WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 28 maja 2014 r. Pan Wiesław Ziółkowski Burmistrz Gminy i Miasta Lubomierz WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 28 maja 2014 r. NK-KE IG Pan Wiesław Ziółkowski Burmistrz Gminy i Miasta Lubomierz WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach 2-4 kwietnia 2014 r., na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. Nr 185 poz. 1092) oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.), a także na podstawie imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 21 marca 2014 r. nr NK-KE IG, NK- KE IG, NK-KE IG zespół kontrolny pracownicy Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie: Iwona Gęsiak starszy inspektor wojewódzki (przewodnicząca zespołu kontrolnego), Katarzyna Lipke inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego), Iga Jaworska inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego), przeprowadził w Urzędzie Gminy i Miasta Lubomierz (zwanym dalej Urzędem), z siedzibą Plac Wolności 1, Lubomierz kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej polegających na: - prowadzeniu spraw dotyczących dowodów osobistych oraz ewidencji ludności na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm., zwanej dalej u.e.l.d.o.), - rejestracji zdarzeń stanu cywilnego ma podstawie ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz z późn. zm., zwanej dalej p.o.a.s.c.), - prowadzeniu spraw dotyczących zmiany imienia i/lub nazwiska na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414, zwanej dalej z.i.i.n.). Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Dolnośląskiego w dniu 20 grudnia 2013 r. okresowym planem kontroli na I półrocze 2014 r. nr NK-KE MJ. Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów: I. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie ewidencji ludności, tj.: 1. wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 2. terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 3. udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 1

2 4. wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art.47 ust. 2 u.e.l.d.o, 5. terminowości prowadzenia postępowań na podstawie art. 15 ust. 2 lub art.47 ust. 2 u.e.l.d.o, 6. kompletności gminnego zbioru meldunkowego. II. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie dowodów osobistych, tj.: 1. wydawania dowodów osobistych, 2. prowadzenia ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym, 3. aktualizowania ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych. III. ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji zdarzeń stanu cywilnego, tj.: 1. postępowań administracyjnych prowadzonych na podstawie art. 28,36,73 p.o.a.s.c. oraz rozporządzenia wykonawczego do tej ustawy, 2. sporządzania aktu na podstawie decyzji administracyjnych oraz dokonywanie innych wpisów w rubryce wzmianki dodatkowe, 3. przechowywania ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC. IV. ustawy z dnia z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska, tj.: 1. postępowań administracyjnych prowadzonych na podstawie ww. ustawy, 2. terminowość wydawania decyzji w sprawie zmiany imienia i/lub nazwiska, 3. zawiadamianie we właściwej formie o zmianie imienia i/lub nazwiska. Okres objęty kontrolą: - od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli. Funkcję kierownika Urzędu sprawuje Pan Wiesław Ziółkowski Burmistrz Gminy i Miasta Lubomierz, który piastował niniejsze stanowisko w całym okresie objętym kontrolą. W toku kontroli osobą udzielającą wyjaśnień była: - Pani Mariola Laskowska Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Lubomierzu, - Pani Anna Beata Sztuba, podinspektor ds. dowodów osobistych, ewidencji działalności gospodarczej, ochrony zdrowia i oświaty. [Dowód: akta kontroli str ] Realizację przez Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz zadań zakresu administracji rządowej należy ocenić: I. negatywnie w zakresie ewidencji ludności II. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie dowodów osobistych III. negatywnie w zakresie rejestracji stanu cywilnego IV. negatywnie w zakresie zmiany imienia i nazwiska Pismem nr NK-KE IG z dnia 13 maja 2014 r. przekazano projekt wystąpienia pokontrolnego, do którego Burmistrz Gminy i Miasta Lubomierz nie wniósł zastrzeżeń. Wobec powyższego przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne, zgodnie z dyspozycją art. 47 ustawy o kontroli w administracji rządowej. 2

3 EWIDENCJA LUDNOŚCI Wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Kontroli poddano 20 spraw dotyczących wydania zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych prowadzonych w kontrolowanym okresie (15 z 2013 r. oraz 5 z 2014 r.). Na tej podstawie stwierdzono, że wszystkie zaświadczenia zostały wydane na kompletne wnioski złożone w formie pisemnej. W dwóch sprawach dane zostały potwierdzone przez pracownika Urzędu Gminy i Miasta Lubomierz (z up. Burmistrza) Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Lubomierzu na druku E 401 (S.O , S.O ). Wobec powyższego wyjaśnić należy, iż organ gminy nie jest podmiotem uprawnionym do potwierdzania danych na drukach E 401. Od maja 2004 roku osoby pracujące w kraju Unii Europejskiej i posiadające rodzinę w Polsce mają prawo ubiegać się o świadczenia rodzinne za granicą. Taką możliwość zapewnia koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego - regulacje prawne, które uzupełniają prawo wewnętrzne danego państwa, chroniąc osoby wykonujące pracę za granicą przed utratą ochrony w zakresie zabezpieczenia społecznego. W ramach Unii Europejskiej koordynację systemów zabezpieczenia społecznego zapewniają przepisy w randze rozporządzeń Rady i Parlamentu. Natomiast w stosunkach z innymi państwami - ratyfikowane umowy dwustronne o zabezpieczeniu społecznym. Od dnia 1 maja 2010 r. obowiązuje rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. Urz. UE L 284/1 z , s. 1) oraz rozporządzenie nr 883/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. Urz. UE L 166 z , s. 1, sprostowane: Dz. Urz. UE L 200 z , s. 1). Na mocy powyższych regulacji prawnych, aby otrzymać zasiłek pierwszą czynnością, jaką należy wykonać jest udanie się do zagranicznego urzędu i złożenie wniosku o przyznanie zasiłku rodzinnego w miejscu wykonywania pracy. Po złożeniu wniosku kraj miejsca wykonywania pracy powinien wysłać droga urzędową formularze z serii E 400, do instytucji właściwej miejsca zamieszkania pozostałych członków rodziny, celem ustalenia ich sytuacji rodzinnej i zawodowej. Na marginesie dodać należy, iż od dnia 1 maja 2010 r. formularze z serii E 400 zostały zastąpione przez standardowe dokumenty elektroniczne (SED), jednak jeżeli uprawnienie do świadczeń rodzinnych powstało przed dniem wejścia w życie ww. rozporządzeń Parlamentu Europejskiego i Rady (WE), czyli przed 1 maja 2010 r. formularze serii E nadal są stosowane. Na terenie województwa dolnośląskiego w sprawach świadczeń rodzinnych instytucją właściwą do poświadczania danych na formularzach z serii E 400 jest Dolnośląski Ośrodek Polityki Społecznej we Wrocławiu (ul. Ostrowskiego 7). Poświadczenie danych następuje na podstawie dokumentów dostarczonych przez członka rodziny przebywającego na terenie kraju. W celu dokonania potwierdzenia na formularzu E 401 niezbędne dokumenty to m. in. zaświadczenie o zameldowaniu członków rodziny na terenie Polski. (vide: Wobec powyższego, mając na uwadze, iż zgodnie z art. 44g ust. 1 ustawy u.e.l.d.o. organy prowadzące zbiory meldunkowe oraz ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, na wniosek zainteresowanej osoby, są zobowiązane wydać zaświadczenie zawierające pełny odpis przetworzonych danych dotyczących tej osoby, w przywołanych sprawach organ gminy nieprawidłowo dokonał 3

