STAROSTWO POWIATOWE W GOLUBIU DOBRZYNIU

Transkrypt

1 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 1 z 37 STAROSTWO POWIATOWE W GOLUBIU DOBRZYNIU Księga Jakości według normy Maj 2011

2 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 2 z 37 Spis Treści 1. System Zarządzania Jakością w Urzędzie Prezentacja Urzędu 1.2 Deklaracja Kierownictwa Odpowiedzialność kierownictwa 2.1 Polityka jakości Cele ogólne. 2.3 Odpowiedzialności i uprawnienia 2.4 Przegląd zarządzania 2.5 Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna. 3. Zarządzanie dokumentacją 3.1Nadzór nad dokumentacją. 3.2 Księga Jakości/Zarządzanie Księgą Jakości. 4. Zarządzanie procesowe Zasady zarządzania procesami Mapa procesów Procesy 4.4 Analiza ryzyka Monitorowanie i pomiary Monitorowanie zadowolenia klienta Zarządzanie zasobami. 5.1 Zapewnienie zasobów Zasoby ludzkie 5.3 Infrastruktura i środowisko pracy Orientacja na klienta 6.1 Własność klienta i zabezpieczanie usług Zakupy. 7.1 Proces zakupów. 7.2 Informacje dotyczące zakupów Weryfikacja zakupionego wyrobu 8. Nadzór nad wyrobem niezgodnym Audit wewnętrzny Nadzór nad usługą niezgodną. 8.3 Analiza danych 8.4 Działania korygujące Działania zapobiegawcze. 9. Załączniki Rejestr zmian

3 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 3 z 37 System Zarządzania Jakością w Starostwie Powiatowym w Golubiu Dobrzyniu. Korzystanie z Księgi Jakości Dokument ten jest podstawowym dokumentem Urzędu opisującym ustanowiony i wdrożony System Zarządzania. Dokument adresowany jest do wszystkich pracowników urzędu oraz klientów indywidualnych i instytucjonalnych. Struktura tego dokumentu została oparta na wymaganiach międzynarodowej normy ISO 9001:2008, której odpowiednikiem jest polska norma. Księga Systemu Zarządzania jest nadzorowana przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania, który jest powoływany na mocy zarządzenia Starosty. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do zapoznania się z treścią Księgi Jakości i stosowania zawartych w niej postanowień oraz w dokumentach w niej przywołanych. Ilekroć w Księdze jest mowa o: 1. Najwyższym Kierownictwie należy przez to rozumieć [Starostę, Wicestarostę, Sekretarza, Skarbnika, Kierowników Wydziałów], 2. Urzędzie należy przez to rozumieć Starostwo Powiatowe w Golubiu Dobrzyniu, 3. Komórkę organizacyjną należy przez to rozumieć Wydział lub równorzędną komórkę organizacyjną o innej nazwie oraz samodzielne stanowisko. 1.1 Prezentacja Urzędu Powiat Golubsko Dobrzyński znajduje się w województwie kujawsko pomorskim. Graniczy on od zachodu z powiatem toruńskim i lipnowskim, od północy z wąbrzeskim, od wschodu z brodnickim i rypińskim. Pod względem geograficznym powiat położony jest w południowo wschodniej części Pojezierzy Południowo bałtyckich w makroregionie Pojezierza Chełmińsko Dobrzyńskiego zwanego też inaczej Wysoczyzną Chełmińsko- Dobrzyńską. Oba pojezierza rozdziela dolina rzeki Drwęcy. Największym i najważniejszym ośrodkiem koncentracji ruchu turystycznego na terenie powiatu jest miasto Golub-Dobrzyń. Posiada ono średniowieczny układ urbanistyczny z dobrze zachowanymi murami miejskimi z I poł. XIV w., w których skład wchodziło 17 baszt. Na uwagę zasługuje gotycki kościół z XIV w. z prezbiterium w kształcie pięcioboku

