Effective date: 10/15/12 Caterpillar Inc Caterpillar. Page 1

Transkrypt

1 Caterpillar Ariba Network Przewodnik Page 1

2 Ariba Network Reference Document Spis treści 1. Introduction Ariba konfiguracja konta użytkownika Konfiguracja Elektronicznego przekazywania zamówień Konfiguracja Elektronicznego przekazywania faktur Konfiguracja częstotliwości archiwizacji faktur Odbiór zleceń w Ariba Wystawianie faktur Wystawianie faktur za zlecenie Wystawianie faktur do zleceń, które nie są w skrzynce odbiorczej, w tym kontraktów Wystawianie faktury CSV Wystawianie faktury cxml / EDI Nota kredytowa Status faktury Faktury odrzucone Ariba Reports Ariba Network Koszta członkostwa Poradniki / Więcej informacji Wsparcie w różnych językach Informacje kontaktowe Caterpillar Ariba Dokumenty wymagane przez Caterpillar Adresy rozliczeniowe podmiotów prawnych Caterpillara : Wymagania względem VAT : Wymagania na temat zlecenia: Pytania i odpowiedzi Pytania nowych dostawców Ogólne pytania na temat systemu Ariba...35 Page 2

3 Page 3

4 1. Wstęp Celem tego dokumentu jest zapewnienie pomocy i informacji dostawcom Caterpillara na temat użytkowania Ariba Network zgodnie ze specyficzną konfiguracją Caterpillara. Więcej szczegółów i dodatkowa dokumentacja o Ariba są dostępne w Ariba Network w sekcji Pomoc. Dokument został stworzony jedynie w celach informacyjnych i nie powinien być traktowany jako podatek, dokument finansowy lub porada prawna. Prosimy Państwo o konsultację z odpowiednim doradcą podatkowym lub finansowym jeżeli mają Państwo pytania dotyczące używania wysyłania elektronicznych faktur (e-invoicing). 2. Ariba konfiguracja konta użytkownika Dzięki aplikacji Ariba mogą Państwo skonfigurować konto w celu określenia sposobu zarządzania zamówieniami i fakturami, jakiego rodzaju notyfikacje są otrzymywane i w jaki sposób archiwizuje się faktury. Należy zalogować się na Państwa konto w Ariba i kliknąć na rozwijane menu obok informacji na temat konta. Prosimy o wybranie Ustawienia Ariba Network i kliknięcie na opcję, którą życzą sobie Państwo skonfigurować. Page 4

5 2.1.Konfiguracja Elektronicznego przekazywania zamówień Prosimy o wybranie Elektroniczne przekazywanie zamówień z listy parametrów aby skonfigurować sposób otrzymywania zamówień. Należy wypełnić zakładkę Elektroniczne przekazywanie zamówień i kliknąć na przycisk Zapamiętaj. W zakładce Elektroniczne przekazywanie zamówień są widoczne różne sekcje : Nowe zamówienia, Zmiana/Anulowanie zamówienia, Inne rodzaje dokumentów, Powiadomienia oraz Ustawienia i informacje rozszerzonego profilu. Każda z tych sekcji ma inne rodzaje dokumentów. Użyją ich Państwo w celu skonfigurowania metody przekazywania. Kiedy metoda przekazywania zostanie wybrana, należy wpisać Państwa adres dla każdego podanego dokumentu w sekcji Opcje. Page 5

6 Rodzaje metod przekazywania : On-line : Dokumenty są dostępne jedynie na Państwa koncie Ariba [Nie poleca się tej metody, chyba że sprawdza się konta Ariba kilka razy dziennie] cxml/edi : Dokumenty są wysyłane w formie cxml/edi. Dodatkowa konfiguracja jest niezbędna, należy skonsultować się z rozdziałem Fakturowanie cxml / EDI lub skontaktować się z MSC Help Desk aby dowiedzieć się więcej. Dokumenty są wysyłane via . Mogą Państwo wybrać tę opcję aby otrzymywać dokument XML załączony do maila. Można wprowadzić pięć różnych adresów , oddzielonych przecinkami. FAKS : Dokumenty są wysyłane na numer faxu, wspomniany w danych teleadresowych Państwa konta. Po wypełnieniu wszystkich pól należy kliknąć na przycisk Zapamiętaj, który się znajduje na górze po prawej stronie. 2.2 Konfiguracja Elektronicznego przekazywania faktur. Należy wybrać Elektroniczne przekazywanie faktur z listy parametrów aby skonfigurować sposób wysyłania faktur do klientów (Caterpillar). Rodzaje metod przekazywania faktur : On-line : Faktury są tworzone i wysyłane z Państwa konta Ariba do Caterpillara przy użyciu Internetu. cxml / EDI : Dokumenty są wysyłane w formie cxml/edi. Dodatkowa konfiguracja jest niezbędna, należy skontaktować się z Ariba aby uzyskać dodatkowe informacje. Należy uzupełnić Metoda przekazywania i Powiadomienia, następnie kliknąć na Zapamiętaj. Page 6

