Moduł Handel, Handel Plus

Wielkość: px
Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Moduł Handel, Handel Plus"

Transkrypt

1 System Comarch OPT!MA v Moduł Handel, Handel Plus Comarch SA Kraków, Al. Jana Pawła II 41g tel. (12) , fax (12) Dział Wsparcia Klienta i Partnera: tel. (12) Pomyśl o środowisku zanim zdecydujesz się wydrukować ten dokument!

2 UWAGA Prawa wynikające z Warunków Gwarancji Użytkownik nabywa po rejestracji programu u Producenta. Dokumentem potwierdzającym rejestrację jest Certyfikat Rejestracji Oprogramowania, który Użytkownik otrzymuje od razu wraz z Oprogramowaniem lub po odesłaniu wypełnionej karty rejestracyjnej. Każdorazowo przy nabyciu nowego programu lub odtworzeniu gwarancji w Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania określone są daty obowiązywania gwarancji na poszczególne programy. W przypadku wątpliwości dotyczącej zarejestrowania Oprogramowania lub w przypadku nieotrzymania Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania prosimy o kontakt z Producentem (12) UWAGA! Użytkowanie nielegalnej kopii naraża Użytkownika programu na postępowanie karne zgodnie z ustawą o prawie autorskim z dnia r. Użytkowanie legalnie nabytej kopii oprogramowania w wersji otrzymanej w trakcie obowiązywania gwarancji jest możliwe bez żadnych ograniczeń czasowych. Gwarancja na oprogramowanie umożliwia: uzyskanie kolejnych wersji programów na warunkach preferencyjnych (bezpłatne nowe wersje oprogramowania w okresie gwarancyjnym - nie dotyczy kosztów dostarczenia, nośnika instalacji oraz szkolenia) zakup kolejnych stanowisk lub innych programów do kompletu korzystanie z konsultacji autorskich u Producenta lub pomocy serwisu technicznego* W trosce o sprawną obsługę gwarancyjną prosimy o staranne przechowywanie Certyfikatu Rejestracji Oprogramowania oraz podawanie numeru ewidencyjnego w trakcie kontaktów z Producentem.

3 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 3 1 Spis treści 1 SPIS TREŚCI STANDARDY W PROGRAMIE STANDARDY OGÓLNE OBSŁUGA MENU GŁÓWNEGO (WSTĄŻKI) PRACA Z KLAWIATURĄ PRACA Z OKNAMI PRZYCISKI KALENDARZ, KALKULATOR STANDARDY NA LISTACH PRZEWIJANIE LIST KOLUMNY NA LISTACH ORAZ MENU KONTEKSTOWE SORTOWANIE NA LISTACH GRUPOWANIE PO KOLUMNACH WIERSZ SUM AGREGACJE DLA KOLUMN ZAZNACZANIE REKORDÓW NA LIŚCIE FILTROWANIE STANDARDY NA FORMULARZACH RODZAJE PÓL NA FORMULARZACH DYNAMICZNE PANELE NA FORMULARZACH BŁĘDY I OSTRZEŻENIA INFORMACJE OGÓLNE DOTYCZĄCE MODUŁU HANDEL PRZEPŁYW INFORMACJI W SYSTEMIE COMARCH OPT!MA ZASADY DZIAŁANIA MODUŁU HANDEL INFORMACJE PODSTAWOWE ZANIM ZACZNIEMY WYSTAWIAĆ DOKUMENTY JAK ROZPOCZĄĆ PRACĘ - KROK PO KROKU CO ZROBIĆ, ABY NA FAKTURZE POJAWIŁY SIĘ DANE BANKOWE DOKUMENTY LISTY DOKUMENTÓW HANDLOWO MAGAZYNOWYCH FILTROWANIE LIST FAKTURY SPRZEDAŻY LISTY DOKUMENTÓW HANDLOWO MAGAZYNOWYCH CO NALEŻY WIEDZIEĆ O FAKTURACH LISTA FAKTUR FORMULARZ FAKTURY OBSŁUGA FORMULARZ FAKTURY: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ FAKTURY: ZAKŁADKA KONTRAHENT FORMULARZ FAKTURY: ZAKŁADKA PŁATNOŚCI FORMULARZ FAKTURY: ZAKŁADKA DOKUMENTY WPISYWANIE POZYCJI NA FAKTURĘ FORMULARZ POZYCJI NA FAKTURZE ZAPIS Z WYDRUKIEM WYDRUK FAKTURY WYDRUKI TEKSTOWE DEFINIOWALNY WYDRUK FAKTURY FAKTURY VAT MARŻA PARAGONY CO NALEŻY WIEDZIEĆ O PARAGONACH LISTA PARAGONÓW FORMULARZ PARAGONU: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ PARAGONU: ZAKŁADKA KONTRAHENT FORMULARZ PARAGONU: ZAKŁADKA PŁATNOŚCI FORMULARZ PARAGONU: ZAKŁADKA DOKUMENTY WPISYWANIE POZYCJI NA PARAGON PRZEKSZTAŁCENIE PARAGONU DO FAKTURY TAX FREE FORMULARZ DOKUMENTU TAX FREE ZASADY PRZEKSZTAŁCANIA PARAGONÓW DO TAX FREE REZERWACJE ODBIORCY CO NALEŻY WIEDZIEĆ O REZERWACJACH LISTA REZERWACJI ODBIORCY... 63

4 Str. 4 Moduł Handel v FORMULARZ REZERWACJI REZERWACJE TOWARU A ZASOBY ŁATWA SPRZEDAŻ KROK 1 - TOWARY KROK 2 - DOKUMENT KROK 3 - KONTRAHENT FAKTURY PRO FORMA CO NALEŻY WIEDZIEĆ O FAKTURACH PRO FORMA? LISTA FAKTUR PRO FORMA FORMULARZ FAKTURY PF: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ FAKTURY PF - ZAKŁADKA KONTRAHENT FORMULARZ FAKTURY PF ZAKŁADKA DODATKOWE FORMULARZ FAKTURY PF - ZAKŁADKA DOKUMENTY FORMULARZ FAKTURY PF - ZAKŁADKA ATRYBUTY FORMULARZ FAKTURY PF DOPISYWANIE POZYCJI ZAMYKANIE FPF FAKTURY ZALICZKOWE FAKTURA ZALICZKOWA KOREKTA FAKTURY ZALICZKOWEJ CZĘŚCIOWE FAKTUROWANIE FISKALIZACJA FAKTUR ZALICZKOWYCH FAKTURY ZALICZKOWE I FAKTURY SPRZEDAŻY CZĘŚCIOWE W WALUTACH OBCYCH SPRZEDAŻ DEDYKOWANA INFORMACJE O KONTRAHENCIE SPRZEDAŻ ZA OSTATNIE TRZY MIESIĄCE DOKUMENTY SPRZEDAŻY CRM ZLECENIA SERWISOWE FAKTURY ZAKUPU CO NALEŻY WIEDZIEĆ O FAKTURACH ZAKUPU LISTA FAKTUR ZAKUPU FORMULARZ FZ: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ FZ: ZAKŁADKA KONTRAHENT FORMULARZ FZ: ZAKŁADKA PŁATNOŚCI FORMULARZ FZ: ZAKŁADKA DOKUMENTY WPISYWANIE POZYCJI NA FZ EDYCJA TABELI VAT NA DOKUMENTACH ZAKUPU ZAMÓWIENIE U DOSTAWCY CO NALEŻY WIEDZIEĆ O ZAMÓWIENIACH U DOSTAWCY LISTA ZAMÓWIEŃ U DOSTAWCÓW FORMULARZ ZAMÓWIENIA FORMULARZ ZAMÓWIENIA: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ ZAMÓWIENIA: ZAKŁADKA KONTRAHENT ŁATWE ZAKUPY KROK 1 - TOWARY KROK 2 - DOKUMENT KROK 3 - KONTRAHENT FAKTURY WEWNĘTRZNE SPRZEDAŻY CO NALEŻY WIEDZIEĆ O FWS LISTA FAKTUR WEWNĘTRZNYCH SPRZEDAŻY FORMULARZ FAKTURY WEWNĘTRZNEJ SPRZEDAŻY FAKTURY RR LISTA FAKTUR RR FORMULARZ FAKTURY RR: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ FAKTURY RR: ZAKŁADKA KONTRAHENT FORMULARZ FAKTURY RR: ZAKŁADKA TABELKA VAT FORMULARZ FAKTURY RR: ZAKŁADKA DOKUMENTY ZASADY PRZEKSZTAŁCENIA FRR DO FZ/ PZ ZASADY TWORZENIA FRR NA PODSTAWIE FZ ANULOWANIE FRR I DOKUMENTÓW SKOJARZONYCH EWIDENCJONOWANIE OPŁAT NA FUNDUSZE PROMOCJI PRODUKTÓW ROLNO-SPOŻYWCZYCH ZASOBY CO NALEŻY WIEDZIEĆ O ZASOBACH LISTA ZASOBÓW FORMULARZ ZASOBU FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA DODATKOWE FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA ATRYBUTY FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA ZASOBY...114

5 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA REZERWACJE FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA ZAMÓWIENIA FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA RECEPTURY FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA GRUPY FORMULARZ ZASOBU: ZAKŁADKA ZAMIENNIKI FORMULARZ TOWARU ZAKŁADKA JĘZYKI/ ISKLEP24/ IMALL RAPORT BRAKÓW ALGORYTMY WYLICZANIA RAPORTU EDYCJA RAPORTU GENEROWANIE ZAMÓWIENIA U DOSTAWCY WYDANIA ZEWNĘTRZNE CO NALEŻY WIEDZIEĆ O WYDANIACH ZEWNĘTRZNYCH LISTA WYDAŃ ZEWNĘTRZNYCH FORMULARZ WZ OBSŁUGA FORMULARZ WZ: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ WZ: ZAKŁADKA KONTRAHENT FORMULARZ WZ: ZAKŁADKA DOKUMENTY PRZYJĘCIE ZEWNĘTRZNE CO NALEŻY WIEDZIEĆ O DOKUMENTACH PZ LISTA PRZYJĘĆ ZEWNĘTRZNYCH FORMULARZ PZ OBSŁUGA FORMULARZ PZ: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ PZ: ZAKŁADKA KONTRAHENT FORMULARZ PZ: ZAKŁADKA DOKUMENTY ROZCHODY WEWNĘTRZNE CO NALEŻY WIEDZIEĆ O DOKUMENTACH RW LISTA DOKUMENTÓW RW FORMULARZ RW OBSŁUGA FORMULARZ RW: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ RW: ZAKŁADKA KONTRAHENT FORMULARZ RW: ZAKŁADKA DOKUMENTY PRZYJĘCIA WEWNĘTRZNE CO NALEŻY WIEDZIEĆ O DOKUMENTACH PW LISTA PRZYJĘĆ WEWNĘTRZNYCH FORMULARZ PW OBSŁUGA FORMULARZ PW: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ PW: ZAKŁADKA KONTRAHENT FORMULARZ PW: ZAKŁADKA DOKUMENTY PRZESUNIĘCIA MIĘDZYMAGAZYNOWE CO NALEŻY WIEDZIEĆ O PRZESUNIĘCIACH MM LISTA MAGAZYNÓW LISTA PRZESUNIĘĆ MIĘDZYMAGAZYNOWYCH FORMULARZ MM OBSŁUGA FORMULARZ MM: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ MM: ZAKŁADKA DOKUMENTY PRZESYŁANIE DOKUMENTÓW MM POMIĘDZY MAGAZYNAMI ODLEGŁYMI INWENTARYZACJA JAK PRZEPROWADZIĆ INWENTARYZACJĘ? LISTA ARKUSZY INWENTARYZACYJNYCH ARKUSZ INWENTARYZACYJNY WYPEŁNIONY FORMULARZ AI OBSŁUGA FORMULARZ AI: ZAKŁADKA OGÓLNE FORMULARZ AI: ZAKŁADKA DOKUMENTY OPERACJE NA PRZEKSZTAŁCONYM AI BILANS OTWARCIA CO NALEŻY WIEDZIEĆ O BILANSIE OTWARCIA BOM CO NALEŻY WIEDZIEĆ O BILANSIE ZAMKNIĘCIA BZM LISTA DOKUMENTÓW BOM I BZM FORMULARZ BOM OBSŁUGA FORMULARZ DOKUMENTU BOM FORMULARZ DOKUMENTU BZM WSPÓŁPRACA Z MODUŁEM KSIĘGA PODATKOWA KOMPLETACJA JAK PRZEPROWADZIĆ KOMPLETACJĘ? LISTA RECEPTUR FORMULARZ RECEPTURY PRZYJĘCIE WEWNĘTRZNE PRODUKTU FORMULARZ PWP OBSŁUGA ROZCHÓD WEWNĘTRZNY SKŁADNIKÓW...154

6 Str. 6 Moduł Handel v FORMULARZ RWS OBSŁUGA KOREKTY DO PWP WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW INFORMACJE DODATKOWE DOPISYWANIE POZYCJI NA DOKUMENT WSPÓŁPRACA Z KOLEKTORAMI DANYCH WYKORZYSTANIE CZYTNIKA KODÓW KRESKOWYCH KODY WAGOWE SORTOWANIE POZYCJI NA DOKUMENTACH HISTORIA TOWARU HISTORIA KONTRAHENTA AGREGOWANIE POZYCJI NA DOKUMENTACH ATRYBUTY ATRYBUTY W MODULE COMARCH OPT!MA HANDEL ATRYBUTY TOWARU ATRYBUTY KONTRAHENTA ATRYBUTY DOKUMENTU ATRYBUTY NA DOKUMENTACH HANDLOWYCH I MAGAZYNOWYCH PRZENOSZENIE ATRYBUTÓW NA DOKUMENTY SKOJARZONE I KORYGUJĄCE ZESTAWIENIE WG ATRYBUTÓW TOWARÓW TERMINY PŁATNOŚCI NA DOKUMENTACH KOPIOWANIE DOKUMENTU KOPIOWANIE PŁATNOŚCI NA DOKUMENTACH OPERACJE SERYJNE SERYJNE KOPIOWANIE FAKTUR I PARAGONÓW SERYJNE ZATWIERDZANIE DOKUMENTÓW SERYJNE USUWANIE DOKUMENTÓW SERYJNE TWORZENIE DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH SERYJNA ZMIANA STAWEK VAT NA DOKUMENTACH W BUFORZE EKSPORT/ IMPORT CENNIKA EKSPORT CENNIKA IMPORT CENNIKA EKSPORT/ IMPORT RECEPTUR ROZLICZANIE ZALICZEK ROZLICZANIE ZALICZEK OD/ DLA KONTRAHENTA ROZLICZANIE ZALICZEK PRACOWNIKA, WSPÓLNIKA MARŻA NA DOKUMENTACH MARŻA METODĄ W STU I OD STU KOSZT WŁASNY TOWARU ZYSK Z TRANSAKCJI KONTROLA MARŻY NA FAKTURZE SPRZEDAŻ PONIŻEJ CENY ZAKUPU GRANICA CENY SPRZEDAŻY AKTUALIZACJA CEN SPRZEDAŻY BLOKADA DOSTĘPU DO CEN ZAKUPU KONTROLA LIMITU PŁATNOŚCI KONTRAHENTA UPRAWNIENIA OPERATORÓW LIMIT KREDYTU KONTRAHENTA LIMIT PRZETERMINOWANYCH PŁATNOŚCI BLOKADA WYSTAWIANIA DOKUMENTÓW ROZCHODOWYCH UDZIELANIE RABATÓW ZESTAWIENIE RABATÓW KONTRAHENTA OBSŁUGA RABATÓW NA DOKUMENCIE RABATY NA DOKUMENTACH SKOJARZONYCH MAGAZYN DOMYŚLNY DLA OPERATORA/ STANOWISKA ZAKAZY DO MAGAZYNÓW KONFIGURACJA UPRAWNIEŃ OPERATORA AUTOMATYCZNE TWORZENIE ZAMÓWIEŃ SPECYFIKACJA ZAŁADUNKU ANULOWANIE DOKUMENTU DOKUMENTY W BUFORZE NAJWAŻNIEJSZE ZASADY (I KONSEKWENCJE) UMIESZCZANIA DOKUMENTÓW W BUFORZE DOKUMENTY W BUFORZE A ILOŚĆ TOWARU ROZLICZANIE MAGAZYNU METODĄ AVCO KONTROLA CHRONOLOGII KOSZT GOSPODAROWANIA ODPADAMI KGO OBRÓT ZŁOMEM ZAKUP ZLOMU SPRZEDAŻ ZŁOMU EKSPORT I IMPORT DOKUMENTÓW PRZEZ PLIKI XML...193

7 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str EKSPORT DANYCH Z COMARCH OPT!MA DO COMARCH KLASYKA URZĄDZENIA FISKALNE USTAWIENIA NA KARCIE TOWARU WSPÓŁPRACA Z DRUKARKAMI FISKALNYMI KONFIGURACJA PROGRAMU PRZYGOTOWANIE BAZY DANYCH USTAWIENIA PORTÓW COM FISKALIZACJA DOKUMENTU IDENTYFIKACJA OPERATORA ORAZ STANOWISKA FORMY PŁATNOŚCI DLA DRUKARKI FISKALNEJ WYDRUK NUMERU NA PARAGONIE FISKALNYM FAKTURY NA DRUKARKACH FISKALNYCH INNE PARAMETRY WSPÓŁPRACY SZUFLADA KASOWA WYDRUK RAPORTÓW FISKALNYCH WYDRUKI FISKALNE PRZEZ TERMINAL WSPÓŁPRACA Z KASAMI FISKALNYMI WSPÓŁPRACA Z COMARCH IMALL KONFIGURACJA IMALL USTAWIENIA NA KARCIE CENNIKOWEJ KATEGORIE, ATRYBUTY KATEGORII DLA TOWARÓW UDOSTĘPNIANYCH W IMALL KOMUNIKACJA Z IMALL SYNCHRONIZACJA RĘCZNA SYNCHRONIZACJA AUTOMATYCZNA WSPÓŁPRACA Z COMARCH ISKLEP WYMAGANIA SYSTEMOWE KONFIGURACJA WSPÓŁPRACY Z ISKLEP PRZYGOTOWANIE BAZY TOWAROWEJ DLA ISKLEP GRUPY TOWARÓW WYSYŁANE DO ISKLEP TOWARY WYSYŁANE DO ISKLEP RABATY TOWARÓW ZMIANA PARAMETRÓW DLA COMARCH ISKLEP ODBIÓR ZAMÓWIEŃ Z ISKLEP ZAMÓWIENIA W CENACH NETTO POTWIERDZANIE ZAMÓWIENIA REALIZACJA ZAMÓWIENIA KOMUNIKACJA Z ISKLEP SYNCHRONIZACJA RĘCZNA SYNCHRONIZACJA AUTOMATYCZNA WSPÓŁPRACA ISKLEP24 Z COMARCH IMALL DOKUMENTY SKOJARZONE FAKTURA ZAKUPU I PRZYJĘCIE ZEWNĘTRZNE FZ I PZ WYSTAWIANE RAZEM OD FAKTURY ZAKUPU DO PZ SERYJNE TWORZENIE DOKUMENTÓW PZ OD PZ DO FAKTURY ZAKUPU FAKTURY SPRZEDAŻY (PARAGONY) I WYDANIA ZEWNĘTRZNE FA (PA) I WZ WYSTAWIANE RAZEM OD FAKTURY (PARAGONU) DO WZ SERYJNE TWORZENIE DOKUMENTÓW WZ OD WZ DO FAKTURY SPRZEDAŻY (PARAGONU) REZERWACJE ODBIORCÓW PRZEKSZTAŁCANIE RO DO FA/PA/WZ KONWERSJA WIELU RO PRZEKSZTAŁCANIE RO DO FAKTURY PRO FORMA RO I ZAMÓWIENIA U DOSTAWCY RO I PRZYJĘCIE WEWNĘTRZNE PRODUKTÓW FAKTURY PRO FORMA FAKTURA PF I REZERWACJE ODBIORCY FAKTURA PF I FAKTURA SPRZEDAŻY FAKTURA PF I DOKUMENTY WZ FAKTURA PF I ZAMÓWIENIE U DOSTAWCY ZAMÓWIENIA U DOSTAWCY PRZEKSZTAŁCANIE ZD DO FZ, PZ KONWERSJA WIELU ZD DO DOKUMENTU ZAKUPOWEGO...233

8 Str. 8 Moduł Handel v USŁUGI NA DOKUMENTACH SERIA DLA DOKUMENTÓW SKOJARZONYCH DOKUMENTY KORYGUJĄCE KOREKTY ILOŚCI KOREKTY WARTOŚCI / CENY KOREKTY PODATKU VAT NOTA KORYGUJĄCA ZWROTY DO PARAGONÓW KOREKTY DOKUMENTÓW FWS I FWZ KOREKTA DOKUMENTU WZ KOREKTY PRZYJĘĆ ZEWNĘTRZNYCH KOREKTA ROZCHODU WEWNĘTRZNEGO KOREKTA PRZYJĘCIA WEWNĘTRZNEGO KOREKTA PRZESUNIĘCIA MM KOREKTY BILANSU OTWARCIA KOREKTY A DOKUMENTY SKOJARZONE KOREKTA ILOŚCI KOREKTA WARTOŚCI KOREKTY DO DOKUMENTÓW NIE ISTNIEJĄCYCH W SYSTEMIE DOKUMENT PIERWOTNY KOREKTA DOKUMENTU PIERWOTNEGO DOKUMENTY RW/PW DO KOREKT DOKUMENTÓW PIERWOTNYCH SERIA DLA DOKUMENTÓW KORYGUJĄCYCH OPAKOWANIA KAUCJONOWANE FORMULARZ OPAKOWANIA KAUCJONOWANEGO SCHEMATY OPAKOWAŃ KAUCJONOWANYCH POWIĄZANIE SCHEMATÓW OPAKOWAŃ Z TOWARAMI LISTA DOKUMENTÓW WKA I PKA FORMULARZ DOKUMENTU WKA/ PKA ZAKŁADKA KAUCJE NA DOKUMENTACH HANDLOWYCH PRZELICZANIE OPAKOWAŃ NA TRANSAKCJI AUTOMATYCZNE PRZELICZANIE KAUCJI KOPIOWANIE TRANSAKCJI TWORZENIE WKA/ PKA DO DOKUMENTÓW HANDLOWYCH TWORZENIE RÓWNOCZEŚNIE WKA I WZ (PKA I PZ) GENEROWANIE DOKUMENTU WKA/PKA Z LISTY WYDRUK OPAKOWAŃ KAUCJONOWANYCH NA PARAGONIE FISKALNYM DOKUMENTY WZ/PZ A OPAKOWANIA KAUCJONOWANE KOREKTY DOKUMENTÓW KAUCYJNYCH FAKTUROWANIE NIEZWRÓCONYCH OPAKOWAŃ PODATEK AKCYZOWY NA WYROBY WĘGLOWE PARAMETRY KONFIGURACJA PARAMETRY KARTA TOWARU NALICZANIE AKCYZY UWZGLĘDNIENIE AKCYZY W CENIE SPRZEDAŻY WYDRUK FAKTURA VAT (GENRAP) AKCYZA DEKLARACJA AKC-WW WYLICZANIE DEKLARACJI AKC-WW TRANSAKCJE ZWOLNIONE OD AKCYZY DOKUMENT DOSTAWY KOREKTA ILOŚCI DO WZ/RW DOKUMENT DOSTAWY EWIDENCJA WYROBÓW WĘGLOWYCH WSPÓŁPRACA Z INNYMI MODUŁAMI SYSTEMU COMARCH OPT!MA WSPÓŁPRACA Z MODUŁAMI KSIĘGOWYMI ZAPIS W REJESTRACH VAT KSIĘGOWANIE DO KSIĘGOWOŚCI KONTOWEJ WSPÓŁPRACA Z MODUŁEM KASA/BANK PŁATNOŚCI DO DOKUMENTÓW W WALUTACH PŁATNOŚĆ GOTÓWKĄ PŁATNOŚĆ KARTĄ KREDYTOWĄ PŁATNOŚCI ODROCZONE PRZELEW, KREDYT PŁATNOŚCI A DOKUMENTY W BUFORZE PŁATNOŚCI A DOKUMENTY ANULOWANE PŁATNOŚCI A DOKUMENTY KORYGUJĄCE AUTOMATYCZNE KOMPENSATY...272

9 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str PODGLĄD ROZLICZEŃ Z POZIOMU DOKUMENTU WIELOWALUTOWOŚĆ WYSTAWIAMY DOKUMENT W WALUCIE OBCEJ ZASADY WYLICZANIA CEN NA DOKUMENTACH WALUTOWYCH ZMIANA WALUTY NA ISTNIEJĄCYM DOKUMENCIE ZMIANA KURSU NA ISTNIEJĄCYM DOKUMENCIE ZASADY WYSTAWIANIA DOKUMENTÓW W WALUCIE PŁATNOŚCI NA DOKUMENTACH WALUTOWYCH PODATEK VAT NA DOKUMENTACH WALUTOWYCH FORMULARZ POZYCJI NA DOKUMENTACH W WALUCIE INFORMACJE DODATKOWE KOREKTY DO DOKUMENTÓW W WALUCIE AGREGOWANIE DOKUMENTÓW WZ/ PZ W WALUCIE SYMULACJA WARTOŚCI ZAKUPU AKTUALIZACJA CEN SPRZEDAŻY OBRÓT Z KRAJAMI SPOZA UNII EUROPEJSKIEJ KOREKTA GRANICZNA DO FZ (FZKG) JAK WPROWADZIĆ FAKTURĘ IMPORTOWĄ? FAKTURY SPRZEDAŻY EKSPORTOWE NABYCIE WEWNĄTRZUNIJNE FAKTURY ZAKUPU (FZ) KOREKTA GRANICZNA (FZKG) FAKTURY WEWNĘTRZNE SPRZEDAŻY (FWS) KONWERSJA FAKTURY ZAKUPU DO FWS FAKTURY WEWNĘTRZNE ZAKUPU (FWZ) KONWERSJA FAKTURY WEWNĘTRZNEJ SPRZEDAŻY DO FAKTURY WEWNĘTRZNEJ ZAKUPU TRANSAKCJE WEWNĄTRZUNIJNE TRÓJSTRONNE WYDRUK FAKTUR VAT DLA TRANSAKCJI WEWNĄTRZWSPÓLNOTOWYCH DEKLARACJA INTRASTAT KONFIGURACJA KODY CN TOWARY KONTRAHENCI MAGAZYNY DOKUMENTY DLA INTRASTAT DEKLARACJE INTRASTAT LISTA DEKLARACJI INTRASTAT FORMULARZ DEKLARACJI INTRASTAT WYLICZANIE DEKLARACJI INTRASTAT MODUŁ HANDEL PLUS CECHY DOSTAW FORMULARZ ATRYBUTU LISTA ATRYBUTÓW KARTA TOWARU ZAKŁADKA ATRYBUTY DOSTAWY TOWARÓW FORMULARZ DOKUMENTU PRZYCHODOWEGO (FZ/ PZ/ PW) OKNO PARTII TOWARU FORMULARZ POZYCJI ZAPIS TRANSAKCJI PZ/PW/FZ PRZYJĘCIE INWENTARYZACYJNE WYDAWANIE DOSTAW WYŚWIETLANIE ZASOBÓW NA TOWARZE WYSTAWIANIE DOKUMENTÓW WG ZASOBÓW ZAKŁADKA ZASOBY NA FORMULARZU POZYCJI EDYCJA DOKUMENTU ZAPISANEGO DO BUFORA ZATWIERDZANIE DOKUMENTU (BUFOR, NA STAŁE) AGREGACJA POZYCJI DOKUMENTU PRZESUWANIE WSKAZANYCH ZASOBÓW NA INNY MAGAZYN - MM PRZEKSZTAŁCANIE FAKTUR PRO FORMA (FPF) DO WYDAŃ ZEWNĘTRZNYCH (WZ) ZE WSKAZANIEM NA DOSTAWY KOREKTY DO DOKUMENTÓW KOREKTA ILOŚCI KOREKTA WARTOŚCI I VAT ANULOWANIE DOKUMENTÓW KOPIOWANIE DOKUMENTÓW ZESTAWIENIA DLA DOSTAW...309

10 Str. 10 Moduł Handel v ZASOBY NA DOKUMENTACH ZASOBY NA MAGAZYNIE OBOWIĄZKOWE DOSTAWY PARAMETR OBOWIĄZKOWE CECHY NA PRZYCHODACH PARAMETR OBOWIĄZKOWY ROZCHÓD ZE WSKAZANIEM NA DOSTAWY EDYCJA POZYCJI DOKUMENTU ZMIANA MAGAZYNU DLA CAŁEGO DOKUMENTU FAKTURA/PARAGON W BUFORZE A REZERWACJE NA MAGAZYNIE AGREGACJA POZYCJI NA DOKUMENCIE, A MAGAZYNY GENEROWANIE DOKUMENTÓW MAGAZYNOWYCH DO DOKUMENTÓW HANDLOWYCH GENEROWANIE DOKUMENTÓW KAUCYJNYCH KOPIOWANIE DOKUMENTÓW HANDLOWYCH ZWROTY I KOREKTY MAGAZYN A WYBÓR Z DOSTAWY WSPÓŁPRACA Z APLIKACJĄ COMARCH MOBILNA SPRZEDAŻ WSPÓŁPRACA MODUŁÓW STANDARDOWYCH Z MODUŁAMI W WERSJI PLUS SCENARIUSZE I PRZYKŁADY KILKA RACHUNKÓW BANKOWYCH W FIRMIE OD FAKTURY DO ROZLICZENIA PŁATNOŚCI SCENARIUSZ: FAKTURA PŁATNA GOTÓWKĄ, KLIENT PŁACI CAŁĄ KWOTĘ SCENARIUSZ: FAKTURA PŁATNA GOTÓWKĄ, KLIENTOWI ZABRAKŁO PIENIĘDZY SCENARIUSZ: FAKTURA SPRZEDAŻY Z ODROCZONĄ PŁATNOŚCIĄ (NP. PRZELEW) SCENARIUSZ: FAKTURA SPRZEDAŻY CZĘŚCIOWO PŁATNA GOTÓWKĄ I PRZELEWEM SCENARIUSZ: KLIENT PŁACI KARTĄ PŁATNICZĄ SCENARIUSZ: ROZLICZANIE FAKTUR KORYGUJĄCYCH Z ODROCZONĄ PŁATNOŚCIĄ SCENARIUSZ: ROZLICZANIE FAKTUR KORYGUJĄCYCH DO FAKTUR ZAPŁACONYCH CZĘŚCIOWO OD REZERWACJI ODBIORCY DO WYDANIA TOWARU KILKA WZ PODSTAWĄ DLA FAKTURY SPRZEDAŻY OD ZAMÓWIENIA TOWARU DO FAKTURY ZAKUPU ZAMAWIANY TOWAR OTRZYMUJEMY W DWÓCH DOSTAWACH WPROWADZAMY FAKTURĘ OD DOSTAWCY ZAGRANICZNEGO WPROWADZAMY FAKTURĘ OD DOSTAWCY ZAGRANICZNEGO KOD TOWARU U DOSTAWCY NA ZAMÓWIENIU PRZYKŁADOWE WYDRUKI RAPORTÓW ROZLICZENIE KOSZTÓW ZAKUPU (RKZ) RAPORT SPRZEDAŻY DLA KONTRAHENTÓW RAPORT SPRZEDAŻY TOWARÓW LISTA ZASOBÓW...324

11 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Standardy w programie 2.1 Standardy ogólne Obsługa menu głównego (wstążki) Zwijanie wstążki menu oraz skróty klawiaturowe dla funkcji menu Wstążka menu to pasek menu widoczny na górze okna programu: Rys. Wstążka menu Wstążka menu pozwala na łatwe przeglądanie oraz wybór funkcji dostępnych w programie, podzielona jest na zakładki grupujące poszczególne funkcje wg modułów Comarch OPT!MA oraz zakładki zawierające funkcje wspólne: System, Ogólne, Narzędzia i Widok. Zwijanie wstążki menu - w prawym górnym rogu programu jest dostępna ikona zwijania wstążki menu:. Po zwinięciu wstążki, menu będzie wyglądało tak: Rys. Zwinięty pasek menu Rozwinięcie na stałe wykonuje się tą samą ikoną, wówczas wstążka menu będzie zawsze widoczna. Dodatkowo w programie do każdej funkcji, którą można wywołać z menu, został przypisany skrót klawiaturowy. Po wciśnięciu na klawiaturze lewego klawisza <ALT> każda funkcja jest opisana skrótem klawiaturowym: Rys. Skróty klawiaturowe dla wstążki menu

12 Str. 12 Moduł Handel v Wciskając przykładowo z klawiatury klawisz <O> otworzone zostanie menu Ogólne: Rys. Skróty klawiaturowe dla wstążki menu c.d. Kolejno wybierając z klawiatury dwukrotnie klawisz <K> zostanie otworzona: Lista kontrahentów lub wybierając klawisz <P>: Lista pracowników itd. Jeżeli Użytkownik chce wrócić do wcześniej dostępnego wyboru skrótów klawiszowych należy użyć klawisza <ESC> Pomoc oraz przełączanie między oknami W prawym górnym rogu programu dostępna jest ikona okien (uruchamiana również po wciśnięciu klawisza <F1>)., którą można wywołać Pomoc kontekstową dla poszczególnych Obok dostępna jest także ikona: przełączania między aktualnie otwartymi oknami w programie. Akcja przełączania między oknami może być również wykonywana poprzez wciśnięcie klawiszy: <CTRL>+<TAB> (przełączanie wstecz) lub <CTRL>+<SHIFT>+<TAB> (przełączanie wprzód) Pasek szybkiego dostępu Każdy, często używany skrót można umieścić w prosty sposób w pasku szybkiego dostępu, widocznym w każdej chwili z poziomu każdego okna. Pasek szybkiego dostępu - jest to pasek, na który możemy sami przenieść te funkcje, z których najczęściej korzystamy i które będą zawsze widoczne na wierzchu. Rys. Pasek szybkiego dostępu Aby przenieść np. ikonę kontrahenta wystarczy nacisnąć prawy przycisk myszy na ikonie Kontrahenci i wybrać opcję Dodaj do paska szybkiego dostępu. Opcja nie jest dostępna dla ikon kontekstowych, odnoszących się do konkretnego okna (np. ikona drukarki dla listy kontrahentów).

13 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 13 Rys. Dodawanie do paska szybkiego dostępu Gdy dodamy będzie to wyglądało tak: Praca z klawiaturą i będzie zawsze widoczne w pasku. Zasady ogólne <ALT>+<LITERA> działa na skróty w oknach (z podkreśleniem liter typu ). Podkreślenia widoczne są jeśli w systemie operacyjnym aktywna jest opcja podkreślania skrótów klawiaturowych i klawiszy dostępu. Jeśli opcja nie jest aktywna, wówczas podkreślenia pojawią się po naciśnięciu i przytrzymaniu klawisza <ALT>. W każdym systemie operacyjnym opcja ta może się znajdować w innym miejscu w Panelu Sterowania, np.: Microsoft Windows XP: Opcje ułatwień dostępu/ Pokaż w programach dodatkową pomoc dotyczącą klawiatury Microsoft Windows 7 i Vista: Ułatwienia dostępu/centrum ułatwień dostępu/ułatw korzystanie z klawiatury/podkreśl skróty klawiaturowe i klawisze dostępu Uwaga: W celu obsługi skrótów klawiaturowych w programie Comarch OPT!MA należy używać lewego klawisza <ALT>. <CTRL>+<LITERA> działa na wpisane skróty (np. <CTRL> + <F> otwiera listę Faktur Sprzedaży). Wszystkie skróty przedstawiono w tabeli poniżej. <ALT>+<1,2,3,4, itd.> zmiana zakładki poziomej <CTRL>+<1,2,3,4, itd.> zmiana zakładki pionowej <SPACJA> uruchomienie funkcji pod przyciskiem <ENTER> uruchomienie funkcji pod przyciskiem (z wyjątkiem przycisków typu włącz/ wyłącz na listach) <STRZAŁKA w GÓRĘ/DÓŁ> przewija o 1 pola ze spinem (liczbowe) <STRZAŁKA w DÓŁ> rozwija menu dostępnych opcji <ALT>+<STRZAŁKA w DÓŁ> kalendarz w polach z datą <ALT>+<STRZAŁKA w GÓRĘ> - w polach obok przycisku listy wywoływanej oraz w polach listy typu EIP (edycja na liście) powoduje podniesienie słownika dla danej listy, np. na liście obok przycisku wyboru kontrahenta spowoduje wywołanie listy kontrahentów w trybie do wyboru. Zamykanie okien: <ESC> zamyka okno <CTRL>+<F4> zamyka okno <ALT>+<F4> zamyka program Obsługa list: <CTRL>+<ENTER> podgląd formularza z listy <SHIFT>+<F10> otwiera na liście menu kontekstowe <INSERT> - dodawanie pojedyncze <CTRL>+<INSERT> - kopiowanie zaznaczonej pozycji, działa dla większości list <ENTER> - edycja pojedyncza podświetlonej pozycji

14 Str. 14 Moduł Handel v Operacje seryjne: <ALT>+<INSERT> - dodawanie seryjne, w odróżnieniu od dodawania pojedynczego <INSERT>, po zatwierdzeniu dodawanej pozycji powoduje dodanie kolejnej. Wyjście z trybu dodawania seryjnego następuje poprzez wycofanie się z nowo dodanej pozycji klawiszem <ESC> lub anulowanie formularza. Funkcję można również wywołać z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy opcja Dodaj seryjnie. <ALT +<ENTER> - edycja seryjna, w odróżnieniu od edycji pojedynczej <ENTER>, po zatwierdzeniu edytowanej pozycji powoduje podniesienie kolejnej pozycji z listy do edycji. Wyjście z trybu edycji seryjnej następuje poprzez wycofanie się z edycji pozycji klawiszem <ESC>. Funkcja dostępna jest tylko na listach typu EIP edycja na liście (ang. edit in place EIP) np. na formularzu zapisu księgowego, na formularzu bilansu otwarcia księgowego, na formularzach kwot dodatkowych, na Fakturze Sprzedaży lub innym dokumencie handlowym/magazynowym z włączoną opcją Dodawanie pozycji na dokumencie: edycja na liście (opcja w menu System/Konfiguracja/Handel/Parametry). Obsługa formularzy: <CTRL>+<ENTER> zapis edytowanego formularza, niezależnie od tego, w jakim polu znajduje się kursor <SHIFT>+ lub <CTRL>+<SHIFT>+<ENTER> - zapisywanie formularzy bez zamykania <ENTER> jeśli kursor znajduje się w polach tekstowych, wielolinijkowych, wówczas <ENTER> przechodzi do kolejnej linii, w przeciwnym wypadku zapisuje edytowany formularz <CTRL>+<O> otwieranie listy Kwot dodatkowych Operacje na pozycjach na formularzu: <SHIFT>+<INSERT> z dowolnego miejsca na formularzu przechodzi na listę pozycji i dodaje nową pozycję <SHIFT> + <DELETE> - z dowolnego miejsca na formularzu przechodzi na listę pozycji i usuwa podświetloną pozycję <SHIFT>+<ENTER> z dowolnego miejsca na formularzu przechodzi na listę pozycji i edytuje podświetloną pozycję. Skróty klawiaturowe z <CTRL> <CTRL>+<B> <CTRL>+<D> <CTRL>+<E> <CTRL>+<F> <CTRL>+<G> <CTRL>+<H> <CTRL>+<I> <CTRL>+<J> <CTRL>+<K> <CTRL>+<L> <CTRL>+<M> <CTRL>+<N> <CTRL>+<S> <CTRL>+<P> <CTRL>+<SHIFT>+<R> <CTRL>+<T> <CTRL>+<U> <CTRL>+<W> <CTRL>+<Y> <CTRL>+<SHIFT>+<Z> Banki Zapisy księgowe KPIR Faktury Paragony Preliminarz Cennik Rejestry VAT Kontrahenci Wypłaty pracowników Magazyny Plan kont Obroty i salda Wydruk domyślny (standard) Rozliczenia podmiotu Kategorie Urzędy Właściciele Pracownicy Zapisy KB Skróty z klawiszami funkcyjnymi <F1> Pomoc <F2> Wydruk domyślny na drukarkę domyślną (też <CTRL>+<P>) <ALT> <F2> Menu wydruków <CTRL> <F2> Drzewo wydruków <F3> Wydruk do mail <ALT> <F3> Menu wydruków do maila

15 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 15 <CTRL> <F3> Drzewo wydruków <ALT> <F4> Zamyka program <CTRL> <F4> Zamyka okno <F5> Odświeżenie <F8> Księgowanie do rejestrów VAT <F8> Wykonanie akcji z piorunkiem <F9> Odświeżenie konfiguracji <CTRL> <F9> Otwiera konfigurację <F10> Wywołuje skróty na wstążce menu <SHIFT> <F10> Menu kontekstowe <F11> Logowanie <F12> Wykres domyślny <ALT> <F12> Menu wykresów <CTRL> <F12> Drzewo wykresów Praca z oknami Otwieranie okien Otwieranie okna wiąże się zazwyczaj z wywołaniem określonej funkcji programu. Zatem, aby otworzyć dane okno, musimy wybrać interesującą nas funkcję z menu programu bądź z listy dostępnych przycisków (skrótów). Zamykanie okien Zamykanie okien odbywać się może na wiele sposobów: Można kliknąć przycisk w prawym górnym rogu Można nacisnąć kombinację klawiszy <CTRL>+<F4> Inną możliwością zamknięcia aktywnego okienka jest kliknięcie w lewym górnym rogu okna i wywołanie funkcji Zamknij. Wybór możliwości zamknięcia okna zależy więc od preferencji i wygody Użytkownika. Jeżeli chodzi o wyjście z programu to również może być ono realizowane na kilka sposobów: Kliknięcie w prawym górnym rogu programu Użycie kombinacji klawiszy <ALT>+<F4> Kliknięcie w lewym górnym rogu programu i wywołanie funkcji Zamknij Wybranie funkcji Koniec Pracy z menu System. Uwaga: Nie zawsze istnieje możliwość wyjścia z programu, bądź zamknięcia okna w sposób opisany powyżej. Często należy potwierdzić zapisanie lub anulowanie przeprowadzonych zmian, bez wykonania tych czynności nie zakończymy pracy programu Przyciski Przyciski podstawowe Podstawowe przyciski, powtarzające się na każdej liście to: - Dodaj powoduje dodanie nowego elementu do listy i otwiera formularz służący do wypełnienia wartości nowej pozycji. Przycisk Dodaj wciśnięty równocześnie z <CTRL> (lub klawisze <CTRL>+<INSERT>) powodują uruchomienie dodawania z kopiowaniem (nowo dodana pozycja jest kopią wcześniej podświetlonej pozycji na liście). Funkcja kopiowania działa na większości list w programie. - Usuń powoduje skasowanie podświetlonej pozycji z listy (także poprzez wciśnięcie klawisza <DELETE>). - Zmień - otwiera z listy formularz z zawartością podświetlonej pozycji do zmiany lub podglądu.

16 Str. 16 Moduł Handel v Wybierz przycisk widoczny tylko wówczas, jeżeli lista została otwarta jako lista pomocnicza do wyboru, np. lista kontrahentów otwarta z formularza faktury. - Zamknij zamyka okno programu Przyciski dodatkowe Pozostałe przyciski, których pojawienie się jest uzależnione od wyświetlanej listy. Są to m.in.: - Księgowanie powoduje przeniesienie dokumentu do księgowości np. schematem księgowym. - Uruchom przycisk znajduje się na tych oknach, na których możliwe jest uruchamianie jakiegoś procesu (np. renumeracja zapisów kasowych). Funkcje uruchamiane tym przyciskiem można również uruchomić klawiszem <F8>. - Import z pliku. - Eksport do pliku Przyciski z rozwijanym menu Przyciski z rozwijanym menu typu: lub obsługiwane są wg poniższej zasady: Jeżeli przycisk jest podświetlony wówczas <SPACJA> (lub <ENTER>) wywołuje dostępną funkcję, zaś <STRZAŁKA w DÓŁ> lub <CTRL>+<SPACJA> wywołują rozwijane menu pod strzałką. Zasadę dotyczącą rozwijania menu pod strzałką stosuje się też do innych przycisków ze strzałką np. na liście faktur sprzedaży: Przyciski związane z paskiem zadań tzw. ikony kontekstowe Ikony kontekstowe to przyciski pojawiające się na pasku zadań w chwili wyświetlenia formularza lub listy. Ich zestaw może być różny w zależności od aktywnego okna: Podstawowe ikony kontekstowe to: - Wydruk danych przycisk uruchamia domyślny wydruk. Jeżeli opis pod przyciskiem Wydruk danych zostanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zostanie rozwinięte menu dostępnych wydruków. Funkcja wydruków została dokładnie opisana w podręczniku Comarch_OPT!MA_Ogólne_i_Konfiguracja. - Wydruk bieżącego widoku funkcja umożliwia wydrukowanie aktualnie utworzonego widoku w programie z uwzględnieniem indywidualnego filtrowania, sortowania, grupowania itd.

17 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Wyślij <F3>, wysyłanie wydruku do maila. Jeżeli opis pod przyciskiem Wyślij zostanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zostanie rozwinięte menu dostępnych wydruków. Dodatkowo skrót <Alt>+<F3> rozwija listę wydruków pod ikoną Wyślij. Seryjny bez wydruku opcja dostępna jest na liście Kontrahentów, Pracowników, Banków, Urzędów, Właścicieli pod przyciskiem Wyślij. Funkcja może być przydatna np. w przypadku seryjnej wysyłki życzeń świątecznych czy innych powiadomień, nie wymagających wydruku. - Analizy jeśli Użytkownik posiada moduł Analizy, wówczas na listach, na których na pasku zadań znajdzie się ikona Analiz, istnieje możliwość wykonania wykresów na podstawie danych z listy. Jeśli do danej listy podpięty jest więcej niż jeden wykres, listę tych wykresów i możliwość wyboru otrzymamy po wciśnięciu rozwinięcia znajdującego się pod klawiszem uruchamiającym wykres. Więcej informacji na temat analiz i wykresów można znaleźć w podręczniku do modułu Analizy. - Funkcje dodatkowe. Szerszy opis funkcji znajduje się w podręcznikach do poszczególnych modułów, przy opisie konkretnych okien. - Eksport powoduje przeniesienie zawartości bieżącej listy do arkusza kalkulacyjnego. Eksportowana jest zawartość wszystkich widocznych kolumn (kolumny można dodawać lub usuwać wg standardów opisanych w rozdziale Kolumny na listach oraz menu kontekstowe). Plik zapisywany jest na dysku w formacie *.xlsx i może być otwarty dowolnym programem obsługującym ten format. Nie jest konieczna instalacja programu do obsługi arkusza kalkulacyjnego aby wyeksportować plik w formacie *.xlsx. Po naciśnięciu rozwinięcia eksportu danych: widocznego pod przyciskiem Eksport istnieje możliwość wyboru następujących opcji Eksportuj bieżący widok do pliku funkcja umożliwia eksport aktualnie utworzonego widoku danej listy w programie (uwzględniane są grupowania, sortowania itp.) do pliku w formacie: MS Excel, PDF, RTF, HTML. Eksportuj tylko dane do pliku MS Excel dane wyświetlane na liście są eksportowane do pliku MS Excel. Eksportuj tylko dane do Schowka po wykonaniu eksportu danych do Schowka można je wkleić <CTRL>+<V> np. do aktualnie otwartego arkusza MS Excel. Na wstążce w menu Widok znajduje się przycisk Otwieranie wyeksportowanych plików. Użytkownik ma do wyboru trzy opcje: otwieraj, nie otwieraj i pytaj. Domyślnie podpowiada się opcja Pytaj. Po eksporcie danych program zapyta: Czy otworzyć wyeksportowany plik? Gdy Użytkownik odpowie twierdząco zostanie automatycznie otwarty plik w domyślnym programie. Aby ułatwić sobie pracę Użytkownik może zaznaczyć parametr Zapamiętaj odpowiedz i nie pokazuj więcej Kalendarz, kalkulator Kalendarz na polach edycji zawierających datę możliwe jest wyświetlenie pomocniczego kalendarza, poprzez wciśnięcie strzałki z lewej strony pola z datą:. Wybór daty staje się więc bardzo prosty. Wystarczy kliknąć na dniu, który ma być umieszczony w polu data. Narzędzie to może usprawnić procesy związane z uzupełnieniem dat. Nie ma bowiem potrzeby wpisywania całego formatu daty (dzień miesiąc rok).

18 Str. 18 Moduł Handel v Rys. Kalendarz Ponadto Kalendarz w polu z datą można wywołać przez menu kontekstowe lub skrót klawiaturowy: <ALT>+<STRZAŁKA w DÓŁ>. Dodatkowo w polach z zakresem dat OD DO w menu kontekstowym można skorzystać z funkcji: Dzisiaj, Ten tydzień, Ten miesiąc oraz Ten rok. W polach z zakresem dat kalendarz posiada funkcję Wyczyść, dzięki której można całkowicie usunąć datę z pola np. wyczyszczenie daty pierwszej w polu z zakresem dat będzie odfiltrowywało dokumenty na liście od nieskończoności do konkretnej wskazanej daty. Kalkulator - dostępny jest w programie dla pól typu liczbowego. W polach tych Użytkownik ma możliwość wywoływania kalkulatora z poziomu menu kontekstowego dostępnego pod prawym klawiszem myszy. Rys. Kalkulator Kalkulator pozwala na wykonanie wyliczeń i przeniesienie wyniku do pola za pomocą klawisza akceptującego wynik. 2.2 Standardy na listach Przewijanie list Lista często nie mieści się na otwartym oknie zarówno w pionie (lista zawiera więcej pozycji, niż może być wyświetlonych na liście) jak i w poziomie (lista zawiera zbyt wiele kolumn, aby je zmieścić w oknie albo szerokość kolumn jest zbyt duża/ szerokość okna zbyt mała). Do przewijania listy służą: Pionowy pasek przewijania - umieszczony z prawej strony listy, służy do przewijania listy w pionie. Przewijanie list w pionie jest obsługiwane przez przyciski, PageUp, PageDown oraz scroll myszy. Poziomy pasek przewijania - umieszczony pod listą, służy do przewijania listy w poziomie, w celu uwidocznienia schowanych kolumn. Przesuwanie list w poziomie jest obsługiwane przez przyciski, Home, End oraz za pomocą klawiszy: <STRZAŁKA w LEWO> i <STRZAŁKA w PRAWO>.

19 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Kolumny na listach oraz menu kontekstowe Kolumny na listach można przestawiać metodą przeciągnij i upuść. Dowolną kolumnę można przeciągnąć i przenieść myszą w inne miejsce: Rys. Przemieszczanie kolumn Pod prawym przyciskiem myszy w sekcji kolumn są dostępne opcje: sortowania, grupowania, usuwania, autodopasowania kolumn oraz przywracania układu domyślnego: Rys. Menu kontekstowe w nagłówku kolumny Podczas wczytywania listy do bazy wysyłane jest tylko zapytanie o kolumny, które są widoczne na liście usuwając kolumny niepotrzebne przyspieszymy działanie danej listy, zwłaszcza w przypadku pracy wielostanowiskowej.

20 Str. 20 Moduł Handel v Usunięte kolumny widoczne są w oknie wyboru kolumn i można je z powrotem przeciągnąć na listę: Rys. Wybór kolumn Na większości list dostępne jest tzw. menu kontekstowe, uruchamiane przez kliknięcie prawym klawiszem myszy na liście. Menu kontekstowe zawiera zwykle do wyboru opcje dostępne również poprzez przyciski na listach, takie jak Dodaj, Dodaj seryjnie, Zmień, Usuń. Możliwe jest również kopiowanie wiersza listy lub konkretnej komórki. Dla wybranych list znajdują się tam funkcje o charakterze specjalnym, które nie są dostępne w żaden inny sposób (np. anulowanie faktury, odblokowanie deklaracji). Rys. Menu kontekstowe dla list Sortowanie na listach Sortowanie po kolumnie działa poprzez klikniecie w nagłówek kolumny lub poprzez wybór opcji z menu kontekstowego: Możliwe jest sortowanie jednocześnie po kilku kolumnach. Aby posortować po kolejnych kolumnach należy wykonać sortowanie z równoczesnym wciśnięciem klawisza <SHIFT>. Sortowanie jest możliwe na wszystkich listach oraz na listach wewnątrz formularzy.

21 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 21 Poniżej przykład listy odbiorców na formularzu kontrahenta posortowanej wg miasta malejąco oraz listy przedstawicieli posortowanej wg tytułu rosnąco Grupowanie po kolumnach Rys. Formularz kontrahenta - sortowanie Domyślnie na większości list włączony jest panel grupowania (Pokaż pole grupowania). Na listach dla formularzy dostępne są również opcje grupowania (opcje widoczne w menu kontekstowym). Grupowanie po kolumnach wywołujemy poprzez wybór z menu kontekstowego opcji Grupuj według tej kolumny lub poprzez przeciągnięcie kolumny, po której chcemy grupować do panelu grupowania.

22 Str. 22 Moduł Handel v Rys. Grupowanie po kodzie dostawcy na liście pozycji cennikowych. Grupowanie można wykonywać po wielu kolumnach. Rys. Grupowanie po kodzie dostawcy oraz jednostce miary na liście pozycji cennikowych Wiersz sum agregacje dla kolumn Na listach w programie domyślnie włączona jest opcja sumowania (Pokaż wiersz sum). Dla pierwszej domyślnej kolumny załączone jest sumowanie typu: Licznik.

23 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 23 Rys. Agregacja typu Licznik Pod prawym klawiszem myszy na liście lub w wierszu sum (jeśli jest włączony) dostępna jest opcja Pokaż wiersz sum (menu kontekstowe zostało opisane szerzej w rozdziale Kolumny na listach oraz menu kontekstowe). Włączając/wyłączając tą opcję można pokazać lub ukryć wiersz sum. Na włączonym wierszu sum, pod prawym klawiszem myszy znajdują się opcje do wyboru: Rys. Menu kontekstowe agregacje Po najechaniu myszką na obszar wiersza sum, na którym można włączyć agregację dla danej kolumny, wyświetla się podpowiedz: Kliknij prawym klawiszem myszy, aby podsumować kolumnę. Użytkownik programu ma możliwość załączenia dowolnej agregacji typu: suma, minimum, maksimum, licznik, średnia, brak (wyłączenie agregowania) dla poszczególnych kolumn. Agregacje mogą dotyczyć wszystkich elementów z kolumny lub tylko zaznaczonych (Agreguj tylko zaznaczone).

24 Str. 24 Moduł Handel v W praktyce możliwe jest wykorzystywanie na liście kilku agregacji różnych typów dla poszczególnych kolumn np. sumę dla kolumny Cena i maksimum dla kolumny Wartość-PLN : Jeśli dla listy zdefiniujemy warunki grupowania, agregacje mogą być wyświetlane dla poszczególnych podgrup (Pokaż wiersze sum dla grup). Rys. Agregacja dla podgrup Zaznaczanie rekordów na liście Na listach, na których możliwe jest uruchamianie operacji seryjnych (np. wydruki, eksport przelewów, rozliczanie zapisów), pozycje podlegające takiemu seryjnemu przetwarzaniu należy uprzednio zaznaczyć na liście. Zaznaczenia dokonujemy myszą lub poprzez: Menu kontekstowe wybór odpowiedniej opcji z menu

25 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 25 Ustawienie kursora na wybranej pozycji i wciśnięcie klawisza <SPACJA> powoduje zaznaczenie pojedynczej pozycji Równocześnie dostępne są opcje: zaznacz wszystkie (lub <CTRL>+<A>) zaznacza wszystkie pozycje na liście odwróć wszystkie (lub <CTRL>+<R>) odwraca zaznaczenia odznacz wszystkie (lub <CTRL>+<O>) odznacza wszystkie wcześniej zaznaczone pozycje. Zaznaczone pozycje są wyróżnione poprzez znaczek z lewej strony listy. Rys. Zaznaczone pozycje na liście faktur Bez zaznaczenia wywołanie operacji seryjnej zaznacza aktualny rekord i wykonuje operację Filtrowanie Filtr jest narzędziem wspomagającym przeszukiwanie list. W wielu miejscach systemu pojawiają się różnego rodzaju listy, do których można stosować filtry. Filtrowanie listy powoduje zawężenie ilości elementów wyświetlanych na liście do takich, które spełniają warunki filtra. W programie występuje kilka możliwości filtrowania: Wiersz filtra filtr w nagłówku listy Panel filtra prostego Panel filtra zaawansowanego Filtrowanie filtr w nagłówku listy (wiersz filtra) oraz lokator na liście Na listach w pierwszym rekordzie jest dostępny wiersz filtra. Pod każdym nagłówkiem kolumny można wpisać fragment, po którym chcemy wyszukać rekordy w odniesieniu do wartości wyświetlanych w danej kolumnie. Filtr w nagłówku listy zawęża wyświetlane pozycje, wyszukując według wyrażeń zawierających wpisany ciąg znaków. Rys. Wiersz filtra przykład filtrowania jednocześnie po kodzie i mieście

26 Str. 26 Moduł Handel v Dla wartości o formacie daty wiersz filtra podpowiada kalendarz: Dla poszczególnych kolumn przechowujących wartości ograniczone (typy, statusy itp.) udostępnione są listy wyboru: Dla list z kolumną zaznaczeń nad tą kolumną dostępny jest przycisk czyszczenia filtra, na pozostałych listach czyszczenie filtra można wykonać opcją z menu kontekstowego: Rys. Czyszczenie filtra Lokator System umożliwia, po wykonaniu operacji sortowania w kolumnie, wykorzystanie funkcji lokatora. Aby działał lokator na liście np. w kolumnie kod, należy włączyć sortowanie tej kolumny, następnie wpisać z klawiatury początek kodu

27 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 27 poszukiwanego kontrahenta, wówczas kursor ustawi się na żądanym kontrahencie. Lokator wyszukuje według początku słowa ( zaczyna się od... ) Filtrowanie proste (panel filtra) Po otwarciu danej listy w dolnej części okna umiejscowiony jest panel filtrowania. Przy pierwszym otwarciu widoczny jest tylko filtr prosty oraz kilka podstawowych pól do filtrowania listy, które w istotny sposób wpływają na zawartość listy. W panelu Użytkownik ma możliwość wyboru zdefiniowanych warunków filtrowania. Rys. Lista zapisów kasowo/bankowych zwinięty panel filtrowania Pozostałe pola do filtrowania dostępne są po rozwinięciu panelu przyciskiem (Kliknij, aby rozwinąć filtr zaawansowany). Filtr można zwinąć przez Kliknij, aby zwinąć filtr zaawansowany. Pojedyncze kliknięcie rozwija lub zwija menu filtra zaawansowanego. Jeżeli filtr został zmieniony wyświetla się napis Filtr aktywny. Rys. Lista zapisów kasowo/bankowych rozwinięty panel filtrowania Po wyfiltrowaniu danych na belce z opisem Filtr pokazuje się dodatkowy opis aktywny, co oznacza, że lista jest wyfiltrowana i nie zawiera wszystkich danych Panel filtra zaawansowanego Panel filtrowania zaawansowanego widoczny na listach, pod panelem prostego filtrowania: Rys. Panel filtra zaawansowanego Po prawej stronie wiersza filtra znajdują się przyciski do włączania i wyłączania działania filtra - Filtruj, Wyczyść filtr oraz przycisk do tworzenia warunków filtrujących filtra zaawansowanego - Konstruktor filtra.

28 Str. 28 Moduł Handel v Jeżeli pinezka (widoczna obok ikony filtrowania lejka) jest: wyłączona wówczas po zmianie filtrowania na ikonie lejka pojawia się znak zapytania i dopiero po jego kliknięciu uruchomione zostanie filtrowanie. Ten tryb pracy jest efektywniejszy gdy lista zwiera bardzo dużo pozycji. Można wtedy najpierw ustawić wszystkie parametry filtrowania, a dopiero na końcu uruchomić samo przefiltrowanie listy. włączona wszystkie zmiany filtrowania wykonywane są na bieżąco i od razu widoczne są na liście. W pole filtra można wpisać dowolne wyrażenie filtrujące, można też uruchomić konstruktor filtra. W konstruktorze filtra mamy możliwość konstrukcji filtra prostego (zakładka Ogólne ) lub zaawansowanego (zakładka Zaawansowane ) z użyciem zapytań w języku SQL. Więcej informacji na temat panelu filtra zaawansowanego znajdą Państwo w podręczniku Comarch_OPT!MA_Ogólne_i_Konfiguracja Zapamiętywanie ustawień filtra oraz odświeżanie listy Po zamknięciu listy zapamiętywanie ustawień filtra jest realizowane wg poniższych zasad: zapamiętywane jest czy panel dodatkowy był zwinięty/rozwinięty, zapamiętywane jest czy pinezka była włączona/wyłączona, zapamiętywane są ustawienia pól z panelu podstawowego i rozwijanego, lista otwiera się wyfiltrowana wg zapamiętanych filtrów. Ponadto przy pierwszym uruchomieniu listy pinezka jest włączona, a dostępna opcja Wyczyść filtr ustawień okien przywraca ustawienia domyślne dla filtrów panelu podstawowego i rozwijanego. na liście oraz Reset Odświeżanie listy odbywa się przy każdorazowym użyciu lejka lub oraz poprzez wciśnięcie <F5> w dowolnym miejscu na liście. 2.3 Standardy na formularzach Rodzaje pól na formularzach Listy rozwijane Dla wielu kontrolek typu: Kategoria, Kontrahent, Pracownik itp. dostępna jest lista rozwijana (drop down) pozwalająca w szybki sposób na wyszukanie i podstawienie na formularz odpowiedniej wartości. Rys. Lista rozwijana dla pola Kontrahent Rozpoczęcie edycji w polu listy rozwijanej powoduje rozwinięcie uproszczonej listy pomocniczej zawężonej do pozycji, które zawierają wpisywany ciąg znaków. Kliknięcie w strzałkę znajdującą się po prawej stronie pola, rozwija listę pomocniczą z widocznymi pozycjami spełniającymi kryteria szukania. Jeżeli pole jest puste (nic jeszcze nie wpisano), to rozwinięta jest pełna lista z możliwością przewijania rekordów. Dodatkowo listę można otworzyć za pomocą skrótu klawiaturowego <CTRL>+<SPACJA> oraz strzałki w dół, słownik zaś który jest związany z daną listą można otworzyć kombinacją klawiszy <ALT>+<STRZAŁKA W GÓRĘ>.

29 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Rodzaje pól na formularzach Najczęściej spotykane elementy formularzy to: Przyciski - służą do natychmiastowego rozpoczęcia procesu. Ich funkcja jest podpisana na przycisku lub jest wyświetlana przy wskazaniu kursorem myszy. Przyciski niedostępne w danej chwili są wyszarzone. Pola edycji - korzystamy z nich w celu wpisania tekstu z klawiatury. W polu tym może już znajdować się tekst, który następnie możemy zmienić. Listy wywoływane z formularza - okno typu lista w trybie do wyboru, zawierające spis elementów można wywołać naciskając odpowiedni przycisk np. Kontrahent co poskutkuje otworzeniem listy kontrahentów w trybie do wyboru. Rozwijane listy pomocnicze znajdują się w polach, w których są rozwijane i zawierają listę możliwych do wyboru dla danego pola wartości (ang. drop-down). Przyciski opcji - w przypadku wystąpienia kilku opcji jedynie jedna opcja może być włączona. Przycisk taki reprezentuje więc opcje wykluczające (ang. radio). Pola wyboru określa, czy dana opcja ma być włączona czy wyłączona. Pola te działają niezależnie, co oznacza, że włączenie jednego pola nie wyklucza włączenia innego. Wybór takiego pola jest potwierdzony poprzez jego zaznaczenie (ang. check-box). W menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy, w zależności od typu pola dostępne są różnego rodzaju dodatkowe opcje np. możliwość skopiowania zawartości pola. Kopiować można również zawartość pól niedostępnych do edycji (wyszarzonych) wykorzystując opcję Kopiuj z menu kontekstowego lub skrót klawiszy: <CTRL>+<C>. Rys. Przykład formularza Przyciski na formularzach Przyciski na formularzach Typowe przyciski na formularzach to: - Zapisz powoduje zamknięcie okna i zapisanie dokonanych zmian. Zapisu można dokonać również przez wciśnięcie klawisza <ENTER> lub <CTRL>+<ENTER>.

30 Str. 30 Moduł Handel v Zamknij zamyka okno bez zapisywania zmian (można uruchomić klawiszem <ESC>). Inne przyciski formularzy - Przelicz znajdują się na niektórych formularzach (uruchamiane również przez klawisz <F8>) Dynamiczne panele na formularzach Na większości formularzy istnieje możliwość zwijania paneli, które nie są istotne dla Użytkownika ustawienia są pamiętane po ponownym otworzeniu okna dla poszczególnych operatorów Błędy i ostrzeżenia Rys. Dynamiczne panele na formularzu Na formularzach istnieją pola, które Użytkownik musi bezwzględnie uzupełnić prawidłową wartością przed zapisaniem formularza (pola wymagane, pola walidowane np. NIP, IBAN), dlatego też wprowadzono funkcję ostrzegania i informowania o błędach na formularzu: Ostrzeżenia dotyczące pól na formularzach oznaczane są żółtym trójkątem z wykrzyknikiem:. Błędy dotyczące pól na formularzach oznaczane są czerwoną ikoną z krzyżykiem:. Treść błędu wyświetla się po najechaniu myszą na ikonę. W trakcie dodawania nowego formularza, w polach wymaganych pojawia się ikona ostrzeżenia najczęściej z komunikatem Pole nie może być puste. Jeżeli Użytkownik opuści takie pole i go nie wypełni/poprawi, pomimo że jest to wymagane ostrzeżenie zmieni się na błąd. Dopóki Użytkownik nie wypełni/poprawi wartości w polu jest czerwona ikonka błędu uniemożliwiająca zapisanie formularza kursor ustawi się w pierwszym polu oznaczonym jako błędne. Pod prawym klawiszem myszy dla pól oznaczonych ikonami błędów i ostrzeżeń dostępna jest opcja Kopiuj tekst błędu, dzięki której można skopiować treść błędu lub ostrzeżenia.

31 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Informacje ogólne dotyczące modułu Handel System Comarch OPT!MA pozwala na pełna obsługę firmy handlowej. Obsługa ta została podzielona pomiędzy dwie, ściśle ze sobą współpracujące części, dotyczące fakturowania oraz prowadzenia gospodarki magazynowej. Część dotycząca fakturowania obejmuje miedzy innymi: wystawianie Faktur Sprzedaży dla podmiotów gospodarczych wystawianie Faktur Sprzedaży i Zakupu w walutach obcych Faktury Sprzedaży dla osób fizycznych, z możliwością ich fiskalizacji współpraca z drukarkami fiskalnymi Faktury Korygujące (ilość, wartość, podatek VAT) pełna współpraca z modułem Kasa/Bank: ewidencja zapłat gotówką lub kartą płatniczą, lista zaległych płatności, rozliczanie i kompensaty niezapłaconych dokumentów, preliminarz płatności ułatwiający planowanie przepływu środków finansowych w firmie standardowe formy płatności: gotówka i przelew oraz płatności kartami kredytowymi, kompensaty, kredyty. Możliwość definiowania własnych form płatności przez użytkownika elastyczne możliwości numeracji dokumentów listę towarów i usług z możliwością podziału na grupy asortymentowe obsługę kodów kreskowych zintegrowaną współpracę z modułami księgowymi systemu różnorodne raporty i analizy, oparte między innymi o definiowany przez użytkownika system kategorii Część dotycząca gospodarki magazynowej pozwala zarządzać zasobami towarów w magazynie. Podstawowe funkcje to: obsługa dokumentów zewnętrznych (PZ Przyjęć Zewnętrznych, WZ Rozchodów Zewnętrznych). W zależności od przyjętego w firmie schematu obiegu dokumentów możemy wybrać jeden z trzech dostępnych sposobów pracy: - wystawiamy PZ/WZ, a następnie przekształcamy dokument do Faktury Zakupu/ Sprzedaży - z kilku dokumentów PZ/WZ generujemy jedną Fakturę Zakupu/ Sprzedaży - wystawiamy dokument FA/FZ, a następnie na jego podstawie wystawiamy dokumenty magazynowe WZ/PZ obsługa dokumentów wewnętrznych (PW - Przyjęć Wewnętrznych, RW - Rozchodów Wewnętrznych, MM Przesunięć Międzymagazynowych). Są to samodzielne dokumenty, które odzwierciedlają ruch towarów w firmie. Nie powodują naliczania podatku VAT i płatności. W momencie rozpoczynania pracy z systemem wprowadzany jest bilans otwarcia BO (możliwość korygowania wartości poszczególnych pozycji). inwentaryzacja dotyczy wybranego magazynu. Cały proces inwentaryzacji przebiega w 3 etapach: stworzeniu podkładek, policzeniu towaru i uzupełnieniu informacji o ilości i zamknięciu inwentaryzacji. Uzgodnienie ilości wykonywane jest za pomocą dokumentów PW i RW. kompletacja umożliwia produkcję towaru/ usługi w oparciu o zdefiniowane wcześniej receptury. Produkt wprowadzany jest na podstawie dokumentu PWP Przyjęcia Wewnętrznego Produktu, składniki rozchodowane są na dokumencie RWS Rozchód Wewnętrzny Składników. wielomagazynowość - w obrębie jednej firmy możliwe jest prowadzenie kilku lokalnych magazynów. Na każdym wystawionym w programie dokumencie konieczne jest określenie magazynu, którego on dotyczy. możliwość rozliczania kosztu własnego sprzedaży jedną z trzech metod: - FIFO - LIFO - AVCO (średnie ważone) - W programie istnieje możliwość okresowego naliczania kosztu własnego z zachowaniem chronologii dostaw zgodnie z wybraną metodą (QUAN). - Dodatkowo w module Handel Plus możliwe jest wydawanie towaru z konkretnych dostaw Faktury Pro Forma - funkcja dostępna jest w menu Handel. Rezerwacje Odbiorcy - funkcja dostępna jest z poziomu części związanej z fakturowaniem, ale związana jest ona z obsługą magazynu. Dokumenty RO powodują zarezerwowanie towaru dla wybranego klienta. Okres obowiązywania danej rezerwacji określają: data wystawienia i data ważności. Po zaznaczeniu parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje, dopiero po upływie daty rezerwacji towar jest odblokowany i można go wydać z magazynu. Na podstawie wystawionych rezerwacji możemy wystawić Paragon lub Fakturę Sprzedaży Zamówienia u Dostawcy w programie istnieją dwa sposoby tworzenia zamówień. Pierwszy polega na ręcznym utworzeniu zamówienia, drugi wykonywany jest z poziomu raportu braków. Tworząc zamówienie możemy odwołać się do brakującej ilości, stanu minimalnego i maksymalnego towaru określonego na formularzu towaru. Zatwierdzone Zamówienie można przekształcić w Przyjęcie Zewnętrzne.

32 Str. 32 Moduł Handel v sprzedaż dedykowana - okno zawiera wszystkie kluczowe informacje dotyczące kontrahenta. Umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży oraz rejestrację kontaktów CRM. Jako informację pomocniczą okno zawiera wykres przedstawiający sprzedaż dla kontrahenta za ostatnie 3 miesiące. łatwa sprzedaż - podobnie jak Rezerwacje Odbiorcy dostępna jest w menu Handel/ Handel/ Inne. Pozwala ona na znaczne skrócenie całego procesu wystawiania dokumentów sprzedaży. Samo wystawienie dokumentu składa się z 3 kroków: - zaznaczenie zasobów i określenie ich ilości - wybór dokumentu (Faktura, Paragon) - wyboru kontrahenta łatwe zakupy - funkcja dostępna jest w menu Handel/ Handel/ Inne. Pozwala na skrócenie procesu wprowadzenia towaru do magazynu. zintegrowana współpraca z modułami księgowymi systemu elastyczne możliwości numeracji dokumentów 3.1 Przepływ informacji w systemie Comarch OPT!MA Centralną częścią systemu Comarch OPT!MA jest moduł Kasa/Bank. W nim gromadzona jest pełna informacja dotycząca przepływu środków pieniężnych w firmie. Dane w module Kasa/Bank pochodzą między innymi z: zapisów operatora wykonanych bezpośrednio w tym module informacji pochodzących z innych części systemu. Z modułów księgowych do Kasy/Banku wprowadzane są np. zapłaty za faktury kosztowe oraz informacje o planowanych lub dokonanych płatnościach związanych z podatkami, z modułu Płace i Kadry listy płac i wszelkie świadczenia wypłacane pracownikom firmy. FAKTURY MAGAZYN Rejestry VAT Zapłaty gotówkowe Odroczone płatności Kalendarz płatności Księgowość Podatki KASA/BANK Banki Rachunki bankowe Kasy gotówkowe Raporty kasowo/bankowe Dłużnicy i wierzyciele Rozliczenia i Rozrachunki Preliminarz płatności Homebanking Płace i Kadry Duża ilość informacji wymieniana jest również pomiędzy modułami Faktury i Kasa/Bank: każda faktura gotówkowa powoduje zapis (wpłatę lub wypłatę w przypadku korekt) we wskazanym rejestrze kasowym każda faktura z odroczoną płatnością zapisuje w preliminarzu zdarzenie. Planujemy w ten sposób przyszłe wpłaty i wypłaty związane z realizacją płatności rozliczenie płatności z poziomu modułu Kasa/Bank automatycznie jest widoczne na fakturze (faktura otrzymuje status zapłaconej) każda korekta lub anulowanie faktury ma wpływ na stan kasy lub preliminarz płatności wszelkie zestawienia związane z nieuregulowanymi płatnościami, listy dłużników i wierzycieli otrzymamy z poziomu modułu Kasa/Bank (pomimo, że zapewne większość z nich będzie powiązana z wystawionymi fakturami). W przypadku wykorzystania w firmie modułów księgowych systemu Comarch OPT!MA, wprowadzane z poziomu Faktur informacje o wystawionych fakturach są przekazywane do rejestrów VAT i za pomocą zdefiniowanych schematów na odpowiednie konta księgowe. Na konta księgowe zapisywane są również informacje zawarte na dokumentach wystawionych w menu Magazyn. 3.2 Zasady działania modułu Handel Podczas tworzenia systemu przyjęto zasadę, że funkcjonalność handlowa jest oddzielona od funkcjonalności magazynowej. Dokumenty handlowe to Faktury Sprzedaży, Paragony i Faktury Zakupu, jak również Zamówienia u Dostawców oraz Rezerwacje Odbiorców. Dokumenty magazynowe to Wydania Zewnętrzne i Przyjęcia Zewnętrzne oraz Rozchody Wewnętrzne, Przychody Wewnętrzne i Przesunięcia Międzymagazynowe. Kontrola obrotu ilościowego jest związana z dokumentami magazynowymi (WZ i PZ), a nie handlowymi (FA, FZ). Koszt własny sprzedanych towarów jest potwierdzony dokumentem WZ. Rozliczenie magazynu (koszt własny sprzedanych towarów i stan magazynowy) oparte jest o ilości i wartości zawarte na dokumentach magazynowych.

33 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 33 Dlatego z każdym dokumentem handlowym powinien być skojarzony odpowiedni dokument magazynowy. Z Fakturą Sprzedaży dokument WZ, z Fakturą Zakupu dokument PZ. Dopiero dokumenty magazynowe powodują ruch towaru w magazynie. W programie istnieje możliwość wykorzystania jednego z trzech modeli pracy: model 1:1 wystawiany jest dokument magazynowy WZ/PZ, powodujący ruch towaru w magazynie. Następnie na jego podstawie tworzony jest dokument handlowy FA/FZ (np. przyjmując towar do magazynu wystawiamy PZ, a dopiero później powstaje Faktura Zakupu.) model n:1 dla kilku dokumentów magazynowych powstaje jeden dokument handlowy (np. wystawiamy dla danego kontrahenta kilka dokumentów WZ, a następnie na ich podstawie tworzona jest jedna Faktura Sprzedaży) model FZ/FA PZ/WZ - najpierw wystawiany jest dokument handlowy, a następnie dla każdego z nich tworzony jest dokument magazynowy (np. najpierw wystawiana jest Faktura Sprzedaży, a dopiero potem tworzony jest dokument magazynowy WZ, potwierdzający wyjście towaru z magazynu). W programie mamy również możliwość rejestracji Zamówień u Dostawców (ZD) oraz Rezerwacji Odbiorców (RO). W związku z oddzieleniem funkcjonalności handlowej i magazynowej w programie funkcjonuje: Ilość towaru ilość wynikająca z dokumentów magazynowych wprowadzonych w systemie Ilość zarezerwowana ilość zablokowana do sprzedaży Ilość dostępna ilość dostępna do sprzedaży uwzględniająca wszystkie rezerwacje towaru. Warto wiedzieć, że w systemie istnieje możliwość wprowadzania dokumentów do tzw. bufora, gdzie są zapamiętane, ale nie ostatecznie zatwierdzone (można je modyfikować). Dokumenty przychodowe (FZ, PW, PZ) w buforze mają wpływ na ilość zamówioną. Dokumenty rozchodowe magazynowe (RW, WZ) zdejmują towar z magazynu, natomiast dokumenty handlowe (FA, PA) niepowiązane jeszcze z dokumentem WZ w zależności od ustawień systemu mogą rezerwować towar lub od razu zdejmować go z magazynu. Magazyn składa się z kartotek towarowych. Z kolei kartoteki towarowe składają się z zasobów. Zasób reprezentuje ilość i wartość towaru pochodzącego z jednego elementu dokumentu źródłowego, który go wykreował ( dostarczył ). Zasób magazynowy jest kreowany przez uprawnione dokumenty magazynowe (Bilans Otwarcia, PW, PZ, MM, korekty WZ, korekty RW). Dla każdego zasobu pamiętane są ilość i wartość. Zasoby nie są łączone. Jeśli nowy dokument źródłowy (PZ) ma ten sam towar w tej samej cenie, to nie jest on dodawany do poprzednio utworzonego zasobu, ale tworzy nowy. Rozliczenie magazynu jedną z wybranych metod: FIFO, LIFO, AVCO. Możliwe jest również okresowe naliczanie kosztów (QUAN), a w module Handel Plus wskazanie na konkretne dostawy podczas wydawania towaru z magazynu.

34 Str. 34 Moduł Handel v Informacje podstawowe 4.1 Zanim zaczniemy wystawiać dokumenty Podczas pierwszego uruchamiania bazy pojawia się kreator, który ułatwi Państwu podstawową konfigurację systemu. Pojawiające się kolejno okna są uzależnione od zainstalowanych modułów. Szczegółowe informacje dotyczące znaczenia poszczególnych części kreatora znajdą Państwo w Pomocy, dostępnej pod przyciskiem <F1> z poziomu okien. Uwaga: Nawet jeśli zrezygnują Państwo z korzystania z kreatora - po instalacji systemu Comarch OPT!MA każda nowa, pusta baza danych jest wstępnie skonfigurowana, tak, aby bez wchodzenia do konfiguracji dało się wystawiać podstawowe dokumenty i transakcje. Oczywiście wypełnienie danych o firmie leży w Państwa rękach. Warto jednak przejrzeć proponowane przez nas ustawienia i dokonać modyfikacji zgodnych z własnymi potrzebami Jak rozpocząć pracę - krok po kroku Zanim zaczniemy wystawiać dokumenty, musimy przygotować bazę danych tak, aby nie przysparzało nam to żadnych problemów. W tym rozdziale umieściliśmy jedynie wypunktowane informacje, jakie należy kolejno uzupełnić (sprawdzić) w systemie. Dokładny opis poszczególnych funkcji znajduje się: dotyczący informacji ogólnych w podręczniku do Konfiguracji systemu dotyczący modułu Kasa/Bank w podręczniku dla użytkownika modułu dotyczący modułu Handel w większości w podręczniku do Konfiguracji systemu Podczas pierwszego uruchamiania bazy danych pojawia się kreator, który pomaga Użytkownikowi w skonfigurowaniu podstawowych informacji o firmie. Pojawiające się kolejne okna są związane z zainstalowanymi modułami. Opis poszczególnych okien znajduje się w Pomocy dostępnej pod przyciskiem <F1> w trakcie konfigurowania. Jeśli Użytkownik zrezygnuje z konfigurowania bazy za pomocą kreatora może dokonać zmian konfiguracyjnych bezpośrednio z poziomu programu Informacje ogólne Założenie nowej bazy danych (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Bazy danych) Uzupełnienie danych o firmie (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy) Wpisanie listy użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) Ustalenie blokad dostępu dla użytkowników (Narzędzia/ Blokady dostępu). Założenie blokad nie jest niezbędne do poprawnego działania programu i można je uzupełnić w razie konieczności już podczas pracy z programem. Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Banki) przede wszystkim wprowadzamy dane o bankach, w których mamy założone rachunki. Uzupełnienie list: cennik (Ogólne/ Cennik) kontrahentów (Ogólne/ Kontrahenci) urzędów (Ogólne/ Urzędy) wspólników (Ogólne/ Właściciele) pracowników (Ogólne/ Pracownicy) Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu. Uwaga: Wszystkie dane wprowadzane w menu Ogólne, w tym cennik i lista kontrahentów zostały szczegółowo opisane w podręczniku Comarch OPT!MA Ogólne i Konfiguracja Moduł Kasa/Bank Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Banki) przede wszystkim o banki, w których założone są rachunki firmowe Założenie rejestrów bankowych (Kasa i Bank: Rejestry kasowe/ bankowe) każdy rejestr powinien odpowiadać jednej kasie gotówkowej/ rachunkowi bankowemu/ firmowej karcie płatniczej w firmie Otwarcie raportów bankowych dla utworzonych rejestrów (Kasa i Bank: Raporty kasowe/ bankowe)

35 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 35 Zdefiniowanie form płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności) każdy rejestr kasowy/ bankowy powinien być skojarzony z odrębną formą płatności Moduł Handel Część fakturująca: Wpisanie aktualnych stawek VAT wykorzystywanych podczas sprzedaży (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Stawki VAT) Wpisanie wykorzystywanych walut wraz z aktualnym kursem (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Waluty) Zdefiniowanie grup cenowych (Konfiguracja firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług) Zdefiniowanie grup towarowych (Ogólne/ Grupy towarowe) Zdefiniowanie wykorzystywanych jednostek miary (Konfiguracja firmy/ Ogólne/ Jednostki miary). Ustalenie parametrów pracy modułu (Konfiguracja firmy/ Handel/ Parametry) Ustalenie sposobu numeracji dokumentów: utworzenie schematów numeracji dokumentów sprzedaży (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Handel) ustalenie serii wykorzystywanych w numeracji faktur (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/handel/ Serie) niezbędne, jeśli są umieszczone w schematach numeracji ustalenie domyślnego schematu numeracji oraz domyślnej serii dla faktur i korekt (Konfiguracja firmy/ Handel/ Dokumenty) Rys. Konfiguracja firmy Handel Podpięcie drukarki fiskalnej: wskazanie sterownika dla drukarki fiskalnej (Konfiguracja stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna) wpisanie drukarki fiskalnej na listę urządzeń fiskalnych (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne) przypisanie stawek VAT zdefiniowanych w programie stawkom na drukarce fiskalnej (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT) Część magazynowa: Ustalenie parametrów pracy modułu (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Parametry): zasady rozliczania magazynu zasady kontroli ilości na dokumentach rozchodowych sposób wybierania pozycji z listy zasobów Ustalenie sposobu numeracji dokumentów: ustalenie schematów numeracji dla dokumentów magazynowych (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn) ustalenie serii dla dokumentów magazynowych (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Serie) określenie domyślnych schematów numeracji dla poszczególnych rodzajów dokumentów (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Dokumenty) Rys. Konfiguracja firmy Magazyn

36 Str. 36 Moduł Handel v Co zrobić, aby na fakturze pojawiły się dane bankowe Wpisujemy bank na listę w menu Ogólne/ Banki Zakładamy rejestr bankowy typu konto bankowe związany z danym bankiem Określamy sposób numeracji raportów (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa/ Bank/ Raport) Otwieramy raporty kasowo/ bankowe (Kasa i Bank / Raporty kasowe/ bankowe). Definiujemy formę płatności typu przelew, powiązaną z utworzonym rejestrem bankowym Jeśli na fakturze wykorzystamy wskazaną formę płatności na fakturze pojawią się dane bankowe powiązane poprzez rejestr z płatnością. Przykład Mamy konto w banku PKO S.A. Wprowadzamy bank na listę banków, a następnie zakładamy dla niego rejestr bankowy PKO. Z poziomu konfiguracji zakładamy formę płatności PRZELEW_PKO, którą wiążemy z rejestrem PKO. Teraz, jeśli na fakturze.

37 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Dokumenty 5.1 Listy dokumentów handlowo magazynowych Listy dokumentów handlowych i magazynowych dostępnych w module Faktury i Magazyn wyglądają bardzo podobnie. W podobny sposób są również obsługiwane. Informacje na temat ich obsługi można znaleźć w rozdziale Standardy w programie. Uwaga: W menu System/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry znajduje się parametr: Ilości na listach: liczba miejsc po przecinku. Pozwala on określić format liczb (maksymalnie cztery miejsca po przecinku), na listach, na których występują ilości związane z magazynem. Należy jednak pamiętać, że format dotyczy jedynie wyświetlania nieznaczących zer jeśli ilość towaru przekracza określony format zostanie on wyświetlony poprawnie (niezależnie od ustalonego for matu). Warto również wiedzieć, że na wszystkich listach przyjęto zasadę oznaczania dokumentów przy pomocy kolorów: zielony oznacza dokument w buforze (niezapisany na trwałe) czarny oznacza dokument zapisany na trwałe niebieski oznacza dokument zaksięgowany (przesłany do modułów księgowych, np. do rejestru VAT). Dokument taki nie może być anulowany. czerwony oznacza dokument anulowany, nieuwzględniany w żadnych zestawieniach Filtrowanie list Listy dokumentów zawęzić można do pozycji spełniających wskazane przez użytkownika warunki. Standardowo wyświetlane są wszystkie dokumenty. Uwaga: Podczas określania warunków wyszukiwania dokumentów brane są pod uwagę wszystkie określone w oknie parametry. Jeśli określimy np. kod kontrahenta i zakres dat wystawienia na liście widoczne będą wszystkie dokumenty sprzedaży wystawione w podanym okresie dla danego kontrahenta. Schemat numeracji listę można zawęzić tylko do dokumentów wystawionych wg jednego schematu numeracji. Strzałka z prawej strony pola rozwija zestaw dostępnych schematów. Wybór jednego z nich zawęża listę pozycji. Jeśli chcemy wrócić do pełnej listy na liście schematów numeracji wybieramy opcję -wszystkie-. Numery od/do listę dokumentów można zawęzić wskazując przedział, do którego powinny należeć numery kolejne dokumentów. Jeśli zaznaczymy parametr Numery i podamy zakres numerów, na ekranie pozostaną wszystkie dokumenty, których numery kolejne mieszczą się w podanym przedziale. Data sprzedaży od/do na liście będą widoczne wszystkie dokumenty wystawione z datą sprzedaży mieszczącą się w podanym okresie czasu. Data wystawienia od/do pole pozwala wyszukać wszystkie dokumenty wystawione w podanym okresie czasu. Kwota od/do pozwala wyszukać wszystkie dokumenty, których wartość netto mieści się w podanym zakresie, w polu można wprowadzić kwotę ujemną. Dla parametrów: Numery od do, Data sprzedaży od do, Data wystawienia od do, Kwota od do należy zaznaczyć widoczny obok znacznik, by parametr był uwzględniony. Po zaznaczeniu dostępne są pola, gdzie można określić przedział od do. Magazyn lista wystawionych dokumentów może zostać ograniczona do pozycji dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Można wskazać również magazyn nieaktywny. Kontrahent listę zawęzić można do dokumentów wystawionych dla danego podmiotu. Rodzaj podmiotu czy jest to kontrahent, bank, pracownik, wspólnik czy urząd określamy naciskając strzałkę obok przycisku Kontrahent. W polu obok podajemy kod podmiotu, lub po naciśnięciu przycisku wybieramy odpowiednią pozycję z listy. Po zaznaczeniu na liście kontrahentów parametru Nieaktywni można wskazać również kontrahenta nieaktywnego.

38 Str. 38 Moduł Handel v Listę zawęzić można zgodnie z kryteriami filtra zaawansowanego: Rys. Filtr dla listy Faktur Sprzedaży Zasady obsługi filtra: Tak wyszukane zostaną pozycje spełniające warunek Nie wyszukane zostaną pozycje, które nie spełniają warunku Tak i Nie warunek nie będzie uwzględniony podczas wyszukiwania Przykład W zależności od zaznaczeń program wyszukuje faktury np. zaksięgowane lub te, które jeszcze nie zostały zapisane w rejestrze VAT. Jeśli chcemy aby podczas wyszukiwania status zaksięgowany nie był brany pod uwagę należy zaznaczyć oba pola jak i nie.. Wtedy podczas wyszukiwania wyszukiwane będą zarówno faktury zaksięgowane 5.2 Faktury Sprzedaży 5.3 Listy dokumentów handlowo magazynowych Co należy wiedzieć o fakturach. Faktura Sprzedaży jest dokumentem handlowym, powoduje naliczenie podatku VAT i płatności. W zależności od ustawień parametrów faktura może powodować tylko rezerwacje towaru lub pomniejszać stan na magazynie. Parametry te ustawiamy w Konfiguracji firmy/ Magazyn/Inicjacja dokumentu. Do wyboru mamy: rezerwacje Faktura Sprzedaży nie pomniejsza stanu. Faktura, ta zatwierdzona na stałe lub zatwierdzona do bufora, powoduje tylko zarezerwowanie towaru (pomniejsza ilość dostępną). Dopiero skojarzony dokument Wydania Zewnętrznego jest pełnym procesem sprzedaży i wydania towaru z magazynu. pobranie po zaznaczeniu tego parametru faktura pomniejsza ilość i ilość dostępną. Przy takim ustawieniu nie można wystawić dokumentu jeśli nie mamy odpowiedniej ilości towaru w magazynie. pozwalaj na zmianę jest to zgoda na zmianę sposobu pobierania towaru z magazynu. Po zaznaczeniu tego parametru w nagłówku faktury widoczne są dwa dodatkowe parametry: rezerwacja i pobranie. Jeśli dokument jest w buforze możliwa jest zmiana ustawień z rezerwacji na pobranie i odwrotnie. Musi przy tym być spełniony jeden warunek, po zaznaczeniu pobrania musimy na magazynie posiadać wystarczającą ilość towaru. Jeśli deklarujemy pobranie towaru na Fakturze/ Paragonie, w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry możemy zaznaczyć parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych - przy akceptacji pozycji (przez bufor) wówczas ilość sprawdzana jest w chwili wpisywania towaru na dokument i równocześnie dokument jest zapisywany do bufora. Jeżeli parametr nie jest aktywny, ilość sprawdzana jest przy zapisie całego dokumentu (do bufora/ na stałe). Pamiętajmy, że parametr kontroli ilości przy akceptacji pozycji (przez bufor) dotyczy tylko dokumentów rozchodowych FA i PA zapisywanych do bufora oraz nieskojarzonych z dokumentami magazynowymi, które mają zadeklarowane pobieranie towaru z magazynu. Jeśli na dokumencie zadeklarowana jest rezerwacja towaru parametr ten nie jest wykorzystywany Lista faktur Listę wystawionych faktur uruchamiamy z menu Handel/ Faktury. Na ekranie wyświetlone zostanie zestawienie wszystkich wystawionych wcześniej dokumentów sprzedaży. Standardowo każda pozycja listy zawiera: Numer dokumentu numer faktury nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji Status pole to określa stan danego dokumentu. Pole może przyjmować następujące wartości: Puste pole statusu oznacza, że z tą fakturą nie jest związany żaden inny dokument PA oznacza, że Faktura Sprzedaży została utworzona z Paragonu WZ informuje o powiązaniu FA z Wydaniem Zewnętrznym

39 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 39 V oznacza przeniesienie dokumentu do rejestru VAT. Jest on niezależny od znaczników dotyczących powiązania Faktury Sprzedaży z Wydaniem Zewnętrznym F wskazuje na zafiskalizowanie Faktury Sprzedaży ZL Faktura Zaliczkowa Datę wystawienia data wystawienia faktury Magazyn lista wystawionych w programie Faktur Sprzedaży może zostać ograniczona do dokumentów dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Lista ta zawiera tylko magazyny aktywne. Nazwę Kontrahenta pierwsza linia nazwy Nabywcy Miasto miejscowość, w której Nabywca ma siedzibę Kwotę netto wartość netto faktury Kwotę brutto wartość brutto faktury Dodatkowo, dla listy można wskazać kolumny: Adres dod., Brutto w walucie, Data sprzed., Kategoria, Kod kontrahenta, Kod odbiorcy, Netto w walucie, Odbiorca, Opis, PRED (przyjmuje wartość Tak jeśli dokument był predekretowany kolumna dostępna dla Użytkowników moduł Księga Handlowa), Termin płatn., Ulica, VAT, VAT w walucie, Waluta. Rys. Lista faktur Oprócz standardowych przycisków (opisanych w rozdziale Standardy w programie) w oknie znajdują się: - program pozwala na księgowanie zaznaczonych dokumentów na konta księgowe. Księgowanie odbywa się za pomocą wcześniej zdefiniowanych schematów księgowych. Zasady księgowania opisane są w rozdziale Współpraca z innymi modułami systemu Comarch OPT!MA. - utworzenie Wydania Zewnętrznego oraz Wydania Kaucji na podstawie Faktury Sprzedaży. księgowanie do rejestru VAT. Przycisk zapisuje wskazane (zaznaczone myszką) faktury do rejestru VAT. Program przed zapisem pyta o nazwę rejestru, w którym mają znaleźć się księgowane dokumenty. Zasady księgowania do rejestrów VAT opisane są w rozdziale Współpraca z innymi modułami systemu Comarch OPT!MA.

40 Str. 40 Moduł Handel v z poziomu programu istnieje możliwość wysyłania faktur do systemu ECOD. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy Użytkownik posiada wykupioną opcję. Opis funkcji znajduje się w odrębnej instrukcji. Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście klawisza Dodaj lub <INS> podzielony jest na cztery zakładki: Ogólne, Kontrahent, Płatności i Dokumenty. Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie Formularz faktury obsługa Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie Formularz faktury: zakładka Ogólne Zawiera podstawowe dane, które musimy wypełnić, aby wystawić fakturę. W przypadku prostych dokumentów, które nie wymagają np. specjalnych ustaleń dotyczących płatności czy sprawdzania danych kontrahenta wypełnienie kolejnych pól na tej zakładce całkowicie wystarcza, aby dokonać sprzedaży. Kolejne pola zakładki Ogólne to: Dokument typ dokumentu w klasie Faktura sprzedaży. Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji. Mechanizm numeracji dokumentów został opisany w podręczniku do Konfiguracji. Numer to, co wyświetla się obok pola numer zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeracji). W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca rejestr (serię) naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii i pozwoli na wskazanie właściwej. W chwili wystawiania faktury (<INS>) w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (pełnego lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny faktury, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już faktura o takim numerze nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem. Kontrahent to miejsce na wpisanie lub wybór z listy kontrahenta, z którym zawieramy transakcję. Standardowo program proponuje wybór z listy kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku kontrahent, uzyskujemy dostęp do list pracowników, wspólników, urzędów lub banków. Kategoria kategoria sprzedaży skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta. Jest to wyłącznie propozycja programu. Naciskając przycisk Kategoria dostaniemy się do listy kategorii, z której możemy wybrać właściwą (domyślnie typu Przychody). Nazwę kategorii można oczywiście wpisać z klawiatury. Wybór i wpisanie kategorii związanej z fakturą jest ważne nie tylko z punktu widzenia raportowania analiz. W chwili zaksięgowania transakcji kategoria jest również przenoszona do rejestru VAT i tam w znaczący sposób uzupełnia gromadzone dane. Magazyn symbol i nazwa magazynu, z którego sprzedajemy. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych. Data wystawienia data, kiedy dokument został wystawiony. Wg tej daty faktura zapisywana jest do rejestru VAT. Standardowo proponowana jest data systemowa. Data sprzedaży data sprzedaży bądź wydania towaru z magazynu. Standardowo proponowana jest data systemowa. Z tą datą tworzony jest dokument WZ. Faktura liczona od netto lub brutto. Określamy tutaj algorytm, wg którego liczony będzie podatek VAT. Jeśli od: netto najpierw wyliczana będzie wartość netto faktury w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT jako % od tej kwoty. Wartość brutto będzie sumą netto i VAT. brutto najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT Algorytm liczenia można ustalić jeśli na fakturę nie są jeszcze wpisane żadne pozycje. W momencie wpisania pierwszego towaru/ usługi możliwość zmiany jest blokowana. Aby można było zmienić algorytm naliczania podatku VAT na Fakturze w buforze, na której są już pozycje należy w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczyć Pozwalaj na zmianę netto/brutto. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości. Rabat rabat %, którego udzielono wystawiając fakturę. Wartość % rabatu jest każdorazowo przeliczana po dopisaniu kolejnej pozycji. Zasady obsługi pola Rabat zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów.

41 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 41 Rys. Formularz Faktury Sprzedaży Płatność proponowany typ płatności jest zgodny z deklaracją na karcie ewidencyjnej kontrahenta. Jeśli kontrahenta nie wybierzemy standardowo ustawiana jest gotówka. Formę płatności można dowolnie zmieniać podczas wystawiania faktury. Uwaga: Jeśli zadeklarowana forma płatności jest powiązana z rejestrem nieaktywnym program poinformuje o tym i nie pozwoli zatwierdzić dokumentu. Termin termin płatności jest zgodny z terminem związanym z daną formą płatności i ustalonym w konfiguracji programu. Jeśli na karcie kontrahenta określono jego indywidualny termin płatności, program automatycznie uwzględni go przy wyliczaniu terminu zapłaty za fakturę. Termin można dowolnie zmieniać podczas wystawiania dokumentu. Ustalając termin można korzystać z kalendarza, ukrytego pod prawym klawiszem myszki. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę wystawienia faktury i termin płatności. Pole Termin nie jest dostępne jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0. Uwaga: W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta!nieokreślony! Jeśli jest zaznaczony pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta!nieokreślonego!. Jeśli jest odznaczony - nie można wystawić faktury z płatnością odroczoną dla kontrahenta!nieokreślonego!. Netto - łączna wartość netto faktury (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej. Razem brutto łączna wartość brutto faktury (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany. Zapłacono to kwota, która została zapłacona przez kontrahenta. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli faktura jest płatna gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione po zatwierdzeniu dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych. Pozostaje różnica pomiędzy całkowitą wartością brutto faktury, a kwotą zapłaconą.

42 Str. 42 Moduł Handel v W zależności od ustawień konfiguracyjnych na nowo utworzonej fakturze sprzedaży zaznaczony jest parametr bufor lub WZ. Ustawienia te znajdują się w Konfiguracji firmy/magazyn/ Inicjacja dokumentu. Bufor to parametr, który: jeśli jest włączony oznacza to, że faktura nie została jeszcze zapisana w sposób trwały. Na dokumencie w buforze można dokonywać wszelkich zmian. Można go również skasować (uwaga: powstanie luka w numeracji, którą zapełnić można ręcznie). Wprowadzenie dokumentu do bufora pociąga za sobą utworzenie zdarzenia w preliminarzu płatności. Zdarzenie to również jest w buforze, przy czym, ponieważ jest powiązane z dokumentem nie można go skasować ani zmodyfikować z poziomu preliminarza. Nie da się również wykonywać żadnych rozliczeń związanych ze zdarzeniem, a więc i z fakturą. jeśli jest wyłączony zapis faktury jest trwały. Nie można na niej dokonywać żadnych zmian (oprócz dostępnych w programie korekt). Odznaczenie pola powoduje automatyczne zaznaczenie parametru WZ. WZ to parametr, który: jeśli jest załączony przy zapisywaniu Faktury Sprzedaży program automatycznie, w tle, generuje dokument Wydania Zewnętrznego. W trakcie tworzenia WZ sprawdzana jest ilość towaru na magazynie i jeśli chociaż dla jednej pozycji FA jest za mało towaru program poinformuje o tym odpowiednim komunikatem a faktura zapisuje się do bufora. jeśli jest wyłączony zapisywana jest Faktura Sprzedaży, ale nie powoduje ona wydania towaru z magazynu. Wydanie musi być wykonane później, z poziomu listy Faktur Sprzedaży. Uwaga: Nie można jednocześnie zaznaczyć parametrów bufor i WZ Fiskalizuj to parametr odpowiedzialny za fiskalizację dokumentu na drukarce fiskalnej. Dostępny jest tylko jeśli faktura wystawiona jest od brutto oraz w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wskazany jest sterownik do urządzenia fiskalnego. Jeśli warunki są spełnione parametr jest dostępny. Jeśli kontrahent wpisany na fakturze ma na karcie zaznaczony status podmiot gospodarczy parametr jest domyślnie odznaczony, a Użytkownik może zdecydować o fiskalizacji dokumentu zaznaczając go. Jeśli kontrahent na karcie ma zaznaczony status osoba fizyczna parametr jest domyślnie zaznaczony. Uwaga: Istnieje możliwość wystawiania dokumentów WZ i FA wpisując ilość towaru i jego wartość dla konkretnych pozycji. Pole dostępne jest do edycji po zaznaczeniu parametru Zmiana wartości na pozycji FA, WZ w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry. Jeśli wpiszemy wartość, wówczas program wyliczy przybliżoną cenę sprzedaży (z dokładnością do zaokrągleń). Użytkownik powinien zdecydować się na zaznaczenie bądź odzn aczenie parametru na początku pracy. W szczególności nie powinien wystawiać dokumentów WZ przy zaznaczonym parametrze, a następnie po odznaczeniu parametru przekształcać ich do jednej Faktury Sprzedaży. Takie działanie może spowodować różnice wartości na dokumentach Formularz faktury: zakładka Kontrahent Zakładka Kontrahent podzielona jest na dwie części. W pierwszej umieszczone są dane Nabywcy, w drugiej Odbiorcy faktury (towaru/usługi). Standardowo jako nabywcę program proponuje kontrahenta wprowadzonego na zakładce Ogólne. Wyświetlone dane są pobierane z jego karty ewidencyjnej. Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian). Jako odbiorca proponowany może być: kontrahent wpisany jako Nabywca jeśli dla danego kontrahenta nie ma zdefiniowanego odbiorcy domyślnego na jego karcie ewidencyjnej na liście odbiorców (zakładka Dodatkowe). kontrahent zdefiniowany jako Odbiorca domyślny na karcie ewidencyjnej nabywcy: na zakładce Dodatkowe znajduje się lista odbiorców kontrahenta. Jeśli na liście tej znajduje się odbiorca o statusie Domyślny (wartość TAK w kolumnie Domyślny), wówczas odbiorca ten jest proponowany na dokumencie wystawionym dla takiego kontrahenta. W razie konieczności, z poziomu tej zakładki można zmienić zarówno Nabywcę jak i Odbiorcę. W trakcie wystawiania faktury można z poziomu tej zakładki zmienić zawartość danych o Nabywcy lub Odbiorcy. Zmiana ta nie wpłynie na informacje zapisane na ich kartach ewidencyjnych, ale zostanie zapamiętana wraz z fakturą. Numery NIP wprowadzane na dokumentach mają format przystosowany do standardów numeracji obowiązujących w krajach Unii Europejskiej. Numer NIP składa się z dwuliterowego przedrostka oraz unikalnego ciągu liter/ cyfr.

43 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 43 Obok pola, gdzie wpisuje się numer NIP znajduje się pole przeznaczone na przedrostek. Lista jest zdefiniowana w programie i zawiera przedrostki określone dla Państw Członkowskich Unii Europejskiej oraz państw kandydujących. Użytkownik ma możliwość wyboru odpowiedniej pozycji z rozwijanej listy. Uwaga: W konfiguracji istnieje możliwość ustawienia w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry parametru Sprawdzanie poprawności NIP. Wówczas, w chwili zatwierdzania faktury program sprawdza czy kontrahent ma wpisany numer NIP oraz czy spełnia on określone algorytmy. Jeśli nie wyświetli komunikat i umożliwi jego uzupełnienie. Sprawdzanie poprawności NIP nie dotyczy: kontrahenta!nieokreślonego!, kontrahentów z numerem NIP, gdzie wpisany prefiks kraju jest inny niż PL lub pusty, kontrahentów o statusie osoba fizyczna, dokumentów wystawianych w walutach obcych. W dolnej części zakładki Kontrahent znajduje się Nazwisko osoby odbierającej fakturę. Wyświetlone imię i nazwisko pobierane są z karty ewidencyjnej Nabywcy (na zakładce Dodatkowe znajduje się tabela, gdzie można uzupełniać informacje o przedstawicielach). Proponowany jest zawsze przedstawiciel określony jako domyślny. Jeżeli żaden z przedstawicieli kontrahenta nie jest oznaczony jako domyślny, pole nie jest uzupełniane. W trakcie wystawiania faktury można ustawić osobę odbierającą poprzez wybór z listy przedstawicieli, dostępnej po wciśnięciu widocznej obok strzałki, lub wpisać bezpośrednio w pole. Dane te zostaną zapamiętane z fakturą i wydrukowane. W ostatniej linii zakładki Kontrahent można uzupełnić nr listu przewozowego Formularz faktury: zakładka Płatności Na zakładce Płatności znajdują się między innymi: kwoty netto, VAT i brutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis Faktury. Zawartość tego pola przepisywana jest z Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawia się na wydruku. Najważniejszą informacją znajdującą się na tej zakładce są dane o płatnościach związanych z wystawianym dokumentem. Zawarte są one w tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól: Termin data realizacji wpłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty sprzedaży i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności. Dla kontrahenta z zaznaczonym innym terminem płatności, program wylicza datę z uwzględnieniem tych indywidualnych ustawień. Forma płatności forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana Waluta waluta rozliczenia kolejnych płatności (standardowo jest zgodna z walutą dokumentu). Walutę rozliczenia dla zatwierdzonego dokumentu można zmienić w preliminarzu płatności. Kwota wartość płatności Rozliczono wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę. Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania faktury i podczas edycji faktur z bufora. Nie ma możliwości rozliczenia faktury z tego poziomu - wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych. Jednak każda wpłata do faktury dokonana w Kasie/ Banku widoczna jest na fakturze. Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami: - dodanie nowej raty płatności. - edycja pozycji możliwość wprowadzania zmian. - usunięcie pozycji z listy płatności. Uwaga: Przy dzieleniu płatności na raty program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości faktury. Jeśli wartość faktury zostanie przekroczona proponowane jest zero. Jednak w bardziej skomplikowanych przypadkach nie jest w stanie automatycznie przeliczać kwot tak, aby suma rat zgadzała się z wartością faktury. Jeśli kwoty te są różne, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.

44 Str. 44 Moduł Handel v W chwili wystawienia faktury program proponuje jedną płatność za fakturę w oparciu o informacje wprowadzone na zakładce Ogólne (forma i termin płatności, wartość brutto faktury). Jeśli wystawiana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) operator wystawiający dokument musi dokonać rozbicia płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom. Przykłady dotyczące obsługi płatności na fakturach znajdują się w rozdziale Scenariusze i przykłady: Od faktury do rozliczenia płatności Formularz faktury: zakładka Dokumenty Zakładka ta zawiera listę związanych z fakturą dokumentów. Będą tu wyświetlane wszystkie dokumenty korygujące czy dokument, z którego została faktura utworzona. Jeśli korzystamy z modułu Handel będzie to Wydanie Zewnętrzne (WZ) skojarzone z FA. Lista ta składa się z czterech kolumn: Numer dokumentu skojarzonego z fakturą Typ dokumentu związanego z fakturą. W szczególności pole to może przyjmować wartość: PA Paragon, z którego powstała faktura WZ Wydanie Zewnętrzne związane z Fakturą Sprzedaży KOR korekta faktury VAT zapis faktury w rejestrze sprzedaży VAT DEK dekret księgowy, który powstał w wyniku zaksięgowania faktury Data data wystawienia dokumentu skojarzonego z fakturą Razem netto wartość netto dokumentu skojarzonego - przycisk pozwala na podglądnięcie odpowiedniego dokumentu, np. wciśnięcie przycisku jeśli kursor znajduje się na dokumencie typu VAT umożliwi podejrzenie odpowiedniego zapisu w rejestrze sprzedaży Wpisywanie pozycji na fakturę. Na zakładce Ogólne znajduje się lista, na którą wprowadzane będą kolejne pozycje faktury. Lista może być obsługiwana standardowymi przyciskami: - dodanie nowej pozycji na fakturę. - edycja szczegółów o pozycji. Standardowo na liście widoczne są podstawowe dane o elemencie faktury: kod towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, rabat, cena i wartość. Wciśnięcie lupki otwiera okno z dodatkowym informacjami o sprzedawanym towarze lub usłudze. Przycisk nie jest dostępny jeśli lista towarów jest pusta. - usunięcie pozycji. - wyszukiwanie pozycji na dokumencie. Po jego wciśnięciu nad listą pojawia się pole, gdzie można wpisać ciąg znaków, wg których ma być wyszukiwana pozycja. Wyszukiwanie obejmuje informacje widoczne na liście pozycji (kod/ nazwa, ilość, jednostka miary, cena, wartość ). Program rozpoczyna wyszukiwanie po wciśnięciu przycisku Znajdź, a po każdym wciśnięciu wyszukuje kolejną pozycję spełniającą warunki. - wprowadzanie danych za pomocą kolektora (można również wywołać kombinacją klawiszy <CTRL>+<ALT>+<K>). Funkcja jest opisana w odrębnym rozdziale. Dopisanie nowej pozycji możliwe jest po wciśnięciu przycisku Dodaj, klawisza <INS> lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Sposób wybierania pozycji jest zależny od ustawienia w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry: Dodawanie pozycji na dokumencie i zostały opisane w rozdziale Dopisywanie pozycji na dokument. Kod, Nazwa kolumny zawierają kod i nazwę wybranego towaru/ usługi. Ilość wprowadzenie i potwierdzenie przeniesie kursor w pole ilość. Proponowana jest sprzedaż 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub przesuwając pokrętło znajdujące się po prawej stronie pola. Zasady kontroli ilości zostały opisane na początku rozdziału Co należy wiedzieć o fakturach.

45 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 45 Jednostka miary program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli sprzedaż ma się odbywać w jednostkach pomocniczych wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. (lub strzałkę w dół z klawiatury) i wskazać na jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej. Rabat podawany w % rabat od pozycji. O podaną ilość % pomniejszana jest cena jednostkowa (netto lub brutto, w zależności od wybranego algorytmu). Zasady udzielania rabatów opisane są w rozdziale Udzielanie rabatów. Cena cena za wskazaną jednostkę miary. Cena może być: podana netto lub brutto w zależności od wybranego algorytmu liczenia podatku VAT wyliczona w zależności od wskazanej jednostki miary. W cenniku pokazane są ceny dla jednostek podstawowych. Zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę za tę jednostkę. Uwaga: Jeśli cena sprzedaży na karcie towaru wynosi 0 podczas wpisywania pozycji na fakturę pierwszą wpisaną cenę program traktuje jako cenę początkową i umożliwia udzielenie od niej rabatu. Aby zmienić cenę sprzedaży bez wyliczania rabatu należy towar usunąć z dokumentu, a następnie dodać ponownie. Dotyczy to jedynie towarów, które nie mają ustalonych cen sprzedaży na karcie. W innym przypadku jako cena początkowa pobierana jest cena z karty towaru. Przykład Cena sprzedaży na karcie 0 PLN. Podczas wpisywania towaru na fakturę Użytkownik wpisał cenę 100 PLN. program zapamiętał taką cenę jako początkową. Teraz w przypadku zmiany ceny dla tego towaru (np. na 90 PLN) będzie wyliczany upust (10%). Uwaga: Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Fakturach Sprzedaży (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy formularz operatora, zakładka Parametry) Wartość wartość pozycji (netto lub brutto w zależności od stosowanego algorytmu liczenia podatku VAT) Uwaga: Istnieje możliwość wystawiania dokumentów FA wpisując ilość towaru i jego wartość (pole jest dostępne do edycji). W takim przypadku program wyliczy przybliżona cenę sprzedaży (z dokładnością do zaokrągleń) Formularz pozycji na fakturze Formularz pozycji jest dostępny po wciśnięciu przycisku Formularz pozycji składa się z trzech zakładek: Ogólne, Szczegóły i Atrybuty Formularz pozycji: zakładka Ogólne na liście towarów wpisanych na dokument. Na zakładce Ogólne zebrane są informacje dotyczące ilości oraz ceny/ wartości. Zawiera następujące informacje: Lp. numer kolejny pozycji na fakturze. Nadawany jest dopiero po pierwszym zapisie dokumentu do bufora. Towar kod i pełna nazwa towaru. Z tego miejsca można zmienić sprzedawany towar/usługę, wprowadzając nowy kod z klawiatury lub wybierając z listy zasobów, która zostanie wyświetlona po naciśnięciu przycisku Towar. Nazwa towaru jest możliwa do zmiany tylko wtedy, gdy na karcie ewidencyjnej tej pozycji (zakładka Dodatkowe) zaznaczony jest parametr Pozwól na edycję nazwy na fakturze. Zmiany w nazwie zostaną zapamiętane wraz z fakturą, natomiast nie mają żadnego wpływu na nazwę towaru/usługi na jego karcie ewidencyjnej. Opis dodatkowy opis pozycji. Opis ten może być kopiowany z karty ewidencyjnej towaru/usługi jeśli na karcie ewidencyjnej (zakładka Dodatkowe) zaznaczony jest parametr Kopiuj opis na fakturę. Jeśli dodatkowo na karcie ewidencyjnej zaznaczony jest parametr Pozwól na edycję opisu na fakturze: operator wystawiający dokument może dokonywać w opisie zmian. Zmiany te zostaną zapamiętane wraz z fakturą, ale nie mają wpływu na treść pola Uwagi na karcie towaru/usługi. Dla opisu dostępny jest przycisk Opis/ Atrybuty pod którym znajduje się lista atrybutów towaru, dla których na karcie ewidencyjnej towaru/usługi (na zakładce Atrybuty, w oknie Atrybut towaru) zaznaczono parametr dokleić do opisu dokumentu. Taki atrybut jest automatycznie dodawany do opisu pozycji Faktury. Jeśli dodatkowo dla atrybutu towaru zaznaczono kod atrybutu przed wartością, będzie on wyświetlany opisie pozycji.

46 Str. 46 Moduł Handel v Kategoria jest pobierana z karty ewidencyjnej towaru/usługi, ale na użytek bieżącego dokumentu można ją zmienić. Istnieje możliwość księgowania dokumentu wg kategorii przypisanej pozycjom na dokumencie. PKWiU numer PKWiU obowiązkowy gdy stawka VAT jest różna od 23%. Można go wpisać na pozycji faktury i zmiana zostanie zapamiętana z dokumentem, ale nie wpłynie na zawartość karty ewidencyjnej. Stawka VAT jest kopiowana z karty ewidencyjnej, ale na użytek bieżącego dokumentu można ją zmienić Ilość ilość sprzedawanego towaru. Obok wyświetlana jest jednostka miary, która została ustalona podczas podstawowej edycji pozycji (standardowo program proponuje jednostkę podstawową). Zarówno ilość jak i jednostkę miary można dowolnie zmieniać. Rys. Pozycja faktury zakładka Ogólne Cena początkowa cena za jednostkę podstawową towaru. Wyświetlona zostanie cena z tej grupy cenowej, którą wprowadziliśmy w czasie podstawowej edycji pozycji. Grupę cenową można zmienić naciskając przycisk Cena początkowa i dokonując wyboru z wyświetlonej listy. Rabat rabat % ustalony dla pozycji. Można go zmienić. Cena netto/brutto cena za jednostkę, w której towar był wpisany na dokument. Jeśli jest to jednostka pomocnicza cena jest odpowiednio przeliczona. Na formularzu pozycji widoczna jest zarówno cena netto, jak i brutto, jednak tylko jedna z nich jest edytowalna (w zależności od stosowanego na fakturze algorytmu liczącego podatek VAT). Uwaga: W przypadku niektórych dokumentów (FA, PA, RO, FPF, WZ, ZD) istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny. Parametry zostały dokładniej opisane w rozdziale Konfiguracja uprawnień operatora. Wartość netto/brutto wartość pozycji. Netto czy brutto zależy od stosowanego na dokumencie algorytmu liczącego podatek VAT. Jeśli cena towaru podana jest w walucie obcej program wyświetla poszczególne ceny (w walucie/ w PLN) w odrębnych kolumnach. Sposób przeliczania cen na formularzu jest dokładnie opisany w części podręcznika dotyczącej wielowalutowości Formularz pozycji: zakładka Szczegóły Na zakładce Szczegóły można podejrzeć: Wartość netto wartość netto pozycji Kwota VAT wartość podatku VAT wyliczonego dla pozycji Wartość brutto wartość brutto pozycji

47 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 47 Koszt zakupu koszt zakupu towarów lub koszt usługi. Na karcie ewidencyjnej towaru/usługi można wprowadzić procentowy lub kwotowy koszt przypadający na jedną jednostkę miary. W opisywanym polu wyświetlany jest łączny koszt związany z pozycją. W przypadku usług istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia kosztu zakupu. Domyślnie koszt jest wyliczany na podstawie danych z karty usługi (zakładka Dodatkowe) Uwaga: należy pamiętać, że w przypadku zmiany danych o rozchodowanej usłudze (ilość, cena) program ponownie przeliczy koszt własny na podstawie danych z karty towaru. w takim przypadku Użytkownik powinien informację o zmienionym koszcie uzupełnić ponownie. Jednostka miary jednostka miary wykorzystana na dokumencie. w przypadku jednostki pomocniczej wyświetlany jest przelicznik dla jednostki podstawowej. Kurs pole jest widoczne dla dokumentów wystawianych w walucie. Widoczny jest kurs ustalony na dokumencie Formularz pozycji: zakładka Atrybuty Zakładka została opisana w odrębnym rozdziale tego podręcznika, dotyczącym atrybutów, w części Informacje dodatkowe Okno informacji dodatkowych Podczas wpisywania towarów na Fakturę Sprzedaży oraz dokumentu WZ Użytkownik ma dostęp do tzw. okna informacji dodatkowych. Okno jest dostępne z poziomu formularza pozycji po wciśnięciu przycisku Analiz dostępne jest dla Użytkowników posiadających moduł Analizy). (dlatego też okno Zawiera informacje, które mogą okazać się przydatne podczas sprzedaży towaru: Stan towaru w poszczególnych magazynach stan podawany jest w jednostce podstawowej i pomocniczej. Pokazuje stan towaru w magazynie oraz ilość dostępną do sprzedaży (z uwzględnieniem rezerwacji). Stan towaru jest podawany na dzień określony jako data wydania towaru na dokumencie. Analiza cen sprzedaży towaru program analizuje dokumenty sprzedaży związane z danym towarem i wyświetla ceny sprzedaży z analizowanych transakcji: ogólnie, bez względu na kontrahenta (obok ceny podany jest kod kontrahenta, którego dotyczy) ceny sprzedaży danego towaru dla kontrahenta wpisanego na dokument. Analiza dotyczy ostatnich 10 wyfiltrowanych dokumentów (10 ostatnich cen sprzedaży dla danego kontrahenta i 10 ostatnich cen sprzedaży bez względu na kontrahenta) Zapis z wydrukiem Na formularzu Faktury Sprzedaży (poniżej Zapisz) znajduje się przycisk, który umożliwia zapis faktury (na trwałe lub do bufora zgodnie z zaznaczeniem parametru Bufor) i jej automatyczny wydruk. Drukowany jest dokument wg wzoru określonego jako domyślny dla faktury Wydruk faktury Wydruk faktury jest możliwy po wciśnięciu przycisku drukarki w górnym pasku zadań. Jeśli wciśniemy przycisk Drukuj <F2> następuje natychmiastowy wydruk domyślnego wzoru faktury, kierowany na domyślną drukarkę. Drukowane są oryginał i kopia faktury. Jeśli wciśniemy przycisk strzałki widoczny obok Drukuj - wydruk następuje po wybraniu z trzypoziomowego menu: Faktura VAT/ Wzór faktury/ Wydruk na konkretne urządzenie (podgląd na ekran, drukarka domyślna lub inna drukarka). z poziomu menu drukowany jest tylko oryginał faktury.