4 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 4 z 37 ozdobione przyporami i sklepieniem sieciowym. Wystrój wnętrza pochodzi z epoki baroku. Na rynku golubskim zachowała się do dzisiaj kamienica z 1617 roku z manierystycznym szczytem oraz drewniany dom podcieniowy z II poł. XVIII w. Z innych zabytków architektury sakralnej wymienić należy klasycystyczny kościół z 1823 roku usytuowany na terenie Dobrzynia oraz golubski zbór ewangelicki z 1909 r., w którym dzisiaj mieści się szkoła podstawowa. Najciekawszym zabytkiem w stolicy powiatu jest słynny zamek zaliczony do najpiękniejszych zamków w Polsce. Wzniesiony został przez Krzyżaków w latach na miejscu wcześniejszego grodu słowiańskiego. Od 1454 roku stał się siedzibą starostów królewskich. Jego najświetniejszy okres istnienia przypada na lata , kiedy to rezydowała tu siostra króla polskiego Zygmunta III Wazy księżna Anna Wazówna. Był on wówczas żywym ośrodkiem życia kulturalnego i umysłowego znanym w całej Rzeczypospolitej. W II poł. XVI w. został gruntownie przebudowany z nadaniem renesansowych cech stylowych. Od początku XIX w. popadł niestety w ruinę. W latach został odbudowany i częściowo zrekonstruowany. Obecnie zamek dostępny jest dla zwiedzających, znajduje się w nim hotel, kawiarnia i muzeum regionalne. Sławy i splendoru dodają golubskiemu zamkowi organizowane tu co roku Międzynarodowe Turnieje Rycerskie, Konkursy Krasomówcze oraz bale sylwestrowe. W Kowalewie Pomorskim, drugim mieście powiatu, na uwagę turystów zasługują zachowane fragmenty murów miejskich i wieża narożna z przełomu XIII i XIV w. U podnóża wzgórza zamkowego stoi do dziś gotycki filar gdaniska będący pozostałością dawnych fortyfikacji warowni krzyżackiej. Interesującym zabytkiem architektury sakralnej jest XIV wieczny kościół pod wezwaniem św. Mikołaja, charakteryzujący się salowym układem wnętrza z płaskim stropem. Wystrój jest barokowy i pochodzi w większości z rozebranego kościoła dominikanów z Torunia. Odwiedzając Golub-Dobrzyń nie wolno zapomnieć o położonej nieopodal Szafarni, w której znajduje się znany w całej Polsce Ośrodek Chopinowski. Mieści się on w XIX wiecznym pałacu Dziewanowskich. Tutaj w latach przebywał dwukrotnie na długich wakacjach największy polski kompozytor Fryderyk Chopin. Pobyt Chopina w Szafarni wpłynął istotnie na dalszą jego twórczość. To tutaj zetknął się on po raz pierwszy z tradycjami i obrzędami polskiej wsi. Zauroczony piękną okolicą i jej tradycjami pisał tu

5 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 5 z 37 swoje pierwsze mazurki. Do zwiedzania przeznaczone jest muzeum zawierające pamiątki związane z życiem Chopina i jego pobytem w Szafarni, sala koncertowa oraz uroczy park. Tuż obok znajduje się wieś Płonne, w której Maria Dąbrowska pisała Noce i Dnie i którą wielokrotnie wspominała w swoich Dziennikach. W Płonnem na uwagę turystów zasługuje podworski park, gotycki kościół oraz pomnik urodzonego tu płk. Jana Dziewanowskiego, dowódcy słynnej szarży wojsk polskich pod Samosierrą. Na terenie gminy Zbójno, w samym sercu prastarej ziemi dobrzyńskiej, w niezwykle malowniczym położeniu, od blisko 400 lat góruje nad okolicą piękny kompleks architektoniczna-sakralny: kościół i klasztor Karmelitów Trzewiczkowych w Oborach. Topograficzne położenie Obór od wieków fascynowało i urzekało odwiedzających te okolice. To niezwykłe położenie sprawiło, że rejon ten nazywać zaczęto Kalwarią Oborską lub Szwajcarią Dobrzyńską. W barokowym kościele od wieków szczególną czcią otaczana jest figura Matki Boskiej Bolesnej. Dzisiaj, tak jak i przed wiekami, słynąca cudami Pieta Oborska przyciąga rzesze pielgrzymów z całej Polski. Przy kościele znajduje się barokowy klasztor, a w jego pobliżu cmentarz otoczony murem z XVIII wieku. Cały teren powiatu golubsko-dobrzyńskiego usiany jest zabytkowymi kościołami usytuowanymi głównie w większych wsiach. Do ciekawszych należą gotyckie kościoły w Radominie, Ostrowitem, Wrockach, Ciechocinie, Chełmoniu oraz barokowe kościoły w Działyniu i Dulsku. Na uwagę zasługują również licznie występujące pałacyki i dworki, a szczególnie zespoły parkowo-pałacowe w Sokołowie, Piątkowie i Szafarni. Obszar powiatu golubsko-dobrzyńskiego jest atrakcyjny pod względem turystycznym również ze względu na walory przyrodnicze. Znajduje się tu wiele malowniczo położonych i czystych jezior. Najlepiej zagospodarowane są jeziora Okonin i Grodno, które w sezonie przyciągają rzesze spragnionych wypoczynku nad wodą. Przepiękne krajobrazy można podziwiać również nad brzegami jeziora Wojnowskiego, Wielickiego, Słupna i wielu innych. Wyżej wymienione akweny wodne są również rajem dla miłośników wędkarstwa. Grzybiarze i amatorzy łowiectwa znajdą dobre warunki dla uprawiania swoich pasji w lasach rozciągających się na terenie powiatu i zajmujących ok. 11 tys. Ha. Z organizacji wspaniałych polowań znany jest Ośrodek Hodowli Zwierzyny w Sokołowie usytuowany w przepięknym zabytkowym pałacyku. Niezwykle interesujący pod względem przyrodniczym

