Instrukcja obsługi programu INFOR System Magazyn Biznes Strona Internetowa:

Transkrypt

1 Instrukcja obsługi programu INFOR System Magazyn Biznes Strona Internetowa: 1

2 Spis treści 1.Wymagania sprzętowe Administracja bazami danych Dodawanie, podłączanie, edycja i usuwanie bazy danych Dodawanie bazy danych Kopia bezpieczeństwa bazy danych Konfiguracja Zapoznanie z oknem głównym programu Pilot Widok Dane firmy Dokumenty Parametry Parametry pracy Uaktualnienia Zamówienia Magazyn Wydruki Wystawianie dokumentów Wystawianie dokumentów cd Sieć Wyświetlanie asortymentu Kartoteki Logowanie Wielofirmowość Zakupy Kasa Wygląd aplikacji Waluta domyślna Urządzenia zewnętrzne drukarka fiskalna Urządzenia zewnętrzne drukarka tekstowa Wielooddziałowość On-line Wydruki Prawa dostępu do systemu UŜytkownicy Resetowanie ustawień Wybór drukarki Wersja Rejestracja programu Serwer www udostępnianie raportów Ustawienia alarmów Słowniki Definicja towarów Usługi Stawki VAT Kontrahenci Rabaty Grupy kontrahentów Grupy towarów

3 4.8.Słownik magazynów Słownik cenników Słownik walut Słownik kursów walut Słownik form płatności Słownik jednostek Słownik odsetek Słownik kont bankowych Słownik zadań Słownik oznaczeń towarów Przyjęcie towaru zakupy Przyjęcie zewnętrzne (PZ) Przyjecie wewnętrzne (PW) Faktura zakupowa Faktura zakupowa z fakturą wewnętrzną (FW) Faktura WNT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) Faktura rolnicza (RR) Kartoteka dokumentów PZ (przychód zewnętrzny) Kartoteka dokumentów PW (przyjecie wewnętrzne) Kartoteka dokumentów MM (przyjęcia) Kartoteka faktur zakupowych Kartoteka faktur WNT Kartoteka faktur RR Wystawianie korekt faktur zakupowych Kartoteka korekt faktur zakupowych Etykietowanie asortymentu Wydania z magazynu sprzedaŝ Wystawianie dokumentu wydania Wystawianie faktury VAT Kartoteka faktur VAT Kartoteka faktur VAT zaliczkowych i końcowych do zaliczek Wystawienie faktury VAT marŝa Kartoteka faktur VAT marŝa Wystawianie dok. wydania zewnętrznego (WZ) Kartoteka dokumentów WZ Wystawianie dokumentu wydania wewnętrznego (WW) Kartoteka dok. WW Wystawianie dok. rozchodu wewnętrznego Kartoteka dokumentów RW Wystawianie paragonów Kartoteka paragonów Wystawianie dokumentu przesunięcia międzymagazynowego (MM) Kartoteka dokumentów MM Wystawianie faktury wewnętrznej Kartoteka faktur wewnętrznych Korekty dokumentów wydań Inne opcje wydań SprzedaŜ na wartość SprzedaŜ bez skutku magazynowego Faktury automatyczne (cykliczne)

4 Opakowania zbiorcze Zamienniki Dokument TAX FREE Zamówienia w oknie głównym Wystawianie dokumentu na podstawie istniejącego dokumentu Kasa Kasa konfiguracja Dodawanie nowej kasy Usuwanie kasy Kasa słownik operacji Wystawianie dokumentu KP / KW Kartoteka dokumentów KP / KW Przelewy Wystawianie przelewu Kartoteka przelewów Wyciągi bankowe Dodawanie wyciągu bankowego Wczytanie wyciągu bankowego Narzędzia Zarządzanie bazami danych Inwentaryzacja Obsługa kas fiskalnych Wprowadzenie Czynności wstępne Podstawowe funkcje konfiguracyjne Opcja Towar Opcja SprzedaŜ Informacje specyficzne dla danych typów kas Przerzutnik do zewnętrznego programu księgowego Import danych do INFOR System Przecena towarów Zmiana cen Sprawdzarka cen Produkcja Katalog wyrobów Wytwarzanie Zamówienia Zamówienia do dostawcy Kartoteka zamówień do dostawców Zamówienie od klienta Kartoteka zamówień od klientów Faktura PRO Forma Faktury zaliczkowe Zamówienia automatyczne Rozrachunki SprzedaŜ (naleŝności) NaleŜności wg kontrahentów Kartoteka zobowiązań kontrahentów wobec nas Kartoteka płatności Noty odsetkowe

5 Kartoteka not odsetkowych NaleŜności i nadpłaty kontrahentów Zakupy (zobowiązania) Kartoteka naszych zobowiązań wg. kontrahentów Kartoteka naszych zobowiązań wobec kontrahentów Kartoteka płatności Zobowiązania i nadpłaty nasze Kalkulator odsetek Kompensaty naleŝności i zobowiązań Kompensaty nadpłat NaleŜności kontrahentów Zobowiązania nasze Płatności kontrahentów Płatności nasze Raporty

6 1. Wymagania sprzętowe Minimalne: procesor: 1GHz, pamięć RAM: 256 MB, rozdzielczość ekranu: 1024x768 pkt, wolne miejsce na dysku twardym: >450 MB (zaleŝy od ilości danych). System operacyjny: Windows, Linux, Mac OS X lub inny, na którym jest dostępna maszyna wirtualna Javy. Zalecane: procesor: 1.5GHz, pamięć RAM: 512 MB, rozdzielczość ekranu: 1024x768 pkt, wolne miejsce na dysku twardym: >550 MB (zaleŝy od ilości danych). System operacyjny: Windows, Linux, Mac OS X lub inny, na którym jest dostępna maszyna wirtualna Javy. 2. Administracja bazami danych Program INFOR System jak wszystkie programy firmy dgcs S.A. pozwala na obsługę wielu firm w jednym systemie. Firmy tworzymy w systemie, dodając odpowiednie dla nich bazy. Administracja dostępnymi bazami w systemie jest dostępna z poziomu okna konfiguracji baz danych, które pojawia się na starcie programu lub teŝ dostępne jest z poziomu modułów w menu głównym programu Narzędzia > Zarządzanie bazami danych. System pracuje w oparciu o dwa poziomy baz danych. Pierwszy poziom reprezentuje baza nadrzędna, natomiast drugi poziom to jedna lub wiele baz zawierających dane konkretnej firmy (w przypadku biur rachunkowych dane poszczególnych firm) Dodawanie, podłączanie, edycja i usuwanie bazy danych Zarządzanie bazami poszczególnych firm, które będą obsługiwane przez system wykonywane jest z poziomu okna Konfiguracja baz danych. W tabeli tego okna zamieszczone są wszystkie dodane bazy (firmy), na których uŝytkownik moŝe pracować. W przypadku Biura Rachunkowego ilość baz będzie odpowiadała ilości obsługiwanych firm. W pozostałych przypadkach w tabeli będzie widoczna tylko jedna baza. Ilość obsługiwanych baz jest określona licencją oprogramowania, gdzie podstawowa licencja obejmuje moŝliwość pracy tylko na jednej bazie danych Dodawanie bazy danych Po instalacji pojawi się okno Domyślna konfiguracja w którym po wybraniu rodzaju księgowości i opcji Konfiguruj automatycznie program załoŝy czystą bazę danych w domyślnej lokalizacji. Domyślna lokalizacja podkatalogu, w którym znajdują się bazy danych to C:\dGCS\INFORSystem\db\ dla systemów Windows oraz /opt/dgcs/inforsystem/db/ dla systemu Linux 6

7 Rysunek 1: Domyślna konfiguracja bazy danych Po wybraniu opcji Nie konfiguruj uŝytkownik zostanie przeniesiony do okna Konfiguracji bazy danych. Rysunek 2: Konfiguracja baz danych Po wybraniu opcji Dodaj pojawi się okno Dodawanie bazy danych 7

8 Rysunek 3: Dodawanie bazy danych W oknie tym naleŝy wprowadzić takie dane jak: Nazwa wyświetlana - nie naleŝy uŝywać spacji oraz znaków specjalnych, poniewaŝ w przypadku uŝycia takich znaków moŝe być niemoŝliwe utworzenie kopii bezpieczeństwa bazy danych, Nazwa pliku bazy danych - zostanie uzupełniona automatycznie, jednakŝe moŝna ją zmienić Rodzaj księgowości opcja przeznaczona dla firm, które będą prowadziły księgowość na tej samej bazie danych Generuj dane przykładowe opcja wygeneruje przykładowe dane, parametr powinien zostać zaznaczony jeśli zachodzi potrzeba testowania działania programu PokaŜ opcje zaawansowane wyświetli dane zaawansowane IP lub nazwa serwera wpisujemy adres IP komputera lub nazwę komputera, na którym zainstalowany jest program. UŜytkownik bazy danych i Hasło uŝytkownika bazy danych są to pola, których nie naleŝy zmieniać. Katalog kopii bezpieczeństwa katalog w którym program będzie tworzył kopie bezpieczeństwa (wskazany katalog musi istnieć na dysku) Podłącz Opcja Podłącz słuŝy do podłączenia istniejącej bazy danych. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno Podłączanie bazy danych, które jest bardzo zbliŝone do okna Dodawanie bazy danych, brakuje w niej tylko opcji Generuj dane przykładowe. Edytuj Opcja Edytuj słuŝy do edycji wprowadzonych danych 8

9 Usuń Opcja Usuń usuwa wpis z okna Konfiguracja Bazy Danych jednakŝe sam plik bazy danych pozostaje na dysku komputera Kopia bezpieczeństwa bazy danych W celu zabezpieczenia się przed awariami sprzętowymi lub programowymi zalecane jest cykliczne wykonywanie kopii bezpieczeństwa baz danych. Dostępne opcje pozwalają wykonywać kopie bezpieczeństwa jednej wybranej bazy (przycisk Kopia lub Narzędzia > Kopia bezpieczeństwa wybranej bazy oraz moŝliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa wszystkich zarejestrowanych baz w bazie nadrzędnej, które moŝna wybrać w opcji Narzędzia > Kopia bezpieczeństwa wszystkich baz nawet w momencie pracy innych uŝytkowników na bazach danych. Rysunek 4: Narzędzie dla kopii bezpieczeństwa Uwaga!!! Nie naleŝy kopiować fizycznie pliku z bazą danych podczas pracy innych uŝytkowników na bazie, poniewaŝ grozi to trwałym uszkodzeniem pliku z bazą. Lokalizacja kopii bezpieczeństwa jest pobierana z konfiguracji bazy danych, która jest zapisana w bazie nadrzędnej, a nazwa pliku jest pobierana z nazwy wyświetlanej dla konkretnej bazy z ujęciem w nazwie daty i czasu wykonania kopii (np. firma1_ _15-52.bak). 9

10 Odtwarzanie bazy danych z kopii bezpieczeństwa moŝliwe jest tylko w oknie Konfiguracja baz danych i wykonywane tylko dla pojedynczej bazy danych przez wskazanie pliku archiwum z którego ma zostać odtworzona baza danych. Uwaga! Odtworzenie bazy z kopii bezpieczeństwa spowoduje zastąpienie aktualnych danych, danymi z wybranej archiwizacji. 3. Konfiguracja 3.1. Zapoznanie z oknem głównym programu Po uruchomieniu modułu Magazynu uŝytkownikowi zostanie zaprezentowane okno główne programu. Okno główne zawiera domyślnie podział na dwie części: panel asortymentu/usług po lewej stronie i panel wystawianego dokumentu po prawej. W górnej części znajduje się menu programu podzielone na zakładki: Plik, Przyjęcia, Wydania, Słowniki, Konfiguracja, Kasa, Narzędzia, Rozrachunki, Widok, Raporty, Pomoc. Na dole okna znajdują się przyciski szybkiego dostępu: Pilot, Opis skrótów klawiaturowych, Zmiana uŝytkownika, Zmiana kasy, Wybór rachunku bankowego. Rysunek 5: Okno główne programu Opis panelu Asortyment: W górnej części panelu moŝna określić sposób prezentacji asortymentu / usług. Ikonka pozwala na szybkie dodanie usługi, towaru. Ikonka wyświetla informacje o towarze (dokumentach wydań, kontrahentach kupujących dany towar). Przyciski oraz określają 10

11 które pozycje mają być wyświetlane w panelu, odpowiednio towary oraz usługi. Dodatkowo moŝna zmaksymalizować okno panelu na cały obszar okna głównego i wybrać, które kolumny mają zostać wyświetlone. MoŜna równieŝ zmienić kolejność tych kolumn według własnych upodobań poprzez przeciągnięcie ich w odpowiednie miejsce oraz opcja włączenia numeracji tabel. Rysunek 6: Edycja wyświetlania W dolnej części panelu do dyspozycji jest mechanizm wyszukiwania CFT. Rysunek 7: Mechanizm wyszukiwania CFT Mechanizm ten ułatwia odnalezienie szukanego asortymentu, kontrahenta, dokumentu przez wprowadzenie części szukanego wyraŝenia. Przycisk [C] powoduje przeszukiwanie po dowolnej części tekstu. Przycisk [F] zawęŝa wyświetlanie wierszy do spełniających warunki wyszukiwania. Przycisk [T] umoŝliwia zdefiniowanie pól po których baza danych zostanie przeszukana. Rysunek 8: Kolumny po których realizowane jest wyszukiwanie Ten schemat wyszukiwania ma zastosowanie w kaŝdym pojawiającym się oknie posiadającym przyciski CFT. Wielkość liter wpisywanych w polu wyszukiwania nie jest brana pod uwagę. Uwaga! szybkość wyszukiwania zaleŝy od ilości kolumn, po których jest ono realizowane oraz ilości dokumentów / pozycji / kontrahentów w bazie. Warto zatem wybrać tylko te kolumny, które rzeczywiście są dla uŝytkownika istotne. KaŜde z okien oferujących mechanizm CFT pozwala definiować inne kryteria wyszukiwania. Są zapamiętywane odrębnie dla kaŝdego nich. Ustawienia wyszukiwania są równieŝ zapisywane oddzielnie dla kaŝdego z uŝytkowników. Opis panelu Wystawiany dokument 11

12 Panel Wystawiany dokument pozwala na wybór rodzaju dokumentu. Określenie kontrahenta, ceny ilości, sposobu i terminu płatności. Środkowa część panelu podzielona jest na dwie zakładki pierwsza wspólna dla wszystkich dokumentów zawiera Pozycje wystawianego dokumentu (F6), druga Pozostałe dane dokumentu (F7). Natomiast na dole wyświetlane są sumaryczne kwoty za sprzedawane towary / usługi. Przyciski: Akceptuj, Anuluj, Rabat, Usługa, Ustawienia drukowania pomagają dodatkowo uprościć tworzenie dokumentu sprzedaŝy. Przycisk Usługa umoŝliwia dodanie pozycji, która nie ma zostać dopisana do słownika usług tzw. usługa jednorazowa. Analogicznie do Opis panelu Asortymentu tu równieŝ moŝna zdefiniować, które kolumny będą widoczne Pilot Rysunek 9: Panel wystawiany dokument Podczas pracy program prowadzi statystykę najczęściej wykonywanych czynności przez uŝytkownika. Najczęściej uŝywane funkcje dostępne stają się w pilocie programu. Pilot jest 12

13 wywoływany na planszy głównej programu klikając przycisk pilot. W ten sposób kaŝdy uŝytkownik ma natychmiastowy dostęp do swoich podstawowych czynności. Statystyka jest aktualizowana w pilocie po zakończeniu pracy programu, stąd przy pierwszym uruchomieniu programu pilot nie będzie aktywny. Najbardziej przydatny będzie po kilku dniach pracy, gdy zakończone zostaną czynności konfigurujące pracę programu. Rysunek 10: Pilot 3.3. Widok Opcja Widok umoŝliwia dostosowanie wyglądu przy wykorzystaniu widgetu. Standardowo w programie są dostępne dwie perspektywy: Standard oraz Zamówienia Rysunek 11: Perspektywa - standard 13

14 Rysunek 12: Perspektywa zamówienia Dodatkowo kaŝdy UŜytkownik moŝe ustawić swój unikalny widok uŝywając do tego celu dodatkowych paneli które są dostępne w opcji Widok > PokaŜ widok >... dostępne są takie opcje jak: Niezrealizowane pozycje zamówień, Oznaczenia towarów, Niezrealizowane zamówienia, Zegarek, Towar wg. przyjęć, Asortyment oraz Wystawiany dokument. Aby ustawić widok uŝytkownika naleŝy wybrać komponenty, które będą potrzebne, usytuować je wg. potrzeb metodą przeciągnij i upuść i zapisać w opcji Widok > Zapisz perspektywę jako > wprowadzić nazwę. Zapisana perspektywa będzie dostępna w opcji Widok > Otwórz perspektywę > Rysunek 13: Widok uŝytkownika 14

15 Opcja dostępna w menu Widok > Przywróć ustawienia domyślne perspektywy ustawi domyślny rozmiar okien dla standardowych perspektyw dostępnych w podstawowej wersji programu. Usuń aktualna perspektywę funkcjonalność usuwa aktualnie wybraną perspektywę i ustawia perspektywę Standard a w przypadku wybranej perspektywy Standard resetuje podział okien Dane firmy Dane firmy to podstawowa informacja widoczna we wszystkich dokumentach wystawianych z programu. Dane firmy ustawia się w opcji Konfiguracja > Ustawienia ogólne > Dane firmy Rysunek 14: Dane firmy Domyślna marŝa marŝa nadawana dla asortymentu, który po raz pierwszy jest przyjmowany na magazyn Firma jest płatnikiem VAT standardowo parametr ten jest zaznaczony, jeŝeli zostanie odznaczymy wówczas zamiast wystawiania faktur VAT będzie moŝliwość wystawiania Rachunków Informacje dodatkowe na wydruk pozwala umieścić dodatkowe dane w formie tekstu poniŝej danych podstawowych takich jak np.: telefon, faks, , www Logo firmy umoŝliwia dodanie logo firmy na wystawianych dokumentach. Aby dodać logo naleŝy skorzystać z przycisku Zmień i wskazać plik graficzny zawierający taką grafikę. Logo na wzorcach wydruku jest skalowane do formatu 4:3 15

16 3.5. Dokumenty UŜytkownik moŝe zmienić domyślne ustawienia charakteryzujące kaŝdy wystawiany dokument według własnych załoŝeń. Na przekładzie faktury przedstawione zostanie znaczenie poszczególnych opcji i ich wpływ na generowany dokument. Rysunek 15: Dokumenty Wzorzec numeru określa sposób w jaki będą prezentowane dane w nagłówku faktury. Domyślnie po wydruku na fakturze otrzymamy następujący efekt: Faktura VAT nr: F/15/05/11 gdzie F - proponowana wartość stała 15 - kolejny numer dokumentu 05 - bieŝący miesiąc (wrzesień), ustawienie łamania numeru przez miesiąc spowoduje zerowanie numeru przy zmianie miesiąca 11 - dwie ostatnie cyfry bieŝącego roku Szczegółowy opis uzyskamy klikając na Opis symboli numeracji: 16

17 Rysunek 16: Opis symboli numeracji Liczba kopii pozwala ustawić ilość drukowanych dokumentów (domyślna wartość 1 powoduje wydruk oryginał/kopia na fakturze, ustawienie wartości 2 wydrukuje dwie oddzielne faktury pierwsza z nagłówkiem oryginał, druga z nagłówkiem kopia) Wzorzec wydruku pozwala wybrać jeden z kilku gotowych wzorców proponowanych przez autorów. Stwarza równieŝ moŝliwość przygotowania własnych wzorców dokumentu przy uŝyciu programu ireport. Warto zwrócić tu uwagę, Ŝe wzorce zawierające w nazwie wydruk tekstowy przeznaczone są wyłącznie dla drukarek igłowych. Aktualny numer wskazuje na bieŝący numer wystawianego dokumentu, parametr przydatny dla firm dokonujących przejścia na program INFOR System w trakcie roku, chcąc zachować ciągłość numeracji dokumentów naleŝy wprowadzić odpowiednią wartość. Uwaga! WaŜne jest aby po dokonaniu zmian wybrać zapisz zmiany. NaleŜy pamiętać, Ŝe sposób numeracji określamy oddzielnie dla kaŝdego typu dokumentu Parametry Parametry pracy 17

18 Rysunek 17: Parametry pracy Kierunek liczenia VAT (VAT liczony z NETTO / VAT liczony z BRUTTO) ustawiany kierunek liczenia podatku VAT dla dokumentów wydania. Paragony mają narzucony kierunek liczenia z brutto niezaleŝnie od aktualnego ustawienia. RównieŜ faktura wystawiana z paragonów automatycznie będzie fakturą liczoną z brutto i zgodną z indywidualnymi wyliczeniami na poszczególnych paragonach. Kierunek liczenia dokumentów przyjęcia jest ustawiany oddzielnie przy kaŝdym dokumencie przyjęcia. Zapisuj informacje o działaniu programu do pliku pozwala na rejestracje pracy programu. W razie jakichkolwiek problemów moŝna przesłać te informacje do pomocy technicznej (koniecznie dołączając plik out.log znajdujący się domyślnie w katalogu C:\dGCS\INFORSystem oraz w miarę moŝliwości jak najdokładniejszy opis) Uaktualnienia 18

19 Rysunek 18: Uaktualnienia Katalog w którym będą składowane uaktualnienia parametr, który wskazuje katalog w którym są składowane pliki uaktualnień. W opcji tej istnieje moŝliwość zdefiniowania wspólnego katalogu uaktualnień dla wszystkich stanowisk. Sprawdzaj dostępność aktualizacji przy starcie systemu parametr, który po zaznaczeniu będzie sprawdzał dostępność bezpłatnych aktualizacji przy uruchomieniu programu Zamówienia Rysunek 19: Zamówienia 19

