Starostwo Powiatowe w Pabianicach. Księga Zarządzania Jakością

Transkrypt

1 Starosto Księga Zarządzania Jakością

2 Starosto BIBLIOGRAFIA I ROZDZIELNIK Strona 2 z 25 Dokument : Tytuł : Księga Zarządzania Jakością Wydanie : F Oboiązuje od : 30 kietnia 2014 roku Zastępuje : yd. E z 05 listopada 2012 roku Zaartość : 25 stron Status dokumentu : Aktualizoany Zakres oboiązyania : Starosto : Piłsudskiego 2 : Pabianice Zatierdzający : Krzysztof Habura - Starosta Pabianicki Autor : Jacek Barasiński Wydaca : Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Dokumenty referencyjne : PN-EN ISO 9001:2009, EN ISO 9004:2008 Rozdzielnik : Oryginał - Pełnomocnik ds. SZJ

3 Starosto SPIS TREŚCI Strona 3 z 25 Strona Rozdział Tytuł 2 1 Bibliografia i rozdzielnik 3 2 Spis treści 4 3 Wproadzenie 3.1 Wstęp 3.2 O poiecie Zakres spra (usług) dla mieszkańcó i inestoró 6 4 System zarządzania jakością 4.1 Zakres systemu (yłączenia) Dokumentacja systemu Postanoienia ogólne Księga Zarządzania Jakością Nadzór nad dokumentami Nadzór nad zapisami 9 Schemat systemu 10 5 Odpoiedzialność kieronicta 5.1 Zaangażoanie kieronicta 5.2 Wymagania klienta Polityka jakości Planoanie Cele i zadania Planoanie jakości 5.5 Schemat organizacyjny Starosta Odpoiedzialność i upranienia Przedstaiciel kieronicta Komunikacja enętrzna Przegląd zarządzania 16 6 Zarządzanie zasobami 6.1 Zapenienie zasobó 6.2 Zasoby ludzkie 6.3 Infrastruktura 6.4 Środoisko pracy 19 7 Realizacja usługi 7.1 Planoanie realizacji usługi 7.2 Procesy ziązane z klientem 7.3 Projektoanie i rozój Zakupy 7.5 Produkcja i dostarczanie 7.6 Nadzoroanie yposażenia pomiaroego 22 8 Pomiary, analiza i doskonalenie 8.1 Postanoienia ogólne 8.2 Monitoroanie i pomiary 8.3 Nadzór nad yrobem niezgodnym 8.4 Analiza danych 8.5 Doskonalenie 23 9 Rejestr zmian Schemat poiązań księgi, normy i procedur/planó steroania/instrukcji/aktó enętrznych, ykaz skrótó

4 Starosto WPROWADZENIE Strona 4 z WSTĘP W niniejszej Księdze Zarządzania Jakością opisano System Zarządzania Jakością proadzony i utrzymyany Starostie Poiatoym. System ten spełnia ymagania międzynarodoej normy PN-EN ISO 9001:2009. Wszyscy praconicy urzędu są śiadomi celó i odpoiedzialności zakresie systemu zarządzania jakością. Pełnomocnik ds. SZJ Starosta Pabianicki Jacek Barasiński Krzysztof Habura Pabianice, dnia: 30 kietnia 2014 r O poiecie Poiat Pabianicki położony jest Polsce centralnej i chodzi skład ojeództa łódzkiego. Pod zględem liczby ludności ( mieszk.) plasuje się na IV miejscu ojeództie łódzkim, a pod zględem poierzchni należy do jednego z najmniejszych. W skład poiatu chodzi 7 jednostek administracyjnych: miasto Pabianice i miasto Konstantynó Łódzki oraz 5 gmin iejskich: Dłutó, Dobroń, Ksaeró, Lutomiersk, Pabianice. Położenie geograficzne poiatu jest bardzo korzystne. Stolicą poiatu, jaką jest miasto Pabianice leży 15 km od Łodzi, drugiego co do ielkości miasta Polsce, przy trasie nr 14 Łódź- Poznań- Wrocła. Pomiędzy Pabianicami a Łodzią istnieją dogodne połączenia kolejoe, autobusoe, mikrobusoe i tramajoe. Zaledie kilka kilometró od Pabianic znajduje się rónież lotnisko pasażerskie im. W. Reymonta na Lublinku. Siłę poiatu pabianickiego stanoi infrastruktura i dobre zaplecze gospodarczoprzemysłoe, dzięki czemu jest on atrakcyjny dla przedsiębiorcó i inestoró. Poiat posiada także ciekae miejsca pod zględem turystycznym o cennych alorach przyrodniczych. Jedną czartą poierzchni zajmują duże kompleksy leśne z urokliymi rzeczkami, łąkami i zagajnikami. Charakterystyczną cechą są rónież rozległe tereny letniskoo-rekreacyjne. Ponadto Pabianice i Konstantynó Łódzki posiadają Miejskie Ośrodki Sportu i Rekreacji, przy których istnieją obiekty sportoe i rekreacyjne ( boiska, baseny, hale sportoe, korty tenisoe, zbiorniki odne). Dużą atrakcją naszego poiatu są także liczne zabytki, takie jak kościoły, Dór Kapituły Krakoskiej oraz pałace i budynki pofabrykanckie.

