Płock, 2014

Transkrypt

1 Płock, 2014 Współczesne przedsiębiorstwo musi szybko reagować na ciągle zmieniającą się sytuację na rynku. Gdy znikają problemy z zakupami części i materiałów, pojawiają się trudności z dostosowaniem firmy do kierunku rozwoju rynku. Istotne staje się optymalne wykorzystanie istniejących zasobów, gdyż nadmierne zapasy i niewykorzystane moce produkcyjne stają się obciążeniem finansowym. Sprawny obieg informacji oraz śledzenie i rozliczanie na bieżąco kosztów są niezbędne do efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Zintegrowane systemy klasy MRP/ERP wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem w pełni wspierają jego działalność operacyjną i jednocześnie pozwalają śledzić sytuację przedsiębiorstwa na wielu płaszczyznach: finansowej, kosztowej, zadaniowej itd. 1

2 Systemy MRPopracowywano na świecie od lat 50-tych, a w Polsce - od lat 70-tych. Na początku umożliwiały one planowanie potrzeb materiałowych przedsiębiorstw produkcyjnych (skrót powstał od MaterialRequirementPlanning). Kolejna generacja systemów zwana MRP o zamkniętej pętli (closedloopmrp) opierała się na modelu produkcji, który uwzględniał wpływ informacji zwrotnych, określających stan procesu produkcyjnego w różnych fazach jego zaawansowania, na różne parametry opisujące całość produkcji. Następcą closed-loop MRP jest MRP II(Manufacturing Resource Planning) rozbudowany o elementy związane z procesem sprzedaży i wspierające podejmowanie decyzji na szczeblach strategicznego zarządzania produkcją. W modelu MRP II bierze się pod uwagę wszystkie sfery zarządzania przedsiębiorstwem: przygotowanie produkcji, planowanie i kontrolę produkcji oraz sprzedaż i dystrybucję wyprodukowanych dóbr. Nowy model zarządzania wprowadzany pod nazwą ERP (EnterpriseResourcePlanning) lub MRP III ma umożliwiać szybkie planowanie i korekcję działalności gospodarczej przedsiębiorstw. System wzbogacony został o księgowość, finanse i rachunkowość zarządczą. W powiązaniu z systemami MRP pojawia się często skrót MIS -Management InformationSystem, najczęściej rozumiany jako system umożliwiający przygotowywanie zestawień (często w formie graficznej) oraz analiz na podstawie informacji znajdujących się w bazie danych. 2

3 MRP II jest metodą planowania potrzeb materiałowych oraz wykorzystania zasobów przedsiębiorstwa (ludzi i stanowisk produkcyjnych), w taki sposób, aby zaspokoić zapotrzebowanie klientów przy możliwie najniższym koszcie. W grę wchodzi tu takie zaplanowanie zamówień od dostawców i zleceń produkcyjnych, aby była spełniona podstawowa zasada nowoczesnego zarządzania: właściwy element (np. surowiec, materiał, detal, wyrób...) we właściwym miejscu o właściwym czasie. Wiąże się to m.in. z ograniczeniem zapasów do niezbędnego minimum, ciągłym śledzeniem i rozliczaniem kosztów, optymalnym wykorzystaniem istniejących zasobów. Warto podkreślić, że MRP II nie jest jedynie systemem informatycznym, ale kompleksowym modelem zarządzania przedsiębiorstwem. 3

4 Przykład realizacji procesu: Schemat przedstawia strukturę materiałową. Wynika z niej, że aby wytworzyć pozycję A należy pobrać 2 jednostki (np. sztuki) pozycji B oraz 3 jednostki pozycji C. Wytworzenie pozycji A wymaga poświęcenia 1 dnia roboczego przy założeniu, że dostępne są pozycje B i C w odpowiednich ilościach. Przykład Zakładając, że planujemy uwolnienie do realizacji zlecenie produkcyjne na 10 sztuk pozycji A w dniu 3 września, proces rozwijania produktu wygeneruje zapotrzebowania dla pozycji podrzędnych B i C w ilościach odpowiednio 20 sztuk i 30 sztuk. Proces równoważenia czasów realizacji określi, że aby sprostać zapotrzebowaniom na pozycję B należy uwolnić zlecenie w dniu 1 września, a na pozycję C w dniu 2 września. Przesunięcia w czasie dla pozycji B i C wynikają z ich czasów realizacji. Zakładając, że pozycja B jest dostępna w magazynie w ilości 5 sztuk oraz, że pozycja C ma zaplanowane przyjęcie do magazynu (wynikające z dostaw w drodze) w ilości 10 sztuk w dniu 2 września proces bilansowania określi zapotrzebowania dla pozycji B w ilości 15 sztuk, dla pozycji C w ilości 20 sztuk. W ostateczności zostanie utworzone planowane zlecenie na pozycję B w ilości 15 sztuk do uwolnienia w dniu 1 września i na pozycję C w ilości 20 sztuk do uwolnienia w dniu 2 września. 4