48 Str. 48 Moduł Handel v Rys. Wydruk faktury menu W programie zdefiniowano kilka wzorców wydruku faktury: Wzór standard standardowy wydruk Faktury, nie ma możliwości zmiany. Duplikat - zawartość faktury i duplikatu jest identyczna, w szczególności dotyczy to płatności. Wydruk zawiera płatności w takim stanie jak w momencie zapisywania oryginału. Dodatkowo zawiera datę wydruku duplikatu (data bieżąca). Parametryzowane kolumny - zawartość poszczególnych kolumn, w tym kolejność drukowanych w nich informacji ustalana jest w Konfiguracji firmy/ Handel/Parametry wydruku faktury. Duplikat dla wydruku parametryzowanego wydruk duplikatu korzystający z ustawień wydruku parametryzowanego. Kolumna z rabatem dodatkowo drukowana jest kolumna z procentową wartością udzielonego rabatu dla każdej pozycji. Gotówkowa jeśli jako formę płatności zadeklarowano gotówkę na fakturze dodatkowo drukuje się adnotacja Zapłacono gotówką. Rachunek w nagłówku dokumentu zamiast faktury drukowany jest Rachunek. Wydruk jest możliwy tylko jeśli kwota netto jest równa kwocie brutto (na rachunku nie może być naliczony VAT). Faktura (bez stopek pośrednich) - w przypadku faktur wielostronicowych na wydruku podsumowanie (płatności, tabelka VAT) oraz dane operatora są drukowane tylko na ostatniej stronie. Atrybuty wydruk zawiera dodatkowo atrybuty towaru/ usługi, wpisane na zakładce Atrybuty na formularzu pozycji. Na wydruku pojawią się tylko te atrybuty, które mają zaznaczony parametr Drukować na dokumentach. Pełna tabela zaliczek w przypadku wydruku Faktury Sprzedaży, rozliczającej wystawione wcześniej faktury zaliczkowe, na wydruku pojawiają się odrębne tabele VAT zawierające: wartość faktury przed odliczeniem zaliczek, wartość wystawionych faktur zaliczkowych oraz wartość faktury po uwzględnieniu zaliczek. Faktura VAT PowerPost (GenRap) Wzór standard. Wydruk dostępny jest z poziomu formularza FA oraz z poziomu listy FA w menu Wydruki seryjne (GenRap). Wykorzystywany jest przy współpracy z system wirtualnej drukarki firmy Fibra-Hallo (InPost). Użytkownik może przez sieć wysłać wydruk w postaci elektronicznej. InPost przetwarza taki wydruk w konkretny list (drukuje, kopertuje i przesyła odbiorcy). Warto pamiętać, że wciśnięcie przycisku drukarki powoduje automatyczny zapis faktury w bazie danych. Jednocześnie w chwili wydruku danej fakturze zostaje nadany kolejny numer (widoczny w nagłówku). Po zakończeniu wydruku formularz faktury jest nadal widoczny na monitorze, faktura jest nadal edytowalna jednak przy próbie jej wycofania przy pomocy przycisku Anuluj zmiany faktura i tak zostanie zapisana: przy zaznaczonej opcji Faktura w buforze faktura zostanie zapisana do bufora. przy odznaczonej opcji Faktura w buforze faktura zostanie zapisana ostatecznie, bez możliwości zmiany (pozostaje jedynie anulowanie). Uwaga: Istnieje możliwość takiego zdefiniowania parametrów pracy operatora, by wydruk dokumentu powodował jego zapis na trwałe. Funkcja została opisana w rozdziale Konfiguracja uprawnień operatora Faktury elektorniczne Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, w programie Comarch OPT!MA jest możliwość przesyłania faktur drogą elektroniczną, oraz przechowywania kopii wystawionych Faktur VAT w formie elektronicznej.

49 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Elektroniczne przesyłanie faktur Wydruki faktur sprzedaży oraz większość dokumentów można wysyłać em. Jest to możliwe z każdego miejsca gdzie jest dostępna ikona. Po wybraniu opcji Wyślij zostanie otwarty formularz wiadomości . Dodatkowo jeśli Użytkownik posiada moduł CRM, to może korzystać z dostępnej w tym module Skrzynki pocztowej. Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-mali za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch OPT!MA, a ponadto jest możliwe zdefiniowanie wzorca podpisu jaki ma się pojawiać na formularzu wiadomości oraz utworzyć wzorce szablonów wiadomości e - mail. Użytkownik ma możliwość seryjnego wysłania faktur dla różnych kontrahentów jednym em ( np. w przypadku faktur abonamentowych wysyłanych do różnych kontrahentów) - utworzy się jeden formularz , ale wiadomości zostaną automatycznie wysłane do różnych odbiorców. Wysłane wiadomości są zapisywane w odpowiednich folderach w Skrzynce odbiorczej. Uwaga: Po kliknięciu na przycisk Wyślij, program sprawdza czy operator ma skonfigurowane chociaż jedno aktywne konto. Jeśli tak, to podniesie się formularz wiadomości z Comarch OPT!MA. Jeśli nie, to podniesie się wiadomość z domyślnego klienta poczty. Więcej na temat Skrzynki pocztowej i wysyłania i opisane jest w podręczniku Comarch OPT!MA Moduł CRM w rozdziale Skrzynka pocztowa. 2. Elektroniczne kopie faktur Wspomniane powyżej Rozporządzenie Ministra Finansów, oprócz przesyłania faktur w formie elektronicznej zwiera również informacje na temat ich przechowywania. W programie Comarch OPT!MA jest to możliwe poprzez zastosowanie kopii elektronicznych wydruków, które są gromadzone w Archiwum wydruków funkcjonalność dostępna w module Obieg Dokumentów. W Archiwum Użytkownik może przeglądać zgromadzone kopie wydruków. Będą one zebrane w grupie Formularz faktury sprzedaży oraz Formularz faktury korygującej. Kopie wydruku użytkownik może również podejrzeć z poziomu formularza Faktury sprzedaży, na zakładce Dokumenty, w tabeli Biblioteka dokumentów. Tabela jest widoczna jednak tylko w przypadku, gdy pobrana jest licencja na moduł Comarch OPT!MA Obieg Dokumentów. Więcej na temat tworzenia elektronicznych kopii wydruków jest opisane w podręczniku Comarch OPT!MA Obieg Dokumentów w rozdziale Archiwum wydruków Parametry wydruku faktury W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury możliwe jest ustalenie parametrów, które następnie będą wykorzystywane podczas wydruku faktury parametryzowanej: Kolumna Towar pozwala wybrać informacje, które będą drukowane na fakturze w kolumnie Towar (może to być np. nazwa czy numer katalogowy). Kolejność kolumn dla płatności w tabeli płatności zawarte są informacje o formie, terminie i kwocie poszczególnych płatności. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania w jakiej kolejności powinny one być drukowane na fakturze. Forma płatności dla każdej płatności określamy nazwę, którą definiuje użytkownik oraz jej typ - w programie są predefiniowane typy płatności przelew, gotówka, karta i kompensata. Użytkownik może zdecydować czy na fakturze w tabeli płatności powinna być drukowana pełna nazwa formy płatności (np. przelew_pko) czy tylko jej typ (np. przelew). Format daty sprzedaży przepisy dopuszczają wydruk daty sprzedaży na fakturze w postaci pełnej (rr-mm-dd) lub tylko jako miesiąc i rok (mm-rr). Część dostępnych tam parametrów jest wykorzystywana na wszystkich wydrukach: Kolejność kolumn VAT kolejność ustawienia kolumn Netto/ VAT/ Brutto w tabeli VAT. Faktura VAT-MP (mały podatnik) - zgodnie z przepisami, firmy będące Małym Podatnikiem i korzystające z przysługujących im z tego tytułu uprawnień, powinny na wydrukach swoich faktur VAT umieszczać dopisek MP. Jeśli parametr jest zaznaczony w nagłówku dokumentu drukowany jest tytuł Faktura VAT MP. Drukuj tabelę WZ na dokumencie parametr odpowiedzialny za wydruk tabeli z numerami WZ skojarzonymi z fakturą (jeśli nie jest aktywny tabela nie pojawia się na wydruku). Tekst opisu drukowany kopiowany na FA wpisany tekst jest drukowany w nagłówku dokumentów.

50 Str. 50 Moduł Handel v Tekst stopki dla dokumentów. - na dokumentach związanych ze sprzedażą towaru (Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Faktura Sprzedaży, Paragon oraz Wydanie Zewnętrzne) dodano możliwość drukowania dodatkowego tekstu w stopce wydruku. Stopka nie jest drukowana na dokumentach korekcyjnych Seryjny wydruk faktur Oprócz wydruku pojedynczej faktury z poziomu formularza istnieje również możliwość wydruku wybranych faktur z poziomu listy (tzw. wydruki seryjne). Na liście faktur należy zaznaczyć, które dokumenty powinny być wydrukowane i z menu wydruków (po wciśnięciu strzałki obok przycisku z drukarką) wybrać opcję Dokumenty zaznaczone. W rozwiniętym podmenu dostępna jest opcja: Wydruk dokumentów zaznaczonych (wybór wzorca wydr) na podstawie zaznaczonych na liście faktur zostaną wydrukowane dokumenty zgodnie z ustalonymi parametrami: wydruk standardowy w ilości oryginał + kopia: Wydruki tekstowe Z poziomu programu istnieje możliwość drukowania w trybie tekstowym dokumentów Faktur Sprzedaży, Paragonów, Wydań Zewnętrznych oraz Przyjęć Zewnętrznych. Opcja jest dostępna w menu wydruków wywoływanym z poziomu odpowiednich dokumentów: Konfiguracja wydruków tekstowych jest dostępna z poziomu Konfiguracji stanowiska/ Wydruki tekstowe Definiowalny wydruk faktury W programie istnieje możliwość zdefiniowania własnego wydruku faktury. Definicja jest realizowana w postaci zwykłego arkusza MS Excel. Definiowanie wydruku polega na opatrzeniu komórek, do których program ma wpisać dane odpowiednimi etykietami. Zdefiniowany wydruk dostępny jest z poziomu formularza faktury oraz z poziomu listy faktur w Funkcjach dodatkowych Konfiguracja W Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Wydruki znajduje się parametr Wydruk faktury wg definicji. Jego zaznaczenie powoduje, że możliwe jest z poziomu programu wywołanie zdefiniowanego wydruku. Nazwa pliku wzoru wydruku definiowalnego należy podać pełną ścieżkę dostępu do pliku z definicją wydruku. Można posłużyć się przyciskiem widocznym obok pola. Drukowanie bez podglądu przy zaznaczonym parametrze wydruk będzie wysyłany bezpośrednio na drukarkę. Jeśli parametr będzie odznaczony przed wydrukiem zostanie wywołany podgląd na ekran. Oryginał +... kopii w zależności od ustawień drukowany jest oryginał faktury (zawsze) i zdefiniowana ilość kopii. Elementy w trybie wstawiania - parametr odpowiada za tryb drukowania: Jeśli parametr jest zaznaczony elementy faktury w arkuszu są dodawane w trybie nadpisywania. Stopka faktury jest drukowana zaraz po zakończeniu wydruku (pod listą pozycji). Jeśli parametr nie jest zaznaczony elementy faktury w arkuszu są dodawane na wydruk. Stopka faktury jest drukowana zawsze na dole strony Definiowanie wydruku Definiowanie wydruku faktury polega na nadawaniu poszczególnym komórkom w arkuszu MS Excel etykiet. W chwili wydruku faktury program do komórek wrzuca konkretne informacje pobrane z wybranego dokumentu.

51 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 51 Przykład Jeśli na wydruku umieścimy komórkę z etykietą O_Nazwa1 w chwili wydruku faktury pojawi się tam pierwsza linia nazwy Odbiorcy z wybranego dokumentu. Oprócz informacji pobieranych z bazy danych (przy pomocy etykiet komórek) na wydruku mogą pojawić się dowolne elementy graficzne lub stałe teksty umieszczane bezpośrednio w arkuszu. Podczas definiowania wydruku pamiętać należy jedynie o kilku zasadach. Zasady definiowania wydruku: W arkuszu należy ustawić obszar wydruku (Plik/ Ustawienia strony/ Arkusz/ Obszar wydruku). Wydruk powinien obejmować obszar od pierwszej do ostatniej linii faktury i od pierwszej do ostatniej kolumny, które mają być drukowane na fakturze. Obszar wydruku poszerza się w chwili wydruku, gdy dodawane są linie z pozycjami (Np. kolejne towary na fakturze). Jest to istotne szczególnie jeśli w arkuszu znajdują się również elementy, które nie powinny być drukowane na fakturze. Podczas wydruku numeru domu/ lokalu w adresie firmy, nabywcy i odbiorcy stosowana jest zasada, że do komórki o takiej etykiecie kierowane są podczas wydruku tylko numer domu lub tylko numer lokalu (jeśli w adresie wypełnione jest jedno pole) lub numer domu/ numer lokalu jeśli w adresie wypełnione są dwa pola. Aby na wydruku wielostronicowym pojawiał się zawsze określony fragment zdefiniowanego arkusza należy zaznaczyć powtarzalne linie wydruku (Plik/ Ustawienia strony/ Arkusz/ U góry powtarzaj wiersze). Można to wykorzystać podczas tworzenia nagłówka faktury, który powinien pojawiać się na każdej stronie faktury. Należy pamiętać o tym, by w obszarze powtarzanym na każdej stronie znalazły się opisy kolumn tabeli z towarami (w innym przypadku na kolejnych stronach będzie drukowana tabela bez opisów) Podczas dodawania tabeli towarów, VAT i płatności należy pamiętać o dodawaniu etykiet początkowych (Start, Start, Start). Najlepiej umieścić je w lewej skrajnej kolumnie, która jest pusta. Aby określić fragment wydruku, który nie powinien być dzielony na wydruku należy posłużyć się etykietą Stopka_Stop. Można ją wykorzystać przy określaniu części wydruku na ostatniej stronie, który zawsze powinien być drukowany razem (np. tabela płatności i osoba wystawiająca i odbierająca fakturę). Umieszczenie etykiety na wydruku powoduje takie formatowanie wydruku, by pomiędzy nią a końcem wydruku nie było znacznika końca strony. W przypadku definiowania komórek z datami należy pamiętać, by odpowiednio je sformatować (Format komórki/ Liczby/ Data) Podczas definiowania wydruku należy unikać scalania komórek. Może to spowodować późniejsze problemy z formatowaniem wydruku oraz dopisywaniem pozycji do tabeli (towarów, płatności, VAT). Aby umieścić na fakturze tekst, który powinien pojawiać się na każdej stronie wydruku należy umieścić go w obszarze powtarzalnym u góry (pkt.2) lub w nagłówku lub stopce wydruku (Widok/ Nagłówki i stopki/ Stopka niestandardowa) Aby umieścić na fakturze numer strony można umieścić go w nagłówku lub stopce wydruku (Widok/ Nagłówki i stopki). Aby na wydruku pojawiła się adnotacja oryginał lub kopia jednej z komórek w obszarze drukowania należy nadać etykietę KOPIA. Niezależnie od ilości drukowanych faktur na pierwszej zawsze pojawi się adnotacja oryginał, na pozostałych kopia. Ilość drukowanych kopii określa się w Konfiguracji stanowiska/ Wydruk definiowalny (po zaznaczeniu parametru Wydruk faktury wg definicji). Rozpoczynając pracę nad wydrukiem definiowalnym warto przyjrzeć się istniejącym już definicjom dostarczanym na dysku instalacyjnym. Wydruki definiowalne testowane były na systemie W98, Wme, W2000PL oraz na MS Excel dostarczanym w pakiecie MS Office 2000 i MS-Excel z pakietu MS-Office Etykiety komórek Możliwe etykiety komórek są ściśle zdefiniowane. Definicje są podane w tabeli. Nagłówek faktury dane firmy Nazwa Znaczenie F_Nazwa1 Nazwa Firmy Linia 1 F_Nazwa2 Nazwa Firmy Linia 2 F_Nip F_Regon F_Kraj F_Wojewodztwo F_Powiat NIP Firmy Regon Firmy Kraj siedziby firmy Województwo siedziby firmy Powiat siedziby firmy

52 Str. 52 Moduł Handel v F_Gmina F_Ulica F_Nr F_Miasto F_Kod F_Poczta F_Tel Gmina siedziby firmy Ulica siedziby firmy Numer siedziby firmy Miasto siedziby firmy Kod pocztowy siedziby firmy Poczta siedziby firmy Telefon siedziby firmy Nagłówek faktury Nr_Faktury Data_Wyst Data_Sprz Nr_Dok Opis Numer drukowanej faktury Data wystawienia faktury Data sprzedaży towaru Numer dokumentu (np. skojarzonego Paragonu) Opis (pole znajduje się na zakładce Płatności na fakturze) Dane bankowe: B_Nazwa B_NrRachunku Nazwa banku Numer rachunku bankowego Dane nabywcy: P_Nazwa1 Nazwa nabywcy linia 1 P_Nazwa2 Nazwa nabywcy linia 2 P_Wojewodztwo P_Powiat P_Gmina P_Ulica P_Nr P_Miasto P_Kod P_Poczta P_Adres2 P_Nip Województwo nabywcy Powiat nabywcy Gmina nabywcy Ulica nabywcy Numer siedziby nabywcy Miasto nabywcy Kod pocztowy adresu nabywcy Poczta nabywcy Adres nabywcy linia2 Nip nabywcy Dane odbiorcy: O_Nazwa1 Nazwa odbiorcy linia 1 O_Nazwa2 Nazwa odbiorcy linia 2 O_Wojewodztwo O_Powiat O_Gmina O_Ulica O_Nr O_Miasto O_Kod Województwo odbiorcy Powiat odbiorcy Gmina odbiorcy Ulica odbiorcy Numer siedziby odbiorcy Miasto odbiorcy Kod pocztowy adresu odbiorcy

53 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 53 O_Poczta O_Adres2 O_Nip Poczta odbiorcy Adres odbiorcy linia2 Nip odbiorcy Elementy faktury (towary): T_Kod T_KodCN T_Nazwa T_Opis T_SWW T_Ilosc T_Jm T_CenaN T_CenaB T_Rabat T_Stawka T_WartoscN T_WartoscB T_Wartosc_VAT Kod towaru Kod CN Nazwa towaru Opis towaru PKWiU towaru Ilość towaru Jednostka miary Cena netto towaru Cena brutto towaru (wyliczona z ceny i stawki) Rabat procentowy od pozycji Stawka podatku dla towaru (w tym zwolniona) Wartość netto towaru Wartość brutto towaru Wartość VAT dla pozycji Tabela VAT (funkcja serwera): Razem_Netto Razem_VAT Razem_Brutto V_Stawka V_Netto V_VAT V_Brutto Suma wartości netto faktury (wszystkie stawki) Suma wartości VAT faktury (wszystkie stawki) Suma wartości brutto faktury (wszystkie stawki) Stawka VAT-tu do tabelki VAT Wartość netto w danej stawce w tabelce VAT Wartość VAT w danej stawce w tabelce VAT Wartość Brutto w danej stawce w tabelce VAT Tabela płatności: Pl_Forma Pl_Termin Pl_Kwota Pl_Razem Pl_Slownie Pl_Zaplacono Pl_Pozostaje Forma płatności Termin płatności Kwota płatności Kwota do zapłaty całkowita Kwota do zapłaty słownie Ile zapłacono Ile pozostało do zapłaty Osoby: Wystawil Odebral Osoba, która wystawiła fakturę Osoba, która odebrała fakturę Pomocnicze etykiety linii startowych: T_Start V_Start Początek linii tabelki z towarami (lewy górny róg) Początek linii tabelki VAT (lewy górny róg)

54 Str. 54 Moduł Handel v Pl_Start Stopka_Stop Początek linii tabelki z płatnościami (lewy górny róg) Między tą etykietą, a końcem wydruku nie może być znacznika końca strony Możliwe jest również wykorzystanie dodatkowych etykiet podczas tworzenia definicji wydruku dla faktur w walucie obcej: Nagłówek: Razem_NettoWal Razem_BruttoWal SymbolWal KursLWal KursMWal wartość netto w walucie wartość brutto w walucie symbol waluty licznik kursu waluty mianownik kursu waluty Pozycja: T_CenaNWal T_CenaBWal T_WartoscNWal T_WartoscBWal T_SymbolWal cena netto pozycji w walucie dokumentu cena brutto pozycji w walucie dokumentu wartość netto pozycji w walucie dokumentu wartość brutto pozycji w walucie dokumentu symbol waluty dla pozycji Tabela VAT: V_NettoWal V_VatWal V_BruttoWal wartość netto w danej stawce w walucie wartość VAT w danej stawce w walucie wartość brutto w danej stawce w walucie Płatności: Pl_SlownieWal Pl_KwotaWal Pl_RazemWal Pl_ZaplaconoWal Pl_PozostajeWal kwota słownie w walucie kwota płatności w walucie wartość brutto faktury w walucie zapłacono w walucie pozostaje w walucie Przedrostek (kodu kraju) przed numerem NIP: F_NipKraj O_NipKraj P_NipKraj kraj NIP z pieczątki firmy kraj NIP dla odbiorcy kraj NIP dla płatnika Seryjny wydruk faktur wg definicji Jeśli Użytkownik wykorzystuje do wydruku faktur definicje dokumentów z arkusza MS Excel to z poziomu Listy faktur dostępna jest funkcja umożliwiająca seryjny wydruk faktur (dotychczas taka możliwość istniała tylko dla standardowych wydruków dokumentów). Funkcja jest dostępna w menu funkcji dodatkowych w pozycji Drukowanie zaznaczonych faktur/ Definiowalny wydruk faktury (MS Excel). Drukowane są dokumenty zaznaczone na Liście faktur. Warunkiem jest prawidłowe zdefiniowanie parametrów wydruku w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Wydruki/ Wydruk faktury wg definicji.

55 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Faktury VAT Marża Wystawienie dokumentu Faktura VAT marża jest możliwe z poziomu listy Faktur Sprzedaży. W menu wyświetlanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku dostępna jest opcja Faktura Marża. Faktury Sprzedaży i Faktura VAT Marża są widoczne na jednej liście. Można je rozróżnić wykorzystując odrębne schematy numeracji. Na liście faktur znajduje się także parametr FV Marża umożliwiający wyfiltrowanie tylko Faktur VAT Marża (zaznaczona tylko opcja TAK). Zasady wystawiania Faktur VAT Marża są podobne jak w trakcie wystawiania Faktury Sprzedaży, za wyjątkiem: Dla wpisanych pozycji automatycznie ustawiana jest stawka VAT (np. nie podlega.) Faktura VAT Marża jest zawsze wystawiana w walucie systemowej (PLN). Faktura VAT Marża jest wystawiana zawsze dla kontrahenta krajowego (status jest zawsze ustawiany na krajowy, niezależnie od ustawionego na karcie kontrahenta i użytkownik nie ma możliwości jego zmiany). Do Faktur VAT Marża nie można wystawiać dokumentów korygujących VAT (tylko korekty ilościowe i wartościowe). Od strony modułu Faktury zmiany dotyczą przede wszystkim wydruku dokumentu. Drukowany dokument ma nagłówek Faktura VAT Marża, a na dokumencie są wykazane jedynie kwoty brutto, bez podsumowania w tabeli VAT. 5.5 Paragony Co należy wiedzieć o Paragonach. Paragon jest dokumentem handlowym, powoduje naliczenie podatku VAT i płatności. W zależności od ustawień parametrów może powodować tylko rezerwacje towaru lub pomniejszać stan na magazynie. Parametry te ustawiamy w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu. Do wyboru mamy: rezerwacje Paragon nie pomniejsza stanu. Paragon zatwierdzony na stałe lub zatwierdzony do bufora, powoduje tylko zarezerwowanie towaru (pomniejsza ilość dostępną). Jest to rezerwacja bezterminowa. Dopiero skojarzony dokument Wydania Zewnętrznego jest pełnym procesem sprzedaży i wydania towaru z magazynu. pobranie po zaznaczeniu tego parametru Paragon pomniejsza ilość i ilość dostępną (nie tworzy rezerwacji). Przy takim ustawieniu nie można wystawić dokumentu jeśli nie mamy odpowiedniej ilości towaru w magazynie. pozwalaj na zmianę jest to zgoda na zmianę sposobu pobierania towaru z magazynu. Po zaznaczeniu tego parametru w nagłówku faktury widoczne są dwa dodatkowe parametry: rezerwacja i pobranie. Jeśli dokument jest w buforze możliwa jest zmiana ustawień z rezerwacji na pobranie i odwrotnie. Musi przy tym być spełniony jeden warunek, po zaznaczeniu pobrania musimy na magazynie posiadać wystarczającą ilość towaru. Jeśli deklarujemy pobranie towaru na Paragonie, w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry możemy zaznaczyć parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych - przy akceptacji pozycji (przez bufor) wówczas ilość sprawdzana jest w chwili wpisywania towaru na dokument i równocześnie dokument jest zapisywany do bufora. Jeżeli parametr nie jest aktywny, ilość sprawdzana jest przy zapisie całego dokumentu (do bufora/ na stałe). Pamiętajmy, że parametr kontroli ilości przy akceptacji pozycji (przez bufor) dotyczy tylko dokumentów rozchodowych FA i PA zapisywanych do bufora oraz nieskojarzonych z dokumentami magazynowymi, które mają zadeklarowane pobieranie towaru z magazynu. Jeśli na dokumencie zadeklarowana jest rezerwacja towaru parametr ten nie jest wykorzystywany Lista Paragonów Listę Paragonów wyświetlamy z poziomu menu Handel/ Paragony lub przy pomocy skrótu <CTRL>+<G>. Na liście widać wszystkie wystawione dotychczas Paragony. Standardowo lista zbudowana jest z kolumn: Numer dokumentu numer Paragonu nadany zgodnie ze zdefiniowanym schematem numeracji Status informuje o stanie danego Paragonu puste pole oznacza brak powiązania z innymi dokumentami F - Paragon jest zafiskalizowany V - Paragon zaksięgowany do rejestru VAT FA - Paragon, który został przekonwertowany do Faktury Sprzedaży WZ - Paragon skojarzony z dokumentem WZ Data wyst. data wystawienia Paragonu Magazyn lista może dotyczyć dokumentów ze wszystkich magazynów lub może zostać ograniczona do jednego, interesującego nas magazynu Nazwę Kontrahenta pierwsza linia nazwy Nabywcy Miasto miejscowość, w której Nabywca ma siedzibę Netto wartość netto Paragonu Brutto wartość brutto Paragonu

56 Str. 56 Moduł Handel v Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Oprócz standardowych przycisków okno obsługiwane jest przez: - Przekształcenie do faktury utworzenie faktury w oparciu o informacje zapisane na Paragonie Utworzenie Wydania Zewnętrznego - klawisz pozwala nam powiązać wybrany Paragon z Wydaniem Zewnętrznym. Po jego wciśnięciu zostaje utworzony dokument WZ, który zawiera wszystkie dane przepisane z Paragonu. Zasady zostały opisane w rozdziale Od Faktury (Paragonu) do WZ - Księgowanie do rejestru VAT zaksięgowanie zaznaczonych Paragonów. Na podstawie Paragonów tworzony jest jeden zbiorczy zapis w rejestrach VAT. Możliwe jest księgowanie Paragonów dniami, tzn. w rejestrze VAT powstaną oddzielne zapisy dla każdego dnia. Taki sposób księgowania ustawiamy w Konfiguracji firmy/handel/ Parametry. Rys. Lista Paragonów -Księgowanie do księgowości kontowej przycisk ten pojawia się, jeśli korzystamy z modułu pełnej księgowości. Użycie go powoduje zaksięgowanie zaznaczonych Paragonów. Księgowanie odbywa się na podstawie wcześniej zdefiniowanych schematów księgowań. - Korekta paragonu w przypadku Paragonów możliwa jest jedynie korekta ilości. Nie można korygować Paragonu przekształconego do FA, w takim przypadku korekta musi dotyczyć faktury. Zasady opisane są dokładniej w rozdziale Dokumenty korygujące. - Przekształcenie do Tax Free zasady wystawiania dokumentów Tax Free zostały opisane w odrębnym rozdziale, poświęconym dokumentom Tax Free.

57 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 57 Listę Paragonów można przeglądać w zależności od ustawień na liście. Warto pamiętać, że oprócz standardowych pól, na liście dostępny jest parametr Na dzień - po zaznaczeniu tej zmiennej program pozwala na wpisanie daty. Lista Paragonów będzie zawierała tylko dokumenty wystawione w tym wskazanym dniu. Formularz Paragonu, który pojawi się po wciśnięciu przycisku lub klawisza <INS>, składa się z zakładek: Ogólne, Kontrahent, Płatności, Dokumenty i Atrybuty (oraz z zakładki Kaucje jeżeli w programie włączono obsługę kaucji). Warto wiedzieć, że po otwarciu nowego formularza w nagłówku proponowany jest zestaw danych, które są wystarczające dla wystawienia standardowego Paragonu (sprzedaż bez określonego kontrahenta płatna gotówką w chwili sprzedaży): jako schemat numeracji proponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny. jako data wystawienia i sprzedaży proponowana jest data bieżąca. jako kontrahent proponowany jest!nieokreślony! kontrahent domyślny dla Paragonów. forma płatności na Paragonie proponowana jest gotówka z zerowym terminem płatności. Dlatego po otwarciu okna edycyjnego Paragonu kursor ustawia się od razu w części okna związanej z dodawaniem towarów. Operator może jednak wycofać się do góry okna i zmienić definicję numeracji, kontrahenta, datę, formę płatności itp. Uwaga: W programie możliwe jest wykorzystanie form płatności innych niż gotówka. Możliwość wykorzystania form płatności z odroczonym terminem dla kontrahenta!nieokreślonego! jest uzależniona od zaznaczenia parametru w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry. Sposób dopisywania pozycji na Paragonie jest uzależniony od ustawienia parametrów w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry: Dodawanie pozycji na dokumencie i został opisany w rozdziale Dopisywanie pozycji na dokument Istnieje również możliwość obsługi Paragonów przy użyciu czytnika kodów kreskowych. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie Formularz Paragonu: zakładka Ogólne Na zakładce Ogólne znajdują się podstawowe informacje o wystawianym Paragonie: Dokument - typ dokumentu w klasie Paragony (PA). Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji. Numer - w zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca rejestr (serię) naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich zdefiniowanych serii. W chwili wystawiania Paragonu w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (pełnego lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już Paragon o takim numerze nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem. Kontrahent kontrahent, dla którego wystawiany jest Paragon. Domyślnie proponowany jest kontrahent!nieokreślony! (dla kontrahenta!nieokreślonego! ustawione są parametry odbiorca krajowy, osoba fizyczna i nie ma możliwości ich zmiany). Kategoria kategoria sprzedaży skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta (w przypadku kontrahenta!nieokreślonego! nie jest proponowana). Można ją zmienić naciskając przycisk Kategoria i wybierając z listy kategorii. Magazyn symbol i nazwa magazynu, z którego sprzedajemy. Po dopisaniu pierwszej pozycji blokowana jest możliwość zmiany magazynu. Jeśli lista Paragonów wyświetlana jest dla konkretnego magazynu, to w trakcie wystawiania nowego Paragonu automatycznie proponuje się on jako ten, z którego będzie dokonywana sprzedaż. Na Paragonie wystawianym z listy Paragonów dla wszystkich magazynów, jako domyślny proponuje się magazyn główny (standardowo zdefiniowany w programie). Istnieje również możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych. Data wystawienia data wystawienia Paragonu. Domyślnie proponowana jest data bieżąca. Data sprzedaży data sprzedaży towaru. Domyślnie proponowana jest data bieżąca. Rabat rabat, jakiego udzielono przy wystawianiu Paragonu. Jest to wartość dynamiczna, przeliczana po każdym dopisaniu nowej pozycji. Dokładniej zasady udzielania rabatów zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów. Płatność forma płatności może być wybrana z listy płatności zdefiniowanych w konfiguracji. Proponowana jest forma płatności przypisana kontrahentowi na jego karcie (dla!nieokreślonego! jest to domyślnie gotówka). Termin proponowany jest termin obliczany na podstawie terminu zdefiniowanego dla danej płatności. Jeśli Paragon wystawiany jest dla innego kontrahenta niż!nieokreślony! i na jego karcie zaznaczono inny termin płatności na Paragonie zostaną uwzględnione dane z kart, czyli indywidualny termin. Oczywiście możemy go zmienić. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę sprzedaży i termin płatności.

58 Str. 58 Moduł Handel v Uwaga: Pole Termin nie jest dostępne jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0. Netto - łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej. Razem brutto wartość brutto pozycji na Paragonie. Pole nie jest dostępne dla użytkownika. Zapłacono kwota zapłacona. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli Paragon jest płatny gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione w chwili zatwierdzenia dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych. Pole jest uzupełniane również po zatwierdzeniu, w miarę rozliczania dokumentu w module Kasa/Bank. Pozostaje różnica pomiędzy wartością brutto a kwotą zapłaconą. Fiskalizuj to parametr udostępniony tylko jeśli w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wskazany jest sterownik do urządzenia fiskalnego. jeśli sterownik jest wskazany parametr jest aktywny i domyślnie włączony (niezależnie od tego, czy kontrahent wskazany na dokumencie jest osobą fizyczną, czy podmiotem gospodarczym). jeśli sterownik nie jest wskazany (program nie współpracuje z drukarką fiskalną) parametr nie jest dostępny Bufor to parametr, który: jeśli jest włączony pozwala na zapis dokumentu do tzw. bufora. oznacza to, że Paragon nie został jeszcze zapisany w sposób trwały. Na dokumencie w buforze można dokonywać wszelkich zmian. Można go również skasować (uwaga: powstanie luka w numeracji, którą zapełnić można ręcznie). jeśli jest wyłączony zapis Paragonu jest trwały. Nie można na nim dokonywać żadnych zmian (oprócz dostępnych w programie korekt). WZ parametr odpowiedzialny za automatyczne tworzenie dokumentu magazynowego: jeśli parametr jest zaznaczony w trakcie zapisywania Paragonu program automatycznie tworzy dokument Wydania Zewnętrznego. Wydanie zewnętrzne zapisywane jest na trwałe. jeśli parametr jest odznaczony (puste pole) zapis Paragonu (na trwale albo do bufora) nie pociąga za sobą utworzenia dokumentu magazynowego. Po zapisaniu Paragon należy samodzielnie przekształcić do WZ. Uwaga: Paragon zawsze wystawiany jest w cenach brutto, w związku z czym nie ma możliwości wyboru algorytmu liczenia brutto/netto (jak w przypadku faktur) Formularz Paragonu: zakładka Kontrahent Zakładka Kontrahent podzielona jest na dwie części. W pierwszej umieszczone są dane Nabywcy, w drugiej Odbiorcy towaru/usługi. Jeśli na Paragonie nie został wprowadzony nabywca (domyślny!nieokreślony!) nie ma wprowadzonych żadnych danych kontrahenta. Jeśli na zakładce Ogólne został wybrany inny kontrahent, program proponuje tę firmę jako nabywcę. Wyświetlone dane są pobierane z karty ewidencyjnej kontrahenta. Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian). Istnieje również możliwość określenia na karcie ewidencyjnej kontrahenta (zakładka Dodatkowe) domyślnego odbiorcy towaru. Jeśli taki odbiorca zostanie określony będzie automatycznie proponowany na zakładce Kontrahent. W razie konieczności, z poziomu tej zakładki można zmienić zarówno Nabywcę jak i Odbiorcę. W ostatniej linii zakładki Kontrahent można uzupełnić nr listu przewozowego Formularz Paragonu: zakładka Płatności Na zakładce Płatności znajdują się między innymi: kwoty netto, VAT i brutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis Paragonu. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawia się na wydruku. Najważniejszą informacją znajdującą się na tej zakładce są dane o płatnościach związanych z wystawianym dokumentem. Zawarte są one w tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól: Termin data realizacji wpłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty sprzedaży i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności. Forma płatności forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana. Waluta waluta, w jakiej rozliczane będą płatności do Paragonu. Waluta rozliczenia pobierana jest ze zdarzenia w Preliminarzu płatności i tam Użytkownik może ją zmienić. Kwota wartość płatności Rozliczono wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę.

59 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 59 Rys. Paragon zakładka Płatności Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami: - dodanie nowej raty płatności. - edycja pozycji możliwość wprowadzania zmian. - usunięcie pozycji z listy płatności. Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wystawiania Paragonu i podczas edycji Paragonów z bufora. Na dokumentach zatwierdzonych nie ma możliwości wprowadzania zmian. Nie ma również możliwości rozliczania Paragonu z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych, jednak każda wpłata będzie automatycznie widoczna na Paragonie. Uwaga: Przy dzieleniu płatności na raty program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości dokumentu. Jeśli wartość dokumentu zostanie przekroczona proponowane jest zero. Jednak w bardziej skomplikowanych przypadkach nie jest w stanie automatycznie przeliczać kwot tak, aby suma rat zgadzała się z wartością dokumentu. Jeśli kwoty te są różne, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu. Z poziomu tej zakładki możliwe jest również rozliczanie zaliczek (opisane w rozdziale Rozliczanie zaliczek) Formularz Paragonu: zakładka Dokumenty Wyświetlana jest tu lista wszystkich dokumentów związanych z danym Paragonem. Lista ta składa się z czterech kolumn: Numer dokumentu skojarzonego z Paragonem Typ dokumentu związanego z Paragonem. W szczególności pole to może przyjmować wartość: FA - faktura, która powstała z Paragonu WZ Wydanie Zewnętrzne skojarzone z Paragonem KOR korekta ilościowa Paragonu

60 Str. 60 Moduł Handel v VAT Paragon zaksięgowany do rejestru sprzedaży VAT DEK dekret księgowy, który powstał w wyniku zaksięgowania Paragonu Data dokumentu związanego z Paragonem Razem Netto wartość netto dokumentu skojarzonego z Paragonem - przycisk pozwala na podgląd odpowiedniego dokumentu, np. wciśnięcie przycisku, jeśli kursor znajduje się na dokumencie typu VAT, umożliwi podejrzenie odpowiedniego zapisu w rejestrze sprzedaży. Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych, na zakładce znajdują się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów Wpisywanie pozycji na Paragon Na zakładce Ogólne w dolnej części formularza znajduje się lista towarów/usług wprowadzonych na Paragon. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: - <INS> - dodanie nowej pozycji na Paragon. - edycja szczegółów o pozycji. Standardowo na liście widoczne są podstawowe dane: kod towaru lub usługi, ilość, jednostka miary, rabat, cena i wartość. Wciśnięcie lupki otwiera okno z dodatkowym informacjami o sprzedawanym towarze lub usłudze. Przycisk nie jest dostępny jeśli lista towarów jest pusta. - <DELETE> - usunięcie pozycji. Podczas wpisywania towaru na Paragon należy podać następujące informacje: Sposób wpisywania towarów na Paragon zależy od ustawień w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry: Dodawanie pozycji na dokumencie i został opisany w podręczniku do Konfiguracji. Kod, Nazwa kod i nazwę pozycji cennikowej. Ilość wprowadzenie i potwierdzenie przeniesie kursor w pole ilość. Proponowana jest sprzedaż 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub przesuwając pokrętło znajdujące się po prawej stronie pola. Zasady kontroli ilości towaru na Paragonie zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o Paragonach. Jednostka miary program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli sprzedaż ma się odbywać w jednostkach pomocniczych wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. i wskazać na jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej. Rabat podawany w % rabat od pozycji (maksymalnie 999%). Zasady udzielania rabatów opisane są w rozdziale Udzielanie rabatów. Cena podana cena jest zawsze ceną brutto. Wyliczona jest w zależności od wskazanej jednostki miary (w cenniku pokazane są ceny dla jednostek podstawowych - zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę). Wartość wartość brutto pozycji Uwaga: Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Paragonach (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy formularz operatora, zakładka Parametry) Wprowadzoną pozycję akceptujemy klawiszem <ENTER>. Jej powtórna edycja w celu wprowadzenia zmian to również naciśnięcie klawisza <ENTER>. Pomiędzy polami pozycji przemieszczamy się posługując się klawiszem <TAB>. Program nie pozwoli zapisać pozycji jeśli nie będzie wypełniona informacja o ilości lub cenie. Formularz pozycji wpisanej na Paragon jest zbliżony do formularza pozycji na fakturze sprzedaży i został opisany w rozdziale Formularz Formularz pozycji na fakturze Przekształcenie Paragonu do faktury Aby przekształcić Paragon do Faktury należy zaznaczyć go kursorem na liście Paragonów i wcisnąć przycisk z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) wybrać funkcję Przekształcenie do faktury. Podczas przekształcania Paragonu otwierany jest formularz nowej faktury. W nagłówku formularza znajduje się informacja, z jakim Paragonem jest ona skojarzona. lub

61 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 61 Zakładka Ogólne: Dokument i Numer proponowany jest domyślny schemat numeracji dla faktur przekształconych do Paragonów (Konfiguracja firmy/ Handel/ Dokumenty sprzedaży). Jako numer wpisany jest AUTO numer kolejny faktury zostanie nadany dopiero po jej zapisaniu. Kontrahent przepisywany jest kontrahent z Paragonu. Jeśli na Paragonie kontrahent nie był określony (domyślny Detal) można wybrać go z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Kontrahent. Kategoria przepisywana jest kategoria z Paragonu. Jeśli kategoria na Paragonie nie była określona proponowana jest kategoria przypisana na karcie wybranego kontrahenta. Kategorie można również wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Kategoria. Magazyn przepisywany jest magazyn z Paragonu. Nie ma możliwości jego zmiany. Data wystawienia data wystawienia faktury. Proponowana jest data bieżąca. Data sprzedaży data sprzedaży przepisana z Paragonu. Pole nie jest edytowalne. Faktura liczona od zawsze wpisywane jest brutto, zgodnie z algorytmem na Paragonie. Uwaga: Informacje o udzielonym rabacie, formie i terminie płatności oraz wartościach netto, brutto i VAT przepisywane są z Paragonu i nie ma możliwości ich zmiany. Również lista pozycji przepisywana jest z Paragonu i nie ma możliwości jej edycji. Przyciski Dodaj i Usuń nie są dostępne, natomiast przycisk lupki umożliwia jedynie podgląd pozycji (bez możliwości zmiany). Zakładka Kontrahent: Podobnie jak w przypadku standardowego wystawiania faktur z poziomu zakładki możliwy jest podgląd i edycja danych kontrahenta (Odbiorcy i nabywcy) Zakładka Płatności: Ponieważ płatności związane są z Paragonem na zakładce Płatności wyświetlane są informacje o płatnościach pobierane z Paragonu, nie ma jednak możliwości ich edycji. Na wydruku faktury pojawi się informacja, z jakim Paragonem jest skojarzona. Uwaga: Podczas zatwierdzania Faktury Sprzedaży skojarzonej z Paragonem nie jest po raz drugi tworzony zapis kasowy. Zasady przekształcania Paragonu do Faktury Sprzedaży: Przekształcenie do faktury jest możliwe jedynie w stosunku jeden Paragon do jednej faktury. Nie mogą zostać przekształcone do faktury Paragony w buforze oraz anulowane. Nie mogą zostać przekształcone do faktury Paragony, do których istnieją zwroty (należy najpierw np. anulować zwrot i dopiero wtedy przekształcić Paragon do faktury). Można przekształcić do faktury Paragony, które są zaksięgowane lub przeniesione do rejestru VAT. W chwili zatwierdzenia faktury, Paragon na liście Paragonów zyskuje status FA przekształconego do faktury. W nagłówku Paragonu jest widoczna informacja o numerze powstałej faktury. Paragon może zostać przekształcony do faktury tylko raz. Nie ma możliwości częściowego przekształcenia Paragonu. Faktura utworzona na podstawie Paragonu może zostać zapisana do bufora. jeśli PA został zafiskalizowany na fakturze znacznik nie jest dostępny (aby powtórnie nie dokonać fiskalizacji sprzedaży) jeśli PA został skojarzony z dokumentem WZ na fakturze znacznik WZ nie jest dostępny (towar został już zdjęty z magazynu) Jeśli Paragon został już zafiskalizowany faktura również ma status fiskalnej. Jeśli dopiero po przekształceniu faktura zostanie zaksięgowana/ zafiskalizowana - Paragon automatycznie otrzymuje status zaksięgowanego/ fiskalnego. Jeśli Paragon został przekształcony do faktury nie ma możliwości jego księgowania/ fiskalizowania. Księgowanie/ fiskalizowanie dotyczy skojarzonej z nim faktury. Nie można anulować Paragonu powiązanego z fakturą. Należy anulować fakturę Paragon również otrzymuje status anulowanego. Jeśli na Paragonie zaznaczono pobranie towaru z magazynu faktura automatycznie otrzymuje taki sam znacznik. Można przekształcić do faktury Paragon nieskojarzony z dokumentem WZ. Należy jednak pamiętać, że później dokument WZ powinien być tworzony w oparciu o powstałą fakturę. Jeśli Paragon jest skojarzony z WZ faktura automatycznie jest skojarzona z tym WZ.

62 Str. 62 Moduł Handel v Podczas wykonywania testów integralności dla faktur skojarzonych z Paragonem sprawdzane są płatności z przekształconego Paragonu. Uwaga: po przekształceniu PA do FA prawidłowa wartość marży jest widoczna na Fakturze Sprzedaży. Na Paragonie nie ma informacji o koszcie towaru, a tym samym marża wynosi 100%. Dopiero po podniesieniu formularza pozycji odczytywany jest koszt towaru i informacja o marży. 5.6 Tax Free W systemie istnieje możliwość tworzenia dokumentów Tax Free do zarejestrowanych wcześniej Paragonów. Funkcja jest dostępna po wciśnięciu przycisku lub z menu kontekstowego (prawy przycisk myszy) na liście Paragonów. Dokumenty Tax Free są widoczne na odrębnej liście dokumentów w menu Handel/ Inne(Handel)/ Tax Free. Lista jest obsługiwana w analogiczny sposób jak pozostałe listy w module Comarch OPT!MA Handel. Uwaga: Dokumenty Tax Free mogą być tworzone przez przekształcenie Paragonu. Nie ma możliwości dodawania Tax Free z poziomu listy. 1. Tworzony dokument Tax Free jest zapisywany do bufora. 2. Dokument Tax Free nie tworzy nowej płatności w module Kasa/Bank. 3. Dokument Tax Free nie ma wpływu na zasoby w magazynie. 4. Dokument Tax Free może zostać anulowany na podobnych zasadach jak inne dokumenty w module. Anulowanie Tax Free powoduje rozpięcie jego powiązania z Paragonem, natomiast Paragon nie jest anulowany i może zostać ponownie przekształcony Formularz dokumentu Tax Free Numeracja dokumentów Tax Free jest obsługiwana w identyczny sposób jak wszystkich pozostałych dokumentów w systemie (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie). Schematy numeracji dla Tax Free można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel. Na dokumencie Tax Free Użytkownik ma możliwość określenia nowego kontrahenta lub wpisania jego danych bezpośrednio na zakładce Kontrahent: status kontrahenta na Tax Free jest automatycznie ustawiany na Pozaunijny (zwrot VAT). numer dokumentu tożsamości (widoczny na zakładce Kontrahent) jest pobierany z pola Dodatkowe na karcie kontrahenta. W pole Data sprzedaży na dokumencie Tax Free jest przepisywana data sprzedaży z Paragonu, natomiast jako data wystawienia ustawiana jest data bieżąca. Lista pozycji na Tax Free jest przepisywana z Paragonu (z pominięciem usług) i Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany. W zawiązku z możliwością dokonywania zwrotu podatku na rzecz podróżnego nie tylko w gotówce, ale również na rachunek bankowy, na dokumencie Tax Free można ustalić formę oraz termin płatności. W programie można zarejestrować fakt potwierdzenia dokumentu Tax Free. Opcja jest dostępna w menu kontekstowym na liście Tax Free. W polu Data potwierdzenia należy podać rzeczywistą datę otrzymania przez podatnika dokumentu potwierdzającego wywóz towaru poza terytorium Unii Europejskiej. Po potwierdzeniu dokument otrzymuje status P. Tylko dokument potwierdzony można zaksięgować. W momencie potwierdzenia Tax Free tworzona jest płatność w preliminarzu: wartość zdarzenia to kwota VAT po stronie rozchodu Zasady przekształcania Paragonów do Tax Free 1. Do dokumentu TF można przekształcić tylko Paragon (opcja nie dotyczy Faktur Sprzedaży). 2. Paragon przekształcany do TF: musi być zatwierdzony na stałe, musi być poprawnie zafiskalizowany, nie może posiadać żadnych dokumentów korygujących, nie może być przekształcony do Faktury Sprzedaży 3. Jeśli na Paragonie znajduje się pozycja o statusie usługi zostanie ona pominięta podczas tworzenia TF. 4. Po przekształceniu PA na liście otrzymuje status X i nie ma możliwości ponownego utworzenia Tax Free do tego PA.

63 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Powiązanie pomiędzy Paragonem i Tax Free jest widoczne na zakładce Dokumenty. 6. Po utworzeniu TF blokowana jest możliwość wystawiania korekt do Paragonu źródłowego. 7. Paragon, do którego utworzono Tax Free, nie może zostać przekształcony do Faktury Sprzedaży. 5.7 Rezerwacje odbiorcy Co należy wiedzieć o rezerwacjach. Rezerwacje Odbiorcy to funkcja w programie, która pozwala na zarezerwowanie towaru dla kontrahenta. Nie powoduje ona zdjęcia towaru z magazynu, a jedynie pomniejszenie ilości dostępnej do sprzedaży. W programie rozróżniamy dwa rodzaje rezerwacji: Rezerwacja terminowa powoduje zarezerwowanie towaru w określonym przedziale czasu. Przedział ten określony jest przez datę wystawienia rezerwacji i termin rezerwacji. Towary z przeterminowanych rezerwacji zostają odblokowane, czyli zwiększają ilość dostępną towaru. Rezerwacja bezterminowa wynika z wystawionych Faktur Sprzedaży i Paragonów. Dokument handlowy rezerwuje towar jeśli: dla dokumentu w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu: inicjowanie dokumentu zaznaczony jest parametr rezerwacja. jeśli parametr jest zaznaczony rezerwacja pojawia się niezależnie od tego czy dokumenty sprzedaży są zatwierdzone na stałe czy do bufora. rezerwacja zostaje skasowana w chwili skojarzenia dokumentu handlowego z magazynowym (na podstawie Faktury/ Paragonu powstaje dokument WZ). Uwaga: Zatwierdzonego dokumentu RO nie można korygować. W takim przypadku konieczne jest jego anulowanie i ponowne wystawienie Lista Rezerwacji Odbiorcy Lista zawiera wszystkie dokumenty rezerwacji. Zasady obsługi są podobne jak na innych listach dokumentów i zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Standardowo lista rezerwacji składa się z kolumn: Numer dokumentu numer dokumentu rezerwacji. Kasując dokument może powstać luka w numeracji i można ją uzupełnić poprzez ręczne wpisanie numeru na formularzu dokumentu. S (status) pozwala na określeniu stanu danej rezerwacji. Jeśli w polu wyświetla się: Zrealizowano: dokument w całości został przekształcony do dokumentów wynikowych (zasady przekształceń do dokumentów wynikowych opisane zostały w rozdziale Przekształcanie RO do FA/PA/WZ) W realizacji: dokument, w którym część towaru została przeniesiona na dokumenty wynikowe Zamknięto: dokument niezrealizowany, zrealizowany częściowo lub też zrealizowany całkowicie, który nie będzie realizowany i uzyskał status Zamknięty (zamykanie dokumentów RO opisane zostało w dalszej części rozdziału). PF dla niezrealizowanych RO powiązanych z Fakturą Pro Forma. Dla niezrealizowanych RO niepowiązanych z FPF pole Status jest puste. Termin rezerwacji jest to data, do kiedy dana rezerwacja obowiązuje. Data ta ma wpływ na wyliczanie ilości towaru w danym dniu. Termin rezerwacji kontrolowany jest w stosunku do daty systemowej. Znak umieszczony obok daty oznacza rezerwacje przeterminowane, Magazyn symbol magazynu, którego dotyczy rezerwacja, Kontrahent nazwa kontrahenta, który dokonał rezerwacji, Miasto miasto pochodzenia kontrahenta, Netto wartość netto wynikająca z rezerwacji, Brutto wartość brutto dokumentu, Na liście znajduje się sekcja Rodzaj, w której użytkownik może zaznaczyć jedną z następujących opcji: - Wszystkie: wszystkie RO, które spełniają pozostałe warunki filtra, łącznie z dokumentami anulowanymi - Zrealizowano: wszystkie całkowicie przekształcone lub zamknięte - Do realizacji: nieprzekształcone oraz przekształcone częściowo

64 Str. 64 Moduł Handel v Parametr Przeterminowane Pod sekcją Rodzaj znajduje się parametr Przeterminowane. Jeśli zostanie on włączony, wyświetlane będą wszystkie rezerwacje, bez względu na to czy są przeterminowane czy nie. W przeciwnym wypadku, jeśli wyłączymy ten parametr, na liście pominięte zostaną przeterminowane dokumenty. Domyślnie parametr jest zaznaczony. Istnieje możliwość filtrowania dokumentów ze względu na daty wystawienia, jak też terminy rezerwacji. W dolnej części listy znajdują się dwie opcje: Data wystawienia od-do oraz Termin rezerwacji od-do: Zaznaczenie jednego z parametrów i określenie zakresu dat umożliwi wyfiltrowanie tych dokumentów, których data wystawienia lub termin rezerwacji mieści się pomiędzy wybranymi zakresami. Jeśli zostaną zaznaczone parametry przy dacie wystawienia i terminie rezerwacji jednocześnie, wówczas dokumenty muszą spełniać obydwa warunki zakresów dat. Oprócz standardowych przycisków, na liście rezerwacji znajdują się przyciski umożliwiające przekształcanie rezerwacji do dokumentów wynikowych (FPF, FA, PA, WZ) lub utworzenie na ich podstawie dokumentów ZD lub PWP. Przekształcenie do Paragonu wykonuje się po zaznaczeniu wybranych rezerwacji. Do Paragonu można przekształcić tylko zatwierdzoną rezerwację, wyliczoną algorytmem od brutto. Przekształcenie do Faktury funkcja programu pozwala na przekształcenie wybranych rezerwacji do Faktury Sprzedaży. Funkcja ta dotyczy tylko zatwierdzonych rezerwacji. Przekształcenie do Faktury Pro Forma funkcja pozwala zaznaczyć na liście kilka RO i przekształcić je do jednej Faktury Pro Forma. FPF jest edytowalna tylko częściowo daty, numer, termin, rabat, ceny. Nie można zmieniać ilości czy też dodawać nowych pozycji, zmieniać Kontrahenta. Przekształcenie do WZ funkcja umożliwia utworzenie dokumentu WZ na podstawie wcześniejszej rezerwacji towaru. Należy jednak pamiętać, że dokument WZ powoduje od razu zdjęcie towaru z magazynu aby przekształcenie powiodło się w magazynie musi być odpowiednia ilość towaru. Zasady przekształcania RO do FA/PA/WZ zostały opisane w rozdziale Przekształcanie RO do FA/PA/WZ. Natomiast zasady przekształcania RO do FPF znajdują się w rozdziale Przekształcanie RO do Faktury Pro Forma. Przy przekształcaniu RO do dokumentów handlowych bądź magazynowych można wskazać konkretne dokumenty RO poprzez zaznaczenie na liście, a następnie wybrać jedną z opcji: FA, PA, WZ. Żeby możliwe było przekształcenie kilku dokumentów RO do jednego dokumentu wynikowego, muszą być spełnione warunki, opisane w rozdziale Edycja dokumentu wynikowego. Po zmianie ilości na dokumencie wynikowym, pozostała część towaru przywracana jest na dokument rezerwacji. Jeśli podczas edycji dokumentu wynikowego ilości na pozycjach są: - zmienione na większe lub dodane nowe pozycje towarowe- wówczas nie ma to wpływu na rezerwacje na dokumencie RO. - zmniejszone pozostała ilość wraca na dokument RO. W przypadku, gdy podczas edycji usuniemy jakąś pozycję, wtedy cała ilość zarezerwowana wraca na dokument rezerwacji. Anulowanie i usuwanie dokumentów wynikowych Po anulowaniu dokumentu wynikowego towary, które były pobrane na ten dokument, mogą wrócić na RO. Tutaj należy rozpatrzyć dwa przypadki: a) jeśli RO ma status Zamknięto, wówczas na formularzu dokumentu RO w kolumnie Zrealizowano ilość zostanie zmniejszona o ilość towaru z dokumentu anulowanego. Jednak jest to tylko wartość informacyjna ponieważ dokumenty zamknięte nie wpływają na rezerwacje na liście zasobów tak więc anulowany dokument wynikowy również nie będzie miał wpływu na rezerwacje na zasobach b) jeśli RO nie zostały jeszcze zamknięte, wówczas anulowanie dokumentu wynikowego spowoduje zwrócenie rezerwacji na dokument źródłowy. Zostanie to odnotowane w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Fakt ten będzie miał również wpływ na ilość towaru zarezerwowanego na liście zasobów.

65 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 65 Uwaga: Jeśli chcemy anulować dokument RO, należy wcześniej anulować lub usunąć wszystkie dokumenty wynikowe, powiązane z tym RO. Powiązania pomiędzy RO a dokumentami wynikowymi Z jednego dokumentu RO można wygenerować wiele dokumentów wynikowych, jak również wiele RO może być przekształcanych do jednego dokumentu wynikowego. Każdy element dokumentu RO może występować na wielu dokumentach wynikowych oraz ten sam towar występujący na wielu RO może występować na jednym dokumencie wynikowym. Informacje o tym, które towary zostały już przeniesione na dokumenty wynikowe a które są jeszcze rezerwowane są widoczne dla poszczególnych elementów na dokumencie w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Natomiast powiązania obustronne widoczne są na formularzach dokumentów powiązanych na zakładce Dokumenty. Zakładka Rezerwacje na formularzu towaru Ilości w kolumnie Rezerwacje pobierane są z kolumny Pozostaje z formularza RO. Tym samym wyświetlana jest ilość pozostająca do realizacji. Ponadto, na zakładce tej wyświetlane są dokumenty RO przeterminowane. Konwersja wielu RO Przekształcenie do ZD na podstawie jednej lub kilku rezerwacji można utworzyć dokument zamawiający towar u dostawcy. Zasady zostały dokładniej opisane w rozdziale poświęconym dokumentom skojarzonym. Przekształcenie do PWP na podstawie rezerwacji można utworzyć dokument produkcyjny PWP. Na PWP zostaną przeniesione tylko produkty złożone z rezerwacji. Przy przekształcaniu do ZD/PWP, ilości mogą być przenoszone w całości z dokumentu RO lub tylko ilości pozostające do realizacji, w zależności od wyboru opcji na całość/na różnicę. Opcje dostępne są po rozwinięciu przycisku strzałki znajdującej się obok przycisku przekształcenia do ZD/PWP Funkcja zamykania rezerwacji Często zdarza się tak, że rezerwacja nie jest realizowana lub jest realizowana tylko częściowo. Dlatego istnieje możliwość zamknięcia RO, które już nie będą realizowane. Opcja zamknięcia RO dostępna jest z poziomu menu kontekstowego, wywoływanego po kliknięciu prawym klawiszem myszy na liście dokumentów (dostępna również z poziomu okna sprzedaży dedykowanej na zakładce Rezerwacje). Wykonanie tej operacji dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów z listy. Po zaznaczeniu opcji Zamknij, dokument otrzymuje status Zamknięto (widoczny w kolumnie Status) i nie można mu przywrócić aktywności. Dokument zamknięty nie wpływa na rezerwacje na magazynie. Po wybraniu opcji pojawi się pytanie: Czy zamknąć zaznaczone dokumenty? Tak/Nie. Opcja Tak spowoduje operację ustawienia statusu Zamknięto na zaznaczonych dokumentach. Po przeprowadzeniu operacji wyświetlony zostanie komunikat informujący, które dokumenty zamknięto a dla których operacja nie była możliwa. Dokumentów zamkniętych lub zrealizowanych nie można przekształcić do innych dokumentów, podczas próby przekształcenia otrzymamy komunikat: Błąd agregowania dokumentów! Rezerwacja odbiorcy jest przekształcona całkowicie lub została zamknięta! Poniżej opcji Zamknij w menu znajduje się opcja Zamknij i wygeneruj RO różnicowe. Funkcja ta pozwoli podczas zamykania dokumentu, na wygenerowanie dokumentu RO różnicowego, zawierającego tylko pozycje i ilości niezrealizowane, pochodzące z dokumentu źródłowego. Opcja działa dla dokumentów zaznaczonych i może być generowana dla wielu RO tworzy się również wiele różnicowych. Po wybraniu dokumentów i uruchomieniu funkcji pojawia się komunikat: Czy zamknąć zaznaczone dokumenty i wygenerować dokumenty różnicowe do nich? TAK/NIE Jeśli zatwierdzimy komunikat, wówczas wygenerowane zostaną dokumenty RO/ZD różnicowe w buforze, każdy z nich powiązany z dokumentem źródłowym. Wszystkie dane, takie jak data, termin, numer zamówienia, kontrahent, warunki płatności, przenoszone są z dokumentu źródłowego.

66 Str. 66 Moduł Handel v Formularz rezerwacji Po zainicjowaniu klawiszem <INS> lub przyciskiem nowej rezerwacji na ekranie otrzymujemy formularz Rezerwacji Odbiorcy. Formularz ten składa się z pięciu zakładek. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie. Uwaga: Na wydruku dokumentu RO oprócz nazwy i danych adresowych firmy drukowane są dodatkowo informacje związane z KRS: oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, numer rejestru, pod którym spółka jest zarejestrowana oraz wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego (w zależności od rodzaju spółki). Dane pobierane są z Pieczątki firmy (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka) Formularz rezerwacji: zakładka Ogólne Zakładka ta pozwala na określenie podstawowych danych potrzebnych do wystawienia dokumentu, czyli: Dokument - proponowany jest domyślny schemat numeracji dla rezerwacji (Konfiguracja firmy/ Handel/ Dokumenty). Można go zmienić wciskając przycisk Dokument i wybierając spośród schematów zdefiniowanych dla klasy RO. Dodatkowo jeśli w schemacie występuje seria lista jest dostępna po wciśnięciu strzałki obok pola. Numer podczas wpisywania nowej rezerwacji jako numer wpisany jest AUTO. Numer kolejny rezerwacji zostanie nadany dopiero po jej zapisaniu (na trwałe lub do bufora). Numer zamówienia - numer zewnętrzny rezerwacji (np. numeru zamówienia zarejestrowanego u dostawcy). Wypełnienie pola nie jest wymagane przez program. Podczas przekształcania rezerwacji do innego dokumentu zawartość pola numer zamówienia jest przenoszona w pole OPIS. Kontrahent kontrahent, dla którego wystawiana jest rezerwacja. Można go wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku. Kategoria kategoria sprzedaży przepisywana jest z karty ewidencyjnej kontrahenta. Można ją zmienić wybierając z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku. Magazyn magazyn, na którym rezerwowany jest towar. W przeciwieństwie do innych dokumentów zmiana magazynu jest możliwa również po wpisaniu pozycji na dokument, aż do czasu jego zapisu na trwałe. Data wystawienia data wystawienia rezerwacji, od tego dnia towar jest zarezerwowany. Termin rezerwacji data, do kiedy towar dla wybranego kontrahenta jest zarezerwowany. Po tym terminie towar zostaje odblokowany i zwiększa ilość dostępną. W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry można wskazać domyślny termin dla RO wpisując ilość dni względem, której będzie liczony termin rezerwacji od daty wystawienia dokumentu. W przypadku RO importowanych z pliku XML nie działa ustawienie z konfiguracji termin jest zawsze pobierany z pliku XML. Dokument liczony od netto/ brutto. Wybór algorytmu wyliczania podatku VAT. Warto pamiętać, że aby rezerwację przekształcić do Paragonu musi ona być wyliczona algorytmem od brutto. Rabat początkowo jest to standardowy rabat przepisywany z karty kontrahenta. Obsługa tego pola została dokładnie opisana w rozdziale Udzielanie rabatów. Uwaga: Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na rezerwacjach (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy formularz operatora, zakładka Parametry) Forma i termin płatności informacje o formie i terminie płatności na rezerwacji mają charakter wyłącznie informacyjny (rezerwacje nie tworzą zdarzenia w Preliminarzu płatności). Podczas konwersji forma oraz termin są przepisywane na nowo tworzony dokument. w przypadku konwersji kilku dokumentów (ZD/ RO) do jednego forma płatności oraz termin są proponowane zgodnie z ustawieniami na karcie kontrahenta. Razem brutto wartość brutto rezerwacji, wyliczona na podstawie ilości i cen wpisanych towarów. Netto - łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej. Na zatwierdzonym dokumencie RO można zobaczyć czy i jakie pozycje rezerwacji zostały zrealizowane. Po zapisie dokumentu na trwałe, w tabeli z pozycjami dokumentu pojawiają się dwie kolumny Zrealizowano i Pozostaje. Kolumny widoczne są tylko dla dokumentów RO zapisanych na stałe, ponieważ tylko takie mogą być przekształcane do innych dokumentów. Na edytowanym dokumencie (podczas wprowadzania lub edycji w buforze) kolumny te są niewidoczne. Zrealizowano w kolumnie tej widać ilość towaru zarezerwowanego, która została pobrana po przekształceniu do dokumentów WZ/FA/PA. Ilość ta jest sumą ilości pobranej na dokumenty wynikowe utworzone do tego RO, bez względu na to, czy dokumenty wpływają na stany czy tylko rezerwują towar. Ilość jest wyliczona dla jednostki, która została wprowadzona na RO.

67 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 67 Pozostaje - kolumna zawiera ilość rezerwacji dla danej pozycji towarowej, którą można jeszcze przekształcić do dokumentów wynikowych. Jest to ilość z dokumentu RO pomniejszona o ilość z pola Zrealizowano. Na formularzu dokumentu zamkniętego nie jest wyświetlana kolumna Pozostaje. Znajduje się tutaj tylko informacja o ilościach zrealizowanych. Po zamknięciu, ilości które nie zostały zrealizowane przestają wpływać na rezerwacje na zasobach. Przykład Wystawiamy RO na 10 sztuk towaru T1. Następnie przekształcamy dokument RO do Wydania Zewnętrznego (WZ1) na 4 sztuki oraz WZ2 na 3 sztuki. Na RO widać wartości w kolumnach Ilość: 10 szt, Zrealizowano: 7, Pozostaje: 3. Na liście zasobów rezerwowane są 3 sztuki towaru T1. W kolejnym kroku zamykamy dokument RO. Jeśli podniesiemy dokument RO w trybie podglądu, wówczas możemy zobaczyć tylko kolumnę Ilość: 10 szt oraz Zrealizowano: 7. Znikają też rezerwacje na towar T1 z listy zasobów Formularz rezerwacji: zakładka Kontrahent Zakładka zawiera wszystkie informacje o Nabywcy i Odbiorcy. Dane odczytane są z formularza kontrahenta. Można je dowolnie zmieniać. Zmiany te będą zapamiętane jedynie na tym dokumencie i nie mają one wpływu na informacje zapisane na formularzu kontrahenta. Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta - nabywcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian). Podobnie jak w przypadku innych dokumentów standardowo jako Odbiorca proponowany jest ten sam kontrahent co Nabywca. Istnieje również możliwość określenia Odbiorcy skojarzonego z danym kontrahentem na jego karcie ewidencyjnej (zakładka Dodatkowe). Wtedy na wszystkich dokumentach dla kontrahenta standardowo proponowany będzie dany odbiorca Formularz rezerwacji: zakładka Dodatkowe Na zakładce znajdują się informacje o wartości netto, brutto i VAT rezerwacji, pole zmiany waluty dokumentu oraz miejsce na dodatkowy opis. Na dole formularza widoczne są pola Wprowadził i Zmodyfikował zawierające daty utworzenia oraz ostatniej modyfikacji dokumentu wraz z akronimami operatorów, którzy tych operacji dokonywali Formularz rezerwacji: zakładka Dokumenty Zakładka Dokumenty wyświetla listę wszystkich związanych z rezerwacją dokumentów. Obok numeru dokumentu skojarzonego, jego daty i kwoty netto w tabeli znajduje się informacja o typie: FA jeśli rezerwacja została przekształcona do Faktury Sprzedaży PA jeśli rezerwacja została przekształcona do Paragonu WZ jeśli rezerwacja została przekształcona do WZ. ZD - jeśli rezerwacja została przekształcona do ZD. PWP - jeśli rezerwacja została przekształcona do WZ. PF - jeśli rezerwacja została przekształcona z Faktury Pro Forma. Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas obok informacji o dokumentach skojarzonych, na zakładce znajdują się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów Formularz rezerwacji: zakładka Atrybuty Na zakładce widoczna jest tabela z kodami i wartościami atrybutów przypisanych do dokumentu Rezerwacje towaru a zasoby Istnieje możliwość ustalenia obsługi rezerwacji w systemie na dwa sposoby: tak, by program pozwolił na wydanie towaru jeśli tylko jest wystarczająca ilość w magazynie niezależnie od istniejących braków czy innych rezerwacji. tak, by program nie pozwolił na zrealizowanie rezerwacji, gdy występują braki w magazynie (niezależnie od tego, czy jest wystarczająca ilość towaru w magazynie). W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry pojawił się nowy parametr: Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. jeśli parametr jest włączony program nie pozwoli na wydanie towaru z magazynu jeśli występują braki jeśli parametr jest wyłączony (domyślnie) program pozwoli na wydanie towaru z magazynu pomimo występujących braków i innych rezerwacji.

68 Str. 68 Moduł Handel v Przykład: Stan towaru w magazynie 0 szt. FA1 bez WZ na 10 szt. towaru w magazynie jest rezerwacja na 10 szt. FA2 bez WZ na 10 szt. towaru w magazynie jest rezerwacja na 10 szt.+10 szt. = 20 szt. FA3 bez WZ na 10 szt. towaru w magazynie jest rezerwacja na 20 szt.+10 szt. = 30 szt. PZ na 12 szt. w magazynie mamy do dyspozycji 12 szt. Próbujemy wystawić dokument WZ do pierwszej faktury: Jeśli parametr jest aktywny program nie pozwoli wydać towaru z magazynu wyświetli komunikat o występowaniu braków i nie będzie możliwe przekonwertowanie faktury do WZ (pomimo, ze na magazynie pokrycie na towar jest). Jeśli parametr jest nieaktywny program nie sprawdza, czy istnieją inne rezerwacje na ten towar i pozwoli na konwersję do WZ. Na magazynie zostaną 2 szt. towaru. Dopiero przy próbie konwersji FA2 wyświetli komunikat o braku towaru w magazynie (co będzie zgodne ze stanem rzeczywistym). Uwaga: Domyślnie parametr nie jest aktywny tzn. program nie sprawdza innych rezerwacji w chwili konwersji do WZ. Jest to sposób działania mniej uciążliwy dla większości Użytkowników. 5.8 Łatwa sprzedaż Funkcja ta pozwala na optymalizację procesu sprzedaży. Wystawianie dokumentu sprzedaży (Faktury/ Paragonu), zostało sprowadzone do trzech kroków: wyboru towaru, określenia rodzaju dokumentu sprzedaży oraz określenia kontrahenta. Funkcja może być wykorzystywana w firmach, gdzie sprzedaż rozpoczyna się od wybrania towarów, a dopiero potem następuje określenie kontrahenta i warunków sprzedaży. Zasady obsługi okna zostały opisane w rozdziale Standardy w programie (należy pamiętać, że nie można włączyć Wiersza sum dla kolumn, które podlegają edycji) Krok 1 - towary Pierwszy krok polega na wyborze towarów oraz określeniu sprzedawanej ilości Lista zasobów magazynowych Wybór towarów opiera się na Liście zasobów magazynowych, która jest wyglądem zbliżona do listy zasobów dostępnej w menu Magazyn. W oknie możemy ustalić: Typ typ sprzedawanych aktualnie pozycji. Musimy ustalić jakie towary powinny się na niej pojawić. Listę możemy zawęzić tylko do towarów handlowych (prostych) czy produktów (towary złożone) lub usług. Wyboru typu lub dowolnej ich kombinacji dokonujemy zaznaczając odpowiednie opcje. Przy kolejnym otwarciu okna ustawienia zostaną zapamiętane. Magazyn zgodnie z zasadą, że na dokumencie może znaleźć się towar z jednego magazynu, aby prawidłowo wyświetlana była dostępna ilość towaru należy wybrać magazyn, z którego następuje sprzedaż. Lista magazynów jest rozwijana po wciśnięciu strzałki obok pola. Grupa na liście wyświetlane mogą być wszystkie towary lub tylko z wybranych grup asortymentowych. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie to towary należące do tej grupy pojawią się na liście. Data data, na jaką wyliczana jest ilość dostępna towaru. Zerowe zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście wyświetlane są wszystkie towary z ilością dostępną 0. Niezerowe zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście pojawią się towary z ilością dostępną różną od zera. Jeśli obydwa parametr są zaznaczone - lista zawiera wszystkie towary, niezależnie od ilości dostępnej. Usługi wyświetlane są niezależnie od ustawień parametrów Zerowe/ Niezerowe. Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski: Zmień wyświetlany jest formularz pozycji (karta magazynowa). Tą samą akcję wywoła kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER). Zamknij zamyka okno Faktura Sprzedaży, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Wydanie Zewnętrzne tworzenie dokumentu związanego ze sprzedażą (krok 2)

69 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Wybór pozycji Wyboru pozycji dokonujemy poprzez zaznaczenie towarów/ usług, wciskając przycisk <SPACJA> lub klikając lewym klawiszem myszki w daną pozycję. Po zaznaczeniu towaru należy wpisać sprzedawaną ilość. Wpisujemy ją w kolumnie Ilość. Domyślnie kolumna ta przyjmuje wartość zero (0). Po zaznaczeniu towaru pole z ilością standardowo ustawia się na 1. Pole to podlega edycji po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu klawisza <ENTER>. Klawisz <ENTER> pozwala również na edycję pozycji bez uprzedniego jej zaznaczenia. Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pozycji i określeniu ich ilości możemy przejść do kroku nr Krok 2 - dokument Krok 2 to utworzenie na podstawie listy zaznaczonych towarów dokumentu sprzedaży. Z okna łatwej sprzedaży utworzyć możemy Fakturę Sprzedaży, Paragon, Rezerwację Odbiorcy, Fakturę Pro Forma lub Wydanie Zewnętrzne. Proces przebiega w dwóch etapach. Najpierw wyświetla się okno z listą wszystkich zaznaczonych towarów/usług, ich ilością i wartością sprzedaży. Wartość wyliczana jest na podstawie ceny zdefiniowanej jako domyślna na karcie towaru/ usługi. Okno to ma dwa przyciski: Potwierdź generowanie dokumentu tworzony jest dokument sprzedaży zawierający wyświetlone pozycje. Anuluj generowanie dokumentu - powoduje powrót na listę zasobów magazynowych np. w celu wskazania dodatkowych pozycji lub poprawienia ich ilości Krok 3 - kontrahent Trzeci krok sprowadza się do określenia kontrahenta i ustalenia ostatecznych warunków sprzedaży. Po zatwierdzeniu listy towarów wyświetlany jest formularz wybranego typu dokumentu z wpisanymi już pozycjami. Należy jeszcze w nagłówku ustalić kontrahenta (zwłaszcza w przypadku Faktury Sprzedaży). Zasady obsługi są opisane w rozdziałach poświęconych konkretnym dokumentom. Utworzony dokument może rezerwować towar lub pobierać go z magazynu w zależności od ustawień w konfiguracji. Zagadnienie opisano dokładnie w rozdziałach Co należy wiedzieć o fakturach. oraz Co należy wiedzieć o Paragonach. 5.9 Faktury Pro Forma Co należy wiedzieć o Fakturach Pro Forma? Faktura Pro Forma nie powoduje zdjęcia towaru z magazynu. Wystawienie FPF może być związane z tworzeniem Rezerwacji Odbiorcy do FPF bezpośrednio z formularza lub z listy. W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu znajduje się pozycja dotycząca Faktur Pro Forma: Bufor parametr dotyczy stanu znacznika Bufor na każdej nowej FPF (proponowany jest zapis dokumentu do bufora lub na trwałe) RO - zaznaczenie tej opcji przy PF spowoduje, że na dokumentach FPF domyślnie zaznaczona będzie opcja generowania dokumentu RO tworzącego rezerwację w magazynie. Dokument RO utworzony zostanie po zapisie FPF na trwałe. Podczas edycji FPF parametr ten można odznaczyć. Zatwierdzenie dokumentu z zaznaczoną opcją RO na formularzu FPF spowoduje wygenerowanie RO do bufora z identycznymi elementami jak na FPF. Nie ma możliwości zmiany ilości, dodawania, usuwania pozycji, zmiany Kontrahenta. Można natomiast dokonywać zmian w zakresie ceny, rabatu, daty wystawienia, terminu rezerwacji, formy płatności. Wystawienie FPF nie jest związane z powstaniem płatności. Na dokumencie istnieje wprawdzie możliwość ustalenia formy oraz terminu płatności jednak nie jest ona widoczna w Preliminarzu płatności ani też nie powoduje powstania zapisu KB. Ustalona forma oraz termin płatności są przepisywane na dokument powstający w wyniku konwersji FPF do Rezerwacji Odbiorcy lub Faktury Sprzedaży. Faktura Pro Forma może zostać przekształcona do innych dokumentów. Przekształcenie następuje po wciśnięciu odpowiedniego przycisku. Funkcje są dostępne również w menu kontekstowym na liście Faktur Pro Forma (prawy przycisk myszki). Sposób wystawiania Faktury Pro Forma jest podobny jak w przypadku wystawiania Faktur Sprzedaży oraz innych dokumentów w systemie Comarch OPT!MA Lista Faktur Pro Forma Lista Faktur Pro Forma jest dostępna w menu Handel/ Faktury Pro Forma. Otwarta zostaje lista wszystkich wystawionych wcześniej dokumentów Pro Forma. Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

70 Str. 70 Moduł Handel v Każda pozycja listy zawiera: Numer dokumentu numer faktury nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji Status pole to określa stan danego dokumentu. Pole może przyjmować następujące wartości: puste pole statusu oznacza, że z tą fakturą nie jest związany żaden inny dokument. RO oznacza, że faktura została przekonwertowana do Rezerwacji Odbiorcy FA informuje o powiązaniu Faktury Pro Forma z Fakturą Sprzedaży ZL informuje o powiązaniu Faktury Pro Forma z Fakturą Zaliczkową WZ informuje o powiązaniu Faktury Pro Forma z Wydaniem Zewnętrznym Datę wystawienia data wystawienia faktury Magazyn lista wystawionych w programie Faktur może zostać ograniczona do dokumentów dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Lista ta zawiera tylko lokalne magazyny aktywne. Nazwę Kontrahenta pierwsza linia nazwy Nabywcy Miasto miejscowość, w której Nabywca ma siedzibę Kwotę netto wartość netto faktury Kwotę brutto wartość brutto faktury Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski. Oprócz standardowych przycisków w oknie znajdują się: - umożliwia utworzenie do zaznaczonych Faktur Pro Forma dokumentu Rezerwacji Odbiorcy. Dokument RO utworzony do FPF ma na celu zarezerwowanie towaru, który znajduje się na FPF. Na formularz RO przenoszone są wszystkie pozycje z FPF. Użytkownik może modyfikować RO powstałe na podstawie FPF (dodawać, usuwać pozycje, zmieniać ilość, ceny, rabat, datę wystawienia, termin rezerwacji, formę płatności). Uwaga: W przypadku kiedy do FPF są już utworzone zaliczki można t akże wygenerować RO. Nie ma możliwości wygenerowania RO jeśli do FPF zostało utworzone częściowe WZ albo Faktura Sprzedaży. Nie można przekształcić kilku FPF do jednego RO, jeśli chociaż jedna z FPF posiada zaliczkę. Uwaga: W przypadku kiedy RO jest powiązane z FPF i dokonamy jakiegokolwiek przekształcenia z listy RO (do FA, PA lub WZ) wówczas zostanie zablokowana możliwość dokonywania przekształceń z poziomu FPF (tworzenia zaliczek, WZ częściowych, przekształcania do Faktur Sprzedaży). Będzie można wykonywać operacje tylko z listy RO. Podobnie w przypadku kiedy FPF powiązana jest z RO i dokonamy jakiegokolwiek przekształcenia z listy FPF (przekształcenie do Faktury Zaliczkowej, WZ częściowego, FA częściowej lub Faktury Sprzedaży) zostanie zablokowana możliwość dokonywania przekształceń RO. Dalsze operacje można dokonywać tylko z listy FPF. W Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty można ustalić domyślny schemat dla dokumentów RO tworzonych na podstawie Faktur Pro Forma. - umożliwia przekształcenie Faktury Pro Forma do Faktury Sprzedaży, w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty można ustalić domyślny schemat dla dokumentów FA tworzonych na podstawie Faktur Pro Forma. umożliwia na podstawie jednej lub kilku FPF utworzenie dokumentu zamawiającego towar u dostawcy. Zasady zostały dokładniej opisane w rozdziale poświęconym dokumentom skojarzonym. - umożliwia przekształcenie Faktury Pro Forma do Wydania Zewnętrznego Uwaga: Należy pamiętać, że w przypadku Faktur Pro Forma nie ma możliwości wystawienia dokumentu korygującego. Zatwierdzony dokument można jedynie anulować. Anulowanie jest dostępne w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy.

71 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 71 Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście klawisza lub <INS> podzielony jest na zakładki: Ogólne, Kontrahent, Dodatkowe, Dokumenty i Atrybuty. Ponieważ Faktura Pro Forma nie współpracuje z modułem Kasa/Bank na formularzu nie pojawia się zakładka Płatności. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie Formularz Faktury PF: zakładka Ogólne Zawiera podstawowe informacje nt. dokumentu. Formularz jest zbliżony do Faktury Sprzedaży z małymi wyjątkami: Dokument i Numer faktury PF mają prowadzoną odrębną numerację. Schematy numeracji dla faktur PF można definiować w Konfiguracji firmy/ Dokumenty/ Handel/ Faktury Pro Forma. Zasady definiowania numeracji są identyczne jak w przypadku innych dokumentów. Schemat domyślny określany jest w Konfiguracji programu/ Handel/ Dokumenty w pozycji PF: Faktura Pro Forma. W programie predefiniowany jest schemat o symbolu FPF. Magazyn magazyn, na którym rezerwowany jest towar. W przeciwieństwie do innych dokumentów zmiana magazynu jest możliwa również po wpisaniu pozycji na dokument, aż do czasu jego zapisu na trwałe. Faktura Pro Forma nie zawiera informacji o płatnościach, w związku z czym ukryte są pola związane z kwotą zapłaconą i pozostającą jeszcze do zapłaty. Pola dotyczące formy i terminu płatności mają charakter informacyjny (Faktura PF nie powoduje powstania zdarzenia w Preliminarzu płatności). W polu Razem widoczna jest kwota brutto Faktury Pro Forma. Uwaga: Z poziomu menu wydruków dostępnych na formularzu Faktury Pro Forma dostępny jest wydruk Oferta handlowa. Wygląd dokumentu jest oparty na wydruku Faktury Pro Forma. Na wydruku drukowane są dodatkowo informacje związane z KRS: oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, numer rejestru, pod którym spółka jest zarejestrowana oraz wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego (w zależności od rodzaju spółki). Dane pobierane są z Pieczątki firmy (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka) Formularz Faktury PF - zakładka Kontrahent Zawiera szczegółowe dane Nabywcy i Odbiorcy. Dane pobierane są z karty kontrahenta. Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta - nabywcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian). Dane kontrahenta podlegają edycji. Wprowadzone zmiany będą przenoszone na dokumenty powstające w wyniku konwersji FPF. Należy jednak pamiętać, że zmiana danych z poziomu zakładki Kontrahent zostanie zapamiętana na wystawianym dokumencie, jednak nie spowoduje zmiany informacji zapisanych na karcie kontrahenta Formularz Faktury PF zakładka Dodatkowe Z lewej strony okna znajduje się tabela VAT, zawierająca wartość netto, VAT oraz brutto wystawianej Faktury Pro Forma. Tabela VAT jest wyliczana na bieżąco w trakcie dopisywania kolejnych pozycji i nie podlega edycji Formularz Faktury PF - zakładka Dokumenty W górnej części okna znajduje się tabela zawierająca listę dokumentów skojarzonych. Faktura Pro Forma może być przekształcona do Rezerwacji Odbiorcy, Faktury Sprzedaży, Faktury Zaliczkowej, Wydania Zewnętrznego lub Zamówienia u Dostawcy. Użytkownik może również wydawać towar z FPF na dokumenty WZ. Dlatego kolumna Typ może przyjmować wartości: RO jeśli Faktura PF została przekonwertowana do rezerwacji FA jeśli Faktura PF została przekształcona do Faktury Sprzedaży lub Faktury Zaliczkowej WZ jeśli towar z PF został wydany na dokument WZ. ZD jeśli na podstawie Faktury PF utworzono dokument ZD Formularz Faktury PF - zakładka Atrybuty Na zakładce widoczna jest tabela z kodami i wartościami atrybutów przypisanych do dokumentu Formularz Faktury PF dopisywanie pozycji Zasady wprowadzania pozycji na Fakturę Pro Forma są takie same jak w przypadku wystawiania innych dokumentów sprzedaży. Na Fakturę Pro Forma mogą być wpisane zarówno towary jak i usługi. Formularz pozycji wpisanej na Fakturę Pro Forma jest zbliżony do formularza pozycji na fakturze sprzedaży i został opisany w rozdziale Formularz pozycji na fakturze.

72 Str. 72 Moduł Handel v Uwaga: istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na Fakturach Pro Forma (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy formularz operatora, zakładka Parametry) Zamykanie FPF Istnieje możliwość zamykania dokumentów FPF. Możliwość zamknięcia FPF może być niezbędna w przypadku, kiedy Kontrahent nie odbiera wszystkich towarów, lub odbiera inne w zamian. Wówczas może powstać sytuacja, kiedy będą rezerwowane towary na RO powiązanym z FPF bez możliwości zwolnienia rezerwacji. W związku z powyższym istnieje możliwość zamykania FPF. Zamykanie FPF jest dostępne z menu kontekstowego: Zamknij. Dokumenty takie będą posiadały Status Zamknięto. Dokumentów zamkniętych nie można już rozliczać (wystawiać do nich FA i WZ). Jeśli FPF była powiązana z RO wówczas zamkniecie FPF spowoduje zamkniecie powiązanych RO. Istnieje również możliwość zamknięcia FPF jeżeli nie wszystkie zaliczki zostały rozliczone. W takim przypadku zaliczki nie mogą być już rozliczane na Fakturach. Można natomiast je korygować do wysokości nierozliczonych części. Zamkniecie FPF nie jest możliwe, jeśli do FPF istnieją jakiekolwiek dokumenty w buforze Faktury zaliczkowe Ustawa o VAT zobowiązuje podatników do naliczania i odprowadzenia VAT-u należnego w sytuacji, w której podatnik pobrał od klienta część lub całość należności jeszcze przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, zanim została wystawiona faktura VAT. VAT należy rozliczać po wpłaceniu każdej kwoty dotyczącej zamówienia. W systemie Comarch OPT!MA: Odpowiednikiem składanego zamówienia/ umowy jest Faktura Pro Forma. Do Faktury Pro Forma można wystawiać faktury zaliczkowe (są widoczne na liście Faktur Sprzedaży). Do jednej Faktury Pro Forma można wystawić kilka faktur zaliczkowych program kontroluje, by kwota wpłacanych zaliczek nie przekroczyła wartości Faktury Pro Forma. W przypadku zwrotu zaliczki można wystawić fakturę korygującą (korekta wartości do Faktury zaliczkowej). Na Fakturze Sprzedaży wystawionej do FPF domyślnie rozliczają się wszystkie zaliczki wystawione do tej FPF. Wartość końcowa Faktury jest pomniejszana o kwotę wpłaconych zaliczek. Jeśli na FA usuwane są pozycje lub zmieniane ilości należy również zmniejszyć wartość zaliczek do rozliczenia, w przeciwnym przypadku Faktura może mieć wartość ujemną. Na Fakturze do FPF istnieje możliwość, na zakładce Płatności wskazania, które zaliczki i w jakiej kwocie mają zostać rozliczone. Faktury Zaliczkowe można tworzyć nawet, jeśli została wygenerowana Faktura Sprzedaży na całość FPF. Faktura Zaliczkowa może być wystawiona do jednej Faktury Pro Forma Faktura zaliczkowa Zaliczki są wpłacane do konkretnej umowy/ zamówienia, która w systemie Comarch OPT!MA powinna być zarejestrowana w postaci Faktury Pro Forma. Dlatego warunkiem utworzenia Faktury Zaliczkowej jest wcześniejsze wystawienie odpowiedniej Faktury Pro Forma. Funkcja wystawiania Faktur Zaliczkowych jest dostępna na liście Faktur Pro Forma. Aby wystawić Fakturę Zaliczkową należy ustawić na liście kursor na Fakturze Pro Forma, której dotyczy zaliczka, a następnie wybrać z menu wyświetlanego przy pomocy strzałki widocznej obok przycisku opcję Faktura zaliczkowa. Uwaga: utworzenie Faktury Zaliczkowej jest możliwe również z poziomu Sprzedaży Dedykowanej na zakładce Pro Forma w menu kontekstowym. Formularz faktury zaliczkowej (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie) : Dokument schemat numeracji jest pobierany zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty/ Faktura zaliczkowa. W systemie jest zdefiniowany domyślny schemat numeracji FAZL. Nowy schemat numeracji można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Faktura sprzedaży zgodnie z obowiązującymi w systemie zasadami. Kontrahent dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany.

73 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 73 Data wystawienia proponowana jest data bieżąca. Dokument liczony od zaliczka dotyczy zawsze wartości brutto zamówienia/ umowy. Dlatego ustawiany jest zawsze algorytm liczenia od brutto i Użytkownik nie ma możliwości jego zmiany. Na fakturze zaliczkowej widoczne są wszystkie pozycje, jakie zostały wpisane na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości dopisania nowych pozycji. Na liście pozycji widoczne są: Kod, Nazwa kolumny zawierają kod i nazwę towaru/ usługi. Stawka VAT procentowa stawka VAT dla towaru/ usługi, podlega edycji (domyślnie przenoszona z Faktury Pro Forma) Zaliczka maksymalna maksymalna kwota zaliczki, jaka może być wpłacona dla danej pozycji. Jest ona wyliczana jako wartość brutto poszczególnych pozycji. W przypadku, gdy wcześniej były już wpłacane zaliczki na dany towar/ usługę (w ramach tej Faktury Pro Forma), maksymalna kwota zaliczki zostanie odpowiednio pomniejszona. W ten sposób program kontroluje, by kwota wpłaconych zaliczek nie była większa niż wartość Faktury Pro Forma. Kolumna Zaliczka maksymalna jest widoczna na dokumencie tylko podczas jego wystawiania. Po zaakceptowaniu i ponownym podglądzie kolumna nie jest już widoczna. Zaliczka w polu Użytkownik ma możliwość wpisania kwoty wpłacanej zaliczki dla danej pozycji. Wpisana kwota nie może przekroczyć kwoty widocznej w polu Zaliczka maksymalna. Uwaga: pozycje, do których nie jest wpłacana zaliczka (wartość zaliczki 0) należy usunąć z faktury zaliczkowej. W przypadku usunięcia towaru/ usługi z Faktury Zaliczkowej pozycje nie są renumerowane, dzięki czemu zachowana jest zgodność LP dla pozycji na Fakturze Pro Forma i Fakturze Zaliczkowej. Jeśli wpłacana zaliczka nie dotyczy konkretnej pozycji z Faktury Pro Forma, a całości zamówienia/ umowy Użytkownik może proporcjonalnie podzielić kwotę zaliczki na wszystkie pozycje. Po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno, gdzie należy podać kwotę wpłacanej zaliczki. Po zaakceptowaniu program podzieli podaną kwotę na wszystkie pozycje widoczne na fakturze zaliczkowej. Płatności do faktury zaliczkowej. W polu Płatność Użytkownik może wybrać formę płatności dla faktury zaliczkowej. Zasady generowania płatności dla faktur zaliczkowych są podobne jak dla innych dokumentów, należy jednak pamiętać o kilku różnicach: W tabeli zaliczek (zakładka Płatności ) widoczne są wszystkie nierozliczone dokumenty kasowe związane z kontrahentem. Jednak w przypadku faktur zaliczkowych domyślnie ustawione jest ich rozliczenie z fakturą (Użyj: TAK). Podczas zatwierdzania dokumentu program automatycznie rozliczy zaliczki w kolejności chronologicznej. Jeśli użytkownik nie chce rozliczać zaliczki powinien zmienić ustawienia w tabeli zaliczek (Użyj: NIE). W przypadku generowania zapisu kasowego na podstawie faktury zaliczkowej kwota wpłacana w oknie potwierdzenia wpłaty gotówki nie jest udostępniona do edycji. Dla faktur zaliczkowych nie ma możliwości rozbicia płatności na raty (tabela płatności na zakładce Płatności nie jest udostępniona do edycji). W przypadku faktur zaliczkowych nie ma możliwości rozliczenia zaliczek pracownika. Dokumenty na zakładce Dokumenty widoczny jest numer Faktury Pro Forma (typ PF), której dotyczy Faktura Zaliczkowa oraz numery Faktur Korygujących dotyczących zwrotu zaliczek (typ KOR). Uwaga: Fakturę Zaliczkową można zapisać tylko na trwałe (nie jest dostępny parametr Bufor). Zasady tworzenia Faktur Zaliczkowych do Faktury Pro Forma Faktura Pro Forma, do której wystawiono Fakturę Zaliczkową na liście widoczna jest ze statusem ZL. Utworzona Faktura Zaliczkowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży ze statusem ZL. Nie można wystawić Faktury Zaliczkowej do Faktury Pro Forma, która jest w buforze lub anulowana. Jeśli do Faktury Pro Forma została wystawiona Faktura Zaliczkowa nie można anulować FPF. Należy najpierw anulować Fakturę Zaliczkową. W przypadku anulowania Faktury Zaliczkowej rozpięte zostaje powiązanie z Fakturą Pro Forma (Faktura Pro Forma jest nadal aktywna). Faktury Zaliczkowej ani Faktury Pro Forma nie można anulować jeśli została już utworzona Faktura Sprzedaży. Należy najpierw anulować Fakturę Sprzedaży. Faktura Zaliczkowa nie może być wystawiona do FPF w sytuacji kiedy więcej niż jedna FPF jest przekształcona do jednego RO.

74 Str. 74 Moduł Handel v Faktura Zaliczkowa nie może być wystawiona do FPF w sytuacji kiedy dokument RO powiązany z FPF jest zapisany do bufora. Faktury Zaliczkowe nie są uwzględniane w analizach dotyczących sprzedaży (liczonych wg elementów dokumentów). W raportach tego typu uwzględniane są dopiero Faktury Sprzedaży. W raportach liczonych wg dokumentów (np. RKZ, lista faktur) Faktury Zaliczkowe będą uwzględniane. W przypadku RKZ dla Faktur Zaliczkowych wartość zakupu będzie wynosiła 0, zaś wartość netto wpłaconej zaliczki będzie widoczna jako marża. Natomiast na Fakturze Sprzedaży marża zostanie pomniejszona o wartość netto wpłaconych wcześniej zaliczek. W efekcie sumaryczna wartość marży będzie poprawna. Faktur zaliczkowych nie można wysyłać do systemu ECOD. Faktur zaliczkowych nie można zapisać w pliku XML. Wyliczanie marży na Fakturach Zaliczkowych. W chwili utworzenia Faktury Zaliczkowej nie jest zdejmowany towar z magazynu. Dlatego cała wartość zaliczki jest traktowana jako marża - firma nie poniosła jeszcze kosztów związanych z wydaniem tego towaru. W szczególnym przypadku tego towaru może w ogóle nie być jeszcze w magazynie. Dopiero po utworzeniu Faktury Sprzedaży częściowej (i dokumentu WZ) program zna rzeczywisty koszt towaru. Wtedy też od wartości Faktury częściowej (która jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki) odejmowany jest koszt towaru i wyliczana jest marża. Przy czym charakterystyczny jest fakt, że wartość netto faktury nie obejmuje już całego towaru, natomiast wyliczony koszt - obejmuje wszystkie pozycje. Dlatego często zdarza się, że na FA częściowej marża jest ujemna. Oznacza to, że wpłacona wcześniej zaliczka przekraczała wartość marży uzyskanej na całej transakcji (czyli na fakturze zaliczkowej marża naliczona była za wysoka) i na Fakturze częściowej trzeba ją skorygować. Wydruk Faktury Zaliczkowej. Wydruk jest dostępny z poziomu formularza dokumentu. Na wydruku Faktury Zaliczkowej pojawiają się: kwota zaliczki brutto z podziałem na poszczególne pozycje zestawienie pozycji z Faktury Pro Forma tabela z zestawieniem Faktur Zaliczkowych wpłaconych poprzednio do danej Faktury Pro Forma zawiera datę wystawienia, numer dokumentu i wartość brutto zaliczki. W tabeli uwzględniane są faktury zaliczkowe wystawione z datą wcześniejszą lub taka samą jak bieżąca faktura zaliczkowa. daty otrzymania zaliczek są zgodne z datą wprowadzenia odpowiedniego zapisu w module Kasa/Bank. Na wydruku umieszczane są tylko dane nabywcy (bez odbiorcy) Korekta faktury zaliczkowej Aby udokumentować zwrot zaliczki należy wystawić Fakturę Korygującą do wystawionej wcześniej faktury zaliczkowej. W tym celu należy na liście faktur ustawić kursor na pozycji odpowiadającej fakturze zaliczkowej, a następnie z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki wybrać opcję Korekta wartości (ceny). Uwaga: Korektę faktury zaliczkowej można wykonać tylko poprzez korektę wartościową. W przypadku faktur zaliczkowych nie można wykonać korekty ilości ani VAT. Dokument schemat numeracji jest pobierany zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Faktura zaliczkowa korekta. W systemie jest zdefiniowany domyślny schemat numeracji FAZLK. Nowy schemat numeracji można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Faktura Sprzedaży zgodnie z obowiązującymi w systemie zasadami. Kontrahent dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na fakturze zaliczkowej. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Dokument liczony od zaliczka dotyczy zawsze wartości brutto zamówienia/ umowy. Dlatego ustawiany jest zawsze algorytm liczenia od brutto i Użytkownik nie ma możliwości jego zmiany (również w przypadku korekt). Pozycje Jako pozycje na fakturze korygującej przepisywane są wszystkie towary/ usługi, których dotyczyła faktura zaliczkowa. Użytkownik nie ma możliwości dopisania nowych pozycji. Na liście pozycji widoczne są: Kod, Nazwa kod i nazwa towaru/ usługi. Stawka VAT procentowa stawka VAT dla towaru/ usługi. Zaliczka maksymalna maksymalna kwota zaliczki, jaka może być zwrócona dla danej pozycji. W przypadku, gdy wcześniej były już wystawiane korekty do Faktury Zaliczkowej, maksymalna kwota zaliczki możliwa do zwrotu zostanie odpowiednio pomniejszona o wcześniejsze korekty. W ten sposób program kontroluje, by kwota zwracanych zaliczek nie była większa niż wartość zaliczki wpłaconej.

75 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 75 Kolumna Zaliczka maksymalna jest widoczna na dokumencie tylko podczas jego wystawiania. Po zaakceptowaniu i ponownym podglądzie kolumna nie jest już widoczna. Zaliczka w polu Użytkownik ma możliwość wpisania kwoty zwracanej zaliczki dla danej pozycji. Wpisana kwota (ze znakiem minus) nie może przekroczyć kwoty widocznej w polu Zaliczka maksymalna. Program proponuje zwrot całości zaliczki. Płatności do korekt faktury zaliczkowych są generowane na identycznych zasadach jak płatności tworzone do faktur zaliczkowych (opisane w rozdziale dotyczącym faktur zaliczkowych). Zasady korygowania faktur zaliczkowych: W przypadku korekty do faktury zaliczkowej nie ma możliwości automatycznego, proporcjonalnego podziału kwoty zwracanej na poszczególne pozycje (przycisk pioruna nie jest dostępny). Użytkownik powinien samodzielnie uzupełnić informacje o zwracanych kwotach dla poszczególnych pozycji. Korektę do Faktury Zaliczkowej można zapisać tylko na trwałe (dokument nie może być zapisany do bufora parametr Bufor nie jest dostępny). Wydruk korekty do faktury zaliczkowej jest dostępny z poziomu formularza korekty i zawiera m.in.: numer faktury zaliczkowej korygowanej, wartość wpłaconej zaliczki (brutto) dotyczy tylko pozycji, które zostały skorygowane, wartość zwracanej zaliczki (brutto) Częściowe fakturowanie Wystawianie częściowych WZ i FA pozwala na częściowe wydawanie i fakturowanie towarów/usług. Funkcjonalność ta umożliwia wystawianie wielu dokumentów WZ i wielu FA do jednej FPF Wystawanie Faktury Sprzedaży do Faktury Pro Forma Utworzenie Faktury Sprzedaży do Faktury Pro Forma jest możliwe z poziomu listy Faktur Pro Forma. W tym celu należy ustawić kursor na Fakturze Pro Forma, która będzie przekształcana i wcisnąć przycisk (lub z menu pod przyciskiem strzałki wybrać opcję Faktura Sprzedaży). Faktura częściowa jest widoczna na liście Faktur Sprzedaży. Na utworzonej Fakturze Sprzedaży do Faktury Pro Forma: Dokument schemat numeracji jest zgodny ze schematem określonym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji Faktura sprzedaży z PF. Użytkownik może go zmienić, wybierając jeden ze schematów dostępnych po wciśnięciu przycisku Dokument. Kontrahent - dane kontrahenta są zgodne z danymi podanymi na Fakturze Pro Forma. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Użytkownik ma możliwość zmiany jedynie danych Odbiorcy, z poziomu zakładki Kontrahent. Dokument liczony od algorytm wyliczania na Fakturze Sprzedaży częściowej jest zgodny z algorytmem wybranym na Fakturze Pro Forma (można zmienić algorytm naliczania podatku VAT na FA w buforze po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry Pozwalaj na zmianę netto/brutto). Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości. Pozycje Jeśli wcześniej towar z FPF nie został wydany na dokumentach WZ - na Fakturę Sprzedaży częściową przenoszone są wszystkie pozycje zgodnie z Fakturą Pro Forma. Faktura Sprzedaży częściowa podlega całkowitej edycji. Użytkownik może modyfikować istniejące pozycje, usuwać je lub dodawać nowe. Na tej podstawie program wylicza wartość Faktury częściowej, zawsze odejmując od jej wartości wartość wskazanych zaliczek na zakładce Płatności w tabeli Faktury zaliczkowe. Jeśli wcześniej towar został wydany na dokumenty WZ na Fakturę częściową przenoszone są tylko pozycje, które zostały wydane na WZ, a Użytkownik ma ograniczoną możliwość ich edycji (zmiany ilości, usunięcia itp.). Może natomiast dopisywać nowe pozycje na Fakturze częściowej i na te pozycje, w momencie zatwierdzania Faktury, zostanie wygenerowany dodatkowy dokument WZ. W sytuacji gdy już zostaną wydane wszystkie towary z FPF można nadal generować kolejne dokumenty FA. Wówczas podpowiada się pusty formularz FA, na którym istnieje możliwość dodawania kolejnych pozycji lub zapisania do bufora pustego dokumentu (taka opcja może być przydatna przy fakturowaniu usługi etapami, np. jeśli na Fakturze Pro Forma jest jedna pozycja typu usługa, natomiast fakturowanie tej usługi odbywa się etapami). W przypadku kiedy FPF powiązana jest z RO, wówczas przy wystawianiu FA do FPF na część towaru, fakt ten jest odnotowany również na Formularzu RO. Następuje jednoczesna realizacja RO na część towaru jaki został zafakturowany. Na formularzu RO, na zakładce Dokumenty widoczne jest powiązanie z dokumentami wygenerowanymi z poziomu FPF.

76 Str. 76 Moduł Handel v Uwaga: Na Fakturze Sprzedaży można usuwać pozycje, dodawać nowe. Przy dodawaniu kolejnych Faktur proponowane są pozycje, które do tej pory nie zostały zafakturowane. Korekty wystawionych Faktur częściowych nie mają wpływu na kolejne Faktury do FPF. Towar, kt óry został raz zafakturowany nie wraca na FPF Częściowe rozliczanie zaliczek na FA Zaliczka częściowo rozliczona na Fakturze Sprzedaży jest odpowiednio pomniejszana na kolejnych Fakturach Sprzedaży. Zaliczka może być wielokrotnie wybierana na Fakturach częściowych aż do całkowitego jej rozliczenia. Program podczas wystawiania kolejnej Faktury Sprzedaży do FPF podpowiada te zaliczki, które pozostają do rozliczenia. Domyślnie na Fakturze Sprzedaży proponowane jest rozliczenie wszystkich zaliczek, natomiast istnieje możliwość wskazania, które zaliczki i w jakiej części mają zostać rozliczone na Fakturze. Na zakładce Płatności na formularzu Faktury Sprzedaży w tabelce Faktury zaliczkowe można wskazywać, które zaliczki i w jakiej części mają zostać rozliczone. Tabelka zawiera wszystkie nierozliczone zaliczki wystawione do Faktur Pro Forma, do których wystawiana jest aktualnie Faktura Sprzedaży. Przy wystawianiu kolejnych Faktur Sprzedaży widoczne są tylko te zaliczki, które nie zostały rozliczone. Jeśli dana zaliczka została rozliczona tylko częściowo, wówczas w polu Kwota maks. wyświetlana jest wartość, która pozostaje do rozliczenia. Domyślnie tabela z Fakturami Zaliczkowymi ma ustawienia pól: Użyj na TAK, Stawka VAT zaliczki, Kwota wypełniona ma wartość równą wartości z pola Kwota maks.. Jeśli dana zaliczka ma nie być rozliczana na tym dokumencie, w kolumnie Użyj należy ustawić Nie. Jeśli z danej zaliczki chcemy rozliczyć część, w polu użyj należy zostawić Tak natomiast w polu Kwota należy wpisać kwotę, która ma zostać rozliczona. Wartość z pola Kwota nie może przekroczyć wartości z pola Kwota maks. Po wprowadzeniu zmian w tabelce Faktury zaliczkowe, automatycznie przeliczane są wartości w tabelce VAT. Kwoty z zaliczek pojawiają się w tabelce VAT na minus. Jeśli zaliczki wystawione są na różne stawki VAT, wówczas w tabelce VAT oraz w tabelce Faktury zaliczkowe kwoty zaliczek widnieją w rozbiciu na stawki VAT. Tabela VAT Wartość Faktury częściowej powinna zostać pomniejszona o wartość wpłaconych wcześniej zaliczek. Dlatego w tabeli VAT na Fakturze Sprzedaży częściowej pojawiają się dodatkowe pozycje z wartościami ujemnymi. Odpowiadają one wartości wskazanych w tabeli Faktury zaliczkowe, w polu Kwota zaliczek, które mają zostać rozliczone. Ponadto w tabeli VAT znajdują się standardowe pozycje związane z wartościami wyliczanymi na podstawie pozycji wpisanych na Fakturę Sprzedaży częściową. Wartość całkowita dokumentu jest wyliczana jako suma kolumn z tabelki VAT z uwzględnieniem wierszy ujemnych. Uwaga: W przypadku gdy towary/usługi wydawane są tylko częściowo może zaistnieć sytuacja, że wartość Faktury Sprzedaży będzie mniejsza niż wartość zaliczek, które zostały wybrane do rozliczenia. Przy zatwierdzaniu dokumentu na minus pojawi się komunikat z informacją o próbie zapisu dokumentu z ujemną wartością. Komunikat: Wartość dokumentu jest ujemna. Czy kontynuować zapis? TAK/NIE Po wyborze opcji TAK dokument jest zapisywany z wartością ujemną. Po wyborze opcji NIE Operator wraca na formularz Faktury Sprzedaży na zakładkę Płatności. Wydruki W programie istnieje możliwość wydruku Faktur Sprzedaży częściowych na dwa sposoby: wydruki standardowe w tabeli VAT drukowana jest tylko wartość wynikowa Faktury Sprzedaży częściowa (wartość dokumentu pomniejszona o wartość zaliczek). wydruk Faktura VAT: pełna tabela zaliczek - na którym drukowana jest odrębnie tabela VAT przed odliczeniem zaliczek, tabela VAT dla wpłaconych zaliczek oraz tabela VAT dla wartości po odliczeniu zaliczek

77 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 77 Płatności Płatność do Faktury Sprzedaży częściowej obejmuje kwotę brutto faktury, czyli odpowiednio pomniejszoną o wpłacone wcześniej zaliczki. Zasady tworzenia płatności w module Kasa/Bank dla Faktury częściowej są zgodne z zasadami obowiązującymi dla zwykłych faktur. Zakładka Dokumenty Na zakładce Dokumenty widoczne są numery dokumentów powiązanych. w przypadku Faktury Sprzedaży częściowej mogą to być: PF - Faktura Pro Forma, na podstawie której powstała Faktura Sprzedaży FA Faktury Zaliczkowe wystawione do Faktury Pro Forma KOR faktury korygujące, również zwroty Faktur Zaliczkowych WZ dokumenty WZ wystawione do Faktury Pro Forma Do Faktury Sprzedaży częściowej może zostać przekształconych kilka Faktur Pro Forma w tym celu na liście Faktur Pro Forma należy zaznaczyć dokumenty, które będą przekształcane, a następnie wcisnąć przycisk. Warunki, jakie muszą zostać spełnione są identyczne jak w przypadku przekształcania zwykłych Faktur Pro Forma do Faktury Sprzedaży. Na Fakturze Sprzedaży częściowej uwzględnione zostaną wszystkie wpłacone zaliczki - w tabeli VAT na Fakturze częściowej jako pozycje z kwotami ujemnymi pojawi się suma tabeli VAT z faktur zaliczkowych skojarzonych z poszczególnymi Fakturami Pro Forma. Zasady przekształcania Faktury Pro Forma z Fakturami Zaliczkowymi do Faktury Sprzedaży Częściowej: Po przekształceniu FPF do Faktury częściowej na liście Faktur Pro Forma otrzymuje ona status FA. Faktura Sprzedaży częściowa jest wystawiana w walucie zgodnej z Fakturą Pro Forma i Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany. Jeśli do Faktury Zaliczkowej była wystawiana korekta program pomniejszy wartość wpłaconych zaliczek. Wydruk Faktury częściowej to standardowy wydruk Faktury Sprzedaży. Na wydruku dodano tabelę z numerami skojarzonych Faktur Zaliczkowych. Anulowanie Faktury częściowej nie powoduje anulowania Faktury Pro Forma oraz Faktur Zaliczkowych zostaje jedynie rozpięte powiązanie pomiędzy dokumentami. Faktura częściowa związana z Fakturami Zaliczkowymi nie może zostać zapisana w pliku XML Wystawianie częściowych Wydań Zewnętrznych (WZ) i Faktur Sprzedaży (FA) do tych WZ Istnieje możliwość częściowego wydawania towarów z FPF na dokumencie WZ. Formularz częściowego WZ jest standardowym formularzem WZ i został szczegółowo opisany w rozdziale: Wydania Zewnętrzne. Uwaga: Po wygenerowaniu pierwszego częściowego WZ, na kolejnym podpowiadane są tylko te towary, które nie zostały wykazane na poprzednim dokumencie WZ. Jeśli dokument WZ zostanie skorygowany (zwrot ilości), wówczas towar wróci na FPF i będzie go można kolejny raz wydawać. Po zaznaczeniu Faktury Pro Forma na liście FPF i naciśnięciu ikony Faktura Sprzedaży tworzona jest na sumę wszystkich wystawionych WZ i jest z nimi powiązana. Faktura ta zawiera elementy z wystawionych wcześniej WZ do FPF i nie można zmienić istniejących pozycji, natomiast można dopisywać kolejne pozycje. Na dopisane pozycje tworzony jest kolejny dokument WZ (przy zapisie faktury). Po wystawieniu Faktury Sprzedaży, nadal można wystawiać WZ na pozycje, które nie zostały jeszcze zafakturowane. Kolejne naciśnięcie przycisku WZ pozwoli na wystawienie WZ na pozostające jeszcze na FPF towary. Kolejne naciśnięcie przycisku FA spowoduje utworzenie kolejnej Faktury do FPF, która obejmie te WZ, które zostały wystawione po wygenerowaniu pierwszej Faktury. Dzięki takiemu rozwiązaniu można częściowo fakturować towary, na które została wystawiona zaliczka. Do WZ utworzonych z FPF nie można generować FA ani PA z listy tych dokumentów. Tworzenie Faktur zawsze musi mieć miejsce z poziomu FPF. W przypadku kiedy FPF powiązana jest z RO, wówczas przy wystawianiu WZ do FPF na część towaru, fakt ten jest odnotowany również na Formularzu RO. Następuje jednoczesna realizacja RO na część towaru jaki został wydany na WZ. Na formularzu RO, na zakładce Dokumenty widoczne jest powiązanie z dokumentami wygenerowanymi z poziomu FPF.

78 Str. 78 Moduł Handel v Fiskalizacja Faktur Zaliczkowych W przypadku fiskalizacji Faktur Zaliczkowych na wydruku Paragonu fiskalnego pojawiają się zbiorczo kwoty wyliczone dla poszczególnych stawek VAT (tabela VAT), bez poszczególnych pozycji. Kwoty są drukowane w określonej postaci: Zaliczka + nazwa stawki VAT (z konfiguracji), Ilość =1.0000, Jm = szt. Cena = wartość brutto zaliczki dla danej stawki Fiskalizacja Faktury Finalnej może być przeprowadzona na dwa sposoby, w zależności od ustawienia w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry parametru Fiskalizacja Faktur Finalnych skojarzonych z Fakturami Zaliczkowymi pełny Paragon bez zaliczek: parametr odznaczony Faktura Finalna jest drukowana w podobny sposób jak Faktura Zaliczkowa. Na drukarkę fiskalną wysyłane są jedynie kwoty z tabeli VAT na dokumencie (jako Rozliczenie zaliczki). Ponieważ na Fakturze Finalnej w tabeli VAT są zarówno wartości dodatnie jak i ujemne do drukarki wysyłana jest suma tych wartości w poszczególnych stawkach. Parametr powinien być odznaczony w przypadku, gdy Użytkownik wcześniej fiskalizuje Faktury Zaliczkowe - wtedy na drukarce fiskalnej jest zarejestrowana rzeczywista wartość transakcji (wartość Faktury Finalnej jest pomniejszona o wpłacone wcześniej zaliczki). parametr zaznaczony - na drukarce fiskalnej drukowany jest Paragon ze wszystkimi pozycjami towarowymi, a wartość zarejestrowana na drukarce fiskalnej nie jest pomniejszana o wpłacone zaliczki. Parametr powinien być zaznaczony w przypadku, gdy Użytkownik nie fiskalizuje faktur zaliczkowych - wtedy wartość transakcji jest rejestrowana w całości na podstawie Faktury Finalnej. Uwaga: Należy pamiętać, że Faktury Zaliczkowe są liczone algorytmem od brutto, w związku z czym zawsze istnieje możliwość ich fiskalizacji. Natomiast w przypadku Faktury Finalnej jej algorytm jest zgodny z algorytmem Faktury Pro Forma (netto/ brutto), a możliwość jej fiskalizacji jest uzależniona od wykorzystanego algorytmu (tylko brutto). Jeśli transakcja docelowo ma być zarejestrowana na drukarce fiskalnej - Użytkownik już podczas wystawiania Faktury Pro Forma musi ustawić prawidłowy algorytm (brutto) tak, aby możliwa była fisklizacja zarówno Faktur Zaliczkowych, jak i Faktury Finalnej Faktury Zaliczkowe i Faktury Sprzedaży częściowe w walutach obcych Jeśli Użytkownik wystawia dokumenty w walutach obcych (szczegóły opisane w odrębnej części podręcznika związanej z wielowalutowością), może również rejestrować i rozliczać zaliczki wpłacane w walutach obcych. Wystawianie Faktur Zaliczkowych do Faktur Pro Forma w walutach obcych przebiega podobnie, jak przypadku dokumentów złotówkowych. Należy pamiętać o kilku zasadach: 1. Można wystawiać Faktury Zaliczkowe i Faktury Częściowe na takich samych zasadach jak opisane wyżej w złotych polskich. 2. Nie można wystawiać Faktur Zaliczkowych do Faktury Pro Forma w przypadku, gdy na FPF zaznaczony jest parametr Płatność walutowa dokumentu od wartości PLN (w zależności od konfiguracji parametr może być widoczny na zakładce Płatności na FPF, gdzie Użytkownik może go zmienić lub być zaznaczony bezpośrednio w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry). Jeśli wartość FPF wyliczana jest przy włączonej opcji liczenia płatności od wartości PLN przy próbie utworzenia Faktury Zaliczkowej, pojawi się komunikat informujący o blokadzie. 3. Nie ma możliwości wystawiania dokumentów WZ (częściowego wydawania towarów) dla Faktur Pro Forma w walucie obcej. 4. Faktura Zaliczkowa musi być wystawiona w takiej samej walucie, jak Faktura Pro Forma. Natomiast na Fakturze Zaliczkowej Użytkownik może zmienić zarówno typ kursu waluty, datę kursu jak i notowanie (w przypadku kursu ręcznego). 5. W przypadku, gdy na Fakturze Pro Forma został naliczony podatek VAT, będzie on naliczany na wszystkich kolejnych dokumentach (Fakturach Zaliczkowych i Fakturze Sprzedaży częściowej), a Użytkownik nie będzie miał możliwości zmiany ustawienia parametru Naliczaj VAT. 6. Po utworzeniu Faktury Sprzedaży częściowej Użytkownik ma możliwość pełnej edycji listy pozycji. 7. Wyliczanie tabeli VAT na Fakturze Sprzedaży częściowej w walucie różni się od sposobu wyliczania tabeli VAT na Fakturach Sprzedaży częściowych w PLN. Na Fakturze częściowej w walucie w tabeli VAT pojawia się dla każdej stawki VAT suma wartości wpłaconych zaliczek (w PLN) w dwóch pozycjach: na plus i na minus. Natomiast wartość Faktury Sprzedaży częściowej jest wyliczana w oparciu o wartość Faktury Sprzedaży częściowej w walucie (wartość całkowita dokumentu w walucie pomniejszona o wartość zaliczek w walucie) oraz kurs z Faktury częściowej.

79 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 79 Przykład FPF: EUR FAZL: EUR, kurs 1 EUR= 3.00 PLN (wartość zaliczki w PLN: PLN) FA częściowa: EUR, kurs 1 EUR = 3.50 PLN W tabeli VAT pojawią się pozycje: 0% PLN wartość zaliczki w PLN na plus 0% PLN wartość zaliczki w PLN na minus 0% 525 PLN Wartość faktury częściowej: (200 EUR 50 EUR) * Sprzedaż dedykowana Okno Sprzedaż dedykowana jest dostępne w menu Handel. Funkcja Sprzedaż dedykowana ma na celu ułatwienie obsługi klienta i przyspieszenie procesu sprzedaży. Głównym założeniem podczas projektowania okna było zgromadzenie w jednym miejscu kluczowych informacji na temat kontrahenta. Zasady obsługi okna zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie. Z poziomu okna Użytkownik ma od razu dostęp do informacji o warunkach płatności przyznanych kontrahentowi, jego zadłużeniu czy wpłaconych zaliczkach. Z poziomu okna istnieje możliwość wystawienia dokumentu sprzedaży (faktury, WZ), zarejestrowania rezerwacji dla kontrahenta. W tabeli z zadaniami CRM można nie tylko podglądnąć zadania do wykona skojarzone z kontrahentem, ale również zarejestrować kontakt (np. przeprowadzoną rozmowę telefoniczna), można także podglądać i tworzyć nowe oferty dla klientów czy rejestrować informacje o przepływie dokumentów w firmie w bibliotece dokumentów. Z poziomu zakładki Serwis można podglądać zlecenia serwisowe, wystawiać nowe zlecenia i przekształcać je do FS, PA, RW, WZ. W związku z tak szeroką funkcjonalnością okno Sprzedaż dedykowana podzielone jest na pięć części: pierwsza zawiera dane kontrahenta oraz informacje na temat warunków płatności. druga to wykres przedstawiający sprzedaż dla danego kontrahenta z ostatnich trzech miesięcy trzecia to tabela z dokumentami wystawionymi dla kontrahenta (Faktury Sprzedaży, WZ, Rezerwacje Odbiorcy, Faktury Pro Forma) czwarta to tabela zawierająca zadania, kontakty, oferty związane z danym kontrahentem, zarejestrowane w module CRM piąta część to zakładka zawierająca zlecenia związane z danym kontrahentem, ewidencjonowane w module Serwis Rys. Sprzedaż dedykowana

80 Str. 80 Moduł Handel v Informacje o kontrahencie Dane kontrahenta oraz informacje o warunkach płatności są pobierane bezpośrednio z karty kontrahenta. Dane te mają charakter informacyjny i nie są edytowalne. Z poziomu okna można: - wysłać wiadomość do kontrahenta (adres jest pobierany z karty kontrahenta) - wywołać raport przedstawiający historie obrotów z kontrahentem - wywołać zestawienie wszystkich rabatów przyznanych kontrahentowi. Informacja o przyznanym limicie kredytu oraz aktualnym zadłużeniu pobierana jest z karty kontrahenta. Kwota przeterminowanych płatności jest zawsze wyliczana na bieżąco, w stosunku do daty bieżącej. Natomiast kwota wpłaconych zaliczek pobierana jest z listy zapisów kasowych/ bankowych (są to nierozliczone zapisy KP zarejestrowane dla kontrahenta). Obok pól znajdują się przyciski umożliwiające: - Po terminie wywołanie listy przeterminowanych płatności (Preliminarz płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji) - Zaliczki wywołanie listy wpłaconych zaliczek (Zapisy kasowe/ bankowe podmiotu zawężone do listy zapisów nierozliczonych) - Zadłużenie wywołanie listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz płatności podmiotu) kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta. Kwota kredytu pozostająca jeszcze do wykorzystania (Pozostało) jest wyliczana jako różnica pomiędzy przyznanym limitem kredytu oraz kwotą zadłużenia Sprzedaż za ostatnie trzy miesiące Wykres przedstawia raport sprzedaży dla kontrahenta za ostatnie trzy miesiące (włączając miesiąc bieżący). Dla porównania na wykresie znajduje się informacja o tym, jak kształtowała się sprzedaż za ten sam okres w roku poprzednim. Panel wykresu rozwijany jest za pomocą pionowego przycisku Wykres sprzedaży. Ustalenie widoczności panelu wykresu na stałe włącza się przez wciśnięcie przycisku pinezki Dokumenty sprzedaży. Tabela z dokumentami wystawionymi dla kontrahenta zawiera zakładki: Faktury zawiera listę faktur wystawionych dla kontrahenta Wydania zawiera listę dokumentów WZ dla kontrahenta Rezerwacje zawiera listę dokumentów RO rezerwacji dokonanych przez kontrahenta Faktury Pro Forma zawiera listę dokumentów FPF, wystawionych dla kontrahenta Oferty dokumenty tworzone w module Comarch OPT!MA Ofertowanie (widoczna tylko w przypadku, gdy Użytkownik posiada moduł Comarch OPT!MA Ofertowanie) Tylko bufor - wyświetlana lista może zawierać wszystkie wystawione dla kontrahenta dokumenty lub tylko te w buforze. Zasady dotyczące obsługi list dokumentów, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. - z poziomu listy istnieje możliwość wystawiania nowych dokumentów dla kontrahenta. W zależności od zakładki możliwe jest dopisanie nowej Faktury Sprzedaży, nowego dokumentu WZ, zarejestrowanie nowej rezerwacji lub Faktury Pro Forma. Zasady wystawiania oraz przekształcania FA/ WZ/ RO/ FPF w oknie Sprzedaży dedykowanej są identyczne jak w przypadku dokumentów wystawianych z poziomu listy.

