UNIWERSYTET KAZIMIERZA WIELKIEGO Wydział Matematyki Fizyki i Techniki. Studia Podyplomowe Techniki informatyczne w finansach

Transkrypt

1 UNIWERSYTET KAZIMIERZA WIELKIEGO Wydział Matematyki Fizyki i Techniki Studia Podyplomowe Techniki informatyczne w finansach Systemy rachunkowości prowadzący: dr inż. Grzegorz Zych grzegorz@ukw.edu.pl Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości

2 Ćw. 1 Generowanie nowej firmy NALEŻY URUCHOMIĆ PROGRAM IFS APPLICATIONS 2003 Accounting (Księgowość) Dane do logowania: własny login i hasło. prawidłowo wybrać bazę danych!!! Każdy system informatyczny, aby mógł być w pełni wykorzystany, musi zostać przygotowany do pracy i wypełniony danymi. W tym celu w pierwszym kroku należy wykonać m.in. następujące działania: - utworzenie firmy, - zdefiniowanie użytkowników, - ustalenie danych podstawowych dla kontrahentów, - budowa bazy klientów firmy itp. Tworząc macierzystą firmę (Schemat 1), system generuje reguły księgowe oraz powiązania z innymi modułami. Schemat 1. Tworzenie nowej firmy W systemie może istnieć jednocześnie wiele firm, ale w danej chwili można obsługiwać tylko jedną. Do tworzenia firmy można użyć Instalatora automatycznego generowania firmy lub wprowadzać dane w kilku kolejnych formatkach (formatki mogą być także użyte do modyfikacji danych istniejącej firmy). Wybierz ścieżkę: Kontrahenci / Firma / Instalator automatycznego generowania firmy 1

3 Wygeneruj nową firmę, przyjmując za identyfikator firmy (Id firmy) oznaczenie Fn, gdzie n - kolejny numer Id firmy max 2 znaki! Id firmy musi być unikalny! Przejdź Dalej, wybierz opcję Utwórz z / Szablon korzystając z przycisku Lista wybierz PL (Polish Standard Template). Przejdź Dalej, Wypełnij pola Przejdź Dalej, 2

4 Na ostatnim formularzu istnieje możliwość sprawdzenia poprawności wprowadzonych wcześniej danych. Po wybraniu przycisku Zakończ nastąpi generowanie nowej firmy. Właścicielem utworzonej firmy (pakietu danych) jesteś TY Uzupełnienie danych: dane adresowe utworzonej firmy Kontrahenci / Firma / Firma Wyszukanie swojej firmy (F2), dodanie nowego adresu (zakładka Adres) 3

5 Przejść w tryb wstawiania nowych danych (F5), podać dane adresowe Zapisz! Proszę zwrócić uwagę, że można zdefiniować kilka adresów. Id adresu musi być unikalny! Po wylogowaniu zalogować się powtórnie. Sprawdzić w menu File.Options, zakładka Globals utworzona firma winna być firmą podstawową. Jeżeli nie jest dodać. Sprawdzić ścieżkę: Reguły księgowe/dane użytkownika/użytkownik w firmach Dla użytkownika U1 firma FR jest firmą domyślną 4

6 Ćw. 2 Dane podstawowe Rejestracja użytkownika w grupie użytkowników System IFS Applications przewiduje możliwość grupowania użytkowników. W szczególności można połączyć jednego lub kilku użytkowników z grupami użytkowników. Jedna z grup musi być grupą domyślną. Wybierz ścieżkę: IFS/Reguły księgowe/dane użytkownika/grupy użytkowników Przejść w tryb wstawiania nowych danych (F5), podać dane: nazwa grupy: AC, opis grupy podać nazwiska zespołu Zapisz! Typy PK Sprawdzić IFS/Reguły księgowe/dane użytkownika: /Definiowanie typów PK Typ PK może należeć do jednej lub wielu grup funkcji. Grupy funkcji są predefiniowane i dostępne na liście wartości. Podczas generowania nowej firmy automatycznie tworzone są następujące grupy: Grupa Opis Wykorzystane w module A Księgowość środków trwałych IFS/Środki Trwałe B Wpływy IFS/Płatności C Konsolidacja IFS/Konsolidacja Koncernu D PK wielofirmowe IFS/Reguły Księgowe P Transakcje pracownicze IFS/Podróże Służbowe F Faktury sprzedaży IFS/Faktury G Kompensaty zobowiązań/należności IFS/Płatności I Faktury zakupowe IFS/Faktury J Faktury zakupowe - rozlicz. końcowe IFS/Faktury K Korekty IFS/Reguły Księgowe L Magazyn/transakcje magazynowe IFS/Zakupy M Ręczne księgowania IFS/Reguły Księgowe N Wyciąg bankowy IFS/Płatności P Rozliczanie projektów IFS/Księga Główna, Księgowość projektów Q Bilans otwarcia IFS/Reguły Księgowe R Rozliczenia okresowe odwracające IFS/Reguły Księgowe T Koszty robocizny IFS Remonty U Płatności IFS/Płatności W Transakcje płacowe IFS/Płace X Rozliczenia międzyokresowe IFS/Reguły Księgowe Z Automatyczne rozliczanie kosztów IFS/ARK PK typu K (Korekty), M (Ręczne PK), Q (Bilans otwarcia) mogą być wprowadzane ręcznie. 5

