Instrukcja zarządzania dokumentacją w Izbie Celnej w Warszawie

Transkrypt

1 Załącznik do Decyzji Nr 22 Dyrektora Izby Celnej w Warszawie z dnia 25 marca 2015 r. Instrukcja zarządzania dokumentacją w Izbie Celnej w Warszawie 1. Postanowienia ogólne Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o: 1) aktach sprawy rozumie się przez to dokumentację, w szczególności tekstową (pisma, dokumenty, notatki, formularze), fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową, multimedialną zawierającą informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy, odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania; 2) akceptacji rozumie się przez to wyrażenie zgody przez przełożonego na sposób załatwienia sprawy albo treść przygotowanej dokumentacji; 3) archiwiście - rozumie się przez to pracownika realizującego zadania archiwum zakładowego albo składnicy akt, w odniesieniu do dokumentacji w postaci papierowej lub elektronicznej; 4) archiwum państwowym rozumie się przez to Archiwum Państwowe m. st. Warszawy; 5) archiwum zakładowym rozumie się przez to Referat - Archiwum Zakładowe zajmujący się w szczególności: gromadzeniem, ewidencjonowaniem, czasowym przechowywaniem, zabezpieczaniem i udostępnianiem dokumentacji, brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej nieprzydatnej w bieżącej pracy, przekazywaniem materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego m. st. Warszawy; 6) czystopisie rozumie się przez to tekst, bez względu na postać zapisu, w wersji ostatecznej przygotowany do podpisu przez osobę uprawnioną; 7) dekretacji - rozumie się przez to adnotację przełożonego lub innej uprawnionej osoby, umieszczoną na wpływie lub przepływie wewnętrznym, bądź do nich dołączoną przydzielającą dokument do załatwienia określonej komórce organizacyjnej lub pracownikowi, która może zawierać, w szczególności dyspozycję co do terminu i sposobu załatwienia sprawy; 8) dekretancie - rozumie się przez to wyznaczonego przez Dyrektora, naczelnika lub kierownika komórki organizacyjnej pracownika uprawnionego do przekazywania lub dekretowania określonych przez nich wpływów lub przepływów wewnętrznych bezpośrednio do właściwych merytorycznie pracowników lub komórek organizacyjnych; dekretant nie posiada uprawnień do podpisywania dokumentacji powiązanej z zadekretowanymi albo przekazanymi wpływami lub przepływami wewnętrznymi; 9) dokumencie rozumie się przez to akt o odrębnej całości znaczeniowej, sporządzony we właściwej dla danego czasu i miejsca postaci, w tym w postaci elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, posiadający określoną strukturę wewnętrzną i zaopatrzony w środki uwierzytelniające, w szczególności pieczęcie, stemple, podpisy, w tym bezpieczny podpis elektroniczny, mający charakter dowodu, który stwarza, potwierdza lub zmienia stan prawny, w szczególności podpisane orzeczenie, postanowienie, pozwolenie, decyzje, notatkę, protokół, sprawozdanie, wniosek, wypełniony i podpisany formularz; 10) dokumentacji aktowej rozumie się przez to zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, akt, ksiąg, korespondencji, niezależnie od techniki ich wykonania; 11) dokumentacji niearchiwalnej rozumie się przez to dokumentację kategorii B; 1

2 12) Dyrektorze - rozumie się przez to Dyrektora Izby Celnej w Warszawie; 13) epuap (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) rozumie się przez to ogólnopolską platformę teleinformatyczną służącą do komunikacji obywateli z jednostkami administracji publicznej w ujednolicony, standardowy sposób. W jej ramach funkcjonuje Elektroniczna Skrzynka Podawcza oraz Centralne Repozytorium Wzorów Dokumentów (CRD); 14) ESP rozumie się przez to elektroniczną skrzynkę podawczą jednostki organizacyjnej działającą w ramach epuap zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne; 15) funkcjonariuszach celnych - rozumie się przez to funkcjonariuszy celnych pełniących służbę w Izbie i urzędach, członków korpusu służby cywilnej oraz pracowników objętych niemnożnikowym systemem wynagradzania; 16) Instrukcji archiwalnej rozumie się przez to instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz składnic akt izb celnych i urzędów celnych, stanowiącą załącznik nr 2 do zarządzenia Nr 65 Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2014 r. w sprawie zarządzania dokumentacją w izbach celnych i urzędach celnych; 17) Instrukcji kancelaryjnej - rozumie się przez to instrukcję kancelaryjną izb celnych i urzędów celnych stanowiącą załącznik nr 1 do zarządzenia Nr 65 Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2014 r. w sprawie zarządzania dokumentacją w izbach celnych i urzędach celnych; 18) Izbie rozumie się przez to Izbę Celną w Warszawie; 19) jednostce organizacyjnej - rozumie się przez to Izbę Celną w Warszawie, urzędy celne podległe Izbie Celnej w Warszawie wraz z podległymi oddziałami celnymi; 20) JRWA - rozumie się przez to jednolity rzeczowy wykaz akt izb celnych i urzędów celnych jako wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną, służący do oznaczania, rejestracji, grupowania i przechowywania dokumentacji; 21) kanale wpływu lub wysyłki rozumie się przez to sposób odbierania i wysyłania dokumentacji lub przesyłki, w szczególności urząd pocztowy, Urząd Przewozu Poczty, punkt wymiany korespondencji, punkt podawczy jednostki, faks, kuriera, pocztę elektroniczną, elektroniczną skrzynkę podawczą systemową skrzynkę podawczą, dostarczenie przez interesanta lub z wykorzystaniem kwitariusza; 22) kancelarii głównej rozumie się przez to wydzielone w Izbie stanowiska pracy do odbierania, ewidencjonowania, rozdziału i wysyłania dokumentacji, tj. kancelarię Izby prowadzoną przez Wydział Organizacyjny; 23) kancelarii tajnej rozumie się przez to komórkę, w której są przetwarzane informacje niejawne o klauzuli tajne lub ściśle tajne ; 24) kategorii akt rozumie się przez to oznaczenie wartości archiwalnej przy pomocy symboli literowych, przy czym: a) symbol A oznacza, że są to materiały archiwalne, mające znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej dotyczącej działalności organów celnych, jego stosunkach z innymi państwami, o rozwoju życia społecznego i gospodarczego i wieczystym okresie przechowywania, b) symbol B (z dodaniem cyfr arabskich określających termin ich przechowywania w archiwum) oznacza dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia, po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danej jednostki organizacyjnej lub dla celów kontrolnych, c) symbol BE oznacza dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie. Ekspertyzę przeprowadza Archiwum Państwowe m. st. Warszawy, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji, 2

3 d) symbol Bc oznacza dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu przekazywana jest na makulaturę; 25) kierowniku komórki rozumie się przez to naczelnika wydziału, kierownika referatu, kierownika oddziału celnego, kierującego sekcją, kierującego wieloosobowym stanowiskiem pracy, osobę pełniącą służbę/zatrudnioną w jednoosobowym stanowisku pracy; 26) komórce organizacyjnej rozumie się przez to komórkę powołaną do wykonywania określonych zadań, wymienionych w regulaminie organizacyjnym Izby i urzędów celnych, tj. wydział, referat, sekcję, wieloosobowe stanowisko pracy, jednoosobowe stanowisko pracy, oddział celny oraz miejsce uznane lub wyznaczone, z wyłączeniem miejsc uznanych w celu jednorazowego dokonania czynności przewidzianych przepisami prawa celnego; 27) komórce merytorycznej rozumie się przez to komórkę organizacyjną, do której zadań należy ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie danej sprawy i która powinna posiadać całość akt w tym zakresie; 28) korespondencji rozumie się przez to pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymane i wysyłane za pośrednictwem poczty, firm kurierskich, poczty elektronicznej, elektronicznej skrzynki podawczej epuap, faxu, itp. oraz składane osobiście przez ich nadawców na Stanowisku Obsługi Klienta; 29) kwalifikacji archiwalnej rozumie się przez to nadanie dokumentacji kategorii akt, która odpowiada końcowemu hasłu kwalifikacyjnemu w rzeczowym wykazie akt; 30) naczelniku - rozumie się przez to naczelnika urzędu celnego; 31) paginacji rozumie się przez to oznaczanie liczbą kolejnych zapisanych stron w jednostce archiwalnej; 32) parafie rozumie się przez to znak odręczny lub identyfikator systemowy w systemach elektronicznego zarządzania dokumentacją wskazujący funkcjonariusza celnego przygotowującego lub akceptującego dokument; 33) piśmie rozumie się przez to wyrażoną tekstem informację, stanowiącą odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia, niekoniecznie uwierzytelnioną lub podpisaną; 34) poczcie elektronicznej rozumie się przez to narzędzie teleinformatyczne pozwalające na przesyłanie informacji i danych, jeden z kanałów wpływ i wysyłki obsługiwany przez systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją; 35) programie kancelaryjnym - rozumie się przez to aplikację służącą do ewidencjonowania korespondencji; 36) przepływie wewnętrznym rozumie się przez to dokumentację lub przesyłkę przekazywaną pomiędzy komórkami organizacyjnymi Izby; 37) punkcie zatrzymania rozumie się przez to każde stanowisko pracy w Izbie, w którym obsługiwane są wpływy, wysyłki, przepływy wewnętrzne i akta sprawy w trakcie wykonywania czynności kancelaryjnych; 38) referencie rozumie się przez to funkcjonariusza celnego załatwiającego merytorycznie sprawę i kompletującego akta sprawy w trakcie jej załatwiania; 39) rejestrze rozumie się przez to narzędzie służące do ewidencjonowania pojedynczych dokumentów lub pism ze względu na ich specyficzne cechy lub na wymogi wynikające z przepisów prawa lub wewnętrznych regulacji obowiązujących w Izbie, prowadzone w postaci papierowej lub elektronicznie w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją; 40) sekretariacie rozumie się przez to miejsce związane z realizacją zadań asystenckich i dekretacyjnych wykonywanych na rzecz przełożonego oraz zadań kancelaryjnych realizowanych w odniesieniu do interesantów i funkcjonariuszy celnych jednostki organizacyjnej lub komórki organizacyjnej; 3

