Motywacja a system ocen okresowych pracownika Motivation and the temporary assessments system of the employee

Transkrypt

1 Zeszyty Naukowe UNIWERSYTETU PRZYRODNICZO-HUMANISTYCZNEGO w SIEDLCACH Nr 90 Seria: Administracja i Zarz dzanie 2011 dr Zbigniew Ciekanowski Prywatna Wy sza Szko a Biznesu, Administracji i Technik Komputerowych w Warszawie Motywacja a system ocen okresowych pracownika Motivation and the temporary assessments system of the employee Streszczenie: Systemy oceny pracowników i motywowanie s jednymi z wielu elementów zarz dzania personelem w organizacji. Systemy ocen okresowych pracowników, coraz cz ciej s stosowane w organizacjach, jako ujednolicone i sformalizowane procedury, które s u zwi kszeniu obiektywno ci opinii wyra anych na temat efektywno ci i postaw ocenianych osób. W artykule przedstawiono znaczenie systemu ocen okresowych pracownika w procesie motywowania. Abstract: Assessment systems of employees and motivating are ones among many of elements of managing the staff in the organization. Temorary assessments systems of employees are more and more often applied as standardized and formalised procedures in organizations which serve increasing the objectivity of opinion of expressed about the effectiveness and attitudes assessed persons. In the article meaning of the system of term assessments of the employee was described in the process of motivating. Wprowadzenie Osi ganie istotnych rezultatów pracy i dzia alno ci zale y w du ej mierze od motywacji dzia ania. W teorii kierowania zespo ami ludzkimi formu uje si tez, e przydatno zawodowa pracownika, mierzona tym, co wnosi on w rozwój organizacji, jest funkcj jego kwalifikacji i motywacji. Wielu stawia sobie pytanie, co w a ciwie motywuje pracowników do dzia ania, jakie czynniki wp ywaj na motywacj ludzi i wreszcie, czym jest motywacja pracowników. Motywacja to ogó motywów, a motyw to przyczyna, dla której cz owiek zachowuje si w okre lony sposób. Motywacja pracownika to ch dokonania wszelkich stara dla osi gni cia zamierzonych celów lub inaczej motywacja to si a, która wywo uje, kierunkuje i podtrzymuje zachowania ludzi 1. Niejednokrotnie motywacja rozumiana jest jako zespó czynników uruchamiaj cych celowe dzia anie, jako proces po rednicz cy lub wewn trzny stan organizmu, pobudzaj cy lub daj cy nap d do dzia ania. Takie rozumienie pozwala s dzi, e ludzie, którzy maj motywacj, wk adaj wi kszy wy- 1 A. Sajkiewicz (red.), Zasoby ludzkie w firmie. Organizacja kierowanie ekonomika. Podr cznik, Warszawa 2000, s. 199.

2 128 Z. Ciekanowski si ek w osi ganie czego, ni ci, którym jej brakuje. Zatem mo na stwierdzi, e motywacja jest to ch zrobienia czego 2. Motywacja zwi zana jest z postaw pracownika. Pracownik, który b dzie mia siln motywacj, b dzie równie mia okre lony system warto ci, co chcia by osi gn, czyli okre li sobie cel, do którego chcia by d y. A wi c proces motywacji rozpoczyna si z chwil u wiadomienia sobie poczucia niespe nienia. Motywacj mo na pobudza poprzez tworzenie warunków umo liwiaj cych urzeczywistnienie celów pracownika lub zagra aj c temu, co cz owiek osi gn. Wyró niamy dwa rodzaje motywacji 3 : motywacj negatywn opiera si na obawie (l ku), która pobudza do pracy przez stwarzanie poczucia zagro enia jak np. gro ba utraty cz ci zarobków w razie gorszego wykonania zada, zagro enia nagan, obni eniem uznania, przesuni ciem do pracy mniej p atnej czy o mniejszym presti u; motywacja pozytywna natomiast polega na stwarzaniu pracownikowi perspektyw coraz lepszego urzeczywistnienia jego celów w miar spe niania oczekiwa pracodawcy, jak np. osi gni cie wy szych zarobków, stanowiska, wi kszej samodzielno ci, wyjazd do pracy za granic itp. Celem oddzia ywania motywacyjnego, jest nie tylko zach canie pracowników do podejmowania w a ciwych zachowa oraz unikania zachowa niekorzystnych dla organizacji, ale i wyzwalanie twórczego potencja u pracowników. Celu tego nie da si osi gn oddzia uj c na ludzi za pomoc polece, limitów. Oddzia ywanie poprzez stwarzanie zagro enia (kary, gro ba zwolnienia) lub poprzez proste bod ce ekonomiczne np. jednokwotowa podwy ka stawek p ac, na pewno b dzie nieskuteczne. Istot systemu motywacyjnego jest inspirowanie pracowników do osi gni w przeciwie stwie do tradycyjnie podejmowanego motywowania, jako pobudzania pracowników do efektywnego wykonywania zada 4. A motywowanie jest procesem wiadomego i celowego oddzia ywania na motywy post powania ludzi, przez stwarzanie odpowiednich rodków i mo liwo ci realizacji ich systemów i oczekiwa dla osi gni cia celów motywacyjnych. Czynniki i instrumenty kszta tuj ce motywacj Menad erowie dysponuj licznymi rodkami wp ywania na zaanga owanie pracownika, czyli pobudzania i utrwalania indywidualnych motywacji. Ogólnie mo na je podzieli na trzy grupy 5 : rodki przymusu; rodki zach ty; rodki perswazji. 2 Zbigniew ciborek, Ludzie cenny kapita organizacji, Wydawnictwo Adam Marsza ek, Toru 2004, s Józef Penc, Motywowanie w zarz dzaniu, Wydawnictwo Profesjonalnej Szko y Biznesu, Kraków 2000, s A. Sajkiewicz (red.), Zasoby ludzkie w Firmie. Organizacja kierowanie ekonomika. Podr cznik, Warszawa 2000, s Tam e, s Seria: Administracja i Zarz dzanie (17)2011 ZN nr 90