4 potwierdzenia danych wszystkich osób na drukach E 401. Wobec powyższego argumentacja kierownika jednostki kontrolowanej, iż: Strony odmawiają otrzymania zaświadczeń w formie wydruku z bazy, gdyż musiałyby tłumaczyć dokument, a to są dla nich dodatkowe koszty nie znajduje uzasadnienia. Właściwe informowanie wnioskodawców oraz przestrzeganie swojej właściwości rzeczowej jest niezbędne do prawidłowej realizacji ustawowych zadań. W sprawie nr S.O organ gminy w odpowiedzi na wniosek o wydanie zaświadczenia z ewidencji ludności potwierdził dane na formularzu zatytułowanym Notatka służbowa o zmianie miejsca zamieszkania nazwiska- rachunku bankowego* W tej kwestii kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, że: potwierdzono dane osoby starszej urodzonej w 1933 r. na druku przesłanym przez ZUS Pani z pismem o potwierdzenie w UGiM ze względu na miejsce zameldowania (osoba miała dwa meldunki czasowy i stały), sprawa dot. przelewów bankowych. Bez tego poświadczenia osoba samotna nie załatwiłaby sprawy.. W aktach sprawy nie ma pisma, na które powołuje się organ kontrolowany nie sposób zatem odnieść się do jego treści. Przypomnieć jednak należy, iż zgodnie z art. 44g ust. 1 u.e.l.d.o. organ gminy jest zobowiązany wydać zaświadczenie z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Nie jest natomiast uprawniony do potwierdzenia danych na formularzach, które dostarczy wnioskodawca. Przepis art. 7 Konstytucji RP stanowi, iż organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa. Jeśli nie ma przepisu zobowiązującego organ do potwierdzenia danych na formularzu dostarczonym przez wnioskodawcę, to organ nie powinien dokonywać tej czynności. Ponadto, potwierdzenie danych na druku dostarczonym przez Zainteresowanego niesie ze sobą niebezpieczeństwo, iż organ dokona czynności niezgodnie ze swoją właściwością (rzeczową, miejscową). W przywołanej powyżej sprawie organ gminy potwierdził m. in., iż wnioskodawczyni posiada pełnomocnika, który legitymuje się dowodem osobistym o wskazanej serii i numerze. Jak wynika z dokumentów wnioskodawczyni osobiście złożyła wniosek o wydanie zaświadczenia i nie posiada pełnomocnika w przedmiotowej sprawie. Ponadto, na formularzu notatki służbowej nie został wskazany zakres pełnomocnictwa. Powyższe stanowi potwierdzenie nieprawidłowego sposobu załatwienia sprawy. Stwierdzono przypadki (S.O oraz S.O ), w których organ gminy potwierdził dane na drukach dwujęzycznych zatytułowanych Zaświadczenie: Potwierdzenie prowadzenia podwójnego gospodarstwa domowego sezonowa siła robocza ( ). W pierwszej pośród wymienionych powyżej spraw organ gminy potwierdził dane osoby trzeciej. Natomiast w sprawie nr S.O organ potwierdził dane, choć nie był w ich posiadaniu (informacja dotycząca wspólnego zamieszkiwania w domu krewnych). Ponadto wnioskodawca żądał wydania poświadczenia zameldowania wraz z numerem PESEL, danymi dowodu osobistego oraz imieniem ojca oraz datą i miejscem urodzenia. Natomiast w dwujęzycznym dokumencie zawarto następujące dane: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, adres zamieszkania, stan cywilny oraz informację dotyczącą wspólnego zamieszkiwania u krewnych. W powyższych sprawach został naruszony art. 44g ust. 1 w zw. z art. 44 a ust. 2 ustawy u.e.l.d.o. Na marginesie zauważy należy, iż w pouczeniu zawartym na druku dwujęzycznym wskazano, iż urząd miasta/gminy nie jest zobowiązany do wydania powyższego potwierdzenia. W tym przypadku można dostarczyć inne dowody potwierdzające spełnienie wymagań prowadzenia podwójnego gospodarstwa domowego. ( ). Stwierdzono, iż zaświadczenia często wydawane są dla osób trzecich, np.: S.O , S.O , S.O , S.O , S.O , S.O Zgodnie z art. 44g ust. 1 u.e.l.d.o. organy prowadzące zbiory meldunkowe oraz ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, na wniosek zainteresowanej osoby, złożony w formie pisemnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej są zobowiązane wydać zaświadczenie zawierające pełny odpis 4

5 przetworzonych danych dotyczących tej osoby. Natomiast każde inne żądanie dotyczące udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych innych osób powinno być rozpatrywane w oparciu o przepisy art. 44h u.e.l.d.o. Zatem w sytuacji, gdy podmiot wnioskuje o wydanie zaświadczenia dotyczącego danych innej osoby i nie posiada stosownego pełnomocnictwa należy odmówić wydania zaświadczenia (na podstawie art. 219 Kpa) z uwagi na brak interesu prawnego do jego uzyskania. Wobec przedstawionego stanu faktycznego i prawnego stwierdzić należy, iż w przywołanych sprawach został naruszony art. 44g u.e.l.d.o. W sprawach nr S.O , S.O organ gminy dokonał potwierdzenia na drukach dwujęzycznych o stanie rodzinnym. W obu przypadkach wnioskodawcy uzasadnili potrzebę uzyskania danych koniecznością przedłożenia dokumentu w niemieckim urzędzie skarbowym. W obu przypadkach organ gminy potwierdził dane dotyczące nie tylko dzieci, ale także współmałżonków. W aktach spraw brak stosownych pełnomocnictw. Na marginesie zauważyć należy, iż zgodnie z art. 44g ust. 1 u.e.l.d.o. organ gminy jest zobowiązany wydać zaświadczenie z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w zakresie danych wnioskodawcy. Nie jest natomiast uprawniony do potwierdzenia danych na formularzach, które dostarczy wnioskodawca, gdy przepis prawa nie nakazuje dokonania takiej czynności. (art pkt 1 Kpa) W wyniku analizy dokumentów stwierdzono, iż zaświadczenia często wydawane są niezgodnie z zakresem żądania wnioskodawcy, np.: - S.O , wnioskodawca wniósł o wydanie zaświadczenia o swoim zameldowaniu, nie wypełniając przy tym rubryki dotyczącej okresów zameldowania. Tym samym należało uznać, iż wnioskodawca nie żąda potwierdzenia okresu zameldowania. Natomiast w wydanym zaświadczeniu organ gminy wskazał m. in. datę zameldowania, - S.O wnioskodawczyni wniosła o wydanie zaświadczenia o swoim zameldowaniu pod konkretnym adresem, natomiast organ gminy wydal zaświadczenie zawierające całą historię zameldowania wnioskodawczyni wraz z okresami zameldowań, - S.O wnioskodawczyni wniosła o wydanie zaświadczenia o swoim zameldowaniu w konkretnym okresie. Jednak w wydanym zaświadczeniu wskazano inne daty zameldowania i wymeldowania, aniżeli żądała wnioskodawczyni. W tej kwestii kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, iż (..) Żądany okres zameldowania występuje w podanym. Strona podała błędny numer nieruchomości. Dokonano szczegółowego wydruku, gdyż dokument był potrzebny do ZUS.. Powyższa argumentacja nie zasługuje na uwzględnienie. W sytuacji, gdy strona wnioskuje o wydanie zaświadczenia z konkretnymi danymi, a organ nie jest w ich posiadaniu posiadane dane nie są zgodne z żądaniem strony, należy wydać postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia żądanej treści (art. 219 Kpa). Istnieje także możliwość wyjaśnienia rozbieżności na etapie składania wniosku. Z analizy akt wynika bowiem, iż strony składają podania na jednakowych formularzach przygotowanych przez organ gminy. Stawiają się zatem osobiście w siedzibie Urzędu Gminy i Miasta. Wobec powyższego istnieje możliwość wyjaśnienia rozbieżności bezpośrednio z wnioskodawcą. Ponadto stwierdzono, iż zaświadczenia podpisywane są przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Lubomierzu Pani Mariola Laskowska, która posiada upoważnienie Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz do wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (upoważnienie nr ROP-0113/U- 43/08 z dnia 26 listopada 2008 r.). Na marginesie zauważyć należy, iż w nagłówku zaświadczeń należy umieszczać oznaczenie organu gminy, a nie jego aparatu pomocniczego Urzędu Gminy i Miasta Lubomierz, gdyż zgodnie z art. 44d ust. 1 zaświadczenie z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych wydaje organ gminy. Zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt 1b ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jedn. Dz. U. z 2012 r. poz z późn. zm.) opłacie skarbowej podlega w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej wydanie na wniosek zaświadczenia. 5

6 W części II załącznika do ww. ustawy, w poz. 2 wskazano, iż stawka opłaty skarbowej za zaświadczenie zawierające pełny odpis przetworzonych danych osobowych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych wynosi 17 zł. Na podstawie kontrolowanych spraw stwierdzono, iż organ gminy sprawdzał obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej za wydanie zaświadczenia z ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Do wniosków dołączone jest potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej, a w sytuacji, gdy podanie nie podlega opłacie skarbowej na wnioskach lub wydanych zaświadczeniach na ogół umieszczana była stosowana adnotacja. Wyjątek stanowią sprawy: S.O , S.O , S.O , S.O W przedmiotowym sprawach wskazane naruszenie stanowi jedynie uchybienie formalne. Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych należy ocenić negatywnie. Terminowość załatwiania spraw dotyczących wydawania lub odmowy wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia żądanej treści z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Na analizowanych wnioskach o wydanie zaświadczenia z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych widnieją pieczęci wpływu podań do Urzędu Gminy i Miasta Lubomierz. W wyniku porównania daty z ww. pieczęci z datą wydania zaświadczeń stwierdzono, iż w 19 na 20 kontrolowanych przypadków sprawy załatwione zostały terminowo. Wyjątek stanowiła sprawa nr S.O wniosek wpłynął do siedziby organ gminy w dniu 28 stycznia 2014 r., natomiast wydano zaświadczenia o danych osób trzecich w dniu 11 lutego 2014 r. Wobec powyższego zagadnienie terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania lub odmowy wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia żądanej treści z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie. [Dowód: akta kontroli str.: ] Udostępnianie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Kontroli poddano 18 spraw dotyczących udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych prowadzonych w kontrolowanym okresie. Stwierdzono, że dane z ww. ewidencji zostały udostępnione na pisemne wnioski zainteresowanych podmiotów. W 13 skontrolowanych sprawach wnioski zostały złożone na odpowiednim formularzu (wg wzoru zgodnego z dyspozycją 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych /Dz. U. z 2008 r. Nr 214, poz z późn. zm./). W 3 przypadkach (S.O , S.O , S.O ) wnioski zostały złożone na nieobowiązującym formularzu wydanym na podstawie rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2008 r. Nr 214, poz. 1353) w brzmieniu obowiązującym do dnia 29 czerwca 2010 r. Z dniem 30 czerwca 2010 r. ww. rozporządzenie zostało zmienione rozporządzaniem Ministra Spraw Wewnętrznych 6