81 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str CRM Na liście widoczne są albo zadania skojarzone z kontrahentem, albo kontakty. Tylko w realizacji parametr umożliwia zawężenie listy tylko do kontaktów/ zadań do tych, które nie zostały jeszcze zrealizowane. Jeśli parametr nie jest aktywny lista zawiera wszystkie zadania lub kontakty zarówno te aktualne jak już zrealizowane. Z poziomu listy można dopisać nowy kontakt/ zdanie. W zależności od aktywnej zakładki dodawany jest albo kontakt albo zadanie (aktywny znacznik na formularzu). Z poziomu zakładki Zadania dostępny jest parametr Tylko przeterminowane (po zaznaczeniu widoczne będą wyłącznie zadania, dla których upłynął ustalony termin realizacji). Dostęp do zadań uzależniony jest od parametru na karcie operatora Dostęp do zadań innych operatorów. Jeśli nie jest on zaznaczony, dany operator będzie miał dostęp tylko do swoich zadań. Z poziomu zakładki Biblioteka widoczne są dokumenty wystawiane w module Obieg dokumentów związane z danym kontrahentem. Z poziomu listy można tworzyć nowe dokumenty. Z poziomu zakładki Oferty widoczne są oferty handlowe wystawione w module CRM dla danego kontrahenta. Z poziomu listy można tworzyć nowe oferty Zlecenia serwisowe Tylko otwarte parametr pozwala zawęzić listę do zleceń, które nie zostały jeszcze zamknięte (kolor zielony). Z poziomu listy można tworzyć nowe zlecenia, przekształcać je do Faktur Sprzedaży, Paragonów, Rozchodów Wewnętrznych i Wydań Zewnętrznych Faktury Zakupu Co należy wiedzieć o Fakturach Zakupu Faktury Zakupu są dokumentami handlowymi. Powodują naliczenie wartości netto, brutto, podatku VAT i generują płatności. Każda Faktura Zakupu powinna być powiązana po zatwierdzeniu z dokumentem magazynowym PZ. Dokumenty FZ w buforze oraz niepowiązane z dokumentem magazynowym wpływają jedynie na zamawianą ilość towaru, widoczną na liście zasobów magazynowych w kolumnie Zamówienia. Nie powodują wprowadzenia towaru na magazyn. Dopiero powiązanie FZ z dokumentem PZ (Przyjęcie Zewnętrzne), który jest dokumentem magazynowym, skutkuje przyjęciem towaru na magazyn Lista Faktur Zakupu Listę faktur wyświetlamy z poziomu menu Handel/ Faktury zakupu. Na liście widać wszystkie wystawione dotychczas dokumenty zakupu. Standardowo lista zbudowana jest z kolumn: Numer dokumentu numer dokumentu nadany zgodnie ze zdefiniowanym schematem numeracji. Dokument źródłowy numer dokumentu źródłowego (np. faktury otrzymanej od dostawcy). Status pole określa powiązanie Faktury Zakupu z innym dokumentem: puste pole oznacza brak takich powiązań. PZ - Faktura Zakupu skojarzona jest z Przyjęciem Zewnętrznym. V dokument zaksięgowany do rejestru zakupu VAT. W- faktura wewnętrzna sprzedaży Data wpływu data wpływu faktury od dostawcy Data zakupu data zakupu towaru Kontrahent pierwsza linia nazwy Dostawcy Magazyn wskazuje magazyn, na który został przyjęty dany towar. Moduł Handel daje możliwość obsługi wielu magazynów. Obowiązuje przy tym zasada, że jeden dokument dotyczy tylko jednego magazynu. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych. Miasto miejsce siedziby kontrahenta Netto/ Brutto wartość netto/ brutto FZ.

82 Str. 82 Moduł Handel v Rys. Lista Faktur Zakupu Oprócz standardowych przycisków, lista obsługiwana jest przez przyciski: - Księgowanie do rejestru VAT zaksięgowanie zaznaczonych FZ. Na podstawie jednej Faktury Zakupu tworzony jest jeden zapis w rejestrach VAT. Do rejestrów VAT faktura przenoszona jest z numerem dokumentu źródłowego. Zasady księgowania zostały opisane w rozdziale Zapis w rejestrach VAT. - Generowanie dokumentu PZ następuje po zaznaczeniu odpowiedniego dokumentu FZ. Zasady zostały opisane w rozdziale Od Faktury Zakupu do PZ - tworzenie Faktury Wewnętrznej Sprzedaży na podstawie Faktury Zakupu - Księgowanie do księgowości kontowej dla posiadaczy modułu Księgi Handlowej możliwe jest księgowanie Faktur Zakupu według wcześniej zdefiniowanego schematu. Opisane zostało w rozdziale Współpraca z innymi modułami systemu Comarch OPT!MA. - Korekta po wciśnięciu przycisku wywoływany jest domyślnie formularz korekty ilości. Wszystkie możliwe korekty (ilości, wartości, stawki VAT i nota korygująca) dostępne są po wciśnięciu przycisku strzałki widocznej obok przycisku. - Kontrola duplikacji wystawionych dokumentów Porządek i zawartość listy zależy między innymi od ustawionych opcji filtrowania. Zasady obsługi listy zostały szczegółowo opisane w rozdziale Standardy w programie. Formularz faktury, który pojawi się na ekranie po naciśnięciu na liście klawisza Dodaj lub <INS> podzielony jest na zakładki: Ogólne, Kontrahent, Płatności, Dokumenty, Atrybuty oraz Kaucje (przy włączonej obsłudze kaucji). Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

83 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Formularz FZ: zakładka Ogólne Zakładka zawiera podstawowe dane, które musimy wypełnić, aby wystawić fakturę. W przypadku prostych dokumentów, które nie wymagają np. specjalnych ustaleń dotyczących płatności czy sprawdzania danych kontrahenta wypełnienie kolejnych pól na tej zakładce całkowicie wystarcza, aby dokonać zakupu. Kolejne pola zakładki Ogólne to: Dokument typ dokumentu w klasie Faktura zakupu. Determinuje on, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu. Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich typów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny schemat numeracji. Numer to, co wyświetla się obok pola numer zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeracji). W zależności od schematu numeracji wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, w ustalonej przez użytkownika kolejności, które zawierały będą poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca rejestr (serię) naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii i pozwoli na wskazanie właściwej. W chwili wystawiania faktury (<INS>) w sekcji numeru kolejnego wpisane jest AUTO. Numer kolejny nadawany jest automatycznie w chwili zatwierdzania dokumentu (pełnego lub do bufora). Użytkownik może nadać własny numer kolejny faktury, wprowadzając go z klawiatury. W przypadku, gdy istnieje już faktura o takim numerze nie da się zapisać dokumentu, a program poinformuje o przyczynie stosownym komunikatem. Numer obcy numer faktury otrzymanej od kontrahenta. Wystawiając nową Fakturę Zakupu kursor zawsze ustawia się w tym polu. Program nie pozwoli na zatwierdzeniem FZ bez podania numeru dokumentu u dostawcy. Kontrahent to miejsce na wpisanie lub wybór z listy kontrahenta, z którym zawieramy transakcję. Standardowo program proponuje wybór z listy kontrahentów, ale naciskając strzałkę obok przycisku kontrahent, uzyskujemy dostęp do list pracowników, wspólników, urzędów lub banków. Kategoria kategoria zakupu skojarzona z dokumentem kopiowana jest z karty kontrahenta. Jest to wyłącznie propozycja programu. Naciskając przycisk Kategoria dostaniemy się do listy kategorii, z której możemy wybrać właściwą (domyślnie typu Koszty). Nazwę kategorii można oczywiście wpisać z klawiatury. Wybór i wpisanie kategorii związanej z fakturą jest ważne nie tylko z punktu widzenia raportowania analiz. W chwili zaksięgowania transakcji kategoria może być przenoszona do rejestru VAT i tam w znaczący sposób uzupełnia gromadzone dane. Magazyn magazyn, na który docelowo ma trafić kupowany towar. Istnieje możliwość powiązania magazynu z operatorem/ stanowiskiem (więcej szczegółów w części Informacje dodatkowe). Istnieje możliwość zmiany magazynu na dokumencie, gdzie zostały już wpisane pozycje (towary). Zmiana magazynu jest możliwa do czasu zapisania dokumentu na trwałe. Dodatkowo, w module HANDEL PLUS możliwe jest wystawienie Faktury Zakupu, na której dla każdej pozycji można określić inny magazyn (szczegóły opisano w rozdziale Handel Plus) Uwaga: Możliwość zmiany nie dotyczy dokumentów, powstających w wyniku przekształcenia innego dokumentu (np. ZD FZ).

84 Str. 84 Moduł Handel v Rys. Formularz Faktury Zakupu Data wystawienia data wystawienia faktury przez dostawcę Data zakupu data zakupu towaru (data sprzedaży towaru przez odbiorcę) Data wpływu data wpływu Faktury Zakupu, wg tej daty faktura zapisywana jest do rejestru VAT zakupu. Faktura liczona od netto lub brutto. Określamy tutaj algorytm, wg którego liczony będzie podatek VAT. Jeśli od: netto najpierw wyliczana będzie wartość netto faktury w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT jako % od tej kwoty. Wartość brutto będzie sumą netto i VAT. brutto najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT Algorytm liczenia można ustalić jeśli na fakturę nie są jeszcze wpisane żadne pozycje. W momencie wpisania pierwszego towaru możliwość zmiany jest blokowana. Aby była możliwość zmiany algorytmu naliczania podatku VAT na FZ w buforze, na której są już pozycje należy zaznaczyć w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry Pozwalaj na zmianę netto/brutto. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości. Płatność proponowany typ płatności jest zgodny z deklaracją na karcie ewidencyjnej kontrahenta (dostawcy). Jeśli kontrahenta nie wybierzemy standardowo ustawiana jest gotówka. Formę płatności można dowolnie zmieniać podczas wystawiania FZ. Termin termin płatności jest zgodny z terminem związanym z daną formą płatności i ustalonym w konfiguracji programu. Termin można dowolnie zmieniać podczas wystawiania dokumentu. Ustalając termin można korzystać z kalendarza. Obok pola widoczna jest ilość dni dzieląca datę wystawienia faktury i termin płatności. Pole Termin nie jest dostępne jeśli wpisana forma płatności to gotówka z terminem 0. Netto - łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej. Razem brutto łączna wartość brutto faktury (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany. Zapłacono to kwota, która została zapłacona przez kontrahenta. Pole to wypełniane jest dopiero wtedy, gdy płatność zostanie dokonana. Np. jeśli faktura jest płatna gotówką, pole Zapłacono zostanie wypełnione po zatwierdzeniu dokumentu, gdy odpowiedni zapis o wpłacie znajdzie się wśród zapisów kasowych. Pozostaje różnica pomiędzy całkowitą wartością brutto faktury, a kwotą zapłaconą.

85 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 85 Bufor to parametr, który: jeśli jest włączony faktura może zostać zapisana do bufora. Dokument w buforze podlega całkowitej edycji, można go usunąć, jednak dokument taki nie może być przekształcony do PZ przyjęcia magazynowego. jeśli jest wyłączony zapis faktury jest trwały. Nie można na niej dokonywać żadnych zmian (oprócz dostępnych w programie korekt). PZ parametr odpowiedzialny jest za automatyczne tworzenie dokumentu magazynowego PZ w trakcie zapisywania Faktury Zakupu (FZ). Nie można jednocześnie zaznaczyć parametru Bufor i PZ. jeśli parametr jest zaznaczony zapis Faktury Zakupu generuje dokument Przyjęcia Zewnętrznego (towar zostaje przyjęty na magazyn) jeśli parametr jest odznaczony (puste pole) możliwy jest zapis faktury na trwałe albo do bufora, ale niezwiązany jest z tym żaden dokument magazynowy. W celu przyjęcia towaru na magazyn należy na podstawie zapisanej Faktury Zakupu wygenerować Przyjęcie Wewnętrzne Formularz FZ: zakładka Kontrahent Zakładka Kontrahent podzielona jest na dwie części. w pierwszej umieszczone są dane Dostawcy, w drugiej Nadawcy (towaru/usługi). Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta - dostawcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian). Standardowo program proponuje tą samą firmę jako dostawcę i nadawcę faktury, chyba że na karcie kontrahenta w zakładce Dodatkowe jest ustalony Odbiorca domyślny. Wtedy proponowane są jego dane jako Nadawcy. Wyświetlone dane są pobierane z karty ewidencyjnej kontrahenta wprowadzonego na zakładce Ogólne. W razie konieczności, z poziomu zakładki Kontrahent na dokumencie można zmienić zarówno: Dostawcę. Jeśli zmienimy dostawcę, zmieni się również Nadawca Nadawcę. Zmiana nadawcy nie pociąga za sobą zmiany Dostawcy. Może się zdarzyć, że nadawcą usługi lub towaru jest ktoś inny niż dostawca. W trakcie wystawiania faktury można z poziomu tej zakładki zmienić zawartość danych o dostawcy lub nadawcy. Zmiana ta nie wpłynie na informacje zapisane na ich kartach ewidencyjnych, ale zostanie zapamiętana wraz z fakturą Formularz FZ: zakładka Płatności Na zakładce Płatności znajdują się między innymi: kwoty netto, VAT i brutto wynikające z wartości wprowadzonych na dokument pozycji oraz dłuższe pole przeznaczone na dodatkowy opis faktury. Wprowadzony tutaj opis zostanie zapamiętany wraz z dokumentem i pojawia się na wydruku. Najważniejszą informacją znajdującą się na tej zakładce są dane o płatnościach związanych z wystawianym dokumentem. Zawarte są one w tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól: Termin data realizacji zapłaty. Termin dla każdej dodawanej płatności jest wyliczany na podstawie daty wystawienia faktury i terminu zdefiniowanego dla wskazanej formy płatności. Forma płatności forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana Waluta waluta rozliczenia płatności, domyślnie zgodna z walutą dokumentu FZ. Zmiany waluty rozliczenia można dokonać po zapisaniu dokumentu na trwałe, z poziomu Preliminarz płatności. Kwota wartość płatności Kwota rozliczona wypłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że zapłaciliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę. Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami: - dodanie nowej raty płatności. - edycja pozycji możliwość wprowadzania zmian. - usunięcie pozycji z listy płatności. Uwaga: Przy dzieleniu płatności na raty program proponuje kolejne wpłaty na kwotę brakującą do wartości faktury. Jeśli wartość faktury zostanie przekroczona proponowane jest zero. Jednak w bardziej skomplikowanych przypadkach nie jest w stanie automatycznie przeliczać kwot tak, aby suma rat zgadzała się z wartością faktury. Jeśli kwoty te są różne, program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu.

86 Str. 86 Moduł Handel v Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko podczas wprowadzania faktury i podczas edycji faktur z bufora. Na fakturach zatwierdzonych nie ma możliwości wprowadzania tutaj zmian, ani rozliczania faktur z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych każda wpłata w nich zapisana będzie automatycznie widoczna na fakturze. Program umożliwia również z tego poziomu rozliczenie zaliczek wpłaconych dostawcy. Rozliczanie zaliczek zostało opisane w rozdziale Rozliczanie zaliczek. Na zdarzeniu w Preliminarzu powiązanym z Fakturą Zakupu w pole Opis przepisywana jest informacja zarówno o numerze dokumentu w systemie, jak i o numerze dokumentu źródłowego Formularz FZ: zakładka Dokumenty Zakładka ta zawiera listę związanych z fakturą dokumentów. Będą tu wyświetlane wszystkie dokumenty korygujące, zapisy w rejestrze VAT i dekrety księgowe. Lista składa się z czterech kolumn: Numer dokumentu skojarzonego z fakturą Typ dokumentu związanego z fakturą. W szczególności pole to może przyjmować wartość : PZ Przyjęcie Zewnętrzne skojarzone z Fakturą Zakupu KOR korekta Faktury Zakupu PKA dokument Przyjęcia Kaucji IN deklaracja Intrastat wygenerowana na podstawie FZ FWS Faktura Wewnętrzna Sprzedaży FWZ Faktura Wewnętrzna Zakupu VAT zapis faktury w rejestrze zakupów VAT DEK dekret księgowy, który powstał w wyniku zaksięgowania Faktury Zakupu na odpowiednie konta Data dokumentu skojarzonego z fakturą Netto wartość netto dokumentu skojarzonego - przycisk pozwala na podglądnięcie odpowiedniego dokumentu, np. wciśnięcie przycisku, jeśli kursor znajduje się na dokumencie typu VAT, umożliwi podejrzenie odpowiedniego zapisu w rejestrze zakupów Wpisywanie pozycji na FZ Podczas wpisywania pozycji na Fakturę Zakupu należy podać następujące informacje: Kod, Nazwa kod i nazwę towaru/ usługi. Ilość wprowadzenie i potwierdzenie kodu przeniesie kursor w pole ilość. Proponowany jest zakup 1 jednostki towaru. Ilość można zmienić wpisując ją z klawiatury lub przesuwając pokrętło znajdujące się po prawej stronie pola. Jednostka miary program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Jeśli zakup odbywa się w jednostkach pomocniczych wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola J.m. (lub strzałkę w dół z klawiatury) i wskazać na jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej. Cena początkowa cena zakupu podstawowej jednostki miary. Proponowana jest cena zakupu, w jakiej ostatnio zakupiony był towar. Można ją zmienić. Cena początkowa wpisywana na FZ nie powinna uwzględniać ewentualnych rabatów udzielonych na Fakturze Zakupu. Dopiero na jej podstawie i w oparciu o wartość rabatu wyliczana jest cena końcowa towaru na Fakturze Zakupu (która powinna być zgodna z końcową ceną na fakturze od dostawcy). Cena może być: podana netto lub brutto w zależności od wybranego algorytmu liczenia podatku VAT wyliczona w zależności od wskazanej jednostki miary. W cenniku pokazana jest cena zakupu dla jednostki podstawowej. Zmiana na jednostkę pomocniczą automatycznie przeliczy cenę za tę jednostkę. Ogólnie mówiąc program zapamiętuje cenę zakupu netto jednostki podstawowej towaru i w chwili ponownego zakupu jest w stanie odpowiednio ją przeliczyć (netto/brutto, jednostka podstawowa/ jednostka pomocnicza). Rabat rabat udzielony dla ceny początkowej. Cena cena końcowa (transakcyjna) towaru, na podstawie której wyliczana jest wartość towaru. Powinna być zgodna z ceną towaru na fakturze od dostawcy. Wartość wartość pozycji (netto lub brutto w zależności od stosowanego algorytmu liczenia podatku VAT) Uwaga: Istnieje możliwość wystawiania dokumentów FZ i PZ wpisując ilość towaru i jego wartość (pole jest dostępne do edycji). W takim przypadku program wyliczy przybliżona cenę zakupu (z dokładnością do zaokrągleń).

87 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 87 Formularz pozycji wpisanej na Fakturę Zakupu jest zbliżony do formularzy na innych dokumentach i został opisany w rozdziale Formularz pozycji na fakturze. Należy jedynie pamiętać, że na dokumentach zakupu (FZ, ZD, PZ) nie ma możliwości zmiany domyślnej grupy cenowej (cena zawsze dotyczy ceny zakupu). Zatwierdzenie Faktury Zakupu powoduje zmianę ceny zakupu na karcie towaru. Należy jednak pamiętać, że w przypadku gdy cena zakupu na karcie jest określona w walucie obcej wprowadzenie FZ powoduje zmianę ceny, natomiast waluta pozostaje bez zmian (cena jest przeliczana po kursie z nagłówka dokumentu). Wyjątkiem jest wprowadzenie dokumentu przychodowego (FZ, PZ) w innej walucie obcej wtedy zmianie ulega zarówno cena jak i waluta Edycja tabeli VAT na dokumentach zakupu Czasem zdarzają się sytuacje, gdy użytkownik otrzymuje od dostawcy fakturę z kwotą VAT czy brutto różniącą się od tej, którą wyliczył program Comarch OPT!MA. Różnice są zwykle niewielkie i wynikają z różnych algorytmów wyliczania wartości. Niemniej użytkownik powinien zarejestrować dokument PZ / FZ w takiej postaci, w jakiej otrzymał go od dostawcy. Aby umożliwić rejestrację takich dokumentów w programie dopuszczalna jest edycja tabeli VAT. Tabela ta znajduje się na zakładce Płatności (formularz dokumentu) i zawiera wyliczone przez program kwoty netto, VAT i brutto w poszczególnych stawkach. Tabela VAT jest edytowalna tylko na Fakturach Zakupu, dokumentach Przyjęcia Zewnętrznego i dokumentach korygujących do FZ i PZ. Aby zmienić kwotę należy dwukrotnie kliknąć na wybranej pozycji w tabeli. Wtedy dostępne będą odpowiednio pola: jeśli dokument wystawiony jest w cenach netto: dostępne będą kwota VAT i kwota brutto. Jeśli zmieniona zostanie kwota VAT automatycznie przeliczy się wartość brutto i odwrotnie: zmiana kwoty brutto spowoduje przeliczenie kwoty VAT. Kwota netto jest stała. jeśli dokument wystawiony jest w cenach brutto: dostępne będą kwota VAT i kwota netto. Jeśli zmieniona zostanie kwota VAT automatycznie przeliczy się kwota netto i odwrotnie: zmiana kwoty netto spowoduje zmianę kwoty VAT. Kwota brutto jest stała. Uwaga: przeliczenie kwot w tabeli VAT przebiega w ten sposób, by zgadzało się równanie: Netto + VAT = Brutto. Równocześnie program kontroluje by na dokumentach zakupu nie wystąpiła sytuacja, że jedna z kwot jest ujemna. Wartości ujemne są dopuszczalne tylko na dokumentach korygujących. Zmiany wprowadzone w tabeli VAT są zapamiętane na dokumencie. W oparciu o nowe kwoty generowane są wszelkie zapisy w module Kasa/ Bank oraz zapisy w Rejestrach VAT czy Księdze Handlowej (podczas księgowań) Tabela VAT a dokumenty skojarzone Konwersja FZ PZ W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Konwersja FZ do PZ przenoś usługi na PZ. Ma on istotny wpływ na tworzenie dokumentu PZ w oparciu o zarejestrowaną wcześniej Fakturę Zakupu. Jeśli na Fakturze Zakupu dokonano zmian w tabeli VAT są one przenoszone na PZ zgodnie z przyjętą zasadą. Jeśli parametr jest aktywny wszystkie pozycje z FZ (zarówno towary jak i usługi) są przenoszone na PZ. W związku z tym przeliczanie wartości na PZ nie jest konieczne. Program przepisuje tabelę VAT na dokument PZ uwzględniając zmiany wprowadzone na Fakturze Zakupu. Jeśli parametr nie jest aktywny, ale na FZ występują tylko towary - wszystkie pozycje z FZ są przenoszone na PZ. W związku z tym przeliczanie wartości na PZ nie jest konieczne. Program przepisuje tabelę VAT na dokument PZ uwzględniając zmiany wprowadzone na Fakturze Zakupu. Jeśli parametr nie jest aktywny, a na FZ występują zarówno towary jak i usługi program przenosi na PZ tylko część pozycji. W związku z tym konieczne jest przeliczenie wartości na PZ. Program od nowa przelicza tabelę VAT i zmiany wprowadzone na FZ nie są uwzględnione. Konwersja PZ FZ W przypadku zmian wprowadzonych w tabeli VAT na dokumencie PZ, w trakcie jego konwersji do Faktury Zakupu zmiany z tabeli VAT są przenoszone na dokument handlowy. Podobnie w przypadku gdy Faktura Zakupu jest tworzona na podstawie kilku dokumentów PZ. Tabela VAT na fakturze jest sumą kwot ustalonych na poszczególnych PZ Księgowanie dokumentów Podczas księgowania dokumentów do rejestrów VAT następuje dodatkowe rozbicie na kategorie w poszczególnych stawkach. Jeśli zmieniane były kwoty w tabeli VAT różnice pomiędzy tym, co wyliczył program, a tym, co wpisał użytkownik w danej stawce zostaną doliczone do kategorii z największymi wartościami Kontrola duplikacji dokumentów W Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Kontrola duplikacji zapisów w Rejestrze VAT i na fakturach zakupu. Po zaznaczeniu tego parametru Użytkownik ma możliwość określenia według jakich pól system ma

88 Str. 88 Moduł Handel v sprawdzać czy występują zduplikowane dokumenty. Kontrola duplikacji wymaga wyboru co najmniej dwóch parametrów kontroli. Użytkownik ma możliwość kontroli duplikacji dokumentów na Fakturach Zakupu według następujących pól: NIP Kontrahenta, Akronim podmiotu, Numer dokumentu, Kwota netto dokumentu, Kwota brutto dokumentu, Data wystawienia, Data zakupu. Funkcja jest dostępna z poziomu listy Faktur Zakupu pod ikoną : Podczas dodawania nowego dokumentu, przy zapisie sprawdzana jest unikalność FZ na podstawie zaznaczonych kryteriów w konfiguracji, w przypadku duplikacji generowany jest komunikat: Znaleziono dokument (-y) o podobnych danych. Czy mimo to chcesz zapisać dane? Wciśnij Tak, aby zapisać lub Nie, aby zobaczyć dane znalezionego dokumentu (-ów): 5.13 Zamówienie u dostawcy Co należy wiedzieć o Zamówieniach u Dostawcy Funkcja pozwala na odnotowanie informacji o złożonym Zamówieniu u Dostawcy. Każde zamówienie generowane jest dla kontrahenta i dotyczy wybranego magazynu. Mamy dwa sposoby tworzenia zamówień: Zamówienia tworzone ręcznie z poziomu listy zamówień. Zamówienia automatyczne, tworzone na podstawie listy braków z poziomu listy zasobów lub z poziomu menu Handel/ Raport braków. Zamówienie nie ma wpływu na ilość towaru w magazynie. Zamówiona ilość towaru widoczna jest na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Zatwierdzone zamówienie może zostać automatycznie przekonwertowane do PZ (Przyjęcia Zewnętrznego). Informacja o zamówionej ilości pojawia się na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Na ilość tą mają wpływ oprócz zamówień także dokumenty PZ, PW, korekty ilościowe WZ (wszystkie w buforze) Lista Zamówień u Dostawców Lista Zamówień u Dostawcy dostarcza wszystkie wystawione w programie dokumenty tego typu. Zasady obsługi listy zostały szczegółowo opisane w rozdziale Standardy w programie. Standardowo lista zamówień składa się z kolumn: Numer dokumentu numer dokumentu zamówienia. Kasując dokument może powstać luka w numeracji i można ją uzupełnić poprzez ręczne wpisanie numeru na formularzu dokumentu.

89 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 89 S (status) pozwala na określeniu stanu danego zamówienia. Jeśli w polu wyświetla się: Zrealizowano dokument w całości został przekształcony do dokumentów wynikowych (zasady przekształceń do dokumentów wynikowych opisano w rozdziale Przekształcanie ZD do FZ, PZ) W realizacji Zamknięto dokument, w którym część towaru została przeniesiona na dokumenty wynikowe dokument niezrealizowany, zrealizowany częściowo lub też zrealizowany całkowicie, który nie będzie realizowany i uzyskał status Zamknięty. Zamykanie dokumentów ZD opisane zostało dokładniej w dalszej części rozdziału. Dla niezrealizowanych ZD pole Status jest puste. Termin dostawy jest to data pobrana z formularza zamówienia z pola Termin dostawy Magazyn symbol magazynu, którego dotyczy zamówienie Kontrahent nazwa kontrahenta, który dokonał zamówienia Miasto miasto pochodzenia kontrahenta Netto wartość netto wynikająca z zamówienia Brutto wartość brutto dokumentu Na liście zamówień znajduje się sekcja Rodzaj, w której użytkownik może zaznaczyć jedną z następujących opcji: - Wszystkie wszystkie ZD, które spełniają pozostałe warunki filtra, łącznie z dokumentami anulowanymi - Zrealizowano wszystkie całkowicie przekształcone lub zamknięte - Do realizacji nieprzekształcone oraz przekształcone częściowo Parametr Przeterminowane Pod sekcją Rodzaj znajduje się parametr Przeterminowane. Jeśli zostanie on włączony, wyświetlane będą wszystkie zamówienia, bez względu na to czy są przeterminowane czy nie. W przeciwnym wypadku, jeśli wyłączymy ten parametr, na liście pominięte zostaną przeterminowane dokumenty. Domyślnie parametr jest zaznaczony. Istnieje możliwość filtrowania dokumentów ze względu na daty wystawienia, jak też terminy dostawy. W dolnej części listy znajdują się dwie opcje: Data wystawienia od-do oraz Data dostawy od-do Zaznaczenie jednego z parametrów i określenie zakresu dat umożliwi wyfiltrowanie tych dokumentów, których data wystawienia lub data dostawy mieści się pomiędzy wybranymi zakresami. Jeśli zostaną zaznaczone parametry przy dacie wystawienia i dacie dostawy jednocześnie, wówczas dokumenty muszą spełniać obydwa warunki zakresów dat. Oprócz standardowych przycisków, na liście zamówień znajdują się przyciski umożliwiające przekształcanie zamówienia do dokumentów wynikowych (FZ, PZ). Przekształcenie do FZ - po zaznaczeniu zamówienia i wykorzystaniu tego przycisku na podstawie zamówienia tworzony jest dokument Faktura Zakupu. Przekształcenie do PZ po zaznaczeniu zamówienia i wykorzystaniu tego przycisku na podstawie zamówienia tworzony jest dokument PZ. Zasady przekształcania dokumentów ZD opisane zostały w rozdziale Przekształcanie ZD do FZ, PZ. Możliwe jest zaznaczenie kilku dokumentów ZD na liście i przekształcenie ich do jednego dokumentu wynikowego. Warunki takiego przekształcenia zostały opisane w rozdziale Konwersja wielu ZD do dokumentu zakupowego. - z poziomu programu istnieje możliwość wysyłania Zamówień u Dostawców do systemu ECOD. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy Użytkownik posiada wykupioną opcję. Opis funkcji znajduje się w odrębnej instrukcji Funkcja zamykania zamówień Często zdarza się tak, że zamówienie nie jest realizowane lub jest realizowane tylko częściowo. Dlatego istnieje możliwość zamknięcia ZD, które już nie będą realizowane. Opcja zamknięcia ZD dostępna jest z poziomu menu kontekstowego, wywoływanego po kliknięciu prawym klawiszem myszy na liście. Wykonanie tej operacji dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów z listy.

90 Str. 90 Moduł Handel v Po zaznaczeniu opcji Zamknij, dokument otrzymuje status Zamknięto (widoczny w kolumnie Status) i nie można mu przywrócić aktywności. Dokument zamknięty nie wpływa na zamówienia na magazynie. Po wybraniu opcji pojawi się pytanie: Czy zamknąć zaznaczone dokumenty? Tak/Nie. Opcja Tak spowoduje operację ustawienia statusu Zamknięto na zaznaczonych dokumentach. Po przeprowadzeniu operacji wyświetlony zostanie komunikat informujący, które dokumenty zamknięto a dla których operacja nie była możliwa. Dokumentów zamkniętych lub zrealizowanych nie można przekształcić do innych dokumentów, podczas próby przekształcenia otrzymamy komunikat: Błąd agregowania dokumentów! Zamówienie jest przekształcone całkowicie lub zostało zamknięte! Formularz zamówienia Po zainicjowaniu klawiszem <INS> lub przyciskiem nowego zamówienia, na ekranie otrzymujemy formularz zamówienia. Formularz ten składa się z pięciu zakładek. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie. Uwaga: Na wydruku dokumentu ZD oprócz nazwy i danych adresowych firmy drukowane są dodatkowo informacje związane z KRS: oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, numer rejestru, pod którym spółka jest zarejestrowana oraz wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego (w zależności od rodzaju spółki). Dane pobierane są z Pieczątki firmy(konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka) Formularz zamówienia: zakładka Ogólne Zakładka ta pozwala na określenie podstawowych danych potrzebnych do wystawienia dokumentu, czyli: Dokument determinuje sposób numerowania dokumentów. Proponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny dla zamówień. Można go zmienić wybierając inny z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku Dokument. Kategoria dodatkowy sposób określenia dokumentu. Kategoria zakupu przepisywana jest z karty dostawcy. Magazyn magazyn, do którego trafi zamawiany towar. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych. Istnieje możliwość zmiany magazynu na dokumencie, gdzie zostały już wpisane pozycje (towary). Zmiana magazynu jest możliwa do czasu zapisania dokumentu na trwałe. Uwaga: możliwość zmiany nie dotyczy dokumentów, powstających w wyniku przekształcenia innego dokumentu (np. ZD FZ). Data wystawienia data wystawienia zamówienia Termin dostawy przewidywany termin pojawienia się towaru na magazynie. W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry można wskazać domyślny termin dla ZD wpisując ilość dni względem, której będzie liczony termin dostawy od daty wystawienia dokumentu. W przypadku ZD importowanych z pliku XML nie działa ustawienie z konfiguracji termin jest zawsze pobierany z pliku XML. Faktura liczona od - sposób obliczania podatku VAT. Mamy dwa sposoby: od netto i od brutto. Po dopisaniu pierwszej pozycji nie można zmienić sposobu wyliczania dokumentu. Rabat przewidywany rabat, jaki otrzymamy od dostawcy. Zasady wyliczania rabatów zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów. Uwaga: istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości zmiany ceny i udzielenia dodatkowych rabatów na zamówieniach (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy formularz operatora, zakładka Parametry) Forma i termin płatności pola mają charakter wyłącznie informacyjny (dokument Zamówienia u Dostawcy nie powoduje powstania płatności). Podczas konwersji forma oraz termin są przepisywane na nowo tworzony dokument. W przypadku konwersji kilku dokumentów (ZD/ RO) do jednego forma płatności oraz termin są proponowane zgodnie z ustawieniami na karcie kontrahenta. Razem brutto łączna wartość brutto zamówienia (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.

91 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 91 Netto - łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej. Na zatwierdzonym dokumencie ZD można zobaczyć czy i jakie pozycje zamówienia zostały zrealizowane. Po zapisie dokumentu na trwałe, w tabeli z pozycjami dokumentu pojawiają się dwie kolumny Zrealizowano i Pozostaje. Kolumny widoczne są tylko dla dokumentów ZD zapisanych na stałe, ponieważ tylko takie mogą być przekształcane do innych dokumentów. Na edytowanym dokumencie (podczas wprowadzania lub edycji w buforze) kolumny te są niewidoczne. Zrealizowano w kolumnie tej widać ilość towaru zamówionego, która została pobrana po przekształceniu do dokumentów FZ/PZ. Ilość ta jest sumą ilości pobranej na dokumenty wynikowe utworzone do tego ZD, bez względu na to, czy dokumenty wpływają na stany czy tylko na zamówienia. Ilość jest wyliczona dla jednostki, która została wprowadzona na ZD. Pozostaje kolumna zawiera ilość zamówień dla danej pozycji towarowej, którą można jeszcze przekształcić do dokumentów wynikowych. Jest to ilość z dokumentu ZD pomniejszona o ilość z pola Zrealizowano. Na formularzu dokumentu zamkniętego nie jest wyświetlana kolumna Pozostaje. Znajduje się tutaj tylko informacja o ilościach zrealizowanych. Po zamknięciu, ilości które nie zostały zrealizowane przestają wpływać na zamówienia na zasobach Formularz zamówienia: zakładka Kontrahent Zakładka ta została podzielona na dwie części. W pierwszej znajdują się dane kontrahenta Dostawcy wybranego na zakładce Ogólne. Dane te podlegają modyfikacji. Zmiany zostaną zapamiętane tylko na tym zamówieniu, nie wpływają na informacje zawarte na karcie kontrahenta. Znajdujący się obok przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta - dostawcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian). Druga część dostarcza informacji o Nadawcy. Nadawca zostaje odczytany z karty ewidencyjnej kontrahenta - dostawcy. Jeśli na karcie (zakładka Dodatkowe) na liście odbiorców, jeden z nich ma status Domyślny, wówczas Nadawcą będzie podmiot z listy ze statusem Domyślny, w przeciwnym wypadku pola Nadawcy i Dostawcy zostaną wypełnione danymi Dostawcy. Na zamówieniu można wpisać ręcznie dane dostawcy z poziomu zakładki Kontrahent (bez konieczności zakładania karty ewidencyjnej dla kontrahenta). W chwili konwersji dane te zostaną przeniesione na dokument Przyjęcia Zewnętrznego. Należy jednak pamiętać, że informacje takie (nie zapisane na karcie ewidencyjnej) zostaną zapamiętane tylko na danym dokumencie (i ewentualnie kolejnych powstałych w wyniku konwersji), jednak nie będzie można ich wykorzystać na innych wystawianych w systemie dokumentach Formularz zamówienia: zakładka Dodatkowe Na zakładce znajdują się informacje o wartości netto, brutto i VAT rezerwacji, pole zmiany waluty dokumentu oraz miejsce na dodatkowy opis. Na dole formularza widoczne są pola Wprowadził i Zmodyfikował zawierające daty utworzenia oraz ostatniej modyfikacji dokumentu wraz z akronimami operatorów, którzy tych operacji dokonywali Formularz zamówienia: zakładka Dokumenty Zakładka Dokumenty wyświetla listę wszystkich związanych z zamówieniem dokumentów. Obok numeru dokumentu skojarzonego, jego daty i kwoty netto w tabeli znajduje się informacja o typie: FZ jeśli zamówienie zostało przekształcone do FZ PZ jeśli zamówienie zostało przekształcone do PZ. PF jeśli zamówienie zostało przekształcone z Faktury Pro Forma. RO jeśli zamówienie zastało przekształcone z Rezerwacji Odbiorcy Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas obok informacji o dokumentach skojarzonych, na zakładce znajdują się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów Formularz zamówienia: zakładka Atrybuty Na zakładce widoczna jest tabela z kodami i wartościami atrybutów przypisanych do dokumentu Łatwe zakupy Obok tzw. Łatwej sprzedaży w programie istnieją również Łatwe zakupy, umożliwiające wprowadzanie dokumentów zakupu. Funkcja jest dostępna w menu Handel/ Inne(Handel)/ Łatwe zakupy. Funkcja opiera się na zmienionym nieco sposobie wystawiania dokumentów zakupu: Faktur Zakupu, Przyjęć Zewnętrznych oraz Zamówień u dostawcy. Najpierw określana jest lista towarów wraz z ilościami i cenami (bezpośrednio z poziomu listy zasobów), następnie określany jest typ wystawianego dokumentu (FZ, PZ, ZD), a dopiero na końcu kontrahent (dostawca). Wystawianie dokumentów zakupu jest złożone z trzech etapów: 1. Przygotowanie listy kupowanych towarów odbywa się bezpośrednio na liście. 2. Konwersja listy do wybranego dokumentu: Faktury Zakupu, Zamówienia u Dostawcy lub Przyjęcia Zewnętrznego 3. Uzupełnienie informacji o kontrahencie dostawcy.

92 Str. 92 Moduł Handel v Zasady obsługi okna zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie (należy pamiętać, że nie można włączyć Wiersza sum dla kolumnach, które podlegają edycji) Krok 1 - towary Pierwszy krok polega na wyborze towarów oraz określeniu kupowanej/ zamawianej ilości Lista zasobów magazynowych Wybór towarów opiera się na Liście zasobów magazynowych, która jest wyglądem zbliżona do listy zasobów dostępnej w menu Handel. W oknie możemy ustalić: Typ typ kupowanych aktualnie pozycji. Listę możemy zawęzić tylko do towarów handlowych (prostych) czy produktów (towary złożone) lub usług. Wyboru typu lub dowolnej ich kombinacji dokonujemy zaznaczając odpowiednie parametry. Magazyn zgodnie z zasadą, że na dokumencie mogą znaleźć się towary z jednego magazynu, aby prawidłowo wyświetlana była dostępna ilość towaru należy wybrać magazyn, do którego kupowany jest towar. Lista magazynów jest rozwijana po wciśnięciu strzałki obok pola. Grupa na liście wyświetlane mogą być wszystkie towary lub tylko z jednej grupy asortymentowej. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie to towary należące do tej grupy będą widoczne na liście. Data data, na jaką wyliczana jest ilość towaru. Zerowe zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście wyświetlane są wszystkie towary z ilością dostępną 0. Niezerowe zaznaczenie parametru spowoduje, że na liście pojawią się wyłącznie towary z ilością dostępną różną od zera. Jeśli obydwa parametr są zaznaczone - lista zawiera wszystkie towary, niezależnie od ilości dostępnej. Pozycje o statusie usługi wyświetlane są niezależnie od ustawień powyższych parametrów. Rys. Łatwe zakupy Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski: Edytuj kartę - wyświetlany jest formularz pozycji (karta magazynowa). Tą samą akcję wywoła kombinacja klawiszy <CTRL>+<ENTER). Zamknij zamyka okno Faktura zakupu, Zamówienie u dostawcy, Przyjęcie zewnętrzne tworzenie dokumentu zakupu (krok 2)

93 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Wybór pozycji Wyboru pozycji dokonujemy poprzez zaznaczenie towarów/ usług, wciskając klawisz <SPACJA> lub klikając lewym klawiszem myszki w daną pozycję. Po zaznaczeniu towaru należy wpisać kupowaną ilość. Wpisujemy ją w kolumnie Ilość. Pole to podlega edycji po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu klawisza <ENTER>. Klawisz <ENTER> pozwala również na edycję pozycji bez uprzedniego jej zaznaczenia. Po zaznaczeniu wszystkich potrzebnych pozycji i określeniu ich ilości możemy przejść do kroku nr Krok 2 - dokument Krok 2 to utworzenie na podstawie listy zaznaczonych towarów dokumentu: Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego lub Zamówienia u Dostawcy. Po wybraniu typu dokumentu wyświetlane jest okno z listą wszystkich zaznaczonych towarów/usług, ich ilością i wartością. Wartość wyliczana jest na podstawie ceny zakupu z karty towaru/ usługi. Rys. Łatwe zakupy - generowanie dokumentu Okno to ma dwa przyciski: Potwierdź generowanie dokumentu tworzony jest wybrany dokument zawierający wyświetlone pozycje. Anuluj generowanie dokumentu - powoduje powrót na listę zasobów magazynowych np. w celu wskazania dodatkowych pozycji czy poprawienia ich ilości Krok 3 - kontrahent Trzeci krok sprowadza się do określenia kontrahenta i ustalenia ostatecznych warunków zakupu. Po zatwierdzeniu listy towarów wyświetlany jest formularz wybranego typu dokumentu z wpisanymi już pozycjami. Należy jeszcze w nagłówku ustalić kontrahenta oraz formę i termin płatności. Zasady obsługi są opisane w rozdziałach poświęconych dokumentom FZ, PZ oraz ZD Faktury wewnętrzne sprzedaży Co należy wiedzieć o FWS Faktury Wewnętrzne Sprzedaży mogą być wykorzystywane w trzech przypadkach: Nabycie wewnątrzunijne faktury wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych (które powstały na podstawie Faktur Zakupu). Szczegóły w rozdziale Nabycie wewnątrzunijne. Skup złomu w przypadku skupu złomu obowiązek podatkowy ciąży na nabywcy będącym podatnikiem VAT. Jednocześnie nabywcom przysługuje prawo do odliczenia VAT. W programie mechanizm ten realizowany jest poprzez Faktury Wewnętrzne Sprzedaży i Faktury Wewnętrzne Zakupu. Do Faktury zakupu, niezależnie od statusu kontrahenta na FZ, można wygenerować FWS pod warunkiem, że: Pozycje na FZ nie mają naliczonego podatku VAT, W przypadku kiedy na FZ część pozycji ma wykazany podatek VAT, na FWS zostaną przeniesione wyłącznie pozycje bez naliczonego podatku VAT.

94 Str. 94 Moduł Handel v Reklama faktury wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy, wystawiane bezpośrednio przez Użytkownika. Warto przy tym pamiętać, że: FWS nie mają żadnego wpływu na zasoby w magazynie (nie powodują zdjęcia ani zarezerwowania towaru) FWS nie powodują powstania płatności w module Kasa/Bank Uwaga: Funkcja nie jest dostępna dla wersji oddziałowej programu (w przypadku współpracy z systemem Comarch XL) Lista Faktur Wewnętrznych Sprzedaży Lista Faktur Wewnętrznych Sprzedaży dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne(Handel). Lista zawiera zarówno dokumenty, które powstały na podstawie Faktur Zakupu (faktury wewnętrzne, których zadaniem jest naliczenie podatku VAT przy dostawach wewnątrzunijnych oraz przy skupie złomu), jak i ręcznie wystawione przez Użytkownika faktury wewnętrzne dotyczące m.in. przekazania towarów na cele reprezentacji i reklamy. Zasady obsługi listy zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie. W programie dokumenty te są rozróżniane przy pomocy schematów numeracji: FAW faktury wewnętrzne wystawiane przez Użytkownika FAWFZ faktury wewnętrzne dotyczące nabycia wewnątrzunijnego. Schematy numeracji FAW i FAWFZ są predefiniowane w programie w trakcie tworzenia bazy danych. Użytkownik może je zmienić zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie (tworzenie schematu numeracji w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel: Faktury wewnętrzne sprzedaży oraz przypisanie schematu domyślnego w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Faktura wewnętrzna sprzedaży i Faktura wewnętrzna sprzedaży z FZ). Lista Faktur Wewnętrznych Sprzedaży jest obsługiwana przez standardowe przyciski i pola, na podobnych zasadach jak zwykłe Faktury Sprzedaży. Ponadto na liście znajduje się: - utworzenie Faktury Wewnętrznej Zakupu do Faktury Wewnętrznej Sprzedaży (w przypadku nabycia wewnątrzunijnego lub skupu złomu). - księgowanie do Rejestrów VAT. - księgowanie na konta, zgodnie z wybranym schematem księgowań (funkcja dostępna dla Użytkowników modułu Księga Handlowa). - Korekta po wciśnięciu przycisku wywoływany jest domyślnie formularz korekty ilości. Wszystkie możliwe korekty (ilości, wartości i stawki VAT) dostępne są po wciśnięciu przycisku strzałki widocznej obok przycisku. Opcja korekty dostępna jest również na liście dla wybranego dokumentu pod prawym przyciskiem myszy Formularz Faktury Wewnętrznej Sprzedaży Formularz jest zbliżony do formularza zwykłej Faktury Sprzedaży (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie) Formularz FW: zakładka Ogólne Schemat numeracji - proponowany jest taki, jak ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: w pozycji Faktura Wewnętrzna Sprzedaży (domyślnie FAW), dla dokumentów wystawianych ręcznie lub Faktura Wewnętrzna Sprzedaży z FZ (domyślnie FAWFZ), dla dokumentów powstałych z FZ. Użytkownik ma możliwość zmiany schematu. Kontrahent w przypadku FWS wystawianych przez Użytkownika proponowany jest kontrahent!nieokreślony!, natomiast na FWS do FZ dane kontrahenta są przepisywane z Faktury Zakupu. Magazyn magazyn proponowany jest zgodnie z przyjętymi w programie zasadami (magazyn domyślny dla operatora/ magazyn domyślny dla stanowiska/ magazyn główny). Uwaga: dokument FWS nie powoduje zdjęcia towaru z magazynu. Dlatego, jeśli faktura dotyczy np. przekazania towaru na cele reprezentacji i reklamy, aby zdjąć towar z magazynu należy wystawić dodatkowy dokument rozchodowy (np. RW).

95 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 95 Na formularzu Faktury Wewnętrznej Sprzedaży znajdują się ponadto dwa parametry: Bufor tak jak w przypadku pozostałych dokumentów Fakturę Wewnętrzną Sprzedaży można zapisać do bufora (z możliwością wprowadzania zmian) lub na trwałe. FWZ na podstawie Faktury Wewnętrznej Sprzedaży może powstać Faktura Wewnętrzna Zakupu. Parametr można zaznaczyć tylko wtedy, gdy odznaczony jest parametr Bufor (zaznaczenie FWZ spowoduje automatyczne odznaczenie Bufor). Jeśli parametr zostanie zaznaczony, to podczas zapisu Faktury Wewnętrznej Sprzedaży program automatycznie tworzy Fakturę Wewnętrzną Zakupu. Uwaga: parametr FWZ jest dostępny tylko na FWS dotyczących nabycia wewnątrzunijnego lub skupu złomu (powstałych w wyniku przekształcenia Faktury Zakupu). Na FWS wystawianych bezpośrednio z listy parametr nie jest dostępny Formularz FW: zakładka Kontrahent Na zakładce Kontrahent znajduje się tylko jedna sekcja Sprzedawca. Jako dane kontrahenta przepisywane są odpowiednio dane podatnika z Pieczątki firmy (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy) dla kontrahenta!nieokreślonego! lub dane dostawcy z Faktury Zakupu. Kontrahenta na dokumencie FWS można zmienić wtedy dane zostaną pobrane z karty ewidencyjnej wybranego kontrahenta Formularz FW: zakładka Dodatkowe Dokumenty skojarzone - informacje o dokumentach powiązanych z FWS: FZ Faktura Zakupu, na podstawie której powstała FWS, KOR dokumenty korygujące do Faktury Zakupu, które zostały uwzględnione na FWS (w tym również FZKG), lub dokumenty korygujące wystawione bezpośrednio do FWS FWZ Faktura Wewnętrzna Zakupu, która powstała na podstawie FWS. Tabela VAT kwoty VAT są wyliczone na podstawie wartości z FZ oraz wszystkich korekt. Stawka VAT jest pobierana z kart cennikowych poszczególnych towarów. Tabela jest udostępniona do edycji przez Użytkownika (możliwość zmiany w kwotach netto, brutto i VAT). Razem kwota brutto faktury. Uwaga: wystawienie Faktury Wewnętrznej Sprzedaży nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank Faktury RR Lista Faktur RR Lista Faktur zakupu od rolnika ryczałtowego jest zbudowana i obsługiwana w podobny sposób jak lista Faktur Sprzedaży. Zasady obsługi listy zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie. Utwórz Fakturę Zakupu - na liście dostępna jest funkcja przekształcenia dokumentu do Faktury Zakupu. Dokument, na podstawie którego została już utworzona Faktura Zakupu ma na liście status FZ. Uwaga: Faktur RR w systemie nie można korygować. Dostępna jest natomiast opcja anulowania dokumentu (w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy). Anulowanie dokumentu jest możliwe do czasu utworzenia na jego podstawie Faktury Zakupu. Jeśli został już utworzony dokument FZ Użytkownik może: usunąć FZ, jeśli jest w buforze. Wtedy Faktura RR traci status FZ i można ją anulować. anulować FZ, jeśli został już zatwierdzony. Wtedy Faktura RR również zostaje anulowana

96 Str. 96 Moduł Handel v Formularz Faktury RR: zakładka Ogólne Dokument schemat numeracji dla faktury RR. Faktury RR tworzą odrębna klasę dokumentów handlowych. Oznacza to, że dla FRR można tworzyć odrębne schematy numeracji (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Handel/ Faktura rolnika ryczałtowego). Jeden z utworzonych schematów można przypisać jako schemat domyślny w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji FRR- faktura rolnika ryczałtowego. Domyślnie utworzony jest schemat FRR. Zasady definiowania i konfigurowania schematów numeracji są zgodne z ogólnie obowiązującymi w systemie Comarch OPT!MA. Kontrahent wybór kontrahenta jest możliwy w identyczny sposób jak na pozostałych dokumentach. Na formularzu kontrahenta, na zakładce Handlowe znajduje się parametr Rolnik. Listę kontrahentów zawęzić można do podmiotów o statusie: Magazyn zasady przypisywania magazynu są identyczne jak w przypadku innych dokumentów handlowych i magazynowych. Uwaga: Należy pamiętać, że wystawienie faktury RR nie powoduje żadnych zmian na liście zasobów. Ilości nie są wprowadzane do magazynu, jak również nie są widoczne jako ilość zamówienia. Dopiero przekształcenie do dokumentu FZ/ PZ spowoduje zmiany na zasobach. Jednak magazyn z dokumentu FRR jest w chwili przekształcenia przenoszony na dokument FZ/ PZ i dlatego jego konieczne jest jego określenie już na dokumencie FRR. Data wystawienia i sprzedaży są podczas tworzenia dokumentów FZ i PZ przenoszone odpowiednio jako daty wystawienia i zakupu. Płatność proponowana jest forma płatności skojarzona z kontrahentem. Należy jednak pamiętać, że należność za Fakturę RR powinna być zapłacona przelewem na konto bankowe. Jeśli ustawiona forma płatności jest inna niż typu przelew przy zapisie na trwałe program wyświetli ostrzeżenie. Algorytm decyduje o tym, czy Faktura RR będzie wystawiana w cenach netto czy brutto. Uwaga: Podczas dodawania towaru na pozycje należy pamiętać, że towary są dodawane ze stawką VAT określoną na karcie towaru jako stawka VAT zakupu. Jeśli na karcie towaru stawka VAT zakupu jest ustawiona inna niż obowiązujące 7%, wtedy program przy zatwierdzaniu Faktury RR poinformuje, że wprowadzono towary z inną stawką. W takim przypadku Użytkownik powinien zmienić stawkę VAT bezpośrednio na formularzu pozycji (po podniesieniu lupką). Na formularzu FRR widoczne są trzy parametry: Bufor Faktura RR może zostać zapisana do bufora. Dokument w buforze podlega całkowitej edycji, można go usunąć, jednak na podstawie FRR w buforze nie można utworzyć Faktury Zakupu ani dokumentu PZ. FZ parametr jest dostępny tylko w przypadku, gdy odznaczono Bufor. Jeśli jest zaznaczony to automatycznie na podstawie zatwierdzanej Faktury RR tworzona jest Faktura Zakupu. PZ parametr jest dostępny tylko w przypadku, gdy zaznaczony jest parametr FZ. Powoduje, że równocześnie z Fakturą Zakupu tworzony jest dokument magazynowy PZ (towar jest wprowadzany do magazynu) Formularz Faktury RR: zakładka Kontrahent W odróżnieniu od innych dokumentów na Fakturze RR pojawia się tylko jedna sekcja związana z kontrahentem: Sprzedawca. Dane kontrahenta są pobierane z jego karty ewidencyjnej (trzy linie z nazwy). Dodatkowo program pobiera informację o numerze NIP sprzedawcy. Jeśli numer NIP na karcie nie jest uzupełniony, wtedy program pobiera numer PESEL. Kontrahent określony jako sprzedawca jest następnie przenoszony na Fakturę Zakupu/ PZ zarówno jako Dostawca i Nadawca Formularz Faktury RR: zakładka Tabelka VAT Na zakładce widoczna jest tabela VAT oraz informacja o wartości brutto dokumentu. Uwaga: Faktura RR nie ma powiązania z modułem Kasa/Bank, co oznacza, że jej zatwierdzenie nie powoduje powstania płatności. Dopiero po utworzeniu na jej podstawie Faktury Zakupu powstaje płatność w Kasie/Banku.

97 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Formularz Faktury RR: zakładka Dokumenty Na zakładce widać numer utworzonej na podstawie FRR Faktury Zakupu. Numer Faktury Zakupu tworzonej na podstawie Faktury RR jest tworzony zgodnie ze schematem określonym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty w pozycji FZ Faktura Zakupu z FRR Zasady przekształcenia FRR do FZ/ PZ Przekształcenie Faktury RR do Faktury Zakupu jest możliwe tylko 1:1 (nie można tworzyć jednej Faktury Zakupu na podstawie kilku Faktur RR). Fakturę RR można przekształcić do FZ tylko raz. Po utworzeniu na podstawie FRR Faktury Zakupu na liście otrzymuje ona status FZ i nie jest możliwe ponowne przekształcenie. Jeśli na formularzu FRR nie zaznaczono FZ to po zapisie dokumentu FRR na trwałe nie jest tworzona Faktura Zakupu. W takim przypadku utworzenie Faktury Zakupu jest możliwe z listy Faktur RR po wciśnięciu przycisku. Zakupu jest zapisywana do bufora. Jeśli na formularzu FRR zaznaczono FZ, ale nie zaznaczono PZ to Faktura Zakupu jest zapisywana do bufora. Faktura Jeśli na formularzu FRR zaznaczono FZ i równocześnie zaznaczono PZ to po zatwierdzeniu FRR powstają dwa dokumenty: FZ zapisana na trwałe (powstaje płatność w Kasie/Banku) PZ zapisany na trwałe (towar jest wprowadzany do magazynu) W przypadku przekształcenia FRR, gdzie możliwe jest równoczesne utworzenie dwóch dokumentów docelowych program działa w następujący sposób: zaznaczony parametr FZ podnoszony jest formularz dokumentu FZ, zaznaczony parametr FZ i PZ - formularz nie podnosi się, FZ i PZ są zapisane na stałe Jeśli Faktura RR jest płatna gotówką to przy zatwierdzaniu z zaznaczonymi parametrami FZ i PZ w raporcie kasowym tworzony jest automatycznie zapis KW. Jeśli Faktura RR jest płatna gotówką i zaznaczono parametry FZ i PZ, natomiast w trakcie zatwierdzania okaże się, że nie ma aktualnego raportu kasowego (żeby wprowadzić zapis KW), wtedy Faktura Zakupu zapisywana jest do bufora i nie jest tworzony dokument magazynowy PZ Zasady tworzenia FRR na podstawie FZ Dokumenty FRR mogą być tworzone na podstawie Faktury Zakupu wprowadzonej w systemie. Tym samym obsługiwany jest scenariusz, gdy towar najpierw przyjmowany jest PZ, a potem na podstawie PZ wystawiana jest Faktura Zakupu i Faktura RR. Na formularzu FZ, jeśli wpisany tam kontrahent ma na karcie nadany status Rolnik (!), pojawia się dodatkowy parametr FRR (obok dotychczas funkcjonujących Bufor i PZ). Po jego zaznaczeniu tworzona jest na podstawie Faktury Zakupu - Faktura RR. Opcja przekształcenia do FRR jest również dostępna z menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy) na liście Faktur Zakupu. 1. Do Faktury RR może zostać przekształcona tylko Faktura Zakupu wystawiona w walucie systemowej (PLN). 2. Do faktury RR może zostać przekształcona tylko Faktura Zakupu wystawiona dla podmiotu typu kontrahent. W przypadku innych typów konwersja FZ -> FRR jest blokowana. 3. Tworzona faktura RR jest od razu zapisywana na trwałe. 4. Podczas tworzenia FRR sprawdzana jest forma płatności na FZ (przelew) oraz stawki VAT dla towarów (6%) na podobnych zasadach jak podczas wystawiania FRR bezpośrednio z listy. 5. Jeśli na formularzu FZ zaznaczony jest parametr FRR program nie wymaga podania numeru obcego dokumentu. Po zatwierdzeniu dokumentu FZ i utworzeniu FRR w pole Numer obcy wpisywany jest numer utworzonej FRR. 6. FZ przekształcona do FRR na liście jest widoczna ze statusem RR i nie ma możliwości ponownego przekształcenia. Status ten nie zostanie zmieniony nawet, jeśli potem FZ zostanie przekształcona do innego dokumentu (PZ) Anulowanie FRR i dokumentów skojarzonych 1. Anulowanie FRR jest możliwe na liście Faktur RR z menu kontekstowego. 2. Anulowanie FRR jest możliwe również w przypadku, gdy skojarzona z nią Faktura Zakupu jest zapisana do bufora. 3. Po anulowaniu FRR skojarzona Faktura Zakupu nie jest automatycznie anulowana (znika jedynie status RR) 4. Podczas anulowania FZ skojarzonej z FRR program sprawdza powiązane z FZ dokumenty magazynowe PZ: jeśli z FZ skojarzony jest jeden PZ wtedy anulowane są wszystkie trzy dokumenty: FZ, FRR i PZ jeśli FZ skojarzony jest z większą ilością PZ wtedy anulowane są FZ i FRR, natomiast dokumenty PZ nie są anulowane i można je ponownie przekształcić do FZ. 5. Jeśli do FRR przekształcana była Faktura Zakupu z korektą, to przy próbie anulowania FZKOR program będzie wymagał wcześniejszego anulowania FRR.

98 Str. 98 Moduł Handel v Jeśli FRR jest skojarzone z FZ, która posiada jeden PZ i jeden PKA (opakowania kaucjonowane) to w chwili anulowania FZ anulowane zostają wszystkie dokumenty: FZ, FRR, PZ i PKA Ewidencjonowanie opłat na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych Zgodnie z ustawą z dnia 22 maja 2009 r. o funduszach promocji produktów rolno-spożywczych (Dz.U.Nr 97 Poz. 799 z 2009), wszystkie podmioty skupujące określone płody rolne są zobowiązane do naliczania, pobierania i odprowadzania wpłat na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych. W programie Comarch OPT!MA znajdują się wydruki, na których widoczne są informacje na temat potrąceń na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych. Wydruk Faktury RR Z poziomu formularza Faktury RR dostępny jest wydruk Faktura RR (GenRap) - Potrącenia na fundusze promocji produktów rolnych. Jeżeli na Fakturze VAT RR znajdują się towary, podlegające potrąceniom, wówczas na wydruku, pod tabelą VAT pojawi się informacja, jaką wartość potrącono na poszczególne fundusze oraz oświadczenie nabywcy o dokonaniu potrąceń (z wyszczególnieniem kwoty netto, od której naliczono potrącenie oraz kwotę potrącenia). Na wydruku faktury informacja: Razem do zapłaty oraz Kwota płatności będzie pomniejszona o sumę potrąceń. Opłata na właściwy fundusz naliczana jest automatycznie na podstawie kodu PKWiU danego towaru. Kody PKWiU towarów objętych ustawą określone są rozporządzeniem w sprawie szczegółowego wykazu towarów, od których naliczane są wypłaty na fundusze promocji produktów rolno-spożywczych z dnia 25 czerwca Obowiązuje klasyfikacja PKWiU Wydruk listy Faktur RR Z poziomu listy Faktur VAT RR jest dostępny wydruk dla zaznaczonych Faktur, na którym znajduje się podsumowanie dokonanych potrąceń na poszczególne fundusze. Aby uzyskać wydruk, należy zaznaczyć na liście Faktury VAT RR, dla których ma być wydrukowane podsumowanie, a następnie wybrać wydruk: Lista faktur (GenRap) Potrącenia na fundusze promocji produktów rolnych Zasoby Co należy wiedzieć o zasobach Magazyn składa się z kartotek towarowych. Z kolei kartoteki towarowe składają się z zasobów. Zasób reprezentuje ilość i wartość towaru pochodzącego z jednego elementu dokumentu źródłowego, który go wykreował ( dostarczył ). Zasób magazynowy jest kreowany przez uprawnione dokumenty magazynowe (Bilans Otwarcia, PW, PZ, MM, korekty WZ, korekty RW). Dla każdego zasobu pamiętane są ilość i wartość. Zasoby nie są łączone. Jeśli nowy dokument źródłowy (PZ) ma ten sam towar w tej samej cenie, to nie jest on dodawany do poprzednio utworzonego zasobu, ale tworzy nowy. Wydając towar z magazynu jest wydawany towar z konkretnego zasobu (dostawy). O kolejności zdejmowania towaru z magazynu decyduje metoda, jaką wybrano dla rozliczania magazynu (FIFO, LIFO, AVCO). Kontrola obrotu ilościowego jest związana z dokumentami magazynowymi (WZ i PZ), a nie handlowymi (FA, FZ). Koszt własny sprzedanych towarów jest potwierdzony dokumentem WZ. Rozliczenie magazynu (koszt własny sprzedanych towarów i stan magazynowy) oparte jest o ilości i wartości zawarte na dokumentach magazynowych. Dlatego właśnie każdy dokument handlowy (FA, PA, FZ) powinien być skojarzony z dokumentem magazynowym (po to by został zdjęty towar z magazynu). Standardowo program jest skonfigurowany w ten sposób, ze do czasu wystawienia dokumentu magazynowego Faktury Zakupu są widoczne jako zamówienie towaru, natomiast Faktury Sprzedaży powodują jego zarezerwowanie. Dlatego na liście zasobów widoczne jest kilka kolumn dotyczących ilości m.in.: Ilość ilość towaru w magazynie. Jest wyliczana na bieżąco w chwili wydania/ przyjęcia towaru z magazynu (a więc standardowo w chwili wystawienia dokumentu magazynowego) Ilość dostępna ilość do sprzedaży. Jest to ilość w magazynie pomniejszona o rezerwacje. Zamówienia ilość zamówiona towaru, wynika z: zarejestrowanych w systemie zamówień Faktur Zakupu zapisanych do bufora Faktur Zakupu nieskojarzonych z dokumentem magazynowym dokumentów magazynowych związanych z przychodem towaru (PZ, PW) zapisane do bufora dokumentów korygujących do dokumentów rozchodowych (które w efekcie wprowadzają towar do magazynu) w buforze.

99 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 99 Rezerwacje ilość zarezerwowana wynika z: zarejestrowanych w systemie rezerwacji Faktur Sprzedaży zapisanych do bufora Faktur Sprzedaży nieskojarzonych z dokumentem magazynowym Warto również wiedzieć, że w standardowym działaniu programu Faktury Sprzedaży i Paragony rezerwują towar w magazynie. Istnieje jednak taka możliwość skonfigurowania, by te dokumenty od razu zdejmowały towar z magazynu. Zdjęcie może nastąpić albo w chwili zapisu faktury (na stałe lub do bufora) lub też w chwili wprowadzenia pozycji na dokument. To ostatnie rozwiązanie może jednak wydłużyć proces wystawiania dokumentu. Należy jednak pamiętać, że dla potrzeb prawidłowego rozliczenia magazynu każdy dokument handlowy należy w końcu skojarzyć z dokumentem magazynowym Lista zasobów Lista zasobów jest dostępna w menu Handel/ Zasoby. Rys. Lista zasobów. Jest to lista wszystkich wprowadzonych w programie towarów i usług. Lista ta dostarcza informacji o dostępności danej pozycji poprzez podanie miedzy innymi informacji o ilości, ilości zarezerwowanej, brakach i zamówieniach na dany dzień. Listę można zawęzić do konkretnego magazynu, grupy towarowej lub można posłużyć się samodzielnie skonstruowanym filtrem. Lista zbudowana jest z kolumn (kolejność kolumn może być dowolna): Kod dowolny, 26-cio znakowy ciąg alfanumeryczny, jednoznacznie określający pozycję. Pobierany z karty towaru. Nazwa nazwa towaru/ usługi. Pobierana z karty towaru. Typ w programie mamy do czynienia z 4 typami zasobów: Usługa prosta (UP) Towar prosty (TP) Usługa złożona (UZ) Towar złożony (TZ) Określenie złożony przeznaczone jest dla produktów, czyli takich zasobów które można wyprodukować (skompletować) na podstawie podanej receptury. Produktami mogą być na równi towary i usługi. Numer katalogowy numer katalogowy towaru, indywidualny dla każdego zasobu. Pobierany z karty towaru. EAN kod kreskowy EAN pobierany z karty towaru.

100 Str. 100 Moduł Handel v Kod u dostawcy kod towaru u dostawcy. Pobierany z karty towaru. Dostawca domyślny dostawca towaru. Pobierany z karty towaru. W zależności od ustawień parametrów dotyczących ilości w oknie mogą być wyświetlane kolumny: Ilość wyświetlana jest tutaj ilość towaru jaka znajduje się w magazynie. Zasady wyliczania ilości zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o zasobach. Rezerwacja ilość towaru jaka została zarezerwowana. Zasady tworzenia rezerwacji zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o rezerwacjach. Braki ilość towaru jaką należy zamówić u dostawcy aby można było zrealizować wszystkie rezerwacje (braki pojawiają się jeśli ilość w magazynie jest mniejsza od ilości zarezerwowanej wykazują różnicę pomiędzy stanem towaru a rezerwacjami). Zamówienia ilość towaru jaka została zamówiona. Zamówienia zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o Zamówieniach u Dostawcy. Braki pozostałe braki towaru po uwzględnieniu dotychczas dokonanych, aktualnych zamówień na ten towar. Wyliczane są jako różnica pomiędzy brakami a zamówieniami. Ilość dostępna ilość towaru jaką możemy w danym momencie wydać jeszcze z magazynu.. Zasady wyliczania zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o zasobach. W zależności od ustawień parametrów dotyczących cen i wartości w oknie mogą być wyświetlane kolumny (związane m.in. z wielowalutowością): Cena jedna z pięciu dostępnych w programie cen w walucie Waluta waluta, w jakiej została określona cena zakupu/ sprzedaży Cena PLN zdefiniowana w oknie cena (zakupu lub wybrana jedna z cen sprzedaży zdefiniowanych w Konfiguracji Firmy/Handel/Ceny towarów i usług) przeliczona z waluty na PLN wg aktualnego kursu domyślnego. Jeśli kurs na dany dzień nie jest zdefiniowany w kolumnie wyświetlana jest informacja kurs -. Wartość wartość wyliczona w walucie, w jakiej została zdefiniowana cena (ilość x cena w walucie) Wartość PLN wartość pozycji w PLN wyliczona jako Ilość x Cena PLN. Jeśli nie został określony kurs waluty na dany dzień w kolumnie wyświetlana jest informacja kurs-. Wartość zakupu PLN wartość zakupu zawsze wyliczana jest w PLN na podstawie posiadanych zasobów. Dokładniej zasady obsługi walut obcych w systemie znajduje się w rozdziale poświęconym wielowalutowości. Cena zakupu PLN ostatnia cena zakupu towaru wyliczona w PLN. VAT stawka VAT sprzedaży. Pobierana z karty towaru. Ilość minimalna najmniejsza ilość towaru jaka powinna znajdować się w magazynie. Pobierana z karty towaru. Dotyczy automatycznego tworzenie zamówienia na brakujące towary. Funkcja została opisana w odrębnym rozdziale. Ilość maksymalna - największa ilość towaru, która powinna znajdować się na magazynie. Pobierana z karty towaru. Dotyczy automatycznego tworzenie zamówienia na brakujące towary. Funkcja została opisana w odrębnym rozdziale. Zamawiać po ilość zamawianego towaru będzie wielokrotnością podanej liczby. Wartość pobierana z karty towaru. Dotyczy automatycznego tworzenie zamówienia na brakujące towary. Funkcja została opisana w odrębnym rozdziale. Jm jednostka miary pobierana z karty towaru. Jmp pomocnicza jednostka miary pobierana z karty towaru. isklep24/imall24 kolumna przyjmuje wartość Tak, jeśli towar jest udostępniony w isklep24/ imall24. Kategoria imall24 kolumna widoczna, jeśli program współpracuje z galerią internetową imall24, zawiera kategorią, pod którą towar jest dostępny w imall24. Kategoria sprzedaży kategoria sprzedaży towaru. Pobierana z karty towaru. Kategoria zakupu kategoria zakupu towaru. Pobierana z karty towaru. KGO koszt gospodarowania odpadami pobierany z karty towaru. Opis dodatkowy opis towaru. Pobierany z karty towaru. Na liście działają: Typ towaru lub usługi. W programie zdefiniowano cztery typy zasobów. Po zaznaczeniu wybranego typu lista zostanie posortowana i będzie zawierała towar/usługi określonego typu. Po zaznaczeniu wszystkich parametrów na liście znajdą się wszystkie pozycje, bez względu na ich typ. Tylko opakowania lista służy do zawężania pozycji tylko do takich, które są opakowaniami kaucjonowanymi. Na liście zasobów wyświetlanej podczas wprowadzania niektórych dokumentów (WKA, PKA) oraz podczas definiowania schematów opakowań parametr ten jest automatycznie zaznaczany. Opakowania mają widoczne w kolumnie Status dodatkowe oznaczenie o (TPO, TZO ) Magazyn - jedną z najważniejszych cech modułu Comarch OPT!MA Handel jest możliwość tworzenia w ramach jednej firmy wielu magazynów lokalnych (Ogólne/ Inne/ Magazyny). Dostępna w programie lista zasobów może dotyczyć wszystkich magazynów lub może zostać ograniczona do jednego, wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z rozwijalnej listy zadeklarowanych magazynów lub poprzez wybór z listy klikając w przycisk Magazyn. Grupy - lista towarów i usług może zostać podzielona na grupy asortymentowe. Listę grup tworzymy i modyfikujemy na liście w menu Ogólne/ Grupy towarowe. Listę zasobów możemy wyświetlić dla danej grupy lub dla wszystkich grup. Jeżeli dana grupa jest zaznaczona na drzewie to towary należące do tej grupy pojawią się na liście. Dotyczy to zarówno grupy

101 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 101 domyślnej na zakładce Ogólne Formularza zasobu jak i pozostałych grup, do których należy dany zasób (zakładka Grupy na Formularzu zasobu). Panel drzewa grup rozwijany jest za pomocą pionowego przycisku Wybrana grupa:, a ustawienie widoczności panelu filtrowania wg drzewa grup na stałe włącza się przez wciśnięcie przycisku pinezki: Ceny - w programie istnieje możliwość zdefiniowania dowolnej liczby cen sprzedaży i jednej ceny zakupu (menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/Ceny towarów i usług). Na karcie danej pozycji można również określić, która z tych cen będzie domyślna, czyli proponowana w trakcie wystawiania dokumentów. W programie istnieje możliwość wybrania ceny, która ma pojawić się na liście zasobów. Data - kolejną istotną cechą modułu Comarch OPT!MA Handel jest możliwość wyświetlenia stanu towaru na dany dzień. Jest to bardzo istotne w przypadku wystawiania dokumentów wstecz oraz pozwala na prognozowanie braków w przyszłości. Zerowe parametr dotyczy ilości aktualnie dostępnej: parametr zaznaczony - na liście pojawiają się wszystkie zasoby bez względu na dostępną ilość, tzn. wszystkie usługi i towary. parametr niezaznaczony - lista zasobów ograniczona jest tylko do towarów, których dostępna ilość jest większa od zera (nie dotyczy usług nawet przy niezaznaczonym parametrze usługi będą widoczne na liście pod warunkiem zaznaczenia odpowiednich typów zasobów). Tylko braki po zaznaczeniu tego parametru na liście zasobów zostaną wyświetlone tylko te pozycje, których mamy za mało. Nieaktywne parametr pozwala na schowanie nieaktywnych zasobów. Dana pozycja staje się nieaktywna po zaznaczeniu analogicznego pola na formularzu towaru/usługi. Pozycją nieaktywną może być np. towar, który został wycofany z naszej oferty: parametr zaznaczony - wyświetlane są wszystkie zasoby. Pozycje nieaktywne są widoczne na liście w kolorze czerwonym. parametr niezaznaczony - na liście znajdą się tylko towar/usługi aktywne. Przystosowanie wyglądu listy zasobów do indywidualnych potrzeb Użytkownika jest możliwe dzięki funkcji definiowania kolumn na listach. Wybór odbywa się poprzez dodanie poszczególnych kolumn do listy. Aby to zrobić należy ustawić kursor w nagłówku dowolnej kolumny i wcisnąć prawy przycisk myszy. Pojawia się wtedy między innymi opcja Wybór kolumn. Po kliknięciu w tą opcję pojawi się okno z kolumnami, które możemy dodać na listę poprzez ich przeciągniecie i upuszczenie w wybranym miejscu. Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

102 Str. 102 Moduł Handel v import cennika z pliku. Zasady zostały opisane w rozdziale Import cennika. - automatyczne tworzenie zamówienia na brakujące towary. Funkcja została opisana w odrębnym rozdziale. - operacje seryjne na kartach towarowych Po rozwinięciu przycisku strzałki - Dodaj towary do wybranej grupy - Usuń towary z wybranej grupy - Zmiana grupy domyślnej - Dodawanie/ usuwanie atrybutu - Ustawianie KGO dla wybranych towarów - Seryjne kopiowanie PLU i nazwy - Sprawdzanie unikalności nazw fiskalnych - Nadanie/usuwanie kodów EAN - Zmiana ceny - Zmiana stawki VAT - Zmiana marki/producenta obok przycisku, widoczne są opcje: - Zmiana parametrów isklep24 lub Zmiana parametrów imall24 (w zależności od tego czy Comarch OPT!MA współpracuje bezpośrednio z imall24 czy isklep24) Wszystkie funkcje działają dla towarów zaznaczonych na liście. Pierwsze trzy dotyczą operacji związanych ze zmianą grup na kartach towarów. Po wybraniu jednej z nich pojawi się lista grup towarowych, z której należy wybrać grupę, dla której operacja zostanie wykonana. Po zatwierdzeniu wyboru, w przypadku: a. dodawania towarów do grupy dla wybranych towarów, na zakładce Grupy zostanie dopisana wybrana grupa b. usuwania towarów z grupy wskazana grupa zostanie usunięta z kart towarów (pod warunkiem, że nie jest to grupa domyślna) c. zmiany grupy domyślnej grupa domyślna zostanie podmieniona na wskazaną jest to operacja nieodwracalna i przed jej wykonaniem użytkownik otrzyma komunikat ostrzegawczy Operacja Dodawanie/ usuwanie atrybutu pozwala na seryjne dodawanie lub usuwanie atrybutów dla kart towarowych. W oknie operacji należy wybrać atrybut, który chcemy dodać/usunąć, można opcjonalnie wskazać jego wartość. Rys. Seryjne dodawanie/ usuwanie atrybutów Uwaga: Jeśli operator ma założoną blokadę na procedurę Zmiana atrybutu dla towaru, wówczas program nie pozwoli na wykonanie funkcji seryjnego dodawania/usuwania atrybutów i poinformuje o tym komunikatem: Operacja niemożliwa. Nie masz uprawnień do modyfikacji atrybutów dla towaru! Funkcja Ustawianie KGO dla wybranych towarów powoduje seryjne dodanie wartości KGO dla zaznaczonych na liście towarów. W oknie Wartość KGO należy wpisać żądaną wartość, a następnie kliknąć ikonę pioruna. Wartość KGO zostanie dodana do wybranych kart towarowych na zakładce Dodatkowe w polu Wartość KGO. Funkcja dostępna jest tylko wtedy gdy w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ KGO zaznaczony jest parametr Obsługa KGO. Funkcje: Seryjne kopiowanie PLU i nazwy, Sprawdzanie unikalności nazw fiskalnych oraz Nadanie dla towarów kodów EAN mają za zadanie przyspieszyć proces dostosowania bazy towarów do współpracy z urządzeniami fiskalnymi. W oparciu

103 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 103 o zaznaczone pozycje można przypisać towarom kody EAN, nazwy fiskalne oraz ustalić numeryczne kody PLU wymagane dla kas fiskalnych. Seryjne kopiowanie PLU i nazwy po wywołaniu funkcji generowane jest okno, w którym znajdują się trzy parametry: Rys. Zmiana PLU\ nazwy dla urządzeń fiskalnych. o o Kopiuj kod po zaznaczeniu parametru w pole PLU skopiowany zostanie kod towaru z kartoteki towarowej z zakładki Ogólne. Jeżeli kod ogólny towaru nie jest numeryczny, program nie pozwoli na jego skopiowanie i poinformuje o tym odpowiednią informacją w logu. Kopiuj nazwę po zaznaczeniu parametru skopiowana zostanie nazwa towaru z jego karty z zakładki Ogólne w pole nazwa przeznaczone dla urządzeń fiskalnych znajdujące się na zakładce Dodatkowe. Uwaga: podczas kopiowania nie jest sprawdzana unikalność nazw. Jeśli Użytkownik chce mieć unikalne nazwy fiskalne (zaznaczony parametr w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Parametry Kontrola unikalności nazwy fiskalnej), wówczas po wykonaniu kopiowania powinien sprawdzić unikalność za pomocą opisanej poniżej funkcji seryjnej Sprawdzanie unikalności nazw fiskalnych i wprowadzić zmiany w nazwach, jeśli będą konieczne. o Skróć nazwę do parametr aktywny po zaznaczeniu opcji Kopiuj nazwę. Pozwala określić długość kopiowanej nazwy. Wartość pola powinna wynosić od 1 do 40 znaków (nie może przekroczyć maksymalnej długości nazwy fiskalnej). Przykład: Nazwa ogólna towaru: Zeszyt 24 kart. w linię (23 znaki). Zaznaczone parametry: - Kopiuj nazwę, - Skróć nazwę do 10 znaków. Po wykonaniu funkcji nazwa fiskalna zostanie ustalona jako: Zeszyt 24. Uwaga: funkcja ma zastosowanie tylko dla pozycji, dla których nie wypełniono pól PLU lub nazwa w sekcji Urządzenia fiskalne na zakładce Dodatkowe. Sprawdzanie unikalności nazw fiskalnych po wywołaniu funkcji generowane jest okno, w którym znajdują się trzy parametry: Rys. Sprawdzanie unikalności nazw fiskalnych.

104 Str. 104 Moduł Handel v o Sprawdź unikalność nazwy fiskalnej po zaznaczeniu opcji wygenerowana zostanie lista towarów (w oparciu o zaznaczone pozycje), dla których nazwa fiskalna nie jest unikalna: Rys. Seryjne sprawdzanie unikalności nazwy fiskalnej. o o Dodaj do nazwy kolejną cyfrę opcja aktywna po zaznaczeniu parametru Sprawdź unikalność nazwy fiskalnej. Pozwala zmodyfikować nazwy fiskalne dla towarów, które posiadają identyczne nazwy fiskalne. Maksymalna długość nazwy opcja aktywna po zaznaczeniu parametru Sprawdź unikalność nazwy fiskalnej. Pozwala zdefiniować maksymalną długość znaków, w zakresie której sprawdzana będzie unikalność nazwy fiskalnej. Jeżeli użytkownik zaznaczy wszystkie parametry (Sprawdź unikalność nazwy fiskalnej, Dodaj do nazwy kolejną cyfrę, Maksymalna długość nazwy) wówczas sprawdzona zostanie unikalność nazw fiskalnych dla wskazanej długości znaków, następnie wykonana zostanie modyfikacja tych nazw z uwzględnieniem wskazanej maksymalnej długości znaków dla nazwy fiskalnej. Jeżeli pole dotyczące ilości znaków nie zostanie uzupełnione wówczas zarówno kontrola unikalności nazw fiskalnych, jak i modyfikacja tych nazw będzie odbywać się w zakresie pełnych 40 znaków. Przykład 1: Towary o kodach ogólnych odpowiednio T1, T2, T3 posiadają zdefiniowaną identyczną nazwę dla urządzeń fiskalnych: Nazwa fiskalna. W oknie Sprawdzanie unikalności nazw fiskalnych zaznaczono: - Sprawdź unikalność nazwy fiskalnej, - Dodaj do nazwy kolejną cyfrę. Po wykonaniu operacji na kartotekach towarowych zostaną ustawione nazwy fiskalne, kolejno: - dla towaru T1 Nazwa fiskalna, - dla towaru T2 Nazwa fiskalna1, - dla towaru T3 Nazwa fiskalna2

105 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 105 Przykład 2: Towary o kodach ogólnych odpowiednio T1, T2, T3 posiadają zdefiniowaną identyczną nazwę dla urządzeń fiskalnych: Nazwa fiskalna towaru. W oknie Sprawdzanie unikalności nazw fiskalnych zaznaczono: - Sprawdź unikalność nazwy fiskalnej, - Dodaj do nazwy kolejną cyfrę, - Maksymalna długość nazwy: 12 znaków. Po wykonaniu operacji na kartotekach towarowych zostaną ustawione nazwy fiskalne, kolejno: - dla towaru T1 Nazwa fiskalna towaru, - dla towaru T2 Nazwa fiska1, - dla towaru T3 Nazwa fiska2. Nadanie/ usuwanie kodów EAN funkcja umożliwia automatyczne nadawanie lub usuwanie kodów kreskowych dla zaznaczonych na liście towarów. Kody można nadać w oparciu o wskazane przez Użytkownika ustawienia: o o EAN z zakresu do wyboru EAN-8/ EAN-13/ EAN-14. Po wskazaniu jednej z opcji generowane będą odpowiednio kody 8/ 13/ 14-cyforwe. Domyślnie podpowiadany jest EAN 13. Od/ Do należy wpisać zakres kodów, w obrębie których będą automatycznie nadawane kody EAN: dla EAN 8 można max. wpisać zakres od/ do 7 cyfrowy, dla EAN 13 można max. wpisać zakres od/ do 12 cyfrowy, dla EAN 14 można max. wpisać zakres od/ do 13 cyfrowy. Zakres początkowy nie może być większy od końcowego. Jeśli nie zostanie ustawiony zakres końcowy (pozostawiona wartość zerowa w polu Do), wówczas kody zostaną nadane bez uwzględnienia zakresu. Uwaga: Funkcja ma zastosowanie tylko dla pozycji, które nie mają jeszcze zdefiniowanych kodów EAN. Rys. Nadanie dla towarów kodów EAN. Przykład: Towary zaznaczone na liście: T1, T2, T3. Wskazane parametry: - EAN z zakresu: EAN 13, - Od: 20, Do: 30. Kody EAN nadane po wykonaniu funkcji: - T1: , - T2: , - T3: Uzasadnienie: (program ustali pierwszy wolny (nieprzypisany jeszcze do żadnego towaru) kod EAN zgodny z algorytmem kodu EAN 13, który zaczyna się od cyfr 20, czyli i przypisze go do jednego z zaznaczonych na liście towarów, następny kod EAN możliwy do nadania, czyli przypisywany jest do kolejnego towaru zaznaczonego na liście, itd..).

106 Str. 106 Moduł Handel v Jeżeli, zgodnie ze wskazanym zakresem możliwa do przypisania ilość kodów EAN jest niewystarczająca dla ilości zaznaczonych pozycji dla tych towarów, do których nie wygenerowano EAN w logu operacji pojawi się informacja: Koniec zakresu. Zmiana ceny funkcja pozwala w prosty sposób modyfikować ceny o w oparciu o wskazane wartości kwotowe dla zaznaczonych na liście pozycji. Rys. Zmiana ceny. Cena bazowa w oparciu o wybraną cenę bazową zmieniona zostanie wartość ceny wskazanej w polu Cena wyliczana. Cena wyliczana cena, która zostanie zmieniona o wskazany % lub kwotę. Jeżeli w polach Cena bazowa, Cena wyliczana zostanie wskazana ta sama cena w oparciu o aktualną wartość tej ceny zostanie ona zmieniona o wskazany % lub kwotę. Użytkownik może wybrać jedną z dwóch poniższych opcji: Zmiana ceny o % wskazany % (na plus lub na minus). Zmiana ceny o kwotę wskazaną kwotę dodatnią lub ujemną, we wskazanej walucie. Jeżeli na podstawie ustawień wyliczona cena będzie ujemna program ustawi cenę zerową. Zmiana stawki VAT funkcja wykonuje seryjną zmianę stawek VAT dla pozycji zaznaczonych na liście. Przed przystąpieniem do wykonania funkcji, przydatne może okazać się wyfiltrowanie towarów względem stawki VAT. Użytkownik ma możliwość filtrowania listy cennikowej w oparciu o stawkę VAT sprzedaży\ zakupu. Jeśli na liście towarów kolumna VAT nie jest widoczna, należy ustawić się na nazwie dowolnej kolumny i pod prawym klawiszem myszy wskazać opcję Wybór kolumn: Następnie z okna Dostosowywanie chwycić VAT (dla sprzedaży) lub VAT od zakupu, przeciągnąć na górę do nagłówka kolumn i puścić kolumna zostanie wyświetlona.

107 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 107 Aby na liście towarów i usług widoczne były tylko karty cennikowe ze stawką VAT sprzedaży 23% należy w filtrze tuż pod nazwą kolumny wybrać z listy stawkę 23%. Parametry funkcji Zmiana stawki VAT : Zmieniaj stawki VAT (Zakupu\ Sprzedaży\ Obydwie) należy określić, która stawka VAT zdefiniowana na karcie towaru ma zostać zmieniona. Nowa stawka VAT wskazanie nowej stawki VAT. Do wyboru dostępne są stawki zdefiniowane w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Stawki VAT. Ceny Dla wszystkich aktywnych cen zdefiniowanych w programie należy określić jak zostaną przeliczone ceny po wykonaniu aktualizacji stawek VAT: Zachowaj cenę: netto VAT zostanie doliczony do ceny netto, zostanie zwiększona cena brutto. Zachowaj cenę: brutto cena brutto nie zmieni się, przeliczona zostanie cena netto. Zmieniaj nazwy: Zgodnie z wymaganiami stawianymi przez Ministerstwo Finansów wszystkie drukarki fiskalne zapamiętują historię zmian podatku dla każdego towaru sprzedanego za pomocą drukarki. W szczególności wymaga się od drukarek, aby próba sprzedaży towaru, dla którego obniżono stawkę VAT, a następnie ją podwyższono, powodowała zablokowanie sprzedaży tego towaru. Z powyższego wynika, że zmiana nazwy/ nazwy fiskalnej towaru nie będzie konieczna, natomiast mogą pojawić się sytuacje, w których będzie potrzebna. Wystarczy, że towar został w przeszłości zafiskalizowany z błędnie zdefiniowaną stawką, którą później zmieniono. Najprostszym rozwiązaniem jest w takim przypadku zmiana nazwy towaru np. poprzez dodanie znaku. Wówczas towar będzie traktowany przez drukarkę jako nowy. Dlatego też udostępniono mechanizm seryjnej zmiany nazwy/ nazwy fiskalnej towaru/usługi: Zmień nazwę cennikową zmiana nazwy towaru zdefiniowanej na kartotece towaru, na zakładce Ogólne Zmień nazwę fiskalną zmiana nazwy fiskalnej towaru zdefiniowanej na kartotece towaru, na zakładce Dodatkowe Dodawaj do nazwy znak, Na pozycji należy wpisać znak i określić na której pozycji nazwy towaru ma zostać dodany.

108 Str. 108 Moduł Handel v Rys. Zmiana stawki VAT na kartach towarowych Jeżeli użytkownik chce wykonać zmianę cen według własnego uznania, należy skorzystać z funkcji Zmiana ceny (dostępnej w operacjach seryjnych w z poziomu listy cennikowej). Zmiana marki/producenta zmiana marki/ producenta dla pozycji zaznaczonych na liście. - Zamienniki do towaru. Zamienniki do poszczególnych towarów definiuje się na kartach z poziomu zakładki Zamienniki. Wyświetlona lista zamienników ma charakter drzewa. Najwyższa gałąź to zamienniki wpisane bezpośrednio na karcie towaru. Każdy kolejny poziom to zamienniki do zamienników wykazanych na wyższym poziomie. Na liście zamienników każdy towar może pojawić się tylko raz. Oznacza to, że w przypadku, gdy na jednym z niższych poziomów wskazany jest zamiennik, który pojawił się już wcześniej na liście nie będzie on wyświetlany. Na liście zamienników do towaru widoczna jest ilość dostępna tego zamiennika we wskazanym magazynie (zgodnym z magazynem wybranym na liście zasobów) oraz wybrana cena. Zamienniki przede wszystkim służą do wyszukiwania towarów podczas sprzedaży. W trakcie wystawiania dokumentów z poziomu listy zasobów Użytkownik może wywołać listę zamienników dla towaru. Na liście zamienników wywołanej z poziomu transakcji dodatkowo dostępny jest przycisk dopisywany do transakcji.. Po wybraniu zamiennika z listy jest on automatycznie W pasku zadań widocznym w górnej części okna dostępne są m.in.: - wydruki. Z poziomu menu dostępne są m.in. wydruki: lista zasobów lista zasobów w kolejności wg kodów w poszczególnych grupach spis z natury wzór standard drukuje ilość i wartość w walucie, natomiast wzór wg cennika dodatkowo uwzględnia informacje o walutach obcych bilans handlowy towarów obejmuje stan początkowy wyliczony na wskazany przez użytkownika dzień, przychody, rozchody oraz stan na dzień bieżący. W raporcie nie są uwzględniane pozycje ze statusem usługi. - wywołanie funkcji analizy (wykresów). Analiza danych jest dostępna tylko, jeśli Użytkownik posiada moduł Analizy.

109 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Historia towaru. Historia obrotu wskazanym towarem została opisana w odrębnym rozdziale Formularz zasobu W programie mamy do czynienia z towarami i usługami. Formularze różnią się w zależności od typu zasobu: formularz towaru zbudowany jest z zakładek: Ogólne, Dodatkowe, Atrybuty, Zasoby, Rezerwacje, Zamówienia, Grupy i Zamienniki. formularz usługi zbudowany jest z zakładek: Ogólne, Dodatkowe, Atrybuty i Grupy. formularz zasobu złożonego (zarówno towaru jak i usługi) dodatkowo posiada zakładkę Receptury, pozwalającą na wpisanie receptur dla danego produktu. Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Ponadto na formularzu zasobu działają następujące przyciski: - zapis wprowadzonych zmian - zamknięcie okna bez zapisu wprowadzonych zmian W pasku zadań znajdują się przyciski: - Historia towaru dostępna jest nie tylko z poziomu formularza zasobu, lecz również formularzy wystawianych w module dokumentów. Opisana jest w rozdziale Informacje dodatkowe/ Historia towaru. - lista rabatów. Lista rabatów, sposób wyświetlania i działania rabatów został opisany w rozdziale Udzielanie rabatów. Uwaga: Istnieje możliwość zablokowania dla operatora możliwości wprowadzania zmian na istniejących kartach towarów i usług (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy formularz operatora, zakładka Parametry) Formularz zasobu: zakładka Ogólne Jest to pierwsza z zakładek i zawiera wszystkie podstawowe dane o zasobie, czyli: Kod to dowolny, 26-znakowy ciąg alfanumeryczny, jednoznacznie określający towar. Warto pamiętać, że kod może pomóc w szybkim odszukiwaniu towaru. Dlatego należy starannie przemyśleć sposób kodowania tak, by łatwo kojarzył się z danym zasobem. Uwaga: W przypadku, gdy informacje o towarach będą przesyłane w dokumentach MM poprzez pliki XML - kody towarów nie powinny zawierać znaków: & < > \ EAN kod kreskowy, może zostać wczytany przy pomocy czytnika kodów kreskowych. Jeśli towar nie posiada własnego kodu (pole EAN jest puste) wciśnięcie przycisku nadaje kod EAN zgodnie zakresem z ustawionym w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry, domyślnie nadawany jest 13-znakowy kod EAN rozpoczynający się od 201. Wpisany tu kod kreskowy jednoznacznie identyfikuje towar, tzn. w jednej bazie nie mogą istnieć dwa towary o takim samym kodzie paskowym. Kod kreskowy może być wykorzystany podczas wpisywania towarów na fakturę. Pole może maksymalnie zawierać 40 znaków, poza kodami 13, 14 i 16 znakowymi nie jest sprawdzana poprawność struktury kodu. Numer katalogowy numer katalogowy towaru. W programie wymagana jest unikalność numerów katalogowych. Należy pamiętać, że na liście zasobów wg numeru katalogowego wyświetlane są tylko zasoby z wpisanym numerem. PKWiU numer PKWiU towaru. Obowiązek wykazywania numeru PKWiU występuje dla towarów ze stawką VAT ZW. Dlatego komunikat ostrzegawczy wywoływany jest tylko przy próbie zapisu towarów bez wypełnionego numeru PKWiU. Grupa w celu usprawnienia pracy z modułem możliwe jest podzielenie zasobów na grupy. Zastosowanie grup ułatwia przeszukiwanie listy oraz umożliwia liczenie raportów dla wskazanej grupy. Grupy asortymentowe ustalane są na liście w menu Ogólne/ Grupy towarowe. Na zakładce Ogólne ustawia się tzw. grupę domyślną dla towaru (pełną ścieżkę dostępu do grupy widać po najechaniu myszą na pole). Użytkownicy modułu Analizy mogą wykonywać analizy wyłącznie w oparciu o zdefiniowaną dla towaru grupę domyślną.

110 Str. 110 Moduł Handel v Jeśli Użytkownik nie przypisze towaru do żadnej grupy automatycznie zostanie on przydzielony do grupy głównej (tworzonej przez program). Przypisanie towaru do innych grup asortymentowych jest możliwe z poziomu zakładki Grupy oraz z poziomu listy zasobów (ewentualnie Cennika) za pomocą ikony Stawka VAT zakupu/ sprzedaży stawka VAT towaru. Możemy ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy. Lista stawek VAT dostępna jest w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Stawki VAT. Stawka VAT sprzedaży wykorzystywana jest na wszystkich dokumentach rozchodowych. Natomiast stawka VAT zakupu proponowana jest automatycznie przez program na dokumentach przychodowych (również produkcyjnym PWP oraz Fakturze Wewnętrznej Sprzedaży i Fakturze Wewnętrznej Zakupu, związanej z zakupami wewnątrzunijnymi). Typ miejsce, w którym określamy czy dana pozycja jest towarem, czy usługą. Dodatkowa informacja to czy jest to towar/usługa prosta czy złożona (produkt). Dla towaru/usługi złożonej możliwe jest definiowanie receptur, te zaś wykorzystywane są w trakcie produkcji (kompletacji). Do momentu wystawienia dokumentu z danym zasobem możliwa jest zmiana typu z usługi na towar lub odwrotnie towaru na usługę. Wystawienie dokumentu z zasobem blokuje możliwość zmiany. Opakowanie/kaucja parametr służy do zaznaczania pozycji, które są opakowaniami kaucjonowanymi. Zasady obsługi opakowań zostały opisane w odrębnym rozdziale. Cena domyślna cena, która będzie proponowana na inicjowanych dokumentach. Nazwa pełna nazwa towaru. Pole to pozwala na zapisanie 254 znakowej nazwy. W przypadku bardzo długich nazw możliwe jest wykorzystanie pola Opis z zakładki Dodatkowe. Kategoria sprzedaży kategorie służą jako wzorce przy wypełnianiu formularzy i dokumentów, jako pomocniczy opis zdarzeń gospodarczych. Lista kategorii jest wspólna dla wszystkich obiektów w programie i podzielona na dwa typy kosztowe i przychodowe. Domyślnie kategoria sprzedaży jest kategorią przychodową. Wybór kategorii podpowiada stawkę VAT związaną z tą kategorią. Kategoria zakupu domyślnie rozwijana jest lista kategorii kosztowych. Jednostka podstawowa jednostka miary proponowana w trakcie operacji z danym towarem. Lista wykorzystywanych jednostek może być uzupełniona wcześniej z poziomu konfiguracji (menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Jednostki miary) lub po rozwinięciu listy z jednostkami miary na karcie cennikowej i wybraniu <NOWA>. Pojawia się wówczas okno Jednostka miary zostanie dodana. Po uzupełnieniu nazwy i zatwierdzeniu jednostka miary zostanie dodana. Jednostka pomocnicza druga jednostka miary dla danego zasobu. Pozostaje ona w ścisłym związku z jednostką podstawową. Po wybraniu jednostki pomocniczej musimy podać stosunek w jakim pozostaje ona do jednostki podstawowej. Przykład Towar sprzedawany jest w szt. ale występuje też w paczkach. Paczka składa się z 5 szt. w programie jako jednostkę podstawową wybieramy szt., jednostka pomocnicza to paczka. Paczka=5/1 szt.=5szt. Inna sytuacja. Jednostką podstawową jest paczka, jednostką pomocniczą szt. Paczka składa się z 4 szt. w programie wpisujemy, że 1 szt. = 1 / 4 paczki = 0,25 paczki W trakcie dopisywania pozycji na dokument możemy wybrać w jakich jednostkach wykonana ma być operacja. Program w zależności od przelicznika podpowie właściwą cenę. Domyślnie proponowana jest jednostka podstawowa. Format całkowity po zaznaczeniu tego parametru możliwa jest sprzedaż danego zasobu tylko w ilościach całkowitych. Schemat opakowań pole służy do przypisania schematu opakowań kaucjonowanych do poszczególnych towarów. Zasady obsługi opakowań kaucjonowanych zostały opisane w odrębnym rozdziale. Ceny wyświetlane ceny zależą od wybranego typu. Dla usług nie jest dostępna cena zakupu. Kombinacja klawiszy <SHIFT> + <INSERT> wywołana w oknie Pozycja cennika przenosi kursor do tabeli z cenami. W kolumnach wyświetlane są odpowiednio: Numer ceny zgodnie z listą cen zdefiniowaną w Konfiguracja firmy/handel/ceny towarów i usług Typ ceny zgodny ze zdefiniowanym w konfiguracji. W programie można wybrać między ceną netto lub brutto Cena netto i cena brutto wartość poszczególnych cen sprzedaży i ostatnia cena zakupu. Edycji podlega tylko wartość w kolumnie, w której znajduje się cena o zadeklarowanym typie (netto/brutto), a druga wyliczana jest automatycznie bez możliwości poprawienia. Waluta waluta w jakiej określona jest dana cena. Walutą systemową dla systemu jest złoty polski. Istnieje możliwość określenia cen w walucie obcej (opisane w rozdziale dotyczącym wielowalutowości). Ceny dla zasobu typu towar oraz usługi o koszcie kwotowym Sekcja z cenami składa się z kolumn: Numer ceny zgodnie z listą cen zdefiniowaną w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Ceny towarów i usług Typ ceny zgodny ze zdefiniowanym w konfiguracji. W programie można wybrać między ceną netto lub brutto Aktualizacja parametr dotyczy wyliczania nowych cen sprzedaży w przypadku zakupu towaru w nowej cenie. Do wyboru mamy opcje TAK/NIE:

111 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str TAK powoduje automatyczne przeliczenie ceny sprzedaży w momencie zatwierdzenia Faktury Zakupu. Warunkiem koniecznym jest nowa cena zakupu. Przy wyliczaniu nowej ceny sprzedaży uwzględniana jest marża, zaokrąglenie i offset. - NIE obowiązek zmiany cen sprzedaży spoczywa na uprawnionym operatorze systemu. Marża w programie wyliczana jest metodą w stu lub od stu, w zależności od ustawienia parametru w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry. Jest uwzględniana przy automatycznym naliczaniu ceny sprzedaży. Zmiana marży sprzedaży powoduje automatyczne przeliczenie ceny sprzedaży. I odwrotnie, po zmianie ceny sprzedaży program wylicza ponownie marżę. Zaokrąglenie określa precyzję z jaką ma być wyliczona cena sprzedaży. Wartość, do jakiej program powinien zaokrąglić cenę po jej wyliczeniu Użytkownik może wybrać z rozwijanej listy. Offset powoduje ostateczne ustalenie ceny sprzedaży. Pole to przyjmuje wartości dodatnie lub ujemne. Po wpisaniu wartości ujemnej od wyliczonej ceny sprzedaży będzie odejmowana wartość offsetu, wartość dodatnia natomiast powiększy cenę. Poprzez odpowiednie ustawienie zaokrągleń i wartości offsetu możemy, niezależnie od cen zakupu, uzyskać zawsze takie same końcówki np. 99gr (zaokrąglenie do 1zł i offset równy 0,01). Cena netto i cena brutto wartość poszczególnych cen sprzedaży i ostatnia cena zakupu. Edycji podlega tylko wartość w kolumnie, w której znajduje się cena o zadeklarowanym typie (netto/brutto), a druga wyliczana jest automatycznie bez możliwości poprawienia. Waluta waluta w jakiej podana jest dana cena. Domyślną walutą dla systemu jest złoty polski. Istnieje możliwość określenia cen w walucie obcej. Podczas wystawiania dokumentów w PLN cena zostanie przeliczona na walutę systemową wg kursu domyślnego podanego na dzień odpowiadający dacie wystawienia dokumentu. Przykład Na liście zasobów widnieje towar który ostatnio był kupiony po 51 zł. Na karcie towaru zaznaczona jest aktualizacja cen sprzedaży w następujący sposób: cena hurtowa 1: marża 10% - zaokrąglenie 0,00zł offset 0,00. cena hurtowa 2: marża 10% - zaokrąglenie 1,00zł offset 0,00. cena hurtowa 3: marża 10% - zaokrąglenie 1,00zł offset (-0,02). Kupiliśmy towar w nowej cenie zakupu i wynosi ona 51,60. Po zatwierdzeniu FZ nastąpi przeliczenie cen sprzedaży i będą one miały następującą wartość: cena hurtowa 1 56,76 = 51,60 + 5,16 cena hurtowa 2 57,00 51,60 + 5,16=56,76 po zaokrągleniu do 1zł 57,00 cena hurtowa 3 56,98 51,60 + 5,16=56,76 po zaokrągleniu do1zł 57,00 0,02 (offset) Uwaga: Wartość towaru w magazynie (wartość zasobów) zawsze określana jest w walucie PLN. Jeśli na dokumencie wprowadzającym towar do magazynu (FZ, PZ) ceny zakupu zdefiniowane są w walucie to program przelicza je przelicza je na PLN wg kursu ustalonego na dokumencie i w tej wartości zasób wprowadzany jest na magazyn.

112 Str. 112 Moduł Handel v Rys. Formularz towaru Uwaga: Cena sprzedaży na karcie towaru/ usługi może być wpisana zerowa. Wtedy podczas wpisywania pozycji na dokument sprzedaży pierwszą cenę, jaką wpisze Użytkownik program potraktuje jako cenę początkową i od niej będzie liczył wszystkie późniejsze rabaty. Rozwiązanie może być stosowane w firmach; gdzie ma ustalonych stałych cen sprzedaży lub gdzie jedna karta (np. usługi) jest wykorzystywana do wprowadzania różnych pozycji na dokumenty. Należy jednak pamiętać, że cena początkowa jest zawsze zapamiętywana dla jednostki podstawowej. Przykład Wszystkie ceny na karcie towaru są zerowe, podana jest tylko cena zakupu. Ustawiona jednostka pomocnicza to 1 tona = 1000 kg. Wystawiamy WZ, dodajemy towar, zmieniamy jednostkę na pomocniczą, wpisujemy cenę np. 90,50 PLN. Po zatwierdzeniu pola program ustawia cenę = 90. Przy powtórnym wpisaniu program prawidłowo zapamięta podaną cenę. Wynika to z zerowej ceny początkowej. Zasada jest taka, że przy cenie zerowej w cenniku jako cena początkowa jest wpisywana cena podana po raz pierwszy przez użytkownika z ręki, przy czym cena początkowa jest zawsze zapamiętywana w jednostce podstawowej. Tak więc po pierwszym wpisaniu ceny 90,40 (i po zaokrągleniu wyniku 90.40/1000 = 0.094) do ceny początkowej została wpisana cena Granica ceny: maksymalny rabat, minimalna marża zasady kontroli wyznaczonej granicy ceny zostały opisane w odrębnym rozdziale, poświęconym obliczaniu marży na dokumentach. Ceny nieaktywne parametr związany jest z możliwością wyświetlenia/ukrycia cen, które w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług zostały oznaczone jako nieaktywne. Ceny nieaktywne wyświetlane są w kolorze czerwonym na liście. Dla nowo dodawanych kart towarowych, ceny nieaktywne nie są wypełniane, nie są też przenoszone przy kopiowaniu kart istniejących. Podczas importów, do kart towarowych dodawane są tylko ceny aktywne. Funkcjonalność została opisana w podręczniku Comarch OPT!MA Ogólne i Konfiguracja Formularz zasobu: zakładka Dodatkowe URL można tu wpisać adres do strony internetowej dostawcy. Po wpisaniu adresu uaktywnia się przycisk Opis dodatkowy opis towaru. Na opis przeznaczono 1024 znaki. Może on stanowić kontynuację nazwy i pojawiać się na wydruku Faktury Sprzedaży (parametr Kopiuj opis na fakturę).

113 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 113 Kopiuj opis na fakturę po zaznaczeniu tego parametru na wydruku faktury obok nazwy towaru pojawi się również opis Pozwól na edycję nazwy na fakturze zaznaczenie parametru pozwoli na modyfikację (poprawę, uzupełnienie) nazwy pozycji na fakturze. Jeśli nie zaznaczymy tego parametru, nie mamy możliwości zmiany nazwy towaru. Pozwól na edycję opisu na fakturze zaznaczenie parametru pozwoli na modyfikację opisu pozycji faktury Udostępniaj w cenniku zewnętrznym informacja, czy dana pozycja ma być umieszczana w ofercie handlowej lub na stronie WWW Waga w kg pole przenoszone jest do Comarch isklep24 (dostępne jest także w przyjaznym schemacie Generatora Raportów, dzięki czemu może zostać wykorzystane w raportach tworzonych przez użytkownika). Producent, Marka dla towaru można przypisać producenta i markę, informacje te przenoszone są do Comarch isklep24. Typ kosztu usługi pole dostępne tylko dla usług. Zadeklarowany koszt usługi zapisywany jest na dokumentach rozchodu i może być: Procentowy koszt wyliczany jest jako podany procent wartości sprzedanego towaru. Jeśli usługa wchodzi w skład produktu ten rodzaj kosztu nie wpływa na koszt własny produktu. Kwotowy koszt wyliczany jest jako iloczyn podanej kwoty oraz sprzedanej ilości. Informacja potrzebna w przypadku gdy dana usługa jest składnikiem produktu. Tylko ten rodzaj kosztu ma wpływ na koszt produktu. W przypadku wyprodukowania usługi złożonej (PWP) pole to jest automatycznie aktualizowane. W przypadku wartości kwotowej można ją ustalić również w walucie obcej należy wpisać kwotę oraz walutę. W polu poniżej pojawi się wartość przeliczona na PLN wg kursu aktualnego w danym dniu. Należy jednak pamiętać, że możliwość zmiany waluty jest blokowana w chwili wystawienia pierwszej transakcji z daną usługą. Uwaga: Wartość w PLN jest wyliczana zgodnie z kursem na dany dzień i w chwili zmiany kursu nie jest aktualizowana. Aby zaktualizować wartość zakupu wyliczoną w PLN na karcie usługi należy wykonać jej przyjęcie na podstawie dokumentu (np. Faktury Zakupu), gdzie podany jest aktualny kurs. Uwaga: Podczas wprowadzania usługi na dokumenty rozchodowe istnieje możliwość modyfikacji wyliczonego przez program kosztu zakupu. Pole z wyliczonym kosztem jest dostępne podczas dopisywania pozycji na zakładce Szczegóły. Wartość KGO W polu tym można wprowadzić jednostkowy Koszt Gospodarowania Odpadami (KGO) netto dla towaru. Wartość KGO zapisywana jest zawsze w walucie systemowej (pole uaktywnia się po zaznaczeniu w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn parametru KGO.) Pole wartość KGO nie jest dostępne dla usług oraz dla opakowań (kaucji). Koszt Gospodarowanie Odpadami dokładnie zostały opisany w rozdziale Koszt gospodarowania Odpadami KGO. Intrastat grupa parametrów związana z wyliczaniem deklaracji Intrastat, pojawia się tylko na karcie towarów (nie dotyczy usług), jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Intrastat zaznaczono parametr Intrastat. Deklaracje Intrastat i zasady jej wyliczania zostały dokładnie opisane w rozdziale Deklaracje Intrastat. Zamówienia Sekcja dotycząca zamówień pojawia się tylko na formularzu towaru (nie można zamawiać usług). Zawiera ona informacje o: Ilości minimalnej najmniejsza ilość towaru jaka powinna znajdować się w magazynie Ilości maksymalnej największa ilość towaru, która powinna znajdować się na magazynie Zamawiać po ilość zamawianego towaru będzie wielokrotnością podanej liczby. Dostawcy kod dostawcy u którego kupujemy dany towar. Jest on wykorzystywany przy generacji zamówień. Kod u dostawcy wpisujemy tutaj kod towaru u naszego dostawcy. Kod ten pojawi się tylko i wyłącznie na dokumencie ZD (Zamówienie u Dostawcy) Informacje zawarte w sekcji Zamówienia są wykorzystywane podczas tworzenia automatycznych zamówień (opisane w rozdziale Automatyczne tworzenie zamówień) oraz podczas wykonywania Raportu braków z poziomu menu Handel/ Raport braków. Urządzenia fiskalne obszar pozwala na zdefiniowanie dla towarów odrębnych kodów i nazw, wykorzystywanych wyłącznie podczas współpracy z urządzeniami fiskalnymi: PLU jest to numeryczny kod towaru wykorzystywany przy współpracy z kasą fiskalną, o długości max. do 18 znaków. Przycisk Kopiuj kod towaru - pozwala na skopiowanie kodu towaru z zakładki Ogólne. W pole PLU skopiowany może zostać wyłącznie kod numeryczny. Jeżeli ogólny kod towaru jest numeryczny i dłuższy niż 18 znaków, w pole PLU skopiowanych zostanie pierwszych osiemnaście znaków kodu.

114 Str. 114 Moduł Handel v Nazwa nazwa towaru wykorzystywana podczas współpracy z drukarką/ kasą fiskalną, o długości max. do 40 znaków. Przycisk Kopiuj nazwę towaru pozwala na skopiowanie nazwy towaru z zakładki Ogólne (jeżeli ogólna nazwa towaru jest dłuższa niż 40 znaków, w pole Nazwa skopiowanych zostanie pierwszych 40 znaków). W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel Parametry znajduje się opcja Kontrola unikalności nazwy fiskalnej jeżeli zostanie włączona, podczas próby zapisu karty towaru z wprowadzoną nazwą fiskalną, która już istnieje program wygeneruje komunikat: W bazie istnieje już towar o nazwie fiskalnej: nazwa fiskalna. W nawie dopuszczalne są polskie i niemieckie znaki diaktryczne oraz inne znaki z podstawowej tablicy kodów ascii np. % $. Na samym dole tej zakładki wyświetlane są informacje o tym kto i kiedy założył i ostatni modyfikował kartę Formularz zasobu: zakładka Atrybuty Istnieje możliwość skojarzenia towaru z tzw. atrybutami. Umożliwia to pamiętanie większej ilości parametrów związanych z towarem. Parametry takie to np. kolor towaru, numer seryjny, położenie w magazynie, waga, termin ważności, kod (numer katalogowy) u dostawcy itp. Wykorzystanie atrybutów na poszczególnych kartach zależy od potrzeb danego towaru. Dodatkowe atrybuty karty rozszerzają także możliwości analityczne programu. Zasady definiowania atrybutów i kojarzenia ich towarami zostały dokładniej opisane w tym podręczniku w części poświęconej informacjom dodatkowym Formularz zasobu: zakładka Zasoby Zakładka zasoby pojawia się tylko w przypadku towaru. W zależności od wybranej metody rozliczania magazynu zakładka zasoby może przyjmować różną formę. Dla metody FIFO i LIFO na liście tej pojawią się zapisy przedstawiające kolejne, dostępne na magazynie dostawy towaru. W przypadku metody AVCO (średnich ważonych) będzie to tylko jeden zapis przedstawiający aktualny stan towaru na magazynie (ilość i wartość). Rozliczając magazyn metodą QUAN na liście zasobów zobaczymy tylko jeden zapis informujący nas o aktualnej ilości towaru na wybranym magazynie. Dla metody FIFO i LIFO zakładka ta przedstawia listę wszystkich dostępnych dostaw. Zakładka Zasoby dostarcza informacji o: Magazyn magazyn, na który towar został przyjęty Typ - dokumentu na podstawie którego towar wpłynął na magazyn Dostawca kod dostawcy towaru Data dostarczenia data przyjęcia towaru do magazynu. Numer dokumentu źródłowego numer dokumentu u dostawcy Numer dokumentu jest to numer nadany przez system Comarch OPT!MA Ilość - aktualna ilość towaru na magazynie Wartość wartość towaru na magazynie Cena cena zakupu (podana informacyjnie) W module Handel Plus wyświetlane są dodatkowo poszczególne partie dla każdej z dostawy wraz z kolumnami zawierającymi wartości cech je opisujących. Funkcjonalność opisana została dokładniej w rozdziale Moduł Handel Plus Formularz zasobu: zakładka Rezerwacje Zakładka pojawia się tylko w przypadku towaru. W programie istnieje możliwość rezerwowania towaru dla danego odbiorcy (rezerwacje zostały opisane w rozdziale Co należy wiedzieć o rezerwacjach.). Zakładka ta przedstawia listę wszystkich rezerwacji wystawionych na ten towar. Magazyn lista może zawierać wszystkie rezerwacje na dany towar (puste pole Magazyn) lub tylko z jednego wybranego (lista dostępna jest po wciśnięciu strzałki obok pola). Wybrany podmiot po zaznaczeniu parametru można wybrać kontrahenta, dla którego rezerwacje chcemy zobaczyć. Po wciśnięciu przycisku Kontrahent standardowo wyświetlana jest lista kontrahentów, ale po wciśnięciu widocznego obok przycisku strzałki mamy dostęp do listy banków, urzędów, pracowników i wspólników. Po wybraniu właściwego odbiorcy lista zostanie zawężona do złożonych przez niego rezerwacji. Lista zawiera takie informacje jak: Magazyn symbol magazynu, którego dotyczy rezerwacja Typ dokumentu rezerwującego towar. Kolumna ta może przyjąć następujące wartości: PA rezerwacja bezterminowa powstała na podstawie Paragonu FA rezerwacja bezterminowa powstała na podstawie Faktury Sprzedaży RO rezerwacja terminowa na podstawie dokumentu Rezerwacji Odbiorcy FPF rezerwacja bezterminowa na podstawie Faktury Pro Forma. Numer dokumentu numer dokumentu rezerwującego towar Data wystawienia dokumentu rezerwującego towar Kontrahent kod kontrahenta, który dokonał rezerwacji Rezerwacja ilość zarezerwowanego towaru

115 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 115 Ilość ilość zarezerwowana na dokumencie, wyrażona zawsze w jednostce podstawowej Termin termin rezerwacji. Po tym terminie towar zostaje odblokowany. Jeśli termin nie jest podany (rezerwacja bezterminowa) oznacza to, że rezerwacja wynika z dokumentu sprzedaży FA/ PA zapisanego do bufora Formularz zasobu: zakładka Zamówienia Zakładka jest obsługiwana w podobny sposób jak w przypadku Rezerwacji. Na zakładce uwzględnione są wszystkie dokumenty, które wpłynęły na ilość w kolumnie Zamówienia na Liście zasobów, a więc m.in. Zamówienia u Dostawcy, Faktury Zakupu w buforze oraz nieskojarzone z PZ, Przyjęcia Zewnętrzne w buforze, Przyjęcia Wewnętrzne w buforze oraz korekty ilościowe dokumentów sprzedaży. Należy pamiętać, że ilości widoczne na zakładce zawsze dotyczą jednostki podstawowej. Nawet jeśli na dokumencie ilość jest wpisana w jednostce pomocniczej na zakładce Zamówienia zostanie przeliczona na jednostkę podstawową (daje to możliwość sumowania ilości). Uwaga: Zakładka Zamówienia nie jest widoczna na formularzu usług (zarówno prostych jak i złożonych) Formularz zasobu: zakładka Receptury Jest to zakładka, która dotyczy tylko zasobów (towarów lub usług) złożonych. W programie określenie złożony oznacza produkt, czyli coś, co można wg wskazanej definicji (receptury) wyprodukować. Zasady określania receptur zostały opisane w rozdziale Kompletacja poświęconym funkcji produkcji w systemie Formularz zasobu: zakładka Grupy Użytkownik ma możliwość tworzenia grup wielopoziomowych, czyli hierarchicznego indeksu towaru. Lista grup, w postaci drzewa, jest dostępna w menu Ogólne/ Grupy towarowe. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski: Dodaj dodaje nową grupę. Nowa grupa jest zawsze dodawana jako podgrupa dla tej, na której ustawiony jest aktualnie kursor. Dodając nową grupę należy podać obowiązkowo jej Kod i opcjonalnie Nazwę. Zmień umożliwia podgląd i modyfikację szczegółów dotyczących grupy (akronim i nazwa) Usuń umożliwia usunięcie grupy z listy. Usunięcie jest możliwe tylko w przypadku, gdy: do grupy nie jest przypisana żadna pozycja cennikowa. do grupy nie są przypisane żadne podgrupy. Program automatycznie tworzy Grupę główną, której nie można modyfikować ani usunąć. Towar można przypisać do wielu grup asortymentowych. Przypisanie do grupy może odbywać się na dwa sposoby: 1. z poziomu karty cennikowej zakładka Grupy. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj i Usuń. 2. z poziomu Listy zasobów lub Cennika co zostało opisane w rozdziale Lista zasobów Po przypisaniu towaru do grupy w oknie widoczna jest cała ścieżka grupa, do której towar został przypisany wraz ze wszystkimi grupami nadrzędnymi. Każdy towar powinien mieć przypisaną grupę domyślną. Przypisanie grupy domyślnej jest możliwe na zakładce Ogólne oraz z poziomu listy zasobów (ew. cennika). Przypisanie grupy domyślnej towaru powoduje, że jest ona automatycznie widoczna na zakładce Grupy. Brak podpięcia towaru do jakiejkolwiek grupy oznacza podpięcie go do Grupy Głównej i ustawienie tejże grupy jako domyślnej. Uwaga: Rabaty dla grup towarowych działają tylko w oparciu o grupy domyślne. Jeśli Użytkownik ustali rabat dla grupy towarowej to zostanie on uwzględniony w trakcie sprzedaży tylko w przypadku, gdy grupa ta jest przypisana jako grupa domyślna dla towaru. Uwaga: Analizy zdefiniowane w programie działają w oparciu o grupy domyślne. Wyliczając raport dla wybranej grupy towarowej uwzględnione zostaną tylko te towary, które grupę tą mają przypisaną jako grupę domyślną.