4 41) składnicy akt rozumie się przez to komórkę organizacyjną funkcjonującą w urzędzie celnym niewytwarzającym materiałów archiwalnych zajmującą się: gromadzeniem, ewidencjonowaniem, czasowym przechowywaniem, zabezpieczaniem i udostępnianiem dokumentacji, brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej nieprzydatnej w bieżącym urzędowaniu; 42) spisie spraw rozumie się przez to narzędzie (formularz) służące do chronologicznego rejestrowania spraw w obrębie hasła rzeczowego z IRWA w danym roku kalendarzowym w danej komórce organizacyjnej; 43) sprawie rozumie się przez to zdarzenie lub stan rzeczy wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia informacji do wiadomości; 44) SSP rozumie się przez to systemową skrzynkę podawczą jako funkcjonalność systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją; pozwalającą na wysyłanie i odbieranie dokumentacji elektronicznej przekazywanej pomiędzy jednostkami organizacyjnymi Służby Celnej w ramach tego systemu, generującą systemowe potwierdzenie odbioru wysłanej dokumentacji; 45) sygnaturze archiwalnej rozumie się przez to znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej lub jednostce inwentarzowej umieszczany w jej lewym dolnym rogu umożliwiające jej zidentyfikowanie w archiwum. Składa się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego zarejestrowanego w wykazie tych spisów łamanego przez liczbę porządkową, pod którą w tym spisie dana teczka została wpisana; 46) systemie tradycyjnym - rozumie się przez to system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci; 47) systemie EZD rozumie się przez to system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentujący przebieg załatwiania spraw oraz tworzenie i gromadzenie dokumentów elektronicznych; 48) teczce aktowej (teczce spraw) rozumie się przez to teczkę służącą do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną; 49) urzędach rozumie się przez to Urząd Celny I w Warszawie, Urząd Celny II w Warszawie, Urząd Celny III Port Lotniczy w Warszawie, Urząd Celny w Radomiu, Urząd Celny w Pruszkowie, Urząd Celny w Siedlcach oraz Urząd Celny w Ciechanowie; 50) wpływie rozumie się przez to dokumentację lub przesyłkę otrzymaną przez Izbę jednym z kanałów wpływu; 51) wysyłce rozumie się przez to dokumentację lub przesyłkę przeznaczoną do wysłania lub wydania z Izby do odbiorcy zewnętrznego jednym z kanałów wysyłki; 52) wykazie akt rozumie się przez to wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt; 53) załączniku rozumie się przez to dokument, plik danych lub przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość pod względem merytorycznym z dokumentem lub pismem głównym, w szczególności zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki, próbki lub dołączone pliki elektroniczne; 54) znaku akt (znaku sprawy) rozumie się przez to zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt. 4

5 2. Instrukcja zarządzania dokumentacją w Izbie Celnej w Warszawie, zwana dalej instrukcją, określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Izbie oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją, jeżeli przepisy Instrukcji kancelaryjnej lub prawa powszechnie obowiązującego nie stanowią inaczej: 1) począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz Izby do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym lub przekazania do zniszczenia; 2) niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych W Izbie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny polegający na rejestrowaniu spraw i gromadzeniu powstającej, nadsyłanej i składanej dokumentacji zgodnie z wykazem akt, wspomagany równoczesnym ewidencjonowaniem dokumentów w rejestrach wpływów i wysyłek. 2. Wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta spraw oraz grupowania dokumentacji nietworzącej akt spraw. 3. Kierownik każdej komórki organizacyjnej do dnia 30 października roku bieżącego sporządza wyciąg z rzeczowego wykazu akt na rok następny, zawierający wybrane hasła klasyfikacyjne zgodne z zadaniami określonymi w regulaminie organizacyjnym odpowiadające im symbole numeryczne, kategorie archiwalne i opisy klas, i przekazuje do Wydziału Organizacyjnego. 4. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego sprawujący bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w Izbie, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw analizuje wyciąg z wykazu akt pod względem zgodności haseł klasyfikacyjnych z zadaniami komórki organizacyjnej sporządzającej wyciąg i akceptuje go, lub w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości wnioskuje o dokonanie zmian wyciągu w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania. 5. W przypadku odmowy dokonania zmian w wyciągu, sprawę rozstrzyga Dyrektor. 6. Wyciąg z wykazu akt podlega niezwłocznej aktualizacji w przypadku rozpoczęcia przez komórkę organizacyjną prowadzenia nowych rzeczowo spraw. 7. W przypadku potrzeby wprowadzenia zmiany w wykazie akt polegającej na przekształceniu, ustaleniu lub dodaniu symboli i haseł pierwszego i drugiego rzędu bądź doprecyzowaniu haseł, należy postępować zgodnie z trybem wskazanym w 3 i 7 zarządzenia nr 66 Ministra Finansów z dnia 02 grudnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt izb celnych i urzędów celnych (Dz. Urz. Min. Fin. poz. 60). 8. Wyznaczam Naczelnika Wydziału Organizacyjnego do pełnienia roli dekretanta w odniesieniu do korespondencji z Ministerstwa Finansów, korespondencji adresowanej imiennie do Dyrektora oraz korespondencji, której treść nie pozwala na ustalenie właściwej komórki organizacyjnej niezależnie od kanału wpływu. 4. Powstająca w Służbie Celnej dokumentacja dzieli się pod względem jej wartości archiwalnej na dwie kategorie: 1) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne, dla oznaczenia której używa się symbolu A". Materiały tej kategorii archiwum zakładowe, przekazuje do właściwego archiwum państwowego po upływie 25 lat; 2) dokumentację posiadającą czasową wartość praktyczną, dla oznaczenia której używa się symbolu B, BE oraz Bc. 5