5 Starosto WPROWADZENIE Strona 5 z 25 Siedziba STAROSTWA POWIATOWEGO PABIANICACH to: Pałac Enderó - zniesiony 1883 r. - g projektu architekta Ignacego Markieicza. W 1911 pałac rozbudoano dodając da skrzydła od schodu i zachodu. Pałac zachoał bogate, ielostyloe yposażenie nętrz: sztukaterie, maloidła sufitó, piece, boazerię. Stanoi on przykład miejskiej rezydencji fabrykantó. Obecnie jest siedzibą Starosta go Zakres spra (usług) dla mieszkańcó i inestoró Starosto działa na podstaie ustay z dnia 5 czerca 1998 roku o samorządzie poiatoym (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 595 z późniejszymi zmianami), oraz Regulaminu Organizacyjnego Starosta go proadzonego Uchałą Rady Poiatu Pabianickiego Nr LXIX /455/10 z dnia 10 listopada 2010 r. z późniejszymi zmianami. Do najażniejszych oboiązkó Starosta należy szczególności: Przygotoyanie dokumentó, decyzji, postanoień i innych aktó z zakresu administracji publicznej, Wykonyanie na podstaie udzielanych upoażnień faktycznych czynności chodzących zakres zadań poiatu, Zapenienie możliości przyjmoania, rozpatryania oraz załatiania skarg i nioskó, Przygotoyanie dokumentó celu uchalania budżetu poiatu oraz jego ykonyanie, Realizacja oboiązkó i upranień ynikających z przepisó praa oraz uchał Rady Poiatu, Uchał Zarządu Poiatu i Zarządzeń Starosty. Starosto proadzi także obsługę zadań, których realizacja ynika z zaartych porozumień. Wszelkie dodatkoe informacje o usługach zamieszczone są na naszych stronach Internetoych:.poiat.pabianice.pl;.poiat.pabianice.bip.info.pl

6 Starosto 4.1. ZAKRES SYSTEMU SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 6 z 25 Wproadzony i utrzymyany System Zarządzania Jakością edług normy PN-EN ISO 9001:2009 oboiązuje Starostie Poiatoym od 6 kietnia 2009 roku (Uchała Nr 354/09 Zarządu Poiatu Pabianickiego). Zakres Systemu Zarządzania Jakością: Realizacja zadań administracji samorządoej ykorzystyanych celu zaspokajania indyidualnych i zbioroych potrzeb społeczności lokalnej. Zakres stosoania Systemu Zarządzania jakością Starostie Poiatoym obejmuje szelkie działania realizoane ramach zadań łasnych i zleconych oraz zadań ykonyanych na podstaie porozumień z innymi jednostkami samorządu terytorialnego lub z organami administracji rządoej. Wdrożony System Zarządzania Jakością obejmuje sym działaniem szystkie komórki organizacyjne oraz samodzielne stanoiska pracy określone Regulaminie Organizacyjnym Starosta go. Procesy, które Starosto zleca na zenątrz obejmują: obsługę praną urzędu, ochronę obiektu, ykonyanie zadań remontoych lub inestycyjnych Starosta go oraz konserację, dzierżaę sprzętu biuroego. Nad tymi procesami został zapeniony nadzór, tak, aby zapenić zgodność z ymaganiami klienta ( tym ymagań ustaoych i przepisó). Realizacja procesó zleconych na zenątrz, przedsięzięć jest nadzoroana przez komórkę organizacyjną merytorycznie odpoiedzialną edle przypisanych zakresó oboiązkó i upranień. Zapisy stanoiące potierdzenia realizacji procesu nadzoru nad zlecanymi usługami są przechoyane komórce organizacyjnej merytorycznie odpoiedzialnej. Członkoie Zarządu przedstaiają zmiany i aktualizacje umoy dla procesó zlecanych na zenątrz Zarząd Poiatu zatierdza zmiany poprzez podpisy na noej umoie lub aneksie poprzez podpisy dóch Członkó Zarządu. Nabyanie usług z zenątrz odbya się z zachoaniem zasad gospodarności i celoości ponoszonych ydatkó oraz jeśli proces zlecony na zenątrz tego ymaga zgodnie z ustaą Prao zamóień publicznych oraz oboiązującymi aktami praa enętrznego. Torzy się rejestr procesó zlecanych na zenątrz formie elektronicznej, który podlega bieżącym aktualizacjom Pełnomocnik ds. SZJ sprauje nadzór nad procesami zleconymi na zenątrz i ich aktualizacja. WYŁĄCZENIA: Z Systemu Zarządzania Jakością Starostie Poiatoym yłączono punkt normy PN-EN ISO 9001: Projektoanie i rozój oraz Walidacja procesó produkcji i dostarczania usługi. Procesy zachodzące Starostie realizoane są zgodnie z ustaą z dnia 5 czerca 1998 r. o samorządzie poiatoym (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 595 z późniejszymi zmianami). Wobec poyższego Starostie nie projektuje się noych procesó realizoanych na rzecz mieszkańcó Poiatu. Ponadto, procesy zachodzące Starostie są na bieżąco eryfikoane ramach monitoroania i nadzoru spraoanego przez osoby upoażnione, auditu i kontroli enętrznej, proadzonego postępoania administracyjnego oraz nadzoru pranego i kontroli zenętrznej dokonyanej przez yspecjalizoane instytucje kontrolne. Nie zachodzi ięc potrzeba dokonyania alidacji dostarczanych usług. Wyłączenie poyższego ymogu nie płya na zdolność Starosta do dostarczania usług spełniających oczekiania Interesanta oraz stosoania przepisó i ziązaną z tym