3 Motywacja a system ocen okresowych pracownika 129 Motywacj kszta tuje wiele czynników, które rozdzielono na czynniki zewn trzne i wewn trzne. Czynniki zewn trzne mog wywiera natychmiastowy wp yw na zachowanie pracownika np. podwy ka p ac czy awans, poczucie bezpiecze stwa, jednak nie musz by d ugotrwa e. Natomiast czynniki wewn trzne, np. zwi kszona samodzielno, mo liwo rozwoju, uznanie, s bardziej d ugotrwa e. Czynnikom pobudzaj cym i utrwalaj cym motywacj w toku pracy odpowiadaj ró norodne instrumenty motywacyjne. Instrumenty te mo emy podzieli na trzy grupy. S to 6 : wynagrodzenia (np. premie, nagrody, zasady podwy ek, udzia w zysku); benefisy (np. dodatkowe wiadczenia medyczne, ubezpieczenia, samochody s u bowe); motywatory pozafinansowe (np. tre pracy, system kierowania karier, oceny okresowe, system komunikacji wewn trznej, styl kierowania, pochwa y i krytyka). Celowo stworzony w formie uk ad, b d cy kompozycj ró nych instrumentów, tworzy w a nie system motywacyjny. Tworz c system motywacyjny nie mo na pomin charakterystycznego dla pracy oddzia ywania - wtedy, gdy stwarza si pracownikowi mo liwo osobistych osi gni, zdobycia uznania i presti u, gdy dostarcza si mu mo liwo rozwoju. Ocena pracownika i motywacja jako elementy funkcji personalnej Funkcja personalna obejmuje ca okszta t spraw dotycz cych ludzi w organizacji np. ich pozyskiwania, gospodarowania nimi, ich rozwoju zawodowego 7. W ramach funkcji personalnej wyst puj czynno ci o charakterze wykonawczym i regulacyjnym. Czynno ci regulacyjne okre la si mianem zarz dzania personelem lub kadrami. Ludzie s cennym kapita em organizacji i spe niaj istotn rol w procesie funkcjonowania organizacji. Ich rola we wspó czesnej organizacji jest ogromna. Ludzie wchodz c do organizacji wnosz do niej swoje zdolno ci, umiej tno ci, sprawno ci i mo liwo ci rozwoju. Sukcesy organizacji zale od konstruktywnego wykorzystania kwalifikacji, umiej tno ci i motywacji ludzi do lepszej pracy, zmian i post pu. Posiadanie przez pracowników odpowiednich kompetencji, czyli: wiedzy, umiej tno ci, motywacji, jest r kojmi osi gania dobrych efektów w ró nych zmiennych sytuacjach. Nale y podkre li, e kompetencje pracowników s najcenniejszym kapita em organizacji, a zadaniem procesów personalnych jest nie tylko pozyskiwanie, ocena i planowanie rozwoju pracowników ale przede wszystkim dostosowanie posiadanych przez nich kom- 6 Tam e, s H. Król, A. Ludwiczy ski (red. nauk.), Zarz dzanie zasobami ludzkimi. Tworzenie kapita u ludzkiego organizacji, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2006, s. 34. ZN nr 90 Seria: Administracja i Zarz dzanie (17)2011

