Ogólna informacja o ochronie danych skierowana do klientów i partnerów biznesowych

Transkrypt

1 Ogólna informacja o ochronie danych skierowana do klientów i partnerów biznesowych I. Wprowadzenie i zakres Niniejsza Ogólna informacja o ochronie danych (dalej Informacja ) dotyczy przetwarzania danych osobowych przez spółkę ZF Friedrichshafen AG i jej oddziały UE w ramach międzynarodowej Grupy ZF (dalej Grupa ZF ). Do celów niniejszej Informacji oddział oznacza każdą spółkę, w której ZF Friedrichshafen AG posiada, bezpośrednio lub pośrednio, ponad 50% udziałów; oddziały są nazywane wspólnie ZF (dalej ZF ). ZF uważa, że ochrona danych osobowych wszystkich klientów i partnerów biznesowych ma priorytetowe znaczenie. Chodzi przy tym również o klientów będących użytkownikami końcowymi oraz o pracowników naszych partnerów biznesowych, którzy pełnią funkcję osób kontaktowych i przedstawicieli handlowych w kontekście stosunków biznesowych. ZF zobowiązuje się do odpowiedzialnego przetwarzania Danych Osobowych zgodnie z przepisami o ochronie danych, które obowiązują we wszystkich krajach działalności ZF. W niniejszej Informacji są opisane rodzaje Danych Osobowych gromadzonych przez ZF, sposób wykorzystywania Danych Osobowych przez ZF, podmioty, którym ZF przekazuje Dane Osobowe, oraz prawa przysługujące Państwu jako osobom, których dane dotyczą, w zakresie wykorzystywania Danych Osobowych przez ZF. Oprócz tego w niniejszej Informacji są opisane działania podejmowane przez ZF w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych oraz sposoby kontaktowania się z nami w sprawie praktyk w zakresie przetwarzania danych. II. Dane kontaktowe Administratorów Danych Podmioty prawne odpowiedzialne za gromadzenie i wykorzystywanie Państwa Danych Osobowych (dalej Administratorzy Danych ) w Państwa kraju macierzystym do celów opisanych w niniejszej Informacji są określone w Załączniku 1. III. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych Inspektor Ochrony Danych ( IOD ) zostaje wyznaczony dla każdego podmiotu prawnego w przypadku, gdy jest to wymagane przez obowiązujące przepisy prawa. IOD jest zaangażowany we wszystkie kwestie związane z ochroną Państwa Danych Osobowych. W szczególności IOD odpowiada za monitorowanie i zapewnienie zgodności z niniejszą Informacją oraz z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. W razie jakichkolwiek uwag lub pytań związanych z niniejszą Informacją prosimy kontaktować się z koordynatorem Grupy ZF ds. ochrony danych, który pełni również funkcję IOD w ZF Friedrichshafen AG, panią Silke Wolf, pod następującym adresem: 1

2 Silke Wolf ZF Friedrichshafen AG Siedziba główna / ZF Forum Löwentaler Straße 20 Germany Z koordynatorem Grupy ZF ds. ochrony danych można kontaktować się również drogą ową dataprotection@zf.com. IV. Kategorie przetwarzanych Danych Osobowych Przetwarzamy następujące Dane Osobowe do celów biznesowych, które zostaną opisane w dalszej części niniejszej Informacji: dane kontaktowe klientów i osób kontaktowych partnerów biznesowych, takie jak imię i nazwisko, adres, adres , numer telefonu, faks, nazwa firmy, tytuł zawodowy, stanowisko, dział, poziom kierownictwa, menedżer liniowy; dane z umów klientów (o ile są oni użytkownikami końcowymi), w tym dane finansowe, takie jak dane konta bankowego, informacje o zdolności kredytowej, warunki płatności i finansowania; oraz dane dotyczące pojazdu użytkownika końcowego, takie jak numer identyfikacyjny pojazdu (VIN), numer rejestracyjny oraz dane przesyłowe dotyczące prowadzenia konkretnego pojazdu. Przetwarzane Dane Osobowe ograniczają się do danych niezbędnych do spełnienia celu biznesowego, na którego potrzeby takie Dane Osobowe są gromadzone. ZF będzie przechowywać Dane Osobowe w sposób zapewniający ich dokładność, kompletność i aktualność. ZF będzie pozyskiwać Dane Osobowe zasadniczo bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą. Jednak zgodnie z przepisami prawa dane mogą być również pozyskiwane od osób trzecich. W szczególności odnosi się to do danych dotyczących pojazdu użytkownika końcowego w przypadku, gdy producenci samochodów zwracają ZF produkty, które zostały im sprzedane w celu ich montażu w wyprodukowanych pojazdach. V. Cele przetwarzania danych i podstawy prawne ZF przetwarza Dane Osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami dotyczącymi ochrony danych oraz wyłącznie do ograniczonych, jednoznacznych i legalnych celów. ZF nie będzie wykorzystywać Danych Osobowych do jakichkolwiek celów, które są niezgodne z pierwotnym celem, 2