7 Starosto SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 7 z 25 odpoiedzialnością. Procesy głóne zostały opisane na schemacie systemu oraz yszczególnione opisie szczegółoych ymagań. PROCESY GŁÓWNE: - WYDAWANIE DECYZJI, ZAŚWIADCZEŃ, POZWOLEŃ, ZEZWOLEŃ, POSTANOWIEŃ, WYSTĄPIEŃ, OPINII - ZAMÓWIENIA PUBLICZNE - AUDYT I KONTROLA WEWNĘTRZNA - PODEJMOWANIE UCHWAŁ RADY POWIATU PABIANICKIEGO - INWESTYCJE I REMONTY POWIATOWE - POZYSKIWANIE FUNDUSZY - OPRACOWYWANIE, UCHWALANIE ORAZ WYKONYWANIE BUDŻETU POWIATU PABIANICKIEGO 4.2. DOKUMENTACJA SYSTEMU POSTANOWIENIA OGÓLNE W Starostie Poiatoym opracoano i efektynie proadzono niezbędną dokumentację opisującą system zarządzania jakością, tym plany steroania procesami, procedury jakości i instrukcje określające szczegółoe ymagania dla zrealizoania zaplanoanych zadań operacyjnych. Dokumenty systemu jakości opracoane są i drażane g zasad określonych procedurze PJ-39. Dokumentacja systemu zarządzania jakością przechoyana jest miejscach stosoania, u łaściych łaścicieli procesó oraz u Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. Znana jest przez szystkich praconikó uczestniczących realizacji danego procesu KSIĘGA ZARZADZANIA JAKOŚCIĄ Księga obejmuje system zarządzania jakością Starostie Poiatoym. Księga odołuje się do udokumentoanych planó steroania procesami, procedur i instrukcji ustanoionych dla zarządzania. systemem. Niniejsza Księga zarządzania jakością jest opracoyana, aktualizoana, nadzoroana i emitoana przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z danymi zaartymi rozdziale 1. Bibliografia. Księga... jest zatierdzana przez Pełnomocnika ds. SZJ i Starostę Pabianickiego. Jest poszechnie dostępna do glądu dla szystkich praconikó poprzez jej zamieszczenie na dysku siecioym Starosta go. Zmiany proadzone do podlegających aktualizacji egzemplarzy Księgi Jakości są rejestroane. Każda zmiana pooduje noe ydanie odpoiednich stron Księgi Jakości. Oryginał Księgi.. jest posiadaniu Pełnomocnika SZJ. Egzemplarze informacyjne, przeznaczone dla klientó, a emitoane przez Pełnomocnika SZJ, są aktualne tylko momencie ich ydania, oznaczone napisem Nie podlega aktualizacji oraz ostemploane jako egzemplarz nienadzoroany. Wersja elektroniczna Księgi zamieszczona jest na stronie internetoej pod adresem -.poiat.pabianice.pl - dokument ze strony internetoej jest aktualny tylko momencie ydruku.