7 i Administracji z dnia 21 maja 2010 r. (Dz. U. z 2010 r., Nr 105, poz. 667) opublikowane w Dzienniku Ustaw z dnia 15 czerwca 2010 r. W pozostałych przypadkach wnioski zostały złożone w formie zwykłego pisma. Zgodnie z art. 44h ust. 3 ustawy u.e.l.d.o. dane jednostkowe ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia się na wniosek zainteresowanego podmiotu złożony w formie pisemnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Obowiązujący wzór wniosku o udostępnienie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych określa ww. rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. i co do zasady, niezłożenie wniosku wg wzoru określonego w tym rozporządzeniu traktować należy jako brak formalny. Mając jednak na uwadze, iż w sprawach nr: S.O , S.O oraz S.O wnioskodawca (Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Lubomierzu) wskazał wszystkie dane wymagane w obowiązującym wzorze wniosku powyższe naruszenie należy traktować jako uchybienie formalne. W sprawie nr S.O wniosek został złożony przez zastępcę Komendanta Komisariatu Policji w Gryfowie Śląskim na formularzu wniosku o udostępnienie danych ze zbioru danych osobowych, wydanym uprzednio na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych. Na wniosku znajduje się adnotacja: z uwagi na pilne zapotrzebowanie Prokuratury na materiały przyjęto wniosek do realizacji na innym niż obowiązujące druki. Niezwłocznie udostępnione ( ). Na odwrocie wniosku znajduje się potwierdzenie otrzymania odpowiedzi na wniosek (tj. dokumentów dotyczących postępowania o wymeldowanie ( )). W aktach sprawy brak odpowiedzi udzielonej wnioskodawcy. Podmiot wnioskujący wniósł o nadesłanie istotnych dokumentów i decyzji jakie zapadły w przedmiocie postępowania mającego na celu wymeldowania i na wniosek z adresu ( ) nie wskazując przy tym na konieczność pilnego udzielenia odpowiedzi. W tym miejscu stwierdzić należy, iż sprawa została błędnie zakwalifikowana. Wnioskodawca nie żądał udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, lecz wglądu w akta postępowania administracyjnego prowadzonego na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. Żądał bowiem udostępnienia dokumentów, a te nie są gromadzone w ww. ewidencjach prowadzonych w systemach teleinformatycznych (art. 44a ust. 1 oraz art. 44e ust. 1 w zw. z ust. 2 u.e.l.d.o.). W sprawach nr S.O oraz S.O w zakresie żądanych danych wnioskodawca (pracownik socjalny Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej) wskazał: datę zameldowania na pobyt stały, okresy poprzednich zameldowań na pobyt stały i czasowy trwający ponad 3 miesiące nie wskazując przy tym na potrzebę uzyskania informacji o adresach, pod którymi osoba była zameldowana. Jako podstawę prawną upoważniającą wnioskodawcę do otrzymania żądanych danych wskazał przepis art. 105 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.), a w uzasadnieniu wskazano, iż dane zostaną wykorzystane przez MGOPS w sprawie odpłatności za pobyt osób w placówkach. Natomiast w sprawie nr S.O wnioskodawca (Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Lubomierzu) prócz ww. przepisu wskazał, iż dane są potrzebne do wykorzystania w sprawie zapewnienia schronienia. Organ gminy udostępnił dane w zakresie szerszym, aniżeli żądał wnioskodawca (podając ponad żądane dane adresy zameldowań oraz drugie imię osoby, której wniosek dotyczył w sprawach S.O oraz S.O , a w sprawie nr S.O : imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia). W tej kwestii 7

8 kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, że w sprawie S.O : Same okresy meldunkowe bez zamieszczenia adresów byłyby bezużyteczne. Uzgodniono tel. podjęto działania w celu ustalenia zakresu danych.. Powyższa argumentacja zasługuje na uwzględnienie. Pomimo, iż wyjaśnienia dotyczą sprawy o nr S.O , należy przyjąć, iż mają one również zastosowanie w sprawie nr S.O , gdyż wnioski wpłynęły do Urzędu Gminy tego samego dnia i zostały wypełnione w taki sam sposób przez tego samego wnioskodawcę. Wyjaśnić jednak należy, iż to do wnioskodawcy, a nie do organu administracji publicznej należy prawo precyzowania swojego żądania. Organ administracji publicznej nie może dowolnie modyfikować wniesionego żądania. W przypadku wątpliwości należy podejmować czynności wyjaśniające zgodnie z zasadą pisemności wyrażoną w art i 2 Kpa. Natomiast w sprawie nr S.O kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, że dokonano wydruku z bazy danych, w formie gotowego poświadczenia o zameldowaniu ( ). Druk z systemu zawierał jeszcze dodatkowe dane. Powyższa argumentacja nie zasługuje na uwzględnienie. Udostępniając dane z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych organ gminy nie może kierować się zakresem danych generowanym przez system informatyczny stosowany do wykonywania obowiązków, o których mowa w ustawie u.e.l.d.o. Taki system informatyczny może być stosowany pomocniczo przy załatwianiu spraw na podstawie art. 44h ustawy u.e.l.d.o., a w przypadku, gdy wygenerowany dokument wymaga poprawy należy dokonać stosownej korekty. Na marginesie zauważyć należy, iż osoba dopełniająca obowiązku zameldowania się na pobyt stały lub czasowy trwający ponad 3 miesiące otrzymuje potwierdzenie zameldowania, w którym zamieszcza się następujące dane: imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia osoby zameldowanej, numer PESEL, jeżeli został nadany, serię i numer dowodu osobistego lub innego dokumentu pozwalającego na ustalenie tożsamości osoby zameldowanej wraz z oznaczeniem organu, który go wydał, adres zameldowania na pobyt stały o ile taki ma oraz adres i okres zameldowania na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące ( 7 ust. 2 i 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. 2012, poz. 1475). Natomiast wydany w sprawie nr S.O dokument zawiera ponadto imiona rodziców oraz okres zameldowania i wymeldowania z pobytu stałego. Wobec powyższego należy podjąć czynności mające na celu dostosowanie zakresu danych zawartych w dokumentach wydawanych osobom dopełniającym obowiązku meldunkowego do zakresu enumeratywnie wyliczonego w przywołanych powyżej przepisach. W sprawie nr S.O oraz S.O wnioskodawca (Komornik Sądowy) żądał udostępnienia m. in. daty i miejsca urodzenia, jednak organ nie udostępnił tych danych. Podał natomiast (pomimo braku żądania przez wnioskodawcę) drugie imię osoby, której dane dotyczyły. Analogiczna sytuacja miała miejsce w sprawach nr: S.O , S.O , S.O , S.O , S.O , S.O , S.O , S.O , S.O , gdzie organ udostępnił drugie imię osoby, mimo braku takiego żądania. W tej kwestii kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, że w bazie danych osoby figurują pod dwoma imionami. Dla przykładu: S.O w bazie danych osoba figuruje jako, a nie jako. Podanie jednego imienia byłoby nieprawdą. W dalszej części wyjaśnień wskazał, iż wnioski o udostepnienie danych często zawierają błędy, których organ nie może potwierdzić.. Powyższa argumentacja nie zasługuje na uwzględnienie. W pierwszej kolejności organ administracji publicznej zobowiązany jest ustalić swoją właściwość w sprawie oraz zweryfikować, czy wniosek spełnia wszystkie wymogi formalne określone przepisami prawa. Następnie należy ustalić, czy podmiot wnioskujący jest uprawniony do uzyskania wszystkich żądanych danych dotyczących osoby wskazanej we wniosku. 8