6 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 6 z 37 jest obszar doliny Drwęcy, stanowiący wraz z dopływami Ruźca i Rypienicy ichtiologiczny rezerwat przyrody. Utworzony on został w 1961 r. dla ochrony ryb łososiowatych. Na zboczach doliny znajduje się rezerwat przyrody Bobrowisko. Spotyka się tu wiele rzadkich, chronionych gatunków roślin i zwierząt. Łącznie jest tu zarejestrowanych ponad 50 pomników przyrody. Do najciekawszych zaliczyć trzeba 9 modrzewi polskich rosnących na Górze Modrzewiowej w Płonnym. Od wielu lat rzeka Drwęca jest znanym szlakiem turystyki kajakowej. Ciekawymi obiektami przyrodniczymi położonymi na terenie powiatu golubsko-dobrzyńskiego są również aleje bukowe w Radominie skupiające 585 zabytkowych drzew oraz unikalne w skali europejskiej formy rzeźby terenu pola drumlinowe położone w okolicach Zbójna. Obszar powiatu golubsko-dobrzyńkiego rozciąga się (po reformie administracyjnej) w granicach woj. Kujawsko-pomorskiego. Graniczy on od zachodu z powiatem toruńskim i lipnowskim, od północy z wąbrzeskim, od wschodu z brodnickim i rypińskim. Pod względem geograficznym powiat położony jest w południowo-wschodniej części Pojezierzy Południowobałtyckich w makro regionie Pojezierza Chełmińsko-Dobrzyńskiego zwanego też inaczej Wysoczyzną Chełmińsko-Dobrzyńską. Oba pojezierza rozdziela dolina rzeki Drwęcy. Rzeźba omawianego terenu jest urozmaicona. Została ona ukształtowana podczas ostatniego zlodowacenia bałtyckiego. Oba pojezierza mają kształt równinnej, miejscami falistej moreny dennej, wyniesionej ponad dno doliny Drwęcy na wysokość m. n.p.m. i opadającej miejscami w kierunku Drwęcy do 50 m. n.p.m. Morena denna urozmaicona jest licznymi formami wytopiskowymi takimi jak: ozy i pagórki kemowe. Najciekawszą ich formą nie tylko w skali regionu, ale i Europy są tzw. drumliny zbójeńskie. Kształtem swym przypominają podłużne wały osiągające miejscami do 2 km długości, tworzące malownicze zespoły składające się z kilkunastu rzędów równoległych do siebie i wypełnionych w zagłębieniach licznymi wodami bezodpływowymi. Klimat charakteryzuje się przejściowością i zmiennością, ze średnią roczną temperaturą +5,5 C i średnią roczną sumą opadów w granicach 530 mm. Okres wegetacyjny trwa tu ok. 215 dni. Jako dobre i średnie zostało ocenionych 85% gleb, z czego ok. 70% stanowią grunty orne a 6% użytki rolne. Główne typy gleb występujących to: gleby brunatne rozmieszczone głównie w północno-zachodniej, wschodniej oraz południowo-zachodniej części powiatu, gleby płowe obejmujące tereny przyległe do doliny Drwęcy i na południu oraz