7 2.3 Konfiguracja częstotliwości archiwizacji faktur Proces archiwizacji faktur jest wymagany przez kraje, gdzie istnieje VAT (Value Added Tax Podatek od towarów i usług). Jest konieczne, aby przechowywać podpisane faktury elektroniczne (szczególnie w krajach Unii Europejskiej). Dzięki aplikacji Ariba mogą Państwo zapisać faktury z konta Ariba w formacie zip aby je archiwizować. Mogą Państwo skonfigurować częstotliwość archiwizacji faktur w zakładce Ustawienia Ariba Network. Należy wybrać częstotliwość archiwizacji, kliknąć na okienko Archiwizuj natychmiast, następnie kliknąć na przycisk Początek. Sprawdzi to dostępność pierwszego pliku do archiwizacji. Zarchiwizowane faktury są dostępne do zapisania w sekcji Skrzynka nadawcza na Państwa koncie Ariba. Aby mieć więcej informacji dotyczących innych opcji dostępnych na Państwa koncie Ariba, prosimy o odwiedzenie strony Ariba Help i zapoznanie się z odpowiednim dokumentem. Page 7

8 3 Odbiór zleceń w Ariba Zlecenia (PO) tworzone przez pracowników Caterpillara są wysyłane na Państwa skrzynkę odbiorczą. Nazwy zamówień zaczynają się prefiksami D, P lub B. Zamówienia te pojawią się gdy nawiążą Państwo relację handlową z Caterpillarem poprzez paltformę Ariba. Wszystkie zamówienia, wygenerowane przed utworzeniem takiej relacji z Caterpillarem przez Ariba nie będą widoczne w Państwa skrzynce odbiorczej. Caterpillar nie używa : Rejestry czasu i wydatków, Wczesne płatności, Zaplanowane płatności, Transfery, płatności, Kontrakty, Powiadomienia. Zapotrzebowania kontraktu generowane przez Caterpillar nie pojawią się w Państwa skrzynce odbiorczej w platformie Ariba. Nazwy kontraktów zaczynają się na literę C. Zapotrzebowanie kontraktu jest wysyłane via na adres, jaki zarejestrowaliśmy podczas tworzenia nowego kontraktu lub gdy powstanie nowa wersja już istniejącego kontraktu. Posiada on wszystkie potrzebne informacje na temat faktury. Regionalny MSC Helpdesk i generalny nabywca (Lead Buyer) w Państwa placówce również może Państwu wysłać kopię kontraktu. 4 Wystawianie faktur 4.1 Wystawianie faktur za zlecenie Faktura jest tworzona na bazie zlecenia (numery zamówień rozpoczyna prefiks D, P, B ) Będą używać Państwo tej metody aby stworzyć fakturę względem zlecenia (prefiks D, P, B ), które znajduje się w Państwa skrzynce odbiorczej. Ważna informacja : Jeżeli nie są w stanie Państwo odnaleźć zlecenia w skrzynce odbiorczej, prosimy o skonsultowanie się z rozdziałem Wystawianie faktur do zleceń, które nie są w skrzynce odbiorczej, w tym kontraktów (prefiks C Page 8

9 oznacza kontrakt). Ta opcja pozwoli Państwu stworzyć fakturę względem zamówienia, które nie znajduje się w skrzynce odbiorczej. Prosimy o odnalezienie zlecenia, do którego chcą Państwo wystawić fakturę i kliknąć na jego numer, aby je otworzyć. Na górze po lewej stronie należy kliknąć na przycisk Utwórz fakturę, później Faktura standardowa. Otwierają teraz Państwo ekran Wygeneruj fakturę. Podsumowanie - prosimy o wpisanie numeru Państwa faktury (musi być unikatowy) i datę wystawienia faktury (prosimy o kliknięcie na kalendarzu aby wybrać odpowiednią datę). Na górze strony należy kliknąć Dalej. Dostawcy z USA muszą wpisać numer podatkowy, jeżeli pole nie uzupełni się automatycznie. Prosimy o potwierdzenie adresu dostawy klienta. Ważne : Informacje na temat adresu mogą być użyte aby potwierdzić wysokość podatku na fakturze. Faktura może zostać odrzucona, jeśli adres się nie zgadza. Page 9

10 Sekcja Podatek Jeżeli zlecenie pozwala na korzystanie z tej sekcji, należy kliknąć na przycisk Podatek poziomu nagłówka. Prosimy o wybranie Sprzedaż w polu kategorii oraz wprowadzenie odpowiedniego podatku. Aby wygodniej korzystać z tej opcji, istnieje możliwość skonfigurowania menu z podatkiem. Podatek, jaki Państwo dodają będzie dostępny w rozwijanym menu. VAT/numer podatkowy Prosimy o upewnienie się, że pole mówiące o VAT dostawcy/identyfikator podatkowy dostawcy zostało uzupełnione, jeśli faktura jest wysyłana do krajów, które posiadają VAT. Informacja na temat faktur wysyłanych do : Perkins lub Caterpillar Shrewsbury w UK : Konfiguracja Caterpillara pozwala na używanie jednej stawki podatku VAT. Faktura z inną stawką VAT niż ta zdefiniowana musi zostać wysłana w wersji papierowej. Podatek kurs wymiany walut : Jeżeli waluta na fakturze różni się od waluty używanej w lokalizacji Caterpillara, Ariba dorzuca automatycznie pole Tax exchange rate z domyślnym kursem wymiany walut. Wartość kursu wymiany walut jest używana, aby obliczyć stopę podatkową w walucie docelowej kraju. Prosimy o upewnienie się, że lokalna wysokość podatku jest aktualna. Page 10