116 Str. 116 Moduł Handel v Formularz zasobu: zakładka Zamienniki Opcja zamienników umożliwia zapisanie powiązania pomiędzy towarem a innymi towarami, które mogą być stosowana zamiennie. Daje to możliwość wybrania towaru zamiennego w sytuacji, kiedy towaru szukanego nie ma na magazynie lub przykładowo klient pyta o zamiennik (za wysoka cena, inny producent). Uwaga: Zamienniki można przypisywać tylko dla pozycji cennikowych mających status towaru. Nie można przypisywać zamienników dla usług. Lista zamienników tworzona jest z poziomu zakładki Zamienniki. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski: Dodaj umożliwi dodanie nowego zamiennika. Podczas dopisywania zamiennika na karcie towaru program zapyta, czy jest to zamiennik obustronny. Jeśli tak program automatycznie dopisze aktualnie edytowany towar jako zamiennik do towaru właśnie wybieranego. Należy jednak pamiętać, że zamienniki obustronne są wykorzystywane tylko podczas uzupełniania listy i nie ma innych konsekwencji przykładowo usunięcie zamiennika B z karty towaru a nie spowoduje usunięcia zamiennika a z karty towaru B. Zarówno w przypadku kopiowania karty towaru, jak i importu cennika z innej bazy danych (menu Narzędzia) kopiowana jest również lista zamienników. Uwaga: Jako zamiennik może być podany tylko towar. Pozycje o statusie usługi nie mogą być wymieniane jako zamienniki. Usuń powoduje usunięcie zamiennika. Listę zamienników dla towaru można wywołać z poziomu Listy zasobów, również w trakcie wystawiania dokumentu. Użytkownik ma możliwość pozycjonowania zamienników na liście, dzięki czemu może ustalać priorytety dla poszczególnych zamienników. Przesuwanie pozycji w górę/ w dół jest możliwe przy użyciu przycisków i. Podczas wystawiania dokumentów zamienniki na liście pojawią się w kolejności ustalonej na zakładce Formularz towaru zakładka Języki/ isklep24/ imall24 W przypadku współpracy programu z Comarch isklep24 zakładka nosi nazwę isklep24, przy współpracy programu z internetową galerią handlową imall24 zakładka nosi nazwę imall24. Jeżeli program nie współpracuje z isklep24, czy imall24, zakładka nazywa się Języki i jest dostępna tylko dla Użytkowników modułu Handel Plus. Na zakładce znajduje się tabelka z trzema kolumnami: Język, Nazwa i Opis. Kolejne pozycje można dodawać ikoną, po jej naciśnięciu pojawi się okno, na którym będzie możliwość wyboru języka, wpisania nazwy i opisu towaru w wybranym języku. Pole Nazwa jest wymagane i bez jego wypełnienia program nie pozwoli na zapis języka, opis może pozostać pusty. Przycisk Kopiuj nazwę i opis z towaru pozwala na przeniesienie nazwy towaru z zakładki Ogólne i opisu z zakładki Dodatkowe z formularza towaru odpowiednio do pól Nazwa i Opis na formularzu Języki obce. Nazwa i opis HTML - są to pola, w których można zapisać nazwę i opis w danym języku, wraz ze znacznikami HTML w celu przesłania ich w takiej formie do isklep24. Pola są widoczne tylko wtedy, jeśli na formularzu towaru na zakładce isklep24 zaznaczono parametr Udostępniaj w isklep24/ Udostępniaj w isklep24. Szczegóły w rozdziałach dotyczących współpracy z isklep24/ imall24. W pola te można skopiować Nazwę i Opis towaru, a następnie dopisać do nich znaczniki HTML. Służy do tego przycisk Kopiuj nazwę i opis do HTML. Po jego wybraniu, jeśli Nazwa lub Opis na formularzu Języki obce są wypełnione, wówczas wartości te zostaną przeniesione odpowiednio do pól Nazwa HTML i Opis HTML. W przeciwnym wypadku zostaną przeniesione wartości nazwy towaru z zakładki Ogólne i opisu z zakładki Dodatkowe z formularza towaru. Funkcjonalność wielojęzyczności została opisana w rozdziale Moduł Handel Plus.

117 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Raport braków W menu Handel dostępny jest Raport braków pozwalający w przejrzysty sposób generować zamówienia towarów w oparciu o aktualne stany magazynowe i normatywy ustalone na formularzu towaru. Zasady obsługi okna zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie. Rys. Raport braków Lista towarów, która zostanie wygenerowana w raporcie braków może dotyczyć wszystkich towarów w magazynie lub może zostać zawężona zgodnie z określonymi przez użytkownika zasadami: Grupa - po wskazaniu grupy lista zawężona zostanie do towarów należących do danej grupy asortymentowej. Podczas filtrowania uwzględniane są wszystkie grupy, do których należy towar wskazane na zakładce Grupy kartoteki towarowej. Jeżeli grupa nie zostanie wskazana, w raporcie uwzględnione zostaną wszystkie towary. Dostawca po wskazaniu dostawcy lista zostanie zawężona do towarów, które na kartach (zakładka Dodatkowe) mają przypisanego określonego dostawcę. Jeżeli dostawca nie zostanie wskazany, w raporcie uwzględnione zostaną wszystkie towary. Magazyn - raport wyliczany jest dla wskazanego magazynu (lub dla wszystkich magazynów, jeżeli pole Magazyn będzie puste). Lista wyboru składa się z magazynów lokalnych zdefiniowanych w menu Ogólne/ Inne/ Magazyny. W oknie raportu w pierwszej kolejności podpowiada się: Magazyn domyślny operatora ustalany w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora (zakładka Parametry). Jeżeli dodatkowo operator ma włączony parametr Blokada zmiany magazynu domyślnego listy pole dotyczące wskazania magazynu będzie zablokowane do zmiany. Jeżeli nie ustalono domyślnego magazynu dla operatora, podpowiada się magazyn domyślny dla stanowiska zdefiniowany w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry. Jeżeli nie wskazano magazynu domyślnego dla operatora lub stanowiska, w oknie raportu podpowiada się magazyn główny. Po zmianie magazynu, w oknie pamiętany jest ostatnio wskazany magazyn. Data - zgodnie z wybraną datą wyświetlone zostaną na raporcie informacje dotyczące towarów (ilość, rezerwacje, zamówienia). Na podstawie tych danych program ustala ilość towaru, którą należy zamówić.

118 Str. 118 Moduł Handel v Lista towarów składa się z kolumn: Kod jednoznacznie określający towar, pobierany z karty cennikowej. Nazwa pełna nazwa towaru, pobierana z karty cennikowej. Ilość ilość towaru znajdująca się w magazynie. Ilość zamawiana ilość towaru jaką należy zamówić, wyliczona w raporcie na podst. wskazanych parametrów, z możliwością ręcznej modyfikacji. JM jednostka miary towaru. Pobierana jest z karty towaru (menu Ogólne/ Cennik, Pozycja cennika, zakładka Dodatkowe) zgodnie z ustawieniem w polu:. Cena proponowana jest ostatnia cena zakupu towaru, z możliwością modyfikacji przez użytkownika. Pole jest blokowane do zmiany jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora (zakładka Parametry) zaznaczono Blokada zmian cen na ZD. Pole jest ukrywane jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora (zakładka Parametry) zaznaczono Brak dostępu do cen zakupu. Waluta waluta ostatniej ceny zakupu towaru. Wartość netto [PLN] wartość pozycji w PLN wyliczona jako iloczyn zamawianej ilości i ceny. Pole jest ukrywane jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora (zakładka Parametry) zaznaczono Brak dostępu do cen zakupu. Ilość minimalna (ilość minimalna towaru jaka powinna znajdować się na magazynie), Ilość minimalna JM (jednostka miary dla ilości minimalnej), Ilość maksymalna, Ilość maksymalna JM, Zamawiać po, Zamawiać po JM wartości kolumn pobierane są z kart cennikowych (zakładka Dodatkowe sekcja Zamówienia). Rezerwacje zarezerwowana ilość towaru. Braki ilość towaru jaką należy zamówić u dostawcy, aby zrealizować wszystkie rezerwacje. Zamówienia ilość towaru jaka została już zamówiona. Braki pozostałe wyliczane są jako różnica między brakami a zamówieniami. Nr katalogowy numer katalogowy towaru, pobierany z karty cennikowej. Dostawca kod dostawcy wskazany na karcie towarowej. Kod u dostawcy kod towaru u dostawcy pobierany z karty cennikowej. Typ typ zasobu (TP towar prosty, TZ towar złożony). Przyciski dostępne w oknie Raportu braków: Utwórz dokument zamówienia (ZD) Zamówienie u Dostawcy tworzone na podstawie wyliczonego raportu braków. Utwórz dokument przyjęcia wewnętrznego produktów (PWP) można utworzyć PWP dla towarów złożonych (towary złożone w kolumnie Typ mają wartość TZ). Znajdź towary (generuj Raport braków) po zmianie parametrów wyliczania raportu na przycisku pojawia się wykrzyknik:. Jeśli Użytkownik zmodyfikował pozycje raportu (zmienił ilość, cenę, dodał lub usunął pozycje), wówczas ponowne przeliczenie raportu spowoduje utratę tych informacji. Dodaj umożliwia dodanie do raportu kolejnego towaru. Powoduje wygenerowanie listy zasobów magazynowych, z możliwością jednoczesnego wskazania wielu pozycji. Otwórz edycja pozycji w oknie raportu (umożliwia ręczną zmianę ilości zamawianej oraz ceny). Usuń usunięcie wskazanej pozycji z raportu. Zamknij okno Algorytmy wyliczania Raportu Raport braków pozwala ustalić listę towarów, które powinno się dokupić do magazynu w ilości wynikającej z wskazanych przez operatora w oknie raportu parametrów.

119 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 119 Rys. Parametry Raportu braków. Parametry: Liczony wg: normatywów: Podczas wyliczania raportu braków użytkownik może uwzględnić normatywy ustalone na kartotece towarowej (Handel/ Zasoby/ Pozycja cennika, zakładka Dodatkowe): Rys. Pozycja cennika normatywy dotyczące zamawiania towaru. a. stan minimalny przy wyliczaniu ilości towaru, którą należy zamówić uwzględniona zostanie ilość minimalna towaru, jaka powinna znajdować się na magazynie. Zamówiona zostanie taka ilość towaru, by po jego zakupieniu ilość w magazynie była równa lub większa od stanu minimalnego. Przykład: Ilość towaru X w magazynie M: 115 szt., Ilość minimalna towaru X w magazynie M: 150 szt., Zamawiać po: 3 szt., Ilość zamawiana wyliczona w raporcie to: 36 szt. (Uzasadnienie: = 35, Braki towaru X na magazynie M wynoszą 35 szt., Jako, że dla towaru X wskazano zamawiać po 3 szt. zamawiana ilość musi być wielokrotnością cyfry 3 i zawierać braki czyli 35 szt.. W efekcie otrzymujemy ilość zamawianą równa 36 szt.) b. stan maksymalny przy wyliczaniu ilości towaru, którą należy zamówić uwzględniona zostanie ilość maksymalna towaru, jaka powinna znajdować się na magazynie. Po zamówieniu towaru ilość w magazynie nie może przekroczyć stanu maksymalnego.

120 Str. 120 Moduł Handel v Przykład: Ilość towaru X w magazynie M: 115 szt., Ilość maksymalna towaru X w magazynie M: 200 szt., Zamawiać po: 3 szt., Ilość zamawiana wyliczona w raporcie to: 84 szt. (Uzasadnienie: = 85, Braki towaru X na magazynie M wynoszą 85 szt., Jako, że dla towaru X wskazano zamawiać po 3 szt. zamawiana ilość musi być wielokrotnością cyfry 3 i nie może przekroczyć stanu maksymalnego towaru na magazynie, czyli 200 szt., dlatego otrzymujemy ilość zamawianą równą 84 szt.). c. nie uwzględniaj ilość minimalna i maksymalna ustalona dla towaru na karcie cennikowej nie jest uwzględniona podczas wyliczania raportu braków. Liczony wg: sprzedaży za okres (od/ do) podczas wyliczania zamawianej ilości towaru uwzględniana jest ilość towaru sprzedana na Paragonach i Fakturach Sprzedaży. W polach od/ do domyślnie podpowiada się poprzedni miesiąc, użytkownik ma możliwość zmiany okresu. Ilość sprzedaży ustalana jest: na podstawie daty wystawienia widniejącej na PA, FA, dla FA, PA na których wskazano magazyn zgodny z magazynem wybranym w oknie raportu braków (uwzględniany jest magazyn z nagłówka dokumentu, a nie poszczególnych pozycji). Wyliczając raport braków użytkownik może zdecydować czy chce uwzględniać sprzedaż towaru w zadanym okresie (FA, PA) czy też rezerwacje towaru na magazynie (FA, PA, RO). Po zaznaczeniu Wg sprzedaży za okres opcja Uwzględniaj rezerwacje jest niedostępna. I odwrotnie, decydując się uwzględnienie rezerwacji towaru nie można zaznaczyć parametru dotyczącego sprzedaży. Przykład: Ilość towaru X na magazynie M: 61 szt., Sprzedaż towaru X w okresie : 120 szt. Zamawiać po: 5 szt., Ilość zamawiana wyliczona w raporcie to: 60 szt. (Uzasadnienie: Ilość sprzedana stan w magazynie: 120 szt. 61 szt.= 59 szt. Ilość zamawiana musi zawierać brakującą ilość towaru, czyli 59 szt. i stanowić wielokrotność cyfry 5, stąd ilość zamawiana to 60 szt.). - w przypadku nie uwzględnienia normatywów zamawiana jest ilość sprzedana, pomniejszona o aktualny stan na magazynie i ewentualnie pomniejszona dodatkowo o ilość już zamówioną (w zależności od ustawienia parametru Uwzględniać zamówienia). - W przypadku uwzględnienia stanu minimalnego towar zamawiany jest w ilości, która pozwoli uzupełnić stan minimalny. - W przypadku uwzględnienia stanu maksymalnego program sprawdza, czy po zamówieniu ilości nie zostanie przekroczony stan maksymalny towaru. Jeśli nie zamawiana jest ilość wyliczona. Jeśli tak ilość zamawiana jest zmniejszana, tak by nie przekroczyła stanu maksymalnego. Uwzględniaj rezerwacje jeśli parametr jest zaznaczony, wówczas do ilości wyliczonej jako zamówienia (na przykład do stanu minimalnego) doliczana jest dodatkowo ilość zarezerwowana. Uwzględniaj zamówienia jeśli parametr jest zaznaczony, wówczas ilość brakująca zostanie pomniejszona o już złożone zamówienia. Liczony wg: wskazanych rezerwacji raport braków generowany jest w oparciu o wskazane dokumenty Rezerwacji Odbiorcy. - po naciśnięciu rzycisku należy wskazać konkretne Rezerwacje Odbiorcy, dla których zostanie wyliczony Raport braków. Uwzględniaj stan towaru jeżeli parametr jest zaznaczony, program wylicza do zamówienia ilość towaru będącą różnicą między ilością z rezerwacji a ilością towaru w magazynie. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony, do zamówienia generowana jest ilość z RO.

121 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 121 Przykład: Ilość towaru X w magazynie M: 6 szt., Zamawiać po: 5 szt. Uwzględniaj stan magazynu: Tak. Rezerwacje wystawione na towar X: RO/1/2011 na 10 szt. towaru X, RO/2/2011 na 12 szt. towaru X. Chcąc zamówić towar potrzebny do realizacji RO/1/2011 w oknie Rezerwacje odbiorcy Wybierz należy wybrać RO/1/2011. Ilość do zamówienia wyliczona w raporcie braków to 5 szt. (Uzasadnienie: Ilość towaru potrzebna do realizacji RO/1/2011 z uwzględnieniem ilości towaru na magazynie to 10 szt. 6 szt. = 4 szt., ponieważ towar zamawiany jest po 5 szt., ilość towaru do zamówienia musi być wielokrotnością liczby 5) Wyliczanie raportu w oparciu o zaznaczone kombinacje parametrów przykłady Poniżej przedstawiono kilka przykładów wyliczania raportu braków w oparciu o zaznaczone przez Użytkownika kombinacje parametrów. Należy zdecydować czy w raporcie chcemy uwzględnić sprzedaż towaru (Faktury Sprzedaży, Paragonu) czy też rezerwacje towaru na magazynie (Faktury Sprzedaży, Paragony, rezerwacje Odbiorcy). Dane ogóle do wyliczeń: Stan bieżący 5 szt. Stan min. 120 szt. Stan maks. 250 szt. Rezerwacje 15 szt. Zamówienia 17 szt. Zamawiać po 4 szt. Raport liczony wg parametrów: Normatywy: nie uwzględniaj uwzględniać rezerwacje: tak uwzględniać zamówienia: nie Zamówiona ilość: Ilość zarezerwowana pomniejszona o stan: 15 szt. stan: 5 szt. = 10 szt. Program szuka najbliższej ilości podzielnej przez zamawiać po (4). W przypadku ustawienia normatywów: nie uwzględniaj oraz do stanu min. zawsze na raporcie pojawi się ilość co najmniej równa (lub większa od) ilości wyliczonej, podzielna przez 4. W przypadku ilości maksymalnej ilość zamawiana nie może przekroczyć ilości wyliczonej. Na raporcie pojawi się 12 szt. Raport liczony wg parametrów: Normatywy: stan minimalny uwzględniać rezerwacje: tak uwzględniać zamówienia: tak Zamówiona ilość: Dopełnienie do stanu min: = 115 szt. Program dolicza rezerwacje: = 130 szt. Następnie odejmuje istniejące zamówienia: = 113 Szukamy najbliższej ilości podzielnej przez zamawiać po (4), większej lub równej 113. Najbliższa ilość, która będzie co najmniej równa wyliczonej ilości to 116.

122 Str. 122 Moduł Handel v Raport liczony wg parametrów: Normatywy: stan maksymalny. uwzględniać rezerwacje: tak uwzględniać zamówienia: tak Zamówiona ilość: Dopełnienie do stanu maksymalnego: = 245 szt. Program dolicza rezerwacje: = 260 szt. Następnie odejmuje zamówienia: = 243 szt. Program szuka najbliższej ilości podzielnej przez zamawiać po (4) Stan maksymalny nie może zostać przekroczony, czyli zamówione zostanie 240 szt. Raport liczony wg sprzedaży: Ilość sprzedana: 102 szt. Normatywy: nie uwzględniaj. uwzględniać zamówienia: tak Zamówiona ilość: Program wylicza ilość potrzebną do uzupełnienia stanu do ilości sprzedanej: = 97 szt. Następnie odejmuje zamówienia: = 80 szt. Program szuka najbliższej ilości podzielnej przez zamawiać po (4), czyli zamówione zostanie 80 szt. Raport liczony wg sprzedaży: Ilość sprzedana: 102 szt. Normatywy: stan minimalny. uwzględniać zamówienia: tak Zamówiona ilość: Program porównuje ilość sprzedaną ze stanem minimalnym. Ponieważ ilość sprzedana < stan minimalny raport uzupełni zamówienie do stanu minimalnego Program wylicza ilość potrzebną do uzupełnienia stanu do ilości minimalnej: = 115 szt. Następnie odejmuje zamówienia: = 98 szt. Program szuka najbliższej ilości podzielnej przez zamawiać po (4), czyli zamówione zostanie 100 szt. Raport liczony wg sprzedaży: Ilość sprzedana: 130 szt. Normatywy: stan minimalny. uwzględniać zamówienia: tak Zamówiona ilość: Program porównuje ilość sprzedaną ze stanem minimalnym. Ponieważ ilość sprzedana > stan minimalny raport uzupełni zamówienie do ilości sprzedanej Program wylicza ilość potrzebną do uzupełnienia stanu do ilości sprzedanej: = 125 szt. Następnie odejmuje zamówienia: = 108 szt. Program szuka najbliższej ilości podzielnej przez zamawiać po (4), czyli zamówione zostanie 108 szt. Raport liczony wg sprzedaży: Ilość sprzedana: 270 szt. Normatywy: stan maksymalny. uwzględniać zamówienia: nie Zamówiona ilość: Program porównuje ilość sprzedaną ze stanem maksymalnym. Ponieważ ilość sprzedana > stan maksymalny raport uzupełni zamówienie do stanu maksymalnego (ilość po zamówieniu nie może przekroczyć maksymalnej w magazynie) Program wylicza ilość potrzebną do uzupełnienia stanu do ilości maksymalnej: = 245 szt. Program szuka najbliższej ilości podzielnej przez zamawiać po (4), czyli zamówione zostanie 244 szt. (stan po zamówieniu nie przekroczy maksymalnego).

123 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Edycja raportu Po wskazaniu określonych parametrów, i wygenerowaniu raportu poprzez - Znajdź towary (Generuj Raport braków) zostanie automatycznie wyświetlona lista towarów wraz z ilością, którą należy zamówić. Użytkownik ma możliwość ręcznej modyfikacji raportu polegającej na: Usuwaniu istniejących pozycji Dodawaniu nowych pozycji. Dodawane mogą być tylko towary, które nie zostały uwzględnione przy wyliczeniach automatycznych. W przypadku towarów już uwzględnionych w raporcie użytkownik może pozycję modyfikować. Zmianie ilości zamawianej. Jednostka miary pozostaje zawsze taka, w jakiej towar jest zamawiany, bez możliwości jej zmiany. Zmianie ceny zakupu. Proponowana przez program jest ostatnia cena zakupu. Jeśli Użytkownik ją zmodyfikuje to na tworzone zamówienie zostanie przeniesiona już cena podana na raporcie braków. Uwaga: w przypadku, gdy Użytkownik ponownie przeliczy raport, wszystkie wprowadzone zmiany zostaną utracone Generowanie Zamówienia u Dostawcy Po wyliczeniu Raportu braków użytkownik może wygenerować Zamówienie u Dostawcy (Zamówienia u Dostawców). Na dokument ZD przenoszone są towary wykazane na raporcie w ilości z kolumny Ilość zamawiana, zgodnie z ceną ustaloną na oknie raportu. Tworząc ZD należy wskazać jedną z opcji: Rys. Raport braków Zamówienie. wg dostawców wygenerowanych zostanie tyle zamówień ilu dostawców występuje na kartotekach towarowych ( menu Handel/ Zasoby/ Pozycja cennika, zakładka Dodatkowe): Rys. Domyślny dostawca wskazany na karcie towaru. Dla każdego dostawcy tworzony jest odrębny dokument ZD. W przypadku towarów, które nie mają dostawcy tworzony jest dokument ZD dla kontrahenta!nieokreślonego!. wskazanego dla kontrahenta po zaznaczeniu parametru utworzony zostanie jeden wspólny dokument ZD dla wskazanego kontrahenta. Dane na ZD utworzonym na podstawie Raportu braków: Schemat numeracji domyślny schemat numeracji wskazany dla ZD w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty. Kontrahent w zależności od opcji wskazanej w oknie raportu (sekcja Zamówienia) będzie to dostawca ustalony na karcie towaru lub wskazany bezpośrednio w oknie raportu. Magazyn domyślnie zgodny z magazynem wskazanym na raporcie braków. Jeżeli pole Magazyn pozostawiono puste ZD tworzone jest na: o o o Magazyn domyślny operatora, Magazyn domyślny stanowiska, Jeżeli nie wskazano magazynu domyślnego dla operatora, stanowiska, ZD tworzone jest na magazyn główny.

124 Str. 124 Moduł Handel v Jeżeli w menu System/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora (zakładka Parametry) ustalono dla operatora domyślny magazyn oraz włączono parametr Blokada zmiany magazynu domyślnego dokument, wówczas na ZD powstałym na podstawie raportu nie można zmienić magazynu wskazanego uprzednio w oknie raportu. Data wystawienia, termin dostawy daty na ZD są zgodne z datą bieżącą widoczną w menu Narzędzia/ Data bieżąca bez względu na datę, wg której został wyliczony raport braków. Kategoria, forma płatności, termin płatności pobierane są z karty kontrahenta. Dla zamawianych towarów: o o o o Ilość jest zgodna z ilością wskazaną do zamówienia w Raporcie braków. JM jednostka miary przenoszona jest z Raportu braków. C. pcz. cena początkowa to ostatnia cena zakupu pobierana z karty towaru (zakładka Ogólne). Cena z Rab. cena z rabatem to cena wskazana dla towaru na raporcie braków. Zamówienia, tworzone w oparciu o raport braków, są zapisywane do bufora i Użytkownik może je jeszcze modyfikować (z poziomu listy Handel/ Zamówienia u dostawcy) Wydania zewnętrzne Co należy wiedzieć o Wydaniach Zewnętrznych Wydania zewnętrzne to dokumenty, które powodują zmianę ilości i wartości magazynu. Uwaga: Wszystkie Wydania Zewnętrzne, zatwierdzone na stałe i te w buforze, powodują zmianę ilości w magazynie i ilości dostępnej. Dokumenty WZ powinny być skojarzone z Fakturą Sprzedaży. Kojarzenie może być wykonywane na różne sposoby: możemy wystawić FA i w chwili zatwierdzania automatycznie utworzyć dokument WZ możemy wystawić FA, zatwierdzić ją i dopiero potem utworzyć dokument WZ (w chwili wydania towaru) możemy wystawić WZ i w chwili zatwierdzenia automatycznie zostanie utworzona Faktura Sprzedaży (widoczna będzie na liście Faktur Sprzedaży) możemy zatwierdzić WZ i dopiero potem wystawić do niej Fakturę Sprzedaży Ten ostatni mechanizm - zatwierdzenia WZ bez automatycznego tworzenia FA - daje możliwość ewidencjonowania wydań towarów bez konieczności natychmiastowego wystawiania Faktury Sprzedaży. Dzięki temu można wystawić kilka dokumentów dla tego samego klienta, a później przekonwertować je do jednego dokumentu sprzedaży. Warunki powodzenia takiej operacji to: zgodność magazynu wspólna konwersja może dotyczyć tylko WZ z jednego magazynu zgodność algorytmu muszą być wyliczane wg tego samego algorytmu (netto lub brutto) wskazane WZ nie mogą być w buforze ani anulowane W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Kontrola ilości na dok. Rozchodowych: w edycji przed zapisem przy próbie dodania pozycji, której brakuje na magazynie na dokument WZ, RW, MM lub FA/PA z opcją pobrania towaru z magazynu, Użytkownik otrzyma informację o brakującej ilości (towar nie zostanie dodany na dokument). Podczas weryfikacji ilości program bierze pod uwagę ilość dostępną towaru (pomniejszoną o rezerwacje). przy akceptacji pozycji (przez bufor) parametr dotyczy akceptacji pozycji na dokumentach rozchodowych w buforze. W trakcie dopisywania pozycji program sprawdza ilość towaru Każde dopisanie pozycji powoduje automatyczne zapisanie dokumentu do bufora. Należy pamiętać, że po dopisaniu pozycji i wycofaniu się z wystawianego dokumentu, dokument ten i tak pojawi się na liście (będzie w buforze). Włączenie tego parametru, w niektórych przypadkach, może spowolnić pracę Lista Wydań Zewnętrznych Listę wystawionych WZ uruchamiamy z menu Handel/ Wydania zewnętrzne. Na ekranie wyświetlone zostaną wszystkie wystawione wcześniej dokumenty. Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

125 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 125 Każda pozycja listy standardowo zawiera: Numer dokumentu numer dokumentu nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji Status pole pozostaje puste dla WZ samodzielnych, tzn. takich, które jeszcze nie zostały przekonwertowane do FA. W przypadku WZ powiązanych z Fakturą Sprzedaży w polu pojawia się symbol FA. Status taki mają dokumenty, które zostały przekonwertowane do Faktury Sprzedaży i dokumenty, które powstały z Faktury Sprzedaży. Dla WZ związanych z Paragonem pole status ma wartość PA. Magazyn magazyn, na który został wystawiony dokument Wydania Zewnętrznego. Kontrahent kod kontrahenta, dla którego został wystawiony dokument Wydania Zewnętrznego. Data wydania data faktycznego wydania towaru z magazynu. Kwota netto wartość netto dokumentu Wydania Zewnętrznego. Wartość zakupu koszt zakupu towarów umieszczonych na Wydaniu Zewnętrznym oraz usług (w sytuacji, kiedy koszt został zadeklarowany na karcie usługi, na zakładce Dodatkowe w polu Koszt usługi). W zależności od przyjętej metody rozliczania magazynu po zapisaniu WZ pole może być wypełnione (jeśli koszt wyliczany jest na bieżąco metodą FIFO, LIFO, AVCO) lub może być puste. Puste pole oznacza, że magazyn rozliczany jest metodą QUAN i nie wykonano jeszcze zamknięcia okresu. Po wykonaniu zamknięcia pole to zostanie uzupełnione wartością zależną od przyjętego sposobu rozliczania. Rys. Lista Wydań Zewnętrznych W oknie dostępne są przyciski: księgowanie na konta księgowe. Księgowanie dotyczy zamkniętych i zaznaczonych dokumentów. Po wciśnięciu przycisku program pyta o schemat księgowy. korekta ilościowa lub wartościowa Wydania Zewnętrznego: nie można korygować WZ będących w buforze korygować można tylko dokumenty niezwiązane z Fakturą Sprzedaży korekta WZ skojarzonego możliwa jest jedynie poprzez korektę dokumentu handlowego (FA, PA). W przypadku korekty dokumentu handlowego tworzone są korekty skojarzone do dokumentu WZ.

126 Str. 126 Moduł Handel v utworzenie Faktury Sprzedaży. Fakturę Sprzedaży można utworzyć z jednej lub kilku Wydań Zewnętrznych wystawionych dla danego kontrahenta i dotyczących tego samego magazynu. Nowo utworzona Faktura Sprzedaży jest zapisywana do bufora (podlega edycji). - przekształcenie do Paragonu. Do Paragonu mogą być przekształcane tylko dokumenty WZ liczone algorytmem od brutto. - tworzenie dokumentu kaucyjnego. Przycisk jest widoczny tylko w przypadku, gdy firma wykorzystuje funkcję obrotu opakowaniami kaucjonowanymi (menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje) Formularz WZ obsługa Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie Formularz WZ: zakładka Ogólne Zgromadzone tu informacje jednoznacznie określają kontrahenta, dla którego wystawiany jest dokument, daty wystawienia oraz określają ilość i wartość wydanych zasobów. Dokument typ dokumentu w klasie Wydanie zewnętrzne, decyduje o sposobie numeracji dokumentu. Schematy numeracji określamy w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Wydania zewnętrzne. Listę dostępnych schematów uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku Dokument. Numer w zależności od wybranego schematu numeracji (Dokument) może składać się z trzech do pięciu sekcji. Standardowe schematy numeracji dla WZ nie posiadają sekcji seria. Jeśli użytkownik stworzył lub zmodyfikował schemat numeracji i umieścił w nim sekcję seria to w momencie wystawiania nowego dokumentu zaproponowana zostanie domyślna seria dla tego typu dokumentu. Jeśli domyślna seria nie została wybrana zostanie zaproponowana pierwsza seria z listy. Użytkownik ma możliwość zmiany serii. W tym celu należy wcisnąć przycisk strzałki umieszczony obok sekcji z serią i z listy wybrać właściwą. W polu odpowiedzialnym za numer kolejny pojawi się napis AUTO. Po zapisaniu dokumentu na trwałe lub do bufora, pole to zostanie wypełnione przez numer kolejny. Użytkownik może wpisać numer z klawiatury. Program zadba o unikalność numerów i w przypadku istnienia dokumentu o takim numerze nie pozwoli go zapisać. Kontrahent kod kontrahenta, dla którego wystawiamy dany dokument. Pole uzupełniamy ręcznie wpisując kod, wybierając z listy kontrahentów jaka proponuje się po wciśnięciu przycisku Kontrahent lub wybierając z listy pracowników, banków, wspólników i urzędów, dostępnych w menu rozwijanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku. Kategoria przepisuje się tutaj kategoria sprzedaży związana z danym kontrahentem. Po wciśnięciu przycisku Kategoria program standardowo zaproponuje listę kategorii typu przychód. Data wystawienia data wystawienia dokumentu. Według tej daty następuje księgowanie dokumentów do księgowości kontowej Data wydania data faktycznego wydania towaru z magazynu. Zapisując dokument program sprawdza czy w tym dniu była (jest) wystarczająca ilość towaru na magazynie aby można było dokonać wydania ilości wynikającej z dokumentu.

127 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 127 Rys. Formularz WZ- zakładka Ogólne Dokument liczony od netto/brutto. Decyduje o sposobie wyliczania podatku VAT. Netto program zlicza wartość netto pozycji wg odpowiednich stawek VAT i wylicza podatek jako % tych sum. Wartość brutto dokumentu jest sumą netto + VAT. Brutto - najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT. Zmiany algorytmu można dokonać tylko na dokumencie nieposiadającym żadnych towarów/usług w momencie pojawienia się na dokumencie pierwszej pozycji blokowana jest możliwość zmiany sposobu naliczania podatku VAT. Aby zmienić algorytm naliczania podatku VAT na WZ w buforze, na którym są już pozycje należy zaznaczyć w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry Pozwalaj na zmianę netto/brutto. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana algorytmu przy dodanych pozycjach może spowodować nieznaczne różnice w cenach i wartości. Rabat odczytywany jest z listy rabatów związanej z danym kontrahentem i towarem. Pole to jest każdorazowo przeliczane po dopisaniu nowej pozycji. Zasady udzielania rabatów zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów. Razem brutto łączna wartość brutto WZ (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany Netto - łączna wartość netto WZ (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej. U samej góry zakładki Ogólne formularza dokumentu WZ znajdują się znaczniki Bufor i FA. Bufor informuje o sposobie zapisu dokumentu. jeśli bufor jest zaznaczony dokument zostanie zapisany, ale możliwa będzie zmiana jego zawartości lub całkowite usunięcie dokumentu. jeśli parametr jest odznaczony (puste pole) następuje trwały zapis dokumentu. Możliwa będzie tylko jego korekta lub anulowanie. Standardowo, po dodaniu nowego dokumentu, pole bufor jest zaznaczone. Wszystkie dokumenty WZ (zatwierdzone i w buforze) powodują zmianę wartości i ilości towaru na magazynie. FA znacznik odpowiedzialny jest za automatyczne tworzenie Faktury Sprzedaży jeśli parametr jest zaznaczony zapis Wydania Zewnętrznego powoduje utworzenie Faktury Sprzedaży. Faktura ta jest w buforze, modyfikacji podlegają dane kontrahenta, forma i termin płatności. jeśli parametr jest odznaczony (puste pole) zapis Wydania Zewnętrznego nie powoduje powstania Faktury Sprzedaży. Taki sposób dokumentowania wydań towarów umożliwia wystawienie jednej faktury (zbiorczej) do kilku dokumentów WZ.

128 Str. 128 Moduł Handel v Uwaga: Istnieje możliwość wystawiania dokumentów WZ i FA wpisując ilość towaru i jego wartość. Pole dostępne jest do edycji po zaznaczeniu parametru Zmiana wartości na pozycji FA, WZ w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry. Jeśli wpiszemy wartość, wówczas program wyliczy przybliżoną cenę sprzedaży (z dokładnością do zaokrągleń). Użytkownik powinien zdecydować się na zaznaczenie bądź odznaczenie parametru na początku pracy. W szczególności nie powinien wystawiać dokumentów WZ przy zaznaczonym parametrze, a następnie po odznaczeniu parametru przekształcać ich do jednej Faktury Sprzedaży. Takie działanie może spowodować różnice wartości na dokumentach Formularz WZ: zakładka Kontrahent Zakładka została podzielona na dwie części. Pierwsza część dotyczy danych nabywcy, druga odbiorcy. Najczęściej nabywca i odbiorca ten sam kontrahent, jednak coraz częściej zdarzają się sytuacje, że są to dwa różne podmioty. Przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta - nabywcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian). Jako Odbiorca proponowany może być: kontrahent wpisany jako Nabywca jeśli dla danego kontrahenta nie ma zdefiniowanego odbiorcy domyślnego na jego karcie ewidencyjnej na liście odbiorców (zakładka Dodatkowe). kontrahent zdefiniowany jako Odbiorca domyślny na karcie ewidencyjnej nabywcy: na zakładce Dodatkowe znajduje się lista odbiorców kontrahenta. Jeśli na liście tej znajduje się odbiorca o statusie Domyślny (wartość TAK w kolumnie Domyślny), wówczas odbiorca ten jest proponowany jako Odbiorca na dokumencie wystawionym dla takiego kontrahenta. Program daje możliwość zmiany nabywcy i odbiorcy (przez podanie nowego kodu) oraz zmiany jego danych na potrzeby bieżącego dokumentu (wpisane zmiany nie są zapamiętywane na kartach ewidencyjnych) Formularz WZ: zakładka Dodatkowe Na zakładce znajdują się informacje o wartości netto, brutto i VAT rezerwacji, pole zmiany waluty dokumentu oraz miejsce na dodatkowy opis. Na dole formularza widoczne są pola Wprowadził i Zmodyfikował zawierające daty utworzenia oraz ostatniej modyfikacji dokumentu wraz z akronimami operatorów, którzy tych operacji dokonywali Formularz WZ: zakładka Dokumenty Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym WZ dokumentów. Lista ta składa się z kolumn: Numer numer dokumentu skojarzonego z WZ Typ dokumentu skojarzonego z WZ. Pole to może przyjmować wartość: PA Paragon skojarzony z Wydaniem Zewnętrznym FA Faktura Sprzedaży skojarzona z WZ WKA Wydanie Kaucji FPF Faktura Pro Forma, na podstawie której wygenerowano WZ KOR korekta dokumentu WZ DEK dekret księgowy Data data wystawienia dokumentu skojarzonego z WZ Razem netto wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Wydaniem Zewnętrznym Poniżej listy dokumentów skojarzonych z WZ wyświetlane są informacje o wartości netto, brutto i VAT danego WZ. Pole opis pozwala na wprowadzenie dodatkowych informacji związanych z dokumentem. Przycisk umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Wydaniem Zewnętrznym Przyjęcie zewnętrzne Co należy wiedzieć o dokumentach PZ PZ to dokumenty magazynowe powodujące zmianę wartości i ilości towaru na magazynie. Przyjęcia zewnętrzne są związane z Fakturami Zakupu. Istnieją trzy metody wystawiania Przyjęć Zewnętrznych. rejestrujemy Fakturę Zakupu i przy jej zapisie program tworzy automatycznie dokument PZ wprowadzamy Fakturę Zakupu, zatwierdzamy ją, a później na jej podstawie tworzymy dokument PZ wprowadzamy Przyjęcie Zewnętrzne i przy zapisie program automatycznie tworzy dokument FZ

129 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 129 wystawiamy Przyjęcie Zewnętrzne i na jego podstawie generujemy Fakturę Zakupu. Ta ostatnia metoda daje nam możliwość rejestrowania towarów przyjmowanych na podstawie dokumentów WZ od naszego dostawcy (wprowadzamy PZ). Kiedy dostajemy od niego fakturę konwertujemy PZ do Faktury Zakupu. FZ jest w buforze dzięki czemu jest nadal edytowalna Lista Przyjęć Zewnętrznych Lista Przyjęć Zewnętrznych dostępna jest z poziomu Handel/ Przyjęcia zewnętrzne. Zawiera ona wszystkie wystawione w programie dokumenty tej klasy. Standardowo lista składa się z następujących kolumn: Numer dokumentu numer dokumentu nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji Dokument źródłowy numer własny dokumentu, stosowany przez dostawcę Status pole puste oznacza PZ niepowiązane z Fakturą Zakupu. W przypadku FZ powiązanych z Fakturą Sprzedaży w polu pojawia się symbol FZ. Status taki mają dokumenty, które zostały przekonwertowane do Faktury Zakupu i dokumenty, które powstały z Faktury Zakupu. Magazyn magazyn, na który został wystawiony dokument Wydania Zewnętrznego. Kontrahent kod kontrahenta, dla którego został wystawiony dokument Wydania Zewnętrznego. Data przyjęcia towaru na magazyn Netto wartość netto dokumentu Przyjęcia Zewnętrznego Brutto wartość brutto wynikająca z Przyjęcia Zewnętrznego Oprócz standardowych przycisków w oknie znajdują się: księgowanie na konta księgowe. Księgowanie dotyczy zamkniętych i zaznaczonych dokumentów. Po wciśnięciu przycisku program pyta o schemat księgowy. korekta ilościowa Przyjęcia Zewnętrznego: nie można korygować PZ będących w buforze (podlegają edycji) korekcie podlegają tylko dokumenty niezwiązane z Fakturą Zakupu korekta PZ skojarzonego możliwa jest jedynie poprzez korektę dokumentu handlowego (FZ). Korekty do PZ zostały opisane w rozdziale Korekty Przyjęć Zewnętrznych. - przyjęcie opakowań kaucjonowanych towarzyszących transakcji. Przycisk jest dostępny jeśli w Konfiguracji firmy/ menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje zaznaczono funkcję obrotu opakowaniami kaucjonowanymi. - utworzenie Faktury Zakupu. Fakturę Zakupu można utworzyć z jednego lub kilku Przyjęć Zewnętrznych wystawionych dla danego kontrahenta i dotyczących tego samego magazynu. Nie można przekształcać PZ będącego w buforze lub anulowanego. Utworzona na podstawie Przyjęcia Zewnętrznego faktura podlega edycji. Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie Formularz PZ obsługa Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie Formularz PZ: zakładka Ogólne Zgromadzone tu informacje jednoznacznie określają dostawcę który wystawił dokument, podają daty wystawienia, przyjęcia i wpływu oraz określają ilość i wartość przyjętych zasobów. Dokument typ dokumentu w klasie Przyjęcie zewnętrzne, decyduje o sposobie numeracji dokumentu. Schematy numeracji określamy w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Przyjęcie zewnętrzne. Listę dostępnych schematów uzyskujemy poprzez wciśnięcie przycisku Dokument. Numer w zależności od wybranego schematu numeracji (Dokument) może składać się z trzech do pięciu sekcji. Standardowe schematy numeracji dla PZ nie posiadają sekcji rejestr. Jeśli użytkownik stworzył lub zmodyfikował schemat numeracji i umieścił w nim sekcję rejestr, to w momencie wystawiania nowego dokumentu proponowana będzie domyślna seria dla tego typu dokumentu. Jeśli domyślna seria nie została wybrana zostanie zaproponowana pierwsza seria z listy. Użytkownik ma możliwość zmiany serii. W tym celu należy wcisnąć przycisk strzałki umieszczony obok sekcji z serią i z listy wybrać właściwą. W polu odpowiedzialnym za numer kolejny pojawi się napis AUTO. Po zapisaniu dokumentu na trwałe lub do bufora, pole to zostanie wypełnione przez numer kolejny. Użytkownik może wpisać numer z klawiatury. Program zadba o unikalność numerów i w przypadku istnienia dokumentu o takim numerze nie pozwoli go zapisać. Kontrahent kod dostawcy. Pole uzupełniamy ręcznie wpisując kod, wybierając z listy kontrahentów wyświetlanej po wciśnięciu przycisku Kontrahent lub wybierając z listy pracowników, banków, wspólników i urzędów, dostępnej po wciśnięciu strzałki obok przycisku.

130 Str. 130 Moduł Handel v Kategoria przepisuje się tutaj kategorię zakupu związaną z danym kontrahentem. Po wciśnięciu przycisku Kategoria program standardowo zaproponuje listę kategorii typu Koszty. Magazyn magazyn, na który docelowo ma trafić kupowany towar. Istnieje możliwość powiązania magazynu z operatorem/ stanowiskiem (więcej szczegółów w części Informacje dodatkowe). Istnieje możliwość zmiany magazynu na dokumencie, gdzie zostały już wpisane pozycje (towary). Zmiana magazynu jest możliwa do czasu zapisania dokumentu na trwałe. Uwaga: możliwość zmiany nie dotyczy dokumentów, powstających w wyniku przekształcenia innego dokumentu (np. ZD FZ). Data wystawienia data wystawienia dokumentu, odczytana z dokumentu źródłowego Data przyjęcia data faktycznego przyjęcia towaru na magazyn Data wpływu data wpływu dokumentu do firmy Dokument liczony od netto/ brutto. Decyduje o sposobie wyliczania podatku VAT. Netto program zlicza wartość netto pozycji wg odpowiednich stawek VAT i wylicza podatek jako % tych sum. Wartość brutto dokumentu jest sumą netto + VAT. Brutto - najpierw wyliczana będzie wartość brutto w poszczególnych stawkach, następnie podatek VAT i kwota netto jako różnica brutto i VAT. Zmiany można dokonać tylko na dokumencie, na którym nie wprowadzono jeszcze żadnych towarów/usług. W momencie pojawienia się na dokumencie pierwszej pozycji możliwość zmiany sposobu naliczania podatku VAT jest blokowana. Rabat wartość rabatu odczytywana jest z karty kontrahenta i powoduje pomniejszenie cen wszystkich dopisanych później pozycji. Po wpisaniu wartości rabatu na dokument zawierający już pozycje towarowe program proponuje przeliczenie cen. Zasady działania rabatów w programie zostały opisane w rozdziale Udzielanie rabatów. Razem brutto łączna wartość brutto PZ (razem z podatkiem VAT). Wartość brutto jest wyliczana automatycznie, zgodnie z wybranym algorytmem (od brutto lub od netto). Użytkownik nie ma możliwości jej zmiany Netto - łączna wartość netto PZ (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej. Rys. Przyjęcie zewnętrzne zakładka Ogólne

131 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 131 W górnej części formularza znajdują się znaczniki: Bufor informuje o sposobie zapisu dokumentu. jeśli bufor jest zaznaczony dokument zostanie zapisany, ale możliwa będzie zmiana jego zawartości lub całkowite usunięcie dokumentu. Dokumenty PZ zapisane na stałe powodują zmianę wartości i ilości towaru na magazynie. odznaczenie parametru (puste pole) oznacza, że następuje trwały zapis dokumentu. Możliwa będzie tylko jego korekta lub anulowanie. Standardowo, po dodaniu nowego dokumentu, pole bufor jest zaznaczone. Dokumenty PZ w buforze powodują zwiększenie ilości zamówionej towaru. FZ jest to parametr odpowiedzialny za automatyczne tworzenie Faktury Zakupu jeśli parametr jest zaznaczony - w trakcie zapisywania Przyjęcia Zewnętrznego program automatycznie na jego podstawie tworzy dokument handlowy. Powstała Faktura Zakupu jest w buforze. jeśli parametr nie jest zaznaczony (puste pole) w trakcie zapisu dokumentu magazynowego program nie tworzy żadnego dokumentu handlowego. Taki sposób zapisu Przyjęcia Zewnętrznego pozwala na późniejsze generowanie Faktury Zakupu (np. zbiorcze dla kilku PZ). Uwaga: Istnieje możliwość wystawiania dokumentów FZ i PZ wpisując ilość towaru i jego wartość (pole jest dostępne do edycji). W takim przypadku program wyliczy przybliżona cenę zakupu (z dokładnością do zaokrągleń) Formularz PZ: zakładka Kontrahent Zakładka została podzielona na dwie części. Pierwsza część dotyczy danych dostawcy, druga dotyczy nadawcy. Coraz częściej zdarzają się sytuacje, że są to dwa różne podmioty. Przycisk umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta - dostawcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian). Jako Nadawca proponowany może być: kontrahent wpisany jako Dostawca jeśli dla danego kontrahenta nie ma zdefiniowanego odbiorcy domyślnego na jego karcie ewidencyjnej na liście odbiorców (zakładka Dodatkowe). kontrahent zdefiniowany jako Odbiorca domyślny na karcie ewidencyjnej nabywcy: na zakładce Dodatkowe znajduje się lista odbiorców kontrahenta. Jeśli na liście tej znajduje się odbiorca o statusie Domyślny (wartość TAK w kolumnie Domyślny), wówczas odbiorca ten jest proponowany jako Nadawca na dokumencie wystawionym dla takiego kontrahenta. Program daje możliwość zmiany dostawcy i nadawcy(przez podanie nowego kodu) oraz zmiany jego danych na potrzeby bieżącego dokumentu (wpisane zmiany nie są zapamiętywane na kartach ewidencyjnych) Formularz PZ: zakładka Dodatkowe Na zakładce znajdują się informacje o wartości netto, brutto i VAT rezerwacji, pole zmiany waluty dokumentu oraz miejsce na dodatkowy opis. Na dole formularza widoczne są pola Wprowadził i Zmodyfikował zawierające daty utworzenia oraz ostatniej modyfikacji dokumentu wraz z akronimami operatorów, którzy tych operacji dokonywali Formularz PZ: zakładka Dokumenty Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym PZ dokumentów. Lista ta składa się z kolumn: Numer numer dokumentu skojarzonego z PZ Typ dokumentu skojarzonego z PZ. Pole to może przyjmować wartość: FZ Faktura Zakupu skojarzona z PZ KOR Korekta do dokumentu PZ PKA Przyjęcie Kaucji DEK Dekret Księgowy Data data wystawienia dokumentu skojarzonego z PZ Razem netto wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Wydaniem Zewnętrznym Poniżej listy dokumentów skojarzonych z PZ wyświetlane są informacje o wartości netto, brutto i VAT danego PZ. Pole opis pozwala na wprowadzenie dodatkowych informacji związanych z dokumentem. Przycisk umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Przyjęciem Zewnętrznym.

132 Str. 132 Moduł Handel v Rozchody wewnętrzne Co należy wiedzieć o dokumentach RW Rozchody wewnętrzne to dokumenty przedstawiające ruch towaru wewnątrz firmy. Mają one wpływ na wartość magazynu. Często wykorzystywane są do udokumentowania strat czy pobrania towaru z magazynu na okres próby, wypożyczenia. Lista ta zawiera także dokumenty RW powstałe w wyniku zamknięcia inwentaryzacji. Uwaga: Rozchód wewnętrzny może dotyczyć tylko i wyłącznie towarów. Rozchód wewnętrzny (zatwierdzony lub w buforze) wpływa na stan towaru pomniejszając ilość w magazynie i ilość dostępną. W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Kontrola ilości na dok. Rozchodowych: w edycji przed zapisem przy próbie dodania pozycji, której brakuje na magazynie na dokument WZ, RW, MM lub FA/PA z opcją pobrania towaru z magazynu, Użytkownik otrzyma informację o brakującej ilości (towar nie zostanie dodany na dokument). Podczas weryfikacji ilości program bierze pod uwagę ilość dostępną towaru (pomniejszoną o rezerwacje). przy akceptacji pozycji (przez bufor) parametr dotyczy akceptacji pozycji na dokumentach rozchodowych w buforze. W trakcie dopisywania pozycji program sprawdza ilość towaru. Każde dopisanie pozycji powoduje automatyczne zapisanie dokumentu do bufora. Należy pamiętać, że po dopisaniu pozycji i wycofaniu się z wystawianego dokumentu, dokument ten i tak pojawi się na liście (będzie w buforze). Włączenie tego parametru, w niektórych przypadkach, może spowolnić pracę Lista dokumentów RW Oprócz standardowych przycisków w oknie dostępne są: Korekta rozchodu wewnętrznego możliwa jest tylko korekta ilościowa. Korekta może dotyczyć jedynie na trwale zapisanego dokumentu. Nie można korygować dokumentów o statusie AI (powstałych po zamknięciu inwentaryzacji). Zasady opisane są w rozdziale Korekta Rozchodu Wewnętrznego. Księgowanie wg schematu w celu zaksięgowania dokumentów RW należy je najpierw zaznaczyć (np. za pomocą spacji) i po uruchomieniu procedury wybrać schemat księgowy. Zasady księgowania zostały opisane w rozdziale Współpraca z innymi modułami systemu Comarch OPT!MA. Uwaga: Dokumenty Rozchodu Wewnętrznego mogą być wynikiem zamknięcia inwentaryzacji (status AI). Dokumentu powstałego w wyniku inwentaryzacji nie można usuwać, korygować ani anulować. Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie Formularz RW obsługa Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie Formularz RW: zakładka Ogólne Informacje, jakich dostarcza nam ta zakładka, dotyczą kontrahenta, numeru i pozycji rozchodowanych z magazynu na jego podstawie. Dokument wybór typu dokumentu determinuje sposób numeracji. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanej w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Rozchody wewnętrzne. W programie dla Rozchodów Wewnętrznych predefiniowany został schemat złożony z trzech sekcji Symbol/ Numer/ Rok. Numer numer kolejny dokumentu nadany zgodnie z podanym wcześniej schematem. Kontrahent kod kontrahenta możemy wybrać z listy wyświetlanej po wciśnięciu przycisku Kontrahent. Lista banków, urzędów, pracowników i wspólników jest dostępna po wciśnięciu strzałki widocznej obok przycisku. Dopuszczalne jest również wystawienie RW dla kontrahenta!nieokreślonego!. Kategoria możemy wybrać kategorię która dostarczy nam dodatkowych informacji o dokumencie. Standardowo, po wybraniu przycisku Kategoria wyświetli nam się lista kategorii rozchodowych. Jeśli na liście nie ma potrzebnej kategorii, możemy ją dopisać wykorzystując do tego dostępne standardowe przyciski i klawisze.

133 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 133 Magazyn kod magazynu, z którego następuje wydanie towaru. Jeden dokument może dotyczyć tylko jednego, wybranego w nagłówku magazynu. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych. Data wystawienia data wystawienia dokumentu jest jednocześnie datą wydania towaru z magazynu. Razem netto łączna wartość netto całego dokumentu Bufor po zaznaczeniu tego parametru i zapisaniu dokumentu dopuszczalna jest modyfikacja całego dokumentu. RW w buforze blokuje numer, tak więc po wykasowaniu go może powstać luka w numeracji. Przerwę w numeracji można uzupełnić przez ręczne wpisanie brakującego numeru Formularz RW: zakładka Kontrahent Zakładka ta dostarcza informacji o odbiorcy. Wyświetlana jest tutaj między innymi pełna nazwa kontrahenta, jego adres, numer NIP. Wszelkie wprowadzone tu zmiany dotyczące kontrahenta np. korekta adresu, będą dotyczyły tylko i wyłącznie tego dokumentu, nie spowodują zmiany na karcie kontrahenta. W polu Opis możemy odnotować dodatkowe informacje związane z kontrahentem czy rozchodowanym towarem. Warto pamiętać, że pole to może być wykorzystywane przy sortowaniu dokumentów Formularz RW: zakładka Dokumenty Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym RW dokumentów. Lista ta składa się z kolumn: Numer numer dokumentu skojarzonego z RW Typ dokumentu skojarzonego z RW. Pole to może przyjmować wartość: KOR korekta do dokumentu RW AI arkusz inwentaryzacyjny, który posłużył do utworzenia RW FZ jeśli RW powstało na podstawie korekty dokumentu pierwotnego FZ. DEK dekret księgowy Data wystawienia dokumentu skojarzonego z RW Razem netto wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Rozchodem Wewnętrznym Przycisk umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Rozchodem Wewnętrznym Przyjęcia wewnętrzne Co należy wiedzieć o dokumentach PW Przyjęcie wewnętrzne to operacja wykonywana wewnątrz firmy. Nie powoduje ona powstania płatności ani naliczenie podatku VAT, ma za to bezpośredni wpływ na ilość i wartość zasobu w magazynie. Po wyborze funkcji Przyjęcie wewnętrzne zostanie wyświetlona lista przeprowadzonych transakcji. Lista zawiera dokumenty Przyjęć Wewnętrznych i ich korekty. Lista ta zawiera również dokumenty, które są wynikiem zamknięcia inwentaryzacji. PW powstałe w celu ustalenia stanu (inwentaryzacja) w kolumnie status oznaczone są symbolem AI. Dokumentów tych nie można korygować, ani anulować Lista Przyjęć Wewnętrznych Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Oprócz standardowych przycisków w oknie dostępne są: Korekta przyjęcia wewnętrznego możliwa jest tylko korekta ilościowa. Zasady tworzenia korekt zostały opisane w rozdziale Dokumenty korygujące Księgowanie wg schematu w celu zaksięgowania dokumentów PW należy je najpierw zaznaczyć (np. za pomocą spacji) i po uruchomieniu procedury wybrać schemat księgowy. Zasady księgowania zostały opisane w odrębnym rozdziale. Lista Przyjęć Wewnętrznych informuje o numerze, dacie wystawienia dokumentu, magazynie na który towar został przyjęty, kontrahencie, od którego towar został przyjęty (kod), mieście z którego pochodzi kontrahent i o wartości dokumentu. Ponadto na liście widoczny jest Status dokumentu symbol AI oznacza, że dokument związany jest z inwentaryzacją. Wpisując nowy dokument lub edytując istniejący na ekranie wyświetla nam się formularz Przyjęcia Wewnętrznego. Zbudowany on jest z zakładek Formularz PW obsługa Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

134 Str. 134 Moduł Handel v Formularz PW: zakładka Ogólne Zakładka zawiera następujące informacje: Dokument wybór typu dokumentu determinuje sposób numeracji. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanej w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Przyjęcia wewnętrzne. W programie dla Przyjęć Wewnętrznych predefiniowany został schemat złożony z trzech sekcji Symbol/ Numer/ Rok. Numer numer dokumentu nadany zgodnie z przyjętym schematem numeracji Kontrahent podajemy kod dostawcy, od którego otrzymaliśmy towar. Wyboru możemy dokonać z listy kontrahentów lub z dostępnych po wciśnięciu strzałki, list banków, pracowników, wspólników lub urzędów. Dopuszczalne jest też wybranie kontrahenta!nieokreślonego! Kategoria możemy wybrać kategorię, która dostarczy nam dodatkowych informacji o dokumencie (domyślnie podpowiada się kategoria zakupu z karty kontrahenta). Standardowo, po wybraniu przycisku Kategoria wyświetli nam się lista kategorii kosztowych. Jeśli na liście nie ma potrzebnej kategorii, możemy ją dodać wykorzystując do tego dostępne standardowe przyciski i klawisze. Rys. 1 Formularz PW - zakładka Ogólne Magazyn kod magazynu, do którego dokonujemy Przyjęcia Wewnętrznego. Jeden dokument może dotyczyć tylko jednego, wybranego w nagłówku magazynu. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych. Data wystawienia data wystawienia dokumentu jest jednocześnie datą przyjęcia towaru na magazyn. Razem netto łączna wartość netto całego dokumentu Bufor po zaznaczeniu tego parametru i zapisaniu dokumentu, towar nie jest przyjmowany jeszcze na magazyn. Dopuszczalna jest modyfikacja całego dokumentu. PW w buforze blokuje numer, tak więc po wykasowaniu go może powstać luka w numeracji, którą należy uzupełnić ręcznie. Jeśli parametr jest odznaczony dokument jest zapisywany na trwałe Formularz PW: zakładka Kontrahent Dostarcza szczegółowych informacji o kontrahencie, w tym przypadku dostawcy. Zmiana kontrahenta na tej zakładce (poprzez wpisanie innego kodu czy wybór z listy) powoduje automatyczną zmianę kontrahenta na zakładce Ogólne. Modyfikacja wyświetlanych danych dostawcy na wpływ tylko na dany dokument, nie będą one zapamiętane na karcie kontrahenta. Na zakładce tej wyświetlane są dodatkowe informacje związane z Przyjęciem Wewnętrznym. Informacje te można zapisać w polu opis. Pole to może być wykorzystywane przy szukaniu dokumentu.

135 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Formularz PW: zakładka Dokumenty Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym PW dokumentów. Lista ta składa się z kolumn: Numer numer dokumentu skojarzonego z PW Typ dokumentu skojarzonego z PW. Pole to może przyjmować wartość: KOR korekta do dokumentu PW AI - arkusz inwentaryzacyjny, na podstawie którego powstało przyjęcie FA jeśli PW zostało wygenerowane do korekty FA pierwotnej DEK dekret księgowy Data data wystawienia dokumentu skojarzonego z PW Razem netto wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Przyjęciem Wewnętrznym Przycisk umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Rozchodem Wewnętrznym Przesunięcia międzymagazynowe Co należy wiedzieć o przesunięciach MM Jedną z podstawowych cech modułu Handel jest wielomagazynowość. W programie można prowadzić wiele magazynów lokalnych (w obrębie jednej bazy danych) oraz odległych (odpowiadających np. oddziałom w innych miastach). Do przesuwania towaru pomiędzy magazynami służą dokumenty Przesunięć Międzymagazynowych MM. Na dokumencie MM określamy magazyn źródłowy czyli ten, z którego wydawany jest towar oraz magazyn docelowy czyli ten, do którego towar jest przesuwany. W wyniku przesunięcia MM towar przestaje być dostępny w jednym magazynie, a powiększa zasoby w drugim (docelowym). W przypadku przesunięć pomiędzy magazynami odległymi odbywa się to w oparciu o eksport dokumentu MM do pliku, a następnie jego import. Warto przy tym pamiętać, że w przypadku przesunięć pomiędzy magazynami lokalnymi - ogólna ilość towaru w firmie (bazie), widoczna np. na liście zasobów dla wszystkich magazynów, nie ulega zmianie. Natomiast w chwili wystawiania dokumentu, dla którego musimy określić magazyn, dostępna jest ilość odpowiednio pomniejszona/ powiększona. Należy pamiętać, że każdy dokument wystawiany w systemie musi być powiązany przynajmniej z jednym lokalnym magazynem. W przypadku, gdy przyjmujemy do firmy jedną dużą dostawę towaru, którą chcemy rozmieścić w różnych magazynach musimy towar wprowadzić do jednego z magazynów, a następnie przesunąć odpowiednie ilości do pozostałych magazynów. Uwaga: Warto pamiętać, że w Przesunięciu Międzymagazynowym mogą uczestniczyć tylko towary (nie można przesuwać pozycji o statusie usługa). W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Kontrola ilości na dok. Rozchodowych: w edycji przed zapisem przy próbie dodania pozycji, której brakuje na magazynie na dokument WZ, RW, MM lub FA/PA z opcją pobrania towaru z magazynu, Użytkownik otrzyma informację o brakującej ilości (towar nie zostanie dodany na dokument). Podczas weryfikacji ilości program bierze pod uwagę ilość dostępną towaru (pomniejszoną o rezerwacje). przy akceptacji pozycji (przez bufor) parametr dotyczy akceptacji pozycji na dokumentach rozchodowych w buforze. W trakcie dopisywania pozycji program sprawdza ilość towaru. Każde dopisanie pozycji powoduje automatyczne zapisanie dokumentu do bufora. Należy pamiętać, że po dopisaniu pozycji i wycofaniu się z wystawianego dokumentu, dokument ten i tak pojawi się na liście (będzie w buforze). Włączenie tego parametru, w niektórych przypadkach, może spowolnić pracę Lista magazynów Standardowo w programie zdefiniowany jest jeden magazyn. Listę magazynów, z poziomu której można dopisać inne, wywołujemy poprzez wciśnięcie kombinacji klawiszy <CTRL>+<M> z menu głównego lub z poziomu Ogólne/ Inne/ Magazyny. Podczas definiowania w programie nowego magazynu na formularzu znajduje się pole odpowiedzialne za Typ magazynu: magazyn lokalny oznacza, że magazyn funkcjonuje w tej samej bazie danych co magazyn główny magazyn odległy - oznacza, że magazyn funkcjonuje w innej bazie danych niż bieżąca magazyn serwisowy oznacza, że magazyn został utworzony na potrzeby modułu Comarch OPT!MA Serwis. Możliwość wystawiania dokumentów na magazyn serwisowy jest mocno ograniczona, praktycznie jedyne dokumenty, które można wystawiać na magazynie serwisowym z poziomu listy dokumentów to dokumenty MM (pozostałe powstają automatycznie tylko w wyniku realizacji zleceń serwisowych).

136 Str. 136 Moduł Handel v magazyn mobilny oznacza, że magazyn przeznaczony jest do pracy z urządzeniem mobilnym z wykorzystaniem aplikacji Comarch Mobilny Sprzedawca. Możliwość zmiany typu magazynu jest blokowana, jeśli w danym magazynie zostanie wprowadzony dokument. Uwaga: Magazyny typu odległy będą wykorzystywane jedynie podczas tworzenia dokumentów MM, ich eksportu i importu. Natomiast nie będą widoczne na żadnych listach dostępnych podczas wystawiania dokumentów oraz na liście zasobów w bieżącej bazie danych. Magazyny typu mobilny przeznaczone są tylko do współpracy z urządzeniem mobilnym i również nie będą widoczne na żadnych listach dostępnych podczas wystawiania dokumentów oraz na liście zasobów w bieżącej bazie danych. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj- dodanie nowego magazynu (magazyn otwierany jest z zerowymi zasobami) Zmień możliwa jest zmiana symbolu oraz nazwy magazynu. Zmiana nie powoduje utraty informacji o zasobach w danym magazynie. Na już istniejących dokumentach symbol magazynu jest podmieniany. Usuń usunąć można tylko magazyn, w którym nie ma żadnych zasobów ani nie jest związany z żadnym dokumentem. Status - na liście można wyświetlać wszystkie wpisane magazyny, tylko aktywne (czyli takie, które posiadają jakieś zasoby oraz biorą udział w przesunięciach towarami) lub nieaktywne (czyli takie, które nie biorą już udziału w gospodarowaniu zasobami). Typ - listę magazynów można filtrować wg typu magazynów (lokalne/ odległe/ wszystkie). Na liście magazynów typ magazynu jest widoczny w kolumnie S (L oznacza magazyn lokalny, o - magazyn odległy). Użytkownik ma możliwość założenia zakazu pracy na danym magazynie dla poszczególnych operatorów, z poziomu zakładki Zakazy. Funkcja została szerzej opisana w odrębnym rozdziale tego podręcznika, w części Informacje dodatkowe. Dodając nowy magazyn określamy jego symbol i nazwę. Należy również określić typ magazynu czy jest to magazyn lokalny czy odległy. Istnieje również możliwość wprowadzenia dodatkowego opisu ułatwiającego identyfikację magazynu. Na formularzu znajduje się również parametr Nieaktywny jego zaznaczenie spowoduje, że magazyn nie będzie widoczny na liście wywoływanej z poziomu innych okien w programie (np. nie będzie możliwości wyświetlenia zasobów dla tego magazynu). Parametr może być zaznaczony dla magazynów, które nie są już wykorzystywane w firmie Lista Przesunięć Międzymagazynowych Lista MM Przesunięć Międzymagazynowych dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne/ Przesunięcia międzymagazynowe. Zawiera wszystkie wystawione w programie dokumenty tej klasy. Informacje wyświetlane na liście to: Numer dokumentu numer dokumentu zgodny ze schematem jaki został wybrany dla dokumentów tej klasy. Może się składać z trzech do pięciu sekcji. Dla dokumentów tej klasy predefiniowano w programie schemat złożony z trzech sekcji: symbol /rok/ numer Status informacja o typie magazynu źródłowego i docelowego. W zależności od typu magazynów z MM po zatwierdzeniu dokumentu na liście w kolumnie Status pojawia się: LL jeśli dokument dotyczył magazynów lokalnych LO jeśli magazyn docelowy jest zdefiniowany jako odległy OL jeśli dokument MM został zaimportowany z pliku (z magazynu odległego). Data operacji data wykonania operacji przesunięcia towaru z magazynu źródłowego do magazynu docelowego. Jest to również data z jaką dany dokument będzie księgowany. Magazyn źródłowy magazyn, z którego przesuwamy towar Magazyn docelowy magazyn, na który przyjmowany jest towar Wartość wartość dokumentu MM Oprócz standardowych przycisków na liście znajdują się: Księgowanie do księgowości kontowej użycie tego przycisku powoduje rozpoczęcie księgowania Przesunięć Międzymagazynowych na odpowiednie konta księgowe. Księgowanie odbywa się na podstawie zdefiniowanych schematów księgowych i zostało opisane w odrębnym rozdziale. Korekta przesunięcia międzymagazynowego możliwa jest tylko korekta ilościowa. Korektę możemy zrobić jedynie do zatwierdzonego przesunięcia. Sposób został opisany w rozdziale Dokumenty korygujące.

137 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 137 Uwaga: Korekta dokumentu MM jest Przesunięciem Magazynowym towaru w przeciwnym kierunku. Podczas korygowania dokumentu MM towar jest pobierany z magazynu źródłowego zgodnie z przyjętą zasadą rozliczania magazynu. W związku z tym może się zdarzyć, że wartość takiej "korekty" będzie inna niż wartość korygowanego przesunięcia MM, w przypadku, gdy na korekcie zostaną przesunięte towary z innej dostawy niż przesunięte dokumentem MM Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Warto również pamiętać, że w przypadku dokumentów MM funkcjonują pojęcia Magazyn źródłowy i Magazyn docelowy, które również mają wpływ na listę wyświetlanych dokumentów. Przez właściwy dobór tych parametrów możemy w przypadku ogólnym uzyskać wszystkie dokumenty (magazyn źródłowy: puste pole i magazyn docelowy: puste pole) Formularz MM obsługa Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie Formularz MM: zakładka Ogólne W celu utworzenia nowego Przesunięcia Międzymagazynowego możemy posłużyć się klawiszem <INSERT>, przyciskiem lub poleceniem Dodaj z menu kontekstowego. Menu kontekstowe wywołujemy z listy przesunięć prawym klawiszem myszki. Informacje zawarte na tej zakładce to: Dokument typ dokumentu w klasie Przesunięcie międzymagazynowe. Decyduje on o sposobie numeracji. Domyślnie proponowany jest typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Dokumenty). Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich rodzajów schematów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny sposób numeracji lub możemy stworzyć nowy schemat. Numer wartość pola numer zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeracji). W zależności od schematu wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, które będą zawierały poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca rejestr (serię) naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii zdefiniowanych dla Przesunięć Międzymagazynowych i pozwoli na wskazanie właściwej. Rys. Dokument MM zakładka Ogólne

138 Str. 138 Moduł Handel v Kategoria standardowo proponowana jest lista przychodowych. Wybranie kategorii umożliwia przeprowadzenie raportów i analiz oraz pozwala po zaksięgowaniu uzupełnić gromadzone w księgowości dane. Data wystawienia data wystawienia dokumentu. Razem netto łączna wartość Przesunięcia Magazynowego. Jest to wartość netto (bez podatku VAT). Parametr Bufor - standardowo, na formularzu nowo tworzonego dokumentu parametr ten jest zaznaczony. Pozwala on na zapisanie dokumentu do bufora i późniejszą jego modyfikację i poprawę. W celu ostatecznego zatwierdzenia Przesunięcia Międzymagazynowego należy odznaczyć ten parametr (pole bufor puste) i zapisać dokument. Podczas wystawiania dokumentów MM należy określić magazyn źródłowy i docelowy. Magazynem źródłowym podczas wystawiania dokumentu MM może być jedynie magazyn zdefiniowany jako lokalny (program automatycznie zawęża listę). Jako magazyn docelowy można określić zarówno magazyn lokalny jak i odległy. jeśli magazyn docelowy jest magazynem lokalnym (dotyczy też magazynów serwisowych i mobilnych) w chwili zatwierdzenia dokumentu MM towar zostaje zdjęty z magazynu źródłowego i automatycznie wprowadzony do magazynu określonego jako docelowy. jeśli magazyn docelowy jest magazynem odległym w chwili zatwierdzenia dokumentu MM towar zostaje zdjęty z magazynu. Aby pojawił się w magazynie docelowym należy wykonać eksport MM do pliku, a następnie w magazynie docelowym jej import Formularz MM: zakładka Dokumenty Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym MM dokumentów. Lista ta składa się z kolumn: Numer numer dokumentu skojarzonego z MM Typ dokumentu skojarzonego z MM. Pole to może przyjmować wartość: SRW dokument utworzony w module Serwis, dla którego wykonano przeniesienie części na magazyn serwisowy DEK dekret księgowy Data data wystawienia dokumentu skojarzonego z MM Razem netto wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Przesunięciem Magazynowym Przycisk umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Przesunięciem Magazynowym. Na zakładce tej wyświetlane są informacje dodatkowe związane z Przesunięciem Magazynowym. Informacje te można zapisać w polu opis. Pole to może być wykorzystywane podczas wyszukiwania dokumentu Przesyłanie dokumentów MM pomiędzy magazynami odległymi W systemie Comarch OPT!MA istnieje możliwość wymiany dokumentów MM pomiędzy magazynami prowadzonymi w dwóch różnych bazach danych. Dokumenty takie są przenoszone w postaci plików XML. W magazynie źródłowym istnieje możliwość zapisania dokumentu MM do pliku, natomiast w magazynie docelowym istnieje funkcja, która pozwala na zaimportowanie dokumentu (i wprowadzenie towaru do magazynu) Eksport dokumentu MM Eksport dokumentów MM do pliku jest możliwy po wciśnięciu przycisku na liście.. Eksportowane są dokumenty MM zaznaczone Po wciśnięciu przycisku pojawia się okienko pozwalające na podanie nazwy pliku, w którym zapisane zostaną dokumenty i jego położenia. W trakcie wykonywania eksportu wyświetlane są informacje o przebiegu operacji. Po wykonaniu eksportu w kolumnie Status pojawia się znacznik E, oznaczający, że dokument został już wyeksportowany do pliku. Zasady eksportu MM do pliku: Eksport dotyczy tylko dokumentów MM, gdzie magazyn docelowy jest magazynem odległym. Nie można eksportować do pliku dokumentów MM, które dotyczą magazynów lokalnych. Dokument MM może być eksportowany kilka razy program wyświetla ostrzeżenie o ponownym eksporcie. Dokumenty MM, które będą eksportowane do pliku należy wcześniej zaznaczyć na liście. Do jednego pliku można eksportować równocześnie kilka dokumentów MM (muszą być zaznaczone na liście) Każdy zestaw dokumentów jest zapisywany w odrębnym pliku XML. Nie ma możliwości dopisania dokumentu do już istniejącego pliku. Możliwe jest jedynie nadpisanie danych, co oznacza, że wcześniej zapisane w pliku informacje zostaną utracone. Uwaga: w przypadku dokumentów MM, gdzie magazynem docelowym jest magazyn odległy nie ma możliwości wykonania korekty (MM zwrotnej). Aby zwrócić towar należy zaimportować odpowiedni dokument MM pochodzący z magazynu odległego.

139 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Import dokumentu MM Import MM jest możliwy po wciśnięciu przycisku na liście dokumentów MM w magazynie docelowym. Nazwa pliku pełna ścieżka dostępu do pliku zawierającego dokument MM. Podczas określania dostępu można posłużyć się przyciskiem. Na wyświetlonej liście dokumentów MM (zapisanych we wskazanym pliku) należy zaznaczyć te, które będą importowane. Dopiero po zaznaczeniu przynajmniej jednego dokumentu dostępny jest przycisk Zatwierdź. Jego wciśnięcie spowoduje zaimportowanie zaznaczonych dokumentów MM. Rys. Import dokumentu MM Uwaga: Podczas importu dokumentów MM program porównuje symbole magazynu źródłowego i docelowego określonego na dokumencie MM z symbolami magazynów zdefiniowanych w oknie importu. Jeśli symbole określone w oknie nie są zgodne z symbolami z dokumentów MM program importuje dokumenty MM przypisując magazyny zgodnie z ustawieniami w oknie. Jeśli symbole magazynów z dokumentów MM nie będą zgodne z symbolami magazynów zdefiniowanych w oknie importu w części Magazyny importowanego dokumentu: magazyn źródłowy magazyn źródłowy, z którego pochodzą dokumenty MM. Jeśli na MM magazyn źródłowy będzie inny program wyświetli informację o niezgodności z zapytaniem, czy mimo to przeprowadzić import. Dostępna lista magazynów zawiera tylko magazyny zdefiniowane na Liście magazynów jako odległe. magazyn docelowy magazyn docelowy, do którego zostanie wprowadzony towar. Jeśli magazyn docelowy z MM jest inny niż określony w oknie importu - program wyświetli informację o niezgodności z zapytaniem, czy mimo to przeprowadzić import. Dostępna jest lista magazynów zdefiniowanych na Liście magazynów jako lokalne. Użytkownik ma możliwość akceptacji importu z zaproponowanymi parametrami lub rezygnacji. W przypadku rezygnacji dokument MM zostanie pominięty podczas importu. Aby import przebiegał bez zakłóceń należy stosować zasady: jednorazowo importować tylko dokumenty MM ze zgodnym magazynem źródłowym i lokalnym. w oknie importu określać magazyny domyślne zgodne z magazynami z importowanych dokumentów MM. Uwaga: Bardzo istotna jest zgodność symboli nadawanych magazynom w poszczególnych bazach, pomiędzy którymi następuje wymiana dokumentów MM.

140 Str. 140 Moduł Handel v Uwaga: w przypadku dokumentów MM, gdzie magazynem źródłowym jest magazyn odległy nie ma możliwości wykonania korekty (MM zwrotnej). Aby zwrócić towar należy wystawić odpowiedni dokument MM przeznaczony do magazynu odległego. Zasady importu MM z pliku: Jeśli na dokumencie MM występują towary, które nie posiadają kart w magazynie docelowym - w trakcie importu program zakłada brakujące karty. Jeśli na zakładanych kartach wpisana jest jednostka miary lub grupa, która nie istnieje w magazynie docelowym zostanie automatycznie uzupełniona. Program nie uzupełnia listy walut jeśli na zakładanych kartach towarowych wykorzystana jest waluta nie zdefiniowana w bieżącej bazie Użytkownik powinien ją dopisać (menu System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty). W trakcie importu nie jest przeprowadzana aktualizacja danych na karcie towaru tzn. na kartach już istniejących nie są wprowadzane żadne zmiany. Identyfikacja towaru w trakcie importu oparta jest o kody towarów. Uwaga: Po zaimportowaniu dokumentu MM z pliku należy wykonać odświeżenie konfiguracji. Funkcja jest dostępna w menu System lub pod klawiszem F9 (po zamknięciu wszystkich okien). Dzięki temu w bazie widoczne będą wszystkie informacje dopisane do konfiguracji w trakcie importu. W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu znajduje się parametr związany z importem MM z pliku: MM-OL: Bufor,: jeśli parametr jest odznaczony dokument MM jest zapisywany na trwałe w chwili importu. Towar jest od razu wprowadzany na magazyn i zwiększa ilość dostępną. jeśli parametr jest zaznaczony dokument jest najpierw zapisywany do bufora. Towar nie jest wprowadzany na magazyn, ilość z dokumentu MM jest widoczna w kolumnie Zamówienia. Dopiero w chwili zatwierdzenia dokumentu towar jest wprowadzany na magazyn. Uwaga: Zaimportowany dokument MM w buforze nie podlega edycji Użytkownik nie ma możliwości wprowadzania zmian na liście pozycji. W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Aktualizuj ceny zakupu na podstawie dokumentów MM-OL. Daje on możliwość aktualizowania ceny zakupu towaru na podstawie wprowadzonego dokumentu MM z magazynu odległego: jeśli parametr jest zaznaczony zmianie ulega ostatnia cena zakupu na karcie wprowadzanych towarów, a tym samym istnieje możliwość aktualizacji cen sprzedaży (na ogólnie obowiązujących zasadach) jeśli parametr jest odznaczony cena zakupu na karcie towaru pozostaje po imporcie bez zmian (jak dotychczas) Dokument MM jest zawsze wystawiany w walucie systemowej PLN. Jeśli ostania cena zakupu na karcie towaru jest wprowadzona w walucie obcej, a Użytkownik zaznaczy parametr o aktualizacji ostatniej ceny to po imporcie cena zakupu na karcie będzie wyrażona w PLN. Uwaga: W przypadku, gdy bezpośrednio po imporcie dokument MM jest zapisywany na trwałe nie jest wywoływane okno z aktualizacją cen sprzedaży. Jeśli Użytkownik chce, aby po imporcie MM możliwe było aktualizowanie cen sprzedaży powinien w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu zaznaczyć parametr MM-OL Bufor. Wtedy po imporcie MM zostanie zapisana do bufora, a przy jej zatwierdzaniu na stałe program wywoła funkcję aktualizującą ceny sprzedaży Inwentaryzacja Jak przeprowadzić inwentaryzację? Funkcja Inwentaryzacji pozwala na uzgodnienie stanów magazynowych w programie ze stanem rzeczywistym magazynu. Inwentaryzacja składa się z trzech etapów: Etap 1 przygotowanie arkuszy inwentaryzacyjnych Etap 2 uzupełnienie stanów rzeczywistych towarów w magazynie

141 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 141 Etap 3 utworzenie dokumentów korygujących stany (PW i RW) Zasady obsługi okna zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie Etap 1 przygotowanie podkładek inwentaryzacyjnych Rolę podkładek inwentaryzacyjnych w systemie pełnią dokumenty AI, na których zostały wpisane poszczególne towary, natomiast nie są jeszcze uzupełnione ilości. Arkusz inwentaryzacyjny dotyczy zawsze jednego, wybranego magazynu. Istnieje jednak możliwość przygotowania dla danego magazynu kilku arkuszy. Warto również pamiętać, że towar, który w ramach jednej inwentaryzacji został już wpisany na arkusz nie będzie dostępny do wpisania na innym. Towar wpisany na AI nie ma wpływu na ilość towaru w magazynie oraz na jego wartość. Warto jednak wiedzieć, że towar, który został wpisany na arkusz inwentaryzacyjny nie może brać udziału w transakcjach w danym magazynie. Przykład: Tworzymy AI dla magazynu o symbolu MAGAZYN2. Podczas wystawiania Faktury Sprzedaży związanej z MAGAZYNEM2 wyświetlamy listę zasobów towary wpisane na AI nie pojawią się na liście. Natomiast jeśli Faktura Sprzedaży będzie związana z innym magazynem towary te będą widoczne na liście zasobów. Formularze AI obsługiwane są w trochę inny sposób niż pozostałe formularze w systemie: Podczas przygotowywania arkuszy inwentaryzacyjnych nie wpisujemy ilości towaru wynosi ona zawsze 0. Formularz można zapisać do bufora wtedy możliwa jest jeszcze zmiana wpisanych pozycji (usunięcie lub dopisanie nowych), natomiast nadal nie jest możliwa edycja ilości. Kiedy arkusz jest już gotowy zatwierdzamy go (na stałe). Teraz trzeba policzyć towar w magazynie Etap 2 uzupełnienie stanów rzeczywistych Kiedy towary są już policzone, czas na wprowadzenie do systemu stanów rzeczywistych. Aby uzupełnić stan towaru należy wyedytować (np. przy pomocy przycisku z lupą) odpowiedni arkusz inwentaryzacyjny. Na zapisanym na stałe arkuszu nie można już zmieniać zestawu towarów. Natomiast możliwa jest edycja ilości na wprowadzonym towarze (dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy lub wciśnięcie przycisku z lupą) Wpisujemy rzeczywisty stan towaru w magazynie (nie różnicę!!!) Po uzupełnieniu pola Ilość dla wszystkich towarów na arkuszu zapisujemy go przyciskiem z dyskietką Teraz pora na utworzenie dokumentu, który skoryguje stany magazynowe Arkusze inwentaryzacyjne pomocnicze AIP Podczas przeprowadzania inwentaryzacji można posłużyć się arkuszami pomocniczymi, tworzonymi na przykład przez poszczególnych operatorów przeprowadzających inwentaryzację w magazynie. Aby utworzyć AIP należy najpierw stworzyć w arkuszu inwentaryzacyjnym (AI) listę towarów, bez wypełniania informacji o ilościach. Na AI powinny znaleźć się wszystkie towary, jakie uczestniczą w spisie. Kolejny krok to utworzenie arkuszy pomocniczych AIP. Z poziomu listy dokumentów AI, po wciśnięciu przycisku AIP widocznego w dolnej części okna, otwierana jest lista arkuszy pomocniczych. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, Zmień, Usuń. Na liście widoczny jest numer kolejny AIP utworzonego dla danego AI oraz kod i nazwisko operatora wprowadzającego arkusz. Po dodaniu nowego AIP operator na podstawie spisu towarów, który wykonał, uzupełnia listę towarów wraz z ilościami. Podczas dopisywania towarów na AIP można wykorzystać opcję równoczesnego wyboru wielu towarów (jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Handel /Parametry zaznaczona jest opcja Dodawanie pozycji na dokumencie: wybór wielu towarów) lub dodawać towary pojedynczo (jeśli w konfiguracji zaznaczona jest jedna z pozostałych opcji). Po uzupełnieniu swojego arkusza operator zatwierdza go. Uwaga: Na AIP listę towarów można wpisywać tylko te towary, które wcześniej zostały wpisane na arkusz główny AI. Na AIP nie można umieścić towaru, który nie jest wpisany na AI. Uwaga: Na AIP ilość towaru może być wprowadzana w dowolnej jednostce: podstawowej lub pomocniczej. Jeden towar może występować na AIP wiele razy, w różnych jednostkach. Jeśli wszyscy operatorzy wprowadzą swoje arkusze AIP można przeliczyć stan towaru w magazynie. Na arkuszu głównym AI pojawił się przycisk, który umożliwia przeliczenie ilości na AI. Ilość jest wyliczana na podstawie ilości

142 Str. 142 Moduł Handel v wprowadzonych na poszczególne AIP. Ilość na AI jest wyrażona zawsze w jednostce podstawowej. W przypadku, gdy na AIP ilość była podana w jednostce pomocniczej jest przeliczana zgodnie z przelicznikiem podanym na karcie towaru. Kilka zasad dotyczących AIP: 1. AIP można dodać tylko w przypadku, jeśli Użytkownik nie wprowadził ręcznie ilości na arkuszu głównym AI. 2. Po utworzeniu AIP blokowana jest możliwość ręcznego wpisania ilości na arkuszu głównym AI. 3. Kolejne AIP można dodawać aż do momentu zamknięcia inwentaryzacji (wygenerowania PWAI/RWAI). Dodawanie nowych AIP jest możliwe nawet wtedy, jeśli Użytkownik przeliczył już ilości na AI. 4. W momencie zamykania inwentaryzacji ilości na arkuszu głównym są zawsze jeszcze raz przeliczane w oparciu o AIP Etap 3 utworzenie dokumentu RW/PW AI nie wpływają na stan towaru w magazynie. Dopiero po ich przekształceniu tworzone są dokumenty magazynowe PW i RW, które wpływają na zasoby i regulują ilość i wartość towaru. Dokumenty PW/RW są tworzone w oparciu o jeden lub kilka arkuszy inwentaryzacyjnych. Arkusze, które mają zostać zamknięte należy zaznaczyć na liście, a następnie wcisnąć przycisk. Podczas zamykania inwentaryzacji program wylicza różnicę pomiędzy stanem w magazynie a stanem wprowadzonym na AI. Dla nadwyżek tworzony jest dokument PW wprowadzający towar do magazynu. Natomiast dla towarów, gdzie stwierdzono niedobór tworzony jest dokument RW, zdejmujący towar z magazynu. Dokumenty numerowane są zgodnie z ustalonym w konfiguracji schematem numeracji (predefiniowane są schematy RWAI dla rozchodu i PWAI dla przychodu). W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr związany z zamykaniem inwentaryzacji: 1. Przyjęcie inwentaryzacyjne do bufora: - jeśli parametr jest odznaczony dokumenty PW tworzone przy zamykaniu inwentaryzacji są zapisywane od razu na trwałe. Towar jest wprowadzany do magazynu w ostatniej cenie zakupu z karty. - jeśli parametr jest zaznaczony to dokumenty PW tworzone przy zamykaniu inwentaryzacji są zapisywane do bufora, gdzie Użytkownik może je modyfikować. Zmieniać na takim dokumencie PW można tylko cenę towaru, w jakiej powinien być wprowadzony do magazynu. Ilość jest wyliczona na podstawie arkuszy inwentaryzacyjnych i nie podlega modyfikacji. 2. Rozchód inwentaryzacyjny do bufora: - Po jego zaznaczeniu dokumenty RWAI zapisywane są do bufora. Dzięki temu użytkownicy modułu Handel Plus mogą wskazać konkretne partie towaru, które chcą rozchodować na podstawie uprzednio wprowadzonych dostaw. - jeśli parametr jest odznaczony dokumenty RWAI tworzone przy zamykaniu inwentaryzacji (nadwyżki) są zapisywane od razu na trwałe. Wartość dokumentu RW/PW liczona jest: dla PW towar przyjmowany jest w ostatniej cenie zakupu dla RW towar zdejmowany jest zgodnie z przyjętą metodą rozliczania magazynu w module Handel lub w oparciu o wskazane partie dostaw w przypadku modułu Handel Plus Przykład Magazyn rozliczamy metodą FIFO. w programie mamy 130 szt. towaru: 80 szt. w wartości 240 zł (po 3 zł) 50 szt. w wartości 250 zł (po 5 zł) Okazuje się, że w rzeczywistości w magazynie jest tylko 30 szt. Podczas tworzenia dokumentu RW na brakujące 100 szt. program wylicza jego wartość na 340 zł: 80 szt. w wartości 240 zł (po 3 zł) 20 szt. w wartości 100 zł (po 5 zł) Arkusz inwentaryzacyjny, który został już zamknięty jest nadal widoczny na liście ze statusem I, jednak nie ma już możliwości jego edycji (jedynie podgląd) ani ponownej konwersji do RW/PW. Zasady obowiązujące przy inwentaryzacji: arkusz dotyczy zawsze jednego magazynu towar wpisany na arkusz nie bierze udziału w obrocie w przypadku problemów z zapisem arkuszy inwentaryzacyjnych wyświetlane jest okno z informacją, które towary spowodowały błąd Zamknięcie inwentaryzacji z kontrolą dokumentów. Standardowo, aby zamknięcie inwentaryzacji było możliwe spełnione musi być kilka warunków dotyczących bazy danych.

143 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 143 Uwaga: Aby inwentaryzacja mogła zostać zamknięta na listach nie mogą występować dokumenty w buforze lub dokumenty handlowe (FA, PA, FZ), które nie są skojarzone z dokumentami magazynowymi. Jeśli napotka na takie dokumenty program sprawdza, czy dotyczą one towarów (wtedy nie pozwoli na zamkniecie inwentaryzacji) czy też usług (wtedy inwentaryzacja zostanie zamknięta). Jeśli zamknięcie inwentaryzacji zostanie przerwane - program wyświetla listę dokumentów, które są za to odpowiedzialne. Znacznie ułatwia to korygowanie bazy danych tak, aby zamknięcie inwentaryzacji było możliwe. przed zamknięciem inwentaryzacji należy usunąć/zapisać na stałe wszystkie dokumenty handlowe (FA, PA, RO, ZD) w buforze wszystkie dokumenty handlowe (FA, PA) muszą być skojarzone z dokumentami magazynowymi dokumenty typu Zamówienie u Dostawcy, Rezerwacja Odbiorcy muszą być przekształcone. Zamknięcie inwentaryzacji bezwarunkowe. Istnieje możliwość zamknięcia inwentaryzacji (utworzenia dokumentów PWAI/ RWAI) z pominięciem kontroli dotyczącej dokumentów. W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Inwentaryzacja bez kontroli poprawności dokumentów. Przy próbie zamknięcia inwentaryzacji program zawsze sprawdza, czy występują dokumenty blokujące zamknięcie. Jeśli takie dokumenty nie występują inwentaryzacja jest zamykana bez względu na ustawianie parametru. Jeśli jednak takie dokumenty istnieją w bazie to: jeśli parametr jest odznaczony zamknięcie inwentaryzacji jest blokowane. Wyświetlany jest log z informacją o blokujących dokumentach i program wymaga zatwierdzenia dokumentów oraz utworzenia WZ/PZ. jeśli parametr jest zaznaczony program wyświetla tylko informację, że inwentaryzacja będzie zamknięta bezwarunkowo i, po akceptacji Użytkownika, tworzy dokumenty PWAI/ RWAI. Natomiast należy pamiętać, że w przypadku zamykania bezwarunkowego inwentaryzacji, jeśli po wykonaniu inwentaryzacji zostaną zapisane dokumenty wpływające na stan magazynu z datą wcześniejszą niż data arkusza, to ilości na arkuszu nie będą zgodne z ilościami na stanie magazynowym na dzień utworzenia arkusza. W przypadku równoczesnego przekształcania większej ilości AI program informuje o wykonywaniu inwentaryzacji bezwarunkowej dla każdego arkusza oddzielnie. Jeśli program napotka na arkusz, który nie może zostać zamknięty (np. w buforze) operacja zamykania zostaje przerwana i dalsze arkusze nie są przekształcane Lista Arkuszy Inwentaryzacyjnych Lista arkuszy inwentaryzacyjnych obsługiwana jest przez standardowe przyciski i klawisze: Dodaj - dodanie nowego dokumentu. W przypadku dokumentów AI nie ma możliwości kopiowania arkuszy. Istnieje możliwość dodania arkusza z już wypełnioną listą towarów funkcja jest dostępna w menu pod strzałką obok przycisku. Przy wykorzystaniu tej funkcji można wprowadzić towary: z już wypełnionymi stanami (wtedy operator wprowadza ilości tylko dla towarów, których stan rzeczywisty jest różny od komputerowego ) bez wprowadzania ilości (przydatne podczas tworzenia arkuszy pomocniczych AIP). Zmień podgląd wystawionego wcześniej dokumentu: dla dokumentów w buforze (zielony kolor) istnieje możliwość wprowadzania zmian. dla dokumentów zatwierdzonych (czarne) istnieje możliwość wpisania stanu rzeczywistego towaru. dla dokumentów przekonwertowanych do PW/RW (o statusie I) nie ma możliwości zmian. Usunięcie jest możliwe tylko w przypadku dokumentów AI w buforze. Inwentaryzacja - po zaznaczeniu uzupełnionego arkusza inwentaryzacyjnego przyciśniecie tego przycisku uruchamia proces inwentaryzacji, czyli ustalenia stanów w magazynie. Tworzone są dokumenty RW i PW. Na liście mogą być wyświetlane kolumny: Numer dokumentu klasy AI Status dokumentu, puste pole oznacza, że dokument nie został jeszcze przekonwertowany do PW/RW. O takim przekonwertowaniu świadczy litera I Data wyst. data dokumentu. Wykonując inwentaryzację program porównuje ilości wpisane na AI ze stanem w programie na dzień wystawienia AI

144 Str. 144 Moduł Handel v Magazyn symbol magazynu, którego dotyczy dany dokument Opis pole na dodatkowy opis dokumentu, np. może zawierać informacje o tym kto wykonał dany spis. Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie Arkusz inwentaryzacyjny wypełniony W menu obok przycisku Dodaj na liście dokumentów AI dostępna jest opcja Arkusz wypełniony. Po jej wybraniu program pyta o datę, dla której ma utworzyć arkusz inwentaryzacyjny. Istnieje też możliwość wyboru magazynu i grupy towarowej, dla której ma być utworzony arkusz. Funkcja ma przyspieszyć proces wykonywania inwentaryzacji w firmie po jej wybraniu tworzony jest arkusz AI, na którym wpisane są wszystkie towary z magazynu wraz ze stanem na zasobach. Ilości wpisywane na AI to stan towaru w magazynie na wskazany dzień. Użytkownik korzystający z funkcji musi tylko uzupełnić stany dla towarów, na których podczas inwentaryzacji wystąpiły różnice. Jeśli podczas inwentaryzacji wykorzystywane są arkusze pomocnicze AIP - podczas tworzenia arkusza głównego AI można posłużyć się opcją Arkusz wypełniony, zaznaczając opcje Ilość wg spisu=0. Po jej zaznaczeniu na arkusz zostaną wpisane towary bez uzupełnionych ilości (tak, by następnie można było utworzyć AIP). Podczas tworzenia arkusza istnieje możliwość wykorzystania dodatkowych parametrów, by skrócić czas jego wykonywania oraz liczbę pozycji: bez kart nieaktywnych jeśli parametr będzie zaznaczony na arkusz nie zostaną wpisane towary oznaczone jako nieaktywne bez stanów zerowych jeśli parametr będzie zaznaczony na arkusz nie zostaną wpisane towary, których stan na magazynie na wskazany dzień wynosił zero. bez atrybutów przy zaznaczonym parametrze na nowo tworzony arkusz nie będą przenoszone atrybuty powiązane z towarami Jeśli w firmie funkcjonuje więcej niż jeden magazyn tworzone jest tyle arkuszy, ile magazynów lokalnych (odrębny AI dla każdego magazynu). Dokument AI tworzony nową metodą jest zawsze zapisywany do bufora Formularz AI obsługa Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie Formularz AI: zakładka Ogólne O tym, jakie operacje możemy wykonać z dokumentem AI decyduje stan dokumentu: jeśli dokument jest w buforze - edycji podlega nazwa i kod towaru, można też dodawać/usuwać pozycje. po zamknięciu inwentaryzacji możliwy jest tylko podgląd, anulowanie lub wycofanie dokumentu. Uwaga: Na arkuszu AI, który nie ma utworzonych arkuszy pomocniczych Użytkownik może wypełniać ilość rzeczywistą posługując się dowolną jednostką miary (podstawową lub pomocniczą). Jeśli do AI są utworzone arkusze pomocnicze blokowana jest możliwość wpisania ilości bezpośrednio na AI. Ilość jest wtedy wyliczana na podstawie ilości z AIP i jest ona zawsze wyliczana w jednostce podstawowej. Zakładka Ogólne zawiera podstawowe informacje o dokumencie. Dokument wybór typu dokumentu determinuje sposób numeracji. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanej w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Arkusz inwentaryzacyjny. W programie dla AI predefiniowany został schemat złożony z trzech sekcji Symbol/ Numer/ Rok. Kategoria możemy wybrać kategorię która dostarczy nam dodatkowych informacji o dokumencie. Standardowo, po wybraniu przycisku Kategoria wyświetli nam się lista kategorii przychodowych. Magazyn symbol magazynu, dla którego tworzona jest podkładka inwentaryzacyjna. Jeden dokument może dotyczyć tylko jednego, wybranego w nagłówku magazynu. Po dopisaniu pierwszego towaru program nie pozwala na zmianę magazynu. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych. Data wystawienia data dokumentu. Jest to dzień, na który porównywana jest ilość zasobu z ilością ze spisu. Razem netto i Razem brutto - pole dotyczące wartości wypełniane jest po uzupełnieniu informacji o ilości. Uwaga: Wartość dokumentu AI jest wyliczana na podstawie ostatniej ceny zakupu. Dlatego wartość netto arkusza inwentaryzacyjnego może nie być zgodna z rzeczywistą wartością towaru w magazynie (która jest liczona na podstawie wartości poszczególnych dostaw).

145 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 145 Na liście pozycji na AI widoczne są następujące kolumny: Ilość wg spisu stan, jaki wynika ze spisu towaru w rzeczywistości (wprowadzany przez Użytkownika) Stan bieżący stan towaru w magazynie w programie (wartość widoczna w kolumnie Ilość na liście zasobów) Różnica różnica pomiędzy ilością towaru w programie, a ilością wprowadzoną przez Użytkownika (wartości ujemne to braki, dodatnie to nadwyżki) Formularz AI: zakładka Dokumenty Dokumenty powiązane lista zawiera dokumenty typu PW, RW jakie zostały utworzone w trakcie zamykania inwentaryzacji. Wyświetlana jest informacja o numerze, typie, dacie dokumentu wewnętrznego oraz o jego wartości netto. Opis pole w którym możemy umieścić dodatkowy opis związany z tym dokumentem. Zawartość tego pola widoczna jest na liście wszystkich dokumentów typu AI Operacje na przekształconym AI Po zapisaniu i przekonwertowaniu AI do PW i RW nie mamy możliwości korygowania żadnego z tych dokumentów. Program dopuszcza tylko dwie operacje, są to anulowanie i wycofanie AI Wycofanie Inwentaryzacji Wycofanie inwentaryzacji wykonujemy z poziomu listy dokumentów AI. Funkcja ta dostępna jest z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszki). Polega ona na: Anulowaniu skojarzonych dokumentów (PW/ RW) Usunięciu powiązania pomiędzy AI i dokumentami wewnętrznymi. Wynikiem takiej operacji jest nieprzekonwertowany dokument AI. Na dokumencie tym dostępne jest pole z ilością i jednostkami miary. Po wykonaniu koniecznych poprawek (zmiana ilości lub jednostki) dokument jest ponownie gotowy do zamknięcia inwentaryzacji. W razie konieczności można tez dokument AI anulować. W przypadku, gdy istnieją arkusze pomocnicze AIP wycofanie inwentaryzacji powoduje odblokowanie arkuszy AIP Anulowanie inwentaryzacji Anulowanie dokumentu wykonywane jest z poziomu listy podkładek inwentaryzacyjnych. Informacja o anulowaniu AI pozostaje w programie. Anulowany dokument wyświetlany jest na liście AI w kolorze czerwonym. Dokument taki blokuje też numer, tzn. nie można wystawić dokumentu z numerem anulowanym. Dla towarów, które znajdowały się na anulowanym AI można utworzyć inną podkładkę inwentaryzacyjną Bilans Otwarcia Co należy wiedzieć o bilansie otwarcia BOM Bilans otwarcia służy do wprowadzenia stanu towarów do magazynu przy rozpoczęciu pracy z programem. Na dokumencie wprowadzane są towary wraz z ilościami i wartościami. Bardzo istotny jest fakt, że na BOM możliwa jest poprawa wartości towaru. Po wpisaniu ilości i ceny program wylicza wartość pozycji. Jeśli zostanie ona zmieniona program przeliczy nową cenę. Funkcja może być wykorzystana w firmach, które rozpoczynają pracę z systemem Comarch OPT!MA, a wcześniej rozliczały magazyn wg średnich ważonych cen zakupu. Wtedy można wprowadzić ilość i wartość towaru, a program na tej podstawie wyliczy przybliżoną cenę zakupu. Towar na dokumencie BOM może być wpisany kilka razy wtedy na karcie towaru na zakładce Zasoby pojawi się odpowiednia ilość pozycji. Uwaga: Bilans Otwarcia można wykonać tylko dla towarów, z którymi nie ma jeszcze żadnych transakcji. Na dokumencie BOM określamy magazyn lokalny, do którego wprowadzony będzie towar. Jeśli w firmie prowadzone będzie kilka magazynów lokalnych należy utworzyć odpowiednią ilość dokumentów rozprowadzających towar. Dokument BOM można zapisać do bufora wtedy nie wprowadza on towaru do magazynu, ale zadeklarowana ilość jest widoczna na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Po zatwierdzeniu dokument BOM można anulować wtedy towar jest wycofywany z magazynu. Spełniony musi być warunek, że w systemie nie istnieje jeszcze żadna transakcja z towarami zawartymi w danym dokumencie BOM Co należy wiedzieć o bilansie zamknięcia BZM Bilans Zamknięcia Magazynu jest to dokument przedstawiający stan ilościowy i wartościowy magazynu na dzień zamknięcia wyliczany na podstawie wprowadzanych dokumentów magazynowych. Jeśli użytkownik wybrał system okresowego naliczania kosztów (QUAN) dopiero w momencie wykonywania zamknięcia okresu nastąpi rozliczenie kosztu własnego wg wybranej wcześniej metody. O metodzie rozliczania (FIFO, LIFO, AVCO)

146 Str. 146 Moduł Handel v decydowaliśmy w trakcie ustalania parametrów pracy. Po rozpoczęciu pracy z programem nie można zmieniać metody rozliczania magazynu. Uwaga: Regularne wykonywanie BZM jest istotne dla Użytkowników, którzy stosują okresowe naliczanie kosztów (QUAN). Dopiero wtedy naliczany jest koszt własny dla sprzedanych towarów. Natomiast w przypadku firm, w których koszt własny wyliczany jest na bieżąco - wykonywanie BZM nie jest konieczne. Może być jednak przydatne, jeśli Użytkownik chce zablokować możliwość wprowadzania nowych dokumentów w podanym okresie czasu (wykonanie BZM blokuje możliwość wprowadzania zmian w okresie przed BZM). Przed wykonaniem BZM program sprawdza następujące warunki: program sprawdza metodę naliczania kosztu własnego (istotne dla QUAN) pod datą podaną jako data zamknięcia nie może istnieć już BZM (w danym dniu może wystąpić tylko jeden BZM) w okresie od ostatniego BZM do podanej daty muszą istnieć jakieś transakcje do zamknięcia (zamknięcie dotyczy zawsze okresu od ostatniego BZM do podanej daty) po dacie podanej jako data zamknięcia nie mogą występować dokumenty BZM w okresie do daty wykonania BZM w bazie nie mogą występować dokumenty w buforze Dodatkowo w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr BZM bez kontroli rezerwacji i zamówień. jeśli parametr jest odznaczony to, oprócz podanych wyżej warunków, w bazie nie mogą występować żadne rezerwacje i zamówienia towarów. Warunek ten dotyczy zarówno dokumentów przeznaczonych do rezerwowania i zamawiania towarów (typu RO, ZD), jak i dokumentów typu FA i FZ niepowiązanych z dokumentami magazynowymi (WZ, PZ). jeśli parametr jest zaznaczony w bazie mogą występować zamówienia i rezerwacje. Uwaga: Ważne jest, że po wykonaniu bilansu zamknięcia nie mamy możliwości wystawienia dokumentu z datą wcześniejszą niż data zamknięcia. Na wszystkich nowo wystawianych dokumentach będzie proponowana data bilansu zamknięcia + 1. W przypadku, gdy Użytkownik wykona BZM to również przekształcenia dokumentów (np. FA -> WZ) będzie mógł wykonać z data późniejszą niż BZM. Przykład Data systemowa Bilans zamknięcia wykonany Wystawiamy Fakturę Sprzedaży. Na formularzu faktury data wystawienia i data sprzedaży Jest to spowodowane tym, że po zamknięciu okresu nie można dopisywać dokumentów których data zawiera się w tym okresie. Bilans zamknięcia dotyczy zawsze wszystkich magazynów. Aby dowiedzieć się, jaki był stan zamknięcia dla jednego z magazynów należy wyświetlić formularz BZM i w pole Magazyn (jest to jedyne edytowalne pole na formularzu) wpisać/ wybrać z listy nazwę interesującego nas magazynu. Wówczas na formularzu pojawi się stan zasobów dla danego magazynu. W systemie istnieje również możliwość okresowego naliczania kosztów (QUAN). Wówczas na dokumentach rozchodowych (zdejmujących towar z magazynu) typu WZ, RW w chwili wystawiania nie jest wyliczana wartość zasobu w cenach zakupu (wartość jest zero). Dopiero w chwili zamykania okresu program wylicza wartość w cenach zakupu zgodnie z ustalonym w konfiguracji algorytmem (FIFO, LIFO, AVCO) i wpisuje go na dokumenty rozchodowe. W systemie możliwe jest również kasowanie BZM. Możliwe jest kasowanie tylko ostatnio wystawionego dokumentu BZM. Oprócz przedstawionych wcześniej warunków w chwili kasowania BZM program sprawdza, czy po dacie kasowanego dokumentu nie był wystawiony inny BZM. jeśli wybrana jest metoda QUAN (okresowego naliczania kosztów) program sprawdza czy w podanym okresie nie zostały zaksięgowane dokumenty magazynowe. Ponieważ zamknięcie magazynu jest obwarowane wieloma warunkami oraz wykonanie operacji wiąże się z blokadą wprowadzania dokumentów z datą wcześniejsza niż data BZM operacja powinna być wykonywana dopiero wtedy, gdy wszystkie wprowadzone transakcje zostały już zweryfikowane pod względem poprawności w dziale księgowości Lista dokumentów BOM i BZM Lista dokumentów typu Bilans zawiera dwa rodzaje dokumentów: bilans otwarcia i bilans zamknięcia. Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Oprócz standardowych przycisków na liście znajdują się:

147 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 147 Zamknięcie okresu - przycisk wywołuje funkcję zamknięcia okresu Rodzaj: Razem, BOM, BZM parametr decyduje o rodzaju dokumentów wyświetlanych na liście. Po wybraniu parametru: Razem - lista zawiera wszystkie dokumenty (bilanse otwarcia i zamknięcia) BOM na liście wyświetlane są tylko bilanse otwarcia BZM lista zawiera tylko bilanse zamknięcia Magazyn - listę wszystkich wystawionych w programie bilansów możemy zawęzić do dokumentów dotyczących tylko jednego, wybranego magazynu. Należy przy tym pamiętać, że: BOM dotyczy zawsze jednego wybranego magazynu BZM dotyczy wszystkich magazynów Na liście status dokumentu jest określany skrótem: BO - bilans otwarcia, BZ - bilans zamknięcia Formularz BOM obsługa Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie Formularz dokumentu BOM Zakładka Ogólne Dokument i Numer dokumenty BOM mają własną numerację, której schemat definiuje użytkownik. w programie predefiniowany jest schemat zawierający symbol dokumentu (BOM), numer kolejny i rok. Należy pamiętać, że numer zostanie nadany dopiero przy pierwszej akceptacji dokumentu (na trwałe lub do bufora). Kategoria kategoria dokumentu może być wykorzystana np. podczas analizowania danych. Magazyn na dokumencie konieczne jest wskazanie magazynu (lokalnego), do którego wprowadzony zostanie towar. Data wystawienia data, z jaką towar trafi na magazyn. Razem netto wartość dokumentu wyliczona na podstawie wartości poszczególnych pozycji. Bufor w górnej części formularza znajduje się znacznik Bufor. Jeśli będzie zaznaczony w chwili zatwierdzania dokumentu BOM zostanie zapisany do tzw. bufora, gdzie nadal będzie edytowalny. Jeśli znacznik nie będzie aktywny BOM zostanie zatwierdzony na stałe Zakładka Dodatkowe Opis na zakładce możliwe jest wpisanie dowolnego opisu. Jest on następnie drukowany na dokumencie. Dodatkowo wyświetlana jest informacja o wartości netto dokumentu oraz kto i kiedy po raz ostatni dokonał modyfikacji formularza Wpisywanie pozycji na dokument Lista pozycji jest obsługiwana przez standardowe przyciski. Dopisanie pozycji jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj, wciśnięciu klawisza <INSERT> lub wybraniu odpowiedniej pozycji z menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszki). Podczas dodawania pozycji należy podać: Kod towaru wpisać ręcznie lub wybrać z listy zasobów dostępnej pod prawym przyciskiem myszy lub po wciśnięciu kombinacji klawiszy <ALT> i <STRZAŁKA W DÓŁ>. Ilość podać ilość, która ma być wprowadzona na dany magazyn (zadeklarowany w nagłówku dokumentu) J.m. proponowana jest podstawowa jednostka miary. Ilość można podać również w jednostkach pomocniczych należy przy tym pamiętać o tym, by podać odpowiednio przeliczoną cenę. Wartość program wylicza wartość w oparciu o podaną ilość i cenę. Jednak w odróżnieniu od innych dokumentów pole Wartość w BOM jest edytowalne. Umożliwia to skorygowanie wartości pozycji (o czym pisaliśmy na początku rozdziału). Uwaga: W przypadku dużej ilości pozycji wpisywanej na dokument BOM może pojawić się efekt w postaci bardzo wolnej pracy komputera podczas edycji pozycji czy dopisywania nowej. Zalecana maksymalna ilość pozycji na jednym dokumencie BOM to ok W programie istnieje możliwość zaimportowania zasobów towarów z innej bazy (Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy). Aby import przebiegł poprawnie należy wcześniej zaimportować Cennik (podczas importu zasobów nie są zakładane karty towarowe!). Zasoby towarów są importowane do dokumentów BOM, zapisanych po imporcie do bufora. Każdy zasób (dostawa) towaru jest importowana jako odrębna pozycja BOM (na każdym dokumencie znajduje się 200 pozycji). Podczas importu towary sortowane są wg kodu tak, by wszystkie tworzone dla jednego towaru pozycje znalazły się na wspólnym dokumencie BOM.

148 Str. 148 Moduł Handel v Formularz dokumentu BZM Na liście dostępny jest przycisk, który powoduje wykonanie bilansu zamknięcia. O zasadach pisaliśmy już w rozdziale Co należy wiedzieć o bilansie zamknięcia BZM. W wyniku tego powstaje dokument BZM. Bilans zamknięcia zawsze dotyczy wszystkich magazynów razem i nie ma możliwości ręcznego wystawienia takiego dokumentu. Jest on wynikiem wykonania zamknięcia okresu. Uwaga: Na formularzu bilansu zamknięcia można zmieniać wartość pola Magazyn. Zmiana magazynu na formularzu pozwala na wyświetlenie bilansu tylko dla danego, wskazanego magazynu. Na formularzu bilansu zamknięcia wyświetlają się stany zasobów na dzień wykonania bilansu, ich ilość, cena zakupu i wartość. Rys. Formularz bilansu zamknięcia Współpraca z modułem Księga Podatkowa Eksport BOM do spisu z natury w KP Dokument BOM może zostać przeniesiony do Księgi Podatkowej jako Spis z natury. Eksport jest możliwy po wciśnięciu przycisku. Automatycznie w module KP powstaje dokument Spis z natury z identycznymi pozycjami oraz wartościami. Zasady eksportu dokumentów BOM do modułu KP: nie można eksportować dokumentów BOM w buforze każdy BOM może być wyeksportowany tylko raz - widoczny jest wtedy na liście w kolorze niebieskim. Jeśli powstały spis z natury zostanie w usunięty w module Księga Podatkowa odpowiedni dokument BOM będzie ponownie widoczny na liście w kolorze czarnym. eksportować można równocześnie kilka dokumentów BOM (należy je zaznaczyć na liście) na ich podstawie powstanie w KP jeden spis z natury eksportowane mogą być równocześnie dokumenty BOM dotyczące różnych magazynów

149 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 149 jeśli na równocześnie eksportowanych dokumentach BOM pojawi się taki sam towar zostanie on skompensowany do jednej pozycji sumującej ilość i wartość towaru na poszczególnych dokumentach. Na podstawie wyliczonej ilości i wartości program oblicza przybliżoną cenę jednostkową towaru (dla jednostki podstawowej). podczas eksportu do KP przenoszona jest informacja o przypisanej kategorii: jeśli eksport dotyczy jednego dokumentu BOM przenoszona jest kategoria z dokumentu jeśli eksport dotyczy kilku dokumentów BOM z taką samą kategorią przenoszona jest kategoria z dokumentów jeśli eksport dotyczy kilku dokumentów BOM z różnymi kategoriami kategoria nie jest przenoszona i należy ją uzupełnić z poziomu spisu z natury w KP. jeśli dokument BOM był korygowany (korekta ilości lub wartości) spis z natury z KP uwzględnia zarówno BOM jak i korekty. nie można przenieść BOM, do którego wystawiona była korekta zwracająca całość towaru (program kontroluje ilość wynikową). nie można przenosić do KP pojedynczych dokumentów korygujących BOM. Korekta może być przenoszona tylko łącznie z dokumentem źródłowym. jeśli dokument BOM jest zaksięgowany to wystawionej do niego korekty nie można zaksięgować jako samodzielnego spisu z natury. po wyeksportowaniu dokumentu do KP na zakładce Dodatkowe nie widać numeru utworzonego spisu z natury. Na zakładce Dodatkowe widoczne są jedynie numery dokumentów korygujących do BOM. jeśli dokument BOM został zaksięgowany do Księgi Podatkowej nie blokuje on wykonania Bilansu Zamknięcia Magazynu (w niektórych przypadkach zaksięgowanie dokumentu magazynowego powoduje zablokowanie wykonania BZM) Eksport korekt BOM do KP Korekty BOM nie mogą być przenoszone jako indywidualne dokumenty (Spis z natury nie może być ujemny): jeśli BOM, który będzie korygowany nie został jeszcze przeniesiony do KP podczas przenoszenia na utworzonym spisie z natury zostanie automatycznie uwzględniona korekta. jeśli BOM został już przeniesiony do KP, ale powstały spis z natury nie został jeszcze zaksięgowany w module Księga Podatkowa można wykasować spis z natury, wtedy utworzyć korektę do BOM i podczas ponownego przenoszenia do KP korekta zostanie uwzględniona. jeśli spis z natury w KP został już zaksięgowany i na jego podstawie wyliczono już PIT-5 korekty nie da się przenieść do KP Eksport BZM do spisu z natury w KP Do modułu Księga Podatkowa może być przenoszony również Bilans Zamknięcia Magazynu (BZM). Na jego podstawie zostanie utworzony spis z natury. Przeniesienie jest możliwe po zaznaczeniu dokumentu BZM na liście i wciśnięciu przycisku. Zasady eksportu dokumentów BZM do modułu KP: eksportować można równocześnie tylko jeden dokument BZM każdy BZM może być wyeksportowany tylko raz - widoczny jest wtedy na liście w kolorze niebieskim eksportowane są równocześnie wszystkie pozycje z BZM (dotyczące różnych magazynów) Eksport Spisu z natury do BOM Jeśli w chwili rozpoczęcia pracy z programem użytkownik uzupełnił w programie spis z natury, korzystając z modułu Księga Podatkowa to podczas wprowadzania danych do modułu Handel na podstawie wprowadzonego spisu z natury może utworzyć Bilans Otwarcia Magazynu. Na liście wprowadzonych spisów znajduje się przycisk eksportu należy określić:, który umożliwia eksport spisu z natury do Magazynu. Podczas Magazyn do którego trafią towary. Magazyn taki zostanie zadeklarowany na powstającym dokumencie BOM i, po jego zatwierdzeniu, wprowadzą tam towar. Bufor powstający dokument BOM może zostać zapisany na trwałe (parametr odznaczony) lub do bufora (parametr zaznaczony). Dokument w buforze może być jeszcze zmieniony z poziomu listy Bilans Otwarcia w module Magazyn. Eksport następuje po wciśnięciu przycisku. Zasady eksportu spisu z natury do BOM: funkcja eksportu jest możliwa tylko w przypadku pracy modułu Handel. podczas wpisywania pozycji lista cennikowa jest odpowiednio zawężana do towarów (prostych i złożonych), którymi nie były przeprowadzane jeszcze żadne transakcje

150 Str. 150 Moduł Handel v wyeksportować można tylko spis z natury, który został już zaksięgowany (nie można w nim wtedy edytować pozycji). każdy spis z natury może być przeniesiony do Magazynu tylko raz. podczas eksportu określamy magazyn, do którego trafią towary z powstającego dokumentu BOM program nie zezwoli na eksport jeśli spis z natury nie posiada elementów lub elementami są pozycje z cennika o statusie usługi Kompletacja Jak przeprowadzić kompletację? W programie pod pojęciem produkcji rozumiany jest proces kompletacji składników, które wchodzą w skład danego produktu (towaru/usługi złożonej). Kompletować można tylko towary/ usługi, które na formularzu mają zadeklarowany typ złożony. Dla takiego towaru można zdefiniować wtedy receptury (czyli skład). Każdy towar złożony może mieć zdefiniowaną dowolną ilość receptur. Jedną z nich określamy jako domyślną. Powinna to być receptura najczęściej wykorzystywana przy produkcji, ponieważ jest ona proponowana w trakcie tworzenia dokumentu przyjęcia produktu. Definicja może być oczywiście zmieniona w trakcie wypisywania dokumentu PWP. Na sam proces produkcji składają się dwa elementy: rozchód składników i przyjęcie wyrobu gotowego. Produkty przyjmuje na podstawie dokumentu PWP Przyjęcia Wewnętrznego Produktów. Automatycznie do każdego zatwierdzonego PWP tworzony jest dokument RWS Rozchód Wewnętrzny Składników. Cechą charakterystyczną dokumentów RWS jest to, że nie mogą one istnieć samodzielnie (bez powiązania z PWP), nie można ich usuwać ani modyfikować. Aby przeprowadzić kompletację należy: utworzyć kartę produktu (koniecznie ze statusem złożony) zdefiniować recepturę dla produktu (w oparciu o posiadane w magazynie składniki) w chwili produkcji utworzyć dokument PWP, na którym wpisujemy ile produktu jest kompletowane równolegle z dokumentem PWP program tworzy dokument RWS, na którym zapisany jest rozchód składników (wyliczony w oparciu o recepturę i wyprodukowaną ilość) w chwili zatwierdzenia PWP produkt jest wprowadzany na magazyn, natomiast zdejmowana jest odpowiednia ilość składników Lista receptur Każdy produkt może mieć kilka receptur, ale tylko jedna z nich może być recepturą domyślną. Receptury widoczne są w menu Ogólne/ Inne/ Receptury oraz na karcie danego produktu Ogólne/ Inne/ Receptury W oknie wyświetlone są standardowo wszystkie receptury zdefiniowane w programie, niezależnie od produktu. Aby listę zawęzić tylko do receptur związanych z danym produktem należy zaznaczyć parametr Wybrany produkt, a następnie wybrać go z listy wyświetlonej po wciśnięciu przycisku Produkt lub wpisać jego kod bezpośrednio w pole. Lista zawiera informacje o kodzie produktu, dla którego zdefiniowana jest receptura, kod i nazwę receptury oraz wpisane dla nie informacje dodatkowe. Zasady obsługi listy zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie. Recepturę danego towaru można skopiować dla innego towaru złożonego. W tym celu na liście receptur (menu Ogólne/ Inne/ Receptury) należy ustawić kursor na danej recepturze, następnie nacisnąć kombinację klawiszy <CTRL>+<INS> lub <CTRL>+Dodaj. Na powstałym w ten sposób formularzu receptury można wskazać inny towar złożony (pole Towar) lub wykonać modyfikację składu receptury dla obecnego towaru złożonego Formularz zasobu: zakładka Receptury Zakładka dostępna jest po zaznaczeniu typu złożony na zakładce Ogólne. Lista receptur na zakładce produktu składa się z dwóch części. Pierwsza część to lista wszystkich związanych z tym produktem definicji składu. Zawiera ona informacje o kodzie, nazwie receptury, ilości produktu dla którego podajemy recepturę i jednostce miary. Druga część okna zawiera listę składników danej receptury. Pokazuje ono kod, nazwę składników, ilości, jednostkę miary, cenę zakupu, wartość składników i magazyn z którego pochodzi składnik receptury. Przesuwając się kursorem po liście receptur zmienia się zawartość dolnej części okna (składników). Zakładka z recepturami obsługiwana jest przez standardowe klawisze: Dodaj - dodawanie nowej receptury. Możliwe jest tworzenie nowej receptury na podstawie istniejącej definicji. W tym celu kursorem ustawiamy się na recepturze wzorcowej i wykorzystujemy kombinację klawiszy <CTRL> i <INSERT>. Na powstałej recepturze pozostaje tylko zmienić kod (obowiązkowo), nazwę i zmodyfikować składniki.