7 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 7 z 37 gleby bielicowe występujące przeważnie w pradolinie rzeki Drwęcy i dolinach jej dopływów. Najmniejszy obszar zajmują gleby powstałe w wyniku osuszania torfowisk. Są to tzw. Gleby torfowe oraz murszowe. Występują one szczególnie w sąsiedztwie wrastających jezior oraz w pradolinie Drwęcy i w dolinach jej dopływów. Stosunki wodne przedstawiają się dosyć bogato. Ich dzisiejszy kształt jest wynikiem oddziaływania topniejącego lodowcu. Przez obszar powiatu płynie rzeka Drwęca. Jest ona typową rzeką nizinno-pojezierną, ma bardzo mały spadek wody wynoszący 0,48, dlatego posiada liczne zakola zwane meandrami. Szerokość koryta rzeki wynosi ok m a średni roczny przebieg jej wód ok. 20 m 3/sek: poziom wody waha się nawet do ok. 2 m przy nagłych roztopach. Z pojezierza Chełmińskiego wpadają do Drwęcy następujące cieki zwane strugami: struga Wąbrzeska. Kowalewska i Rychnowska, zaś z pojezierza Dobrzyńskiego Ruziec i Lubianka. Na terenie powiatu znajduje się wiele malowniczych jezior. W większości skupione są one w południowo-wschodniej i środkowej części powiatu przynależnej do pojezierza Dobrzyńskiego. Jezior o powierzchni ponad 1 ha jest 33, do największych należą: jezioro Mlewickie (79,5 ha), Wielickie (77.5 ha), oraz Wojnowskie (55.6 ha). Duje znaczenie posiadają ze względu na swoje rekreacyjne funkcje dla obu miast powiatu jezioro Okonin i jezioro Grodno. Flora i fauna powiatu golubsko-dobrzyńskiego jest dość bogata. Występuje tu ponad 70 zbiorowisk roślinnych, w których przeważają zbiorowiska błotne, zaroślowe, leśne oraz wodne i łąkowe. Lasy zajmują 1/4 obszaru powiatu. Ok. 70% obszaru lasów zajmują siedliska borów iglastych z przewagą sosny. Rozmieszczone są one na najsłabszych glebach bielicowych. Pozostały procent obszaru zajmują bory liściaste z dużym udziałem dębu, grabu i brzozy. Poszycie lasu stanowią głównie jałowiec, grab, leszczyna, dąb, trzmielina brodawkowata, mchy, paprocie, maliny, borówki i czarne jagody. Roślinność łąkowa, bagienna i torfowiskowa reprezentowana jest w postaci rdestu, grzybienia białego, osoki aleosowatej, moczarki kanadyjskiej i wywłocznika kłosowego. Rzeki oraz jeziora zamieszkują ryby karpiowate, okoniowate, łososiowate: węgorze, szczupaki, minogi, pstrągi i trocie. Gady reprezentowane są głównie przez żmije zygzakowate i zaskrońce, jaszczurki zwinki i jaszczurki zielone oraz padalce. Spośród ptaków występują wszystkie gatunki dzięciołów i jastrzębi, kukułki, kaczki, bażanty, kuropatwy, czaple siwe, perkozy, rybitwy, myszołowy i sowy. Z ssaków występujących na terenach powiatu można wymienić: zające, dzikie króliki, dziki, sarny, jelenie, daniele i łosie oraz lisy, borsuki, jenoty i kuny.

8 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 8 z 37 Powiat stanowi lokalną wspólnotę samorządową. Organami Powiatu są rada powiatu i zarząd powiatu. Zarząd powiatu wykonuje uchwały rady powiatu i zadania publiczne o charakterze ponadgminnym przy pomocy Starostwa Powiatowego oraz jednostek organizacyjnych powiatu. Do zakresu działalności Starostwa należy realizacja zadań publicznych zgodnie z przepisami prawa.