11 Informacja na temat faktur wysyłanych do : Perkins lub Caterpillar Shrewsbury w UK : Na fakturach tego rodzaju należy wybrać jeden z 5 podmiotów prawnych z rozwijanego menu w sekcji pola dodatkowe (Additional fields). Prosimy o upewnienie się, że wybrany adres zgadza się z adresem podanym na zleceniu lub kontrakcie. Dodatkowe koszta/komentarze/załączniki : W niektórych przypadkach dostawca może dorzucić dodatkowe koszta dostawy lub obsługi. Przed dodaniem jakichkolwiek dodatkowych kosztów musi skontaktować się z kupującym i otrzymać jego zgodę. Dodatkowe koszta bez autoryzacji kupującego mogą spowodować odrzucenie faktury. Tylko w Stanach zjednoczonych koszta dostawy : W większości przypadków lepiej korzystać z usług przewozu towarów przez przewoźników, których preferuje Caterpillar. Dostawcy mogą się kontaktować ze sobą poprzez Supplier Connect i wpisać adres nadawcy oraz adres odbioru w celu wybrania odpowiedniego przewoźnika i dowozu do Caterpillara. Prosimy o skontaktowanie się z zamawiającym wspomnianym na zleceniu jeżeli chcieliby Państwo dostarczyć towary do Caterpillara w inny niż wspomniany wyżej sposób. Warunki zapłaty : Wszystkie inne warunki zapłaty dostawcy, poza wcześniej ustalonymi zasadami, powinny być odpowiednio wcześniej autoryzowane przez zamawiającego. Uwagi i załączniki : widoczne dla zamawiającego i kupującego w Caterpillarze. Aby dodać jeden z tych dodatkowych elementów należy wybrać odpowiednią opcję z rozwijanego menu Dodaj do nagłowka. MEKSYK - WAŻNE : Jeśli tworzą Państwo fakturę dla lokalizacji Caterpillara w Meksyku, prosimy o dostarczenie również faktury w papierowej (wersja PDF) wraz z fakturą elektroniczną. Należy wybrać Załącznik z rozwijanego menu Dodaj do nagłówka i dodać plik PDF wraz z papierową fakturą. Jeżeli dostawca nie dostarczy odpowiednich dokumentów, może to spowodować opóźnienia w zapłacie. Sekcja Towary : Pozycje zakupowe zostaną uzupełnione ze zlecenia. Dostawca nie może zmienić ceny artykułu w pozycji. Aby wprowadzić inną cenę, należy skontaktować się z zamawiającym wspomnianym na zleceniu. Page 11

12 Parcial Invoice Jeżeli mają Państwo kilka pozycji na fakturze i chcą Państwo wystawić fakturę tylko na kilka z nich, należy zaznaczyć odpowiednie pozycje, które nie mają się pojawić na wystawianej fakturze i kliknąć na przycisk Skasuj. Pozycje znikną z faktury, ale wciąż będą widoczne na zleceniu. Jeśli wysyłasz jedynie część towarów z linii, możesz odpowiednio zredukować ilości na fakturze. Wszystkie niezafakturowane linie lub ilości będą nadal dostępne aby wystawić na nie fakturę w późniejszym czasie. Mogą Państwo również dołączyć komentarze, dać rabat lub wykonać inne dodatkowe akcje dla danej pozycji. Wystarczy wybrać dany artykuł i kliknąć na rozwijanym menu Działania dla pozycji. Wygeneruj fakturę : Po wprowadzeniu zmian i aktualizacji należy kliknąć na przycisk Dalej. Prosimy o weryfikację informacji na fakturze w oknie potwierdzenia w celu uniknięcia błędów. Następnie należy wybrać przycisk Zapamiętaj i wyjść z tworzenia faktury. Kopia Państwa faktury będzie się znajdować w skrzynce odbiorczej, nie ma więc potrzeby drukowania faktury. Jeżeli pojawią się błędy na fakturze, wystarczy kliknąć na przycisk Wstecz, poprawić błędnie wprowadzone informacje i kontynuować. WAŻNE : Duża ilość krajów nie pozwala na wysyłanie faktur jedynie w formie elektronicznej. W tych krajach potrzebna jest dodatkowo kopia wydrukowanej faktury wysłana via z napisem Kopia faktury elektronicznej. Lista poniżej prezentuje kraje, gdzie aktualnie możliwe jest wysyłanie faktur jedynie w formie elektronicznej** i które nie wymagają kopii faktury papierowej. Page 12

13 - Stany Zjednoczone - Singapur - UK ** Obowiązkiem dostawcy jest dowiedzieć się jakie są aktualne zasady wystawiania faktur elektronicznych w danym kraju. 4.2 Wystawianie faktur do zleceń, które nie są w skrzynce odbiorczej, w tym kontraktów Proces przedstawiony poniżej może być użyty aby wystawić fakturę dla kontraktu (prefiks C oznacza kontrakt) lub dla zlecenia (prefiks D, P lub B ), które nie znajdują się w skrzynce odbiorczej. Prosimy o kliknięcie na opcję Faktura bez zlecenia na głównej stronie pod informacją Utwórz jedna z opcji menu z lewej strony. W kolejnym oknie Utwórz fakturę bez zlecenia należy wybrać klienta i typ faktury ( Faktura standardowa ). Klikamy na przycisk Dalej. Wygeneruj fakturę : Podsumowanie : Należy wpisać dane jak przy tworzeniu regularnej faktury. Prosimy o upewnienie się, że podany numer faktury jest unikatowy. Dane zamówienia : Prosimy o wpisanie numeru kontraktu LUB numer zamówienia w polu Nr zamówienia klienta. Jeżeli numer zamówienia to BPO, prosimy o wpisanie numeru w polu Nr kontraktu. Prosimy o nie wypełnianie dwóch pól na tej samej fakturze należy wpisać Nr zamówienia klienta LUB Nr kontraktu. Prefiksy numerów zamówień należy wpisywać z DUŻEJ LITERY tylko wtedy program prawidłowo rozpozna numer zamówienia. Page 13