7 /Serie numerów PK wg typów PK Kalendarz księgowy Kalendarz księgowy składa się z kalendarza głównego oraz kalendarzy dla wszystkich grup użytkowników. Aby wyeliminować niepoprawne księgowania, należy zablokować okresy przyszłe. Aby skorzystać z tych okresów, należy je ponownie otworzyć. Po zarejestrowaniu wszystkich PK w okresie można go zamknąć dla określonej grupy użytkowników, ale pozostawić otwarty dla grupy prowadzącej konsolidację. Całkowite zamknięcie okresu oznacza zamknięcie go dla wszystkich grup. Program sprawdza, czy wszystkie transakcje w okresie zostały zaktualizowane. Jeśli w tabeli oczekujących znajdują się PK, należy je zaktualizować przed zamknięciem okresu. Można ponownie otworzyć zamknięty okres w celu zarejestrowania nowych PK. Podczas tworzenia firmy tworzone są okresy dla roku ubiegłego oraz przyszłych kilku lat (sprawdź w Okresy księgowe jaki jest ostatni otwarty okres księgowy?). Okresy są zgodne z rokiem kalendarzowym, każdy rok podzielony jest na dwanaście okresów. Można zmodyfikować informacje w celu dostosowania ich do wymagań firmy. Opcja Nowy umożliwia utworzenie nowego okresu. Następnie należy połączyć okres z grupą użytkowników za pomocą polecenia Grupy użytkowników wg okresów. Zamknąć okres 2007/10 dla bieżącej grupy użytkowników. Pozostałe dane stałe Sprawdzić, czy dostępne są dane stałe w IFS/Reguły księgowe/waluty/kody walut zdefiniować kody VAT: IFS/Reguły księgowe/kody VAT /Kody VAT Przejrzeć listę zdefiniowanych kont: IFS/Reguły księgowe/łańcuch kodu/przegląd kont: na jakie konto będziemy księgować bankowe lokaty terminowe? zdefiniować w zespole 4 konta dla: o ogumienie o części zamienne przejrzeć listę grup kont (syntetyki) Warunki płatności Warunki płatności definiuje się podczas wprowadzania informacji dotyczących klientów i dostawców. Użytkownik może zmieniać domyślne warunki płatności dla klienta i dostawcy podczas rejestrowania faktur. Podczas uruchamiania systemu automatycznie tworzone są następujące warunki płatności: dni dni netto dni netto dni netto Zdefiniuj warunki płatności: 7 dni, 14 dni 6

8 Ćw. 3 Księgowania ręczne Rejestracja PK Ścieżka IFS/Reguły księgowe/pk/rejestracja PK służy do ręcznego rejestrowania określonych typów PK, np. kosztów nie przekraczających wartości księgowych, obciążeń emerytalnych i/lub RMK (rozliczeń międzyokresowych) odwracających. Można też zmieniać PK umieszczone w tabeli oczekujących, które nie były jeszcze aktualizowane, można korygować ręczne PK oznaczone jako błędne podczas procedury aktualizacji. Po zarejestrowaniu lub skorygowaniu PK można go ręcznie zaktualizować w księdze głównej. Opcja umożliwia rejestrację PK należących do następujących grup funkcji: K (Korekty), M (Ręczne PK), Q (Bilanse otwarcia). Okno rejestracji księgowania zawiera trzy zakładki: Księgowania PK, Przegląd wierszy PK, Szczegóły nagłówka. Najczęściej okno używane jest do wprowadzania nowego PK warto wtedy odpowiednio zmodyfikować właściwości okna, ustawiając je w tryb Create a new record tworzenie nowego rekordu: Rejestracja przykładowego PK Zapisz: wprowadź operację: księgowanie kwoty 155 zł pomiędzy kontami Grunty i Prawo użytkow.wiecz.gruntu; pozostałe dane: Data PK: Grupa: Typ PK: Nr PK: Uwagi: Tekst(1): Tekst(2): AC M 0 (zostanie zaktualizowane w chwili zapisu) pierwsze księgowanie pomiędzy kontami Grunty i Prawo użytkowania księgowanie test1 na WN księgowanie test1 na MA księgowanie? co oznacza komunikat? Co zrobić, by można było zapisać 7

