Dokument i jego cechy. Document Management System. Dokument elektroniczny może również zawierać. Dokument papierowy NCI CI. Atrybuty dokumentu

Transkrypt

1 Document Management System Jacek Grekow Politechnika Białostocka Dokument i jego cechy Medium w którym zapisane są informacje i mogą być przetwarzane Fizyczne właściwości Formalne właściwości Autor dokumentu Osoby z niego korzystające Czas, np. okres ważności Numer, np. numer wersji Dokument papierowy Wielkość Twardość papieru Kolorowy lub czarno-biały Ilość stron Dokument elektroniczny może również zawierać Inny dokument z programu użytkowego (np. z edytora tekstów) Obraz graficzny np. zeskanowany papierowy dokument Film Video Nagranie muzyczne lub mowa Itp... NCI CI NCI Non-Coded-Information papierowe dokumenty i informacje które nie mogą być dalej przetworzone np.. Zeskanowane obrazy, nagrane CI -Coded-Information elektroniczne dokumenty które można dalej przetwarzać. Np. dokumenty z edytowrów tekstu, graficznych programów Atrybuty dokumentu Informacja opisująca dokument, Informacja bliżej charakteryzująca dokument 1

2 Atrybuty dokumentu Ważna etap wdrażania systemów zarządzania dokumentami w firmie : znalezienie właściwych atrybutów dokumentów Dokumenty posiadające takie same atrybuty tworzą Klasę dokumentów Umożliwiają ponowne znalezienie dokumentu Konieczność podawania wszystkich atrybutów przy tworzeniu dokumentu (pola konieczne do wypełnienia) Atrybuty dokumentu Np. FAX Należy do Klasy dokumentów: Korespondencja posiadaatrybuty: Tytuł: Zamówienie programu Nadawca: Consultsp. z o.o. Adresat: Sort sp. z o.o. Typ: Fax Data: Life Cycle Management Utworzenie Użytkownik tworzy dokument Przy zapisywaniu dokumentu musi wybrać klasę dokumentu Odpowiednio do klasy dokumentu musi wypełnić konieczne atrybuty Edycja Edytowanie dokumentu Uzupełnianie Przygotowanie do ostatecznej formy Zatwierdzanie Sprawdzanie poprawności dokumentu i ewentualne zatwierdzenie lub odrzucenie Dokonuje np. przełożony Zatwierdzający może dokonać poprawek lub dołączyć uwagi i wysłać z powrotem do Autora 2

3 Przegląd Przegląd treści dokumentu bez możliwości dokonania w nim zmian Publikacja Dokument przeszedł etap sprawdzania i może być udostępniony innym Archiwizacja Dokument jest rzadko wykorzystywany więc zostaje przesłany do archiwum (Hierarchical Storage Management System) Dokument nie musi przechodzić wszystkich faz Fazy mogą się powtarzać Czas przechodzenie przez fazy zależny od rodzaju dokumentu (dokument marketingowy, dokument umowy) 3

4 System zarządzania dokumentami Document Management System Hierarchia składowania dokumentów Biblioteka Pomieszczenie Szafa akt Teczka Dokument Tworzenie hierarchii składowania dokumentów Hierarchia na podstawie struktury organizacji - łatwiejsza orientacja dla użytkowników - szybsze wdrożenie systemu Hierarchia oparta na klientach lub procesach firmy - ponad wydziałowe elektroniczne szafy lub teczki dla określonego klienta Check-in / Check-out Problem elektronicznego składowania dokumentów - niekontrolowana modyfikacja dokumentów przez różnych użytkowników Mechanizm Check-in / Check-out - Użytkownik który chce poprawiać-edytować dokument wywołuje procedurę Check-out (blokuje dokument ) - Użytkownik po skończeniu procesu zmian w dokumencie wywołuje procedurę Check-in (odblokowuje dokument ) Zarządzanie wersjami dokumentów w Document Management System Archiwizacja Zmiana treści dokumentu w Systemie Zarządzania Dokumentami powoduje utworzenie nowej wersji dokumentu System oferuje użytkownikowi zawsze najświeższą wersję dokumentu Możliwy jest przegląd poprzednich wersji 4

5 Systemy skanowania i składowania dokumentów Pytania? 5