3 dla którego zostały zgromadzone, chyba że udzielą Państwo wyraźnej zgody na ich dalsze wykorzystywanie. Dane Osobowe dotyczące klientów i partnerów biznesowych mogą być przetwarzane do celów: zarządzania relacjami i strategiami handlowymi utrzymywanymi z obecnymi i potencjalnymi klientami, jak również partnerami biznesowymi, np. sprzedawcami i dostawcami; prowadzenia działań reklamowych i marketingowych; zarządzania zewnętrznymi systemami rachunkowymi, podatkowymi i skarbowymi ZF; zarządzania relacjami ZF z klientami w dziedzinie IT i operacjami serwisowymi; przeprowadzania kontroli jakości i ocen oraz zarządzania skargami; zarządzania badaniami nad produktami i rozwojem produktów ( R&D ) oraz wsparcia i utrzymania produktów, diagnostyki usterek oraz identyfikacji wadliwych wzorców. Podstawami prawnymi w zakresie wyżej określonych celów są umowa z klientem lub partnerem biznesowym, zażądanie przez osobę, której dane dotyczą, podjęcia przez ZF określonych działań przed zawarciem umowy lub obowiązujące przepisy prawa, np. kodeks podatkowy lub ustawa o odpowiedzialności za produkt. Ponadto Dane Osobowe naszych klientów i partnerów biznesowych (w tym ich osób kontaktowych i przedstawicieli handlowych) będą przetwarzane do celów uzasadnionych interesów gospodarczych ZF, które obejmują zarządzanie relacjami z klientami, gwarancję jakości, zarządzanie skargami, działalność marketingową i reklamową, oraz wyłącznie tak długo, jak nad uzasadnionymi interesami ZF nie przeważą interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, lub gdy osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to zgodę. ZF zapewnia, że nasze wewnętrzne procedury zarządzania wyraźnie określają powody, dla których mogą zostać podjęte decyzje o wykorzystywaniu Danych Osobowych do alternatywnych celów przetwarzania. Przed rozpoczęciem przetwarzania Państwa Danych Osobowych w innym celu niż pierwotny cel ich zgromadzenia zostaną Państwo poinformowani o nowym celu przetwarzania. VI. Bezpieczeństwo danych Spółka ZF wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia takiego poziomu bezpieczeństwa, który odpowiada ryzyku; analiza ryzyka obejmuje analizę ryzyka związanego z naruszeniem praw osoby, której dane dotyczą, kosztów wdrożeniowych, jak również charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania danych. Środki te obejmują 3