9 W przypadku jakichkolwiek wątpliwości (np. dane osoby, której wniosek dotyczy nie są zgodne z danymi wskazanymi we wniosku) należy podjąć czynności wyjaśniające na podstawie art. 50 Kpa. Organ administracji publicznej powinien udzielić odpowiedzi na wniosek o udostępnienie danych w konkretnej sprawie, w zakresie zgodnym z żądaniem podmiotu wnioskującego i tylko w takim zakresie, w jakim wnioskodawca wykaże uprawnienia do ich otrzymania. Skoro wnioskodawcy w ww. sprawach nie żądali wskazania drugiego imienia, to nieprawidłowym było udostępnianie tych danych w udzielonych odpowiedziach. Ponadto, argument dotyczący błędów we wnioskach zdaje się być również chybiony z uwagi na fakt, iż w żadnej z analizowanych spraw, w których wskazano drugie imię wnioskodawca w ogóle nie wskazał (nawet błędnie) drugiego imienia. W wyniku analizy dokumentów stwierdzono przypadki, w których organ gminy wskazał nr PESEL, choć wnioskodawca posiadał go i nie żądał udostępnienia tych danych (np. S.O , S.O , S.O , S.O , S.O ). Powyższe stanowi naruszenie art. 44h ust 1 i 2 w związku z art. 44h ust. 3 ustawy u.e.l.d.o. W sprawie S.O wnioskodawca (Sąd Rejonowy w Lubaniu) wniósł m. in. o: dane zawarte w zbiorze PESEL i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Organ gminy udostępnił natomiast część danych gromadzonych w ww. zbiorach i nie podjął czynności wyjaśniających. W tej kwestii kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, że dane udostępniono wg wniosku, żądane dane w rubryce III. Zakres danych gromadzonych w ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych został określony w art. 44e ust. 3 ustawy u.e.l.d.o. Wśród nich znajdują się takie dane jak: nazwisko i imię (imiona), nazwisko rodowe, imię ojca, imię i nazwisko rodowe matki, data i miejsce urodzenia, numer PESEL, płeć, wzrost (w cm) i kolor oczu, wizerunek twarzy oraz podpis posiadacza dowodu osobistego lub informacja o braku możliwości złożenia podpisu, adres miejsca pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, seria i numer aktualnego i poprzednich dowodów osobistych, daty ich wydania, daty odbioru przez posiadacza, daty ważności, oznaczenie organu, który je wydał, daty i przyczyny unieważnienia poprzednich dowodów osobistych. Organ gminy nie udostępnił wszystkich ww. danych, tym samym nie sposób przyjąć, iż dane zostały udostępnione zgodnie z żądaniem podmiotu wnioskującego. Organ gminy nie podjął czynności wyjaśniających, czym naruszył przepis art Kpa oraz art. 44h ust. 1 w związku z art. 44h ust. 3 ustawy u.e.l.d.o. W sprawie nr S.O organ gminy uznał się za niewłaściwy, toteż pismem nr S.O z dnia 12 listopada 2013 r. przekazał wniosek do Urzędu Miasta Torunia, zawiadamiając jednocześnie wnoszącego podanie. Zauważyć należy, iż organ gminy w zawiadomieniu o przekazaniu wniosku do organu właściwego udostępnił część żądanych danych (wskazał dokładny adres zameldowania na pobyt stały osoby, o której dane wnosił wnioskodawca). W ten sposób organ udostępnił dane, choć nie był do tego uprawniony, czym naruszył przepis art. 44i ust. 1 u.e.l.d.o. w związku z art. 19 Kpa. W sprawie S.O wnioskodawca wniósł o wydanie poświadczenia o zameldowaniu osoby trzeciej. W uzasadnieniu wskazał, iż jest ono niezbędne do spraw dziedziczenia. W odpowiedzi organ gminy wydał dokument zatytułowany poświadczenie dziedziczenia. W tej kwestii kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił m. in., że osoba, której dane dotyczyły zmarła. W tym miejscu wyjaśnić należy, iż akt poświadczenia dziedziczenia sporządza notariusz (art. 95a ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie /tekst jedn. Dz. U. z 2014 r. poz. 164/). Zakres danych, jaki powinien zawierać akt poświadczenia dziedziczenia został wskazany w art. 95f 1 ww. ustawy. Organ gminy nie był zatem uprawniony do sporządzenia poświadczenia dziedziczenia. Zauważyć również należy, iż w ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych prawodawca wskazał dwa odmienne tryby udostępniania danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji 9

10 wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. W art. 44h ust. 1 i 2 u.e.l.d.o. określone zostały zasady udostępniania danych osób trzecich, po spełnieniu przez podmioty wnioskujące określonych (przewidzianych przepisami prawa) warunków. Natomiast na podstawie art. 44g u.e.l.d.o. wnioskodawca może ubiegać się o wydanie zaświadczenia (potwierdzenia, poświadczenia) dotyczącego swoich danych. Zaświadczenie jest urzędowym poświadczeniem określonych faktów lub stanu prawnego (wyrok NSA w Warszawie z dnia 18 marca 2011 r., sygn. akt I OSK 1898/10), które organ zobowiązany jest wydać, gdy spełnione zostaną warunki określone w przepisie art pkt 1 i/lub 2 Kpa. Natomiast odmowa wydania zaświadczenia lub zaświadczenia żądanej treści następuje w drodze postanowienia. Ma ona miejsce wówczas, gdy organ jest niewłaściwy, gdy nie dysponuje danymi, a strona domagała się tego zaświadczenia ze względu na swój interes prawny, gdy strona nie wykazała interesu prawnego w uzyskaniu zaświadczenia, a brak przepisu nakazującego wydanie takiego zaświadczenia, a także gdy organ nie może spełnić żądania odnośnie treści postanowienia. Zgodnie z art. 44g ust. 1 u.e.l.d.o. organy prowadzące zbiory meldunkowe, zbiór PESEL oraz ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, na wniosek zainteresowanej osoby, złożony w formie pisemnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, są zobowiązane wydać zaświadczenie zawierające pełny odpis przetworzonych danych dotyczących tej osoby. W przedmiotowej sprawie wnioskodawca wniósł o wydanie poświadczenia danych innej osoby, zatem należało poinformować wnioskodawcę o obowiązujących przepisach i w przypadku dalszego żądania wydania poświadczenia wydać postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia (na podstawie art. 219 Kpa). Ponadto, w udzielonej odpowiedzi organ gminy wskazał więcej danych, aniżeli żądał wnioskodawca. Wobec powyższego sposób załatwienia sprawy oceniono negatywnie. W sprawie nr S.O został nadany także nr 81. Przy sprawie nr 54 przechowywane są oryginały dokumentów, podczas, gdy przy sprawie nr 81 znajdują się kserokopie. W tej kwestii pracownik wyjaśnił, że wniosek ( ) został pomyłkowo wpisany w systemie elektronicznym po innym numerem. Z systemu elektronicznego nie można anulować numeru, a w przypadku załatwianych ponumerowanych kolejnych spraw nie ma możliwości przerzucenia. Dlatego skserowano wniosek, odpowiedź i potwierdzenie odbioru przez stronę (wpisano pod numerem 81). Pośród wszystkich spraw poddanych kontroli w 2 przypadkach wnioski pochodziły od podmiotów, o których mowa w art. 44h ust. 2 ustawy u.e.l.d.o. W sprawie S.O do wniosku załączony został dowód uiszczenia opłaty w wysokości 31 zł za udostępnienie danych z ewidencji ludności zgodnie z art. 44h ust. 9 pkt 2 ustawy u.e.l.d.o. Natomiast w sprawie S.O wnioskodawca zwolniony był z obowiązku uiszczenia opłaty na podstawie art. 44h ust. 10 ustawy u.e.l.d.o., co zostało odzwierciedlone w postaci adnotacji na w odpowiedzi udzielonej wnioskodawcy. W wyniku kontroli ustalono, iż w znacznej większości odpowiedzi udzielonych wnioskodawcom organ gminy jako źródło danych wskazywał: ( ) ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL, ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych. W tym miejscu wyjaśnić należy, iż organ gminy udostępnia dane ze zbiorów meldunkowych oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (art. 44i ust. 1 u.e.l.d.o.). Natomiast ze zbioru PESEL dane udostępnia minister właściwy do spraw wewnętrznych (art. 44i ust. 3 u.e.l.d.o.). Ponadto dane zgłoszone przy ubieganiu się o wydanie lub wymianę dowodu osobistego, a także dane uzyskane w związku z realizacją obowiązków, o których mowa w art. 14 oraz art. 42 ustawy organ gminy gromadzi w ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (art. 44e ust. 1 u.e.l.d.o.). Wspomniany przepis z dniem 15 listopada 2008 r. został zmieniony art. 1 pkt 10 ustawy z dnia 3 października 2008 r. o 10