5 5

6 MRP I Metoda MRP bierze swoje początki w późnych latach pięćdziesiątych, kiedy to opracowano jej pierwszą wersję - MRP I czyli Material Requirements Planning (Planowanie Potrzeb Materiałowych). MRP I pozwala obliczyć dokładną ilość materiałów i terminarz dostaw tak, aby sprostać ciągle zmieniającemu się popytowi na poszczególne produkty, uwzględniając więcej niż jedną fabrykę. W jego nowszych implementacjach bierze się pod uwagę m. in. zamówienia spływające bezpośrednio od końcowych odbiorców oraz pośredników, prognozy sprzedaży i produkcji, stany magazynów, zapisy księgowe i fakturowe. Cele MRP I: redukcja zapasów, dokładne określanie czasów dostaw surowców i półproduktów, dokładne wyznaczanie kosztów produkcji, lepsze wykorzystanie posiadanej infrastruktury (magazynów, możliwości wytwórczych), szybsze reagowanie na zmiany zachodzące w otoczeniu, kontrola poszczególnych etapów produkcji. 6

7 Struktura systemu MRP I MRP II APICS W 1989 roku Amerykańskie Stowarzyszenie Sterowania Produkcją i Zapasami - APICS (American Production and Inventory Control Society) zdefiniowało i opublikowało standard MRP II, który obecnie jest powszechnie stosowany we wszystkich większych zintegrowanych systemach wspomagania zarządzania. MRP II : Manufacturing Resource Planning i jest tłumaczone jako planowanie zasobów produkcyjnych. MRP II jest standardem aplikacji służących do wspomagania procesu produkcyjnego wprowadzony przez organizację APICS. MRP II to najpowszechniej obecnie stosowany, kompleksowy system planowania procesu produkcyjnego, ułatwiający koordynowanie pracy korporacji. Specyfikacja MRP II obejmuje przede wszystkim: planowanie przedsięwzięć, planowanie produkcji, planowanie potrzeb materiałowych - MRP (Material Requirements Planning), planowanie zdolności produkcyjnych - CRP (Capacity Requirements Planning). Model MRP II w stosunku do poprzedniego został rozbudowany o elementy związane z procesem sprzedaży i wspierające podejmowanie decyzji na szczeblach strategicznego zarządzania produkcją. W miarę rozwoju, specyfikacja MRP obejmowała kolejne obszary działalności przedsiębiorstwa, stając się stopniowo narzędziem kompleksowym. W modelu MRP II bierze się pod uwagę wszystkie sfery zarządzania przedsiębiorstwem związane z przygotowaniem produkcji, jej planowaniem i kontrolą oraz sprzedażą i dystrybucją wyprodukowanych dóbr. 7

8 Pojęcie Uniwersalnego Równania Produkcji. W krajach anglosaskich nazywany jest tak zestaw poniższych czterech pytań. 1. Co i kiedy należy wyprodukować (jakie wyroby gotowe i w jakim terminie), aby zaspokoić rozpoznany popyt? 2. Czym trzeba dysponować i w jakim czasie (zdolnościami produkcyjnymi, półfabrykatami, surowcami itd.), żeby wykonać tę produkcję? 3. Co z tego przedsiębiorstwo posiada obecnie (jakimi zdolnościami produkcyjnymi netto dysponuje w kolejnych okresach planistycznych; jaki ma zapas produkcji w toku, półfabrykatów i surowców, który może użyć do wykonania tej produkcji)? 4. Co należy jeszcze kupić (jakie surowce i jakie usługi kooperacyjne), żeby wykonać tę produkcję? MRP II jest więc opracowaną przez Amerykańskie Stowarzyszenie Sterowania Produkcją i Zapasami metodą rozwiązania nadążnego (w rozumieniu teorii sterowania) z zastosowaniem wspomagania komputerowego Uniwersalnego Równania Produkcji. System klasy MRP II powinien zgodnie ze specyfikacją zawierać następujące funkcje: Planowanie biznesowe (Business Planning) Planowanie produkcji i sprzedaży (Sales and Operation Planning) Harmonogramowanie planu produkcji (Master Production Scheduling) Zarządzanie popytem (Demand Management) Planowanie potrzeb materiałowych (Material Requirements Planning) Podsystem struktur wyrobów (Bill of Material Subsystem) Podsystem transakcji materiałowych (Inventory Transaction Subsystem) Podsystem harmonogramów spływu (Scheduled Receipts Subsystem) Sterowanie produkcją (Shop Floor Control) Planowanie zdolności produkcyjnych (Capacity Requirements Planning) Zarządzanie stanowiskiem roboczym (Input/Output Control) Planowanie dystrybucji (Distribution Resource Planning) Pomoce warsztatowe (Tooling) Interfejs do planowania finansowego (Financial Planning Interface) Symulacje (Simulation) Pomiar działania systemu (Performance Measurement) 8

