŝna wystawiać tylko oferty do zamówienia naleŝy przekształcić go w Klienta Potencjalnego Klienta zakładamy korzystając z Menu Dane- Potencjalni Klienci Formatki do zakładania danych Potencjalnego Klienta są analogiczne jak do Klienta. MoŜna po kilkukrotnych kontaktach ofertowych przekształcić potencjalnego Klienta w Klienta - klawiszem w dolnym prawym rogu formatki. Klienta zakładamy klikając ikonę rozwijanego Dane Klienci lub korzystając z menu Następnie na formatkach wpisujemy : -10-

11 w polu kod: nowy kod klienta, następnie klawiszem F6 tworzymy nowego klienta i wpisujemy w polach formatki niezbędne dane: adresowe, finansowe, A następnie inne zakładki wg domyślnych znaczeń poszczególnych pól wg potrzeby ich uŝywania Dokładniejsze omówienie zakładania Klienta jest zawarte w instrukcji WinPro User Guide pl.pdf załączonej do kaŝdej instalacji oprogramowania. -11-

12 8. Oferty i zamówienia Ofertę zakładamy klikając ikonę lub korzystając z menu rozwijanego Zamówienie Zamówienia i Oferty Aby utworzyć nową ofertę klikamy myszą na klawisz Nowa Oferta MoŜemy tworzyć ofertę, zamówienie, Zamówienia na Akcesoria, Zamówienie na usługę serwisową _ kaŝde z nich jest równowaŝne co do zawartości pozwala jedna uporządkować informacje w oddzielnych rejestrach, ofert, zamówień, Wypełniamy poszczególne pola formatki stosując zakładki od prawej do lewej : Nagłówek, Okna, Wymiary, OścieŜnica, Skrzydło MoŜemy przekształcić ofertę w zamówienie klawiszem F7 kopiując ofertę na zamówienie uŝywając lub nie automatycznej numeracji zamówień. Dokładniejsze omówienie oferowania i zamówienia jest zawarte w instrukcji WinPro User Guide pl.pdf załączonej do kaŝdej instalacji oprogramowania. -12-

13 9. Export i import danych Program oferuje moŝliwość exportu danych we wszystkich formatkach (klient, zamówienie ) klikając w ikonę Eksportuj oraz zapisując plik exportowany na plik na dysku. W przypadku importu uŝywamy ikony Importuj danymi wyeksportowanymi wskazując plik z -13-

14 Ma to zastosowanie w przypadku przenoszenia danych np.: klienta z bazy Drewno do PCV, zamówienia na plik, aby wysłać je w załączniku maila, lub inne. 10. Wysyłka mailem - PDF Po wykonaniu oferty lub zamówienia moŝemy wydrukować na PDF - Etapy-Czynności zaznaczamy potrzebny wydruk np. oferta szczegółowa i klawiszem F11 lub ikoną drukarki po dokonaniu wyboru wykonujemy wydruk -14-

15 wybierając jedną z moŝliwości : Save zapis na plik po wskazaniu miejsca do zapisu na dysku, do wysłana pliku PDF mailem do adresata po uprzednim zapisie na dysk we wskazanym miejscu -15-

16 - Jako załącznik WPX Po wykonaniu oferty lub zamówienia moŝemy wyeksportować na WPX - jest to własny format pliku WINPRO dla plików archiwalnych i wyeksportowanych zapisujące plik na dysku wg pkt.9 tej instrukcji. NaleŜy odpowiedzieć na pytanie : pozwoli to na identyfikację oferty lub zamówienia w systemie producenta. W czasie wydruku na PDF moŝemy wybrać opcję PDF Creator utworzy nam wiadomość do wysłania do centrali naleŝy jedynie podać adres na który wysyłamy mail a. W przypadku tworzenia mail a samodzielnie dołączamy plik WPX z zamówieniem lub ofertą. -16-

17 i wysyłamy do centrali. Plik ten po wczytaniu i sprawdzeniu pod względem formalnym, technologicznym i finansowym jest zamówieniem przyjętym do realizacji. *** Opracował Marek Lewosz -17-