6 5. 1. Dokumentacja nadsyłana i składana w Izbie oraz w niej powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na: 1) tworzącą akta sprawy; 2) nietworzącą akt sprawy. 2. Dokumentacja tworząca akta sprawy to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy. 3. Dokumentacja nietworząca akt sprawy to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do końcowej klasy z wykazu akt. 6. Czynności kancelaryjne w Izbie oraz dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dokonywane jest w systemie tradycyjnym, który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, w szczególności: 1) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych; 2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej; 3) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych Kancelaria główna prowadzi oddzielne, obejmujące okres roku, rejestry: 1) wpływów dla dokumentacji nadsyłanej lub składanej do Izby; 2) wysyłek dla dokumentacji wysyłanej lub wydawanej z Izby. 2. W Izbie prowadzone są następujące odrębne rejestry spełniające funkcje rejestrów, o których mowa w ust. 1: 1) rejestr wysyłek, zwany książką nadawczą prowadzony przez kancelarię główną na potrzeby Poczty Polskiej; 2) rejestr dokumentacji przekazywanej drogą elektroniczną z wykorzystaniem SSP prowadzony przez kancelarię główną (rejestr wpływu) oraz sekretariaty Dyrektora, Zastępców Dyrektora, naczelników (rejestr wysyłek) zgodnie z procedurą określoną odrębnie dla SSP. 3. Dla rejestrów, o których mowa w ust. 2 wprowadza się następujące wyróżniki: 1) rejestr prowadzony przez kancelarię główną otrzymuje wyróżnik KG; 2) rejestr prowadzony przez sekretariat Dyrektora otrzymuje wyróżnik SEKI; 3) rejestr prowadzony przez sekretariat Zastępcy Dyrektora ds. Kontroli i Głównego Księgowego otrzymuje wyróżnik SEKII; 4) rejestr prowadzony przez sekretariat Zastępcy Dyrektora ds. Postępowania i Zastępcy Dyrektora ds. Komórek Ogólnopolskich otrzymuje wyróżnik SEKIII Każdy rejestr kancelaria główna prowadzi w postaci elektronicznej, wspólnie dla wszystkich komórek organizacyjnych Izby oraz wszystkich kanałów odpowiednio wpływu i wysyłki dokumentacji z zachowaniem kolejności wpisów w ciągu roku, z zastrzeżeniem 7 ust Przy użytkowaniu wybranych celnych dedykowanych systemów informatycznych, do dokumentacji o charakterze pomocniczym, napływającej i powstającej w związku z użytkowaniem tych systemów stosuje się przepisy rozdziału 15 Instrukcji kancelaryjnej. 3. Dokumentacji, o której mowa w ust. 2, nie ujmuje się w rejestrach przesyłek przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, pod warunkiem, że w systemach tych możliwa jest analogiczna rejestracja, jaką przewidziano dla tych rejestrów. 4. System EZD wspomaga obsługę dokumentacji w systemie tradycyjnym poprzez wykorzystanie SSP w przypadku spraw, dla których w ramach wskazania wyjątku od podstawowego sposobu 6

7 dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ustalono, że czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w systemie EZD Czynności kancelaryjne w Izbie oraz urzędach celnych, wykonuje się w następujących punktach zatrzymań: 1) kancelaria główna; 2) kancelarie urzędów celnych; 3) kancelarie oddziałów celnych; 4) kancelarie w komórkach organizacyjnych; 5) kancelaria tajna; 6) sekretariaty Dyrektora oraz jego zastępców, w tym: a) Sekretariat I, obsługujący: Dyrektora Izby Celnej w Warszawie, Zastępcę Dyrektora ds. Logistyki, b) Sekretariat II, obsługujący: Zastępcę Dyrektora ds. Kontroli, Głównego Księgowego, c) Sekretariat III, obsługujący: Zastępcę Dyrektora ds. Postępowania, Zastępcę Dyrektora ds. Komórek Ogólnopolskich; 7) sekretariaty naczelników; 8) dekretant; 9) referent. 2. Do czynności kancelaryjnych kancelarii głównej należy w szczególności: 1) przyjmowanie oraz, zgodnie z posiadanymi uprawnieniami, otwieranie i sprawdzanie wpływów; 2) umieszczanie na wpływach w postaci papierowej pieczęci wpływu, zawierającej odpowiednio: a) datę wpływu, b) nazwę jednostki organizacyjnej, do której wpłynęła dokumentacja, c) miejsce na umieszczenie symbolu komórki organizacyjnej, do której wpływ zostanie skierowany, d) miejsce na numer z rejestru wpływów, e) miejsce na informacje o ewentualnych załącznikach, f) miejsce na umieszczenie wyróżnika punktu zatrzymania i rejestracji; 3) ewidencjonowanie wpływów w rejestrze wpływów; 4) segregowanie wpływów według ich treści i przekazywanie do sekretariatu łub właściwej komórki organizacyjnej; 5) przygotowywanie dokumentacji do wysyłki, ewidencjonowanie wysyłek w rejestrze wysyłek; 6) obsługa poczty elektronicznej jednostki organizacyjnej, 7) obsługa SSP w zakresie korespondencji wpływającej. 3. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio do kancelarii urzędów i oddziałów celnych z wyjątkiem obsługi SSP, którą prowadzi kancelaria urzędu celnego. 4. Do czynności kancelaryjnych kancelarii komórki organizacyjnej należy w szczególności: 1) obsługa poczty elektronicznej komórki organizacyjnej; 2) odbiór wpływów i przepływów wewnętrznych w postaci papierowej lub elektronicznej oraz podpisanej bądź zwróconej do poprawy przez odpowiednio Dyrektora albo naczelnika dokumentacji w postaci papierowej; 3) ewidencjonowanie i rejestrowanie wpływów i przepływów wewnętrznych w programie kancelaryjnym; 4) przedstawianie wpływów i przepływów wewnętrznych w postaci papierowej kierownikowi komórki organizacyjnej do dekretacji; 7

8 5) przekazywanie do sekretariatu dokumentacji w postaci papierowej do podpisu przez Dyrektora albo naczelnika; 6) zwrot do referentów dokumentacji niepodpisanej przez Dyrektora albo naczelnika bądź kierownika komórki organizacyjnej. 5. Czynności kancelaryjne w kancelarii tajnej wykonywane są zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych. 6. Do czynności kancelaryjnych sekretariatów należy w szczególności: 1) przyjmowanie oraz zgodnie z posiadanymi uprawnieniami otwieranie i sprawdzanie korespondencji z kancelarii głównej, przekazanej pocztą elektroniczną na adres poszczególnych sekretariatów, za pośrednictwem faksu, SSP oraz korespondencji złożonej osobiście w sekretariacie; 2) obsługa poczty elektronicznej kierowanej na adres poszczególnych sekretariatów, SSP zgodnie z instrukcją ich użytkowania; 3) ewidencjonowanie wpływów w programie kancelaryjnym; 4) przedstawianie wpływów odpowiednio Dyrektorowi, zastępcom Dyrektora, naczelnikowi, zastępcom naczelnika do dekretacji; 5) przekazywanie korespondencji zgodnie z dekretacją Dyrektora, zastępcy Dyrektora, naczelnika. zastępcy naczelnika właściwym osobom lub komórkom organizacyjnym; 6) przyjmowanie pism do podpisu odpowiednio Dyrektora, zastępców Dyrektora, naczelnika, zastępców naczelnika a następnie przekazywanie podpisanych bądź zwróconych do poprawy pism, właściwym komórkom organizacyjnym; 7) przygotowywanie dokumentacji do wysyłki i ewidencjonowanie wysyłek w rejestrach, o których mowa w 6 ust. 2 pkt Do czynności kancelaryjnych dekretantów należy w szczególności: 1) obsługa poczty elektronicznej; 2) odbiór wpływów z kancelarii głównej; 3) dekretacja wpływów; 4) przekazywanie dokumentów do sekretariatu. 8. Do czynności kancelaryjnych referentów należy w szczególności: 1) obsługa poczty elektronicznej; 2) rejestrowanie spraw i oznaczanie dokumentacji znakiem sprawy; 3) przygotowywanie projektów dokumentacji, oznaczanie jej znakiem sprawy i parafowanie; 4) przekazywanie projektów dokumentacji kierownikom komórek organizacyjnych w celu parafowania albo podpisania; 5) łączenie dokumentacji w akta sprawy oraz grupowanie dokumentacji nietworzącej akt spraw; 6) przygotowywanie dokumentacji do wysłania i przekazanie dokumentacji w postaci papierowej do kancelarii; 7) przekazywanie przepływów wewnętrznych; 8) przygotowywanie akt spraw zakończonych do przekazania do archiwum zakładowego albo składnicy akt Wpływy i przepływy wewnętrzne kieruje się do referenta odpowiedzialnego za załatwienie sprawy. Wpływy i przepływy wewnętrzne przechodzą tylko przez niezbędne punkty zatrzymań. 2. Liczba wykorzystywanych kanałów wpływu, wysyłki i przepływów wewnętrznych do przekazania tej samej dokumentacji powinna być ograniczona. 3. Dokumentację pomiędzy komórkami organizacyjnymi tej samej jednostki organizacyjnej przesyła się za potwierdzeniem odbioru bez pośrednictwa kancelarii lub sekretariatu. 4. W przypadku komórek organizacyjnych zlokalizowanych poza siedzibą jednostki organizacyjnej przekazywanie dokumentacji odbywa się za pośrednictwem kancelarii głównej. 8