14 Podczas wpisywania numeru zamówienia nie należy dodawać przedłużenia nazwy (-V#) Jeżeli nie zostanie wpisany prawidłowy numer zlecenia faktura może być odrzucona. To pole jest używane dla zleceń D000, POS, PE, POG lub POL. To pole jest używane dla numerów kontraków C, CS, CX, CG lub CL. Wysyłka : Prosimy o aktualizację i sprawdzenie danych dotyczących wysyłki klikając na link Wyświetl/edytuj adresy - WAŻNE : Informacja na temat adresu może być wykorzystana aby sprawdzić wysokość podatku na fakturze. Błedne lub niekompletne dane mogą spowodować odrzucenie faktury lub niepełną zapłatę za podatek. Towary : Muszą Państwo wprowadzić wszystkie szczegóły ręcznie, ponieważ ten typ faktury nie jest stworzony na bazie zlecenia, które było w skrzynce odbiorczej. Aby wprowadzić artykuły należy kliknąć na przycisk Dodaj pozycję Prosimy NIE UŻYWAĆ sekcji Usługi w celu dodania artykułów, może to spowodować odrzucenie. Należy wpisać numer referencyjny elementu, który znajduje się w kontrakcie lub zleceniu. Pole Nr jest numerem referencyjnym linii zakupowej pochodzącej z kontraktu lub zlecenia. Page 14

15 WAŻNE : Faktura musi dokładnie odzwierciedlać zlecenie (numer linii zakupowej, numer części, ilość, jednostka miary). Prosimy o wpisanie opisu artykułu z linii zakupowej i cenę jednostkową aby odpowiadał zleceniu. Należy zapisać kopię zlecenia/kontraktu w celu późniejszego odniesienia się. Jeżeli numer części nie jest wspomniany na zleceniu, prosimy o wpisanie N/A w polu numeru części. Prefiksy numerów zamówień należy wpisywać z DUŻEJ LITERY tylko wtedy program prawidłowo rozpozna numer zamówienia. W przypadku faktury, gdzie kilka linii odnosi się do jednej linii na zamówieniu, każda linia na fakturze musi zostać przypisana do tej samej linii na zamówieniu. Prosimy o uzupełnienie innych pól w oknie Wygeneruj fakturę (prosimy o skonsultowanie się z sekcją Wystawianie faktur za zlecenie ) i zakończenie tworzenia faktury. Kilka skrótów objaśniających jednostki miary : Each EA Mile 1M Month MON Lot LO Year ANN Foot FT Hour HUR Crate CR Square foot FTK Carton CT Case CS Week WEE Pack PK Day DAY Package PK Box BX Pound LBR Dozen DZN Pallet PF Page 15

16 4.3 Wystawianie faktury CSV Ariba Network oferuje możliwość pobierania wielu faktur bazując na pliku CSV (comma schema delimited). Ograniczenia : Aby korzystać z tego procesu prosimy o pamiętanie o następujących ograniczeniach : Maksymalna ilość pozycji zakupowych na jedną fakturę : 1,000 Maksymalna ilość faktur na jeden plik : 50 Maksymalny rozmiar pliku : 4 MB Ważne : Wystawianie faktur w formacie CSV nie jest możliwe w partycji Perkins. Aby dowiedzieć się więcej, należy skontaktować się z lokalnym MSC Help Desk. 4.4 Wystawianie faktury cxml / EDI Ariba Network wspomaga również protokoły EDI i cxml w celu wysyłania i odbierania zleceń. Mogą Państwo połączyć systemy ERP używając tych kanałów komunikacyjnych. Aby dowiedzieć się więcej, prosimy o kliknięcie na zakładkę Pomoc i klinięcie na Dokumentacja produktu. Następnie, należy kliknąć na zakładkę Administracja gdzie mogą Państwo odnaleźć informacje na temat wysyłania faktur cxml i EDI. 5 Nota kredytowa Caterpillar wprowadził niedawno do użytku funkcję noty kredytowej dostępnej w Ariba Network. Caterpillar akceptuje teraz noty kredytowe generowane w Ariba względem zleceń, oryginalnych faktur lub kontraktów. Prosimy o przestrzeganie zasad wspomnianych poniżej w celu stworzenia noty kredytowej dla Caterpillara. Każda nota kredytowa musi odpowiadać jednemu zleceniu lub jednej fakturze. Prosimy o nie umieszczanie kilku zleceń na jednej nocie kredytowej. Page 16

17 Noty kredytowe dla Caterpillara mogą być wysyłane przez Ariba Network. Prosimy o wysyłanie noty kredytowej stworzonej wyłącznie względem faktur przeznaczonych do zapłaty lub już zapłaconych przez Przed wysłaniem noty kredytowej prosimy o sprawdzenie Supplier Connect Prosimy o wspomnienie powodu stworzenia noty kredytowej w polu uwagi. Wpisz ORYGINALNY NUMER FAKTURY w polu Uwagi. Kolejne etapy procesu Stworzenie noty kredytowej względem faktury 1) Prosimy o wybranie faktury ze skrzynki odbiorczej, dla której chcą Państwo stworzyć notę kredytową. 2) Należy kliknąć na numer faktury, aby ją otworzyć.. ** Prosimy nie zapomnieć o wysyłaniu noty kredytowej stworzonej wyłącznie względem faktur przeznaczonych do zapłaty lub już zapłaconych przez 3) Należy wybrać przycisk Utwórz notę kredytową pozycji na górze ekranu. Page 17