8 Starosto SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 8 z 25 Praconicy Starosta go o dokonanych zmianach, aktualizacjach księgi są informoani drogą elektroniczną. Praconicy Starosta go są zoboiązani do zapoznania się z treścią/ zmianami Księgi Zarządzania Jakością i jej stosoania. Aktualność księgi zarządzania jakością dostępnej na dysku siecioym Starosta go zapenia Pełnomocnik ds. SZJ. Okres przechoyania Księgi określony został drodze Rozporządzenia Prezesa Rady Ministró z dnia 18 stycznia 2011 roku spraie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczoych ykazó akt oraz instrukcji spraie organizacji zakresu działania archió zakładoych NADZÓR NAD DOKUMENTAMI Wszystkie dokumenty mające pły na jakość są identyfikoane, autoryzoane, rozposzechniane i przechoyane. Plany steroania procesami, procedury i instrukcje określają dokładnie, jakiego typu dokumenty podlegają nadzoroaniu i kto za nie odpoiada. Naza procesu Dokument Odpoiedzialność Nadzoroanie dokumentacji PJ-39 Odpoiedzialny praconik NADZÓR NAD ZAPISAMI Udokumentoanie doolnym czasie skuteczności działania systemu umożliia sformalizoanie proadzenia, gromadzenia, nadzoroania i dysponoania zapisami dotyczącymi jakości. Naza procesu Dokument Odpoiedzialność Nadzoroanie zapisó PJ-40 Odpoiedzialny praconik

9 Starosto SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Strona 9 z 25 Księga Zarządzania Jakością Starosto P O T R Z E B Y K L I E N T A ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA Procesy opisane : PJ-39 - Nadzór nad dokumentami PJ-40 - Nadzór nad zapisami pkt Planoanie IZ-02 - Komunikacja enętrzna pkt. 5.6 Przegląd zarządzania ZARZĄDZANIE ZASOBAMI Procesy opisane : pkt Zapenienie zasobó pkt Zasoby personalne pkt. 6.3 Infrastruktura pkt Środoisko pracy POMIARY, ANALIZA, DOSKONALENIE Procesy opisane : pkt. 8.2 Monitoroanie i pomiary PJ-07 - Audit enętrzny PJ-01 - Działania korygujące i zapobiegacze PJ-02 - Nadzór nad niezgodnościami IZ-03 Badanie satysfakcji klienta REALIZACJA USŁUGI Procesy opisane : pkt Planoanie realizacji usługi pkt. 7.2 Procesy ziązane z klientem IBRK - 01 Działania na rzecz ochrony konsumenta IKS - 01 Rozpatryanie skarg i nioskó pkt. 7.3 Projektoanie i rozój pkt Zakupy pkt. 7.5 Produkcja i dostarczanie PROCESY GŁÓWNE: PS Z 01- WYDAWANIE DECYZJI, POZWOLEŃ, ZEZWOLEŃ, ZAŚWIADCZEŃ, POSTANOWIEŃ, WYSTĄPIEŃ, OPINII. PS Z 02- ZAMÓWIENIA PUBLICZNE PS BK 01- AUDYT I KONTROLA WEWNĘTRZNA PS IF 01- INWESTYCJE I REMONTY POWIATOWE PS IF 02- POZYSKIWANIE FUNDUSZY ZEWNĘTRZNYCH PS BR 01- PODEJMOWANIE UCHWAŁ RADY POWIATU PS FN 01- OPRACOWYWANIE, UCHWALANIE ORAZ WYKONYWANIE BUDŻETU POWIATU PABIANICKIEGO Pkt. 7.6 Nadzór nad yposażeniem do kontroli, pomiaró i badań S A T Y S F A K C J A K L I E N T A

10 Starosto ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA Strona 10 z ZAANGAŻOWANIE KIEROWNICTWA Zaangażoanie kieronicta Starosta go rozój i doskonalenie skuteczności działania systemu yrażane jest przez: ustanoienie polityki jakości i celó jakościoych (p.5.3), określenie odpoiedzialności i upranień (p.5.5.1), zapenienie łaściej komunikacji (p.5.5.3), przeproadzanie przeglądó i podejmoanie przedsięzięć doskonalących system (p.5.6), zapenienie dostępności zasobó (p.6) WYMAGANIA KLIENTA Potrzeby i ymagania klientó są badane, pełni zrozumiane i przełożone na ymagania, których spełnienie zaspokaja ich oczekiania. Rónież nieodzonym arunkiem jest znajomość ymagań nadrzędnych, dlatego informacje na temat oboiązujących norm i przepisó pranych są gromadzone i aktualizoane przez Sekretarza Poiatu jak rónież każdym Wydziale Starosta. Naza procesu Dokument Odpoiedzialność Badanie satysfakcji klienta IZ-03 Starosta Pabianicki 5.3. POLITYKA JAKOŚCI Starosta Pabianicki jest odpoiedzialny za yznaczenie podstaoych celó jakości i sformułoanie Polityki Jakości, która przedstaiona jest tej Księdze. Polityka jest ogólnie dostępna. Zrozumienie, rozposzechnienie polityki jakości zapeniane jest przez bezpośrednie szkolenie całej załogi oraz przez nadzór. Wszystkie działania Starosta nastaione są na realizację ustalonych polityce zoboiązań jakościoych. Ustanaiając politykę jakości Starosta Pabianicki uzględnia sytuację ekonomiczną Starosta, strategię i politykę oboiązującą Starostie Poiatoym.