20 Oznaczaj pozycję zamówienia jako zrealizowaną po zrealizowaniu całej pozycji (cała ilość na sprzedaŝy) jeŝeli cała ilość pozycji na zamówieniu została zrealizowana wówczas zamówienie zostaje oznaczone jako zrealizowane Oznaczaj zamówienie jako zrealizowane po zrealizowaniu całego zamówienia (cała ilość na sprzedaŝy) jeŝeli cała ilość na zamówieniu została zrealizowania wówczas takie zamówienie zostanie oznaczone jako zrealizowane Magazyn Rysunek 20: Magazyn Sytuacja, gdy występują braki ilościowe parametr sprawdza, czy będzie moŝliwość na wystawianie dokumentów bez skutku magazynowego, czy teŝ nie. Wybieramy odpowiadającą nam opcję spośród zaproponowanych rozwiązań. Dostępne są: Pytaj czy wystawić dokument bez skutku magazynowego, Wystaw dokument bez skutku magazynowego na wszystkie pozycje, Wystaw dokument bez skutku magazynowego na pozycje, gdzie występują braki oraz Nie pozwalaj wystawić dokumentu. MoŜna wydać towar zanim on trafi na stan magazynu, pamiętać jednak naleŝy o realizacji skutku magazynowego po przyjęciu towaru. Istnieje wyszczególniona kartoteka dokumentów wydanych bez skutku magazynowego (Wydania > Kartoteka wydań z pozycjami bez skutku mag.). Wyświetlaj informacje o pozycjach bez skutku magazynowego powoduje wyświetlenie (lub niewyświetlenie) przy wystawianiu dokumentu listy towarów, które nie powodują skutku magazynowego. Wyświetlaj stany zerowe steruje wyświetlaniem asortymentu stanów magazynowych wyświetlać czy nie wyświetlać pozycje z ilością zerową. Rezerwuj towary poniŝej stanu magazynowego rezerwuje towary poniŝej stanu magazynowego 20

21 Format zdjęć JPEG? (Nie = PNG) jeŝeli parametr jest zaznaczony wówczas zdjęcia zapisane są w formacje JPEG, natomiast jeŝeli parametr jest odznaczony to w formacie PNG Przedrostek indeksu automatycznego (do 10 znaków) ciąg znaków, który będzie pojawiał się przed indeksem Długość autonumeru indeksu towaru (wartość większa od 0 włącza automatyczny indeks) w zaleŝności od zdefiniowania tego parametru pojawi się odpowiedni ciąg znaków i tak np. JeŜeli wartość tego parametru zostanie ustawiona na 5 wówczas pierwszy towar z włączoną funkcją autonumeracji będzie posiadał indeks (pod warunkiem, Ŝe pole przedrostek nie będzie zawierało Ŝadnego znaku). Domyślna jednostka opcja pobiera dostępne jednostki ze słownika jednostek i na podstawie tego parametru moŝna ustawić domyślną jednostkę (najczęściej uŝywaną) Wydruki Rysunek 21: Wydruki Drukuj paragon na drukarce drukuje paragon na drukarce graficznej lub igłowej. Podgląd dokumentów przed wydrukiem otwiera okno podglądu dokumentu przy kaŝdym wydruku (graficznym) Grupowanie towarów na fakturze VAT grupuje asortyment na fakturze VAT Pytaj o drukarkę przy kaŝdym wydruku parametr powiązany z Podgląd dokumentów przed wydrukiem jeŝeli ta opcja jest odznaczona wówczas po wystawieniu dokumentu dokument zostanie wydrukowany na domyślnej drukarce. JeŜeli parametr będzie zaznaczony wówczas pojawi się okno systemowe z moŝliwością wyboru drukarki. 21

22 Wydruk dokumentów na drukarce z duplexem - zaznaczenie tego parametru pozwala na wydruk dokumentów na drukarce z dupleksem Wystawianie dokumentów Rysunek 22: Wystawianie dokumentów Zejdź niŝej kursorem w asortymencie po dodaniu pozycji do dokumentu jeŝeli parametr jest zaznaczony wówczas po wybraniu asortymentu w oknie głównym programu kursor automatycznie zostanie przeniesiony wiersz niŝej. JeŜeli parametr odznaczymy wówczas kursor pozostanie na wskazanej pozycji. Zejdź niŝej kursorem przy ustaleniu cen sprzedaŝy po ustaleniu tej ceny - jeŝeli parametr jest zaznaczony wówczas po ustaleniu ceny sprzedaŝy kursor zostanie przeniesiony wiersz niŝej. JeŜeli parametr odznaczony wówczas po ustaleniu ceny sprzedaŝy kursor zostanie w tym samym miejscu Zejdź niŝej kursorem przy wystawieniu dokumentu po edycji pozycji jeŝeli parametr jest zaznaczony wówczas w oknie Wystawiany dokument po edycji pozycji kursor przejdzie wiersz niŝej. JeŜeli parametr odznaczony wówczas po edycji pozycji wystawianego dokumentu kursor zostanie na edytowanej pozycji W oknie głównym kursor zawsze w polu wyszukiwania parametr słuŝący do szybkiego wyszukiwania pozycji. JeŜeli korzysta się z czytników kodów kreskowych parametr powinien być zaznaczony. Zbijaj pozycje jeŝeli taki sam towar po zaznaczeniu opcji jeŝeli dodamy towar na dokument wydania, który juŝ został wprowadzony jego ilość będzie dodana do poprzedniej pozycji Domyślna forma płatności parametr pobiera informacje ze słownika form płatności i umoŝliwia ustawienie wybranej formy płatności jako domyślnej. Wyświetlaj informacje o dacie wystawianego dokumentu parametr moŝe wyświetlić komunikat o wprowadzaniu dokumentów z inną datą. Do wyboru są następujące opcje: Nigdy, Gdy jest róŝna od aktualnej daty, Gdy wykracza poza bieŝący miesiąc. 22

23 Domyślny format załączników wysyłanych jako dostępne formaty to: HTML, RTF, PDF, XLS. Kolejność wyboru dokumentów wydania (zmiana metoda przeciągnij i upuść) opcja ta pozwala na ustalenie kolejności najczęściej wystawianych dokumentów Wystawianie dokumentów cd. Rysunek 23: Wystawianie dokumentów cd. Dodawaj kontrahenta na paragon (parametr globalny) zaznaczenie parametru pozwala na wystawianie programu z danymi kontrahenta Dodawaj płatności na WZ (parametr globalny) zaznaczenie parametru pozwala na wystawianie dokumentów WZ z płatnościami Pokazuj okienko pozycji przy dodawaniu nowej pozycji zaznaczenie parametru spowoduje wyświetlenie okna Edycji pozycji dokumentu podczas dodawania pozycji Pokazuj ostatnie ceny sprzedaŝy dla kontrahenta w okienku pozycji parametr powiązany z Pokazuj okienko pozycji przy dodawaniu nowej pozycji, którego zaznaczenie spowoduje wyświetlenie ostatnich cen sprzedaŝy dla kontrahenta w oknie Edycji pozycji dokumentu Potwierdzaj anulowanie wystawiania dokumentów zaznaczenie parametru spowoduje wyświetlanie dodatkowego okna, które trzeba będzie potwierdzić. Pokazuj okno wydawania reszty zaznaczenie parametru spowoduje pojawienie się okna po wystawieniu dokumentu w którym moŝna wprowadzić kwotę jaką wpłaca klient wówczas program obliczy naleŝną resztę Pokazuj przycisk kopiuj z receptury - zaznaczenie parametru spowoduje wyświetlenie dodatkowego przycisku w oknie Wystawiany dokument po wybraniu którego pojawi się lista wyrobów zdefiniowanych w produkcji Sugeruj formę płatności Gotówka przy paragonie zaznaczenie parametru wystawianie paragonów z domyślną formą płatności gotówka Zaznaczaj tekst pola szukającego po dodaniu pozycji dokumentu wydania przy włączonym filtrowaniu zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne zaznaczanie teksu po wybraniu 23

24 pozycji. Opcja powinna być zaznaczona jeŝeli korzystamy z czytnika kodów kreskowych Pytaj, czy przełączyć ceny na domyślne po zakończeniu wystawiania dokumentu po zaznaczeniu tego parametru spowoduje wyświetlenie pytania po wydaniu dokumentu w walucie obcej Odznaczaj fiskalizację po wystawieniu / anulowaniu dokumentu sprzedaŝy po zaznaczaniu parametru będzie odznaczał się parametr Fiskalizuj fakturę na drukarce fiskalnej w oknie Wystawiany dokument dla wybranego rodzaju dokumentu Faktura po wystawieniu takiego dokumentu lub po anulowaniu wystawiania dokumentu Sieć Rysunek 24: Sieć OdświeŜaj asortyment w tle parametr powinien być zaznaczony jeŝeli pracujemy w sieci. Czas (w sekundach) co ile będzie się aktualizował asortyment parametr powiązany z OdświeŜaj asortyment w tle pozwala na ustawienie częstotliwości aktualizacji asortymentu. 24

25 Wyświetlanie asortymentu Rysunek 25: Wyświetlanie asortymentu Pokazuj dymki opisujące produkt (spowalnia pracę programu) zaznaczanie parametru spowoduje wyświetlanie informacji o towarze Koloruj asortyment zaznaczenie parametru powoduje rozróŝnienie asortymentu wg. kolorów i tak np. Towar, który jest na stanie magazynu, towar, którego nie ma juŝ na stanie magazynu czy usługa będą wyświetlane z innym kolorem. Pobieraj informacje o kodach kreskowych (spowalnia pobieranie asortymentu) zaznaczenie parametru spowoduje pobieranie dodatkowych kodów kreskowych. Parametr powinien być zaznaczony jeŝeli uŝywa się czytników kodów kreskowych. Pobieraj informacje o cenach zakupu (spowalnia pobieranie asortymentu) zaznaczenie parametru spowoduje pobieranie informacje o cenach zakupu asortymentu co spowoduje spowolnienie wczytywania asortymentu Pobieraj informacje o wydaniach bez skutku magazynowego (spowalnia) zaznaczenie parametru spowoduje pobieranie informacji o wydaniach bez skutku magazynowego co spowoduje znaczne spowolnienie wczytywania asortymentu Pobieraj informację o lokalizacji zaznaczenie parametru spowoduje pobieranie informacji o lokalizacji asortymentu przy czym spowolni to wczytywanie asortymentu Kolorowanie oznaczeń towarów w asortymencie (spowalnia) parametr powiązany ze słownikiem oznaczeń towarów. W opcji tej jest moŝliwość wybrania jednej z 4 opcji a mianowicie: Cały wiersz, Tylko indeks, Tylko nazwa lub Indeks i nazwę. 25

26 Kartoteki Rysunek 26: Kartoteki Maksymalna liczba dokumentów wyświetlanych w kartotekach parametr, w którym decydujemy o maksymalnej ilości pozycji wyświetlanych w kartotekach. Domyślna ilość dni w kartotekach domyślny zakres czasowy wyświetlanych dokumentów, który zawsze moŝna zmienić. Sortuj dokumenty z jednego dnia w kartotekach po numerze po zaznaczeniu parametru dokumenty wprowadzone w jednym dniu będą posortowane wg. numeru, w przeciwnym wypadku będą wprowadzane wg. kolejności wprowadzania Logowanie 26

27 Rysunek 27: Logowanie Automatycznie loguj do systemu przy starcie systemu JeŜeli zbędna jest kontrola logowania podczas uruchamiania programu wówczas moŝna ustawić domyślnego uŝytkownika, na którego program będzie się logował, w przeciwnym wypadku parametr powinien być odznaczony a pola z uŝytkownikiem i hasłem pozostawione puste Wielofirmowość 27

28 Rysunek 28: Wielofirmowość Podłączaj do domyślnej bazy danych zaznaczenie parametru spowoduje pominięcie okna Konfiguracja bazy danych. Włącz domyślny moduł zaznaczanie parametru spowoduje ominięcie wyboru moduły przy uruchamianiu programu. Zaznaczanie obu parametrów spowoduje uruchomienie programu bez pojawiania się dodatkowych okien (wyboru bazy i modułu). 28

29 Zakupy Rysunek 29: Zakupy Uwzględniaj kody kreskowe w zakupach zaznaczanie parametru powoduje pobieranie informacji o dodatkowych kodach kreskowych przy wprowadzaniu dokumentów przyjęcia Pokazuj okienko ustalania cen sprzedaŝy po zakończeniu wprowadzania dokumentu przyjęcia zaznaczanie parametru powoduje wyświetlanie okna Ustalanie cen sprzedaŝy dla przyjętego asortymentu po zakończeniu wystawiania dokumentu. UŜywaj domyślnej formy płatności kontrahenta w zakupach parametr powiązany z definicją ujętą w słowniku kontrahentów. Ostrzegaj o braku numeru źródłowego przy wystawianiu dokumentu zakupu zaznaczanie parametru powoduje wyświetlanie informacji o jeŝeli uŝytkownik nie wpisze numeru źródłowego Podpowiadaj tylko ostatnie ceny zakupu towarów kupionych w bieŝącym magazynie zaznaczenie parametru spowoduje podpowiadanie ostatniej ceny zakupu dla aktualnie wybranego magazynu Kolejność wyboru kolumn przy wprowadzaniu dokumentu przyjęcia (zmiana metodą przyciągnij i upuść) moŝliwość wyboru pól po których program będzie przechodził przy wprowadzaniu przyjęcia asortymentu Kasa 29

30 Rysunek 30: Kasa Domyślnie generowanie płatności pozwala włączyć/wyłączyć automatyczne generowanie płatności KP i KW podczas wystawiania dokumentów kasowych, które będą wykorzystane do rozliczenia naleŝności i zobowiązań Wygląd aplikacji Rysunek 31: Wygląd aplikacji 30

31 Przygotowany zestaw motywów kolorystycznych zapewnia uŝytkownikowi moŝliwość personalizowania wyglądu wraz ze zmianą kolorów zmienia się równieŝ (jednocześnie) czcionka i jej wielkość, pogrubienie. Motyw (temat) TinyLAF cechuje się ponadto kilkoma opcjami dostępnymi z poziomu rozwijanego menu. Zamieszczony powyŝej przedstawia uŝycie jednego z opcjonalnych motywów TinyLAF XP Forest oraz włączone grafiki na przyciskach (obok napisów OK oraz ANULUJ). Do wprowadzenia zmian niezbędne jest ponowne uruchomienie programu Waluta domyślna Waluta domyślna opcja pozwala na wybranie domyślnej waluty ale tylko przed rozpoczęciem pracy z programem Urządzenia zewnętrzne drukarka fiskalna 31

32 Rysunek 32: Urządzenia zewnętrzne - drukarka fiskalna Model naleŝy wybrać określony model z listy Com / adres sieciowy naleŝy wskazać port do którego podpięta jest drukarka fiskalna / adres IP komputera do którego podłączona jest fizycznie drukarka (tylko dla konfiguracji sieciowej) Szybkość / port (drukarka sieciowa) standardowa szybkość to 9600 / port 9238 to port na którym pracuje serwer drukarki fiskalnej (tylko dla konfiguracji sieciowej) Paragon drukuje się po zaakceptowaniu paragon zostanie wydrukowany wybraniu opcji Akceptuj lub Paragon drukuje się sukcesywnie paragon drukuje się po wybraniu pozycji a zafiskalizuje się po czasie zgodnym z parametrem ustawionym w opcji: Czas po jakim paragon się zafiskalizuje Sprawdzaj datę na drukarce pole sprawdzaj datę na drukarce pozwala kontrolować zgodność daty i godziny między urządzeniem fiskalnym a komputerem. Program pozwala na rozbieŝność daty nie większą niŝ 15 min. Oznacza to, Ŝe w przypadku większych róŝnic połączenie z drukarką nie zostanie ustanowione. Odznaczenie tego pola spowoduje wyłączenie mechanizmu kontroli dat. Drukuj faktury na drukarce fiskalnej (Posnet HS, HSFV, Elzab Mera EFV) zaznaczanie parametru powoduje wydruk faktur na wybranych drukarkach fiskalnych Urządzenia zewnętrzne drukarka tekstowa 32

33 Rysunek 33: Urządzenia zewnętrzne - drukarka tekstowa W tej części konfiguracji ustawiamy standardowe parametry drukarki tekstowej. W szczególności port, na który mają być wysyłane wydruki, liczby wierszy w linii na pojedynczej stronie itp Wielooddziałowość Rysunek 34: Wielooddziałowość 33

34 Numer oddziału (unikalny w ramach organizacji) numer, który trzeba ustawić jeŝeli posiadamy moduł Wielooddziałowości lub korzysta z eksportu danych do księgowości przy uŝyciu pliku wymiany xml. Rozpoznawaj kontrahenta po: - do wyboru są następujące opcje: Tylko po NIP lub Po nazwie i po NIP On-line Wydruki Rysunek 35: On-line - wydruki Przy pracy zdalnej warto odznaczyć te parametry poniewaŝ spowalniają one pracę z programem Prawa dostępu do systemu Wykorzystując tę funkcję moŝna zdefiniować grupy uŝytkowników, którym nadawane są odpowiednie uprawnienia. KaŜda grupa uŝytkowników moŝe mieć nadane inne uprawnienia do pracy z programem INFOR System Magazyn. Nie ma ograniczeń, co do liczby tworzonych grup. Jedną z grup są Administratorzy. Jest to grupa uprzywilejowana posiadająca wszystkie prawa istniejące w programie. UŜytkownik dodany do grupy administratorów staje się uŝytkownikiem uprzywilejowanym, administratorem programu. Pozostałe grupy nie powinny posiadać tak szerokiego zestawu uprawnień. 34

35 Rysunek 36: Prawa dostępu do systemu Prawa moŝna określić zarówno do wykonania jakiejś funkcji jak i jej wyświetlenia (np uwzględnienia w menu). Rysunek 37: Prawa dostępu do systemu akcje MoŜna teŝ pozwolić lub zabronić na wykonywanie akcji z przycisków. 35

36 Rysunek 38: Prawa dostępu do systemu - akcje na przyciskach 3.8. UŜytkownicy W zakładce tej wprowadzamy imię i nazwisko osoby, której przydzielany jest login i hasło do programu. KaŜdego uŝytkownika przyporządkować naleŝy do odpowiedniej grupy posiadającej określone prawa w programie. 36

37 Rysunek 39: UŜytkownicy Nazwa na paragonie słuŝy do umieszczenia na paragonach fiskalnych krótkiego tekstu np. inicjałów osoby zalogowanej do systemu. Ze względu na ograniczenia, jakie mają poszczególne drukarki fiskalne zdefiniowany tekst moŝe na wydruku paragonu zostać skrócony do 8 znaków. Usuń / Ukryj opcja spowoduje usunięcie uŝytkownika, który został wprowadzony jednakŝe nie wprowadził Ŝadnego dokumentu w programie. JeŜeli uŝytkownik, którego chcemy usunąć wprowadzał dane zostanie ukryty (nie będzie moŝna się na niego zalogować). PokaŜ ukrytych wyświetli uŝytkowników, którzy zostali ukryci Resetowanie ustawień Rysunek 40: Resetowanie ustawień Funkcja ta słuŝy do likwidacji indywidualnych ustawień uŝytkownika. Dotyczy wielkości kolumn, wielkości okienek, pilota, wyboru kolumn i listy przeszukiwanych kolumn. MoŜliwe jest takŝe resetowanie wszystkich wyŝej wymienionych opcji przy uŝyciu jednego przycisku. Zmiany będą widoczne po ponownym uruchomieniu programu. 37

38 3.10. Wybór drukarki Wybór drukarki pozwala określić drukarkę, która będzie wykorzystywana. Program domyślnie ustawi drukarkę, która jest aktualnie wybrana w systemie. Ustawienie parametru jest moŝliwe tylko i wyłącznie dla pojedynczej sesji programu oraz od momentu, gdy w opcji Konfiguracja > Ustawienia ogólne > Parametry > Wydruki > odznaczy się parametr: Podgląd dokumentów przed wydrukiem. Rysunek 41: Wybór drukarki Wersja Opcja wyświetla aktualną wersję programu. 38

39 3.12. Rejestracja programu Rysunek 42: Rejestracja programu W przypadku uŝytkowania wersji demonstracyjnej programu, po zakupie wersji pełnej, funkcja Rejestracja programu umoŝliwia wprowadzenie klucza aktywacji i licencji uzyskanej od producenta. Od tej chwili zaczyna się właściwe uŝytkowanie programu. Funkcja ta umoŝliwia teŝ rejestrację innych modułów programu INFOR System. Uwaga! Dokumenty wystawione podczas pracy w trybie demo pozostają w archiwach programu Serwer www udostępnianie raportów Identyczna lista raportów jak w programie moŝe być udostępniona przez Internet. KaŜdy raport moŝna wykonać wykorzystując dostępną przeglądarkę internetową. Raporty poprzez Internet zostały zaimplementowane z myślą o menadŝerach firmy, z osobnym stanowiskiem pracy w dowolnym miejscu w kraju lub za granicą. W sieci lokalnej wystarczy podać odpowiednie parametry połączenia np. gdzie 8080 jest portem nasłuchu zdefiniowanym podczas uruchamiania serwera (podana wartość jest domyślna), a mag2m jest ścieŝką roboczą programu (teŝ wartość domyślna). Jeśli uŝytkujemy system Linux wówczas zamiast serwer1 podajemy adres IP komputera, na którym uruchamiany jest serwer raportów (np ). Jeśli chcemy udostępnić raporty poza siecią lokalną naleŝy udostępnić połączenie z serwerem raportów na zewnątrz sieci. NaleŜy to uzgodnić z administratorem sieci. Programem, który umoŝliwia wykonywanie raportów poprzez Internet jest serwer raportów. Program ten moŝe być uruchomiony z menu programu INFOR System Magazyn Biznes, z menu Konfiguracja > Serwer www uruchamianie raportów. 39

40 Rysunek 43: Uruchomienie serwera raportów Po uruchomieniu serwera pojawi się informacja o uruchomieniu serwera: Rysunek 44: Informacja o uruchomieniu serwera a następnie otwarta zostanie domyślna przeglądarka Internetowa: Rysunek 45: Raporty dostępne w przeglądarce Ustawienia alarmów 40