18 4) Prosimy o wpisanie oryginalnego numeru faktury wraz z sufiksem CR w polu Nr noty kredytowej. 5) Należy wpisać Uzasadnienie noty kredytowej w polu uwagi. 6) Program zaciągnie domyślnie wszystkie pozycje zakupowe z faktury na notę kredytową. Prosimy o usunięcie artykułów jeżeli jest to konieczne do utworzenia częściowej noty kredytowej. 7) Klikamy na przycisk Dalej. Page 18

19 8) Prosimy o sprawdzenie wszystkich danych z noty kredytowej i kliknięcie na przycisk Wyślij. Page 19

20 6 Status faktury Kiedy wyślą Państwo fakturę przez paltformę Ariba, będzie się ona znajdowała w skrzynce nadawczej. W skrzynce nadawczej można odnaleźć faktury, korzystając z różnych filtrów poszukiwania. Ważne : Mogą Państwo szukać konkretnej faktury na głównej stronie Ariba używając funkcji szukania. Status faktury jest widoczny na liście faktur w skrzynce nadawczej. Page 20

21 Status faktur : Oczekuje : Stan początkowy. AN dostaje fakturę, ale nie można podjąć żadnej akcji. Wysłano : Ariba Network wysyła fakturę do Caterpillara. WAŻNE : Przed ponownym wysłaniem faktury lub stworzeniem nowej faktury prosimy o sprawdzenie jej statusu i zakładki Historia. Jeżeli mają Państwo starą fakturę (starsza niż 5 dni), która ma statut wysłano, prosimy o skontaktowanie się z lokalnym Help Desk. Potwierdzony : Caterpillar dostał fakturę. Przetwarzanie : Caterpillar jest w trakcie sprawdzania i akceptacji faktury. Zatwierdzono : Faktura została zaakceptowana i wysłana do systemu księgowego do zapłaty. Prosimy połączyć się z Supplier Connect aby sprawdzić ustaloną datę zapłaty zaakceptowanych faktur. Nieudane : Faktura jest odrzucona. Muszą Państwo otworzyć fakturę, aby sprawdzić powód odrzucenia. Jeżeli potrzebują Państwo bardziej szczegółowych informacji dotyczących faktury : Prosimy o kliknięcie na numerze faktury aby ją otworzyć (informacja powyżej). Należy kliknąć na zakładkę Historia aby dowiedzieć się więcej. 7 Faktury odrzucone Mogą Państwo odnaleźć numer odrzuconych faktur w sekcji Status faktury na stronie głównej Ariba. Wystarczy kliknąć na link Odrzucono aby zobaczyć lsitę odrzuconych faktur w skrzynce nadawczej. - Istnieje również możliwość szukania faktur używając konkretnego numeru faktury aby sprawdzić jej status. Prosimy o wejście w sekcję Elektroniczne przekazywanie faktur aby skonfigurować przychodzące notyfikacje na temat odrzuconych faktur w Ariba. Page 21

22 Po otwarciu faktury mogą Państwo poznać powód jej odrzucenia klikając na zakładkę Historia. Prosimy o kliknięcie na przycisk Edytuj na górze lub dole strony aby dokonać zmian i wysłać ponownie, jeśli istnieje taka potrzeba. WAŻNE : Muszą Państwo zmienić numer faktury i poprawić istniejący błąd, który powoduje jej odrzucenie przed ponownym wysłaniem. Przed wysłaniem jeszcze raz faktury lub stworzeniem nowej prosimy o sprawdzenie statutu i zakładki Historia oryginalnej faktury. Jeżeli mają Państwo starą fakturę (starsza niż 5 dni), która ma statut wysłano, prosimy o skontaktowanie się z lokalnym Help Desk. Page 22

23 8 Raporty Ariba Ariba oferuje możliwość tworzenia raportów. Można wygenerować raport w Ariba mówiący o zleceniu, fakturze, również tej odrzuconej. Należy kliknąć na zakładkę Raporty aby stworzyć nowy szablon raportów. UTWÓRZ: Należy kliknąć na przycisk Utwórz. Następnie wprowadzić tytuł nowego raportu oraz opis (nieobowiązkowo). Należy ustalić strefę czasową, język, typ raportu. Page 23

24 Mogą Państwo wprowadzić filtr Wszyscy klienci lub Klient. Zakładamy odpowiedni filtr i zakres dat. Należy kliknąć na przycisk Wyślij Nowy szablon raportu pojawi się na liście Szablony raportów. Należy klikać na przycisk Odśwież status aż do uzyskania statusu Przetworzono. Ostatnim krokiem będzie zapisanie raportu (przycisk Pobierz ) lub otworzenie go w programie. Istnieje możliwość edycji raportu ( Edytuj ) aby zmienić zakres dat lub nałożyć inny rodzaj filtru. Po edycji jego status pokaże W kolejce. Należy klikać na przycisk Odśwież status aż do uzyskania statusu Przetworzono.. Można uruchomić już istniejący raport poprzez kliknięcie na przycisk Uruchom. Ta opcja nie wprowadza żadnych nowych filtrów. Aby uzyskać więcej informacji na temat raportów prosimy o odwiedzenie strony Ariba Help. Page 24