9 Struktura systemu MRP II 1. PLAN FINANSOWY 2. PLAN DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ 3. PLAN MARKETINGOWY 4. INFORMACJE O DOSTĘPNYCH ZASOBACH 5. PRZEWIDYWANY POPYT 6. PLAN PRODUKCJI 7. PRZEWIDYWANY POPYT 8. ZAMÓWIENIA KLIENTA 9. POTWIERDZANIE ZAMÓWIEŃ KLIENTA 10. OGÓLNA INFORMACJA O DOSTĘPNYCH ZASOBACH 11. KOSZTY PRODUKCJI Struktura systemu MRP II 9

10 Centralnym elementem systemu (jądrem) jest moduł Harmonogram Produkcji. Jego zadaniem jest wygenerowanie odpowiedniego planu produkcji oraz harmonogramu zakupów na podstawie wielkości istniejącego popytu wynikającego z danych empirycznych pochodzących z modułu Obsługa Klienta oraz prognoz popytu z modułu Prognozowanie Sprzedaży. Definiowanie struktury procesu technologicznego, tj. struktury produktu oraz przebiegu procesu produkcyjnego rozpisanego na poszczególne stanowiska produkcyjne, odbywa się w modułach Struktura Produktu i Kontrola Produkcji. Na podstawie przewidywanego zapotrzebowania na wyroby gotowe, struktury procesu produkcyjnego oraz stanu magazynów generowane są zamówienia na zakup części i materiałów oraz zlecenia produkcyjne. Konieczne przy tej okazji staje się uwzględnienie możliwości ich wykonania - trzeba zastanowić się, czy istniejące zasoby nie są nadmiernie obciążone, czy możliwa jest realizacja zleceń w określonym czasie. 10

11 Kontrola Produkcji obejmuje zlecenia produkcyjne, śledzenie toku produkcji, kontrolę zgłaszanych braków itp. Kontrola Zakupów na podstawie wcześniej wygenerowanego harmonogramu zakupów umożliwia np. wybieranie odpowiedniego dostawcy czy śledzenie realizacji dostaw. Wyprodukowanie danego detalu (wyrobu) lub zakup odpowiedniego materiału wpływają na aktualny stan magazynów. W tym miejscu zamyka się pętla obiegu informacji, następuje porównanie planu z jego realizacją. Jeśli istnieje taka potrzeba, generowane są dodatkowe zlecenia, w tym czasie spływają też nowe zamówienia. Przez cały czas wszystkim operacjom towarzyszy śledzenie kosztów materiałów, pracy ludzkiej w rozbiciu na poszczególne zlecenia lub stanowiska. Można porównywać szacowane wcześniej koszty normatywne z rzeczywistymi. Przedstawiony schemat obejmuje jedynie najbardziej podstawowe obszary działania systemu MRP. Oczywiście można je znacznie rozszerzyć na dziedziny, w których występują istotne dla danego przedsiębiorstwa problemy. System MRP działa w większości podstawowych działów przedsiębiorstwa. Odpowiednie moduły są zainstalowane w poszczególnych komórkach odpowiedzialnych za wykonanie danych zadań. Na przykład Obsługa Klienta realizowana jest przez Dział Zbytu, Kontrola Produkcji - przez stanowiska ulokowane bezpośrednio na wydziałach, a Projektowanie Struktury Procesu Produkcyjnego odbywa się w Dziale Technologii Produkcji. Wszystkie części działają niezależnie, ale wykorzystują jedną bazę danych, cały czas istnieje przepływ informacji pomiędzy nimi. 11