11 Starosto ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA Strona 11 z 25 STAROSTWO POWIATOWE W PABIANICACH MISJA Terminoość i jakość obsługi mieszkańcó, sprana organizacja pracy oparciu o jasno zidentyfikoane procesy, zapenienie konkurencyjności poiatu regionie POLITYKA JAKOŚCI Polityka Jakości Starosta go jest realizoana poprzez: Innoacyjne podejście do zarządzania, Utrzymanie i ciągłe doskonalenie skuteczności Systemu Zarządzania Jakością, Szkolenie i podnoszenie kompetencji oraz kalifikacji szystkich praconikó zatrudnionych Starostie, Wproadzenie rzetelnej informacji enętrznej i zenętrznej, Spełnienie ymagań klienta ( tym ymagań ustaoych i przepisó), Efektyne zarządzanie organizacją, Efektyne i oszczędne gospodaroanie środkami publicznymi. Dla osiągnięcia. celó drożyliśmy System Zarządzania Jakością zgodny z ymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009. Polityka Jakości została zakomunikoana i jest poszechnie dostępna. Pabianice, r. STAROSTA PABIANICKI Krzysztof Habura

12 Starosto 5.4. PLANOWANIE CELE I ZADANIA ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA Strona 12 z 25 Cele dotyczące jakości ynikają ze zoboiązań ustanoionych polityce. Cele i zadania zostały określone i odpoiednio udokumentoane na karcie celó stanoiącej załącznik nr 1 do niniejszej księgi (cele jakości są corocznie określane do końca I kartału danego roku kalendarzoego z uagi na proces uchalania budżetu Poiatu Pabianickiego) i zatierdzone podpisem przez Starostę Pabianickiego. Cele są podstaą do formułoania zadań dla poszczególnych komórek organizacyjnych. Cele i zadania zakresie jakości są przeglądane przez Najyższe Kieronicto celu ich aktualizacji i oceny realizacji podczas corocznego przeglądu zarządzania PLANOWANIE JAKOŚCI Działania dotyczące jakości są planoane. Planoanie jakości odbya się na przeglądzie zarządzania, zapisy z planoania zaarte są raporcie z przeglądu zarządzania, jak rónież na początku roku przy ocenie realizacji procesó. Plany są formułoane oparciu o analizę ymagań i oczekiań klientó oraz osiąganych ynikó jakościoych. Planoanie uspranień systemu jakości dokonyane jest oparciu o yniki przeglądu systemu zgodnie z p SCHEMAT ORGANIZACYJNY STAROSTWA POWIATOWEGO W PABIANICACH

13 Starosto ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA Strona 13 z ODPOWIEDZIALNOŚĆ I UPRAWNIENIA Niniejsza Księga Zarządzania Jakością określa ogólne zadania, zakresy odpoiedzialności i upranień dla kluczoych funkcji ziązanych z Systemem Zarządzania Jakością. STAROSTA PABIANICKI: Starosta Pabianicki jest odpoiedzialny za: utrzymanie opartego na normie PN-EN ISO 9001:2009 systemu jakości, zatierdzanie polityki i przeproadzanie okresoych przeglądó systemu, osiąganie łaściego poziomu jakości usług, inicjoanie i kontrolę drażania procesó uspraniających organizację i funkcjonoanie Starosta, ustalanie i proadzanie odpoiednich struktur organizacyjnych i metod zarządzania, zapenienie zasobó na poziomie odpoiednim dla zagarantoania, że system zarządzania jakością jest realizoany i udoskonalany, zarządzanie zasobami ludzkimi, nadzoroanie optymalnego ykorzystania majątku i infrastruktury technicznej Starosta, nadzoroanie proadzonej przez Starosta działalności zakresie ekonomicznym i fiskalnym oraz ykorzystania zasobó informatycznych. Starosta działa zakresie określonym ustaami, regulaminem organizacyjnym i uchałami Rady. W celu ykonania poyższych oboiązkó Starosta korzysta z upranień ynikających z Regulaminu Organizacyjnego i Statutu Poiatu. WICESTAROSTA PABIANICKI: Zapenia kompleksoe roziązyanie problemó zakresie ustalonym przez Starostę oraz sprauje bezpośredni nadzór nad działalnością poierzonych mu komórek organizacyjnych Starosta (zgodnie ze schematem organizacyjnym). CZŁONKOWIE ZARZĄDU: Zapeniają kompleksoe roziązyanie problemó zakresie ustalonym przez Starostę oraz sprauje bezpośredni nadzór nad działalnością poierzonych mu komórek organizacyjnych Starosta (zgodnie ze schematem organizacyjnym). SKARBNIK POWIATU: Odpoiada za praidłoą gospodarkę środkami budżetu Poiatu oraz zapenienie dyscypliny budżetoej. SEKRETARZ POWIATU: Zapenia sprane funkcjonoanie Starosta, arunki jego działania oraz łaścią organizację pracy. POZOSTALI PRACOWNICY: Pozostali praconicy oboiązki i upranienia mają określone Karcie oboiązkó i upranień praconika.