4 (i) szyfrowanie Danych Osobowych w stosownych przypadkach; (ii) zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania; (iii) zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności Danych Osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego; oraz (iv) regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania. VII. Odbiorcy Danych Osobowych ZF Friedrichshafen AG stanowi siedzibę główną Grupy ZF. Ze względu na fakt, że Grupa ZF posiada wspólne korporacyjne systemy informatyczne, oraz na międzynarodowy charakter naszej działalności Dane Osobowe gromadzone i przetwarzane przez spółkę ZF Friedrichshafen AG i jej oddziały (dalej podmioty prawne ZF ) mogą być współdzielone lub dostęp do nich mogą uzyskać inne podmioty prawne ZF należące do Grupy ZF do wyżej wymienionych celów. Transfer danych do podmiotów prawnych ZF poza UE będzie dozwolony wyłącznie na warunkach międzynarodowego transferu danych, określonych w sekcji VIII niniejszej Informacji (patrz poniżej). Przegląd podmiotów prawnych ZF, które należą do Grupy ZF, jest dostępny pod adresem: Zgromadzone Dane Osobowe będą przekazywane wyłącznie starannie wybranym podmiotom przetwarzającym dane, działającym na podstawie wytycznych ZF, w celu wypełnienia mających zastosowanie zobowiązań prawnych i umownych. ZF będzie udzielać dostępu do Danych Osobowych wyłącznie na zasadzie ścisłej potrzeby ; taki dostęp będzie ograniczony do Danych Osobowych, które są niezbędne do wykonania funkcji, dla której taki dostęp jest udzielany. Zgoda na dostęp do Danych Osobowych zawsze będzie powiązana z konkretną funkcją; zgoda nie będzie rozszerzana na dostęp do Danych Osobowych na indywidualnej podstawie. Dostawcy usług i inne podmioty przetwarzające dane będą otrzymywać Dane Osobowe wyłącznie zgodnie z celem zawartej z ZF umowy o świadczenie usług. VIII. Międzynarodowy transfer danych Międzynarodowy transfer danych oznacza przekazywanie Danych Osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym ( EOG ). Międzynarodowa działalność ZF obejmuje przekazywanie Danych Osobowych do i z innych spółek należących do Grupy lub stron trzecich, które mogą być zlokalizowane poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych Ameryki. ZF zapewni, że Dane Osobowe będą przekazywane do krajów, które posiadają odpowiednie standardy w zakresie ochrony danych, zgodne ze specyfikacjami Komisji Europejskiej. Ewentualnie dane będą przekazywane wyłącznie po wdrożeniu odpowiednich środków zabezpieczających w celu odpowiedniej ochrony Danych Osobowych oraz 4

5 zapewnienia, że takie transfery danych są zgodne z obowiązującymi przepisami o ochronie danych. ZF realizuje umowy w sprawie transferu danych oparte na wzorcowych klauzulach UE w celu uwzględnienia międzynarodowego transferu danych. Kopię tych umów można uzyskać od koordynatora Grupy ZF ds. ochrony danych (patrz sekcja III powyżej). IX. Zatrzymanie Danych Osobowych ZF nie będzie zatrzymywać Państwa Danych Osobowych dłużej, niż dopuszczają to obowiązujące przepisy i regulacje dotyczące ochrony danych, lub dłużej, niż uzasadniają to cele ich pierwotnego pozyskania. Zasadniczo zgromadzone dane będą usuwane, jak tylko przestaną istnieć relacje biznesowe z klientem lub partnerem biznesowym, lub w przypadku braku komunikacji przez okres 2 lat. Zgromadzone dane mogą jednak podlegać wymogom zatrzymania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W pozostałych przypadkach Dane Osobowe mogą być przechowywane i zatrzymywane do momentu upływu ustawowego terminu przedawnienia roszczeń prawnych względem ZF. X. Prawa w zakresie ochrony danych Zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych przysługują Państwu poniżej opisane prawa. Mogą Państwo skorzystać z tych praw w dowolnym momencie, kontaktując się z koordynatorem Grupy ZF ds. ochrony danych (patrz sekcja III powyżej): prawo dostępu do Danych Osobowych, ich sprostowania i usunięcia; prawo do ograniczenia przetwarzania; prawo do przenoszenia danych w obowiązującym zakresie; prawo do cofnięcia zgody w przypadku, gdy przetwarzanie wymaga zgody; prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. XI. Zgodność z niniejszą Informacją oraz informacje kontaktowe Monitorowanie i zapewnienie zgodności przetwarzania Danych Osobowych w ramach ZF z niniejszą Informacją oraz z obowiązującymi przepisami i regulacjami dotyczącymi ochrony danych należy do obowiązków koordynatora Grupy ZF ds. ochrony danych oraz, w stosownych przypadkach, lokalnego IOD. Mogą Państwo kontaktować się z koordynatorem Grupy ZF ds. ochrony danych we wszelkich kwestiach związanych z przetwarzaniem Państwa Danych Osobowych, jak również w celu skorzystania z przysługujących Państwu praw, o których mowa powyżej. 5