11 zmianie ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2008 r., Nr 195, poz. 1198), którą opublikowano w Dzienniku Ustaw z dnia 31 października 2008 r. (do tego czasu stosowano nazwę zbioru: ewidencja wydanych i utraconych dowodów osobistych). Ponadto, stwierdzono, iż we wszystkich pismach stanowiących odpowiedzi organu gminy na wnioski o udostępnienie danych nie stosowano oznaczenia organu gminy (Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz), lecz jego aparatu pomocniczego (Urzędu Gminy i Miasta), a pisma podpisywała z up. Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz mgr Mariola Laskowska. W czasie wykonywania czynności kontrolnych w jednostce kontrolowanej pracownik został poproszony o okazanie upoważnień, jakie posiada w kontrolowanych zagadnieniach. Pośród okazanych dokumentów nie było jednak upoważnienia do udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Wobec powyższego pismem nr NK-KE IG z dnia 18 kwietnia 2014 r. poproszono o wyjaśnienie, czy Pani Mariola Laskowska Kierownik USC w Lubomierzu posiada upoważnienie do udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w imieniu Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz. W odpowiedzi przesłano kopię upoważnienia nr ROP-0113/U-43/08 z dnia 26 listopada 2008 r., z którego wynika, iż pracownik jest umocowany do załatwiania spraw we wskazanym powyżej zakresie. Zauważyć również należy, iż w odpowiedziach stanowiących odpowiedzi organu gminy na wnioski o udostępnienie danych wskazywano jednocześnie: art. 44g ust. 1, art. 44h ust. 1, 4 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Wobec powyższego przypomnieć należy, iż wskazane powyżej przepisy prawne stanowią odmienne normy regulujące dwa odmienne tryby udostępniania danych, o czy wspomniano we wcześniejszej część niniejszego dokumentu. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono negatywnie. [Dowód: akta kontroli str.: ] Wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. Celem kontroli w ww. zakresie była ocena przestrzegania przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 267) oraz prawidłowość prowadzenia postępowań administracyjnych pod względem zgodności z ustawą z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych ( Dz. U. z 2006r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm. ) w przedmiocie wymeldowania z miejsca pobytu stałego i/lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące, prowadzonych na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. W okresie objętym kontrolą postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych prowadzone były przez Panią Mariolę Laskowską Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. W trakcie kontroli sprawdzeniu podlegało 10 postępowań z 2013 roku w przedmiocie wymeldowania z miejsca pobytu stałego (nr decyzji) : S.O , S.O , S.O , S.O , S.O , S.O , S.O , S.O , S.O , S.O , oraz 5 postępowań, które wpłynęły do organu w 2014 r.: S.O , S.O , S.O , S.O , S.O

12 W wymienionych powyżej sprawach wydano 5 decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego, gdyż strona spełniła przesłanki z art. 15 ust. 2 cyt. ustawy i 4 decyzje o umorzeniu postępowania, ponieważ strona sama wykonała obowiązek meldunkowy. 1 pismo organ przesłał w odpowiedzi na wniosek złożony przez Prokuraturę Rejonową Wrocław-Fabryczna. Natomiast w sprawach, które poddano kontroli z 2014 r., wydano 1 decyzję o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego i 1 decyzję o umorzeniu postępowania. 3 postępowania do dnia kontroli pozostawały w toku. Po dokonaniu czynności kontrolnych stwierdzono, co następuje: W sprawie nr S.O w dniu r. wpłynął do organu wniosek o wymeldowanie małoletniego z miejsca pobytu stałego. Z treści złożonego wniosku wynika, że małoletni od urodzenia wraz z rodzicami zamieszkuje pod innym adresem i nigdy nie zamieszkiwał w lokalu, z którego ma nastąpić wymeldowanie. Podczas prowadzonego postępowania sam małoletni, jego ojciec oraz świadkowie przesłuchani w sprawie potwierdzili fakt, iż ww. nigdy nie zamieszkiwał w przedmiotowym lokalu. Opisane postępowanie zakończyło się wydaniem w dniu r. decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego. W przedmiotowej sprawie wydano nieadekwatne rozstrzygnięcie. Skoro już z treści złożonego wniosku a następnie z oświadczeń składanych przez strony i świadków w postępowaniu wynikało, że małoletni nigdy nie zamieszkiwał w spornym lokalu, należało prowadzić postępowanie w trybie art. 47 ust. 2 u.o.e.l.d.o. i wydać decyzję o anulowaniu czynności materialnotechnicznej zameldowania na pobyt stały, a nie decyzję o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego na podstawie art. 15 ust. 2 u.o.e.l.d.o. Hipoteza przepisu 15 ust. 2 u.e.l.i.d.o. stanowi, że organ gminy wydaje na wniosek właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu lub z urzędu decyzję w sprawie wymeldowania osoby, która opuściła miejsce pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące i nie dopełniła obowiązku wymeldowania się. Z powyższego wynika, iż ww. przepis ma zastosowanie w sytuacji, gdy osoba zamieszkiwała w lokalu a następnie opuściła go bez dopełnienia obowiązku meldunkowego. W opisywanym przypadku, małoletni w dacie zameldowania ani potem nie zamieszkiwał w tym lokalu. Zatem oczywistym jest, że czynności materialno - technicznej zameldowania ww. na pobyt stały w tym lokalu, dokonano na podstawie niezgodnych z rzeczywistością danych co do miejsca jego faktycznego pobytu. W związku z powyższym w przedmiotowym postępowaniu zastosowano niewłaściwy przepis prawa do ustalonego stanu faktycznego. Zgodnie z wyrażoną w art. 9 Kpa zasadą informowania, organ administracji publicznej jest obowiązany do udzielania pełnej informacji dotyczącej okoliczności faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie praw i obowiązków stron postępowania. Obowiązek taki wynika również z art. 7, 8 Kpa. Jeżeli charakter pisma budzi wątpliwości, to organ administracji ma obowiązek, wyjaśnić rzeczywistą wolę osoby i treść jej żądania. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy strona nie jest zorientowana w problematyce prawnej, która wiąże się z jej żądaniem (wyrok NSA z dnia , II SA 1428/98, WSA we Wrocławiu z dnia r., SA/Wr 351/12). Odpowiednie zakwalifikowanie czynności strony może wymagać dokonania ustaleń przez organ administracji publicznej, na przykład poprzez wystosowanie do strony wezwania wraz z pouczeniem, celem wyjaśnienia o jaką konkretnie czynność procesową stronie chodzi, oraz z przedstawieniem możliwych w danym przypadku następstw prawnych. W przedmiotowej sprawie Kierownik USC nie dołożył należytej staranności w celu wyjaśnienia żądania strony, skutkiem czego było prowadzenie postępowania w niewłaściwym trybie i wydanie nieadekwatnego rozstrzygnięcia. 12

13 Ponadto z rozdzielnika zawiadomienia o wszczęciu postępowania oraz z zawiadomienia o zakończeniu postępowania wynika, że ww. pisma były skierowane także do małoletniego. W toku czynności kontrolnych przyjęto ustne wyjaśnienia od pracownika. Na pytanie kontrolera: dlaczego zawiadomienie o wszczęciu postępowania i informację o zakończeniu postępowania skierowano do małoletniego, oraz dlaczego w sentencji decyzji wpisano pełne dane osobowe? Kierownik USC stwierdził, że małoletni miał skończone 13 lat, a więc posiada ograniczoną zdolność do czynności prawnej oraz w związku z określoną sytuacją prawną, innymi sprawami problematycznymi, uznano o możliwości poinformowania strony. Pełne dane osobowe wpisano z uwagi na fakt występowania w bazie danych ewidencji ludności 2 innych osób o tym samym nazwisku i imieniu. Taka argumentacja nie zasługuje na uwzględnienie. Fakt, że małoletni w trakcie prowadzonego postępowania miał skończone 13 lat oraz, że postępowanie dotyczyło jego osoby nie oznacza, że przysługuje mu przymiot strony w postępowaniu (uznano o możliwości poinformowania strony). Wyjaśnić należy, iż osoby fizyczne pozbawione zdolności do czynności prawnych działają, jak stanowi art Kpa, przez przedstawicieli ustawowych, którymi będą rodzice, przysposabiający lub ustanowieni przez sąd opiekunowie. Do akt sprawy dołączono wyrok Sądu Okręgowego w Jeleniej Górze, Wydział I Cywilny z dnia r. sygn. akt I C 1330/07, z którego wynika, że wykonywanie władzy rodzicielskiej nad małoletnim dzieckiem powierza się ojcu.. Zatem nie było podstaw by kierować zawiadomienia do małoletniego, gdyż jego przedstawiciel ustawowy brał udział w postępowaniu. Także argumentacja, że w decyzji wpisano pełne dane osobowe, ponieważ w bazie figurowały 2 osoby o tym samym nazwisku i imieniu jest chybiona. W trakcie kontroli ustalono, iż w innych postępowaniach organ także podawał więcej danych osobowych niż było to konieczne.(sprawy nr S.O , S.O , a w sprawie nr S.O w wezwaniach kierowanych do świadków podano pełne dane osobowe dzieci). Art. 107 Kpa wskazuje elementy konieczne, które powinna zawierać decyzja. Jednym z nich jest oznaczenie strony lub stron. Z praktyki wynika, iż oznaczenie strony będącej osobą fizyczną polega na podaniu jej imienia (imion), nazwiska oraz miejsca zamieszkania. (Z. Janowicz, Komentarz, 1995, s. 260). Powyższe uznano za uchybienie. W sprawach nr : S.O , S.O , S.O , S.O , S.O , (S.O sprawa w toku) pominięto stronę postępowania. Z dołączonych do wniosków dokumentów wynika, że nieruchomości z których miało nastąpić wymeldowanie posiadały dwóch współwłaścicieli. Natomiast o wszczęcie postępowania wnioskował tylko jeden z nich. Zawiadomienie o wszczęciu organ wystosował do wnioskodawcy i osoby, która miała być wymeldowana z miejsca pobytu stałego. Pomimo posiadania wiedzy, iż przedmiotowa nieruchomość posiada dwóch współwłaścicieli (dołączone do wniosku tytuły prawne do lokalu), organ nie ustalił prawidłowo i nie zawiadomił wszystkich stron postępowania. W związku z powyższym został naruszony art. 28 Kpa, który stanowi, iż stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Należy podkreślić, iż stroną w postępowaniu o wymeldowanie w trybie administracyjnym będzie każdy właściciel mieszkania lub inna osoba, której służy tytuł prawny do nieruchomości. Powyższe potwierdza także uchwała z dnia r. sygn. II OPS 1/11, z której wynika, że osoba dysponująca tytułem prawnym do lokalu jest stroną, w rozumieniu art. 28 Kodeksu postępowania administracyjnego, w postępowaniu administracyjnym o zameldowanie (wymeldowanie) w tym lokalu innej osoby, prowadzonym na podstawie art. 47 ust. 2 lub 15 ust. 2 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 ze zm.). 13