4 130 Z. Ciekanowski petencji do potrzeb organizacji oraz wykorzystanie ich zgodnie z tymi potrzebami 8. Systemy oceny pracowników i motywowanie s jednymi z wielu elementów funkcji personalnej. Proces motywowania pracowników, aby by skuteczny, nie mo e ogranicza si wy cznie do sfery p ac i bod ców finansowych. Powinien on obejmowa ca y kompleks starannie przemy lanych zach t, dostosowanych do oczekiwa i systemu warto ci cz onków danej organizacji. Wymaga wi c systemowego podej cia, stworzenia w organizacji zespo u spójnych i wzajemnie si wspomagaj cych rodków. Nowocze nie zaprojektowany system motywacyjny, wspieraj cy efektywne zarz dzanie personelem w organizacji, powinien zawiera mi dzy innymi nast puj ce elementy: rozpoznanie kwalifikacji, zainteresowa, potrzeb i aspiracji pracowników, aby lepiej dobra i dostosowa charakter wykonywanej przez nich pracy do ich predyspozycji oraz stworzy im cie k rozwoju kariery; skuteczny, wszechstronny przep yw informacji oraz organizowanie pracy tak, aby zapewni zatrudnionym mo liwo wiadomego i zaanga owanego uczestnictwa w przedsi wzi ciach firmy, dzi ki rozumieniu wspó zale no ci efektów ich pracy np. z prac kolegów czy wymaganiami klientów; wyznaczanie zada i ustalenie sposobu oceny efektywno ci ich wykonania tak, aby umo liwi pracownikom zarówno samokontrol osi ganych post pów, jak i rzetelne uwzgl dnianie ich jednostkowego wk adu pracy przy naliczaniu wynagrodze ; ustalanie podstawowej p acy oraz ruchomych jej elementów, uzale nionych od konkretnych wyników, dodatkowego wysi ku lub inwencji wykazanej przez pracownika; korzystanie z bogatej gamy bod ców pozap acowych, zw aszcza zwi zanych z mo liwo ci awansu, poszerzania kompetencji, a tak- e kszta towaniem korzystnych stosunków mi dzyludzkich i pog bianiem wi zi emocjonalnej pracowników z organizacj ; oceny okresowe pracowników, s u ce ich rozwojowi, okre laniu potrzeb szkoleniowych oraz efektywnemu wykorzystaniu kompetencji i zainteresowa zatrudnionych osób dla dobra organizacji, Bior c pod uwag powy sze elementy mo emy uzna, e ich realizacja w najwi kszym stopniu b dzie mo liwa w organizacji dzi ki wdro eniu skrojonego na miar, czyli zaprojektowanego specjalnie dla konkretnej organizacji i tworz cych j ludzi, nowoczesnego Systemu Ocen Okresowych Pracowników. Narz dzie to, dzi ki swej specyfice i celom, pozwala na uzyskanie wielu cennych dla organizacji informacji z zakresu controllingu personalnego, niezb dnych dla efektywnej realizacji procesu motywowania. 8 M. Sikor-Rz dcowska, Kompetencje po yteczna moda. Personel i Zarz dzanie 2006, Nr 2, s Seria: Administracja i Zarz dzanie (17)2011 ZN nr 90