9 11. Podstawowy obieg dokumentacji. W Izbie obowiązuje tradycyjny obieg dokumentacji, polegający na tym, że: 1) kancelaria główna przyjmuje wpływy oraz przepływy wewnętrzne, o których mowa w 9 ust. 4, w zakresie posiadanych uprawnień otwiera je, sprawdza, umieszcza pieczęć wpływu i uzupełnia dane na pieczęci oraz ewidencjonuje w rejestrze wpływów i przekazuje do sekretariatów zastępców Dyrektora, do urzędów, do komórek organizacyjnych oraz do dekretanta, o którym mowa w 3 ust. 8; 2) wyznaczeni w komórkach organizacyjnych funkcjonariusze celni odbierają wpływy oraz przepływy wewnętrzne, sprawdzają, a następnie przekazują ją do dekretacji i rozdzielają zgodnie z dekretacją; 3) odpowiednio zastępca Dyrektora, zastępca naczelnika, kierownik komórki organizacyjnej albo dekretant, o którym mowa w 3 ust. 8 dokonuje dekretacji wpływów i przepływów wewnętrznych; 4) kierownik komórki organizacyjnej przydziela zadekretowaną dokumentację referentom, natomiast dekretant przekazuje dokumentację do właściwych komórek organizacyjnych lub do sekretariatu; 5) sekretariaty odbierają wpływy oraz przepływy wewnętrzne, następnie przekazują ją do dekretacji Dyrektora, zastępcy Dyrektora, naczelnika lub zastępcy naczelnika i rozdzielają zgodnie z dekretacją; 6) Dyrektor, zastępca Dyrektora, naczelnik lub zastępca naczelnika dokonuje dekretacji wpływów lub przepływów wewnętrznych; 7) kierownicy komórek organizacyjnych lub upoważnione osoby odbierają zadekretowaną dokumentację potwierdzając jej odbiór, a następnie przydzielają do załatwienia poszczególnym referentom; 8) kancelaria komórki ewidencjonuje wpływy i przepływy w programie kancelaryjnym i może rejestrować sprawy; 9) referenci rejestrują sprawy (jeśli nie zrobił tego funkcjonariusz celny obsługujący kancelarię komórki), załatwiają sprawy zgodnie z dyspozycjami przełożonych, gromadzą dokumentację, przygotowują albo parafują lub podpisują czystopisy dokumentacji w toku prowadzenia sprawy zgodnie z zakresem uprawnień i obowiązków; 10) kierownicy komórek organizacyjnych podpisują czystopisy zgodnie z zakresem uprawnień i obowiązków bądź składają bezpieczny podpis elektroniczny na dokumentacji w postaci elektronicznej albo parafują i przekazują do podpisu odpowiednio Dyrektorowi, zastępcy Dyrektora, naczelnikowi albo zastępcy naczelnika; 11) Dyrektor, zastępca Dyrektora, Naczelnik albo zastępca Naczelnika podpisuje odręcznie bądź składa bezpieczny podpis elektroniczny na dokumentacji w postaci elektronicznej zastrzeżonej do jego podpisu; 12) podpisaną dokumentację sekretariat zwraca do komórek organizacyjnych celem przygotowania do wysyłki, naniesienia adnotacji w spisach spraw i wysłania wybranym kanałem wysyłki; 13) kancelaria segreguje i ewidencjonuje wysyłki w rejestrze wysyłek, grupuje dokumentację kierowaną do jednego adresata w przesyłki zbiorcze i dokonuje wysyłki pod wskazany adres. 12. Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek 1. Kancelaria główna przyjmuje korespondencję dostarczoną do Izby: 1) z urzędu pocztowego; 2) z Ministerstwa Finansów; 3) z komórek organizacyjnych mieszczących się poza siedzibą Izby; 4) z podległych urzędów; 5) złożoną na Stanowisku Obsługi Klienta; 6) na adres skrzynki poczty elektronicznej podany w Biuletynie Informacji Publicznej. 2. Wpływy doręczone bezpośrednio do komórki organizacyjnej przyjmują upoważnieni pracownicy tej komórki. Wpływy te pracownicy niezwłocznie przekazują do kancelarii głównej w celu zewidencjonowania w rejestrze wpływów Izby. 9

10 3. Dokumentację składaną przez osoby zatrudnione w Izbie w sprawach dotyczących zatrudnienia (np. wnioski o urlop macierzyński i ojcowski, wnioski o urlop bezpłatny, wnioski o urlop wychowawczy) uważa się za przesyłki wpływające do Izby. 4. Funkcjonariusze celni kancelarii głównej: 1) otwierają i sprawdzają dostarczoną korespondencję, z zastrzeżeniem ust. 8; 2) sprawdzają zawartość przesyłek poprzez ustalenie czy przesyłka: a) jest kompletna (np. czy ilość i rodzaj załączników odpowiada danym wymienionym w piśmie przewodnim), b) nie zawiera błędnie skierowanego pisma, c) jej opakowanie nie jest uszkodzone; 3) umieszczają na piśmie lub na kopercie stempel z datą wpływu korespondencji; 4) przeprowadzają wstępną selekcję otrzymanej korespondencji; 5) dokonują na bieżąco komputerowej rejestracji przyjętej korespondencji, nadając jej kolejny numer w programie kancelaryjnym; 6) przekazują korespondencję, z zastrzeżeniem ust. 10, wraz z kopertą do: a) właściwego sekretariatu, b) odpowiedniej merytorycznie komórki organizacyjnej; 7) przygotowują dostarczoną przez komórki organizacyjne korespondencję do wysyłki, po uprzednim zaewidencjonowaniu jej w rejestrze wysyłek. 5. W przypadku stwierdzenia niezgodności lub niekompletności korespondencji należy ten fakt odnotować na piśmie (np. brak załączników). 6. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki sporządza się w obecności doręczającego protokół, który po podpisaniu przez doręczającego wpływ, przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, do której wpływ jest kierowany, w celu przeprowadzenia postępowania reklamacyjnego. 7. W przypadku przesyłek niewiadomego pochodzenia należy stosować tryb określony w 14 Instrukcji kancelaryjnej. 8. W kancelarii głównej nie otwiera się wpływów korespondencji: 1) adresowanej imiennie do funkcjonariuszy celnych i oznaczonych dodatkowo do rąk własnych lub noszących inne znamiona korespondencji prywatnej; 2) przesyłek niejawnych; 3) adresowanych do Pełnomocnika do spraw Ochrony Informacji Niejawnych; 4) ofert składanych w trybie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych; 5) przesyłek niewiadomego pochodzenia; 6) ofert w konkursach ogłoszonych przez Dyrektora; 7) mogących zawierać informacje z banku dotyczące w szczególności numeru PIN, kodów dostępu do kont. 9. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną funkcjonariusz celny dokonuje ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie. 10. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 9, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na: 1) przesyłki adresowane na komórki organizacyjne; 2) przesyłki adresowane odpowiednio na Dyrektora, zastępców Dyrektora, naczelników; 3) przesyłki adresowane odpowiednio na Izbę lub urząd, których treść nie pozwala na zidentyfikowanie odbiorcy; 4) przesyłki adresowane na pracowników. 10

11 11. Przesyłki, o których mowa w ust. 10 rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. 12. Jeżeli po otwarciu przesyłki nieoznaczonej na zewnątrz w sposób informujący o jej zawartości, okaże się, że nie powinna ona być otwierana, przesyłkę po jej zabezpieczeniu przed nieuprawnionym przeglądaniem i opatrzeniem adnotacją o otwarciu, przekazuje się bezzwłocznie w zamkniętej kopercie właściwej komórce organizacyjnej, po dokonaniu rejestracji na podstawie danych na kopercie. 13. Ujawnione przy przesyłkach pieniądze, papiery wartościowe lub inne przedmioty wartościowe, po ustaleniu ich ilości i wartości, składa się do kasy Izby za potwierdzeniem odbioru, dokonując odpowiedniej adnotacji obok pieczęci wpływu na dokumencie głównym. 14. Do wpływów w postaci papierowej dołącza się koperty ze stemplem pocztowym. Sposób postępowania z kopertą, w której znajduje się dokumentacja dotycząca więcej niż jednej sprawy reguluje 15 Instrukcji kancelaryjnej. 15. Na dokumentacji w formie papierowej kancelaria na dowód przyjęcia umieszcza pieczęć wpływu. 16. Pieczęć wpływu umieszcza się na: 1) kopertach w przypadku przesyłek, do otwierania których kancelaria główna nie jest uprawniona; 2) pierwszej stronie pisma w pozostałych przypadkach. 17. Pieczęci wpływu nie umieszcza się na: 1) dokumentacji stanowiącej osobistą własność; 2) oficjalnych zaproszeniach; 3) załącznikach; 4) czasopismach, katalogach, prospektach; 5) umowach; 6) wnioskach o odznaczenia państwowe. 18. Po dokonaniu wstępnej selekcji dokumentację rejestruje się na podstawie: 1) danych zawartych w treści pisma w przypadku, gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma; 2) danych na kopercie, w której zamknięte są pisma w przypadku, gdy nie ma możliwości otwarcia koperty. 19. W rejestrze wpływów umieszcza się: 1) dane nadawcy imię, nazwisko, nazwę, dane adresowe; 2) dane wpływu znak i rodzaj dokumentu, powiązanie ze sprawami, datę nadania korespondencji i datę dostarczenia do Izby, kanał wpływu, imię i nazwisko funkcjonariusza rejestrującego, datę rejestracji; 3) informacje o komórkach organizacyjnych lub jednostkach organizacyjnych, do których wpływ został przekazany; 4) ewentualne uwagi. 20. Po wykonaniu czynności związanych z przyjęciem i zarejestrowaniem przesyłek kancelaria główna dokonuje ich rozdziału do sekretariatów, właściwych urzędów, komórek organizacyjnych lub osób oraz przekazuje w następujący sposób: 1) korespondencję adresowaną do zastępców Dyrektora, kancelaria główna przekazuje do właściwych sekretariatów; 2) korespondencję adresowaną do naczelników i ich zastępców przekazuje do sekretariatu właściwego naczelnika; 3) korespondencję adresowaną imiennie i dodatkowo oznaczoną do rąk własnych, noszącą znamiona prywatnej lub kierowaną do Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych, przekazuje niezwłocznie do adresatów; 4) korespondencję stanowiącą dokumentację niejawną niezwłocznie przekazuje do kancelarii tajnej; 5) dokumentację, o której mowa w ust. 8 pkt 7 przekazuje Głównemu Księgowemu; 6) oferty przekazuje niezwłocznie do komórki właściwej rzeczowo. 21. Korespondencja przesyłana za pośrednictwem poczty elektronicznej: 11