14 Organ prowadzący postępowanie ma obowiązek ustalenia wszystkich stron postępowania, na podstawie dołączonych do wniosku dokumentów, posiadanych rejestrów bądź wyjaśnień stron postępowania. Ponadto zgodnie z przepisem art Kpa organ zobowiązany jest zawiadomić o wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron wszystkie osoby będące stronami w sprawie. Powyższa czynność ma istotne znaczenie z uwagi na zasadę czynnego udziału strony w postępowaniu administracyjnym, określoną w art. 10 Kpa. Należy także przypomnieć, iż pominięcie strony w postępowaniu administracyjnym skutkuje jego wznowieniem na podstawie art pkt 4 Kpa. W sprawie nr S.O Prokuratura Rejonowa Wrocław-Fabryczna skierowała do organu wniosek o wymeldowanie z miejsca pobytu stałego. W odpowiedzi udzielono informacji, że w dniu r. ww. wymeldował się z lokalu. Zauważyć należy, iż organ administracji publicznej jest związany wnioskiem prokuratora o wszczęcie postępowania administracyjnego (Z. Janowicz, Komentarz, 1995, s. 438) w tym sensie, że z dniem doręczenia wniosku organ administracji publicznej podejmuje czynności powodujące wszczęcie postępowania z urzędu niezależnie od tego, czy w świetle przepisów szczególnych postępowanie wszczyna się z urzędu, czy też na wniosek strony. Przesłanką żądania wszczęcia postępowania przez prokuratora jest istnienie stanu niezgodnego z prawem. Ocena, czy taki stan istnieje, należy do prokuratora i nie podlega weryfikacji przez organ administracji publicznej, do którego wpłynął wniosek prokuratora o wszczęcie postępowania. Organ jest bowiem związany takim wnioskiem. (Andrzej Wróbel, komentarz aktualizowany do art.182 Kpa). Mając powyższe na uwadze, w przedmiotowej sprawie należało wszcząć postępowanie administracyjne z dniem wpływu żądania do organu, a następnie po ustaleniu stanu faktycznego (że osoba wymeldowała się), wydać decyzję o umorzeniu postępowania na podstawie art. 105 Kpa. W sprawie nr S.O wnioskodawca złożył w dniu r. wniosek o wymeldowanie osób z miejsca pobytu stałego i udzielił pełnomocnictwa do reprezentowania go w postępowaniu administracyjnym swojej córce. W tym dniu pełnomocnik złożył kolejny wniosek w tej samej sprawie. Organ wydając zawiadomienie o wszczęciu postępowania skierował je do wnioskodawcy, jego pełnomocnika i osoby, która miała być wymeldowana. Konsekwentnie pozostałe pisma w sprawie, tj. zawiadomienia o przesłuchaniu świadków czy o zakończeniu postępowania, oraz decyzję kierowano do wnioskodawcy i pełnomocnika. Wyjaśnić należy, iż przepis art. 32 Kpa nie ogranicza prawa strony do osobistego udziału w każdym stadium postępowania i przy dokonywaniu każdej czynności, w których strona jest reprezentowana przez pełnomocnika. Nie ma także zakazu doręczania pism stronie, jeżeli ustanowiła ona pełnomocnika. Przyjąć jednak należy, iż doręczenie pisma stronie, jeśli ustanowiła pełnomocnika, jest bezskuteczne. Jednoczesne doręczenie pisma stronie i pełnomocnikowi wywołuje jedynie ten skutek, że strona jest poinformowana o treści pisma, natomiast bieg terminu do wniesienia środka odwoławczego rozpoczyna się z datą skutecznego doręczenia pisma pełnomocnikowi. W trakcie czynności kontrolnych przyjęto od Kierownika USC wyjaśnienia w tej sprawie. Osoba udzielająca wyjaśnień podała: Pan ( stan cywilny wdowiec) upoważnił swoją córkę do reprezentowania jego w sprawie związanej z wymeldowaniem; pisemne upoważnienie, za udzielone pełnomocnictwo została pobrana opłata skarbowa-17,oo zł. Niepotrzebnie przyjęto w sekretariacie UGiM Lubomierz zbiorowy wniosek na 3 sprawy, skoro osobno złożono wnioski, opłaty na każdą sprawę indywidualnie. Taka argumentacja nie zasługują na uwzględnienie. Ponadto z IV części załącznika do ustawy o opłacie skarbowej z dnia 16 listopada 2006 r. (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz ze zm.) wynika, iż złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury oraz 14

15 jego odpis, wypis lub kopia są zwolnione z opłaty skarbowej jeżeli m.in. jeżeli pełnomocnictwo udzielane jest małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu. Mając na uwadze fakt, iż opłata od udzielonego pełnomocnictwa nie powinna być pobrana a jej zwrot następuje na wniosek, należało poinformować wnioskodawcę o możliwości wystąpienia o zwrot opłaty za udzielone pełnomocnictwo. W 4 sprawach, gdzie postępowanie zakończyło się wydaniem decyzji o umorzeniu postępowania, organ prawidłowo ustalił przesłanki bezprzedmiotowości. W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie decyzje poddane kontroli zawierały elementy wskazane w art. 107 Kpa. W 3 decyzjach ( S.O , S.O , S.O ) w podstawie prawnej powołano nieaktualny publikator ustawy Kodeks postępowania administracyjnego. W tym miejscu przypomnieć należy, iż jedną z podstawowych zasad postępowania administracyjnego jest to, że organ wydaje decyzję na podstawie przepisów prawa obowiązującego w dacie orzekania. Dlatego powyższe uznano za uchybienie. Ponadto w sprawach, gdzie organ prawidłowo ustalił wszystkie strony postępowania, poszanowana została zasada wynikająca z art. 10 Kpa tj. strony postępowania zawiadamiane były o zakończeniu postępowania i o możliwości zapoznania się z zebranym materiałem dowodowym przed wydaniem decyzji w sprawie. Odnośnie terminowości załatwianych spraw w toku kontroli stwierdzono, iż sprawy załatwiane były terminowo. W sprawach, gdzie koniecznym było przedłużenie terminu do załatwienia sprawy, informowano strony na podstawie art i 2 Kpa o niezałatwieniu sprawy w terminie. Merytoryczna treść decyzji była prawidłowa. (wyjątek sprawa nr SO ). Decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, zawierały oznaczenie organu i datę wydania, oraz były podpisywane przez uprawnioną osobę przy użyciu stosownych pieczęci (art. 107 Kpa). W aktach wszystkich spraw znajdują się dokumenty potwierdzające wniesienie opłaty skarbowej za wydanie decyzji w wysokości 10 zł. Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania: - wydawanie przez Wójta Gminy i Miasta Lubomierz decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. oceniono negatywnie - terminowość prowadzenia przez Wójta Gminy i Miasta Lubomierz postępowań administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. oceniono pozytywnie. [Dowód: akta kontroli str.: ] Kompletność gminnego zbioru meldunkowego Ewidencję ludności prowadzi się w formie zbiorów meldunkowych jako, m.in. zbiór danych byłych mieszkańców (art. 44a ust. 1 pkt 1 lit. b u.e.l.d.o.). Natomiast przepis art. 44a ust. 3 określa zakres danych gromadzonych w zbiorze danych byłych mieszkańców, m. in. datę zgonu oraz numer aktu zgonu i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, który akt sporządził. Zgodnie z 11 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1475) wymeldowania osoby zmarłej dokonuje z urzędu właściwy organ gminy na podstawie przesłanego przez kierownika urzędu stanu cywilnego odpisu skróconego aktu zgonu albo zawiadomienia o zgonie osoby spoza terenu kraju. Natomiast art. 14 ust. 1 u.e.l.d.o. stanowi, iż dane dotyczące zmiany stanu cywilnego oraz innych zmian w aktach stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego przekazuje 15