12 Wygenerowane przez planistę żądanie zakupu określonych materiałów trafi automatycznie do działu zajmującego się zakupami; zdefiniowana przez technologa struktura wykonywanego wyrobu określa, jakie zlecenia produkcyjne muszą być przesłane do działu produkcji, aby zostało wykonane określone zamówienie przyjęte przez dział obsługi klienta. Baza danych tworzona przez użytkowników zawiera informacje odzwierciedlające rzeczywisty stan firmy. Wbudowane narzędzia pozwalają na ich wykorzystanie do tworzenia przekrojowych raportów pomagających w identyfikacji i rozwiązaniu problemów powstających w przedsiębiorstwie (np. sprawa nieterminowych dostawców, dokładnego wyznaczenia kosztów wykonania danego zlecenia, wykrycia nadmiernych zapasów, dokładnego śledzenia poziomu braków). Podstawowe płaszczyzny, w których system informatyczny klasy ERP/MRP powinien przynieść wymierne korzyści to: optymalizacja kosztów, dzięki możliwości ich śledzenia w rozbiciu na dowolnie zdefiniowane miejsca ich powstawania, poprawa płynności finansowej przez śledzenie aktualnych i planowanych płatności, zobowiązań oraz należności, poprawa współczynnika rotacji zapasów i materiałów w magazynach dzięki wykorzystaniu mechanizmów MRP, ułatwienia w sterowaniu i śledzeniu produkcji, możliwość krótko- i długoterminowego planowania na podstawie posiadanych informacji historycznych oraz sygnałów z rynku, ułatwienia we wprowadzaniu informacji (wystarczy wpisać je tylko w jednym miejscu), większe jej uporządkowanie oraz ujednolicenie przepływu i dostępu do informacji w ramach całego przedsiębiorstwa. 12

13 Rachunek ekonomiczny przeprowadzony przez międzynarodowe stowarzyszenie APICS (American Production and Inventory Control Society) po wykonaniu badań doświadczalnych na temat wpływu wdrożenia pełnego systemu klasy MRP II na wyniki średniej firmy wykazał: zwiększenie sprzedaży proc., zwiększenie wydajności proc., zmniejszenie kosztów zakupu 7-11 proc., zmniejszenie zapasów proc., usprawnienie kontroli jakości, skrócenie czasu produkcji, wyeliminowanie zbędnych części i materiałów. Wdrożenie systemu Zintegrowane systemy zarządzania przedsiębiorstwem klasy MRP II gwarantują szybki dostęp do dokładnej informacji niezbędnej do podejmowania właściwych decyzji. Jednak wybór i poprawne wdrożenie zintegrowanego systemu komputerowego wymaga dużo wiedzy, wysiłku i doświadczenia. Nie ma przesady w stwierdzeniu, że wdrożenia systemów klasy MRP II są największymi inwestycjami informatycznymi przedsiębiorstwa pod względem kosztów, stopnia złożoności, trudności i czasu wdrożenia. Ich ceny wahają się od kilkuset tysięcy do wielu milionów złotych, bez uwzględnienia kosztów niezbędnego do tego sprzętu i infrastruktury technicznej. Nakłady poniesione na wdrożenie systemu zwracają się przeciętnie w ciągu 4-5 lat. 13

14 Wdrożenie systemu Wdrożenie systemu System MRP jest w znacznym stopniu wykorzystywany przez osoby kierujące firmą, poszczególnymi jej działami czy też procesami. Można powiedzieć, że taki system obejmuje dwa przeplatające się obszary: operacyjny - tu pracownicy przedsiębiorstwa odnoszą korzyści z automatyzacji procesów (np. jednokrotność wprowadzania dokumentów, zmniejszanie lub wyeliminowanie obiegu dokumentów papierowych), zarządczy - na tym obszarze kierownicy mogą na bieżąco śledzić sytuację (i ewentualnie natychmiast ją korygować) zarówno na podstawie informacji ze swojego działu, jak i działów współzależnych ze względu na wykonywane zadanie. 14