9 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 9 z Deklaracja Kierownictwa [zakres stosowania Systemu Zarządzania Jakością i uzasadnione wyłączenia] Najwyższe Kierownictwo zapewnia, że świadczone usługi publiczne spełniają wymagania prawa, normy co skutkuje zaspokajaniu oczekiwań klientów. Ze względu na charakter działalności i rodzaj realizowanych przez Starostwo Powiatowe w Golubiu Dobrzyniu zadań, nie wszystkie wymagania zawarte w normie PN-EN ISO 9001:2009 mają zastosowanie. Te wymagania normy, które nie mają zastosowania zostały potraktowane jako wyłączenia. punkt 7.3 Projektowanie i rozwój podlega wyłączeniu, ponieważ Starostwo nie ma możliwości projektowania nowych usług, a jedynie wykonywanie usług wynikających z określonych przepisów prawnych, obowiązujących w administracji samorządowej. punkt Walidacja procesów produkcji i dostarczania usług podlega wyłączeniu, ponieważ proces realizacji usługi jest monitorowany i kontrolowany na bieżąco przez pracownika (samokontrola na stanowisku pracy), a przed dostarczeniem usługi klientowi przez przełożonego. Wszystkie jej parametry są możliwe do zmierzenia. System Zarządzania Jakością obejmuje: Realizację zadań własnych Powiatu, zleconych z zakresu administracji rządowej, powierzonych w drodze zawartych porozumień z organami administracji rządowej lub samorządowej, na podstawie uchwał Rady Powiatu o wyrażeniu zgody na ich realizację. Starostwo nie zleca realizacji żadnego z procesów zidentyfikowanego w SZJ na zewnątrz. Zakres działań, kompetencji i zakresów odpowiedzialności zawarte w Księdze Jakości obowiązują wszystkich pracowników Starostwa Powiatowego. Ustanowiony System Zarządzania Jakością jest nieustannie doskonalony. Starosta Golubsko Dobrzyński WOJCIECH KWIATKOWSKI

10 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 10 z Odpowiedzialność kierownictwa 2.1 Polityka jakości Ustanowiona przez najwyższe Kierownictwo Polityka Jakości jest dokumentem wiodącym, wyznaczającym cele w zakresie realizacji zadań i zarządzania Starostwem. Założenia Polityki Jakości są zaakceptowane przez Starostę Golubsko Dobrzyńskiego, popularyzowane i rozumiane wśród wszystkich pracowników objętych Systemem Zarządzania Jakością.

11 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 11 z 37 Polityka Jakości Starostwa Powiatowego w Golubiu-Dobrzyniu Misją Starostwa Powiatowego w Golubiu-Dobrzyniu jest skuteczna i sprawna realizacja zadań publicznych oraz podejmowanie działań na rzecz rozwoju Powiatu Golubsko- Dobrzyńskiego i zaspokajania potrzeb jego mieszkańców. Polityka jakości stosowana przez Zarząd Powiatu o pracowników Starostwa polega na starannej i profesjonalnej obsłudze klientów Starostwa oraz dążenia do osiągnięcia przyjętych celów jakości. Dla zapewnienia skutecznej realizacji Polityki Jakości w Starostwie Powiatowym w Golubiu Dobrzyniu wyznacza się następujące cele: pełną i otwartą politykę informacyjną Starostwa, sprawne i kompetentne załatwianie spraw klientów w możliwie najkrótszych terminach, systematyczne podnoszenie kwalifikacji oraz kompetencji pracowników Starostwa Powiatowego, odpowiedzialne gospodarowanie środkami publicznym Powyższe idee realizowane są poprzez: zapewnienie odpowiednich kanałów informacyjnych dla klientów Starostwa Powiatowego, profesjonalne i zgodne z prawem załatwianie spraw, zapewnienie odpowiedniej bazy lokalowej i wyposażenia technicznego umożliwiającego sprawne funkcjonowanie Starostwa Powiatowego, zapewnienie zasobów umożliwiających realizację powyższych celów. Deklaracja jakości: Władze Powiatu Golubsko-Dobrzyńskiego i pracownicy Starostwa zobowiązują się do realizacji celów przyjętych w Polityce Jakości i stałego doskonalenia systemu zarządzania jakością oraz usług świadczonych dla klientów Starostwa. Kierownictwo zobowiązuje się do spełnienia wymagań normy oraz do ciągłego doskonalenia systemu zarządzania. Starosta Golubsko Dobrzyński WOJCIECH KWIATKOWSKI