6 XII. Postanowienia różne Niniejsza Informacja będzie obowiązywać od dnia i będzie mieć zastosowanie do ZF (w sekcji I znajduje się dokładna definicja zakresu). Niniejsza Informacja może być okresowo zmieniana i poprawiana; wszelkie zmiany zostaną przekazane do wiadomości w odpowiedni sposób. ZF może dostosowywać tekst niniejszej Informacji wyłącznie w celu zapewnienia zgodności z lokalnymi przepisami za pomocą uzupełnienia dołączonego do niniejszej Informacji. W przypadku jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy niniejszą Informacją a konkretnym uzupełnieniem lokalnym, dokonanym zgodnie z lokalnymi przepisami, nadrzędną moc będzie mieć uzupełnienie. 6

7 Załącznik 1 nazwa adres Numer telefonu Alfaro Brakes S.L.U. Poligono Industrial del Pilar Calli Azagra No Alfaro Hiszpania Autocruise S.A.S. ZAC Technolpole Brest Iroise Secteur de la Pointe de Diable Plouzané Automotive Holdings (Spain) S.L.U. Camino del Caramuxo Vigo Hiszpania Automotive Holdings (UK) Limited Stratford Road Technical Centre, West B90 4AX Shirley Compagnie Financière de ZF SAS Boulevard Pierre Desgranges Andrézieux-Bouthéon Dalphi Metal Espana, S.A. Parque Tecnologico de Boecillo Avda. Francisco Valles, Parcela Boecillo (Valladolid Hiszpania Eurofren Systems S.L.U. Calle A Poligono Industrial Mutliva Baja Hiszpania fka Forschungsgesellschaft Steinbachstraße 7 Kraftfahrwesen mit beschränkter Aachen Haftung, Aachen FORINA GmbH & Co. KG Emil-Riedl-Weg Pullach i. Isartal FTU Beteiligungsverwaltung GmbH Cherrystraße Auerbach

8 GAT - Gesellschaft für Antriebstechnik Konrad-Zuse-Straße 3 mbh Alsdorf ID Information Systems Limited Stratford Road Technical Centre, West B90 4AX Shirley Ing. Tsetinis Beratungs GmbH Kellau Kuchl Austria Lemförder Electronic GmbH Von dem Bussche-Münch- Straße Espelkamp Lommelpark NV Molsekiezel Lommel Belgia Lucas Automotive GmbH Carl-Spaeter-Straße Koblenz Lucas Automotive Carl-Spaeter-Straße 8 Grundstücksverwaltungs AG & Co. KG Koblenz Lucas Industries Limited Stratford Road Technical Centre, West B90 4AX Shirley Lucas Varity GmbH Carl-Spaeter-Straße Koblenz Lucas Varity Grundstücksverwaltungs AG Carl-Spaeter-Straße 8 & Co. KG Koblenz LucasVarity Stratford Road Technical Centre, West B90 4AX Shirley

9 Midwest Lemförder Limited PO Box 35 Wednesbury, West WS10 8BH Darlaston Openmatics s.r.o. Podĕbradova 2842/ Pilsen Czechy Roadster Automotive B.V. Office 9.08, Kingsfordweg , 1043 GR Amsterdam Safebag - Industria Componentes de Casal dos Santos-Fornelos Seguranca Automovel S.A Ponte de Lima Portugalia Safe-Life-Industria de Componentes de Zona Industrial da Gemieira Seguranca Automovel S.A Ponte de Lima Portugalia Société de Gestion Brézin SARL Boulevard Pierre Desgranges Andrézieux-Bouthéon TRW Airbag Systems GmbH Wernher-von-Braun-Straße Aschau am Inn TRW Airbag Systems Wernher-von-Braun-Straße Grundstücksverwaltungs AG & Co. KG Aschau am Inn TRW Airbag Systems SRL Strada Stefan cel Mare Street Constructia C Romesmarkt Rumunia TRW Auto B.V. Office 9.08, Kingsfordweg , 1043 GR Amsterdam TRW Automotive (Slovakia) s.r.o. Trencianska 2571/ Nove Mesto nad Vahom Slowacja TRW Automotive Bonneval S.A.S. Le Clos Aux Moines Bonneval TRW Automotive Czech s.r.o Na Roli