15 Wdrożenie systemu Wdrażanie systemu informatycznego często wiąże się z koniecznością wprowadzenia w przedsiębiorstwie pewnych zmian zwiększających efektywność jego funkcjonowania. Większość systemów klasy MRP/ERP, a na pewno te największe, wykorzystują standardowe, sprawdzone modele działania. Wdrażanie systemu informatycznego bardzo często wymusza uporządkowanie niektórych spraw, jednoznaczne zdefiniowanie procedur i zasad funkcjonowania. Jakość i efektywność zmian w przedsiębiorstwie zależą głównie od: gotowości przedsiębiorstwa, a zwłaszcza jej kadry zarządzającej do zmian, doświadczenia i umiejętności pracowników wdrażających system, konstrukcji systemu (bardzo sztywny, wymagający dostosowywania procedur przedsiębiorstwa do systemu lub też dopasowany do stanu przedsiębiorstwa). System, pomagając uporządkować przedsiębiorstwo, pozwala nie tylko na efektywniejszą działalność, ale także przygotowuje do wdrażania norm jakości, np. normy ISO, ponieważ procedury wdrażania systemu klasy MRP są w wielu punktach zbieżne z procedurami wprowadzania norm ISO, czyli tak zwanego zarządzania przez jakość Wdrożenie systemu Etapy wdrażania systemu zarządzania przedsiębiorstwem klasy MRP II (na podstawie zaleceń APICS) 1. Przygotowanie kierownictwa firmy do zarządzania w warunkach stosowania systemu komputerowego oraz planowania procesu wdrożeniowego (pierwszy miesiąc). 2. Określenie zamierzeń oraz wyznaczenie celów komputeryzacji przedsiębiorstwa i wdrażanie poszczególnych modułów systemu (drugi miesiąc). 3. Szkolenie zespołu wdrożeniowego w zakresie zasad MRP II i znajomości modułów składających się na Closed Loop MRP II (2-4 miesiąc). 4. Inwentaryzacja obecnego otoczenia organizacyjnego, wybór użytkowników, zaprojektowanie przyszłego otoczenia systemu (3-6 miesiąc). 5. Projektowanie Systemu Informowania Kierownictwa w powiązaniu z modułami MRP II, projektowanie konfiguracji sprzętowej i programowej (5-6 miesiąc). 6. Instalowanie komputerów, sieci, stacji roboczych lub terminali, systemu operacyjnego, oprogramowania MRP II (6-9 miesiąc). 7. Stworzenie tzw. pilota systemu i szkolenie pracowników z wykorzystaniem pilota (9-12 miesiąc). 8. Sukcesywne dostosowanie modułów systemu do codziennej działalności przedsiębiorstwa i zastąpienie dotychczasowego systemu (12-15 miesiąc). 9. Przeprowadzenie konwersji zasobów danych i sukcesywne wdrażanie Closed Loop MRP II (15-18 miesiąc). 10. Rozszerzenie stopnia przetwarzania do pełnego zakresu MRP II (18-24 miesiąc). 11. Przegląd rozwiązań po wdrożeniu i przeprowadzenie ewentualnych zmian (20-26 miesiąc). 15

16 Wdrożenie systemu Preparacja czyli przygotowanie do użytku. Typowe moduły funkcjonalne systemu MRP II - Definicja wyrobów/pozycji magazynowych (Produkt Data Management) - Maszyny, stanowiska pracy i marszruty technologiczne (Work Centers and Routings) - Gospodarka magazynowa (Inventory Management) - Planowanie produkcji (Master Production Scheduling) - Planowanie zapotrzebowania materiałów (Material Requirements Planning) - Planowanie zdolności produkcyjnych (Capacity Planning) - Zarządzanie produkcją w toku (Shop Flor Management) - Zaopatrzenie materiałowe (Purchasing) - Moduł sprzedaży (Customer Order Processing) - Zarządzanie dystrybucją (Distribution Requirements Planning) - Kalkulacja kosztów (Cost Accounting) - Księga wpływów (Accounts Receivable) - Księga opłat (Accounts Payable) - Wypłaty (Payroll) - Księga kont (General Ledger) Wdrożenie systemu Problemy, które najczęściej pojawiają się podczas wdrażania modelu MRP. Wdrożenie MRP II, połączone zwykle z wdrażaniem Zintegrowanego Systemu Wspomagania Zarządzania, jest postrzegane jako zagadnienie informatyczne, a nie z zakresu zarządzania. Oczywiście wdrożenie, którego cel nie zostanie prawidłowo zdefiniowany, praktycznie nie może zakończyć się powodzeniem. Brak zaangażowania najwyższej kadry kierowniczej najczęściej zamyka drogę do sukcesu wdrożenia. Zawężenie kompetencji grupy wdrażającej w połączeniu z brakiem dostatecznej woli menedżerów przedsiębiorstwa, w którym odbywa się wdrożenie, jest często przyczyną niepowodzenia. Zbyt mało jest polskich opracowań poświęconych MRP II, natomiast zagraniczne opracowania są trudno dostępne. Do nieznajomości metodyki MRP II przyznaje się aż 21 proc. informatyków zatrudnionych w dużych polskich przedsiębiorstwach. Wykorzystanie w przedsiębiorstwie Zintegrowanego Systemu Wspomagania Zarządzania wymaga od kadry kierowniczej oraz pracowników szerszego spojrzenia na wykonywaną pracę. Brak takiego podejścia może spowodować utratę koordynacji działań. Nowoczesne systemy komputerowego wspomagania zarządzania wymagają odpowiednio elastycznych menedżerów. 16