16 niezwłocznie do organu gminy właściwego ze względu na miejsce pobytu stałego osoby, której dane dotyczą, a w przypadku braku miejsca pobytu stałego osoby - do organu właściwego ze względu na ostatnie miejsce pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące oraz do organu, który wydał dowód osobisty. Wobec powyższego, kontroli poddano 10 zawiadomień (w formie odpisu skróconego aktu zgonu wg wzoru określonego w załączniku nr 9 rozporządzenia wykonawczego do ustawy p.o.a.s.c. lub na druku do użytku wewnętrznego ewidencji ludności ) o zmianie stanu cywilnego mieszkańców gminy. Na tej podstawie stwierdzono, iż we wszystkich przypadkach informacja o zgonie osoby została wprowadzona do gminnego zbioru meldunkowego, a data zgonu jest prawidłowa (zgodna z otrzymanym dokumentem). W jednym przypadku do systemu teleinformatycznego ewidencji ludności została nieprawidłowo wprowadzona informacja o Urzędzie Stanu Cywilnego miejsca sporządzenia aktu zgonu mieszkańca (akt zgonu sporządził Kierownik USC w Nowogrodźcu, natomiast do systemu wprowadzono USC Lwówek Śląski). W toku kontroli pracownik dokonał korekty danych. W 6 przypadkach osoby, które zmarły, do chwili zgonu pozostawały w związku małżeńskim, a współmałżonkowie byli zameldowani na terenie Gminy Lubomierz. W tych sprawach informacja o zmianie stanu cywilnego małżonka została prawidłowo wprowadzona do gminnego zbioru meldunkowego. Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące kompletności gminnego zbioru meldunkowego oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. [Dowód: akta kontroli str.: ] Wydawanie dowodów osobistych. DOWODY OSOBISTE Kontroli poddano następujące koperty dowodowe: , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , Na tej podstawie ustalono co następuje. Wnioski o wydanie dowodu osobistego składają uprawnione osoby, zgodnie z 5 ust. 1 r.d.o. W przypadku wydawania dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która nie ukończyła 13 roku życia wniosek składają oboje rodzice, a na wniosku zamieszczone jest uzasadnienie wskazane przez rodziców. Konieczność uzasadnienia wniosku o wydanie dowodu osobistego dla małoletniego poniżej 13 roku życia wynika z art. 34 ust. 3 u.e.l.d.o. Zawarcie na wniosku uzasadnienia jest dopuszczalną praktyką, która nie narusza 7 ust. 7 r.d.o. W przypadku wydawania dowodu tożsamości dla osoby małoletniej, która ukończyła 13 rok życia, a nie ma obowiązku posiadania dowodu osobistego, wniosek składał jeden z rodziców wraz z małoletnim, małoletni podpisując wniosek w miejscu przeznaczonym na podpis, a rodzic pod oświadczeniem o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań. W tym miejscu należy zaznaczyć, iż wzór wniosku o wydanie dowodu osobistego został skonstruowany przez prawodawcę i stanowi załącznik nr 1 do r.d.o. W związku z powyższym wniosek musi zawierać wszelkie elementy wskazane przez prawodawcę we 16

17 wzorze, a także nie może być modyfikowany, poprzez usunięcie pewnych elementów, a także zawarcie dodatkowych, niewymaganych przepisami prawa. W wyniku kontroli stwierdzono, że wnioski o wydanie dowodu osobistego dla małoletnich zarówno poniżej 13 roku życia, jak i powyżej 13 roku życia zostały znacząco zmodyfikowane. Przede wszystkim zostały z nich usunięte takie elementy jak: nazwa i siedziba wystawcy posiadanego dokumentu tożsamości, przyczyna wymiany oraz miejsce na wskazanie daty i przyczyny utraty, a także miejsce na wskazanie załączników do wniosku. Natomiast dodano klauzulę o odpowiedzialności za składanie fałszywych zeznań z art k.k., oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych oraz oświadczenie o posiadaniu pełnej władzy rodzicielskiej nad małoletnim/statusie opiekuna prawnego, poświadczonego stosownym postanowieniem sądu. Dodatkowo oświadczenie o wyrażeniu zgody na wydanie dowodu osobistego dla małoletniego. Pod oświadczeniami widnieją pola przeznaczone na imię nazwisko, serię i numer dowodu osobistego oraz podpis, zarówno dla ojca jak i matki dziecka. Podczas kontroli przyjęto wyjaśnienia od pracownika w powyższej sprawie. Osoba kontrolowana wyjaśniła, że wzór wniosku o wydanie dowodu osobistego dla osób poniżej 18 lat został zmieniony, aby mieć pewność, iż rodzicom/opiekunom prawnym przysługuje władza rodzicielska ( ). Powyższe modyfikacje zostały zatem wprowadzone, aby podnieść bezpieczeństwo wyrabiania dowodów osobistych dla osób poniżej 18 lat i uniknąć ewentualnych postępowań sądowych. Wyjaśnienia pracownika w tym przypadku nie zasługują na uwzględnienie. Niniejsza modyfikacja w żadnym zakresie nie jest uzasadniona przepisami prawa, prawodawca tworząc wzór wniosku o wydanie dowodu osobistego, wyraźnie wskazał jakie elementy muszą być zawarte we wniosku o wydanie dowodu osobistego, wszelkie zmiany niewynikające z przepisów prawa, są naruszeniem 7 ust. 7 r.d.o. Odebranie oświadczenia o odpowiedzialności karnej w trybie art. 233 k.k. jest praktyką niedopuszczalną, gdyż nie jest przewidziane przepisami prawa, a także ze względu na fakt, iż nie rodzi ono odpowiedzialności wobec osoby, która złożyłaby fałszywe oświadczenie w powyższej sprawie. Zgodnie z art k.k. przepisy o składaniu fałszywych zeznań stosuje się do fałszywych oświadczeń, jeżeli przepis ustawy wyraźnie przewiduje możliwość odebrania oświadczenia pod rygorem odpowiedzialności karnej. Ponadto prawodawca we wniosku o wydanie dowodu osobistego zawarł klauzulę o odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania z art. 272 k.k., który stanowi, iż: kto wyłudza poświadczenie nieprawdy przez podstępne wprowadzenie w błąd funkcjonariusza publicznego lub innej osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3. Pod powyższym oświadczeniem powinien znajdować się podpis zarówno małoletniego powyżej 13 roku życia (w wyznaczonej na podpis ramce), a także obok podpis rodzica. Jeżeli chodzi o podpis małoletniego powyżej 13 roku życia to w każdym z analizowanych przypadków podpis znajdował się w odpowiednim miejscu. Natomiast podpis rodzica znajduje się powyżej, jak wcześniej wskazano przy niedopuszczalnym oświadczeniu o odpowiedzialności karnej z art. 233 k.k. W związku z powyższym oświadczenie o odpowiedzialności karnej z art. 272 k.k., pozostało niepodpisane przez rodzica. Należy wskazać, iż ramka na podpis posiadacza dowodu osobistego znajduje się na końcu części formularza przeznaczonej do uzupełnienia przez wnioskodawcę, co powoduje, iż podpis złożony jest także pod oświadczeniem o odpowiedzialności karnej z art. 272 k.k., natomiast w przypadku rodziców, jak wcześniej wskazano, składają oni podpisy obok tego miejsca, przez co należy rozumieć takie miejsce, które będzie znajdowało się w pobliżu ramki na podpis posiadacza, a także pod oświadczeniem z art. 272 k.k. Natomiast w przypadku wniosku dla małoletniego poniżej 13 roku życia, ramkę na podpis posiadacza dowodu powinno pozostawić się pustą, a rodzice złożyć podpisy obok tego miejsca, według zasad wskazanych powyżej. 17