151 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 151 Rys. Formularz produktu zakładka receptury Zmień - w każdej chwili możliwa jest edycja receptury. Usuń - usunięcie niewykorzystywanej definicji składu Formularz receptury Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie. Na formularzu receptury definiujemy skład danego produktu. Formularz podzielony został na dwie części. W pierwszej umieszczonej w górnej części okna znajdują się informacje o produkcie, którego dotyczy receptura. Towar pole, w którym wyświetlany jest kod produktu, którego dotyczy definiowana receptura. Pole z kodem produktu dostępne jest tylko w przypadku definiowania receptury z poziomu menu Ogólne/ Inne/ Receptury. Dla każdej nowej receptury musimy podać kod i nazwę. Dla ilości istnieje możliwość zdefiniowania składu dla ilości produktu różnej od 1. Może to być wykorzystane np. w sytuacjach, gdy ilości składnika wykorzystywane do produkcji 1 szt. produktu są bardzo małe. Wtedy zdefiniowanie składu dla większej ilości produktu pozwoli zminimalizować rozbieżności podczas produkcji. Jeśli podczas produkcji powstaje ilość różna (lub niebędąca wielokrotnością) ilości z definicji program przeliczy odpowiednio wykorzystaną ilość surowców. J.m. istnieje możliwość zdefiniowania receptury dla jednostki pomocniczej towaru (np. dla opakowania). Jeżeli użytkownik będzie próbował usunąć z karty produktu złożonego jednostkę miary (podstawową lub pomocniczą), którą uprzednio wskazał na jakiejkolwiek recepturze przypisanej do tego towaru, program nie pozwoli na taką operację, o czym poinformuje odpowiednim komunikatem. Domyślna - każdy produkt może mieć tylko jedną domyślna recepturę. Domyślna oznacza, że jest ona proponowana w momencie wystawiania dokumentów PWP. Sugerowaną recepturę można korygować lub zmienić na zupełnie inną (z poziomu dokumentu PWP). Druga część formularza receptury to lista składników. Lista składników obsługiwana jest przy pomocy standardowych przycisków Dodaj, Usuń oraz Zmień. Dopisując składnik uzupełniamy informacje o ilości jaka jest potrzebna do skompletowania danego produktu w ilości wskazanej w górnej części okna. Należy przy tym pamiętać, że podajemy ilość w jednostkach podstawowych i nie ma możliwości zmiany jednostek. Dodatkowo na liście wyświetlana jest ostatnia cena zakupu i wartość (ilość *cena zakupu) oraz magazyn. Uwaga: Cechą charakterystyczną receptur jest to, że składniki mogą pochodzić z różnych magazynów. Poniżej listy składników dostępne jest pole Opis, w którym możemy zapisać dodatkowe informacje związane z daną recepturą.

152 Str. 152 Moduł Handel v Przyjęcie wewnętrzne produktu Lista PWP Lista dokumentów PWP przedstawia wszystkie wystawione w programie dokumenty tej klasy. Informuje nas ona o numerze dokumentu, dacie przyjęcia produktu i symbolu magazynu na który wpłynął produkt. Ostatnia kolumna przedstawia wartość dokumentu PWP. Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie Formularz PWP obsługa Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie Formularz PWP: zakładka Ogólne Formularz dokumentu PWP zbudowany jest analogicznie jak formularze innych występujących w programie dokumentów. Zakładka Ogólne pozwala na wpisanie wszystkich danych potrzebnych do poprawnego wygenerowania dokumentu PWP. Podajemy tutaj: Dokument schemat numeracji dokumentu. W programie dla dokumentów tej klasy predefiniowany został schemat 3 członowy: Symbol/ Numer/ Rok. Kategoria zmienna określająca dany dokument. Po wciśnięciu przycisku Kategoria zostanie wyświetlona lista wszystkich zdefiniowanych kategorii, domyślnie będą to kategorie przychodowe. Magazyn symbol magazynu, do którego trafi produkt. Po dopisaniu pierwszej pozycji następuje zablokowanie pola. Istnieje możliwość przypisania magazynu do operatora/ stanowiska. Mechanizm został dokładniej opisany w rozdziale dotyczącym Informacji dodatkowych. Data wystawienia data wystawienia PWP Data przyjęcia produktu data wprowadzenia produktu na wybrany wcześniej magazyn (od tej daty będzie dostępny w zasobach). Data rozchodu składników data z jaką zostaną rozchodowane składniki. Data ta może być różna od daty przyjęcia produktu, nigdy nie może być późniejsza. Nie można najpierw przyjąć produktu, a dopiero np. w następnym dniu rozchodować składniki. Na szczególną uwagę zasługują parametry określające sposób zachowania się składników: pobranie i rezerwacja, widoczne w górnej części okna. Parametry te dotyczą jedynie dokumentów będących w buforze. rezerwacja zapisanie dokumentu PWP na wpływ na rezerwacje składników. Rezerwacje stosujemy gdy brakuje nam któregoś ze składników pobranie zapisanie PWP ma wpływ na ilość i ilość dostępną składników. Zapisanie PWP do bufora pozwoli nam zorientować się w koszcie rzeczywistym produktu. W trakcie zapisywania PWP na stałe program zawsze ustawia parametr pobranie (nastąpi zmiana w ilości poszczególnych składników). Trwałe zapisanie dokumentu PWP (nie do bufora) aktualizuje: koszt kwotowy na formularzu wyprodukowanej usługi złożonej ostatnią cenę zakupu - na formularzu towaru złożonego Formularz PWP: zakładka Dokumenty Na zakładce tej wyświetlana jest lista wszystkich dokumentów RWS związanych z danym przyjęciem. Przyjęcie dotyczy tylko jednego, wybranego magazynu, ale składniki mogą być pobierane z różnych magazynów. Dla każdego magazynu powstanie wówczas oddzielne RWS. Poniżej listy dostępne jest pole przeznaczone na dodatkowy opis dokumentu oraz informacja o tym kto i kiedy wystawił i jako ostatni modyfikował dokument Wpisywanie pozycji na dokument PWP Na formularzu dokumentu PWP na liście pozycji działają standardowe przyciski i klawisze: Dodaj - po wciśnięciu przycisku wyświetlona zostanie lista zasobów, ograniczona do towarów/ usług złożonych (produktów). Zmień - edycja wybranej pozycji. Edycja pozycji jest konieczna w przypadku zmiany domyślnej receptury lub zmiany składnika. Usuń - usunięcie poszczególnej pozycji z listy produktów na dokumencie PWP.

153 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 153 Na formularz PWP można dopisać produkt (towar/usługę złożoną) bez zdefiniowanej receptury. Należy jednak pamiętać, że dokument PWP z produktem bez receptury można zapisać tylko do bufora. Po wpisaniu takiego produktu na dokument PWP można określić jego jednorazowy skład postępując wg scenariusza opisanego w rozdziale Jak zmienić skład wybranej receptury?. Program nie pozwoli zapisać na trwałe PWP jeśli produkt nie posiada zdefiniowanych składników. W przypadku uzupełniania i przeliczania ilości składników na zakładce Receptura program nie uwzględnia ustawienia parametru Format całkowity na formularzu składnika (czyli Użytkownik może wpisać niecałkowita ilość składnika nawet, jeśli ma on zaznaczony parametr Format całkowity). W przypadku, gdy składnikiem produktu jest usługa jej koszt zostanie uwzględniony w koszcie produktu tylko w przypadku, gdy ma ona określony koszt kwotowy. Nie ma możliwości określenia kosztu usługi bezpośrednio na recepturze towaru. W koszt produktu wliczona zostanie wartość usługi pobrana z jej karty ewidencyjnej. W przypadku dokumentów PWP i RWS oraz korekt do PWP (RWS) zasady wyliczania kosztu są podobne jak w przypadku innych dokumentów. Do czasu zapisu dokumentu wartości na dokumentach w buforze są symulowane i tymczasowe i w związku z tym zmienią się po zapisie dokumentu do bufora Jak zmienić recepturę na inną? Po dopisaniu produktu na listę PWP program zawsze odwołuje się do receptury zdefiniowanej jako domyślna. Aby zmienić recepturę na inną zdefiniowaną dla produktu należy z poziomu formularza PWP: przy pomocy przycisku lupki wyedytować formularz produktu otworzyć zakładkę Receptura. Na zakładce widoczna jest receptura zdefiniowana jako domyślna. po wciśnięciu strzałki widocznej obok pola Receptura rozwijana jest lista wszystkich związanych z tym produktem receptur z listy wybieramy właściwą recepturę (w dolnej części formularza widoczna jest jej definicja) zmianę akceptujemy przyciskiem Zapisz zmiany Jak zmienić skład wybranej receptury? Zmiana receptury nie musi dotyczyć całych definicji składu. Możliwa jest zmiana poszczególnych składników, ich ilości i jednostek w obrębie danej receptury. Zmiany takie nie mają wpływu na definicje zapisaną na formularzu produktu, są one zapisywane tylko dla tego dokumentu PWP. Aby jednorazowo zmienić definicję dla produktu należy: przy pomocy przycisku lupki wyedytować formularz produktu otworzyć zakładkę Receptura. Na zakładce widoczna jest receptura zdefiniowana jako domyślna wybrać recepturę, która będzie modyfikowana (po wciśnięciu strzałki widocznej obok pola Receptura rozwijana jest lista wszystkich związanych z tym produktem receptur) po wybraniu właściwej receptury w dolnej części formularza widoczne są wszystkie jej składniki. Lista składników obsługiwana jest przez standardowe przyciski umożliwiające dodanie nowego składnika, zmiany już istniejącego (np. ilości) czy usunięcia zbędnego. w przypadku dodawania nowego składnika do receptury proponowany jest zawsze magazyn główny (program nie uwzględnia magazynów domyślnych dla operatora/ stanowiska). wprowadzone zmiany akceptujemy przyciskiem Zapisz zmiany Kontrola ilości składników Podczas wystawiania dokumentu PWP Użytkownik ma możliwość zdefiniowania, czy dany dokument ma od razu pobierać składniki z magazynu czy też jedynie je rezerwować. W przypadku, gdy dokument PWP jest zapisywany do bufora z opcją pobranie lub też jest zapisywany na trwałe program nie pozwoli na zatwierdzenie takiego dokumentu jeśli w magazynie nie ma wystarczającej ilości składników. Wyświetli informację o pierwszym brakującym towarze i Użytkownik będzie musiał skorygować ilość odpowiedniego produktu. Aby ułatwić Użytkownikowi kontrolę produkowanej ilości w zależności od posiadanych składników w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Kontrola ilości składników na elemencie PWP (dla rezerwacji). Uwaga: Parametr działa tylko w przypadku zapisu dokumentu PWP do BUFORA i z zaznaczoną opcją REZERWACJI. Tak więc, jeśli Użytkownik chce sprawdzić, czy wystarczy składników oraz otrzymać zestawienie brakujących powinien najpierw zapisać dokument PWP do bufora, rezerwując składniki. Jeśli parametr nie jest zaznaczony program pozwoli na zapis dokumentu PWP (do bufora, z rezerwacją) niezależnie od ilości posiadanych składników. Jeśli parametr jest zaznaczony program w chwili zapisu dokumentu DO BUFORA i z zaznaczoną opcją REZERWACJI kontroluje ilość składników potrzebną do produkcji.

154 Str. 154 Moduł Handel v Jeśli natrafi na jakieś braki informuje Użytkownika o tym, których składników i w jakiej ilości brakuje. Następnie pyta czy zapisać dokument ze zmniejszoną ilością (tak, aby wystarczyło składników). jeśli Użytkownik zadecyduje, że NIE program zapisuje dokumentu PWP do bufora z poprzednimi ilościami i zaznaczoną opcją rezerwacji. jeśli Użytkownik zadecyduje, że TAK program zmienia ilość na dokumencie PWP i równocześnie proponuje utworzenie dokumentu różnicowego na brakującą ilość. - jeśli Użytkownik nie chce tworzyć PWP różnicowego zmianie ulegają jedynie ilości na zapisywanym dokumencie PWP. - jeśli Użytkownik decyduje o utworzeniu PWP różnicowego zmianie ulegają ilości na zapisywanym dokumencie PWP oraz tworzone jest drugie PWP (różnicowe) na taką ilość, dla której zabrakło składników. PWP różnicowe jest zapisywane do bufora z zaznaczoną opcją rezerwacja Rozchód wewnętrzny składników Lista RWS Lista ta jest uzupełniana automatycznie w momencie zapisywania dokumentu PWP. Listy tej nie można uzupełniać ręcznie, nie można także modyfikować dokumentów. Konstrukcja listy, jej obsługa i sposób sortowania jest identyczny jak w przypadku listy PWP. Na recepturze można określić, z jakiego magazynu powinny pochodzić składniki. Może się zdarzyć, że składniki pochodzą z różnych magazynów. Podczas zatwierdzania PWP w takiej sytuacji powstaje kilka dokumentów RWS (dla każdego magazynu odrębnie). Lista ta zawiera dokumenty o różnym statusie: kolor zielony dokumenty w buforze kolor czarny dokumenty zapisane na trwałe kolor czerwony - dokumenty anulowane W zależności od wybranej na PWP opcji pobranie/ rezerwacja dokument RWS: rezerwuje składniki zwiększa się ilość w kolumnie rezerwacja, zmniejsza ilość dostępna pobiera składniki zmniejsza ilość i ilość dostępną Co decyduje o koszcie własnym produktu? W przypadku, gdy składnikami są towary jest to cena zakupu. Składniki pomniejszają magazyn wg metody wybranej w konfiguracji (koszt naliczany jest w chwili pobrania składników z magazynu) W przypadku, gdy składnikami są usługi jest to kwotowy koszt usługi zadeklarowany na formularzu usługi. Uwaga: W wartości produktu będzie uwzględniony koszt usługi (składnika) tylko wtedy, gdy dla usługi określono jej kwotowy koszt Dokument RWS RWS jest dokumentem tylko do podglądu. Nie jest możliwa jego edycja, dodawania, kasowanie, anulowanie. Wszystkie te czynności wykonywane są równolegle z dodawaniem, kasowaniem, edycją, anulowaniem PWP. Z dokumentem RWS związany jest parametr Agregacja elementów dokumentu RWS, który decyduje o tym, czy składniki na takim RWS mają być agregowane (wykazywane w łącznej ilości), czy nie. Parametr ten dostępny jest w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry. Przykład Mamy dwa produkty, w skład każdego z nich wchodzi ten sam składnik. Wystawiamy PWP na oba produkty. - agregacja zaznaczona na RWS zostanie pokazana łączna ilość składnika wykorzystana do produkcji obu produktów - agregacja nie zaznaczona - na dokumencie rozchodowym składnik pojawi się w dwóch pozycjach Uwaga: Cechą charakterystyczną dokumentu RWS jest to, że nie można go utworzyć ręcznie. Tworzy się on zawsze jako dokument rozchodowy do dokumentu PWP Formularz RWS obsługa Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

155 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Formularz RWS: zakładka Ogólne Dostarcza informacji o numerze dokumentu, dacie rozchodu składników oraz magazynie z którego pobierane są składniki. Zakładka ta zawiera również listę wszystkich składników, ich ilość, cenę i wartość netto pozycji. Przycisk pozwala na edycję danych wybranej pozycji, bez możliwości dokonywania zmian Formularz RWS: zakładka Dokumenty Wyświetlana jest tutaj lista dokumentów związanych z danym Rozchodem Wewnętrznym Składników. W szczególności lista ta zawiera dokument PWP, który spowodował powstanie RWS. Za pomocą przycisku dokumentów wyświetlanych na tej liście. Poniżej znajdziemy informację o tym kto i kiedy wystawił i jako ostatni modyfikował dany dokument Korekty do PWP możliwy jest podgląd W programie istnieje możliwość wykonywania korekt ilościowych do dokumentów PWP. Funkcja jest dostępna na liście PWP, po wciśnięciu przycisku. Korekty do PWP mogą być wykorzystywane w dwóch przypadkach: zdjęcie produktu z magazynu wraz ze zwrotem składników do magazynu zmiana składników wchodzących w skład produktu W obydwu przypadkach na podstawie składników i ich ilości zostanie utworzony dokument RWS korekta, który odpowiednio zmodyfikuje zasoby poszczególnych składników. Dokumenty korygujące do PWP zapisane do bufora powodują jedynie zmiany ilościach zarezerwowanych/ zamówionych składników. Wartości na dokumentach korygujących w buforze są wiec symulowane (tymczasowe). Dopiero po zapisie dokumentu na trwałe składniki są zdejmowane/ wprowadzane na magazyn i wyliczane są rzeczywiste wartości składników Dekompletacja (zwrot do PWP) Jeśli Użytkownik poda ilość zwracaną produktu program automatycznie przeliczy na podstawie receptury, jakie składniki i w jakiej ilości zostaną zwrócone do magazynu (zakładka Receptura). W przypadku zwrotu całkowitego program wylicza maksymalne ilości składników, które powinny być zwrócone do magazynu. W takim przypadku Użytkownik nie ma możliwości edycji listy składników na zakładce Receptury. Jeśli zwrot dotyczy tylko części ilości wtedy Użytkownik ma możliwość edycji receptury na PWPKOR: modyfikowania ilości zwracanych składników (tylko ilości ujemne, czyli zwrot składników). usunięcia składnika, który nie jest zwracany wraz z towarem W przypadku dekompletacji Użytkownik nie może dodawać nowych składników na recepturze. Dzięki takiemu rozwiązaniu w przypadku zwrotu całego produktu zawsze zachowana będzie zgodność wartości (PWP+PWPK) = (RWS + RWSK) Zmiana receptury Przy wykorzystaniu funkcji korekty PWP można również wykonać zmiany w recepturze wyprodukowanego towaru. Aby możliwa była zmiana składników, jako ilość zwracaną produktu należy wpisać 0. W takim przypadku program nie wyzeruje ilości składników na zakładce Receptury, tylko pozwoli na ich edycję: Użytkownik może: zmienić ilość składnika (można zwiększyć ilość składników wchodzącą w skład produktu, wpisując ilość dodatnią), usunąć składnik z receptury (jeśli jego ilość w produkcie pozostaje bez zmian), dodać nowy składnik, W przypadku dodania składnika do receptury tworzony dokument RWS nie jest korektą (ponieważ nie zwraca składnika), tylko zwykłym dokumentem typu RWS. Stąd w przypadku np. filtrowania listy RWS taki dokument nie będzie wykazywany jako korekta, pomimo, że skojarzony jest z dokumentem PWPKOR.

156 Str. 156 Moduł Handel v Wystawianie dokumentów informacje dodatkowe 6.1 Dopisywanie pozycji na dokument Kolejna pozycja na dokumencie może być dopisana przez wciśnięcie przycisku z menu kontekstowego., klawisza <INSERT> czy wybór Dodaj W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr odpowiedzialny za sposób dodawania kolejnej pozycji do dokumentu. Do wyboru Użytkownika jest dodawanie poprzez edycję bezpośrednio na liście, podniesienie formularza pozycji lub wywołanie listy towarów z możliwością zaznaczenia wielu pozycji. wybór wielu towarów - podczas dodawania pozycji zawsze otwierana jest lista towarów z możliwością jednoczesnego wyboru wielu. Jeśli wystąpi sytuacja, gdy towar nie może zostać dopisany do dokumentu (np. nie ma wystarczającej ilości w magazynie) - zostanie wyświetlona informacja o towarach które nie zostały przepisane. edycja na liście niezależnie od dokumentu zawsze otwierane jest pole bezpośrednio na formularzu dokumentu, gdzie można wpisać bezpośrednio kod towaru. Lista towarów jest dostępna m.in. po wciśnięciu kombinacji klawiszy <ALT>+<STRZAŁKA W GÓRĘ> oraz przycisku <TAB> w pustym polu z Nazwą. podniesienie formularza podczas dodawania pozycji zawsze podnoszony jest formularz pozycji, gdzie m.in. dostępne jest pole na opis towaru. podniesienie formularza szybka obsługa taki sposób wystawiania dokumentów powinien ułatwić proces dopisywania pozycji przy użyciu klawiatury. Dopisanie pozycji sprowadza się do wciśnięcia: <INSERT> (otwiera formularz pozycji), <ENTER> (zatwierdzenie wprowadzonego kodu towaru), <ENTER> (zatwierdzenie ilości) i <ENTER> (zatwierdzenie pozycji). Kod i Nazwa na dokumentach Z poziomu dokumentu możliwa jest edycja wartości zarówno dla kodu jak i dla nazwy towaru. Wpisując w jedno z tych pól kod towaru, nazwę lub kod EAN, program w zależności od tego w którym polu zostały te dane wpisane, wyszuka kolejno: - dla pola Kod najpierw sprawdzi, czy istnieje w Cenniku kod towaru taki, jak wpisany ciąg znaków, jeśli natomiast nie znajdzie będzie szukał pasującej nazwy, w następnej kolejności sprawdzi istnienie zgodnego kodu EAN. - dla pola Nazwa najpierw sprawdzi czy istnieje towar o takiej nazwie, jeśli nie istnieje wtedy będzie szukał zgodnego kodu towaru, w ostatniej kolejności sprawdzi kody EAN. Jeśli według poniższych zasad, w Cenniku zostanie znaleziony pasujący do wzorca towar, wówczas po potwierdzeniu klawiszem <ENTER> odpowiednio zostaną wypełnione pola Kod i Nazwa. W przeciwnym razie, jeśli żaden z towarów istniejących w bazie nie będzie pasował do wzorca, wówczas program wyświetli pełną listę towarów. Po otwarciu listy kursor ustawi się na towarze, który najbardziej odpowiada wpisanemu na formularzu dokumentu ciągowi znaków. 6.2 Współpraca z kolektorami danych Obecnie program współpracuje z następującymi typami kolektorów: Dolphin BHT Cipherlab Opticon Konfiguracja danych dotyczących współpracy z kolektorem jest możliwa z poziomu Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Kolektor. Należy tam wskazać przede wszystkim typ kolektora, z którym będzie współpracował program oraz port COM, przez który będzie przebiegała transmisja danych. Należy również wskazać protokół, wg którego przebiega transmisja oraz inne parametry współpracy. W części Definicja rekordu należy podać specyfikację dotyczącą formatu pliku przesyłającego dane. Uwaga: Po wybraniu typu kolektora, program proponuje domyślne ustawienia parametrów transmisji. Użytkownik powinien jednak skontrolować, czy proponowane ustawienia są zgodne ze specyfikacją producenta kolektora. W przypadku, gdy kolektor komunikuje się z komputerem przy wykorzystaniu tranceivera należy dodatkowo zaznaczyć parametr Używaj tranceivera. Obsługa kolektorów jest zrealizowana w taki sposób, żeby umożliwić automatyczne dodawanie towarów wprowadzonych do kolektora na dokumenty handlowe i magazynowe oraz na arkusze inwentaryzacyjne.

157 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 157 Możliwość importu danych z kolektora dostępna jest z poziomu większości formularzy dokumentów. Import z kolektora następuje automatycznie po wciśnięciu przycisku lub po wciśnięciu kombinacji klawiszy <CTRL>+<ALT>+<K>. Na podstawie danych z Konfiguracji stanowiska program nawiązuje łączność z kolektorem danych, a następnie wywołuje transmisję. W efekcie na formularzu dokumentu zostają wpisane towary wraz z ilościami. Ilości są wyrażone zawsze w jednostkach podstawowych. Ceny na dokumencie są proponowane przez program, zgodnie z obowiązującymi zasadami. W przypadku dokumentów zakupowych (FZ, PZ, PW, ZD) proponowane są ostatnie ceny zakupu. W przypadku dokumentów sprzedażowych (FA, WZ, RO, FPF ) proponowane są ceny sprzedaży z grupy cenowej skojarzonej z kontrahentem wpisanym na dokument, z uwzględnieniem wszystkich rabatów. Uwaga: Funkcja importu danych z kolektora nie działa w przypadku dokumentów korygujących oraz dokumentów, na których zblokowana jest możliwość dopisywania nowych pozycji (np. Faktura Sprzedaży utworzona na podstawie WZ z różnych magazynów) 6.3 Wykorzystanie czytnika kodów kreskowych Program został przystosowany do wykorzystania kodów kreskowych. Warunkiem koniecznym do używania kodów jest posiadanie czytnika kodów kreskowych emulującego klawiaturę (czytnik podpinany równolegle do klawiatury). Czytnik możemy wykorzystywać do : wpisywania kodu EAN na formularz towaru odszukiwania pozycji w cenniku/ na liście zasobów operacje można wykonać z poziomu Cennika/Listy zasobów dopisywania pozycji na dokument program szuka na liście zasobów pozycji o zadanym kodzie i jeśli taki kod istnieje pozycja zostanie dopisana. Pozostaje ustalenie ilości i ceny wprowadzania towaru jako składnika na recepturę W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Sprzedaż tylko wg kodów EAN. Jeśli parametr jest zaznaczony to podczas wpisywania pozycji na dokument program najpierw wyszukuje towar wg pola kod EAN, jeśli nie znajdzie towaru o takim kodzie EAN to przeszukuje listę wg kodu towaru, a jeśli nie znajdzie towaru o podanym kodzie to w ostatniej kolejności przeszukuje listę wg nazwy Kody wagowe Podczas wystawiania dokumentów w systemie Comarch OPT!MA istnieje możliwość odczytywania tzw. kodów wagowych (zawierających informację o wadze towaru). Kody takie są drukowane przez wagi, natomiast w chwili odczytu program rozpoznaje, że jest to kod wagowy i odpowiednio odczytuje ilość, wprowadzając ją na dokument. Sam towar jest rozpoznawany na podstawie kodu EAN wprowadzonego na karcie. Kod wagowy ma określoną strukturę, w związku z czym: kod EAN zapisane na karcie towaru może mieć 4 znaki waga towaru nie może przekraczać kg Uwaga: Funkcja odczytywania kodów wagowych działa tylko jeśli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry wybrano parametr: Dodawanie pozycji na dokumencie jako: edycja na liście. 6.4 Sortowanie pozycji na dokumentach Na większości dokumentów handlowych i magazynowych (wyjątkiem są dokumenty korygujące oraz Faktury Wewnętrzne Sprzedaży do FZ i Faktury Wewnętrzne Zakupu) dodano możliwość sortowania pozycji wg kodu lub wg nazwy. Opcja sortowania jest dostępna w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy) na liście pozycji dokumentu. W wyniku sortowania wszystkie pozycje już wpisane na dokument zostają ułożone odpowiednio wg kodu/ wg nazwy i równocześnie następuje renumeracja liczby porządkowej. Natomiast pozycje, które zostają dopisane do dokumentu po sortowaniu pozycji są umieszczane na końcu listy. 6.5 Historia towaru Funkcja wywoływana jest przy pomocy przycisku widocznego w pasku zadań z poziomu otwartego formularza zasobu, listy zasobów czy formularza faktury. Zasady obsługi okna zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

158 Str. 158 Moduł Handel v W zależności od zakładki wyświetlana jest: chronologicznie lista wszystkich transakcji (zgodna z założonymi filtrami), ułożona chronologicznie, w których brał udział dany towar/ usługa. Pozwala zorientować się kto kupił/sprzedał (kod kontrahenta i grupa), na jakim dokumencie (numer, typ, numer obcy), kiedy (data dokumentu i data operacji), w jakiej ilości i wartości dany towar wg grup kontrahentów łączna ilość i wartość transakcji posortowana wg grup, do których należą kontrahenci z wyfiltrowanych dokumentów wg kodów kontrahentów łączna ilość i wartość transakcji danym towarem wyliczona dla poszczególnych kontrahentów Dokumenty uwzględniane w historii można ograniczyć przez zastosowanie filtra: rodzaj dokumentów (FA, PA, RO ) lista będzie uwzględniała tylko zaznaczone typy dokumentów, datę dokumentu od/ do po zaznaczeniu parametru można wpisać zakres dat, w którym powinna się zawierać data wystawienia dokumentu data operacji od/ do po zaznaczeniu parametru można wpisać zakres dat, w którym powinna się zawierać data operacji (w przypadku FA, PA data sprzedaży, w przypadku PZ data zakupu). magazyn listę można ograniczyć do dokumentów związanych z wybranym magazynem. bufor/ zatwierdzone/ wszystkie w zależności od wybranej opcji wyświetlane są wyłącznie dokumenty w buforze/ zapisane na stałe lub wszystkie. Kontrahent istnieje możliwość wyfiltrowania dokumentów, w których uczestniczył towar, wystawionych dla konkretnego kontrahenta (lub innego rodzaju podmiotu). Operator istnieje możliwość wyfiltrowania dokumentów ze względu na operatora, który jako ostatni go modyfikował. Istnieje możliwość filtrowania dokumentów bez względu na operatora modyfikującego (opcja wszyscy) lub jednego wskazanego. Dodatkowo na zakładce Chronologicznie i Wg kodów kontrahentów można wyświetlić listę dotycząca transakcji tylko z jednym kontrahentem. Raport zostaje przeliczony wciśnięciu przycisku. Jeśli po wyliczeniu raportu Użytkownik zmieni parametry wyliczania przycisk zmieni wygląd z na, co informuje Użytkownika o konieczności ponownego przeliczenia raportu. Dla kolumn Ilość i Wartość PLN domyślnie widoczne są podsumowania wartości. Uwaga: Jeśli transakcja była przeprowadzana w walucie obcej w historii, w kolumnie Cena PLN cena zostanie przeliczona na PLN wg kursu ustalonego na dokumencie. W kolumnach dodatkowych Cena, Wartość, Waluta wartości są pobierane z dokumentu. 6.6 Historia kontrahenta Historia kontrahenta dostępna jest z formularza kontrahenta na Liście kontrahentów oraz z poziomu formularzy wszystkich dokumentów handlowych (FA, PA, RO, FZ, ZD) i magazynowych, na których kontrahent może być określony (WZ, PZ, RW, PW) po wciśnięciu przycisku w pasku zadań. Historia kontrahenta przedstawia wszystkie dokumenty wystawione dla danego podmiotu. Raport jest wyliczany wciśnięciu przycisku. Jeśli po wyliczeniu raportu Użytkownik zmieni parametry wyliczania przycisk zmieni wygląd na, co informuje Użytkownika o konieczności ponownego przeliczenia raportu. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie. Lista może być filtrowana zgodnie z ustawieniami na liście: Bufor/ zatwierdzone/ wszystkie w zależności od wybranej opcji wyświetlane są wyłącznie dokumenty w buforze/ zapisane na stałe lub wszystkie. FA, PA, RO - zaznaczając odpowiednie opcje użytkownik może zdecydować jakie rodzaje dokumentów mają być uwzględniane na liście. Data dokumentu i Data operacji użytkownik może ustalić zakres dat, w jakim powinna być zawarta data wystawienia dokumentu oraz data sprzedaży/ zakupu czy wydania/ przyjęcia towaru (np. dla Faktury Zakupu data dokumentu to data

159 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 159 wystawienia, a data operacji to data sprzedaży). Aby wybrana data nie była uwzględniana podczas filtrowania listy (tzn. wyświetlane były dokumenty niezależnie od daty dokumentu/ operacji) należy odznaczyć parametr. Magazyn lista może obejmować wszystkie dokumenty wystawione dla danego kontrahenta lub tylko dokumenty dotyczące jednego magazynu. Operator operator, który wystawiał analizowane dokumenty. Program podczas filtrowania uwzględnia operatora, który wystawił dokument, a nie modyfikował. Towar istnieje możliwość zawężenia listy do transakcji dotyczących danego kontrahenta i tylko jednego wybranego towaru (lista będzie zawierać wszystkie dokumenty wystawione dla kontrahenta, w których uczestniczył wybrany towar). Towar można wybrać z Cennika wyświetlonego po wciśnięciu przycisku Towar. Historię obrotu kontrahenta można przeglądać w różnych przekrojach: Zbiorczo przedstawione są kolejne wystawione dla kontrahenta dokumenty w kolejności chronologicznej (m.in. zaległości kontrahenta) Chronologicznie lista przedstawia w kolejności chronologicznej operacje z kontrahentem na poziomie wpisanych na dokumentach towarów/usług (m.in. sprzedaną ilość i wartość dla każdej pozycji) Wg grup towarów lista przedstawia operacje z kontrahentem w podziale na poszczególne grupy towarowe, biorące udział w tych operacjach Wg kodów towarów lista przedstawia operacje z kontrahentem w podziale na biorące w nich udział towary/ usługi Rys. Historia kontrahenta Z poziomu zakładek Zbiorczo i Chronologicznie możliwy jest podgląd wskazanego dokumentu (przycisk z lupką). Dla kolumn Netto, VAT, Brutto i Zaległość domyślnie widoczne jest podsumowanie wartości. Uwaga: Jeśli transakcja przeprowadzana była w walucie obcej na raporcie zostanie przeliczona na PLN wg kursu określonego na dokumencie (również w przypadku zaległości).

160 Str. 160 Moduł Handel v Agregowanie pozycji na dokumentach W Konfiguracji firmy znajdują się parametry związane z agregacją pozycji na dokumentach handlowych i magazynowych: Agregacja pozycji dokumentu (FA, PA, WZ) Parametr znajduje się w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry. Funkcja dotyczy tylko dokumentów sprzedaży: Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz dokumentów WZ. Istnieje możliwość agregowania pozycji przy zapisie dokumentu na trwałe oraz do bufora. Należy przy tym pamiętać, że opcja agregowania przy zapisie do bufora jest dostępna tylko po zaznaczeniu opcji zapisu na trwałe. Oznacza to, że agregacja jest możliwa: tylko przy zapisie na trwałe zaznaczony parametr zapis trwały zawsze zaznaczony parametr zapis trwały i zapis do bufora brak agregacji odznaczony parametr zapis trwały. Pozycje na dokumencie zostaną zagregowane do jednej w przypadku, gdy posiadają identyczne wszystkie wartości z wyjątkiem ilości (m.in. kod, nazwę, opis, jednostkę miary, cenę, kategorię). Agregacja pozycji na dokumentach powstałych z WZ PZ Parametr znajduje się w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry. Po jego zaznaczeniu agregowane będą identyczne pozycje na dokumentach, które powstały z przekształcenia dokumentów WZ/PZ Agregacja pozycji na dokumentach powstałych z RO ZD Parametr znajduje się w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry. Po jego zaznaczeniu agregowane będą identyczne pozycje na dokumentach, które zostały wygenerowane z dokumentów RO/ZD 6.8 Atrybuty Atrybuty w module Comarch OPT!MA Handel W module istnieje możliwość zdefiniowania odrębnych list dla atrybutów, które będą opisywać pozycje na dokumencie (atrybuty towaru) i odrębnie atrybuty, które będą opisywać cały dokument (atrybuty kontrahenta i dokumentu). Przed przystąpieniem do uzupełniania atrybutów należy je zdefiniować w systemie. Lista atrybutów jest dostępna w menu Ogólne/ Atrybuty. Składa się ona z odrębnych zakładek, na których wprowadzane są atrybuty określonego typu: atrybuty towaru wykorzystywane podczas opisywania pozycji wprowadzanych na dokumenty atrybuty kontrahenta wykorzystywane podczas opisywania całych dokumentów. Są to atrybuty, które można skojarzyć z konkretnym kontrahentem (opisujące kontrahenta, dla którego wystawiany jest dokument). atrybuty dokumentu wykorzystywane podczas opisywania całych dokumentów, jednak nie są one związane z konkretnym kontrahentem. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień. Należy przy tym pamiętać, że usunięcie definicji atrybutu jest możliwe tylko do czasu jego wykorzystania na karcie towaru. Definiując atrybuty, niezależnie od typu, należy określić: Kod i nazwę atrybutu należy przy tym pamiętać, że kod atrybutu będzie drukowany na dokumentach, powinien więc być czytelny. Format - dla każdego atrybutu (podczas tworzenia jego definicji) można określić format pola zawierającego wartość: tekst pole tekstowe liczba pole sformatowane jako liczba z dokładnością do czterech miejsc po przecinku lista możliwość wcześniejszego zdefiniowania dostępnych wartości na odrębnej liście, podczas kojarzenia atrybutu z towarem wartość można wybrać z dostępnej listy rozwijanej. data pole w formacie daty W przypadku atrybutu typu lista podczas definiowania atrybutu (Ogólne/ Atrybuty) na formularzu pojawia się druga zakładka Pozycje listy. Na zakładce można wpisać wszystkie wartości, jakie dany atrybut może przyjąć. Pozostałe parametry są zależne od typu atrybutu i zostały opisane w poniższych rozdziałach. Uwaga: Lista atrybutów może być importowana pomiędzy bazami (Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych). W przypadku importu atrybutów towaru typu lista przenoszona jest również lista dostępnych wartości.

161 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Atrybuty towaru W systemie Comarch OPT!MA istnieje możliwość zdefiniowania atrybutów dla towaru, umożliwiający pamiętanie większej ilości parametrów związanych z towarem. Parametry takie to np. kolor towaru, numer seryjny, położenie w magazynie, waga, termin ważności, kod (numer katalogowy) u dostawcy itp. Wykorzystanie atrybutów na poszczególnych kartach zależy od potrzeb danego towaru. Dodatkowe atrybuty karty rozszerzają także możliwości analityczne programu. Istnieje możliwość wydruku atrybutu na fakturze. Można więc na zdefiniowanym wydruku faktury drukować np. datę ważności towaru, wagę lub położenie w magazynie. Dodatkowo atrybut może mieć opcję związany z kontrahentem. Oznacza to, że dla atrybutu jego wartość będzie inna dla każdego kontrahenta. Taka funkcjonalność może być wykorzystana np. w przypadku deklarowania list kodów towarów u różnych dostawców lub odbiorców. Atrybuty mogą być przenoszone na transakcje na dwa sposoby: do pola tekstowego Opis na odrębną zakładkę Atrybuty na formularzu pozycji, co znacznie ułatwia analizę oraz filtrowanie dokumentów wg wykorzystanych atrybutów. Dodając nową definicję atrybutu towaru należy określić kilka parametrów ogólnych, definiujących atrybut: Zależny od kontrahenta parametr określa, czy wartość atrybutu jest niezmienna dla towaru, czy też różni się dla poszczególnych kontrahentów. Parametr powinien być zaznaczony np. w przypadku kodów towaru u dostawców wtedy dla każdego towaru będzie można zdefiniować wiele kodów w zależności od kontrahenta dostarczającego towar. Udostępniaj w e-sklepie parametr związany ze współpracą programu ze sklepem internetowym (Comarch isklep24). Atrybuty z zaznaczonym parametrem będą wraz z towarem eksportowane do isklep24, umożliwiając tym samym jego bardziej szczegółowe opisanie. Zasady współpracy zostały opisane w odrębnym rozdziale Współpraca z Comarch isklep24. Język opcja wyboru języka związana jest z funkcjonalnością wielojęzyczności opisaną w rozdziale Moduł Handel Plus. Pozostałe atrybuty definiowane na formularzu są związane ze sposobem ich późniejszego przenoszenia na transakcję: Dokleić do opisu elementu parametr odpowiada za umieszczanie atrybutu na wystawianych dokumentach. Jeśli jest aktywny w chwili wpisywania towaru na dokument wartość takiego atrybutu jest automatycznie kopiowana jako opis towaru na dokumencie (w pole tekstowe). Zawartość tego pola jest drukowana na standardowych wydrukach dokumentów w programie. Przenosić na transakcję - jeśli parametr jest zaznaczony to atrybut wraz z wartością są przenoszone na odrębną zakładkę Atrybuty na element dokumentu Drukować na dokumencie parametr związany z poprzednim. Jeśli jest zaznaczony to atrybut (po przeniesieniu na zakładkę Atrybuty na transakcji) wraz z wartością są drukowane na dokumentach. W przypadku atrybutu towaru można określić dodatkowy format atrybutu: binaria. Atrybut binarny pozwala na skojarzenie towaru z dowolnym plikiem (na przykład grafiką, obrazkiem itp.). Atrybuty binarne nie mogą być kopiowane na transakcje, a jedynie eksportowane wraz z towarem do isklep24 (dlatego pozostałe parametry są ukrywane). Przy włączonym module Handel Plus na karcie atrybutu pojawia się sekcja Pozycje, zasoby z parametrami Przenosić na dostawy i Obowiązkowy. Funkcjonalność została dokładniej opisana w rozdziale Moduł Handel Plus Przypisanie atrybutu do towaru Jeśli lista atrybutów jest zdefiniowana można przystąpić do ich uzupełniania na kartach poszczególnych towarów. Jest to możliwe z poziomu formularza towaru: zakładka Atrybuty. Lista atrybutów skojarzonych z danym towarem jest obsługiwana przez standardowe przyciski: Dodaj, Usuń, Zmień. Dodając nowy atrybut należy określić: Atrybut utworzona wcześniej definicja atrybutu (należy wybrać z listy zdefiniowanych wcześniej atrybutów. Po wybraniu atrybutu część parametrów zostaje ustawiona zgodnie z definicją atrybutu. Wartość wartość atrybutu. Pole jest dostępne tylko w przypadku, gdy atrybut nie jest zależny od kontrahenta. W takim przypadku wartość parametru dla tego towaru jest dla wszystkich kontrahentów taka sama. W przypadku atrybutów typu lista, Użytkownik może wybrać potrzebną wartość z rozwijanej listy. Uzupełnienie listy o nowe wartości jest możliwe tylko z poziomu definicji (formularza) atrybutu. Zależny od kontrahenta parametr decyduje o tym czy wartość atrybutu dla towaru jest zawsze taka sama (parametr odznaczony ), czy dla każdego kontrahenta jest inna (parametr zaznaczony ). W przypadku, gdy parametr zależy od kontrahenta w tabeli poniżej istnieje możliwość ustalenia jego wartości dla poszczególnych kontrahentów. Przycisk Dodaj umożliwia dodawanie kolejnych kontrahentów oraz określonych dla nich wartości atrybutu (np. kod kontrahenta - dostawcy oraz kod towaru u tego dostawcy). Listę kontrahentów w kolumnie Podmiot można wywołać wciskając prawy przycisk myszy lub klawisz <TAB> w pustym polu. Oprócz kontrahentów istnieje możliwość zdefiniowania atrybutu dla innych podmiotów (pracownik, wspólnik, urząd, bank ). Zmiana typu podmiotu jest możliwa po wybraniu potrzebnej opcji z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki (obok Dodaj).

162 Str. 162 Moduł Handel v W przypadku atrybutu typu binaria Użytkownik nie ma możliwości określenia parametrów związanych z przenoszeniem atrybutu na transakcje, natomiast pojawia się opcja związana z powiązaniem z daną binarną. Daną binarną może być na przykład plik zawierający zdjęcie produktu, dodatkową grafikę itp. Po wskazaniu danej poniżej widoczny jest podgląd pliku. Lista danych binarnych jest wspólna dla całego cennika. Po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista wszystkich danych binarnych, jakie zostały wprowadzone do programu. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Podgląd. Na podglądzie widoczny jest plik, który został zapamiętany z programie jako dana binarna. Podczas dodawania nowej danej Użytkownik musi podać nazwę, pod jaką dana binarna będzie widoczna w programie oraz wskazać plik zewnętrzny, który zostanie zaczytany do programu jako dana. Po wciśnięciu przycisku Użytkownik może wskazać plik zapisany wcześniej na dysku komputera (dla ułatwienia podczas przeglądania katalogów lista wyświetlanych plików może być zawężona do określonego typu: JPG, bmp, gif itp.). Parametry dotyczące sposobu przenoszenia na dokumenty oraz udostępniania w isklep24 są dziedziczone z definicji atrybutu, jednak Użytkownik może je zmieniać indywidualnie dla każdego towaru Kopiowanie atrybutów towaru w pole Opis Za kopiowania atrybutu w pole Opis odpowiadają parametry: Dokleić do opisu elementu: jeśli parametr jest zaznaczony podczas wpisywania towaru na dokument w pole Opis na formularzu pozycji automatycznie kopiowana jest ustalona dla tego towaru wartość parametru. jeśli parametr jest odznaczony atrybut jest widoczny jedynie na karcie towaru, natomiast nie jest kopiowany w pole Opis podczas wpisywania towaru na dokument. Kod atrybutu przed wartością parametr jest dostępny tylko w przypadku, gdy zaznaczono wcześniej parametr Dokleić do opisu elementu. Odpowiada za oznaczenie parametru podczas kopiowania go w pole Opis: jeśli parametr jest zaznaczony podczas kopiowania atrybutu na dokument równocześnie kopiowany jest jego kod (np. KOD DOSTAWCY RO333/2008) jeśli parametr jest odznaczony na dokument kopiowana jest jedynie wartość parametru bez jego dokładniejszego oznaczenia (w powyższym przykładzie jedynie RO333/2008) Oprócz atrybutów towar może posiadać jeszcze opis wpisany bezpośrednio na formularzu towaru (zakładka Dodatkowe). Jeśli równocześnie zaznaczony jest parametr Kopiuj opis na fakturę na pozycję dokumentu przepisywany jest w pierwszej kolejności opis (w całości), a dopiero potem poszczególne atrybuty (tylko te z zaznaczonym parametrem Dokleić opis na element). Podczas kopiowania atrybuty są sortowane wg kodów atrybutów oznacza to, że w przypadku, gdy do jednego towaru był kilka razy przypisany ten sam atrybut z różnymi wartościami, to podczas przepisywania atrybutów towaru na dokumencie będą one ustawione obok siebie. Ponadto na dokumencie istnieje możliwość dodatkowego wyboru atrybutów spośród tych kopiowanych na dokument. Jeśli na karcie towaru zaznaczono parametr Pozwól na edycję opisu na fakturze obok pola zawierającego opis pojawia się przycisk. Po jego wciśnięciu Użytkownik na liście atrybutów przypisanych do danego towaru może wybrać te, które zostaną przepisane na dokument Kopiowanie atrybutów towaru na element Atrybuty, które będą miały zaznaczony parametr Przenosić na transakcję zostaną przepisane na dodatkową zakładkę Atrybuty, która jest widoczna po podejrzeniu formularza pozycji na dokumencie. Uwaga: Na transakcje dla każdego towaru może być przeniesione maksymalnie 5 atrybutów. Jeśli dla danego towaru przypisane jest więcej atrybutów, które mają zaznaczony parametr Przenosić na transakcję wtedy na dokument zostanie przeniesionych pierwsze pięć atrybutów. Lista atrybutów może być modyfikowana przez Użytkownika może on nie tylko zmieniać wartość atrybutu, ale również dodawać nowe atrybuty. Lista wszystkich zdefiniowanych atrybutów jest dostępna po wciśnięciu przycisku określającego atrybut. W trakcie kopiowania dokumentów, przekształcania (wszelkiego rodzaju konwersje) oraz ich korygowania wraz z towarem na nowe dokumenty przenoszone są wszystkie przypisane dla poszczególnych pozycji atrybuty wraz z wartościami. Z kopiowaniem atrybutów na pozycję związany jest również parametr Drukować na dokumencie. Jeśli parametr jest zaznaczony to dany atrybut wraz z wartością są drukowane na dokumentach. Na potrzeby wydruku Faktury Sprzedaży z atrybutami zdefiniowany jest odrębny wydruk Faktura VAT/ Atrybuty. Warto również pamiętać, że decydujące jest ustawienie tego parametru na karcie danego towaru, nie zaś na definicji atrybutu.

163 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Atrybuty kontrahenta Podobnie jak w przypadku towarów atrybuty mogą być kojarzone również z kontrahentem. Atrybuty mogą być przenoszone na transakcje na dwa sposoby: do pola tekstowego Opis na odrębną zakładkę Atrybuty na dokumencie, co znacznie ułatwia analizę oraz filtrowanie dokumentów wg wykorzystanych atrybutów. Definiując atrybut kontrahenta Użytkownik musi określić klika parametrów związanych z automatycznym przenoszeniem atrybutów na wystawiane dokumenty: Dokleić do opisu dokumentu parametr odpowiada za kopiowanie atrybutu na dokumenty w pole Opis. Definiując atrybut Użytkownik podaje ustawienie domyślne parametru (może je zmienić podczas kojarzenia atrybutu i kontrahenta). Przenosić na transakcje parametr związany jest z automatycznym przenoszeniem atrybutu na dokumenty (na odrębną zakładkę Atrybuty) wystawiane dla poszczególnych kontrahentów. Na formularzu atrybutu Użytkownik może podać domyślne ustawienie dla atrybutu podczas przypisywania go na karcie kontrahenta. Jednak podczas przypisywania atrybutów poszczególnym kontrahentom Użytkownik może ustawienie parametru zmienić. W efekcie może zdecydować indywidualnie dla każdego kontrahenta, czy atrybut powinien przenosić się automatycznie na dokumenty. Kopiować przy księgowaniu do rejestrów VAT - parametr dotyczy przenoszenia dokumentów z modułu handlowego do rejestrów VAT i określa, czy atrybut przypisany do dokumentu w module handlowo-magazynowym powinien zostać przeniesiony wraz z dokumentem po zaksięgowaniu do Rejestrów VAT. Ustawienie parametru na formularzu atrybutu jest następnie dziedziczone podczas przypisania atrybutu na kartę kontrahenta i Użytkownik nie może zmienić tego ustawienia dla poszczególnych kontrahentów. W efekcie atrybut z zaznaczonym parametrem jest zawsze przenoszony do rejestrów VAT wraz z dokumentem, niezależnie od kontrahenta, dla którego dokument jest wystawiony Przypisanie atrybutu dla kontrahenta Jeśli atrybuty wykorzystywane dla kontrahentów są zdefiniowane można je uzupełniać wraz z wartościami dla poszczególnych kontrahentów. Na formularzu kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci) znajduje się zakładka Atrybuty, z poziomu której można definiować atrybuty związane z danym kontrahentem. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski. Dodając atrybut dla kontrahenta należy wskazać: Atrybut kod atrybutu wybrany spośród wcześniej utworzonych definicji. Lista jest dostępna po wciśnięciu przycisku. Wartość wartość atrybutu dla danego kontrahenta. Dokleić do opisu dokumentu atrybut może być automatycznie kopiowany w pole Opis na dokumentach wystawianych dla danego kontrahenta (parametr zaznaczony). Jeśli parametr jest odznaczony atrybut będzie widoczny na formularzu kontrahenta, ale nie będzie pojawiał się na wystawianych dla niego dokumentach. Wartość parametru jest kopiowana z definicji atrybutu, ale na potrzeby danego kontrahenta można ją zmienić. Kod atrybutu przed wartością jeśli atrybut ma być kopiowany na dokumenty oprócz jego wartości w polu Opis może pojawić się również kod atrybutu. Drukować na dokumentach jeśli Użytkownik zaznaczy opcję Przenosić na transakcję może zaznaczyć parametr o drukowaniu na dokumentach. Jeśli parametr będzie zaznaczony atrybut oprócz tego, że zostanie automatycznie przeniesiony na dokument, pojawi się również na wydruku. Jeśli parametr będzie odznaczony atrybut zostanie przeniesiony na dokument, ale na wydruku nie będzie widoczny. Księgować przy przenoszeniu do Rejestrów VAT parametr jest dziedziczony z formularza atrybutu (menu Ogólne/ Atrybuty) i Użytkownik nie ma możliwości jego ustawienia indywidualnie dla poszczególnych kontrahentów. Po ustaleniu listy atrybutów skojarzonych z danym kontrahentem należy zatwierdzić (przycisk z dyskietką) jego kartę ewidencyjną Kopiowanie atrybutów kontrahenta w pole Opis Podczas wystawiania dokumentu dla danego kontrahenta atrybuty skojarzone z kontrahentem, które mają zaznaczony parametr Dokleić do opisu dokumentu są automatycznie kopiowane w pole Opis. W przypadku Faktur Sprzedaży dodatkowo istnieje możliwość ustalenia tekstu, który jest drukowany na dokumencie (Konfiguracja firmy/ Handel/ Parametry wydruku faktury: Tekst opisu kopiowany na dokument FA). Jeśli taki tekst jest podany to zawsze jest on kopiowany na fakturę w pierwszej kolejności, a dopiero potem doklejane są atrybuty skojarzone z kontrahentem. Podczas kopiowania atrybuty są sortowane wg kodów atrybutów oznacza to, że w przypadku, gdy do jednego kontrahenta był kilka razy przypisany ten sam atrybut z różnymi wartościami, to podczas przepisywania atrybutów towaru na dokumencie będą one ustawione obok siebie. Ponadto bezpośrednio na dokumencie istnieje możliwość ponownego wyboru atrybutów spośród tych kopiowanych na dokument. Obok pola zawierającego opis pojawia się przycisk. Po jego wciśnięciu Użytkownik na liście atrybutów przypisanych do danego kontrahenta może wybrać te, które zostaną przepisane na dokument. Na liście wyświetlane są zarówno atrybuty, które mają zaznaczoną opcję kopiowania, jak i te, które pierwotnie na dokument nie są kopiowane.

164 Str. 164 Moduł Handel v Kopiowanie atrybutów kontrahenta na dokument Na formularzu dokumentów handlowych i magazynowych istnieje odrębna zakładka, na której Użytkownik może wskazać atrybuty opisujące dany dokument. Na zakładkę automatycznie przenoszone są atrybuty z kart kontrahenta, które mają zaznaczony parametr Kopiuj na dokument. Wraz z atrybutem przenoszona jest domyślna wartość wskazana na karcie kontrahenta Atrybuty dokumentu Atrybuty dokumentu różnią się od atrybutów kontrahenta m.in. ty, że nie są skojarzone z konkretnym podmiotem. Nie ma możliwości przenoszenia atrybutów dokumentu w pole Opis. Nie ma również możliwości, by automatycznie przypisywały się do dokumentu. W trakcie wystawiania transakcji Użytkownik sam musi zdecydować, które atrybuty mają być z dokumentem skojarzone. Lista jest wspólna dla wszystkich modułów, które umożliwiają opisywanie dokumentu za pomocą atrybutów. Na formularzu atrybutu dokumentu dostępny jest parametr Kopiować przy księgowaniu do rejestru VAT. Parametr, podobnie jak w przypadku atrybutów kontrahenta, dotyczy przenoszenia dokumentów z modułu handlowego do rejestrów VAT Atrybuty na dokumentach handlowych i magazynowych Na formularzu dokumentu znajduje się zakładka: Atrybuty. Z tego poziomu Użytkownik może uzupełniać i modyfikować listę atrybutów związanych z dokumentem. Do dokumentu można przypisać dowolną ilość atrybutów, a jeden atrybut może być przypisany do dokumentu wiele razy (na przykład z różnymi wartościami). Podczas wystawiania nowego dokumentu na zakładkę Atrybuty przenoszone są automatycznie wszystkie atrybuty kontrahenta, przypisane na jego karcie z zaznaczonym parametrem Przenosić na transakcję. W takim przypadku proponowana jest również wartość domyślna atrybutu podana na karcie kontrahenta. Użytkownik może na dokument dopisać inne atrybuty. Podczas dodawania atrybutu na dokument, po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista atrybutów zbudowana z dwóch zakładek: Atrybuty dokumentu na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut dokumentu, jakie zostały zdefiniowane w programie. Atrybuty dokumentu nie są przenoszone na zakładkę automatycznie. Atrybuty kontrahenta na liście widoczne są wszystkie atrybuty typu atrybut kontrahenta zdefiniowane w programie, niezależnie od tego, czy zostały przypisane na karcie kontrahenta. W przypadku atrybutów dokumentu i atrybutów kontrahenta wpisywanych na dokument bezpośrednio z poziomu transakcji nie ma możliwości określenia wartości domyślnej dla atrybutu (Użytkownik musi uzupełniać wartość bezpośrednio na dokumencie). Uwaga: W przypadku zmiany kontrahenta NIE są aktualizowane atrybuty przypisane na dokument. Zmiany na zakładce Atrybuty związane za zmianą kontrahenta Użytkownik musi wprowadzić bezpośrednio z poziomu zakładki. Atrybuty przypisane do dokumentu wraz z wartościami są przenoszone podczas kopiowania dokumentów Przenoszenie atrybutów na dokumenty skojarzone i korygujące Przenoszenie atrybutów na dokumenty skojarzone (w przypadku przekształceń dokumentów np.: RO -> FA, FA -> WZ itp.) jest uzależnione od zaznaczenia parametru w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry: Kopiuj atrybuty na dokumenty powiązane. Przenoszenie atrybutów na dokumenty korygujące jest uzależnione od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry: Kopiuj atrybuty na korekty. Jeśli parametr jest zaznaczony na dokumenty powiązane/ korekty przenoszone są wszystkie atrybuty wraz z wartościami, wskazane na zakładce Atrybuty na dokumencie źródłowym, niezależnie od tego, czy są to atrybuty typu dokument, czy atrybuty kontrahenta. W przypadku przekształceń dokumentów, gdy przekształcanych jest wiele dokumentów (np. kilka RO) do jednego (np. FA) - wtedy na dokument wynikowy przenoszone są wszystkie atrybuty z dokumentów przekształcanych. Jeśli zdarzy się sytuacja, że na dokumenty przekształcane przypisany jest taki sam atrybut z identyczną wartością wtedy na dokumencie wynikowym atrybut ten pojawi się tylko raz. 6.9 Zestawienie wg atrybutów towarów Zestawienie dostępne jest w menu Handel/ Inne(Handel)/ Zestawienie wg atrybutów. Zbudowane jest z dwóch zakładek: Atrybuty pozycji dokumenty filtrowane są wg atrybutów towarów, przypisanych do pozycji dokumentów Atrybuty transakcji dokumenty filtrowane są wg atrybutów przypisanych na zakładce Atrybuty na dokumencie. Zasady obsługi okna zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

165 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 165 Uwaga: Zestawienie filtruje dokumenty wg atrybutów wpisanych na zakładkę Atrybuty (odpowiednio na formularzu pozycji lub na formularzu dokumentu). Zestawienie nie uwzględnia atrybutów wpisanych jako opis (towaru/ dokumentu). Rys. Zestawienie wg atrybutów pozycji Na zestawieniu dostępne są przyciski: Przelicz powoduje przeliczenie zestawienia. Jeśli Użytkownik zmienił parametry wyliczania zestawienia przycisk zmienia wygląd na, informując w ten sposób o konieczności ponownego wyliczenia. Podgląd pozycji dokumentu/ Podgląd dokumentu ikona lupy umożliwia podgląd wybranej pozycji dokumentu <ENTER>, pod strzałką mamy do wyboru podgląd pozycji lub dokumentu <CTRL>+<ENTER>. Formularze są podnoszone tylko do odczytu (nie ma możliwości wprowadzania zmian na dokumentach z tego poziomu). Zamknij zamknięcie okna. Na zestawieniu istnieje możliwość ustalenia parametrów filtrowania: Atrybut w polu można podać atrybut, dla którego mają być filtrowane dokumenty. Wartość atrybutu wartość wskazanego atrybutu, która ma być wyszukiwana na dokumentach. Pole to przyjmuje format zgodny z definicją atrybutu (tekst/ lista/ liczba/ data). Zarówno pole Atrybut, jak i wartość mogą pozostać puste: jeśli Użytkownik nie wypełni ani jednego pola wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wprowadzono jakikolwiek atrybut. jeśli Użytkownik wypełni tylko pole Atrybut wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wykorzystano dany atrybut, niezależnie od wartości.

166 Str. 166 Moduł Handel v jeśli Użytkownik wypełni tylko wartość atrybutu wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje, gdzie w wartości atrybutu będzie istniała podana wartość (ciąg znaków), niezależnie od tego, jaki atrybut był wpisany na dokument. W takim przypadku program wyszukuje wszystkie wartości atrybutu, niezależnie od ich formatu. Ponadto podczas wyliczania zestawienia można założyć dodatkowe filtry na: typ dokumentu (FA/ PA/ WZ.) data dokumentu możliwe jest filtrowanie dokumentów za podany okres czasu. Zestawienie jest wyliczane wg daty operacji (data zakupu/ data wydania) nie zaś na podstawie daty wystawienia dokumentu. dokumenty: bufor/ zatwierdzone/ wszystkie Kontrahent Magazyn Towar dostępny tylko dla zestawienia wg atrybutów pozycji Operator operator wprowadzający dokument 6.10 Terminy płatności na dokumentach W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank znajduje się gałąź Daty dokumentów. Ustalone tu parametry odpowiadają za daty na zapisach kasowych oraz terminy płatności dla zdarzeń w Preliminarzu. Parametry są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów w module Faktury oraz tworzenia na ich podstawie płatności w module Kasa/Bank. W przypadku parametrów dotyczących terminu płatności Użytkownik ma możliwość ustalenia, która data powinna być podstawą do wyliczania terminu płatności: FA, PA termin może być wyliczany od daty wystawienia lub daty sprzedaży. Parametr jest również wykorzystywany podczas wystawiania Faktur Sprzedaży i Paragonów w module Faktury oraz wprowadzania dokumentów do rejestrów VAT. FZ w przypadku Faktur Zakupu wystawianych w module Faktury termin płatności może być wyliczany od daty wpływu, daty wystawienia lub daty zakupu. Warto pamiętać, że parametr jest również wykorzystywany podczas wprowadzania faktur kosztowych w rejestrach VAT. W przypadku płatności gotówkowych, gdzie w raporcie kasowym powinien powstać odpowiedni zapis KP/ KW istnieje możliwość zdefiniowania, z jaką datą powinien być do raportu dopisywany: Data zapisu kasowego przy zapisie FA zapis KP, tworzony automatycznie w chwili zatwierdzania Faktury Sprzedaży, może być generowany z datą wystawienia faktury lub z datą sprzedaży. Data zapisu kasowego przy zapisie PA zapis KP tworzony w chwili zatwierdzania Paragonu może być generowany z datą wystawienia PA lub datą sprzedaży. Data zapisu kasowego przy zapisie FZ zapis KW tworzony w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu może być generowany z datą wpływu, datą wystawienia dokumentu lub datą zakupu. Uwaga: Dla wszystkich dokumentów istnieje możliwość takiego ustawienia, by zapis kasowy był zawsze generowany z datą obowiązującą podczas wyliczania terminu płatności. Takie ustawienie parametru zapobiega sytuacji, gdy termin płatności widoczny na dokumencie jest inny (wyliczany np. wg daty wystawienia), natomiast zapis KP tworzony jest z inną datą (np. sprzedaży). Data zdarzenia w preliminarzu dla FZ w chwili zatwierdzania Faktury Zakupu powstaje zdarzenie w Preliminarzu płatności. W zależności od wykorzystanej formy płatności oraz, w przypadku faktur kosztowych wprowadzanych w Rejestrach VAT, ustawień konfiguracyjnych zdarzenie może być Nierozliczone lub od razu ze statusem Rozliczono. Parametr jest wykorzystywany podczas tworzenia zdarzenia w Preliminarzu do określenia Daty dokumentu. W zależności od tego, którą datę wybierze Użytkownik (data wpływu, data zakupu, data wystawienia) jako data zdarzenia będzie proponowana odpowiednia data wprowadzona na dokument FZ Kopiowanie dokumentu Często się zdarza, że ci sami kontrahenci dokonują zakupów tych samych towarów i usług. W celu ułatwienia pracy i przyspieszenia obsługi klienta istnieje możliwość kopiowania wcześniej wystawionych dokumentów. Kopiowanie to polega na przepisaniu całej zawartości dokumentu do nowego formularza. Dokument podstawowy i kopia wystawione są dla tego samego kontrahenta i mają identyczne pozycje, ilości i ceny. Różnica dotyczy jedynie dat (proponowane są daty bieżące) i numeru (nadawany jest numer kolejny w schemacie zastosowanym na dokumencie pierwotnym). Tak wystawioną fakturę możemy dowolnie korygować. Podczas kopiowania dokumentów, magazyny kopii dokumentu ustawiane są zgodnie ze schematem: - W pierwszej kolejności ustawiany jest magazyn domyślny dla operatora jeśli istnieje - Jeśli magazyn domyślny operatora nie jest ustawiony, wówczas ustawiany jest magazyn domyślny stanowiska jeśli istnieje - Jeśli nie ma magazynu domyślnego dla operatora lub stanowiska, kopiowany jest magazyn główny.

167 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 167 Aby skopiować dokument należy: otworzyć listę dokumentów, zawierającą dokument, który chcemy kopiować (np. lista faktur) ustawić kursor na dokumencie, który będzie kopiowany fakturę kopiujemy za pomocą kombinacji <CTRL> + <INSERT> lub <CTRL>+ otwarty zostanie formularz nowej faktury ze skopiowanymi danymi (mogą być modyfikowane) Kopiowanie płatności na dokumentach W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr związany z kopiowaniem tabeli płatności na dokumentach: Kopiowanie dokumentów przenoś płatności z dokumentu źródłowego. Parametr jest uwzględniany zarówno podczas kopiowania pojedynczych dokumentów, jak i podczas kopiowania seryjnego. Jeśli parametr nie jest zaznaczony na utworzonym dokumencie tabela płatności jest przeliczana od nowa i ustawiana zgodnie z formą płatności z zakładki Ogólne. Jeśli parametr jest zaznaczony oprócz pozycji dokumentu kopiowana jest również tabela płatności, wraz z ustalonymi tam płatnościami częściowymi. Uwaga: Jeśli Użytkownik wprowadzi zmiany na liście pozycji na skopiowanym dokumencie i równocześnie zdefiniowane będzie więcej niż jedna płatność częściowa program nie skoryguje kwot w tabeli płatności tak, by była zgodna z wartością dokumentu. Użytkownik musi ponownie ustalić kwoty płatności. Parametr dotyczy również kopiowania płatności związanych z kaucjami (na zakładce Kaucje na FA, PA, FZ). Jednak działanie tego parametru jest również mocno związane z parametrem dotyczącym automatycznego naliczania kaucji na dokumentach w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Kaucje: Jeśli parametr o kopiowaniu płatności nie jest zaznaczony to zarówno na zakładce Płatności jak i na zakładce Kaucje tabela płatności jest zawsze wyliczana od nowa. Jeśli parametr o kopiowaniu płatności jest zaznaczony i zaznaczony jest równocześnie parametr o automatycznym naliczaniu kaucji w momencie kopiowania ponownie przeliczane są kaucje. Dlatego kopiowana jest tabela płatności na zakładce Płatności (związana z towarami handlowymi), natomiast na zakładce Kaucje tabela płatności związana z opakowaniami zwrotnymi jest przeliczana od nowa. Jeśli parametr o kopiowaniu płatności jest zaznaczony i równocześnie nie jest zaznaczony parametr o automatycznym przeliczaniu kaucji w momencie kopiowania dokumentu przepisywana jest zarówno lista towarów handlowych jak i opakowań zwrotnych. Dlatego na tworzony dokument kopiowane są zarówno płatności częściowe z zakładki Płatności jak i z zakładki Kaucje. Uwaga: W przypadku zmiany waluty na dokumencie tabele płatności (zarówno na zakładce Płatności jak i Kaucje) są wyliczane od nowa Operacje seryjne Seryjne kopiowanie faktur i paragonów Możliwość seryjnego kopiowania dotyczy dokumentów sprzedaży: Faktur i Paragonów. Funkcja działa w ten sposób, że po wciśnięciu <CTRL> i <INSERT> (<CTRL> i ) kopiowane są wszystkie dokumenty zaznaczone na liście. Po wciśnięciu <CTRL> i <INSERT> program pyta, czy rozpocząć kopiowanie zaznaczonych dokumentów. Jeśli użytkownik potwierdzi program rozpoczyna operację. Podczas kopiowania dokumentów program wyświetla okno z informacją, które dokumenty są kopiowane i jakie numery zostały nadane nowym dokumentom. Utworzone dokumenty są zapisywane do bufora. Podczas seryjnego kopiowania obowiązują takie same zasady jak w przypadku kopiowania pojedynczych dokumentów Seryjne zatwierdzanie dokumentów Na liście Faktur Sprzedaży oraz Paragonów, jak również Faktur Zakupu istnieje możliwość seryjnego zatwierdzania dokumentów z bufora. Dokumenty, które powinny zostać zapisane na trwałe Użytkownik musi wcześniej zaznaczyć na liście. Opcja zatwierdzania jest dostępna w menu kontekstowym (dostępnym pod prawym przyciskiem myszy) jako opcja Zatwierdź dokumenty.

168 Str. 168 Moduł Handel v Seryjnie zatwierdzane mogą być zarówno Faktury Sprzedaży/ Paragony jak i dokumenty korygujące. Seryjnie zatwierdzane mogą być tylko dokumenty z odroczonym terminem płatności. Uwaga: W wersji standardowej programu dokumenty są zapisywane bez tworzenia WZ/ PZ. Utworzenie WZ do Faktury/ Paragonu jest możliwe z poziomu listy. W trakcie zatwierdzania wybranych Faktur Sprzedaży/ Paragonów/ Faktur Zakupu Użytkownik widzi raport, które dokumenty zostały zatwierdzone, a które nie i z jakiego powodu Seryjne usuwanie dokumentów Na listach istnieje możliwość seryjnego kasowania dokumentów. Jeśli na liście zaznaczona jest przynajmniej jedna pozycja - po wciśnięciu przycisku Usuń (lub wybraniu opcji z menu kontekstowego) program dodatkowo poprosi o potwierdzenie usunięcia dokumentów. W trakcie kasowania spośród zaznaczonych pozycji usunięte zostaną wszystkie dokumenty w buforze. Informacja o przebiegu operacji kasowania jest wyświetlana w odrębnym oknie Seryjne tworzenie dokumentów magazynowych Funkcja została opisana w odrębnym rozdziale związanym z tworzeniem WZ/PZ do dokumentów handlowych (w części podręcznika Dokumenty skojarzone) Seryjna zmiana stawek VAT na dokumentach w buforze Dla dokumentów: FA, PA, FZ, RO, ZD, FPF, FWS, WZ, PZ będących w buforze można zmienić stawki zgodnie z zapisanymi na karcie towaru (opcja nie jest dostępna dla korekt w buforze). Po zaznaczeniu dokumentów, dla których chcemy wykonać aktualizację stawek VAT należy wybrać opcję dostępną na liście w menu kontekstowym: Pobierz stawki VAT z cennika. Aktualizacja stawek VAT nie dotyczy: - FA, FZ, PA w buforze utworzonych na podstawie WZ/PZ - Faktury Sprzedaży finalnej w buforze utworzonej na podstawie Faktury Pro Forma - WZ w buforze utworzonego do FPF powiązanej z Fakturami Zaliczkowymi 6.13 Eksport/ Import cennika W programie istnieje możliwość eksportu cennika do pliku oraz następnie jego importu w innej bazie Comarch OPT!MA. Funkcja daje możliwość m.in. aktualizacji cennika (aktualizacji cen sprzedaży czy dopisywania nowych kart towarowych) w innych bazach. Mechanizm taki może mieć zastosowanie na przykład w firmach wielooddziałowych, gdzie w centrali ustalane są ceny sprzedaży, a następnie przygotowane cenniki przesyłane są do oddziałów. Wymiana informacji odbywa się przy wykorzystaniu pliku XML lub poprzez MS Excel Eksport cennika Eksport cennika do pliku jest możliwy z poziomu listy towarów (Ogólne/ Cennik), po wciśnięciu przycisku. W oknie znajdują się dwie zakładki: Ogólne i ECOD. Poniżej opisany jest eksport standardowy cennika, z poziomu zakładki Ogólne. Eksport do systemu ECOD jest opisany w odrębnej instrukcji dotyczącej współpracy z systemem ECOD, dostępnej na płytce instalacyjnej.

169 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 169 W wyświetlonym oknie podajemy parametry eksportu: Plik w formacie XML: Rys. Eksport cennika plik w formacie XML Grupa - eksport może dotyczyć wszystkich towarów (w przypadku gdy pole pozostanie puste lub wskażemy Grupę Główną) albo tylko wybranej grupy asortymentowej. Eksportowane ceny spośród wszystkich cen wykorzystywanych w programie należy zaznaczyć ceny, które zostaną wyeksportowane. Tylko pozycje z opcją: udostępniaj w cenniku zewnętrznym wyeksportowane zostaną pozycje, które na karcie, na zakładce Dodatkowe mają zaznaczony parametr Udostępniaj w cenniku zewnętrznym. Eksportuj receptury towarów złożonych od zaznaczenia parametru zależy, czy wraz z kartami produktów zostaną wyeksportowane ich receptury. Zasady wymiany definicji składów są szerzej opisane w rozdziale poniżej. Eksportuj schematy opakowań od zaznaczenia parametru zależy, czy w pliku zostaną zapisane schematy opakowań kaucjonowanych. Eksportuj także nieaktywne w cenniku istnieje możliwość zadeklarowania, które karty nie są już wykorzystywane w firmie (parametr Karta nieaktywna na formularzu towaru: zakładka Dodatkowe). Podczas eksportu Użytkownik może zadeklarować, czy w pliku z cennikiem zapisane będą tylko karty aktywne (parametr niezaznaczony) czy wszystkie (parametr zaznaczony). W trakcie importu cennika na kartę towaru przepisywany jest również znacznik, czy karta jest aktywna. Eksportuj zamienniki wraz z towarami eksportowana jest również lista przypisanych do nich zmienników. Wskaż, które ceny mają być eksportowane wybór cen, które chcemy wyeksportować Dla pliku w formacie MS Excel dostępne są parametry: Otwórz plik po jego utworzeniu, Grupa, Eksportowane ceny, Tylko pozycje z opcją: udostępniaj w cenniku zewnętrznym, Eksportuj także nieaktywne. Nazwa pliku w polu należy podać ścieżkę dostępu do pliku, w którym będzie zapisywany cennik (podczas wskazania katalogu można również posłużyć się oknem dostępnym pod przyciskiem). Po wciśnięciu przycisku - dane zostają zapisane we wskazanym pliku. W trakcie eksportu wyświetlane jest okno z informacją o przebiegu operacji.

170 Str. 170 Moduł Handel v Import cennika Import cennika jest możliwy z poziomu listy towarów (Ogólne/ Cennik) oraz listy zasobów (Handel/ Zasoby). Import jest możliwy po wciśnięciu przycisku. W wyświetlonym oknie podajemy parametry importu: Format pliku należy zaznaczyć, z którego z wymienionych programów pochodzi plik z cennikiem. Istnieje możliwość importu plików pochodzących z programów Comarch OPT!MA/ Comarch KLASYKA: Firma++ (FPP) oraz Faktury (FA) oraz plików w formacie MS Excel. Plik źródłowy należy podać dokładną ścieżkę dostępu do pliku z cennikiem (można posłużyć się oknem dostępnym pod przyciskiem) Aktualizacja danych identyfikacja towarów odbywa się na podstawie kodów towarów. Aktualizacja może dotyczyć: tylko dopisywania nowych pozycji program założy nowe karty dla towarów, których nie odnajdzie w aktualnej bazie danych. Jeśli w bazie będzie istniał towar o kodzie identycznym jak kod towaru w pliku zostanie pominięty w trakcie importu dopisywania nowych pozycji i aktualizacji istniejących w trakcie importu dla towarów nieistniejących w bazie zakładane są nowe karty, natomiast na już istniejących kartach wprowadzane są informacje zgodne z zapisanymi w pliku. Wiąże się to z nadpisaniem m.in. nazwy towaru, cen sprzedaży itp. tylko aktualizacja istniejących w trakcie importu pomijane są towary z pliku, których nie ma w bazie danych, wykonywana jest tylko aktualizacja na już istniejących kartach zgodnie z informacjami zapisanymi w pliku. Rys. Import cennika Importuj receptury zasady importu receptur zostały opisane poniżej. Importuj schematy opakowań zaimportowane zostaną schematy opakowań kaucjonowanych i równocześnie przypisane do towarów, zgodnie z ustawieniami w bazie źródłowej.

171 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 171 Uwaga: W przypadku importu receptur i schematów należy pamiętać, że jeśli w bazie docelowej istnieje już receptura/ schemat o identycznym kodzie to składniki receptury/ schematu zostaną nadpisane na już istniejące, niezależnie od ustawienia parametru Tylko dopisywanie nowych/aktualizacja istniejących. Importuj zamienniki wraz z kartą towaru zaimportowana zostanie również lista przypisanych do niego zamienników. Dane są importowane po wciśnięciu przycisku. Jako operator zakładający i modyfikujący kartę wpisywany jest operator zarejestrowany w programie w chwili importu. W przypadku dopisywania nowych pozycji i aktualizacji istniejących z pliku pochodzącego z programów KLASYKI (FPP, FA) program na istniejących kartach aktualizuje wszystkie możliwe informacje. Natomiast w przypadku aktualizacji danych na podstawie pliku pochodzącego z Comarch OPT!MA lub pliku MS Excel istnieje możliwość wyboru informacji, które mają zostać zaktualizowane (m.in. nazwa, opis, stawka VAT, numer PKWiU, kod EAN, numer katalogowy, wybrane ceny sprzedaży, normatywy). Użytkownik powinien zaznaczyć, które informacje powinny zostać zaktualizowane. Wszystkie pozostałe nie zostaną zmienione. W trakcie importu automatycznie dopisywane są wszystkie brakujące informacje: jednostki miary, grupy towarowe jak również uzupełniana jest m.in. lista kategorii. Informacja o dokonanych zmianach jest widoczna w wyświetlanym w trakcie importu oknie. Uwaga: Kod dostawcy oraz kod towaru u dostawcy są aktualizowane tylko w przypadku, gdy kontrahent o identycznym kodzie jest zarejestrowany w bazie, do której wykonywany jest import, jako dostawca (rodzaj: dostawca). Uwaga: Po wykonaniu importu należy zamknąć wszystkie okna i wykonać odświeżenie konfiguracji (przycisk F9 lub funkcja w menu System/ Odśwież konfigurację). Dzięki temu na listach widoczne będą m.in. dopisane w trakcie importu informacje (np. jednostki miary) Eksport/ Import receptur Podczas eksportu cennika w oknie widoczny jest parametr Eksportuj receptury towarów złożonych. Odpowiada on za to, czy wraz z kartą produktu złożonego powinny być zapisane jego receptury. jeśli parametr jest aktywny informacja o składzie jest zapisywana w pliku. Podczas importu cennika możliwy będzie również import definicji składu towaru. jeśli parametr nie jest aktywny informacja o składzie jest pomijana podczas zapisywania cennika w pliku. Tym samym w chwili importu cennika do innej bazy nie będzie możliwości zaimportowania definicji składu produktu. Podczas importu cennika istnieje możliwość zdefiniowania, czy wraz z definicjami produktów mają być importowane ich receptury. jeśli NIE (parametr Receptury odznaczony) do programu zostaną zaimportowane tylko karty produktów. Definicje składu Użytkownik będzie musiał określić jeszcze raz. jeśli TAK (parametr Receptury zaznaczony) - wraz z pozycjami o statusie złożony (produkt) importowane są również receptury. Należy pamiętać, że podczas definiowania receptury określany jest m.in. magazyn, z którego składnik ma być pobierany. W trakcie importu receptur istnieje możliwość ustalenia, jaki magazyn powinien być przepisywany na recepturę. Po zaznaczeniu Importuj receptury pojawiają się dwie opcje: magazyn domyślny na receptury dla wszystkich składników zostaje przypisany określony magazyn. zakładanie magazynów dla receptur - program sprawdza czy magazyn określony na recepturze jest zdefiniowany w bieżącej bazie danych. Jeśli dany magazyn nie istnieje program automatycznie dopisze go do listy magazynów Rozliczanie zaliczek Rozliczanie zaliczek od/ dla kontrahenta Program umożliwia rozliczanie zaliczek. w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr Inicjalizacja zaliczek na dokumentach. Działanie parametru jest związane z uzupełnianiem informacji o nierozliczonych zapisach kasowych kontrahenta podczas wystawiania dla niego dokumentów.

172 Str. 172 Moduł Handel v Jeśli parametr jest zaznaczony w momencie wpisania kontrahenta na dokument program wyszukuje nierozliczone zapisy kasowe/ bankowe dla tego kontrahenta (odpowiednio po stronie należności lub zobowiązań w zależności od dokumentu). Istnieje wtedy możliwość rozliczenia zaliczki bezpośrednio z poziomu dokumentu. Uwaga: Inicjowanie zaliczek bezpośrednio na dokumentach może wydłużyć czas wyświetlania formularza przy dodawaniu nowego dokumentu. O tym, czy z kontrahentem związane są nierozliczone zaliczki informuje w trakcie wystawiania faktury lista pojawiająca się w prawej części okna na zakładce Płatności (na fakturze). Lista zawiera wszystkie nierozliczone lub częściowo rozliczone zapisy kasowe od kontrahenta. W polu Kwota maks. widnieje kwota, jaka pozostała jeszcze do rozliczenia. Rys. Zakładka Płatności - tabela zaliczek Uwaga: Na liście pojawią się zapisy kasowe, które jako walutę rozliczenia mają podaną walutę zgodną z walutą dokumentu. Walutę rozliczenia Użytkownik ustala wprowadzając dokument kasowy do raportu w module Comarch OPT!MA Kasa/Bank. Lista ta składa się z kolumn: Użyj standardowo ustawiona na NIE, oznacza czy dana wpłata ma być uwzględniana na tej fakturze. Jeśli decydujemy się na rozliczenie zaliczki na tym dokumencie musimy zmienić status na TAK. Z fakturą możemy rozliczać więcej niż jedną zaliczkę. Kwota wpisujemy kwotę zaliczki jaką chcemy rozliczyć na tej fakturze. Standardowo program proponuje zero (0). Program kontroluje, aby rozliczana kwota zaliczki nie była większa od kwoty możliwej do rozliczenia. Kwota maks. program wyświetla kwotę zaliczki jaka pozostała nam do rozliczenia. Pole nie podlega edycji. Numer dokumentu numer zapisu KP, na podstawie którego zaliczka została zarejestrowana w kasie. Jeśli parametr Inicjalizacja zaliczek na dokumentach nie jest zaznaczony po wpisaniu kontrahenta na dokument nie są dostępne informacje o wpłaconych przez niego zaliczkach. Rozliczenie zaliczki z dokumentem jest wtedy możliwe z poziomu rozliczeń w module Kasa/Bank. Przykład Całkowite rozliczenie Wystawiamy fakturę płatną gotówką. Kontrahent prosi o rozliczenie wpłaconych wcześniej zaliczek Faktura opiewa na kwotę brutto 800 zł. Klient wcześniej wpłacił kwotę 200 zł, co odnotowane zostało dokumentem KP. Na zakładce Płatności pojawi się zapis: termin data dzisiejsza forma płatności: gotówka kwota: 800 zł kwota rozliczona: 0 zł W oknie obok na liście zaliczek pojawi się pozycja: Użyj należy zmienić na TAK Rozliczać wyświetla się zero (0), a ponieważ rozliczamy całą zaliczkę wpisujemy kwotę możliwą do rozliczenia czyli 200 zł Kwota maks. program wyświetla 200 zł, ponieważ to jest kwota nierozliczonego zapisu kasowego Fakturę zatwierdzamy (trwale nie do bufora!). Program sygnalizuje wpłatę gotówki 600 zł do kasy. Efekty zatwierdzenia faktury płatnej gotówką przy jej wystawieniu to: w raporcie kasowym pojawił się zapis kasowy KP z kwotą wpłaconą 600 zł. Zapis ma status Rozliczony.

173 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 173 zapis kasowy odpowiadający zaliczce również otrzymał status Rozliczony w Preliminarzu płatności pojawiło się zdarzenie związane z wystawioną fakturą ze statusem Rozliczone. Na zakładce Rozliczenia widać, że faktura została rozliczona dwoma zapisami kasowymi: - KP 200 zł odpowiadające wpłaconej zaliczce - KP 600 zł odpowiadające wpłacie dokonanej przy wystawieniu dokumentu na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono pojawiła się kwota 800 zł na zakładce Płatności kwota rozliczona również będzie równa 800 zł (do kasy wpłynęła zapłata 200zł+600zł) Przykład Częściowe rozliczenie Wystawiamy fakturę płatną przelewem na kwotę 1000 zł. Kontrahent wpłacił wcześniej zaliczkę 500 zł (zapis KP o statusie Nierozliczony), jednak prosi, by rozliczyć z niej tylko 300 zł. Na fakturze (zakładka Płatności) pojawi się jedna płatność: termin: za 14 dni forma płatności: przelew kwota: 1000 zł kwota rozliczona: 0 zł W oknie z zaliczkami pojawi się jeden zapis na kwotę 500 zł. Ustalamy: Użyj zmieniamy na TAK Kwota wpisujemy 300 zł (które kontrahent chce rozliczyć) Kwota maks. widać maksymalną kwotę do rozliczenia, czyli 500 zł Fakturę zatwierdzamy (nie do bufora!). w efekcie: w Preliminarzu płatności pojawiło się zdarzenie ze statusem Rozliczono częściowo: - kwota rozliczona: 300 zł - pozostaje do rozliczenia: 700 zł - na zakładce Rozliczenia widać, że faktura została rozliczona z zapisem odpowiadającym zaliczce. Zapis kasowy odpowiadający zaliczce ma status Rozliczony częściowo: - kwota rozliczona: 300 zł - na zakładce Rozliczenia widać, że zapis została rozliczona z wystawioną wcześniej fakturą. Na fakturze sprzedaży: - na zakładce Ogólne kwota zapłacona to 300 zł, pozostaje do zapłaty 700 zł - na zakładce Płatności kwota rozliczona to 300 zł Rozliczanie zaliczek pracownika, wspólnika Zdarzają się sytuacje, że pracownik/ wspólnik pobiera zaliczkę w firmie i w chwili zakupu towaru wpłaca ją dostawcy. Taka zaliczka w zapisach kasowych/ bankowych jest zarejestrowana na koncie pracownika/ wspólnika, natomiast powinna zostać rozliczona z rejestrowaną w programie Fakturą Zakupu od dostawcy. Schemat postępowania w module handlowym jest następujący: Pracownik/ wspólnik pobiera zaliczkę z kasy (KW) Pracownik/ wspólnik dokonuje zakupu otrzymuje fakturę od kontrahenta i płaci pieniędzmi pochodzącymi z zaliczki Pracownik/ wspólnik rozlicza zaliczkę zwraca niewydatkowane pieniądze (KP) lub otrzymuje dopłatę (KW) Następuje rozliczenie dokumentów KW wystawionych na pracownika/ wspólnika z Fakturami Zakupu otrzymanymi od kontrahenta Podczas wystawiania dokumentów zakupu umożliwiono rozliczanie zaliczek nie tylko wpłaconych bezpośrednio od/ dla kontrahenta lecz również zaliczek pobranych/ przyjętych przez pracownika/ wspólnika firmy. Aby na zakładce Płatności w tabeli zaliczek pojawiły się oprócz zaliczek kontrahenta określonego na dokumencie również zaliczki wypłacone konkretnemu pracownikowi/ wspólnikowi należy wpisać w pole Pracownik jego kod (lub wybrać go z listy wyświetlonej po wciśnięciu przycisku Pracownik). Pod strzałką obok przycisku Pracownik dostępna jest opcja Wspólnik. Jeśli w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczony jest parametr Inicjalizacja zaliczek na dokumentach lista zaliczek pobranych przez pracownika/ wspólnika jest dopisywana do listy zaliczek kontrahenta. Jeśli parametr nie jest zaznaczony w tabeli widoczne są tylko zaliczki pracownika/ wspólnika. Uwaga: Aby rozliczenie zaliczki pracownika/ wspólnika było możliwe musi on być zarejestrowany na Liście pracowników/ Liście właścicieli w systemie). Dalsze rozliczanie zaliczek pracowników/ wspólników przebiega w sposób identyczny jak rozliczanie zaliczek kontrahenta.

174 Str. 174 Moduł Handel v W wyniku rozliczenia zaliczki: dokument otrzymuje status rozliczonego w części odpowiadającej rozliczonej zaliczce w przypadku płatności gotówkowej z kasy zostaje wydana kwota pomniejszona o rozliczoną zaliczkę na liście zapisów KB zaliczka otrzymuje status rozliczonej częściowo lub całkowicie, w zależności od kwoty rozliczonej z wystawionym dokumentem. Chociaż rozliczanie zaliczek pobranych przez pracownika/ wspólnika jest najczęściej wykorzystywane podczas kupowania towaru, w systemie istnieje również możliwość rozliczania zaliczek wpłaconych przez pracownika/ wspólnika (w sytuacji, gdy pracownik/ wspólnik pobrał zaliczkę od kontrahenta i wpłacił ją do kasy). Należy jednak pamiętać, że w przypadku dokumentów sprzedaży rozliczanie zaliczek pracownika/ wspólnika nie dotyczy Paragonów (możliwe jest rozliczanie tylko zaliczek wpłaconych bezpośrednio przez kontrahenta) Marża na dokumentach Użytkownicy, którzy posiadają moduł Analizy, mają możliwość wywołania dodatkowych raportów dotyczących marży, cen sprzedaży itp.: Analiza marży z poziomu formularza dokumentu (podgląd dokumentu), dotyczy marży na dokumencie Informacje dodatkowe - z poziomu formularza elementu (podgląd pozycji na dokumencie), dotyczy wybranego towaru. Należy jednak pamiętać, że wywołanie analizy z poziomu wystawianego dokumentu powoduje jego zapis (na trwale lub do bufora, w zależności od zaznaczenia parametrów na dokumencie) Marża metodą w stu i od stu W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Procent marży obliczany metodą w stu, który pozwala na zdefiniowanie sposobu wyliczania procentowej wartości marży: jeśli parametr nie jest zaznaczony marża jest wyliczana metodą od stu jeśli parametr jest zaznaczony marża jest wyliczana metodą w stu. Algorytmy te różnią się ceną, do której odnoszona jest wartość marży: marża metodą od stu: (cena sprzedaży cena zakupu)/ cena zakupu * 100 marża metodą w stu: (cena sprzedaży cena zakupu)/ cena sprzedaży * 100 Uwaga: Zmiana sposobu wyliczania procentowej marży w konfiguracji w trakcie pracy nie zmieni już określonych cen sprzedaży. Zmianie ulegnie jedynie wyliczany procent marży Koszt własny towaru Sposób wyliczania kosztu własnego (a tym samym marży) na dokumencie zależy od kombinacji dwóch parametrów w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry: parametr Inicjacja dokumentu: rezerwacja/ pobranie: czy dokument FA/ PA rezerwuje towar czy pobiera go od razu z magazynu (bez dokumentu WZ) parametr Symulacja wartości zakupu (marży): czy symulacja wartości zakupu ma opierać się na średniej cenie zakupu, czy na ostatniej cenie zakupu z karty towaru Jeśli Faktura Sprzedaży REZERWUJE towar, wówczas do momentu utworzenia dokumentu WZ nie ma informacji o rzeczywistych cenach zakupu. Symulacja wartości zakupu może przebiegać na trzy sposoby: jeśli parametr dotyczący symulacji marży nie jest aktywny: koszt nie jest wyliczany tzn. marża = wartości sprzedaży jeśli zaznaczona jest symulacja wg ostatniej ceny zakupu: koszt towaru wyliczany jest na podstawie ostatniej ceny zakupu pobieranej z karty towaru. jeśli zaznaczona jest symulacja wg średniej ceny z zasobów: na podstawie łącznej wartości zasobów w magazynie oraz ilości towaru program wylicza średnią cenę z zasobów i na jej podstawie wylicza koszt towaru. Należy jednak pamiętać, że jeśli na magazynie nie ma towaru program odwoła się do ostatniej ceny zakupu. Uwaga: Jeśli w Konfiguracji ustalono okresowe naliczanie kosztów (QUAN) marża może być symulowana tylko w oparciu o ostatnią cenę zakupu (przed zamknięciem okresu w programie nie ma informacji o wartości zasobów, a jedynie o ich ilości).

175 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 175 Jeśli Faktura Sprzedaży POBIERA towar z magazynu to informacja o rzeczywistym koszcie towaru jest dostępna już przed wygenerowaniem dokumentu WZ. O tym, kiedy towar jest zdjęty z magazynu (automatycznie wtedy mamy informacje o koszcie towaru) decyduje parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry: przy akceptacji pozycji towar jest pobierany w chwili wpisania pozycji na fakturę. Tak więc od razu mamy informację o rzeczywistym koszcie towaru i podana marża jest marżą rzeczywistą w edycji przed zapisem towar jest pobierany z magazynu w chwili pierwszego zapisu całego dokumentu. Dlatego też aby otrzymać informację o rzeczywistym koszcie należy zapisać dokument (np. do bufora). Po ponownym otwarciu, kiedy towar został już zdjęty z magazynu, wykazywany jest rzeczywisty koszt własny towaru. Przed pierwszym zapisem dokumentu wykazany koszt oparty jest na symulacji (podobnie jak w przypadku rezerwacji towaru na fakturze). Symulowanego kosztu nie można zaksięgować. Ma on charakter kosztu tymczasowego. W momencie wygenerowania dokumentu magazynowego (WZ) koszt własny sprzedaży na FA zostanie wyliczony na dokumencie WZ zgodnie z dostępnymi zasobami. Przykład Towar na magazyn został przyjęty na podstawie dwóch dokumentów PZ. Magazyn jest rozliczany metodą FIFO. PZ1-10szt - 10zł/szt. (wartość 100 zł) PZ2-10szt - 20zł/szt. (wartość 200 zł) FA - 15szt - 40zł/szt. (wartość sprzedaży 600 zł) Marża wyliczana jest jako różnica wartości sprzedaży i zasymulowanego kosztu własnego sprzedaży (KWS) Symulacja wg ostatniej ceny zakupu: KWS = 15 szt. * 20 zł = 300 zł Marża =600 zł zł = 300 zł Symulacja wg średniej ceny z zasobów: Średnia cena z zasobów = (100 zł zł) /(10+10) = 15 zł KWS = 15szt*15zł = 225 zł Marża = 600zł 225zł = 375 zł Koszt rzeczywisty towaru (po wygenerowaniu dokumentu WZ) będzie wynosił: KWS (WZ) = 10 szt*10 zł + 5 szt*20 zł = 200 zł. Marża = 600 zł 200 zł = 400 zł. Możliwy jest podgląd marży (symulowanej lub rzeczywistej) dla poszczególnych pozycji dokumentu (kolumny marża i %marży w tabelce zawierającej pozycje towarowe dokumentu). Dla dokumentów WZ i WKA marża wyświetlana jest zawsze, natomiast dla dokumentów FA, PA, RO i FPF wyświetlanie marży jest uzależnione od zaznaczenia jednego z parametrów w Konfiguracji Firmy/Magazyn/Parametry: Symulacja wartości zakupu(marży) (wg ostatniej ceny zakupu lub wg średniej ceny z zasobów). Kolumny dotyczące marży pojawią się na tych dokumentach tylko wtedy, jeśli zaznaczony jest jeden z tych parametrów. Dodatkowo w Konfiguracji Firmy/Magazyn/Inicjacja dokumentu możemy określić czy FA/PA będą rezerwowały czy pobierały towar z magazynu. Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe warunki, w kolumnie marża i %marży wyświetlana jest: 1. Marża symulowana dla pozycji dokumentów: - FA/PA z pobraniem w edycji (jeszcze nie zapisane ani do bufora ani na stałe), - FA/PA z rezerwacją (na stałe lub bufor), - RO (na stałe lub bufor), - FPF (na stałe lub bufor). Na dokumentach w trakcie wystawiania (jeszcze nie zapisanych) zawsze wyliczana jest marża symulowana dla każdej z pozycji towarowych. 2. Marża rzeczywista na dokumentach: - pobierających towar z magazynu (WZ, WKA) oraz na dokumentach: - FA/PA z pobraniem zapisanych do bufora lub na stałe - FA/PA z rezerwacją po przekształceniu do WZ Marża wyliczana jest metodą w stu albo od stu w zależności od parametru Procent marży obliczany metodą w stu w Konfiguracji Firmy/Handel/Parametry.

176 Str. 176 Moduł Handel v Zysk z transakcji Na każdym z dokumentów (WZ, WKA, FA, PA, RO i FPF), na podobnych zasadach jak wyliczanie marży (opisane w rozdziale Koszt własny towaru) można wyliczyć zysk dla całej transakcji. Dla dokumentów WZ i WKA oraz FA/PA z pobraniem zawsze dostępna jest ikona, dla pozostałych tylko wówczas, jeśli zaznaczony jest parametr Symulacja wartości zakupu(marży). Po wybraniu przycisku pojawia się okno: Wyświetlana jest wartość netto transakcji, koszt sumaryczny całej transakcji, wartość marży dla całego dokumentu oraz wartość procentowa marży. Dodatkowo, na dokumentach WKA, WZ, FA i PA dostępne są parametry Uwzględniaj korekty, Uwzględniaj WZKK (korekty kosztu Wydania Zewnętrznego). Po ich zaznaczeniu uwzględnione zostaną wszystkie korekty utworzone do danego dokumentu. Uwaga: Parametr Uwzględniaj WZKK dotyczy WZKK wystawionych od wersji 2012 Comarch OPT!MA. Uwaga: W oknie Zysk z transakcji w przypadku FPF z zaliczkami, zysk na Fakturze Sprzedaży częściowej liczony jest jako suma wartości zaliczek (wg kursów dla poszczególnych zaliczek) oraz pozostałej kwoty do zapłaty (wg kursu na fakturze częściowej) minus wartość kosztów. Natomiast wartość marży na elementach liczona jest według kursu z faktury częściowej. Stąd mogą wynikać pewne rozbieżności między wartością marży na elementach i na transakcji Kontrola marży na fakturze Na formularzu dokumentu znajdują się dwie kolumny (dostępne po przesunięciu suwaka na liście pozycji): Marża program wylicza kwotę marży % marży program wylicza procentową wartość marży Uwaga: Marża wyliczana jest metodą w stu lub od stu, w zależności od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry. Wyliczona marża jest ściśle związana z wyliczonym kosztem własnym towaru. W zależności od tego czy w chwili wystawienia faktury mamy informację o rzeczywistym koszcie towaru otrzymujemy wartość marży rzeczywistą lub symulowaną. Zasady wyliczania lub symulacji kosztu własnego towaru zostały opisane w rozdziale Koszt własny towaru. Uwaga: Jeśli Paragon zostanie przekształcony do Faktury Sprzedaży, marża symulowana widoczna jest tylko z poziomu tej faktury, natomiast na Paragonie wartość sprzedaży = marży. Uwaga: W przypadku symulowania marży (brak informacji o koszcie rzeczywistym) jeśli dokument powstał w wyniku kopiowania (<CTRL>+<INS>) podczas pierwszej edycji marża nie będzie widoczna. Aby zobaczyć marżę na dokumencie należy wcześniej zatwierdzić go do bufora.

177 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Sprzedaż poniżej ceny zakupu Jeśli program posiada informację o wartości zakupu towaru w chwili jego wpisywania na fakturę lub jest w stanie zasymulować wartość zakupu wtedy w chwili zatwierdzenia dokumentu porównywana jest wartość zakupu i sprzedaży dla każdego towaru. Jeśli program napotka na pozycje, gdzie cena sprzedaży jest niższa niż cena zakupu, w chwili zatwierdzenia dokumentu wyświetlana jest tabela z informacją o takich towarach. W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry pojawił się parametr Kontrola marży, który umożliwia ustalenie momentu, w którym program powinien sprawdzać, czy wartość sprzedaży nie jest nisza od wartości zakupu: zapis do bufora porównanie wartości następuje już przy zapisie dokumentu do bufora na trwałe program kontroluje ceny sprzedaży dopiero przy zapisie dokumentu na trwałe Istnieje możliwość zaznaczenia różnej kombinacji parametrów. W zależności od tego zmienia się moment kontrolowania: podczas zapisu do bufora program kontroluje marżę tylko w podczas zapisu do bufora (dla dokumentów zapisywanych na trwałe marża nie jest sprawdzana) podczas zapisu na trwałe program kontroluje marżę tylko podczas zapisu na trwałe (dla dokumentów zapisywanych do bufora marża nie jest sprawdzana) obydwie opcje program sprawdza marżę podczas zapisu dokumentu, niezależnie od tego czy do bufora, czy na trwałe żadna opcja program w ogóle nie kontroluje wartości marży (nie będzie ostrzegał, jeśli marża będzie ujemna) Funkcja działa na Fakturach Sprzedaży, Paragonach oraz dokumentach WZ. Uwaga: Jeśli Użytkownik zaznaczył w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry opcję kontroli ilości towaru w chwili wpisywania pozycji na dokument wtedy przy każdym zatwierdzeniu pozycji program sprawdza marżę dla wszystkich już wpisanych towarów (i wyświetla informację o tych, gdzie marża jest ujemna) Granica ceny sprzedaży Na karcie towaru dodano możliwość ustawienia maksymalnego rabatu, który może zostać udzielony dla danego towaru lub minimalnej marży, jaka powinna być zachowana przy sprzedaży towaru. Funkcja działa podczas wpisywania towaru na dokument Rezerwacji Odbiorcy/ Faktury Pro Forma/ Faktury Sprzedaży/ Paragonu/ Wydania Zewnętrznego. Zarówno minimalną marżę jak i maksymalny rabat na karcie ustala się jako wartość procentową. Uwaga: Na karcie operatora (zakładka Parametry) dodano nowy parametr Sprzedaż poniżej min. marży/ maks. rabatu. Jeśli zostanie on zaznaczony wtedy podczas wystawiania dokumentu przez operatora nie jest kontrolowana ustalona granica ceny! W przypadku ustalonego maksymalnego rabatu dla towaru podczas wpisywania na dokument sprzedaży program sprawdza rabat wyliczony dla towaru i jeśli jego wartość przekroczy maksymalny dopuszczalny nie pozwoli dopisać towaru na dokument (należy zmienić rabat/ cenę). W przypadku ustalonej minimalnej marży program podczas dopisywania towaru na dokument wylicza uzyskaną marżę i jeśli jest ona niższa niż wymagana nie pozwoli dopisać towaru. Uwaga: Aby w trakcie dopisywania towaru program kontrolował minimalną marżę jeszc ze przed wydaniem towaru z magazynu (np. na fakturze rezerwującej towar, na dokumencie RO i FPF) należy w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry określić, w jaki sposób ma być wyliczana symulowana marża (na podstawie ostatniej ceny zakupu lub średniej ceny zasobów). Dopóki towar nie jest zdjęty z magazynu program określa marżę na towarze korzystając z ustawień tego parametru. Należy jednak pamiętać, że nie jest to marża rzeczywista, a jedynie przybliżona. Dopiero w momencie zdejmowania towaru z magazynu program zna rzeczywisty koszt towaru i jest w stanie określić dokładną marżę. Dlatego może zdarzyć się sytuacja, gdy towar zostanie wpisany na dokument (np. FA) z ceną, którą program zaakceptuje, a w chwili zatwierdzania FA i tworzenia dokumentu WZ wyświetli komunikat o przekroczeniu granicy ceny określonej dla towaru. Stanie się tak, jeśli cena, wg której symulowany był koszt na FA będzie niższa niż rzeczywista cena, wg której program będzie próbował zdjąć towar z magazynu na WZ.

178 Str. 178 Moduł Handel v Uwaga: Podczas wprowadzania towaru na dokument przez zaznaczenie wielu towarów na liście zasobów lub przy zmianie rabatu w nagłówku dokumentu, jeśli wyliczona cena sprzedaży nie będzie spełniała określonej granicy, program wyświetli komunikat, a dla poszczególnych towarów ustali minimalną cenę tak, by spełniała określoną granicę. Uwaga: Granica ceny nie jest kontrolowana w przypadku wystawiania korekty wartościowej do dokumentu. Użytkownik może ustalić cenę sprzedaży po korekcie, która nie będzie spełniała ograniczeń określonych na karcie towaru. W związku z tym może zdarzyć się sytuacja, że operator wystawi dokument WZ, potem korektę wartościową do WZ i po przekształceniu WZ do Faktury Sprzedaży nie będzie mógł zapisać jej na trwałe (program będzie informował o przekroczeniu granicy dla ceny) Aktualizacja cen sprzedaży Aby program aktualizował ceny sprzedaży zgodnie z ustalonymi parametrami na karcie towaru powinien być zaznaczony parametr Aktualizacja: TAK dla poszczególnych cen (które powinny być przeliczane w chwili zakupu towaru). Aktualizacja cen sprzedaży działa zawsze po zatwierdzeniu dokumentu wprowadzającego towar do magazynu. Uwaga: Tabela z propozycjami nowych cen pojawia się zawsze dla towarów, dla których na karcie ewidencyjnej zaznaczona jest aktualizacja cen TAK (niezależnie od tego czy przyjmowany jest w nowej cenie zakupu). Uwaga: Aktualizacja cen wykonywana jest wyłącznie dla pozycji zaznaczonych przez Użytkownika. Domyślnie zaznaczone są wszystkie pozycje. Jeśli towar jest przyjmowany w takiej samej cenie jak ostatnia cena zakupu proponowane ceny sprzedaży są zgodne z wcześniejszymi. W tabeli pojawiają się kolumny z ceną zakupu i cenami sprzedaży (w wartości netto i brutto), jakie ostatnio były zapamiętane na karcie oraz kolumna z nową ceną zakupu i proponowanymi cenami sprzedaży (w wartości netto i brutto). Nowe ceny sprzedaży wyliczane są zgodnie z ustawionymi na karcie parametrami: procentem marży, zaokrągleniem, offsetem. Jeśli w tabeli zmienimy jeden z parametrów cena wyliczana jest od nowa. Istnieje również możliwość wpisania bezpośrednio ceny sprzedaży w tej sytuacji program odpowiednio przeliczy procentową wartość marży. Tabela z aktualizacją cen pojawi się w chwili zatwierdzenia dokumentów wewnętrznych (Przyjęcia Wewnętrznego, Przyjęcia Wewnętrznego Produktów) oraz Faktur Zakupu oraz Przyjęć Zewnętrznych. Uwaga: Należy pamiętać, że Faktura Zakupu, która powstaje w wyniku skojarzenia z PZ jest zawsze zapisywana w buforze w chwili jej zatwierdzenia na trwałe tabela z aktualizowanymi cenami pojawi się ponownie.

179 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 179 Rys. Aktualizacja cen Dodatkowo w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Pokazuj aktualizowane ceny sprzedaży: jeśli parametr jest aktywny w chwili zatwierdzania dokumentu przychodowego (FZ, PZ, PW, PWP ) pojawia się tabela z informacją o wcześniejszych cenach oraz z propozycją nowych. Użytkownik ma możliwość ich edycji na zasadach opisanych powyżej. jeśli parametr nie jest aktywny w chwili zatwierdzania dokumentu przychodowego ceny są zmieniane bezpośrednio na formularzu towaru (zgodnie z ustawieniami), bez dodatkowego informowania Użytkownika. Tabela z cenami nie pojawi się. Uwaga: Marża na karcie jest marżą zakładaną w przypadku, gdy okno z aktualizacją cen zostanie zamknięte bez zapisu ceny sprzedaży nie zostaną zmienione, ale nie zostanie również przeliczona procentowa wartość marży. Jeśli Użytkownik chce, by procentowa wartość marży została przeliczona powinien w kolumnie Cena po wpisać ceny identyczne jak w kolumnie Cena przed i zatwierdzić zmiany Aktualizacja cen dla usług Jeśli usługa ma określony koszt kwotowy (zakładka Dodatkowe) na karcie w tabeli z cenami widoczne są pola Aktualizacja cen oraz Marża, Zaokrąglenie i Offset, które są odpowiedzialne za wyliczanie nowych cen sprzedaży. Zasady działania mechanizmu są takie jak w przypadku aktualizacji cen dla towarów: Jeśli usługa ma określony koszt procentowy (zakładka Dodatkowe) na karcie nie są widoczne pola dotyczące aktualizacji cen sprzedaży i mechanizm jest wyłączony Blokada dostępu do cen zakupu W Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy na formularzu operatora (zakładka Parametry) znajduje się parametr Brak dostępu do cen zakupu. Po zaznaczeniu parametru dany operator nie będzie widział cen zakupu, kosztu i marży wyświetlanych z poziomu list, dokumentów, raportów (Historia obrotu towarem i Historia obrotów z kontrahentem) oraz wydruków dostępnych w programie Kontrola limitu płatności kontrahenta Na karcie kontrahenta znajdują się parametry dotyczące limitu kredytu oraz limitu przeterminowanych płatności dla określonego kontrahenta. W programie istnieje mechanizm, który pozwala kontrolować przy zatwierdzaniu Faktur Sprzedaży oraz Paragonów, czy któryś z limitów nie został przekroczony. Funkcja działa jeśli na karcie ewidencyjnej kontrahenta został określony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności dla kontrahenta.

180 Str. 180 Moduł Handel v Uprawnienia operatorów Sposób kontroli przeterminowanych płatności ustawiany jest dla każdego operatora indywidualnie (na jego karcie w Konfiguracji). Dostępne opcje to: brak program nie kontroluje płatności podczas zapisu dokumentów, niezależnie od tego, czy kontrahent ma ustawione limity, czy nie. opcja jest dostępna tylko podczas zapisu dokumentów do bufora. ostrzeżenie podczas zapisu dokumentu program informuje o ewentualnym przekroczeniu limitu kredytu lub limitu przeterminowanych płatności (w zależności od ustawienia parametrów na karcie kontrahenta), ale pozwala na jego zatwierdzenie blokada program blokuje możliwość zapisu dokumentu w przypadku, gdy kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu lub przeterminowanych płatności. Operator może jedynie powrócić na formularz dokumentu, by dokonać na nim zmian. Istnieje możliwość kontroli płatności (zarówno limitu kredytowego, jak i limitu płatności przeterminowanych) podczas zapisu dokumentu do bufora. Jeśli Użytkownik chce kontrolować płatności podczas zapisu dokumentu do bufora powinien dla operatora zaznaczyć odpowiednią opcję dla parametru Kontrola płatności przy sprzedaży zapis do bufora. Jeśli Użytkownik wybierze opcję brak, wtedy podczas zapisu dokumentów do bufora limity płatności nie będą kontrolowane. Natomiast w przypadku zapisu na stałe kontrola jest prowadzona zawsze, jeśli kontrahent na swojej karcie ma określony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności. Warto przy tym pamiętać, że odrębnie ustalane są uprawnienia dotyczące zapisu do bufora, a odrębnie zapisu na stałe. Z obsługą funkcji związany jest dodatkowo parametr na karcie operatora Zmiana limitu na karcie kontrahenta: jeśli parametr jest aktywny - operator może ustalać limit kredytu na karcie kontrahenta jeśli parametr nie jest aktywny pole dotyczące limitu kredytu na karcie kontrahenta nie jest dostępne dla operatora Kontrola limitu kredytu dotyczy transakcji: Faktur Sprzedaży oraz Paragonów i dokumentów WKA. W trakcie zatwierdzania dokumentu, jeśli stan zadłużenia przekracza przyznany limit, a operator blokadę sprzedaży po przekroczeniu limitu, wyświetlany jest komunikat z informacją o kwocie przekraczającej dopuszczalne zadłużenie. Operator ma do wyboru dwie opcje: Anuluj powoduje powrót na formularz dokumentu (operator może wtedy zmienić formę płatności) Pokaż zaległości otwierany jest Preliminarz płatności kontrahenta, gdzie widać wszystkie dokumenty nierozliczone. Jeśli stan zadłużenia/ przeterminowanych płatności przekracza przyznany limit, a operator ma ustawione jedynie ostrzeżenie o przekroczeniu limitu, podczas zatwierdzenia faktury/ paragonu pojawia się dodatkowo możliwość zatwierdzenia dokumentu (OK). Uwaga: Podczas seryjnego zatwierdzania faktur kontrolowane są zarówno limit kredytu jak i limit przeterminowanych płatności. W przypadku, gdy kontrahent przekroczy któryś z tych limitów dokument nie zostanie zatwierdzony, niezależnie od uprawnień operatora ( ostrzeżenie/ blokada) Limit kredytu kontrahenta Informacja dotycząca aktualnego zadłużenia kontrahenta jest widoczna na jego karcie ewidencyjnej (zakładka Handlowe) w polu Limit wykorzystany. Wartość w polu jest wyliczana na bieżąco podczas wystawiania dokumentów dla kontrahenta, wprowadzania zapisów kasowo/bankowych oraz dokonywania rozliczeń. Zasady obliczania limitu wykorzystanego: Podczas obliczania zadłużenia uwzględniane są kwoty jeszcze pozostające do rozliczenia. Podczas obliczania zadłużenia kontrahenta uwzględniane są zdarzenia w buforze. Podczas obliczania zadłużenia nie są uwzględniane zdarzenia o statusie nie podlega. Podczas obliczania zadłużenia kwota zadłużenia jest pomniejszana o wpłacone przez kontrahenta zaliczki. Podczas obliczania zadłużenia kwota zadłużenia jest pomniejszana o zobowiązania wobec kontrahenta (np. nierozliczone faktury korygujące sprzedaż, Faktury Zakupu od kontrahenta itp.) W przypadku dokumentów w walucie obcej wartość transakcji w PLN jest wyliczana na podstawie kursu podanego na dokumencie. W przypadku dokumentów płatnych częściowo gotówką, a częściowo np. przelewem podczas obliczania zadłużenia kontrahenta program uwzględnia tylko część z odroczonym terminem płatności. Limit jest kontrolowany również podczas zatwierdzania faktury płatnej gotówką. Program sprawdza, czy kwota wpłacana nie jest mniejsza niż do zapłaty. Jeśli tak program sprawdza limit kredytu kontrahenta, uwzględniając kwotę pozostającą do zapłaty. Kontrola limitu kredytu nie jest aktywna w trakcie wystawiania dokumentów pierwotnych (wykorzystywanych podczas wystawiania korekt do dokumentów nie zarejestrowanych w systemie).

181 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Limit przeterminowanych płatności Wartość przeterminowanych płatności nie jest zapisywana w bazie, tylko wyliczana jest na bieżąco w momencie zatwierdzania dokumentów. Uwaga: Wartość przeterminowanych płatności dla kontrahenta jest wyliczana w momencie zatwierdzania dokumentu na podstawie dokumentów przeterminowanych w Preliminarzu płatności. Jako datę graniczną, wg której określany jest termin do blokady przyjmowany jest termin realizacji płatności. Należy pamiętać, że termin realizacji płatności uwzględnia automatycznie dwa parametry: dopuszczalną zwłokę kontrahenta (określaną na jego karcie ewidencyjnej) oraz czas realizacji przelewu przez bank. Jeśli więc Użytkownik chce, by blokada nie następowała zaraz po przekroczeniu terminu płatności, tylko dopuszcza jeszcze jakiś okres przejściowy od terminu płatności, zanim sprzedaż zostanie zablokowana może wypełnić na karcie kontrahenta pole Dopuszczalna zwłoka. Na jej podstawie zostanie wyliczony termin realizacji płatności. W efekcie, podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności, program uwzględni przyznany kontrahentowi okres przejściowy. Podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności uwzględniane są dokumenty z Preliminarza: typu przychodowego, zarówno płatności w buforze, jak i do realizacji Blokada wystawiania dokumentów rozchodowych Na karcie kontrahenta (zakładka Handlowe) dodano nowy parametr Blokada wystawiania dok. rozchodowych. Przy zaznaczonym parametrze program nie pozwala wpisać kodu kontrahenta na dokumentach związanych ze sprzedażą (rozchodem). Parametr jest związany z dokumentami: Faktury Sprzedaży, Paragon, Rezerwacje Odbiorcy, Faktury Pro Forma, Wydania Zewnętrzne, Wydanie kaucji oraz Rozchody Wewnętrzne. Uwaga: Parametr nie dotyczy wystawiania dokumentów korygujących Udzielanie rabatów Rabaty występujące w programie zostały podzielone na dwie grupy: rabaty związane z kontrahentem i z towarem. O tym, który rabat będziemy wykorzystywać decydują: priorytety program zawsze stosuje rabat o najwyższym priorytecie ustawienie metody obliczania w Konfiguracji firmy/ Handel/ Rabaty. Uwaga: Funkcja rabatowania jest aktywna tylko, jeśli Użytkownik posiada moduł Comarch OPT!MA Handel.

182 Str. 182 Moduł Handel v Rys. Rabaty Metoda obliczania upustu: W programie mamy możliwość określenia metody obliczania upustu: rabat addytywny jest sumą rabatu udzielonego dla kontrahenta i danego towaru. Rabat ten polecany jest przy niskich stopach upustów, w szczególnych przypadkach może przekroczyć 100% rabat multiplikatywny zapewnia, że rabat wypadkowy kontrahenta i towaru nie przekroczy 100%. rabat kontrahenta w przypadku zdefiniowania rabatu dla kontrahenta i dla towaru, ważniejszy jest rabat kontrahenta i on zostanie uwzględniony na dokumencie. rabat towaru w sytuacji zadeklarowania rabatu dla kontrahenta i dla towaru, program uwzględni rabat związany z towarem. Przykład W celu łatwiejszego zrozumienia istoty rabatów przeanalizujmy następującą sytuację: - kontrahent CIS ma 20% rabat - towar AB ma ustalony 30% rabat Jaki rabat zostanie wyliczony jeśli kontrahent CIS kupi towar AB? Rabat typu stała cena Rabat addytywny 20%+30% = 50% Rabat multiplikatywny (1-(1-20%)*(1-30%) = 44% Ważniejszy rabat towaru = 30% Ważniejszy rabat kontrahenta = 20% Rabat typu stała cena ma najwyższy priorytet w stosunku do innych rabatów ustalonych w programie. Oznacza to, że w przypadku określenia stałej ceny dla towaru pomijane są pozostałe rabaty zdefiniowane dla tego towaru lub dla kontrahenta. Stałą cenę dla towaru można określić z poziomu okna Rabaty, zakładka Stała cena.