41 Rysunek 46: Ustawienia alarmów Program posiada system alarmów i powiadomień. Niektóre zdarzenia w systemie są szczególnie istotnymi dla prowadzenia przedsiębiorstwa i wymagają powiadomienia odpowiednich osób. Na liście odbiorców alarmów umieszczamy osoby, które będą powiadamiane w razie wystąpienia zdarzenia alarmowego. MoŜe to być dyrektor, wyróŝniony operator lub inna wybrana osoba. Osobie powiadamianej nadajemy nazwę. Rysunek 47: Ustawienia odbiorcy alarmów W polu login jest umieszczany jeden uŝytkownik programu INFOR System Magazyn Biznes wybierany z listy uŝytkowników programu. Słowo brak oznacza, Ŝe odbiorca alarmów nie jest uŝytkownikiem programu, moŝe na przykład być to dyrektor przedsiębiorstwa, którego interesują sytuacje alarmowe, nie uŝytkuje jednak programu na co dzień. Wypełnione pole Adres powoduje wysłanie alarmu z programu do odbiorcy (np. dyrektora) w postaci poczty elektronicznej. Wpisanie numeru telefonu komórkowego pozwoli na wysłanie alarmu w postaci SMS-a. Wypełniony login z listy spowoduje ukazanie się alarmu dla uŝytkownika programu w postaci kolejnego wpisu na liście alarmów (okno z alarmami). Jeśli nie Ŝyczymy sobie powiadamiania o alarmach lista odbiorców alarmów powinna zostać pusta. Aby wypełnione pola dotyczące adresów poczty elektronicznej lub numeru telefonu komórkowego były uwzględniane podczas obsługi alarmów naleŝy zaznaczyć odpowiednie pola wyboru włączające ich obsługę. Pole niezaznaczone do obsługi (na przykład SMS) pozostanie jedynie 41

42 polem informacyjnym i komunikaty w postaci SMS nie będą wysyłane. Historia alarmów zawiera historię powiadomień, którą moŝna usunąć. Pole wyboru uŝywaj tego komputera do wysyłania wiadomości i/lub SMS, dotyczy wyboru stanowiska w sieci, które fizycznie będzie obsługiwać procedury wysyłania powiadomień. NaleŜy wybrać jeden komputer, który będzie realizować to zadanie (serwer zdarzeń). Pozostałe stanowiska będą wysyłać swoje alarmy za pośrednictwem tego komputera. Rysunek 48: UŜywanie komputera do wysyłania alarmów Rysunek 49: Informacja o przełączeniu serwera W obecnej wersji program obsługuje dwa pierwsze alarmy: zejście poniŝej minimum stanu magazynowego, przekroczenie terminu płatności. Rysunek 50: Ustawienia wysyłania alarmów 42

43 Rysunek 51: Wyświetlony alarm 4. Słowniki Program INFOR System oparty jest na słowikach, dlatego posiada bardzo szerokie wsparcie w postaci róŝnorakich słowników. Podstawowymi słownikami są kartoteka towarów oraz słownik usług i kontrahentów. Kartoteka towarów grupuje najwaŝniejsze cechy towarów. Podobnie, słownik usług udostępnia parametry usług. Słowniki te są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów oraz automatycznie uzupełniane Definicja towarów Rysunek 52: Definicja towarów - dane podstawowe Dodaj towar spowoduje otwarcie okna Dodaj definicję towaru, gdzie na zakładce 43

44 Podstawowe dane naleŝy uzupełnić dane tj.: Nazwa, Indeks / Kod kreskowy (pole unikalne), Symbol, Podatek, Jednostka, PKWiU, Cena sprzedaŝy brutto, Cena sprzedaŝy netto, Grupa towarowa. Wyświetlaj w asortymencie po wprowadzeniu towaru do słownika i zaznaczeniu opcji towar wyświetli się w oknie asortymentu z ilością równą zero. Kopiuj dane innego towaru przy wprowadzaniu podobnego asortymentu moŝna skorzystać z tej opcji wówczas program powieli dane i ustawi się automatycznie w polu Indeks / Kod kreskowy poniewaŝ to pole ma unikalną wartość. Rysunek 53: Dodaj definicję towaru Podstawowe dane Na zakładce Dane dodatkowe moŝna ustawić limity stanów magazynowych, przydatne do stworzenia alarmów, zaznaczyć opcje uŝywania towaru na kasie fiskalnej wówczas takiemu asortymentowi zostanie nadany numer PLU po którym towar będzie rozpoznawany przez urządzenie fiskalne. Ustawić moŝna nazwę na drukarkę / kasę fiskalną czy dodać dodatkowe kody kreskowe dla asortymentu potrzebne np. przy opakowaniach zbiorczych. 44

45 Rysunek 54: Dodaj definicję towaru dane dodatkowe W zakładce Dane szczegółowe istnieje moŝliwość wpisania opisu towaru oraz wymiarów. Rysunek 55: Dodaj definicję towaru dane szczegółowe 45

46 Info o towarze opcja spowoduje wyświetlenie okna Informacji o towarze, w której moŝna podejrzeć róŝnorakie informacje o asortymencie wg. Ustalonych danych (daty, magazynu). Rysunek 56: Informacja o towarze Zamienniki obsługa zamienników opisana została w osobnym rozdziale 4.2. Usługi Słownik ten pozwala na określenie i dodanie parametrów usług, jakie wykonujemy oraz ich modyfikację. Zdefiniowane usługi będą wyświetlane we wszystkich zdefiniowanych magazynach. Słownik usług zawiera te same zakładki co słownik definicji towaru. 46

47 Rysunek 57: Usługi 4.3. Stawki VAT W słowniku tym jest moŝliwość zdefiniowania, dodania oraz usunięcia stawki VAT (jeśli dana stawka nie została wykorzystana np. w dokumencie) oraz kodu drukarki fiskalnej. Przy kaŝdej stawce VAT koniecznie trzeba zdefiniować kod drukarki fiskalnej. Kod drukarki fiskalnej jest unikalny Nawet jeŝeli uŝytkownik nie posiada tego urządzenia, trzeba podać dowolną literę. Rysunek 58: Stawki VAT 47

48 Pole "Widoczne" określa, które stawki mają być dostępne dla uŝytkownika przy wystawianiu dokumentów. Oczywiście moŝe istnieć sytuacja, Ŝe dana stawka nie jest widoczna dla danego typu dokumentu (magazyn - np. dla faktury WDT dla towarów dostępna jest tylko stawka "0% WDT"). Pole "Kolejność" oznacza, w jakiej kolejności będą wyświetlane dostępne stawki. Czym mniejsza wartość, tym waŝniejsza stawka i będzie ona w pierwszej kolejności wyświetlana na liście Kontrahenci Słownik ten pozwala na przegląd, dodanie i modyfikację danych kontrahentów. Uporządkowany jest w pięciu podstawowych zakładkach oraz w katalogu zadań (faktury automatyczne). Dane podstawowe dotyczą identyfikacji kontrahenta i danych adresowych. Rysunek 59: Słownik kontrahentów podstawowe dane Dane dodatkowe to zakładka, w której moŝna uzupełnić dane takie jak numer telefonu, adres , blokadę sprzedaŝy, blokadę formy płatności róŝnej od gotówki, moŝliwość zdefiniowania maksymalnej ilości dni przeterminowania naleŝności, przyznania limitu zadłuŝenia czy teŝ ustawienia domyślnej formy płatności. W danych dodatkowych istnieje takŝe moŝliwość dodania pracowników osób odbierających. 48

49 Rysunek 60: Słownik kontrahentów - dane dodatkowe Polityka cenowa pozwala na ustalenie globalnego rabatu dla danego kontrahenta, moŝliwość ustalenia rabatu na grupy towarów a takŝe podgląd na rabat przydzielony dla danej grupy kontrahentów. W oknie tym istnieje takŝe moŝliwość przypisania Domyślnego cennika dla danego kontrahenta. Rysunek 61: Słownik kontrahentów polityka cenowa Informacje zakładka ta pozwala na wprowadzenie dodatkowych informacji o kontrahencie jak 49

50 równieŝ zdefiniować tekst, który będzie się pojawiał po wybraniu kontrahenta przy wybraniu kontrahenta. Rysunek 62: Słownik kontrahentów informacje Konta bankowe zakładka w której moŝna zdefiniować konta bankowe kontrahenta, po których będą oni rozpoznawania np. Przy wprowadzaniu wyciągów bankowych. Rysunek 63: Słownik kontrahentów - konta bankowe 4.5. Rabaty Słownik rabatów został utworzony z myślą automatycznego przydziału rabatu dla określonej grupy kontrahentów. Aby zdefiniować rabat trzeba wybrać grupę kontrahentów, uŝyć klawisza i wpisać 50

51 wielkość rabatu. Jeśli w grupie są dla przykładu kontrahent_1 i kontrahent_2, wówczas wystawiając fakturę dla kontrahenta_1 automatycznie przypisujemy mu określony rabat. Nie oznacza to jednak, Ŝe rabat jest udzielony na kaŝdy towar znajdujący się na fakturze. Rabat zostanie udzielony tylko na te towary, które znajdują się w grupach towarów przydzielonych danej grupie kontrahentów. Trzeba zaznaczyć, Ŝe rabat udzielony przyciskiem Rabat podczas wystawiania faktury lub edytowany ręcznie, ma większy priorytet, niŝ rabat wg grupy kontrahentów. Rysunek 64: Słownik rabatów 4.6. Grupy kontrahentów Słownik ten pozwala kategoryzować poszczególnych kontrahentów i umieszczać ich w odpowiednich grupach. Jeden kontrahent moŝe naleŝeć tylko do jednej grupy. 51

52 Rysunek 65: Grupy kontrahentów 4.7. Grupy towarów Dzięki temu słownikowi moŝna podzielić towary na odpowiednie grupy towarowe np. warzywa, słodycze. Grupa odzieŝ, moŝe zawierać takie towary jak np. spodnie, kurtki, bluzki itp. Grupa AGD, moŝe grupować takie towary jak pralki, lodówki, Ŝelazka itp. artykuły. Zaznaczenie opcji MoŜliwa sprzedaŝ na wartość umoŝliwi sprzedaŝ danych towarów przyporządkowanych do tej grupy za określoną wartość. Rysunek 66: Grupy towarów 52

53 4.8. Słownik magazynów Rysunek 67: Słownik magazynów Poszczególne magazyny muszą być zdefiniowane w słowniku magazynów. W słowniku nadaje się magazynowi nazwę i symbol. MoŜna dodać opis. Określany jest tryb pracy (FIFO towar najwcześniej wprowadzony jest sprzedawany w pierwszej kolejności lub LIFO towar najpóźniej wprowadzony jest sprzedawany w pierwszej kolejności) oraz cennik domyślny. W kaŝdym magazynie w trakcie pracy moŝna korzystać z dowolnego cennika. Cennik domyślny to cennik, który program wykorzystuje w momencie przełączenia się na wybrany magazyn Słownik cenników 53

54 Rysunek 68: Słownik cenników Słownik cenników zawiera wszystkie stosowane cenniki w programie, z wyjątkiem cennika podstawowego. Cennik podstawowy jest tworzony automatycznie na podstawie wartości zawartych w słowniku towarów i słowniku usług. Słownika podstawowego nie moŝna usunąć z systemu, co nie znaczy, Ŝe trzeba go stosować. Słownik podstawowy jest podstawą do przeliczeń dla innych słowników, w tym równieŝ w obcej walucie. Na liście po lewej stronie ekranu zebrany jest aktualny zestaw cenników. Dostępne operacje to: Dodaj nowy (z asortymentem), Dodaj pusty, Usuń. Dla cennika określamy nazwę, opis oraz walutę. Wskaźnik przeliczeniowy względem ceny podstawowej to mnoŝnik względem ceny w cenniku podstawowym. Jeśli ma wartość 1, oznacza to, Ŝe jest on równy cenie z cennika podstawowego. Ogólny wzór dla obliczania ceny w danym cenniku: Cena = wskaźnik * cena podstawowa. Oczywiście, pomimo istnienia takiego przelicznika, ceny towarów w danym słowniku mogą być kształtowane indywidualnie, poprzez ręczną zmianę ceny dla kaŝdej pozycji. Przyjmuje się, Ŝe kaŝdy nowy towar zostaje automatycznie dodany do cennika wg jego przelicznika. MoŜna z tego zrezygnować, anulując wybór domyślnie dodawaj nowe towary do cennika. Przycisk Przelicz ceny według zadanego kursu dotyczy cennika w obcej walucie i przelicza ceny wg kursu z tabeli kursów walut. Przelicz wg. Nowych stawek VAT to opcja słuŝąca do przeliczenia cenników po zmianie stawek VAT. Na liście cenników po lewej stronie ekranu symbol + oznacza automatyczne dodawanie nowych towarów do cennika, a symbol wsk to wskaźnik przeliczeniowy względem ceny podstawowej. 54

55 4.10. Słownik walut Rysunek 69: Słownik walut Słownik walut to lista wykorzystywanych w programie walut. Jeśli w słowniku tym umieści się tylko kilka interesujących wpisów, pozostałe waluty nie będą ściągane z tabeli kursowych zamieszczonych w Internecie Słownik kursów walut Słownik ten pozwala na ręczne dodanie tabeli kursowej z wybraną walutą oraz na pobranie tabeli A lub tabeli B z konkretnego dnia lub z zakresu dat. Kursy walut pobierane są z serwerów NBP. 55

56 Rysunek 70: Słownik kursów walut Słownik form płatności 56

57 Rysunek 71: Słownik form płatności Jest to słownik wykorzystywany przy automatyzacji wprowadzania danych. Zawiera obowiązujące środki płatności. Dla kaŝdej formy płatności moŝna zdecydować, czy będą wystawiane dokumenty kasowe oraz określany jest termin płatności Słownik jednostek Słownik jednostek zawiera zestaw uŝywanych jednostek miar. 57

58 Rysunek 72: Słownik jednostek Słownik odsetek SłuŜy do edycji stóp procentowych wykorzystywanych podczas wyliczania zaległych odsetek. Rysunek 73: Słownik odsetek 58

59 4.15. Słownik kont bankowych Słownik kont bankowych słuŝy do zdefiniowania kont bankowych firmy Rysunek 74: Słownik kont bankowych Słownik zadań Program posiada moŝliwość generowania faktur automatycznych (cyklicznych). Polega to na tym, Ŝe w module wydań uruchamiamy zadanie do wykonania np. Faktury stałe co sobotę albo Faktury comiesięczne dla szczególnych klientów. Zadanie takie musi mieć swoją nazwę. Słownik zadań to zestaw nazw dla zadań które wykonujemy automatycznie. 59

60 Rysunek 75: Słownik zadań Słownik oznaczeń towarów Słownik pozwala na zdefiniowanie oznaczenia towarów przy pomocy palety barw. Kolor moŝna ustawić poprzez edycję koloru RGB lub wybierając odpowiednią barwę z palety kolorów. Rysunek 76: Dodawanie oznaczeń towaru Po zdefiniowaniu oznaczenia będzie ono wyświetlane w słowniku oznaczeń towarów. 60

61 Rysunek 77: Słownik oznaczeń towarów Rysunek 78: Rozliczanie zobowiązań 5. Przyjęcie towaru zakupy Funkcja ta słuŝy do wprowadzania towarów na stan magazynowy oraz rejestracji związanych z tym procesem dokumentów. Zakupy moŝna wprowadzić do systemu poprzez wprowadzenie faktury zakupowej lub niezaleŝnego dokumentu PZ przyjęcie zewnętrzne. Faktura zakupowa moŝe zawierać zarówno pozycje związane z zakupem handlowym te są uwzględniane automatycznie w generowanym do faktury dokumencie PZ, jak i zakupem nie-handlowym, nie uwzględnianym w dokumencie PZ. Faktury zakupowe są uwzględniane w rejestrze VAT zakupów. Wprowadzanie zakupów 61

62 niezaleŝnym dokumentem PZ nie powoduje wpisu do rejestru VAT. Program realizuje w pełni wystawianie faktur rolniczych oraz faktur WNT. Poza wymienionymi dokumentami jest obsługa Przyjęcia wewnętrznego PW. Program uwzględnia obsługę dokumentów międzymagazynowych zwiększających stan magazynowy. Operacje są uwzględniane w systemie kasowym. KaŜdy dokument moŝna wielokrotnie korygować. Korekty nie wpływają wstecznie na wyniki raportów. Utrzymywany jest rejestr VAT zakupów. Dostarczony jest zestaw raportów dowolnie rozszerzany według potrzeb przedsiębiorstwa (moduł raportów). KaŜdy wystawiony dokument jest pamiętany w odpowiedniej kartotece. W kartotece kontrahentów aktualizuje się automatycznie grupa dostawców. Wprowadzone są mechanizmy zabezpieczające przed wielokrotnym wprowadzaniem do systemu tych samych dokumentów zakupu. Program wyposaŝony jest w szeroki zestaw funkcji ułatwiających wystawianie i korekty dowolnych dokumentów. Wszystkie wymienione dokumenty mogą korygować stany magazynowe, dostępne równieŝ wstecz. Proces wprowadzania dokumentów przyjęcia jest w pełni zgodny z wymaganiami systemów finansowo-księgowych Przyjęcie zewnętrzne (PZ) Przyjęcie zewnętrzne (PZ) lub faktura zakupowa są podstawowymi dokumentami umoŝliwiającymi wprowadzenie zakupionych towarów na stan magazynowy. PZ moŝe być wystawiony ręcznie przez operatora jako dokument niezaleŝny lub moŝe być dokumentem utworzonym automatycznie podczas przyjmowania faktury zakupowej. Część handlowa tej faktury jest umieszczana w automatycznym dokumencie PZ. Dokument PZ wprowadzany niezaleŝnie nie powoduje wpisu do rejestru VAT zakupów. To faktura zakupowa jest dokumentem powodującym odpowiednie wpisy. Mając pod ręką dokument wystawiony przez dostawcę, rozpoczynamy tworzenie PZ od wybrania kontrahenta. Rysunek 79: Wybór kontrahenta Dostawcę wybiera się ze słownika. W przypadku, gdy dokument jest wystawiony przez nowego dostawcę (po raz pierwszy) korzystamy z przycisku Dodaj kontrahenta. Pojawiające się okno edycji umoŝliwi wprowadzenie danych nowego dostawcy. Zostanie on zarejestrowany w słowniku umoŝliwiającym automatyczne wykorzystanie zawartych w nim informacji. Po wyborze kontrahenta przechodzimy do edycji dokumentu PZ. Dane kontrahenta będą juŝ wypełnione, moŝna je jednak zmienić. Zanim zaczniemy kompletować 62

63 asortyment naleŝy ustawić kierunek liczenia VAT dla aktualnego dokumentu. Parametry te moŝna zmienić w trakcie edycji asortymentu. Przycisk Informacje o kontrahencie pozwala przejrzeć pełny zestaw informacji dotyczący wybranego kontrahenta. Rysunek 80: Przyjęcie zewnętrzne Przed rozpoczęciem wprowadzania asortymentu warto zapoznać się z opisem skrótów klawiszowych, który jest dostępny pod przyciskiem F1. Rysunek 81: Opis skrótów klawiszowych Po zapoznaniu się ze skrótami klawiszowymi przechodzimy do edycji poszczególnych pozycji dokumentu. KaŜdy wiersz opisuje przyjmowany towar, w tym jego ilość, cenę, podatek i inne parametry. Wybór towaru moŝe odbywać się zarówno z wykorzystaniem słownika jak i ręcznie. Przycisk Szukaj tow. kontr. (Szukaj towarów kontrahenta) zawęŝa wyszukiwanie towarów do 63

64 pozycji zakupionych od wybranego kontrahenta. Szukaj towaru udostępnia nam cały istniejący asortyment. Proszę zwrócić uwagę na parametry w konfiguracji zakupy. Określamy kolejność przechodzenia poprzez kolejne kolumny dokumentu. Dopiero przejście wszystkich wyszczególnionych pozycji powoduje dodanie nowego wiersza w tablicy edycyjnej. MoŜna teŝ wyjątkowo dodać nowy wiersz bez względu na zapis w konfiguracji uŝywając przycisku Dodaj wiersz. Opcja Czytaj z pliku pozwala na wczytanie dokumentu sprzedaŝy jako dokumentu PZ z pliku *.xml wygenerowanego przez program INFOR System. Podczas edycji na głównym ekranie określamy ilość i cenę zakupu. Zatwierdzamy klawiszem Enter. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji dokumentu PZ zatwierdzamy przyciskiem OK. Przycisk Drukuj równieŝ zatwierdza dokument, dodatkowo umoŝliwiając jego wydruk. Funkcja OdłóŜ pozwala zrezygnować w wprowadzania dokumentu przyjęcia i powrót do jego wprowadzania przy następnym przejściu do wprowadzania dokumentu przyjęcia Przyjecie wewnętrzne (PW) Przyjęcie towaru dokumentem PW z punktu widzenia obsługi programu jest bardzo podobne jak przyjęcie z wykorzystaniem dokumentu PZ, róŝni się głównie brakiem kontrahenta na dokumencie. Oczywiście tworzy się inny rodzaj dokumentu. Wędruje on dalej do innej kartoteki oraz nie generuje zapisu w rejestrze VAT. Rysunek 82: Przyjęcie wewnętrzne 5.3. Faktura zakupowa Faktura zakupowa jest dokumentem pozwalającym przyjąć do systemu dowolny zakup na fakturę. 64