25 9 Ariba Network Ariba Network jest dynamiczną społecznością dostawców. Jest to unikalna, wszechstronna i globalna platforma, dzięki której można współpracować z klientami. Ponad 730,000 dostawców Ponad 200 milliardów USD przeprowadzonych transakcji Transakcje w 130 krajach i w 70 walutach Zawiera 400 przedsiębiorstw z Fortune 500 Page 25

26 9.1 Koszta członkostwa Ariba wprowadziła nową strukturę cen bazując na poziomach subskrypcji i na kosztach transakcji. Nowa struktura cen rozpoczyna się 1 stycznia 2013 roku. Zmiany zostają wprowadzone dla każdego z dostawców podczas rocznicy ich przyłączenia się do platformy Ariba, co znaczy, że cały proces zmiany cen zostanie zakończony 1 stycznia 2014 roku. Państwa subskrypcja SMP (Supplier Membership Program program członkostwa dostawców) jest określona przez ilość dokumentów oraz finansowy wolumen transakcji w Ariba Network podczas 12 miesięcy, przez poziom automatyzacji, usług, wsparcia wymaganego dla Państwa aktywności. Poziom członkostwa wzrasta wraz z większym użytkowaniem Ariba Network rośnie poziom funkcjonalności, narzędzi, usług, aby ulepszyć możliwości współpracy, automatyzacji lub zróżnicowanie konkurencyjne. To ujednolicenie potrzeb i usług gwarantuje Państwu abonament, który dopasowuje się do Państwa firmy. W naszej ofercie jest 5 abonamentów, zaczynając od darmowego Basic Standard do abonamentu Enterprise Plus, który oferuje pełną współpracę. Dostawcy są przypisani do odpowiedniego poziomu abonamentu podczas rocznicy ich zapisu do platformy Ariba następująco : Dostawcy otrzymują automatycznie abonament Standard (bez kosztów), chyba, że ich wolumen transakcji roczny osiągnie równowartość USD i liczbę procesowanych dokumentów równą lub przekraczającą 5 na rok. Następnie poziom abonamentu jest określony przez wolumen finansowy dostawcy, to znaczy jego roczne transakcje wraz z klientami poprzez platformę Ariba Network i używanie jej technologii. Następująca lista prezentuje progi wolumenów rocznych transakcji dla każdego poziomu transakcji. Koszta są obliczane na bazie minimalnego oprocentowania (0,155% lub 15 centów ½ na 100 USD) na wolumen transakcji aby zdefiniować stopień zależności w Ariba Network. Stopień przynależności z ilością dokumentów mniejszą niż 5 lub z wolumenem transakcji mniejszym niż USD jest zwolniony z jakichkolwiek opłat. Dla tego typu przynależności, dostają Państwo podstawowe korzyści i transakcje za darmo. Page 26

27 Koszta członkostwa mogą ulec zmianie w każdej chwili. Pytanie. Jak oblicza się wolumen transakcji i ilość dokumentów? Odpowiedź. Wolumen transakcji to całkowita ilość zleceń i faktur tworzonych bez zlecenia podczas poprzednich 12 miesięcy LUB całkowita całkowita ilość faktur (ze zleceniem i bez zlecenia) podczas poprzednich 12 miesięcy. Ilość dokumentów to całkowita ilość zleceń oraz wszystkie faktury (z zamówieniem i bez zamówienia) podczas poprzednich 12 miesięcy. Potwierdzenia zamówień, zlecenia zmian, powiadomienia o adresie i inne dokumenty nie są brane pod uwagę jako Ilość dokumentów. Aby mieć więcej informacji zachęcamy do odwiedzenia strony : Network Transaction Service - przykład obliczonych kosztów członkostwa : Wolumen transakcji podczas okresu rozliczeniowego Ilość dokumentów podczas okresu rozliczeniowego 50,000$ 5 78$ 150,000$ $ 250,000$ $ 1,000,000$ 2,000 1,550$ 7,000,000$ 8,500 10,850$ 250,000,000$ 10 20,000$ 250,000,000$ ,000$ Koszta podczas okresu rozliczeniowego Page 27

28 9.2 Poradniki / Więcej informacji Poradniki: Wprowadzenie do Ariba Network Aby dobrze zacząć Program członkostwa dostawców Zarządzanie zleceniami Wysyłanie faktur i not kredytowych Demonstracja procesów zakupowych i kosztów 9.3 Wsparcie w różnych językach Ariba udziela wsparcia w różych językach. Kontaktując się z zespołem Ariba Network oraz Ariba Customer Support możma uzyskać wsparcie w następujących jęykach: angielski japoński rosyjski francuski chiński norweski włoski brazylijski portugalski duński niemiecki holenderski polski hiszpański szwecki węgierski Page 28

29 10 Informacje kontaktowe 10.1 Caterpillar Mogą Państwo skontaktować się z MSC Helpdesk gdy pojawią się dodatkowe pytania lub problemy dotyczące zawartości zamówienia, kontraktu, faktur (również tych odrzuconych), lub po prostu jeśli potrzebują Państwo porady na temat tworzenia faktur poprzez Ariba Network. Prosimy o zapoznanie się z poniższą tabelą, aby określić Państwa regionalny MSC Helpdesk. Procurement Service Center Regionalne wsparcie Help Desks Lokalizacja Numer telefonu dla dostawcy lub innych połączeń zewnętrznych Adres Stany Zjednoczone MSC_HELP_Americas@cat.com Wielka Brytania MSC_HELP_Europe@cat.com Europa* MSC_HELP_Europe@cat.com Chiny MSC_HELP_CHINA@cat.com Singapur MSC_HELP_Singapore@cat.com Meksyk + 52 (81) MSC_HELP_MEXICO@cat.com *Wszystkie kraje europejskie (z wyjątkiem Wielkiej Brytanii) powinny skorzytać z numerów kontaktowych dla Europy, aby uzyskać wsparcie w językach europejskich Ariba Strona główna Ariba : (należy kliknąć Pomoc Skontaktuj się z obsługą ) Darmowe połączenia (jeżeli wybrane z danego kraju) : USA/Kanada darmowy Ameryka (Północna i Południowa) Europa / Bliski Wschód / Afryka Azja i Region Pacyfiku ARIBA (0) (0) (Darmowe połączenia dla Francji, Niemiec, Włoch, Niderlandów, Hiszpanii, Szwecji, Szwajcarii, UK) Australia Korea Chiny Malezja Hong-Kong Nowa Zelandia Indie Filipiny Page 29