10 Jablonec nad Nisou Czechy TRW Automotive Distribution France Rue du General Leclerc 1 S.A.S. Le Linea Puteaux TRW Automotive Electronics & Freiligrathstraße Components Grundstücksverwaltungs Jan 00 Schalke-Nord AG & Co. KG Gelsenkirchen TRW Automotive Espana S.L.U. Termino del Ombatillo Corella Hiszpania TRW Automotive GmbH Industriestraße Alfdorf TRW Automotive Industriestraße 20 Grundstücksverwaltungs AG & Co. KG Alfdorf TRW Automotive Holding GmbH & Co. Industriestraße 20 KG Alfdorf TRW Automotive Holding Italia S.r.l. Strada del Portone Turin Włochy TRW Automotive Holding Verwaltungs Industriestraße 20 GmbH Alfdorf TRW Automotive Holdings (France) SAS Rue du General Leclerc 1 Le Linea Puteaux TRW Automotive Italia s.r.l. Via Donizetti Assago (Milan) Włochy TRW Automotive Portugal Lda Centro Empresarial de Talaíde Estrada Octávio Pato Lisbon Portugalia TRW Automotive Safety Systems GmbH Hefner-Alteneck Straße Aschaffenburg

11 TRW Automotive Safety Systems Hefner-Alteneck Straße 11 Grundstücksverwaltungs AG & Co. KG Aschaffenburg TRW Automotive Safety Systems SRL Strada Macin Temeswar Rumunia TRW Automotive Sweden AB Kikkejaur Arvidsjaur Szwecja TRW Braking Systems Polska Sp. z o.o. Ulica Leonarda da Vinci Gliwice Polska TRW Coőperatief W.A. Office 9.08, Kingsfordweg 151, 1043 GR Amsterdam TRW Deutschland Holding GmbH Carl-Spaeter-Straße Koblenz TRW International Holdings B.V. Office 9.08, Kingsfordweg 151, 1043 GR Amsterdam TRW KFZ Ausrüstung GmbH Rudolf-Diesel-Straße Neuwied TRW Limited Stratford Road Technical Centre, West B90 4AX Shirley TRW Logistic Services GmbH Im Häsfeld Überherrn TRW LucasVarity Limited Stratford Road Technical Centre, West B90 4AX Shirley TRW PARIS SAS Rue du General Leclerc 1 Le Linea Puteaux

12 TRW Polska Sp. z o.o. Ulica Rolnicza Czestochowa Polska TRW Receivables Finance GmbH Frankfurter Straße Eschborn TRW Steering Systems Poland Sp. z o.o. Ulica Slowackiego Czechowice-Dziedzice Polen TRW Systemes de Freinage S.A.S. Avenue de la Gare Bouzonville TRW Systems Limited Stratford Road Technical Centre, West B90 4AX Shirley TRW U.K. Limited Stratford Road Technical Centre, West B90 4AX Shirley TRW-Carr s.r.o. Hlavenec Hlavenec Czechy Tsetinis Tooling GmbH Hertzstraße Karlsruhe ZF Asia B.V. Office 9.08, Kingsfordweg 151, 1043 GR Amsterdam ZF Asia-Pacific Holding GmbH Löwentaler Straße 20 ZF Aurelia GmbH Löwentaler Straße 20 ZF Auslandsverwaltungs GmbH Löwentaler Straße