18 Ponadto każdy z wniosków o wydanie dowodu osobistego dla osób małoletnich zawierał nieprzewidzianą przepisami prawa klauzulę o stwierdzeniu własnoręczności podpisów rodziców, którą podpisywał Sekretarz Gminy i Miasta Lubomierz. W związku z powyższym należy wskazać, iż wzór wniosku o wydanie dowodu osobistego nie zawiera takiego elementu. W tym miejscu należy wyjaśnić, iż co do zasady jedynie notariusz może poświadczyć własnoręczność podpisu, zgodnie z dyspozycją art. 96 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (tekst jedn. Dz. U. z 2014 r., poz. 164). Wójt uprawniony jest do poświadczania własnoręczności podpisu, jedynie w ściśle określonych przepisami prawa sytuacjach, m.in.: - na pismach upoważniających do odbioru przesyłek i sum pieniężnych oraz odbioru dokumentów z urzędów i instytucji oraz na oświadczeniach stwierdzających stan rodzinny i majątkowy składającego oświadczenie, ale tylko w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej na podstawie 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lutego 2007 r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki (Dz. U. Nr 27, poz. 185); - na oświadczeniach (deklaracjach) i formularzach rentowych wymaganych do uzyskania lub pobierania rent z instytucji zagranicznych na podstawie art. 122 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 1440, z późn. zm.); - na potwierdzeniu dalszego prawa do pobierania świadczeń podpisywanym przez emeryta lub rencistę istnienia na żądanie organu rentowego na podstawie art. 128 ust. 3 ww. ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych; - na pisemnym oświadczeniu woli podpisywanym zamiast osoby niemogącej pisać, lecz mogącej czytać na podstawie art. 79 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r., poz. 121); - na pisemnej zgodzie jednego z rodziców lub opiekuna ustanowionego przez sąd, w sytuacji składania wniosku o wydanie dowodu osobistego dla dziecka powyżej 13 roku życia zgodnie z 5 ust. 1 pkt 1 r.d.o. Powyższe naruszenia mają wyłącznie charakter formalny i nie spowodowały następstw dla kontrolowanej działalności, dlatego stanowią jedynie uchybienia. Wobec powyższego należy wskazać, iż zgodnie z paremią exceptiones non sunt extendendae, która stanowi, iż przepisów które są wyjątkami od zasady nie można interpretować rozszerzająco, tym samym nie można uprawnień wójta (burmistrza, prezydenta miasta) w sprawie stwierdzenia własnoręczności podpisu rozciągać na inne sytuacje nieprzewidziane przepisami prawa. Do wniosków o wydanie dowodu osobistego wnioskodawcy dołączają dokumenty, o których mowa w 7 ust. 1 r.d.o., natomiast w przypadku, gdy odpis aktu stanu cywilnego wnioskodawcy znajdował się już w kopercie dowodowej albo został sporządzony w urzędzie stanu cywilnego miejsca, w którym osoba ubiega się o wydanie dowodu osobistego, zgodnie z 7 pkt 5 i 6 r.d.o., wnioskodawca nie załącza ww. dokumentów. Wszystkie kontrolowane wnioski zawierały w zależności od sytuacji albo załączony wymagany akt stanu cywilnego albo adnotację Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Lubomierzu, o zgodności danych zawartych we wniosku z danymi znajdującymi się w odpowiednim akcie stanu cywilnego. Na wszystkich wnioskach znajdują się potwierdzenia danych meldunkowych. W przypadku wymiany dowodu osobistego z powodu utraty poprzedniego dokumentu tożsamości ( , , , , , ) przyjmowane jest zawiadomienie o utracie, które zgodnie z 26 ust. 3 r.d.o. w zw. z art. 42 ust. 1 u.e.l.d.o., przechowywane jest w kopercie dowodowej. Zgodnie z 17 ust. 2 r.d.o. w kopertach dowodowych znajdują się części B formularza. Na każdym odcinku widnieje podpis odbierającego dowód osobisty oraz data odbioru ( 17 ust.1 r.d.o.). 18

19 Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, wydawanie dowodów osobistych oceniono pozytywnie z uchybieniami. [Dowód: akta kontroli str.: ] Prowadzenie ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym. W wyniku kontroli stwierdzono, iż na 30 skontrolowanych przypadków 16 spraw dotyczyło wymiany dowodu osobistego. W tych sprawach dokonano weryfikacji prawidłowości unieważnienia poprzednich dowodów osobistych. Na tej podstawie ustalono, iż w 15 sprawach (94%) organ gminy prawidłowo wprowadził do systemu teleinformatycznego ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych daty unieważnienia poprzednich dowodów osobistych, zgodnie z 34 i 35 r.d.o., wyjątek stanowi dowód osobisty Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, prowadzenie ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Aktualizowanie ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych W wyniku kontroli stwierdzono, iż na 30 skontrolowanych przypadków 16 dotyczyło wymiany dowodu osobistego. Ustalono, że we wszystkich przypadkach do ewidencji ludności wprowadzone zostały informacje o aktualnym dowodzie osobistym. We wszystkich sprawach, które dotyczyły wymiany dowodu osobistego, została wprowadzona także data unieważnienia poprzedniego dowodu osobistego, w jednym przypadku ( ) została wprowadzona niepoprawna data. Niniejszy błąd wynika z wcześniejszego błędnego wprowadzenia dowodu do systemu teleinformatycznego. Na podstawie wyjaśnień pracownika ustalono, iż dane do ewidencji ludności są wprowadzane na podstawie wydruków z systemu teleinformatycznego ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych i w konsekwencji został błędnie wprowadzony do ewidencji ludności. Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, aktualizowanie ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. [Dowód: akta kontroli str.: ] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Wójta Gminy i Miasta Lubomierz zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993z późn. zm.) w zakresie dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. REJESTRACJA STANU CYWILNEGO Postępowania administracyjne prowadzone na podstawie art. 28,36,73 ustawy p.o.a.s.c. oraz rozporządzenia wykonawczego do tej ustawy Kontroli poddano 10 postępowań administracyjnych prowadzonych w kontrolowanym okresie na podstawie art. 73 ust. 1 ustawy p.o.a.s.c, skutkujące sporządzeniem polskiego aktu stanu cywilnego, tj.: 19

20 - 4 postępowania w przedmiocie wpisania (transkrypcji) aktu urodzenia sporządzonego za granicą do polskiej księgi stanu cywilnego, tj. AU 2013, AU /2013, AU /2013, AU /2013; - 4 postępowania w przedmiocie wpisania aktu małżeństwa sporządzonego za granicą do polskiej księgi stanu cywilnego, tj. AM /2013, AM /2013, AM /2013, AM /2013; - 1 postępowanie w przedmiocie wpisania aktu zgonu sporządzonego za granicą do polskiej księgi stanu cywilnego, tj. AZ /2014. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, na podstawie udostępnionych dokumentów do ww. aktu zgonu, iż w 2013 r. także został sporządzony 1 akt zgonu, na podstawie art. 73 ustawy p.o.a.s.c. W związku z powyższym rozszerzono obraną próbę i kontroli poddano akt zgonu o nr /2013 ( w sumie 2 akty zgonu). Podczas przeprowadzania kontroli poproszono Kierownika USC o przygotowanie kserokopii dokumentów mających stanowić dowody ustaleń zawartych w niniejszym projekcie wystąpienia pokontrolnego. Do dnia 10 kwietnia 2014 r. żądane dokumenty nie wpłynęły do organu. Wobec powyższego zwrócono się do Burmistrza Gminy i Miasta Lubomierz o ich przesłanie. W odpowiedzi otrzymano kserokopie żądanych dokumentów oraz dodatkowo kserokopie akt zbiorowych do aktu zgonu nr /2013. Dlatego kolejnym pismem z dnia 16 kwietnia br. zwrócono się o wyjaśnienie rozbieżności dotyczących ilości sporządzonych aktów zgonu. Kierownik USC wyjaśnił, iż w roku 2013 sporządzono 2 akty zgonu..w roku 2014 sporządzono 1 akt zgonu..rozbieżności nastąpiły z tytułu popełnionej pomyłki rachunkowej. Ogólnie w latach sporządzono 3 akty zgonu na podstawie art. 73 p.o.a.s.c.. Powyższe wyjaśnienia zostały uwzględnione. [Dowód: akta kontroli str.: 51,52,60,61] W zakresie postępowań o transkrypcję aktów stanu cywilnego sporządzonych za granicą ustalono, że wszystkie decyzje wydawane były na wniosek, a organ z urzędu ustalał swoją właściwość miejscową i rzeczową, zgodnie z art. 13 lub 15 ustawy p.o.a.s.c. Każdorazowo wnioskodawca/-cy podpisywali się pod wnioskiem o transkrypcję (wpisanie), wskazując swoje miejsce zamieszkania lub ostatnie miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Stwierdzono, iż w prowadzonych postępowaniach organ prawidłowo ustalał strony postępowania i zawiadamiał je o wszczęciu postępowania. Zgodnie z art. 73 ust. 1 p.o.a.s.c. i 9 rozporządzenia wykonawczego przyjmowano oryginał zagranicznego aktu stanu cywilnego wraz z jego tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego, wpisanego na listę Ministra Sprawiedliwości. Wyjątek od wskazanej zasady dotyczy odpisów aktów stanu cywilnego wystawionych na druku wielojęzycznym, co miało miejsce przy akcie zgonu nr AZ /2013, oraz przy akcie małżeństwa nr /2013 i nr /2013 (zgodnie ze sporządzoną w Wiedniu dnia 8 września 1976 r. Konwencją nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 r., nr 166, poz. 1735). W sprawach, w których ustanowiony był pełnomocnik, do wniosku załączano także pełnomocnictwo lub pełnomocnictwo do doręczeń, zgodnie z art. 32 lub 40 4 Kpa. Pismem z dnia r. Urząd Miasta Jelenia Góra przesłał zgodnie z właściwością miejscową otrzymane z Ambasady RP w Sztokholmie dwa wnioski o sporządzenie polskich akt stanu cywilnego, tj. aktu małżeństwa zawartego w Szwecji w dniu r. pomiędzy a, oraz aktu urodzenia ich syna, urodzonego dnia r. w Österhaninge. Do wniosku dołączono zaświadczenie o ślubie wystawione przez szwedzki urząd podatkowy wraz z jego tłumaczeniem na język polski, potwierdzonym przez Konsula, oraz oryginał wyciągu z ewidencji ludności. Powyższy dokument jest także wystawiony przez urząd podatkowy i opatrzony jest uwagą, że stanowi jedynie potwierdzenie zapisu w komputerowej bazie danych rejestru ewidencji ludności i nie może służyć jako dokument tożsamości. Ponadto zawiera informację, że wyciąg zawiera dane osobowe umieszczone w 20