30 Indonezja Singapur Japonia Tajlandia Kontakt z Ariba via Webform: Page 30

31 11 Dokumenty wymagane przez Caterpillar 11.1 Adresy rozliczeniowe podmiotów prawnych Caterpillara : Zależnie od podmiotów prawnych Caterpillara, dokumentacja powinna być wysyłana na konkretne adresy rozliczeniowe : Podmiot prawny (US) Caterpillar Geneva (36) Malaga Demonstration (NF) Malaga Formation (NG) CRSI (GK) (matériel usagé) CEF (SS) CF (NU) Adres rozliczeniowy Accounts Payable LD SW Adams Street Peoria, IL Caterpillar Sarl Accounts Payable 76, rte de Frontenex PO Box 6000 CH-1211 Geneva 6 Caterpillar CDD Accounts Payable Finca La Candelaria s/n E Santa Rosalia-M aqueda (Ma) Spain Caterpillar Formación Técnica S.L. Malaga Accounts Payable Finca La Candelaria s/n E Santa Rosalia-M aqueda (Ma) Spain Caterpillar Redistribution Services International Sarl Accounts Payable 76, rte de Frontenex PO Box 6000 CH-1211 Geneva 6 Caterpillar European Finance s.r.o. Klimentskà Praha 1 IC: DIC: CZ Caterpillar Finance s.r.o. Klimentskà Praha 1 IC: DIC: CZ Page 31

32 11.2 Wymagania względem VAT : Każdy wysłany dokument musi być dostosowany do ogólnieprzyjętych wymogów jak i do wymogów Caterpllara w kwestii VATu. Innymi słowy, dokumenty muszą zawierać następujące informacje : Lista kontrolna dokumentów : - Nazwa i adres dostawcy - Numer VAT dostawcy - Nazwa i adres podmiotu prawnego Caterpillara - Numer podatkowy Caterpillara (Tabela poniżej) - Przedstawiceil podatkowy Caterpillara z VAT (Tabela poniżej) - Numer faktury - Data wystawienia faktury - Ilość i opis artykułów/usług - Cena jednostkowa - Obniżka nie zawarta w cenie - Wysokość VATu - Kwota faktury z każdą wysokością VATu - Kwota faktury w walucie kraju dostawcy, jeżeli różni się od kwoty na fakturze Numer podatkowy Caterpillara i przedstawiciel podatkowy z VAT : Caterpillar Geneva (36) Kraj Numer podatkowy Caterpillara Przedstawiciel podatkowy CSARL Austria ATU Ernst & Young Wagramer Str. 19 A-1220 Wien Austria VAT ATU Belgia BE Caterpillar Group Services S.A. Avenue des Etas-Unis, 1 B-6041 Gosselies Belgium VAT number: BE Republika Czeska CZ N/A Francja FR Caterpillar France SAS 40 Avenue Leon Blum BP Grenoble Cedex 9 France VAT number: FR Niemcy DE N/A Włochy IT Mec Trac Via Muzza Spadetto Bazzano (Bologna) Italy VAT number: IT Page 32

33 Polska PL N/A Słowacja SK N/A Hiszpania ES N C Ernst & Young Torre Picasso, Planta 3 Plaza Pablo Ruiz Picasso Madrid Spain VAT number: ES A Szwecja SE Ernst & Young AB Torggatan 2 SE Malmo Sweden VAT SE Szwajcaria CH N/A Niderlandy NL B01 N/A UK GB N/A Wszystkie inne CH N/A Numer podatkowy Caterpillara i przedstawiciel podatkowy z VAT : Caterpillar Usługi redystrybucji. (GK) Kraj Numer podatkowy Caterpillara Przedstawiciel podatkowy CSARL Austria AT U Ernst & Young Wagramer Str. 19 IZD Tower Postfach 89 A-1220 Wien Austria VAT ATU Belgia BE Fiducom NV Marcel Thirylaan 204 B-1200 Bruxelles Belgique VAT BE Francja FR Sogeser Vat representative Tour Frantome 1, Place de la Coupole F Paris La Défense France TVA FR Niemcy DE N/A Włochy IT Caterpillar Prodotti Stradali Srl Via IV Novembre 2 Minerbio I Bologna Italy VAT IT Polska PL N/A Page 33