12 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 12 z Cele ogólne Ustanowiona Polityka Jakości stanowi ramy dla ustalenia celów związanych z zarządzaniem jakością. Najwyższe Kierownictwo, kierownicy Wydziałów wraz z podległymi im pracownikami oraz pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy, czyli osoby posiadające bezpośredni kontakt z klientem, budują i opracowują cele oraz zadania związane z realizacją założeń Polityki Jakości oraz zdefiniowanymi w tutejszym Starostwie procesami. Opracowanie takie zatwierdza najwyższe kierownictwo do końca stycznia bieżącego roku, wskazując jednocześnie odpowiedzialności za ich realizację i monitorowanie 01/2010/01. Mierzalność celów jest zapewniona przez wskazanie kryteriów oraz metod ich weryfikacji. W następstwie ustanowienia celów określani są odpowiedzialni za realizację, daty ich osiągnięcia oraz formy weryfikacji. Cele i zadania podlegają zatwierdzeniu przez Starostę oraz okresowej weryfikacji pod kątem adekwatności i spójności z Polityką Jakości, a ich realizacja weryfikowana jest w trakcie corocznych przeglądów zarządzania. Za zgodność i wystarczalność zestawienia celów i zadań odpowiada Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością. 2.3 Odpowiedzialności i uprawnienia Dla zapewnienia pełnego nadzoru i możliwości spełnienia potrzeb i oczekiwań klientów Starostwa Powiatowego w Golubiu Dobrzyniu zostały określone i udokumentowane odpowiedzialności i uprawnienia pracowników merytorycznych, technicznych oraz ich wzajemne zależności. Poniższy schemat organizacyjny pokazuje służbowe podporządkowanie i wzajemne zależności w strukturze organizacyjnej Starostwa Powiatowego w Golubiu Dobrzyniu.

13 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 13 z 37 SCHEMAT ORGANIZACYJNY STAROSTWA POWIATOWEGO W GOLUBIU DOBRZYNIU Wszyscy pracownicy wykonujący i weryfikujący prace mające wpływ na jakość posiadają ustalone zakresem czynności zadania do realizacji uprawnienia i odpowiedzialności. Zostały one określone w zakresach obowiązków pracowników oraz innych dokumentach Systemu Zarządzania Jakością, w szczególności zawarte w niniejszej Księdze Jakości, a także procedurach i wewnętrznych aktach prawnych. Podstawowe odpowiedzialności pracowników w zakresie Systemu Zarządzania Jakością przedstawione zostały poniżej:

14 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 14 z 37 Starosta odpowiada za: 1. weryfikację i zatwierdzanie kierunków rozwoju Systemu Zarządzania Jakością, 2. opracowanie i zatwierdzenie Polityki Jakości, we współpracy z Kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych, 3. planowanie i realizację przeglądów dokonywanych przez najwyższe Kierownictwo, 4. definiowanie celów i zadań dla realizacji Polityki Jakości we współpracy z Kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych, 5. powołanie Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością, 6. nadzorowanie realizacji i weryfikację adekwatności i aktualności treści Polityki Jakości i celów z nich wynikających, 7. zapewnienie niezbędnych środków dla utrzymania i rozwoju systemu zarządzania jakością oraz realizację założeń Polityki Jakości, 8. zatwierdzanie Księgi Jakości, procedur systemowych oraz innych dokumentów dotyczących zarządzania w Starostwie Powiatowym w Golubiu Dobrzyniu. Liderzy procesów odpowiadają za: 1. definiowanie celów dla realizacji Polityki Jakości oraz związanych z nimi zadań, metod i okresów weryfikacji, 2. współpracę z Pełnomocnikiem ds. Systemu Zarządzania Jakością w zakresie realizacji założeń Systemu Zarządzania Jakością i jego rozwoju, 3. dostarczenie Pełnomocnikowi ds. Systemu Zarządzania Jakością sprawozdań związanych z realizacją celów i zadań oraz wszelkich innych niezbędnych informacji dla prawidłowego funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością, 4. nadzór nad realizacją i znajomością podstawowych założeń Systemu Zarządzania w podległych obszarach. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają za: 1. realizację zadań zgodnie z procedurami i instrukcjami Systemu Zarządzania Jakością dotyczącymi wykonywania zadań przez nich samych, jak również przez pracowników w podległych im obszarach. 2. definiowanie działań korygujących i zapobiegawczych oraz nadzór nad ich realizacją, w zakresie auditów wewnętrznych oraz przeglądów dokonywanych przez najwyższe Kierownictwo.