65 W skład takiej faktury mogą wchodzić zarówno towary handlowe jak i takie, które nie wchodzą na stan magazynu. Dla kaŝdej faktury tworzony jest wpis do rejestru VAT zakupów (PZ takiego wpisu nie dokonuje) oraz z pozycji o przeznaczeniu handlowym tworzony jest automatycznie dokument PZ z odpowiednią adnotacją. RównieŜ wszelkie wpisy do kasy pochodzą z faktury zakupu, nie dokumentu PZ. Rysunek 83: Faktura zakupowa Edycja faktury zakupowej jest podobna do wcześniej opisanego dokumentu PZ. Dodatkowo mamy moŝliwość wyboru waluty oraz podejmujemy decyzję o wpisie danych do kasy. Do faktury zakupowej tworzony jest dokument PZ jej części handlowej. Edycja pól charakterystycznych dla faktury a niedostępnych dla PZ. Rodzaj zakupu: H = handlowy, I = inwestycyjny, P = pozostały. Przeznaczenie zakupu: P = zakupy opodatkowane słuŝące sprzedaŝy, od której przysługuje prawo do odliczenia VAT, N = zakupy opodatkowane, od których przysługuje i nie przysługuje prawo do odliczenia, VAT do odliczenia (PLN) zawsze w PLN niezaleŝnie od waluty dokumentu Faktura zakupowa z fakturą wewnętrzną (FW) Cechą charakterystyczną tego dokumentu jest to, Ŝe wszystkie wprowadzane pozycje posiadają 65

66 stawkę podatku "VZ". Do takiego dokumentu moŝna wystawić oraz wydrukować fakturę wewnętrzną. Skutkiem wystawienia takiego dokumentu jest odpowiednie oznaczenie transakcji w rejestrze VAT zakupów z wyszczególnieniem podatku VAT naleŝnego i do odliczenia. Aby wydrukować fakturę wewnętrzną przechodzimy poprzez menu: Przyjęcia, następnie Kartoteka faktur zakupowych. W tym oknie, w prawym górnym rogu wybierając opcję Drukuj fakturę wewnętrzną moŝna wydrukować wcześniej wystawioną fakturę wewnętrzną. Jeśli natomiast przy wprowadzaniu faktury zakupu wyłączone zostało wystawienie faktury wewnętrznej podczas wystawiania dokumentu, równieŝ z poziomu kartoteki zakupu będzie moŝliwość wystawienia faktury wewnętrznej. Rysunek 84: Faktura zakupowa z fakturą wewnętrzną 5.5. Faktura WNT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) Faktura WNT jest odmianą faktury zakupowej i stosują się do niej zasady opisane przy okazji omawiania faktury zakupowej. Posiada równieŝ swoją odrębną kartotekę i numerację Faktura rolnicza (RR) Faktura rolnicza (Faktura RR) równieŝ jest odmianą faktury zakupowej i stosują się do niej zasady opisane przy okazji omawiania faktury zakupowej. Posiada jednak swoją odrębną kartotekę i numerację. 66

67 5.7. Kartoteka dokumentów PZ (przychód zewnętrzny) Kartotekę dokumentów PZ moŝna w kaŝdej chwili przeglądać. Poszczególne dokumenty w niej zawarte moŝna ponownie wydrukować lub poprawić. MoŜliwe jest usunięcie poszczególnych pozycji z dokumentu lub usunięcie wybranego dokumentu w całości. Dokumenty PZ powstałe podczas wprowadzania wszelkich faktur zakupowych nie podlegają edycji (poza lokalizacją). Wszystkie zmiany dokonujemy w kartotekach odpowiednich faktur. Rysunek 85: Kartoteka dokumentów PZ 5.8. Kartoteka dokumentów PW (przyjecie wewnętrzne) Zestaw operacji dostępnych podczas przeglądania kartoteki dokumentów PW jest taki sam jak we wcześniej opisanej kartotece PZ. 67

68 Rysunek 86: Kartoteka dokumentów PW 5.9. Kartoteka dokumentów MM (przyjęcia) Funkcja ta słuŝy do przeglądania dokumentów MM od strony przyjęć. PoniewaŜ dokument MM jest zarówno dokumentem przyjęcia jak i dokumentem wydania, ten sam pojawia się zarówno w dokumentach przyjęcia magazynu docelowego jak i dokumentach wydania magazynu źródłowego. Edycji, korekty bądź usunięcia dokumentu dokonujemy po stronie magazynu źródłowego, czyli magazynu wydania. KaŜda zmiana będzie widoczna równieŝ od strony magazynu przyjęcia. Przycisk Usuń MM dotyczy przesunięć przyjętych z pliku. Przycisk Edytuj pozycje dotyczy jedynie pól opisowych. 68

69 Rysunek 87: Kartoteka dokumentów MM - przychodzących Kartoteka faktur zakupowych Jest to kartoteka zawierająca wszystkie lub wystawione w określonym czasie faktury zakupowe. Rysunek 88: Kartoteka faktur zakupowych 69

70 5.11. Kartoteka faktur WNT Jest to kartoteka zawierająca wszystkie lub wystawione w określonym okresie faktury WNT. W kartotece tej istniej moŝliwość wydruku faktury wewnętrznej do faktury WNT oraz wystawienie faktury wewnętrznej jeŝeli ta nie została wystawiona podczas wprowadzania faktury WNT Rysunek 89: Kartoteka faktur WNT Kartoteka faktur RR Jest to kartoteka zawierająca wszystkie lub wystawione w określonym okresie faktury RR. Rysunek 90: Kartoteka faktur RR 70

71 5.13. Wystawianie korekt faktur zakupowych W kartotece faktur zakupowych (FZ, WNT, RR) wybieramy dokument, który chcemy korygować i zaznaczamy. Przycisk Wystaw korektę spowoduje otwarcie okna wyboru rodzaju korekty, w oknie tym naleŝy wybrać czy ma być korekta wartościowa czy ilościowa: Rysunek 91: Wybór rodzaju korekty Po wybraniu rodzaju korekty wywołane zostanie okno, w którym moŝna dokonać niezbędnych zmian. Edycji pozycji podlegają wiersze, które znajdują się w polu Powinno być Rysunek 92: Edycja pozycji w korekcie zakupu Po zatwierdzeniu, faktura zakupowa korygująca trafia do swojej kartoteki. 71

72 5.14. Kartoteka korekt faktur zakupowych Rysunek 93: Kartoteka korek faktur zakupowych Etykietowanie asortymentu W kaŝdej kartotece przyjęć (PZ, PW, MM, FZ, WNT, RR) moŝna wygenerować etykiety dla asortymentu korzystając z opcji Etykietuj. Generować etykiety moŝna na nowe produkty, które przyjmowane są po raz pierwszy na magazyn, jedną etykietę na dany asortyment lub etykiety na kaŝdy produkt przyjęty na dokumencie. Dostępne są róŝne rodzaje etykiet zawierające dane takie jak: nazwa, indeks, cena w róŝnych rozmiarach: 38x21,2 mm oraz 70x37 mm. MoŜliwe jest drukowanie etykiet dla róŝnych cenników oraz ustawienie pustych wierszy na na wydruku. 72

73 Rysunek 94: Etykiety towarowe Rysunek 95: Płatności nasze 73

74 6. Wydania z magazynu sprzedaŝ Funkcje programu związane z rozchodem z magazynu zgrupowane są w jednym miejscu. Kierunek liczenia podatku VAT jest konfigurowalny. Podobnie jak w przypadku przyjęć, kaŝdy dokument trafia do odpowiedniej kartoteki. Do faktur moŝna wystawić formalny dokument korygujący, w pozostałych przypadkach moŝliwa jest korekta nieformalna w przypadku popełnienia błędu. Odbywa się automatycznie korekta kasy i tworzenie rejestru VAT sprzedaŝy. W systemie wydań obowiązuje pełna wielowalutowość oraz dowolna i wielopoziomowa obsługa cenników. MoŜliwe jest udzielanie rabatów zarówno z ręki jak i w powiązaniu o ustalone kryteria dotyczące kontrahentów. Wszystkie operacje korygują stany poszczególnych magazynów. Bogaty system raportów, równieŝ w postaci graficznej umoŝliwia natychmiastową analizę sytuacji. Program oferuje ponadto moŝliwość przekształcania dokumentów WZ lub paragonów na faktury. Uwzględnia czytniki kodów z róŝnorodnością kodów dla dowolnego towaru. Program umoŝliwia wystawienie następujących dokumentów: paragonu, faktury VAT, faktury eksportowej, faktury marŝa, faktury wewnętrznej, wewnątrzunijnej dostawy towaru (faktura WDT), dokumentu WZ (wydanie zewnętrzne), dokumentu WW (wydanie wewnętrzne), dokumentu RW (rozchód wewnętrzny), dokumentu MM (przesunięcie międzymagazynowe), zamówienie od klienta, zamówienie do dostawcy. Poza wyŝej wymienionymi moŝna sprawić, Ŝe powstanie grupa dokumentów o wspólnym mianowniku określanym dokumenty bez skutku magazynowego. Dzięki temu moŝliwe jest wystawienie dokumentu rozchodowego pomimo tego, Ŝe towar aktualnie nie jest dostępny w magazynie Wystawianie dokumentu wydania Funkcja wydania jest dostępna bezpośrednio po uruchomieniu programu. Ekran słuŝący sprzedaŝy jest ekranem głównym programu. Wciskając klawisz F1 pojawi nam się okno z opisem skrótów klawiszowych, ułatwiających nam m. in. sprzedaŝ towarów z magazynu. SprzedaŜ lub inne wydanie towarów i usług dokonujemy na podstawie dostępnego asortymentu w aktualnym magazynie i w wybranym cenniku. W celu sprzedaŝy naleŝy odszukać interesujący nas towar i zatwierdzić klawiszem Enter lub dwukrotnie kliknąć lewym klawiszem myszy. W oknie Pozycje wystawianego dokumentu pojawi się dany towar. Na samym dole ekranu asortymentu znajduje się pole edycyjne przeznaczone do wyszukiwania towaru (towarów) w bieŝącym magazynie (CFT). 74

75 Rysunek 96: Wystawianie dokumentu Jeśli chcemy zmienić ilość po stronie juŝ wystawionych pozycji to wciskamy klawisz Insert. Pojawi się wtedy okno, w którym podajemy ilość towaru przeznaczonego do sprzedaŝy i zatwierdzamy. Ustalenie ilości moŝna określić równieŝ zanim towar wybrany zostanie do sprzedaŝy. SłuŜy do tego klawisz F11. Ilością domyślną jest 1. Podobne operacje moŝna wykonać na cenie sprzedaŝy. Kombinacją klawiszy Ctrl+Enter lub podwójnym kliknięciem myszy moŝna uaktywnić okno edycyjne pojedynczego wiersza wybranego asortymentu. WyŜej opisane operacje mamy teraz zebrane w jednym oknie. UmoŜliwia ono dodatkowo indywidualną edycję rabatu dla wybranego towaru. Dla dokumentu wydania musimy określić sposób zapłaty (gotówka, przelew, karta płatnicza). Zmiany moŝna dokonać naciskając klawisz F4 lub przechodząc do zakładki Pozostałe dane dokumentu ( klikając lewym przyciskiem myszki na tej zakładce lub naciskając klawisz F7) lub wybrać z listy obok napisu Sp. Płatn. (F4). Ze słownika wybieramy rodzaj dokumentu wydania (paragon, faktura VAT itp.). Zmieniając rodzaj dokumentu w trakcie edycji moŝe się zdarzyć, Ŝe nastąpi zmiana kierunku liczenia podatku VAT. Program taką sytuację sygnalizuje uŝytkownikowi. Określenie danych kontrahenta i pozostałych niezbędnych informacji określamy w zakładce Pozostałe dane dokumentu (F7). Wybór kolejności wypełniania danych Pozycje wystawianego dokumentu (F6) i Pozostałe dane kontrahenta jest dowolna. Określając najpierw kontrahenta moŝna sterować udzielaniem rabatu lub mieć wgląd w ostrzeŝenia dotyczące kontrahenta. Oczywiście uwaga ta dotyczy dokumentu, dla którego moŝna określać kontrahenta. 75

76 Rysunek 97: Wystawianie dokumentu - pozostałe dane dokumentu Wydrukiem sterują opcje drukowania Ust. druk. Dodatkowo moŝna włączyć podgląd wydruku w konfiguracji programu. Rysunek 98: Opcje drukowania SprzedaŜy usług dokonujemy na podstawie wcześniej zdefiniowanych danych w słowniku usług analogicznie jak towarów lub bezpośrednio, bez udziału słownika usług jednorazowych wykorzystując tzw. usługę jednorazową. Rysunek 99: Dodawanie usługi jednorazowej 76

77 6.2. Wystawianie faktury VAT Fakturę VAT moŝna wystawić w oknie głównym programu wybierając (przenosząc) asortyment z jednego okna do drugiego poprzez zaznaczenie asortymentu i uŝycie klawisza Enter lub teŝ poprzez szybkie dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy. Rysunek 100: Wystawienie faktury VAT Na zakładce Pozostałe dane dokumentu oprócz standardowych danych moŝna zaznaczyć znacznik Fiskalizuj fakturę na drukarce fiskalnej, wówczas do takiego dokumentu zostanie wystawiony paragon. Aby zafiskalizować fakturę trzeba mieć podłączoną drukarkę fiskalną i w parametrach ustawiony kierunek liczenia VAT z brutto. Po wystawieniu dokumentu trafi on do odpowiedniej kartoteki 6.3. Kartoteka faktur VAT Mamy tu moŝliwość przejrzenia wystawionych faktur gotówkowych, przelewowych lub wszystkich dla danego kontrahenta, edycji, ponownego wydruku oraz wystawienia faktury korygującej. Kartoteka faktur obejmuje dokumenty wydane w aktualnym magazynie. W skład tej kartoteki wchodzą faktury unijne, eksportowe (bez faktur VAT marŝa, które mają swoją własną kartotekę). 77

78 Rysunek 101: Kartoteka faktur VAT Obok przycisku Drukuj znajduje się przycisk oznaczony... po wybraniu którego moŝna wydrukować jeden z dostarczonych wraz z programem wzorców wydruku. JeŜeli po wygenerowaniu wydruków odnajdziemy odpowiedni dla swojej działalności wówczas moŝna kliknąć prawym przyciskiem myszy na ten przycisk i zaznaczyć wybrany wzorzec. Do pliku funkcjonalność pozwala na zapisanie wystawionego dokumentu w postaci pliku XML i przesłania do kontrahenta który równieŝ pracuje na programie INFOR System. Taką fakturę moŝna wczytać w opcji Przyjęcia Fiskalizuj opcja pozwala na zafiskalizowanie wystawionej juŝ faktury VAT Fakturę korygującą wystawiamy po wyborze dokumentu, który chcemy korygować i wciśnięciu przycisku Faktura korygująca. Otworzy nam się poniŝsze okno. W tabeli Było mamy pozycje towarowe, które wystawialiśmy na daną fakturę. W tabeli Powinno być wprowadzamy zmiany uŝywając przycisków na dole okna. Faktura korygująca jest uwzględniana w kasie i rejestrze VAT. 78

79 Rysunek 102: Wystawianie korekty faktury VAT 6.4. Kartoteka faktur VAT zaliczkowych i końcowych do zaliczek Do tej kartoteki trafiają wszystkie faktury zaliczkowe a takŝe faktury końcowe do faktur zaliczkowych. Rysunek 103: Kartoteka faktur VAT zaliczkowych 79

80 6.5. Wystawienie faktury VAT marŝa Wystawienie faktury VAT marŝa odbywa się dokładnie tak samo jak wystawienie faktury VAT Rysunek 104: Wystawianie faktury VAT marŝa po wystawieniu takiego dokumentu trafi on do kartoteki faktur VAT marŝa 6.6. Kartoteka faktur VAT marŝa Kartoteka faktur marŝa obejmuje dokumenty wydane w aktualnym magazynie. W skład tej kartoteki wchodzą wyłącznie faktury VAT marŝa. Rysunek 105: Kartoteka faktur VAT marŝa 6.7. Wystawianie dok. wydania zewnętrznego (WZ) W oknie głównym moŝna wystawić takŝe dokument wydania zewnętrznego (WZ) 80

81 Rysunek 106: Wystawianie dokumentu WZ 6.8. Kartoteka dokumentów WZ Kartoteka ta zawiera wystawione dokumenty WZ. moŝna tu usunąć lub wydrukować dokument, dodać pozycję lub usunąć daną pozycję z dokumentu. Kartoteka ta zawiera dokumenty wydane w aktualnie wybranym magazynie. Rysunek 107: Kartoteka dokumentów WZ 6.9. Wystawianie dokumentu wydania wewnętrznego (WW) 81

82 Rysunek 108: Wydanie wewnętrzne Kartoteka dok. WW Dokumenty wydania wewnętrznego są wprowadzone, aby odróŝnić towar wydany i wysłany od towaru wydanego formalnie lecz jeszcze będącego fizycznie w magazynie. Dokument WW moŝna w kaŝdej chwili przekształcić na docelowy dokument WZ uŝywając przycisku Przekształć WW na WZ. Rysunek 109: Kartoteka dokumentów WW 82

83 6.11. Wystawianie dok. rozchodu wewnętrznego Rysunek 110: Rozchód wewnętrzny Kartoteka dokumentów RW Kartoteka ta pozwala na przegląd i korektę nieformalną wystawionych dokumentów RW w wybranym magazynie. Rysunek 111: Kartoteka dokumentów RW Wystawianie paragonów 83

84 Rysunek 112: Wystawianie paragonów Kartoteka paragonów Rysunek 113: Kartoteka paragonów Kartotekę tę wykorzystujemy do przeglądu, fiskalizacji wystawionych paragonów oraz wystawienia faktury dla konkretnego paragonu. Z kilku paragonów moŝna wystawić jedną fakturę, wykorzystując funkcję menu Wystaw fakturę VAT > Z paragonów. Kartoteka ta zawiera dokumenty wydane w aktualnie wybranym magazynie Wystawianie dokumentu przesunięcia międzymagazynowego (MM) Sposób wystawienia przesunięcia jest analogiczny do opisanych wcześniej wydań z ta róŝnicą Ŝe przy wystawianiu dok. MM trzeba wybrać Magazyn do którego realizowane będzie przesunięcie. 84

85 Rysunek 114: Wystawianie dok. MM Kartoteka dokumentów MM Kartoteka ta zawiera dokumenty międzymagazynowe wystawione w aktualnie wybranym magazynie. W przeciwieństwie do powiązanego z danym dokumentem MM dokumentu w magazynie docelowym, dokument ten moŝna korygować, usunąć lub wydrukować. Rysunek 115: Kartoteka dokumentów MM 85

86 6.17. Wystawianie faktury wewnętrznej Rysunek 116: Wystawianie faktury wewnętrznej Kartoteka faktur wewnętrznych Kartoteka ta zawiera faktury wewnętrzne wystawione w aktualnie wybranym magazynie. Rysunek 117: Kartoteka faktur wewnętrznych 86

87 6.19. Korekty dokumentów wydań W opcji Wydania > Korekty znajdują się trzy kartoteki i są to Kartoteka faktur korygujących, Kartoteka korekt do paragonów oraz Kartoteka faktur korygujących VAT marŝa. W kartotece moŝna wydrukować korektę lub usunąć dokument korekty. Rysunek 118: Kartoteka korekt faktur VAT Inne opcje wydań SprzedaŜ na wartość SprzedaŜ na wartość umoŝliwia przycisk F12. Jeśli towar nie został zaliczony do Ŝadnej grupy towarowej, sprzedaŝ taka jest dopuszczalna. W przypadku przydziału towaru do jednej z grup towarowych, moŝliwość ta jest określana w opcji Słowniku grup towarowych. Przykład: Przychodzi dziecko mające 5 zł i chce za to kupić cukierków. Będąc w oknie Asortyment wciskamy klawisz F12. Otworzy się okno, w którym podajemy kwotę 5 zł, następnie wybieramy towar cukierki i zatwierdzamy. Program przeniesie nam odpowiednią ilość towaru za kwotę 5 zł lub do niej zbliŝonej np. 4,96 lub 5,05. Podobna sytuacja moŝe być przy sprzedaŝy paliw, gdzie kupujemy benzynę za 100 zł. JeŜeli ostatnim dokumentem, który wystawialiśmy był paragon i chcemy zmienić go w fakturę to wciskamy przycisk Faktura. Wybieramy ze słownika firmę lub dodajemy nową, dalej postępujemy tak jak w opisie powyŝej. 87

88 SprzedaŜ bez skutku magazynowego Po wybraniu pierwszej lub drugiej moŝliwości pojawi się okno informujące, które towary nie wywołają skutku magazynowego. W aktualnej wersji program moŝe pozwolić na sprzedaŝ bez skutku magazynowego. W konfiguracji określamy, czy pozwolić na taką sprzedaŝ. Po wystawieniu dokumentu, w którym wykryto sprzedaŝ ponad stan magazynu pokazuje się okno. Rysunek 119: Wydanie bez skutku magazynowego Po wybraniu pierwszej lub drugiej moŝliwości pojawi się okno informujące, które towary nie wywołają skutku magazynowego. Rysunek 120: Informacja o wydaniu bez skutku mag. Skutek magazynowy wykonujemy po uzupełnieniu stanu magazynu po wybraniu opcji Wydania > Kartoteka wydań bez skutku magazynowego. 88

89 Rysunek 121: Kartoteka wydań bez skutku magazynowego Utwórz skutek magazynowy utworzy skutek tylko dla wybranego dokumentu Wykonaj skutek magazynowy globalnie utworzy skutek magazynowy dla wszystkich dokumentów, które znajdują się w zdefiniowanym przedziale dat. Oczywiście jeŝeli w magazynie jest nie wystarczająca ilość asortymentu wówczas pojawi się komunikat: Rysunek 122: Brak moŝliwości wykonania skutku magazynowego Jeśli na dokumencie znajduje się więcej pozycji, moŝna wywołać skutek magazynowy dla towarów, które znajdują się juŝ w magazynie pozostawiając tylko pozycje, które nie mają pokrycia w magazynie. 89