17 Informatyczna Przestrzeń Rynkowa Informatyczna Przestrzeń Rynkowa (IPR) umożliwia dotarcie do nowych klientów, rynków zbytu oraz znaczną obniżkę kosztów. Na IPR składa się e-buissnes oraz nowoczesne informatyczne narzędzia wspomagające zarządzanie, do których należą systemy klasy ERP (Enterprise Resource Planning). ERP obejmuje całość procesów produkcji i dystrybucji. Integruje różne obszary działania przedsiębiorstwa, usprawnia przepływ istotnych dla jego funkcjonowania informacji i pozwala błyskawicznie odpowiadać na zmiany popytu. Informacje te są uaktualniane w czasie rzeczywistym i dostępne w momencie podejmowania decyzji (dla systemów pracujących w trybie on-line). Wywodzi się on z systemów MRP i MRP II, których głównym zadaniem było informowanie o procesach zachodzących w poszczególnych etapach produkcji. ERP natomiast, został rozbudowany o elementy dotyczące księgowości, finansów, kontrollingu oraz rachunkowości. Modułowa budowa ERP pozwala przedsiębiorstwu na wdrażanie wybranych elementów, a nie jednocześnie całego systemu. Systemy ERP 1990 Gartner Group ERP jest spotykane w literaturze również pod nazwą MRP III: Money Resource Planning - Planowanie Zasobów Finansowych. ERP jest zbiorem aplikacji adresowanym głównie do firm produkcyjnych (bez względu na rodzaj produkcji). Głównym celem systemów ERP jest możliwie najpełniejsza integracja wszystkich szczebli zarządzania przedsiębiorstwem, włącznie z najwyższymi. W systemach ERP/MRP III powszechnie stosowane są mechanizmy umożliwiające symulowanie różnorodnych posunięć i analizę ich skutków, także finansowych. Pozwala to m.in. na dokładne zaplanowanie, przetestowanie i porównanie możliwych działań decyzyjnych podejmowanych w ramach Business Process Re-Enginering (BPR) - sprawdzenia ich całkowitego efektu finansowego. Jednymi z najważniejszych wyróżników specyfikacji ERP jest zastosowanie opartych na ograniczeniach, mechanizmów optymalizujących planowanie oraz wbudowana w system możliwość elektronicznych połączeń w ramach łańcucha dostaw i sprzedaży. 17

18 Systemy ERP ERP obejmuje następujące obszary: obsługa klientów - baza danych o klientach, przetwarzanie zamówień, obsługa specyficznych zamówień (produkty na żądanie), elektroniczny transfer dokumentów (EDI), produkcja - obsługa magazynu, wyznaczanie kosztów produkcji, zakupy surowców i materiałów, ustalanie terminarza produkcji, zarządzanie zmianami produktów (np. wprowadzanie usprawnień), MRP I/II, prognozowanie zdolności produkcyjnych, wyznaczanie krytycznego poziomu zasobów/zapasów, kontrola procesu produkcji (m.in. śledzenie drogi produktu w zakładach produkcyjnych), wysyłanie zamówień na części i materiały do produkcji, wybór ich dostawców, ustalanie terminarza produkcji, kontrola braków, bieżące pomiary kosztów i porównywanie ich z wielkościami normatywnymi itd., finanse - prowadzenie księgowości, kontrola przepływu dokumentów księgowych, pozwala przygotowywać raporty finansowe zgodnie z oczekiwaniami poszczególnych grup odbiorców (np. podział na centralę i oddziały), integrację w ramach łańcucha logistycznego. Pozwalają one planować i zarządzać zasobami -- urządzeniami, materiałami, także kadrą pracowników, pieniędzmi, aby można je było efektywnie wykorzystać, gdy przedsiębiorstwo chce osiągnąć konkretny cel produkcyjny czy finansowy. Systemy ERP Do głównych zalet aplikacji można zaliczyć: integrację informacji ze wszystkich działów przedsiębiorstwa, łatwość ich wprowadzania (jednorazowa) i korzystania z nich, możliwość śledzenie aktualnych i planowanych płatności, zobowiązań oraz należności, zmniejszanie kosztów, dzięki możliwości śledzenia miejsc ich powstawania, ułatwienia w sterowaniu i śledzeniu produkcji oraz jej planowaniu na podstawie gromadzonych w bazie informacji oraz sygnałów z rynku, możliwość planowania inwestycji (opracowywanie ich budżetów oraz monitorowanie inwestycji już rozpoczętych). 18