12 1) na skrzynkę Izby odbierana jest przez funkcjonariusza celnego kancelarii głównej; 2) na skrzynkę Dyrektora i jego zastępców oraz naczelników odbierana jest przez funkcjonariusza celnego właściwego sekretariatu; 3) na skrzynkę komórki organizacyjnej odbierana jest przez kierującego komórką lub upoważnionego funkcjonariusza celnego z danej komórki organizacyjnej. 22. Rejestrowanie przesyłek wpływających z wykorzystaniem SSP polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę. Każda przesyłka otrzymuje w SSP automatycznie nadany identyfikator, unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających, określany jako numer z rejestru prowadzonego dla danego roku kalendarzowego dla przesyłek wpływających. 23. Przesyłki przekazane na ESP rejestruje się w kancelarii głównej, drukuje wraz z urzędowym poświadczeniem odbioru, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku. 24. Kancelarie urzędów przyjmują korespondencję z: 1) urzędu pocztowego; 2) złożoną bezpośrednio przez interesantów; 3) Izby; 4) podległych oddziałów celnych. 25. Kancelarie oddziałów celnych otrzymują korespondencję z nadrzędnych urzędów, a niektóre z nich także z urzędu pocztowego. 26. Przepis ust stosuje się odpowiednio do kancelarii urzędów i oddziałów celnych. 27. Nadzór i kontrolę w zakresie prowadzenia kancelarii głównej sprawuje Naczelnik Wydziału Organizacyjnego. 13. Korespondencja mylnie skierowana 1. Przesyłki nieprawidłowo zaadresowane lub omyłkowo doręczone przed ich otwarciem zwracane są niezwłocznie doręczycielowi. 2. Wpływy doręczone do Izby niezgodnie z jej właściwością miejscową lub rzeczową przekazuje się do Wydziału Organizacyjnego, celem przekazania zgodnie z właściwością. O przekazaniu zgodnie z właściwością zawiadamia się nadawcę. 3. W przypadku skierowania przez kancelarię pisma niezgodnie z właściwością rzeczową, określoną w regulaminie organizacyjnym Izby i urzędów, korespondencja mylnie skierowana, po naniesieniu przez kierującego komórką organizacyjną lub urzędem odpowiedniej dekretacji, podlega natychmiastowemu przekazaniu zgodnie z właściwością lub zwrotowi do kancelarii, która doręczy korespondencję właściwej komórce organizacyjnej lub urzędowi. 4. W przypadku, gdy kierujący urzędem lub komórką organizacyjną, któremu sekretariat doręczył pismo zgodnie z dekretacją Dyrektora, jego zastępcy lub naczelnika uzna, iż pismo winno być załatwione przez inny urząd lub komórkę organizacyjną, zobowiązany jest przedłożyć korespondencję do ponownej dekretacji przez Dyrektora, jego zastępcy lub naczelnika. Przekazując korespondencję do zmiany dekretacji podaje się zasadność jej zmiany. Po zmianie dekretacji sekretariat doręcza korespondencję komórce organizacyjnej wskazanej w dekretacji, na zasadach określonych w niniejszej instrukcji. 5. Przesyłki, których treść i postać nie pozwala na ustalenie właściwej komórki organizacyjnej, przekazywane są do dekretanta, o którym mowa w 3 ust Dekretacja korespondencji wpływającej 1. Dyrektor dekretuje otrzymane pisma odpowiednio na: 1) zastępców Dyrektora; 2) naczelników; 12

13 3) kierujących komórkami organizacyjnymi; 4) funkcjonariuszy celnych, którym zostanie przekazana dokumentacja. 2. Zastępcy Dyrektora dekretują otrzymane pisma odpowiednio na: 1) naczelników; 2) kierujących podległych komórek organizacyjnych; 3) funkcjonariuszy celnych, którym zostanie przekazana dokumentacja. 3. Naczelnik dekretuje otrzymane pisma odpowiednio na : 1) zastępców naczelnika; 2) kierowników oddziałów celnych; 3) kierujących komórkami organizacyjnymi; 4) funkcjonariuszy celnych, którym zostanie przekazana dokumentacja. 4. Zastępcy naczelnika dekretują otrzymane pisma na kierowników podległych im komórek organizacyjnych bądź na funkcjonariuszy celnych, którym zostanie przekazana dokumentacja. 5. Kierownicy oddziałów celnych dekretują pisma na kierowników podległych im komórek organizacyjnych oraz bezpośrednio na funkcjonariuszy celnych. 6. Dyrektor, jego zastępcy oraz naczelnicy, zapoznając się z przekazaną im korespondencją: 1) dekretują korespondencję poprzez wskazanie właściwej w sprawie komórki organizacyjnej lub funkcjonariusza celnego oraz poprzez umieszczenie daty dekretacji i podpisu, a także ewentualnej dyspozycji odnośnie terminu i sposobu załatwienia sprawy; 2) zmieniają wstępną kwalifikację poprzez prawidłowe zadekretowanie korespondencji, oraz umieszczają elementy wskazane w pkt 1; 3) uzupełniają pierwotną kwalifikację, wskazując dodatkowo inne niż wymienione w niej komórki organizacyjne lub urzędy, a także wskazują komórkę lub funkcjonariusza celnego koordynującego, odpowiedzialnego za ostateczne sformułowanie rozstrzygnięcia, i umieszczają elementy wskazane w pkt W dekretacji można zamieścić klauzule, w szczególności do załatwienia, do współpracy, do wiadomości, ad acta. 8. Sekretariat przekazuje korespondencję do właściwych komórek organizacyjnych zgodnie z dekretacją. 9. Jeśli załatwienie sprawy i przygotowanie projektu odpowiedzi wymaga zebrania danych z innych komórek organizacyjnych lub urzędów, komórka organizacyjna wskazana w dekretacji jako właściwa do załatwienia sprawy, we własnym zakresie zadba o dystrybucję pisma oraz określi zakres i termin nadesłania niezbędnych informacji. 10. W przypadku spraw pilnych dopuszcza się stosowanie trybu odmiennego niż określony w ust. 9, tj. polegający na wskazaniu w dekretacji właściwej rzeczowo komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za załatwienie sprawy wraz ze wskazaniem komórek organizacyjnych lub urzędów zobowiązanych do nadesłania niezbędnych informacji oraz terminu ich nadesłania. W takim przypadku za dystrybucję pisma pocztą elektroniczną odpowiedzialny jest właściwy sekretariat, który przekazał korespondencję. 11. Kierujący komórkami organizacyjnymi dekretują otrzymane pisma niezwłocznie na podległych funkcjonariuszy celnych, zgodnie z ich zakresem czynności wynikającym z Karty zakresu obowiązków i uprawnień. 12. Dekretant niższego szczebla nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać terminu jej załatwienia. 14. Rejestrowanie i załatwianie spraw 1. Sprawę rejestruje się tylko raz. Po otrzymaniu wpływu lub przepływu wewnętrznego referent sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka: 1) dotyczy sprawy już wszczętej; 2) rozpoczyna nową sprawę. 13