90 Rysunek 123: Utworzenie skutku magazynowego tylko dla towaru, dla którego jest dostępny Faktury automatyczne (cykliczne) Program posiada moŝliwość generowania faktur automatycznych (cyklicznych). Generowanie faktur automatycznych realizowane jest poprzez wykonanie pewnego zadania. Lista zadań tworzona i pamiętana jest w słowniku zadań. Tworzymy listę zadań automatycznych, która obowiązuje w przedsiębiorstwie, na przykład Faktury w sobotę, Stałe faktury na koniec miesiąca i inne. Następnie określamy listę kontrahentów uczestniczącą w zadaniu. W słowniku kontrahentów, w katalogu zadań przydzielamy kontrahentowi związane z nim zadanie. Jeśli ma np. uczestniczyć w akcji generowania faktur w sobotę (zadanie Faktury w sobotę ), wówczas w katalogu przydzielamy mu to zadanie. Rysunek 124: Katalog zadań Nowy pozwala na wybór zdefiniowanego wcześniej zadania Rysunek 125: Wybór zadania Składniki przycisk powiązany z parametrem Edycja, jeśli go (edycja) zaznaczymy mamy 90

91 moŝliwość dodawania towarów ze słownika, a co za tym idzie istnieje moŝliwość określenia ilości asortymentu na fakturze automatycznej Rysunek 126: Parametry dokumentu OK potwierdza dane dokumentu Dodaj otwiera okno z asortymentem Usuń usuwa zaznaczony asortyment Zmień pozwala na zmianę ilości składnika Słownik produktów otwiera okno definicji towarów, gdzie moŝna modyfikować dane Info otwiera okno z wyborem asortymentu Parametry moŝliwość zdefiniowania pozostałych danych takich jak sposób płatności, Osoba odbierająca, oraz typ dokumentu Usuń usuwa dane zadanie z katalogu, Słownik otwiera słownik zadań, Rysunek 127: Parametry dokumentu Kolejnym krokiem jest wystawienie faktur automatycznych Wydania > Faktury automatyczne > pojawia się okno, gdzie mamy moŝliwość realizacji wybranego zadania Rysunek 128: Wykonanie zadania Identyfikator sesji wpisujemy własny opis po którym będzie moŝna rozróŝnić sesje Wykonaj sprawdza dostępność asortymentu i jeŝeli jest wszystko ok drukuje dokumenty OK zamyka okno Wykonania zadań 91

92 Sprawdź sprawdza moŝliwość wykonania zadania (stany magazynowe) Jeśli są braki w asortymencie jest to podkreślone przez czerwony odcień w wierszu towaru. Wykonanie zadania gdy są braki w asortymencie nie jest moŝliwe. Sesje otwiera nam kolejne okno, gdzie jest moŝliwość sprawdzenia sesji. Rysunek 129: Sprawdzenie sesji OK zamyka okno Zobacz dokument otwiera kartotekę wybranego dok. (faktury) Drukuj drukuje zaznaczony dokument Drukuj sesję drukuje wszystkie dokumenty w danej sesji Usuń sesję usuwa sesję (czyli wszystkie dok. Wystawione w jednej sesji) Opakowania zbiorcze Koncepcja opakowań zbiorczych została oparta o system kodów kreskowych, który pozwala na przyporządkowanie kodu do określonego opakowania zbiorczego danego towaru. Towary moŝna sprzedawać nie tylko w podstawowych lub dodatkowych jednostkach miary ale równieŝ w opakowaniach zbiorczych. Przykładem mogą być palety, czteropaki czy sześciopaki. Aby móc sprzedawać towary z wykorzystaniem opakowań zbiorczych musimy ustawić w konfiguracji opcję pobierania informacji o kodach kreskowych w konfiguracji. Aby informacje o kodach zostały pobrane w asortymencie, po wyjściu z konfiguracji naleŝy nacisnąć kombinację klawiszy ALT+F5, aby ponownie pobrać asortyment. Dowolny towar moŝe być sprzedawany w opakowaniu zbiorczym. W definicji towarów przechodzimy do zakładki dane dodatkowe. Definiujemy kody kreskowe (dodatkowe indeksy/opakowania zbiorcze). 92 Ilustracja 1: Dodatkowy kod kreskowy

93 Tworząc definicję opakowania zbiorczego definiujemy kod, pod którym bezpośrednio z asortymentu będzie dostępny towar w opakowaniu, ilość w opakowaniu i nazwę (jednostkę) opakowania zbiorczego. MoŜliwe jest zdefiniowanie wielu opakowań zbiorczych dla towaru. Rysunek 130: Dodatkowe kody kreskowe Towary w opakowaniach zbiorczych mogą być bezpośrednio wyszukiwane z poziomu asortymentu dzięki przypisanemu do siebie kodowi. W polu wyszukiwania (CFT) moŝna zatem wyszukiwać towar po dowolnej kolumnie wybranej w ustawieniu T, jak równieŝ po zdefiniowanych kodach opakowań zbiorczych. Po wpisaniu kodu opakowania (w przykładzie jego części ) program wyszukał towar i po naciśnięciu przycisku Enter dodał opakowanie towaru odpowiednie do zdefiniowanego w słowniku kodu. Rysunek 131: Wydanie opakowania zbiorczego MoŜna równieŝ wyszukać produkt w tradycyjny sposób, na podstawie wybranych kolumn i edytując go na dokumencie sprzedaŝy/wydania zmienić jego jednostkę bądź opakowanie. 93

94 Rysunek 132: Wybór opakowań zbiorczych Zamienniki Obsługa zamienników pozwala na sprzedaŝ innych towarów niŝ Ŝądane, które są zamiennikami wybranego towaru. SprzedaŜ zamienników stosujemy w przypadku braku wybranego towaru na stanie. Zamienniki definiujemy w definicji towarów. Rysunek 133: Zamienniki towarów Ilustracja przedstawia listę zamienników wybranego towaru. W opcji tej moŝna teŝ określić dla jakich towarów wybrany będzie zamiennikiem. Tak określony towar staje się automatycznie zamiennikiem wskazanego towaru. Podczas sprzedaŝy moŝna zamiast danego produktu wybrać jego zamienniki klikając prawym przyciskiem myszy na szukany towar i wybierając opcję zamienniki. 94

95 Rysunek 134: Wybór zamiennika I wybieramy zamiennik z listy Rysunek 135: Wybór zamiennika z listy Dokument TAX FREE Aby skorzystać z drukowania wstawianego dokumentu TAX FREE naleŝy najpierw skonfigurować program do wydruku tego typu dokumentów. W tym celu naleŝy włączyć opcję drukowania paragonów na drukarce w opcji wydruku i wybrać odpowiedni wzorzec wydruku. Rysunek 136: Ustawienie wzorca TAX FREE 95

96 Aby wystawić dokument TAX FREE naleŝy w oknie głównym, przy wystawianiu paragonu w zakładce Pozostałe dane dokumentu uzupełnić dane dostępne pod przyciskiem Dane do dokumentu TAX FREE. Rysunek 137: Dane do dokumentu TAX FREE Akceptacja dokumentu przy włączonej opcji Drukuj wystawiany dokument w opcji Ust. Druk w oknie głównym spowoduje wydrukowanie dokumentu TAX FREE w trybie wstawianym. Rysunek 138: Podgląd wydruku dokumentu TAX FREE Zamówienia w oknie głównym W programie istnieje moŝliwość wystawiania zamówień (od klienta) w oknie głównym. Aby uruchomić taką funkcjonalność naleŝy wejść w opcję Widok > Otwórz perspektywę > Zamówienia wówczas w oknie głównym pojawią się dwa dodatkowe okna: Niezrealizowane zamówienia i Niezrealizowane pozycje zamówień. Proces wystawiania zamówienia w oknie głównym wygląda tak samo jak wystawienie paragonu czy faktury VAT z ta róŝnicą Ŝe po wybraniu rodzaju dokumentu Zamówienie od klienta pojawiają się dwie dodatkowe opcje a mianowicie: Rezerwuj towary checkbox pozwalający na rezerwację towarów na zamówieniu. JeŜeli towar jest zarezerwowany wówczas nie będzie on mógł być sprzedany. 96

97 Nr. zam. potwierdzony (numer zamówienia potwierdzony) słuŝy jako dodatkowe pole, w którym moŝna wpisać dowolny ciąg znaków np. przy potwierdzeniu zamówienia ze sklepu internetowego. Rysunek 139: Wystawianie zamówienia w oknie głównym Po akceptacji zamówienie będzie widoczne w oknie Niezrealizowane zamówienia, gdzie pod prawym przyciskiem myszy moŝna znaleźć następujące funkcje jak: Rysunek 140: Niezrealizowane zamówienia Realizuj realizuje zamówienie. Po wybraniu tej opcji będzie moŝliwość wystawienia dokumentu wydania Edytuj wybranie tej opcji spowoduje otwarcie kartoteki zamówień od klientów z moŝliwością edycji pozycji zamówienia Usuń usuwa zamówienie Zarezerwuj cały towar opcja zarezerwuje asortyment znajdujący się na zamówieniu 97

98 Usuń rezerwację opcja ściągnie rezerwację asortymentu z zamówienia Oznacz zamówienie jako zrealizowane funkcja pozwoli na oznaczenie zamówienia jako zrealizowane, zamówienie nie będzie wyświetlane w oknie Niezrealizowane zamówienia Faktura PRO FORMA po wybraniu tej opcji istnieje moŝliwość wydrukowania oraz wysłania faktury em Wyślij zamówienie em po wybraniu opcji trzeba podać adres mailowy kontrahenta wówczas zamówienie zostanie wysłane bezpośrednio do niego. W oknie Niezrealizowane pozycje zamówień pod prawym przyciskiem myszy są dostępne opcje: Rysunek 141: Niezrealizowane pozycje zamówień Realizuj realizuje zamówienie. Po wybraniu tej opcji będzie moŝliwość wystawienia dokumentu wydania Edytuj zamówienie wybranie tej opcji spowoduje otwarcie kartoteki zamówień od klientów z moŝliwością edycji pozycji zamówienia Usuń pozycje usuwa pozycje z zamówienia Oznacz zamówienie jako zrealizowane funkcja pozwoli na oznaczenie zamówienia jako zrealizowane, zamówienie nie będzie wyświetlane w oknie Niezrealizowane zamówienia Wydrukuj fakturę PRO FORMA po wybraniu tej opcji zostanie wydrukowana faktura PRO FORMA Wystawianie dokumentu na podstawie istniejącego dokumentu W opcji Wydania wybierając opcję Wystaw fakturę VAT moŝliwe jest wystawienie faktury VAT z wcześniej wystawionych dokumentów WZ lub Paragonów: 1. Z dokumentów WZ Odnajdujemy kontrahenta, dla którego zostanie utworzona faktura, zatwierdzamy OK. Pojawi się okno z informacją o wystawionych dokumentach WZ dla wybranego kontrahenta. Wybieramy dokumenty WZ uŝywając klawisza Enter lub przycisku Dodaj WZ. Zatwierdzamy OK i wystawiamy fakturę. Dokumenty WZ mogą pochodzić z róŝnych magazynów. 2. Z paragonów Z paragonami postępujemy analogicznie jak w przypadku wystawiania faktury z dokumentów WZ. 98

99 Paragony równieŝ mogą pochodzić z róŝnych magazynów. 3. Z ostatniego paragonu Wybierając tą opcję będzie wystawiona faktura z pojedynczego, ostatnio wystawionego paragonu. Dokument moŝna wystawić z kilku dokumentów WZ lub Paragonów moŝna utworzyć jedną Fakturę. W przypadku faktury z paragonów zostanie wystawiona faktura z kierunkiem liczenia VAT z brutto, niezaleŝnie od ustawień w parametrach pracy. Ponadto, kaŝdy paragon wchodzący w skład faktury zachowuje swoje wyliczenia dotyczące wartości podatku. Faktura je tylko sumuje a nie wylicza na nowo, aby nie powstały rozbieŝności fiskalne lub w rejestrze VAT. 7. Kasa Program posiada wbudowany moduł kasowy. UmoŜliwia on wystawianie dokumentów KP i KW oraz generowanie raportów kasowych. Dokumenty KP i KW mogą być wystawiane automatycznie dla poszczególnych dokumentów zakupu i sprzedaŝy. Moduł umoŝliwia takŝe generowanie raportów kasowych dostępnych w opcji Kasa > Raport kasowy. Innym raportem oprócz raportu kasowego jest Stan kasy w walutach. W przypadku prowadzenia kasy wielowalutowej raport pozwala uŝytkownikowi na szybkie podejrzenie stanu kasy z rozbiciem na poszczególne waluty Kasa konfiguracja Standardowo w programie dodana jest jest kasa oznaczona symbolem KASA 1. JeŜeli rozpoczynamy pracę z programem moŝna wprowadzić bilans otwarcia do kasy, jednakŝe musi to nastąpić przed wprowadzeniem jakiegokolwiek dokumentu kasowego. MoŜliwość wprowadzenia BO do kasy jest w opcji Kasa > Konfiguracja kas > Modyfikacja danych kasy. 99

100 Rysunek 142: Kasa - wprowadzenie bilansu otwarcia KaŜde kolejne wejście w modyfikację kasy spowoduje wyświetlenie okna: Numer raportu kasowego pozwala na ustalenie tego numeru poniewaŝ kaŝdorazowe wygenerowanie raportu nadaje kolejny numer raportu. Podpowiadaj datę ostatniego dokumentu zaznaczanie tego parametru spowoduje podpowiedź ostatniej daty jaka była uŝyta podczas wystawiania dokumentów kasowych Dodawanie nowej kasy Rysunek 143: Kasa - modyfikacja danych kasy System pozwala na zdefiniowane wielu kas, w tym równieŝ kasy, która byłaby prowadzona w 100

101 walucie obcej. MoŜliwość dodania kasy jest w opcji Kasa > Konfiguracja kas > Dodawanie nowej kasy. Przy dodawaniu nowej kasy moŝliwe jest takŝe wprowadzenie bilansu otwarcia, jednakŝe nie jest to konieczne. Rysunek 144: Kasa - dodawanie nowej kasy Zmiana kasy moŝliwa jest w opcji Kasa > Zmień kasę Rysunek 145: Zmiana kasy lub w oknie głównym programu klikając na pole w którym wyświetla się nazwa kasy Usuwanie kasy Program umoŝliwia usunięcia kasy, która nie jest wybrana jako kasa domyślna oraz w której nie zostały wystawione Ŝadne dokumenty kasowe. Kasę moŝna usunąć w opcji Kasa > Konfiguracja kas > Usuwanie kasy. W opcji tej moŝna takŝe podejrzeć aktualny stan kasy. 101

102 Rysunek 146: Usuwanie kasy Kasa słownik operacji Słownik operacji pozwala na zdefiniowanie stałych powtarzających się operacji kasowych. Słownik ten jest wykorzystywany przy wystawianiu dokumentów kasowych. Rysunek 147: Kasa - słownik operacji Wystawianie dokumentu KP / KW Dokumenty KP (kasa przyjmie), KW (kasa wyda) wystawiany jest z menu Kasa > Wystaw KP/KW. Na jednym dokumencie moŝna dodać kilka pozycji. W pole treść wpisywany jest Ŝądany tekst, kwota następnie wybierana jest opcja Dodaj wiersz. Kolejne pozycje moŝna dodać analogicznie. Aby ułatwić pracę uŝytkownikowi dodano słownik operacji gdzie warto umieścić najczęściej wykonywane operacje kasowe. WaŜnym elementem jest zaznaczenie opcji generuj płatność jeśli zachodzi potrzeba powstania rozrachunku. 102

103 Rysunek 148: Kasa - wystawianie dokumentów Po wybraniu kontrahenta pojawi się okno wystawiania dokumentu kasowego. Na samej górze okna podpowiadany jest numer dokumentu kasowego zgodnie z wzorcem numeracji ustawionym wcześniej w Konfiguracja > Ustawienia ogólne > Dokumenty. Równie dobrze moŝna wymusić numer, co moŝe być przydatne w momencie, gdy po usunięciu dokumentu chcemy zachować ciągłość w numeracji. PoniŜej po prawej stronie widoczne są dane wybranego wcześniej kontrahenta, a po lewej data dokumentu i dane dotyczące waluty wystawianego dokumentu. PoniŜej danych walutowych znajduje się znacznik Generuj płatność. JeŜeli dokument ma wygenerować płatność w rozrachunkach, to znacznik powinien być ustawiony. Następnie wybrać naleŝy nazwę operacji dla dokumentu ze słownika operacji lub teŝ wpisać ją ręcznie. Kolejnym krokiem będzie dodanie pozycji do tabeli, które rozpocząć trzeba od treści opisujących daną pozycję, następnie ustala się kwotę, i opcjonalnie wybierany jest symbol księgowy. Symbol księgowy określa w jaki sposób dana pozycja zostanie w późniejszym czasie zaksięgowana na konta z wykorzystaniem wzorców księgowych istotne przy korzystaniu z modułu księgowego. Wiersz wprowadza się do tabeli przyciskiem Dodaj wiersz. Przycisk OK akceptuje wprowadzone KP/KW. Przycisk Szukaj operacji pozwala zdefiniować, wybrać z listy najczęściej powtarzające się operacje kasowe. Rysunek 149: Wybór operacji Opcja Kopiuj operację do treści dodatkowo przyśpiesza wystawianie dokumentów KP/KW. 103

104 Dodawanie operacji jest równieŝ moŝliwe z poziomu słownika operacji: Kasa > Słownik operacji. Jeśli wybrany kontrahent posiada nierozliczone faktury pojawi się okno z wyborem dokumentów do rozliczenia. Zaznaczamy wybrane faktury do rozliczenia a następnie Rozlicz zaznaczone. Rysunek 150: Wybór dokumentów do rozliczenia Jeśli kwota wpłaty jest mniejsza od kwoty pozostającej do zapłaty na wybranym dokumencie wyświetli się komunikat: Rysunek 151: Informacja o płatności Opcja Rozlicz globalnie według terminu płatności rozliczy automatycznie pierwszą fakturę według terminu terminu płatności. Opcja Wygeneruj nadpłatę kontrahenta nie rozliczy Ŝadnego dokumentu, trafi natomiast na listę nadpłat (Rozrachunki) Kartoteka dokumentów KP / KW Kartoteka jest miejscem przechowywania wszystkich wystawionych dokumentów KP/KW w systemie. Z tego poziomu moŝna takŝe anulować lub drukować wybrane dokumenty KP/KW. Na górnym panelu okna mamy do wyboru zakresu dat, z którego chcemy przeglądać dokumenty KP bądź KW. Środkowa część okna podzielona jest na dwie części: po lewej mamy widoczne dane ogólne wszystkich dokumentów kasowych, a po prawej stronie szczegóły wybranego dokumentu. JeŜeli dokument nie generował płatności, to mamy moŝliwość dodania, edycji i usuwania pozycji dokumentu kasowego. W przeciwnym przypadku opcje te są niedostępne. Anulowanie dokumentu zeruje wszystkie kwoty dokumentu kasowego i usuwa płatność (jeŝeli takowa istnieje), ale zostawia sam dokument w kartotece. 104

105 Rysunek 152: Kartoteka dokumentów kasowych Na samym dole okna dostępne są opcje drukowania jednego wybranego dokumentu, usunięcie wybranego dokumentu (moŝe powstać dziura w numeracji) oraz drukowanie kilku wybranych dokumentów kasowych. Po wybraniu opcji Drukuj wybrane pojawi nam się poniŝsze okno. Rysunek 153: Drukowanie wybranych dokumentów kasowych W tabeli moŝna zaznaczyć dokumenty, które mają zostać wydrukowane (moŝna teŝ wybrać opcję Zaznacz wszystkie ) i wydrukować wybierając przycisk Drukuj zaznaczone. 8. Przelewy Dostępne funkcje w menu głównym Przelewy słuŝy do wprowadzania przelewów na konta 105

106 bankowe, przelewów do Urzędu Skarbowego i przelewów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz wydruku przelewów na druczkach przelewowych Wystawianie przelewu Wystawienie przelewu realizowane jest z menu głównego Przelewy > Przelewy. W oknie są umieszczone cztery zakładki: Przelew Przelew US Przelew ZUS Wpłaty W zaleŝności od tego, jaki rodzaj przelewu ma zostać wprowadzony, wybierać naleŝy interesującą zakładkę. KaŜda zakładka zawiera inne pola do wprowadzania przelewu. Rysunek 154: Przelewy U dołu okna w Parametry drukowania moŝna ustawić, czy wydruk ma być wykonany w trybie wstawianym (w przypadku, gdy posiadamy gotowe druczki przelewowe), czy teŝ ma być wykonany wydruk razem z druczkiem oraz moŝna wydrukować wprowadzany przelew poprzez opcję Drukuj. Funkcja przelewów jest całkowicie osobną ewidencją nie posiadającą powiązania z rozrachunkami. 106

107 8.2. Kartoteka przelewów Wszystkie wystawione przelewy pamiętane są w kartotece przelewów, w której istnieje moŝliwość edycji, wydruku bądź usunięcia przelewu. Rysunek 155: Kartoteka przelewów 8.3. Wyciągi bankowe Funkcjonalność umoŝliwia wprowadzanie wyciągów bankowych ręcznie lub teŝ moŝliwość zaczytania wyciągu z pliku, który moŝna wygenerować na stronie banku w formacie MT-940. W chwili obecnej są obsługiwane 4 banki takie jak: ING Bank Sląski, Raiffeisen Bank, PKO BP oraz Bank Millennium. Po wprowadzeniu wyciągu bankowego moŝna go rozliczyć z rozrachunkami. 107

108 Rysunek 156: Kartoteka wyciągów Dodawanie wyciągu bankowego Wchodząc bezpośrednio w opcję Wyciągów bankowych i wybierając opcje Dodaj uaktywniona zostanie moŝliwość dodania wyciągu. Dodając wyciąg bankowy istnieje moŝliwość wybrania konta bankowego na które zostaje dodany wyciąg oraz moŝliwość zaznaczenia Ŝe WB jest wprowadzony w walucie obcej. JeŜeli zaznaczy się opcję dane walutowe wówczas pojawią się dodatkowe pola, które pozwolą na wybór waluty oraz daty i kursu waluty. Pola, które uŝytkownik powinien wypełnić to: Numer wyciągu, Data, Kwota, Kontrahent, Konto (jest to bardzo waŝne aby wprowadzić je poprawnie poniewaŝ przy wprowadzaniu wyciągów na podstawie tego pola będzie identyfikowany kontrahent), Tytuł płatności. JeŜeli wszystkie dane zostały uzupełnione naleŝy wybrać opcję dodaj wiersz. Operację naleŝy powtórzyć do momentu kiedy wszystkie pozycje na WB zostaną dodane. Opcja Symbol księgowy pozwala na przypisanie wybranego symbolu dla dowolnego przelewu co usprawni księgowanie. 108