14 Starosto ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA Strona 14 z PRZEDSTAWICIEL KIEROWNICTWA Zarząd Poiatu yznaczył sojego Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością, który posiada pełne kompetencje pozalające zapenić, że ymagania normy PN-EN ISO 9001:2009 są proadzone i przestrzegane. Pełnomocnik ds. SZJ jest odpoiedzialny za: koordynoanie prac ziązanych z funkcjonoaniem systemu tym nadzoroanie i ciągłe uspranianie, inicjoanie działań garantujących praidłoe funkcjonoanie systemu, dokumentoanie systemu zarządzania jakością, a tym: opracoyanie, aktualizoanie i autoryzoanie Księgi Zarządzania Jakością, zapenienie odpoiedniej informacji nt. systemu i proadzenie działalności doradczej, kontakt z konsultantami i audytorami zenętrznymi, składanie Kieronictu okresoych informacji celem przeglądu systemu oraz nioskó garantujących jego praidłoe funkcjonoanie, Pełnomocnik ma m. in. upranienia do: uczestniczenia naradach różnych szczebli podejmujących istotne decyzje mające pły na skuteczność działania systemu, ydaania poleceń zakresie systemu zarządzania jakością szystkim praconikom, reprezentoania Starosty Pabianickiego podczas auditó zenętrznych KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA Zebrane i opracoane informacje o działalności urzędu są udostępniane celem zaangażoania praconikó roziązyanie problemó i podejmoanie odpoiednich działań. Właścią komunikację enętrzną garantują cykliczne spotkania zarządu z naczelnikami Wydziałó oraz izualna prezentacja na tablicach informacyjnych oraz poprzez Internet. Organizacja spotkań roboczych i przekazyanie informacji izualnej jest gestii kieronikó komórek organizacyjnych. Struktura spotkań opisana jest instrukcji IZ-02 Komunikacja enętrzna.

15 Starosto ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA Strona 15 z PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA W celu zagarantoania, że System Zarządzania Jakością funkcjonuje zgodnie z oboiązującymi zasadami przeproadzane są jego coroczne, kompleksoe przeglądy. Na podstaie zebranych materiałó i informacji od kieronikó poszczególnych komórek organizacyjnych Pełnomocnik ds. SZJ przeproadza roczny przegląd funkcjonoania Systemu, na którym Najyższe kieronicto dokonuje globalnej oceny jego funkcjonoania i zarządzania oraz ytycza kierunki jego dalszych uspranień. Dokładny termin przeglądu Pełnomocnik ds. SZJ ustala uzgodnieniu ze Starostą Pabianickim jednak nie później niż odstępach rocznych. Na podstaie decyzji podjętych podczas przeglądu zarządzania Pełnomocnik ds. SZJ terminie 7 dni od daty jego odbycia sporządza raport z przeglądu zarządzania systemu zarządzania jakością. Raport podpisem zatierdzają: Starosta, Wicestarosta, Członkoie Zarządu, Skarbnik Poiatu, Rzecznik prasoy. O podjętych decyzjach Pełnomocnik ds. SZJ informuje osoby zoboiązane do ich realizacji raz z określeniem terminu ykonania. Dane ejścioe do przeglądu: ocena działań ynikających z poprzedniego przeglądu raporty z auditó zenętrznych lub enętrznych, funkcjonoanie realizoanych Starostie procesó, skargi i nioski Klientó, tym rónież yniki badań zadoolenia Klientó, przegląd polityki jakości, celó, zadań, Księgi zarządzania jakością rozpoczęte lub zakończone działania korygujące i/lub zapobiegacze, planoane zmiany systemie zarządzania jakością, zalecenia dla doskonalenia. Dane yjścioe z przeglądu: Dane yjścioe z przeglądu ujęte są formie raportu z przeglądu, który zaiera m.in.: ocenę funkcjonoania systemu zarządzania jakością; decyzje dotyczące doskonalenia. decyzje dotyczące uruchomienia eentualnych działań korygujących lub zapobiegaczych; decyzje dotyczące przeproadzenia eentualnych pozaprogramoych auditó enętrznych; eentualna zmiana polityki jakości i celó jakościoych; eentualna zmiana Księgi zarządzania jakością; eentualne zarządzenia Starosty spraie polityki jakości oraz potrzeby jej aktualizacji.