14 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, przesyłkę dołącza się do akt sprawy w porządku chronologicznym. 3. W przypadku określonym w ust. 1 pkt 2, na podstawie przesyłki rejestruje się nową sprawę, wybierając właściwą klasę końcową z wykazu akt i nanosi się znak sprawy w górnej części pisma na jego pierwszej stronie. 4. Jeżeli wpływu lub przepływ wewnętrzny dotyczy kilku spraw, które wymagają odrębnych rozstrzygnięć, rejestruje się każdą z tych spraw w odpowiedniej klasie końcowej JRWA. Informację o miejscu przechowywania oryginału papierowego wpływu lub przepływu wewnętrznego zamieszcza się w spisach spraw. 5. Zaskarżenia nieostatecznych rozstrzygnięć prowadzi się w danej jednostce organizacyjnej pod tym samym znakiem sprawy, co rozstrzygnięcie. 6. Sprawy dotyczące nadzwyczajnego trybu wzruszenia rozstrzygnięć ostatecznych oraz dokumenty wszczynające odrębne postępowanie procesowe podlegają rejestracji jako odrębna sprawa. Akta wcześniejszej sprawy są włączane do akt nowej sprawy, w spisach spraw umieszcza się informacje o połączeniu spraw. 7. Sprawy dotyczące zagadnień celnych i podatkowych, o których orzeka się w jednym rozstrzygnięciu, rejestruje się jako jedną sprawę do klasy końcowej JRWA związanej z zagadnieniami celnymi. 8. Inne, niż w ust. 7 sprawy dotyczące równocześnie kilku zagadnień rzeczowych, o których orzeka się w jednym rozstrzygnięciu, rejestruje się do klasy końcowej JRWA: 1) o najdłuższym okresie przechowywania, jeżeli poszczególne rozstrzygane zagadnienia posiadają różną kategorię archiwalną, albo 2) opisującej zagadnienie główne, jeżeli poszczególne rozstrzygane zagadnienia posiadają jednakową kategorię archiwalną, albo 3) pierwszej w kolejności, jeżeli nie jest możliwa rejestracja sprawy zgodnie z pkt 1 albo Sprawy niezakończone w danym roku kalendarzowym,w w następnym roku kalendarzowym są prowadzone bez zmiany stałych elementów znaku sprawy i bez ponownego ich rejestrowania w spisie spraw zakładanych w nowym roku. 10. Całość dokumentacji dotyczącej danej sprawy opatruje się identycznymi stałymi elementami składowymi znaku sprawy, który jest jej stałą cechą rozpoznawczą. 11. Przypadki, w których następuje zmiana znaku sprawy określone zostały w 31 Instrukcji kancelaryjnej. 12. Do wydzielenia określonych spraw z danej klasy w JRWA stosuje się tryb opisany w 32 Instrukcji kancelaryjnej. 13. W przypadku sprawy zleconej do załatwienia imiennie wskazanemu funkcjonariuszowi celnemu, otrzymuje ona znak sprawy komórki organizacyjnej właściwej rzeczowo do jej załatwienia zgodnie z regulaminem organizacyjnym, nawet jeśli ten funkcjonariusz celny nie pełni służby w danej komórce organizacyjnej. 14. W przypadku spraw, w których czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w systemie tradycyjnym: 1) spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt; 2) na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki aktowe; 3) dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw; 4) dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, zarejestrowanych w jednym lub w kilku rożnych 14

15 spisach spraw klasy końcowej JRWA. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw; 5) w przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (na przykład akta osobowe). 15. Do opisu teczki aktowej, segregatora lub pudła archiwalnego stosuje się zasady określone w 34 Instrukcji kancelaryjnej. 16. Każdą sprawę należy załatwić bez zbędnej zwłoki wykorzystując dostępne informacje lub dokumentację znajdującą się w posiadaniu Izby. 17. Komórka organizacyjna, do której zadań należy ostateczne, pod względem merytorycznym, załatwienie sprawy gromadzi całość akt sprawy. 18. W trakcie załatwiania sprawy do akt sprawy dołącza się w szczególności: 1) wpływy i wysyłki, w tym przesłane za pomocą faksu, pocztą elektroniczną, ESP, SSP; 2) dokumentację wytworzoną w danej komórce organizacyjnej, w szczególności protokoły, adnotacje, opisy, zestawienia, analizy, zdjęcia, notatki, metrykę sprawy; 3) projekty pism i innych dokumentów, odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórek organizacyjnych oraz uwagi i adnotacje odnoszące się do nich, jeżeli mają znaczenie dla sprawy. 19. Załatwienie sprawy następuje według kolejności ich rejestracji i stopnia pilności z zachowaniem terminów wynikających z przepisów odrębnych oraz poleceń przełożonych. 20. Sprawę załatwia się pisemnie poprzez sporządzenie czystopisu. Dopuszcza się ustne załatwienie sprawy w odniesieniu do pilnych spraw organizacyjno-technicznych, jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, ale nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę sporządza w aktach sprawy notatkę służbową opisującą sposób załatwienia sprawy. 21. Wszelką dokumentację powstającą i napływającą w toku prowadzenia spraw dotyczących wydania decyzji, polecenia, wytycznych, instrukcji, komunikatu należy klasyfikować do odpowiednich tematycznie haseł rzeczowych. Dokumentacja ta posiada kategorię archiwalną zgodnie z hasłem regulowanego zagadnienia. Podpisany oryginał takiej decyzji, polecenia, wytycznych, instrukcji, komunikatu jest dołączany do zbioru dokumentacji gromadzonej w ramach symbolu klasyfikacji W przypadku, gdy akta spraw są tworzone w systemie tradycyjnym komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy. 23. Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji, wynikające ze współpracy między komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórki merytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przez komórkę merytoryczną. 24. W przypadku, o którym mowa w ust. 23, dopuszcza się odrębne zakładanie spraw w komórce innej niż merytoryczna. 25. Jeżeli dokumentacja, o której mowa w ust. 23, została oznaczona znakiem sprawy w komórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, to należy zakwalifikować ją do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc. 26. Projekty dokumentów i pism podlegają ocenie, uzgodnieniu, a następnie sporządzeniu czystopisu, akceptacji, parafowaniu bądź podpisaniu przez kierownika komórki organizacyjnej lub odpowiednio Dyrektora, zastępcę Dyrektora, naczelnika albo jego zastępcę. 27. Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa. 28. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne nieupoważnione do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do jego podpisania. 29. Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić: 1) w postaci papierowej albo 2) w postaci elektronicznej. 15

16 30. Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa kierownik komórki organizacyjnej. 31. W przypadku, o którym mowa w ust. 29 pkt 1, na drugim egzemplarzu projektu pisma pracownik przygotowujący projekt pisma umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo. 32. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek: 1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej w przypadku przekazania projektu w postaci elektronicznej; 2) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma przekazanego w postaci papierowej lub dołączając je do projektu; 3) ustnie. 33. Dokumentację w postaci papierowej do podpisu przez odpowiednio Dyrektora albo Naczelnika przekazuje się do właściwego sekretariatu wraz z aktami sprawy. 34. W przypadku gdy podpisujący: 1) działa w zastępstwie - zamieszcza przed stanowiskiem służbowym funkcjonariusza celnego którego zastępuje znak wz (w zastępstwie) i podpisuje się swoim imieniem i nazwiskiem oraz wskazuje swoje stanowisko służbowe i stopień służbowy; 2) działa na podstawie upoważnienia zamieszcza przed stanowiskiem służbowym funkcjonariusza celnego, który go upoważnił znak z up. (z upoważnienia) i podpisuje się swoim imieniem i nazwiskiem oraz wskazuje swoje stanowisko służbowe i stopień służbowy; 3) pełni obowiązki na danym stanowisku - zamieszcza przed stanowiskiem służbowym znak p.o. (pełniący obowiązki). 35. Przy sporządzaniu projektu pisma należy wykorzystywać wzory i formularze przewidziane odrębnymi przepisami. 16. Postępowanie z dokumentami wysyłanymi 1. Obowiązek dopilnowania skutecznego wysłania pism do właściwego adresata spoczywa na referencie, który odpowiada za przygotowanie dokumentacji do wysyłki, umieszczenie na kopercie dla przesyłki innej niż zwykły list w lewym dolnym rogu odpowiedniego symbolu: 1) P - w przypadku przesyłki poleconej; 2) ZPO - w przypadku przesyłki poleconej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru; 3) PR - w przypadku przesyłki priorytetowej, symbol Pr może być dodany do symboli P i ZPO ; 4) K - w przypadku przesyłki wysyłanej za pośrednictwem kuriera; 5) Q - w przypadku przesyłki wysyłanej z wykorzystaniem kwitariusza. 2. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się stosowanie dodatkowych oznaczeń na kopertach. Dotyczy to np. potrzeby wyodrębnienia korespondencji - postępowań, których nadanie następuje za potwierdzeniem odbioru przesyłek rejestrowanych z mocą dokumentu urzędowego. 3. Zaleca się stosowanie jednego kanału przekazu korespondencji. 4. Przy wyborze środka przekazu należy mieć na uwadze: 1) stopień pilności danej sprawy; 2) wskazanie nadawcy korespondencji dotyczące sposobu jej przekazania. 5. Korespondencja wewnętrzna pomiędzy komórkami i jednostkami organizacyjnymi Izby oraz korespondencja do Ministerstwa Finansów powinna być w miarę możliwości przesyłana w postaci elektronicznej. 6. Wysłanie korespondencji w postaci papierowej odbywa się za pośrednictwem kancelarii głównej oraz kancelarii urzędów i oddziałów celnych, które ten fakt odnotowują w programie kancelaryjnym. 16