109 Rysunek 157: Dodawanie wyciągu bankowego JeŜeli juŝ mamy dodane przelewy na wyciągu bankowym wówczas naleŝy wybrać opcję DowiąŜ firmę po wybraniu której trzeba będzie wskazać kontrahenta. JeŜeli wybrany kontrahent ma zobowiązania wówczas moŝna je rozliczyć w kolumnie Rozliczane. Rysunek 158: Rozliczanie zobowiązań Wczytanie wyciągu bankowego Zaczytanie wyciągu bankowego moŝliwe jest po wybraniu opcji Wczytaj wyciąg a następnie wskazanie z jakiego banku będzie przeprowadzony import. Po wybraniu jednej z moŝliwych opcji 109

110 Rysunek 159: Wczytanie wyciągu bankowego pojawi się okno w którym trzeba wskazać lokalizację pliku i otworzyć go. JeŜeli plik jest wygenerowany z konta, które nie zostało dodane do słownika kont bankowych wówczas pojawi się okno informujące o tym zdarzeniu i trzeba będzie uzupełnić w nim dane: Rysunek 160: Dodawanie nowego konta Po dodaniu konta wyciąg bankowy zostanie zaczytany: 110

111 Rysunek 161: Dodanie wyciągu Wyciąg w powyŝszej formie zawiera przelew nie powiązane z kontrahentami. Aby je powiązać naleŝy UŜyć opcji DowiąŜ firmę, gdzie po wskazaniu kontrahenta zostanie do niego dodane konto bankowe na podstawie którego jest on identyfikowany i kolor takiego zapisu zostanie zmieniony z zielonego na biały. Rysunek 162: Dowiązanie przelewu do kontrahenta Przy kolejnym imporcie wyciągu z pliku system automatycznie będzie wiązał przelewy do kontrahenta. JeŜeli wybrany kontrahent ma zobowiązania wówczas moŝna je rozliczyć w kolumnie Rozliczane. 111

112 9. Narzędzia 9.1. Zarządzanie bazami danych Dzięki tej funkcji dokonujemy archiwizacji bazy danych (kopia bezpieczeństwa), moŝliwe jest takŝe przejście do innej bazy danych (moŝliwość przejścia pomiędzy bazami danych dostępna jest tylko na wersji demo lub w wersji dla biur rachunkowych), w opcji tej moŝna zmienić wprowadzone dane tj. nazwa wyświetlania bazy danych, czy zmiana ścieŝki do kopii bezpieczeństwa, moŝna takŝe zmienić lub dodać firmę Inwentaryzacja Przy pomocy tej funkcji moŝna dokonać inwentaryzacji w magazynie. RóŜnice wynikłe z inwentaryzacji uwzględniane są w magazynie poprzez generację odpowiednich dokumentów PW i RW, w zaleŝności od kierunku zmian ilości. Istnieje moŝliwość wykonania inwentaryzacji z wykorzystaniem oprogramowania dostarczanego na urządzenia mobilne palmtopy. Rysunek 163: Inwentaryzacja Przygotuj umoŝliwia przygotowanie listy towarów, które mamy na stanie a dodatkowo mamy moŝliwość przygotowania inwentury wszystkich towarów lub określonej grupy towarowej. Wykonanie tej operacji spowoduje usuniecie danych ostatnio przeprowadzonej inwentaryzacji, w celu przygotowania danych dla nowej inwentaryzacji. Drukuj arkusz spisu generuje wydruk arkusza spisu z natury (po uŝyciu Przygotuj ), który moŝna wydrukować i na nim sporządzić spis, który w dalszej części moŝe nam posłuŝyć do wprowadzenia ilości poszczególnych towarów w docelowej inwentaryzacji. Drukuj róŝnice generuje wydruk zestawienia róŝnic inwentaryzacyjnych (jeŝeli są jakiekolwiek róŝnice po wprowadzeniu Ilości z inwentaryzacji). Zeruj ilości z inwentaryzacji zeruje całą kolumnę Ilość z inwentaryzacji dla wszystkich towarów z tabeli. 112

113 Kolumna Ilość z inwentaryzacji jest to jedyna aktywna kolumna, w której moŝna edytować wartości. Zatwierdź wykonanie inwentaryzacji, uruchomienie tej opcji spowoduje modyfikacje stanu magazynowego wg przygotowanej inwentaryzacji (wygenerowane dokumenty RW i PW wg potrzeb). Po wykonaniu tej opcji przygotowane dane zostaną usunięte. Jeśli ma zostać sporządzony wydruk róŝnic inwentaryzacyjnych naleŝy go zrobić przed wykonaniem zatwierdzenia. Drukuj RW / Drukuj PW generują wydruk odpowiednich dokumentów po zatwierdzeniu inwentaryzacji (do tego czasu przyciski te są nie aktywne). OK zapisuje dotychczas wprowadzone dane i zamyka okno Inwentaryzacja. Anuluj zamyka okno Inwentaryzacja. Aktualizuj stany magazynowe funkcja aktualizuje stan w kolumnie ilość z inwentaryzacji w zaleŝności od ruchu asortymentu na magazynie Obsługa kas fiskalnych Zadaniem tej funkcji jest wymiana danych między programem a kasą fiskalną. Program moŝe pracować (zamiennie) z kilkoma typami kas. Zdefiniować moŝna wiele niezaleŝnych konfiguracji które pozwolą na uŝytkowanie wielu kas jednocześnie (nawet róŝnych producentów), bez konieczności ciągłej zmiany ustawień Wprowadzenie Wprowadzenie Obsługa kas fiskalnych polega w skrócie na wysyłaniu definicji towarów z programu magazynowego do kasy oraz odbieraniu z niej dokonanej sprzedaŝy. W procesie wysyłki udział biorą tylko towary w których zaznaczono opcję UŜywany na kasie fiskalnej (opcja Słownik ->definicje towarów->dane dodatkowe). Tak zaznaczony towar musi mieć nadany unikalny numer PLU, co system czyni automatycznie. Numer PLU jest identyfikatorem/ łącznikiem między definicją towaru w kasie i w programie magazynowym. Z tego powodu zmiana numeru PLU jest bardzo istotna i musi być przeprowadzana bardzo ostroŝnie. Niedopuszczalne jest aby dokonywać zmiany numeru PLU przy nieodebranej sprzedaŝy z kasy. Z powodu ograniczeń kas co do długości nazwy i jej unikalności, jako nazwę wysyłaną program stosuje pole Nazwa na drukarkę/kasę fiskalną. Oczywiście system automatycznie proponuje nazwę identyczną do nazwy standardowej z kartoteki. Zadaniem uŝytkownika jest ewentualne zmodyfikowanie opisywanej nazwy dodatkowej, w celu zapewnienia unikalności na zadanej ilości znaków (w zaleŝności od typu kasy patrz instrukcja producenta kasy). W definicji towarów waŝnej jest równieŝ zdefiniowanie symboli stawek VAT stosowanych w kasie. W opcji Słowniki -> Stawki VAT naleŝy wypełnić pole Kod Drukarki Fiskalnej zgodnie z symbolika przyjęta w kasie, np. stawka 23% symbol A, stawka 8% symbol B itp. Większość kas stosuje zasadę identyfikacji stawek VAT za pomocą początkowych liter alfabetu, stosując kolejność od stawki o najwyŝszej do najniŝszej (jak w przykładzie). RóŜnice są tylko w stawce ZW niektóre kasy stosują kolejną literę alfabetu np. E inne z kolei literę Z patrz instrukcja do kasy fiskalnej. Drugi waŝny element komunikacji z kasą, czyli odbiór sprzedaŝy, polega na odczycie ilości i 113

114 wartości sprzedanych pozycji towarowych na kasie i zaimportowaniu ich do magazynu. Następuje tutaj wystawienie zbiorczego paragonu i aktualizacja stanów magazynowych o sprzedane ilości. Po poprawnym odbiorze sprzedaŝy (i tylko wówczas) kolejnym krokiem musi być uruchomienie funkcji kasowanie sprzedaŝy. W przeciwnym przypadku przy kolejnym odczycie, sprzedaŝ zostanie zdublowana. Kasowanie nie jest funkcją automatyczną, aby zapobiec utracie danych w przypadku wystąpienia niespodziewanego błędu w trakcie odbioru sprzedaŝy. U W A G A Koniecznie wykonaj niezwłocznie kasowanie sprzedaŝy po poprawnym wykonaniu odbioru sprzedaŝy. Sposób Obsługi kas fiskalnych w programie Magazyn Biznes moŝna opisać za pomocą poniŝszego algorytmu: I. Czynności jednorazowe 1. Skonfigurowanie parametrów kasy w programie Magazyn Biznes patrz Czynności wstępne 2. Skonfigurowanie fizyczne kasy fiskalnej patrz Pozostałe funkcje konfiguracyjne II Czynności wielokrotne (wykonywanie codziennie) 1. Programowanie towarów, w zaleŝności od potrzeby, tj zmiany danych np. ceny, lub w przypadku wystąpienia nowych pozycji. Wykonywane zawsze po zakończeniu (lub przed rozpoczęciem) sprzedaŝy 2. Prowadzenie sprzedaŝy na kasie 3. Po zakończeniu sprzedaŝy na kasie, na koniec dnia, wykonanie Odbioru sprzedaŝy 4. Wykonanie Kasowania sprzedaŝy po poprawnym Odbiorze sprzedaŝy. 5. Programowanie towarów, w zaleŝności od potrzeby, tj zmiany danych np. ceny, lub w przypadku wystąpienia nowych pozycji. Wykonywane zawsze po zakończeniu (lub przed rozpoczęciem) sprzedaŝy Czynności wstępne Pierwsze okno startowe słuŝy do zarządzania konfiguracjami, moŝna usuwać, dodawać lub modyfikować nazwę wpisów. 114

115 Rysunek 164: Konfiguracja kas fiskalnych Przejście do obsługi konkretnej konfiguracji następuje po wybraniu przycisku Uruchom. Rysunek 165: Wybór typu kasy fiskalnej 115

116 W pierwszej kolejności naleŝy ustalić jaki typ kasy będzie obsługiwany w danej konfiguracji. W Opcji System > Typ kasy mamy do wyboru całą listę kas obsługiwanych przez OKF. W kolejnym kroku musimy przejść do zdefiniowania ustawień wybranej kasy, opcja Ustawienia > Konfiguracja. Zawartość okna, czyli ilość i rodzaj ustawień jest zaleŝy od wybranego typu kasy. Lista wszystkich moŝliwych danych do wprowadzenia: Port nazwa portu komunikacyjnego kasy, wybór z listy, wraz z numerem portu (standardowo COM 1) Szybkość szybkość transmisji, wybór z listy moŝliwych (standardowo 9600). Stosowanie duŝych prędkości przyspiesza proces wymiany informacji, lecz moŝe być źródłem błędów i przerwań transmisji, naleŝy więc dostosować wybór do konkretnych warunków danej instalacji (metodą testów) Numer kasy numer logiczny zdefiniowany w kasie (wymagany przez niektóre kasy). Numer naleŝy odczytać z urządzenia (fabrycznie kasa ma numer 1) Stosuj kod kreskowy w pewnych typach kas, definicje towarów nie posiadają pola kod kreskowy, tylko kod jest jednocześnie numerem PLU czyli identyfikatorem towaru. Zaznaczając opisywaną opcję wskazujemy aby program magazynowy stosował zamiast numeru PLU kod kreskowy. Oczywiście nadal wymagane jest aby towar był zaznaczony jako uŝywany na kasie, lecz nadany numer PLU jest nieistotny, zamiast niego identyfikatorem jest kod kreskowy (pierwszy jeśli jest ich więcej przypisanych do danej pozycji) Pozycje występujące tylko dla kas firmy Novitus: Rysunek 166: Konfiguracja połączenia kasy fiskalnej liczba WACK w przypadku gdy kasa jest zajęta wykonywaniem jakieś czynności wysyła do komputera znaki WACK informujące o tym fakcie i nakazujące oczekiwać. Liczba WACK mówi programowi po ilu znakach ma przestać oczekiwać i przerwać transmisję (domyślnie 2) Pozycje występujące tylko dla kas firmy Elzab (znaczenie opisane w dokumentacji producenta): Programy narzędziowe ścieŝka dostępu do programów komunikacyjnych dostarczanych przez firmę Elzab. Standardowo programy te są dostarczane wraz z INFOR Systemem w podkatalogu Elzab. Podanie błędnej ścieŝki spowoduje niezapisanie konfiguracji kasy. Multiplekser czy kasa jest podłączona bezpośrednio czy za pomocą multipleksera - wybór z z listy Kanał multipleksera gdy podłączenie przez multiplekser wówczas określamy przez który kanał Łącze modemowe sekcja stosowana w przypadku podłączenia kasy przez modem telefoniczny 116

117 Podstawowe funkcje konfiguracyjne Oprócz funkcji opisanych w Czynnościach wstępnych, kasy wymagają jeszcze zdefiniowaniu wielu innych ustawień typu stawki VAT, nagłówek paragonu, kasjerzy itp. Wiele kas nie pozwala na wykonanie tych czynności z poziomu komputera, konfigurację naleŝy przeprowadzić fizycznie na kasie. Nie wszystkie ustawienia są konieczne do wykonania np. nie trzeba programować kasjerów, zaleŝy to od specyfiki kasy oraz wymagań uŝytkownika. W zaleŝności od typu kasy mamy dostęp z OKF'a do następujących pozycji, zgrupowanych w opcji Ustawienia: Stawki VAT zapis (oraz ewentualnie odczyt) zdefiniowanych symboli stawek VAT do kasy Nagłówek zapis/odczyt nagłówka paragonu, (dla niektórych kas stopki paragonu ) Wyślij komunikat wyświetlenie/wydrukowanie dowolnego tekstu na kasie Kasjerzy zapis/odczyt kasjerów. Najczęściej dane kasjerów to nazwa, identyfikator (numer) oraz hasło Data i czas zapis/odczyt aktualnego czasu i daty z kasy Status kasy odczyt statusu który odsyła kasa o swoim aktualnym stanie i ustawieniach Jednostki zapis/odczyt słownika jednostek miar do kasy. Istnieje równieŝ moŝliwość importu słownika z kasy do programu Magazyn Biznes. W takim przypadku jednostki z kasy wypełnią słownik programu. Grupy towarowe - zapis/odczyt słownika grup towarowych do kasy. Istnieje równieŝ moŝliwość importu słownika z kasy do programu Magazyn Biznes. W takim przypadku grupy z kasy wypełnią słownik programu Opcja Towar Opcja Towar słuŝy do obsługi bazy towarowej w kasie. W celu umoŝliwienia wykonywania sprzedaŝy na kasie, naleŝy najpierw zaprogramować bazę towarową na urządzeniu. KaŜda kasa posiada wymogi co do unikalności oraz długości programowanej nazwy patrz punkt Wprowadzenie. Zapis towarów nie moŝe teŝ odbywać się w dowolnym momencie, tylko po zakończeniu sprzedaŝy, opisuje to dokładnie instrukcja producenta kas. Próba złamania któreś z powyŝszych zasad będzie powodem występowania błędu zapisu. W zaleŝności od typu kasy, baza towarowa moŝe zawierać tylko podstawowe dane jak: nazwa, identyfikator, cena, stawka VAT jak i bardziej rozbudowane o: grupę towarową, jednostkę miary, kod kreskowy. 117

118 W OKF'ie do obsługi bazy towarowej mamy następujące funkcje: - Zapis Wybrane moŝliwość zapisu do kasy wszystkich/wybranych towarów oznaczonych jako uŝywanena kasie fiskalnej - Zapis Z dokumentu PZ moŝliwość zapisu do kasy pozycji towarowych występujących na wybranym dokumencie PZ (przydatne dla zapisu nowo zakupionych towarów, bez konieczności wyszukiwania ich w bazie) - Odczyt Wszystkie moŝliwość odczytu z kasy całej bazy towarowej. Opcja rzadko stosowana z powodu długiego czasu wykonania w przypadku duŝej bazy towarowej. Po odczycie istnieje moŝliwość usunięcia wybranych pozycji towarowych z kasy (zaleŝnie od typu kasy) - Odczyt - Wybrane moŝliwość odczytu z kasy wybranego zakresu towarów. Zakres podawany jest przez wyszczególnienie numeru PLU od... do.. Opcja stosowana częściej niŝ Odczyt Wszystkie z powodu moŝliwości zawęŝenia czasu wykonania. Po odczycie istnieje moŝliwość usunięcia wybranych pozycji towarowych z kasy (zaleŝnie od typu kasy) - Usuń moŝliwość usunięcia wybranych pozycji towarowych - Import - moŝliwość importu pozycji towarowych z kasy do słownika Magazyn Biznes UWAGA Opcja importu jest wykorzystywana w przypadku gdy wdroŝenie, rozpoczęcie pracy programu Magazyn Biznes odbywa się w lokalizacji gdzie od dłuŝszego czasu znajdują się pracujące kasy fiskalne z danymi towarowymi. Dzięki temu moŝna zaimportować bazy z kasy bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. NaleŜy tylko pamiętać, Ŝe zaimportowane bazy nie posiadają pełnej informacji wymaganej do poprawnej pracy programu Magazyn Biznes i naleŝy po imporcie uzupełnić ręcznie brakujące dane Opcja SprzedaŜ Rysunek 167: Towary wysyłane na kasę fiskalną Opcja wykonywana na zakończenie dnia, po zamknięciu sprzedaŝy. W zaleŝności od typu kasy, przed wykonaniem odczytu sprzedaŝy, wymaga się aby wykonać raport dobowy fiskalny patrz instrukcja producenta kasy. Do dyspozycji mamy następujące funkcje: - Odczyt sprzedaŝy powoduje odczytanie z kasy informacji o sprzedanych towarach, wyświetlenie poszczególnych pozycji z informacją o ilości i wartości sprzedaŝy. Po naciśnięciu klawisza zatwierdź, program wystawi (jeśli tylko będzie wystarczający stan magazynowy) zbiorczy 118

119 paragon na wykonaną sprzedaŝ i zaktualizuje stan magazynowy, konkretnych pozycji towarowych. Po poprawnym odbiorze sprzedaŝy nastąpi pytanie o kasowanie sprzedaŝy, które naleŝy koniecznie wykonać. - Kasowanie sprzedaŝy opcja pozwalająca dokonać kasowania sprzedaŝy w przypadku gdy nie zostało ono wykonane po odbiorze sprzedaŝy. U W A G A Dane o wykonanej sprzedaŝy zostają pamiętane przez kasę do czasu wykonania kasowania. Jeśli więc dokonamy odbioru sprzedaŝy (powstanie zbiorczy paragon) następnie nie dokonamy kasowania przed rozpoczęciem kolejnej sprzedaŝy (kolejnego dnia) wówczas przy kolejnym odbiorze, wielkość sprzedaŝy zostanie skumulowana, zawyŝona Informacje specyficzne dla danych typów kas Dotyczy kasy ELZAB Alfa extra W czasie korzystania z obsługi kasy fiskalnej Elzab extra poprzez program Magazyn 2 Multi, moŝe wystąpić problem, podczas próby zapisania nowych towarów na kasę. Problem ten moŝe wystąpić tylko, gdy uŝytkownik korzysta z systemu operacyjnego Linux. Gdy w okienku Obsługa kas fiskalnych z menu Towar wybierzemy opcję Zapisz pokaŝe się nam okno z towarami, które mają przydzielony numer PLU (czyli są uŝywane na kasie fiskalnej), gdy zaznaczymy towary do zapisania na kasie i naciśniemy przycisk Zapisz zaznaczone lub naciśniemy przycisk Zapisz wszystkie moŝe wystąpić błąd. Problem ten objawia się poprzez wygenerowanie okienka komunikatu błędu z informacją time-out odbierania. Błąd pojawia się wtedy, gdy próbujemy zapisać nowy towar, którego nie ma jeszcze na kasie, pod nieuŝywany numer PLU na kasie. Dalsza praca z kasą fiskalną jest moŝliwa po restarcie kasy (wyłączenie/włączenie), jeśli nie zrestartujemy kasy przy kaŝdej kolejnej próbie połączenia się z kasą (np. zapisanie jednostek, grup towarowych, czytanie listy towarów na kasie itp.), pojawi się okienko komunikatu błędu z informacją time-out nadawania. Błąd dotyczy interfejsu programowego dostarczanego przez producenta kasy. Problem nie występuje, gdy korzystamy z systemu operacyjnego Windows Dotyczy kasy Fasy Kasa Fasy jest specyficzną pozycją poniewaŝ, jako jedyna nie posiada w ogóle zaimplementowanej funkcji odczytu towarów zaprogramowanych w kasie do komputera, co jest bardzo duŝym minusem w analizie bazy towarowej kasy. Towary, w odróŝnieniu od kas innych producentów, nie posiadają przypisanej stawki VAT. O stawce VAT danej pozycji decyduje to, do jakiego działu towarowego jest przypisana. KaŜdy dział ma z kolei przypisana stawkę VAT i poprzez to kasa przyporządkowuje odpowiedni VAT dla danego towaru, innymi słowy jaki dział taka stawka VAT. Niepospolita konstrukcja identyfikacji stawki VAT wymusza pewne czynności wstępne które naleŝy wykonać przed podłączeniem kasy z komputerem. Kasa ma nietypowy sposób komunikacji z komputerem, wysyła ona w sposób ciągły, w sekundowych odstępach czasu ramkę HALLO i gdy komputer odpowie wówczas zostają wymieniane dane. W kaŝdej innej kasie to komputer nawiązuje transmisje, tutaj jest zgoła inaczej. Niestety taki sposób transmisji szczególnie jest niekorzystny i moŝe generować problemy, przy długiej wymianie informacji, tj szczególnie przy odbiorze sprzedaŝy. W przypadku wystąpienia problemów z transmisją zalecamy wyjście z OKF'a i wykonanie ponownej próby komunikacji, po uruchomieniu Obsługi Kas Fiskalnych. Czynności wstępne 119