19 Systemy ERP System ERP usprawnia obszar operacyjny, poprzez automatyzację procesów towarzyszących produkcji, jak również obszar zarządczy- umożliwiając bieżącą kontrolę procesów zachodzących w firmie. Specjaliści widzą przyszłość ERP właśnie w ich przekształceniu się w zintegrowane systemy producentów, dostawców i odbiorców oraz w integracji aplikacji z tanim źródłem pozyskiwania informacji jakim jest internet, poprzez zastosowanie modelu ASP. Application Service Provider, polega na korzystaniu z aplikacji ERP z poziomu przeglądarki. Systemy zarządzania produkcją JIT Zapasy na czas (just in time JIT) to pojęcie, które kładzie nacisk na wyeliminowanie strat i wzrost efektywności w procesie produkcyjnym poprzez: produkcję w małych seriach (w odróżnieniu od masowej produkcji taśmowej), wysoką jakość wytwarzanych produktów, pracę grupową. PUSH/PULL Systemy typu PUSH (tradycyjne) - gdy praca na jednym stanowisku jest zakończona, produkt zostaje przesunięty na następne stanowisko i tak wędruje aż do magazynu. Systemy typu PULL (np. zapasy na czas) - gdy pojawia się zapotrzebowanie na produkt jest on montowany na ostatnim stanowisku, po czym informacja o zapotrzebowaniu jest przesyłana na poprzedzające stanowisko, aż do miejsca w którym pobiera się surowce. 19

20 Systemy zarządzania produkcją MRP II Celem jest zmniejszenie zapasów, wzrost wydajności, poprawa obsługi klienta. MRP II jest systemem informatycznym z założenia. Złożoność i liczba operacji obliczeniowych oraz ilość danych od początku wyklucza możliwość ręcznego stosowania takiego systemu. MRP II zajmuje się precyzyjnym i całościowym planowaniem. Jego główną zaletą jest możliwość symulacji. Redukcja zapasów następuje pośrednio dzięki realizacji planów produkcyjnych. MRP II zwiększa efektywność zarządzania organizacją (daje bardzo duże możliwości kadrom zarządzającym w zakresie planowania). JIT Celem jest zmniejszenie zapasów, wzrost wydajności, poprawa obsługi klienta JIT jest systemem organizacyjnym, który nie musi być wspomagany przez technikę informacyjną. Jego główną zaletą jest prostota. System wprowadza produkcję w niewielkich seriach, wysoką jakość oraz usprawnia pracę zespołową. Eliminacja lub redukcja zapasów następuje bezpośrednio wskutek działania systemu. JIT zwiększa efektywność organizacji w sferze produkcyjnej. (System oddziałuje na pracowników związanych bezpośrednio z produkcją). Systemy ERP II Systemy ERP II wyposażone w funkcje pozwalające swobodnie i bezpiecznie wymieniać dane między użytkownikami wirtualnych giełd umożliwią osiągnięcie wyższego szczebla rozwoju handlu elektronicznego. Natomiast sama koncepcja elektronicznej wymiany danych - EDI (Electronic Data Interchange) jest dużo starsza i nie pochodzi od Gartnera. Idea c-commerce jest nowocześniejszą formą handlu elektronicznego, wymiany towarów i usług pomiędzy przedsiębiorstwami uczestniczącymi w obrocie na giełdach elektronicznych. ERP II jest koncepcją nieco szerszą, bo chociaż czynnikiem, który przekształcił ERP w ERP II był także Internet, to ERP II obejmuje swoją funkcjonalnością nie tylko obrót towarów i usług oraz elektroniczną wymianę dokumentów z nimi związanych między kupującymi i sprzedającymi, lecz także między partnerami. 20

21 Systemy ERP II ERP II w trakcie ewolucji wchłania funkcjonalność SCM, czyli elektronicznej wymiany informacji w obrębie łańcucha dostaw partnerów biznesowych - dostarczających surowców, tworzących produkt i wreszcie tych, którzy go dystrybuują. W koncepcji ERP II tradycyjne funkcje ERP/MRP II, takie jak planowanie produkcji, zarządzanie logistyką i finansami firmy, zapasami magazynowymi i zapasami surowców obudowano elektroniczną wymianą ofert, zamówień, faktur i elektronicznymi płatnościami. W przyszłości nie tylko zarządzanie łańcuchem dostaw (SCM) ma stać się integralną częścią systemu ERP II, ten los czeka także e-procurement. Już teraz wiele systemów ERP pozwala na częściową automatyzację zaopatrzenia firm w artykuły biurowe, sprzęt, materiały eksploatacyjne. Z czasem funkcjonalność ta ma się, zdaniem Gartnera, rozwinąć. Idea "cash and carry", znana z tradycyjnych sklepów, pozwoli firmom za pomocą ERP II zamawiać w e-sklepach lub odpowiadać na oferty nadesłane em. Zaszyta w systemie ERP funkcjonalność umożliwi także przygotowanie elektronicznego dokumentu z zamówieniem, potwierdzonego podpisem cyfrowym. Systemy ERP II - rozwój Mało prawdopodobne, że wchłonięcie przez ERP dodatkowych funkcjonalności, jak SCM, c-commerce czy e-procurement, uprości język opisujący złożoność procesów zachodzących w obrębie systemu. Raczej należy się spodziewać, że nomenklatura dotycząca systemów ERP jeszcze bardziej się skomplikuje. W konsekwencji takich pojęć jak ATP (Available to Promise) powstawać będą nowe, jak Plan to Performance. Koncepcja Plan to Performance opisuje procesy finansowe dotyczące płatności i należności firmy wpływających na konsolidację finansów, budżetowanie i kształt raportów finansowych. Także w systemie ERP prowadzona będzie ewidencja zapotrzebowania firmy na materiały, pieniądze, pracę, transport i personel do realizacji konkretnego zadania. Koncepcję tę Gartner nazywa Planning and Execution. 21