17 7. Korespondencja przeznaczona do wysyłki powinna być odpowiednio przygotowana, tj. w zależności od potrzeb i miejsca przeznaczenia powinna być zakopertowana, zaadresowana i zaopatrzona w zwrotne potwierdzenie odbioru, o ile jest ono konieczne. 8. Korespondencję przeznaczoną do wysyłki poszczególne komórki doręczają do kancelarii głównej nie później niż do godz. 9.30, natomiast korespondencję pilną nie później niż do godz Godziny doręczeń korespondencji do kancelarii urzędów i oddziałów celnych ustalają kierujący jednostkami/komórkami organizacyjnymi, dostosowując je do warunków miejscowych. 9. Przekazanie korespondencji z kancelarii i sekretariatu oraz do kancelarii i sekretariatów, następuje za pisemnym pokwitowaniem, które odbywa się poprzez dokonanie wpisu do zeszytu bądź potwierdzenie na wydruku kancelaryjnym. 10. W uzasadnionych przypadkach, wynikających ze specyfiki dokumentacji bądź wymagań formalnoprawnych, korespondencja ta może być przesyłana w formie papierowej z zastrzeżeniem, iż: 1) korespondencja między komórkami organizacyjnymi Izby znajdującymi się w obrębie jej siedziby, odbywa się bez pośrednictwa kancelarii głównej; 2) korespondencja przekazywana do komórek organizacyjnych zlokalizowanych poza siedzibą odbywa się za pokwitowaniem odbioru za pośrednictwem kancelarii głównej; 3) korespondencja do Ministerstwa Finansów przekazywana jest za pośrednictwem kancelarii głównej, po uprzedniej rejestracji w programie kancelaryjnym. W szczególnie uzasadnionych przypadkach korespondencję można przekazać w kopercie oraz dołączyć do niej potwierdzenie odbioru. 11. Jeżeli charakter dokumentacji wymaga przekazania jej w innej formie niż elektroniczna, a jednocześnie z uwagi na termin załatwienia sprawy, konieczne jest pilne przekazanie jej w całości lub części w postaci elektronicznej lub faxem, umieszcza się odpowiednie adnotacje o kanałach wysyłki lub formie przekazania w odpowiednich rejestrach oraz na wysyłanych egzemplarzach. Dokumentację ewidencjonuje się w rejestrze wysyłek albo przepływów wewnętrznych tylko raz. 12. W przypadku zwrotu nieodebranych lub nieodczytanych przez adresatów wysyłek albo przepływów wewnętrznych, informacje o zwrocie należy odnotować w rejestrze wysyłek/przepływów wewnętrznych, a dokumentację i potwierdzenie nieodebrania albo nieodczytania przekazać do referenta. 13. Po otrzymaniu wysyłek kancelaria: 1) sortuje wysyłki według odbiorców; 2) grupuje wysyłki w postaci papierowej w przesyłkę zbiorczą, o ile jest to konieczne, oraz przygotowuje dokumenty przekazania w zależności od kanału wysyłki; 3) umieszcza na kopertach odcisk stempla Izby, urzędu lub oddziału celnego oraz odpowiednie stemple pocztowe; 4) umieszcza opłaty pocztowe w postaci znaczków albo frankuje koperty lub nanosi odpowiednie stemple opłaty pocztowej; 5) ewidencjonuje wysyłki w rejestrze wysyłek oraz w książkach nadawczych z rozróżnieniem wysyłek w zależności od kanału wysyłki; 6) przekazuje wysyłki do operatora, z którym zawarta została umowa o usługi pocztowe. 14. Kancelaria dokonuje ekspedycji wysyłek w postaci papierowej najpóźniej w następnym dniu roboczym po ich otrzymaniu z komórek organizacyjnych. 15. W uzasadnionych przypadkach można przesyłać pomiędzy jednostkami organizacyjnymi Służby Celnej i komórkami organizacyjnymi zeskanowaną dokumentację, która powinna cechować się jak najmniejszym rozmiarem pliku zachowując jednocześnie czytelność treści dokumentacji. 16. W przypadku przesyłania dokumentacji w postaci elektronicznej stronom postępowania i nieotrzymania potwierdzenia odbioru w terminie wynikającym z przepisów odrębnych, należy sporządzić uwierzytelniony odpis w postaci papierowej z dokumentacji w postaci elektronicznej i wysłać go kanałem wysyłki właściwym dla dokumentacji w postaci papierowej. 17. Przy wysyłaniu dokumentacji w postaci elektronicznej pomiędzy jednostkami organizacyjnymi Służby Celnej wykorzystuje się SSP, a jeżeli nie jest to możliwe wysyła się ją na urzędowe adresy skrzynek poczty elektronicznej tych jednostek organizacyjnych Służby Celnej. 17

18 17. Przechowywanie dokumentacji 1. Akta spraw zakończonych oraz dokumentacja nietworząca akt sprawy przechowywana jest przez komórki organizacyjne nie dłużej niż przez dwa lata kalendarzowe, licząc od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona. Należy ją przechowywać w teczkach aktowych. 2. Dokumentację spraw w postaci papierowej założonych w danym roku kalendarzowym układa się w kolejności symboli klasyfikacyjnych z JRWA. Każda teczka, segregator lub pudło archiwalne zawiera dokumentację sklasyfikowaną w obrębie jednego symbolu klasyfikacyjnego JRWA. Nie należy gromadzić w jednej teczce, segregatorze lub pudle dokumentacji sklasyfikowanej do różnych symboli klasyfikacyjnych oraz z różnym okresem przechowywania, z wyłączeniem zbiorów, o których mowa w 15 ust. 14 pkt Dokumentacja powinna być zabezpieczona przed wglądem osób postronnych, uszkodzeniem, zniszczeniem i utratą. 4. Wewnątrz teczki, segregatora lub pudła archiwalnego akta spraw powinny być ułożone w kolejności spisu spraw począwszy od numeru 1, natomiast dokumentacja nietworząca akt sprawy chronologicznie. 5. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana, stosując zasady określone w 34 Instrukcji kancelaryjnej. 6. W przypadku wyjęcia dokumentacji z teczki aktowej należy w jej miejsce włożyć kartę zastępczą, w której umieszcza się co najmniej następujące informacje: 1) w przypadku dokumentacji tworzącej akta sprawy znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko funkcjonariusza celnego wypożyczającego akta, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej do której akta sprawy wysłano, oraz termin zwrotu; 2) w przypadku dokumentacji nietworzącej akt sprawy oznaczenie dokumentacji, jeżeli występuje, jej opis, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko funkcjonariusza celnego wypożyczającego akta, lub nazwę i adres jednostki organizacyjnej do której akta sprawy wysłano, oraz termin zwrotu. 7. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanej dokumentacji. 18. Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego i składnicy akt 1. Po upływie okresu, o którym mowa w 17 ust. 1, komórki organizacyjne przekazują dokumentację zarządzaną w systemie tradycyjnym, teczki aktowe, w których przechowywana jest dokumentacja odpowiednio do archiwum zakładowego lub składnicy akt. 2. Komórki organizacyjne przekazują do archiwum zakładowego/składnicy akt dokumentację spraw zakończonych wyłącznie kompletnymi rocznikami, zakwalifikowane do odpowiednich kategorii archiwalnych, prawidłowo uporządkowane i zewidencjonowane, z zastrzeżeniem ust W szczególnie uzasadnionych przypadkach np. w przypadku niezakończenia wszystkich spraw ze spisu spraw objętego jedną klasą końcową z rzeczowego wykazu akt, jest możliwe, po uprzednim poinformowaniu odpowiednio archiwum zakładowego albo składnicy akt, przekazanie niepełnego rocznika poprzez wyłączenie spraw niezakończonych. W przypadku wyłączenia bądź wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej, w której są przechowywane, należy w ich miejsce umieścić kartę zastępczą zawierającą znak sprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko funkcjonariusza celnego dysponującego aktami albo nazwę i adres instytucji, do której akta sprawy wysłano oraz planowany termin zwrotu. 4. Akta zakończonych spraw potrzebne do pracy bieżącej w komórce organizacyjnej można pozostawić w komórce organizacyjnej na okres dłuższy niż określony w ust. 1 po wykonaniu czynności ich przekazania, tj. akta, co do których upłynął już 2-letni okres przechowywania w komórce macierzystej należy formalnie przekazać do archiwum zakładowego, z uwagi jednak na to, że są one potrzebne w pracy bieżącej można je wypożyczyć z archiwum zakładowego. W takiej sytuacji archiwista 18