120 UWAGA niniejszy punkt jest bardzo waŝny i wszystkie czynności w nim opisane są konieczne, w celu umoŝliwienia transmisji między komputerem a kasą. 1. Zaprogramowanie na kasie 8 działów towarowych odpowiadających stawką VAT dział 1 stawka A, dział 2 stawka B,...dział 8 stawka H (czyli zwolniona). Działy muszą mieć nadaną nazwę (dowolną) oraz nadaną stawkę VAT jw 2. Ustawić flagę systemową nr 20 w kasie na wartość 0 patrz instrukcja kasy 3. Ustawić flagę systemową nr 36 w kasie na wartość 0 patrz instrukcja kasy 4. Ustawić flagę systemową nr 48 w kasie na wartość 3 patrz instrukcja kasy 5. Ustawić flagę systemową nr 54 w kasie na wartość 0 patrz instrukcja kasy 6. Ustawić flagę systemową nr 55 w kasie na wartość 2 patrz instrukcja kasy 7. Ustawić flagę systemową nr 58 w kasie na wartość 2 patrz instrukcja kasy Zasady komunikacji z kasą: 1. Kasa moŝe pracować w dwóch trybach: - towar identyfikowany jest przez kod kreskowy (zaznaczone Konfiguracja-> Stosuj kod kreskowy) wówczas w kasie towar wybierany jest przez podanie kodu kreskowego, w Magazyn Biznes wymaga się aby kaŝda pozycja towarowa miała nadany kod kreskowy oraz numer PLU - towar identyfikowany jest przez PLU (odznaczone Konfiguracja-> Stosuj kod kreskowy) wówczas w kasie towar wybierany jest przez numeru PLU, w Magazyn Biznes wymaga się aby kaŝda pozycja towarowa miała nadany numer PLU 2. Zapis towarów moŝe być wykonany tylko po wykonanym raporcie dobowym fiskalnym zerującym a przed wykonaniem sprzedaŝy. 3. Odczyt sprzedaŝy moŝe być wykonany tylko po raporcie dobowym fiskalnym zerującym. Kasa musi się znajdować w trybie sprzedaŝy kluczyk na R, oraz musi być zablokowana klawisz Zegara patrz instrukcja do kasy. 4. Zerowanie sprzedaŝy polega na wykonaniu raportu nr 2020, w przypadku problemów z jego wykonaniem, moŝna wykonać raport ręcznie na kasie kluczyk na Z raport Odczyt sprzedaŝy podaje wielkości zarejestrowane od poprzedniego raportu 2020 (nie od raportu dobowego). 6. Kasa nie posiada funkcji odczytu towarów, zapisu zmiany cen i wielu innych 7. Kasa nie posiada małych liter. Dotyczy kasy Elemis Kasa nie posiada dosyć istotnych funkcji jak usuwanie towarów, kasowanie sprzedaŝy, obsługi kasjerów, jednostek miar itd. Nie posiada równieŝ sygnalizacji błędów transmisji, nie odsyła Ŝadnych komunikatów o błędach. Jeśli kasa otrzyma rozkaz którego nie moŝe wykonać bo jest błędny w danej chwili (np. próba zmiany towaru przy niezerowej sprzedaŝy), to go nie wykonuje i nie odsyła Ŝadnej informacji zwrotnej. Na komputerze zobaczymy więc tylko komunikat, Ŝe brak odpowiedzi z kasy. Kasa będzie wymagała od uŝytkownika świadomego wykorzystania, naleŝy przestrzegać zasad opisanych poniŝej. 1. PoniewaŜ nie ma funkcji odczytu towaru wybiórczo ani wszystkich, naleŝy podać liczbę towarów które chcemy odczytać, wówczas program wysyła do kasy zapytanie o wskazaną ilość pozycji. Oczywiście podanie duŝej liczby będzie skutkowało dłuŝszym wykonaniem(bez względu na faktyczna liczbę towarów zapisanych w kasie), poniewaŝ program wygeneruje wiele zapytań do kasy. Dla przykładu podanie liczby 4 powoduje wykonanie jednego zapytania (kasa zawsze odsyła 4 pozycje) i zwraca 4 pierwsze towary. Podanie liczby 5 powoduje wykonanie 2 zapytań (kasa zawsze odsyła 4 pozycje) i zwraca 8 pierwszych towarów itd. 120

121 2. Zapis towarów moŝe być wykonany tylko po wykonanym raporcie dobowym fiskalnym zerującym a przed wykonaniem sprzedaŝy. 3. Po odczycie sprzedaŝy naleŝy samemu wyzerować liczniki w kasie za pomocą raportu: RAPORTY FISKALNE->RAPORT PLU/MAGAZYNOWY->TYLKO SPRZEDANE W innym przypadku kolejny odczyt powieli sprzedaŝ Przerzutnik do zewnętrznego programu księgowego Funkcja dostępna równieŝ na kombinację klawiszy Alt+K. Zadaniem tej funkcji jest przeniesienie zestawu dokumentów do zewnętrznych programów finansowo-księgowych firmy dgcs S.A., w tym Księgi Przychodów i Rozchodów i Księgi Handlowej. Rysunek 168: Przerzutnik do zewnętrznego programu księgowego Przycisk Konfiguracja udostępnia okno wyboru typów dokumentów przeznaczonych do księgowania. 121

122 Rysunek 169: Konfiguracja księgowanych dokumentów Zestaw dokumentów księgujemy zaznaczając ich wybór, wykorzystując kolumnę Z. Przyciskiem Usuń zaznaczone wybrany dokument usuwamy z propozycji księgowania. Usunięty dokument nie pojawi się więcej na liście dokumentów gotowych do księgowania, nie będzie równieŝ zaksięgowany. Usunięcie podczas trwania sesji moŝna odwołać. Przyciskiem Księguj zaznaczone księgujemy wybrany zestaw dokumentów. Operacje zaksięgowane moŝna podglądać. Fizyczne zaksięgowanie następuje poprzez wykorzystanie programu finansowo-księgowego Import danych do INFOR System Funkcję importu danych z Magazynu Multi DOS znajdziemy w menu Narzędzia > Import danych do INFOR System. Funkcja umoŝliwia import danych z innych systemów np. Magazynu Multi DOS, Magazynu / Fakturowania autorstwa firmy dgcs Biznesmen Sp. Z O.O. Dane jakie są przenoszone to słowniki: magazynów, stawek VAT, towarów i usług, kontrahentów, stany magazynowe, płatności, cenniki. Rysunek 170: Import danych z Magazynu Multi Import danych moŝna dokonać tylko na czystej bazie danych wskazując katalog główny w przypadku programu Magazyn Multi lub bazę danych (plik Firma.mdb) w przypadku programów firmy dgcs Biznesmen. 122

123 W programie istnieje takŝe moŝliwość importu danych z pliku Excela. Standardowo w katalogu głównym programu znajduje się podkatalog importxls, w którym znajdują się 2 pliki: import.xls, który jest właściwym plikiem pozwalającym na import danych do programu. Im więcej danych zostanie zamieszczonych w pliku z godnie z przygotowanym szablonem tym więcej zostanie zaczytanych do pliku. Przyklad.xls, który jest przykładowym plikiem z juŝ wypełnionymi danymi Przecena towarów Rysunek 171: Przecena towarów Funkcjonalność umoŝliwia przecenę towarów wg. róŝnych parametrów tj.: MoŜliwość zmiany o: procent, wartość i na wartość. Opcja zmiany: od netto lub od brutto Wybierz towary otwiera okno szukaj produktów, gdzie mamy moŝliwość wybrania produktów, które chcemy przecenić. Wybierz grupę towarową pozwala na wybranie towarów przypisanych do danej grupy towarowej. Usuń towar z listy usuwa zaznaczony asortyment Wyczyść listę czyści listę wprowadzonego asortymentu Przelicz przeliczy ceny wg. Ustawionych parametrów (MoŜliwość zmiany o: procent, wartość i na wartość, opcja zmiany: kierunek liczenia VAT od netto lub od brutto). Zapisz ceny zapisuje ustawiania 123

124 Zamknij zamyka okno 9.7. Zmiana cen Narzędzie umoŝliwiające zmianę cen wybranych towarów. Rysunek 172: Zmiana cen 9.8. Sprawdzarka cen Obsługa sprawdzarek Elzab z interfejsem typu lan czyli komunikacją poprzez sieć komputerową, zrealizowana jest za pomocą aplikacji Serwer M2M. Dla zapewnienia wymiany danych między sprawdzarkami a systemem INFOR System, konieczne jest aby na jednym z komputerów posiadającym dostęp do bazy danych INFOR System, był uruchomiony opisany Serwer M2M, z aktywnym serwerem obsługi sprawdzarek. Komunikacja odbywa się poprzez protokół UDP, na porcie Sprawdzarka nie posiada Ŝadnych informacji o bazie towarowej, na bieŝąco on-line odpytuje serwer o wczytany kod kreskowy. W przypadku gdy odczytany kod kreskowy nie znajduje się w bazie INFOR System, zostanie wyświetlony napis!!brak POZYCJI!! Przed uruchomieniem serwera sprawdzarek, naleŝy dokonać jego konfiguracji poprzez przycisk Konfiguracja. Ustalamy parametry globalne, czyli: - Czas trwania napisu w sekundach jak długo sprawdzarka wyświetla napis po zeskanowaniu kodu kreskowego, 0 oznacza, Ŝe napis jest wyświetlany aŝ do kolejnego skanu - Sygnał dźwiękowy określa czy sprawdzarka po skanowaniu kodu ma generować dźwięk. Mamy do dyspozycji: brak, potwierdzenie dźwięk po skanie, błąd dźwięk tylko w przypadku wystąpienia błędu - Nazwa na drukarkę jako nazwa określa czy Serwer jako nazwę towaru ma wysyłać pole Nazwa z kartoteki, czy teŝ pole Nazwa na drukarkę 124

125 W drugim kroku określamy zawartość napisu jaki ma wyświetlać sprawdzarka w reakcji na skanowany kod kreskowy. W przypadku sprawdzarek tekstowych mamy do dyspozycji 2 linie po 20 znaków, w przypadku graficznych mamy 3 linie po 32 znaki. Standardowo sprawdzarka tekstowa jest ustawiona w ten sposób, Ŝe pierwsza linia prezentuje Nazwę, druga natomiast napis cena i cenę towaru. Sprawdzarka graficzna w pierwszej i drugiej linii prezentuje nazwę w trzeciej napis cena i cenę towaru. moŝna dowolnie zmienić zawartość kaŝdej linii do wyboru mamy: - dowolny napis na początku linii (max 5 znaków) - nazwę - indeks towaru - ceną - dowolny napis na końcu linii (max 5 znaków) Przykład chcemy mieć w pierwszej linii tekst cena następnie cenę towaru oraz tekst zł zaznaczamy tekst początkowy, wpisujemy słowo cena, zaznaczamy opcję cena, zaznaczamy tekst końcowy, wpisujemy zł Rysunek 173: Sprawdzarka cen - konfiguracja Tylko elementy zaznaczone biorą udział w tworzeniu napisu. Napis tworzony jest w ten sposób, iŝ sklejane są wszystkie zaznaczone opcje i następnie wynik końcowy jest obcinany do pierwszych 20 znaków. Wynika z tego, iŝ jeśli zaznaczymy np. w jednej linii nazwa i indeks to w przypadku gdy nazwa będzie dłuŝsza niŝ 20 znaków,wówczas indeks zostanie wycięty i linia będzie składać się tylko z 20 pierwszych znaków nazwy Zaznaczenie pola - Nazwa cdn w kolejnych liniach pozwala na wyświetlenie dalszej części nazwy w przypadku gdy nie zmieściła się w poprzedniej linii (miała więcej niŝ 20 znaków). Harmonogram wdroŝenia sprawdzarek LAN w programie INFOR System: 1. Zdefiniowanie w sprawdzarkach numeru IP sprawdzarki oraz IP serwera za pomocą programu producenta dostępnego na stronie 2. Konfiguracja serwera sprawdzarek zawartość linii tekstu wyświetlanych w sprawdzarkach 3. Uruchomienie serwera sprawdzarek na stałe 10. Produkcja Moduł produkcji (konfekcjonowania) umoŝliwia proste wytwarzanie nowych wyrobów zgodnie z 125

126 pewną recepturą. MoŜna teŝ podzielić jakiś produkt na składniki Opcja dekompletacji oznacza tu demontaŝ wytworzonego wyrobu Katalog wyrobów Katalog wyrobów to lista dostępnych wyrobów wraz z recepturą ich wytwarzania. MoŜna zdefiniować nowy wyrób, usunąć zbędny lub zmienić recepturę ( Składniki ) lub inne parametry ( Zmień ). Rysunek 174: Produkcja - katalog wyrobów Włączona opcja Edycja pozwala na dokonanie zmian w katalogu. Przyciski Info oraz Słownik produktów pozwalają na szczegółową analizę informacji o towarze oraz podgląd definicji wyrobu w słowniku produktów. Zaznaczenie opcji Dekompl. (dekompletacja) oznacza, Ŝe wyrobu nie będziemy składać lecz dzielić w odpowiednich zdefiniowanych proporcjach kosztowych. Katalog moŝna przeglądać równieŝ jako drzewo wyrobu. Lepiej wtedy widać strukturę bardziej skomplikowanych wyrobów. Rysunek 175: Drzewo wyrobów 126

127 MoŜna zdefiniować nowy wyrób: Rysunek 176: Dodawanie wyrobu Parametry wyrobu widać na ekranie. W kalkulacji ceny moŝe pomóc automatyczne wyliczanie kosztu według aktualnego stanu magazynowego składników wyrobu (średnia waŝona). Zmiana składników wyrobu wyświetli zmieniony koszt dopiero po ponownym wejściu do okna. Dopiero bowiem przycisk OK zmienia dane umieszczone w bazie danych. Pole Magazyn określa magazyn wyrobów gotowych. Składniki pobierane są zawsze z magazynu w którym aktualnie pracujemy. Pole Sposób decyduje o sposobie wytwarzania produktu. Parametr Z półproduktów wymaga dostępności w magazynie wszystkich określonych składników wyrobu, w tym równieŝ wyszczególnionych w recepturze półproduktów. Parametr Z elementów końcowych traktuje półprodukt tylko jako definicję upraszczającą recepturę. W procesie produkcji półprodukty są zamieniane na elementarne surowce z jakich zostały zdefiniowane. Prosty przykład. Wyrób_x składa się z następujących składników: surowiec_1 2 szt. surowiec_2 2 szt. Wyrób_y składa się z następujących składników: surowiec_1 1 szt. Wyrób_x 1 szt. W przypadku sposobu Z półproduktów wyprodukowanie jednego produktu Wyrób_y wymaga dostępności w magazynie pozycji: surowiec_1 1 szt. Wyrób_x 1 szt. W przypadku sposobu Z elementów końcowych wyprodukowanie jednego produktu Wyrób_y wymaga dostępności w magazynie pozycji: surowiec_1 3 szt. (bo 2 z Wyrób_x) surowiec_2 2 szt (jak wyŝej). W kolejnym kroku ustalamy składniki, czyli recepturę. W skład wyrobu moŝe wchodzić dowolny towar zdefiniowany w słowniku produktów. MoŜe to być równieŝ wcześniej zdefiniowany inny wyrób. W tym przypadku będzie on traktowany jako półprodukt dla aktualnie definiowanego wyrobu. Program dba aby nie dopuścić do błędnego zagnieŝdŝania wyrobów w definicji. W przypadku dekompletacji wyrobu (zakupionego u kontrahenta) określamy na co zostaje on zdekompletowany i określamy proporcje (w procentach) rozkładu kosztów. 127

128 10.2. Wytwarzanie Mając gotowy katalog wyrobów moŝna przejść do etapu wytwarzania. Rysunek 177: Wytwarzanie Górna tablica w oknie to lista wyrobów, które moŝna wyprodukować lub podzielić (Dekompletacja). Przycisk Dodaj przenosi wyrób do dolnej tablicy okna w której znajdują się wyroby, które chcemy wytworzyć. Przycisk Usuń usuwa te z których rezygnujemy. Nowe zadanie wyczyści tablicę wyrobów przeznaczonych do wykonania. Przycisk Zmień pozwala nam zmienić niektóre parametry wyrobu. Rysunek 178: Edycja wyrobu Przycisk Info dostarcza szczegółowej informacji o wybranym wyrobie tak jak w całym INFOR System. Przycisk Sprawdź udostępnia funkcję analizy wykonalności zadania. 128

129 Rysunek 179: Statystyka Składniki deficytowe podświetlane są w czerwonym odcieniu. Statystykę wykonalności moŝna wydrukować. W przypadku braku moŝliwości wykonania wyrobu przycisk Wykonaj staje się nieaktywny. Sprawdzenia moŝliwości wykonania jest równieŝ przeprowadzane przed akcją wykonania wyrobu (Wykonaj). Jeśli wytworzenie nie jest moŝliwe akcja wykonania zostanie zatrzymana. Jeśli jest dostępna odpowiednia ilość składników w magazynie akcja się wykona. Składniki wyrobu w odpowiedniej ilości zostaną zdjęte ze stanu magazynowego dokumentem RW. Wyrób w Ŝądanej ilości zostanie dodany do magazynu dokumentem PW. Utworzone dokumenty moŝna natychmiast obejrzeć lub wydrukować. Dokumenty produkcji Rysunek 180: Sprawozdanie Wszystkie dokumenty produkcji są zgromadzone w kartotece produkcji. Dokument produkcji jest spisem dokumentów magazynowych powstałych w procesie wytwarzania. Składniki zuŝyte w tym procesie mieszczą się w dokumentach RW. Nowe wyroby umieszczane są w dokumentach PW. Dokument produkcji wiąŝe te dokumenty ze sobą. Usunięcie dokumentu produkcji usuwa związane z nim dokumenty magazynowe. 129

130 Rysunek 181: Kartoteka dokumentów produkcji 11. Zamówienia Funkcja ta w łatwy sposób obsługuje system zamówień. Zamówienia dzielimy na zaopatrzenie, czyli zamówienia do dostawców oraz obsługę zamówień od klientów. Zamówienia automatyczne uzupełniają w sposób zautomatyzowany braki magazynowe Zamówienia do dostawcy Zamówienia do dostawców umoŝliwiają nam organizację systemu zaopatrzenia. Utworzenie dokumentu zamówienia odbywa się na tych samych zasadach, co utworzenie innych dokumentów w systemie. W tym przypadku najbliŝszym skojarzeniem będzie proces zakupu. Po wyborze dostawcy tworzymy dokument zamówienia. Rysunek 182: Zamówienia do dostawcy Zasady wypełniania dokumentu są podobne jak w przypadku dokumentu przyjęcia. Dodatkowe funkcje wspomagające automatyzację wystawiania zamówień to obsługa wzorców oraz wyszukiwanie asortymentu związanego z dostawcą. Przycisk Wzorzec pozwala zapisać właśnie 130

131 edytowane zamówienie jako wzorzec zamówienia dla danego klienta i moŝe być wykorzystane w przyszłości poprzez wczytanie zapamiętanego wzorca. KaŜdemu kontrahentowi moŝna przydzielić dowolną ilość takich wzorców. Rysunek 183: Lista dostępnych wzorców zamówień Zatwierdzone zamówienie jest zapisywane do kartoteki zamówień. MoŜna je wydrukować. Zamówienie moŝna automatycznie wysłać pocztą elektroniczną na adres dostawcy (z kartoteki). Realizacja zamówienia odbywa się z opcji menu Kartoteka zamówień do dostawców Kartoteka zamówień do dostawców Kartoteka zamówień do dostawców zawiera listę wystawionych zamówień. Tak jak kaŝdy inny dokument moŝna wybrany dokument poprawić lub usunąć. Rysunek 184: Kartoteka zamówień do dostawców Przycisk Realizuj umoŝliwia realizację wybranego zamówienia 131

132 Rysunek 185: Wybór sposobu realizacji Wybieramy rodzaj dokumentu. Pojawia nam się plansza edycyjna wybranego dokumentu Rysunek 186: Realizacja zamówienia do dostawcy Po wystawieniu odpowiedniego dokumentu zamówienie będzie odnotowane jako zrealizowane Zamówienie od klienta Edycja zamówienia od klienta odbywa się tak samo jak zamówienia do dostawcy. Mamy dostępny mechanizm wykorzystania wzorców w przypadku rutynowego zamawiania tego samego asortymentu przez klienta. Dostępna jest takŝe lista kupowanych przez klienta towarów. 132

133 Rysunek 187: Zamówienie od klienta Realizacja zamówienia wykonywana jest w kartotece zamówień od klientów Kartoteka zamówień od klientów Procedura obsługi tej kartoteki jest taka sama jak procedura obsługi zamówień od dostawców. Rysunek 188: Kartoteka zamówień od klientów Oprócz realizacji zamówienia moŝna dokument wydrukować w postaci Faktury Pro Forma lub wystawić Fakturę zaliczkową. Po realizacji zamówienie jest traktowane jako zrealizowane Faktura PRO Forma Program umoŝliwia wydrukowanie faktury PRO Forma. Dokument moŝna wydrukować w 133

134 kartotece zamówień od klientów. JednakŜe aby była moŝliwość wydruku takiego dokumentu trzeba wystawić zamówienie od klienta Faktury zaliczkowe Faktury zaliczkowe podobnie jak faktury PRO Forma moŝna wystawić w kartotece zamówień od klientów do wystawionego zamówienia. Po wybraniu opcji Faktura zaliczkowa pojawi się okno, w którym znajduje się lista faktur zaliczkowych do zamówienia. Rysunek 189: Lista faktur zaliczkowych do zamówienia JeŜeli nie została wystawiona Ŝadna faktura zaliczkowa wówczas trzeba wybrać opcję Nowa faktura zaliczkowa i edytować pole Kwota zaliczki wprowadzając oczekiwaną wartość faktury zaliczkowej. 134