183 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 183 Rys. Rabat typu stała cena Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski. Podczas definiowania ceny należy określić: Kod towaru którego dotyczy definiowana stała cena Typ ceny czy definiowana cena jest ceną netto czy brutto. Podczas wpisywania towaru na dokument program automatycznie wylicza cenę zgodną z algorytmem liczenia tego dokumentu. Cena cena stała Waluta waluta, w jakiej określona jest cena. W przypadku cen określonych w walutach obcych program automatycznie przelicza je wg obowiązującego kursu na walutę zgodną z walutą wystawianego dokumentu. Stała cena na towar może dotyczyć: wszystkich kontrahentów wtedy niezależnie od kontrahenta wpisanego na dokument dla towaru zawsze proponowana jest stała cena. grupy kontrahentów w przypadku kontrahentów należących do wskazanej grupy proponowana jest stała cena. Dla wszystkich pozostałych proponowane są ceny zgodne z określoną na ich karcie grupą cenową oraz przyznanymi rabatami. W przypadku ceny definiowanej dla grupy kontrahentów należy wcześniej wskazać grupę (wybór jest możliwy z rozwijanej listy). jednego kontrahenta podane ceny stałe dotyczą tylko danego kontrahenta. Wyboru kontrahenta można dokonać z listy wyświetlanej po wciśnięciu przycisku lub wpisując bezpośrednio w pole. Priorytety rabatów Najwyższy priorytet wśród rabatów ma rabat typu stała cena. Oznacza to, że zadeklarowana cena jest zawsze proponowana na dokumencie, niezależnie od innych zdefiniowanych (procentowych). W przypadku rabatów procentowych - rabaty zdefiniowane w grupie kontrahenta na liście ustawione są wg priorytetu narastająco, co oznacza, że w przypadku wystąpienia dwóch rabatów z grupy dla kontrahentów rabat o niższym priorytecie zostanie pominięty. Przykład Dla kontrahenta ALOZA zdefiniowany jest rabat typu jeden kontrahent/ wszystkie towary w wysokości 2%. Równocześnie zdefiniowany jest rabat typu grupa kontrahenta/ grupa towarowa dla grupy ODB_FIRMY, do której należy kontrahent ALOZA i grupy asortymentowej ROŚLINY w wysokości 4%. W chwili wystawiania faktury dla kontrahenta ALOZA na towary z grupy ROŚLINY udzielony zostanie rabat 4% (wyższy priorytet rabatu typu grupa kontrahenta/ grupa towarowa), natomiast na wszystkie pozostałe towary upust w wysokości 2% (wynikający z rabatu typu jeden kontrahent/ wszystkie towary).

184 Str. 184 Moduł Handel v Podobnie została rozwiązana sytuacja, gdy nakładają się rabaty z grupy dla towarów: rabat typu grupa towarowa/ wszyscy kontrahenci zostanie pominięty na rzecz rabatu typu jeden towar/ wszyscy kontrahenci. Dodatkowo na karcie kontrahenta jest pole Upust, które oznacza rabat typu jeden kontrahent/wszystkie towary (1K/WT). Warto pamiętać, że przyznane rabaty są następnie uwzględniane podczas wydruku oferty handlowej dla klienta (wydruk jest dostępny z poziomu karty kontrahenta) Zestawienie rabatów kontrahenta Zestawienie dostępne jest z poziomu: listy kontrahentów formularza kontrahenta formularzy dokumentów: Faktura Sprzedaży, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Faktura Pro Forma, Wydanie Zewnętrzne okna Sprzedaż dedykowana Zestawienie jest tworzone w oparciu o rabaty procentowe i typu stała cena, zdefiniowane w oknie Ogólne/ Rabaty. W oknie Rabaty kontrahenta znajduje się przycisk, który umożliwia wyliczenie zarówno informacji o przydzielonych rabatach, jak również indywidualnego cennika na życzenie Użytkownika. Dane nie są wyświetlane zaraz po otwarciu okna - pojawiają się dopiero po wciśnięciu przycisku. Jeśli Użytkownik zmieni parametry wyświetlania przycisk zmieni się na, informując o konieczności ponownego wyliczenia. Zakładka Rabaty Zestawienie zawiera wszystkie rabaty typu procentowego, przyznane kontrahentowi. Na zakładce wyświetlane są rabaty obowiązujące dla kontrahenta w przypadku, gdy kontrahentowi przyznane jest kilka rabatów na ten sam towar, wyświetlany jest ten o najwyższym priorytecie (na przykład przyznany jest rabat typu wszyscy kontrahenci/ jeden towar oraz jeden kontrahent/ jeden towar w takim przypadku wyższy priorytet ma rabat jeden kontrahent/ jeden towar i on pojawi się na zestawieniu). Przy czym jeśli na dany towar przyznany jest zarówno upust typu rabat kontrahenta i rabat towaru to na zestawieniu wyświetlone zostaną obydwa upusty. Na zestawieniu pojawiają się wszystkie towary, na które został udzielony jakikolwiek rabat. Typ rabatu określa sposób przyznania rabatu dla kontrahenta: kontrahent rabat dla pojedynczego kontrahenta grupa kontrahentów rabat dla grupy kontrahentów wszyscy kontrahenci rabat dla wszystkich kontrahentów Na co określa sposób przyznania rabatu na dany towar: towar rabat dla wskazanego pojedynczego towaru grupa towarów rabat przyznany dla całej grupy towarów wszystkie towary upust standardowy na wszystkie towary Kombinacja tych dwóch wartości określa, jakiego typu jest dany rabat. Przykład Kontrahent i Grupa towarów [Akcesoria] jest to rabat typu pojedynczy kontrahent/ grupa towarowa [Akcesoria] Wszyscy kontrahenci i towar jest to rabat typu jeden towar/ wszyscy kontrahenci Zakładka Stała cena Na zakładce widoczne są wszystkie przyznane kontrahentowi rabaty typu stała cena. W kolumnie Poziom podana jest informacja, czy jest to stała cena przyznana na towar dla pojedynczego kontrahenta, grupy kontrahentów czy też wszystkich kontrahentów. Przy czym należy pamiętać, że na zestawieniu wyświetlana jest stała cena o najwyższym priorytecie. Przykładowo, jeśli na jeden towar ustalona jest stała cena zarówno dla grupy kontrahentów jak i dla pojedynczego kontrahenta na zestawieniu pojawi się cena przyznana dla pojedynczego kontrahenta. Zakładka Indywidualny cennik Na zakładce dostępny jest cennik dla kontrahenta, uwzględniający wszystkie przyznane kontrahentowi stałe ceny, rabaty oraz sposób ich wyliczania. Na zestawieniu widoczne są ceny końcowe na wszystkie towary oraz procentowa wartość udzielonych na nie upustów (jeśli przyznane rabaty są typu procentowego). Cennik indywidualny dla kontrahenta jest wyliczany po wciśnięciu przycisku pioruna. Wyliczany cennik można zawęzić do wybranej grupy towarów (uwzględniana jest grupa domyślna, przypisana na karcie towaru na zakładce Ogólne) Obsługa rabatów na dokumencie Podczas wystawiania faktury korzystając z wcześniej określonych rabatów program sam, w zależności od zadanego sposobu upustów ustali właściwe ceny sprzedaży. Dla każdej pozycji zostanie uzupełnione pole rabat (pole jest edytowalne rabat można zmienić).

185 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 185 Jeśli nie zdefiniowano rabatów dla kontrahenta/ towaru podczas wystawiania faktury dla każdej pozycji możemy oddzielnie ustalać upusty (lub wpisać bezpośrednio cenę sprzedaży). Jeśli na danym dokumencie wszystkie pozycje mają mieć taki sam rabat (bez względu na proponowane) wtedy po wpisaniu wszystkich pozycji na dokument należy zadeklarować rabat w nagłówku. Program ponownie przeliczy ceny sprzedaży. Należy pamiętać, że punktem wyjścia będzie cena z karty towaru. Niezależnie od sposobu ustalania rabatów wynikowy upust dla całego dokumentu jest widoczny w nagłówku dokumentu w polu RABAT. Wartość pola jest automatycznie przeliczana po dopisaniu kolejnej pozycji lub wprowadzeniu zmian na już istniejącej. Niezależnie od sposobu udzielania rabatu zawsze pomniejszane są ceny jednostkowe towarów. Jako cena wyjściowa proponowana jest cena z karty towaru z grupy przypisanej kontrahentowi. Przy zmianie wartości rabatu, nowa cena wyliczana jest zawsze od ceny odczytanej z karty towaru. Uwaga: Dla poszczególnych operatorów można zablokować możliwość zmiany ceny bądź udzielania dodatkowych rabatów na dokumentach. Parametry są opisane w rozdziale Konfiguracja uprawnień operatora Rabaty na dokumentach skojarzonych W przypadku konwersji dokumentów mechanizm wyliczania rabatu w nagłówku działa w ten sposób, że: jeśli dokumenty konwertowane są 1 1: na tworzony dokument przepisywany jest rabat z nagłówka z dokumentu pierwotnego jeśli dokumenty konwertowane są w stosunku wiele 1: na tworzonym dokumencie wyliczany jest rabat wynikowy wg wzoru: (wartość przed rabatem wartość po rabacie)/ wartość przed rabatem * 100% 6.19 Magazyn domyślny dla operatora/ stanowiska W systemie Comarch OPT!MA dokumenty wystawiane są domyślnie na magazyn główny. Istnieje jednak możliwość ustalenia magazynu domyślnego dla stanowiska lub operatora. Zdefiniowanie magazynu domyślnego spowoduje, że na wszystkich dokumentach wystawianych przez operatora/ na stanowisku od razu proponowany jest ten magazyn. W przypadku dokumentów MM magazyn domyślny proponowany jest jako magazyn źródłowy. Magazyn domyślny dla operatora można ustalić na jego formularzu (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce Parametry. Kod magazynu można wpisać ręcznie lub wybrać z listy wyświetlanej po wciśnięciu przycisku Magazyn domyślny. Jeśli operator ma określony magazyn domyślny to na zakładce Parametry, na formularzu operatora, dostępny jest parametr Blokada zmiany magazynu domyślnego dokument. Jeśli będzie on zaznaczony to na wszystkich dokumentach wystawianych przez operatora oraz na listach Łatwa Sprzedaż i Łatwe Zakupy blokowana będzie możliwość zmiany magazynu (na dokumentach MM będzie to magazyn źródłowy). Istnieje również możliwość zablokowania operatorowi zmiany przypisanego mu magazynu nie tylko na wystawianych dokumentach, ale również na listach. Parametr dotyczy zarówno list dokumentów, jak i listy zasobów. Parametr znajduje się na karcie operatora: Blokada zmiany magazynu domyślnego listy. Magazyn domyślny dla stanowiska można ustalić z poziomu Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry. Podobnie jak w przypadku magazynu dla operatora kod można wpisać bezpośrednio w pole lub wybrać z listy dostępnej pod przyciskiem Magazyn domyślny. Uwaga: Magazyn domyślny określony dla operatora/ stanowiska dotyczy wszystkich baz danych (firm) obsługiwanych przez program w ramach danej konfiguracji. Może się zatem zdarzyć, że magazyn o podanym KODZIE nie istnieje w bieżącej bazie danych wtedy program proponuje magazyn na dokumentach zgodnie z opisanym poniżej priorytetem. Zasady: Jako magazyn domyślny może być określony tylko magazyn lokalny (program nie pozwoli na wpisanie magazynu zdefiniowanego jako odległy). Jako magazyn domyślny może być zdefiniowany tylko magazyn aktywny (program nie pozwoli na wpisanie magazynu nieaktywnego). Wyższy priorytet ma magazyn domyślny zdefiniowany dla operatora. W przypadku, gdy określony jest zarówno magazyn dla operatora jak i stanowiska program proponuje na dokumentach magazyn związany z operatorem. Jeśli dla operatora i dla stanowiska nie są określone magazyny domyślne dokumenty wystawiane są tak jak dotychczas dla magazynu głównego.

186 Str. 186 Moduł Handel v W przypadku, gdy magazyn określony jako domyślny dla operatora nie istnieje na liście magazynów lub też jest nieaktywny program sprawdzi magazyn domyślny dla stanowiska. W przypadku, gdy magazyn domyślny dla stanowiska nie istnieje lub jest nieaktywny dokumenty wystawiane są na magazynie głównym Zakazy do magazynów Istnieje możliwość ustawiania zakazów dostępu do magazynów dla poszczególnych operatorów (podobnie jak w przypadku kas w module Comarch OPT!MA Kasa/Bank). Umożliwia to obsługę sytuacji, gdy operator może pracować na kilku magazynach, na pozostałych natomiast ma zakaz wystawiania dokumentów. Założenie zakazu dla operatora jest możliwe z poziomu formularza magazynu (Ogólne/ Magazyny), z zakładki Zakazy. Prawo do zakładania zakazów ma tylko operator z ustawionymi uprawnieniami administratora na karcie (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy). Zakładanie zakazów polega na wskazaniu operatorów, którzy nie mają prawa do pracy w tym magazynie. Na liście operatorów nie pojawią się operatorzy, którzy dany magazyn mają wskazany jako swój magazyn domyślny. Operator, dla którego założono zakaz nie ma możliwości wskazania danego magazynu w polu Magazyn na liście dokumentów oraz na liście zasobów. Pewnym wyjątkiem są dokumenty Przesunięcia Międzymagazynowego (MM), gdzie operator może wskazać magazyn docelowy pomimo tego, że ma założony do niego zakaz Konfiguracja uprawnień operatora Na formularzu operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce Parametry znajduje się grupa parametrów związanych z modułami handlowymi (Faktury i Handel). W grupie znajdują się parametry pozwalające na określenie poziomu uprawnień poszczególnych operatorów: Aktualizacja kontrahenta na dokumencie - umożliwia zmianę danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach. Funkcja polega na podmianie danych z dokumentu, widocznych na zakładce Kontrahent, na dane aktualne na karcie kontrahenta. Funkcja jest dostępna na liście z poziomu menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy). funkcja nie podmienia danych na dokumentach skojarzonych (np. na WZ do faktury trzeba dane podmienić odrębnie). funkcja nie działa na dokumentach zaksięgowanych (do rejestrów VAT oraz bezpośrednio na konta księgowe). podmianę danych można wykonać seryjnie, dla dokumentów zaznaczonych na liście. Blokada anulowania dokumentu blokuje możliwość anulowania dokumentów. Blokada dotyczy wszystkich dokumentów zarówno handlowych jak i magazynowych. W sytuacji, gdy operator nie ma uprawnień do anulowania dokumentów opcja w menu kontekstowym nie jest dostępna. Blokada edycji pozycji cennika przy aktywnym parametrze operator nie ma możliwości dokonywania zmian na już istniejących kartach towarów/ usług. Natomiast nadal zachowuje prawo podglądu informacji na kartach istniejących oraz zakładania nowych. Blokada ponownej fiskalizacji FA i PA - funkcja została opisana w rozdziale poświęconym zmianom w fiskalizacji dokumentów. Blokada zapisu dokumentów FA i PA do bufora przy aktywnej blokadzie operator nie może zapisać dokumentu FA i PA do bufora. Wprawdzie parametr Bufor jest dostępny na formularzu dokumentu i operator może go zaznaczyć, jednak przy próbie zatwierdzenia program wyświetli komunikat i nie pozwoli na zapisanie faktury/ paragonu. Możliwy jest jedynie zapis na trwałe (bez możliwości późniejszych zmian). Jeśli operator nie ma uprawnień do zapisu dokumentów do bufora podczas przekształceń, gdzie dokumentem wynikowym będzie Faktura Sprzedaży lub Paragon, program zapyta Użytkownika, czy kontynuować i zapisać dokument od razu na trwałe, czy też zrezygnować z przekształcenia. Jeśli Faktura Sprzedaży/ Paragon jest zapisywany od razu do bufora nie jest podnoszony formularz dokumentu, tak, jak ma to miejsce przy zapisie do bufora. Należy przy tym pamiętać, że przekształcenie takie nie będzie możliwe, jeśli kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu, a operator nie będzie miał uprawnień do zapisu dokumentu po przekroczeniu limitu. Parametry dotyczące blokady zmiany ceny dotyczą możliwości zmiany cen sprzedaży podczas wystawiania poszczególnych dokumentów. Oprócz braku możliwości zmiany ceny oraz udzielenia rabatu bezpośrednio na dokumencie, program blokuje również możliwość zmiany grupy cenowej, wg której wystawiany jest dokument (przypisanej kontrahentowi). Blokada może dotyczyć różnych typów dokumentów wystawianych w module: FA i WZ, Faktura Pro Forma, Faktura Zakupu, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Zamówienie u Dostawcy. Brak dostępu do cen zakupu jeśli parametr jest aktywny (zaznaczony) operator pracujący w programie nie ma dostępu do informacji dotyczących cen zakupu. Zamiast cen zakupu (kosztu) na dokumentach widoczne są ---. Rozliczanie dokumentów z poziomu listy - z poziomu listy dokumentów związanych z powstawaniem płatności w Kasie/Banku (Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, dokumenty kaucyjne WKA i PKA) dodano opcję rozliczania z poziomu listy dokumentów. Rozliczanie dokumentów jest również możliwe z poziomu okna Sprzedaży Dedykowanej. Funkcja jest dostępna w menu kontekstowym, wyświetlanym pod prawym przyciskiem myszy na odpowiednich listach. Po wybraniu schematu numeracji dla tworzonego zapisu kasowego i wybraniu rejestru, do którego ma trafić, program

187 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 187 tworzy zapis KP lub KW, pobierając dane z rozliczanego dokumentu. Działanie funkcji jest analogiczne jak w przypadku funkcji Rozlicz dostępnej w Preliminarzu płatności. Sprzedaż poniżej minimalnej marży/ maksymalnego rabatu jeśli parametr jest zaznaczony operator może korygować ceny sprzedaży niezależnie od granicy ceny ustalonej dla poszczególnych towarów. Zasady zostały opisane w odrębnym rozdziale. Zmiana limitu kredytu na karcie kontrahenta parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w rozdziale Kontrola limitu płatności kontrahenta). jeśli jest aktywny operator ma prawo zmiany kwoty przyznanego limitu na formularzu kontrahenta (zakładka Handlowe). jeśli parametr nie jest aktywny pole z kwotą przyznanego limitu nie jest dostępne dla operatora Kontrola płatności przy sprzedaży zapis do bufora/ zapis na trwałe parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w rozdziale Kontrola limitu płatności kontrahenta). Zapisywanie dokumentów FA i PA po wydruku na trwałe zaznaczenie parametru spowoduje, że wydruk dokumentu (również wywołanie podglądu wydruku) powoduje zapis dokumentu na trwałe (niezależnie od ustawienia parametru Bufor na formularzu). Jeśli przed wydrukiem na formularzu zaznaczony będzie parametr WZ program automatycznie utworzy Wydanie Zewnętrzne do drukowanego dokumentu. W innym przypadku utworzenie WZ będzie możliwe po zatwierdzeniu dokumentu z poziomu listy. Podobna zasada dotyczy fiskalizacji. Jeśli parametr Drukuj fiskalnie będzie zaznaczony przed wydrukiem dokumentu fiskalizacja będzie automatyczna. Jeśli nie wydruk na drukarce fiskalnej będzie możliwy z poziomu listy, po zatwierdzeniu dokumentu. Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie - jeśli parametr jest zaznaczony to dany operator ma prawo do zmiany kategorii w nagłówku dokumentu oraz na pozycjach, pomimo, że dokument został już zapisany na trwałe. Zmianę kategorii można zapisać przy pomocy przycisku, widocznego obok pola Kategoria. Uwaga: Funkcja dotyczy dokumentów zapisanych na trwałe do czasu ich zaksię gowania (do rejestrów VAT lub bezpośrednio do Księgi Handlowej). Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie - parametr związany jest z możliwością zmiany opisu oraz osoby odbierającej na zatwierdzonym dokumencie. Funkcja działa w podobny sposób jak w przypadku zmiany kategorii. Na zatwierdzonym dokumencie, niezależnie od tego czy został już zaksięgowany, istnieje możliwość zmiany: zmiany osoby odbierającej dokument ze strony kontrahenta opisu oraz atrybutów, związanych z kontrahentem zmiany opisu na pozycji dokumentu warunkiem jest zaznaczony parametr Pozwól na edycję opisu na fakturze na karcie towaru w cenniku. Warto pamiętać, że w przypadku dokumentów, dla których nie jest bezpośrednio określany kontrahent (PWP, AI, MM, BOM itp.) atrybuty są pobierane z karty kontrahenta!nieokreślony!. Zmiana wysłanych/odebranych e-faktur parametr związany z funkcjonalnością wystawiania faktur elektronicznych, która opisana została w osobnym dokumencie. Zaznaczenie tego parametru pozwoli na anulowanie dokumentów wysłanych do systemu IWD Automatyczne tworzenie zamówień Z poziomu listy zasobów można w sposób automatyczny tworzyć Zamówienia u Dostawców. Po zaznaczeniu towarów, których ma dotyczyć zamówienie (w szczególności, jeśli zamówienie ma dotyczyć wszystkich towarów, możemy je zaznaczyć wciskając kombinację klawiszy <CTRL>+<A> i przycisk dialogowe, w którym należy określić parametry dla zamówienia. Utwórz Zamówienie u Dostawcy. Pojawia się okno Rys. Lista zasobów Zamówienie u Dostawcy

188 Str. 188 Moduł Handel v Dla zasobów - Zamówienie u Dostawcy zawsze dotyczy wybranego magazynu, wskazanej grupy towarowej, a stan ustalany jest na podany dzień. Wszystkie te dane podajemy na liście zasobów i stąd pobierane są do zamówienia automatycznego (grupa Dla zasobów nie jest edytowalna). Wybrany dostawca - parametr odwołuje się do formularza towaru, na którym można wybrać domyślnego dostawcę. Zasada działania tego parametru jest następująca: parametr jest zaznaczony program wymusi wybranie dostawcy. Utworzone zostanie zamówienie na towary, dla których na karcie zdefiniowany został domyślny dany dostawca (należy również pamiętać, że tylko spośród towarów zaznaczonych wcześniej na liście zasobów). parametr nie jest zaznaczony (puste pole) tworzy się tyle zamówień ilu dostawców występuje na kartach zaznaczonych towarów, towary bez określonego dostawcy umieszczane są na zamówieniu dla kontrahenta!nieokreślony!. Informacje uzupełniające określają, jaka ilość powinna być uwzględniana podczas wyliczania ilości zamawianej: tylko ilość brakująca ilość na zamówieniu będzie równa ilości widocznej w kolumnie Braki. (dla przypomnienia: na Liście zasobów po zaznaczeniu parametru Tylko braki znajdą się tylko te towary, dla których ilość zarezerwowana jest większa od ilości dostępnej) ponad stan minimalny zamówienie spowoduje dopełnienie do stanu minimalnego (stan minimalny określamy na karcie towaru) do stanu maksymalnego zamówienie spowoduje dopełnienie do stanu maksymalnego (stan maks. określamy na karcie towaru) Należy pamiętać, że ilość zamawiana przy uwzględnieniu normatywów stan min. i stan maks. jest wielokrotnością pola Zamawiać po z karty towary. Przykład Na formularzu towaru oznaczono następujące normatywy: Ilość minimalna 10 szt. Ilość maksymalna 100 szt. Zamawiać po - 5 szt. 1. Na magazynie mamy 7 szt. w zależności od rodzaju uzupełnienia program zaproponuje: - dopełnienie ponad stan min = 5 szt. - dopełnienie do stanu max = 90szt. 2. Na magazynie mamy 7szt i dodatkowo rezerwacje na 35. Tworzymy Zamówienie u Dostawcy na: - ilości brakujące (28szt) program zamówi 28szt - uzupełnienie do min = 40 szt. - uzupełnienie do max = 125 szt Specyfikacja załadunku Wydruk specyfikacji załadunku zawiera zestawienie towarów z wybranych dokumentów. Wydruk może być wykorzystywany np. podczas przygotowywania towarów, które będą rozwożone do klientów. Zestawienie jest dostępne z poziomu listy Faktur Sprzedaży, Rezerwacji, Faktur Pro Forma oraz dokumentów WZ. Lista jest przygotowywana dla każdego typu dokumentu odrębnie i obejmuje dokumenty zaznaczone na liście. Zestawienie zawiera listę towarów wraz z ilością określoną w jednostce podstawowej i jednostce pomocniczej. Dodatkowo na specyfikacji drukowane są numery dokumentów, na podstawie których jest tworzone zestawienie (oznaczenie B przy numerze oznacza, że dany dokument jest zapisany do bufora). Dodatkowo istnieje możliwość, by wydruk zawierał zestawienie opakowań obejmujące wszystkie towary ze specyfikacji (program pyta o to przed utworzeniem wydruku). Zestawienie opakowań jest drukowane w odrębnej tabeli. Podczas tworzenia zestawienia opakowań program sprawdza dla poszczególnych towarów jednostkę podstawową i pomocniczą. Jeśli są one zgodne na zestawieniu opakowań ilości są sumowane. Przykład Towar 1: jedn. podst. SZT, 1 OPAK = 10 SZT. Towar 2: jedn. podst. SZT, 1 OPAK = 15 SZT. Towar 3: jedn. podst. KG, 1 OPAK = 10 KG. Na zestawieniu opakowań program zsumuje opakowania dla Towaru 1 i Towaru 2, gdzie jednostka podstawowa i pomocnicza są takie same. Natomiast dla Towaru 3 na zestawieniu opakowań powstanie odrębna pozycja Anulowanie dokumentu Anulowanie dokumentu jest dostępne wyłącznie z menu kontekstowego otwieranego po kliknięciu w obrębie listy prawym klawiszem myszki.

189 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 189 Zasady rządzące anulowaniem dokumentów to: 1. nie da się anulować dokumentów w buforze (na liście oznaczone kolorem zielonym) 2. nie da się anulować dokumentów przeniesionych do rejestru VAT i zaksięgowanych na konta (na liście kolor niebieski) nie da się anulować dokumentu, do którego jest korekta jeśli do dokumentu jest jedna korekta korektę tą trzeba anulować (oczywiście jeśli spełnione są pozostałe warunki). Gdy anulujemy korektę staje się możliwe anulowanie dokumentu podstawowego. jeśli korekt jest więcej można anulować ostatnią z nich. Gdy ta jest anulowana przedostatnią itd. 3. anulować można dokument bez względu na datę jego wystawienia (również wstecz) 4. dokument anulowany pozostaje na liście (ma kolor czerwony) 5. istnieje możliwość wykorzystania numeru dokumentu anulowanego i wielokrotne anulowanie dokumentu z takim samym numerem. W przypadku, gdy Użytkownik chce ponownie wykorzystać numer dokumentu anulowanego musi go uzupełnić na wystawianym dokumencie bezpośrednio w polu przeznaczonym na numer kolejny. 6. jeśli dokument powstał na podstawie rezerwacji/ zamówienia anulowane są oba dokumenty (rezerwacja/ zamówienie są widoczne na liście w kolorze czerwonym) 7. dokument handlowy może zostać anulowany niezależnie od tego, czy jest skojarzony z magazynowym Podczas anulowania dokumentów handlowych typu FA, PA, FZ program pyta, czy równocześnie anulować skojarzone z nim dokumenty magazynowe (WZ/ PZ). W przypadku, gdy anulowanie dokumentu handlowego się nie powiedzie dokumenty magazynowe również nie są anulowane. 8. dokument magazynowy (WZ, PZ) może być anulowany tylko, jeśli nie jest skojarzony z dokumentem handlowym (FA, FZ) anulowanie dokumentu magazynowego skojarzonego z handlowym musi odbywać się w dwóch etapach: - najpierw anulujemy dokument handlowy (FA, FZ) - anulujemy dokument magazynowy (WZ, PZ) Skutki anulowania dokumentu w module Kasa/Bank zostały opisane w rozdziale: Płatności a dokumenty anulowane. W przypadku dokumentów wprowadzających towar do magazynu (np. PZ) anulowanie dokumentu jest możliwe tylko w przypadku, gdy towar z dostawy, która powstała w wyniku zatwierdzenia PZ, jest jeszcze dostępny na magazynie. Jeśli dostawa została już wyprowadzona z magazynu anulowanie nie będzie możliwe (pozostaje korekta ilościowa do dokumentu) Dokumenty w buforze Każdy dokument można zapisać: w sposób trwały. Wtedy nie można dokonywać na nim żadnych zmian ani go skasować. Dopuszczane są jedynie korekty ilościowe lub wartościowe albo anulowanie. W tym ostatnim przypadku dokument anulowany pozostaje na liście faktur (ma kolor czerwony), ale nie jest brany pod uwagę w żadnych analizach i zestawieniach. do bufora. Dokumenty w buforze, na liście oznaczone kolorem zielonym, to dokumenty, na których można dokonywać wszelkich zmian. Możliwość zapisu do bufora może zostać zablokowana dla wybranych operatorów. Parametr Blokada zapisu dokumentów FA i PA do bufora został dokładniej opisany w rozdziale Konfiguracja uprawnień operatora Najważniejsze zasady (i konsekwencje) umieszczania dokumentów w buforze dokumentowi w buforze nadawany jest numer kolejny w obrębie wykorzystywanego schematu numeracji. Skasowanie dokumentu w buforze pozostawia lukę w numeracji, której program nie wypełnia automatycznie. Użytkownik powinien to zrobić we własnym zakresie dokumentów w buforze nie da się anulować, ani wystawiać do nich korekt. Można je modyfikować lub usunąć. na podstawie dokumentu w buforze nie można utworzyć innego, skojarzonego z nim dokumentu do dokumentów w buforze nie da się zrealizować żadnych płatności. Oznacza to, że zatwierdzenie do bufora faktury płatnej gotówką nie wprowadzi zapisu do rejestru kasowego. wszystkie płatności do dokumentów w buforze (bez względu na formę płatności) umieszczane są w buforze preliminarza płatności, ze statusem (N) nierozliczone. Z poziomu preliminarza nie da się ich rozliczać ani zmienić ich stanu i statusu. Dopiero trwałe zatwierdzenie dokumentu zmienia stan zdarzenia w preliminarzu na Zatwierdzone do realizacji i pozwala na wykonywanie dalszych rozliczeń (automatem, lub ręcznie). do dokumentów w buforze nie da się wydrukować Paragonu fiskalnego dokumentów w buforze nie można przenieść do rejestru VAT ani zaksięgować na konta Dokumenty w buforze a ilość towaru Program umożliwia zapisywanie wszystkich dokumentów do bufora, ale nie wszystkie one wpływają na ilość towaru. Generalna zasada jest taka, że: dokumenty magazynowe, przychodowe (PZ, PW) nie wpływają na ilości, wpływają na zamówienia dokumenty magazynowe, rozchodowe (WZ, RW) zmniejszają ilości (magazynową i dostępną)

190 Str. 190 Moduł Handel v dokumenty handlowe sprzedaży (FA, PA) powodują rezerwacje lub pobranie. Dla przypomnienia, w programie z towarem związane są 2 ilości: ilość towaru jaki jest na magazynie (fizycznie) ilość dostępna, uwzględniającą rezerwacje W trakcie wystawiania dokumentów magazynowych WZ, RW program sprawdza aktualną ilość towaru na magazynie lub ilość dostępną (pomniejszoną o rezerwacje) jeżeli zaznaczono parametr w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry Nie pozwalaj na wydanie towaru gdy występują rezerwacje. Ilość ta sprawdzana jest także w przypadku dokumentów handlowych (PA, FA) jeśli określono, że mają one pobierać a nie rezerwować. W tabeli poniżej przedstawiony został wpływ dokumentów handlowych zapisanych do bufora (nie na stałe) na poszczególne ilości widoczne na liście zasobów. TYP DOKUMENTU ILOŚĆ REZERWACJE ZAMÓWIENIA FA/PA (pobranie) FA/PA (rezerwacja) FA/PA Kor. ilości FZ FZ Kor. ilości Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku dokumentów magazynowych. TYP DOKUMENTU ILOŚĆ REZERWACJE ZAMÓWIENIA WZ WZ Kor ilości PZ PZ Kor. ilości PW PW kor. ilości RW RW Kor. ilości PWP RWS (rezerwacja) RWS (pobranie) ZD RO 6.26 Rozliczanie magazynu metodą AVCO kontrola chronologii Jeśli Użytkownik wybrał metodę rozliczania magazynu jako AVCO (średnie ważone ceny zakupy) to w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry ma możliwość zaznaczenia parametru Brak kontroli chronologii. Parametr ma znaczenie przy wystawianiu dokumentów z datą wstecz. Jeśli parametr nie jest zaznaczony to przy próbie wystawienia dokumentu z datą wcześniejszą niż ostatnia dostawa towaru program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu. Natomiast w przypadku, gdy parametr jest zaznaczony program pozwoli na wystawienie dokumentu z datą wcześniejszą niż data ostatniej dostawy, pod warunkiem, że w magazynie, na dzień zgodny z datą wydania towaru, była odpowiednia jego ilość (i wartość). Przykład: PZ1 z datą 01 stycznia: 1 szt. Towaru PZ2 z datą 03 stycznia: 1 szt. Towaru WZ1 z datą 02 stycznia: 1 szt. Towaru

191 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 191 Dnia 02 stycznia w magazynie była odpowiednia ilość towaru, jednak data ostatniej modyfikacji zasobu jest późniejsza (03 stycznia): Jeśli parametr o braku kontroli chronologii nie jest zaznaczony program nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu WZ, ponieważ ostatnia modyfikacja zasobu była z datą późniejszą. Jeśli parametr o braku kontroli chronologii będzie zaznaczony program pozwoli na wystawienie dokumentu WZ, ponieważ wystarczy odpowiednia ilość (i wartość) towaru w magazynie na dany dzień Koszt Gospodarowania Odpadami KGO KGO - Koszt Gospodarowania Odpadami, związany jest z ewidencjonowaniem kosztów tego typu. Po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/Magazyn parametru Obsługa KGO uaktywniona zostaje opcja związana z KGO na karcie towaru oraz na elementach transakcji. Po zaznaczeniu tego parametru uaktywnia się także pole w oknie konfiguracyjnym Numer rejestrowy GIOŚ, w którym można wpisać numer nadany przez Głównego Inspektora Ochrony Środowiska oraz opcje wyliczania rabatu: - rabat od pełnej ceny - rabat od ceny bez KGO Domyślnie zaznaczona jest pierwsza opcja (rabat od pełnej ceny). Przy wybranym sposobie wyliczania rabatu od pełnej ceny, rabaty będą wyliczane od całkowitej ceny towaru, bez względu na to czy cena zawiera KGO czy tez nie. Przy wybraniu opcji rabat od ceny bez KGO, rabat będzie liczony od ceny pomniejszonej o wartość KGO na pozycji. Uwaga: W wersji oddziałowej Comarch OPT!MA współpracującej z Comarch XL ukrywane są opcje wyboru sposobu wyliczania rabatu. Przykład: Sprzęt kosztuje 100 zł a KGO wynosi 10 zł. Udzielamy rabatu 20%. W przypadku, gdy: a) wybrano rabat od pełnej ceny Rabat wyliczany jest od ceny 100 PLN (20% ze 100 PLN = 20 PLN), dlatego udzielenie rabatu 20 % da cenę końcową 80 PLN 100 PLN 20 PLN = 80 PLN b) wybrano rabat od ceny bez KGO Rabat wyliczany jest od ceny 90 PLN (po dojęciu 10 PLN KGO) (20% z 90 PLN = 18 PLN), dlatego udzielenie rabatu 20 % da cenę końcową 82 PLN 90 PLN 18 PLN +10 PLN (KGO) = 82 PLN Uwaga: Jeśli po wprowadzeniu pozycji na dokument, zmieniona zostanie wartość KGO, wówczas zaktualizowany zostanie procent rabatu (przeliczony z uwzględnieniem KGO i ceny). Analogicznie program przeliczy na nowo procent rabatu (uwzględniając KGO) jeśli zmienimy cenę towaru. Na karcie towaru na zakładce Dodatkowe (po zaznaczeniu opcji Obsługa KGO w Konfiguracji Firmy/Magazyn) pojawia się pole Wartość KGO. W polu tym można wprowadzić jednostkowy Koszt Gospodarowania Odpadami (KGO) netto dla towaru. Wartość KGO zapisywana jest zawsze w walucie systemowej. Pole wartość KGO nie jest dostępne dla usług oraz dla opakowań (kaucji).

192 Str. 192 Moduł Handel v W Cenniku oraz na liście zasobów dostępna jest ikona operacji seryjnych. W menu dostępnym po rozwinięciu strzałki obok tej ikony znajduje się opcja Ustawienie KGO na wybranych towarach. Przed uruchomieniem funkcji należy zaznaczyć towary, dla których chcemy uzupełnić określoną, jednakową dla wszystkich zaznaczonych pozycji wartość KGO. Po wywołaniu funkcji pojawi się okno, w którym można wpisać wartość KGO: Po uruchomieniu ikony pioruna, Koszt Gospodarowania Odpadami zostanie uzupełniony dla wszystkich zaznaczonych pozycji, które nie są usługami lub kaucjami. KGO uwidaczniany jest na dokumentach wystawionych w walucie systemowej PLN, na Przyjęciach Zewnętrznych (PZ), Fakturach Zakupu (FZ), Wydaniach Zewnętrznych (WZ), Fakturach sprzedaży (FA), Paragonach (PA) Uwaga: KGO nie jest wykazywany na dokumentach walutowych oraz eksportowych i wewnątrzunijnych, wystawionych dla Kontrahenta innego niż krajowy (przyjmie wartość 0 PLN bez możliwości edycji). Jeśli zaznaczony jest parametr KGO w konfiguracji, wówczas na liście pozycji dokumentu widoczna jest kolumna KGO, w której umieszczana jest wartość KGO zawarta w cenie towaru. Wartość KGO umieszczona jest również na oknie pozycji dokumentu obok pola Rabat. Wartość KGO można edytować, przy czym edycja na dokumentach rozchodowych nie powoduje żadnych zmian na karcie towaru, natomiast po zmianie wartości KGO na dokumentach przychodowych pojawi się komunikat: Jeśli wybierzemy Tak, wówczas wartość KGO zostanie zaktualizowana na formularzu towaru. Uwaga: Jeśli dokument wystawiony jest od brutto i zmienimy stawkę podatku VAT dla pozycji dokumentu, wartość netto KGO zostanie ponownie pobrana z karty towaru i naliczony podatek VAT. Koszt Gospodarowania Odpadami wykazywany jest na dwóch wydrukach dostępnych z poziomu formularza Faktury Sprzedaży: Faktura VAT/ Wzór standard (nowy) Faktura VAT (GenRap)/ Wzór standard Na wydrukach tych dla każdej pozycji drukowana jest wartość jednostkowa KGO oraz wartość KGO dla całej pozycji (netto lub brutto w zależności od wybranego algorytmu naliczania podatku na fakturze) W podsumowaniu tabelki VAT wykazany jest sumaryczny Koszt Gospodarowania Odpadami, natomiast w nagłówku widoczny numer GIOŚ (pobrany z Konfiguracji firmy/magazyn/kgo).

193 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Obrót złomem Zakup zlomu Rozliczanie podatku VAT Na podstawie Ustawy z dnia 25 lutego 2011 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy Prawo o miarach, w przypadku skupu złomu obowiązek podatkowy ciąży na nabywcy będącym podatnikiem VAT. Jednocześnie nabywcom przysługuje prawo do odliczenia VAT. W programie mechanizm ten realizowany jest poprzez Faktury Wewnętrzne Sprzedaży i Faktury Wewnętrzne Zakupu. Po wystawieniu Faktury Zakupu (dla kontrahenta o statusie Podatnikiem jest Nabywca), na której znajdują się towary będące złomem po, należy ten dokument przekształcić do Faktury Wewnętrznej Sprzedaży w celu naliczenia podatku VAT następnie FWS do Faktury Wewnętrznej Zakupu w celu odliczenia VAT-u. Na liście FZ dostępny jest przycisk Generuj fakturę wewnętrzną sprzedaży. Aby możliwe było przekształcenie FZ do FWS, pozycje na FZ: Nie mogą mieć naliczonego podatku VAT, W przypadku kiedy na FZ część pozycji ma wykazany podatek VAT, na FWS zostana przeniesione wyłącznie pozycje bez naliczonego VAT-u. Na liście FWS (menu Handel/ Inne/ Faktury Wewnętrzne Sprzedaży) dostępny jest przycisk Generuj fakturę wewnętrzną zakupu. FWZ można wygenerować także z formularza FWS zaznaczając Sprzedaż złomu W przypadku sprzedaży złomu, na karcie kontrahenta, na zakładce Handlowe należy określić status Podatnikiem jest nabywca, wówczas na dokumencie sprzedaży nie jest naliczany podatek VAT. Na wydruku Faktury Sprzedaży, Wydania Zewnętrznego VAT jest wykreskowany oraz drukowana jest adnotacja Podatek VAT rozlicza nabywca Eksport i import dokumentów przez pliki XML Opcja importu i eksportu do pliku XML jest dostępna dla następujących dokumentów: Faktura Sprzedaży (FA), Paragon (PA), Rezerwacja Odbiorcy (RO), Faktury Pro Forma (FPF), Faktury Zakupu (FZ), Zamówienia u Dostawcy (ZD), Faktury Wewnętrzne Sprzedaży (FWS), Wydania Zewnętrzne (WZ), Przyjęcia Zewnętrzne (PZ), Rozchody wewnętrzne (RW), Przyjęcia Wewnętrzne (PW) Przesunięcia międzymagazynowe (MM) Dokumenty kaucyjne WKA i PKA Eksport dokumentu jest możliwy bezpośrednio z poziomu formularza dokumentu z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki w pasku zadań. Przy eksporcie należy wskazać plik, w którym zapisany będzie dokument. Domyślną ścieżkę dostępu do katalogu można wpisać w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry: Eksport dokumentów katalog dla plików XML. W pliku zapisywane są wszystkie informacje z eksportowanego dokumentu: pozycje (ilość, cena, wartość) kontrahent płatności Import dokumentu jest możliwy z poziomu listy dokumentów z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki w pasku zadań. Przy imporcie należy wskazać plik, z którego odczytywany będzie dokument. Domyślną ścieżkę dostępu do katalogu można wpisać w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry: Import dokumentów katalog dla plików XML. W oknie importu dla Faktur Sprzedaży, Faktur Zakupu i Paragonów jest dostępny parametr Utwórz dokument (-y)

194 Str. 194 Moduł Handel v pierwotny (-e). Funkcja jest przydatna w sytuacji kiedy w Comarch OPT!MA należy wystawić korektę do dokumentu wystawionego uprzednio w poprzednim programie. Funkcja eksportu i importu dokumentów może być wykorzystywana podczas przekształcania dokumentów m.in. wtedy, jeśli w programie nie ma funkcji umożliwiającej bezpośrednią konwersję dokumentów. Jeżeli w importowanym pliku XML znajduje się nazwa kontrahenta to przy imporcie do Comarch OPT!MA nazwa jest pobierana z pliku, jeśli w pliku XML nie ma nazwy kontrahenta to jest ona pobierana z karty kontrahenta z Comarch OPT!MA rozpoznanego przy imporcie po kodzie, NIP lub GLN. Uwaga: Funkcja importu dokumentów z pliku XML nie jest dostępna w wersji oddziałowej programu (współpracującej z systemem Comarch XL) dla dokumentów WZ i PZ Eksport danych z Comarch OPT!MA do Comarch Klasyka Eksport danych z systemu Comarch OPT!MA do programów księgowych Comarch Klasyka (Księga Handlowa, Książka Podatkowa) jest realizowany w kilku miejscach na listach dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Faktur Zakupu, Faktur Wewnętrznych Sprzedaży i Faktur Wewnętrznych Zakupu oraz rejestrów VAT sprzedaży i rejestrów VAT zakupu. Funkcja eksportu dokumentów do Comarch Klasyka będzie szczególnie przydatna w przypadku, gdy firma prowadzi sprzedaż i/lub ewidencję rejestrów VAT w systemie Comarch OPT!MA, natomiast księgowość jest prowadzona na programie Księga Handlowa lub Książka Podatkowa. Jest to przypadek stosunkowo często występujący w firmach, które zlecają prowadzenie księgowości biurom rachunkowym. Operacja eksportu realizowana jest za pomocą mechanizmu Funkcji dodatkowych uruchamianego na listach dokumentów za pomocą klawisza.w przypadku gdy na danej liście aktywnych jest kilka różnych funkcji uruchamianych tym klawiszem, wyboru eksportu do programów Comarch Klasyka dokonujemy za pomocą widocznego obok przycisku. Eksport dokumentów jest wykonywany do pliku tekstowego VAT_R.TXT o ustalonej strukturze, który jest obsługiwany przez funkcje importu w rejestrach VAT programów Księga Handlowa oraz Książka Podatkowa. Wyeksportowane mogą zostać tylko te dokumenty, które zostaną na liście zaznaczone. Nie są eksportowane dokumenty posiadające status w buforze oraz dokumenty anulowane. Eksportowi podlegają również dokumenty tzw. pierwotne, czyli dokumenty wprowadzone do bazy danych tylko po to, aby możliwe było zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu. Każdy wyeksportowany dokument otrzymuje na liście w kolumnie Status znaczek E. Uwaga: Eksport dokumentów do programów księgowych Comarch Klasyka nie jest możliwy w przypadku programu Comarch OPT!MA w wersji oddziałowej (współpracującej z systemem Comarch XL). Po uruchomieniu operacji eksportu, na ekranie pojawia się okno pozwalające ustawić dodatkowe parametry zawężające zakres eksportowanych dokumentów. W zależności od miejsca wywołania funkcji eksportu danych okno zawierające parametry eksportu może wyglądać tak:

195 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 195 lub tak: Eksportując dokumenty spoza rejestru VAT musimy określić, do jakiego rejestru w programie księgowym Comarch Klasyka będą trafiać zapisy po ich zaimportowaniu. Zapisy eksportowane z rejestrów VAT będą przypisane do takiego rejestru, do jakiego zostały wprowadzone w systemie Comarch OPT!MA. W przypadku eksportu z listy Paragonów, Faktur, Faktur Wewnętrznych itp. można ograniczyć zakres eksportowanych dokumentów wyłącznie do tych, które nie zostały zaksięgowane do rejestru VAT. W przypadku eksportu z rejestrów można jego zakres zawęzić tylko do faktur wprowadzonych do rejestru ręcznie (pominąć faktury zaksięgowane z innych list). Dodatkowo w oknie eksportu z rejestrów można wyłączyć z eksportu Paragony (jeśli ktoś preferuje ich eksport z odpowiedniej listy). W oknie tym określamy także lokalizację, w której będzie zapisywany plik tekstowy VAT_R.TXT ścieżkę możemy podać ręcznie lub wybierając ją z listy po naciśnięciu przycisku. Należy zwrócić uwagę na to, aby podać nazwę istniejącego katalogu, ponieważ próba eksportu zakończy się błędem wewnętrznym tworzenia pliku. Funkcja eksportu NIE TWORZY automatycznie nieistniejących katalogów. Jeśli dokumenty były już raz eksportowane (na liście dokumentów w kolumnie status posiadają znacznik E), a zachodzi konieczność ich ponownego przesłania do programów księgowych Comarch Klasyka, wówczas musimy zaznaczyć parametr. Eksportując dokumenty spoza rejestru VAT musimy określić do jakiego rejestru w programie księgowym Comarch Klasyka będą trafiać zapisy po ich zaimportowaniu. Zapisy eksportowane z rejestrów VAT będą przypisane do takiego rejestru, do jakiego zostały wprowadzone w systemie Comarch OPT!MA. Z uwagi na różnice w strukturze baz danych programów księgowych Comarch Klasyka i systemu Comarch OPT!MA należy zwrócić uwagę na pewne elementy: nazwa rejestru VAT w Comarch OPT!MA ma długość dwudziestu, a w KH i KP pięciu znaków, należy więc dopilnować, aby nie było w systemie Comarch OPT!MA nazw rejestrów (odpowiednio sprzedaży i zakupów) o identycznych pierwszych pięciu znakach, numer dokumentu w Comarch OPT!MA ma długość 30 znaków, w KH i KP długość ta wynosi 15 znaków z tego powodu numery dłuższe niż 15 znaków będą skracane. Zapobiec temu można stosując w Comarch OPT!MA numerację maksymalnie 15 znakową, kod kategorii w Comarch OPT!MA ma 20 znaków, natomiast odpowiadający im kod transakcji w programach KP oraz KH ma tylko 8 znaków - w konsekwencji w trakcie eksportu kody kategorii będą obcinane do 8 znaków. Podobnie jak w opisanym wyżej wypadku rozwiązaniem problemu może być zastosowanie w Comarch OPT!MA skróconych do maksymalnie 8 znaków kodów kategorii, system rodzaju zakupu (towar, inne, usługa, środek trwały, nowy środek transportu, nieruchomość) oraz odliczeń VAT (Tak, Nie, Warunkowo) jest bardziej rozbudowany w systemie Comarch OPT!MA, ponieważ można go ustalać na poziomie poszczególnych pozycji każdego zapisu rejestru VAT. W programach Comarch Klasyka ten system ogranicza się do wyboru jednej z podanych opcji dla wszystkich pozycji zapisu. Problem został rozwiązany w programach KH i KP poprzez zastosowanie systemu hierarchii parametrów. I tak jeśli zapis eksportowany z rejestru VAT zakupów systemu Comarch OPT!MA posiada ustawionych kilka rodzajów zakupu, to nadrzędnym z nich (i przenoszonym do pliku VAT_R.TXT) jest towar, następnie (jeśli towar nie występuje) inne, a w dalszej kolejności: środek trwały, usługa, nowy środek transportu i na końcu nieruchomość. W przypadku odliczeń VAT hierarchia jest następująca: Tak, Warunkowo i na końcu Nie. Oczywiście zastosowana hierarchia może nie odpowiadać poszczególnym użytkownikom programów Comarch Klasyka, jednak w każdej chwili mają oni możliwość po wykonaniu importu ustawienia własnych statusów na poszczególnych zapisach. Jeśli programem, w którym będziemy wykonywali import zapisów z systemu Comarch OPT!MA jest program Księga Handlowa, wówczas należy zwrócić uwagę na pewne ustawienia, które należy wykonać w Comarch OPT!MA, aby poprawnie przenoszone były informacje na temat kosztu własnego zakupu: FA musi być skojarzona z dokumentem WZ, jeśli na FA ustawione jest pobranie, wtedy po wygenerowaniu dokumentu WZ do tej FA, koszt własny zakupu na FA przed konwersja do WZ i po konwersji może być różny,

196 Str. 196 Moduł Handel v jeśli w konfiguracji programu jest ustawiona symulacja marży, wówczas (jak wyżej) po wygenerowaniu WZ koszt na takiej FA skojarzonej z WZ może być inny niż przed konwersją do WZ, dla FA nie skojarzonych z dokumentem WZ koszt własny zakupu będzie równy 0. System Comarch OPT!MA różni się znacznie od programów Comarch Klasyka w zakresie obsługi form płatności: Comarch OPT!MA posiada formy płatności definiowane przez użytkownika, w Comarch Klasyka są one z góry zdefiniowane i niezmienialne. System Comarch OPT!MA posiada zdefiniowane 4 typy form płatności: gotówka, przelew, karta i kompensata. Każdy z tych typów można przypisać do stworzonej przez siebie formy płatności. Dzięki temu rozwiązaniu istnieje możliwość bezproblemowego przenoszenia do Comarch Klasyka form płatności, dla których ustalono typ gotówka i przelew mają one swoje odpowiedniki w programach Comarch Klasyka. Dla typów karta oraz kompensata przyjęto w Comarch Klasyka formę płatności inne. W kwestii rozliczania płatności warto również zwrócić uwagę na sposób przenoszenia do programów księgowych Comarch Klasyka dokumentów rozliczonych. Jeżeli faktura w Comarch OPT!MA zapłacona została gotówką i automatycznie rozliczona w momencie wystawienia, to do programu KH/KP jej wartość trafia w pole Zapłacono. Jeżeli mamy dokument z odroczonym terminem płatności np. przelew, to zawsze wartość tego dokumentu jest przenoszona do KH/KP jako Zaległość (nawet jeżeli w Comarch OPT!MA została już rozliczona). Jeżeli dokument jest w części płatny gotówką, w części jest to płatność odroczona, to część gotówkowa trafia w pole Zapłacono, część odroczona w pole Zaległość.

197 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Urządzenia fiskalne 7.1 Ustawienia na karcie towaru Na kartotece towaru (menu Ogólne/ Cennik, Pozycja cennika) na zakładce Dodatkowe znajduje się obszar Urządzenia fiskalne pozwalający na zdefiniowanie dla towarów odrębnych kodów i nazw, wykorzystywanych wyłącznie podczas współpracy z urządzeniami fiskalnymi. Rys. Pozycja cennika, zakładka Dodatkowe definiowanie PLU i nazwy dla urządzeń fiskalnych. PLU jest to numeryczny kod towaru wykorzystywany przy współpracy z kasą fiskalną, o długości max. do 18 znaków. Przycisk Kopiuj kod towaru - pozwala na skopiowanie kodu towaru z zakładki Ogólne. W pole PLU skopiowany może zostać wyłącznie kod numeryczny. Jeżeli ogólny kod towaru jest numeryczny i dłuższy niż 18 znaków, w pole PLU skopiowanych zostanie pierwszych osiemnaście znaków kodu. Nazwa nazwa towaru wykorzystywana podczas współpracy z drukarką/ kasą fiskalną, o długości max. do 40 znaków. Przycisk Kopiuj nazwę towaru pozwala na skopiowanie nazwy towaru z zakładki Ogólne (jeżeli ogólna nazwa towaru jest dłuższa niż 40 znaków, w pole Nazwa skopiowanych zostanie pierwszych 40 znaków). W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się opcja Kontrola unikalności nazwy fiskalnej jeżeli zostanie włączona, podczas próby zapisu karty towaru z wprowadzoną nazwą fiskalną, która już istnieje program wygeneruje komunikat: W bazie istnieje już towar o nazwie fiskalnej: nazwa fiskalna. 7.2 Współpraca z drukarkami fiskalnymi Program umożliwia fiskalizację wystawionych dokumentów sprzedaży na drukarkach fiskalnych: POSNET (oparte o protokół DF-3001, Thermal, Posnet; Thermal HS i FV, Temo (HS FV EJ)) ELZAB (FP-600, Omega, Mera (EFV)) INNOVA (Profit, Market) NOVITUS (Vivo, Vento, Quarto, Delio Prime (E), Deon (E)) TORELL (Duo Pro, Andros) EMAR (Printo) Przed przystąpieniem do pracy z urządzeniem fiskalnym należy odpowiednio skonfigurować program Konfiguracja programu Instalacja urządzenia fiskalnego - z poziomu Konfiguracji stanowiska/ogólne/ Drukarki fiskalne: Model drukarki z rozwijanej listy należy wybrać właściwy sterownik drukarki, Port - należy wskazać port szeregowy, do którego podłączona jest drukarka. Prędkość portu należy ustawić prędkość portu szeregowego, do którego podpięta jest drukarka. Sterowanie przepływem niektóre drukarki wymagają ustawienia odpowiedniego sterowania przepływem danych w porcie COM. Użytkownik może wybrać w programie Comarch OPT!MA opcje: - ustawienia systemowe (program nie ustawia sterowania przepływem, brane są ustawienia systemu) - RTS (do sterowania przepływem jest wykorzystywana w porcie para linii RTS/CTS) - Xon / Xoff (sterowanie przepływem odbywa się przez wysłanie znaczników Xon oraz Xoff) - RTS i Xon / Xoff (wykorzystuje obydwie metody sterowania przepływem) - brak (nie jest wykorzystywana żadna metoda kontroli przepływu danych) Drukarka Posnet Temo podłączona bezpośrednio przez USB do poprawnej komunikacji musi mieć ustawione sterowanie przepływem: RTS. Przy pracy przez port COM parametr ten może być dowolny można ustawić ustawienia systemowe. W nowych drukarkach Posnet Thermal i Novitus Delio w konfiguracji drukarki można ustawić sterowanie przepływem, w Comarch OPT!MA musi być wybrana taka sama opcje (drukarki te mają domyślne ustawienie "brak").

198 Str. 198 Moduł Handel v Test po wciśnięciu przycisku program sprawdza, czy istnieje możliwość komunikacji pomiędzy komputerem i drukarką. Dodatkowo w przypadku wskazania sterownika do drukarki FP600 pojawia się parametr Uwzględniaj krótkie nazwy w testach integralności. Jego zaznaczenie spowoduje, że w Testach integralności (dostępnych z poziomu Narzędzi) możliwe jest wykonanie testu Zgodność długości nazwy towaru (grupa Cennik), która określa towary, których nazwa nie spełnia wymagań drukarki FP600. Uzupełnienie listy drukarek fiskalnych z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne. Lista drukarek fiskalnych zawiera listę drukarek współpracujących z systemem. W razie konieczności listę można uzupełnić o właśnie zainstalowane urządzenie. Ważne jest by wpisana tu nazwa była identyczna jak nazwa, która pojawiła się w oknie po zainstalowaniu drukarki. Przyporządkowanie stawek VAT z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT. Stawki zdefiniowane w systemie Comarch OPT!MA należy skojarzyć z symbolami wykorzystywanymi przez drukarkę fiskalną. W drukarkach DF-300 i FP-600 stawki VAT skojarzone są z literami alfabetu. Standardowe przyporządkowanie to: A 23% B 8% C 0% D stawka rezerwowa Z stawka zwolniona, nie ma możliwości zmiany jej przypisania. W przypadku drukarek FP-600 obsługujących siedem stawek VAT należy pamiętać by stawka zwolniona była zawsze jako pozycja E (piąta z kolei). Wynika to z potrzeby zachowania kompatybilności ze starszymi wersjami drukarek (obsługującymi jedynie pięć stawek VAT). Uwaga: Przed kojarzeniem stawek VAT należy jednak wydrukować raport dobowy z drukarki fiskalnej, na której wyszczególnione są stawki VAT wraz z przypisanymi im literami. - wciśnięcie przycisku umożliwia skojarzenie stawki VAT programu i drukarki. Dla wybranej stawki VAT zdefiniowanej w programie (widoczne w kolumnie Stawka) określić należy symbol fiskalny (czyli przyporządkowaną jej na drukarce fiskalnej literę). - przycisk umożliwia odczyt stawek VAT ustawionych na drukarce fiskalnej, - wciśnięcie przycisku skutkuje zapisem na drukarce fisklanej stawek VAT ustawionych w programie Przygotowanie bazy danych W przypadku drukarki DF-300 nie jest konieczne specjalne przygotowanie bazy danych do pracy z drukarką. Po odpowiednim skonfigurowaniu systemu można rozpocząć pracę na istniejącej bazie danych. W przypadku drukarki FP-600 należy pamiętać by przed rozpoczęciem fiskalizacji dokumentów skorygować bazę towarową tak, by nazwy towarów miały co najmniej 10 znaków znaczących. Do znaków znaczących zaliczane są litery alfabetu (duże i małe), cyfry, przecinek i kropka. Jeśli w konfiguracji wybrana jest drukarka FP-600 pojawia się parametr Uwzględniaj krótkie nazwy w testach integralności. Jego zaznaczenie spowoduje, że podczas wykonywania testów integralności (funkcja Narzędzia/ Testy integralności) pojawi się nowy test Zgodność długości nazwy towaru, który pozwoli określić towary, których nazwa nie spełnia wymagań drukarki FP600. Wykonanie testu spowoduje wyświetlenie listy towarów, dla których nie jest spełnione wymaganie dotyczące długości nazwy Ustawienia portów COM Ustawienia portów COM w systemie operacyjnym wprost wpływają na działanie drukarek fiskalnych w programie. W związku z tym należy poprawnie ustawić port COM, zgodnie z instrukcją użytkownika drukarki: Posnet, Novitus, Innova, Emar, Torell: szybkość: 9600 parzystość: brak (none) liczba bitów: 8 bit stopu: 1 sterowanie przepływem: brak

199 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 199 Elzab: szybkość: 9600 / parzystość: parzysta (even) liczba bitów: 8 bit stopu: 1 sterowanie przepływem: brak, xon/xoff W przypadku drukarek Elzab starszego typu należy sterowanie przepływem ustawić na: sprzętowe Fiskalizacja dokumentu Dokumenty, które mogą zostać zafiskalizowane muszą spełniać jeden podstawowy warunek: muszą być wystawione w cenach brutto (podatek VAT musi być liczony algorytmem od brutto ). Paragony: w chwili otwarcia formularza Paragonu znacznik Drukuj fiskalnie jest widoczny i domyślnie zaznaczony. Wtedy zatwierdzenie Paragonu powoduje jego wydruk na drukarce fiskalnej. Dodatkowo możliwy jest wydruk Paragonu na zwykłej drukarce (dostępny pod przyciskiem drukarki w pasku zadań). Faktura Sprzedaży: w chwili zatwierdzania dokumentu, po odznaczeniu opcji Bufor pojawia się możliwość wydruku fiskalnego. Podczas wystawiania Faktur Sprzedaży, Faktur Zaliczkowych parametr jest automatycznie zaznaczany tylko w przypadku, gdy dokument jest wystawiany od brutto i kontrahent ma status osoba fizyczna. W przypadku, gdy kontrahent ma status podmiot gospodarczy parametr jest domyślnie odznaczony. Zaznaczenie opcji Fiskalizuj spowoduje, że w momencie zapisu faktury na drukarce fiskalnej wydrukowany zostanie Paragon fiskalny. Uwaga: Jeżeli wydruk Paragonu na drukarce fiskalnej nie powiedzie się w chwili zapisu dokumentu istnieje możliwość powtórnej fiskalizacji z poziomu menu kontekstowego (prawy klawisz myszy wciśnięty, gdy dokument zaznaczony jest kursorem). Operator nie będzie mógł wykonać powtórnej fiskalizacji z poziomu listy jeśli: na formularzu operatora w konfiguracji ma zaznaczony parametr: Blokada ponownej fiskalizacji FA i PA ma założony zakaz dostępu do magazynu (na formularzu magazynu), na którym wystawiony jest dany dokument. Dokument zafiskalizowany zaznaczony jest na liście dużą literą F. Jakie dokumenty nie mogą zostać zafiskalizowane (parametr Fiskalizuj nie pojawi się): faktury wystawiane w cenach netto wynika to z niezgodności algorytmu wyliczania podatku VAT na fakturze i w drukarce dokumenty w buforze wynika to z możliwości dokonywania zmian na takim dokumencie, fiskalizacja natomiast jest procesem nieodwracalnym dokumenty korygujące urządzenia fiskalne nie rejestrują dokumentów korygujących, na ich podstawie sporządzić należy odrębny protokół zwrotów dla urzędu skarbowego. Ponadto w chwili zatwierdzania dokumentu, jeśli parametr Fiskalizuj jest zaznaczony, program prowadzi kontrolę czy: czy nie jest pusty (nie są wpisane żadne pozycje) czy nie występują pozycje bez nazwy czy nie występują pozycje z ceną sprzedaży 0 W przypadku wykrycia jednej z tych nieprawidłowości program wyświetli komunikat - nie dopuści do zatwierdzenia dokumentu i jego fiskalizacji. Oprócz informacji, że dokument był wysłany na drukarkę fiskalną, w programie zapisywana jest również informacja, czy fiskalizacja się powiodła. Jeśli fiskalizacja odbywa się z poziomu listy dokumentu jeżeli nie przebiegnie poprawnie status F (fiskalny) nie jest nadawany. Jeżeli fiskalizacja odbywa się w momencie zatwierdzania dokumentu (zaznaczony parametr Fiskalizuj na dokumencie) w przypadku, gdy się nie powiedzie na liście dla dokumentu pojawi się statusu F (fiskalny), ale dodatkowo dokument będzie oznaczony #. Na podglądzie dokumentu, w nagłówku widoczna jest treść błędu. Uwaga: Dokument, który nie został poprawnie zafiskalizowany może zostać anulowany. Jeżeli w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarki fiskalne zaznaczono parametr Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych podczas fiskalizacji dokumentów na drukarkę fiskalną wysyłane są nazwy fiskalne towarów, zdefiniowane na kartotekach towarowych, na zakładce Dodatkowe. Jeżeli dany towar nie posiada zdefiniowanej nazwy dla

200 Str. 200 Moduł Handel v urządzeń fiskalnych, a parametr jest zaznaczony, na drukarkę fiskalną wysyłana jest nazwa zwykła towaru, pobrana z jego karty, z zakładki Ogólne Identyfikacja operatora oraz stanowiska W programie istnieje możliwość takiego skonfigurowania pracy z drukarką, by ułatwić identyfikację operatora oraz stanowiska, gdzie Paragon został wystawiony. W chwili rejestracji operatora w programie do drukarki fiskalnej zostają wysłane dwie informacje: Kod/ numer operatora oraz oznaczenie stanowiska. Informacje te obowiązują aż do chwili ponownego zalogowania i są drukowane w stopce Paragonu fiskalnego. Uwaga: Jeśli Użytkownik nie chce, by informacje te były wysyłane do drukarki fiskalnej powinien w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna wpisać w polu Oznaczenie stanowiska dla drukarki fiskalnej wartość -1. Kod/ numer operatora dla drukarki fiskalnej - można uzupełnić na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce Parametry. W pole można wpisać dowolną wartość alfanumeryczną, maksymalnie 10- znakową. Należy jednak pamiętać o tym, że poszczególne drukarki fiskalne mają różne wymagania związane z formatem kodu operatora i wpisywany tu ciąg należy do nich dostosować. Oznaczenie stanowiska dla drukarki fiskalnej można uzupełnić w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna. W pole można wpisać dowolny ciąg alfanumeryczny, maksymalnie 10-znakowy. Należy jednak pamiętać, by format dostosować do typu posiadanej drukarki fiskalnej. Uwaga: Jeśli pola przeznaczone na numer operatora i stanowiska nie zostaną wypełnione w programie to podczas logowania operatora w systemie do drukarki fiskalnej zostaną wysłane wartości domyślne: dla operatora jego identyfikator (kod) dostosowany do wymogów drukarki, a w przypadku oznaczenia stanowiska wartość domyślna 1. Drukuj rozpoczęcie pracy operatora parametr dostępny jest w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna. Po jego zaznaczeniu przy logowaniu i wylogowaniu operatora z programu na drukarce fiskalnej wykonywany jest wydruk dotyczący rozpoczęcia\ zakończenia pracy kasjera (funkcja nie dotyczy drukarek firmy Elzab) Formy płatności dla drukarki fiskalnej Na Paragonie fiskalnym istnieje możliwość wydruku informacji o płatnościach (parametr Formy płatności w Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna). Dodatkowo w Konfiguracji firmy/ Handel/ Formy płatności dla drukarki fiskalnej należy skojarzyć formy płatności zdefiniowane w systemie Comarch OPT!MA z formami płatności, które mogą być wykazywane przez drukarkę fiskalną. W konfiguracji w lewej części okna widoczne są wszystkie formy płatności zdefiniowane w module Kasa/Bank. W prawej części okna istnieje możliwość skojarzenia formy płatności w systemie z formą płatności dla drukarki fiskalnej. Lista form płatności dla drukarki jest ściśle zdefiniowana i dostępna na rozwijanej liście. Uwaga: Do jednej formy płatności dla drukarki fiskalnej może być przypisane kilka form płatności z Kasy/Banku. W trakcie wystawiania dokumentów Użytkownik ustala w tabeli płatności formę wpłaty. Przy zatwierdzaniu dokumentu program sprawdza formy płatności z dokumentu, kojarzy je z formami zdefiniowanymi dla drukarki i na Paragonie fiskalnym drukuje informacje o płatnościach. Na Paragonie fiskalnym wydruk płatności jest tworzony wg form przypisanych dla drukarki: jeśli na dokumencie w tabeli płatności wykorzystano kilka razy taką samą formę płatności to na Paragonie fiskalnym płatności te zostaną zsumowane. jeśli w konfiguracji kilka różnych form płatności z Kasy/Banku zostało skojarzone z jedną formą płatności dla drukarki to na Paragonie fiskalnym będą one sumowane. Uwaga: Drukarka fiskalna Torell Duo Pro obsługuje tylko 4 formy płatności: bon, gotówka, karta i czek. Jeżeli zostanie przypisana inna forma płatności w konfiguracji programu to przy próbie fiskalizacji dokumentu pojawi się komunikat informujący o tym a wydruk nie zostanie wykonany.

201 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Wydruk numeru na Paragonie fiskalnym W Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr umożliwiający wydruk numeru dokumentu wystawianego w systemie Comarch OPT!MA na związanym z nim Paragonem fiskalnym (Drukuj numer faktury/ paragonu na paragonie fiskalnym). Jednak pomimo zaznaczenia parametru nie wszystkie drukarki drukują numer dokumentu na paragonie fiskalnym. Wynika to albo z braku takiej możliwości (drukarki ze starą homologacją, i generacji) albo z nieprawidłowego ustawienia (w drukarce) parametrów związanych z wydrukiem tekstów dodatkowych. Na przykład w przypadku drukarek Vento i Viking nowej homologacji w przypadku wydruku tekstów dodatkowych istnieją opcje: 1) brak linii dodatkowych 2) stałe linie dodatkowe 3) predefiniowane W (2) przypadku - na Paragonach drukowany jest stały tekst linii dodatkowych zapamiętany z pierwszego w danym dniu Paragonu sprzedaży. Jest on traktowany jako tekst ZADEKLAROWANY. Jeżeli w kolejnych Paragonach drukarka będzie otrzymywała identyczny będzie go drukować pod Paragonem, a treść TEKSTU ZADEKLAROWANEGO zostanie wyszczególniona na raporcie dobowym. W przypadku gdy w kolejnych wystawianych Paragonach treść tekstu nie będzie się zgadzała z ZADEKLAROWANYM treść taka będzie ignorowana i nie zostanie wydrukowana (a tak będzie w przypadku numeru dokumentu, który na każdym Paragonie będzie inny). Aby drukarka Viking (Vento) drukowała numer dokumentu w systemie Comarch OPT!MA należy odpowiednio skonfigurować drukarkę. Należy ustawić następujące opcje: Linie dod. Paragonu ustawić na: Stałe Źródło linii dodatkowych ustawić na: Stopka Linia nr systemowy paragonu ustawić na: Druga Jeśli takie ustawienie nie pomoże można spróbować przestawić opcję: Linie dod. paragonu ustawić na: Predefiniowane Faktury na drukarkach fiskalnych W Konfiguracji firmy/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajduje się parametr Drukuj Faktury VAT na drukarce fiskalnej dostępny dla drukarek Elzab Mera EFV, Novitus Delio E, Novitus Delio Prime E, Posnet Thermal FV, Posnet Thermal HS, Posnet Thermal FV EJ, Posnet Thermal HS EJ, Posnet Temo HS EJ. Po jego zaznaczeniu dla Faktury Sprzedaży z naliczonym podatkiem VAT algorytmem od brutto, na której jest zaznaczona opcja Fiskalizuj, przy zapisie na stałe zamiast Paragonu fiskalnego na drukarce wykonywany jest wydruk fiskalny Faktury. Dla Faktury fiskalnej pobierane są następujące dane: Numer Faktury VAT z programu Comarch OPT!MA, Jako data dokumentu drukowana jest zawsze data bieżąca. Jeżeli na FA jako datę wystawienia ustawiono inną datę niż systemowa przy zapisie na stałe FA generowany jest komunikat: Data faktury niezgodna z datą bieżącą. Czy na pewno chcesz zapisać fakturę fiskalną z niezgodną datą? (Tak/Nie). Nazwa i adres kontrahenta z Faktury VAT w Comarch OPTMA na wydruk pobierane są dwie linie nazwy, ulica, numer domu, kod pocztowy, miasto, poczta, NIP. Długość nazwy wysyłanej na drukarkę jest uzależniona od modelu drukarki, różne drukarki maja różną ilość znaków przeznaczoną na dane kontrahenta. Jeśli są to trzy linie, w pierwszej drukowana jest nazwa kontrahenta, w drugiej ulica i nr domu, w trzeciej kod pocztowy i miasto. Forma płatności na Fakturę fiskalną może zostać wysłana tylko jedna forma płatności. Jeżeli w Comarch OPT!MA na FA podzielono płatność na raty, na drukarkę fiskalną wysyłana jest płatność z zakładki Ogólne formularza FA wraz z terminem płatności z zakładki Ogólne. Podczas fiskalizacji FA z listy Faktur Sprzedaży generowany jest komunikat: Podzielono płatność faktury, na drukarkę zostanie wysłana tylko jedna płatność. Czy na pewno chcesz drukować dokument? (Tak/Nie) Inne parametry współpracy W Konfiguracji stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna znajdują się również inne parametry dotyczące współpracy z drukarką fiskalną: Opakowania zaznaczenie parametru spowoduje wydruk informacji o opakowaniach kaucjonowanych towarzyszących transakcji na Paragonie, w części niefiskalnej dokumentu (jeśli drukarka fiskalna posiada taką opcję). Uwaga: Jeśli na dokumencie na zakładce Kaucje odznaczony zostanie parametr Płatności, wówczas po zafiskalizowaniu, płatności za opakowania zostaną wydrukowane na Paragonie z formą płatności gotówka.

202 Str. 202 Moduł Handel v Nie wysyłaj informacji na wyświetlacz drukarki - parametr jest dostępny tylko w przypadku współpracy z drukarkami Novitus. Powoduje, że na wyświetlacz drukarki nie są wysyłane informacje z programu. Wysyłaj nazwę zdefiniowaną dla urządzeń fiskalnych po zaznaczeniu parametru podczas fiskalizacji dokumentów na drukarkę fiskalną wysyłane są nazwy fiskalne towarów, zdefiniowane na kartotekach towarowych, na zakładce Dodatkowe. Jeżeli dany towar nie posiada zdefiniowanej nazwy dla urządzeń fiskalnych, a parametr jest zaznaczony, na drukarkę fiskalną wysyłana jest nazwa zwykła towaru, pobrana z jego karty, z zakładki Ogólne Szuflada kasowa W przypadku współpracy z drukarką fiskalną istnieje możliwość podłączenia szuflady kasowej. Jeśli szuflada jest podpięta to jej otwarcie następuje po każdym poprawnie zakończonym wydruku Paragonu fiskalnego lub w dowolnym momencie po wciśnięciu kombinacji klawiszy <CTRL>+< SHIFT>+<S> Wydruk raportów fiskalnych Z poziomu menu Narzędzia możliwy jest wydruk raportów fiskalnych: dobowych oraz okresowych. Raport dobowy obejmuje sprzedaż dokonaną od ostatnio wykonanego raportu dobowego do chwili wydruku. Raport za okres obejmuje wszystkie raporty dobowe wykonane w podanym okresie czasu. Funkcja obsługiwana jest przez przyciski: - wydruk raportu - zamknięcie okna bez wydruku raportu Uwaga: Raporty fiskalne drukowane są na drukarce fiskalnej Wydruki fiskalne przez terminal System Comarch OPT!MA posiada możliwość pracy w środowisku Terminal Servises (TS). Istotnym elementem pracy tych systemów jest możliwość korzystania z drukarek fiskalnych. Przepisy wymagają od Użytkownika umieszczenia ich na stanowisku, gdzie odbywa się sprzedaż. W środowisku terminalowym oznacza to podłączenie drukarki fiskalnej do komputera, na którym pracuje klient terminala. W przypadku systemów Microsoft Windows Terminal Server do podłączenia drukarki fiskalnej do portu COM służy stworzone w COMARCH oprogramowanie. Oprogramowanie pozwala na przekazanie do końcówki terminala danych dla drukarki fiskalnej poprzez tzw. kanał wirtualny. Aby przekazywanie danych do drukarki mogło mieć miejsce zarówno po stronie końcówki terminala jak i po stronie serwera musi być zainstalowane odpowiednie oprogramowanie. Więcej szczegółów można znaleźć na stronach internetowych COMARCH (biuletyny techniczne na stronach dla Partnerów) lub otrzymać bezpośrednio w COMARCH. Uwaga: Aby korzystać z wydruków fiskalnych przez terminal należy posiadać odrębną opcję wydruków fiskalnych za pośrednictwem usług terminalowych. 7.3 Współpraca z kasami fiskalnymi W aktualnej wersji systemu Comarch OPT!MA możliwa jest współpraca z kasami NOVITUS, ELZAB, SHARP. Obsługa kas fiskalnych polega na przesyłaniu danych o towarach do kasy i imporcie raportu sprzedaży z kasy do programu. Współpraca przebiega w trybie off-line. Więcej szczegółów można znaleźć w dokumencie znajdującym się na płycie instalacyjnej Comarch OPT!MA ( Dokumentacja/ Instrukcje - Comarch_OPT!MA_2012_KasyFiskalne.pdf). Dokument dostępny jest również na stronie walidowanej w dziale Comarch OPTIMA/ Dokumentacja/Instrukcje. Uwaga: Aby korzystać z kas fiskalnych w programie Comarch OPT!MA należy wykupić odrębną opcję do współpracy z kasami fiskalnymi.

203 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Współpraca z Comarch imall24 Comarch OPT!MA współpracuje wirtualną galerią handlową: Comarch imall24. Serwis imall24 zapewnia skuteczną promocję i realizację procesu sprzedaży towarów i usług w Internecie. Użytkownicy Comarch OPTIMA poprzez imall24 mogą prezentować swoją ofertę produktową. Dzięki temu możliwe jest szybkie dotarcie do Klientów i pozyskanie nowych Klientów odwiedzających serwis. Klienci mogą poprzez imall24 składać zamówienia, które następnie są importowane do Comarch OPTIMA. Współpraca z imall24 możliwa jest bezpośrednio z programu Comarch OPTIMA, jak i poprzez Comarch isklep24. Szczegóły na temat serwisu Comarch imall24 można znaleźć na stronie Uwaga: Synchronizacja z Comarch imall24 jest usługą dostępną wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją. Aby oferta produktowa z Comarch OPTIMA była prezentowana w galerii internetowej imall24 należy uprzednio przeprowadzić konfigurację po stronie Comarch OPTIMA, następnie wykonać synchronizację programu z imall24. Poniżej dostępny jest opis kroków jakie należy wykonać. 8.1 Konfiguracja imall24 W menu System/ Konfiguracja firmy/ Ogólne/ isklep24/imall24 po zaznaczeniu parametru imall24 dostępne są parametry konfiguracji Comarch OPTIMA do współpracy z imall24. Rys. Konfiguracja imall24 ustawienia ogólne Na zakładce Ogólne należy uzupełnić pola: Nazwa imall - należy podać nazwę imall24 Waluty: Domyślna waluta - waluta, w jakiej będą prezentowane ceny w imall24 (domyślnie zaznaczone PLN). Użytkownik nie ma możliwości wskazania innej waluty. Ceny: Cena domyślna - należy wybrać cenę, która będzie wysyłana do galerii imall24. W przypadku, gdy cena w cenniku określona jest w walucie obcej, w trakcie eksportu do imall24 zostanie przeliczona na PLN wg aktualnego kursu (domyślnego).

204 Str. 204 Moduł Handel v Cena towaru poprzednia pole wykorzystywane dla wyświetlania cen promocyjnych w imall24, kiedy Użytkownik chce wyświetlić w galerii cenę przed promocją wówczas wyświetlana jest cena określona w tym polu. Pomijaj towary z ceną 0,00 jeśli dla danego towaru w cenniku nie ustalono ceny (wynosi ona domyślnie 0 zł), wówczas aby uniknąć sytuacji, kiedy do imall24 zostanie wyeksportowany towar o cenie 0zł należy zaznaczyć ten parametr. Zasoby: Domyślny magazyn należy wskazać magazyn, na który będą trafiały zamówienia zaimportowane z imall24. Wyślij zasoby parametr jest odpowiedzialny za wysyłanie stanów magazynowych do imall24. Jeśli parametr jest zaznaczony (domyślnie) do imall zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym z pola Ilość. Jeśli parametr jest odznaczony do imall24 nie zostaną wysłane stany magazynowe. Ze wszystkich magazynów - przy zaznaczonym parametrze do imall24 wysyłane są zbiorczo stany ze wszystkich magazynów z uwzględnieniem parametru Stany na dzień. Parametr dostępny jest tylko po zaznaczeniu parametru Wyślij zasoby. Stany na dzień parametr jest odpowiedzialny za wysyłanie stanów magazynowych z datą bieżącą (datą, z którą pracuje program Comarch OPT!MA), parametr dostępny jest tylko po zaznaczeniu opcji Wyślij zasoby. Jeśli parametr jest zaznaczony do imall24 zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym z pola Ilość dostępna (ilość towaru na magazynie pomniejszona o rezerwacje). Jeśli nie jest zaznaczony, do imall24 zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym z pola Ilość. Grupa towarów należy wybrać grupę towarową, która stanowi trzon drzewa towarów dla imall24. Do galerii trafią wszystkie towary z wybranej grupy wraz z podgrupami. Rezerwacje: Definicja RO schemat numeracji dla zamówień importowanych do Comarch OPTIMA przy synchronizacji z imall24. Seria seria wykorzystywana w definicji schematu numeracji dla RO wskazanej powyżej. Koszt przesyłki należy przypisać pozycję usługową z cennika, która będzie odpowiednikiem kosztu przesyłki w imall24. Nazwa i koszt usługi będą przesyłane z galerii imall24 wraz zamówieniem. Na zakładce Dodatkowe należy określić: Sposób eksportu cennika: różnicowy wysyłane są tylko towary nowo dodane lub te, dla których zmieniono dane, pełny zawsze wysyłane są wszystkie towary ze wskazanej grupy w danej gałęzi. Formy płatności formy płatności pobrane z imall24 należy powiązać z płatnościami dostępnymi w Comarch OPT!MA. Na zamówieniu zaimportowanym z imall24 będzie widniała forma płatności z Comarch OPTIMA ustawiona jako odpowiednik formy płatności z imall24. Inne: Mapowanie kontrahenta: Po NIP, Po parametr ten pozwala na kontrolowanie podczas importu istnienia takich samych kontrahentów na podstawie nr NIP lub/i adresu . Jeżeli w bazie OPTIMY znajduje się kontrahent o danym numerze NIP czy adresie , podczas importu do Comarch OPTIMA nie jest tworzona nowa karta dla takiego kontrahenta. Grupa kontrahenta kontrahenci będą importowani z imall24 do wskazanej grupy (grupy kontrahentów tworzymy w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Grupy kontrahentów) Na zakładce Wizytówka należy wprowadzić podstawowe informacje o sklepie/ firmie dane adresowe, dane kontaktowe, logo sklepu. Informacje te będą widoczne w imall24: Id klienta należy wprowadzić numer Id znajdujący się na Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania, który otrzymuje Użytkownik po zakupie Comarch OPTIMA. Po pierwszym wysłaniu wizytówki firmy do Comarch imall24 numer Id nie podlega edycji. Transmisja z wykorzystaniem WebSerwisu: Adres serwera adres serwera, na który wysyłane są dane. Pole jest nieaktywne do edycji. Pobierz słowniki (należy pobrać słowniki przed ustawieniem na towarach). Funkcja pobiera z imall24: formy płatności (widoczne w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ isklep24/imall24 w sekcji imall24/ Dodatkowe tabela Formy płatności, kolumna Nazwa imall24) koszt przesyłki w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ isklep24/imall24 w sekcji imall24/ Ogólne należy przypisać pozycję usługową z cennika wykorzystywaną w imall24. Kategorie wraz z atrybutami, które należy przypisać dla towarów i usług udostępnianych w imall24 (menu Ogólne/ Cennik pozycja cennika, zakładka imall24).

205 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 205 Wyślij wizytówkę firmy przycisk powoduje wysłanie do imall24 danych o firmie wprowadzonych na zakładce Wizytówka. Przed pierwszym wysłaniem wizytówki firmy należy podać numer PIN przypisany do Id Klienta (numer PIN znajduje się na Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania):. 8.2 Ustawienia na karcie cennikowej Po włączeniu w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ isklep24/imall24 opcji współpracy z serwisem imall24, na karcie towaru (menu Ogólne/ Cennik) dostępna jest zakładka imall24. Rys. Pozycja cennika - zakładka imall24 Parametr Udostępniaj w imall24 odpowiada za udostępnienie towaru w galerii imall24.

206 Str. 206 Moduł Handel v Z poziomu menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby w operacjach seryjnych dostępna jest opcja Zmiana parametrów imall24: Parametry imall24 Dla pozycji zaznaczonych na liście można włączyć parametr Udostępniaj w imall24, zmienić status dostępności towaru, czy kategorię imall24. Na liście zasobów (menu Handel/ Zasoby) oraz na liście cennikowej (Ogólne/ Cennik) dostępna jest dodatkowa kolumna imall24 przyjmuje wartość Tak, jeśli towar jest udostępniony w Mall24. Uwaga: Nazwa i opis towaru wysyłane są do imall24 wyłącznie w języku polskim. Użytkownicy modułu Handel Plus z poziomu zakładki imall24 mają dostęp do języków obcych. Z tym, że wyłącznie dane w języku polskim można przesłać do galerii. Informacje w obcym języku można wykorzystać do tworzenia własnych wydruków. Użytkownicy modułu Handel mają dostępny tylko język polski. Tabela języków składa się z kolumn podstawowych: Język (dla Użytkowników modułu Handel tylko j. polski), Nazwa, Opis oraz kolumn opcjonalnych: Meta opis, Nazwa imall, Opis imall, Opis skrócony, Słowa kluczowe, Tytuł. Po zaznaczeniu parametru Udostępniaj w imall24 w oknie Języki, po naciśnięciu ikony można zdefiniować nazwę towaru, która zostanie wysłana do imall24. Jeżeli nie uzupełnimy tej nazwy, do Comarch imall24 zostanie wysłana nazwa towaru zdefiniowana na kartotece towaru, na zakładce Ogólne. Do imall24 można wysłać także opis towaru wprowadzony w oknie Formularz języka towaru na zakładce Pozycjonowanie w polu Opis skrócony. Dla towaru udostępnianego w imall24 należy ustawić status dostępności towaru, który będzie widoczny w imall24: Dostępny (od ręki/ do 24h/ do 48h/ od 3 do 5 dni/ do 7 dni/ do 14 dni/ powyżej 14 dni) Dostępny na zamówienie, Niedostępny, Zapowiedź. Zdjęcia towarów Aby ułatwić Klientowi identyfikację produktu, do towaru można przypisać zdjęcie wysyłane razem z produktem do imall24. Zdjęcia dodajemy na karcie towaru, na zakładce Atrybuty. Do imall24 przenoszone są atrybuty o formacie binaria, dla których zaznaczono parametr Udostępniaj w imall Kategorie, atrybuty kategorii dla towarów udostępnianych w imall24 W serwisie imall24 towary prezentowane są z podziałem na kategorie. Poszczególne kategorie posiadają przypisane zestawy atrybutów służące do dokładnego opisu towaru. Podczas pobierania słowników z imall24 (Konfiguracja firmy/ Ogólne/ isklep24/imall24, szakładka imall24/ Wizytówka) lub wykonywania synchronizacji z imall24 (menu Narzędzia/ Wymiana danych) do Comarch OPTIMA zaczytywane jest drzewo kategorii wykorzystywane w galerii imall24 wraz z przypisanymi do tych kategorii atrybutami. Lista kategorii imall24 dostępna jest z poziomu pozycji cennika, na zakładce imall24, pod przyciskiem Kategoria imall24:

207 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 207 Rys. Lista kategorii imall24 Lista kategorii ma formę drzewa, do towaru należy przypisać kategorię najniższego poziomu. Np., zgodnie z widocznym obrazkiem: do towaru należy przypisać kategorię: Kuchenki elektryczne. Po przypisaniu do towaru kategorii, w tabeli Atrybuty pojawią się atrybuty przypisane do danej kategorii. Z tego poziomu można wprowadzać wartości poszczególnych atrybutów: Rys. Atrybuty kategorii towaru dla imall24 Wartość atrybutu wprowadzamy naciskając ikonę zostanie zmieniony można wskazać wartość atrybutu: Otwórz w tabeli z listą atrybutów. W oknie Formularz atrybutu Rys. Ustalanie wartości atrybutu towaru

208 Str. 208 Moduł Handel v Przypisanie kategorii i uzupełnianie wartości atrybutów umożliwia precyzyjne wyszukiwanie towarów w galerii imall24. Kategorię towaru, pod którą jest dostępny w imall24 można wyświetlić w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby wybierając na listę dodatkową kolumnę Kategoria imall Komunikacja z imall24 Komunikacja między programem Comarch OPTIMA a galerią internetową imall24 polega na synchronizacji w dwóch kierunkach: eksporcie do imall24 informacji o towarach, stanach magazynowych, imporcie drzewa kategorii, atrybutów kategorii, form płatności z imall24, informacji o kontrahentach zarejestrowanych w imall24 oraz złożonych zamówieniach. Proces synchronizacji odbywa się: Ręcznie - uruchamia się go poprzez ikonę dostępną w menu Narzędzia Automatycznie za pośrednictwem programu do synchronizacji Comarch Automat Synchronizacji Synchronizacja ręczna Aby dokonać ręcznej synchronizacji należy z nacisnąć ikonę umożliwiające rozpoczęcie synchronizacji. dostępną w menu Narzędzia. Pojawi się okno Rys. imall24 synchronizacja. Należy wskazać, czego ma dotyczyć synchronizacja. Oddzielnie można dokonywać eksportów samych towarów, a oddzielnie importu zamówień. Eksport cennika podczas synchronizacji przesyłany jest cennik. Eksport zasobów podczas synchronizacji przesyłane są stany magazynowe towarów. Różnicowa synchronizacja cennika przesyłane są tylko te towary, na których nastąpiła jakakolwiek zmiana. Import/ potwierdzenie zamówień podczas synchronizacji zamówień następuje: Import kontrahentów, którzy zarejestrowali się w imall24 Import zamówień złożonych za pośrednictwem imall24 Eksport statusu zamówienia Synchronizacja automatyczna Automatyczna synchronizacja danych polega na automatycznej wymianie danych między Comarch OPT!MA a imall24. Wymiana ta polega na eksporcie i imporcie danych, zgodnie z ustawieniami konfiguracyjnymi imall24 zdefiniowanymi w konfiguracji (na zasadach opisanych przy synchronizacji ręcznej). Synchronizacja automatyczna uruchamiana jest na serwerze, na którym zainstalowana jest Comarch OPT!MA. Usługa Comarch Automat Synchronizacji instalowana jest wraz z systemem Comarch OPT!MA. Jeżeli krok ten został pominięty podczas instalacji programu, Automat Synchronizacji można zainstalować oddzielnie np. wywołując instalator Comarch OPT!MA z poziomu Panelu sterowania.

209 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 209 Uwaga: Po instalacji Automatu Synchronizacji usługa jest zatrzymana, po skonfigurowaniu parametrów w konfiguracji Comarch OPT!MA należy ją uruchomić w systemie Windows ( Panel sterowania/ Narzędzia administracyjne/ Usługi). Zalecane jest, aby we właściwościach Usługi Comarch Automat Synchronizacji, na zakładce Logowanie zaznaczyć To konto i podać nazwę Użytkownika Windows oraz jego hasło. W System/ Konfiguracja/ Program znajduje się gałąź Automat synchronizacji, w której należy skonfigurować parametry dotyczące synchronizacji programu Comarch OPT!MA z Comarch imall24. W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do bazy konfiguracyjnej, na której obecnie pracujemy. Dla każdej z baz możemy włączyć automatyczną synchronizację oraz określić w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością synchronizacja będzie się odbywać. W podgałęzi Operator należy wpisać akronim Operatora oraz jego hasło do programu Comarch OPT!MA, jeśli do logowania używa hasła. W podgałęzi Parametry widoczne są dane: nazwa serwera, nazwa bazy konfiguracyjnej, serwer klucza. Dane uzupełniają się automatycznie, po zalogowaniu do programu. Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach loga operacji, domyślnie w lokalizacji C:\Documents and Settings\All Users\Dane aplikacji\comarch\comarchautomatsynchronizacji\

210 Str. 210 Moduł Handel v Współpraca z Comarch isklep24 Comarch isklep24 powstał w celu zaspokojenia potrzeb rynkowych przedsiębiorstw w zakresie sprzedaży on-line. Comarch isklep24 dedykowany jest dla firm, które chcą poszerzyć możliwości dotarcia do klientów poprzez oferowanie swoich towarów w ogólnodostępnym sklepie internetowym. Współpraca Comarch OPT!MA z Comarch isklep24 polega na: 1. Eksporcie do isklep24 danych o towarach oraz grupach towarów 2. Imporcie danych o nowych kontrahentach zapisanych w isklep24 3. Imporcie zamówień złożonych w isklep24 Właściciel sklepu wykorzystuje do swojej pracy tylko jeden program: Comarch OPT!MA. Comarch isklep24 w tym podejściu jest wyłącznie narzędziem umożliwiającym prowadzenie sprzedaży za pośrednictwem Internetu. 9.1 Wymagania systemowe Współpraca Comarch OPT!MA z isklep24 wymaga środowiska NET Framework 2.0, dodatku Microsoft Web Services Enhancements (WSE) 3.0 Runtime oraz komponentu SQLXML. 9.2 Konfiguracja współpracy z isklep24 Parametry dotyczące konfiguracji isklep24 znajdują się w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ isklep24/imall24. Okno zawiera elementy konfiguracyjne związane ze współpracą z isklep24. Poszczególne pola do wypełnienia są dostępne po zaznaczeniu parametru isklep24. Z jedną bazą danych Comarch OPT!MA skonfigurować można wiele sklepów internetowych: Dla każdego sklepu należy przeprowadzić oddzielną konfigurację. Na zakładce Ogólne należy uzupełnić pola: Nazwa sklepu należy podać nazwę isklep24 Waluty: Domyślna waluta waluta, w jakiej będą prezentowane ceny w isklep24 (domyślnie PLN). Użytkownik może wskazać dowolną walutę spośród zdefiniowanych w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty. Możliwość zmiany waluty jest blokowana po wykonaniu pierwszej synchronizacji z Comarch isklep24. Klient isklep24 ma możliwość wyboru waluty, w której będą prezentowane ceny w isklep24 spośród walut zdefiniowanych w Comarch OPT!MA. Do wyboru są waluty wskazane w tabeli Dostępne waluty. Dla każdej waluty można określić kurs ręcznie lub zaznaczyć parametr pobierz kurs z konfiguracji, wówczas cena towaru w isklep24 będzie przeliczana na wybraną przez Użytkownika walutę po bieżącym notowaniu kursu domyślnego z Comarch OPT!MA (Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty). Ceny Cena domyślna - należy wybrać cenę, która będzie wysyłana do sklepu internetowego.

211 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 211 Cena poprzednia pole wykorzystywane dla wyświetlania cen promocyjnych w isklep24, kiedy Użytkownik chce wyświetlić w sklepie cenę przed promocją wówczas wyświetlana jest cena określona w tym polu. Pomijaj towary z ceną 0,00 jeśli dla danego towaru w cenniku nie ustalono ceny (wynosi ona domyślnie 0 zł), wówczas aby uniknąć sytuacji, kiedy do isklep24 zostanie wyeksportowany towar o cenie 0zł należy zaznaczyć ten parametr. Jeżeli dla towaru już sprzedawanego w isklepie zmieniono po stronie Comarch OPT!MA cenę na 0,00 PLN, przy kolejnej synchronizacji cennika z Comarch isklep24 towar zostanie usunięty z isklepu. Zasoby Domyślny magazyn należy ustawić na jaki magazyn będą trafiały zamówienie zaimportowane z isklep24 Wyślij zasoby parametr odpowiedzialny za wysyłanie stanów magazynowych do isklep24: jeśli parametr jest zaznaczony (domyślnie) do isklep24 zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym z pola Ilość dostępna. jeśli parametr jest odznaczony do isklep24 nie zostaną wysłane stany magazynowe. Ze wszystkich magazynów parametr jest aktywny po zaznaczeniu parametru Wyślij zasoby. Odpowiada za wysyłanie do isklepu zbiorczego stanu ze wszystkich magazynów z uwzględnieniem parametru Stany na dzień. Stany na dzień parametr odpowiedzialny za wysyłanie stanów magazynowych z datą bieżącą (datą, z którą pracuje program Comarch OPT!MA), dostępny tylko po zaznaczeniu parametru Wyślij zasoby: jeśli parametr jest zaznaczony do isklep24 zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym z pola Ilość dostępna (ilość towaru na magazynie pomniejszona o rezerwacje). jeśli parametr nie jest zaznaczony do isklep24 zostaną wysłane o stanie magazynowym z pola Ilość. Wyślij cechy partii Użytkownicy modułu Handel Plus mają możliwość sprzedaży towaru w isklep24 w oparciu o ocechowane partie. Klient isklep24 może wybrać konkretną sztukę towaru opisaną przez cechy. Do isklep24 wysyłane są wraz z towarami cechy, które mają zaznaczony parametr udostępniaj w isklep24 oraz jako format wybrany: lista (Klient isklep 24 z listy wybiera konkretną wartość cechy). Sposób przyjmowania towaru na magazyn z podziałem na partie został opisany w rozdziale Moduł Handel Plus. Na zamówieniu zaimportowanym do Comarch OPT!MA informacja o wybranych przez Klienta isklep24 cechach towaru widoczna jest na RO, na zakładce Dodatkowe w polu Opis/ Atrybuty. Rezerwację Odbiorcy można przekształcić tylko do dokumentów, które zdejmą konkretną dostawę z magazynu: Wydania Zewnętrznego, Faktury Sprzedaży/ Paragonu z opcją pobrania towaru z magazynu. Przekształcenie RO do FA/ PA z opcją rezerwacji nie jest możliwe. Grupa towarowa należy wybrać grupę towarową, która stanowi trzon drzewa towarów dla isklep24; do sklepu trafią wszystkie grupy będące podgrupami wybranej grupy wraz z kolejnymi poziomami drzewa. Rezerwacje Definicja RO schemat numeracji dla zamówień tworzonych przy synchronizacji z isklep24. Seria seria wykorzystywana w definicji schematu numeracji dla RO wskazanej powyżej. Koszt przesyłki należy przypisać pozycję usługową z cennika, która będzie odpowiednikiem kosztu przesyłki w isklep24. Nazwa i koszt usługi będą przesyłane z isklep24 wraz zamówieniem.

212 Str. 212 Moduł Handel v Rys. Konfiguracja isklep24 Na zakładce Dodatkowe formularza isklep24 należy uzupełnić: Adres serwera plików wymiany w polu wskazuje się adres serwera wymiany danych między programem Comarch OPTIMA i isklep24 (nazwę tego serwera Klient otrzymuje w u po złożeniu zapotrzebowania na isklep24). Pobierz słowniki imall24 funkcja wykorzystywana przy współpracy z internetową galerią handlową imall24 Przycisk służy do pobrania z imall24 kategorii wraz z atrybutami, które należy przypisać dla towarów i usług udostępnianych w imall24. Szczegóły na temat współpracy isklepu z imall24 znajdują się w rozdziale 9.6Współpraca isklep24 z Comarch imall24. Generuj klucz wymiany w oknie należy wskazać nazwę firmy, sklepu oraz PIN (w polu: Hasło). Dane te, Klient otrzymuje w osobnym u po złożeniu zapotrzebowania na isklep24. Sposób eksportu cennika: różnicowy wysyłane są tylko towary nowo dodane, lub te, dla których zmieniono dane; pełny zawsze wysyłane są wszystkie towary ze wskazanej grupy w danej gałęzi

213 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 213 Sposób eksportu grup towarowych: różnicowy wysyłane są tylko grupy nowo dodane lub te, dla których zmieniono kod, nazwę, pełny zawsze wysyłane są wszystkie grupy w danej gałęzi. Formy płatności Gotówka należy wybrać formę płatności, która będzie odpowiednikiem Gotówki w isklep24 Przelew należy wybrać formę płatności, która będzie odpowiednikiem Przelewu w isklep24 On-line należy wybrać formę płatności, która będzie odpowiednikiem płatności On-line w isklep24 Raty należy wybrać formę płatności, która będzie odpowiednikiem płatności Raty w isklep24 Dodatkowa 1,2 należy wybrać formę płatności, która będzie odpowiednikiem płatności Dodatkowa 1,2 w isklep24 Inne Mapowanie kontrahenta: Po NIP, Po parametr ten pozwala na kontrolowanie podczas importu istnienia takich samych kontrahentów na podstawie nr NIP lub/i adresu . Jeżeli w bazie OPTIMY znajduje się kontrahent o danym numerze NIP czy adresie , podczas importu do Comarch OPTIMA nie jest tworzona nowa karta dla takiego kontrahenta. Grupa kontrahenta kontrahenci będą importowani z isklep24 do wskazanej grupy (grupy kontrahentów tworzymy w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Grupy kontrahentów) Eksport faktur w formacie pdf jeżeli na wydruku Faktury Sprzedaży zaznaczono parametr kopia elektroniczna (menu Wydruk danych/ Konfiguracja wydruków), podczas wydruku/ wysyłania em Faktury Sprzedaży wystawionej do Rezerwacji Odbiorcy, tworzona jest Faktura Sprzedaży w formacie PDF (Użytkownicy modułu Obieg Dokumentów mają dostęp do Faktur w formacie PDF w Archiwum Wydruków). Faktura w PDF jest wysyłana podczas synchronizacji do isklep24. Rys. Konfiguracja isklep24 zakładka Dodatkowe

214 Str. 214 Moduł Handel v Przygotowanie bazy towarowej dla isklep Grupy towarów wysyłane do isklep24 Do sklepu będą wysyłane Grupy towarów zgodnie z definicją w konfiguracji (Konfiguracji firmy/ Ogólne/ isklep24/imall24). Jeśli w konfiguracji zostanie ustawiona Grupa Główna to zostaną wysłane wszystkie grupy będące w Grupie Głównej wraz z podgrupami. Jeśli zostanie wybrana inna grupa, wówczas do sklepu będą przesyłane grupy, będące jej podgrupami wraz z kolejnymi poziomami. Uwaga: Do isklep24 przenoszone są nazwy, a nie kody grup. Dlatego ważne jest, aby dla każdej grupy, która ma się pojawić w isklep24, została wypełniona nazwa grupy. Daje to dodatkową możliwość opisania grup w czytelny sposób, na potrzeby prezentacji w isklep24. Na formularzu grupy towarowej dostępna jest zakładka isklep24, z poziomu której można wprowadzić dłuższą nazwę grupy czy opis dla grupy z wykorzystaniem języka HTML. Użytkownicy modułu Handel Plus mają możliwość wprowadzenia nazwy, opisu grupy także w językach obcych, m.in. : niemieckim, angielskim, francuskim... Użytkownicy modułu Handel mają do dyspozycji tylko język polski. Informacje te są eksportowane do isklep24. Rys. Formularz grupy towarowej zakładka isklep24 Po naciśnięciu ikony w oknie Języki obce na zakładce Ogólne: w przypadku Użytkowników modułu Handel Plus można wskazać język, w którym zostaną wprowadzone dane. należy uzupełnić pole Nazwa dla grupy towarowej (max. 100 znaków). Bez uzupełnienia nazwy program nie pozwoli na zapis pozycji, opis może pozostać pusty. dostępny jest edytor HTML dla opisu grupy towarowej przenoszonego do Comarch isklep24. Okno do edycji opisu składa się z trzech zakładek: Edytor - wprowadzenie opisu, dostępny jest panel umożliwiający formatowanie tekstu. HTML prezentacja opisu w języku HTML z możliwością edycji tekstu. Podgląd podgląd opisu prezentowanego w isklepie bez możliwości edycji. Uwaga: Adresy stron internetowych w hiperłączu edytora należy wpisywać z przedrostkiem

215 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 215 Rys. Formularz języka grupy towarowej zakładka Ogólne. Na zakładce Pozycjonowanie możliwe jest zdefiniowanie meta danych dla strony prezentującej produkty z wybranej grupy. Dane te prezentowane są w wynikach wyszukiwania: Tytuł Tytuł strony wyświetlany w wynikach wyszukiwania. Zalecana długość do 50 znaków. Słowa kluczowe słowa kluczowe (frazy) najtrafniej oddające zawartość strony. Słowa kluczowe należy oddzielać od siebie znakiem przecinka. Zaleca ilość słów to od 6 do 10. Meta Opis Opis strony, który ma zachęcić internautę do odwiedzenia strony z produktami z wybranej grupy. Zalecana długość do 250 znaków. Tabela języków składa się z kolumn podstawowych: Język (dla Użytkowników modułu Handel tylko j. polski), Nazwa oraz kolumn opcjonalnych: Meta opis, Opis skrócony, Słowa kluczowe, Tytuł. Parametr Kolejność w menu isklep24 poprzez wpisanie liczby umożliwia ustalenie kolejności wyświetlania grup w Comarch isklep Towary wysyłane do isklep24 Towar, który ma być oferowany do sprzedaży w sklepie internetowym, musi mieć zaznaczoną opcję: Udostępniaj w isklep24, umieszczoną na zakładce isklep24 na karcie towaru. Towar musi być przypisany do co najmniej jednej grupy, która znajduje się w drzewie wysyłanym do isklep24. Jeśli towar znajduje się w kilku grupach, to w i Sklep24 zostanie umieszczony w każdej z przypisanych grup. Z poziomu menu Ogólne/ Cennik w funkcjach dodatkowych dostępna jest opcja Comarch isklep24 udostępnianie towarów w Comarch isklep24. Po jej wykonaniu dla pozycji zaznaczonych na liście zostanie automatycznie zaznaczony parametr Udostępniaj w isklep24. Funkcja pozwala również na seryjne odznaczenie parametru Udostępnij w isklep24 (funkcja dostępna jest również w operacjach seryjnych Zmiana parametrów isklep24 w menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby). Na liście zasobów (menu Handel/ Zasoby) oraz na liście cennikowej (Ogólne/ Cennik) dostępna jest dodatkowa kolumna isklep24 przyjmuje wartość Tak, jeśli towar jest udostępniony w isklep24.

216 Str. 216 Moduł Handel v Do isklep24 wysyłane są następujące dane o towarach: kod towaru, nazwa, opis, cena zgodnie z ustawieniami w konfiguracji, zdjęcia towaru, producent, marka przypisana do towaru, jednostka miary towaru podstawowa i pomocnicza oraz przeliczniki między jednostkami. Na karcie towaru (zakładka Dodatkowe) znajduje się pole Waga w kg pozwalające na zdefiniowanie wagi towaru, podczas synchronizacji pole przenoszone jest do Comarch isklep24. Użytkownicy modułu Handel Plus na karcie towaru, na zakładce isklep24 mogą wprowadzić nazwę i opis towaru także w języku obcym. Użytkownicy modułu Handel mają do dyspozycji tylko język polski. Jeżeli Użytkownik pracuje na module Handel Plus i nie korzysta z isklep24 zakładka nazywa się Języki. Rys. Pozycja cennika zakładka isklep24 Na zakładce isklep24 znajdują parametry związane z współpracą programu z Comarch isklep24, aktywne po zaznaczeniu parametru Udostępniaj w isklep24: Towar nie podlega rabatowaniu Negocjowalny koszt dostawy Status dostępności: Dostępny: o o o o Dostępny (od ręki/ do 24h/ do 48h/ od 3 do 5 dni/ do 7 dni/ do 14 dni/ powyżej 14 dni) Dostępny na zamówienie Niedostępny Zapowiedź Dostępny na zamówienie Niedostępny Zapowiedź

217 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 217 Po naciśnięciu ikony z poziomu zakładki isklep24 w oknie Formularz języka towaru można wprowadzić dodatkowe dane dla Comarch isklep24. Okno składa się z trzech zakładek: Ogólne, isklep24, Pozycjonowanie. Na zakładce Ogólne: w przypadku Użytkowników modułu Handel Plus można wskazać język, w którym zostaną wprowadzone dane. Użytkownicy modułu Handel mogą posługiwać się tylko językiem polskim. należy uzupełnić pole Nazwa (max. 100 znaków), bez jego wypełnienia program nie pozwoli na zapis formularza. Opcjonalnie można zdefiniować Opis dla towaru. Na zakładce isklep24 dostępnej po zaznaczeniu parametru Udostępniaj w isklepie znajduje się edytor HTML dla opisu towaru przenoszonego do Comarch isklep24. Okno do edycji opisu składa się z trzech zakładek: Edytor wprowadzenie opisu, dostępny jest panel umożliwiający formatowanie tekstu. HTML prezentacja opisu w języku HTML z możliwością edycji tekstu. Podgląd podgląd opisu prezentowanego w isklepie bez możliwości edycji. Uwaga: Adresy stron internetowych w hiperłączu edytora należy wpisywać z przedrostkiem Rys. Opis isklep24 dla towaru edytor HTML Zakładka Pozycjonowanie: Z poziomu tej zakładki możliwe jest zdefiniowanie meta danych dla strony prezentującej produkty z wybranej grupy. Dane te prezentowane są w wynikach wyszukiwania: Tytuł Tytuł strony wyświetlany w wynikach wyszukiwania. Zalecana długość do 50 znaków. Słowa kluczowe słowa kluczowe (frazy) najtrafniej oddające zawartość strony. Słowa kluczowe należy oddzielać od siebie znakiem przecinka. Zaleca ilość słów to od 6 do 10. Meta Opis Opis strony, który ma zachęcić internautę do odwiedzenia strony z produktami z wybranej grupy. Zalecana długość do 250 znaków. W Comarch isklep24 wyświetlana jest w pierwszej kolejności wartość pola Nazwa HTML, jeśli pole to jest puste, wówczas wyświetlana jest wartość pola Nazwa z formularza Języki obce. Jeśli nie zdefiniujemy nic na zakładce Języki, wówczas w Comarch isklep24 wyświetlana jest wartość pola Nazwa z zakładki Ogólne z formularza towaru. Jeśli w Comarch isklep24 wybrany zostanie język, dla którego nie zdefiniowano nazwy towaru, wówczas wyświetlana jest nazwa towaru w języku domyślnym.

218 Str. 218 Moduł Handel v Podobnie w przypadku wyświetlania opisu. W Comarch isklep24 wyświetlana jest w pierwszej kolejności wartość pola Opis HTML, jeśli pole to jest puste, wówczas wyświetlana jest wartość pola Opis z formularza Języki obce, jeśli to pole również nie jest wypełnione, wtedy wyświetlana jest wartość pola Opis z zakładki Dodatkowe z formularza towaru. Jeśli w Comarch isklep24 wybrany zostanie język, dla którego nie zdefiniowano opisu towaru, wówczas wyświetlany jest opis towaru w języku domyślnym Dodatkowe atrybuty towarów Do isklep24 można wysyłać dodatkowo inne informacje o towarze w formie atrybutów. Aby dany atrybut został wysłany wraz z towarem do isklep24 musi mieć zaznaczoną opcję: Udostępniaj w isklep24. Do sklepu internetowego można wysłać dowolny zestaw dodatkowych atrybutów towaru. Uwaga: Do isklep24 przenoszone są nazwy, a nie kody atrybutów, dlatego ważne jest aby dla poszczególnych atrybutów wypełnić nazwę. Jeśli nazwa nie zostanie wypełniona wówczas atrybut pojawi się w isklep24, lecz bez określenia czego dotyczy. W przypadku modułu Handel Plus i obsługi wielojęzyczności możliwe jest zdefiniowanie języka dla atrybutu. Na formularzu atrybutu, na zakładce Ogólne widoczna jest lista rozwijana, z której można wybrać język. Domyślnie, dla nowo tworzonych atrybutów podpowiada się język polski. Dla atrybutu, który jest dodawany do towaru lub modyfikowany, z poziomu formularza towaru (zakładka Atrybuty) również istnieje możliwość wybrania języka, czyli można zmienić język tylko dla wybranego towaru. Przy synchronizacji, do Comarch isklep24 przekazywane są wszystkie dane dotyczące atrybutów wraz z informacją o języku. Atrybut niebinarny oraz binarny, który nie jest zdjęciem wyświetlany jest tylko w tym języku, w którym został dodany. Dlatego, w przypadku, gdy atrybut ma być wykorzystywany dla wszystkich wersji językowych w Comarch isklep24 należy dodać go trzy razy, za każdym razem z inną wersją językową. Zdjęcie towaru Towary mogą być prezentowane w isklep24 razem z obrazami (fotografie, grafiki itp.), przedstawiającymi ich wygląd, stan itd. Aby możliwe było wyświetlanie obrazów dla towaru w isklep24 należy skorzystać z atrybutów binarnych. Aby tego dokonać należy: Dodać atrybut o formacie danych: binaria oraz z zaznaczonym parametrem Udostępniaj w isklep24 Przypisać dodany atrybut do towaru Dodać daną binarną (np. fotografii odpowiedniego towaru), do listy danych binarnych. Szczegóły zostały opisane w rozdziale omawiającym atrybuty towaru (Wystawianie dokumentów informacje dodatkowe/ Atrybuty/ Atrybuty towaru). Przypisać daną binarną do atrybutu towaru (typu binarna) Pierwszy atrybut binarny, który jest zdjęciem (pierwszy na liście atrybutów) funkcjonuje jako zdjęcie główne. W Comarch isklep24 takie zdjęcie nie jest lokalizowane. Jest wyświetlane dla wszystkich wersji językowych. Każde kolejne zdjęcie jest lokalizowane, a więc jest czułe na ustawienia języka. Seryjne dodawanie/usuwanie atrybutów Z poziomu menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby poprzez Operacje seryjne można dla pozycji zaznaczonych na liście przypisać atrybut wraz z określeniem jego wartości, który będzie wykorzystywany w Comarch isklep24. Z tego poziomu można również wykonać seryjne usunięcie atrybutu z kartotek towarowych Rabaty towarów W menu Ogólne/ Rabaty dla opcji: jeden kontrahent/ wszystkie towary, jeden towar/ wszyscy kontrahenci, jeden kontrahent/ grupa towarowa, jeden kontrahent/ jeden towar można wprowadzić rabat mający zastosowanie w Comarch isklep24. Wartość rabatu należy określić w kolumnie Rabat isklep24. Informację o rabatach mających zastosowanie w isklep24 dla danego kontrahenta można sprawdzić w oknie Lista rabatów kontrahenta (opcja dostępna z poziomu listy kontrahentów, w górnym menu ikon ).

219 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Zmiana parametrów dla Comarch isklep24 Z poziomu menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby w Operacjach seryjnych dostępne są funkcje: - zmiana marki/producenta: - zmiana parametrów isklep24: Dla pozycji zaznaczonych na liście można zaznaczyć parametr Udostępniaj w isklep24, zmienić status dostępności towaru czy zmienić kategorię imall Odbiór zamówień z isklep24 Wszystkie zamówienia zarejestrowane w isklep24 trafiają do bazy Comarch OPT!MA na listę dokumentów RO. W systemie dostają kolejny numer, zgodnie z ustawieniami numeratora dla dokumentów RO. Nr zamówienia wygenerowany w isklep24 przenoszony jest do pola Nr zamówienia na dokumencie RO. Data zamówienia wysyłana jest z isklep24 i jest zgodna z datą zatwierdzenia zamówienia przez użytkownika, Termin rezerwacji jest ustawiany zgodnie z ilością dni wpisaną w Konfiguracji firmy/ handel/ Parametry (termin liczony jest od daty wystawienia). Jeżeli w konfiguracji nie ustawiono ilości dni, jako termin rezerwacji ustawiana jest data bieżąca. Dane kontrahenta importowane są na podstawie danych zapisanych przez użytkownika isklep24 w danych kontaktowych. Klient jednorazowy Jeśli klient isklep24 nie posiada swojego profilu, czyli nie zarejestrował się na stronie isklep24, wówczas traktowany jest jako użytkownik jednorazowy, a faktura dla niego wystawiana jest na kontrahenta!nieokreślonego!. Dane kontrahenta trafiają na dokument RO, ale nie jest tworzona karta kontrahenta w bazie Comarch OPT!MA. Klient zarejestrowany Jeśli klient posiada swój profil (konto) w isklep24 wówczas przy najbliższej synchronizacji z Comarch OPT!MA jego dane są importowane i zakładana jest karta kontrahenta. Karty kontrahentów otrzymują automatyczny Kod, składający się z członów ESKL_IDSKLEPU_IDKONTRAHENTA, gdzie IDSKLEPU i ID KONTRAHENTA to numery identyfikacyjne sklepu/kontrahenta. Dane na kartę kontrahenta pobierane są z danych fakturowych wprowadzonych przez użytkownika sklepu. Jeżeli podczas rejestracji w isklep24 użytkownik zaznaczył parametr Firma, w Comarch OPT!MA otrzymuje status podmiotu gospodarczego zamówienia z isklep24 są realizowane w cenach netto. Różne dane kontaktowe i fakturowe Jeśli użytkownik isklep24 dane do faktury wpisał inne niż te zarejestrowane jako kontaktowe, wówczas na zamówieniu, w polach Płatnika znajda się dane zapisane w danych do faktury, natomiast dane kontaktowe zostaną umieszczone w polach związanych z Odbiorcą. Forma płatności Forma płatności jest importowana z isklep24 i ustawiana zgodnie z konfiguracją płatności zdefiniowaną

220 Str. 220 Moduł Handel v Elementy zamówienia Na zamówienia trafiają towary przesłane z zamówienia złożonego w isklep24 wraz z cenami i wskazanymi przez klienta atrybutami. Ceny zapisywane są zgodnie z przesłanymi z isklep24 bez względu na zmiany cennika. Atrybuty towarów są przenoszone na RO w pole Opis/ atrybuty znajdujące się w oknie pozycji dokumentu. Na importowane zamówienia walucie pobierany jest aktualny kurs domyślny z konfiguracji programu. W przypadku zamówień z rozróżnieniem na cechy partii (moduł Handel Plus), informacje o cechach partii znajdują się na formularzu RO, na zakładce Dodatkowe w polu Opis/ Atrybuty. Po przekształceniu RO do WZ lub Faktury Sprzedaży z opcją pobrania towaru z magazynu i wykonaniu synchronizacji z isklep24 w isklep24 pomniejszany jest stan towaru o zrealizowany na FA/ WZ. Koszty transportu/wysyłki Na zamówienie przenoszone są również koszty związane z dostarczeniem towaru do klienta. Aby dane te poprawnie trafiły na dokument RO należy założyć w Cenniku kartę usługową przeznaczona na koszty związane z dostawą, a następnie wybrać tę pozycję w Konfiguracji isklep24 dla Kosztu przesyłki (Konfiguracja firmy/ Ogólne/ isklep24/imall24). Zgodnie z ustawieniem w konfiguracji do RO zostanie dodana pozycja usługowa o kodzie z cennika, natomiast nazwa i wartość zostaną przesłane z isklep24 Opis transakcji Klient składający zamówienie w isklep24 może umieścić na nim dowolne uwagi, które następnie trafiają do pola Opis na dokumencie RO Zamówienia w cenach netto Dla Klientów isklep24 będących podmiotami gospodarczymi (podczas rejestracji w isklep24 należy zaznaczyć parametr Firma) towary prezentowane są w cenach netto na Rezerwacjach Odbiorcy w Comarch OPT!MA podatek VAT liczony jest algorytmem od netto Potwierdzanie zamówienia Zamówienie zaimportowane z isklep24 trafia do bufora. Jednak, aby zamówienie zostało zaimportowane musi ono być potwierdzone przez klienta i mieć status Oczekuje na potwierdzenie sklepu. Jeśli zamówienie będzie miało status Oczekuje na Twoje potwierdzenie to takie zamówienie nie będzie zaimportowane z Comarch isklep24 do Comarch OPT!MA. Po jego weryfikacji, sprawdzeniu dostępności towaru, możliwości realizacji itd. zamówienie można zatwierdzić co będzie równoznaczne z potwierdzeniem zamówienia. Przy najbliższej synchronizacji informacja o potwierdzeniu zamówienia zostanie przesłana do isklep24. Wtedy zamówienie uzyska status Potwierdzone Realizacja zamówienia Realizacja zamówienie polega na wygenerowaniu do zamówienia dokumentów handlowych lub magazynowych. Nie ma znaczenie czy dokument ten jest w buforze czy też zapisany na stałe. Jeśli dokument zamówienia ma status w realizacji to w isklep24 przy najbliższej synchronizacji zostanie ono potwierdzone. Po całkowitej realizacji zamówienia, przy synchronizacji do isklep24 zostanie wysłana informacja o tym, że zamówienie zostało zrealizowane, a status zamówienia zmieni się na Zrealizowane. Na Paragonie, Fakturze Sprzedaży generowanych do zamówienia, na zakładce Kontrahent można uzupełnić nr listu przewozowego. Numer podczas synchronizacji jest przesyłany do Comarch isklep24, klient otrzymuje automatyczną wiadomość zawierającą nr listu przewozowego. Uwaga: Jeśli z jakichkolwiek przyczyn z realizacji zamówienia trzeba się wycofać, wówczas nie wystarczy usunięcie faktury czy dokumentu WZ, status w sklepie pozostanie jako zrealizowany. Jeśli zamówienie nie będzie realizowane, wówczas należy anulować dokument RO. Informacja o anulowaniu zamówienia zostanie przesłana do isklep Komunikacja z isklep24 Komunikacja z isklep24 polega na synchronizacji danych w dwóch kierunkach: eksporcie do isklep24 informacji o towarach, grupach towarów, cennikach, zdjęciach dla atrybutu oraz stanach magazynowych imporcie informacji o kontrahentach zarejestrowanych w isklep24 oraz złożonych zamówieniach Proces synchronizacji odbywa się: Ręcznie - uruchamia się go poprzez ikonę dostępną w menu Narzędzia Automatycznie za pośrednictwem programu do synchronizacji Comarch Automat Synchronizacji

221 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Synchronizacja ręczna Aby dokonać ręcznej synchronizacji należy z nacisnąć ikonę umożliwiające rozpoczęcie synchronizacji. dostępną w menu Narzędzia. Pojawi się okno W oknie tym można wskazać, czego ma dotyczyć synchronizacja. Oddzielnie można dokonywać samych eksportów towarów, grup lub zasobów, a oddzielnie importu zamówień. Domyślnie wszystkie opcje są zaznaczone. Grupy towarów i Towary Opcje synchronizacji towarów i grup towarowych ustawione są zgodnie z ustawieniami zdeklarowanymi w konfiguracji. Synchronizacja pełna - przesyłane są wszystkie towary lub grupy, które spełniają warunki dla isklep24. Synchronizacja różnicowa - przesyłane są tylko te grupy lub towary, na których nastąpiła jakakolwiek zmiana zmiana ceny, grupy, zdjęcia itp. Zasoby Podczas synchronizacji przesyłane są stany magazynowe towarów pobrane z pola ilość dostępna. Zamówienia Podczas synchronizacji zamówień następuje: Import kontrahentów, którzy zarejestrowali się w isklep24 Import zamówień złożonych za pośrednictwem isklep24 Eksport statusu zamówienia Eksport nr listu przewozowego uzupełnionego na Paragonie/ Fakturze Sprzedaży (zakładka Kontrahent) wygenerowanych do zamówienia Synchronizacja automatyczna Automatyczna synchronizacja danych polega na automatycznej wymianie danych między Comarch OPT!MA a isklep24. Wymiana ta polega na eksporcie i imporcie danych, zgodnie z ustawieniami konfiguracyjnymi isklep24 zdefiniowanymi w konfiguracji (na zasadach opisanych dla synchronizacji ręcznej). Synchronizacja automatyczna uruchamiana jest na serwerze, na którym zainstalowana jest Comarch OPT!MA. Usługa Comarch Automat Synchronizacji instalowana jest wraz z systemem Comarch OPT!MA. Jeżeli krok ten został pominięty podczas instalacji programu, Automat Synchronizacji można zainstalować oddzielnie np. wywołując instalator Comarch OPT!MA z poziomu Panelu sterowania. Uwaga: Po instalacji Automatu Synchronizacji usługa jest zatrzymana, po skonfigurowaniu parametrów w konfiguracji Comarch OPT!MA należy ją uruchomić w systemie Windows ( Panel sterowania/ Narzędzia administracyjne/ Usługi). Zalecane jest, aby we właściwościach Usługi Comarch Automat Synchronizacji, na zakładce Logowanie zaznaczyć To konto i podać nazwę Użytkownika Windows oraz jego hasło. W System/ Konfiguracja/ Program znajduje się gałąź Automat synchronizacji, w której należy skonfigurować parametry dotyczące synchronizacji programu Comarch OPT!MA z Comarch isklep24. W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do bazy konfiguracyjnej, na której obecnie pracujemy. Dla każdej z baz możemy włączyć automatyczną synchronizację oraz określić w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością synchronizacja będzie się odbywać. W podgałęzi Operator należy wpisać akronim Operatora oraz jego hasło do programu Comarch OPT!MA, jeśli do logowania używa hasła.