16 Starosto ZARZĄDZANIE ZASOBAMI Strona 16 z ZARZĄDZANIE ZASOBAMI 6.1. ZAPEWNIENIE ZASOBÓW Kieronicto Starosta zapenia zasoby potrzebne do funkcjonoania oraz ciągłego doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością e szystkich podległych obszarach działalności. Kompetentne komórki organizacyjne zapeniają utrzymyanie łaściych zasobó, do których odnoszą się odpoiednie procedury, plany steroania procesami i instrukcje ZASOBY LUDZKIE Wszyscy praconicy ykonujący prace, tym mające pły na jakość oraz pełniący funkcje ramach zarządzania jakością posiadają odpoiednie ykształcenie, kalifikacje i/lub dośiadczenie i są przygotoani do realizacji yznaczonych zadań. Podstaoe ymagania kompetencyjne praconikó określa Ustaa o praconikach samorządoych z dnia 21 listopada 2008 r. (Dz. U. z 2008 r. Nr 223, poz z późniejszymi zmianami). Naza procesu Dokument Odpoiedzialność Zarządzenie Starosty z spraie założeń i programu służby przygotoaczej Starostie Poiatoym Zarządzenie Starosty Nr 13/09 z 5 marca 2009 roku Sekretarz Poiatu Zarządzenie Starosty spraie Polityki Szkolenioej Starostie Poiatoym Zarządzenie Starosty Nr 14/09 z 10 marca 2009 roku z późn. zm. Sekretarz Poiatu Zarządzenie Starosty spraie zasad i trybu przeproadzania ocen praconikó Zarządzenie Starosty Nr 22/07 z 14 maja 2007 roku i Zarządzenie Starosty Nr 5/08 z 18 lutego 2008 roku Sekretarz Poiatu

17 Starosto 6.3. INFRASTRUKTURA ZARZĄDZANIE ZASOBAMI Strona 17 z 25 Zarząd Poiatu określił, zapenił i utrzymuje infrastrukturę niezbędną do osiągnięcia jakości usług na ymaganym poziomie. Dla realizacji usług urząd posiada pomieszczenia biuroe yposażone niezbędny sprzęt i oprogramoanie. Wyposażenie jest nadzoroane przez yznaczone osoby, zgodnie z zakresami odpoiedzialności poszczególnych praconikó. Zarząd Poiatu opracouje, a Rada Poiatu zatierdza budżet Poiatu, którym są uzględnione nakłady inestycyjne. Sprzęt, urządzenia podlegają nadzoroaniu poprzez planoanie i ykonyanie ymaganych konseracji i przeglądó technicznych. Naza procesu Dokument Odpoiedzialność Dostęp do informacji publicznej, strona podmiotoa Biuletynu Informacji Publicznej Zasady udostępniania informacji publicznej celu jej pononego ykorzystyania oraz arunkó pononego ykorzystyania informacji publicznej będącej posiadaniu Starosta go Zarządzenie Starosty Nr 38/08 z późn. zm. Zarządzenie Starosty Nr 17/14 z 1 kietnia 2014 roku Sekretarz Poiatu Sekretarz Poiatu Ochrona informacji niejanych (Zespół ds. informacji niejanych) Regulamin Organizacyjny Uchała RPP Nr LXIX/455/10 z późn. zm. Pełnomocnik ds. informacji niejanych

18 Starosto ZARZĄDZANIE ZASOBAMI Strona 18 z ŚRODOWISKO PRACY Wymagania dotyczące środoiska pracy określa Regulamin Pracy Starosta go oraz przepisy BHP. Najyższe Kieronicto zapenia i proadzi działania kształtujące środoisko pracy m.in. poprzez: szkolenia praconikó; badania lekarskie (stępne, okresoe, kontrolne), przeproadzanie pomiaró czynnikó szkodliych dla zdroia na stanoiskach pracy, utrzymanie odpoiednich arunkó higieniczno sanitarnych, dobór i dostarczanie odpoiedniej odzieży roboczej i ochronnej, analizoanie okoliczności ypadkó przy pracy oraz stosoanie odpoiednich środkó profilaktycznych, ocena ryzyka zaodoego zapenienie należytego stanu budynkó, pomieszczeń, terenó i urządzeń z nim ziązanych. W celu steroania ymaganiami dotyczącymi środoiska pracy i dla udoodnienia zdolności jakościoych przeproadza się ocenę i dokumentuje ryzyko zaodoe na stanoiskach pracy. Ocenę ryzyka zaodoego dokonuje się uzględniając aktualne ymagania prane oraz yniki monitoroania środoiska pracy. Naza procesu Dokument Odpoiedzialność Regulamin Pracy Starosta go Zarządzenie Starosty Nr 59/09 z 18 grudnia 2009 roku z późn. zm. Starosta Pabianicki Ocena ryzyka na stanoiskach pracy Karty oceny ryzyka Inspektor BHP