34 Hiszpania ES N A Ernst & Young Abogados S.L. Torre Picasso, Planta 3 Plaza Pablo Ruiz Picasso Madrid Spain VAT ES A Szwecja SE Ernst & Young AB Torggatan 2 SE Malmo Sweden VAT SE Szwajcaria CH N/A Niderlandy NL B01 N/A UK GB N/A Malaga Demonstration (NF) i Malaga Formation (NG) Jednostka Kraj Numer podatkowy Caterpillara CCDD Hiszpania ES B CFT Hiszpania ES B Wymagania na temat zlecenia: Polityka i praktyki Caterpillara wymagają, aby jakikolwiek zakup usług lub towarów odbywał się za pomocą zlecenia poprzez odpowiednie zespoły odpowiedzialne za zakupy nieinwentaryzowane. Dokumenty wysyłane do Caterpilla muszą się odnosić do odpowiedniego numeru zlecenia. 12. Pytania i odpowiedzi 12.1 Pytania nowych dostawców P. Dlaczego Caterpillar zdecydował się na transformacje biznesu? O. Głównymi czynnikami są: I. Nowe wymagania związane z rozwojem firmy II. Zasady i procdedury zakupowe z firmie III. SOX/zmniejszenie ryzyka dla biznesu IV. Częstsze korzystanie z Source plans oraz katalogów V. Ujednolicenie procesu Procure to Pay (P2P) oraz systemu zakupowego VI. Elektroniczne faktury VII. Lepsze możliwości raportowania Page 34

35 P. Co oznaczją te zmiany dla dostawców? O. Zmiany obejmują: I. Elektroniczne zamówienia (PO) dostarczane przez system Ariba Network II. Elektroniczne faktury w systemie Ariba Network III. Możliwość dodania lub zarządznia katalogami zatwierdzonymi przez Caterpillar P. Czym jest Ariba? O. Ariba Inc. jest wiodącym dostawcą rozwiązań dla biznesu. Ariba łączy wiodącą w branży technologię z największą na świecie internetową społecznością handlowców i pomaga swoim klientom odnaleźć i nawiązać współpracę z globalnymi partnerami w środowisku internetowym. Caterpillar współpracuje z Aribą aby zbudować dla firmy globalne rozwiązania internetowe. P. Jakie są korzyści dla dostawców korzystających z Ariby? O. I. Elektroniczne zamówienia i faktury II. Katalogii III. Współpraca z wieloma klientami IV. Status faktury V. Standardowe warunki umowy od dostawcy VI. Lepsza komunikacja z klientem VII. Lepsze możliwości automatyzacji procesu P. Dlaczego dostawca ponosi opłaty za współpracę z firmą Caterpillar? O. Dotychczasowy proces Procure to Pay (P2P) w firmie Caterpillar polegający na wymianie zamówień, potwierdzeń czy faktur, był bardzo czasochłonny i podatny na błędy, gdyż był to proces w dużej mierze manualny. Dzięki wykorzystaniu technologii oferowanych przez Aribę udało się usprawnić proces zakupowy. Wymiana dokumentów przebiega teraz dużo szybciej dzięki redukcji obiegu dokumentów papierowych. Ariba zaprojektowana jest po to aby zwiększyć wpływy na waszych kontach, przyspieszyć płatności oraz wzmocnić wasz biznes. p. Cy opłaty za korzystanie z Ariby mogą leżeć po stronie firmy Caterpillar? O. Nie. Korzystanie z Ariba Network w celu współpracy z firmą Caterpillar daje dostawcy możliwość ustalenia cen na podstawie dwóch czynników: Ilości otrzymywanych zleceń po usprawnieniu procesu oraz możliwość zdobycia nowych klientów oraz poszerzenia zakresu działalności. P. Jakie przeglądarki i systemy są polecane przez Ariba? O. Na PC (Windows XP lub Vista): - Internet Explorer wersja 6.0 lub Mozilla Firefox wersja 1.5 lub wyższa - Safari 3.2 Na MAC (OSX 10.4 x lub wyższa): - Mozilla Firefox version 1.5 lub wyższa - Safari 3.2 P. Czy jest opłata za rejestracje konta w Aribie? O. Nie. Nie ma opłat za rejestracje. Page 35

36 P. Zarejstrowałem się w Aribie, co teraz? O. Po zarejestrowaniu w systemie Ariba, możesz się zalogować i skorzytać z podstawowych funkcji dostawcy. Przesyłanie zamówień oraz faktur, może rozpocząć się jednak dopiero wtedy, gdy Caterpillar aktywuje współpracę z dostawcą w Aribie. Gdy stosunki handlowe z Caterpillarem zostaną aktywowane, dostawca dostanie powiadomienie z systemu Ariba. P. Jak Caterpillar aktywuje współpracę z dostawcą? O. Dostawca otrzyma wiadomość powitalną od zespołu Caterpillar Regional Help Desk, z prośbą o przesłanie kodu dostawcy w Aribie (AN ID) aby Caterpillar mógł aktywować współpracę z dostawcą w systemie. P. Jak zarejstrować się w Aribie? O. Rejestracja dostawcy to proces tworzenia nowego konta dostawcy w Ariba Network. Zaloguj się do supplier.ariba.com i kliknij Register as New Supplier >>. Wypełnij wszystkie wymagane informacje o firmie. Utwórz nazwę użytkownika, hasło oraz ustal pytania i odpowiedzi kontrolne Przeczytaj uważnie dokumenty na dole strony: Terms of Use Agreement oraz the Ariba Privacy Statement. Zaakceptuj warunki korzystania z Ariby zaznaczając odpowiednie pole Kliknj Continue Po rejestracji musisz potwierdzić adres , korzystając z likna przesłanego przez Ariba Network. Kliknj na link, potwierdź adres oraz aktywuj swoje konto. W zakładce Profile Configuration można skonfigurować ustawienia. Aby wrócić do strony głównej kliknij DONE. Page 36