222 Str. 222 Moduł Handel v W podgałęzi Parametry widoczne są dane: nazwa serwera, nazwa bazy konfiguracyjnej, serwer klucza. Dane uzupełniają się automatycznie, po zalogowaniu do programu. Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach loga operacji, domyślnie w lokalizacji C:\Documents and Settings\All Users\Dane aplikacji\comarch\comarchautomatsynchronizacji\ 9.6 Współpraca isklep24 z Comarch imall24 Wirtualna galeria handlowa imall24 umożliwia skuteczną promocję i realizację procesu sprzedaży towarów i usług w internecie. Użytkownik Comarch isklep24 poprzez imall24 ma możliwość prezentacji swojej oferty produktowej. Klienci poprzez imall24 mogą składać zamówienia, które następnie za pośrednictwem isklep24 są importowane do Comarch OPT!MA. Szczegóły na temat serwisu Comarch imall24 można znaleźć na stronie Aby współpraca isklep24 z Comarch imall24 była możliwa należy po stronie OPT!MY w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ isklep24/imall24 dla sklepu internetowego poprzez przycisk pobrać z imall24 kategorie wraz z atrybutami, które należy przypisać dla towarów i usług udostępnianych w imall24 (menu Ogólne/ Cennik pozycja cennika, zakładka isklep24). W serwisie imall24 towary prezentowane są z podziałem kategorie. Poszczególne kategorie posiadają przypisane zestawy atrybutów służące do dokładnego zdefiniowania towaru. Szczegółowy opis znajduje się w rozdziale 8 Współpraca z Comarch imall24. Uwaga: Użytkownicy Comarch isklep24 nie mają możliwości synchronizacji z serwisem imall24 bezpośrednio z poziomu Comarch OPTIMA. Synchronizację z imall24 należy wykonywać z poziomu Comarch isklep24.

223 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Dokumenty skojarzone Kojarzenie dokumentów związane jest z powiązaniem odpowiednich dokumentów handlowych i magazynowych. W programie występuje kilka klas dokumentów ze sobą skojarzonych. Kojarzenie polega na wskazaniu dokumentu głównego i automatycznym utworzeniu na jego podstawie nowego dokumentu. W trakcie przekształceń dokumentów (np. tworzenie Faktury Sprzedaży na podstawie Rezerwacji Odbiorcy), jeśli dokument docelowy jest przez program zapisywany do bufora, w chwili przekształcenia Użytkownik od razu widzi formularz tworzonego dokumentu (bez konieczności wyszukiwania go na innej liście). Zasady edycji tworzonego dokumentu pozostają bez zmian. Uwaga: Dokument docelowy jeszcze przed wyświetleniem jest zapisywany do bufora. Jeśli Użytkownik na wyświetlonym dokumencie wciśnie przycisk zarejestrowany w systemie (dokument w buforze)., to pomimo to zostanie on 10.1 Faktura Zakupu i Przyjęcie Zewnętrzne Drugą grupą dokumentów skojarzonych ze sobą są Faktury Zakupu i Przyjęcia Zewnętrzne. Oczywiście mogą one istnieć samodzielnie, ale poprzez odpowiednie ich połączenie otrzymujemy pełną informację o transakcji zakupu (Faktura Zakupu jest dokumentem handlowym, dopiero dokument PZ wprowadza towar do magazynu). W zależności od przyjętego w firmie stylu pracy możemy najpierw rejestrować Faktury Zakupu i na ich podstawie generować Przyjęcia Zewnętrzne, albo najpierw na podstawie przyjęć PZ wprowadzamy towar na magazyn, a później po otrzymaniu faktury rejestrujemy ją FZ i PZ wystawiane razem Dokumenty handlowe i magazynowe muszą być ze sobą powiązane. Powiązanie takie możemy ustalić w trakcie wpisywania danego dokumentu do systemu. W zależności od sposobu wpisywania dokumentów możemy to zrobić z poziomu: FZ - wpisujemy Fakturę Zakupu, zaznaczamy na niej parametr PZ i zapisujemy ją. W trakcie zapisu FZ program automatycznie generuje dokument Przyjęcia Zewnętrznego (PZ). W wyniku tej operacji mamy wpisaną Fakturę Zakupu - naliczony podatek VAT i płatności i wprowadzony towar na magazyn PZ wpisujemy Przyjęcie wewnętrzne, zaznaczamy parametr FZ i zapisujemy dokument. Na liście Faktur Zakupu pojawia się nowy dokument. Faktura ta jest w buforze, możemy na niej modyfikować dane dostawcy, cenę, wartość, formę i termin płatności Od Faktury Zakupu do PZ Po wprowadzeniu na listę FZ nowego dokumentu, zatwierdzamy go. Na jego podstawie został naliczony podatek VAT i płatności. W celu wprowadzenia towaru na magazyn należy na podstawie faktury utworzyć dokument magazynowy. Do tego celu służy przycisk lub funkcja Przekształcenie do PZ w menu kontekstowym (pod lewym przyciskiem myszy) Przy generowaniu dokumentu PZ obowiązują następujące zasady: Faktura Zakupu przekształcana jest do jednego PZ Faktura Zakupu i związany z nią PZ dotyczą tego samego kontrahent i magazynu FZ w buforze lub anulowana nie może być przekształcona do PZ należy pamiętać o konieczności generowania dokumentu magazynowego, gdyż tylko on wprowadza towar na magazyn na podstawie skojarzonej wcześniej faktury nie można generować kolejnego Przyjęcia Zewnętrznego jeśli do Faktury Zakupu były wystawione wcześniej korekty, będą one uwzględnione na dokumencie magazynowym Wyjątek od tych reguł stanowią dokumenty FZ wystawiane w module Handel Plus, gdzie można określić różne magazyny dla poszczególnych pozycji dokumentu. Funkcjonalność została opisana w rozdziale Handel Plus Seryjne tworzenie dokumentów PZ W systemie istnieje możliwość seryjnego utworzenia dokumentów PZ do Faktur Zakupu. Opcja jest dostępna w menu kontekstowym na liście FZ lub po wciśnięciu przycisku. Zasady są podobne jak w przypadku seryjnego tworzenia WZ.

224 Str. 224 Moduł Handel v Od PZ do Faktury Zakupu W przypadku tej metody możliwe jest generowanie jednej faktury na podstawie kilku dostaw (Przyjęć Zewnętrznych). Faktura Zakupu powstaje z zaznaczonych i zapisanych na stałe Przyjęć Zewnętrznych. Sam proces generowania dokumentu handlowego uruchamiany jest za pomocą przycisku lub z poziomu menu kontekstowego. do FZ nie mogą zostać przekształcone Przyjęcia Zewnętrzne anulowane oraz w buforze Faktura Zakupu może powstać z jednego Przyjęcia Zewnętrznego (1:1) kilka Przyjęć Zewnętrznych może być podstawą dla Faktury Zakupu. (n:1). Przyjęcia te muszą dotyczyć tego samego dostawcy oraz być liczone wg tego samego algorytmu (netto/brutto) jeśli do dokumentu PZ wystawiono korektę, a następnie PZ przekształcono do Faktury Zakupu, korekta zostanie uwzględniona na fakturze przekształcenie dokumentu PZ, który powstał z ZD (Zamówienia u Dostawcy) usuwa znacznik ZD i umieszcza tam informacje o wygenerowaniu FZ Pozycji przeniesionych z PZ można usunąć, natomiast można zmienić ich cenę, rabat (należy uprzednio zaznaczyć w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry Pozwalaj na edycje cen/kursu na FZ powstałym z PZ). Dla nowych (dopisywanych) pozycji Użytkownik ma możliwość pełnej ich edycji, tak jak w przypadku wystawiania zupełnie nowego dokumentu. Istnieje również możliwość przekształcania dokumentów magazynowych PZ wystawionych w różnych magazynach (lokalnych) do jednej Faktury Zakupu. Umożliwia to obsłużenie przykładowego scenariusza, gdy kontrahent wprowadza towar do różnych magazynów, a otrzymuje tylko jedną Fakturę Zakupu. W takim przypadku na dokumencie handlowym wpisywany jest magazyn z pierwszego PZ. W zależności od zaznaczenia parametru Agregacja pozycji na dok. powstałych z WZ PZ, identyczne pozycje z PZ, mogą zostać zagregowane na FZ. Na FZ nie są agregowane pozycje pobierane z różnych magazynów, nawet jeśli mają taką samą cenę, kategorię itp. Jeśli do Faktury Zakupu przekształcone zostały dokumenty PZ dotyczące tego samego magazynu wtedy na utworzonym dokumencie FZ można dopisywać nowe pozycje. Jeśli dotyczyły różnych magazynów, możliwość dodawania nowych pozycji będzie istniała tylko przy włączonym module Handel Plus. Jeśli na dokumencie FZ znajdują się pozycje pochodzące z różnych magazynów informacja o magazynie jest widoczna na formularzu elementu (po wciśnięciu przycisku lupki na pozycji dokumentu). Na zakładce Dokumenty na Fakturze Zakupu widoczna jest dodatkowa informacja o magazynie, z którego pochodzi PZ. W przypadku korygowania dokumentów FZ skojarzone korekty PZ są tworzone dla magazynu, z którego pochodzi pozycja na dokumencie. Fakturę Zakupu utworzoną z PZ można zapisać do bufora. W takim przypadku nowe (dopisane) pozycje są widoczne na liście zasobów w kolumnie Zamówienia. Przy zapisie Faktury Zakupu na trwałe program na nowe (dopisane) pozycje tworzy odrębny dokument PZ. W przypadku dopisywania usług - dokument PZ jest tworzony w zależności od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry: Konwersja FZ do PZ przenoś usługi na FZ Nieokreślona wartość dostawy Wprowadzając towar na magazyn dokumentem Przyjęcia Zewnętrznego nie zawsze znamy ostateczny koszt dostawy. Zdarzają się sytuacje, kiedy na Fakturze Zakupu powinny widnieć inne ceny niż na wprowadzonym wcześniej PZ. Na Fakturze Zakupu generowanej do Przejęcia Zewnętrznego można zmienić ceny pozycji i kurs waluty dokumentu. Funkcja jest aktywna po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry Pozwalaj na edycje cen/kursu na FZ powstałym z PZ. Po zaznaczeniu parametru Przeliczaj ceny po nowym kursie po zmianie kursu na FZ ponownie zostaną przeliczone ceny towarów na FZ. Zasady modyfikacji cen/ kursu na FZ powstałej z PZ Na Fakturze Zakupu generowanej z Przyjęcia Zewnętrznego dla poszczególnych pozycji są dostępne do edycji pola: - przy dodawaniu pozycji na dokument przez edycję na liście Rabat, Cena z rab., Wartość. - przy dodawaniu pozycji na dokument przez podniesienie formularza Rabat, Cena netto, Cena brutto, Wartość. Przy zatwierdzaniu Faktury Zakupu, na której zmodyfikowano ceny, tworzona jest korekta wartości do Przyjęcia Zewnętrznego. Wartość zasobu na magazynie jest zmieniana zgodnie z wartością korekty. W przypadku kiedy korygowany zasób został już wydany z magazynu, tworzony jest dokument WZKK korekta kosztu.

225 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 225 Przykład PZ1 1 szt. towaru T w cenie 10 PLN, Przekształcamy PZ1 do FZ, Na FZ zmieniamy cenę towaru T z 10 PLN na 15 PLN. Przy zapisie FZ na stałe na liście Przyjęć Zewnętrznych tworzona jest korekta wartości do PZ1 w kwocie 5 PLN -> wartość zasobu T na magazynie wprowadzonego dokumentem PZ1 wynosi 15 PLN. Agregacja kilku PZ do FZ Jeżeli FZ została utworzona z kilku PZ, przy zapisie FZ tworzone są korekty wartości do poszczególnych Przyjęć Zewnętrznych. Przekształcenie kilku PZ z różnymi kursami do jednej Faktury Zakupu jest możliwe tylko wtedy, jeśli zaznaczono parametr Przeliczaj ceny po nowym kursie. Zmiana wartości dostawy przez zmianę kursu waluty na FZ Na FZ powstałej z Przyjęcia Zewnętrznego wystawionego w walucie obcej można zmienić kurs waluty (nie można zmienić samej waluty). Jeżeli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry jest zaznaczony parametr Przeliczaj ceny po nowym kursie na FZ pobierany jest kurs zgodnie z ustawieniem w Konfiguracji firmy/ ogólne/ parametry Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów kosztowych wg daty: zakupu/ wystawienia/ wpływu. Jeżeli parametr Przeliczaj ceny po nowym kursie nie jest zaznaczony, na FZ jest przenoszony kurs z PZ (z możliwością ręcznej zmiany). Po zmianie kursu, przy zapisie FZ generowana jest korekta wartości w PLN do Przyjęcia Zewnętrznego Faktury Sprzedaży (Paragony) i Wydania Zewnętrzne Każdy z tych dokumentów może istnieć samodzielnie, ale jedynie połączone ze sobą dokumenty handlowe i magazynowe dostarczają nam pełnej informacji o działalności handlowej naszej firmy. Nie można powiązać ze sobą dwóch, samodzielnie wprowadzonych dokumentów. Połączenie takie dotyczy Faktury Sprzedaży przekonwertowanej do WZ i odwrotnie. Samo kojarzenie dokumentów zależy od przyjętego w firmie systemu pracy FA (PA) i WZ wystawiane razem Najczęściej mamy do czynienia z sytuacją, gdy wydanie towaru z magazynu wiąże się z wystawieniem Faktury Sprzedaży, czyli klient otrzymuje razem towar i dokument. Możliwe są tutaj dwie opcje: wystawiamy Fakturę Sprzedaży (Paragon), zaznaczamy na niej parametr WZ i zapisujemy dokument. Program na podstawie faktury wystawi dokument WZ. Oba dokumenty będą zapisane na trwałe. Zastosowany schemat numeracji definiujemy w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Dokumenty dla WZ Wydanie Zewnętrzne do FA (PA). Taki sposób pracy pozwala na pełną kontrolę ilości towaru. wystawiamy WZ, zaznaczamy parametr FA i zapisujemy dokument. Oprócz dokumentu WZ pojawia się nowa faktura w buforze (na liście faktur). Program pozwala na zmianę danych kontrahenta, formy i terminu płatności. Proponowany jest schemat numeracji zdefiniowany jako domyślny w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty dla FA Faktura Sprzedaży z WZ Od Faktury (Paragonu) do WZ Wystawiamy Fakturę Sprzedaży (Paragon). Faktury Sprzedaży (Paragony) rezerwują towar na magazynie, co widać na liście Zasobów w kolumnie Rezerwacje (menu Handel/ Zasoby). W celu wydania towaru z magazynu musimy zaznaczyć na liście daną Fakturę Sprzedaży i za pomocą przycisku przekształcić ją do WZ. Zasady stosowania takiego modelu pracy: w zależności od ustawień w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry: Inicjacja dokumentu faktura pobiera towar lub tylko tworzy rezerwację. W tej drugiej sytuacji więc nie odwołuje się do ilości dostępnej i pozwoli zapisać na FA więcej niż w tym momencie możemy wydać z magazynu należy pamiętać o przekształcaniu FA do WZ przekształcamy jedną FA do jednego WZ (dokumenty dotyczą tego samego magazynu) przekształcenie faktury (PA) do WZ kasuje rezerwację i towar jest pobierany z magazynu dopiero dokument WZ pobiera towar z magazynu nie można przekształcić FA jeśli na magazynie nie ma wystarczającej ilości towaru Wydania Zewnętrzne generowane są tylko dla towarów (pomijane są pozycje o statusie usługi) płatności są generowane w momencie zapisania faktury Faktura Sprzedaży musi być zatwierdzona na stałe nie można przekształcić faktury w buforze, anulowanej, powiązanej z WZ program przekształca tylko zaznaczoną FA, przy próbie generowania z niezaznaczonej FA poinformuje nas o tym odpowiednim komunikatem Wyjątek od tych reguł stanowią dokumenty FA/PA wystawiane w module Handel Plus, gdzie można określić różne magazyny dla poszczególnych pozycji dokumentu. Funkcjonalność została opisana w rozdziale Handel Plus.

226 Str. 226 Moduł Handel v Uwaga: Faktura może pobierać towar z magazynu jeśli zaznaczony jest parametr Pobranie. Zasady zostały opisane w odrębnym rozdziale Co należy wiedzieć o fakturach Seryjne tworzenie dokumentów WZ Na liście Faktur Sprzedaży oraz Paragonów istnieje możliwość seryjnego tworzenia dokumentów WZ. Dokumenty, do których generowane będą WZ Użytkownik musi wcześniej zaznaczyć na liście. Opcja seryjnego tworzenia WZ jest dostępna, podobnie jak generowanie pojedynczych WZ, w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy) jako opcja Przekształcenie do WZ lub po wciśnięciu przycisku są zatwierdzone na trwałe nie mają jeszcze utworzonego dokumentu WZ Od WZ do Faktury Sprzedaży (Paragonu). Dokumenty WZ są tworzone do Faktur Sprzedaży, które: Jest to odwrotna sytuacja niż ta opisana poprzednio. Najpierw wystawiamy Wydanie Zewnętrzne, a następnie przekształcamy go do Faktury/ Paragonu. Wydania Zewnętrzne zawsze pomniejszają nam ilość, co zabezpiecza nas przed wystawieniem Faktury na towar którego jeszcze nie mamy przekształcamy zaznaczony WZ do FA/ PA (1:1) istnieje możliwość przekształcania kilku zaznaczonych WZ do jednej FA (n:1). Wydania Zewnętrzne muszą dotyczyć jednego kontrahenta, muszą być wyliczane wg tego samego algorytmu netto/brutto w przypadku przekształcania WZ do Paragonu dodatkowo wymagane jest, by dokumenty WZ były liczone algorytmem od brutto powstała faktura jest w buforze, możemy na niej określić daty i formy płatności płatności generowane są po przekształceniu Wydań Zewnętrznych do Faktury. Na Fakturze, która powstała na podstawie wystawionego wcześniej dokumentu WZ możliwa jest zmiana ceny sprzedaży oraz rabatu. Dzięki temu Użytkownik może bezpośrednio na Fakturze Sprzedaży ustalać wartość sprzedanego towaru: zmienić cenę sprzedaży towaru lub udzielić dodatkowych upustów. Uwaga: Możliwa jest zmiana ceny sprzedaży, rabatu (w tym również rabatu w nagłówku dokumentu) czy kursu waluty dokumentu. Nie można zmieniać ilości sprzedanego towaru, która wynika z dokumentu WZ. W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FA/PA, jeśli jest włączony, po zmianie ceny/kursu na FA, zmianie ceny na Paragonie i zapisaniu tych dokumentów na stałe do Wydania Zewnętrznego generowana jest korekta wartości. Proces generowania dokumentów handlowych uruchamiamy z poziomu menu kontekstowego lub za pomocą przycisku lub. Jeśli w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry zaznaczono parametr Agregacja pozycji na dok. powstałych z WZ PZ, wówczas podczas przekształcania kilku dokumentów WZ do jednej Faktury/ Paragonu program porównuje pozycje towarowe. Jeśli są one identyczne towar z kilku pozycji jest agregowany do jednej. Jeśli pozycje na WZ różnią się przynajmniej jednym parametrem na Fakturze Sprzedaży towar pojawi się w różnych pozycjach. W przypadku, gdy przekształcane dokumenty WZ pochodzą z tego samego magazynu - na utworzonej Fakturze Sprzedaży/ Paragonie można dopisywać nowe pozycje. Dla pozycji przepisanych z WZ nie ma możliwości ich zmiany czy usunięcia. Takie pozycje muszą pozostać bez zmian. Dla dopisywanych pozycji Użytkownik ma możliwość pełnej ich edycji, tak jak podczas wystawiania zupełnie nowego dokumentu. Istnieje również możliwość przekształcania dokumentów magazynowych WZ wystawionych w różnych magazynach (lokalnych) do jednej Faktury Sprzedaży/ Paragonu. Umożliwia to obsłużenie przykładowego scenariusza, gdy wydawany jest kontrahentowi towar z różnych magazynów, a wystawiana tylko jedna Faktura Sprzedaży (PA). W takim przypadku na dokumencie handlowym wpisywany jest magazyn z pierwszej WZ. W zależności od zaznaczenia parametru Agregacja pozycji na dok. powstałych z WZ PZ, identyczne pozycje z WZ, mogą zostać zagregowane na FA/ PA.

227 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 227 Na FA/ PA nie są agregowane pozycje pobierane z różnych magazynów, nawet jeśli mają taką samą cenę, kategorię itp. W przypadku konwersji dokumentów WZ z różnych magazynów na dokumencie handlowym FA/ PA blokowana jest możliwość dodawania nowych pozycji. Jeśli na dokumencie FA/ PA znajdują się pozycje pochodzące z różnych magazynów informacja o magazynie jest widoczna na formularzu elementu (po wciśnięciu przycisku lupki na pozycji dokumentu). Na zakładce Dokumenty na Fakturze Sprzedaży (PA) widoczna jest dodatkowa informacja o magazynie, z którego pochodzi WZ. W przypadku korygowania dokumentów FA /PA skojarzone korekty WZ są tworzone dla magazynu, z którego pochodzi pozycja na dokumencie. Fakturę Sprzedaży (PA) utworzoną z WZ można zapisać do bufora. W takim przypadku nowe (dopisane) pozycje powodują zmiany na liście zasobów (ilość/ rezerwacje) zgodnie z ustawieniami w konfiguracji (tak jak w przypadku nowego dokumentu wystawianego bezpośrednio z listy). Przy zapisie Faktury Sprzedaży (PA) na trwałe program na nowe (dopisane) pozycje tworzy odrębny dokument WZ. W przypadku dopisywania usług dokument WZ jest tworzony w zależności od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry: Konwersja FA/PA do WZ przenoś usługi na WZ. Uwaga: Na Fakturze istnieje możliwość zmiany ceny sprzedaży dla pozycji pochodzących z dokumentu WZ. Należy jednak pamiętać, że po zapisaniu dokumentu nie będą tworzone żadne dokumenty korygujące wartość dokumentu WZ, a w efekcie wartość netto/ brutto Faktury Sprzedaży i dokumentu WZ będą różne Rezerwacje odbiorców Przekształcanie RO do FA/PA/WZ Dokument rezerwacji może być przekształcany do dokumentów wynikowych wielokrotnie, do momentu kiedy zostanie zrealizowany w całości (całość ilości towaru/usługi zostanie pobrana na dokumenty powiązane). Po dokonaniu przekształcenia dokument rezerwacji pozostaje niezmienny, ale znajduje się na nim informacja, w jakiej części został już zrealizowany i poprzez jakie dokumenty. Istnieje również opcja zamknięcia rezerwacji niezrealizowanych lub częściowo zrealizowanych z równoczesnym zwolnieniem rezerwacji towaru. Przekształcenie do paragonu wykonuje się po zaznaczeniu wybranych rezerwacji. Do Paragonu można przekształcić tylko zatwierdzoną rezerwację, wyliczoną algorytmem od brutto. Przekształcenie do faktury funkcja programu pozwala na przekształcenie wybranych rezerwacji do Faktury Sprzedaży. Funkcja ta dotyczy tylko zatwierdzonych rezerwacji. Przekształcenie do WZ funkcja umożliwia utworzenie dokumentu WZ na podstawie wcześniejszej rezerwacji towaru. Należy jednak pamiętać, że dokument WZ powoduje od razu zdjęcie towaru z magazynu aby przekształcenie powiodło się w magazynie musi być odpowiednia ilość towaru. Edycja dokumentu wynikowego Po zmianie ilości na dokumencie wynikowym, pozostała część towaru przywracana jest na dokument rezerwacji. Jeśli podczas edycji dokumentu wynikowego ilości na pozycjach są: - zmienione na większe lub dodane nowe pozycje towarowe, wówczas nie ma to wpływu na rezerwacje na dokumencie RO. - zmniejszone, pozostała ilość wraca na dokument RO. W przypadku, gdy podczas edycji usuniemy jakąś pozycję, wtedy cała ilość zarezerwowana wraca na dokument rezerwacji. Anulowanie i usuwanie dokumentów wynikowych Po anulowaniu dokumentu wynikowego towary, które były pobrane na ten dokument, mogą wrócić na RO. Tutaj należy rozpatrzyć dwa przypadki: a) jeśli RO ma status Zamknięto, wówczas na formularzu dokumentu RO w kolumnie Zrealizowano ilość zostanie zmniejszona o ilość towaru z dokumentu anulowanego. Jednak jest to tylko wartość informacyjna, ponieważ dokumenty zamknięte nie wpływają na rezerwacje na liście zasobów tak więc anulowany dokument wynikowy również nie będzie miał wpływu na rezerwacje na zasobach

228 Str. 228 Moduł Handel v b) jeśli RO nie zostały jeszcze zamknięte, wówczas anulowanie dokumentu wynikowego spowoduje zwrócenie rezerwacji na dokument źródłowy. Zostanie to odnotowane w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Fakt ten będzie miał również wpływ na ilość towaru zarezerwowanego na liście zasobów. Uwaga: Jeśli chcemy anulować dokument RO, należy wcześniej anulować lub usunąć wszystkie dokumenty wynikowe, powiązane z tym RO Powiązania pomiędzy RO a dokumentami wynikowymi Z jednego dokumentu RO można wygenerować wiele dokumentów wynikowych jak również wiele RO może być przekształcanych do jednego dokumentu wynikowego. Każdy element dokumentu RO może występować na wielu dokumentach wynikowych oraz ten sam towar występujący na wielu RO może występować na jednym dokumencie wynikowym. Informacje o tym, które towary zostały już przeniesione na dokumenty wynikowe a które są jeszcze rezerwowane są widoczne dla poszczególnych elementów na dokumencie w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Natomiast powiązania obustronne widoczne są na formularzach dokumentów powiązanych na zakładce Dokumenty. Zakładka Rezerwacje na formularzu towaru Ilości w kolumnie Rezerwacje pobierane są z kolumny Pozostaje z formularza RO. Tym samym wyświetlana jest ilość pozostająca do realizacji. Ponadto, na zakładce tej wyświetlane są dokumenty RO przeterminowane Konwersja wielu RO Przy przekształcaniu RO do dokumentów handlowych bądź magazynowych można wskazać konkretne dokumenty RO poprzez zaznaczenie na liście, a następnie wybrać jedną z opcji: FA, PA, WZ. Przekształcenie utworzy wybrany dokument, na który przeniesione zostaną wszystkie pozycje z tych RO dla których rezerwacja nie została jeszcze zrealizowana, zagregowane lub nie w zależności od zaznaczenia parametru Agregacja pozycji na dokumentach powstałych z: RO ZD w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry. Zasady przekształcania kilku RO do jednego dokumentu: Rezerwacje muszą dotyczyć jednego kontrahenta. Uwaga: Podczas przekształcania kilku RO porównywany jest kontrahent nabywca. Jeśli na dokumentach RO dotyczących tego samego nabywcy zadeklarowany jest różny odbiorca po ich konwersji na utworzonym dokumencie sprzedaży jako Odbiorca wpisany zostanie odbiorca z pierwszej z przekształcanych Rezerwacji. Rezerwacje muszą dotyczyć jednego magazynu. Wszystkie rezerwacje muszą być zatwierdzone (nie można przekształcać RO w buforze) Wszystkie dokumenty RO muszą być wystawione w takiej samej walucie. Jeśli na dokumentach RO w walucie wpisane są różne notowania po konwersji Faktura zostanie przeliczona wg aktualnego kursu. Wartość dokumentów RO musi być liczona takim samym algorytmem netto/ brutto. Jeśli na rezerwacjach występuje taki sam towar w identycznej cenie i jednostce miary przy konwersji program zagreguje je do jednej pozycji. Jeśli na rezerwacjach występuje taki sam towar w różnej cenie po konwersji pojawi się na dokumencie sprzedaży w różnych pozycjach. Jeśli na rezerwacjach występuje towar w różnych jednostkach miary (podstawowej i pomocniczej) po konwersji pojawi się na dokumencie sprzedaży w odrębnych pozycjach Przekształcanie RO do Faktury Pro Forma Na liście dokumentów RO znajduje się ikona umożliwiająca generowanie Faktur Pro Forma dokumentów RO. do zaznaczonych Na liście RO można zaznaczyć kilka RO i przekształcić je do jednej Faktury Pro Forma. FPF jest edytowalna tylko częściowo daty, numer, termin, rabat, ceny. Nie można zmieniać ilości czy też dodawać nowych pozycji, zmieniać Kontrahenta.

229 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 229 W celu wygenerowania FPF do zaznaczonych RO muszą być spełnione następujące warunki: 1.wszystkie RO musza być wystawione na tych samych Kontrahentów, 2.wszystkie RO muszą być zatwierdzone na stałe, 3.wszystkie RO muszą być niezrealizowane, 4.wszystkie RO muszą być wystawione w tej samej walucie. W momencie kiedy jeden z powyższych warunków nie jest spełniony, program nie pozwoli na wygenerowanie FPF do RO. Odpowiednio będą pojawiały się komunikaty o błędzie agregowania dokumentów. Uwaga: W przypadku kiedy RO jest powiązane z FPF i dokonamy jakiegokolwiek przekształcenia z listy RO (do FA, PA lub WZ) wówczas zostanie zablokowana możliw ość dokonywania przekształceń z poziomu FPF (tworzenia zaliczek, WZ częściowych, przekształcania do Faktur Sprzedaży częściowych). Będzie można wykonywać operacje tylko z listy RO. Podobnie w przypadku kiedy FPF powiązana jest z RO i dokonamy j akiegokolwiek przekształcenia z listy FPF (przekształcenie do Faktury Zaliczkowej, WZ częściowego, FA częściowe j lub Faktury Sprzedaży) zostanie zablokowana możliwość dokonywania przekształ ceń RO. Dalsze operacje można wykonywać tylko z listy FPF. W przypadku kiedy RO jest powiązane z FPF i zostało dokonane jakiekolwiek przekształcenie z FPF to na zakładce Dokumenty na formularzu RO widoczne są dokumenty powiązane z FPF RO i Zamówienia u Dostawcy W systemie istnieje możliwość tworzenia zamówienia towaru (ZD) na podstawie dokumentów rezerwujących towar dla klienta. Przekształcenie jest możliwe z listy dokumentów RO, po wciśnięciu przycisku kontekstowego, dostępnego pod prawym przyciskiem myszy. lub z poziomu menu Uwaga: Opcja tworzenia ZD na podstawie RO/ FPF nie jest dostępna w wersji oddziałowej programu. Przekształcać można dokumenty 1:1 lub wiele:1 (w tym przypadku dokumenty RO, na podstawie których tworzone będzie ZD należy wcześniej zaznaczyć na liście). Przekształcanie przebiega na trochę innych zasadach niż pozostałe konwersje dostępne w module Handel: Na dokument ZD przenoszone są towary i ilości z zaznaczonych dokumentów RO. Ceny towarów są pobierane z karty towaru (ostatnia cena zakupu) Do jednego dokumentu ZD mogą być konwertowane dokumenty RO niezależnie do waluty, w jakiej zostały wystawione. Dokument ZD jest zawsze tworzony w walucie systemowej PLN. Użytkownik może zmienić walutę bezpośrednio na utworzonym dokumencie ZD. Do jednego dokumentu ZD mogą być konwertowane dokumenty RO niezależnie od kontrahenta, dla jakiego zostały wystawione. Dokument ZD jest tworzony zawsze dla kontrahenta!nieokreslonego!. Użytkownik może zmienić informację o kontrahencie-dostawcy bezpośrednio na dokumencie ZD. Do jednego dokumentu ZD mogą być konwertowane dokumenty ZD niezależnie od algorytmu (netto/ brutto) w jakim zostały wyliczone dokumenty RO. Utworzony dokument ZD jest zawsze liczony w cenach netto. Dokument RO może zostać przekształcony do dokumentu ZD wiele razy. Po przekształceniu na zakładce Dokumenty obydwu dokumentów widoczne jest powiązanie między nimi. Obok przycisku Przekształcenie do ZD, dostępnego z poziomu listy Rezerwacji Odbiorcy znajduje się strzałka, której rozwinięcie umożliwia dostęp do dwóch opcji: ZD na całość utworzenie ZD na podstawie RO przy czym ilość pobierana jest w całości z dokumentu RO, niezależnie od ilości zrealizowanych i pozostających do realizacji ZD na różnicę - utworzenie ZD na podstawie RO, na ilości pozostające do realizacji Domyślnie, po kliknięciu na przycisk ZD uruchamiana jest opcja ZD na całość. Program nie pozwoli na utworzenie dokumentu ZD do Rezerwacji Odbiorcy o statusie Zamknięto lub Zrealizowano. Przy próbie przekształcenia poinformuje odpowiednim komunikatem: Błąd agregowania dokumentów! Nr_rezerwacji: Rezerwacja odbiorcy jest przekształcona całkowicie lub została zamknięta!

230 Str. 230 Moduł Handel v RO i Przyjęcie Wewnętrzne Produktów Istnieje możliwość przekształcenia dokumentu rezerwującego towar dla kontrahenta do dokumentu produkcyjnego PWP: 1. Przekształcenie jest możliwe tylko w przypadku, gdy na przekształcanych RO są towary/ usługi złożone. Na tworzony dokument PWP przepisywane są tylko towary/ usługi złożone. 2. Przekształcane dokumenty RO muszą być zapisane na trwałe (nie są przekształcane dokumenty w buforze czy anulowane) 3. Dla poszczególnych produktów na PWP pobierana jest receptura zdefiniowana jako domyślna. 4. Istnieje możliwość utworzenia PWP na podstawie kilku dokumentów RO. W takim przypadku w trakcie przekształcania program wymaga, by zaznaczone dokumenty RO dotyczyły tego samego magazynu. 5. Podczas przekształcania kilku RO nie jest wymagana zgodność pozostałych danych jak kontrahent, waluta czy sposób liczenia netto/ brutto. 6. W przypadku przekształcania kilku RO do jednego PWP w programie zapamiętywane są powiązania obustronne między dokumentami, widoczne na zakładce Dokumenty. Istnieje możliwość tworzenia PWP na całość lub na różnicę: Po rozwinięciu menu obok przycisku, dostępne są opcje: PWP na całość utworzenie PWP na podstawie RO zawierającego towary złożone, z pobraniem całej ilości z RO PWP na różnicę - utworzenie PWP na podstawie RO, na ilości pozostające do realizacji Domyślnie, po kliknięciu na przycisk PWP uruchamiana jest opcja PWP na całość. Program nie pozwoli na utworzenie dokumentu PWP do Rezerwacji Odbiorcy o statusie Zamknięto lub Zrealizowano. Przy próbie przekształcenia poinformuje odpowiednim komunikatem: Błąd agregowania dokumentów! Nr_rezerwacji: Rezerwacja odbiorcy jest przekształcona całkowicie lub została zamknięta! 10.4 Faktury Pro Forma Faktura PF i Rezerwacje Odbiorcy Przekształcenie do dokumentu Rezerwacji Odbiorcy następuje po wciśnięciu przycisku w menu kontekstowym na liście Faktur Pro Forma (prawy przycisk myszki).. Funkcja jest dostępna również Na formularz RO przenoszone są wszystkie pozycje z FPF. Użytkownik może modyfikować RO powstałe na podstawie FPF (dodawać, usuwać pozycje, zmieniać ilość, ceny, rabat, datę wystawienia, termin rezerwacji, formę płatności). Zmiany wprowadzone na takim RO nie zostaną uwzględnione na FPF. W takiej sytuacji zaleca się wykonywanie dalszych operacji (tworzenie FA/ WZ) z poziomu listy RO. Jeżeli Użytkownik będzie generował dokumenty wynikowe (FAZAL/ FA/ WZ) z poziomu FPF należy pamiętać, że nie zostaną na nich uwzględnione modyfikacje wprowadzone na RO. Jeżeli na RO dodano pozycje, zwiększono ilość towaru po zrealizowaniu FPF, RO nie uzyska statusu Zrealizowano. Widoczna będzie informacja W realizacji. Takie RO należy zamknąć opcja dostępna na liście RO pod prawym przyciskiem myszy. W razie konieczności jego dalszej realizacji należy posłużyć się opcją Zamknij i wygeneruj RO różnicowe. Uwaga: W przypadku kiedy do FPF są już utworzone zaliczki można także wygenerować RO. Nie ma możliwości wygenerowania RO jeśli do FPF zostało utworzone częściowe WZ albo Faktura Sprzedaży częściowa. Nie można przekształcić kilku FPF do jednego RO, jeśli chociaż jedna z FPF posiada zaliczkę Faktura PF i Faktura Sprzedaży Przekształcenie do dokumentu Faktury Sprzedaży następuje po wciśnięciu przycisku w menu kontekstowym na liście Faktur Pro Forma (prawy przycisk myszki).. Funkcja jest dostępna również W przypadku przekształcania FPF do Faktury Sprzedaży program dokonuje zmian na liście zasobów zgodnie z ustawieniem parametru dotyczącego pobierania towaru na Fakturze (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentów: FA - pobranie):

231 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 231 jeśli parametr jest aktywny (Faktura Sprzedaży od razu zdejmuje towar z magazynu). Należy przy tym pamiętać, że konwersja nie będzie możliwa jeśli w magazynie nie będzie wystarczającej ilości dostępnej. jeśli parametr nie jest aktywny (tzn. Faktura Sprzedaży nie pobiera towaru z magazynu), a do Faktury Pro Forma nie został wygenerowany dokument RO towar zostaje zarezerwowany na podstawie FA w przypadku kiedy do FPF zostanie wygenerowany dokument RO towar jest rezerwowany na podstawie RO. Przekształcenie FPF do FA (która rezerwuje towar) powoduje zdjęcie rezerwacji z RO i przeniesienie rezerwacji na FA Faktura PF i dokumenty WZ W programie istnieje możliwość wydawania towaru na dokumenty WZ na podstawie wystawionej wcześniej Faktura Pro Forma. Funkcja może być wykorzystywana w przypadku, gdy kontrahent najpierw wpłacił zaliczkę na towar (więc w programie istnieje Faktura Pro Forma i Faktura Zaliczkowa), a następnie, jeszcze przed wystawieniem Faktury częściowej, pobiera towar z magazynu. Szczegółowe informacje na temat częściowych WZ zostały opisane w rozdziale: Częściowe fakturowanie. Utworzenie WZ do FPF jest możliwe po wciśnięciu przycisku na liście Faktur Pro Forma. Faktura Pro Forma, do którego został wystawiony dokument WZ, jest widoczny na liście ze statusem WZ. Również dokument WZ wystawiony na podstawie Faktury Pro Forma, jest widoczny na liście ze statusem PF. Tworzenie dokumentów WZ w oparciu o FPF opiera się na kilku zasadach: Dokumenty WZ można wystawiać tylko dla Faktur Pro Forma wystawionych w PLN (opcja jest zablokowana dla dokumentów walutowych). Na dokument WZ do FPF przenoszone są tylko towary lub towary i usługi w zależności od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry: Konwersja FA/PA/PF do WZ przenoś usługi na WZ. Na dokumencie WZ do FPF nie ma możliwości dodawania nowych pozycji (wydanie może obejmować tylko towary z FPF). Użytkownik może jedynie usunąć pozycje lub zmniejszyć wydawaną ilość. Do jednej FPF można wystawić wiele dokumentów WZ. Kolejne dokumenty WZ są tworzone różnicowo na każdym następnym proponowana jest ilość towaru, jaka jeszcze nie została wydana. Nie ma możliwości wydania większej ilości towaru niż była wpisana na FPF. Dokumenty WZ do FPF można zapisać do bufora. Jednak każdy kolejny WZ można wystawić dopiero po zatwierdzeniu na stałe poprzedniego. Dokumenty WZ do FPF mogą być korygowane tylko ilościowo. Na dokumentach WZ do FPF nie ma możliwości zmiany ceny towaru cena musi być zgodna z ceną na FPF. Nie ma również możliwości wystawiania korekt wartościowych do takich WZ. Na dokumentach WZ do FPF możliwa jest zmiana stawki VAT dla poszczególnych pozycji. Nie można jednak na kolejnych wydaniach tego samego towaru wybierać różnych stawek VAT. W przypadku konieczności wydania towaru z różnymi stawkami VAT należy korzystać z częściowych faktur finalnych. Jeśli w magazynie nie ma wystarczającej ilości towaru - program przeniesie na dokument WZ ilość dostępną w magazynie lub nie pozwoli na utworzenie dokumentu WZ. Zależy to od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry: Konwersja RO/PF do WZ pobieraj ilość dostępną. Jeśli do FPF były wystawiane dokumenty WZ - w momencie przekształcania FPF do Faktury Sprzedaży (Faktury Sprzedaży częściowej w przypadku, gdy do FPF była wystawiana Faktura zaliczkowa): na Fakturę przenoszona jest tylko ilość towaru jaka została wcześniej wydana na WZ. lista towarów wydanych wcześniej na WZ nie może być modyfikowana przez Użytkownika Użytkownik ma możliwość dopisania nowych towarów na Fakturze Sprzedaży. W takim przypadku podczas zatwierdzania FA zostanie utworzony dokument WZ różnicowy (na dopisany towar). W momencie utworzenia Faktury wcześniej wystawione dokumenty WZ są przepinane do FA. W przypadku anulowania FA utworzonej na podstawie FPF z WZ rozpinane są powiązania WZ: WZ utworzone na podstawie FPF są z powrotem podpinane do tej FPF WZ różnicowe są widoczne na liście WZ jako nie powiązane z żadnym dokumentem Faktura PF i Zamówienie u Dostawcy W systemie istnieje możliwość tworzenia zamówienia towaru (ZD) na podstawie dokumentów rezerwujących towar dla klienta (FPF). Przekształcenie jest możliwe z listy dokumentów FPF. Funkcja działa w sposób identyczny jak w przypadku przekształceń Rezerwacji Odbiorcy do ZD.

232 Str. 232 Moduł Handel v Zamówienia u dostawcy Przekształcanie ZD do FZ, PZ Dokument zamówienia może być przekształcany wielokrotnie, do momentu kiedy zostanie zrealizowany w całości (całość ilości towaru/usługi zostanie pobrana na dokumenty powiązane). Po dokonaniu przekształcenia dokument zamówienia pozostaje niezmienny, ale znajduje się na nim informacja, w jakiej części został już zrealizowany i poprzez jakie dokumenty. Istnieje również opcja zamknięcia zamówień niezrealizowanych lub częściowo zrealizowanych. Przekształcenie do FZ - po zaznaczeniu zamówienia i wykorzystaniu tego przycisku na podstawie zamówienia tworzony jest dokument Faktury Zakupu Przekształcenie do PZ po zaznaczeniu zamówienia i wykorzystaniu tego przycisku na podstawie zamówienia tworzony jest dokument PZ Edycja dokumentu wynikowego Po zmianie ilości na dokumencie wynikowym, pozostała część towaru przywracana jest na dokument zamówienia. Jeśli podczas edycji dokumentu wynikowego ilości na pozycjach są: - zmienione na większe lub dodane nowe pozycje towarowe, wówczas nie ma to wpływu na zamówienia na dokumencie ZD. - zmniejszone, pozostała ilość wraca na dokument ZD. W przypadku, gdy podczas edycji usuniemy jakąś pozycję, wtedy cała ilość zamówiona wraca na dokument ZD. Anulowanie i usuwanie dokumentów wynikowych Po anulowaniu dokumentu wynikowego towary, które były pobrane na ten dokument, mogą wrócić na ZD. Tutaj należy rozpatrzyć dwa przypadki: c) jeśli ZD ma status Zamknięto, wówczas na formularzu dokumentu ZD w kolumnie Zrealizowano ilość zostanie zmniejszona o ilość towaru z dokumentu anulowanego. Jednak jest to tylko wartość informacyjna, ponieważ dokumenty zamknięte nie wpływają na zamówienia na liście zasobów tak więc anulowany dokument wynikowy również nie będzie miał wpływu na zamówienia na zasobach d) jeśli ZD nie zostały jeszcze zamknięte, wówczas anulowanie dokumentu wynikowego spowoduje zwrócenie zamówień na dokument źródłowy. Zostanie to odnotowane w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Fakt ten będzie miał również wpływ na ilość towaru zamówionego na liście zasobów. Powiązania pomiędzy ZD a dokumentami wynikowymi Z jednego dokumentu ZD można wygenerować wiele dokumentów wynikowych jak również wiele ZD może być przekształcanych do jednego dokumentu wynikowego. Każdy element dokumentu ZD może występować na wielu dokumentach wynikowych oraz ten sam towar występujący na wielu ZD może występować na jednym dokumencie wynikowym. Informacje o tym, które towary zostały już przeniesione na dokumenty wynikowe a które są jeszcze na zamówieniu, widoczne są dla poszczególnych elementów na dokumencie w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Natomiast powiązania obustronne widoczne są na formularzach dokumentów powiązanych na zakładce Dokumenty. Zakładka Zamówienia na formularzu towaru Ilości w kolumnie Zamówienia pobierane są z kolumny Pozostaje z formularza ZD. Tym samym wyświetlana jest ilość pozostająca do realizacji. Ponadto, na zakładce tej wyświetlane są dokumenty ZD przeterminowane. Wyświetlanie zamówień i rezerwacji na zasobach W Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Wyświetlanie ZD na zasobach wg: Daty wyst./terminu zam.. Standardowo zaznaczona jest opcja wg Terminu zam. Oznacza to, że począwszy od terminu dostawy, dokument ZD wpływa na ilość w kolumnie Zamówienia na liście zasobów. Jeśli zaznaczymy opcję wg Daty wys., wówczas dokument wpływa na kolumnę Zamówienia od dnia z pola Data wystawienia na formularzu ZD. Uwaga: Zmiana parametru ma wpływ tylko na nowo tworzone dokumenty. Nie działa na dokumenty ZD już istniejące.

233 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Konwersja wielu ZD do dokumentu zakupowego Zamówienia, które mają być przekształcone do dokumentu zakupu muszą zostać zaznaczone na liście ZD:. Przekształcenie do FZ/PZ utworzy wybrany dokument, na który przeniesione zostaną wszystkie pozycje z tych ZD dla których zamówienie nie zostało jeszcze zrealizowane, zagregowane lub nie w zależności od zaznaczenia parametru Agregacja pozycji na dokumentach powstałych z: RO ZD w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry. Zasady przekształcania kilku ZD do jednego dokumentu są analogiczne jak w przypadku przekształcenia dokumentów RO: Zamówienia muszą dotyczyć jednego kontrahenta. Zamówienia muszą dotyczyć jednego magazynu. Wszystkie zamówienia muszą być zatwierdzone na trwałe (nie w buforze) Wszystkie dokumenty ZD muszą być wystawione w takiej samej walucie. Wartość dokumentów ZD musi być liczona takim samym algorytmem netto/ brutto. Jeśli na zamówieniach występuje taki sam towar w identycznej cenie i jednostce miary przy konwersji program agreguje je do jednej pozycji. Jeśli na zamówieniach występuje taki sam towar w różnej cenie po konwersji pojawi się na dokumencie sprzedaży w różnych pozycjach. Jeśli na zamówieniach występuje towar w różnych jednostkach miary (podstawowej i pomocniczej) po konwersji pojawi się na dokumencie sprzedaży w odrębnych pozycjach Usługi na dokumentach W programie Comarch OPT!MA usługi mogą być wprowadzane jako pozycje na każdy rodzaj dokumentów handlowych, jakie można wystawić w programie Comarch OPT!MA. Równocześnie istnieje możliwość wpisywania usług na dokumenty magazynowe typu Wydania Zewnętrzne oraz Przyjęcia Zewnętrzne. Zdarza się jednak, że w niektórych firmach usługi są wpisywane tylko na dokumenty handlowe, natomiast nie są rejestrowane na dokumentach magazynowych (WZ, PZ). Aby umożliwić w takich firmach konwersję dokumentów handlowych do magazynowych w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry pojawiły się parametry dotyczące przenoszenia usług z dokumentów handlowych na magazynowe w trakcie przekształcania: Konwersja FA/PA do WZ przenoś usługi na WZ parametr dotyczy przenoszenia usług wpisanych na Paragony oraz Faktury Sprzedaży na tworzony na ich podstawie dokument WZ. jeśli parametr jest aktywny na dokumenty magazynowe zostaną przeniesione wszystkie pozycje (również usługi) jeśli parametr nie jest aktywny podczas konwersji pominięte zostaną wszystkie usługi wpisane na FA/ PA. Na tworzony dokument WZ zostaną przepisane tylko towary. Konwersja FZ do PZ przenoś usługi na PZ - parametr dotyczy przenoszenia usług wpisanych na Fakturę Zakupu na tworzony na jej podstawie dokument magazynowy (Przyjęcie Zewnętrzne) jeśli parametr jest aktywny podczas konwersji na dokumenty magazynowe PZ zostaną przeniesione wszystkie pozycje z Faktury Zakupu (również usługi) jeśli parametr nie jest aktywny na dokument PZ zostaną przeniesione tylko towary (usługi z FZ zostaną pominięte) Uwaga: Parametry nie dotyczą korekt. Na dokumenty korygujące WZ/ PZ tworzone automatycznie w przypadku korygowania dokumentów handlowych przenoszone są wszystkie pozycje zarówno towary i usługi. Uwaga: Parametr nie dotyczy konwersji RO WZ oraz ZD PZ. W trakcie konwersji rezerwacji/ zamówienia bezpośrednio do dokumentu magazynowego program przenosi wszystkie pozycje (zarówno towaru jak i usługi). Dokumenty WZ/PZ są zapisywane do bufora, gdzie Użytkownik ma możli wość usunięcia zbędnych pozycji Seria dla dokumentów skojarzonych W numerze dokumentu można wskazać serię jako dodatkową informację do rozróżnienia dokumentów (schematy numeracji definiujemy w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów).

234 Str. 234 Moduł Handel v W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry znajduje się opcja Przenoś serie na dokumenty przekształcane - po zaznaczeniu parametru seria z dokumentu podstawowego jest przenoszona na nowo tworzony dokument, czyli np. Wydanie Zewnętrzne tworzone na podstawie Faktury Sprzedaży otrzyma serię z FA.

235 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Dokumenty korygujące Dokumenty korygujące w systemie Comarch OPT!MA mogą dotyczyć: ilości sprzedanego towaru lub usługi wartości sprzedanego towaru lub usługi podatku VAT wyliczonego na Fakturze źródłowej. Uwaga: W przypadku Paragonów, PW, PWP, RW i MM możliwa jest jedynie korekta ilości towaru. Pozostałe opcje (korekta wartości i VAT) nie są dostępne. Podczas wystawiania dokumentów korygujących należy pamiętać o tym, że: Dokument korygujący może korygować albo ilość, albo wartość albo podatek na dokumencie podstawowym. Nie da się wystawić korekty, która będzie jednocześnie dotyczyła dwóch lub więcej typów korekt. Do jednego dokumentu można wystawić kilka korekt. Każda kolejna bierze pod uwagę wystawione wcześniej korekty. Przykład Jeśli sprzedaliśmy 10 szt. towaru po 5 zł i nastąpił zwrot 3 szt. (po 5 zł.), przy wystawianiu kolejnej korekty program wie, że w efekcie dwóch poprzednich transakcji sprzedane zostało 7 szt. po 5 zł. Druga korekta (dowolnego typu) będzie więc dotyczyła tylko tych 7 szt. Nie da się wystawić korekty do dokumentu w buforze i do dokumentu anulowanego Nie da się wystawić korekty do dokumentu, do którego istnieje inna korekta będąca w buforze Nie da się wystawić korekty do korekty. Próba utworzenia dokumentu korygującego do istniejącej korekty spowoduje, że program odszuka dokument źródłowy i zaproponuje korektę pozostałych na nim pozycji Nie można wystawić korekty do Paragonu przekształconego do Faktury. Należy korygować Fakturę. Nie można wystawić korekty do dokumentów magazynowych przekształconych do dokumentów handlowych. Korekta musi dotyczyć dokumentu handlowego. Zasady obsługi formularzy korekt zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie Korekty ilości Wystawianie korekty ilościowej można rozpocząć na klika sposobów: ustawiamy kursor na dokumencie podstawowym, wciskamy prawy klawisz myszki i z menu kontekstowego wybieramy funkcję Korekta ilości. ustawiamy kursor na Fakturze podstawowej i lewym klawiszem myszki naciskamy przycisk ustawiamy kursor na Fakturze podstawowej i z menu dostępnego pod strzałką obok przycisku wybieramy funkcję Korekta ilości Jeśli korekta jest możliwa do wystawienia, na ekranie pojawi się formularz Faktury Korygującej. W nagłówku dokumentu można zmienić: schemat numeracji, daty wystawienia i sprzedaży (wpływu) oraz formę i termin płatności. Pozycje na korekcie przepisane są z dokumentu źródłowego, przy czym jeśli jest to pierwsza korekta ilościowa proponowana jest do zwrotu całość Faktury. Modyfikacja pozycji czyli ustalenie tych elementów Faktury, które podlegają zwrotowi i ich ilości może polegać na: skasowaniu pozycji, których zwrot nie dotyczy. Kasowanie można wykonać ustawiając kursor na wybranej pozycji i wciskając przycisk z koszem, wybierając funkcję kasuj z kontekstowego menu lub z klawiatury, wciskając klawisz <DEL>. Przed skasowaniem program poprosi o potwierdzenie usunięcia pozycji. Uwaga: W przypadku skasowania pozycji program nie renumeruje liczby porządkowej. Dzięki temu numer pozycji na dokumencie korygowanym i korekcie jest zawsze taki sam. (!) zmianie zwracanej ilości. Pierwsza propozycja programu to zwrot pełnej ilości sprzedanego (zakupionego) wcześniej towaru. Aby zwracaną ilość zmienić należy wyświetlić szczegóły o pozycji: przycisk z lupką lub

236 Str. 236 Moduł Handel v dwukrotne kliknięcie lewym klawiszem myszki w pozycję. Kursor ustawi się w polu Ilość. Wprowadzamy zwracaną ilość. Uwaga: Należy pamiętać, że zwracana ilość jest liczbą poprzedzoną znakiem minus (-). zmianie opisu PKWiU. Jedyne pola, których modyfikacji można dokonać edytując dane o pozycji korekty to numer PKWiU oraz opis (ten ostatni tylko w przypadku, gdy na karcie ewidencyjnej towaru parametr Pozwól na edycję opisu na fakturze jest aktywny. Rys. Pozycja faktury korygującej ilość Jeśli do jednego dokumentu wykonujemy kilka korekt ilościowych, program przy każdej korekcie sprawdza, jaka ilość towaru pozostała jeszcze do zwrotu. Na fakturze korygującej ilości drukowane są zarówno data wystawienia faktury (wpływu) jak i data zwrotu Korekty ilości na plus Istnieje możliwość wystawiania korekt ilościowych zwiększających ilość towaru w magazynie. Aby Użytkownik miał możliwość wystawiania tego typu korekt w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry musi zaznaczyć parametr Korekty ilościowe na plus. Domyślnie parametr jest odznaczony wtedy Użytkownik podczas wystawiania korekt ilościowych nie ma możliwości wpisywania ilości dodatnich. Dopiero kiedy zaznaczy parametr w Konfiguracji może wpisywać ilości dodatnie na korektach. Korekty ilościowe na plus nie są obsługiwane w przypadku dokumentów wewnętrznych PW i RW. W przypadku dokumentów rozchodujących towar korekta ilościowa na plus zdejmie towar z magazynu, zgodnie z metodą rozliczania określoną w Konfiguracji. W przypadku dokumentów wprowadzających towar korekta ilościowa na plus wprowadzi towar na magazyn. Uwaga: W przypadku korekt ilościowych na plus, wprowadzających towar do magazynu, aktualizowana jest ostatnia cena zakupu na karcie towaru. W związku z tym, że aktualizowana jest ostatnia cena zakupu, możliwa jest również aktualizacja cen sprzedaży, zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie. W sytuacji, gdy korekta na plus wprowadza towar do magazynu zasób taki na karcie towaru nie jest widoczny jako odrębna dostawa, tylko jest doliczany do zasobu źródłowego. Program pokazuje numer i datę dokumentu źródłowego, do którego taka korekta występuje, a nie numer tej korekty. Jednak program kontroluje, by ilość wprowadzona korektą na plus nie została wyprowadzona z magazynu przed datą takiego dokumentu.

237 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 237 Zasady obsługi korekt ilościowych na plus są analogiczne jak w przypadku standardowych dokumentów korygujących. Należy jednak pamiętać, że podczas wystawiania korekt na plus, mogą pojawić się różne nietypowe sytuacje. Przykład 1. Pozycje z ilością 0 na korekcie. W przypadku, gdy wcześniej do dokumentu wystawiana była korekta zwracająca w całości dany towar, na kolejnej korekcie ilościowej towar ten: pojawi się jeśli w konfiguracji jest zaznaczony parametr o korektach ilościowych na plus (aby Użytkownik miał możliwość skorygowania takiego towaru) nie pojawi się jeśli w Konfiguracji parametr o korektach na plus jest odznaczony. 2. Kwota brutto na korekcie mniejsza niż kwota netto. Korekta dokumentu, na którym pierwotnie są dwa towary: T1 w stawce 7% (wartość netto 500 PLN) i T2 w stawce 22% (wartość netto 250 PLN). Korekta T1 na plus (wartość 500 PLN) i zwrot T2 całkowity (- 250 PLN). w tabeli VAT na takim dokumencie wartość brutto będzie mniejsza niż wartość netto ze względu na różnice pomiędzy kwotami VAT w różnych stawkach. 3. Uwaga: W przypadku wystawiania korekt ilościowych na plus (dotyczy FA i PA) może zdarzyć się sytuacja, gdy do dokumentu korygującego na plus nie zostanie wygenerowany dokument WZ. Równocześnie zostanie zlikwidowana rezerwacja towaru wynikająca z tej korekty. Tym samym wystąpi niezgodność pomiędzy ilością zarezerwowaną na liście zasobów a rezerwacjami wynikającą z transakcji. Przykład: Zasoby w magazynie: 12 szt. towaru FA 10 szt. towaru (bez WZ, rezerwuje towar) FAKI 1 na 5 szt. towaru FAKI 2 na +8 szt. towaru Przekształcenie do WZ z listy FA (automatycznie tworzone są WZ do dokumentów korygujących). Program utworzy WZ do FA (zasób po transakcji 2 szt.), do FAKI 1 (zasób po transakcji 7 szt.). Przy tworzeniu WZ do FAKI 2 zabraknie 1 szt. towaru. Do dokumentu FAKI 2 nie zostanie utworzony dokument WZ, ale na liście zasobów nie będzie już widocznej rezerwacji związanej z tym dokument m. Po przyjęciu brakującej 1 szt. towaru Użytkownik powinien przekształcić FAKI 2 do dokumentu WZ (z listy Faktur Sprzedaży, po zaznaczeniu dokumentu FAKI 2). Wtedy stan rezerwacji będzie zgodny z ilością wynikającą dokumentów Korekty wartości / ceny Korekta wartościowa polega na zmianie ceny sprzedaży towaru w stosunku do ceny umieszczonej na fakturze pierwotnej. Aby wykonać korektę wartościową należy: ustawić kursor na dokumencie podstawowym, wcisnąć prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybrać funkcję Korekta wartości (ceny). ustawić kursor na dokumencie korygowanym, następnie z menu rozwiniętego pod strzałką obok przycisku wybrać funkcję Korekta wartości (ceny) Na ekranie pojawi się formularz faktury korygującej. W nagłówku dokumentu można zmienić: schemat numeracji, daty wystawienia i sprzedaży oraz formę i termin płatności i rabat. Pozycje faktury korygującej przepisane są z faktury źródłowej. Na ekranie wyświetlane są: kod towaru, ilość, jednostka miary, stawka VAT i cena podstawowa. Dopóki nie wprowadzimy wartości korekty kolumna Wartość korekty zawiera zera. Modyfikacja pozycji czyli ustalenie tych elementów faktury, które podlegają korekcie i wartości korekt poszczególnych pozycji może polegać na: skasowaniu pozycji, których korekta nie dotyczy. Kasowanie można wykonać ustawiając kursor na wybranej pozycji i wciskając przycisk z koszem, wybierając funkcję kasuj z kontekstowego menu lub z klawiatury, wciskając klawisz <DEL>. Przed skasowaniem program poprosi o potwierdzenie usunięcia pozycji. Uwaga: W przypadku skasowania pozycji program nie renumeruje liczby porządkowej. Dzięki temu numer pozycji na dokumencie korygowanym i korekcie jest zawsze taki sam. zmianie opisu i PKWiU. Jedyne pola, których modyfikacji można dokonać edytując dane o pozycji korekty to numer PKWiU oraz opis (ten ostatni tylko w przypadku, gdy na karcie ewidencyjnej towaru parametr Pozwól na edycję opisu na fakturze jest aktywny.

238 Str. 238 Moduł Handel v (!) zmianie wartości/ceny pozycji. Zmiany cen możemy dokonać na kilka sposobów: - w nagłówku faktury znajduje się pole Rabat %. Jeśli korekta dotyczy wszystkich pozycji, o tę samą ilość procent wystarczy w pole Rabat wpisać odpowiednią wartość. Potwierdzenie spowoduje, że ceny wszystkich pozycji zostaną pomniejszone o zadany procent. W kolumnie Wartość korekty pojawią się informacje o ile, w związku z udzielonym rabatem zmienią się całkowite wartości pozycji. - jeśli każda pozycja faktury zmienia się o inną wartość (%) lub dla każdej pozycji chcemy podać cenę, jaka powinna jej dotyczyć należy kolejno wyświetlić szczegóły o każdym elemencie korekty. Szczegóły wyświetlamy posługując się przyciskiem z lupką lub dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszki na wybranej pozycji. Na wyświetlonym formularzu do dyspozycji mamy trzy pola: Rabat, Cena netto/brutto i Wartość. Możemy albo dla danej pozycji podać udzielony rabat % - cena przeliczy się sama, albo wpisać cenę towaru, jaka powinna obowiązywać po korekcie wtedy rabat przeliczy się automatycznie. Uwaga: W przypadku korekt wartości Użytkownik ma dostęp do pola Wartość. Dzięki temu ma możliwość wpisania wartości korekty dla całej pozycji, a nie tylko upustu procentowego bądź ceny jednostkowej po rabacie. Rys. Korekta wartości pozycji na fakturze Jeśli do jednej faktury wykonujemy kolejno kilka korekt wartościowych każda kolejna korekta bierze pod uwagę ceny zmienione (pomniejszone lub powiększone) poprzednimi dokumentami korygującymi. Uwaga: W związku z możliwością wprowadzania na FZKG kwot ujemnych w programie wprowadzona jest dodatkowa kontrola podczas wystawiania dokumentów korygujących wartość FZ (FZKG, FZKW). Podczas deklarowania nowej ceny (rabatu) na korekcie wartościowej program sprawdza, czy wartość towaru nie spadnie poniżej aktualnej wartości zasobu. Jeśli z obliczeń wyniknie, że tak - program nie pozwoli zapisać nowej ceny, wyświetlając komunikat informujący, że korekta przekroczyła wartość faktury Korekty wartości do części ilości Podczas wystawiania korekt wartościowych Użytkownik może zmienić nie tylko cenę towaru, ale również ilość, jakiej ta zmiana ma dotyczyć. Należy jednak pamiętać, że: 1. W przypadku korekty wartości do części ilości dokumentów wprowadzających towar do magazynu zasoby towaru nie są rozbijane na dwa różne (część ze starą ceną i część z nową), tylko wartość całego zasobu jest pomniejszana/ powiększana o wartość korekty.

239 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 239 Przykład przyjęcie towaru 100 szt., w cenie 2 PLN, wartość zasobu 200 PLN korekta wartości dla 20 szt., na cenę 3 PLN, wartość korekty 20 PLN na zasobach będzie nadal jeden zasób: 100 szt., o wartości 220 PLN, ze średnią ceną jednostkową 2.20 PLN 2. W przypadku tworzenia dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych ilości i wartości na dokumencie magazynowym są identyczne z ilościami i wartościami na dokumencie handlowym (dokumenty są przekształcane wtedy 1:1). Przykład FA na 100 szt. towaru, w cenie 2 PLN, wartość 200 PLN FAKOR: korekta wartości dla 20 szt., na cenę 3 PLN (wartość korekty 20 PLN) po utworzeniu WZ powstaną dwa dokumenty magazynowe, gdzie ilości i ceny są zgodne z dokumentami handlowymi: - WZ na 100 szt. towaru, w cenie 2 PLN, wartość 200 PLN (związane z FA) - WZKOR zmieniające cenę dla 20 szt. towaru, na cenę 3 PLN (związane z FAKOR). 3. W przypadku przekształcania dokumentów magazynowych do handlowych, jeśli najpierw wystawiany jest dokument magazynowy (WZ, PZ, WKA, PKA ), do dokumentu magazynowego wystawiana jest korekta wartości do części ilości, a dopiero potem dokument magazynowy jest przekształcany do handlowego (FA, FZ ) to na dokumencie handlowym wyliczana jest średnia cena dla towaru. Przykład WZ na 100 szt. towaru, w cenie 2 PLN, wartość 200 PLN WZKOR: korekta wartości 20 szt., na cenę 3 PLN (wartość 20 PLN) po przekształceniu do FA, na FA będzie widoczne 100 szt. towaru w średniej cenie 2.20 PLN (wartość towaru jest prawidłowa 220 PLN) W przypadku przekształcania dokumentów magazynowych do handlowych, gdzie do dokumentu WZ (PZ ) były wystawiane korekty wartości do części ilości może zdarzyć się sytuacja, gdy wartość utworzonej FA będzie różna od sumy wartości WZ i WZKOR. Wynika to z faktur, że podczas przekształcania pogram wylicza średnią cenę (zaokrągloną do dwóch miejsc po przecinku) i na jej podstawie od nowa wylicza wartość towaru Korekty podatku VAT Korekta podatku polega na zmianie stawki VAT sprzedanego wcześniej towaru. Aby wykonać korektę podatku należy: ustawić kursor na dokumencie podstawowym, wcisnąć prawy przycisk myszy i z menu kontekstowego wybrać funkcję Korekta stawki VAT. ustawić kursor na dokumencie pierwotnym, następnie z menu rozwiniętego obok przycisku wybrać funkcję Korekta stawki VAT Na ekranie pojawi się formularz faktury korygującej. W nagłówku dokumentu można zmienić: schemat numeracji, daty wystawienia i sprzedaży oraz formę i termin płatności. Pozycje faktury korygującej przepisane są z faktury źródłowej. Na ekranie wyświetlane są: kod towaru, ilość, jednostka miary, dotychczasowa stawka VAT i cena podstawowa. Kolumna Wartość korekty zawiera zera. Modyfikacja pozycji czyli ustalenie tych elementów faktury, które podlegają korekcie VAT i przypisanie im nowych stawek podatku może polegać na: skasowaniu pozycji, których korekta nie dotyczy. Kasowanie można wykonać ustawiając kursor na wybranej pozycji i wciskając przycisk z koszem, wybierając funkcję kasuj z kontekstowego menu lub z klawiatury, wciskając klawisz <DEL>. Przed skasowaniem program poprosi o potwierdzenie usunięcia pozycji. Uwaga: W przypadku skasowania pozycji program nie renumeruje liczby porządkowej. Dzięki temu numer pozycji na dokumencie korygowanym i korekcie jest zawsze taki sam. zmianie opisu PKWiU. Jedyne pola, których modyfikacji można dokonać edytując dane o pozycji korekty to numer PKWiU oraz opis (ten ostatni tylko w przypadku, gdy na karcie ewidencyjnej towaru parametr Pozwól na edycję opisu na fakturze jest aktywny.

240 Str. 240 Moduł Handel v (!) zmianie stawki VAT dla pozycji. Aby to zrobić należy kolejno wyświetlić szczegóły o każdym elemencie korekty. Szczegóły wyświetlamy posługując się przyciskiem z lupką lub dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszki na wybranej pozycji. Na wyświetlonym formularzu zmieniać można jedynie stawkę podatku VAT. Zmiana stawki spowoduje przeliczenie kwoty w pozycji Wartość korekty. Jeśli do jednej faktury wykonujemy kolejno kilka korekt podatku VAT - kolejna korekta bierze pod uwagę stawki VAT wynikające z dokumentu źródłowego i poprzednich korekt. Należy jednak pamiętać, że w przypadku, gdy do dokumentu zostanie utworzona korekta VAT, a następnie kolejna korekta (ilości lub wartości) wtedy na kolejnym dokumencie korygującym handlowym stawka VAT dla towaru będzie uwzględniała zmianę stawki. Jednak na skojarzonym z tą korektą dokumencie magazynowym uwzględniona zostanie wcześniejsza stawka VAT. W związku z tym mogą wystąpić różnice pomiędzy wartością korekty do dokumentu handlowego a wartością skojarzonego z nią dokumentu magazynowego. Przykład Korekta VAT do faktury wystawionej w cenach netto. Wystawiona została faktura na kwotę netto 50 zł w stawce 22%. Następnie korygowana jest stawka VAT na 7%. w związku z czym program wylicza różnicę w kwocie VAT jako różnica podatku VAT wyliczonego dla stawki 22% (11 zł) i podatku VAT wyliczonego dla 7% (3.50 zł), która wynosi 7.50 zł. Zmniejszona zostaje wartość brutto faktury, natomiast wartość netto pozostaje taka sama. Wartość netto VAT Brutto Faktura zł zł zł Korekta 0 zł zł zł Przykład Korekta VAT do faktury wystawionej w cenach brutto. Wystawiona została faktura na kwotę brutto 50 zł w stawce 22%. Następnie korygowana jest stawka VAT na 7%. w związku z czym program wylicza różnicę w kwocie VAT jako różnica podatku VAT wyliczonego dla stawki 22% (9.02 zł) i podatku VAT wyliczonego dla 7% (3.27 zł), która wynosi 5.75 zł. Wartość brutto faktury pozostaje bez zmian, natomiast zwiększa się wartość netto. Wartość netto VAT Brutto Faktura zł 9.02 zł zł Korekta 5.75 zł zł 0 zł Nota korygująca Nota jest specyficznym dokumentem korygującym. Dotyczy ona tylko Faktur Zakupu. Nie powoduje korekty pozycji, a jedynie danych identyfikacyjnych jakie pojawiły się na Fakturze Zakupu. W celu wystawienia noty korygującej należy ustawić się na dokumencie korygowanym i z listy dostępnych korekt wybrać Notę korygującą. Automatycznie zostanie otwarty formularz noty, który składa się z 3 zakładek. Zakładka Ogólne - zawiera podstawowe informacje potrzebne do wystawienia noty korygującej. z dokumentu pierwotnego zostały przepisane dane dotyczące kontrahenta, kategorii i magazynu. Numeracja not jest analogiczna jak dla dokumentów korygujących, nie ma oddzielnego schematu numeracji. Domyślny schemat to FZKOR/numer/rok. Przed pole, w którym należy wpisać dane jakie pojawiły się na oryginale Faktury Zakupu od dostawcy (błędne) Po - pole, w którym należy wpisać poprawne dane firmy (pobierane są domyślnie informacje zapisane w Konfiguracji firmy/ Pieczątka Firmy) Zakładka Kontrahent - wyświetlone tutaj dane dotyczą podmiotu, do którego kierowana jest nota korygująca. Dane dostawcy/nadawcy zostały pobrane z dokumentu pierwotnego. Zakładka Dokument - z poziomu tej zakładki możliwa jest edycja (podgląd) Zakupu zarejestrowanej w systemie). dokumentu pierwotnego (czyli Faktury Dodatkowo dostępne jest pole Opis, w którym możemy odnotować dodatkowe informacje związane z danym dokumentem. Informacje te zostaną umieszczone na wydruku. Poniżej umieszczona jest informacja kto i kiedy wystawił i jako ostatni modyfikował dokument.

241 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 241 Na wydruku noty oprócz wpisanych na formularzu informacji drukowany jest numer dokumentu źródłowego (dokumentu Faktury Zakupu otrzymanego od dostawcy). Zasady wystawiania not korygujących: Nota może być wystawiona tylko do Faktury Zakupu Noty nie można wystawić do dokumentu w buforze Noty nie można wystawić do dokumentu anulowanego Zwroty do Paragonów W przypadku Paragonów możliwa jest jedynie korekta ilości sprzedanego towaru (zwrotu towaru). Zasady wystawiania korekty do Paragonu są zbliżone do ogólnych zasad wystawiania korekt (opisanych w rozdziale Dokumenty korygujące). Należy jednak pamiętać, że: Nie jest możliwe wystawienie korekty do Paragonu przekształconego do Faktury. Należy wtedy korygować skojarzoną z nim fakturę. Nie jest możliwe również zrobienie zwrotu do Paragonu anulowanego. Paragon zwrotny nie może zostać przekształcony do Faktury Korekty dokumentów FWS i FWZ Korekty można wykonywać tylko z poziomu listy faktur wewnętrznych sprzedaży. Korekta do FWZ generowana jest automatycznie wraz z korektą FWS. Dla FWS wystawianych z poziomu listy, korekty działają zgodnie z ogólnie obowiązującymi zasadami wystawiania dokumentów korygujących (rozdział Dokumenty korygujące). W przypadku korekt FWS wystawianych do FZ istnieją pewne ograniczenia: - nie jest możliwe utworzenie korekty stawki VAT - warunkiem wykonania korekty jest zapis FWS na stałe z wygenerowaną FWZ. FWZ musi być również na stałe. Uwaga: Jeśli utworzono FWS do FZ, a następnie skorygowano FZ, program nie koryguje automatycznie wartości naliczonych na FWS. Należy wykonać korektę bezpośrednio do dokumentu FWS. Możliwe korekty do wykonania to korekta ilości oraz korekta ceny /wartości. Korekty VAT dostępne są tylko dla FWS wystawionych z poziomu listy. Dla faktur powstałych z FZ nie powinno się w ten sposób wykonywać korekt VAT. Sam dokument FWS służy do naliczenia VAT do wew nątrzwspólnotowego nabycia, dlatego w przypadku błędnego naliczenia podatku VAT, najlepszym wyjściem jest anulowanie FWS i naliczenie VATu na nowo. W przypadku konieczności anulowania dokumentów korekt do FWS i FWZ należy w pierwszej kolejności anulować korektę do FWS. Dokument korygujący FWZ zostanie anulowany automatycznie Korekta dokumentu WZ Zasady korygowania dokumentów WZ są zgodne z zasadami ogólnymi wystawiania korekt. Należy jednak pamiętać, że jeśli dokument WZ jest skojarzony z dokumentem handlowym (FA, PA) nie ma możliwości jego korygowania. W takim przypadku korekta musi dotyczyć dokumentu handlowego Korekty Przyjęć Zewnętrznych Z poziomu listy dokumentów PZ możliwe jest wystawianie korekt ilościowych oraz wartościowych. Obowiązują przy tym ogólne zasady wystawiania dokumentów korygujących (rozdział Dokumenty korygujące). Należy jednak pamiętać, że nie wystawimy korekty do dokumentu skojarzonego z FZ. W takim przypadku korekta musi dotyczyć dokumentu handlowego (Faktury Zakupu) Korekta Rozchodu Wewnętrznego Zasady wystawiania korekt do dokumentów RW są zgodne z ogólnie przyjętymi zasadami korygowania dokumentów w systemie. Należy jednak pamiętać, że korekta nie dotyczy dokumentów RW powstałych w wyniku zamknięcia inwentaryzacji Korekta Przyjęcia Wewnętrznego Korekta PW może dotyczyć jedynie ilości. Zasady wystawiania korekt do dokumentu PW nie odbiegają od ogólnych zasad ustalony dla dokumentów korygujących. W zależności od ustawień w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry kontrola ilości odbywa się już przy zapisie do bufora lub przy ostatecznym zapisie dokumentu. Korekta przyjęcia magazynowego w buforze powoduje rezerwację towaru.

242 Str. 242 Moduł Handel v Korekta przesunięcia MM Przesuniecie międzymagazynowe powoduje ruch towarów pomiędzy magazynami. Ze względu na formę dokumentu, możliwa jest tylko korekta ilościowa i jest to kolejne Przesunięcie Międzymagazynowe. Uwaga: Korekta dokumentu MM jest Przesunięciem Magazynowym towaru w przeciwnym kierunku. Podczas korygowania dokumentu MM towar jest pobierany z magazynu źródłowego zgodnie z przyjętą zasadą rozliczania magazynu. W związku z tym może się zdarzyć, że wartość takiej "korekty" będzie inna niż wartość korygowanego przesunięcia MM, w przypadku, gdy na korekcie zostaną przesunięte towary z innej dostawy niż przesunięte dokumentem MM Na podstawie dokumentu korygowanego, formularz korekty zostanie uzupełniony o typ dokumentu, magazyn źródłowy i docelowy, pozycje. Magazyn źródłowy na korekcie to magazyn docelowy z dokumentu korygowanego i analogicznie magazyn docelowy na korekcie to magazyn źródłowy z przesunięcia korygowanego. Pozostałe zasady korygowania dokumentów MM nie odbiegają od ogólnie przyjętych zasad Korekty Bilansu Otwarcia Jeśli na zatwierdzonym już bilansie otwarcia wpisane są błędne dane o towarach można wykonać korektę BOM. Korekta taka może dotyczyć: ilości towaru: formularz jest otwierany domyślnie po wciśnięciu przycisku lub wybraniu z menu (widocznego po wciśnięciu strzałki obok przycisku) opcji Korekta ilości. Dla każdej pozycji edytowalne jest pole Ilość. wartości towaru formularz jest otwierany po wciśnięciu strzałki obok przycisku i wybraniu opcji Korekta wartości. Dla każdej pozycji edytowalne są pola: - cena netto cena jednostkowa towaru po korekcie - wartość korekty należy wpisać wartość o jaką zmniejszana (należy wpisać kwotę ujemną) lub zwiększana (należy wpisać kwotę dodatnią) jest wartość całej pozycji. Na podstawie nowej wartości oraz ilości z dokumentu źródłowego program wylicza cenę jednostkową towaru. Funkcja korekty dostępna jest także w na liście w menu pod prawym przyciskiem myszy. Po zatwierdzeniu korekty na zakładce Dokumenty pojawią się informacje o dokumencie źródłowym BOM wraz z możliwością jego podglądu. Analogicznie na dokumencie BOM pojawi się na zakładce Dokumenty informacja o dokonanej korekcie. Dla korekt do BOM predefiniowany jest jeden schemat numeracji: BOKOR (BOKOR/numer/rok). Zasady korygowania dokumentów BOM: Wystawienie korekty do dokumentu BOM ma konsekwencje identyczne jak w przypadku korekt do innych dokumentów wprowadzających towar do magazynu: w przypadku korekty ilości - potrzebna jest odpowiednia ilość towaru w magazynie w przypadku korekty wartości - odpowiednio przeliczana jest wartość zasobu w magazynie. Jeśli towar został już wydany z magazynu przeliczany jest koszt własny zakupu na dokumentach rozchodowych (powstają odpowiednie dokumenty korygujące koszt). Uwaga: Należy pamiętać, że w przypadku korekty wartościowej BOM możliwa jest korekta zarówno zmniejszająca jak i zwiększająca wartość towaru. Natomiast w przypadku korekty ilościowej możliwa jest jedynie korekta zmniejszająca ilość towaru w magazynie. W przypadku, gdy do magazynu została wprowadzona zbyt mała ilość towaru brakującą ilość można wprowadzić innym dokumentem przychodowym np. Przyjęcie Wewnętrzne Korekty a dokumenty skojarzone W przypadku dokumentów skojarzonych zawsze korygujemy dokument handlowy Korekta ilości Korekta ilości zawsze generuję odpowiednią korektę dokumentu magazynowego. Obowiązują przy tym zasady, że: korekta ilościowa do FA powoduje przyjęcie towaru na magazyn korekta ilościowa FZ powoduje wydanie towaru z magazynu

243 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 243 korekty dokumentów handlowych powodują powstanie korekt do dokumentów magazynowych, bez możliwości ich edycji korekty w buforze nie tworzą dokumentów magazynowych w buforze. Dopiero zapis na trwałe powoduje powstanie odpowiedniej korekty dokumentu magazynowego. korekta do Faktury Zakupu kontroluje ilość, nie można wystawić korekty, jeśli na magazynie nie ma odpowiedniej ilości (dostępnej) korygowanego towaru. korekty zawsze dotyczą tego samego magazynu co dokumenty podstawowe (korygowane) Przykład Korekta ilościowa do FZ Zobaczmy to na przykładzie FZ powstałej z dwóch dokumentów PZ. Mamy dwa dokumenty PZ : Nazwa towaru Ilość Cena zakupu (zł) PZ1 Towar 1 2 szt. 10 Towar 2 3 szt. 11 PZ2 Towar 1 1 szt. 10,99 Towar 2 1 szt. 9,89 Po przekształceniu do Faktury Zakupu otrzymujemy jeden dokument FZ z czterema pozycjami. Nazwa towaru Ilość Cena zakupu (zł) FZ1 Towar 1 2 szt. 10 Towar 2 3 szt. 11 Towar 1 1 szt. 10,99 Towar 2 1 szt. 9,89 Na magazynie mamy Towar 1 w ilości 3 szt. i Towar 2 w ilości 4 szt. Następnie wykonujemy korektę do Faktury Zakupu i zwracamy Towar 1 z PZ1 i Towar 2 z PZ2. Program wygeneruje nam jedną korektę do Faktury Zakupu i automatycznie 2 korekty do dokumentów PZ: Nazwa towaru Ilość Cena zakupu (zł) PZKOR1 Towar 1 2 szt. 10 PZKOR2 Towar 2 1 szt. 9, Korekta wartości 1. W chwili przekształcenia WZ/ PZ do Faktury Sprzedaży/ Faktury Zakupu na dokumencie wynikowym uwzględniane są również wystawione korekty ilościowe i wartościowe. Pomniejszana jest ilość oraz cena jednostkowa towaru i równocześnie wyliczany jest aktualny rabat dla pozycji i wynikowy w nagłówku. 2. Korektę ilościowa/wartościową można wystawić tylko, jeśli WZ/ PZ nie jest skojarzona z innym dokumentem (nie została jeszcze przekształcona do FA/ FZ). W momencie przekształcenia możliwość korygowania dokumentu WZ/ PZ jest blokowana. 3. W chwili przekształcenia zarówno WZ/ PZ jak i korekta wartościowa otrzymuje na liście status FA (FZ). W przypadku, gdy tworzona jest korekta wartościowa do Faktury Sprzedaży/ Faktury Zakupu skojarzonej z WZ/ PZ, wtedy program automatycznie tworzy korektę wartościową do WZ/ PZ. Uwaga: Należy jednak pamiętać, że na Fakturach Sprzedaży w przypadku zmiany ceny sprzedaży/ rabatu bezpośrednio na Fakturze Sprzedaży utworzonej na podstawie WZ, program nie tworzy korekty wartościowej do skojarzonej WZ. Aby utrzymać zgodność pomiędzy wartością wystawionych dokumentów WZ oraz Faktur Sprzedaży należy zmiany ceny wprowadzać za pomocą dokumentów korygujących WZ, a nie zmieniać cen sprzedaży bezpośrednio na Fakturze utworzonej z WZ.

244 Str. 244 Moduł Handel v W przypadku korygowania Faktury Zakupu, jeśli towar zakupiony na podstawie korygowanej Faktury Zakupu został już wydany z magazynu generowana jest korekta kosztu Wydania Zewnętrznego (WZKK). Jakie dokumenty mogą generować powstanie WZKK: korekta wartościowa do PZ/ FZ korekta ilościowa do PZ/ FZ Przykład Korekta wartościowa do FZ Na Fakturze Zakupu przyjęliśmy 10 szt. towaru po 20 zł. Następnie utworzony został dokument PZ do faktury, który wprowadził do magazynu 10 szt. towaru o wartości 200 zł. Towar został sprzedany w całości koszt wyliczony na dokumencie WZ to 200 zł. Otrzymujemy korektę wartościową do dokumentu FZ, który zmniejsza cenę towaru z 20 zł do 18 zł. Tym samym koszt wyliczony na dokumencie WZ jest zbyt duży. Ilość Wartość Cena zakupu PZ WZ Korekta wartości 0-20 WZKK 0-20 W chwili wystawienia korekty wartościowej do FZ automatycznie utworzony zostanie dokument WZKK o wartości -20 zł, który zmniejszy naliczony koszt własny z 200 zł na 180 zł. Przykład Korekta ilościowa do PZ Towar został przyjęty na magazyn na podstawie dwóch Przyjęć Zewnętrznych PZ1 i PZ2. Oba dotyczą tego samego towaru, tej samej ilości, ale cena zakupu (wartość) jest różna. Sprzedano 10 szt. Ponieważ magazyn rozliczany jest metodą FIFO było to 10 szt. z PZ1. Następnie otrzymujemy korektę ilościową do PZ1- zwracany jest cały towar (10 szt.). Ilość Wartość Cena zakupu PZ PZ WZ (FIFO) Korekta ilości do PZ WZKK Możemy wykonać korektę do PZ1, mamy odpowiednią ilość na magazynie. Problemem jest tylko inna wartość zakupu towaru. W takiej sytuacji koszt wyliczony na dokumencie WZ powinien wynieść 100 zł, a nie 200. Wystawiamy korektę ilościową do PZ, a program wykona dodatkowo jeszcze korektę kosztu na Wydaniu Zewnętrznym WZKK. Pierwotnie koszt na WZ wynosił 200 zł, zwróciliśmy towar o tej wartości więc poprawny koszt na WZ powinien wynosić 100 zł (jak z drugiej dostawy) i taki efekt osiągamy dzięki WZKK na kwotę -100 zł. Przykład Korekta ilości do WZ Na dokumencie PZ1 przyjmujemy 10 szt. w cenie 10 zł, na PZ2 kolejne 10 szt. towaru w cenie 15 zł. Następnie sprzedajemy 10 szt. towaru (wyliczony zostaje koszt własny 100 zł). Następuje zwrot całkowity PZ 1, w związku z czym koszt na WZ powinien wzrosnąć do 150 zł (wartość towaru z drugiej dostawy) powstaje dokument WZKK 1 o wartości 50 zł. W chwili obecnej mamy na magazynie 0 szt. towaru i jego wartość wyliczona w oparciu ilość dokumenty również wynosi 0 zł. Zwracamy towar z WZ: powstaje dokument WZKOR o wartości 150 zł. WZKOR uwzględnia WZKK1 na kwotę 50 zł. Na magazynie mamy dzięki temu 10 szt. towaru o wartości 150 zł.

245 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 245 Ilość Wartość Cena zakupu PZ PZ WZ (FIFO) Korekta ilości do PZ WZKK Korekta ilości do WZ Korekta VAT Korekta VAT nie powoduje korekt dokumentów magazynowych 11.3 Korekty do dokumentów nie istniejących w systemie Zdarzają się sytuacje, że dokument sprzedaży lub zakupu został wystawiony jeszcze przed rozpoczęciem pracy z systemem Comarch OPT!MA. Natomiast już po rozpoczęciu pracy zaistnieje potrzeba wprowadzenia do systemu korekty takiego dokumentu. W programie zostało to rozwiązane przez zarejestrowanie w systemie dokumentu pierwotnego (czyli wystawionego przed jeszcze przed rozpoczęciem pracy z Comarch OPT!MA),a następnie wystawienie odpowiedniej korekty Dokument pierwotny Aby umożliwić zarejestrowanie korekty do nieistniejącego w systemie dokumentu wprowadzono tzw. dokumenty pierwotne. Dokument pierwotny odpowiada takiej niezarejestrowanej fakturze. Możliwość wystawienia dokumentów pierwotnych dotyczy Faktur Zakupu, Faktur Sprzedaży oraz Paragonów. Aby wystawić dokument pierwotny należy wcisnąć strzałkę obok Dodaj i z otwartego menu wybrać Dokument pierwotny. Dokument pierwotny wystawiany jest w podobny sposób jak zwykły dokument sprzedaży/ zakupu w systemie. Różnicą jest, że na zakładce Płatności nie ma tabelki odpowiadającej za płatności dokumentu oraz tabelki umożliwiającej rozliczanie zaliczek. Informacja o tym, że dany dokument jest dokumentem pierwotnym znajduje się w opisie formularza w górnej części okna (np. Faktura Sprzedaży FA/00001/2008 pierwotna). Dokument pierwotny przyjmuje numerację proponowaną przez program, oprócz tego istnieje możliwość uzupełnienia Nr pierwotnego (numeru faktycznie korygowanego dokumentu). Numer dokumentu pierwotnego należy wprowadzić ręcznie po wybraniu opcji Nr pierwotny dostępnej w menu rozwijanym po wciśnięciu strzałki obok przycisku Dokument z poziomu formularza dokumentu pierwotnego. Na listach Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz Faktur Zakupu znajduje się parametr: Pierwotne, dotyczący wyszukiwania dokumentów pierwotnych. Zasady wyszukiwania dokumentów pierwotnych są identyczne jak w przypadku innych parametrów: jeśli zaznaczona jest opcja TAK i NIE program podczas wyszukiwania dokumentów nie uwzględnia statusu dokumentu (podstawowy/ pierwotny) jeśli zaznaczona jest opcja TAK program wyszukuje tylko dokumenty pierwotne jeśli zaznaczona jest opcja NIE program wyszukuje tylko dokumenty podstawowe (zwykłe). Zasady wystawiania dokumentów pierwotnych: Dokument pierwotny nie powoduje zmiany ceny zakupu na karcie towaru, a tym samym nie powoduje naliczenia nowych cen sprzedaży (w przypadku aktywnego mechanizmu aktualizacji cen). Wystawienie nie powoduje powstania płatności (zapisu w kasie lub zdarzenia w preliminarzu) Dla dokumentów pierwotnych nie można wystawić skojarzonych dokumentów magazynowych (WZ, PZ) Wystawienie dokumentu pierwotnego nie powoduje ruchu towaru w magazynie Wystawienie dokumentu pierwotnego nie powoduje powstania rezerwacji ani zamówienia Dokumenty pierwotne nie mogą zostać zafiskalizowane Dokumenty pierwotne nie mogą zostać zaksięgowane ani przesłane do rejestrów VAT Dokumenty pierwotne nie mogą zostać wyeksportowane do systemu ECOD Podczas wystawiania dokumentu nie jest uwzględniana blokada na datę dokumentu dokument pierwotny może mieć datę wcześniejszą niż ostatni bilans zamknięcia magazynu (dla innych dokumentów obowiązuje zasada, że ich data nie może być wcześniejsza niż data ostatniego BZM) Wystawienie dokumentu pierwotnego (zatwierdzone na stałe lub w buforze) nie blokuje możliwości wykonania bilansu zamknięcia magazynu (w przeciwieństwie do dokumentów podstawowych nieskojarzonych z magazynowymi lub w buforze). Wystawienie dokumentu pierwotnego (zatwierdzone na stałe lub w buforze) nie blokuje możliwości zamknięcia inwentaryzacji.

246 Str. 246 Moduł Handel v Korekta dokumentu pierwotnego Kiedy dokument pierwotny został już wystawiony można do systemu wprowadzić do niego korektę. Korekta może dotyczyć ilości, wartości lub stawki VAT. Sposób wystawiania korekt do dokumentów pierwotnych jest identyczny jak w przypadku korekt do zwykłych dokumentów sprzedaży/ zakupu. Należy jednak pamiętać, że korekty do dokumentów pierwotnych nie powodują ruchu towaru ani zmiany jego wartości w magazynie (w odróżnieniu od korekt do zwykłych dokumentów). Służą one jedynie do poprawnej rejestracji dokumentów tak, by mogły zostać np. zaksięgowane lub też spowodowały odpowiedni zapis w module Kasa/Bank. Dlatego aby prawidłowo ustalić stan i wartość towaru w magazynie należy następnie wystawić jeszcze dokumenty: Jeśli korekta powinna wprowadzić towar do magazynu (np. korekta do Faktury Sprzedaży) należy wystawić dokument PW i wpisać tam cenę, w jakiej towar został zdjęty z magazynu podczas wystawiania faktury pierwotnej Jeśli korekta ma dotyczyć ilości na dokumencie zakupu (FZ, PZ) należy: wystawić dokument RW zdejmujący towar z magazynu lub wystawić korektę ilościową do dokumentu, którym towar został wprowadzony na magazyn w chwili rozpoczęcia pracy z programem (BOM lub PZ). Przy tej metodzie program automatycznie skoryguje koszt własny zakupu towaru na wcześniejszych dokumentach wydania towaru z magazynu (jeśli takie miało miejsce) W przypadku korekt wartościowych do nieistniejących dokumentów FZ należy skorygować wartość towaru w magazynie. Korekta wartościowa towaru w magazynie jest możliwa tylko wtedy, gdy towar został wprowadzony do magazynu przy pomocy dokumentu BOM. Należy wtedy wystawić korektę wartościową do BOM. Jeśli towar został wprowadzony innym dokumentem (np. PZ) nie jest możliwe wykonanie korekty wartości towaru w magazynie Dokumenty RW/PW do korekt dokumentów pierwotnych Istnieje możliwość automatycznego utworzenia dokumentu RW/ PW do korekty dokumentu pierwotnego. Po zatwierdzeniu dokumentu korygującego (korekta ilości) w menu kontekstowym dostępna jest funkcja Przekształcenie do RW/PW. Funkcja tworzy dokument wewnętrzny RW/PW, ustalając na nim ilości zgodne z korektą: W przypadku dokumentów korygujących, które powinny wprowadzić towar do magazynu, tworzony jest dokument PW. Dokument PW jest zapisywany do bufora i Użytkownik ma możliwość skorygowania wartości towaru, w jakiej ma być wprowadzony do magazynu. W przypadku dokumentów korygujących wyprowadzających towar z magazynu tworzony jest dokument RW. Jest on od razu zapisywany na trwałe, zdejmując towar zgodnie z metodą rozliczania magazynu określoną dla danej bazy. 1. Dokument PW/ RW można utworzyć tylko dla korekty ilościowej do dokumentu pierwotnego. 2. Korekta musi być zapisana na trwałe (nie można tworzyć RW/PW dla korekt w buforze i anulowanych). 3. Dokument RW/ PW można utworzyć do korekty tylko raz. 4. W przypadku anulowania korekty anulowany jest również skojarzony z nią dokument RW/ PW. 5. Jeśli na korekcie występują usługi są one pomijane podczas tworzenia RW/ PW Seria dla dokumentów korygujących W numerze dokumentu korygującego można wskazać serię jako dodatkową informację do rozróżnienia dokumentów (schematy numeracji definiujemy w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów). W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry znajduje się opcja Przenoś serie na dokumenty korygujące zaznaczeniu parametru seria w numerze korekty jest przenoszona z dokumentu korygowanego. po

247 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Opakowania kaucjonowane Uwaga: Funkcja rozliczania opakowań kaucjonowanych jest dostępna tylko dla Użytkowników korzystających z modułu Comarch OPT!MA Handel, prowadzącego gospodarkę magazynową. Jeśli Użytkownik posiada tylko moduł Comarch OPT!MA Faktury funkcja nie będzie dostępna. Uwaga: Aby w programie pojawiły się opcje związane z obsługą opakowań kaucjonowanych należy zaznaczyć parametr Obsługa opakowań kaucjonowanych w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje. Możliwość włączenia funkcji jest dostępna również w chwili tworzenia nowej bazy danych z poziomu funkcji konfigurującej wstępnie program (okno Sprzedaż). Automatyczna możliwość wyliczania kaucji opiera się o utworzone schematy opakowań kaucjonowanych, które następnie są przypisywane do poszczególnych towarów. Po wpisaniu towarów na dokument program przelicza, w oparciu o przypisane im schematy, ile opakowań powinno być równocześnie wydane. Proponowane ilości są widoczne na odrębnej zakładce na dokumencie. Użytkownik ma możliwość zmodyfikowania zaproponowanej listy opakowań. Równocześnie Użytkownik może określić, czy za wydane opakowania kaucjonowane będzie pobierana opłata. W chwili wydania towaru, kiedy tworzony jest dokument WZ, równocześnie wydawane są opakowania kaucjonowane. Dla kaucji tworzony jest odrębny dokument WKA/ PKA, czyli Wydanie kaucji/ Przyjęcie kaucji. Dla poszczególnych dokumentów kaucyjnych określony jest termin zwrotu opakowań. Kaucje, które nie zostały zwrócone w terminie powinny zostać zafakturowane. W programie istnieje możliwość wystawienia Faktury Sprzedaży na podstawie dokumentów WKA, gdzie termin zwrotu minął. Równocześnie w podobny sposób, w oparciu o dokumenty Przyjęcia Kaucji, istnieje możliwość wprowadzenie Faktury Zakupu za niezwrócone opakowania Formularz opakowania kaucjonowanego Opakowania kaucjonowane muszą być wprowadzone jako odrębne pozycje na liście zasobów. Podczas wprowadzania karty magazynowej dostępny jest parametr Opakowanie/ kaucja. Po jego zaznaczeniu wprowadzana pozycja będzie traktowane przez program jako opakowanie kaucjonowane, czyli m.in. będzie możliwość wykorzystania go w schematach opakowań czy też wpisywania na dokumenty kaucyjne. Parametr Opakowanie/ kaucja może być zaznaczony niezależnie od typu zakładanej karty (towar/ usługa, prosty/ złożony). Możliwość odznaczenia parametru jest blokowana w chwili wystawienia pierwszego dokumentu z danym opakowaniem Schematy opakowań kaucjonowanych Każdy towar może być związany z kilkoma opakowaniami kaucjonowanymi. Po to, by powiązać towar z różnymi opakowaniami tworzone są schematy. To tam Użytkownik decyduje dla jakiej ilości towaru wydawane są kolejne opakowania. Lista schematów opakowań jest dostępna w menu Ogólne/ Inne/ Schematy Opakowań. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj, Usuń, Zmień. Dodając nowy schemat opakowania należy uzupełnić następujące informacje: Kod kod schematu (unikalny) Nazwa nazwa schematu Następnie należy uzupełnić listę opakowań związanych ze schematem. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień. Definiowanie schematu opiera się na podaniu kodu opakowania i zadeklarowaniu, dla jakiej ilości towaru takie opakowanie powinno być wydane. Przykład Przy sprzedaży napoju opakowaniem podstawowym jest butelka, ale równocześnie przy większej ilości (np. 20 napojów) można wydać skrzynkę. Dlatego tworząc schemat należy określić, że butelka jest wydawana zawsze, przy sprzedaży każdego jednego napoju, natomiast przy sprzedaży 20 napojów powinna być również wydana skrzynka. Przykładowy schemat wyglądałby tak:

248 Str. 248 Moduł Handel v Rys. Schemat opakowań kaucjonowanych Należy przy tym pamiętać, że jeden schemat może być wykorzystany dla wielu towarów. Przykład Jeżeli kilka rodzajów napojów jest sprzedawane w takich samych butelkach i w takich samych skrzynkach, wtedy utworzony SCHEMAT 1 można skojarzyć z kilkoma towarami w cenniku, bez konieczności powielania schematów na liście Powiązanie schematów opakowań z towarami Towary, którym towarzyszą opakowania kaucjonowane, muszą mieć przypisany schemat opakowania. Dzięki temu w momencie sprzedaży/ zakupu takiego towaru program może wyliczyć ilość opakowań kaucjonowanych, które powinny być równocześnie wydane/ przyjęte. Schemat przypisywany jest na karcie towaru (z poziomu zasobów czy cennika). Kod schematu można wpisać ręcznie lub wybrać z listy po wciśnięciu przycisk Lista dokumentów WKA i PKA Podobnie jak towary handlowe wydawane są z magazynu w oparciu o dokumenty WZ, tak do obsługi opakowań kaucjonowanych utworzono odrębne dokumenty WKA (Wydanie Kaucji). Natomiast wprowadzenie towarów kaucjonowanych do magazynu, związane z zakupem towarów, oparte jest głównie o dokumenty PKA (Przyjęcie Kaucji). Lista dokumentów Wydania kaucji oraz Przyjęcia Kaucji jest dostępna w menu Handel/ Inne(Magazyn). Dokumenty te mogą być tworzone na kilka sposobów: Dokumenty WKA Wystawiane przez Użytkownika bezpośrednio z listy są to dokumenty niezależne, niezwiązane z innymi dokumentami zarejestrowanymi w systemie. Tworzone na podstawie Faktur Sprzedaży i Paragonów - w momencie tworzenia dokumentu WZ do FA/PA program sprawdza listę opakowań na zakładce Kaucje i umieszcza je na odrębnym dokumencie WKA. Tworzone do dokumentu WZ z poziomu listy WZ istnieje możliwość utworzenia dokumentu WKA, na którym program wyliczy ilość opakowań, które powinny zostać wydane razem z towarami. Dokumenty PKA Wystawiane bezpośrednio z listy są to dokumenty niezależne, niezwiązane z innymi dokumentami przychodowymi. Tworzone na podstawie Faktury Zakupu w momencie tworzenia dokumentu PZ do Faktury Zakupu program sprawdza listę opakowań na zakładce Kaucje i umieszcza je w odrębnym dokumencie PKA. Tworzone do dokumentu PZ z poziomu listy PZ istnieje możliwość utworzenia PKA, na którym program wyliczy ilość opakowań, które powinny być przyjęte do magazynu razem z zakupionymi towarami.

249 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 249 Lista zawiera wszystkie dokumenty WKA/ PKA zarejestrowane w systemie. Lista może być filtrowana przy wykorzystaniu dodatkowych parametrów: Pierwotne niezwrócone w terminie filtruje dokumenty WKA/ PKA, których termin zwrotu już minął, a nie zostały jeszcze całkowicie zwrócone. Dokumenty są wyświetlane niezależnie od tego, czy zostały zafakturowane. Lista zawiera dokumenty w buforze. Pierwotne niezafakturowane filtruje listę dokumentów WKA/ PKA (bez korekt), które nie zostały jeszcze zafakturowane, niezależnie od terminu zwrotu kaucji. Lista zawiera dokumenty w buforze. Tak więc, zaznaczając obydwa parametry, Użytkownik może uzyskać listę dokumentów WKA/ PKA, które powinny zostać zafakturowane (niezafakturowane i po terminie zwrotu). Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski Dodaj, Zmień, Usuń. Ponadto z poziomu listy możliwe jest: - wystawienie korekty ilościowej lub wartościowej. Wyboru można dokonać z poziomu menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki. Zasady korygowania dokumentów WKA i PKA są podobne jak w przypadku dokumentów WZ i PZ. - zafakturowanie opakowań niezwróconych. Zasady fakturowania opakowań są opisane w odrębnym rozdziale. Zasady dotyczące grupowania, sortowania, wyszukiwania dokumentów (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie Formularz dokumentu WKA/ PKA Formularz dokumentu Wydania Kaucji oraz Przyjęcia Kaucji jest zbliżony do formularza Faktury Sprzedaży i Zakupu (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie). Uwaga: Dokumenty WKA i PKA są zawsze liczone algorytmem od brutto! Numeracja. Dokumenty WKA i PKA posiadają własne schematy numeracji. Na dokumencie informacja o sposobie numerowania jest wypełniana w polu Dokument. Dla dokumentów WKA i PKA zostały zdefiniowane domyślne schematy numeracji, w zależności od sposobu ich tworzenia: Dokumenty WKA Dokumenty PKA Sposób tworzenia Schemat numeracji Sposób tworzenia Schemat numeracji Z poziomu listy WKA WKA Z poziomu listy PKA PKA Na podstawie FA/ PA WKFA/ WKPA Na podstawie FZ PKFZ Na podstawie WZ WKA Na podstawie PZ PKA Nowe schematy dla dokumentów kaucyjnych można definiować z poziomu menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Magazyn, natomiast zmiany schematów domyślnych można dokonać w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Dokumenty. Płatności W przypadku dokumentów WKA/ PKA Użytkownik może zadecydować, czy dla danego dokumentu ma być tworzona płatność w module Kasa/Bank. Zależy to od zaznaczenia na zakładce Płatności parametru Płatności: Jeśli parametr nie jest zaznaczony dokument WKA/ PKA nie utworzy płatności w Kasie/Banku. Parametr powinien być odznaczony, jeśli sprzedający nie pobiera kaucji za wydane opakowania. Jeśli parametr jest zaznaczony na zakładce pojawia się tabela, w której można podać szczegółowy harmonogram płatności. Zasady tworzenia płatności dla WKA/ PKA są podobne jak ma to miejsce w przypadku Faktury Sprzedaży oraz Faktur Zakupu. Ponadto, jeśli dokument WKA/ PKA tworzy płatność istnieje możliwość rozliczenia z nim zaliczki. Na zakładce Płatności widoczna jest tabela z nierozliczonymi zapisami kasowymi kontrahenta lub wskazanego pracownika. Zasady rozliczania zaliczek są identyczne jak w przypadku Faktur Sprzedaży/ Faktur Zakupu.

250 Str. 250 Moduł Handel v Uwaga: Istnieje możliwość domyślnego ustawienia, czy dany kontrahent ma mieć naliczane kaucje za opakowania. Parametr Naliczaj płatności dla dokumentu WKA/PKA znajduje się na karcie kontrahenta, na zakładce Handlowe. Uwaga: Termin płatności oraz data zapisu KP są liczone w stosunku do daty wskazanej w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów. w przypadku dokumentów WKA obowiązują ustawienia dla FA/ PA, w przypadku PKA ustawienia dla Faktur Zakupu. Termin zwrotu. Termin zwrotu opakowań kaucjonowanych na dokumencie WKA można ustalić na zakładce Płatności. Domyślny termin zwrotu dla poszczególnych kontrahentów można ustalić na karcie kontrahenta, na zakładce Handlowe. Lista opakowań. Lista pozycji na dokumencie WKA/ PKA jest obsługiwana za pomocą standardowych przycisków Dodaj, Usuń, Zmień. Należy jednak pamiętać, że na WKA/ PKA mogą zostać dodane tylko pozycje, które na karcie mają zaznaczony parametr Opakowanie/kaucja. Uwaga: Opakowania wprowadzone na dokument WKA są zdejmowane z magazynu, nawet jeśli dokument jest zapisany do bufora. Zasady obsługi zasobów są podobne jak na dokumencie WZ. W przypadku dokumentów PKA zasady obsługi zasobów są podobne jak dla PZ (dopiero dokument zatwierdzony na trwałe wprowadza opakowanie do magazynu). Koszt na dokumencie WKA jest wyliczany na podobnych zasadach jak dla dokumentu WZ do czasu zapisania dokumentu koszt jest symulowany, zgodnie z ustawieniami parametru w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry: wg ostatniej ceny zakupu lub średniej ceny zasobów. Dopiero po zapisaniu dokumentu WKA (na stałe lub do bufora), kiedy opakowania zostają zdjęte z magazynu program podaje rzeczywisty koszt opakowań Zakładka Kaucje na dokumentach handlowych Istnieje możliwość ustalania wydanych/ pobranych opakowań już na poziomie dokumentu handlowego, jeszcze przed wydaniem/ przyjęciem towaru do magazynu. Listę opakowań kaucjonowanych można ustalić na 6. zakładce Kaucje na dokumencie handlowym: Fakturze Zakupu, Fakturze Sprzedaży oraz Paragonie. Uwaga: Kaucje na dokumencie handlowym są zawsze wyliczane w cenach brutto, niezależnie od algorytmu ustawionego dla dokumentu handlowego (FA/ FZ). Zakładka Kaucje nie pojawi się na dokumentach typu: Faktura do Paragonu oraz Faktura do nie zwróconych dokumentów WKA. Rabaty Lista opakowań towarzyszących transakcji jest traktowana przez program jako odrębna lista, gdzie stosowane są upusty zgodnie z zadeklarowanymi dla danego kontrahenta lub towaru. Warto jednak pamiętać, że podczas wyliczania kaucji z poziomu zakładki Kaucje nie jest pobierany rabat z dokumentu handlowego (rabat wynikowy z nagłówka). Tym samym zmiana rabatu w nagłówku dokumentu handlowego nie powoduje przeliczenia wartości opakowań na zakładce Kaucje. Na zakładce Kaucje Użytkownik może określić termin zwrotu opakowań. Termin domyślnie pobierany jest z karty kontrahenta (zakładka Handlowe).

251 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 251 Rys. Faktura Sprzedaży - zakładka Kaucje Płatności Na zakładce Kaucje Użytkownik może określić, czy za opakowanie pobierana jest kaucja (opłata). Podobnie jak w przypadku dokumentów kaucyjnych WKA/PKA: Jeśli parametr nie jest zaznaczony w Kasie/Banku nie jest tworzona płatność związana z kaucjami. Jeśli parametr jest zaznaczony w Kasie/Banku powstaje płatność związana z kaucjami. Należy pamiętać, by odrębnie zdefiniować harmonogram płatności dla dokumentu handlowego FZ/FA/PA (na zakładce Płatności), a odrębnie dla kaucji (na zakładce Kaucje). Uwaga: W Kasie/Banku tworzone są dwie odrębne płatności: dla dokumentu handlowego (FZ, FA, PA) oraz dla kaucji. W przypadku zapłaty gotówką zarówno za dokument handlowy, jak i kaucje kwota proponowana przy zapisie dokumentu obejmuje wartość towaru i kaucji. Jednak w module Kasa/Bank tworzone są dwa odrębne zapisy kasowe: za towary i za kaucje. Do czasu wygenerowania WKA, płatności (zdarzenia i zapisy) są przypięte do FA. Po wygenerowaniu WZ/WKA do FA płatności są przepinane na WKA. Należy przy tym pamiętać, że przy tworzeniu FA do PA, po wybraniu nowego kontrahenta na FA nie jest on zmieniany na WKA/PKA i na płatnościach (zdarzeniach i zapisach) w Kasie/Banku. Jeśli Faktura Sprzedaży powstała w oparciu o wystawione wcześniej dokumenty WZ, wtedy na FA nie pojawi się zakładka Kaucje. Przy takim schemacie obiegu dokumentów (najpierw WZ, potem FA) dokumenty kaucyjne powinny być tworzone na podstawie WZ (funkcja dostępna z poziomu listy WZ), a dopiero później WZ przekształcane do FA. W innym przypadku dokument WKA do FA można utworzyć z listy Faktur Sprzedaży (opcja Dodanie nowego WKA) Przeliczanie opakowań na transakcji Po wprowadzeniu towarów na dokument handlowy z poziomu zakładki Kaucje istnieje możliwość przeliczenia opakowań towarzyszących transakcji. Na zakładce Kaucje znajduje się przycisk. Po jego wciśnięciu program sprawdza, czy towary wpisane na dokument są skojarzone ze schematami opakowań. Na tej podstawie wylicza ilość opakowań, jaka wynika z ilości poszczególnych towarów. Po przeliczeniu kaucji przycisk zmienia się na. Jednak jeśli Użytkownik

252 Str. 252 Moduł Handel v wprowadzi zmiany na liście towarów handlowych, przycisk ponownie zmieni się na ponownie trzeba przeliczyć listę opakowań., informując w ten sposób, że Uwaga: Przy ponownym przeliczaniu listy opakowań na zakładce Kaucje program od nowa wylicza ilość opakowań kaucjonowanych. Jeśli wcześniej Użytkownik wprowadził na liście opakowań zmiany przy ponownym przeliczaniu zostaną one utracone. Zasady wyliczania ilości opakowań: 3. Jeśli takie samo opakowanie jest skojarzone z kilkoma różnymi towarami na zakładce Kaucje opakowania będą sumowane. 4. Program wykaże opakowanie na zakładce tylko w przypadku, gdy ilość towaru przekroczy ilość określoną w schemacie opakowania W przykładzie skrzynka pojawi się na zakładce tylko, jeśli na dokumencie sprzedane będzie 20 lub więcej napojów. 5. Opakowania przeliczane są dla poszczególnych towarów, a dopiero potem sumowane. Przykład Jeśli na dokumencie wprowadzimy 15 szt. napoju, a następnie (w odrębnej pozycji) kolejne 10 szt. napoju to program na zakładce Kaucje wyliczy tylko 25 butelek, bez skrzynki. Wynika to ze sposobu liczenia: żadna z pozycji (15 szt. i 10 szt.) nie spełnia warunku koniecznego do umieszczenia na liście opakowań kaucjonowanych skrzynki (minimum 20 szt.). Lista opakowań kaucjonowanych towarzyszących transakcji może być modyfikowana przez Użytkownika. Obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń i Zmień. Należy jednak pamiętać, że na zakładce Kaucje mogą być dodawane tylko pozycje o statusie Opakowanie/ Kaucja zaznaczonym na karcie. Jeśli podczas transakcji część opakowań kaucjonowanych jest wymieniana, wtedy na zakładce Kaucje należy wpisać bilans rozliczeń opakowań kaucjonowanych. Przykład Klient kupuje 25 napojów, ale równocześnie na wymianę przynosi 7 butelek, wtedy na zakładce Kaucje powinno zostać wpisane 18 butelek. Uwaga: Do czasu utworzenia dokumentów magazynowych zasoby dotyczące opakowań są rezerwowane/ zdejmowane/ zamawiane w identyczny sposób jak zasoby dotyczące towarów handlowych z dokumentu Automatyczne przeliczanie kaucji W menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje znajduje się parametr związany z automatycznym przeliczaniem opakowań kaucjonowanych w momencie dodawania pozycji na dokument: Jeśli parametr jest wyłączony opakowania na zakładce Kaucje są wyliczane tylko po wciśnięciu przycisku pioruna. Jeśli parametr jest zaznaczony opakowania są wyliczane automatycznie, równocześnie z wprowadzaniem towarów handlowych na dokument FA/PA. Funkcja działa na Fakturach Sprzedaży i Paragonach. Przy zaznaczonym parametrze program przelicza opakowania na zakładce Kaucje w momencie: dodania nowego towaru/ usługi, usunięcia towaru, zmiany ilości zmiany jednostki miary Uwaga: Należy pamiętać, że przy zmianie na liście towarów handlowych program od nowa wylicza listę opakowań kaucjonowanych. Jeśli Użytkownik wprowadzi zmiany na liście opakowań, a następnie zmieni towary handlowe wprowadzone zmiany opakowań zostaną utracone.

253 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Kopiowanie transakcji W trakcie kopiowania dokumentu: jeśli opakowania są na zakładce Kaucje zawartość zakładki jest kopiowana, jeśli do dokumentu jest już utworzony dokument WKA zakładka Kaucje nie jest wypełniane, jeśli w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje jest zaznaczony parametr o automatycznym odświeżaniu kaucji opakowania na zakładce Kaucje są zawsze wyliczane od nowa Tworzenie WKA/ PKA do dokumentów handlowych Dokumenty WKA/PKA do dokumentów handlowych mogą być tworzone na dwa sposoby: równocześnie z tworzeniem dokumentu magazynowego oraz z poziomu listy dokumentów FA/PA/FZ Tworzenie równocześnie WKA i WZ (PKA i PZ) W chwili tworzenia dokumentu magazynowego (WZ/PZ) równocześnie program sprawdza, czy na zakładce Kaucje na dokumencie handlowym wpisane są jakieś opakowania. W chwili tworzenia dokumentu magazynowego WZ/PZ, na którym umieszczone są towary handlowe, równocześnie tworzony jest dokument kaucyjny WKA/PKA, na którym umieszczone są opakowania kaucjonowane. w takim przypadku dokument kaucyjny WKA/PKA jest zawsze zapisywany na trwałe. Informacja o płatnościach do WKA jest pobierana z dokumentu Faktury Sprzedaży (zakładka Kaucje). Uwaga: Jeśli opakowanie ma na karcie nadany status usługa wtedy utworzenie WKA na takie opakowanie jest uzależnione od ustawienia parametru Konwersja FA/PA do WZ - przenoś usługi na WZ w menu System/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry. Podobnie w przypadku dokumentów PKA tworzonych do FZ Generowanie dokumentu WKA/PKA z listy. Istnieje możliwość utworzenia dokumentu kaucyjnego WKA/PKA do zatwierdzonego dokumentu handlowego, nawet w przypadku, gdy istnieje już dokument magazynowy WZ/WKA lub PZ/PKA. Funkcja może być wykorzystana w sytuacji, gdy konieczne jest ustalenie różnych terminów zwrotu kaucji czy też różnych form płatności dla opakowań towarzyszących transakcji. Funkcja jest dostępna: pod przyciskiem strzałki na liście Faktur Sprzedaży i Paragonów jako Dodanie nowe WKA, pod przyciskiem strzałki na liście Faktur Zakupu jako Dodanie nowe PKA. W takim przypadku dokument WKA/PKA jest tworzony różnicowo (tzn. uwzględnia wcześniej utworzone dokumenty WKA). Tworzony w ten sposób dokument WKA jest zapisywany do bufora. 1. Na dodanym WKA dane dotyczące terminu zwrotu, formy płatności itp. są pobierane z karty kontrahenta, a nie z dokumentu handlowego. 2. Nie można dodać kolejnego WKA/ PKA do dokumentu handlowego, jeśli wcześniej utworzone WKA/PKA jest nadal w buforze. 3. W przypadku anulowania dokumentu handlowego nie jest anulowany dokument kaucyjny. 4. Jeśli anulowany zostanie dokument kaucyjny skojarzony z FA/ PA/ FZ, to przy dodawaniu nowego dokumentu kaucyjnego (różnicowego) nie zostanie on uwzględniony. Uwaga: Dodanie nowego dokumentu WKA/ PKA (różnicowego) jest możliwe tylko w przypadku, gdy dokument handlowy (FA, PA, FZ) jest skojarzony z dokumentem WZ. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy na zakładce Kaucje nie ma przeliczonych żadnych opakowań. Wtedy możliwe jest utworzenie WKA do FA, pomimo, że nie ma jeszcze dokumentu WZ. Funkcja może być wykorzystana w firmach, gdzie do FA/ FZ nie są tworzone dokumenty magazynowe. Wtedy kaucje nie powinny być naliczane na zakładce Kaucje, a jedynie na WKA dodawanym z poziomu listy. Uwaga: W przypadku wystawiania dokumentów korygujących do FA/PA/FZ nie są automatycznie korygowane powiązane dokumenty kaucyjne. Zwrot opakowań kaucjonowanych należy wykonać bezpośrednio z poziomu listy dokumentów WKA/PKA.