9 co oznacza komunikat? wybierz opcję: IFS/Środki Trwałe/Dane podstawowe/konta środków trwałych, wyświetl listę kont znajdź dwa konta spoza listy o jak najmniejszym numerze, wprowadź Zapisz księgowanie, zamknij okno Rejestracji PK przywołaj PK, uaktualnij pole Uwagi, zapisz, zamknij okno powtórnie przywołaj PK, sprawdź pole Uwagi wprowadź nowe PK dla takich samych danych na kwotę 245 zł Dostępne operacje dla zapisanych księgowań: modyfikacja wierszy (bez możliwości usunięcia PK!) zmień kwotę drugiego PK z 245 zł na 345 zł przegląd zapisanych - IFS/Reguły księgowe/pk/zapytania-wiersze PK usunięcie wierszy (bez możliwości usunięcia PK!) o ustawić Status PK na Zawieszone o usunąć wiersze PK (pamiętać o zapisie!) Aktualizacja księgi głównej Aktualizacja IFS/Księga główna/aktualizacjapk/rozpoczęcie Działanie to umożliwia aktualizację księgi głównej za pomocą PK posiadającego status Zatwierdzone. Wszystkie utworzone PK są grupowane w tzw. tabeli oczekujących. Podczas aktualizacji przeprowadzanych jest wiele kontroli. PK, które nie przejdą pozytywnie kontroli, są zwracane do tabeli oczekujących i będą posiadały status Błąd; pojawi się komunikat błędu. Błędy w ręcznie utworzonym PK mogą zostać skorygowane na ekranie Reguły Księgowe/PK/Rejestracja PK. Po skorygowaniu PK i zmianie statusu na Zatwierdzone można ponownie przeprowadzić aktualizację. Z każdej aktualizacji sporządzany jest tzw. dziennik. Przed wykonaniem aktualizacji muszą być sprawdzone/wprowadzone parametry aktualizacji. Zazwyczaj jest to wykonywane podczas pierwszej aktualizacji. W wyniku aktualizacji wyświetli się potwierdzenie wraz z numerem dziennika aktualizacji utworzonym automatycznie. Wszystkie zaktualizowane PK zostaną przeniesione do księgi głównej. PK, które nie przeszły weryfikacji wrócą do tabeli oczekujących i będą posiadać status Błąd. Można wydrukować dziennik aktualizacji. Wykonaj aktualizację dla następujacych danych: tylko dla okresu 10, tylko dla użytkownika U1 (podać nazwę własną). Zamknij okres 10 (IFS/Reguły księgowe/dane użytkownika/okresy księgowe) 8

10 Raporty Po wykonaniu aktualizacji i zamknięciu okresu dostępne są w IFS/Księga główna/księgi rachunkowe raporty: Dziennik i Zestawienie obrotów i sald Próba wykonania innych zestawień (np. IFS/Księga główna/raporty//księga główna kończy się porażką Łączenie użytkownika z klasą autoryzacji Działanie to umożliwia przyłączenie użytkownika do klasy autoryzacji. Klasa autoryzacji z identyfikatorem MAX tworzona jest automatycznie podczas tworzenia nowej firmy. Do klasy tej przyłączeni są użytkownicy specjalni, na przykład właściciele aplikacji. Przyłączenie użytkownika U1 do klasy autoryzacji MAX: wprowadzić klasę autoryzacji na ekranie Użytkownicy wg klas autoryzacji w module IFS/Księga Główna/Autoryzacja; w wyniku tego działania użytkownik uzyska (lub nie uzyska) uprawnienia do przeglądania informacji w księdze głównej Wykonaj zestawienie IFS/Księga główna/raporty//księga główna dla konta Do wykonania Zaksięgować następujące operacje: 1. Utworzyć konta Koszty bezpośrednie produkcji podstawowejdla oddziałów: Marantów, Janów, Kleczew (w zespole 5) 2. Dnia pobrano z bankowego rachunku bieżącego kwotę 10 tys. zł i przekazano do kasy (użyć istniejących kont). 3. W kolejnych dniach wypłacono w kasie delegacje wg poniższego zestawienia: Lp. Data Pracownik, oddział kwota Kowalski, Kleczew Nowak, Kleczew Jasiński, Marantów Rak, Janów Nowicki, Marantów Robak, Marantów 188, Jasiński, Kleczew Należy zaksięgować powyższe kwoty odpowiednio: na stronę MA konta kasy, na stronę WN odpowiedniego konta zespołu 4 następnie przeksięgować je w koszty odpowiednich oddziałów. Po wykonaniu księgowań: 1. wykonać zapytanie: IFS/Reguły księgowe/pk/zapytania-wiersze PK 2. wykonać zestawienie IFS/Księga główna/raporty/księga główna dla kosztów bezpośrednich oddziału Marantów dlaczego brak księgowań?? wykonaj działania niezbędne do wykonania powyższego zestawienia, wykonaj powtórnie zapytanie: IFS/Reguły księgowe/pk/zapytania-wiersze PK 9