19 umieszcza na spisach zdawczo-odbiorczych adnotację akta pozostają w komórce organizacyjnej na zasadzie wypożyczenia z archiwum do dnia.. 5. Archiwum zakładowe oraz składnica akt co roku, w uzgodnieniu z wyznaczonymi przez kierowników komórek organizacyjnych funkcjonariuszami celnymi odpowiedzialnymi za współpracę z archiwum zakładowym lub składnicą akt, sporządza harmonogram przyjmowania dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych i po zaakceptowaniu odpowiednio przez Dyrektora albo naczelnika podaje do wiadomości kierownikom komórek organizacyjnych. 6. Zakończenie czynności zdawczo-odbiorczych związanych z przejęciem akt przez archiwum lub składnice akt powinno nastąpić nie później niż do końca trzeciego kwartału każdego roku kalendarzowego. 7. W terminie do dnia 31 października kierownicy komórek organizacyjnych są obowiązani poinformować archiwum zakładowe/składnicę akt o stanie zaległości w przekazywaniu akt spraw zakończonych podlegających przekazaniu do archiwum zakładowego/składnicy akt i przyczynach ich nieprzekazania. Wzór wykazu akt spraw zakończonych niezdanych do archiwum zakładowego/składnicy akt stanowi załącznik nr 6 do Instrukcji kancelaryjnej. 8. Akta osobowe funkcjonariuszy celnych, z którymi rozwiązano umowę o pracę, zwolnionych ze służby albo których stosunek pracy albo służby wygasł, przekazuje się do archiwum zakładowego w kolejności alfabetycznej nazwisk odrębnie dla każdego roku, w którym nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę, zwolnienie ze służby albo wygaśniecie stosunku pracy albo służby. 9. Dokumentację techniczną, w szczególności plany, projekty, rysunki techniczne, kosztorysy, harmonogramy robót, opisy technologiczne i techniczne obiektów architektonicznych i urządzeń mechanicznych przekazuje się do archiwum zakładowego albo składnicy akt z uwzględnieniem podziału na obiekty, urządzenia, procesy, a w ich obrębie na stadia i branże z odpowiednią klasyfikacją archiwalną wynikającą z JRWA. 10. Gromadzoną dokumentację podmiotów gospodarczych, które zaprzestały prowadzenia działalności podlegającej nadzorowaniu przez jednostki organizacyjne Izby, przekazuje się do archiwum zakładowego albo składnicy akt odrębnie dla każdego roku zaprzestania prowadzenia tego typu działalności. Akta podmiotów gospodarczych są ujmowane w spisie w kolejności alfabetycznej nazw tych podmiotów. 11. Przekazanie dokumentacji, o której mowa w ust. 1 polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego lub składnicy akt na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy: 1) dla całego spisu: a) nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, b) datę sporządzenia spisu oraz imię, nazwisko i podpis funkcjonariusza celnego, który przygotował spis, c) datę przekazania oraz imię, nazwisko i podpis kierownika komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację, d) imię, nazwisko i podpis archiwisty przyjmującego dokumentację, e) datę odbioru dokumentacji; 2) dla każdej pozycji spisu: a) liczbę porządkową, b) część znaku sprawy, to jest oznaczenie komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, a w przypadku wydzielania określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, dodatkowo numeru sprawy, który stal się podstawa wydzielenia grupy spraw, c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji (na przykład pisma, faktury, wnioski, skargi, noty księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce, 19

20 d) daty skrajne dokumentacji znajdującej się w teczce tj. rok najwcześniejszego pisma w teczce, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem założenia teczki aktowej oraz rok najpóźniejszego pisma w teczce, e) liczbę tomów dokumentacji z danej klasy końcowej wykazu akt przekazanej w ramach danej pozycji spisu, f) oznaczenie kategorii archiwalnej. 12. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się odrębnie dla materiałów archiwalnych i odrębnie dla dokumentacji niearchiwalnej, w kolejności symboli klasyfikacyjnych klas końcowych wynikających z JRWA. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego stanowi załącznik nr 4 do Instrukcji kancelaryjnej. 13. Sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych należy do komórki organizacyjnej zdającej dokumentację. 14. Spisy zdawczo-odbiorcze dla akt kategorii A sporządza się w czterech egzemplarzach, a dla akt kategorii B w trzech egzemplarzach. Dwa egzemplarze spisów akt kategorii B, a trzy egzemplarze spisów akt kategorii A przeznaczone są do archiwum zakładowego lub składnicy akt, ostatnie egzemplarze spisów przeznaczone są dla komórki przekazującej akta. Jeden egzemplarz spisu akt kategorii A, archiwum zakładowe przesyła do użytku służbowego archiwum państwowego. W przypadku przekazywania dokumentacji do depozytu składnica akt otrzymuje jeden egzemplarz podpisanego przez archiwistę spisu zdawczo-odbiorczego, a jego kopia pozostaje w archiwum zakładowym. 15. Na spisie zdawczo-odbiorczym sporządzonym dla kategorii A oraz dla oddzielnie dla poszczególnych kategorii archiwalnych (kat. B2, B3, B5, B10, B25, B50, BE, Bc) oraz lat ich wytworzenia teczki należy uszeregować według kolejności pozycji rzeczowego wykazu akt, poczynając od najwyższej klasyfikacji. Przykładowy spis zdawczo-odbiorczy kat. A zawiera załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji, a przykładowy spis zdawczo-odbiorczy kat. B dla komórek organizacyjnych Izby zawiera załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji. 16. Dokumentacja spraw zakończonych przekazywana do archiwum zakładowego lub składnicy akt powinna być uporządkowana przez referentów lub osobę wyznaczoną w danej komórce organizacyjnej. 17. Materiały archiwalne (kat. A) i dokumentację niearchiwalną o kategorii archiwalnej wyższej niż B10 należy uporządkować według następujących zasad: 1) usunąć brudnopisy i wtórniki oraz usunąć części metalowe (zszywki, spinacze, wąsy, łączenia itp.), tak aby w teczce pozostały jedynie dokumenty oryginalne. W przypadku dokumentacji na papierze termicznym należy ją skopiować i do akt dołączyć wykonane kopie; 2) ułożyć dokumenty wewnątrz teczki w następujący sposób: sprawy powinny być ułożone w kolejności liczb porządkowych spisu spraw danej teczki tj. od nr 1 do (sprawa nr 1 jako pierwszana wierzchu), a w obrębie spraw chronologicznie. Oznacza to, ze pismo rozpoczynające sprawę powinno być na początku dokumentacji danej sprawy, a kolejno przybywające karty sprawy winny być wkładane pod karty wcześniejsze, tak aby rozstrzygnięcie znalazło się na końcu; 3) w przypadku materiałów archiwalnych - ponumerować wszystkie zapisane strony. Dokumentację danego hasła rzeczowego zgromadzoną w kilku teczkach numeruje się w ten sposób, że numeracja kolejnej teczki jest kontynuacją poprzedniej. Numerowanie zwykle wykonuje się zwykłym, miękkim ołówkiem w prawym górnym rogu strony. Na teczce pod datą należy umieścić informację ile teczka zawiera stron: Teczka zawiera x stron kolejno ponumerowanych. Na tylnej wewnętrznej stronie okładki należy wpisać miejscowość, datę oraz podpis osoby dokonującej paginacji. Korekta paginacji polega na wytarciu numeru strony i umieszczenie prawidłowej liczby, bez wielokrotnego przekreślania, podczas paginacji nie używa się korektora; 4) włączyć do teczek spisy spraw lub inne pomoce kancelaryjne, a w przypadku materiałów archiwalnych - sporządzić spis treści, który włącza się do pierwszej teczki danego hasła rzeczowego według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji; 5) uporządkowane i ponumerowane dokumenty należy przesznurować lub naciągnąć na plastikowe wąsy; 6) opisać teczki przez umieszczenie na tytułowej (wierzchniej) stronie napisów: 20