22 Systemy ERP II - rozwój Zaimplementowany w systemach ERP Design to Retirement odpowiadać będzie za nadzór nad cyklem życia produktu - od momentu jego zaprojektowania do wycofania ze sprzedaży. Także powszechnie stosowane oprogramowanie do zarządzania kapitałem ludzkim zostanie dodane do tradycyjnych systemów klasy ERP - zawierać będzie zarówno typowe funkcje HR, jak i rozszerzone, wiążące się z zarządzaniem wiedzą w firmie. Można się domyślać, że do wymiany wiedzy wykorzystany zostanie portal korporacyjny, który z jednej strony służyć będzie pracownikowi do uruchamiania potrzebnych mu aplikacji systemu ERP, z drugiej - do znajdywania niezbędnych mu informacji. Od ogółu do szczegółu Od MRP do ERP II. ERP II wyewoluowało z koncepcji rozszerzonego ERP (extended ERP), w której do tradycyjnego systemu ERP dodano możliwość transakcji między przedsiębiorstwami (B2B). W latach 90-tych sama implementacja systemu ERP przestała wystarczać, pojawiły się koncepcje wdrożenia systemów CRM i SCM - do zarządzania łańcuchem dostaw. Pod koniec lat 90-tych popularne stały się rozwiązania e-biznesowe. Równolegle około roku 2000 pojawiła się koncepcja EAS - zintegrowanych pakietów dla przedsiębiorstw, zawierających wszystkie możliwe elementy rozwiązań dla przedsiębiorstw według koncepcji "wszystko dla wszystkich". 22

23 Systemy ERP II - rozwój Wyzwaniem dla ewoluujących systemów ERP jest adaptacja do specyfiki poszczególnych biznesów - dla dostawców systemów jest to kwestia dostosowania ich oferty do potrzeb rynku. Wszystkie rodzaje działalności gospodarczej Gartner dzieli na cztery obszary, zwane domenami. Do produkcji dyskretnej zaliczono wytwarzanie dóbr materialnych: samochodów, elektroniki. Produkcja procesowa obejmuje wytwarzanie żywności, napoi i wyrobów tytoniowych, a także tekstylia i chemię. Do domeny zasobochłonnej (asset-intensive) trafiły usługi (np. dostarczanie gazu, energii), wydobywanie kopalin, wszelkie rodzaje transportu, użyczanie infrastruktury (telekomunikacja, wodociągi, autostrady) oraz produkcja ciągła (rafinacja, produkcja papieru). Ostatnia domena - usługochłonna obejmuje usługi konsultingowe, finansowe, sektor publiczny i outsourcing. Systemy ERP II - rozwój Zdaniem Gartnera, przedsiębiorstwa oczekiwać będą od dostawców spójnej wizji biznesu prowadzonego w jednej z domen. Znikną zatem systemy uniwersalne, a ścieżka rozwoju każdego z liczących się systemów ERP będzie musiała zawrzeć się w jednej ze zdefiniowanych tu domen. Dostawcy, którzy nie będą w stanie przedstawić klientowi spójnej wizji działania systemu ERP w specyficznych dla danej branży warunkach, znikną z rynku, bo na ich produkty nie będzie nabywców. Sami dostawcy systemów ERP zapewne niechętnie odniosą się do specjalizacji postulowanej przez Gartnera. Dotychczas dostosowanie systemu ERP do specyfiki klienta realizowane było przez implementację odpowiedniego profilu wdrożenia - różnego dla różnych branż. Często ten sam system ERP wdrożony w produkcji procesowej (jeśli trzymać się nomenklatury Gartnera) miał zupełnie inną funkcjonalność od systemu wdrożonego w produkcji ciągłej. W jednym analitycy Gartnera z pewnością mają rację - dostawcom trudno będzie na dłuższą metę nadążać z rozwojem ich systemów we wszystkich możliwych kierunkach i będą musieli wybrać specjalizację. 23