254 Str. 254 Moduł Handel v Wydruk opakowań kaucjonowanych na Paragonie fiskalnym Na Paragonie fiskalnym, w części niefiskalnej, istnieje możliwość wydruku informacji o opakowaniach kaucjonowanych. Opcja jest dostępna po zaznaczeniu parametru opakowania w menu System/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna. Uwaga: Wydruk opakowań nie jest możliwy na drukarkach Posnet/ Elzab starej homologacji oraz na drukarkach INNOVA. Nie ma możliwości wydruku na drukarce fiskalnej opakowań z dokumentów WKA/ PKA. Opakowania są drukowane tylko na Paragonach związanych z zafiskalizowanymi dokumentami sprzedaży (FA, PA). W części fiskalnej drukowane są towary handlowe, a w części niefisklanej opakowania. Na Paragonie drukowane są zarówno opakowania z zakładki Kaucje (przed utworzeniem WZ/WKA), jak i opakowania z powiązanych z Fakturą Sprzedaży/ Paragonem dokumentów WKA. Jeśli do FA/PA istnieje więcej powiązanych dokumentów WKA drukowane są opakowania ze wszystkich WKA. Uwaga: Opakowania są drukowane na Paragonie niezależnie od tego, czy została pobrana za nie kaucja (opłata), czy nie. Funkcja drukowania kaucji w drukarce fiskalnej wymaga, żeby wartość całkowita Paragonu była równa wartości towarów i wartości kaucji. Tak więc niezależnie od tego, czy sprzedawca pobiera opłatę (kaucję) za opakowanie, czy nie wartość opakowań jest uwzględniana w podsumowaniu Paragonu. Nie jest możliwe jednoczesne wydrukowanie form płatności i opakowań jeżeli opakowania skojarzone z fiskalizowanym dokumentem nie posiadają płatności. Dlatego, jeżeli załączono w Konfiguracji drukowanie form płatności i opakowań, a na dokumentach kaucyjnych nie ma płatności - formy płatności nie będą drukowane na Paragonie. Na Paragonie nie są drukowane poszczególne opakowania. Na wydruku pojawia się opis Opakowanie wraz z ilością i ceną. Istnieje również możliwość wydruku numeru opakowania. Jako numer opakowania podawany jest numer katalogowy z karty cennikowej, pod warunkiem, że zawiera się w zakresie liczb od 1 do Dokumenty WZ/PZ a opakowania kaucjonowane Na dokumentach magazynowych nie jest dostępna zakładka Kaucje. Dokumenty kaucyjne dla WZ/PZ są tworzone dopiero po zapisaniu dokumentu na trwałe, z poziomu listy. Po wciśnięciu przycisku na liście WZ, lub na liście PZ, tworzony jest dokument kaucyjny. Na dokumencie program wylicza ilości opakowań na podobnych zasadach, jak to ma miejsce na zakładce Kaucje na dokumentach handlowych. Dokumenty WKA/PKA związane z dokumentami magazynowymi są zapisywane do bufora. 1. W przypadku, gdy do dokumentu WZ/PZ są wcześniej wystawione korekty ilościowe na tworzonym dokumencie odpowiednio pomniejszone są ilości opakowań kaucjonowanych. 2. W przypadku anulowania dokumentu WZ/PZ nie jest automatycznie anulowany dokument WKA/PKA. 3. W przypadku skorygowania dokumentu WZ/PZ już po utworzeniu dokumentu kaucyjnego nie są automatycznie korygowane dokumenty WKA/PKA. Użytkownik powinien to zrobić bezpośrednio z poziomu listy WKA/PKA. 4. Do jednego dokumentu WZ/PZ można utworzyć wiele dokumentów WKA/PKA, przy czym każdy kolejny dokument tworzony jest różnicowo (tzn. uwzględnia wszystkie poprzednie) Korekty dokumentów kaucyjnych. Dokumenty kaucyjne powinny być korygowane przede wszystkim w przypadku, gdy kontrahent zwraca pobrane wcześniej opakowania (w przypadku dokumentów WKA) lub też Użytkownik zwraca opakowania swojemu dostawcy (w przypadku dokumentów PKA). Dzięki takiemu rozwiązaniu na bieżąco znany będzie stan rozliczeń opakowań kaucjonowanych z poszczególnymi kontrahentami, co znacznie ułatwi ewentualne fakturowanie kaucji. Zasady korygowania dokumentów kaucjonowanych są podobne jak w przypadku dokumentów magazynowych WZ/ PZ. Należy przy tym pamiętać, że parametr dotyczący płatności jest zgodny z ustawieniem na dokumencie, który jest korygowany.

255 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Fakturowanie niezwróconych opakowań Jeśli opakowanie nie zostanie zwrócone w określonym terminie powinna zostać wystawiona Faktura Sprzedaży. Funkcja jest dostępna z poziomu listy dokumentów WKA, po wciśnięciu przycisku. Fakturowane mogą być dokumenty WKA, które: są zaznaczone na liście, nie zostały w całości zwrócone (fakturowana jest tylko część niezwrócona), zostały zatwierdzone na trwałe (nie są w buforze, ani anulowane) Na podstawie zaznaczonych dokumentów WKA tworzona jest Faktura Sprzedaży: 1. Dokumenty WKA na liście widoczne są ze statusem FA. 2. Każdy dokument WKA można uwzględnić na FA tylko raz. 3. Po utworzeniu FA do WKA blokowana jest możliwość korygowania i anulowania zafakturowanych dokumentów WKA. 4. Do FA mogą być przekształcane dokumenty WKA, które mają zgodne: kontrahenta magazyn walutę oraz kurs Do FA mogą być przekształcane WKA niezależnie od tego czy posiadają płatności w Kasie/Banku. Utworzona Faktura tworzy płatność tylko w takiej części, w jakiej składają się na nią dokumenty WKA bez naliczonych wcześniej płatności. Przykład Dla kontrahenta wystawiono dokument WKA1 na kwotę 500 PLN, z naliczoną kaucją. Drugi dokument WKA2 dla tego kontrahenta, na kwotę 300 PLN, nie ma naliczonej kaucji (nie ma płatności w Kasie/Banku). Obydwa dokumenty fakturuję. Na fakturze mam w tabeli płatności tylko kwotę z WKA2 (bez kaucji), chociaż wartość całkowita faktury to 800 PLN (WKA1 + WKA2). Na Fakturze Sprzedaży do WKA przepisywane są ceny i ilości z dokumentów WKA (z uwzględnieniem korekt) i Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany, usuwania opakowań z faktury, jak również dodawania nowych opakowań. Po zatwierdzeniu Faktura Sprzedaży/ Faktura Zakupu związana z niezwróconymi opakowaniami nie powoduje już żadnych zmian na liście zasobów. Nie można również utworzyć do niej dokumentu WZ/PZ oraz WKA/PKA (na formularzu nie ma zakładki Kaucje, nie działa opcja Dodaj nowe WKA (PKA) z poziomu listy). Faktura za niezwrócone opakowania na liście jest widoczna ze statusem WK. Uwaga: Jeśli Użytkownik utworzy korektę do Faktury Sprzedaży fakturującej opakowania z dokumentów WKA program automatycznie utworzy skojarzone korekty do dokumentów WKA (które odpowiednio skorygują zasoby). Należy pamiętać, że takie dokumenty korygujące WKA nie posiadają płatności (płatność w Kasie/Banku jest związana z FAKOR).

256 Str. 256 Moduł Handel v Podatek akcyzowy na wyroby węglowe Od 1 stycznia 2012 r. przestało obowiązywać zwolnienie z akcyzy w odniesieniu do węgla i koksu przeznaczonych do celów opałowych. Wobec tego od dnia 2 stycznia 2012 wyroby podlegają opodatkowaniu akcyzą według stawki 1,28 zł /1 gigadżul (GJ). Opodatkowanie wyrobów akcyzowych: węgla kamiennego, węgla brunatnego i koksu, reguluje ustawa z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz. U. z 2011 r. Nr 108, poz. 626, z późn. zm.) W związku z tym w programie Comarch OPTIMA dostępne są mechanizmy mające na celu ułatwienie obliczenia wartości akcyzy do zapłaty do Urzędu Celnego Parametry konfiguracja W Konfiguracji firmy/ Magazyn w gałęzi Akcyza wyroby węglowe znajduje się parametr Akcyza na wyroby węglowe. Po jego zaznaczeniu w programie dostępne są funkcje związane z obsługą podatku akcyzowego. Rys. Akcyza na wyroby węglowe Zwolnienie od akcyzy Atrybut do określenia podstawy prawnej zwolnienia (Dokument dostawy) wartość tego atrybutu ustalona na pozycji dokumentu Wydania Zewnętrznego, Rozchodu Wewnętrznego będzie drukowana na Dokumencie dostawy w kolumnie 5 (Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia). Zalecamy zdefiniowanie atrybutu w następujący sposób: Po kliknięciu w przycisk Atrybut otrzymujemy listę atrybutów kontrahenta, na liście dodajemy atrybut o kodzie np. AKCYZA, ustawiamy format lista i definiujemy pozycje listy wpisując przeznaczenie uprawniające do zwolnienia np. pośredniczący podmiot węglowy Art.31a. Atrybut jest przenoszony na zakładkę Akcyza pozycji dokumentu WZ/RW. Jeżeli na formularzu kontrahenta wybranego na dokument, na zakładce Atrybuty dla atrybutu ustawionego w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Akcyza wyroby węglowe określono wartość to zostanie ona przeniesiona automatycznie na zakładkę Akcyza pozycji dokumentu. Adres miejsca wydania do przemieszczenia wyrobów węglowych uzupełniony adres będzie przenoszony na zakładkę Dostawa dokumentu WZ/RW w pole Adres miejsca wydania do przemieszczenia wyrobów węglowych, a stamtąd na wydruk Dokumentu dostawy. Schemat numeracji dla WZ generowanych do FA i PA - dla transakcji rejestrujących sprzedaż wyrobów węglowych dla kontrahenta zwolnionego z akcyzy można przypisać domyślny schemat numeracji dla Wydań Zewnętrznych generowanych automatycznie do Faktur Sprzedaży, Paragonów. Naliczanie akcyzy Powiększaj cenę o kwotę akcyzy po zaznaczeniu parametru domyślne ceny sprzedaży na dokumentach zostają zwiększone o kwotę akcyzy. Rabat na dokumentach z akcyzą w przypadku udzielania rabatu na dokumentach Użytkownik może wskazać czy rabat ma być wyliczany od pełnej ceny czy od ceny bez akcyzy. Atrybut dla oznaczenia ubytków (na pozycji dokumentu rozchodu) - na deklaracji AKC-WW ubytki towarów należy umieszczać oddzielnie, dlatego konieczne jest odpowiednie oznaczenie pozycji dokumentów rejestrujących ubytki wyrobów węglowych. Aby ubytki trafiły na deklarację w oddzielnej pozycji, konieczne jest dodanie na pozycji dokumentu (RW lub FA,

257 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 257 PA,WZ) atrybutu określonego w konfiguracji do rejestrowania ubytków. Nie ma konieczności uzupełniania wartości atrybutu na dokumentach. Na deklaracji ubytki ujmowane są w oddzielnej pozycji CN z dodatkową informacją Ubytki w kolumnie Nazwa grupy wyrobów. Deklaracja AKC-WW W związku z wejściem w życie ustawy o wprowadzeniu podatku akcyzowego na wyroby węglowe należy składać do Urzędu Celnego comiesięczną deklarację AKC-WW. W Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Deklaracje w sekcji Podatnik składa deklaracje/odprowadza zaliczki z tytułu: jest dostępna deklaracja AKC-WW. Po zaznaczeniu deklaracji należy wybrać Urząd Celny, do którego składana jest deklaracja. W polu I.C. (AKC-WW) należy wskazać Izbę Celną, do której będzie generowana płatność podatku akcyzowego z tytułu deklaracji AKC-WW. Dane podatnika pobierane są z Konfiguracji firmy/dane firmy/vat 7, VAT-UE, AKC-WW Parametry karta towaru Na karcie towaru (menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby), na zakładce Dodatkowe znajduje się sekcja Akcyza na wyroby węglowe: Kod CN należy podać ośmiocyfrowy kod CN, jeżeli Użytkownik wypełnia deklarację Intrastat, kod CN jest identyczny jak w sekcji Intrastat. Wartość opałowa GJ/1000 kg należy określić wartość energetyczną węgla/koksu w gigadżulach dla 1000 kg. Jednostka uzupełniająca: 1000 kg należy ustalić przelicznik między jednostką podstawową towaru a 1000 kg. Stawka akcyzy zgodnie z ustawą o podatku akcyzowym należy wpisać stawkę akcyzy od 1 gigadżula (GJ) energii zawartej w węglu i koksie 1,28 zł Naliczanie akcyzy Naliczenie podatku akcyzowego jest możliwe na: Fakturze Sprzedaży, Paragonie, Wydaniu Zewnętrznym, Rozchodzie Wewnętrznym, Fakturze Zakupu, Przyjęciu Zewnętrznym, Przyjęciu Wewnętrznym. Na formularzu pozycji towarowej, dla towarów, które mają wypełnioną sekcję Akcyzy dostępna jest zakładka Akcyza zawierająca informacje związane z akcyzą przeniesione z karty towaru: - Kod CN, - Wartość opałowa GJ/1000 kg, - Stawka akcyzy, - Ilość w 1000 kg (wyliczona na podstawie ilości towaru z dokumentu i przelicznika między jednostkami określonego na karcie towaru w sekcji Akcyza na wyroby węglowe), - Wartość akcyzy wyliczona jest dla wartości opałowej wynikającej z ilości sprzedawanego/wydawanego towaru. Informacje te będą służyły do wyliczania podatku akcyzowego podczas generowania deklaracji AKC-WW. Księgowanie akcyzy Dla schematów księgowych o typie Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, Wydania Zewnętrzne, Przyjęcia Zewnętrzne, Rozchody Zewnętrzne i Przyjęcia Zewnętrzne dostępne są w programie makra umożliwiające księgowanie akcyzy.

258 Str. 258 Moduł Handel v Uwzględnienie akcyzy w cenie sprzedaży Akcyza będzie doliczana do ceny sprzedaży w zależności od zaznaczenia parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Akcyza Wyroby węglowe: Powiększaj cenę o kwotę akcyzy. Po zaznaczeniu parametru, domyślna cena towaru pobrana na dokument z karty towaru zostanie powiększona o wartość akcyzy wyliczoną przez program w oparciu o wartość opałową GJ/1000 kg, stawkę akcyzy (1,28 zł) i ilość towaru w 1000 kg. W przypadku udzielania rabatu na dokumentach, Użytkownik może wskazać czy rabat ma być wyliczany od pełnej ceny czy od ceny bez akcyzy (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Akcyza wyroby węglowe: Rabat od pełnej ceny/ Rabat od ceny bez akcyzy) Wydruk Faktura VAT (GenRap) Akcyza Z poziomu formularza Faktury Sprzedaży dostępny jest wydruk Faktura VAT (GenRap)/Akcyza, na którym dla każdej pozycji wykazana jest kwota akcyzy. W podsumowaniu wykazana jest łączna wartość akcyzy wszystkich pozycji dokumentu Deklaracja AKC-WW W związku z wejściem w życie ustawy o wprowadzeniu podatku akcyzowego na wyroby węglowe należy składać do Urzędu Celnego comiesięczną deklarację AKC-WW. Deklaracje są składane miesięcznie w drugim miesiącu po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy (do 25 dnia danego miesiąca). W Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Deklaracje w sekcji Podatnik składa deklaracje/odprowadza zaliczki z tytułu: jest dostępna deklaracja AKC-WW. Po zaznaczeniu deklaracji należy wybrać Urząd Celny, do którego składana jest deklaracja. W polu I.C. (AKC-WW) należy wskazać Izbę Celną, do której będzie generowana płatność podatku akcyzowego z tytułu deklaracji AKC-WW. Dane podatnika pobierane są z Konfiguracji firmy/dane firmy/vat 7, VAT-UE, AKC-WW Wyliczanie deklaracji AKC-WW Lista deklaracji AKC-WW jest dostępna w menu Handel/Inne po zaznaczeniu parametru Akcyza na wyroby węglowe w Konfiguracji firmy/magazyn/akcyza-wyroby węglowe. Lista składa się z kolumn Miesiąc (za jaki została wyliczona deklaracja), Rok (wyliczenia deklaracji), Korekta (jeśli deklaracja jest korektą w kolumnie znajduje się numer korekty począwszy od 1), Data wyliczenia (data wyliczenia deklaracji), Kwota (kwota podatku akcyzowego do zapłaty, Status (obliczona lub zamknięta jeśli zaznaczono Zablokuj deklarację przed zmianami odblokowanie deklaracji jest dostępne z poziomu listy pod prawym przyciskiem myszy). W przypadku prowadzenia księgowości kontowej z poziomu listy deklaracji jest dostępny przycisk księgowania: - Księgowanie deklaracji Zaksięgować można jedynie deklarację zablokowaną przed zmianami (zamkniętą). Dla schematów księgowych o typie Deklaracje dostępne jest makro dotyczące księgowania kwoty do zapłaty z deklaracji akcyzowej lub korekty tej deklaracji. Usunięcie zapisu ksiegowego jest dostępne na liście deklaracji pod prawym przyciskiem myszy Formularz deklaracji Formularz deklaracji składa się z trzech zakładek 1 Dane ogólne, 2 C, 3 C-D. Na pierwszej zakładce podajemy: za jaki miesiąc jest wyliczana deklaracja, jakie dokumenty mają zostać uwzględnione przy wyliczaniu deklaracji obowiązek podatkowy w akcyzie powstaje z dniem wydania towaru lub wystawienia Faktury Sprzedaży, Paragonu. Dlatego dokumenty WZ uwzględniane są w deklaracji na podstawie daty wydania, dokumenty RW na podstawie daty wystawienia, dokumenty FA, PA na podst. daty wystawienia. Deklarację można wyliczyć na podstawie dokumentów: FA, PA, RW lub WZ, RW. Uwaga: W przypadku Paragonów, do których wygenerowano FA, w deklaracji uwzględniane są Paragony (nie Faktury Sprzedaży). Aby poprawnie przeliczyć deklarację należy zaznaczyć Uwzględniaj dokumenty PA. czy uwzględniać korekty, cel złożenia deklaracji (złożenie deklaracji/ korekta deklaracji) w danym miesiącu nie można wyliczyć ponownie deklaracji, jest to możliwe poprzez korektę stanowiącą ponowne wyliczenie deklaracji za dany okres (można wystawić w danym miesiącu dowolną ilość korekt). Korekty numerowane są kolejno 1,2.. (informacja o numerze korekty jest widoczna na liście deklaracji w kolumnie Korekta). Po wykonaniu pierwszej korekty deklaracja główna wykonana uprzednio w danym miesiącu otrzymuje na liście kolor czerwony. czy zablokować deklarację przed zmianami po zaznaczeniu opcji, na liście w kolumnie Status będzie informacja zamknięta. Odblokowanie deklaracji jest dostępne z listy pod prawym przyciskiem myszy.

259 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 259 Rys. Deklaracja AKC-WW zakładka ogólne Przycisk służy do przeliczenia deklaracji. Nie można zapisać deklaracji bez jej uprzedniego przeliczenia. Na drugiej zakładce C wyliczane są przez program kwoty podatku akcyzowego. Towary występujące na dokumentach, na których naliczono akcyzę grupowane są po kodach CN, wartości opałowej oraz stawce podatku ustalonej dla poszczególnych pozycji. W kolumnie Nazwa grupy wyrobów drukowany jest opis kodu CN, w kolejnych kolumnach Kod CN, wyliczona wartość opałowa, stawka podatku i kwota podatku akcyzowego. Suma ilości z pozycji na dokumentach pomnożona przez wartość opałową stanowi wartość opałową dla określonego kodu CN. Kwota podatku dla poszczególnych kodów CN jest zaokrąglana do pełnych złotych.

260 Str. 260 Moduł Handel v Rys. Deklaracja AKC-WW zakładka 2. C Na trzeciej zakładce C-D znajdują się pola dotyczące wyliczenia kwoty podatku akcyzowego: 105. Kwota podatku akcyzowego łączna kwota podatku wyliczona przez program, 106. Zwolnienia i obniżenia Użytkownik może wpisać sumaryczną wartość obniżeń podatku, przy czym kwota ta nie może przewyższać kwoty z pola 105, 107. Podatek akcyzowy do zapłaty kwota podatku akcyzowego pomniejszona o zwolnienia i obniżenia. Na tą kwotę tworzona jest płatność w Kasa/Bank/ Preliminarz płatności. Korekta deklaracji tworzy płatność stanowiącą różnicę między deklaracją poprzednią a obecną. Oświadczenie podatnika lub osoby reprezentującej podatnika: 108. Imię, 109. Nazwisko, 112. Telefon i pobierane są z Konfiguracji firmy/dane firmy/ VAT 7, VAT UE, AKC- WW Data wypełnienia ustawiana jest data bieżąca w momencie przeliczania deklaracji. Powyższe pola podlegają edycji. Zestawienie dokumentów do deklaracji AKC-WW: Z poziomu formularza deklaracji AKC-WW dostępny jest wydruk Zestawienie dokumentów do deklaracji AKC-WW/Wzór standard. Wydruk zawiera listę dokumentów, które powinny zostać uwzględnione w deklaracji. Jeśli wystąpi różnica w kwocie podatku akcyzowego między wydrukiem a deklaracją, należy deklarację przeliczyć ponownie. Jeżeli występują korekty deklaracji, wydruk zawiera zestaw najbardziej aktualnych dokumentów powinien być zgodny z ostatnią korektą deklaracji z danego miesiąca.

261 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 261 Rys. Daklaracja AKC-WW zakładka 3. C-D Z poziomu formularza deklaracji AKC-WW dostępny jest wydruk deklaracji (Wzór standard) lub poszczególnych jej stron (Wzór standard strona 1, Wzór standard strona 2,..) Ubytki Na deklaracji AKC-WW ubytki towarów należy umieszczać oddzielnie, dlatego konieczne jest odpowiednie oznaczenie pozycji dokumentów rejestrujących ubytki wyrobów węglowych. Do tego celu służy atrybut definiowany w Konfiguracji firmy/magazyn/akcyza wyroby węglowe:. Aby ubytki trafiły na deklarację w oddzielnej pozycji, konieczne jest dodanie na pozycji dokumentu (RW lub FA, PA,WZ) atrybutu określonego w konfiguracji do rejestrowania ubytków. Nie ma konieczności uzupełniania wartości atrybutu na dokumentach. Na deklaracji ubytki ujmowane są w oddzielnej pozycji CN z dodatkową informacją Ubytki w kolumnie Nazwa grupy wyrobów Transakcje zwolnione od akcyzy W ustawie o podatku akcyzowym przewidziano szereg zwolnień przedmiotowych od akcyzy dla wyrobów węglowych zużywanych zarówno do celów innych niż działalność gospodarcza, jak również zużywanych do prowadzenia niektórych rodzajów działalności gospodarczej. W związku z tym na karcie kontrahenta (menu Ogólne/ Kontrahenci), na zakładce Handlowe znajduje się parametr Zwolnienie z akcyzy na wyroby węglowe. Z poziomu formularza dokumentu, na zakładce Kontrahent dostępny jest parametr Zwolnienie z akcyzy podlegający edycji. Parametr jest zaznaczony domyślnie w przypadku, kiedy na dokument wybrano kontrahenta, który na karcie ma włączony parametr Zwolnienie z akcyzy na wyroby węglowe. W przypadku, kiedy na Przyjęciu Zewnętrznym/ Przyjęciu Wewnętrznym/ Rozchodzie Wewnętrznym czy Wydaniu Zewnętrznym (w przypadku, kiedy WZ ma stanowić dokument dostawy a nie powiązana z WZ Faktura Sprzedaży) wybrany jest kontrahent, który ma zaznaczony parametr Zwolnienie z akcyzy, na formularzu dokumentu pojawia się zakładka Dostawa. Dla dokumentu w buforze dane znajdujące się na tej zakładce podlegają edycji. W przypadku dokumentu zapisanego na stałe, aby można było edytować dane należy w Konfiguracji firmy/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce Parametry zaznaczyć Zmiana opisu i osoby odbierającej na dok.

262 Str. 262 Moduł Handel v Dla dokumentów rozchodowych WZ/RW: Adres miejsca wydania do przemieszczenia wyrobów węglowych domyślnie przenoszony z Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Akcyza-wyroby węglowe. Data rozpoczęcia przemieszczania wyrobów węglowych domyślnie przenoszona z pola Data wydania z zakładki Ogólne dokumentu WZ/RW. Adres miejsca odbioru wyrobów węglowych domyślnie przenoszony adres Odbiorcy z zakładki Kontrahent dokumentu WZ/RW. Po zmianie odbiorcy na dokumencie, adres jest aktualizowany. Data odbioru wyrobów węglowych domyślnie data przenoszona z pola Data wydania z zakładki Ogólne. Powyższe informacje są przenoszone na wydruk Dokumentu dostawy (opisany szczegółowo w rozdziale Dokument dostawy). Dla dokumentów przychodowych PZ/PW: Adres miejsca odbioru wyrobów węglowych adres przenoszony z Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Akcyza-wyroby węglowe. Data odbioru wyrobów węglowych domyślnie przenoszona z pola Data przyjęcia z zakładki Ogólne dokumentu PZ/PW. Aktualizacja parametru Zwolnienie z akcyzy na zapisanych dokumentach Wywołanie funkcji Aktualizacji danych kontrahenta na zatwierdzonym dokumencie spowoduje aktualizację parametru Zwolnienie z akcyzy na formularzu dokumentu, na zakładce Kontrahent zgodnie z ustawieniem tego parametru na karcie kontrahenta, dla którego wystawiono dokument. Funkcja Aktualizacji danych kontrahenta jest dostępna na liście dokumentów pod prawym przyciskiem myszy po zaznaczeniu parametru Aktualizacja kontrahenta na dokumencie na karcie operatora Konfiguracja programu/użytkowe/operatorzy, zakładka Parametry Dokument dostawy Warunkiem zwolnienia z akcyzy, o którym mowa w ustawie o podatku akcyzowym jest m.in dołączenie do przemieszczanych wyrobów węglowych dokumentu dostawy zgodnie z wzorem określonym przez Ministra Finansów, a także uzyskanie na nim potwierdzenia dostarczenia tych wyrobów odbiorcy. W programie wydruk dokumentu dostawy wyrobów węglowych jest dostępny z poziomu formularza dokumentu: Wydania Zewnętrznego, Rozchodu Wewnętrznego Akcyza Dokument dostawy/dokument dostawy w pionie, Akcyza (GenRap) Dokument dostawy/dokument dostawy w pionie (na wydruku Dokumentu dostawy w pionie strona nagłówka i pozycji drukowane są na jednej stronie). Wydruk zawiera: NR numer dokumentu WZ/RW.

263 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 263 Nazwa/nazwisko i imię podmiotu, który wystawił dokument dostawy, Nazwa/nazwisko i imię podmiotu, który wydaje do przemieszczenia wyroby węglowe pobierane są z pieczątki firmy (menu System/ Konfiguracja firmy/ Dane firmy). Podmiot odbierający/zwracający wyroby węglowe pobierany jest kontrahent z dokumentu WZ/RW. Adres miejsca wydania do przemieszczania wyrobów węglowych, Data rozpoczęcia przemieszczania, Adres miejsca odbioru, Data odbioru pobierane są z zakładki Dostawa dokumentu WZ/RW. Aby kolumna 5 (Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia) w tabeli przemieszczanych wyrobów węglowych została wypełniona informacjami, na zakładce Akcyza pozycji dokumentu należy wskazać atrybut i określić jego wartość. Jeżeli na formularzu kontrahenta wybranego na dokument, na zakładce Atrybuty dla atrybutu ustawionego w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Akcyza wyroby węglowe określono wartość to zostanie ona przeniesiona automatycznie na zakładkę Akcyza pozycji dokumentu Uproszczony dokument dostawy Z poziomu dokumentów Wydania Zewnętrznego, Rozchodu Wewnętrznego, korekt ilości WZ, RW dostępny jest wydruk Akcyza (GenRap)/Dokument dostawy uproszczony. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 marca 2012 r. zmieniającym rozporządzenie z 30 sierpnia 2010 r. w sprawie dokumentu dostawy, ewidencji wyrobów akcyzowych objętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, warunków i sposobu ich zwrotu oraz środków skażających alkohol etylowy (Dz. U. Nr 59, poz. 307) uproszczony dokument dostawy może być stosowany przy sprzedaży wyrobów węglowych na terytorium kraju przez pośredniczący podmiot węglowy podmiotowi korzystającemu ze zwolnienia, jeżeli odbiór tych wyrobów przez ich nabywcę następuje bezpośrednio od pośredniczącego podmiotu węglowego. Na wydruku ilość wyrobów węglowych podlegających zwolnieniu od akcyzy jest wykazywana w kg. W polu Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia drukowana jest wartość atrybutu pozycji dokumentu z zakładki Akcyza dostępnej na formularzu pozycji dokumentu Dokument dostawy Faktura VAT Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 marca 2012 r. zmieniającym rozporządzenie z 30 sierpnia 2010r. w sprawie dokumentu dostawy, ewidencji wyrobów akcyzowych objętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, warunków i sposobu ich zwrotu oraz środków skażających alkohol etylowy (Dz. U. Nr 59, poz. 307) dokumentem dostawy może być Faktura VAT, jeżeli zawiera nazwę, kod CN i ilość wyrobów węglowych, ich przeznaczenie uprawniające do korzystania ze zwolnienia od akcyzy, podpis podmiotu sprzedającego wyroby węglowe lub osoby reprezentującej ten podmiot oraz podpis podmiotu odbierającego te wyroby lub osoby reprezentującej ten podmiot, potwierdzający ich odbiór i przeznaczenie. W związku z powyższym na zakładce Kontrahent formularza Faktury Sprzedaży dostępny jest parametr Dokument dostawy na FA, który należy zaznaczyć, jeśli FA ma stanowić dokument dostawy. Parametr jest aktywny po zaznaczeniu parametru Zwolnienie z akcyzy. Po zaznaczeniu Dokument dostawy na FA, na formularzu pozycji Faktury, na zakładce Akcyza pojawia się atrybut dotyczący zwolnienia z akcyzy, którego wartość jest drukowana na Fakturze. Pojawia się również dodatkowa zakładka Dostawa, na której dostępne są informacje: Adres miejsca wydania do przemieszczenia wyrobów węglowych domyślnie przenoszony z Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Akcyza-wyroby węglowe. Data rozpoczęcia przemieszczania wyrobów węglowych domyślnie przenoszona z pola Data sprzedaży z zakładki Ogólne dokumentu FA. Adres miejsca odbioru wyrobów węglowych domyślnie przenoszony adres Odbiorcy z zakładki Kontrahent dokumentu FA. Po zmianie odbiorcy na dokumencie, adres jest aktualizowany. Data odbioru wyrobów węglowych domyślnie data przenoszona z pola Data sprzedaży z zakładki Ogólne. W przypadku Faktury zapisanej na stałe, aby można było edytować dane na zakładce Dostawa należy w Konfiguracji firmy/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce Parametry zaznaczyć Zmiana opisu i osoby odbierającej na dok. Wydruk Faktury Sprzedaży (w PLN oraz w walucie obcej): Na wydruku Faktury stanowiącej dokument dostawy, w nazwie wyrobu węglowego drukowany jest kod CN i przeznaczenie uprawniające do zwolnienia z podatku akcyzowego. Uwaga: Jeżeli Faktura Sprzedaży stanowi dokument dostawy, na skojarzonym Wydaniu Zewnętrznym nie są dostępne dane do dokumentu dostawy.

264 Str. 264 Moduł Handel v Korekta ilości do WZ/RW dokument dostawy Na korekcie ilości do WZ/RW wystawionych dla kontrahenta zwolnionego z akcyzy znajduje się zakładka Dostawa. Adres miejsca wydania do przemieszczenia wyrobów węglowych, Adres miejsca odbioru wyrobów węglowych domyślnie przenoszone są z korygowanego dokumentu WZ/RW. Data rozpoczęcia przemieszczania wyrobów węglowych, Data odbioru wyrobów węglowych dla WZ domyślnie ustawiane są zgodnie z wartością pola Data korekty z zakładki Ogólne dokumentu korekty, dla RW zgodnie z Datą wystawienia. Dla dokumentu w buforze powyższe dane podlegają edycji. W przypadku dokumentu zapisanego na stałe, aby można było edytować dane należy w Konfiguracji firmy/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce Parametry zaznaczyć Zmiana opisu i osoby odbierającej na dok. Z poziomu formularza korekty ilości WZ/RW dostępny jest wydruk Akcyza Dokument dostawy, Akcyza (GenRap) Dokument dostawy, Dokument dostawy w pionie (na wydruku Dokumentu dostawy w pionie strona nagłówka i pozycji drukowane są na jednej stronie) w kolumnie 5 (Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia) drukowana jest informacja: Zwrot wyrobów węglowych Ewidencja wyrobów węglowych Warunkiem korzystania ze zwolnień od akcyzy wyrobów węglowych zużywanych do prowadzenia niektórych rodzajów działalności gospodarczej jest prowadzenie ewidencji wyrobów zużywanych do celów zwolnionych. W programie Ewidencja wyrobów węglowych jest dostępna z poziomu menu Handel/Inne/Ewidencja wyrobów węglowych. Na zakładce Wyroby wydane ewidencja zawiera informacje o wyrobach węglowych zużytych do celów zwolnionych na podstawie dokumentów FA/WZ i RW dla których wystawiono dokumenty dostaw. Na zakładce Wyroby przyjęte ewidencja zawiera informacje o wyrobach węglowych zużytych do celów zwolnionych na podstawie dokumentów PZ i PW. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 30 sierpnia 2010 (DzU nr 160) oraz rozporządzeniem z dnia 19 grudnia 2011 (DzU nr 292) podmiot, który wystawił dokument dostawy, sporządza miesięczne zestawienie wystawionych dokumentów dostawy, które przekazuje właściwemu naczelnikowi Urzędu Celnego do 25-go dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy zestawienie. Dla ewidencji wyrobów węglowych dostępny jest wydruk Zestawienie dokumentów dostaw (GenRap)/ Wzór standard: Tytuł wydruku Miesięczne zestawienie dokumentów dostawy. Za okres okres jest przenoszony na wydruk z pól Data dokumentu od.. do ustawionych w ewidencji, należy pamiętać, aby ustawić zakres miesiąca. Wydruk zawiera listę dokumentów dostaw wyfiltrowanych w ewidencji (kolumny: Lp., Nr dokumentu, Data wystawienia, Nazwa kontrahenta). Podczas wykonywania wydruku można zaznaczyć parametr Pozycje dokumentów dostaw. Wówczas na wydruku pod każdym dokumentem drukowana jest lista wyrobów węglowych wykazanych na dokumencie dostawy. Dla każdej pozycji drukowana jest Nazwa towaru, Kod CN, Ilość w 1000 kg, Wartość opałowa. Dla wyrobów wydanych i przyjętych dostępny jest wydruk ewidencji zawierający: - dla wyrobów wydanych: Nr dokumentu dostawy (numer WZ/RW), Datę wystawienia WZ/RW, Datę wysłania wyrobu węglowego, Dane odbiorcy, Nr faktury/paragonu (skojarzonego z WZ), Nazwę wyrobu, Kod CN, Ilość w 1000 kg, Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia, Miejsce odbioru wyrobu węglowego, Datę odbioru. - dla wyrobów przyjętych: Datę otrzymania (data odbioru wyrobu węglowego pobierana z zakładki Dostawa dokumentu PZ/PW), Nazwę wyrobu, Kod CN wyrobu, Numer dokumentu dostawy (numer PZ/PW), Datę dokumentu (PZ/PW), Dane wystawcy dokumentu, Adres miejsca odbioru (pobierany z zakładki Dostawa dokumentu PZ/PW), JM (jednostka miary wyrobu z dokumentu PZ/PW), Ilość w 1000 kg.

265 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 265 Rys. Ewidencja wyrobów węglowych użytych do celów zwolnionych

266 Str. 266 Moduł Handel v Współpraca z innymi modułami systemu Comarch OPT!MA 14.1 Współpraca z modułami księgowymi W zależności od modułu księgowego proces księgowania przebiega jedno lub dwu etapowo. Dla użytkowników modułu Księga Podatkowa księgowanie polega na przeniesieniu dokumentów handlowych (FA, PA, FZ) do odpowiedniego rejestru VAT. Odpowiada za to przycisk. Użytkownicy Księgi Handlowej księgowanie muszą przeprowadzić dwuetapowo: - dokumenty muszą zostać przeniesione do właściwych rejestrów VAT - dokumenty muszą zostać zaksięgowane za pomocą schematów na odpowiednie konta księgowe. Na konta księgowane są wszystkie dokumenty handlowe FA, PA, FZ i magazynowe PZ, WZ, PW, RW, PWP, RWS, MM Zapis w rejestrach VAT Dokumenty sprzedaży i zakupu wystawione w module Faktury można zapisać do rejestrów VAT znajdujących się w module Księga Podatkowa lub Księga Handlowa. Aby to zrobić, należy: w konfiguracji modułów księgowych założyć odpowiednie rejestry VAT (Konfiguracja/ Firma/Księgowość/Rejestry sprzedaży VAT i Rejestry zakupu VAT) na liście dokumentów zaznaczyć te dokumenty, które mają być zapisane do wskazanego rejestru w chwili rozpoczęcia operacji zapisu program zapyta o nazwę rejestru VAT, w którym dokumenty mają zostać umieszczone wybór i akceptacja rejestru rozpoczyna proces zapisu po zakończeniu księgowania wszystkie przeniesione faktury w kolumnie status otrzymują znacznik V. Zapisane w rejestrze VAT dokumenty znajdują się w buforze tego rejestru. Jeśli zapis skasujemy z bufora rejestru VAT dokument zostanie odksięgowany zniknie status V. Jeśli faktura jest zapisana w rejestrze VAT (status V) na zakładce Dokumenty znajduje się informacja o wpisie do rejestru wraz z możliwością podglądu odpowiadającego jej zapisu w rejestrze VAT. Do rejestru VAT przenoszone są wszystkie informacje o dokumencie: dane kontrahenta, daty wystawienia i sprzedaży (zakupu i wpływu), forma płatności, kwota zapłacona. Nie można księgować dokumentów znajdujących się w buforze i dokumentów anulowanych. Przy próbie wykonania takiego zapisu program poinformuje o tym stosownym komunikatem Księgowanie wg kategorii Dokumenty są księgowane zawsze w stosunku 1:1 tzn. jedna zaksięgowana faktura tworzy jeden zapis w rejestrach VAT. Zasada ta nie dotyczy jedynie Paragonów, których księgowanie zostało opisane w odrębnym rozdziale. Na dokumencie znajdować mogą się nie tylko towary w różnych stawkach VAT ale i z różnych kategorii. Podczas księgowania dokumentu do rejestru VAT sumowane są wartości towarów w poszczególnych stawkach VAT z uwzględnieniem wpisanych kategorii. Jeśli pozycje mają różne kategorie - jeśli towary z jednej stawki VAT są przypisane do różnych kategorii trafiają do zapisu w rejestrze jako oddzielne pozycje. Może to prowadzić do powstawania różnic w wartości VAT - powstające różnice są doliczane do pozycji o większej wartości Jeśli pozycje nie mają własnych kategorii do rejestru przenoszone są z kategorią dziedziczoną z nagłówka. Wtedy trafiają do zapisu VAT z podziałem jedynie na stawki VAT Jeśli część pozycji ma przypisane kategorie, a część nie - dla pozycji posiadających kategorie jest ona kopiowana (pkt.1), dla pozycji bez kategorii jest ona dziedziczona z nagłówka dokumentu (pkt.2).

267 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 267 Przykład Na wystawionej fakturze (kategoria w nagłówku Sprzedaż) znajdują się towary: Nazwa Ilość Cena netto Wartość netto Stawka VAT Kategoria Towar_ % Projekty Towar_ % Projekty Towar_ % Transport Towar_ % Akcesoria Towar_ % Projekty Po zaksięgowaniu tej faktury do rejestru VAT, na zapisie w rejestrze znajdowały się będą pozycje: Kategoria Stawka VAT Wartość netto VAT Brutto Kolumna Projekty 22% Sprzedaż Projekty 7% Sprzedaż Transport 22% Sprzedaż Akcesoria 7% Sprzedaż Księgowanie dokumentów korygujących Podczas księgowania korekt do rejestru VAT sumowane są wartości korygowanych towarów w poszczególnych stawkach VAT z uwzględnieniem wpisanych kategorii. Dotyczy to korekt ilości i wartości. W przypadku korekty stawki VAT program pomniejsza sprzedaż w starej stawce i powiększa w nowej. Jeśli uwzględniane są kategorie elementów działanie takie dotyczy nie tylko poszczególnych stawek VAT, ale i kategorii. Przykład Na wystawionej fakturze (kategoria w nagłówku Sprzedaż) znajdują się towary: Nazwa Ilość Cena netto Wartość netto Stawka VAT Kategoria Towar_ % Projekty Towar_ % Projekty Towar_ % Transport Towar_ % Akcesoria Towar_ % Projekty Korygujemy stawkę VAT z 22% na 7% na dwóch towarach: Towar 1 (kategoria Projekty) i Towar 3 (kategoria Transport). Po zapisie w rejestrze VAT korekta będzie wyglądała następująco: Kategoria Stawka VAT Wartość netto VAT Brutto Kolumna Projekty 22% Sprzedaż Projekty 7% Sprzedaż Transport 22% Sprzedaż Transport 7% Sprzedaż Paragony zapis w rejestrach VAT Księgowanie Paragonów do rejestru VAT możliwe jest po wciśnięciu przycisku lub wybraniu z menu kontekstowego funkcji Księgowanie do rejestru VAT. Księgowanie jest również wykonywane po wciśnięciu klawisza <F7> na liście, gdzie zaznaczone są Paragony. Księgowane są wszystkie Paragony zaznaczone na liście. Zaznaczone Paragony są księgowane do rejestru jednym zbiorczym zapisem. Wartość zapisu w rejestrze wyliczana jest na podstawie wartości poszczególnych Paragonów.

268 Str. 268 Moduł Handel v Uwaga: Przypominamy, że sposoby zaznaczania elementów na liście opisane są w podręczniku do konfiguracji (rozdział Zaznaczanie pozycji na liście) Jednym ze sposobów jest zaznaczenie przy pomocy lewego przycisku myszki zaznaczenie pojedynczego Paragonu, <CTRL>+<lewy przycisk myszki> zaznaczenie kolejnego Paragonu, <SHIFT>+<lewy przycisk myszki> zaznaczenie wszystkich Paragonów na liście od pierwszego zaznaczonego do aktualnie podświetlonego kursorem. Na zapisie w rejestrze VAT lista Paragonów zaksięgowanych tym zapisem jest widoczna na zakładce Dokumenty. Zapis w rejestrze VAT automatycznie otrzymuje status Sprzedaż detaliczna. Status Transakcja fiskalna jest nadawany w zależności od tego czy księgowane były Paragony fiskalne czy nie fiskalne (nie ma możliwości księgowania fiskalnych i niefiskalnych łącznie). Oczywiście podczas księgowania Paragonów uwzględniana jest kategoria przypisana poszczególnym pozycjom na Paragonach (opisane w rozdziale Księgowanie wg kategorii). Zasady księgowania Paragonów: Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony w buforze są pomijane podczas księgowania Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony anulowane są pomijane podczas księgowania Paragon może zostać zaksięgowany tylko raz jeśli Paragon został przekształcony do faktury, to po jej zaksięgowaniu Paragon również otrzymuje status zaksięgowanego. Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragony i zwroty do Paragonów. Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragony fiskalne i niefiskalne. Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony przekształcone do faktury księgować należy skojarzoną fakturę Księgowanie do księgowości kontowej Za księgowanie kontowe odpowiada w programie przycisk. Po uruchomieniu funkcji należy wskazać, który schemat księgowy powinien być wykorzystany podczas księgowania zaznaczonych dokumentów. W module Księga Handlowa, z poziomu którego tworzone są schematy księgowe, istnieje kilka typów schematów, w zależności od tego, jakie dokumenty będą przy ich użyciu księgowane. Podczas księgowania dokumentów proponowane są schematy skojarzone z wybranym rodzajem dokumentów. Np. jeśli księgowane są dokumenty z listy Faktur Sprzedaży proponowane będą do wyboru schematy typu Faktura Sprzedaży. Podczas księgowania Faktur Zakupu schematy typu Faktury Zakupu itd. Na formularzach dokumentów zapisanych na stałe, które mają zostać zaksięgowane znajduje się zakładka Predekretacja umożliwiająca sprawdzenie powstałego przyszłego księgowania dokumentu. Na listach księgowanych dokumentów jest dostępna dodatkowa kolumna PRED, przyjmuje wartość Tak jeśli dokument był predekretowany. Zasady na temat tworzenia schematów księgowych, predekretacji zostały opisane w podręczniku do modułu Księga Handlowa Współpraca z modułem Kasa/Bank Każda transakcja handlowa (Faktura Sprzedaży, Paragon, Faktura Zakupu) jest powiązana z przychodem lub rozchodem środków finansowych w firmie. Przychód/rozchód może być natychmiastową wpłatą lub wypłatą gotówki do kasy, albo może być zapowiedzią przyszłej wpłaty bądź wypłaty. Obydwie sytuacje mają swoje odzwierciedlenie w module Kasa/Bank. Moduł ten składa się z dwóch powiązanych ze sobą części: rejestrów kasowych/bankowych, w których umieszczane są zapisy o dokonanych (potwierdzonych) wpłatach i wypłatach preliminarza płatności, w którym umieszczane są zdarzenia związane z planowanymi wpłatami lub wypłatami. Zapisy z rejestrów można powiązać ze zdarzeniami w preliminarzu. Jeśli np. planowanym zdarzeniem w preliminarzu jest otrzymanie zapłaty za wystawioną fakturę, a w rejestrze kasowym znajdzie się zapis potwierdzający wpłatę za fakturę przez kontrahenta zapis z rejestru można powiązać ze zdarzeniem w preliminarzu. Mówimy wówczas, że zapis i zdarzenie rozliczyły się nawzajem. W obrębie zapisów w rejestrach lub w obrębie zdarzeń w preliminarzu można dokonywać kompensat. Skompensować ze sobą można więc dwa zdarzenia lub dwa zapisy. Przykład Dla jednego z kontrahentów wystawiliśmy Fakturę Sprzedaży z odroczoną płatnością na kwotę 1000 zł. Zanim ją zapłacił, kontrahent zwrócił część towaru na kwotę 800 zł. Na fakturze korygującej również zapisany został odroczony termin płatności. Obydwie transakcje wprowadziły do preliminarza zdarzenia: planowaną wpłatę 1000 zł i planowaną wypłatę 800 zł. Zamiast wymieniać się przelewami, można te dwa zdarzenia skompensować. w efekcie pozostanie nam w preliminarzu zdarzenie planujące wpłatę 200 zł przez kontrahenta.

269 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 269 Uwaga: Każdy dokument handlowy (FA, PA, FZ i ich korekty) wystawiony w module Faktury powoduje powstanie odpowiedniego zdarzenia w preliminarzu. To, w którym rejestrze preliminarza i w którym rejestrze kasowym/bankowym zostaną dokonane zapisy zależy od formy płatności i związanego z nią rejestru. Jeśli płatność za dokument jest odroczona powstaje zdarzenie w Preliminarzu (nierozliczone). Zdarzenie takie nie jest edytowalne. Data zdarzenia w preliminarzu jest zgodna z datą wystawienia dokumentu. Wyjątkiem jest Faktura Zakupu, dla której datę tę można ustawić w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów. Jeśli płatność za fakturę jest natychmiastowa (np. gotówka) oprócz zdarzenia w preliminarzu (ze statusem rozliczony całkowicie) automatycznie tworzony jest także zapis w rejestrze kasowym. Datę, z jaką tworzony ma być zapis kasowy można zdefiniować w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów Płatności do dokumentów w walutach Każda forma płatności jest skojarzona z rejestrem złotówkowym (kasą/ rachunkiem prowadzonym w walucie systemowej PLN). Dodatkowo z każdą formą płatności można powiązać rejestry walutowe. Uwaga: Z jedną formą płatności może być skojarzony tylko jeden rejestr w danej walucie. (tzn. z jedną formą płatności nie mogą być skojarzone np. dwa rejestry walutowe w EURO). Dzięki temu można w jednoznaczny sposób określić, do którego rejestru powinien trafić dokument kasowy w danej walucie. W chwili wprowadzania dokumentu program sprawdza, w jakiej walucie jest wystawiany dokument, a następnie - jakie rejestry są skojarzone z wybraną formą płatności: jeśli dokument jest w PLN zapis/ płatność w Kasie/Banku jest wprowadzana w rejestrze domyślnym (złotówkowym) jeśli dokument jest w walucie, która jest przypisana do wybranej formy płatności zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze skojarzonym z daną walutą jeśli dokument jest w walucie, która nie jest uzupełniona dla wybranej formy płatności zapis/ płatność jest tworzony w rejestrze domyślnym (złotówkowym). Dzięki takiemu rozwiązaniu wykorzystując jedną formę płatności można wprowadzać zapisy/ płatności do rejestrów w różnych walutach. Uwaga: Dokumenty wystawione w walucie obcej można rozliczać zapisami kasowymi wprowadzonymi w PLN. i odwrotnie dokumenty w PLN mogą być rozliczane zapisami wprowadzanymi w walutach obcych. Sposób przeprowadzania takich rozliczeń został opisany w podręczniku do modułu Comarch OPT!MA Kasa/Bank Płatność gotówką Dla dokumentów płatnych gotówką w chwili ich wystawienia (termin płatności jest równy dacie wystawienia) program automatycznie wykonuje następujące operacje: na zakładce płatności pojawia się pozycja: termin: data bieżąca, forma: gotówka... zatwierdzenie dokumentu (trwałe), korekty do dokumentu wyświetla okno potwierdzające wpłatę/ wypłatę do rejestru kasowego (powiązanego z formą płatności gotówka). W przypadku gdy nie istnieje raport, do którego można dodać płatność, przy zapisie dokumentu na stałe generowany jest komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? (Tak/ Nie). Po wybraniu opcji Tak otwierany jest nowy raport. potwierdzamy wpłatę/ wypłatę automatycznie w preliminarzu rejestru kasowego pojawi się zdarzenie planujące wpłatę/ wypłatę gotówki automatycznie w rejestrze kasowym pojawia się zapis potwierdzający wpłatę/ wypłatę gotówki automatycznie zapis z rejestru rozlicza zdarzenie w preliminarzu. Zarówno zapis jak i zdarzenie otrzymują status całkowicie rozliczonych (R) dokument uzyskuje status rozliczonej kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty.

270 Str. 270 Moduł Handel v Kasy domyślne dla operatorów Istnieje możliwość takiego zdefiniowania formy płatności gotówka, by dla każdego operatora zapisy kasowe trafiały do odrębnej kasy (rejestru kasowego). Na karcie operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy), zakładka Parametry, dodano nowe pole Domyślna kasa. Z rozwijanej listy można wybrać kasę, do której powinny trafić zapisy kasowe związane z dokumentami wystawianymi przez tego operatora. Na definicji formy płatności (Konfiguracja firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności), w polu Rejestr istnieje możliwość przypisania rejestru -domyślna-. Uwaga: Rejestr domyślny można przypisać tylko do formy płatności typu gotówka. W przypadku, gdy operator ma przypisaną domyślną kasę, a równocześnie forma płatności typu gotówka jest skojarzona z rejestrem domyślnym w trakcie wystawiania dokumentu płatnego gotówką program sprawdzi, która kasa jest przypisana do aktualnie zarejestrowanego operatora i w tym rejestrze utworzy zapis kasowy, związany z dokumentem Numeracja zapisów kasowych Podczas zatwierdzania dokumentów handlowych (FA, FZ) płatnych gotówką tworzone są zapisy kasowe. Istnieje możliwość wyboru, w jaki sposób zapisy te mają być numerowane: numeracja zapisów zgodna z numeracją dokumentów (numer KP/ KW identyczny jak numer dokumentu, na podstawie którego powstał). numeracja zapisów niezależna, wg określonego schematu numeracji wpłat i wypłat Sposób numeracji zależy od ustawienia parametru Domyślny schemat numeracji dla automatycznych zapisów kasowych w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry: jeśli parametr jest odznaczony numer zapisu kasowego jest zgodny z numerem dokumentu jeśli parametr jest zaznaczony numer zapisu jest tworzony zgodnie z domyślnym schematem numeracji dla wpłat i wypłat, przypisanym w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Dokumenty (numer dokumentu jest wpisywany wtedy w pole Numer obcy na KP/KW) Data automatycznego zapisu kasowego. W sytuacji, gdy zapis dokumentu powoduje automatyczne powstanie zapisu kasowego data zapisu jest pobierana z dokumentu. w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry istnieje możliwość ustawienia, pod jaką datą mają takie zapisy powstawać. Parametr ustala się indywidualnie dla każdego rodzaju dokumentu i może to być: dla Faktur Sprzedaży data wystawienia i data sprzedaży dla Paragonów data wystawienia lub data sprzedaży dla Faktur Zakupu data wystawienia, data zakupu lub data wpływu dokumentu Płatność kartą kredytową Dla dokumentów płatnych kartą kredytową w chwili ich wystawienia (termin płatności jest równy dacie wystawienia) istnieje możliwość ustalenia, czy powinien być tworzony automatycznie zapis kasowy (jak w przypadku płatności gotówkowych). W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową. Jeśli parametr nie jest zaznaczony zatwierdzenie dokumentu powoduje powstanie zdarzenia w Preliminarzu Płatności. Zdarzenie ma status Nierozliczony. Jeśli parametr jest zaznaczony: zatwierdzenie dokumentu (trwałe) wyświetla okno potwierdzające wpłatę/ wypłatę do rejestru kasowego (powiązanego z formą płatności karta). W okienku należy podać typ i numer karty (poprawność numeru karty jest sprawdzana wg algorytmu Luhna i zgodnie z regułami określonymi dla danego typu karty) oraz datę ważności karty. Jeśli jeden z warunków nie jest spełniony (numer karty nie jest poprawny lub termin ważności już upłynął) program nie pozwoli na akceptację płatności. po zatwierdzeniu wpłaty/wypłaty automatycznie w preliminarzu rejestru kasowego pojawi się zdarzenie planujące wpłatę/ wypłatę kartą kredytową automatycznie w rejestrze kasowym pojawia się zapis potwierdzający wpłatę/ wypłatę gotówki. Na wydruku raportu kasowego jest on ujęty w podsumowaniu w pozycji Forma płatności/ Karta. automatycznie zapis z rejestru rozlicza zdarzenie w preliminarzu. Zarówno zapis jak i zdarzenie otrzymują status całkowicie rozliczonych (R) dokument uzyskuje status rozliczonego kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty.

271 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 271 Uwaga: Warto wiedzieć, że w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr odpowiedzialny za sprawdzanie poprawności numeru karty Kontrola numerów kart kredytowych: jeśli parametr jest zaznaczony program sprawdza poprawność wprowadzanych numerów (szczegóły w instrukcji do modułu Kasa/Bank) jeśli parametr jest odznaczony program nie kontroluje poprawności wprowadzanych numerów W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta!nieokreślony!, który po zaznaczeniu pozwala zapisywać dokumenty z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta!nieokreślonego!. Parametr może być wykorzystywany w firmach, gdzie zapłata karta kredytową nie tworzy zapisu kasowego. Jeśli będzie zaznaczony program pozwoli zatwierdzić dokument płatny kartą, wystawiony dla kontrahenta!nieokreślonego!, pomimo, że nie tworzy on zapisu KP (czyli pozostaje nierozliczony) Płatności odroczone przelew, kredyt Dla dokumentów z odroczonym terminem płatności, gdy spłata całej kwoty jest odroczona, na styku modułów Faktury i Kasa/Bank wykonywane są następujące operacje: na zakładce Płatności pojawia się pozycja: termin: odroczona data płatności, forma: przelew... zatwierdzamy dokument automatycznie w preliminarzu rejestru bankowego (powiązanego w konfiguracji z formą płatności przelew) pojawi się zdarzenie planujące otrzymanie przelewu na całkowitą wartość faktury. Zdarzenie to ma status nierozliczonego (N) gdy na wyciągu bankowym otrzymamy potwierdzenie przelewu od/ dla kontrahenta, dotyczące omawianego dokumentu wprowadzamy odpowiedni zapis do rejestru bankowego. Zapis ma status nierozliczonego (N) rozliczamy ze sobą wprowadzony zapis potwierdzający otrzymanie przelewu i zdarzenie planujące otrzymanie tej wpłaty. Po rozliczeniu zapis i zdarzenie otrzymują status rozliczonych (R). dokument uzyskuje status rozliczonego kwota zapłacona jest równa kwocie do zapłaty Płatności a dokumenty w buforze Dla dokumentów zapisanych do bufora, bez względu na formę płatności, automatycznie tworzone jest w Preliminarzu zdarzenie, które: jest również w buforze (na liście jest oznaczone kolorem zielonym) ma status N Nierozliczone nie da się go skasować z preliminarza (jest powiązane z dokumentem) nie da się go rozliczać ponieważ jest w buforze. Zdarzenie to sygnalizuje, że być może (bufor!) będziemy spodziewać się zapłaty za fakturę, ale ponieważ zarówno dokument jak i zdarzenie są buforze ma to znaczenie wyłącznie informacyjne. Skasowanie dokumentu z bufora pociąga za sobą automatyczne skasowanie zdarzenia z preliminarza. Zatwierdzenie dokumentu spowoduje: jeśli dokument jest z odroczoną płatnością zdarzenie w preliminarzu zmienia stan na Zatwierdzone do realizacji. W dalszym ciągu nie można go skasować, ale można rozliczać. jeśli dokument jest płatny w chwili zatwierdzenia (gotówką) utworzony zostaje zapis w rejestrze KASA (skojarzonym z formą płatności gotówka) potwierdzający wpłatę. Zdarzenie w preliminarzu zmienia stan na zatwierdzone do realizacji. Zapis z rejestru KASA i zdarzenie z preliminarza rozliczają się nawzajem. jeśli faktura jest częściowo płatna gotówką (przy zatwierdzeniu dokumentu), częściowo przelewem (odroczona płatność) zdarzenie z preliminarza zmieni stan na Zatwierdzone do realizacji, w rejestrze kasa utworzony zostanie zapis potwierdzający częściową wpłatę i zapis ten częściowo rozliczy zdarzenie z preliminarza (C) Płatności a dokumenty anulowane Dokument można anulować również wtedy, gdy został już rozliczony. w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów. Jeśli parametr nie jest aktywny nie można anulować dokumentu, który został już rozliczony (całkowicie lub częściowo). Rozliczenie należy wcześniej usunąć bezpośrednio z poziomu modułu Kasa/Bank. Jeśli parametr jest aktywny dokument można anulować nawet jeśli został już rozliczony: jeśli dokument nie był jeszcze rozliczony po anulowaniu znika z Preliminarza planowana płatność z nim związana. jeśli dokument był rozliczony ręcznie przez użytkownika, tzn. wpłata gotówki nie nastąpiła automatycznie po zatwierdzeniu faktury, a rozliczenie nastąpiło z poziomu modułu Kasa/ Bank po anulowaniu: - rozpięte zostaje rozliczenie - znika płatność z Preliminarza - zapis kasowy pozostaje w raporcie ze statusem Nierozliczony

272 Str. 272 Moduł Handel v jeśli dokument był rozliczony w chwili zatwierdzenia (np. Faktura Sprzedaży płatna gotówką przy zatwierdzeniu spowodowała powstanie zapisu kasowego) po anulowaniu program: - rozpina rozliczenie - usuwa zdarzenie z Preliminarza - usuwa zapis z raportu kasowego (pod warunkiem, że raport kasowy jest nadal otwarty - jeśli raport kasowy został już zamknięty - usuwane jest jedynie rozliczenie, a zapis pozostaje ze statusem Nierozliczony Płatności a dokumenty korygujące Faktury korygujące traktowane są jako niezależne dokumenty (pomimo, że wystawiamy je wskazując na dokument źródłowy). Dlatego płatności do nich generowane są analogicznie jak w przypadku podstawowych faktur VAT. Dosyć często spotykaną formą rozliczania faktur korygujących jest ich kompensata z dokumentem źródłowym. W systemie Comarch OPT!MA można to zrobić korzystając z funkcji rozliczenia i wybierając opcję kompensata Automatyczne kompensaty W systemie istnieje możliwość automatycznego kompensowania dokumentów (np. Faktury Sprzedaży i korekt do niej). W Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Parametry znajduje się zmienna Automatyczne kompensaty. Powoduje ona, że program automatycznie kompensuje ze sobą Fakturę Sprzedaży i wystawioną do niej korektę. Zasady automatycznego kompensowania dokumentów: Kompensata dotyczy jedynie Faktur Sprzedaży i korekt do FA Faktura korygująca musi być zatwierdzona na trwałe (nie do bufora) W konfiguracji musi być zdefiniowana forma płatności typu kompensata Forma płatności kompensata musi być zadeklarowana na fakturze korygującej Faktura korygująca zostanie rozliczona całkowicie lub częściowo, w zależności od kwoty, jaka została do rozliczenia na fakturze sprzedaży Podgląd rozliczeń z poziomu dokumentu Możemy podejrzeć jakie dokumenty rozliczają daną fakturę (FZ, FA), Paragon, WKA, PKA oraz dokument Tax Free jak też korekty do nich. Okno podglądu można otworzyć z poziomu listy dokumentów jak też z poziomu formularza danego dokumentu za pomocą funkcji dostępnej w pasku zadań. Okno można otworzyć jeżeli dokument jest całkowicie lub częściowo rozliczony.

273 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 273 Rys. Lista dokumentów rozliczających Okno jest listą zawierającą informacje: - Numer dokumentu, dla którego są wyświetlane zapisy rozliczające - Kwota kwota dokumentu w walucie tego dokumentu. Do tej wartości wliczane są zdarzenia o statusie Nie podlega rozliczeniu. Jeżeli wszystkie zdarzenia mają status Nie podlega, wówczas przy próbie otwarcia listy dokumentów rozliczających wyświetlany jest komunikat Dokument nie podlega rozliczeniu. - Rozliczono - suma rozliczonych kwot dla danego dokumentu w walucie w jakiej został wystawiony - Pozostaje - różnica pomiędzy kwotą dokumentu i kwotą rozliczoną - Status rozliczenia (Rozliczono całkowicie lub Rozliczono częściowo) - Nie podlega suma wartości zdarzeń nie podlegających rozliczeniu - Zestawienie dokumentów rozliczających, zawierające: daty rozliczenia, terminy rozliczeń, kwoty rozliczone, waluty rozliczeń

274 Str. 274 Moduł Handel v Wielowalutowość W systemie istnieje możliwość wystawiania dokumentów w walucie obcej. W walucie podawana jest zarówno wartość poszczególnych pozycji jak i całego dokumentu. Informacje związane z płatnościami, powstające w module Comarch OPT!MA Kasa/ Bank są rejestrowane w systemie w walucie w jakiej wystawiony był dokument. Listę walut definiuje użytkownik w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty. Aby możliwe było wystawianie i prawidłowe przeliczanie wartości dokumentu dla każdej waluty należy zdefiniować kurs. W systemie może funkcjonować kilka typów kursów (np. kurs w banku PKO S.A., kurs średni NBP itp.). Rodzaje kursów, które są wykorzystywane w firmie, definiuje Użytkownik z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Typy kursów walut. Jeden z nich musi być kursem domyślnym i jest proponowany na każdym nowym dokumencie w walucie. Kurs domyślny Użytkownik może określić zaznaczając na formularzu typu kursu parametr Domyślny: Określenie notowania na dany dzień jest możliwe z poziomu listy walut po wciśnięciu przycisku. Istnieje możliwość takiego zdefiniowania parametrów pracy, by program przypominał w chwili uruchamiania programu o uzupełnieniu kursu dla waluty. Odpowiada za to parametr w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry: Pokazuj formularz kursów walut po wejściu do programu, jeśli nie był aktualizowany jeśli w tabeli walut występują jakieś waluty, dla których kurs nie był jeszcze ustalany, po każdym uruchomieniu program wyświetli listę walut i umożliwi aktualizację kursu (do czasu, aż wszystkie waluty nie zostaną zaktualizowane). Zasady definiowania walut, typów kursu oraz notowań zostały dokładniej opisane w podręczniku do Konfiguracji. Nowelizacje ustaw o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. nr 217, poz z dn. 29 listopada 2006r.) oraz o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. nr 217, poz z dn. 29 listopada 2006r.), zakładają że przychody i koszty w walutach obcych, przelicza się na złote wg kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu lub kosztu. W związku z tym w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry znajdują się parametry związane z obsługą walut na dokumentach: Jeśli parametr Pobieraj kurs z dnia poprzedniego dla dokumentów przychodowych jest zaznaczony podczas wystawiania dokumentów związanych ze sprzedażą towarów program porównuje datę wystawienia i sprzedaży (wydania), wybiera datę wcześniejszą i na dokument pobiera kurs z dnia poprzedzającego tą datę. Parametr działa w przypadku dokumentów: Faktura Pro Forma, Faktura Sprzedaży, Wydanie Zewnętrzne, Wydanie Kaucji. Jeśli parametr Pobieraj kurs z dnia poprzedniego dla dokumentów kosztowych wg daty jest zaznaczony - program podczas wystawiania dokumentów związanych z zakupem towarów sprawdza wskazaną datę zakupu/ wystawienia/ wpływu na dokumencie i pobiera kurs z dnia poprzedzającego tą datę. Parametr działa w przypadku dokumentów: Faktura Zakupu, Przyjęcie zewnętrzne, Przyjęcie kaucji. Uwaga: Jeśli dzień poprzedni przypadał na sobotę/ niedzielę pobierany jest kurs z piątku. Jeśli parametry są odznaczone wtedy podczas wystawiania dokumentu program pobiera kurs waluty z dnia poprzedzającego datę wystawienia dokumentu.

275 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 275 W przypadku, gdy na dzień, dla którego powinien zostać pobrany kurs, nie ma wprowadzonego notowania program działa na podobnej zasadzie jak dotychczas. W zależności od ustawienia parametru Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą: jeśli jest odznaczony wyświetlony zostanie komunikat o braku kursu na dzień wynikający z ustawień w konfiguracji. W takim przypadku program zmieni typ kursu na ręczny, z możliwością wprowadzenia notowania przez Użytkownika. jeśli jest zaznaczony pobrany zostanie ostatni kurs wprowadzony przed datą wynikającą z ustawień w konfiguracji Wystawiamy dokument w walucie obcej Uwaga: Aby użytkownik miał możliwość wystawiania dokumentów w walucie innej niż systemowa (PLN) należy zaznaczyć w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry parametr Zezwalaj na zmianę waluty na dokumencie. Jeśli parametr jest zaznaczony operator może zdecydować podczas edycji dokumentu w jakiej walucie ma być wystawiony. Na formularzu Faktury Sprzedaży oraz Faktury Zakupu z poziomu zakładki Płatności, a w przypadku innych dokumentów - zakładki Dodatkowe, istnieje możliwość wyboru w jakiej walucie dokument ma być wystawiony. Program zawsze inicjuje dokument w walucie systemowej. Dopiero w chwili wyboru waluty na formularzu pojawiają się pola związane z typem kursu i notowaniem, jakie mają być wykorzystane na dokumencie: Data kursu - w polu tym widoczna jest data, z jaką pobrano notowanie dla waluty. Data jest proponowana zgodnie z ustawieniami parametrów w konfiguracji. Podczas wystawiania dokumentu Użytkownik może zmienić proponowaną przez program datę i program automatycznie pobierze kurs waluty z podanego dnia. Typ kursu proponowany jest typ kursu określony w konfiguracji jako domyślny. Użytkownik może wybrać inny kurs spośród zdefiniowanych w programie. Kurs kurs waluty pobierany jest z tabeli kursów w Konfiguracji i Użytkownik nie ma możliwości jego zmiany na dokumencie. Jeśli zmiana kursu dotyczy tylko aktualnie wystawianego dokumentu można posłużyć się kursem ręcznym. W przypadku tego typu kursu istnieje możliwość określenia jego wartości z poziomu dokumentu kurs zostanie zapamiętany na dokumencie, natomiast nie będzie widoczny z poziomu konfiguracji. Uwaga: Jeśli na dzień podany jako Data kursu kurs nie został określony program będzie proponował notowanie najbardziej aktualne (najbliższe) lub kurs typu ręczny 1:1 (w zależności od ustawienia parametru Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty (nie ostrzegaj o braku kursu) w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry Zasady wyliczania cen na dokumentach walutowych Podczas wprowadzania pozycji na dokument program porównuje walutę dokumentu z walutą, w jakiej określona jest cena sprzedaży (zakupu) na karcie cennikowej. Jeśli waluty te nie są zgodne program przelicza je wg domyślnego kursu. I tak: jeśli dokument jest wystawiany w PLN, a cena na karcie jest określona w walucie program wylicza cenę w PLN na podstawie kursu zdefiniowanego jako domyślny w walucie. jeśli dokument jest wystawiany w walucie obcej, a cena na karcie jest określona w PLN na dokumencie cena z PLN jest przeliczana na walutę. Jeśli Użytkownik na dokumencie zmieni kurs cena w PLN jest zachowywana, natomiast przeliczana jest cena walutowa. jeśli dokument jest wystawiany w walucie i cena na karcie jest określona w walucie - na dokument pobierana jest cena w walucie, natomiast wartość w PLN jest przeliczana wg kursu. Jeśli Użytkownik zmieni kurs na dokumencie cena walutowa jest zachowana, a przeliczana jest wartość w PLN. Zasada ta nie ma zastosowania podczas przekształcania (np. RO ->FA, FPF -> FA) oraz kopiowania dokumentów. Na dokumencie wynikowym zawsze pozostaje niezmieniona cena poszczególnych pozycji w walucie, niezależnie od tego, w jakiej walucie została cena zdefiniowana na karcie towaru (cena początkowa na dokumencie) oraz jaki obowiązuje kurs.

276 Str. 276 Moduł Handel v Zmiana waluty na istniejącym dokumencie Istnieje możliwość zmiany waluty na dokumencie, gdzie została już uzupełniona lista pozycji. W przypadku wybrania nowej waluty program przelicza cenę wszystkich już wpisanych pozycji. Możliwość zmiany waluty nie dotyczy dokumentów handlowych skojarzonych z magazynowymi. Oznacza to, że Użytkownik nie będzie miał możliwości zmiany waluty na: Fakturze Sprzedaży utworzonej z WZ waluta musi być zgodna z walutą na WZ Fakturze Zakupu utworzonej z PZ waluta musi być zgodna z walutą na FZ Uwaga: Należy pamiętać, że zmiana waluty na dokumencie powoduje aktualizację tabeli płatności. W wyniku zmiany waluty program jeszcze raz wylicza płatność związaną z dokumentem. W związku z tym, jeśli Użytkownik dokonał wcześniej zmian w tabeli (np. rozbił płatność na raty) po zmianie waluty musi zrobić to ponownie Zmiana kursu na istniejącym dokumencie W programie istnieje również możliwość zmiany kursu (notowania) na dokumencie, gdzie uzupełniona została lista towarów. Zmiana będzie proponowana przez program automatycznie w chwili zmiany daty wystawienia na dokumencie. Użytkownik ma również możliwość zmiany typu kursu na dokumencie. Program przelicza wtedy wartość towaru wg nowego kursu, pobranego z tabeli kursów w programie. W przypadku wybrania kursu typu ręczny Użytkownik ma możliwość wpisania notowania bezpośrednio na formularzu. Przy każdej zmianie program informuje Użytkownika o konieczności przeliczenia wartości dokumentu: jeśli Użytkownik potwierdzi decyzję zmiany kursu (TAK) program przeliczy wartości Użytkownik ma możliwość wycofania się z wprowadzonej zmiany (NIE) program pozostawi kurs/ notowanie bez zmian. Na Fakturze Sprzedaży utworzonej do Wydania Zewnętrznego można zmienić mienić datę kursu, typ kursu i notowanie w przypadku kursu ręcznego. Po zmianie kursu przeliczane są wartości w PLN na dokumencie. Dzięki temu możliwe jest przekształcenie kilku WZ z różnymi kursami do jednej Faktury Sprzedaży, Faktury Pro Forma w walucie do WZ. W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FA/PA, jeśli jest włączony, po zmianie ceny/kursu na FA i zapisaniu FA na stałe, do Wydania Zewnętrznego generowana jest korekta wartości. Po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry Pozwalaj na edycję cen/kursu na FZ powstałym z PZ oraz Przeliczaj ceny po nowym kursie na Fakturze Zakupu można zmienić cenę pojedynczych pozycji, datę, typ kursu oaz notowanie w przypadku kursu ręcznego. Do PZ tworzona jest korekta wartości (szczegóły w rozdziale Nieokreślona wartość dostawy). Uwaga: Należy pamiętać, że zmiana kursu na dokumencie powoduje aktualizację tabeli płatności. W wyniku zmiany kursu program jeszcze raz wylicza płatność związaną z dokumentem. W związku z tym, jeśli Użytkownik dokonał wcześniej zmian w tabeli (np. rozbił płatność na raty) po zmianie kursu musi zrobić to ponownie Zasady wystawiania dokumentów w walucie 1. Na dokumentach w walucie obcej domyślnie nie jest wyliczany podatek VAT, ale Użytkownik ma możliwość jego naliczenia dla wszystkich lub tylko wybranych pozycji (zasady opisane w jednym z kolejnych rozdziałów) 2. Przy zatwierdzaniu dokumentu w walucie obcej program sprawdza, czy kontrahent nie ma ustawionego statusu krajowy w takim przypadku poinformuje o tym Użytkownika. 3. Jeśli dokument jest wystawiony w walucie obcej nie jest możliwa jego fiskalizacja. 4. Wystawianie dokumentów w walucie obcej nie dotyczy Paragonów oraz korekt do Paragonów (zawsze w walucie systemowej). 5. Zmiana waluty oraz kursu nie jest możliwa na fakturze, która powstała w wyniku przekształcania Paragonu (zawsze PLN). 6. W przypadku rozliczania zaliczek do rozliczenia proponowane są tylko zaliczki w walucie zgodnej z walutą na dokumencie. jeśli na dokumencie zmieniana jest waluta program automatycznie proponuje do rozliczenia nową listę zaliczek (zgodnych z nową walutą) jeśli użytkownik zmieni walutę już po ustaleniu informacji nt. rozliczanych zaliczek lista zaliczek zostanie zmieniona na zapisy w takiej samej walucie, natomiast wszystkie wcześniej wprowadzone informacje o rozliczanych kwotach zostaną utracone.

277 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Marża na dokumentach w walutach obcych jest zawsze wyrażona w walucie systemowej (PLN). 8. Analiza danych: Historia kontrahenta i Historia towaru jeśli w obrocie towarem/ z kontrahentem występowały dokumenty w walucie obcej w analizie są one przeliczane na PLN zgodnie z kursem ustalonym na wystawionym dokumencie. 9. Analiza danych: Bilans handlowy towaru jeśli w obrocie towarem występowała cena zakupu w walucie obcej to jego wartość jest przeliczana na PLN wg kursu podanego na dokumencie Płatności na dokumentach walutowych Dla każdej pozycji wpisywanej na dokument walutowy pamiętane są dwie wartości: wartość w walucie oraz wartość w PLN (wyliczona wg kursu określonego na dokumencie). Podczas wyliczania wartości dokumentu w walucie Użytkownik może zdecydować, czy podstawą podczas obliczeń powinna być wartość dokumentu wyliczona w walucie, czy też wartość wyliczona w PLN. Dlatego w przypadku dokumentów wystawianych w walutach obcych można wybrać jeden z dwóch algorytmów wyliczania płatności: od wartości walutowej płatność jest sumą wartości poszczególnych pozycji wyrażonych w walucie dokumentu, czyli Użytkownik przyjmuje, że podstawą dla obliczania płatności jest wyliczona wartość w walucie. Algorytm opisany jest dokładniej w przykładach poniżej. od wartości PLN do wyliczania płatności program wykorzystuje wartość dokumentu wyliczoną w PLN. Dopiero suma wartości w PLN jest przeliczana na walutę wg podanego kursu. Algorytm opisany jest dokładniej w przykładach poniżej. Możliwość wyboru sposobu wyliczania płatności dotyczy większości dokumentów (FA, RO, FPF, FZ, ZD, WZ, PZ). Jednak informacja ta jest wykorzystywana dopiero w chwili tworzenia płatności w Kasie/Banku, czyli w przypadku Faktur Sprzedaży oraz Faktur Zakupu. Na pozostałych dokumentach parametr ma znaczenie informacyjne (jest przepisywany na kolejne dokumenty skojarzone). Ustawienia sposobu liczenia można dokonać z poziomu Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry: Płatność walutowa dla dokumentu. Do wyboru są dwa algorytmy: od wartości walutowej oraz od wartości w PLN. Dodatkowo w oknie znajduje się parametr pozwalaj na zmianę. Jeśli parametr jest aktywny w trakcie wystawiania dokumentu w walucie program zaproponuje algorytm wyliczania płatności zadeklarowany w konfiguracji, jednak umożliwi jego zmianę w ramach konkretnego dokumentu. Jeśli natomiast parametr nie będzie aktywny program ustawi automatycznie algorytm zadeklarowany w konfiguracji i nie pozwoli na jego zmianę. Jeśli parametr Pozwalaj na zmianę jest aktywny podczas wystawiania dokumentu w walucie obcej na zakładce Płatności obok typu kursu oraz notowania pojawi się parametr Płatność walutowa od wartości PLN. Parametr będzie zaznaczony/ odznaczony zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji: parametr będzie odznaczony - jeśli w Konfiguracji ustawiono Płatność walutową dla dokumentu wyliczaną od wartości walutowej parametr będzie aktywny jeśli w Konfiguracji ustawiono Płatność walutową dla dokumentu wyliczaną od wartości w PLN. Przykład Wyliczanie płatności Załóżmy, że na fakturze sprzedajemy dwa towary: T1 w cenniku ma cenę PLN, w ilości 10 szt. T2 w cenniku ma cenę 6.25 PLN, w ilości 100 szt. Faktura jest wystawiana w walucie EURO, gdzie kurs 1 EURO = 3.10 PLN. ilość cena w walucie cena w PLN wartość w walucie T (po zaokrągleniu) T (po zaokrągleniu) wartość w PLN Płatność liczona od wartości walutowej: wartość faktury w walucie wynosi EURO (suma wartości pozycji w walucie) wartość faktury w PLN wynosi PLN ( * 3.10) w preliminarzu powstanie płatność na kwotę EURO Płatność liczona od wartości PLN: wartość faktury w PLN wynosi PLN (suma wartości pozycji w PLN) wartość faktury w walucie wynosi EURO (750.90/ 3.10)

278 Str. 278 Moduł Handel v w preliminarzu powstanie płatność na kwotę EURO Podatek VAT na dokumentach walutowych W programie istnieje możliwość naliczania podatku VAT na dokumentach wystawianych w walucie obcej. Aby naliczyć VAT na dokumencie walutowym należy w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczyć parametr VAT na fakturach w walucie. Zaznaczenie parametru w Konfiguracji dla: 1. Kontrahenta, który na karcie (zakładka Handlowe) ma wskazany status Wewnątrzunijny/ Pozaunijny nie oznacza, że na każdym dokumencie program automatycznie naliczy podatek, a jedynie umożliwi na poszczególnych dokumentach zmianę stawki VAT na inną niż 0% lub nie podlega. Wystawiając dokument walutowy proponowane są stawki VAT 0% lub nie podlega, natomiast Użytkownik ma możliwość: zmiany stawki VAT indywidualnie na poszczególnych pozycjach dokumentu po podglądnięciu formularza pozycji dostępne jest pole ze stawką VAT zmiany stawki VAT globalnie dla wszystkich pozycji na dokumencie. Jeśli parametr jest ustawiony i dokument jest wystawiany w walucie obcej na zakładce Płatności (obok tabeli VAT) dostępny jest parametr Naliczaj VAT, przy pomocy którego można globalnie naliczyć VAT na dokumencie: po jego zaznaczeniu program automatycznie naliczy VAT dla pozycji na dokumencie pobierając stawkę VAT z karty towaru/ usługi, jeśli parametr jest zaznaczony dla każdej dodawanej pozycji VAT jest naliczany automatycznie, jeśli Użytkownik odznaczy parametr na wszystkich pozycjach stawki VAT zostaną na nowo ustawione na 0%/ nie podlega. 2. Kontrahenta, który na karcie (zakładka Handlowe) ma wskazany status Krajowy oznacza, że na każdym dokumencie program automatycznie naliczy podatek. Dla poszczególnych pozycji dokumentu VAT zostanie przeniesiony zgodnie z ustawieniem na kartach towarów. Użytkownik ma możliwość zmiany VAT-u. Parametr Naliczaj VAT (zakładka Płatności dokumentu) jest domyślnie zaznaczony. Użytkownik może go odznaczyć, wówczas na wszystkich pozycjach stawki VAT zostaną na nowo ustawione na 0%/ nie podlega. Uwaga: Jeśli Użytkownik ustawi stawki VAT bezpośrednio dla poszczególnych pozy cji, a następnie zaznaczy parametr Naliczaj VAT wtedy stawki VAT dla wszystkich pozycji zostaną pobrane z karty i podatek VAT zostanie naliczony od nowa (wprowadzone ręcznie ustawienia zostaną utracone). Wartość VAT jest wyliczana od wartości dokumentu w PLN, w zależności od sposobu liczenia dokumentu: od wartości netto w przypadku dokumentów wyliczanych algorytmem od netto od wartości brutto w przypadku dokumentów wyliczanych algorytmem od brutto Wartości w tabeli VAT na dokumencie są wykazywane zawsze w PLN. Również na wydrukach dokumentów walutowych tabela VAT (wartość netto, brutto i VAT) są drukowane w PLN. Kwota płatności jest wyliczana na podstawie wartości brutto dokumentu, przeliczonej na walutę po kursie podanym w nagłówku dokumentu. Płatność VAT w PLN Dla kontrahentów o statusie krajowy, podatnikiem jest nabywca na Fakturach Sprzedaży i Fakturach Zakupu w walucie istnieje możliwość naliczania płatności podatku VAT w PLN. W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry znajduje się parametr Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie dostępny do edycji po zaznaczeniu VAT na fakturach w walucie. Jeżeli parametr zostanie zaznaczony w konfiguracji, wówczas na dokumencie wystawionym dla kontrahenta krajowego lub takiego gdzie podatnikiem jest nabywca, po zmianie waluty na zakładce Płatności automatycznie będą widoczne i zaznaczone parametry Naliczaj VAT, Płatność VAT w PLN. Płatność dokumentu dzielona jest na dwie części kwotę netto w walucie i kwotę VAT w PLN liczoną po kursie z dokumentu. Do preliminarza płatności przenoszone są obie płatności. Podziału płatności dokumentu na raty można wykonać z poziomu dokumentu tylko dla kwoty netto w walucie. Płatność VAT w PLN można podzielić jedynie z poziomu menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności. Inicjalizacja zaliczek dla podmiotów wybranych na dokumencie (Konfiguracja firmy/ Kasa i bank/ Parametry) dotyczy tylko zaliczek w walucie dokumentu, nie podpowiadają się na dokumencie zaliczki od kontrahenta w PLN. Na wydrukach Faktura VAT UE oddzielnie wykazywana jest kwota do zapłaty w walucie, oddzielnie kwota VAT w PLN.

279 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 279 Uwaga: Nie ma możliwości naliczenia płatności podatku VAT w PLN na Fakturach Sprzedaży Zaliczkowych w walucie Formularz pozycji na dokumentach w walucie W przypadku dokumentów wystawianych w walutach obcych (FA, FPF, RO, FZ, ZD, WZ, PZ) mamy do czynienia z trzema grupami cen: cena podstawowa - pobrana z cennika cena w walucie dokumentu cena z cennika przeliczona na walutę w jakiej wystawiany jest dokument cena w PLN cena przeliczona na walutę systemową (PLN). Warto przy tym pamiętać, że w zależności od algorytmu wyliczania dokumentu proponowane są ceny bez podatku w przypadku wyliczania od netto, lub z podatkiem w przypadku wystawiania dokumentu od brutto. Uwaga: Na dokumentach liczonych od brutto ceny z podatkiem będą proponowane nawet wtedy, gdy Użytkownik nie będzie naliczał podatku na dokumentach (stawka 0% lub nie podlega). W szczególnym przypadku ceny te mogą być wyrażone w trzech różnych walutach (np. cena w cenniku zdefiniowana jest w EURO, a towar sprzedawany jest na fakturze wystawionej w USD). Rys. Pozycja faktury cena towaru w walucie W zależności od wykorzystywanych podczas wystawiania dokumentów walut na formularzu pozycji może pojawić się do trzech kolumn zawierających cenę i wartość pozycji w poszczególnych cenach: kolumna I: zawiera ceny wyrażone w walucie dokumentu kolumna II: zawiera ceny wyrażone w walucie z cennika kolumna III: zawiera ceny wyrażone w PLN Poniżej opisano kilka możliwych kombinacji walut podczas wystawiania dokumentu i związane z tym zmiany w wyglądzie formularza pozycji.

280 Str. 280 Moduł Handel v Dokument wystawiany w PLN. Cena w cenniku w PLN: KOLUMNA 1 KOLUMNA II KOLUMNA III ILOŚĆ 10 SZT. CENA 100 PLN RABAT 10% CENA z RABATEM 90 PLN WARTOŚĆ 900 PLN Dokument wystawiany w walucie (USD). Cena w cenniku w PLN: KOLUMNA 1 KOLUMNA II KOLUMNA III ILOŚĆ 10 SZT. CENA 100 USD 400 PLN RABAT 10% CENA z RABATEM 90 USD 360 PLN WARTOŚĆ 900 USD 3600 PLN Dokument wystawiany w PLN. Cena w cenniku w walucie (USD): KOLUMNA I KOLUMNA II KOLUMNA III ILOŚĆ 10 SZT. CENA 100 PLN 25 USD RABAT 10% CENA z RABATEM 90 PLN USD WARTOŚĆ 900 PLN 125 USD Dokument wystawiany w USD. Cena w cenniku w walucie (USD): KOLUMNA 1 KOLUMNA II KOLUNA III ILOŚĆ 10 SZT. CENA 100 USD 400 PLN RABAT 10% CENA z RABATEM 90 USD 360 PLN WARTOŚĆ 900 USD 3600 PLN Dokument wystawiany w walucie (USD). Cena w cenniku w innej walucie (EURO): ILOŚĆ KOLUMNA 1 KOLUMNA II KOLUNA III 10 SZT. CENA 100 USD 90 EURO RABAT 10% CENA z RABATEM 90 USD 81 EURO 360 PLN WARTOŚĆ 900 USD 810 EURO 3600 PLN 15.2 Informacje dodatkowe Korekty do dokumentów w walucie W przypadku dokumentów korygujących nie ma możliwości zmiany żadnych parametrów dotyczących waluty. Z dokumentu korygowanego przepisywane są waluta, typ kursu oraz notowanie Agregowanie dokumentów WZ/ PZ w walucie W chwili agregacji WZ/ PZ do faktury sprawdzane jest czy wszystkie agregowane dokumenty są wystawione w takiej samej walucie. Jeśli nie program nie pozwoli na utworzenie faktury.

281 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 281 Po zaznaczeniu w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry Pozwalaj na edycję cen/kursu na FZ powstałym z PZ, na Fakturze Zakupu można zmienić datę, typ kursu oaz notowanie w przypadku kursu ręcznego. Do PZ tworzona jest korekta wartości (szczegóły w rozdziale Nieokreślona wartość dostawy). Na Fakturze Sprzedaży utworzonej z Wydania Zewnętrznego w walucie można zmienić datę kursu, typ kursu i notowanie w przypadku kursu ręcznego. Po zmianie kursu przeliczane są wartości w PLN na dokumencie. Dzięki temu możliwe jest przekształcenie: kilku WZ z różnymi kursami do jednej Faktury Sprzedaży, W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry znajduje się parametr Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FA/PA, jeśli jest włączony, po zmianie ceny/kursu na FA i zapisaniu FA na stałe, do Wydania Zewnętrznego generowana jest korekta wartości. Dzięki temu dokumenty handlowe i magazynowe są zgodne. Przy włączonym parametrze Agregacja pozycji na dok. powstałych z WZ (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Parametry) nie jest możliwa agregacja pozycji przy przekształceniu kilku WZ do FA dla towarów o takich samych cenach i różnych kursach Symulacja wartości zakupu Na dokumencie sprzedaży w walucie zarówno koszt zakupu jak i marża wyliczane są w walucie systemowej (PLN). Jeśli cena zakupu towaru jest określona w walucie obcej podczas wyliczania wartości zakupu program uwzględnia kurs zapamiętany na dokumencie zakupu. W przypadku symulacji wg ostatniej ceny zakupu program wylicza wartość zgodnie z walutą oraz kursem obowiązującym dla ostatniej ceny zakupu na karcie towaru. Przykład Zakup towaru 100 szt. w cenie 2 EURO (kurs na dokumencie zakupu to 1 EURO = 4 PLN) Sprzedaż towaru 1 szt. towaru w cenie 13 PLN. Wyliczona kwota marża to 13 (2 x 4) = 5 PLN Przykład Zakup towaru 100 szt. w cenie 2 EURO (kurs na dokumencie zakupu to 1 EURO = 4 PLN) Sprzedaż towaru 20 szt. w cenie 5 EURO (kurs na dokumencie sprzedaży to 1 EURO = 4.20 PLN) Wyliczona kwota marży to (5 x 4.20) (2 x 4.00) = 13 PLN, 13 PLN x 20 = 260 PLN W przypadku symulacji wg średniej ceny zakupu program wylicza średnią cenę zakupu w oparciu o ilość i wartość zasobów posiadanych w magazynie. Wartość zasobu wyliczana jest zawsze na podstawie kursu waluty podanego na dokumencie zakupu. Natomiast wartość sprzedaży wyliczana jest na podstawie kursu podanego na dokumencie sprzedaży. Przykład Zakup towaru: 100 szt. towaru w cenie 2 EURO (kurs 1 EURO = 4.10 PLN) Zakup towaru: 100 szt. towaru w cenie 2 EURO (kurs 1 EURO = 4.60 PLN) Wyliczona średnia cena zakupu: 100 x (2 x 4.10) x (2 x 4.60) = = 1740, 1740 / 200 = 8.70 PLN Sprzedaż: 1 szt. w cenie 5 EURO (kurs 1 EURO = 4.50 PLN) Wartość marży: (5 x 4.50) 8.70 = = PLN Aktualizacja cen sprzedaży Podczas aktualizacji cen sprzedaży program przelicza cenę zakupu z waluty na PLN (zgodnie z określonym na FZ kursem), a następnie dolicza zadeklarowaną marżę i wylicza nową cenę sprzedaży w walucie określonej na karcie. Przykład Ostatnia cena zakupu 2 EURO (kurs 1 EURO = 4 PLN) Ceny sprzedaży na karcie towaru: - cena sprzedaży 1: 10 % marży 2.20 EURO - cena sprzedaży 2: 20 % marży 9.60 PLN (2 x % = 9.60) Nowa cena zakupu 3 EURO (kurs 1 EURO = 4.50 PLN) - cena sprzedaży 1: 10 % marży 3.30 EURO - cena sprzedaży 2: 20 % marży PLN (3 x % = 16.20)

282 Str. 282 Moduł Handel v Obrót z krajami spoza Unii Europejskiej Faktura importowa (od dostawcy) jest rejestrowana z poziomu listy faktur zgodnie z opisanymi wcześniej zasadami. Powinna być wystawiona w walucie obcej. Dodatkowo, po to by dokument był potem prawidłowo rozpoznawany w systemie, kontrahent, którego dotyczy, powinien mieć podany status pozaunijny. Wszystkie koszty dodatkowe oraz podatek VAT jest naliczany na podstawie dokumentu Korekta Graniczna (FZKG). Dokument FZKG powinien być wprowadzony na podstawie otrzymanego dokumentu SAD. FZ Faktura Zakupu (importowa) od dostawcy PZ Przyjęcie Zewnętrzne od dostawcy FZKG Faktura Zakupu Korekta Graniczna PZKW do FZKG Przyjęcie Zewnętrzne Korekta Wartościowa Korekta Graniczna do FZ (FZKG) Nowa funkcja została wprowadzona, by umożliwić użytkownikom importującym towar z zagranicy rozliczenie z urzędem celnym i prawidłowe wyliczenie kosztu własnego zakupionego towaru. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie. W chwili otrzymania dokumentu SAD należy zarejestrować w systemie dokument, na którym wprowadzone zostanie cło oraz wyliczony należny podatek VAT. Wprowadzenie dokumentu Korekty Granicznej (FZKG) pozwoli wyliczyć ponownie koszt własny zakupu towaru z uwzględnieniem cła. Aby wystawić Korektę Graniczną należy na liście zaznaczyć kursorem Fakturę Zakupu, której będzie dotyczyć, a następnie z menu wyświetlonego po wciśnięciu strzałki wybrać opcję Korekta Graniczna: Na wyświetlonym formularzu należy uzupełnić wszystkie informacje zgodnie z otrzymanym dokumentem SAD. Na dokumencie FZKG edytowalne jest (w przeciwieństwie do innych korekt) pole Kontrahent. Pole to na nowym dokumencie FZKG jest puste, program nie pozwoli jednak zatwierdzić dokumentu przed jego uzupełnieniem. Algorytm wyliczania (netto/ brutto) jest zawsze zgodny z algorytmem zastosowanym na Fakturze Zakupu i nie podlega edycji. Waluta na FZKG to zawsze PLN i nie ma możliwości zmiany (cło i podatek zawsze jest płacony w złotówkach). Na FZKG pojawią się wszystkie pozycje z Faktury Zakupu od dostawcy. Na formularzu widoczna jest cena towaru po przeliczeniu na PLN po kursie obowiązującym na Fakturze Zakupu, a w polu Korekta jest wartość 0. Użytkownik może sam wyliczyć kwoty dla poszczególnych pozycji i uzupełnić je na dokumencie w polu Wartość korekty. Jeśli wartość korekty wyliczana jest proporcjonalnie dla wszystkich pozycji Użytkownik ma do dyspozycji przycisk pioruna umożliwiający rozdzielenie podanej kwoty proporcjonalnie (w stosunku do wartości pozycji) na wszystkie pozycje z dokumentu. Należy pamiętać, że wartość korekty dotyczy całej pozycji, a nie pojedynczej jednostki towaru. Po wpisaniu korekty program na podstawie ilości towaru, jego wartości przed korektą i wartości korekty wyliczy jednostkową cenę towaru. Po zatwierdzeniu dokumentu wartość korekty zostanie doliczona do wartości zasobu. Podatek VAT jest wyliczany w oparciu o wartość towaru z Faktury Zakupu oraz doliczonego do niej cła. Na dokumencie FZKG zadeklarowana jest jedynie wartość cła. Aby poprawnie wyliczyć podatek VAT należy odpowiednio skorygować wartości w tabeli VAT. Tabela VAT jest dostępna z poziomu zakładki Płatności. Edycja następuje po dwukrotnym kliknięciu na pozycji. Użytkownik powinien wypełnić ją zgodnie z otrzymanym dokumentem SAD.

283 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str. 283 Uwaga: Edycja tabeli VAT jest dopuszczalna tylko w przypadku importu z krajów spoza UE. Dlatego kontrahent (dostawca) na swojej karcie powinien mieć ustawiony status pozaunijny. Tak uzupełniony dokument Korekty Granicznej zawiera kwoty należnego cła i podatku VAT. Po jego zatwierdzeniu w Preliminarzu powstaje zdarzenie planujące jego zapłatę (zgodnie z przyjętymi w systemie zasadami). Program nie pozwoli zapisać FZKG z zerową wartością. W chwili zatwierdzenia FZKG (na trwałe) tworzone są odpowiednie dokumenty magazynowe zwiększające wartość zasobów: jeśli do Faktury Zakupu, której dotyczy FZKG, był wcześniej utworzony dokument PZ w chwili zatwierdzenia FZKG tworzony jest dokument PZ korygujący jeśli do Faktury Zakupu, której dotyczy FZKG nie był jeszcze tworzony dokument PZ w chwili konwersji FZ do PZ utworzony zostanie drugi PZ korygujący skojarzony z korektą graniczną. Rys. Wartość korekty pozycji na dokumencie FZKG Uwaga: W systemie istnieje możliwość utworzenia FZKG bez wypełniania informacji o korekcie dla poszczególnych pozycji, a wypełniając jedynie tabelkę VAT. Należy jednak pamiętać, że w takim przypadku nie zostanie przeliczona wartość zasobów Jak wprowadzić fakturę importową? Program zapewnia podstawowe wsparcie dla rejestracji dokumentów importowych. Rejestracja takiego dokumentu może odbywać wg następującego schematu: Klient otrzymuje Fakturę Zakupu importową Faktura importowa jest rejestrowana w systemie jako Faktura Zakupu w walucie, po kursie z dnia wystawienia faktury (sposób postępowania jest opisany w rozdziale Wystawiamy dokument w walucie obcej). Powoduje ona: powstanie zobowiązania w walucie wg kursu z dnia wpływu wprowadzenie towaru na magazyn wg ustalonego kursu Klient otrzymuje dokument SAD Fakt otrzymania dokumentu SAD powinien pozwolić użytkownikowi na: zmianę ceny zakupu towarów (wartości na magazynie) w zależności od sposobu rozliczania magazynu zmiana może dotyczyć zmiany kursu waluty, doliczenia cła, doliczenia transportu itp.

284 Str. 284 Moduł Handel v zarejestrowanie powstania zobowiązania wobec urzędu na kwoty wynikające z cła, VAT-u, opłaty manipulacyjnej, transportu zarejestrowanie dokumentu do potrzeb rozliczenia VAT W systemie jest to realizowane poprzez wprowadzenie specjalnego dokumentu korekty (FZKG). Funkcja ta pozwoli Użytkownikowi na poprawne zarejestrowanie na tym dokumencie odpowiednio: na pozycjach faktury fakt zmiany wartości towaru na preliminarzu płatności fakt powstania zobowiązania wobec urzędu na edytowalnej tabeli VAT przyjęcie dokumentu podlegającego rozliczeniu na deklaracji VAT-7 Uwaga: Żadna operacja związana z otrzymaniem SAD nie jest wykonywana przez program automatycznie poprawne policzenie i zarejestrowanie wszystkich kwot spoczywa na użytkowniku Faktury Sprzedaży eksportowe W systemie istnieje kilka rodzajów wydruków dla faktur eksportowych. Dostępne są w menu wydruków: Faktura eksportowa: wzór standard PLN od wydruku standardowego faktury różni się jedynie nagłówkiem (Faktura eksportowa). Poza tym drukowane informacje są podobne wszystkie wartości są drukowane w PLN. Faktura eksportowa w walucie: wzór standard 1 jedyną różnicą w stosunku do faktury złotówkowej jest wydruk ceny jednostkowej w walucie obcej. Poza tym wszystkie inne wartości (w tym należność) są drukowane w PLN. Faktura eksportowa w walucie: wzór standard 2 wszystkie wartości na fakturze drukowane są w walucie obcej. Informacyjnie drukowana jest cena jednostkowa w PLN. Ponadto na fakturze nie jest drukowana tabelka VAT. Faktura eksportowa w walucie: wzór standard 3 wszystkie wartości są drukowane w walucie obcej Nabycie wewnątrzunijne Wraz z wejściem Polski do Unii Europejskiej zmieniają się procedury importowe. Pojęcie importu, w przypadku sprowadzania towarów z krajów UE, jest zastępowane pojęciem nabycia wewnątrzunijnego. w odniesieniu do krajów UE nie obowiązuje sporządzanie dokumentów SAD. W zamian podatnik musi sporządzić parę dokumentów: Fakturę Wewnętrzną Sprzedaży i Fakturę Wewnętrzną Zakupu. Faktura wewnętrzna służy do rejestrowania wartości towarów z uwzględnieniem prawidłowej kwoty VAT, w celu zarejestrowania jej w Rejestrach VAT. Obowiązek naliczania VAT spoczywa na samym podatniku. Przykładowy schemat przepływu dokumentów przedstawia poniższy rysunek: FWS - faktura wewn. sprzedaży FZ Faktura Zakupu (importowa) od dostawcy z UE PZ PZ od dostawcy z UE FWZ faktura zakupu wewn. FZKGUE 1 Faktura Zakupu korekta graniczna PZKW do FZKG PZ korekta wartościowa

285 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Faktury Zakupu (FZ) Faktury zakupowe dotyczące nabycia wewnątrzunijnego wprowadzane są z poziomu listy Faktur Zakupu. Zasady wprowadzania takich faktur są podobne jak w przypadku innych dokumentów walutowych: status kontrahenta, którego dotyczy faktura powinien być ustawiony na wewnątrzunijny (formularz kontrahenta: zakładka Handlowe) stawka VAT dla towarów jest automatycznie zmieniana na 0% (dla towarów) lub nie podlega (dla usług). Istnieje możliwość zmiany stawki VAT (zasady zostały opisane w odrębnym rozdziale). Dokument FZ powinien być zarejestrowany w systemie zgodnie z otrzymaną Fakturą Zakupu Korekta graniczna (FZKG) Wszystkie koszty dodatkowe związane z nabyciem towaru powinny być wprowadzane na odrębnym dokumencie. Takim dokumentem w systemie Comarch OPT!MA jest korekta graniczna FZKG. Korekta graniczna jest dostępna z poziomu listy Faktur Zakupu. Aby wprowadzić korektę graniczną należy ustawić kursor na Fakturze Zakupu, której dotyczy i z menu kontekstowego lub z menu wyświetlanego pod przyciskiem strzałki wybrać Korekta graniczna. Na podniesionym formularzu pojawiają się wszystkie towary z dokumentu FZ, z możliwością wpisania wartości kosztów dodatkowych. Zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie. Jeśli wartość korekty wyliczana jest proporcjonalnie dla wszystkich pozycji Użytkownik ma do dyspozycji przycisk pioruna umożliwiający rozdzielenie podanej kwoty proporcjonalnie (w stosunku do wartości pozycji) na wszystkie pozycje z dokumentu. Zasady wystawiania dokumentu FZKG dla nabycia wewnątrzunijnego są identyczne jak w przypadku dokumentu FZKG dla importu spoza UE z jednym wyjątkiem: na dokumencie FZKG dotyczącym nabycia wewnątrzunijnego nie powinien być naliczany podatek VAT. Dlatego na zakładce Płatności tabela VAT nie jest edytowalna (nie ma możliwości wprowadzania zmian), podatek VAT nadal wynosi 0. Uwaga: Podstawą do określenia, czy dany dokument dotyczy nabycia wewnątrzunijnego, czy importu spoza granic UE jest status kontrahenta wewnątrzunijny: jeśli status jest wewnątrzunijny program blokuje możliwość wprowadzania zmian w tabeli VAT na FZKG jeśli status jest pozaunijny program umożliwia wprowadzanie zmian w tabeli VAT na FZKG (w przypadku importu podatek VAT jest naliczany na dokumencie SAD) Na dokumentach FZKG możliwe jest wpisywanie kwot ujemnych. Podczas wpisywania wartości dla poszczególnych towarów program kontroluje, by wartość towaru nie spadła poniżej zera, z uwzględnieniem wszystkich wcześniej wprowadzonych korekt. Należy pamiętać, że w przypadku wystawiania FZKG na kwotę ujemną program może zablokować później wystawienie korekty ilościowej do Faktury Zakupu. Zdarzy się tak w przypadku, gdy wartość towaru w magazynie po wykonaniu FZKG będzie mniejsza niż wartość wystawianej korekty. Przykład FZ na 10 szt. towaru o wartości 200 PLN, potem FZKG na kwotę -20 PLN. Wartość towaru na zasobach to 180 PLN. Program zablokuje możliwość zwrotu takiego towaru, ponieważ wartość towaru na korekcie ilościowej będzie nadal obejmowała -200 PLN Faktury wewnętrzne sprzedaży (FWS) Lista Faktur Wewnętrznych Sprzedaży dostępna jest z poziomu menu Faktury. Została dokładnie opisana w rozdziale Faktury wewnętrzne sprzedaży. W przypadku FWS wystawianych na potrzeby naliczania podatku VAT przy nabyciu wewnątrzwspólnotowym istnieje możliwość automatycznego przekształcenia Faktury Zakupu wraz ze wszystkimi korektami do dokumentu Faktury Wewnętrznej Sprzedaży Konwersja Faktury Zakupu do FWS Jeśli do systemu zostały wprowadzone zarówno Faktura Zakupu jak i koszty dodatkowe kolejny krok to utworzenie Faktury Wewnętrznej Sprzedaży (FWS). Na dokumencie FWS naliczany jest VAT od wartości towarów z uwzględnieniem wszystkich kosztów dodatkowych (wprowadzonych na FZKG).

286 Str. 286 Moduł Handel v Automatyczne tworzenie FWS jest możliwe z poziomu listy Faktur Zakupu: kursor należy ustawić na Fakturze Zakupu, do której tworzona będzie Faktura Wewnętrzna, a następnie wcisnąć przycisk Zasady przekształcania FZ do FWS 1. Możliwe jest przekształcenie jednej FZ do jednego dokumentu Faktury Wewnętrznej Sprzedaży. 2. Po przekształceniu dokument FZ otrzymuje status W. Ponowne przekształcenie do FWS nie jest możliwe. 3. Istnieje możliwość konwersji Faktur Zakupu wystawionych w PLN. Jedyny warunek, jaki musi spełnić Faktura Zakupu to zerowa wartość VAT. Stawki przypisane dla poszczególnych pozycji muszą być NP, 0% lub ZW. 4. Istnieje możliwość tworzenia FWS dla wszystkich dokumentów FZ, gdzie status kontrahenta jest inny niż krajowy. 5. Dokument FWS jest zapisywany do bufora. 6. W przypadku wykasowania lub anulowania FWS usuwany jest status W z Faktury Zakupu (możliwe jest ponowne przekształcenie). 7. Aby anulować dokument FZ skojarzony z Fakturą Wewnętrzną Sprzedaży należy najpierw usunąć/ anulować dokument FWS, a dopiero potem można anulować dokument FZ. Uwaga: Anulowanie FWS nie powoduje automatycznego anulowania Faktury Zakupu rozpięte zostaje jedynie powiązanie pomiędzy dokumentami. 8. Na FWS przenoszone są zarówno towary jak i usługi z FZ. 9. Wartość pozycji jest wyrażona w PLN (zgodnie z kursem z FZ). 10. FWS uwzględnia wszystkie dodatkowe koszty wprowadzone na FZKG. Uwaga: Jeśli do dokumentu FZ została już utworzona Faktura Wewnętrzna Sprzedaży istnieje możliwość utworzenia FZKG, ale należy również ręcznie skorygować wartość FWS z poziomu listy faktur wewnętrznych sprzedaży 11. FWS uwzględnia wszystkie korekty (ilościowe i wartościowe) wystawione do Faktury Zakupu przed przekształceniem. Uwaga: Należy pamiętać, że w przypadku wystawiania korekt do Faktury Zakupu już po jej przekształceniu do Faktury Wewnętrznej Sprzedaży program nie koryguje automatycznie wartości naliczonych na FWS. Należy utworzyć korektę do FWS z poziomu listy faktur wewnętrznych sprzedaży. Korekty zostały opisane w rozdziale Korekty dokumentów FWS i FWZ 12. Dla poszczególnych pozycji możliwa jest edycja ceny jednostkowej oraz wartości pozycji (ilość przepisywana jest z FZ). Uwaga: W przypadku przekształcenia Faktury Zakupu wystawionej w walucie do Faktury Wewnętrznej Sprzedaży istnieje możliwość, że kwota netto Faktury Zakupu w PLN nie będzie identyczna z kwotą netto FWS (wynika to z zaokrągleń przy przeliczaniu cen/ wartości z waluty na PLN). Ewentualne różnice Użytkownik może skorygować edytując wartość pozycji. 13. Tabela VAT (zakładka Dodatkowe): kwoty VAT wyliczane są zgodnie ze stawką VAT podaną na karcie towaru w Cenniku. tabela VAT podlega edycji Użytkownik ma możliwość korygowania zarówno wartości netto, VAT i brutto. 14. Na formularzu FWS z FZ: schemat numeracji - proponowany jest taki, jak ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Faktura Wewnętrzna Sprzedaży z FZ (domyślnie FAWFZ). kategoria przenoszona jest kategoria z Faktury Zakupu. magazyn jest zgodny z magazynem na Fakturze Zakupu. Nie ma możliwości jego zmiany. algorytm (Faktura liczona od) jest zawsze ustawiany na netto. 15. Dokument FWS nie ma wpływu na magazyn.

287 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Dokument FWS nie powoduje powstania płatności w module Kasa/Bank Faktury Wewnętrzne Zakupu (FWZ) Uwaga: Funkcja nie jest dostępna dla wersji oddziałowej programu (w przypadku współpracy z systemem Comarch XL) Lista Faktur Wewnętrznych Zakupu Lista Faktur Wewnętrznych Zakupu dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne(Handel)/ Faktury Wewnętrzne Zakupu. Lista zawiera dokumenty, które powstały na podstawie Faktur Wewnętrznych Sprzedaży. Domyślny schemat numeracji (FZWFZ) jest predefiniowany w programie w trakcie tworzenia bazy danych. Użytkownik może go zmienić zgodnie z zasadami obowiązującymi w programie (tworzenie schematu numeracji w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel: Faktury wewnętrzne zakupu oraz przypisanie schematu domyślnego w Konfiguracji firmy/ Handel/ Dokumenty: Faktura Zakupu wewnętrzna FZ). Lista Faktur Wewnętrznych Zakupu jest obsługiwana przez standardowe przyciski i pola, na podobnych zasadach jak zwykłe Faktury Sprzedaży. Uwaga: Faktury Wewnętrzne Zakupu mogą być tworzone tylko na podstawie Faktur Wewnętrznych Sprzedaży. Dokumenty FWZ nie mogą być dodawane z poziomu listy przez Użytkownika (przycisk Dodaj nie jest dostępny). Ponadto na liście znajduje się: - księgowanie do Rejestrów VAT. - księgowanie na konta, zgodnie z wybranym schematem księgowań (funkcja dostępna dla Użytkowników modułu Księga Handlowa) Konwersja Faktury Wewnętrznej Sprzedaży do Faktury Wewnętrznej Zakupu Automatyczne tworzenie FWZ jest możliwe na dwa sposoby: na formularzu FWS można zaznaczyć parametr FWZ wtedy w chwili zatwierdzania dokumentu FWS zostanie automatycznie utworzona Faktura Wewnętrzna Zakupu z poziomu listy Faktur Wewnętrznych Sprzedaży - kursor należy ustawić na Fakturze Wewnętrznej Sprzedaży, do której tworzona będzie Faktura Wewnętrzna Zakupu, a następnie wcisnąć przycisk. Zasady przekształcania dokumentów Możliwe jest przekształcenie jednej Faktury Wewnętrznej Sprzedaży do jednej Faktury Wewnętrznej Zakupu. Dokument FWS otrzymuje status W. Ponowne przekształcenia do FWZ nie jest możliwe. FWZ może powstać tylko na podstawie dokumentu FWS, który dotyczy nabycia wewnątrzunijnego (powstał z FZ). Dokument FWZ jest zapisywany do bufora. Dokumentu FWZ nie można korygować (możliwe jest anulowanie). W przypadku wykasowania lub anulowania FWZ usuwany jest status w z Faktury Wewnętrznej Sprzedaży (FWS) (możliwe jest ponowne przekształcenie). Aby anulować dokument FWS skojarzony z Fakturą Wewnętrzną Zakupu należy najpierw usunąć/ anulować dokument FWZ, a dopiero potem można anulować dokument FWS. Uwaga: Anulowanie FWZ nie powoduje automatycznego anulowania FWS rozpięte zostaje jedynie powiązanie pomiędzy dokumentami. Na FWZ przenoszone są wszystkie dane zgodnie z Fakturą Wewnętrzną Sprzedaży: zarówno dane kontrahenta jak i pozycje dokumentu.

288 Str. 288 Moduł Handel v Tabela VAT (zakładka Dodatkowe): kwoty VAT przenoszone są zgodnie z ustalonymi na FWS. tabela VAT podlega częściowej edycji Użytkownik ma możliwość korygowania wartości VAT i brutto (do czasu zapisania FWZ na trwałe). Dokument FWZ nie ma wpływu na magazyn. Dokument FWZ nie powoduje powstania płatności w module Comarch OPT!MA Kasa/Bank Transakcje wewnątrzunijne trójstronne W przypadku faktur wystawianych dla kontrahenta o statusie wewnatrzunijny trójstronne są traktowane jak sprzedaż wg procedury uproszczonej i w związku z tym każda faktura wewnątrzunijna trójstronna ma adnotację: VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE Wydruk Faktur VAT dla transakcji wewnątrzwspólnotowych Zarówno dla wydruku Faktury jak i dokumentów korygujących dodano nowy wydruk dla transakcji dotyczących dostaw wewnątrzwspólnotowych dodano nowy wydruk faktury: Faktura VAT UE. Wydruk jest dostępny z poziomu formularza faktury: Uwaga: Wydruk jest możliwy tylko w przypadku dokumentów wystawionych w walucie obcej. Wydruk nowych numerów NIP na dokumentach Od kontrahenci, którzy dokonują wewnątrzwspólnotowych nabyć bądź wewnątrzwspólnotowych dostaw powinni posiadać numer NIP z kodem kraju (PL). Przyjęto zasadę, że przedrostek przed numerem jest drukowany tylko dla nabycia/ dostawy wewnątrzwspólnotowej, w związku z czym: jeśli kontrahent, dla którego wystawiany jest dokument, ma status wewnątrzunijny lub wewnątrzunijny trójstronny to na wszystkich wydrukach w nagłówku dokumentu (pieczątce firmy) pojawia się NIP wraz z prefiksem (np. PL ). jeśli kontrahent, dla którego wystawiany jest dokument, ma inny status (krajowy, pozaunijny, pozaunijny zwroty VAT) to na wydrukach w nagłówku dokumentu (pieczątce firmy) pojawia się NIP bez prefiksu kraju (np ). Zasada ta obowiązuje tylko przy wydruku danych firmy (w nagłówku dokumentu). W przypadku kontrahenta, dla którego wystawiany jest dokument drukowany jest zawsze pełny numer NIP, zapisany na jego karcie.

289 Podręcznik Użytkownika systemu Comarch OPT!MA Str Deklaracja INTRASTAT Z chwilą przystąpienia Polski do Unii Europejskiej zobowiązani jesteśmy do składania deklaracji INTRASTAT. Konsekwencją wprowadzenia systemu INTRASTAT jest nałożenie na niektóre podmioty prowadzące obrót towarowy z innymi państwami członkowskimi Unii Europejskiej obowiązku przekazywania informacji o zrealizowanych przez nich obrotach, tj. o dokonanym przywozie towarów z terytorium UE na terytorium Polski i wywozie towarów z Polski na terytorium Wspólnoty. Informacje te przekazywane są właśnie na deklaracjach INTRASTAT, przy czym odrębnie przekazywane są informacje o wywozie towarów, a odrębnie o przywozie. Obowiązek przekazywania informacji ciąży na tych podmiotach, których wartość przywozu i wywozu przekroczy tzw. próg statystyczny (próg asymilacji i próg specyficzny). Podmiot, którego wartość obrotów przekroczy próg specyficzny zobowiązany jest wypełniać wszystkie pola na deklaracji INTRASTAT (INTRASTAT pełny). Natomiast podmiot, którego wartość obrotów zawiera się pomiędzy wartością progu asymilacji a progu specyficznego nie jest zobowiązany do wypełniania informacji o kodzie warunków dostawy, kodzie rodzaju transportu oraz wartości statystycznej w PLN (INTRASTAT uproszczony). Uwaga: System Comarch OPT!MA umożliwia wyliczenie uproszczonej wersji deklaracji INTRASTAT, czyli takiej, która nie zawiera informacji w polach: pole 12 Kod warunków dostawy, pole 15 Kod rodzaju transportu oraz pole 20 Wartość statystyczna w PLN Konfiguracja Aby w systemie Comarch OPT!MA pojawiła się możliwość tworzenia deklaracji Intrastat należy w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat zaznaczyć parametr Intrastat. Po zaznaczeniu parametru Użytkownik powinien wypełnić pola znajdujące się poniżej: Minimalna wartość pozycji z kodami CN Domyślnie proponowana jest wartość 200 EURO Kod identyfikacyjny organu celnego - w Polsce deklarację Intrastat należy składać do jednej z 16 izb celnych. W programie dostępna jest ich lista wraz z kodami. Lista jest dostępna po wciśnięciu strzałki widocznej obok pola. Użytkownik może również wpisać kod ręcznie (inny niż dostępne na liście). Uzupełnienie pola jest wymagane przez program kod identyfikacyjny jest przenoszony na deklaracje i nie ma możliwości jego zmiany z poziomu formularza. Dane teleadresowe osoby wypełniającej deklarację: imię, nazwisko, telefon, faks, adres oraz miejscowość. Informacje te są następnie przenoszone na formularz deklaracji Intrastat. Ich uzupełnienie w konfiguracji nie jest wymagane przez program Użytkownik może je uzupełniać bezpośrednio na wyliczanej deklaracji. Kurs waluty jeżeli wartość na dokumencie, który powinien być uwzględniony w deklaracji, podana jest w innej walucie, kwotę faktury należy przeliczyć na walutę polską. Przeliczenie powinno nastąpić na podstawie kursu waluty ustalonego dla celów podatku od towarów i usług. Użytkownik może zdefiniować odrębny typ kursu związany z przeliczaniem deklaracji Intrastat i wskazać go w Konfiguracji w polu kurs waluty. Jako kurs waluty nie może być wskazany kurs ręczny (ustalany bezpośrednio z poziomu dokumentu). Dodatkowo w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry można ustawić domyślną ścieżkę dostępu do katalogu, w którym zapisywane będą pliki XML z eksportowanymi do systemu CELINA deklaracjami INTRASTAT. Ścieżka będzie proponowana podczas zapisu deklaracji do pliku (z poziomu listy deklaracji), lecz Użytkownik będzie miał możliwość jej zmiany. Jeśli Użytkownik zaznaczy opcję Intrastat w Konfiguracji firmy w systemie pojawi się kilka dodatkowych możliwości związanych z wyliczaniem deklaracji: w menu Ogólne/ Inne pojawi się pozycja Kody CN, umożliwiająca zdefiniowanie wykorzystywanych kodów CN na formularzu towaru (Cennik i Zasoby) na zakładce Dodatkowe pojawi się grupa Intrastat umożliwiająca przypisanie dla poszczególnych towarów odpowiednich kodów CN na formularzu kontrahenta (Ogólne/ Kontrahenci) na zakładce Handlowe pojawi się pole przeznaczone na wpisanie domyślnego kodu transakcji związanego z danym kontrahentem. na formularzu magazynu (Ogólne/ Inne/ Magazyny) możliwość zaznaczenia, że magazyn jest magazynem unijnym, a co za tym idzie określenie kodu kraju dla tego magazynu oraz podanie domyślnego kodu transakcji stosowanego na dokumentach MM na formularzu dokumentów (przychodowych: FZ, PZ, PW i MM OL, PKA oraz rozchodowych: FA, WZ, RW i MM LO, WKA) rejestrowanych w programie, na zakładce Dokumenty pojawi się ramka Intrastat, gdzie podane będą informacje niezbędne do wyliczenia deklaracji. w menu Handel/ Inne pojawi się pozycja Deklaracja Intrastat, umożliwiająca wyliczenie deklaracji

290 Str. 290 Moduł Handel v Uwaga: Funkcja wyliczania deklaracji Intrastat jest dostępna tylko dla Użytkow ników modułu Handel. Jeśli Użytkownik posiada tylko Faktury wyliczenie Intrastat nie będzie możliwe (nie pojawią się dodatkowe opcje) Kody CN Scalona Nomenklatura CN, która jest aktualizowana co roku, wprowadzana jest rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów. Użytkownik powinien samodzielnie uzupełnić słownik kodów CN o kody, które będą przez niego wykorzystywane. Lista kodów CN jest dostępna w menu Ogólne/ Inne/ Kody CN (pod warunkiem, że Użytkownik wcześniej zaznaczył parametr Intrastat w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Intrastat). Lista kodów CN jest obsługiwana przy pomocy standardowych przycisków: Dodaj, Zmień, Usuń. Należy pamiętać, że kod można usunąć z listy pod warunkiem, że nie został jeszcze przypisany do żadnego towaru w cenniku. Na listę kodów CN program automatycznie wpisuje kod , do którego na deklaracji Intrastat program przypisuje obrotu towarami nie przekraczający wartości 100 EURO. Tego kodu nie można usunąć z listy. Rys. Formularz kodu CN Dodając nowy kod CN należy uzupełnić informacje o: Kod CN ośmioznakowy kod CN. Kod CN musi składać