15 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 15 z 37 Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością odpowiada za: 1. zapewnienie zgodności Systemu Zarządzania Jakością z wymaganiami normy 2. planowanie i realizację prac w zakresie utrzymania, doskonalenia i rozwoju Systemu Zarządzania Jakością, 3. współpracę z Liderami procesów, Kierownikami komórek organizacyjnych Starostwa w zakresie przygotowania przeglądów systemu dokonywanych przez najwyższe Kierownictwo, 4. sprawdzenie i zapewnienie zgodności dokumentacji systemowej z wymaganiami prawa i normy, 5. nadzorowanie dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością i zapewnienie dostępu do niej wszystkim pracownikom uczestniczącym w Systemie Zarządzania Jakością, 6. planowanie i realizację procesu wewnętrznych auditów Systemu Zarządzania Jakością, 7. nadzorowanie realizacji działań korygujących i zapobiegawczych, 8. planowanie i organizację szkoleń związanych z utrzymaniem i rozwojem Systemu Zarządzania Jakością, 9. rozpowszechnienie założeń Polityki Jakości wśród wszystkich pracowników Starostwa, 10. analizę realizacji celów i przekazanie wyników analizy w trakcie przeglądów Kierownictwa, 11. propagowanie zasadnych wymagań klienta, 12. propagowanie wyników związanych z realizacją założeń Polityki Jakości, 13. dokumentowanie przebiegu i rezultatów przeglądów opracowywanie protokołów, 14. przekazywanie w pisemnej formie ewentualnych wskazówek, działań korygujących i zapobiegawczych zdefiniowanych w czasie przeglądu, 15. opracowanie Księgi Jakości, 16. typowanie kwalifikowanego personelu auditorów wewnętrznych z odpowiednim doświadczeniem i znajomością Systemu Zarządzania Jakością, 17. opracowanie programu auditów i przedłożenie do zatwierdzenia, 18. proponowane auditora wiodącego na etapie planowania auditów wewnętrznych, 19. powiadomienie Kierowników komórek organizacyjnych, objętych auditem o terminie auditu z np. 3 dniowym wyprzedzeniem czasowym, 20. dokonywanie analiz związanych z wynikami auditów, 21. decydowanie o konieczności podjęcia działań korygujących i działań zapobiegawczych wobec wskazanych w trakcie auditu niezgodności,

16 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 16 z raportowanie wyników auditu Staroście, 23. weryfikację realizacji działań korygujących i zapobiegawczych, 24. podejmowanie decyzji o reaudicie, 25. ustanowienie zasad utrzymania aktualności i dostępności danych elektronicznych dotyczących Systemu Zapewniania Jakości, 26. ustalenie koniecznych rodzajów zapisów jakości. 27. sprawowanie nadzoru nad dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością oraz zapisami jakości, 28. udostępnienie użytkownikom dokumentów systemu jakości, 29. weryfikację dokumentów systemu jakości w oparciu o zasady dotyczące ich edycji, 30. wycofywanie i archiwizowanie dokumentów tracących ważność, 31. powiadomienie użytkowników o nowych wydaniach dokumentów systemu jakości, 32. nadzór nad ustanowionym systemem identyfikacji, rejestracji, zbierania i dystrybucji zapisów dotyczących jakości. Pracownicy Starostwa odpowiadają za: 1. znajomość i przestrzeganie założeń Polityki Jakości w ramach realizowanych zadań, 2. realizację zadań zgodnie z procedurami, wewnętrznymi i zewnętrznymi aktami prawnymi oraz innymi dokumentami wewnętrznymi Starostwa, 3. zgłaszanie Pełnomocnikowi ds. Systemu Zarządzania Jakością odpowiednio wszelkich problemów związanych z Systemem Zarządzania Jakością. Auditor wiodący odpowiada za: 1. ostateczne zatwierdzenie składu zespołu auditorów, 2. ustalenie z auditowanym szczegółowego planu auditu, 3. koordynację przebiegu auditu, 4. przeprowadzenie spotkania otwierającego i zamykającego, 5. przygotowanie raportu z auditu. Auditorzy wewnętrzni odpowiadają za: 1. wspomaganie audytora wiodącego podczas prowadzenia auditów wewnętrznych, 2. przekazywanie audytorowi wiodącemu informacji niezbędnych do sporządzenia raportu z auditu, 3. uczestnictwo w spotkaniu zamykającym.