5 Motywacja a system ocen okresowych pracownika 131 Ocenianie jest zwi zane z funkcjonowaniem cz owieka w zespole. Ocena ta mo e mie charakter sformalizowany (SOOP - System Ocen Okresowych Pracowników) i/lub nieformalny, wynikaj cy z okre lonych relacji mi dzyludzkich w organizacji. Nawet je li w organizacji brakuje formalnego systemu ocen, to i tak ka dy pracownik podlega nieformalnym, intuicyjnym ocenom prze o onych, podw adnych, wspó pracowników oraz w asnej samoocenie. Nowoczesne systemy ocen okresowych pracowników (SOOP) coraz cz ciej s stosowane w organizacjach jako ujednolicone i sformalizowane procedury, które s u zwi kszeniu obiektywno ci opinii wyra anych na temat efektywno ci i postaw ocenianych osób. Procedury te sprawiaj, e sprawiedliwa ocena okresowa, odnosz ca si do konkretnych kryteriów, staje si rzeczywi cie u ytecznym sposobem motywowania ludzi do lepszej pracy, mobilizowania ich do rzetelnego wykonywania obowi zków, rozwijania w asnego potencja u i pokonywania pojawiaj cych si w pracy trudno ci, a jednocze nie nie krzywdzi a niesprawiedliwymi i nieuprawnionymi os dami. Wiadomym jest, e pracownicy nie lubi by oceniani, poniewa niesie to za sob napi cie i stres. Jednak e z oceny pracownika p yn niew tpliwie korzy ci dla ocenianego, które nie zawsze maj miejsce w codziennej pracy. Mog to by : otrzymanie informacji zwrotnej o efektach pracy, oczekiwaniach prze o onego oraz o w asnych mocnych i s abych stronach; zdobycie informacji o mo liwo ciach i sposobach doskonalenia efektów pracy, mo liwo wymiany pogl dów i opinii na temat pracy; szansa na rozwi zanie trudno ci zawodowych; uzgodnienie w asnych potrzeb zwi zanych z prac (np. szkolenia, warunki pracy),zmiana (poprawa) relacji z prze o onym. Ocena pracowników mo e by pomocna w bardzo wielu sytuacjach. Wyniki analizy jako ci pracy wykonywanej przez ludzi s nieocenione podczas ustalania warto ci wynagrodze lub wyznaczania pracowników, którzy zas u yli na awans. A to s czynniki motywuj ce. Uzyskane oceny wp ywaj na wizerunek pracownika wykreowany przez d u szy czas. Ich wyniki s swego rodzaju argumentami do si gni cia po rodki motywuj ce. Mog to by rodki zwi zane nie tylko z nagrodami. Uzyskanie oceny negatywnej powoduje z jednej strony kar a z drugiej strony jest to rodek motywacyjny, by si poprawi w nast pnym okresie, by uzyskiwa lepsze wyniki pracy w przysz o ci. W takiej sytuacji niezwykle istotna jest postawa kierownika, jego umiej tno ci przekonania pracownika o mo liwo ciach i konieczno ci stopniowego wyeliminowania niedoci gni. Kierownik powinien inspirowa i wesprze rozwój pracownika, wytworzy w nim zaufanie i wiar we w asne si y, ale co najwa niejsze spowodowa poznanie jego s abych stron 9. Po czenie systemu ocen okresowych z systemem motywacyjnym postrzegany jest jako system naczy po czonych, gdzie ocena wyników pra- 9 A. Sajkiewicz (red.), Zasoby ludzkie w firmie. Organizacja kierowanie ekonomika. Podr cznik, Warszawa 2000, s ZN nr 90 Seria: Administracja i Zarz dzanie (17)2011

6 132 Z. Ciekanowski cy jest jedn z najbardziej zaawansowanych funkcji zarz dzania zasobami ludzkimi, cz c zagadnienia wynagrodzenia, szkolenia i rozwoju pracowników, a wi c czynników motywacyjnych. Dokonywanie ocen okresowych wp ywa pozytywnie na kszta towanie relacji prze o ony pracownik, gdy stwarza mo liwo porównania i konfrontacji oczekiwa obu stron. W wyniku oceny pracownik uzyskuje informacj, co, z punktu widzenia potrzeb organizacji, jest jego mocn stron, a co s ab i wymagaj c poprawy. Powinno to motywowa ocenianego do dalszego rozwoju zawodowego, gdy stwarza mo liwo 10 identyfikacji potrzeb szkoleniowych, a w d u szym horyzoncie czasowym zaplanowania kariery zawodowej. Podstaw racjonalnie prowadzonej polityki personalnej organizacji jest dok adna wiedza o stanie zasobów ludzkich, czyli posiadanie informacji o wiedzy, umiej tno ciach, mo liwo ciach i wynikach pracy w asnych pracowników. Znajomo efektów pracy i potencja u tkwi cym w zasobach ludzkich organizacji jest mo liwa przede wszystkim dzi ki efektywnie przeprowadzanym ocenom okresowym, których wyniki s pomocne w zarz dzaniu zasobami, zgodnie z mo liwo ciami pracowników i stosowanie do potrzeb organizacji 11. Podsumowuj c, nale y stwierdzi, i ocena okresowa pracowników i motywacja pozostaj w po czeniu jako elementy funkcji personalnej. Okresowa ocena osi gni pracowników jest postrzegana w praktyce jako istotny element zarz dzania zasobami ludzkimi, a jej kszta t, jak równie sposoby wykorzystywania wyników, w du ej mierze zale od strategii zarz dzania kultury i tradycji obowi zuj cej w organizacji. Profesjonalna, zobiektywizowana ocena wyników pracy jest skomplikowanym, czasem konfliktogennym procesem. Dlatego wymaga dobrego przygotowania i du ej odpowiedzialno ci ze strony kierownictwa. Powstaje zatem pytanie, jak dokonywa oceny, aby sta a si ona trwa ym elementem kultury organizacji, uznanym i akceptowanym przez pracowników, jako istotna pomoc w ich rozwoju zawodowym oraz mechanizm wspomagaj cy efektywno i jako pracy 12. Oceny pracownicze maj decyduj ce znaczenie dla racjonalnej polityki personalnej, bowiem ka da decyzja personalna, dotycz ca konkretnego pracownika w zale no ci od potrzeb organizacji, powinna by poprzedzona ocen jego wiedzy, umiej tno ci, zdolno ci, postaw czy te efektów pracy 13. Dla pracownika bardzo wa na jest ocena okresowa, bowiem dostarcza, informacji jak prze o ony ocenia jego prac, jego stosunek do pracy, zachowania. Informacja o wynikach oceny okresowej pracownika motywuje pracownika do zwi kszenia efektywno ci wykonywania zada w przysz o ci. W wyniku oceny pracownik uzyskuje informacj, co jest jego mocn stron, a co s ab i wymagaj c poprawy. Ocena okresowa powinna motywowa ocenianego pracownika do jego dalszego rozwoju zawodowego, 10 Henryk Król, Antoni Ludwiczy ski (red. nauk.), Zarz dzanie zasobami ludzkimi. Tworzenie kapita u ludzkiego organizacji, s Tam e, s Alicja Sajkiewicz (red.), Zasoby ludzkie w firmie. Organizacja kierowanie ekonomika. Podr cznik, Warszawa 2000, s Henryk Król, Antoni Ludwiczy ski (red. nauk.), Zarz dzanie zasobami ludzkimi. Tworzenie kapita u ludzkiego organizacji, s. 31. Seria: Administracja i Zarz dzanie (17)2011 ZN nr 90