13 ZF Bouthéon SAS Boulevard Pierre Desgranges Andrézieux-Bouthéon ZF Cassiopeia GmbH Löwentaler Straße 20 ZF Chassis Systems Žatec s. r. o. Bedricha Smetany 167/2 Innere Stadt Pilsen Czechy ZF Danmark ApS Taastrupgaardsvej Tåstrup Dania ZF Electronics Klášterec s.r.o. Osvobozená Klásterec nad Ohrí Czechy ZF Engineering Plzeň s.r.o. Univerzitní 1159/ Pilsen Czechy ZF Europa Beteiligungs GmbH Löwentaler Straße 20 ZF Europe B.V. Office 9.08, Kingsfordweg 151, 1043 GR Amsterdam ZF Friedrichshafen AG Löwentaler Straße 20 ZF Gastronomie Service GmbH Ehlersstraße 50 ZF Getriebe Brandenburg GmbH Caasmannstraße Brandenburg ZF Gusstechnologie GmbH Nopitschstraße Nürnberg ZF Holding Austria GmbH Schönauerstraße Steyr Austria

14 ZF Holdings B.V. Office 9.08, Kingsfordweg , 1043 GR Amsterdam ZF Hungária Ipari és Kereskedelmi Kistályai út Korlátolt Felelösségú Társaság 3300 Eger Węgry ZF Industrieantriebe Witten GmbH Mannesmannstraße Witten ZF Insurance Management GmbH Ehlersstraße 50 ZF International B.V. Distributieweg EG Delfgauw ZF Italia S.r.l. Via Donizetti Assago Włochy ZF Lemförder Achssysteme Ges.m.b.H. Parkring Lebring Austria ZF Lemförder Facility Management Alter Bahndamm GmbH Lemförde ZF Lemförder Métal France S.A.S. Rue Pascal Zone Industrielle Sainte Agathe Florange ZF Lemförder TVA, S.A.U. Zeharkalea Ctra. Mallabia, Polígono Industrial Urtía Ermua Hiszpania ZF Lemforder UK Limited PO Box Wednesbury, West WS10 8BH Darlaston ZF Luftfahrttechnik GmbH Flugplatzstraße Calden ZF Marine Krimpen BV Zaag

15 2931 LD Krimpen aan de Lek ZF NewCO II GmbH Löwentaler Straße 20 ZF Nürnberg Trading and Asset GmbH & Nopitschstraße 71 Co. KG Nürnberg ZF Österreich Gesellschaft m.b.h. Carlbergergasse Wien Austria ZF Padova S.r.l. Via Penghe 48 Caselle Selvazzano Dentro Włochy ZF RACE ENGINEERING GmbH Ernst-Sachs-Straße 62 Tor Schweinfurt ZF Sachs España S.A. (Sociedad Barrio Aretxalde 130 Unipersonal) Lezama Hiszpania ZF Sachs Italia S.p.A. Via Sestriere 28/ Candiolo Włochy ZF Services Belgium N.V.- SA Antoon Van Osslaan 1 B26 Industriezone Galilei 1120 Brüssel Belgia ZF Services España, S.L.U. Calle Sant Esteve Sant Cugat del Vallès Hiszpania ZF Services France S.A.S. Rue Henri Poincaré Antony ZF Services Nederland B.V. Distributieweg EG Delfgauw ZF Services Portugal, Unipessoal Lda. Quinta do Carmo Lote

16 Sacavém Portugalia ZF Services UK Limited Abbeyfield Road Lenton Industrial Estate NG7 2SX Nottingham ZF Slovakia a.s. Strojárenská Trnava Slowacja ZF South America Holdings B.V. Office 9.08, Kingsfordweg 151, 1043 GR Amsterdam ZF Staňkov s.r.o. Ohucov Stankov Czechy ZF Steyr Ges.m.b.H. Schönauerstraße Steyr Austria ZF Steyr Präzisionstechnik GmbH Schönauerstraße Steyr Austria ZF Wind Power Antwerpen NV Gerard Mercatorstraat Lommel Belgia Zukunft Mobility GmbH Ruppertswies Kösching Zukunft Ventures GmbH Graf-von-Soden-Platz 1 Empfang