19 Starosto 7. REALIZACJA USŁUGI REALIZACJA USŁUGI Strona 19 z 25 Komórki organizacyjne Starosta go realizują procesy usługoe ustalony, zaplanoany i łaściy sposób dla tych działó. Procesy te są opisane działoych procedurach, planach steroania procesami i instrukcjach lub/ i ynikają z odpoiednich ymogó pranych PLANOWANIE REALIZACJI USŁUGI W trakcie planoania realizacji usług Starostie zostały zdefinioane oraz opisane procesy głóne, które mają pły na jakość usług śiadczonych przez interesantó. Naza procesu Dokument Odpoiedzialność WYDAWANIE DECYZJI, ZAŚWIADCZEŃ, POZWOLEŃ, ZEZWOLEŃ, POSTANOWIEŃ, WYSTĄPIEŃ, OPINII PS Z -01 Starosta Pabianicki ZAMÓWIENIA PUBLICZNE PS Z -02 Starosta Pabianicki AUDYT I KONTROLA WEWNĘTRZNA PS BK- 01 Audytor enętrzny PODEJMOWANIE UCHWAŁ RADY POWIATU PABIANICKIEGO PS BR - 01 INWESTYCJE I REMONTY POWIATOWE PS IF - 01 POZYSKIWANIE FUNDUSZY PS IF - 02 OPRACOWYWANIE, UCHWALANIE ORAZ WYKONYWANIE BUDŻETU POWIATU PABIANICKIEGO PS FN - 01 Przeodniczący Rady Poiatu Członek Zarządu Poiatu Członek Zarządu Poiatu Przeodniczący Zarządu

20 Starosto REALIZACJA USŁUGI Strona 20 z PROCESY ZWIĄZANE Z KLIENTEM Określenie ymagań dotyczących usługi Wymagania stosunku do realizoanych przez Starosto usług ypłyają z ram ustaoych, ymagań określonych regulacjami enętrznymi oraz ymagań klientó. Wymagania klienta poznaane są poprzez: korespondencję tradycyjną i elektroniczną, rozmoy telefoniczne, bezpośredni kontakt z klientem, media, yniki ankiet, analizę skarg i nioskó Przegląd ymagań dotyczących usługi Każda spraa, niosek pochodzący od klienta po przejściu standardoego etapu rejestracji (poprzez adnotację: otrzymałem/am, bądź ostemploanie datą płyu, nadaniem numeru spray, zgodnie z oboiązującą instrukcją kancelaryjną dla organó poiatu na dokumencie oraz proadzenie dokumentu do elektronicznego systemu obiegu dokumentó, celem potierdzenia dokonania przeglądu) i dekretacji, podlega przeglądoi ymagań, którego dokonują merytoryczni praconicy zgodnie z podziałem oboiązkó, określonym regulaminie organizacyjnym starosta poiatoego oraz kartach oboiązkó i upranień praconika. Wniosek podlega przeglądoi m.in. pod kątem jego kompletności, łaściości, zgodności z ymogami przepisó pranych i ymagań ustaoych Komunikacja z klientem Urząd dysponuje różnorodnymi formami komunikoania się z klientem, z pomocą których zainteresoany może uzyskać informacje o śiadczonych usługach oraz niezbędnych ymaganiach, jakie należy spełnić celem spranego załatienia spray. Źródłami informacji są m.in.: - Biuletyn Informacji Publicznej.poiat.pabianice.bip.info.pl - strona internetoa.poiat.pabianice.pl - prasa lokalna - materiały promocyjne - tablice ogłoszeń na terenie urzędu - tablice informacyjne o charakterze ogólnym ulokoane ciągach komunikacyjnych - tablice przed poszczególnymi ydziałami informujące o obszarze zadań realizoanych danym ydziale (biurze, samodzielnym stanoisku pracy) - tabliczki przed poszczególnymi ydziałami z informacją zaierającą nazę ydziału, imię nazisko praconika raz z jego stanoiskiem - cotygodnioe godziny przyjęć interesantó Starosty, Wicestarosty na podstaie listy zapisó proadzonej Kancelarii Poiatu - badanie satysfakcji klienta formie ankietoej Naza procesu Dokument Odpoiedzialność Rozpatryanie skarg i nioskó IKS - 01 Sekretarz Poiatu Działania zakresie ochrony konsumenta poradnicto i pomoc prana oraz ytyczanie poództ na rzecz konsumenta IBRK - 01 Rzecznik Pra Konsumenta Komunikacja z mediami Regulamin organizacyjny Rzecznik Prasoy