135 Rysunek 190: Faktura zaliczkowa Aby wystawić fakturę końcową do wprowadzonych faktur zaliczkowych trzeba zrealizować (przycisk Realizuj) zamówienie w kartotece zamówień od klientów. 135

136 Rysunek 191: Faktura końcowa do faktur zaliczkowych Zamówienia automatyczne Zamówienia automatyczne uzupełniają stany magazynowe według przyjętego kryterium. W programie kryterium moŝna wybrać spośród trzech proponowanych. Rysunek 192: Rodzaj zamówień automatycznych Zamówienia (dostawy) według ilości minimalnych / optymalnych Wielkością zamówienia sterują w tym przypadku wartości skonfigurowane w definicji towarów i określające wartość minimalną towaru i wartość optymalną. W przypadku, gdy ilość towaru w magazynach spadnie poniŝej wartości minimalnej, program zaproponuje złoŝenie zamówienia uzupełniającego stan do wartości optymalnej. 136

137 Rysunek 193: Ustawienia limitów stanów magazynowych Zamówienia (dostawy) wg. Braków na zamówieniach od klienta W tym przypadku wielkością zamówienia sterują braki asortymentu znajdujące się na zamówieniach od klienta. Zamówienia (dostawy) według listy zamówień od klienta Wielkością zamówienia sterują: ilość dostępnego towaru, ilość zamówionego towaru od klientów. Jeśli zamówienie przekracza dostępną ilość towaru program zaproponuje uzupełnienie stanu poprzez wygenerowanie zamówienia na dany towar. Proponowane wartości zamówienia wynikają z przyjętego kryterium. Są one propozycją, którą moŝna oczywiście zmodyfikować. Generowanie zamówień automatycznych Pojawia się okno z listą brakujących towarów i proponowaną ilością zamawianego towaru (Deficyt). O ilości zamawianego towaru decyduje pole Do zamówienia. Pole to jest edytowalne. NaleŜy jeszcze wybrać dostawcę. W polu Kontrahent program proponuje dostawcę spośród tych, u których dany towar był wcześniej zakupiony. Wybranego przez program kontrahenta moŝna zmienić naciskając przycisk zmień kontrahenta. 137

138 Rysunek 194: Zamówienie automatyczne Jeśli nie odpowiada nam jakikolwiek spośród proponowanych dostawców wówczas moŝna wybrać dowolnego dostawcę spośród wszystkich będących w słowniku kontrahentów (przycisk Nowy Kontrahent). Jeśli chcemy głębiej przeanalizować strukturę zakupów lub inne parametry to wykorzystujemy powszechny w systemie podgląd informacji o towarze (przycisk Info). Jeśli juŝ określiliśmy ilość zamawianego towaru i wybraliśmy dostawcę moŝna wówczas wygenerować zestaw zamówień. Przycisk wykonaj generuje automatycznie dokumenty zamówień i umieszcza je w kartotece. Rysunek 195: Wykonanie zamówienia Zamówienia są grupowane na tak zwane sesje. KaŜda sesja powinna być nazwana aby łatwo zidentyfikować zestaw wygenerowanych dokumentów automatycznych. Wybierając opcję Wykonaj zostanie wygenerowane zamówienie do dostawcy, które moŝna odnaleźć w kartotece zamówień do dostawców. Przycisk Sesje udostępnia nam zbiór wygenerowanych dokumentów. 138

139 Rysunek 196: Wykonane zadania 12. Rozrachunki Moduł rozrachunków jest wspólny dla całego programu INFOR System, więc dostępny jest we wszystkich modułach mogących generować rozrachunki. Pomiędzy modułami mogą pojawiać się niewielkie róŝnice w niektórych opcjach lub teŝ część opcji moŝe być niedostępna w wybranych modułach. W niniejszej instrukcji zostaną opisane wszystkie opcje, natomiast jeŝeli będą istniały róŝnice pomiędzy poszczególnymi modułami, to będzie to wyszczególnione. W INFOR System rozrachunek jest pewnego rodzaju pochodnym dokumentem wygenerowanym przez dokumenty źródłowe wprowadzane w poszczególnych modułach (choć w szczególnym przypadku moŝe istnieć rozrachunek niepowiązany z Ŝadnym dokumentem źródłowym). Moduł rozrachunków w programie INFOR System pozwala na: generowanie rozrachunków (naleŝności, zobowiązania, nadpłaty nasze i nadpłaty kontrahentów), rozliczanie naleŝności i zobowiązań z nadpłatami, kompensowanie naleŝności z zobowiązaniami i nadpłat naszych z nadpłatami kontrahentów, kontrolę rozliczeń, kontrolę dokumentów źródłowych, wprowadzenie wartości początkowych, w modułach księgowych automatyczne księgowanie kompensat i wszystkich moŝliwych róŝnic kursowych. Opcje dostępne z menu głównego systemu Rozrachunki: NaleŜności wg kontrahentów, Zobowiązania wg kontrahentów, NaleŜności i nadpłaty kontrahentów, Zobowiązania i nadpłaty kontrahentów, Kompensaty naleŝności i zobowiązań, Kompensaty nadpłat, Księguj kompensaty (opcja dostępna tylko w Księdze Handlowej), RóŜnice kursowe (opcja dostępna we wszystkich modułach księgowych), RóŜnice kursowe z kompensat (opcja dostępna w modułach księgowych oprócz Ryczałtu), NaleŜności kontrahentów, Zobowiązania nasze, Płatności kontrahentów, Płatności nasze. 139

140 12.1. SprzedaŜ (naleŝności) KaŜdy nieuregulowany rachunek odbiorcy wobec nas trafia do kartoteki naleŝności. Prezentacja zaległości jest wykonana z podziałem na kontrahentów. Wybierając interesującego nas odbiorcę, widzimy wszystkie jego zaległości (np. niezapłacone faktury), zarówno przeterminowane jak i nie przeterminowane NaleŜności wg kontrahentów Zaznaczając opcję Pokazuj równieŝ rozliczone, będziemy mogli zobaczyć takŝe rozliczone dokumenty z wybranego okresu. W polach Zaległość i Przeterminowana zaległość, wyświetlana jest globalna wartość naleŝności wskazanego kontrahenta. W Polach Z (Zaznaczony) listy dokumentów moŝna umieścić znak wyboru i wykonać wybraną operację na wybranych dokumentach. Rysunek 197: NaleŜności wg. kontrahentów Po wybraniu opcji rozliczania pokaŝe się okno rozliczenia, które będzie inne w zaleŝności od modułu w którym pracujemy. W modułach handlowych moŝna rozliczyć dokumenty z wystawieniem dokumentu kasowego, który będzie dokumentem źródłowym płatności, a takŝe rozliczyć częściowo rozrachunek klikając na kolumnę Rozliczane i wprowadzając rozliczaną wartość. 140

141 Rysunek 198: Rozliczanie dokumentu Kartoteka zobowiązań kontrahentów wobec nas Jest to kartoteka, w której są widoczne wszystkie zobowiązania. Przy pomocy przycisku Rozlicz dokument moŝna rozliczyć taki dokument częściowo lub w całości. Rysunek 199: Kartoteka zobowiązań kontrahentów wobec nas Kartoteka płatności Kartoteka płatności zawiera wszystkie rozliczone dokumenty sprzedaŝy. JeŜeli płatność zostanie usunięta z tej kartoteki wówczas będzie moŝliwość ponownego rozliczenia rozrachunku. 141

142 Rysunek 200: Kartoteka płatności kontrahentów Noty odsetkowe W oknie Noty odsetkowe znajdują się dokumenty spłacone, ale po terminie. Do wybranego dokumentu moŝna wystawić notę odsetkową. W słowniku odsetek znajdują się dane, wg których obliczmy odsetki. W razie zmian stóp procentowych, naleŝy umieścić odpowiedni wpis w słowniku. KaŜda wystawiona nota odsetkowa jest zapisywana w kartotece not. Wystawiona nota jest jednocześnie nowym nierozliczonym dokumentem, pojawia się więc w kartotece rozrachunków. Tam naleŝy uwzględnić jej płatność. Noty odsetkowe dotyczą wyłącznie dokumentów rozliczanych w złotych polskich. Rysunek 201: Noty odsetkowe 142

143 Kartoteka not odsetkowych Rysunek 202: Kartoteka not odsetkowych NaleŜności i nadpłaty kontrahentów Program umoŝliwia rozliczanie dokumentów metodą parowania zaległości i nadpłat. Okno podzielone jest na 3 części: wszyscy kontrahenci (lewy panel), nierozliczone naleŝności wybranego kontrahenta (prawy panel górna część), nierozliczone nadpłaty wybranego kontrahenta (prawy panel dolna część). Istnieją dwa sposoby rozliczania naleŝności z nadpłatami: rozliczać jedną zaległość kilkoma nadpłatami (przycisk Rozlicz nadpłaty wybraną zaległością), rozliczać jedną nadpłatę kilkoma zaległościami (przycisk Rozlicz zaległości wybraną nadpłatą) Rozliczenie poszczególnych dokumentów moŝliwe jest tylko w zakresie tej samej waluty, a zatem nie moŝna sparować np. naleŝności w EURO z nadpłatą w PLN. Podczas rozliczania w walucie innej niŝ PLN moŝe zostać wygenerowana róŝnica kursowa wynikająca z róŝnych kursów walutowych naleŝności i nadpłaty. 143

144 Rysunek 203: Rozrachunki kontrahentów wobec nas W zaleŝności, jaką metodę wybierzemy, pojawi nam się jedno z dwóch poniŝszych okien. Rysunek 204: Rozliczane dokumenty 144

145 Rysunek 205: Rozliczane dokumenty W tym momencie moŝna wybrać dokumenty, które chcemy parować poprzez zaznaczenie opcji Z w tabeli lub parować globalnie według terminu płatności. Do wycofania się z rozliczenia słuŝy opcja Wygeneruj naleŝność lub Wygeneruj nadpłatę kontrahenta Zakupy (zobowiązania) Kartoteka naszych zobowiązań wg. kontrahentów KaŜdy nasz nieuregulowany rachunek wobec dostawców trafia do kartoteki zobowiązań. Prezentacja zaległości, podobnie jak w kartotece naleŝności, jest wykonana z podziałem na kontrahentów. Wybierając interesującego nas dostawcę, widzimy wszystkie nasze zaległości (np. niezapłacone faktury zakupu) zarówno przeterminowane jak i nieprzeterminowane. Cały mechanizm obsługi jest taki sam jak w opcji NaleŜności wg kontrahentów z wyjątkiem, Ŝe nie moŝna wystawić wezwania do zapłaty. Rysunek 206: Kartoteka zobowiązań wg. kontrahentów Kartoteka naszych zobowiązań wobec kontrahentów 145

146 Rysunek 207: Kartoteka zobowiązań wg. kontrahentów Kartoteka zobowiązań wg. Kontrahentów przechowuje nasze zobowiązania wg. Kontrahentów powstałych przy wprowadzaniu dokumentów przyjęcia lub korekt sprzedaŝy Kartoteka płatności Do kartoteki trafiają wszystkie rozliczone zobowiązania Rysunek 208: Kartoteka płatności 146

147 Zobowiązania i nadpłaty nasze Rysunek 209: Zobowiązania i nadpłaty nasze Rozliczanie zobowiązań i nadpłat naszych wobec kontrahentów rozwiązane jest w taki sam sposób jak rozliczanie naleŝności i nadpłat kontrahentów Kalkulator odsetek Kalkulator odsetek oblicza odsetki na podstawie wprowadzonej do słownika odsetek stopy procentowej. W kalkulatorze wystarczy wprowadzić zakres dat od kiedy jest przeterminowana zaległość i kwotę a następnie wybrać przycisk Oblicz Rysunek 210: Kalkulator odsetek 147

148 12.4. Kompensaty naleŝności i zobowiązań Mechanizm kompensowania naleŝności i zobowiązań jest identyczny jak rozliczanie naleŝności i nadpłat kontrahentów tą róŝnicą, Ŝe parujemy inne dokumenty. Podobnie jak w przypadku rozliczeń naleŝności i nadpłat, kompensaty w walutach innych niŝ PLN mogą takŝe generować róŝnice kursowe. Kompensaty naleŝności i zobowiązań, oprócz kompensowania dokumentów sprzedaŝy z dokumentami zakupów, słuŝą teŝ do uwzględnienia korekt zmniejszających. W programie INFOR System, jeŝeli wprowadzamy dokument sprzedaŝy, to powstaje naleŝność. Natomiast, gdy wprowadzimy korektę zmniejszającą sprzedaŝy, to wygenerowane zostanie zobowiązanie. W takim momencie kompensata słuŝy do ustalenia, jaką kontrahent ma naleŝność do zapłacenia po uwzględnieniu korekty zmniejszającej. Podobna sytuacja istnieje przy dokumentach zakupu wraz z korektami zmniejszającymi zakupu. Rysunek 211: Kompensaty naleŝności i zobowiązań Kompensaty nadpłat Obsługa kompensowania nadpłat jest identyczna jak rozliczanie naleŝności i nadpłat kontrahentów. 148

149 Rysunek 212: Kompensaty nadpłat NaleŜności kontrahentów Opcja słuŝy do zarządzania naleŝnościami i rozliczeniami naleŝności. Pozwala na: kontrolę powstałych naleŝności danego kontrahenta w wybranym okresie, kontrolę rozliczeń wybranej naleŝności, przeglądanie powiązań naleŝności z dokumentami źródłowymi, przeglądanie powiązań rozliczeń naleŝności z dokumentami źródłowymi, kontrolę księgowań dokumentu z wybraną naleŝnością, kontrolę księgowań dokumentów rozliczających wybraną naleŝność, zweryfikowanie i naprawę naleŝności, wycofanie rozliczeń, dodawanie naleŝności nie powiązanej z Ŝadnym dokumentem źródłowym, edycję naleŝności, usuwanie niepowiązanych naleŝności. 149

150 Rysunek 213: NaleŜności kontrahentów Okno podzielone jest na 3 części: wszyscy kontrahenci (lewy panel), wszystkie naleŝności wybranego kontrahenta w zadanym okresie (prawy panel górna część), dokumenty rozliczające wybraną naleŝność płatności oraz kompensaty zobowiązaniami (prawy panel dolna część). Po wybraniu interesującej nas naleŝności i wybraniu opcji PokaŜ szczegóły naleŝności pojawi się okno przedstawiające wszystkie dokumenty powiązane z daną naleŝnością. JeŜeli naleŝność nie posiada dokumentu źródłowego, to uŝytkownik zostanie o tym poinformowany. Okno szczegółów dla przykładowej naleŝności przedstawione jest powyŝej. Przykładowe okno posiada 3 zakładki: Rysunek 214: Szczegóły naleŝności księgowość 150

151 Księgowość, Magazyn, VAT. Oznacza to, Ŝe dana naleŝność powiązana jest z dokumentami istniejącymi w powyŝszych ewidencjach. MoŜna na tej podstawie stwierdzić, Ŝe dana naleŝność została wygenerowana przez dokument sprzedaŝy wystawiony w module magazynowym z wygenerowanym zapisem w rejestrze VAT (a więc najprawdopodobniej faktura sprzedaŝy), a następnie dany dokument magazynowy został automatycznie zaksięgowany w module KPiR Na przedstawionej zakładce Księgowość widzimy wszystkie dane dekretu powiązanego z naleŝnością i na pozycjach dekretu mamy wyróŝnione innym kolorem księgowanie na konto powiązane z daną naleŝnością. Po wybraniu zakładki magazyn mamy wszystkie dane dokumentu sprzedaŝy wraz z pozycjami dokumentu (jest to faktura VAT sprzedaŝy). Rysunek 215: Szczegóły naleŝności magazyn Zakładka VAT przedstawia zapis w ewidencji VAT. Rysunek 216: Szczegóły naleŝności VAT Warto tu zwrócić uwagę na kilka aspektów. OtóŜ w tym przypadku naleŝność wskazywała na fakturę sprzedaŝy, ale naleŝność moŝe nam wskazać na dokument zakupu wraz z rejestrem zakupu 151

152 VAT w takim przypadku od razu wiemy, Ŝe dana naleŝność jest wygenerowana przez korektę zmniejszającą zakupu (korekta zmniejszająca zakupu generuje naleŝność, a korekta zmniejszająca sprzedaŝy generuje zobowiązanie). Kolejna kwestia: zakładka Księgowość występuje tu tylko raz, ale moŝe zdarzyć się sytuacja, Ŝe wystąpi więcej razy w takim przypadku naleŝy mieć podejrzenie wystąpienia błędu w księgowaniu. W większości przypadkach jest to ten sam dokument (powstały np. w module magazynowym czy kasowym) zaksięgowany w module księgowym kilka razy poprzez automatyczne księgowanie (uŝytkownik zaksięgował dany dokument, następnie go przywrócił i ponownie zaksięgował). Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy naleŝność rozliczona jest przez kompensatę i taka kompensata została zaksięgowana takŝe automatycznie (tylko moduł Księgi Handlowej). W takim przypadku naleŝność jest teŝ traktowana jako forma płatności za zobowiązanie, więc wtedy zakładka Księgowość będzie zdublowana. Opcja PokaŜ szczegóły rozliczenia daje nam te same moŝliwości, co PokaŜ szczegóły naleŝności z tym wyjątkiem, Ŝe odniesie nas do dokumentów powiązanych z wybranym dokumentem rozliczającym wybraną naleŝność. Funkcja Napraw słuŝy do zweryfikowania zgodności danych danej naleŝności z dokumentami źródłowymi i w przypadku wystąpienia niezgodności, dane wybranej naleŝności zostaną zaktualizowane na podstawie dokumentu źródłowego. Operacja ta jest moŝliwa tylko dla naleŝności nie posiadającej Ŝadnych rozliczeń (a więc tabelka Dokumenty rozliczające musi być pusta). Opcja Wycofaj rozliczenie umoŝliwia odwiązać wybrany dokument rozliczający od naleŝności, co jest przydatne przy rozliczeniu naleŝności błędnym dokumentem (np. inne KP) lub chcemy wykonać operację Napraw. Dodanie naleŝności niepowiązanej z Ŝadnym dokumentem źródłowym moŝna zrealizować poprzez naciśnięcie przycisku Dodaj. Rysunek 217: Dodaj naleŝność Operacja taka moŝe być przydatna choćby podczas zaczynania pracy np. z modułem magazynowym, gdzie chcemy ustawić wartości początkowe czyli ustawić, który kontrahent ile nam jest winien i za jakie dokumenty. Funkcja Edytuj pozwala edytować wybraną naleŝność. JeŜeli naleŝność jest powiązana z dokumentem źródłowym, to z tego poziomu jedynie moŝna edytować termin płatności, poniewaŝ pozostałe wartości muszą być zgodne z dokumentem źródłowym. JeŜeli istnieje potrzeba edycji np. numeru dokumentu, to taką edycję naleŝy przeprowadzić z poziomu edycji dokumentu źródłowego. Natomiast jeŝeli naleŝność nie posiada dokumentu źródłowego i nie posiada dowiązanych rozliczeń, to do edycji mamy dostępne wszystkie dane wybranej naleŝności. W przypadku, gdy naleŝność nie posiada dokumentu źródłowego, ale posiada dowiązane rozliczenia, to przy edycji będzie dostępny tylko numer dokumentu, data dokumentu i termin płatności. 152

153 Operacja Usuń słuŝy do usunięcia naleŝności. Usunąć moŝna jedynie z tego poziomu naleŝność, która nie posiada dowiązanego dokumentu źródłowego (jeŝeli posiada dokument źródłowy, to usunąć naleŝność moŝna tylko poprzez usunięcie dokumentu źródłowego) i nie posiada dowiązania do Ŝadnych dokumentów rozliczających Zobowiązania nasze Rysunek 218: Edytuj naleŝność Opcja słuŝy do zarządzania zobowiązaniami i rozliczeniami zobowiązań. Obsługa i funkcjonalność jest identyczna jak w NaleŜnościach kontrahentów opisanych powyŝej, tylko Ŝe cały widok dostępny jest z poziomu zobowiązań a nie naleŝności. Rysunek 219: Zobowiązania nasze Płatności kontrahentów Opcja słuŝy do zarządzania płatnościami i rozliczeniami płatności kontrahentów. Obsługa i funkcjonalność jest identyczna jak w NaleŜnościach kontrahentów, tylko Ŝe cały widok dostępny jest z poziomu płatności kontrahentów a nie naleŝności. 153

154 Rysunek 220: Płatności kontrahentów Płatności nasze Opcja słuŝy do zarządzania płatnościami i rozliczeniami płatności naszych. Obsługa i funkcjonalność jest identyczna jak w NaleŜnościach kontrahentów, tylko Ŝe cały widok dostępny jest z poziomu płatności naszych a nie naleŝności. 154

155 Rysunek 221: Płatności nasze Rysunek 222: Wykonane zadania 13. Raporty Program dostarcza bogaty zestaw raportów. Obejmuje on kaŝdą dziedzinę programu, to znaczy zakup, sprzedaŝ, zapłaty czy kasę. Dostarczony zestaw raportów moŝna będzie w kaŝdej chwili poszerzyć, tworząc dodatkowe raporty samodzielnie lub teŝ zamówić je u producenta. Raporty są umieszczane w otwartym systemie raportów, utworzenie nowego raportu nie będzie ingerowało bezpośrednio w kod programu. Dostępny jest zestaw raportów magazynowych, z raportem stanu magazynu w dowolnym dniu, raporty sprzedaŝy i innych wydań w dowolnym przekroju. To samo dotyczy raportów zakupu i innych przyjęć. Ponadto zdefiniowane są raporty kasowe i inne pomocnicze. 155