17 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 17 z Przegląd Zarządzania Postanowienia ogólne Okresowo, nie rzadziej niż 1 raz w roku w pierwszym kwartale danego roku, przeprowadzane są przeglądy Systemu Zarządzania. Za przygotowanie przeglądu Systemu Zarządzania oraz sporządzenie raportu [załącznik 01/2010/02] zawierającego opis danych wejściowych i wyjściowych odpowiada Pełnomocnik ds. Systemu Zarządzania. Celem przeglądu jest ocena przydatności, adekwatności i skuteczności, jak również ocena możliwości doskonalenia oraz potrzeb zmian w Systemie Zarządzania. Dane wejściowe do przeglądu Przegląd dokonywany jest na podstawie następujących danych wejściowych: sprawozdania i wyniki auditów wewnętrznych i zewnętrznych przeprowadzonych w okresie od ostatniego przeglądu, informacji zwrotnej od klientów, analizy skarg, petycji i wniosków jakie trafiły do tutejszego Starostwa od klientów, analizy badań ankietowych poziomu zadowolenia Klientów z usług świadczonych przez Urząd, analizy przebiegu procesów i zgodności świadczonych usług z wymaganiami, statusu podejmowanych działań korygujących i zapobiegawczych, zaleceń z kontroli problemowych wewnętrznych i zewnętrznych, zmian i innych czynników, które mogą mieć wpływ na Urząd, takich jak warunki finansowe, społeczne lub zmiany przepisów prawnych, propozycji i zaleceń dotyczących doskonalenia Systemu m.in. zgłaszanych przez pracowników Dane wyjściowe z przeglądu Na podstawie przeprowadzonego przeglądu sporządzane są wnioski i zalecenia, które stanowią dane do: doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością i procesów go tworzących, doskonalenia świadczonych usług przez Urząd, właściwego zarządzania zasobami.

18 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 18 z Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna W Urzędzie funkcjonuje system komunikacji wewnętrznej, umożliwiający sprawne działanie Systemu. Komunikacja wewnętrzna odbywa się poprzez: internet: poczta elektroniczna, elektroniczny obieg dokumentów EL-DOK wewnętrzny system informatyczny ISO spotkania wewnętrzne, w tym narady kierownictwa indywidualne spotkania robocze między członkami kierownictwa różnego szczebla na bieżąco, w razie potrzeby, indywidualne robocze rozmowy kierowników z pracownikami - na bieżąco, w razie potrzeby.

19 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 19 z Zarządzanie dokumentacją 3.1 Nadzór nad dokumentacją W celu spełnienia wymagań normy została opracowana i wdrożona udokumentowana procedura [Nadzór nad dokumentacją i zapisami VI.01.00/aw]. Procedura zawiera zasady nadzorowania dokumentacji systemu w zakresie: opracowywania i zatwierdzania dokumentów, przeglądu dokumentów, aktualizacji, identyfikacji zmian i statusu, zapewnienia dostępności w miejscach użytkowania odpowiednich wersji dokumentów. zapewnienia czytelności i łatwości do zidentyfikowania dokumentów, zapewnienia odpowiedniego nadzoru nad zidentyfikowaniem oraz rozpowszechnianiem dokumentów pochodzących z zewnątrz, niezbędnych do planowania i funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością, zapobiegania stosowaniu dokumentów nieaktualnych. Procedura ta zawiera również zasady nadzorowania wymagań prawnych. 3.2 Księga Jakości / Zarządzanie Księgą Jakości Księga stanowi opis wdrożonego w Urzędzie systemu zarządzania, określa jego zakres i wyłączenia [punkt 1.2], opis oddziaływania między procesami [punkt 4.1], dokumentację systemu zarządzania [punkt 3] oraz sposób spełnienia wymagań normy. Księga Jakości jest dostępna pracownikom Urzędu przez wewnętrzny system informatyczny ISO, jak również Klientom poprzez strony www Urzędu.

20 Starostwo Powiatowe w Golubiu - Dobrzyniu Strona 20 z Zarządzanie procesowe 4.1 Zasady zarządzania procesami. W praktyce Systemu Zarządzania Jakością Starostwa Powiatowego w Golubiu Dobrzyniu, w zakresie jego opracowania, utrzymania i doskonalenia, jak również w celu zwiększenia satysfakcji klientów poprzez spełnianie ich wymagań, stosowane jest podejście procesowe. Jako proces, postrzegane są działania wykorzystujące zasoby i zarządzane w celu umożliwienia przekształcenia danych wejściowych w dane wyjściowe. Jako podejście procesowe rozumiany jest system procesów w Starostwie, w tym identyfikacja i współdziałanie pomiędzy pojedynczymi procesami oraz zarządzaniem nimi. Dzięki podejściu procesowemu sprawowany jest stały nadzór nad powiązaniami pomiędzy pojedynczymi komórkami organizacyjnymi w systemie procesów jak również ich współzależnościami. Podstawą podejścia procesowego w Starostwie jest mapa procesów, na którą składają się: procesy zarządcze stanowiące kluczowe działania, procesy główne związane m. in. z obsługą interesantów, procesy pomocnicze działania wspierające ww. procesy.