7 Motywacja a system ocen okresowych pracownika 133 gdy stwarza mo liwo identyfikacji potrzeb szkoleniowych, w przysz o ci do zaplanowania kariery zawodowej. Podsumowanie Ocena okresowa pracowników wp ywa na motywacj, poprzez rozwój doskonalenia zawodowego, awansów, nagród uznaniowych. Dobra motywacja polega na stosowaniu odpowiednich zach t, uwzgl dniaj c indywidualne cechy i predyspozycje pracownika. Dlatego wa na jest ocena okresowa pracowników, bowiem na postawie jej wyników mo na zastosowa czynniki systemu motywacyjnego. Ocena pracowników przydaje si tak e do planowania cie ki rozwojowej najbardziej znacz cych kierowników i specjalistów. Przede wszystkim jednak sprawdzanie kompetencji, sumienno ci i motywacji pracowników przynosi rezultaty wtedy, gdy chcemy zdiagnozowa aktualny stopie efektywno ci pracy zatrudnionych osób. Dzi ki otrzymanej w ten sposób ocenie mo na podj odpowiednie kroki maj ce na celu polepszenie wyników pracy mog to by kursy, szkolenia lub dodatki motywacyjne. Dla pracownika bardzo wa na jest ocena okresowa, bowiem dostarcza, informacji jak prze o ony ocenia jego prac, jego stosunek do pracy, zachowania. Informacja o wynikach oceny okresowej pracownika motywuje pracownika do zwi kszenia efektywno ci wykonywania zada w przysz o ci. W wyniku oceny pracownik uzyskuje informacj, co jest jego mocn stron, a co s ab i wymagaj c poprawy. Ocena okresowa powinna motywowa ocenianego pracownika do jego dalszego rozwoju zawodowego, gdy stwarza mo liwo identyfikacji potrzeb szkoleniowych, w przysz o ci do zaplanowania kariery zawodowej. Bibliografia Ko cielnik A., Motywowanie przez ocen. Personel i Zarz dzanie nr 6/2006. Król H., Ludwikowski A., Zarz dzanie zasobami ludzkimi. Tworzenie kapita u ludzkiego, PWN, Warszawa Penc J., Motywowanie w zarz dzaniu. Wydawnictwo Profesjonalnej Szko y Biznesu, Kraków Pocztowski A., Zarz dzanie Zasobami Ludzkimi, Strategie procesy metody. PWE, Warszawa Sajkiewicz A., Zasoby ludzkie w firmie. Organizacja kierowanie ekonomia. Podr cznik, Warszawa Sikor-Rz dkowska M., Kompetencje po yteczna moda. Personel i Zarz dzanie nr 2/2006. ciborek Zb., Ludzie cenny kapita organizacji. Wydawnictwo Adam Marsza- ek, Toru ZN nr 90 Seria: Administracja i Zarz dzanie (17)2011

8 134 Z. Ciekanowski Seria: Administracja i Zarz dzanie (17)2011 ZN nr 90